Tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Kỹ thuật Technimex

Tổ chức hạch toán Kế toán tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Kỹ thuật Technimex

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT

NHẬP KHẨU KỸ THUẬT TECHNIMEX

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX

* Khái quát chung

Tên gọi: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex

Tên giao dich quốc tế: technique import export joint stock company

Tên viết tắt: technimex jsc

Trụ sở chính: 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội

Công ty cổ phầp xuất nhập khẩu kỹ thuật được thành lập từ năm 1982

và đã đi vào hoạt động được hơn 20 năm Quá trình hoạt động của công ty

có thể chia làm 3 giai đoạn

- Giai đoạn 1982-1992:

Do nhu cầu hợp tác phát triển khoa học kỹ thuật với nước ngoài cũng như được sự uỷ quyền của hội đồng bộ trưởng, ngày 06/10/1982 Giáo sư Đặng Hữu Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước đã ký quyết định 112/QĐ về việc thành lập công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật

Trụ sở chính của công ty được đặt ở 70 Trần Hưng Đạo Hà Nội Chức năng chính của công ty giai đoạn này là trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết các hợp đồng về hợp tác khoa học kỹ thuật đã được thoả thuận trong các hiệp định, nghị định thư của chính phủ Việt Nam với chính phủ các nước khác

- Giai đoạn 1993- 2001:

Trong giai đoạn này thực hiện chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước theo nghị định 388/HĐBT, Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã ra quyết định sáp nhập Công ty ứng dụng và phát triển Năng lượng Hạt nhân vào Công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật, cùng với nó là việc phê duyệt lại điều lệ tổ chức của công ty

Công ty đã có các phòng ban nghiệp vụ và hai trung là Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân và trung tâm triển khai công nghệ mới và chi nhánh của công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh

Các hoạt động của công ty trong giai đoạn này là:

+ Chuyển giao công nghệ: Đầu tư từ quỹ phát triển sản xuất cùng với các cơ sở nghiên cứu, cán bộ khoa học thực hiện nghiên cứu ứng dụng, chuyền giao công nghệ tiên tiến vào thực tế

+ Đầu tư phát triển các hoạt động về triển khai dịch vụ khoa học và sản xuất

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu

- Giai đoạn 2001 đến nay

Ngày 20/11/2001 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi Trường

đã ký quyết định số 2625/QĐ-BKHCNMT chuyển đổi pháp nhân kinh doanh của công ty từ loại hình doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần Đây thực sự là một cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển của công ty

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu kỹ thuật- Technimex là pháp nhân thừa kế toàn bộ quá trình hình thành và phát triển của công ty Xuất nhập khẩu kỹ thuật

1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX

* Ngành nghề kinh doanh

- Kinh doanh XNK vật tư, máy móc thiết bị trong các lĩnh vực:

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu và sản xuất gồm: Thiết bị công nghệ sinh học, thiết bị y tế, thiết bị tin học, viễn thông; thiết bị hạt nhân; thiết bị lạnh, điều hoà không khí; thiết bị điện thí nghiêm; thiết bị công nghệ hàn cao cấp; phương tiện vận tải, phụ tùng thay thế; thiết bị vật tư máy móc phục vụ công nghiệp, nông lâm ngư nghiệp

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu hoá chất tinh khiết, chất thử thí nghiệm, xét nghiệm và phục vụ sản xuất

+ Kinh doanh sách, tạp chí khoa học kỹ thuật trên giấy và trên đĩa CD-ROM

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, vật liêu, thiết bị văn phòng, hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc

+ Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng tư liệu tiêu dùng, hàng tư liệu sản xuất.

- Dịch vụ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ

+ Tư vấn chuyển giao công nghệ và đầu tư trong lĩnh vực công nghệ- môi trường

+ Xuất nhập khẩu lao động kỹ thuật; lao động có hàm lượng chất xám cao

+ Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực môi trường; viễn thông; điện công nghiệp, điện dân dụng

+ Thi công xây lắp các công trình khoa học, kỹ thuật, dân dụng, điều hoà không khí, kỹ thuật lạnh

* Đặc điểm kinh doanh

Để tiến hành nhập khẩu hàng hoà, công ty phải tiến hàng ký kết các hợp đồng mua bán với nước ngoài thông qua hình thức đàm phán, giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng cố định, phí công ty căn cứ vào đơn đặt hàng của bên bán, bên uỷ thác Công ty sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh Sau đó cùng với vịêc đàm phán có kết quả, Công ty tiến hành ký kết các hợp đồng ngoại chính thức Hợp đồng này phải được ký kết theo đúng nguyên tắc, đúng quy định của pháp luật hiện hành, phải có chữ ký hợp pháp đại diện hai bên Hợp đồng phải được thể hiện dưới hình thức bằng văn bản tiếng Anh hoặc tiếng Việt

Theo đó đối với hoạt động nhập khẩu Công ty phải tiến hành các bước sau đây:

Hoạt động nhập khẩu ở công ty được tiến hành theo hai phương thức:

- Nhập khẩu trực tiếp: Có áp dụng ở Công ty ở hai hình thức là:

+ Nhập về sau đó mới bán nhưng điều này rất ít vì căn cứ vào nhu cầu thị trường kỳ trước

+ Nhập hàng về trên cơ sở đã ký kết hợp đồng với khách hàng trong nước, đây là hoạt động chủ yếu của Công ty

- Nhập khẩu uỷ thác: Đối với phương thức này Công ty tiến hành trên cơ sở

ký kết hợp đồng với khách hàng trong nước Những khách hàng không có đủ điều kiện chuyên môn, đủ tư cách pháp nhân để tiến hành nhập khẩu hàng hoá) gọi là các hợp đồng nội, sau đó nhập hàng về cho họ và hưởng % hoa hồng nhất định gọi là phí uỷ thác ( % hoa hồng chính là doanh thu của Công

ty ) Ở công ty mức phí này khoảng từ 1%-3% tuỳ theo giá trị hàng hoá và mức độ phức tạp cũng như quãng đường vận chuyển ( nếu mua theo giá FOB)

Cũng chính vì đặc điểm này mà Công ty thường không có hàng tồn kho

và hàng về là Công ty giao cho khách hàng của mình ngay trên cơ sở hai bên

đã thanh toán cho nhau Nếu hợp đồng nội có liên quan đến nhiều hợp đồng

Ký kết hợp

đồng nhập

khẩu

Xin phép giấy nhập khẩu

Mở L/C khi bên báo

Đôn đốc bên bán giao hàng

Thuê tàu

Giao hàng cho đơn vị đặt hàng

Kiểm tra hàng hoá

Nhận hàng Làm thủ

tục hải quan

Làm thủ

tục thanh

toán

Giải quyết khiếu nại (nếu có)

ngoại thì để giảm các chi phí liên quan và đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng thời hạn thì Công ty phải lưu trữ hàng hoá trong kho để chờ đủ hàng giao cho khách.

Công ty thường nhập hàng theo giá CIF ( mua hàng tại cảng Việt Nam theo đó giá đã bao gồm cả bảo hiểm và chi phí vận chuỷên) Công ty không phải tiến hành bước (1) và (2), sau đó trên cơ sở hóa đơn chứng từ về hàng hoá Công ty tiến hành thanh toán với khách hàng

Đôi khi Công ty cũng tiến hành mua theo giá FOX, theo phương thức này Công ty phải mua bảo hiểm hàng hoá và thuê tàu vận chuyển về Việt Nam ( Công ty phải tiến hành cả bứơc (1) và (2)) Mức giá mà Công ty đòi khách hàng của mình bao gồm cả hai loại phí này

Xuất phát từ hoạt động của mình Công ty có sử dụng 3 phương thức thanh toán chủ yếu:

* Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty

BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH

Ngày 31 tháng 07 năm 2007

Đvt: đồng

1.Tổng doanh thu 01 140.862.112.538 118.595.857.892 Các khoản giảm trừ (03=05+06+07) 02 - 1.487.787.000

6 Chí phí quản lý doanh nghiệp 22 5.317.277.124 4.778.511.502

7 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 11.785.251.411 6.113.711.242

8 Doanh thu hoạt động tài chính 31 332.682.321 301.345.208

9 Chi phí hoạt động tài chính 32 1.262.393.662 1.591.873.757

12.Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40+50) 60 10.895.920.779 5.082.260.379

13 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 3.050.857.818 1.423.032.906

14 Lợi nhuận sau thuế(80=60+70) 80 7.845.062.961 3.659.227.473

(Bảng 1: Báo cáo sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX năm 2007)

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX tương đối gọn nhẹ và đảm bảo hiệu quả cao về quản lý Công

ty có 5 phòng ban, 2 trung tâm và 1 chi nhánh tại TP HCM

Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến (một cấp) Toàn bộ mọi hoạt động của Công ty đều chịu sự quản lý thống nhất của ban giám đốc Công ty Kiểu cơ cấu này có ưu điểm tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa phải thi hành những chỉ thị khác nhau thậm chí mâu thuân nhau của người phụ trách

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX

 Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan cao nhất hoạch định chiến lược kinh doanh phát triển của toàn thể Công ty Đại hội đồng cổ đông họp 12 tháng một lần để bầu ra các cơ quan chức năng các chức vụ chủ chốt của Công ty

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

KẾ TOÁN

PHÒNG

DỰ ÁN KHOA HỌC

PHÒNG KINH DOANH

VÀ XNK

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ SINH HỌC

V.P ĐẠI DIỆN TẠI TPHCM

TRUNG TÂM LẮP ĐẶT VÀ BẢO HÀNH THIẾT BỊ

như: Hội đồng quản trị, ban kiểm soát Xem xét và đánh giá các hoạt động của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát, quyết định tổ chức quản lý Công ty

 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị do Đại hội đồng tín nhiệm bầu ra Hội đồng quản trị

là cơ quan quản lý cao nhất mọi hoạt động của Công ty Là cơ quan đưa ra các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nhiệm kỳ hoạt động của mình Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và các cán bộ quan trọng khác của Công ty, quyết định cơ cấu tổ chức

 Ban kiểm soát

Ban kiểm soát được thành lập ra với mục đích theo dõi các công tác hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban điều hành trong nhiệm kỳ hoạt động Cụ thể, Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý điều hành Công ty trong ghi chép sổ sách kế toán cũng như trong báo cáo tài chính và các báo cáo khác của Công ty

 Ban điều hành

Đây là cơ quan giữ vai trò trọng trách cao nhất và trực tiếp nhất đối với mọi hoạt động của Công ty, là đại diện pháp lý của Công ty trước pháp luật Ban điều hành có quỳên quyết định đến mọi hoạt động hàng ngày của Công

ty, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện kinh doanh và phương án đầu tư, kiến nghị phương án tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của Công ty Ban điều hành do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế Toán trưởng

 Các phòng chức năng

- Các trưởng phòng: trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trứoc Ban giám đốc về nhiệm vụ được giao, đồng thời có

nhiệm vụ cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc

- Các trung tâm: Là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành của Giám đốc Công ty

- Phòng hành chính tổng hợp: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng

và các nhân viên Phòng hành chính tổng hợp giữ nhiệm vụ quản lý chung

về mặt nhân sự đối với toàn Công ty

- Phòng tài chính kế toán: Bao gồm kế toán trưởng và các kế toán viên,

là nơi tiến hành mọi hoạt động về kế toán, tài chính, giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phòng dự án khoa học kỹ thuật: Bao gồm trưởng phòng, một phó phòng và các nhân viên, là nơi chuyên cung cấp các thiết bị nghiên cứu khoa học kỹ thuật, các thiết bị thí nghiệm chuyên sâu trong các lĩnh vực như: Công nghệ sinh học, vật liệu, đo lường…

- Phòng kinh doanh và XNK: Bao gồm một trưởng phòng, phó phòng

và các nhân viên, là phòng được thành lập từ khởi đầu Ngoài chức năng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và XNK còn giữ vai trò khai thác các mảng sản phẩm và dịch vụ mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Trung tâm công nghệ sinh học: Nhằm hỗ trợ các dự án về thiết bị công nghệ sinh học, trung tâm được thành lập với nhiệm vụ cung cấp các sản phảm mới, các phương pháp nghiên cứu mới trong lĩnh vực này

- Trung tâm lắp đặt và bảo hành thiết bị: Trung tâm được thành lập với nhiệm vụ theo dõi, bảo dưỡng duy trì và thực hiện các dịch vụ sau bán hàng với các thiết bị do Công ty cung cấp

- Văn phòng đại diện tại TPHCM

Trụ sở: 120- Sương Nguyệt Ánh- TPHCM

Là đại điện pháp lý của Công ty đối với các hợp đồng cung cấp thiết bị Ngoài chức năng này, văn phòng còn là cơ sở liên lạc của Công ty, là cơ quan thực hiện các hoạt động triển khai thực hiện hợp đồng, theo dõi, cung ứng sản phẩm hàng hoá kịp thời, hướng dẫn sử dụng và thực hiện các dịch

vụ sau bán hàng

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK KỸ THUẬT TECHNIMEX

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty tương đối gọn nhẹ và đạt hiệu quả Các bộ phận có các chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau và đảm bảo hoạt động được nhịp nhàng thông suốt

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX là mô hình tập trung, chịu trách nhiệm theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý, ghi sổ hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tổng hợp và lập báo cáo chung của toàn Công

ty Bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần XNK kỹ thuật

Kế toán công nợ, TSCĐ

Kế toán kho, giá vốn

Kế toán thuế và NSNN

Thủ

quỹ

Thủ kho

* Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất trong phòng Tài chính - kế

+ Là người hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Công

ty, Ban giam đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ tài chính kế toán phát sinh trong Công ty

+ Có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán tài chính 6 tháng 1 lần và các báo cáo quyết toán quản trị ( theo yêu cầu của Hội đồng quản trị ) trình lên Ban Giám đốc Công ty

+ Có trách nhiệm tư vấn cho Ban Giám đốc Công ty về tất cả các nghiệp vụ kế toán tài chính

+ Có trách nhiệm giải trình các số liệu kế toán với Hôi đồng quản trị, Ban kiểm soát sau mỗi 6 tháng và với tất cả các cổ đông tại các Đại hội đại biểu cổ đông thường niên

* Phó trưởng phòng tài chính - kế toán: Là người thay mặt kế toán trưởng

điều hành các công việc của phòng kế toán khi Kế toán trưởng vắng mặt Do đặc thù của Công ty, Phó trưởng phòng Tài chính- kế toán là người trực tiếp thực hiện công vịêc của một kế toán của một phần hành theo sự phân công của kế toán trưởng

* Kế toán tiền mặt: Là người trực tiếp lập các phiếu thu, chi; tính ra tiền

lương, tiền thưởng trong tháng trên cơ sở bảng chấm công của phòng Tổng hợp; tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng tỷ lệ quy định

+ Có quyền kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ gốc trước khi lập phiếu

+ Có trách nhiệm giải trình các phiếu thu, chi đã lập với Kế toán trưởng

+ Hàng tháng phải đối chiếu số phát sinh với Thủ quỹ

* Kế toán tiền gửi ngân hàng, thanh toán: Là người có trách nhiệm cập

nhật toàn bộ các chứng từ phát sinh tại ngân hàng vào phần mềm kế toán.+ Có trách nhiệm lập và chuyển các lệnh chuyển tiền, L/C, hợp đônngf tín dụng, thư bảo lãnh…ra ngân hàng

+ Có trách nhiệm lập các sổ cái tiền gửi ngân hàng, đối chiếu các số dư giữa sổ phụ và sổ cái

* Kế toán công nợ, tài sản cố định: Là người trực tiếp theo dõi cũng như

lên kế hoạch trả tất cả các khoản nợ của Công ty với khách hàng ( trừ nợ vay ngân hàng), các khoản nợ của khách hàng đối với Công ty

+ Có trách nhiệm cập nhật toàn bộ các hoá đơn đã xuất trong ngày.+ Đầu hàng tuần phải báo cáo lên Kế toán trưởng tình hình công nợ của toàn Công ty đến cuối tuần trước

+ Theo dõi tình hình biến động TSCĐ của Công ty

* Kế toán kho, giá vốn hàng bán: Là người có trách nhiệm nhận, kiểm tra

toàn bộ các chứng từ liên quan đến hàng hoá Công ty mua về, copy lưu giữ

bộ chứng từ đầu vào (hoá đơn), chuyển bản gốc các hoá đơn cho bộ phân kế toán thuế lưu giữ

+ Có trách nhiệm lập toàn bộ các hoá đơn hàng xuất, tính giá vốn hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác lập Báo cáo quyết toán

+ Hàng tháng phải tiến hành kiểm kê, đối chiếu hàng tồn kho trên sổ sách với hàng tồn kho thực tế với Thủ kho.

* Kế toán thuế và ngân sách Nhà nước: Là người hàng tháng phải có trách

nhiệm lập và gửỉ các Báo cáo thuế hàng tháng tới cơ quan thuế đúngthời hạn quy định của Nhà nước

+ Theo dõi, yêu cầu các bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gưỉ ngân hàng nộp toàn bộ các khoản nợ ngân sách đúng kỳ hạn

* Thủ quỹ: Là người bảo quản, giữ gìn tiền mặt trong Công ty.

+ Thu, chi tiền, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, ghi sỗ quỹ hàng ngày, thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán tiền mặt

+ Kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định

+ Giúp đỡ và tạo điều kiện cho kế toán tiền mặt trong việc sắp xếp và bảo quản chứng từ hàng tháng

* Thủ kho: Là người bảo quản, giữ gìn vật tư hàng hoá của Công ty.

+ Có trách nhiệm trong việc nhập hàng vào kho hoặc xuất hàng cho khách hàng phải theo đúng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho mà kế toán kho đã lập.+ Ghi sổ vật tư hàng hóa theo thực tế nhập - xuất hàng ngày để cuối mỗi tháng đối chiếu sổ sách với kế toán kho, tránh trường hợp thiếu hụt, nhầm lẫn vì mặt hàng của Công ty rất đa dang và phong phú Từ đó, kiểm tra vật tư hàng hoá trong kho để đảm bảo đủ, đúng số lượng

2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán trong Công ty cổ phần XNK kỹ thuật TECHNIMEX.

Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với Nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của Nhà nước