Tài liệu hướng dẫn sử dụng cổng dịch vụ công trực tuyến và phần mềm một cửa điện tử (dành cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ)

Các bước thực hiện Bước 1: Cán bộ chọn “Tiếp nhận trực tuyến” rồi chọn hồ sơ cần xử lý tại danh sách Bước 2: NSD chọn “Thành phần hồ sơ” và kiểm tra các thành phần hồ sơ nộp vào Bước

T ẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VIETTEL

M ỤC LỤC

PH ẦN 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG 5

PH ẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 7

1 Tiếp nhận hồ sơ 7

1.1 Tiếp nhận một cửa 7

1.1.1 Ý nghĩa 7

1.1.2 Thao tác 7

1.2 Tiếp nhận trực tuyến 10

1.2.1 Ý nghĩa 10

1.2.2 Các bước thực hiện 10

1.3 Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ 11

1.3.1 Ý nghĩa 11

1.3.2 Bước thực hiện 11

1.4 Từ chối tiếp nhận hồ sơ 11

1.4.1 Ý nghĩa 11

1.4.2 Các bước thực hiện 11

1.5 In phiếu kiểm soát 12

1.5.1 Ý nghĩa 12

1.5.2 Thao tác 12

1.6 Sửa chữa hồ sơ 13

1.6.1 Ý nghĩa 13

1.6.2 Thao tác 13

1.7 Xóa hồ sơ 14

1.7.1 Ý nghĩa 14

1.7.2 Thao tác 14

1.8 In hướng dẫn 15

1.8.1 Ý nghĩa 15

1.8.2 Thao tác 15

1.9 Sao chép hồ sơ 16

1.9.1 Ý nghĩa 16

1.9.2 Thao tác 16

2 Bàn giao 17

2.1 Ý nghĩa 17

2.2 Các thao tác thực hiện 17

2.2.1 In phiếu bàn giao 17

2.2.2 Bàn giao hồ sơ 18

3 Thanh toán phí 19

4 Trả kết quả giải quyết 20

4.1 Ý nghĩa 20

4.2 Các các thao tác thực hiện 20

5 Tra cứu 20

5.1 Ý nghĩa 20

5.2 Thao tác 20

5.3 Các chức năng 21

5.3.1 Xem chi tiêt hồ sơ 21

5.3.2 Xem nhật ký xử lý 22

6 Thống kê báo cáo 22

6.1 Ý nghĩa 22

6.2 Thao tác chọn chức năng Thống kê báo cáo 22

6.3 Các tiêu chí, chức năng lựa chọn phục vụ tạo báo cáo 23

6.3.1 Nhóm dữ liệu 23

6.3.2 Từ ngày – đến ngày 23

6.4 Tuỳ chọn xây dựng báo cáo riêng theo các tiêu chí mong muốn 23

6.5 Danh mục các loại báo cáo 23

6.5.1 Hồ sơ tiếp nhận trực tiếp 24

6.5.2 Hồ sơ tiếp nhận trực tuyến 24

6.5.3 Hồ sơ đã trả kết quả 24

6.5.4 Hồ sơ hoàn thành giải quyết 24

6.5.5 Hồ sơ từ chối giải quyết 24

6.5.6 Hồ sơ rút không giải quyết 24

6.5.7 Hồ sở đang thụ lý giải quyết 25

6.5.8 Hồ sơ tạm dừng bổ sung điều kiện 25

6.5.9 Hồ sơ chờ tiếp nhận trực tuyến 25

6.5.10 Hồ sơ chờ bàn giao thụ lý 25

6.5.11 Hồ sơ chờ hoàn thành thanh toán 25

6.5.12 Tổng hợp hồ sơ của đơn vị 25

6.5.13 Tổng hợp hồ sơ cả năm của đơn vị 25

6.5.14 Mức độ hài lòng dịch vụ của đơn vị 25

6.5.15 Mức độ hài lòng lịch vụ cả năm của đơn vị 25

6.5.16 Tổng hợp đánh giá cán bộ 25

7 Đổi thông tin tài khoản 26

PH ẦN 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG

Người sử dụng truy cập vào hệ thống một cửa điện tử tỉnh Hậu Giang qua địa chỉ:

https://motcua.haugiang.gov.vn/ Sau đó chọn nút Đăng nhập

Hệ thống sẽ tự động chuyển sang giao diện đăng nhập bằng Hệ thống xác thực tập trung của tỉnh Hậu Giang

NSD thực hiện nhập “Tên đăng nhập” và “Mật khẩu” Sau đó, bấm chọn “Đăng

nh ập” hoặc “Enter” trên bàn phím Sau khi đăng nhập thành công hệ thống sẽ hiển thị

màn hình trang chủ của trang hành chính “Một cửa” (tùy từng đối tượng sử dụng được

cấp quyền sử dụng các chức năng của hệ thống mà màn hình trang chủ có các chức năng hiển thị khác nhau) Tại màn hình trang chủ, NSD có thể thực hiện các chức năng của hệ

thống

PH ẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1 Tiếp nhận hồ sơ

1.1 Tiếp nhận một cửa

1.1.1 Ý nghĩa

Chức năng “Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC)” cho phép NSD là cán

bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật thông tin của các hồ sơ, TTHC do công dân nộp trực tiếp tại

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả In phiếu hẹn trả kết quả hồ sơ

1.1.2 Thao tác

1.1.2.1 Thêm mới hồ sơ

Bước 1: Cán bộ tiếp nhận nhấp chọn “Tiếp nhận một cửa” sau đó click chọn “thêm hồ

sơ mới”

Bước 2: Cán bộ chọn loại “thủ tục hành chính” phù hợp rồi chọn “Đồng ý”:

Bước 3: Cán bộ nhập đầy đủ “Thông tin chủ hồ sơ” và “Thành phần hồ sơ” sau đó

chọn “Tiếp Nhận”:

1.1.2.2 In phiếu hẹn

Sau khi NSD hoàn thành xác nhận tiếp nhận hồ sơ, NSD in phiếu hẹn cho cá nhân/tổ chức, các thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn tại cột “Thao tác”

Bước 2: NSD chọn “In phi ếu biên nhận”

Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị phiếu hẹn, NSD chọn vào hình để in:

Bước 4: NSD lựa chọn máy in phù hợp và nhấn “Print”

1.2 Tiếp nhận trực tuyến

1.2.1 Ý nghĩa

Chức năng “Tiếp trực tuyến” cho phép NSD là cán bộ tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận

những hồ sơ nộp trực tuyến trên cổng hành chính công

1.2.2 Các bước thực hiện

Bước 1: Cán bộ chọn “Tiếp nhận trực tuyến” rồi chọn hồ sơ cần xử lý tại danh sách

Bước 2: NSD chọn “Thành phần hồ sơ” và kiểm tra các thành phần hồ sơ nộp vào

Bước 3: cán bộ chọn “Xử lý hồ sơ” sau đó một trong các chức năng “yêu cầu hoàn thi ện hồ sơ” hoặc “từ chối tiếp nhận hồ sơ” hoặc “bàn giao thụ lý”

1.3 Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ

Bước 2: NSD chọn “Yêu c ầu hoàn thiện trực tuyến”

Bước 3: NSD điền các thông tin tại mục“ Ý ki ến cán bộ”

Bước 1: NSD nhấp chuột vào “Từ chối tiếp nhận”

Bước 2: NSD điền “Ý kiến cán bộ”,

Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị phiếu hẹn, NSD chọn vào hình để in

Bước 4: NSD lựa chọn máy in phù hợp và nhấn “Print”

1.6 Sửa chữa hồ sơ

1.6.1 Ý nghĩa

Giúp NSD sửa lại thông tin những hồ sơ đã tiếp nhận và chưa bàn giao cho phòng chuyên môn

1.6.2 Thao tác

Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn tại cột thao tác

Bước 2: NSD chọn “S ửa chữa hồ sơ”

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị những thông tin hồ sơ đã nhập trước đó, NSD sửa lại những thông tin cần thiết

Bước 4: Chọn “Lưu hồ sơ” để lưu lại

1.7 Xóa hồ sơ

1.7.1 Ý nghĩa

Giúp NSD xóa hồ sơ đã tiếp nhận nhưng chưa bàn giao cho phòng chuyên môn

1.7.2 Thao tác

Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn tại cột thao tác

Bước 2: NSD chọn “Xóa h ồ sơ”

Bước 3: Hệ thống sẽ hiện thông báo, NSD chọn “OK” để xác nhận xóa hồ sơ

Bước 1: Từ màn thành tiếp nhận hồ sơ, NSD chọn “Hướng dẫn thủ tục”

Bước 2: NSD lựa chọn thủ tục hành chính, điền thông tin cá nhân/tổ chức cần in hướng dẫn

Bước 1: Tại danh sách hồ sơ vừa tiếp nhận, NSD chọn tại cột thao tác

Bước 2: NSD chọn “Sao chép h ồ sơ”

Bước 1: Cán bộ chọn “Bàn giao h ồ sơ” tại menu chức năng

Bước 2: tại cột thao tác, NSD chọn nút “ ” tương ứng với hồ sơ cần bàn giao

Bước 3: NSD chọn “In phi ếu bàn giao”

Bước 4: Màn hình sẽ hiển thị Bàn giao, NSD chọn vào hình để in

Bước 5: NSD lựa chọn máy in phù hợp và nhấn “Print”

3 Thanh toán phí

Thu phí

Cán bộ click “Thu phí” rồi chọn hồ sơ cần xử lý:

Cán bộ có thể “Tra c ứu hóa đơn” và “in biên lai” tại mục “thanh toán”

Trường hợp Tổ chức công dân chưa nộp phí, Cán bộ chọn “yêu c ầu nộp phí lại”, nhập

“l ệ phí”, “phí” sau đó click “xác nhận”:

Hoàn thành thu phí

Trong trường hợp công dân tổ chức đã thanh toán phí thành công, Cán bộ chọn “Đã hoàn thành thu phí ” và click “xác nh ận”:

4 Trả kết quả giải quyết

4.1 Ý nghĩa

Cho phép NSD trả kết quả giải quyết của những hồ sơ đã hoàn thành giải quyết

4.2 Các các thao tác thực hiện

Bước 1: NSD chọn “Tr ả kết quả” từ menu các chức năng

Bước 2: NSD chọn “Ch ờ trả kết quả” và chọn hồ sơ cần xử lý

Bước 3: NSD chọn mục “X ử lý hồ sơ” rồi click “trả kết quả”

5.3 Các chức năng

5.3.1 Xem chi tiêt hồ sơ

Giúp hiển thị nhật ký quá trình giải quyết của một hồ sơ

Tại màn hình “Tra c ứu hồ sơ”, NSD chọn vào một hồ sơ ở trước mỗi hồ sơ sau đó

nhấn vào nút

Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hồ sơ như sau:

Xem tài liệu của một hồ sơ:

NSD nhấp trọng “Thành ph ần hồ sơ”

Tại màn hình này, NSD có thể xem danh sách các tài liệu thuộc hồ sơ đã chọn

5.3.2 Xem nhật ký xử lý

NSD nhấp chọn chức năng “Nhật ký sửa đổi”

6 Thống kê báo cáo

6.1 Ý nghĩa

Giúp NSD thống kê, báo cáo tình hình giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo nhiều tiêu chí, phân quyền theo các phạm vi khác nhau Hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý của cơ quan quản lý nhà nước

6.2 Thao tác chọn chức năng Thống kê báo cáo

Tại giao diện chính sau khi đăng nhập, NSD chọn chức năng “Th ống kê báo cáo”

tại menu bên trái

6.3 Các tiêu chí, chức năng lựa chọn phục vụ tạo báo cáo

Các báo cáo khi kết xuất đều cho phép lựa chọn các tiêu chí phục vụ việc báo cáo được chi tiết, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của NSD Dưới đây là các nút lựa chọn tiêu chí chính:

6.3.1 Nhóm dữ liệu

Nhóm tiêu chí “dữ liệu” được chia làm 2 hạng mục:

- Thủ tục: Báo cáo theo danh mục các thủ tục hành chính

- Cơ quan: Báo cáo theo từng cơ quan, đơn vị

6.3.2 Từ ngày – đến ngày

Đây là tiêu chí chọn báo cáo đối với các hồ sơ phát sinh, xử lý trong khoảng thời gian

“từ ngày” đến khoảng thời gian “đến ngày”

6.4 Tuỳ chọn xây dựng báo cáo riêng theo các tiêu chí mong muốn

Đây là chức năng đặc biệt, hỗ trợ NSD kết xuất, khởi tạo báo cáo theo đúng nhưng gì mình mong muốn, với đầy đủ các công cụ hỗ trợ, đảm bảo đúng các tiêu chí cần thiết

Lựa chọn chức năng này bằng cách click vào “Tuỳ chọn”:

Sau đó hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ các tiêu chí để có thể xây dựng, khởi tạo 1 báo cáo

mà NSD mong muốn NSD có thể lựa chọn 1 hoặc nhiều tiêu chí trong đó, tạo thành các báo cáo của riêng mình Đây chính là các “cột” dữ liệu sẽ được đưa ra khi xuất báo

cáo.Sau khi lựa chọn các tiêu chí báo cáo theo nhu cầu, NSD tiến hành chọn nút “Tạo báo cá o” Kết quả sẽ cho ra báo cáo với đầy đủ các tiêu chí đã lựa chọn

6.5 Danh mục các loại báo cáo

Hiện tại, phần mềm đang đã có 16 loại báo cáo thống kê đang hoạt động gồm:

6.5.1 Hồ sơ tiếp nhận trực tiếp

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm hành chính công tỉnh và Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các đơn vị

6.5.2 Hồ sơ tiếp nhận trực tuyến

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ mà cá nhân, tổ chức nộp qua cổng Dịch vụ công trực tuyến tỉnh

6.5.3 Hồ sơ đã trả kết quả

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đã xử lý xong và đã trả kết quả tới người dân,

tổ chức

6.5.4 Hồ sơ hoàn thành giải quyết

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đã giải quyết xong các bước chuyên môn, đang nằm ở khâu chờ trả kết quả cho người dân, tổ chức

6.5.5 Hồ sơ từ chối giải quyết

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ bị các phòng ban, lãnh đạo đơn vị từ chối giải quyết Bao gồm lý do rõ ràng

6.5.6 Hồ sơ rút không giải quyết

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đang trong quá trình giải quyết nhưng người dân, tổ chức yêu cầu rút hồ sơ, không có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính nữa

6.5.7 Hồ sở đang thụ lý giải quyết

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đang nằm tại phòng chuyên môn, đang trong quá trình thụ lý giải quyết

6.5.8 Hồ sơ tạm dừng bổ sung điều kiện

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ đang tạm dừng, chờ người dân, tổ chức bổ sung các điều kiện còn thiếu

6.5.9 Hồ sơ chờ tiếp nhận trực tuyến

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ người dân, tổ chức đã nộp trực tuyến, đang chờ bộ phận tiếp nhận xem xét để tiếp nhận

6.5.10 Hồ sơ chờ bàn giao thụ lý

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ nằm ở bước chờ bàn giao cho cán bộ chuyên môn thụ lý hồ sơ

6.5.11 Hồ sơ chờ hoàn thành thanh toán

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ chờ người dân, tổ chức thanh toán phí, lệ phí

của hồ sơ

6.5.12 Tổng hợp hồ sơ của đơn vị

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ được tiếp nhận, xử lý, giải quyết, trả kết quả tại 1 đơn vị

6.5.13 Tổng hợp hồ sơ cả năm của đơn vị

Báo cáo này thống kê toàn bộ các hồ sơ được tiếp nhận, xử lý, giải quyết, trả kết quả tại 1 đơn vị trong 1 năm

6.5.14 Mức độ hài lòng dịch vụ của đơn vị

Báo cáo này thống kê mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi tiến hành thực hiện

thủ tục hành chính tại 1 đơn vị

6.5.15 Mức độ hài lòng lịch vụ cả năm của đơn vị

Báo cáo này thống kê mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi tiến hành thực hiện thủ tục hành chính tại 1 đơn vị trong 1 năm

6.5.16 Tổng hợp đánh giá cán bộ

Báo cáo này thống kê mức độ hài lòng của người dân, tổ chức khi tiến hành thực hiện thủ tục hành chính tại toàn bộ các đơn vị

7 Đổi thông tin tài khoản

NSD có thể đổi thông tin tài khoản như Họ tên, ảnh đại diện, mật khẩu tài khoản

Để đổi mật khẩu tài khoản NSD thực hiện các thao tác:

Bước 1: NSD nhấp chuột vào tên của mình

Bước 2: NSD chọn thông tin tài khoản và cập nhật

 Chú ý: để đổi tài khoản mật khẩu tài khoản chỉ cần đổi mật khẩu trong hệ thống thư công vụ tỉnh