Xay dung he tin hoc quan ly nhan su tai cong ty 119800

Trong tiến trình hội nhập kinh tế chung các doanh nghiệp phải tự nângcao chất lợng sản phẩm, giảm bớt thủ tục trong quản lý nhằm tăng khả năngcạnh tranh của doanh nghiệp, để đứng vững tr

LờI NóI ĐầU

Chúng ta đang sống trong thế kỉ bùng nổ về Công nghệ thông tin nênviệc áp dụng tin học hoá vào tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống trở lên phổbiến nh ngân hàng, quân sự, tài chính, văn hóa-xã hội .để giải quyết cácbài toán quản lý Nó thay thế hoàn toàn các công việc quản lý thủ công tốnnhiều thời gian, nhân lực để thống kê, tổng hợp, phân tích đa ra các thôngtin phục vụ cho quá trình ra quyết định mà hiệu quả công việc không cao Bài toán quản lý là một bài toán phức tạp xét trên các góc độ khácnhau nh quy mô của tổ chức, mức độ khó của vấn đề cần giải quyết Tuynhiên đối với từng bài toán thì cần tới độ chính xác nhất định Trên thực tế

có rất nhiều bài toán cần giải quyết nhng bài toán quản lý nhân sự trongmột tổ chức là một bài toán đòi hỏi hệ thống phải biết sắp xếp công việcmột cách logic, đầy đủ và chính xác, phải có thông tin nhân sự nhanh chóngkhi cần thiết, phải khắc phục những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ.Bên cạnh đó phải phát huy đợc những u điểm nh tìm kiếm, cập nhập, sửa

đổi để hệ thống hoàn chỉnh

Trong tiến trình hội nhập kinh tế chung các doanh nghiệp phải tự nângcao chất lợng sản phẩm, giảm bớt thủ tục trong quản lý nhằm tăng khả năngcạnh tranh của doanh nghiệp, để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng.Trong đó, Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu trớc là Công ty 100% vốncủa Nhà nớc cũng không ngoài mong muốn tăng sức cạnh tranh của doanhnghiệp mình đối với các công ty bánh kẹo khác trên địa bàn cũng nh cáchãng bánh kẹo khác trong và ngoài nớc, Công ty cũng đã áp dụng tin họcvào các phòng ban nh trình quản lý nguyên vật liệu làm bánh kẹo, trình kếtoán mang lại lợi ích kinh tế, năng suất lao động và có độ tin cậy cao Đợcthực tập tại phòng tổ chức của công ty, em nhận thấy công việc quản lýnhân sự vẫn đợc thực hiện trên trình Excell, cha có một trình quản lý nhân

sự thực sự hợp lý Với kiến thức đã có đợc tại nhà trờng cùng với thực tếthiếu một trình quản lý nhân sự tại nơi thực tập, em quyết định chọn đề tài:

Xây dựng hệ tin học quản lý nhân sự tại Công ty

“ Xây dựng hệ tin học quản lý nhân sự tại Công ty

cổ phần bánh kẹo Hải Châu “

làm đề án thực tập cho mình

Mặc dù biết rằng hiện nay đã rất nhiều ngời giải quyết vấn đề này vàchúng đợc ứng dụng khá rộng Nhng không ngoài mục đích nào khác làtrau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm, em rất mong rằng sẽ rút ra đợcnhững bài học quý cho bản thân khi hoàn thành đề tài nay Đề tài này hoànthành sẽ thay thế hệ thống cũ đang sử dụng trên Excell của công ty vớinhững u điểm:

- Hệ thống quản lý nhân sự cho phép cập nhập chỉnh sửa, in ấnthông tin về nhân sự tiền lơng nhanh chóng chính xác Việc lu trữcũng trở lên vô cùng thuận tiện, an toàn lâu dài

- Phần mền quản lý nhân sự có thể đáp ứng các nhu cầu về mặtthông tin nhân sự cho ban lãnh đạo Tiết kiệm công sức vì chỉ cầnmột ngời đợc đào tạo là có thể thao tác đợc với phần mềm để đa ra

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới TS Trơng Văn Tú, Công ty cổ

phần bánh kẹo Hải Châu và Phòng tổ chức nơi tôi thực tập, cùng các bạn

bè đã giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này!

Chơng I

Tổng quan về môi trờng hiên tại của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

I.Giới thiệu về công ty bánh kẹo Hải Châu

I.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

 Tên gọi đầy đủ: Công ty bánh kẹo Hải Châu

 Tên giao dịch: Hai Chau confectionery Company

 Tên viết tắt: Hai Chau Company.

 Trụ sở: 15 Mạc Thị Bởi – Vĩnh Tuy – Hai Bà Trng – Hà Nội

 Điện thoại: ( 84- 04) 8624826 – 8627025

Nhà máy Hải Châu khới đầu bằng sự kiện ngày 16/11/1964, Bộ trởng

Bộ công nghiệp nhẹ ra quyết định số 305/ QĐBT tách Ban kiến thiết cơbản khỏi nhà máy miến Hoàng Mai, thành lập Ban kiến thiết và Chuẩn bịsản xuất Dới sự hớng dẫn của các chuyên gia Trung quốc từ Thợng Hải,Quảng Châu sang, bộ phận Kiến thiết và Chuẩn bị sản xuất khẩn trơng vừaxây dựng vừa lắp đặt thiết bị cho một phân xởng mỳ sợi

Tháng ba năm 1965 ngay đợt đầu tiên nhà máy đã tuyển 116 côngnhân cho phân xởng mỳ, 95 công nhân cho phân xởng kẹo Cũng thánh 3năm 1965 bộ cử 17 cán bộ trung cấp sang Trung Quốc học quy trình côngnghệ sản xuất mỳ, bánh kẹo, chế bién thực phẩm

Ngày 2/9/1965 xởng kẹo đã có sản phẩm xuất xởng bán ra thị trờng.cùng ngày vẻ vang của cả nớc (2/9) Bộ công nghiệp nhẹ thay mnặt Nhà nớcchính thức cắt băng khánh thành Nhà máy Hải Châu Nhà máy đặt trên đ-ờng Minh Khai nằm về phía Đông Nam thành phố Hà Nội thuộc phờngVĩnh Tuy quận Hai Bà Trng với diện tích 55.000 m2 của Nhà máy đợc chiathành các khu văn phòng 3000 m2, nhà xởng 23.000 m2, kho bãi 5.000 m2

và diện tích 24.000 m2 còn lại phục vụ công cộng Nhà máy bánh kẹo HảiChâu là một doanh nghiệp Nhà nớc, trực thuộc Tổng công ty mía đờng I, Bộnông nghiệp và phát triển Nông thôn

 Vốn đầu t ban đầu: Do chiến tranh đành phá của đế quốc Mỹnên công ty không còn lu giữ đợc số liệu vốn đầu t ban đầu

 Năng lực sản xuất:

 Phân xởng sản xuất mỳ sợi: Một dây sản xuất mỳ thanh( mỳ trắng) bán cơ giói, năng suất 1- 1,2 tấn/ca sau nâng lên 1,5- 1,7tấn/ca; thiết bị sản xuất mỳ ống 500- 800 kg/ca sau nâng lên 1 tấn/ca;hai dây mỳ vàng 1,2 – 1,5 tấn/ca sau nâng lên 1,8 tấn/ca

Sản phẩm chính: Mỳ sợi lơng thực, mỳ thanh, mỳ hoa

 Phân xởng bánh: Gồm một dây chuyền máy cơ giới công suất2,5 tấn/ca

Sản phẩm chính: Bánh quy ( Hơng thảo, quy dứa, quy bơ, quít)

Bánh lơng khô ( phục vụ Quốc phòng)

 Phân xởng kẹo: Gồm hai dây chuyền bán cơ giới công suất mỗidây chuyền 1,5 tấn/ca

Sản phẩm chính: Kẹo cứng, kẹo mềm ( chanh, cam, cà phê).

 Số cán bộ công nhân viên: Bình quân 850 ngời/năm

Trong thời kỳ này do chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ (1972) nênmột phần nhà xởng, máy móc thiết bị bị h hỏng Công ty đợc Bộ tách phânxởng kẹo sang Nhà máy miến Hà Nội thành lập Nhà máy Hải Hà ( Nay làcông ty bánh kẹo Hải Hà- Bộ công nghiệp)

là 2,4 – 2,5 tấn/ngày, bột canh có công suất 3,5 – 4 tấn/ngày Hai sảnphẩm này cha đợc thị trờng chấp nhận nên nhà máy chuyển sang bột canh.Sản phẩm này trở thành sản phẩm truyền thống của nhà máy

Năm 1978 Bộ công nhiệp thực phẩm điều động 4 dây chuyền sản xuất

mỳ ăn liền từ công ty Sam Hoa thành phố Hồ Chí Minh ra thành lập phân ởng mỳ ăn liền có công suất 2,5 tấn/ca, bốn dây chuyền này là thiết bị cũcủa Nhật trong đó có hai dây chuyền không chạy đợc phải thanh lý, mộtdây chuyền hỏng chỉ còn một dây chuyền chạy đợc Sản phẩm này cha đápứng nhu cầu thị trờng nên đã ngừng sản xuất

x-Năm 1982 nhận thấy nhu cầu ngày càng cao của thị trờng, nhà máyquyết định thanh lý hệ thống 6 dây chuyền sản xuất mỳ lơng thực và bổsung 2 lò thủ công sản xuất bánh kem xốp

Công ty đã tận dụng đợc mặt bằng và lao động đồng thời đầu t 12 lòsản xuất bánh kem xốp công suất 240kg/ca Đây là sản phẩm đầu tiên ởphía Bắc

Số lợng cán bộ công nhân viên: Bình quân 1250 ngời/năm

Năm 1991 Công ty lắp đặt thêm dây chuyền sản xuất bánh quy ĐàiLoan nớng bánh bằng lò điện tại khu xởng cũ Công suất 2,5 – 2,8 tấn/ca

Đây là một dây chuyền hiện đại, sản phẩm có chất lợng cao hợp thị hiếu

ngời tiêu dùng Việt Nam nên hiệu quả đạt đợc rất cao Sản phẩm này là mộttrong những sản phẩm chủ đạo của Nhà máy, đến nay Nhà máy đang phấn

đấu nâng công suất nên 3 – 3,5 tấn/ca

Số cán bộ công nhân viên: Bình quân 950 ngời/năm

Công ty đẩy mạnh sản xuất đi sâu vào các mặt hàng truyền thống( Bánh, kẹo), mua sắm thêm thiét bị mới, thay đổi mấu mã mặt hàng, nângcao chất lợng sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của ngời tiêu dùng

Năm 1993 nhận thấy sản phẩm cuả Nhà máy còn ở cấp trung bình vàthấp nên Giám đốc Nhà máy quyết định tạo ra một sản phẩm cao cấp củangành bánh để có thể cạnh tranh với thị trờng hiện tại và tơng lai Trongnăm, Nhà máy đầu t lắp đặt dây chuyền sản xuất bánh kem xốp của Tây

Đức ( đầu tiên của Việt Nam) công suất 1 tấn/ca, thực tế 0,75 tấn/ca và cóthể nâng công suất cao hơn nếu tiêu thụ tốt, mua thêm các lô lò nớng mới.Sản phẩm này đã đợc thị trờng chấp nhận và đây cũng là một sản phẩm caocấp trong ngành bánh

Năm 1994 Nhà máy đầu t thêm dây chuyền bánh kem xốp phủ sôcôlacủa Tây Đức, công suất 0,5 tấn/ca Đây là dây chuyền hiện đại nhất và sảnphẩm này cũng là sản phẩm cao cấp nhất của ngành bánh kẹo Việt Nam.Cũng trong năm 1994 Nhà máy đổi tên thành Công ty bánh kẹo Hải Châucho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Năm 1996 Công ty triển khai phơng án liên doanh với Bỉ sản xuất kẹoSôcôla Hiện nay sản phẩm này đang chiếm u thế trên thị trờng trong nớc vànớc ngoài ( số sản phẩm xuất khẩu là 70%) Cũng năm 1996 đã nghiên cứu

đa ra công nghệ bột canh iốt vào sản xuất Ngoài sự tài trợ của chơng trìnhQuốc gia PCRLI, đợc sự tài trợ của úc, trong chơng trình phòng chống rốiloạn do thiếu iốt, Công ty đã đầu t thiết bị trên 500 triệu đồng (VNĐ) Nhờvậy đã nâng cao sản lợng bột canh gần gấp 2 lần so với năm 1995

Năm 1996 và đầu năm 1997 Công ty nhập 2 dây chuyền Kẹo cứng,mềm các loại và cứng có nhân, thiết bị hiện đại đợc chuyển giao công nghệcủa CHLB Đức Dây chuyền sản xuất kẹo cứng công suất 2400 kg/ca, dâychuyền sản xuất kẹo mềm công suất 1200 kg/ca Sản phẩm bánh kẹo củaCông ty đã liên tục đạt Topten 97 – 98 và là sản phẩm đợc ngời tiêu dùng -

Cuối năm 2001 Công ty đầu t một dây chuyền sản xuất Sôcôla năngsuất 200 kg/giờ.

Cuối năm 2002 Công ty đầu t 1 dây chuyền sản xuất bánh mềm caocấp công suất 2,2 tấn/ca

Hiện nay số cán bộ công nhân viên bình quân 1010 ngời

Trong những năm qua có sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự đoàn kết nhất trí

và quyết tâm cao của tập thể CBCNV đã phấn đấu khắc phục mọi khó khănthử thách trớc tình hình cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trờng vànhững biến động của sản xuất về vật t, nguyên nhiên vật liệu, giá cả tăng, tỷgiá đồng đôla để vơn lên bằng sự nỗ lực cố gắng, hoàn thành tốt nhiệm vụtheo Nghị quyết của Đảng bộ đề ra Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngânsách Nhà nớc tạo việc làm ổn định và nâng cao đời sống thu nhập của côngnhân lao động

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 1965 đến 2002:

Thực hiện theo quyết định số 1355 NN-TCCB/QĐ ngày 24/10/1994của Bộ trởng Bộ Nông nghiệp &CNTP ( nay là Bộ nông nghiệp & PTNT) vềviệc đổi tên và bổ sung nhiệm vụ của Công ty Bánh kẹo Hải Châu

Công ty bánh kẹo Hải Châu là doanh nghiệp Nhà nớc có nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh chủ yếu là:

 Kinh doanh các sản phẩm bánh kẹo

 Kinh doanh các sản phẩm bột gia vị

 Kinh doanh các sản phẩm nớc uống có cồn và không cồn (trớc

đây)

 Kinh doanh các sản phẩm mỳ ăn liền

 Kinh doanh vật t nguyên liệu bao bì ngành công nghiệp thựcphẩm

 Xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng công ty đợc phép kinh doanh

Và liên doanh liên kết với các thành phần kinh tế khác

Mặt hàng của công ty bao gồm: (hơn 70 loại sản phẩm)

 Bánh quy các loại

 Bánh kem xốp các loại

 Kẹo các loại

 Bột canh các loại

Thời kì từ năm 2003 tới nay.

Do xu hớng chung của kinh tế thị trờng, Công ty tiến hành lập phơng

án cổ phần hoá doanh nghiệp vào 30/06/2003

Sau thời gian chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi vào ngày 30/12/2004doanh nghiệp chính thức trở thành công ty cổ phần

 Tên đầy đủ bằng tiếng Việt: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

 Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Hai Chau confectionery Joint StockCompany.

 Tên viết tắt tỉếng Anh: HACHACO,.JSC

 Công ty có biểu trng do hội đồng quản trị quyết định

 Trụ sở: 15 Mạc Thị Bởi – Vĩnh Tuy – Hai Bà Trng – Hà Nội

 Vốn điều lệ của Công ty:

 Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập là:30.000.000.000 đồng (Ba mơi tỷ đồng Việt Nam)

 Vốn của Nhà nớc tại Công ty = 58,00% VĐL =17.400.000.000 đồng = 174.000 cổ phần

 Vốn của ngời lao động trong doanh nghiệp =32,13%VĐL = 9.640.200.000 đồng = 116.050 cỏ phần

 Vốn của các đối tợng khác = 3,3% VĐL = 995.000.000

đồng = 9.950 cỏ phần

 Mục tiêu: Công ty đợc thành lập từ việc cổ phần hoá doanh nghiệpNhà nớc, nhằm nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp.Tạo điều kiện huy động vốn toàn xã hội, cá nhân, các tổ chức kinh tế,

tổ chức xã hội trong và ngoài nớc để đầu t đổi mới công nghệ, pháttriển doanh nghiệp, phát huy vai trò làm chủ của ngời lao động

 Ngành nghề kinh doanh:

 Công nghiệp sản xuất bánh kẹo, sôcôla, gia vị, mỳ ăn liền

và chế biến các loại thực phẩm khác

 Công nghiệp sản xuất nớc uống có cồn và không có cồn

 Sản xuất in ấn các loại bao bì thực phẩm

 Kinh doanh các sản phẩm sản xuất ra và các loại nguyênvật liệu phục vụ sản xuất của Công ty

 Kinh doanh thơng mại và dịch vụ tổng hợp cho thuê vănphòng nhà xởng

I.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty

I.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty trứơc khi cổ phần.

Công ty có 7 phòng ban, 1 trung tâm, 2 chi nhánh và 7 phân xởng

I.2.1.1 Phòng tổ chức.

 Chức năng: Tham mu cho Giám đốc về các mặt công tác tổ chức sản

xuất công tác nhân sự, đào tạo nâng bậc, công tác lao động tiền lơng

 Nhiệm vụ.

 Công tác tổ chức sản xuất và cán bộ: Nghiên cứu xâydựng bộ máy quản lý, quy chế hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, nộidung phân cấp quản lý, xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ ngắn

và dài hạn Tổ chức kiểm điểm nhân xét đánh giá năng lực cán bộ

định kì hàng năm

 Công tác nhân sự và chế độ: Bổ sung, quản lý hồ sơ, giảiquyết chế độ chính sách liên quan tới quyền lợi của ngời lao động.Kiểm tra, giải quyết, xác minh, chứng nhận lý lịch cán bộ công nhânviên

 Công tác quản lý và sử dụng lao động: Xây dựng các địnhmức lao động, tổ chức sắp xếp, điều động lao động, các biện phápnhằm tăng cờng kỉ luật lao động Quản lý sử dụng và điều động lao

I.2.1.2 Ban bảo vệ – tự vệ – thi đua.

 Chức năng: Tham mu cho giám đốc về các mặt công tác: tổ chức

các phong trào thi đua, khen thởng kỷ luật, công tác bảo vệ, tự vệ

 Nhiệm vụ.

 Tổ chức các phong trào thi đua:

- Tổ chức các đợt thi đua sản xuất, thi đua lao động và các phong tràothi đua khác

- Tham gia đánh giá thành tích của cá nhân, đơn vị, phân lại ABClàm cơ sở tình tiền thởng hàng tháng

- Tham gia xét duyệt sáng kiến và các danh hiệu thi đua

 Công tác bảo vệ, tự vệ:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch bảo vệ bí mật Nhà nớc, bảo

vệ tài sản và trật tự an ninh trong Công ty

- Xây dựng nội quy, quy chế bảo vệ, màng lới cơ sở để phòng ngừangăn chặn các loại tội phạm

- Hớng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên, thờng xuyên sơ kết rút kinhnghiệm nhằm thực hiện tốt công tác tuần tra canh gác.

- Nắm và giải quyết các vụ vi phạm tài sản, kỷ luật của Công ty

- Tổ chức huấn luyện lực lợng PCCC, lực lợng tự vệ

- Thực hiện nghĩa vụ quân sự của địa phơng và các phơng án quân sự

I.2.1.3 Phòng kỹ thuật

thuật, quy trình công gnhệ sản xuất, nghiện cứu sản phẩm mới vàkiểm tra chất lợng sản phẩm, NVL

 Quản lý kỹ thuật: Quản lý toàn bộ thiết bị kỹ thuật, lý lịchmáy, thiết kế kỹ thuật và các thông số kỹ thuật của sản xuất, quytrình công nghệ Hệ thống động lực, điện, hơi, nhiệt, nớc, ánh sáng

 Xâydựng kế hoạch tiến bộ kỹ thuật và các biện pháp thựchiện: Tổng hợp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất

 Quản lý quá trình công nghệ: Xây dựng và quản lý dâychuyền sản xuất, quy trình công nghệ Theo dõi kiểm tra và hớng dẫnquy trình vi phạm đã đề ra

 Nghiên cứu sản phẩm mới: Nghiên cứu chế tạo sản phẩmmới cải tiến quy cách mẫu mã sản phẩm, bao bì Tận dụng nguyênvật liệu sẵn có và phế liệu làm ra sản phẩm phụ

 Xây dựng nội quy, quy trình quy phạm: Vận hành máymóc thiết bị và thực hiện các biện pháp kỹ thuật an toàn

 Giải quyết các sự cố trong sản xuất: Nh sự cố kỹ thuật, sự

cố công nghệ Trong điều kiện có thể đề ra các biện pháp khắc phụcsửa chữa

 Quản lý và kiểm tra chất lợng sản phẩm: Xây dựng phẩmcấp sản phẩm và tổ chức kiểm tra đánh giá chất lợng NVL, sản phẩmnhập kho, xuất kho phục vụ cho sản xuất và chuyên ngành

 Phối hợp với phòng Tổ chức đào tạo huấn luyện CNV,quy trình kỹ thuật sản xuất, bổ túc nâng cao trình độ tay nghề vànâng bậc hàng năm

 Phối hợp xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật cho cácsản phẩm và định mức kinh tế kỹ thuật trong sản xuất

 Nghiệm thu đánh giá chất lợng các công trình đầu t đổimới thiết bị sản xuất và phối hợp thu hồi thanh lý vật t thiét bị

I.2.1.4 Phòng kế hoạch vật t.

tác kế hoach sản xuất kinh doanh, cung ứng NVL phục vụ sản xuất,

tổ chức tiêu thu sản phẩm, quản lý kho tàng, phơng tiện vận tải, bốcxếp và công tác XDCB.

 Xây dựng kế hoạch tổng hợp về sản xuất kinh doanh ngắn

và dài hạn gồm:

- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành

- Kế hoạch cung ứng vật t, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạchXDCB

 Phân bổ kế hoạch và lập kế hoạch tác nghiệp hàng tháng,quý, năm để điều hành và tổ chức sản xuất, điều độ sản xuất theo kếhoạch xây dựng và xử lý các yêu cầu phát sinh trong sản xuất hàngngày, tháng, quý, năm

 Lập và triển khai thực hiện kế hoạch cung ứng vật t, giacông thiết bị, phụ tùng, phơng tiện, dụng cụ sản xuất

 Tổ chức các nghiệp vụ về tiêu thụ sản phẩm: Bao gồm:phơng thức tiêu thụ, giá cả, thị trờng, khách hàng, Maketting vàquảng cáo, giới thiệu sản phẩm

 Soạn thảo các nội dung ký kết hợp đồng kinh tế trong lĩnhvực cung ứng vật t, tiêu thụ sản phẩm và theo dõi việc thực hiện,thanh lý hợp đồng

 Xây dựng kế hoạch giá thành và giám sát việc thực hiệncác định mức kinh tế kỹ thuật

 Quản lý vật t, kho tàng, phơng tiện vận tải và xuất nhậphàng hoá

 Xây dựng kế hoạch đầu t, đổi mới máy mòc thiết bị, sửachữa lớn, vừa và nhỏ cùng xây dựng cơ bản

 Cấp phát vật t, trang bị, dụng cụ sản xuất, thu hồi phếliệu, thanh lý tài sản, thiết bị sản xuất

I.2.1.5 Phòng kế toán – Thống kê - Tài chính (tài vụ).

 Chức năng: Tham mu cho Giám đốc và giúp cho Giám đốc quản lý

các mặt kế toán, thống kê, tài chính trong toàn Công ty

 Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế.

 Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng lỳ theo quy địnhcủa Nhà nớc

I.2.1.6 Phòng hành chính - đời sống

đảm những điều kiện cần thiết cho hoạt động quản lý, sinh hoạt, đờisống của Công ty, sắp xếp nơi làm việc, hội họp, học tập và các hoạt

động đối nội, đối ngoại của Công ty Quản lý, khám sức khoẻ, khámchữa bệnh cho CBCNV, tổ chức nuôi dạy trẻ và các hoạt động đờisống khác

 Công tác hành chính quản trị: Gồm công tác văn th, lu trữ

đánh má, cấp phát văn phòng phẩm

- Tiếp khách đến làm việc, giao dịch với Công ty

- Sắp xếp nơi làm việc, hội họp, tiếp tân

- Mua sắm và cấp phát vật rẻ tiền, văn phòng, vệ sinh nơi làm việc

- Tham gia quản lý nhà ở tại các Khu tập thể của Công ty

 Tổ chức nhà ăn tập thể: Thu chi tiền ăn cơm ca, cơmkhách và tổ chức nấu ăn cho CBCNV

- Tổ chức bồi dỡng bằng tiền mặt theo chế độ cho CNV

- Tổ chức chăn nuôi, tăng gia, cải thiện đời sống cho CBCNV

 Nhà trẻ, mẫu giáo: Tổ chức việc trông, dạy và nấu ăn chocác cháu, thực hiện các quy định và giải quyết chế độ do ngành Giáodục, đào tạo và UBBB thiếu nhi, nhi đồng

 Y tế công ty: Quản lý sức khoẻ, tổ chức khám chữa bệnhcho CBCNV, làm các thủ tục đi khám chữa bệnh ở bệnh viện Giảiquyết thủ tục nghỉ ốm, thai sản ( nghỉ đẻ) TNLĐ cho CBCNV

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty bánh kẹo Hải Châu

Cửa hàng GTSP VP đại diện TPHCM VP đại diên TPĐN

PX Phục vụ PX Kẹo PX Bột canh PX Bánh 1 PX Bánh 2 PX Bánh 3 Các PX mới

I.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty sau khi cổ phần hoá.

Tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu sẽ đợc thựchiện theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần (căn cứ theo

điều 69 Luật Doanh nghiệp) bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản

trị, Ban điều hành và ban kiểm soát Ngoài ra còn có 07 phòng ban, 01

Trung tâm, 02 chi nhành, 07 phân xởng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

TR.tâm KDSP & DV

PX Phục vụ PX Kẹo PX Bột canh PX Bánh 1,2 PX Bánh 3,4 Chi nhánh ĐN Chi nhánh HCM

I.3 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian gần

đây.

Bớc vào thực hiện nhiệm vụ kế hoạch giai đoạn 2001-2004 Công ty

xác định đây là giai đoạn có nhiều khó khăn thử thách Song do đợc tiếp nối

những kinh nghiệm của những năm trớc và bằng sự nỗ lực cố gắng của lãnh

đạo Công ty cùng tập thể CBCNVC, đợc sự chỉ đạo của Tổng công ty mía

đờng I, Bộ Nông nghiệp & PTNT, Công ty đã vợt qua mọi khó khăn thử

thách và đã dạt đợc những kết quả nhất định: bảo toàn và phát triển vốn,

thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc, tạo việc làm và ổn định

đời sống, thu nhập của CBCNVC đợc cải thiện, nâng cao đồng thời các mặt

50.788.223

119.322.772 25.274.426 94.084.346

131.902.528 25.274.426 106.628.102

144.670.173 25.274.426 119.395.747

95.919.517 -94.022 80.076.598 15.936.941

123.038.576 -68.783 97.740.281 25.363.078

153.600.321 3.000.000 82.380.704 68.219.617

(triệu đồng/tháng/ngời)

II Nguyên tắc quản lý nhân sự tại Công ty

cổ phần bánh kẹo Hải Châu

II.1 Quá trình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải

Châu

Tại công ty Ban giám đốc là ngời đa ra mọi quyết định nhân sự, vàchịu hoàn toàn mọi trách nhiệm trớc pháp luật về mọi quyết định, việc làm

có liên quan tới công tác nhân sự trong công ty mình

Ban giám đốc uỷ quyền cho Phòng tổ chức quản lý về các mặt nhân sựcủa công ty Phòng tổ chức phải thực hiện các nghiệp vụ có liên quan tớichế độ của ngời lao động, thu thập thông tin thờng xuyên về tình hình nhân

sự của công ty, sau đó tiến hành phân tích tổng hợp thành các báo cáo định

kỳ hay đột xuất lên Ban giám đốc Đồng thời phòng còn tham mu cho Bangiám đốc trong vấn đề tuyển mộ, tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm lao

động, nâng bậc lơng, bố trí công việc cho lao động, thi đua, khen thởng, kỉluật cũng nh đề các biện pháp tăng cờng năng lực nguồn lao động, định h-ớng phát triển nguồn nhân lực của công ty trong tơng lai

Hoạt động quản lý nhân sự nằm trong khuân khổ của các quy địnhpháp luật: Luật lao động của Nớc cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đợcQuốc hội thông qua 23/06/1994, ban hành theo lệnh số 35L/CTN ngày05/07/1994 của Chủ Tịch nớc, các văn bản pháp lý có liên quan đến côngtác tổ chức, cán bộ, lao động để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của haibên trong quan hệ lao động

II.2 Các loại hợp đồng lao động tại Công ty

Mọi lao động trong công ty đều phải kí kết hợp đồng lao động theo Bộluật lao động và Nghị định 198/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ hớngdẫn về việc ký kết hợp đồng lao động với các thời hạn khác nhau

Hợp đồng lao động đợc ký kết dới 3 hình thức:

 Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Lao động quản lý

và công nhân viên đã ký HĐLĐ đợc ký kết Hợp đồng dài hạn trớc

đây, nay có đủ điều kiện hoàn thành công việc và tiêu chuẩn quy

định của công ty

 Hợp đồng lao động có thời hạn xác định (Từ 1 đến 3 năm):

 Lao động kỹ thuật: Ngời lao động là những ngời tốt nghiệp các trờng

đào tạo của nhà nớc (Đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp vàcông nhân kỹ thuật mà trình độ chuyên môn kỹ thuật Công ty đang

có nhu cầu

 Công nhân lao động khác: Căn cứ vào nhu cầu và tính chất công việckhả năng trình độ chuyên môn, sức khoẻ Công ty sẽ xem xét từng tr-ờng hợp cụ thể để ký kết hợp đồng lao động từ 1 đến 3 năm

 Hợp đồng lao động thời vụ, theo mùa, theo việc:

 Theo thông t số 14/1999/TT-BLĐTBXH ngày 18/05/1999 của Bộ lao

động thơng binh và xã hội Hằng năm, khi có nhu cầu lao động theonhiệm vụ SXKD, Công ty có tuyển một số lao động phổ thông vàolàm việc Số lợng và tiêu chuẩn tuyển chọn Công ty có quy định cụthể (Số 390 HC/TC ngày28/11/2001)

 Hàng năm khi cân đối nhu cầu sản xuất kinh doanh và khả năng sắpxếp việc làm, khả năng chi trả tiền lơng Công ty sẽ có một số lao

động thời vụ mà tính chất công việc tơng đối ổn định, có khả năngtay nghề chuyên môn kỹ thuật, hoàn thành tốt công việc đợc giao,

đáp ứng yêu cầu tuyển chọn

II.3 Chế độ lơng đối với ngời lao động

II.3.1 Xếp ngạch, bậc lơng

Việc xếp ngạch, bậc lơng của ngời lao động đợc căn cứ theo Hệ thốngthang bảng lơng hành chính sự nghiệp đối với ngời có hợp đồng lao độngkhông thời hạn Đối với diện lao động có hợp đồng lao động xác định thờihạn, hợp đồng thời vụ, theo mùa, theo việc đợc xếp ngạch – bậc lơng tơng

đơng với ngời lao động hợp đồng không thời hạn có cùng trình độ, tráchnhiệm công việc đợc giao

Ngời lao động làm việc ở ngạch nào thì hởng lơng theo ngạch đó

II.3.2 Chế độ nâng bậc lơng

Đối tợng xét nâng bậc lơng: Tất cả các lao động đã ký hợp đồng lao

động có thời hạn xác định (Từ 1 đến 3 năm) và không xác định thời hạn.Thời điểm thực hiện: Tiến hành vào đầu các quý II và quý IV hàngnăm

Quy định: Đến thời điểm nâng bậc lơng chỉ xét các đối tợng có đủ thờigian 3 năm kể từ lần nâng bậc lơng gần nhất mới đợc lập danh sách đệ trìnhlên cấp trên xét duyệt và ra quyết định nâng bậc lơng.

II.3 Công tác quản lý hồ sơ ngời lao động

II.3.1 Nguyên tắc quản lý hồ sơ ngời lao động

Hồ sơ ngời lao động đợc quản lý theo nguyên tắc “ Xây dựng hệ tin học quản lý nhân sự tại Công tymật” Một ngời chịutrách nhiêm toàn bộ về hồ sơ nhân sự:

 Mọi thất thoát tài liệu và tiết lộ thông tin, ngời quản lý hồ sơ hoàntoàn chịu trách nhiệm

 Ngời quản lý hồ sơ chỉ cung cấp tài liệu cho Ban giám đốc khi có yêucầu

II.3.2 Công việc cần tiến hành để quản lý hồ sơ ngời lao động

Khi tiến hành ký kết hợp đồng lao động, ngời lao động phải nộp choCông ty một bộ hồ sơ lý lịch

Trong quá trình công tác ngời quản lý có trách nhiệm thờng xuyên cậpnhật đầy đủ các văn bản có tính chất pháp lý nh: BHXH, BHYT, nâng lơng,miễn nhiệm, khen thơng, kỷ luật, chứng chỉ đào tạo, phiếu bổ xung lýlịch

Thực hiện bàn giao chuyển quyền quản lý hồ sơ (Căn cứ vào các quyết

định chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hu, kỷ luật ) Bàn giao hồ sơ phải

có biên bản xác nhận rõ danh mục, số lợng, tình trạng hồ sơ, có chữ ký xácnhận của các bên có liên quan

II.4 Các công tác quản lý khác

Ngoài các công tác quản lý trên còn các công tác khác nh: Công tácnhân xét đánh giá cán bộ hàng năm, công tác thi đua khen thởng và xử lý kỉluật Công tác tuyển chọn lao động và sắp xếp công việc, công tác bổ nhiệm– miễn nhiệm cán bộ

III Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu.

Cùng với làn sóng công nghệ thông tin xâm nhập vào đời sống kinh tếxã hội ngày càng mạnh mẽ Nó trở thành công cụ không thể thiếu trong quátrình quản lý của doanh nghiệp Cũng không ngoài khả năng tăng sứccạnh tranh của mình đối với các đối thủ khác nên Công ty cổ phần bánh kẹoHải Châu cũng đã có sự áp dụng hệ thống quản lý trong toàn công ty

III.1 Hiện trạng chung của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu. Tính đến thời điểm hiện nay, tất cả các phòng của Công ty cổ phần

bánh kẹo Hải Châu đã đợc trang bị từ 4 đến 5 máy máy vi tính loại Pen4, do

đầu năm 2004 Công ty tiến hành thay thế một loạt máy cũ cho các phòng.Tổng số máy vi tính hiện có của toàn công ty lên tới 48 chiếc máy đặt bàn,

5 chiếc máy sách tay Tất cả các máy tính đều đợc cài đặt hệ điều hànhWindowXP, vì WindowXP có giao diện hình ảnh đẹp và thân thiện đối vớingời sử dụng, trớc kia các máy đều sử dụng hệ điều hành Win98 Mỗiphòng ban đều đợc lắp đặt một hoặc hai máy in tuỳ từng phòng ban phục vụcho quá trình in ấn văn bản

Hầu hết tất cả nhân viên làm việc tại các phòng ban trong Công ty đã

sử dụng thành thạo máy vi tính Vì trong các năm trớc Công ty đã tổ chứccác lớp học sử dụng máy vi tính cho toàn bộ nhân viên làm việc hành chính.Trong năm 2004 Công ty đầu t thêm một số máy tính xách tay, máy in

và chấn lu ổn định điện nhằm phục vụ cho hoạt động của Công ty diễn rathông suốt Kết nối mạng Internet cho tất cả các phòng ban với công nghệ

đờng truyền ADSL giúp cho quá trình tìm kiếm thông tin, trao đổi trênmạng diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện Tuy nhiên trong tơng laicông ty cần phải có đội ngũ cán bộ chuyên trách về tin học và ứng dụngcông nghệ thông tin và các nhà quản lý phải có một trình độ nhất định vềtin học thì mới khai thác có hiệu quả những lợi điểm của Internet

Nhng hiện nay Công ty vẫn cha kết nối mạng LAN (nội bộ) giữa cácphòng ban với nhau để tiện trao đổi công việc Nhng năm 2005 Công ty đã

có kế hoạch thiết kế lắp đặt hệ thống mạng nội bộ

III.2.Tại phòng Tổ chức (nơi em thực tập).

Phòng tổ chức với chức năng chính là tham mu cho Ban Giám đốc vềcác mặt công tác tổ chức sản xuất công tác nhân sự, đào tạo nâng bậc, côngtác lao động tiền lơng

Tại đây công việc quản lý đã đợc áp dụng trên hệ thống máy tính củaphòng, các máy đợc nối mạng để phân chia tài nguyên cho nhau Các mặtquản lý nh tổ chức nhân sự hay công tác quản lý tiền lơng đều đợc quản lýbằng chơng trình Excell trong bộ Office của Microsoft và đã đạt đợc nhữngkết quả thành công nh giảm bớt thời gian tìm kiếm, thời gian tính toán,giấy, mực Để đạt đợc kết quả cao hơn nữa, giảm bớt sức lao động Công ty

cũng đă đầu t mua một chơng trình “ Xây dựng hệ tin học quản lý nhân sự tại Công tyquản lý nhân sự” nhng quá trình áp

dụng đã không thành công do không sát với nhu cầu quản lý thực tế củaCông ty nên phòng vẫn sử dụng hệ quản lý trên Excell.

Tất cả các nhân viên và lãnh đạo trong phòng đều biết sử dụng máy vitính một cách thành thạo các ứng dụng tin học cơ bản nh: Word, Excell, truy nhập mạng Internet khai thác tài nguyên trên mạng Nên có khả năng

sử dụng các ứng dụng khác về quản lý một cách nhanh chóng đó là u điểmlớn trong tơng lai nếu Công ty có triển khai các chơng trình ứng dụng khác

nh quản lý nhân sự, quản lý lơng Mặt khác, không phải mất nhiều thờigian đào tạo sử dụng các chơng trình mới

Chơng II

Phơng pháp luận của đề tài – Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

I Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý.

I.1 Hệ thống thông tin và nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một

hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan tớinhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin đểnhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kếhoạch, điều phối tình hình hoạt động của cơ quan

Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong nhữngkho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìmkiếm một cách nhanh nhất các dữ liệu cần thiết Kho dữ liệu này đợc cài đặttrên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chế độbảo mật và sao lu dữ liệu

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục mộttổng thể các hiện tợng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sựkiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà

là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi trongcác hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo ph-

ơng pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó Nh

chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề vềquản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc

đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhng cũng còn một số nguyên nhânkhác nữa nh yêu cầu của ngời quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổisách lợc chính trị

I.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý.

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn, trong mỗi giai đoạn lại có các công việc khác cần tiến hành

1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.

Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự

án Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này rất có thể làm lùi các bớctiến hành của dự án, kéo theo các kinh phí lớn cho tổ chức

Các công đoạn của giai đoạn này là: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu,

Đánh giá khả thi, Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2 Phân tích chi tiết.

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chuẩn

đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định những vấn đề chínhcũng nh nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc của

hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mụctiêu đề ra

Các công cụ mô hình hóa: Sơ đồ luông thông tin, Sơ đồ luồng dữ liệu

3 Thiết kế logic.

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xácnhững gì mà hệ thống mới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiếtlập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn tuân thủ mọi ràng buộc

Bắt đầu từ những thông tin đầu ra của hệ thống để chuẩn hoá thiết kếcơ sơ dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các dòng vào

4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho môhình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng

đạt các mục tiêu cũng nh sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức vànhân sự đang làm việc tại hệ thống và đa ra những kiến nghị cho lãnh đạonhững phơng án hứa hẹn nhất

Các công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phơng án giảipháp là: xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức, xây dựng các phơng

án, đánh giá các phơng án, chuẩn bị và trình bày báo cáo

5 Thiết kế vật lý ngoài.

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã đợcchọn ở giai đoạn trớc đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì nhữngmô tả chính xác ở đây có ảnh hởng và tác động trực tiếp tới công việc hàngngày của những ngời sử dụng

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các giao diện vào

ra, thiết kế các phơng thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tụcthủ công

6 Triển khai hệ thống thông tin.

Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thống hoạt độngtốt Những công chính của giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triểnkhai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống các tàiliệu, đào tạo ngời sử dụng

7 Cài đặt và khai thác

Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá

II Khái quát về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

II.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các yếu tố có liên quan tới nhau để thu thập, xử lý, lu trữ truyền đạt, phân phối các thông tin

có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết

định

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thờng xuyên thông báo choban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lơng, thi đua, chấmcông, khen thởng, kỷ luật hệ thống này đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếpcủa phòng tổ chức

Với chức năng nh vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cậpnhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thờng xuyên bổ xungnhững thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhânviên, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lơngcũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báocáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thểthiếu trong hệ thống quản lý nhân sự

Không những thế HTTT quản lý nhân sự còn cung cấp nhiều thông tin

đầu vào cho các hệ thống khác Chẳng hạn các báo cáo về nhân lực choHTTT sản xuất, báo cáo lơng cho HTTT tài chính Nh vậy là HTTT quản lýnhân sự không tồn tại độc lập mà cùng với HTTT chuyên chức năng kháctạo thành HTTT quản lý hoàn chỉnh của cơ quan doanh nghiệp Các HTTTnày thờng xuyên cung cấp các thông tin khác nhau, hỗ trợ cho việc ra quyết

định của lãnh đạo, đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả,

đạt đợc mục tiêu đề ra

Trong HTTT nhân sự các đầu vào (Input) của hệ thống đợc lấy từ cácnguồn (Sources) đợc xử lý với các dữ liệu đã lu trữ trong hệ thống Các kếtquả này đợc gọi là Output và đợc chuyển đến đích (Destination) hay cậpnhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống

Mô hình HTTT quản lý nhân sự

II.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Theo từng cấp độ ta có thể phân loại HTTT quản lý nhân sự thành bamức: mức tác nghiệp, mức sách lợc và mức chiến lợc

 Các hệ thống ở mức tác nghiệp

Các HTTT ở mức tác nghiệp cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc racác quyết định có tính thủ tục, lặp lại Có rất nhiều HTTT nhân sự ở mứctác nghiệp

 HTTT quản lý lơng

 HTTT quản lý vị trí làm việc

 HTTT quản lý ngời lao động

 HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngời

 HTTT báo cáo lên cấp trên

 HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

số lợng và chất lợng ngời lao động phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ xác định các nguồn nhân lực cần đểthực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, đợc vạch ra trong kế hoạch chiếnlợc, điều đó đồng nghĩa với việc dự báo các nguồn cung và cầu của nguồnnhân lực đợc yêu cầu

Việc xác định số lợng và chất lợng nguồn nhân lực cần cho các kếhoạch chiến lợc gọi là quá trình dự báo về nguồn nhân lực, còn việc xác

định các nguồn nhân lực có trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệpgọi là dự báo cung nguồn nhân lực Những dự báo này có thể tiến hành ởmức vĩ mô hay mức vi mô

II.3 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

II.3.1 Các khái niệm liên quan tới cơ sở dữ liệu

Cơ sơ dữ liệu (CSDL) liên quan tới một số khái niệm sau đây:

Thực thể (emtity) là một đối tợng nào đó con ngời muốn quản lý thôngtin liên quan tới nó, thực thể có thể là ngời, sự vật, hiện tợng hay một mộtkhái niệm nào đó

Mỗi thực thể có các thông tin liên quan mà ta cần lu trữ gọi là cácthuộc tính (attribute), các thuộc tính là các yếu tố tách biệt mà không chianhỏ đợc nữa

Bảng (table) là nơi lu trữ các thông tin về thực thể

Mỗi bảng có nhiều dòng (row) và nhiều cột (column) Mỗi dòng haycòn gọi là một bản ghi (record), nó lu trữ các thông tin đầy đủ về một cá thể(instance) Mỗi cột hay còn gọi là một trờng (field), nó ghi lại một thuộctính của tất cả các cá thể trong thực thể

Cơ sơ dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liênquan với nhau Tập hợp các CSDL có liên quan tới nhaugọi là hệ cơ sơ dữliệu (Database System), hay ngân hàng dữ liệu (Data bank).

II.3.2 Cơ sơ dữ liệu nhân sự

CSDL nhân sự bao gồm các tệp dữ liệu liên quan trực tiếp đến cán bộ

nh tệp hồ sơ cán bộ, phòng ban, khen thởng, kỷ luật tất cả đợc lu trữ trên

bộ nhớ của máy tính Nhờ đó mà CSDL đợc bảo quản và các dữ liệu luônthờng xuyên đợc cập nhật để có thể đáp ứng các nhu cầu thông tin thực tế

Phần mềm quản trị nhân sự

Phần mềm quản trị CSDL

Cơ sở dữ liệu nhân sự

Ta có thể mô hình hoá CSDL về quản lý nhân sự nh sau:

II.3.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management Systems) là một hệthống các chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sởdữ liệu Hiện có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi tiếng và thông dụng

nh Microsoft Visual Foxpro, Oracle, Microsoft Visual Basic 6.0 nhng emnhân thấy Visual Basic 6.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều tính nănghay, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả

Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Visual Basic (VB), sản phẩm của hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft

là một ngôn ngữ lập trình hớng đối tợng

Microsoft Visual Basic 6.0 có một môi trờng soạn thảo rất dễ sử dụng,gần gũi, dễ hiểu và thân thiện với ngời sử dụng, giúp lập trình viên có thểgần nh thấy ngay giao diện và kết quả qua từng thao tác thiết kế, cho phépchỉnh sửa một cách dễ dàng giao diện cũng nh hoạt động của chơng trình.Khả năng kế thừa, sử dụng những công cụ, th viện có sẵn và khả năng tự tạo

ra các th viện trợ giúp đắc lực cho việc tổ chức làm việc theo nhóm Những

u điểm này rất quan trọng, giúp lập trình viên tiết kiệm đợc thời gian vàcông sức, những ngời mới học cũng thấy dễ dàng hơn và kích thích đợc khảnăng sáng tạo của họ

Ngoài các khả năng rất mạnh khi làm việc với các đối tợng đồ hoạ haykhi xây dựng các ứng dụng Multimedia, Visual Basic 6.0 còn cung cấp đầy

đủ các thủ tục hỗ trợ làm việc trong môi trờng mạng theo các giao thứcchuẩn của Microsoft

Thủ công Giao tác ng ời – máy Tin học hóa hoàn toàn

Thủ công Tin học hoá

Một số tính năng của VB 6.0.

 Tiết kiệm đợc thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lậptrình có cấu trúc khác vì ngời dùng có thể thiết lập các hoạt động trêntừng đối tợng đợc VB cung cấp

 Cho phép chỉnh sửa chơng trình dễ dàng, đơn giản

 Khi thiết kế chơng trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thaotác và giao diện khi thực hiện chơng trình

 Có khả năng liên kết đợc với các th viện liên kết động DLL

 Các yêu cầu kỹ thuật khi dùng VB 6.0:

 Chỉ chạy trên môi trờng Windows95 trở lên

II.4 Các công cụ mô hình hoá

Trong thực tế HTTT rất phức tạp, do đó để cho ngời đọc dễ dàng nhận

ra vấn đề cần giải quyết của bài toán thì ngời ta đã sử dụng các công cụ đểmô hình hoá vấn đề đó và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồngthông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống

 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữtrong bộ nhớ vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin IFD

 Xử lý

 Kho lu trữ dữ liệu

Tài liệu

Tên dòng dữ liệu

 Dòng thông tin

 Điều khiển

 Sơ đồ dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD dùng để mô tả chính HTTT nh sơ đồ luồngthông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâmtới nơi, thời điểm xử lý dữ liệu và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồDFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

Các ký pháp dùng trong sơ đồ DFD

 Tiến trình: Biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý đợc bắt đầubằng một động từ thể hiện công việc khái quát công việc nó thựchiện

 Nguồn hoặc đích tới của dữ liệu: Đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật

và đợc đặt tên bằng một danh từ Nguồn hoặc đích đến của dữ liệu ờng là một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài phạm vi của hệ thốngnghiên cứu, nhng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống Chúng

th-là nguồn gốc cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng th-là nơi nhâncác sản phẩm của hệ thống Do vậy, chúng còn gọi là các tác nhânngoài

 Dòng dữ liệu: Đợc biểu hiện bằng một mũi tên chỉ ra hớng của dògndữ liệu Dòng dữ liệu đợc hiểu là việc chuyển thông tin vào hay rakhỏi một xử lý từ một nguồn/ đích dữ liệu hoặc từ một xử lý khác

Tên tiến trình xử lý

Tên ngời hoặc bộ phậnnhận/phát tin

Tên kho dữ liệu

 Kho dữ liệu: Đợc biểu diễn dạng khung với hai đờng viền song song

ở giữa là tên kho Kho dữ liệu đợc dùng để lu trữ các dữ liệu tạonguồn dữ liệu cho các xử lý

Sơ đồ DFD có các mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1, Tuỳ theotừng trờng hợp khác nhau và tuỳ vào tính chất khác nhau của hệ thống mà

I Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý hồ sơ và l ơng nhân viên

Đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý: Ban giám đốc công ty cần cónhững thông tin chi tiết, nhanh chóng về cán bộ công nhân viên trong công

ty chẳng hạn nh quá trình công tác, khen thởng, kỷ luật, thống kê số lợnglao động để đa ra các dự báo sẵng sàng giải quyết kịp thời những trờnghợp nhân viên cha đợc nâng lơng, những ngời về hu để bổ xung kịp thời

Đối với ngời thờng xuyên tiếp xúc làm việc với chơng trình thì việctruy nhập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chínhxác dễ thực hiện là điểm quan trọng hàng đầu Các thông báo phải đợc hiểnthị rõ ràng, sáng sủa, có khả năng phát hiện và xử lý lỗi tốt, có hệ thốngkiểm tra và báo khi cập nhật dữ liệu Giao diện phải đợc trình bày đẹp mắt,thân thiện, dễ hiểu thống nhất về phơng pháp làm việc tránh những sai xótkhông đáng có

 Tra cứu,Tìm kiếm :

+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch

+ Tra cứu theo lơng

+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp

 Báo cáo,Thống kê

+ Thống kê Báo cáo về trình độ ngời lao động trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơnvị

II Phân tích hệ thống quản lý hồ sơ và l ơng nhân viên thực tế tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

II.1 Phơng pháp thu thập thông tin tại công ty

Để tiến hành phân tích hệ thống trớc hết chúng ta phải thu thập thôngtin về hệ thống đó Tại đây em đã sử dụng các phơng pháp thu thập thôngtin nh sau:

Nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các thông tin trên giấy tờ phản ánhquá khứ, hiện tại, tơng lai của công ty Phơng pháp này cho phép nghiêncứu tỉ mỉ về khía cạnh: lịch sử hình thành và phát triển của công ty, tìnhtrạng tài chính, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của từng thành viên trongcông ty,

Phỏng vấn: Hỏi trực tiếp ngời chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự đểnắm bắt những nội dung của hệ thống mà không thể hiểu đợc trên tài liệu.Quan sát: Trong quá trình thực tập ta để ý những công việc thờngxuyên tiến hành đối với trình quản lý nhân sự nh việc lu tài liệu, thói quen

sử dụng của ngời trực tiếp dùng

Việc kết hợp các phơng pháp trên đem lại những thông tin khá đầy đủ

 Giấy chứng nhận sức khoẻ.

 Bản sao các văn bằng, chứng chỉ xác nhân quá trình đào tạo

 Các văn bản pháp lý có liên quan tới quá trình công tác: QĐ tuyểndụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, bậc lơng,

 Sổ bảo hiểm xã hội

 Sổ lao động

II.3 Các thông tin đầu ra cơ bản của quản lý hồ sơ và lơng nhân viên

 Báo cáo lao động

STT Đơn vị CN TT

dài hạn

CN phục vụ

Nhân viên Cán bộ

quản lý

CNhợp

đồng

Tổng cộng

Kinh tế

Kĩ thuật

 Báo cáo thực hiện chế độ ốm đau

II.4 Sơ đồ mô tả hệ thống quản lý hồ sơ và lơng nhân viên

II.4.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Thời điểm Cán bộ công

nhân viên

Bộ phận quản lý nhân sự & lơng

Phòng ban chức năng

Lãnh đạo

Thông tin từ ng ời lao động

Nhập các thông tin đã

xử lý

In các báo cáo theo yêu cầuCSDL nhân sự

II.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống DFD

3.0 Thống kê, báo cáo

Hồ sơ nhân sự

Ban giám đốcCBCNV

HS nhâ

n viên

Dữ

liệu

Thông tin cá nhân

Yêu cầu Trả lời

Trả

lời

Yêu cầu

Dữ

liệu

Báo cáo thống kê

Yêu cầu nhân sự

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

 Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý hồ sơ & lơng nhân viên

mức 0 ( DFD mức 0)

2.0 Quản lý l ơng

L ơng

CBCNVBan giám đốc

lờicầu

Thông tin tính l ơng

Thông tin l u

Báo

cáo

Yêu cầu tìm kiếm cá

nhân

QĐ nâng l

ơng

Yêu cầu thông tin

l ơng Báo cáo

1.1 Phân loại hồ sơ

1.4 Lập báo cáo

1.3

Huỷ hồ sơ

1.2 Cập nhật hồ sơ

Hồ sơ l u trữ

HS đã phân loại

Dữ liệu về NSBáo cáo

về NS

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Giải thích:

- Khi thông tin về Nhân sự đợc chuyển vào hệ thống, chức năng Quản

lý hồ sơ sau khi phân loại và xử lý sẽ đa thông tin vào kho Hồ sơ và Hồ

sơ lu Chức năng Quản lý long thực việc chấm công và tình lơng cho nhân sự sau đó đa thông tin về kho bảng lơng Chức năng Tra cứu,Tìm

kiếm nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác nhân ngoài Ban lãnh đạo, CBCNV Nó tién hành xử lý và tìm kiếm trong các kho

dữ liệu và trả về kết quả Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân ngoài Ban lãnh đạo sau khi xử lý nó đa ra các báo biểu.

L ơng

Bảng chấm công

Hồ sơ

2.3Nâng l ơng

+ Nếu thông tin thông báo nhân sự mới vào hệ thống thì thêm hồ sơ mới.Nếu có những thông tin thay đổi về nhân sự thì hệ thống có sự thay đổisửa chữa sao cho phù hợp Chức năng cập nhập hồ sơ sẽ thực hiện côngviệc này

Tất cả các thông tin này sau khi sửa đổi, hoặc nhập mới sẽ đợc lu vàokho hồ sơ nhân sự Bộ phận quản lý hồ sơ thực hiện lập báo cáo để cungcấp cho ban giám đốc những thông tin khi cần thiết

Mức l ơng

3.1 Báo cáo, thống kê

4.3 Yêu cầu về l ơng

4.2 Yêu cầu về lý lịch

- Chức năng Tính lơng lấy số liệu từ kho Chấm công và kho Hồ sơ để tính lơng cho Nhân sự theo từng tháng, sau đó đa vào kho Lơng

 Chức năng thống kê

Giải thích:

Khi nhận đợc các thông tin yêu cầu, chức năng Báo cáo thống kê sẽ

tiến hành phân loại thông tin và xác định lấy dữ liệu ở kho nào để xử lý Sau

đó nó đa ra các Báo Biểu.

 Chức năng tìm kiếm, tra cứu

Giải thích:

- Chức năng Tra cứu,Tìm kiếm sẽ nhận đợc các thông tin yêu cầu từ

hệ thống và tác nhân ngoài Ban lãnh đạo Nó thực hiện phân loại thông

tin Tuỳ thuộc vào thông tin yêu cầu về hồ sơ lý lịch, lơng nó sẽ tiếnhành tra cứu tìm kiếm trong các kho tơng ứng.

III Thiết kế cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý hồ sơ và l ơng nhân viên thực tế tại công ty cổ phần bánh kẹo hải châu

Việc thiết kế CSDL có một ý nghĩa quan trọng, nó tránh đợc một số dữliệu trùng lặp nhau trong một CSDL do đó giảm thiểu không gian lu trữ ,tăng khả năng sử lý bộ nhớ Mặt khác, nó còn thống nhất dữ liệu giữa cáctệp

Trên thực tế có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế CSDL đó làthiết kế CSDL đi từ các thông tin đầu ra và thiết kế CSDL bằng phơng phápmô hình hoá

III.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Các thông tin đầu ra thu thập đợc phục vụ cho việc thiết kế CSDL chotrình nh: danh sách cán bộ, danh sách phòng ban, danh sách cấp lại phiếukhám chữa bệnh, danh sách lao động và quỹ tiền lơng trích nộp BHXH,danh sách lao động điều chỉnh mức lơng, phụ cấp nộp BHXH, báo cáo lao

động từng tháng, khảo sát chất lợng lao động, báo cáo thu nhập

Từ các đầu ra đã đợc thu thập ta tiến hành liệt kê các phần tử thông tin:

Đầu ra hồ sơ cán bộ bao gồm các thuộc tính sau:

- Bậc lơng

- Ngày tham gia cách mạng

- Ngày tuyển dụng

- Ngày vào đoàn

- Tham gia quân đội nhân dân Việt Nam