Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bảo vệ thực vật 1 Trung ương

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bảo vệ thực vật 1 Trung ương

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình kinh doanh thì lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu và thực

sự trở thành động lực thúc đẩy các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, đổi mớithiết bị công nghệ, đầu tư chiếm lĩnh thị trường Điều này đã làm tăng nhucầu vốn dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp, đồng thời cũng làm tăngnguồn cung cấp vốn cho nền kinh tế

Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nướctheo định hướng XHCN ở nước ta, để tồn tại và phát triển thì các doanhnghiệp sản xuất phải đối mặt với rất nhiều khó khăn do nhu cầu ngày càngcao của người tiêu dùng và sự cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường Chính vìvậy, các doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩmphải luôn phấn đấu tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sảnphẩm, cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó thực hiện đầy đủkịp thời nghĩa vụ đối với Nhà Nước, cải thiện đời sống cho người lao động vàdoanh nghiệp có lợi nhuận cao để tích luỹ, mở rộng sản xuất

Để đạt được mục đích trên các doanh nghiệp phải sử dụng tổng hoànhiều biện pháp khác nhau, quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sảnxuất kinh doanh từ khi bỏ vốn đến khi thu về Đối với doanh nghiệp sản xuất,nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất,

là yếu tố chủ yếu cấu thành nên sản phẩm Bởi vậy, có thể khẳng định rằngchất lượng của sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng chủng loại nguyên vật liệudùng để sản xuất sản phẩm đó Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉtrọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất nên chỉ cần một biến động nhỏ vềnguyên vật liệu cũng làm tác động đến quá trình sản xuất, từ đó ảnh hưởng tớigiá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp Do vậy, vấn đề đặt ra làlàm thế nào để sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu nhằm giảmchi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

1

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nóiriêng là công cụ quan trọng giúp cho việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu

có hiệu quả Thông qua sự biến động về nguyên vật liệu, kế toán cung cấp cácthông tin kinh tế cần thiết, giúp cho quản trị doanh nghiệp phân tích và đề racác biện pháp quản lý nguyên vật liệu đúng đắn, đáp ứng kịp thời nhu cầunguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm

Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trungương, qua tìm hiểu thực tế và nhận thức tầm quan trọng của công tác kế toán

nguyên vật liệu với hiệu quả sản xuất em đã chọn đề tài: “Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương”

cho chuyên đề tốt nghiệp

Ngoài lời mở đầu và kết lusận, chuyên đề bao gồm ba chương:

Ch

ươ ng 1 : Tổng quan về Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung

ương

Ch

ươ ng 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

Bảo vệ thực vật 1 trung ương

Ch

ươ ng 3 : Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần

Bảo vệ thực vật 1 trung ương

Do thời gian tìm hiểu và trình độ có hạn nên bài viết này không thểtránh được những thiếu sót, em kính mong nhận được sự chỉ bảo và ý kiếnđóng góp của thầy cô để bài viết đạt được hiệu quả thực tiễn cao nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1- TW 1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương

Tên doanh ngiệp: Công ty bảo vệ thực vật 1 trung ương

Tên giao dịch đối ngoại: Central Plant Protec Tion Joint-Stock CompanyNo.1

Tên cơ quan chủ quản: Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội

Trụ sở giao dịch: 145- Hồ Đắc Di- Quận Đống Đa- Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 84.4.8572765 Fax: 84.4.8572751

Địa chỉ E_ mail: psc1@ psc1.com Webbsite: http:// www.psc1.comĐăng ký kinh doanh số: 0103012757 ngày 05/06/2006

* Ngành nghề kinh doanh:

- Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính: Sản xuất và mua bán hoá chất,phân bón hoá học, phân bón lá, phân bón hữu cơ sinh học, thuốc bảo vệ thựcvật, thuốc diệt chuột, ruồi, muỗi, kiến, gián, thuốc kích thích tăng trưởng câytrồng

- Kinh doanh tư liệu sản xuất gồm: Dụng cụ phun, rải thuốc bảo vệ thựcvật, máy móc nông cụ phục vụ sản xuất nông, lâm nghiệp, trang thiết bị phục

vụ cho nuôi trồng, đánh bắt thuỷ hải sản

- Sản xuất và mua bán thuốc khử trùng cho nuôi trồng thuỷ sản, thuốckhử trùng và làm dịch vụ khử trùng cho hàng hoá xuất nhập khẩu và kho tàng

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần bảo vệ thực vật 1-TW

1.2.1 Lịch sử hình thành

Xuất phát từ nhu cầu vật tư, thuốc bảo vệ thực vật tăng mạnh do sự pháttriển của ngành nông nghiệp nước ta cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, và trongkhi tình hình sâu bệnh phá hoại mùa màng ngày càng cao thì thị trường thuốc

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

3

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

bảo vệ thực vật và vật tư nông nghiệp trong nước lại kém phát triển và khanhiếm Đứng trước thực trạng đó năm 1983, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệpthực phẩm nay là bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã ra quyết địnhgiao cho cục bảo vệ thực vật quản lý và cung ứng vật tư, thuốc bảo vệ thựcvật, thuốc trừ sâu bệnh cho vật nuôi, cây trồng nhằm đáp ứng nhu cầu thực tếcủa nền nông nghiệp nước ta lúc bấy giờ

- Đến năm 1987, khi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trong nôngnghiệp dần bị tư nhân hoá theo chỉ thị 100 của trung ương Đảng, đã thay đổiviệc cung ứng thuốc bảo vệ thực vật và vật tư nông nghiệp để phù hợp vớitình hình mới

- Ngày 13/5/1985, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ra quyết định

Số 43/NN/TCCB/QĐ tách bộ phận cung ứng thuốc bảo vệ thực vật trực thuộccục bảo vệ thực vật để thành lập Công ty vật tư bảo vệ thực vật 1- trung ương(tên giao dịch là Pestide Supply Company No.1- PSC1) với tổng số vốn kinhdoanh ban đầu là 63 tỷ đồng, trụ sở đặt tại 145- Hồ Đắc Di

- Năm 1993, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ra quyết định số 08/NN/TCCB/QĐ ngày 06/01/1993 chuyển Công ty tư nhân PSC1 thành mộtdoanh nghiệp nhà nước với giấy phép kinh doanh số 105835 ngày06/02/1993 Công ty có trách nhiệm bán buôn, bán lẻ tư liệu sản xuất, hàngtiêu dùng, vật tư nông nghiệp và công nghiệp hoá chất, phân bón

- Trong điều kiện sức ép cạnh tranh trong ngành sản xuất và cung ứngthuốc bảo vệ thực vật ngày càng cao Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn Đểđưa Công ty thoát khỏi tình trạng đó, năm 2004 Nhà Nước có quyết định tiếnhành cổ phần hoá công ty Và đến ngày 05/06/2006 công ty chuyển thànhCông ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương Giấy phép kinh doanh số

0103012757 ngày 05/06/2006 do phòng đăng ký kinh doanh sở khoa học đầu

tư thành phố Hà Nội cấp, với vốn điều lệ dự kiến là 35 tỷ đồng

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

4

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

1.2.2 Một số thành tích đã đạt được

Từ khi ra đời cho đến nay, công ty PSC1 đã góp phần vào quá trình đổithay của nền nông nghiệp nước ta, nâng cao năng suất và chất lượng sảnphẩm, đa dạng hoá sản phẩm Nhiều sản phẩm nông nghiệp của nước ta đứng

vị trí cao và có uy tín trên thị trường nông sản thế giới

Hơn 20 năm qua, công ty PSC1 đã dần trưởng thành và lớn mạnh khôngngừng, luôn hoàn thành các nhiệm vụ mà bộ giao cho và là một trong nhữngcông ty hàng đầu của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Có được thànhtích như vậy là do công ty có truyền thống đoàn kết thống nhất từ trên xuốngdưới Lãnh đạo công ty luôn quan tâm sâu sát tới đời sống, nguyện vọng củangười lao động Mặt khác, công ty luôn chú trọng đầu tư đổi mới dây truyềncông nghệ, sắm máy móc thiết bị hiện đại, chú trọng tới công tác đào tạo độingũ cán bộ công nhân viên về cả trình độ chuyên môn và phẩm chất người laođộng chân chính Ngược lại công nhân luôn có ý thức lao động cần cù, sángtạo, hưởng ứng nhiệt tình các chủ trương, phong trào của công ty…tất cả vì sựnghiệp phát triển của công ty ngày càng vững mạnh

Bên cạnh đó, trong quá trình tồn tại và phát triển của mình, công ty cũng

có những bước thăng trầm và gặp không ít khó khăn Đó là sự cạnh tranh gaygắt của các công ty cùng ngành và khi Việt Nam gia nhập WTO thì sức épcạnh tranh càng tăng với sự tràn vào của sản phẩm thuốc bảo vệ thực vậtngoại nhập Mặt khác, trong giai đoạn 2003- 2004, trước khi cổ phần hoácông ty hoạt động kém hiệu quả, kết quả kinh doanh lỗ mấy năm liền do còn

ỷ lại vào sự bảo trợ của nhà nước Đứng trước tình hình đó, bộ nông nghiệp

và phát triển nông thôn ra quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp, từ doanhnghiệp Nhà Nước trở thành một công ty cổ phần Đây là một quyết định đúngđắn và kịp thời, giúp cải tổ toàn bộ hoạt động và tổ chức của công ty Với sự

cố gắng của toàn thể cán bộ công nhân viên, dưới sự lãnh đạo của Nhà Nước

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

5

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã có những bước tiến rõrệt, mang lại hiệu quả tích cực

Để thấy rõ xu hướng phát triển của công ty, ta xem một số chỉ tiêu kinh tếtài chính của công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008 qua bảng sau (biểu 1.01)

MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY

Giai đoạn 2006 – 2007 – 2008 Đơn vị tính: VN Đ

Trong quá trình cổ phần hoá, công ty đã tiến hành một số giải pháp đồng

bộ như đổi mới cơ chế điều hành quản lý công ty, tăng cường quản lý tàichính, kiểm soát chặt chẽ chi phí, thu hẹp bớt một số lĩnh vực hoạt độngkhông hiệu quả…Mục tiêu của công ty sau khi cổ phần hoá là duy trì tăngtrưởng ổn định và đạt doanh thu ở mức hợp lý, hiệu quả Dự kiến trong hainăm đầu sau khi cổ phần hoá, tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân đạt

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

6

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

10% trên năm Mục tiêu trong những năm tiếp theo là tăng thị phần, mở rộngquy mô sản xuất kinh doanh, tăng nhanh về doanh thu và lợi nhuận

Bảng dự kiến đầu tư của công ty trong 3 năm đầu sau cổ phần hoá

ĐVT: triệu đồngChỉ tiêu dự kiến Năm thứ nhất Năm thứ hai Năm thứ ba

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

1.3.1 Đặc điểm hoạt động bộ máy quản lý của công ty

Cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý và yêu cầu thị trường, cơ cấu tổchức bộ máy quản lý của công ty đã có nhiều thay đổi về số lượng nhân viên,

cơ cấu quản lý cũng như phạm vi quản lý Trong nhiều năm qua bộ máy củacông ty không ngừng hoàn thiện đặc biệt là sau khi tiến hành cổ phần hoá chođến nay công ty đã có được bộ máy quản láy tương đối hoàn thiện, gọn nhẹ vàđạt hiệu quả cao trong quản lý

Đứng đầu là giám đốc công ty, phụ trách quản lý chung và chịu tráchnhiệm trước Hội đồng quản trị về mọi hoạt động của công ty Một phó giámđốc phụ trách quản lý hành chính Các phòng ban chức năng giúp giám đốctheo dõi lĩnh vực chuyên môn được phân công và chịu trách nhiệm trướcgiám đốc về kết quả công việc được giao Giữa các phòng ban có mối quan hệchặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động, đảm bảo cho quá trình sản xuấttiến hành một cách nhịp nhàng, cân đối và có hiệu quả

Tổ chức bộ máy của công ty được chia thành hai khối:

* Khối quản lý bao gồm:

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

7

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

+ Ban nghiên cứu và phát triển sản phẩm

* Khối các đơn vị trực thuộc, gồm các chi nhánh và cửa hàng, xưởng sảnxuất thực thuộc chi nhánh phân bố tại các địa bàn trọng điểm:

1 Chi nhánh Hưng Yên

* Hoạt động của các chi nhánh:

Mỗi chi nhánh là một cơ sở sản xuất thu nhỏ, bộ máy quản lý chi nhánh gồm:

- Giám đốc chi nhánh: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung hoạt động của chinhánh

- Phó giám đốc: Giúp giám đốc quản lý hoạt động của chi nhánh

- Phòng kế hoạch: Nhập xuất thuốc bảo vệ thực vật các loại tại kho, cảng

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

8

Trường ĐH KTQD Khoa kế toán

- Phòng thị trường: Thống kê sản phẩm, tổ chức tiêu thụ sản phẩm vớicác hình thức bán buôn bán lẻ sản phẩm

- Phòng kế toán: Gồm một kế toán trưởng theo dõi thu chi tài chính, vật

tư, tài sản của chi nhánh, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh vềvăn phòng cuối mỗi kỳ sau khi lập báo cáo tài chính

Chỉ có chi nhánh Hải Phòng là hoạt động theo phương thức hạch toán phụthuộc vào báo sổ còn các chi nhánh khác đều hoạt động độc lập, cuối kỳ kếtoán giữa niên độ, sau khi lập báo cáo tài chính, các chi nhánh này sẽ gửi lênvăn phòng công ty để lập báo cáo tài chính hợp nhất

* Nhiệm vụ của các chi nhánh:

- Thực hiện chế độ tự chủ về sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luậtcho phép, dưới sự lãnh đạo của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Chuyên cung ứng các loại thuốc bảo vệ thực vật: thuốc trừ sâu, trừ cỏdại, bình bơm, phun thuốc điều hoà sinh trưởng cây trồng, phân bón lá…

- Sản xuất gia công sang chai, đóng gói thuốc trừ sâu, trừ bệnh

- Bảo quản, quản lý thuốc, dự trữ quốc gia

1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nguyễn Thị Phương Lớp: Kế toán-K8(Như

Quỳnh)

9

MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ BỘ MÁY CỦA CÔNG TY

Đại hội đồng cổ đông

kế toán

Phòng kinh doanh

Phòng công nghệ và

sx sp

Phòng nghiên cứu

& phát triển SP

Chi nhánh

Hà tĩnh

Chi nhánh Thanh Hoá

Chi nhánh Hải Phòng

Chi nhánh Hưng Yên

Chi nhánh

TP HCM

Chi nhánh Đắc Lắc

Xưởng

TP HCM

Cửa hàng Quảng Ngãi

Cửa hàng Huế

Ghi chú:

:Quan hệ điều hành trực tiếp

:Quan hệ hỗ trợ, giám sát

* Chức năng,nhiệm vụ của từng phòng ban:

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG:

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọivấn đề quan trọng của công ty theo luật doanh nghiệp và điều lệ công ty Đạihội đồng cổ đông là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạntrong việc phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra cơ quan quản lý

và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ:

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danhcông ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi củacông ty, ngoại trừ các vấn đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng cổ đôngquyết định Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên có thể được bầu lại tại cuộchọp Đại hội đồng cổ đông tiếp theo

BAN KIỂM SOÁT:

Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để giám sát mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty Ban kiểm soát gồm 3thành viên với nhiệm kỳ 5 năm do Đại hội cổ đông bầu ra

GIÁM ĐỐC CÔNG TY:

Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm giám đốc Giám đốcđiều hành các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quảntrị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty

PHÓ GIÁM ĐỐC CÔNG TY:

Giúp giám đốc công ty tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của công tytheo sự phân công của giám đốc công ty.

CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG:

- Phòng tổ chức hành chính:

+ Quản lý và xây dựng đề án sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự

+ Thành lập, sát nhập, giải thể, thay đổi, bổ sung nhiệm vụ đối với cácđơn vị trực thuộc

+ Xây dựng kế hoạch, quản lý và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo,bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch luân chuyển cán bộ trong toàncông ty

+ Quản lý, tổ chức thực hiện và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thựchiện các chế độ chính sách, lao động tiền lương theo quy định của công ty vàpháp luật hiện hành

+ Xây dựng các nội quy, quy chế, quy định liên quan chức năng nhiệm

vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy nhân sự cảu công ty và hướng dẫn các đơn vịtrong công ty thực hiện

+ Quản lý và thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển miễnnhiệm cán bộ, công nhân viên chức trong toàn công ty

+ Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế phân cấp quản lý cán bộ, điềuđộng và sử dụng cán bộ của các đơn vị trực thuộc

+ Sắp xếp, bố trí chương trình làm việc, phương tiện phục vụ công táccho lãnh đạo công ty và cho các đoàn công tác của công ty

+ Thực hiện nhiệm vụ quản trị hành chính, quản lý cơ sở vật chất, đất đai,nhà xưởng, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty

+ Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội,đối ngoại của lãnh đạo công ty

- Phòng tài chính kế toán:

+ Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các hoạt đọng tài chính,

kế toán của các đơn vị trực thuộc công ty theo đúng các quy định hiện hànhcủa Nhà nước

+ Lập phương án kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trên cơ sởnguồn vốn hiện có của công ty và khả năng huy đọng vốn từ bên ngoài

+ Phân tích các hoạt động tài chính hàng năm của công ty, xây dựng kếhoạch tài chính và chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp

+ Xây dựng các chính sách về tài chính, giá cả, hạch toán kế toán, địnhmức chi tiêu trong các hoạt động của công ty

+ Phân bổ và điều tiết nguồn vốn trong các đơn vị trực thuộc Quản lý và

tổ chức thực hiện việc thu hồi, xử lý công nợ tại các đơn vị trực thuộc, quản

lý nguồn vốn nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việcđầu tư của công ty có hiệu quả

+ Quản lý tài sản chung của toàn công ty

+ Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán hiện hành và các chế độ

kế toán

+ Xây dựng các quy chế, quy định về lĩnh vực tài chính kế toán

+ Quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý của pháp luật

- Phòng kinh doanh:

+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dàihạn của công ty

+ Tìm hiểu nguồn nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các sản phẩm do công

ty sản xuất, cung ứng và tổ chức thực hiện

+ Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm, ổn định và mở rộngthị trường tiêu thụ sản phẩm trong nước

+ Xây dựng chính sách tiêu thụ sản phẩm bao gồm: giá bán, chế độkhuyến mãi, thưởng, chăm sóc khách hàng…

+ Xây dựng định mức hàng hoá tồn kho cuối vụ bao gồm cả nguyên vậtliệu, dung môi, phụ gia, thành phẩm cho toàn công ty và cho từng đơn vị bánhàng thuộc công ty Kiểm tra việc thực hiện định mức tại các đơn vị trongcông ty.

+ Quản lý theo dõi, cân đối, điều tiết nguyên liệu, hàng hoá đảm bảođúng định mức tồn kho và không để thừa thiếu hàng hoá

+ Nghiên cứu thị trường thu thập tổng hợp các thông tin từ các đơn vị cơ

sở và khách hàng về chất lượng hàng hoá, kích thước bao bì, chai, giá cả,chính sách tiêu thụ hàng hoá, những ưu thế và khuyết điểm về các sản phẩmcủa công ty, đề xuất các biện pháp xử lý

+ Quản lý và tổ chức thực hiện việc khảo nghiệm đánh giá hiệu quả kinh

tế kỹ thuật các sản phẩm của công ty trên đồng ruộng

+ Thiết kế tạo mẫu chai, gói, bao bì, nhãn mác cho các loại sản phẩm thoảmãn với yêu cầu của khách hàng

+ Thu thập thông tin thị trường về tình hình dịch hại, cơ cấu giống câytrồng, yêu cầu của khách hàng về chất lượng kiểu dáng, mẫu mã, giá cả, chínhsách tiêu thụ sản phẩm của công ty

- Phòng công nghệ và sản xuất:

+ Xây dựng và quản lý tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất cho từngchủng loại sản phẩm

+ Xây dựng định mức kỹ thuật trong sản xuất chế biến, sang chai đónggói nhỏ.

+ Nghiên cứu thử nghiệm trong phòng thí nghiệm để tìm ra dung môi,phụ gia mới và công thức phối trộn tốt nhằm cải tiến nâng cao chất lượng,hiệu quả của sản phẩm sẵn có Xây dựng quy trình công nghệ để sản xuất sảnphẩm mới

+ Chỉ đạo và điều hành công tác sản xuất chế biến, sang chai, đóng góinhỏ sản phẩm hàng hoá tại các xưởng sản xuất trực thuộc công ty

+ Phối hợp với phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết cáckhiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm của công ty

- Các chi nhánh và đơn vị trực thuộc:

+ Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn vàdài hạn của đơn vị

+ Quản lý, tổ chức thực hiện công tác sản xuất, kinh doanh theo kế hoạchđịnh mức công ty giao

+ Tổ chức thực hiện tuyên truyền quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm và theodõi, chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty

+ Quản lý và tổ chức thực hiện công tác giao nhận, bảo quản hàng hoá,vật tư, tiền vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị

+ Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất , trang thiết bị, phương tiệnvận chuyển được công ty giao cho đơn vị quản lý, sử dụng

+ Tuân thủ các nội quy, quy định của công ty và theo pháp luật hiệnhành

1.4 Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất, quy trình công nghệ sản phẩm

1.4.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty PSC.1 là một công ty chuyên sản xuất các loại thuốc bảo vệ thựcvật phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Hầu hết nguyên vật liệu được dùng đểsản xuất ra sản phẩm đều phải nhập từ nước ngoài, chủ yếu là từ Nhật Bản,Thụy Sĩ… còn bao bì đóng gói như chai, lọ, nút nhãn… được nhập từ các cơ

sở trong nước Do đặc tính của ngành bảo vệ thực vật nói chung và công tynói riêng, sản phẩm sản xuất ra có nhiều loại, chúng phải trải qua nhiều khâugia công chế biến liên tiếp theo một trình tự nhất định mới trở thành thànhphẩm

Từ nguyên vật liệu ban đầu và một số phụ gia khác, qua quá trình giacông chế biến sẽ cho ra thành phẩm Thành phẩm sẽ được đóng gói và kiểmtra KCS nếu đủ quy cách, chất lượng sẽ được đóng hộp rồi nhập kho, rồi sau

đó được bán ra thị trường

Sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật có tính độc hại cao Để đảm bảo an toàncho người sử dụng, công ty đã không ngừng nghiên cứu và cải tiến sản phẩmnhằm giảm mức độc hại của sản phẩm đối với con người nhưng vẫn đảm bảokhả năng diệt trừ sâu bệnh có hiệu quả

Năm 1995, công ty đã nghiên cứu thành công thuốc trừ sâu Ofatox400EC thay cho loại thuốc Wfatox Sản phẩm mới này có các tính năng vượttrội hơn các sản phẩm cùng loại khác như diệt trừ sâu bệnh hiệu quả hơn, ítgây nguy hiểm cho con người… Với sản phẩm Ofatox, công ty đã được NhàNước cấp bằng sáng chế từ năm 1995 đến nay, Ofatox đã trở thành sản phẩmchủ yếu của công ty

* Quy trình sản xuất thuốc Ofatox 400EC diễn ra như sau

B1: Sau khi trộn hai hỗn hợp là Fenitrothion và Trichlorfon lại với nhau,cho thêm 1/2 lượng dung môi Xylen và Methanol theo định mức vào trongthùng khuấy

B2: Mang khuấy đều bằng mô tơ điện

B3: Thêm lượng chất hoạt động bề mặt vào tiếp tục khuấy đều theo thờigian quy định là 20-25 phút/ mẻ.

B4: Cho ra phi, thuốc thành phẩm chứa trong phi kim loại có dung tích200l( loại 200kg)

Khâu sang chai: Thuốc Ofatox 400EC thành phẩm được đóng chai nhỏ códung tích 100ml, 480ml Công việc đóng chai được tiến hành:

+ Đóng thuốc vào chai bằng máy tự động

+ Xiết nút: đóng nút nhôm bằng máy

+ Dán nhãn, kiểm tra chất lượng

Vào hộp carton, dán băng keo, phiếu KCS Sản phẩm xuất xưởng phảiđược bộ phận KCS kiểm tra chất lượng một lần nữa mới được nhập kho

* Sơ đồ qui trình sản xuất thuốc BVTV

S

ơ đ ồ 1.01:

1.4.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty PSC.1 là đơn vị sản xuất và cung ứng thuốc bảo vệ thực vật,thông qua việc nhập nguyên liệu, phụ gia và thuốc trừ sâu thành phẩm công ty

đã tổ chức gia công, chế biến các loại thuốc trừ sâu bệnh theo đúng danh mụcthuốc do bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quy định

Thuốc bảo vệ thực vật là mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty Đây

là loại vật tư quan trọng dùng cho sản xuất nông nghiệp Quá trình sản xuấtnông nghiệp chịu ảnh hưởng rất lớn bởi điều kiện tự nhiên( thời tiết, khí hậu)

và biện pháp canh tác do tiến hành trong không gian rộng lớn ngoài trời, đốitượng sản xuất lại trùng với chu kỳ sinh học của cây trồng, do đó mang tính

Đóng gói bao bì

thời vụ sâu sắc Quá trình sản xuất và tiêu thụ thuốc bảo vệ thực vật vì thếcũng mang tính thời vụ Nhu cầu về thuốc trừ sâu bệnh rất đa dạng và phongphú do việc thường xuyên thay đổi các loại thuốc bảo vệ thực vật để giảmnồng độ độc hại và tránh tốc độ tăng tính kháng thuốc của sâu bệnh.

Sản phẩm chính của công ty gồm hai loại là loại có phụ gia và loại không

có phụ gia Với sản phẩm có phụ gia, nguyên vật liệu sau khi được nhập vềđược pha trộn với phụ gia rồi mới được đóng chai, gói để bán Với sản phẩmkhông có phụ gia thì mua thành phẩm về chỉ sang chai, đóng gói theo tiêuchuẩn rồi tiêu thụ

Quá trình sản xuất của công ty được thực hiện ở các xưởng, hiện nay còn

3 xưởng là xưởng Hải Phòng thuộc chi nhánh Hải Phòng, xưởng Đà Nẵngthuộc chi nhánh Đà Nẵng và xưởng Thành Phố Hồ Chí Minh thuộc chi nhánhThành Phố Hồ Chí Minh, trong đó chỉ có chi nhánh Hải Phòng là hạch toánphụ thuộc ở xưởng Hải Phòng, quá trình sản xuất được chia ra làm 3 tổ: tổ giacông, tổ đóng bột, tổ đóng gói

Sản phẩm sản xuất ra được phân phối cho các chi nhánh, các cửa hàngcủa công ty để bán ra ngoài Thị trường của công ty rất rộng, bởi công ty có

hệ thống bán buôn bán lẻ rộng khắp từ Bắc vào Nam Hiện nay, sau khi cổphần hoá và thay đổi bộ máy phương thức quản lý sản xuất kinh doanh, uy tíncủa công ty ngày càng nâng lên, mục tiêu của công ty là nâng cao chất lượngsản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và mởrộng thị trường

1.5 Tổ chức công tác kế toán

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty

Phòng kế toán của công ty PSC.1 đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giámđốc, các nhân viên kế toán chịu sự điều hành trực tiếp của kế toán trưởng

Việc tổ chức công tác kế toán trong công ty nhìn chung là hợp lý bộ máy kế

toán gọn nhẹ

Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi về, công ty sẽ lập ra báo

cáo tổng hợp chung cho toàn công ty, nhờ có hình thức tổ chức kế toán này

mà đã giúp cho công ty thuận lợi trong việc quản lý và điều hành kinh doanh

của công ty cũng như các đơn vị trực thuộc Để hoàn thành, đáp ứng được yêu

cầu về hoạt động kinh doanh của mình thì bộ phận kế toán có sơ đồ như sau:

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ

Kế toán HTK, Tính GTSP

Kế toán NH,TS CĐ

Kế toán doanh thu,theo dõi thuế

Kế toán trưởng các chi nhánh

Kế toán

thành

phần

Kế toán thành phần

Kế toán thành phần

Kế toán thành phần

Kế toán cửa hàng

* Ghi chú:

Quan hệ lãnh đạo và báo cáo

Quan hệ phối hợp công tác chuyên môn

1.5.2 Bộ máy kế toán của công ty

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán của văn phòng công tygồm 8 người( 1 kế toán trưởng và 7 nhân viên)

* Nhiệm vụ cụ thể:

- Kế toán trưởng: Là người tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toáncủa công ty Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về công tácchuyên môn, kiểm tra báo cáo tài chính, cân đối tài chính, sử dụng vốn kinhdoanh có hiệu quả Kế toán trưởng cùng với các phòng khác sẽ xác định mứcgiá cả tiêu thụ, giá thành sản phẩm, ký kết các hợp đồng

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu phát sinh trong kỳ,ghi sổ nhật ký chung, theo dõi báo cáo do các chi nhánh gửi về, thực hiệncông tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợpcho tất cả các phần hành

Cuối tháng, quý, năm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ ghi sổ cái, lập bảngcân đối thu chi tài chính và lập báo cáo tài chính

- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi kịp thời các nghiệp vụ mua bánhàng có liên quan đến tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản

nợ, tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn

và nợ khó đòi

- Kế toán hàng tồn kho và tính giá thành sản phẩm: Có nhiệm vụ ghichép, phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lượng, chất lượng, giá trịthực tế hàng tồn kho( nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá nhập xuất kho)

Thông qua kê khai thường xuyên, kế toán hàng tồn kho và tính giá thànhsản phẩm phải phát hiện kịp thời sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu, ứ đọng,hàng kém chất lượng để công ty kịp thời xử lý, hạn chế thiệt hại.

- Kế toán thanh toán: Phụ trách về tiền lương, các khoản tạm ứng, cáckhoản phải thu, phải trả và các chi phí khác

- Kế toán TGNH, theo dõi TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanhtoán với các tổ chức cá nhân, cung cấp vật tư cho các chi nhánh, theo dõi tìnhhình biến động trong kỳ của tiền gửi, đối chiếu số dư TGNH, theo dõi TSCĐ,trích khấu hao, tăng giảm TSCĐ

- Kế toán doanh thu, theo dõi thuế: Căn cứ phiếu thu, phiếu chi, hoá đơnbán hàng của công ty hàng tháng, quý, năm, kê khai thuế, tính các khoản thuếphải nộp cho ngân sách nhà nước hàng tháng, quý, năm

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt của công ty, tiến hành thu chitiền mặt trên cơ sở các chứng từ thu, chi, cân đối số dư tiền mặt tồn đọng tạiquỹ , tiến hành lập báo cáo quý

- Kế toán các chi nhánh: Mở sổ kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh của hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh từ khâu nhậphàng, nguyên vật liệu, đến khâu gia công chế biến và tiêu thụ thành phẩm, thuchi tiền hàng tháng, quý lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm

- Kế toán cửa hàng: Mở sổ kế toán theo dõi xuất nhập hàng hoá, thànhphẩm, đem bán cho các đại lý và thu tiền bán hàng nộp cho chi nhánh.Hàngtháng, quý lập báo cáo tài chính gửi về cho chi nhánh

* Giữa chi nhánh Hải Phòng và văn phòng công ty không nối mạng màcuối tháng , kế toán chi nhánh sẽ tổng hợp số liệu và gửi toàn bộ chứng từ gốclên phòng tài vụ của văn phòng công ty theo đường bưu điện Ở chi nhánhHải Phòng chỉ một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ theo dõi, hạch toán toàn

bộ hoạt động kinh tế phát sinh tại chi nhánh từ khâu nhập hàng, nguyên vật

liệu đến gia công chế biến và tiêu thụ thành phẩm, thu chi tiền …hạch toántoàn bộ các nghiệp vụ để tổng hợp số liệu cuối kỳ gửi lên phòng kế toán trungtâm Đến cuối tháng khi nhận được các chứng từ gốc phát sinh liên quan đếnhoạt động kinh tế ở chi nhánh Hải Phòng, kế toán trung tâm sẽ hạch toán toàn

bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chứng từ gốc

1.5.3 Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán

Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định số 15/206/QĐ-BTC,ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính Cụ thể như sau:

+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến hết 31/12 của năm dương lịch

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ

+ Phương pháp tính VAT: theo phương pháp khấu trừ

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khaithường xuyên

+ Phương pháp tính giá trị NVL, hàng hoá, thành phẩm xuất kho: bìnhquân cả kỳ dự trữ

+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.Với đặc điểm sản xuất kinh doanh trên quy mô lớn, khối lượng sản phẩmsản xuất ra đa dạng, quy trình sản xuất giản đơn, đội ngũ cán bộ kế toán cótrình độ cao, nên doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính vớiphần mềm kế toán xây dựng theo nguyên tắc của hình thức kế toán “nhật kýchung” Hệ thống danh mục sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo

kế toán tương đối đầy đủ Đặc điểm sử dụng sổ “nhật ký chung” để ghi chéptất cả các nghiệp vụ kinh tế theo quan hệ đối ứng tài khoản

* Sơ đồ hình thức sổ kế toán áp dụng tại đơn vị

S

ơ đ ồ 1.03:

SƠ ĐỒ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN B ẢO VỆ THỰC VẬT 1 TRUNG ƯƠNG 2.1 Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1

2.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động muangoài hoặc tự chế dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Do đó có thể nói NVL là yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm, làtrung tâm của quá trình sản xuất

2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1

Tại công ty PSC.1, NVL được đánh giá theo giá thực tế Do nguồn cungcấp NVL cho công ty khá phong phú và ổn định nên giá NVL ít biến động.Như vậy, đánh giá NVL theo giá thực tế giúp cho kế toán có thể theo dõi mộtcách đầy đủ các chi phí cấu thành nên giá trị NVL mua vào, giá trị NVL tiêudùng cho sản xuất, phản ánh đúng giá cả NVL trên thị trường, đồng thời cóthể hạch toán chính xác chi phí NVL trong quá trình sản xuất

2.1.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho

NVL của công ty được nhập theo 2 nguồn là do mua ngoài và do công ty

tự chế NVL có thể được mua trong nước (các loại nhãn mác, bao bì, phụgia…) hoặc nhập khẩu từ Nhật Bản, Thụy Sĩ, Trung Quốc… NVL gia công tựchế là các loại vỏ chai đã rửa sạch dùng để đựng thuốc Chính vì vậy tuỳ theotừng nguồn nhập mà việc tính giá thành thực tế nhập kho của NVL cũng theo

đó mà khác nhau

* Tính giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu do mua ngoài:

- Với nguyên vật liệu mua trong nước: Khi mua NVL sẽ có hoá đơnGTGT, giá thực tế nhập kho của NVL chính là giá mua ghi trên hoá đơnGTGT (không có thuế giá trị gia tăng).

Ví dụ: “ Phiếu nhập kho” ngày 01/08/2008 có ghi: Nhập mua của Việt

Quang Phát 28.640 kg Xylen Theo hoá đơn GTGT số 04/2008 ngày18/08/2008: - Số lượng Xylen: 28.640 kg

* Tính giá thực tế nhập kho của NVL do công ty tự gia công chế biến:Đối với công ty PSC.1 NVL do công ty tự gia công chế biến là các loại

vỏ chai đã được rửa sạch Trong trường hợp này giá trị NVL nhập kho ở công

ty được tính bằng giá trị thực tế của vỏ chai và chi phí của nhân công làmnhiệm vụ rửa chai

2.1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho

Sau khi nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinh doanh mà NVL sẽđược xuất ra để hục vụ cho quá trình sản xuất Do NVL ở công ty được nhập

từ nhiều nguồn khác nhau, tại các thời điểm khác nhau, với giá mua khácnhau nên khi xuất dùng NVL, kế toán thực hiện tính giá vốn thực tế cho cácnhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp bình quân gia quyền

cố định Giá xuất kho của NVL được tính vào cuối tháng

Theo phương pháp này, giá thực tế xuất kho được tính như sau:

Trị giá vốn thực

tế NVL xuất kho =

Số lượng NVLxuất kho x

Đơn giá bìnhquânTrong đó:

Số lượng NVL tồn đầu

Số lượng NVL nhậptrong tháng

Sử dụng phương pháp này phù hợp với lập trình trong kế toán máy, giúpcho việc tính giá NVL xuất kho một cách đơn giản và nhanh chóng Tuynhiên, do giá trị NVL xuất kho được xác định trên cơ sở bình quân giá trị củaNVL tồn đầu tháng và toàn bộ NVL nhập trong tháng nên chỉ đến cuối tháng

kế toán mới tính được giá trị NVL xuất kho Vì vậy, trong tháng khi xuấtNVL để sản xuất và sử dụng cho các nhu cầu khác, kế toán chỉ có thể theo dõiđược về mặt số lượng, đến cuối tháng khi khoá sổ máy sẽ tự tính giá xuất theochứng từ đã lập sẵn

Ví dụ: Theo sổ chi tiết Vật tư, công cụ, dụng cụ - Kbim 30 WP 10g tháng

8/2008, ta có số liệu như sau:

- Kbim 30 WP 10g tồn đầu tháng: 54 329.000g; thành tiền 54 788 024đ

- Kbim 30 WP 10g nhập trong tháng: 357 700g; thành tiền 389 469 774đ

- Kbim 30 WP 10g xuất trong tháng: 30 000.000g

Cuối tháng 8/2008, theo phần mềm kế toán đã được cài đặt trước, kế toánthực hiện như sau:

Màn hình desktop, kế toán kích hoạt vào biểu tượng của chương trình,giao diện chương trình phần mềm kế toán xuất hiện => chọn “Tính giá xuất”

=> chọn “Tiếp tục” => xuất hiện bảng gồm 2 ô: ở ô “Thời gian tính giá” đánhtháng “8”, ở ô “Tài khoản” đánh “156”, rồi ấn “Tiếp tục” => chọn mã

“TB_KA_10”, ấn “chấp nhận” máy sẽ tự động tính ra đơn giá của Kbim 30

WP 10g xuất kho như sau:

Đơn giá thực tế

Kbim 30WP 10g =

54788024 + 389469744

= 1078.219đ/g54329.000 + 357700.000

Trị giá Kbim 30 WP

10g xuất kho tháng

8/2008

= 30 000.000 x 1078.219 = 32346570đ

Với mỗi lần xuất kho trị giá nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính trên cơ

sở lượng xuất kho và đơn giá xuất kho

* Ở công ty PSC.1 công cụ, dụng cụ là những vật rẻ tiền được mua ở bênngoài nhập kho để phục vụ cho các phân xưởng, việc tính giá nhập kho vàxuất kho giống như nguyên vật liệu

2.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty PSC.1

Công ty PSC.1 là một doanh nghiệp có khối lượng NVL lớn, bao gồmnhiều chủng loại khác nhau với tính chất lý hoá khác nhau, có công dụng, nộidung kinh tế khác nhau nên việc phân loại NVL là hết sức cần thiết cho côngtác quản lý, hạch toán kế toán được chính xác, khoa học và thuận tiện Căn cứvào nội dung kinh tế và vai trò NVL trong quá trình sản xuất, NVL trongcông ty PSC.1 được chia thành như sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là

cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như là các loại hoá

chất chủ yếu để sản xuất thuốc BVTV như BPMC 98%, Edifenphos 94%,Fenitrothion 96%

- Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩmnhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng, hoàn chỉnh sản phẩm vàtạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường như các loại phụgia (A.Tano, B.Tano…), các loại dung môi (Xylen, Methanol…), các vật liệulàm bao bì ( vỏ chai, nút, nhãn…)…

- Nhiên liệu: là các loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệtlượng cho các loại máy móc thiết bị sản xuất và xe cộ của công ty như xăngA83, xăng A92, dầu nhớt, dầu diezen… loại vật liệu này không được dự trữ

mà đưa ngay vào sử dụng

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế,sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như bu lông, ốc vít, que hàn, mũi khoan…

và những phụ tùng khác đi kèm dây chuyền sản xuất

- Phế liệu: Phế liệu ở công ty chủ yếu là các loại cặn ở quá trình pha chếthuốc Các loại cặn này sẽ được lập biên bản xử lý loại bỏ vì không thể tậndụng tiếp

Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu, công ty PSC.1 còn xây dựngdanh điểm NVL tức là việc quy định cho mỗi thứ NVL một ký hiệu riêng,một mã số riêng

toán NVL nói riêng và cho công tác quản lý NVL nói chung giữa các bộ phậnmột cách thống nhất và khoa học.

2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1

2.2.1 Hệ thống chứng từ và sổ kế toán sử dụng

Để góp phần quản lý NVL một cách hợp lý và chặt chẽ công ty phải thựchiện tổ chức kế toán chi tiết NVL Đặc biệt NVL của công ty có rất nhiềuloại, thứ, nhóm, ngoài ra khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất của NVL trongtháng là tương đối nhiều vì vậy việc tổ chức kế toán chi tiết NVL ở công ty làhoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu được

Hiện nay, phương pháp kế toán chi tiết NVL đang được Công ty áp dụng

là phương pháp ghi thẻ song song Về thủ tục, chứng từ và cách luân chuyểnchứng từ về bản chất cũng giống như khi thực hiện kế toán thủ công Tuynhiên với sự trợ giúp của việc áp dụng phần mềm kế toán, quá trình kế toánchi tiết NVL ở Công ty có thể tóm tắt thành sơ đồ sau (sơ đồ 2.01)

Sơ đồ: Phương pháp ghi thẻ song song theo kế toán máy

Kho dữ liệutổng hợp

Thẻ kho

- Báo cáo N-X-T

- Báo cáo tổng hợp …

Hệ thống chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếunhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để hỗ trợ cho côngtác kế toán chi tiết nguyên vật liệu.

Sổ kế toán sử dụng: Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, CCDC, báo cáo tổng hợpnhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảngtổng hợp TK 331, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 152, TK 156

Sơ đồ (sơ đồ 2.02): Sơ đồ luân chuyển chứng từ

Sổ chi tiết thanhtoán với người bán

Bảng tổng hợp tàikhoản 331

HĐGTGT (hoá đơn

bán hàng), phiếu

kiểm nghiệm

Chứng từ thanh toán (phiếu ghi, giấy báo nợ…)Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ theo dõi chi tiết nguyên vật liệu

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, hoáđơn bán hàng…) để viết phiếu nhập kho Từ phiếu nhập kho, xuất kho để vàothẻ kho và sổ theo dõi chi tiết NVL Sổ theo dõi chi tiết dùng để đối chiếu vớithẻ kho Từ hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuấtkho… kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và máy sẽ tự động nhập cácnghiệp vụ phát sinh đó vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 152, TK 156 và các

sổ liên quan khác Từ sổ chi tiết vật tư, CCDC, cuối tháng lên báo cáo tổnghợp nhập xuất tồn kho NVL Báo cáo này dùng để đối chiếu với sổ cái TK

152, TK 156

2.2.2 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ở công ty PSC.1

Do NVL ở công ty được nhập chủ yếu từ hai nguồn khác nhau là muangoài và tự gia công chế biến nên thủ tục nhập kho đối với hai nguồn này cónhững đặc điểm khác nhau Ngoài ra khi NVL xuất kho cho sản xuất khôngdùng hết hoặc có sự điều chuyển NVL từ kho Ngọc Hồi về công ty thì sốNVL này cũng được nhập kho Tuy nhiên việc nhập kho này có thủ tục khácvới nhập kho do mua ngoài và tự gia công chế biến Cụ thể như sau:

Khi có nhu cầu nhập NVL, bộ phận cung ứng của phòng cung tiêu sẽ tiếnhành ký hợp đồng với người bán hoặc cử cán bộ cung tiêu đi mua Bên cungcấp sẽ viết hoá đơn cho nhân viên thu mua NVL khi về đến công ty, trướckhi nhập kho sẽ được tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách, phẩm chất, sốlượng thực nhập đúng tiêu chuẩn Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực

tế ghi vào “Phiếu kiểm nghiệm” Nếu phát hiện sai sót, thiếu hụt sẽ báo chobên cung cấp biết để cùng giải quyết Chỉ những vật tư đúng quy cách, phẩm

chất, mẫu mã quy định mới tiến hành nhập kho NVL Khi đó, phòng cung tiêu

sẽ căn cứ hoá đơn của người bán, phiếu kiểm nghiệm và số lượng thực nhập

để viết “Phiếu nhập kho” “Phiếu nhập kho” sẽ được chia thành 4 liên:

Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu

Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ để ghi thẻ kho

Liên 3: Hàng ngày kế toán sang phòng cung tiêu lấy liên này về đểtiến hành ghi sổ

Liên 4: Người mang hàng về sẽ giữ liên này để làm cơ sở thanhtoán

NVL sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vàođúng nơi quy định đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản NVL vàthuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập NVL

a Thủ tục nhập kho đối với nguyên vật liệu tự gia công chế biến

* Đối với các loại vỏ chai đã được rửa sạch: Trước khi tiến hành nhậpkho, thủ kho phải xác định số lượng vỏ chai đó rồi viết phiếu kiểm nghiệm.Sau đó, người phụ trách của phân xưởng chế biến NVL sẽ đưa phiếu kiểmnghiệm đến phòng cung tiêu để lập phiếu nhập kho phiếu này chỉ ghi sốlượng mà không ghi giá trị của số vỏ chai đó Công việc tính giá thực tế nhậpkho của lượng NVL này sẽ do phòng kế toán đảm nhiệm Phiếu nhập khotrong trường hợp này được phòng cung tiêu lập thành 3 liên:

Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu

Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho

Liên 3: Hàng ngày kế toán sang phòng cung tiêu lấy liên này về đểthực hiện hạch toán trên sổ sách

b Thủ tục nhập kho đối với NVL đã xuất cho sản xuất nhưng không dùng hết

Trong trường hợp này, đến cuối tháng người phụ trách sản xuất sẽ đem

số NVL không dùng đến nhập lại kho Thủ tục nhập kho đối với NVL trongtrường hợp này cũng tương tự như nhập kho NVL tự gia công chế biến

* Kế toán nhập NVL được tiến hành như sau

Ở Công ty PSC 1, NVL nhập kho hầu hết đều qua hình thức mua ngoàidưới nhiều phương thức khác nhau Ngoài ra còn có trường hợp nhập khoNVL tự gia công chế biến, nhập lại từ sản xuất

(1) Đối với NVL mua ngoài nhập kho, dù công ty có trả tiền ngay hoặcchưa trả tiền…thì kế toán cũng đều tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 152, 156

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331Sau đó tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán ghi nợ tài khoảnliên quan

Ví dụ: Ngày 01/08/2008, Công ty nhập 28.640kg Xylen của Việt Quang Phát

theo hoá đơn GTGT số 04/2008 (biểu 2.01) Công ty thanh toán ngay bằngtiền mặt là 787 585 680đ Kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 152: 750 081 680

Nợ TK 133: 37 504 080

Có TK 331 (C.ty: Việt Quang Phát): 787 585 680

Sau đó, kế toán mới nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 331 (C.ty: Việt Quang Phát): 787 585 680

Đối với nhập phụ tùng thay thế có giá trị lớn, phân bổ từ 2 lần trở lên,

kế toán công ty sẽ nhập dữ liệu theo định khoản như sau:

Nợ TK 142

Có TK 331Sau đó phân bổ vào đối tượng chịu chi phí này:

Nợ TK 627

Có TK 142 - Số tiền phân bổ mỗi kỳ(3) Đối với nhiên liệu khi mua về, Công ty không nhập kho mà đưaxuống nơi sử dụng luôn Chính vì vậy việc theo dõi nhiên liệu không thôngqua TK 152 mà đưa thẳng vào chi phí sản xuất chung – TK 627 (Nghiệp vụnày sẽ được trình bày ở phần kế toán tổng hợp xuất vật liệu )

(4) Đối với trường hợp nhập lại NVL từ sản xuất, căn cứ phiếu báo vật

tư nhập lại từ nơi sản xuất do các tổ trưởng sản xuất lập vào cuối tháng, kếtoán nhập dữ liệu theo định khoản

Nợ TK 152, 156

Có TK 621

2.2.3 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại công ty PSC.1

Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ nhận “Phiếu giao việc” của bộphận thống kê thuộc phòng cung tiêu Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu nàysang bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho” Phiếu này chỉ ghilượng xuất chứ không ghi giá trị NVL vì việc tính giá thực tế xuất kho NVLđược kế toán thực hiện vào cuối tháng trên máy Phiếu này được ghi làm 3liên:

Liên 1: Lưu lại sổ gốc của phòng cung tiêu

Liên 2: Tổ trưởng sản xuất giao liên này cho thủ kho giữ để lĩnh vật

tư Sau đó thủ kho giữ lại liên này để ghi sổ kho

Liên 3: Kế toán sang lấy ở phòng cung tiêu để tiến hành ghi sổ

Sau khi nhận NVL cho một ngày sản xuất nếu có phát sinh thêm nhucầu mới về NVL tổ trưởng tổ sản xuất sẽ viết giấy “Giấy đề nghị cung cấp vậttư” và gửi lên phó giám đốc sản xuất Nếu phó giám đốc sản xuất đồng ý cholĩnh và ký duyệt, tổ trưởng sản xuất đưa giấy này sang phòng cung tiêu để viết

“Phiếu xuất kho” Thủ tục cũng giống như xuất NVL hàng ngày cho sản xuất

Trường hợp xuất NVL cho sản xuất ở Ngọc Hồi Hàng ngày, thủ kho tạiNgọc Hồi tiến hành xuất NVL theo kế hoạch sản xuất đưa xuống và ghi vào

sổ có sự ký nhận của người nhận Sau đó, định kỳ một tuần hai lần, người viếtphiếu sẽ xuống Ngọc Hồi để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, hoá đơn nàycũng được lập làm 3 liên

Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu

Liên 2: Thủ kho tại Ngọc Hồi giữ

Liên 3: Báo cáo viên tại Ngọc Hồi giữ để lập “Bảng kê chứng từxuất vật liệu” tại Ngọc Hồi Cuối tháng, bảng kê này được gửi về phòng kếtoán của công ty để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu

* Trong công tác kế toán tổng hợp xuất NVL, NVL được xuất dùng chủyếu cho hai mục đích là sản xuất và tự gia công chế biến Tuy nhiên lại cóloại NVL tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất và giúp cho quá trình sảnxuất vận hành đến khâu cuối cùng một cách tốt nhất Chính vì vậy, tuỳ thuộcvào đặc điểm của từng loại NVL và mục đích xuất dùng, kế toán tổng hợpxuất NVL được tiến hành như sau:

(1) Khi xuất NVL (nguyên liệu, phụ gia, chai, nút…) dùng trực tiếpcho sản xuất chế tạo sản phẩm, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 621 (chi tiết cho từng bộ phận)

Có TK 152, 156 (chi tiết cho từng loại NVL)

Ví dụ: Căn cứ bảng kê xuất NVL tại kho NVL - Văn phòng trong tháng

8 có nghiệp vụ xuất 5 256.891kg Methanol, đơn giá 13 842.29đ/kg Kế toán

xác định trị giá Methanol xuất kho là: 5 256.89 x 13 842.29 = 72 767 405đ vàlập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 621 (px sản xuất TTS): 72 767 405

Có TK 156 (NL_MET): 72 767 405

(2) Khi xuất kho nguyên liệu dùng cho quản lý sản xuất chung ở cácphân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng hoặc dùng cho quản lý công ty, kếtoán nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung)

Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty)

Có TK 153 (chi tiết loại phụ tùng thay thế)

- Nếu là loại có giá trị lớn, phân bổ từ hai lần trở lên thì kế toán nhập

dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung)

Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty)

Có TK 142: Số tiền phân bổ mỗi lần

Ở đây, Công ty không theo dõi phụ tùng thay thế trên TK 152 Điềunày sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, theo dõi phụ tùng thay thế tại công ty

(4) Trong quá trình sản xuất chai có thể xẩy ra hiện tượng vỡ chai Nếu

vỡ chai trong định mức thì coi nó như một lượng hao hụt nằm ngay trong chi

phí NVL chi tiết Nếu có hiện tượng vỡ chai ngoài định mức, tuỳ theo quyếtđịnh xử lý kế toán nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 111: Nếu thu bằng tiền mặt

Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương công nhân viên

Nợ TK 138: Nếu chờ xử lý

Có TK 621Tuy nhiên trường hợp này ít xảy ra Điển hình như tại tháng 8 lượngchai vỡ không bị vượt quá định mức vì vậy không phát sinh nghiệp vụ (4)trong quá trình hạch toán

(5) Đối với nhiên liệu, khi mua về Công ty không nhập kho mà xuấtthẳng tới nơi sử dụng luôn, khi đó kế toán nhập dữ liệu theo định khoản:

Nợ TK 627

Có TK 111

Ở đây, nhiên liệu là một loại NVL cũng không được theo dõi trên tàikhoản 152

2.2.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1

NVL tham gia vào quá trình sản xuất của Công ty rất đa dạng và phongphú, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên liên tục Do đó để hạchtoán một cách hiệu quả kế toán phải sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách saocho hợp lý để có thể quản lý việc nhập xuất một cách chi tiết Để giám sát vàphản ánh kịp thời, đầy đủ về sự biến động của NVL, từ đó làm cơ sở ghi sổ kếtoán, kế toán sử dụng chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, phiếu kiểm nghiệm,phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… sổ sách được sử dụng để hạch toán chi tiếtlà: Thẻ kho, sổ chi tiết nhập vật tư, sổ chi tiết xuất vật tư…

Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty PSC.1 được tiến hành theo phươngpháp ghi thẻ song song Phương pháp này giúp cho việc hạch toán NVL tạikho và phòng kế toán có sự phối hợp chặt chẽ, thuận tiện cho việc kiểm tra,

đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cungcấp thông tin nhanh chóng đáp ứng yêu cầu quản lý.

Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở công ty PSC.1 như sau:

* Tại kho:

Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện trên “Thẻ kho”, thủ khotheo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứNVL chỉ đơn thuần theo chỉ tiêu số lượng, mỗi tờ “Thẻ kho” được mở riêngcho một thứ NVL Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập - xuất - tồn đã đượckiểm tra, phân loại thủ kho tiến hành ghi vào “Thẻ kho” theo đúng số thựcnhập, thực xuất của từng thứ NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻkho theo thứ tự thời gian

Cuối ngày, thủ kho phải cộng số luỹ kế và rút lượng tồn hàng ngày

Ví dụ: Ngày 01/08/2008 thủ kho nhận được hàng và “Hoá đơn GTGT”

của việc mua Xylen của Việt Quang Phát như sau: (Biểu 2.01)

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG MK/2006B Liên 2: Giao khách hàng

Ngày 01 tháng 8 năm 2008

Đơn vị bán hàng: Việt Quang Phát

Địa chỉ:

Số tài khoản:

Điện thoại: Mã số thuế:

Họ và tên người mua hàng: A Cường

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1-Trung ương

Địa chỉ: 145 Hồ Đắc Di – Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản + TM Mã số thuế:

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền