Xay dung he thong thong tin quan ly hoat dong 119763

Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tàixây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanhmức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp

Lời mở đầuThời gian thực tập trôi qua thật nhanh, đã đến lúc chúng em phải đa

ra các kết quả nghiên cứu và học tập sau đợt thực tập vừa qua

Báo cáo thực tập lần này thể hiện quá trình biến đổi từ lý thuyết tới thựctiễn, là khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn của sinh viên Đại họcKinh tế Quốc Dân nói chung và sinh viên chuyên ngành Tin học nóiriêng

Sau quá trình khảo sát thực trạng tin học, đồng thời tìm hiểu những yêucầu về mặt quản lý của cơ quan thực tập, em đã lựa chọn đề tài:

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng

đầu t gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu.

Đề tài này giải quyết một khâu quan trọng trong việc quản lý hoạt độngXuất nhập khẩu của các công ty gia công vừa và nhỏ trên lãnh thổ ViệtNam

Để có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài, em đã nhận đợc sự hỗ trợ

và giúp đỡ rất nhiều từ phía các thầy cô, các anh chị trong cơ quan thựctập cùng các bạn bè trong và ngoài lớp Em xin gởi lời cảm ơn các thầycô, các anh chị và các bạn!

Em xin cảm ơn K.S Hồ Thị Bích Hà - giáo viên hớng dẫn chính củachuyên đề này, đồng thời cô là giáo viên chủ nhiệm của lớp em suốt 4năm qua Cô đã hớng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt 4 năm học

và đặc biệt trong thời gian em thực hiện chuyên đề của mình!

Em xin cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty TNHH Hanotex đã hớngdẫn và tạo điều kiện để em có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài!

Em xin cảm ơn các bạn bè đã đóng góp ý kiến và hỗ trợ em trong quátrình thực hiện đề tài này!

Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề cha phát huy

đ-ợc hết các công dụng của đề tài Xong trong tơng lai em nhất định sẽ pháttriển chuyên đề của mình lên một tầm cao hơn nữa với kinh nghiệm và sự

nỗ lực Rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô, các anh chị vàcác bạn Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiệnCAO THị THUý CHINH

Chơng I

Tổng quan về hệ thống

1 Tổng quan về công ty TNHH Hanotex

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH HANOTEX đợc thành lập theo quyết định số QĐ/UB ngày 14/08/1997 của UBND Thành phố Hà Nội Công ty chuyênngành kinh doanh sản xuất và xuất khẩu mặt hàng may mặc các loại.Tên giao dịch: Công ty TNHH HANOTEX

2032-Trụ sở: Ngõ 538 Đờng Láng - Đống Đa - Hà Nội

Ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Công ty đã xác định phơng hớng hoạt

động chủ yếu là gia công xuất khẩu sang thị trờng nớc ngoài

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Giám đốc: Là ngời đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu mọi trách

nhiệm với pháp luật và là ngời chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinhdoanh

-Phó giám đốc 1 : Chỉ đạo các phòng Lao động tiền lơng, Tổ chức

hành chính, Phân xởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may Sau đó báo cáo lêngiám đốc kế hoạch của các phòng ban Giám đốc đọc và quyết định rồichỉ thị cho các phòng ban Nh vậy, Phó Giám đốc 1 là ngời chịu tráchnhiệm chung về tổ chức hành chính trong Công ty

-Phó giám đốc 2: Phụ trách 2 phòng là phòng xuất nhập khẩu và

phòng Kinh doanh và nghiên cứu thị trờng Khi có hợp đồng sản xuất,Phó giám đốc 2 có thể ký hợp đồng sau đó chỉ thị cho phòng kinh doanh

và nghiên cứu thị trờng rồi trình lên giám đốc duyệt Nhìn chung, phógiám đốc 2 là ngời chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất và làmcông tác đối ngoại

-Kế toán trởng: Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký các lệnh, chứng từ,

công văn có liên quan đến công tác tài chính Theo dõi đa hàng đi giacông ở đơn vị khác, điều hành cân đối tài chính toàn Công ty

-Phòng lao động tiền lơng: Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây

dựng định mức lao động, định mức tiền lơng, thanh toán tiền lơng và thựchiện chính sách xã hội nh hu trí, bệnh tật, tài sản đối với ngời lao động

- Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hạch toán

kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị Tổ chức thực hiệncác biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật t, tài sản, lập báo cáo tổchức thống kê theo quy định của nhà nớc

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý lao động, sắp xếp

và tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo và bồi dỡng tay nghề, trình độnghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, chỉ đạo công tác thi đua, khen th-ởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty

-Phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm

thị trờng và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị ờng mới, thị trờng phi quota và thực hiện thị trờng mới, thị trờng phi hạnngạch và thực hiện các hợp đồng ký theo điều kiện FOB với khách hàngnớc ngoài, tìm thị trờng sản xuất - tiêu thụ, thực hiện các công tác đốingoại, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá

tr Phòng kỹ thuật may : Có nhiệm vụ tiếp cận kỹ thuật may, gốc mẫu,

may mẫu đối, đối mẫu, làm định mức vật t với khách hàng, viết quy trình

công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm chỉ đạo kỹ thuật toànCông ty

-Phân xởng sản xuất : bao gồm 2 xởng may và 1 xởng giặt

-Phòng KCS : Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất cả hàng hoá khi sản

xuất ra, trớc khi xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá đúng theomẫu của hợp đồng

-Phân xởng I,II : Thực hiện nhiệm vụ may các loại áo, quần bảo đảm

chất lợng, mẫu mã, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đã ký

-Xởng giặt : Giặt hàng của những khách hàng có yêu cầu, ngoài ra

Công ty còn nhận hàng giặt nội địa khác

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

- Công ty sản xuất một số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần

trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc

- Hoạt động chủ yếu của công ty là thực hiện gia công hàng dệt may cho công ty và thơng nhân nớc ngoài

Công ty may Hanotex thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng với các công ty của nớc ngoài, cụ thể là thực hiện gia công hàng dệt may với nguyên vật liệu do phía nớc ngoài cung cấp Hợp đồng có nội dung chính nh sau :

- Bên A sẽ gửi nguyên phụ liệu cho bên B theo điều kiện C.I.F Hải

phòng hoặc C&F sân bay Nội Bài

Bên B có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu

về đến Công ty của mình và có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế độquy định của Việt Nam

- Bên A cung cấp cho bên B mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình…

Bên B có trách nhiệm may hàng mẫu theo đúng nh quy trình mà bên A đa

đến để làm mẫu đối kiểm tra và nhận xét trớc khi đa vào sản xuất hang loạt

- Bên A có trách nhiệm bổ sung cho bên B mợn một số máy móc thiết bị

còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng của bên A Số thiết bị máy móc

do bên A bổ sung có thể gửi sang làm nhiều đợt

Bên B phải chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất thành phẩm theo hớng dẫn của bên A và giao hàng đến tận cảng Hải phòng hoặc sân bay Nội Bài theo điều kiện F.O.B Hải phòng hoặc Nội bài Bên B có trách nhiệm lo Quota.

(Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu.)

1.4 Thực trạng ứng dụng tin học của công ty:

Hệ thống máy tính của công ty đã đợc nối mạng Internet Mỗiphòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối màyLan, đồng thời bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu có thể trực tiếp liên

hệ với Hải quan thông qua mạng máy tính Internet

Phần cứng: Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB.Phần mềm: Hệ điều hành Windows 98 SE, phần mềm MicrosoftOffice 2000 Hệ điều hành màng winddows NT

2 Đề tài nghiên cứu

2.1 Tên đề tài

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty

TNHH Hanotex

2.2 Lý do lựa chọn đề tài

Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tin

đóng vai trò hết sức quan trọng và đợc ứng dụng ngày càng rộng rãi Đặcbiệt, đối với công tác quản lý tin học là một bộ phận không thể thiếu củacác nhà quản lý nếu muốn quản lý có hiệu quả, có những quyết địnhchính xác, kịp thời Trên thực tế từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụcho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting

các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm đợc chi phí cũng nh thờigian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục đợc sai sót, nhầmlẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuấtkinh doanh nghiên cứu đề tài này để góp phần xây dựng một hệ thốngquản lý tốt hơn này đồng thời phát huy những kiến thức đã đợc học trongnhà trờng Sau giai đoạn tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò chức năng củahoạt động quản lý.

Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tàixây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanhmức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo racác báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khảnăng đa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế

2.3 Mục tiêu của đề tài

- Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty.

- Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanh

chóng và chính xác

- Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công.

2.4 Các phơng pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

+ Sử dụng các mô hình:

Trong một hệ thống thông tin có 3 mô hình đó là : Mô hình lô gíc, môhình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

- Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu ma nóthu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữliệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thồng sản sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì?” và “ Để làm gì?” Nó không quantâm tơí phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữliệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ kháchhàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này

- Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìnthấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quảcũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với

hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí công tác trong hoạt

động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa điểm thực

hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hìnhnày cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời

điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin

tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

- Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnhvật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà

là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tớiloại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ vàtốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa,cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câuhỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ởquầy giao dịch0 theo mô hình vật lý trong này

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kếtquả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, vàmô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn

định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong làhay biến đổi nhất

-Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn

Định nghĩa mã hoá dữ liệu

Mã hiệu đợc xem nh là biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắngọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên ngời

ta thờng tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủyếu là những chữ cái chữ số, đợc gán cho một ý nghĩa mang tính ớc lệ

Mã hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thứcmang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên

hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn

Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin Cóthể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “ tự nhiên” thành một dãy kýhiệu thích ứng với mục tiêu của ngời sử dụng Mục tiêu đó có thể là nhận

diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ và thờigian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lô gíc hình thức hoặc thể hiệnvài đặc tính của đối tợng.

Phơng pháp mã liên tiếp

Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Chẳnghạn nếu ngời đợc tuyển dụng vào làm việc trớc có mã số 999 thì ngời tiếptheo mang mã số 1000

Ưu điểm : Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.

Nhợc điểm : Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa

hai mã cũ

Phơng pháp mã hoá tổng hợp

Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có

ph-ơng pháp mã hoá tổng hợp

Phơng pháp mã hoá theo xeri

Phơng pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri.Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã quy định

Phơng pháp mã hoá gợi nhớ

Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng.Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã nh mã tiền tệ quốctế: VND, USD

Ưu điểm: Gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng.

Nh

ợc điểm : Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những đặc

tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa

Yêu cầu đối với bộ mã

Để sử dụng có hiệu quả việc mã hoá phải đảm bảo các tiêu chuẩncơ bản sau :

Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1

Chất lợng của một bộ mã đợc đo lờng bằng hai con số tỷ lệ sau:

Số lợng đối tợng thoả mãn đợc lọc ra

đặt ra.

Có tính uyển chuyển và lâu bền

Một bộ mã phải tiên lợng đợc khả năng thay đổi của đối tợng quản

lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó Một bộ mã đợc xem là cótính chất này khi nó cho phép nới rộng và bổ sung mã mới

Tiện lợi khi sử dụng

Bộ mã càng ngắn gọn càng tốt Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiếtkiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng Kinh nghiệm chothấy nếu mã số tăng lên một kỹ tự thì sai sót khi nhập mã số sẽ tăng gấp

đôi

Kiểm tra dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xétkhi xây dựng bộ mã Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầuphân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số Tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn,nhập nhanh hơn

Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễndịch dễ và rõ ràng

Cách thức tiến hành mã hoá

1.Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hoá

2.Xác định các xử lý cần thực hiện

3.Lựa chọn giải pháp mã hoá

- Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn

- Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành

- Tham khảo ý kiến của ngời sử dụng

- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính

- Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tợng

Triển khai mã hoá

ở đây bao gồm các công việc nh: Lập kế hoạch, xác định đội ngũ vàcác quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các

đối tợng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời

Mã hoá là công việc rất quan trọng của việc xây dựng hệ thốngthông tin Chúng bắt đầu ngay cả khi ngời thiết kế hệ thống thông tin cha

ý thức rõ ràng về việc sử dụng chúng Mã hoá và sử dụng mã xẩy ra trongsuốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin

2.5 Công cụ thực hiện đề tài

2.5.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Cho đến nay Microsoft Access đã trở thành phần mềm CSDL liên tụcphát triển, thể hiện bớc ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sửdụng, nhiều ngời đã bị cuốn hút vào việc tạo các CSDL hữu ích của riêngmình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh

Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềmmạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc Chúng ta hãy xem xét lợi ích củaviệc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL nh Microsoft Access.Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàntoàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệuvới ngời khác Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử

lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu

Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ củaMicrosoft Access

Bảng (Table):

Bảng là đối tợng đợc định nghĩa và đợc dùng để lu dữ liệu Mỗi bảngchứa các thông tin về một chủ thể xác định Mỗi bảng gồm các trờng(field) hay còn gọi là các cột (Column) lu giữ các loại dữ liệu khác nhau

và các bản ghi ( Record ) hay còn gọi là các hàng ( Row ) lu giữ tất cả cácthông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó Có thể nói một khoá cơbản ( Primary ) ( gồm một hoặc nhiều trờng ) và một hoặc nhiều chỉ mục (Index ) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu

Mẫu biểu ( Form ):

Mẫu biểu là đối tợng đợc thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thịdữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng Các Mẫu biểu đợcdùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu đợc truy xuất từ cácbảng hoặc các truy vấn

Cho phép in các Mẫu biểu Cũng cho phép thiết kế các Mẫu biểu đểchạy các Macro hoặc một Module đáp ứng một sự kiện nào đó

Mẫu biểu là phơng tiện gia diện cơ bản giữa ngời sử dụng và một ứngdụng Microsoft Access và có thể thiết kế các Mẫu biểu cho nhiều mục

đích khác nhau

+ Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu

+ Điều khiển tiến trình của ứng dụng

+ Nhập các dữ liệu

+ Hiển thị các thông báo

Báo cáo ( Report ):

Báo cáo là một đối tợng đợc thiết kế để định quy cách, tính toán, in vàtổng hợp các dữ liệu đợc chọn

2.5.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Sơ l ợc về Visual Basic

- Visual Basic (VB) laứ saỷn phaồm phaàn meàm cuỷa Microsoft

- VB laứ moọt ngoõn ngửừ laọp trỡnh hửụựng ủoỏi tửụùng

- Hieọn nay phieõn baỷn mụựi nhaỏt laứ phieõn baỷn 6.0 (naờm 1998), cung caỏp moọt soỏ tớnh naờng

mụựi phuùc vuù cho laọp trỡnh treõn Internet

- VB 6.0 laứ chửụng trỡnh 32 bit, chổ chaùy treõn moõi trửụứng Win95 trụỷleõn

- Phieõn baỷn chửụng trỡnh sửỷ duùng laứ phieõn baỷn 6.0

Tính năng của Visual Basic

* ệu ủieồm:

- Tieỏt kieọm ủửụùc thụứi gian vaứ coõng sửực so vụựi moọt soỏ ngoõn ngửừ laọp trỡnh coự caỏu truực khaực vỡ baùn coự theồ thieỏt laọp caực hoaùt ủoọng treõn tửứng ủoỏi tửụùng ủửụùc VB cung caỏp

- Khi thieỏt keỏ chửụng trỡnh coự theồ thaỏy ngay keỏt quaỷ qua tửứng thao taực vaứ giao dieọn khi thi haứnh chửụng trỡnh

- Cho pheựp chổnh sửỷa deó daứng, ủụn giaỷn

- Khaỷ naờng keỏt hụùp vụựi caực thử vieọn lieõn keỏt ủoọng DLL

* Nhửụùc ủieồm:

- Yeõu caàu caỏu hỡnh maựy khaự cao

- Chổ chaùy ủửụùc treõn moõi trửụứng Win95 trụỷ leõn

Một số yêu cầu khi sử dụng Visual Basic

Maựy tớnh cuỷa baùn phaỷi ủửụùc caứi ủaởt phaàn meàm Visual Basic (5.0 hoaởc 6.0) vỡ trong

chương trình không cung cấp phần mềm VB.

Bạn có thể tìm mua phần mềm VB (các phiên bản) tại các cửa hàng dịch vụ tin học

* Cách cài đặt Visual Basic (5.0 hoặc 6.0): Cách cài đặt VB cũnggiống như cách cài đặt các chương trình phần mềm khác trên Win95

- Đưa CD chương trình nguồn vào ổ đĩa CD ROM, chương trình AutoRun tự động hiển thị

- Bạn thực hiện theo từng bước hướng dẫn của chương trình cài đặt

- Lưu ý bạn có thể chọn thư mục lưu giữ chương trình VB khác với hướng dẫn mặc định mà chương trình cài đặt đưa ra nhưng phải nhớ chính xác để không gây rắc rối về sau

- Sau khi cài đặt, VB sẽ tạo trên đĩa cứng một thư mục chính theo đường dẫn được chỉ

định trong quá trình cài đặt, trong đó chứa các dữ liệu khác nhau dùng cho việc thiết kế hay những công cụ để làm việc với VB

C¸c thao t¸c c¬ b¶n khi x©y dùng ch ¬ng tr×nh trong Visual Basic

Một số định nghĩa:

Một chương trình bằng VB có 2 phần: Form và Code

- Form là "bộ mặt" của chương trình và người sử dụng làm việc với chương trình qua đối

tượng này, trên đó thể hiện các nút điều khiển hay một trình đơn qui định cách làm việc của Form

- Code là phần bên trong của chương trình để điều khiển toàn chương trình Phần này chỉ người lập trình mới có thể thấu suốt nó và thiết lập những đoạn lệnh ra lệnh cho đối

tượng thực hiện một công việc nào đó

- Khi đã thực hiện xong việc tạo hai bước trên nghĩa là bạn đã lập một dự án (Project)

Mỗi dự án có thể có nhiều Form, hoặc cần có những tập tin chứa mã lệnh riêng để xử lý

những thao tác đặc biệt, hoặc một số tập tin dùng để quản lý toàn bộ dự án Như vậy,

một dự án (Project) gồm có (các điều kiện liệt kê dưới đây có thể có hoặc không trong

một Project tùy từng dự án):

+ Tập tin FRM cho mỗi Form được thiết kế

+ Tập tin FRX cho Form được thiết kế với các công cụ có dữ liệu đặc biệt.

+ Tập tin BAS cho các mã lệnh riêng

+ Tập tin RES chứa các tài nguyên của dự án như bitmap, icon

+ Tập tin duy nhất VBP (chương trình chính) cho toàn bộ dự án

Các thao tác cơ bản khi xây dựng chương trình bằng VB:

* Cách thêm một đối tượng trên thanh ToolBox:

- RightClick vào đối tượng Pointer trên thanh ToolBox, chọn Component…, hộp thoại

Component xuất hiện

- Đánh dấu Check vào đối tượng muốn chọn, sau đó Click OK để ghi nhận

* Tạo mới một Project:

- Click chọn biểu tượng New Project hoặc vào trình đơn File\New Project

- Trong hộp thoại New Project qui định chương trình bạn muốn viết ở mức độ nào, ở mức độ căn bản bạn chọn Standard EXE và click

OK Các lựa chọn khác bạn sẽ tìm hiểu ở

mức lập trình cao hơn

- Màn hình xuất hiện một Project mới chứa một Form trắng tương ứng

* Lưu Project:

- Click chọn biểu tượng Save hoặc vào trình đơn File\Save Project để lưu Project và

File\Save Form để lưu Form

- Đặt tên cho Project hay Form và click OK để chấp nhận

* Mở Project có sẵn:

- Click chọn biểu tượng Open hoặc vào trình đơn File\Open Project

- Hộp thoại Open Project xuất hiện, chọn tên Project cần mở trong khung File name và click Open để mở Project

* Tạo Form: Từ trình đơn Project, chọn Add Form hoặc chọn biểu tượng Add Form

trên thanh Standard

* Cách gọi thi hành hay mở một Form: Trong một Project có thể có nhiều Form, nếu bạn muốn mở Form này khi tác động đến một biếncố nào đó trên Form đang hoạt động bạn

có thể dùng lệnh:

Tên Form cần mở.Show

@ Ví dụ: Giả sử Form frmMain đang hiện hành, bạn muốn khi

Click vào nút Tìmkiếm để tìm một người nào đó trong dữ liệu của bạn.Các thông tin về người cần tìm được hiển thị trong Form frmTim, do đó bạn phải cho hiển thị Form này lên trước bằng cách viết lệnh cho biến cố Click của nút Tìm kiếm của Form frmMain:

Private Sub Timkiem_Click()

frmTim.Show

End

* Đặt một đối tượng lên Form: Có hai cách:

Cách 1: DoubleClick lên đối tượng cần đặt lên Form trên thanh công cụ ToolBox

Cách 2: Click chuột lên đối tượng trên thanh ToolBox, sau đó đưa trỏ chuột lên Form và Click and Drag đến vị trí và kích thước thíchhợp

* Chọn đối tượng đã có trên Form: Đưa trỏ chuột đến đối tượng và Click, có thể nhấn giữ phím Shift và Click đến các đối tượng khác để chọn nhiều đối tượng

* Di chuyển một đối tượng trên Form: Chọn đối tượng cần di chuyển và Click and Drag

đến vị trí mới hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + các phím di chuyển

* Hiệu chỉnh kích thước đối tượng: Chọn đối tượng cần hiệu

chỉnh, đưa trỏ chuột đến 1

trong 8 nút điều khiển bao quanh đối tượng và Click and Drag cho đến kích thước vừa ý

hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + Các phím di chuyển

* Xóa một đối tượng trên Form: Chọn đối tượng cần xóa và nhấn phím Delete

* Mô tả cấu trúc của chương trình:

Chương trình Visual Basic được thực hiện theo hai bước:

- Tạo Form (Thiết kế giao diện): Thiết kế hình dáng Form vàbố trí các đối tượng trên Form

Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin họchoặc không tin học Đầu vào (Inputs ) của hệ thống thông tin đợc lấy từcác nguồn (Sources ) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với cácdữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs ) đợc chuyển đến các

đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage)

1.2 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System )

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý họctập hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu

đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài

tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý mộtcách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lợc tình hình về

một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thờng có tính sosánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dựkiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và cácdữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữliệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin màchúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của

hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõichi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứ u

về thì trờng là các hệ thống thông tin quản lý

- Thu thập, phân tích và lu trữ các thông tin một cách hệ thống Những

thông tin có ích đợc cấu trúc hoá để có thể khai thác trên các phơngtiện tin học

- Xử lý thông tin: thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm

chỉ tiêu, thực hiện tính toán tạo ra các thông tin kết quả

- Phân phối cung cấp thông tin.

1.3 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin quản lý

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của của công nghệ

 Thay đổi sách lợc chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một

dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chínhphủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn ), việc ký kết một hiệp tác mới, đadạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch

vụ mới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác

động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đápứng Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự

động, thực tế, sẽ bắt các ngân hàng khác phải cùng vợt lên phía trớc trongviệc tự động hoá

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chứcphải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các

hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khimuốn sử dụng những công nghệ mới này

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua.

Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thốngthông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin đ-

ợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi

ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều đó

1.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chứcnhững dữ liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tơng đốinhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống

đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó,xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và cácmục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc Nội dung của báo cáophân tích chi tiết là cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệthống mới

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT,cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc nhữngmục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc của hệ thốngmới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dungcủa cơ sở dữ liệu, các xử lý và các dữ liệu đợc nhập vào

Giai đoạn 4: Đề xuất các ph ơng án của giải pháp

Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá môhình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống Mỗi ph -ong án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng chaphải là một mô tả chi tiết

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phải đa ra đợc hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứatất cả các đặc trng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tàiliệu hớng dẫn ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả nhữnggiao diện với những phần tin học hoá

Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phầntin học hoá của hệ thống thông tin Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn nàychính là phần mềm Giai đoạn này phải cung cấp các bản hớng dẫn sửdụng và thao tác, cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống.

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới Việc chuyển đổi này cần đợc thực hiện với những va chạm ít nhất,cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận

2 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý

đầu ra Một kỹ thuật đợc áp dụng là mợn tạm Cấu trúc của một hệ thốngkhác có hoạt động tơng tự, hay nói cách khác là có cơ Cấu đầu vào, đầu ratơng tự để từ đó có thể rút ra những giả thiết về cơ chế hoạt động của hệthống hiện tại

Phơng pháp mô hình hoá :

Đợc sử dụng rộng rãi để nghiên cức hệ thống Các bớc chính cầnthực hiện: Nghiên cức sơ bộ hệ thống; Lập mô hình hệ thống; Xử lý, thửnghiệm mô hình; Thực hiện điều hành;

Phơng pháp tiếp cận hệ thống:

Một trong những kĩ thuật thờng dùng là phân rã hệ thống thành cácphân hệ có kích thớc nhỏ hơn có quan hệ ràng buộc lẫn nhau Mặt khác,cũng cần nghiên cứu hệ thống ở dạng mở, có nghĩa là đặt nó vào trongmột hệ thống khác lớn hơn nó, chứa nó

2.1.2 Khảo sát hệ thống

2.1.2.1 Khảo sát sơ bộ

Việc khảo sát sơ bộ diễn ra trên ba phạm vi, khảo sát về công việcchức năng, khảo sát về thông tin dữ liệu, về cách thức sử dụng dữ liệu,cách thức lu trữ dữ liệu, khảo sát về ngời sử dụng trong hệ thống.

Các thông tin dữ liệu thu thập đợc phải đầy đủ, có tính thực tiễn vàtính hệ thống

2.1.2.2 Khảo sát chi tiết

Mục tiêu là thu thập các thông tin, dữ liệu để có thể giúp cho nhómchuyên gia về toàn bộ các thao tác đang đợc thực hiện trong hệ thống Vớimỗi phân hệ trong hệ thống cần phải đánh giá đợc mức độ cần thực hiện,xác định đợc các chi phí, tìm ra những giải pháp tối u về kĩ thuật, tàichính và thời gian

Các vấn đề cần xem xét chi tiết:

- Nghiên cứu những ứng dụng của hệ thống trong các lĩnh vực.

- Xem xét lại các nguồn thông tin đã thu đợc và lập kế hoạch khảo sát

thêm

Phân tích dữ liệu là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu Nhiệm

vụ của phân tích viên là phải xác định xem mỗi đối tợng có ý nghĩa gì đốivới hệ thống, thông tin chứa trong nó có cần thiết đối với hệ thống haykhông và có thể cấu trúc hoá để lu trữ trên các phơng tiện tin học haykhông

2.2 Phân tích hệ thống

Mục đích chính của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chẩn

đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định đợc những vấn đềchính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêucần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp chophép đạt đợc mục tiêu trên Để làm đợc điều đó phân tích viên phải cómột hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hiểuthấu đáo hoạt động của chính hệ thống

1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống

2.0 Cấu trúc hoá yêu cầu

3.0 Tìm và lựa chọn giải pháp

Hồ sơ dự án

Xây dựng kế hoạch HTTT

Lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của hệ thống.

Ghi chép phỏng vấn kết quả khảo sát quan sát các mẫu

Các yêu cầu hệ t hống

Mô tả vê HT hiện tại và HT mới

Mô tả vê HT mới

Chiến l ợc đề xuất cho HT mới

Các b ớc của giai đoạn phân tích hệ thống

Công cụ mô hình hoá

1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Đợc dùng để mô tả hệ thống thông

tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý,

Tài liệ

u

Thủ công Tin học hoá

-Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ ớng.

h Có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ.

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối t ợng đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiệntrên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý,phơng tiện thực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loạiphích: Phích luồng thông tin, Phích kho chứa dữ liệu, Phích xử lý

-Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu

Phích luồng thông tin có mẫu

Loại thứ hai: Phích kho chứa dữ liệu

Phích kho chứa dữ liệu

Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD :

Tên ng ời/ bộ phận phát/nhận thông tin

Tệp dữ liệu

Tên tiếntrình xử lý

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nguồn hoặc đích : Yếu tố bên ngoài biểu thị thông tin xuất phát từ đâu,

đích đến của nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào

Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu

là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một chứcnăng Các dòng khác nhau phải có tên khác nhau và các thông tin trải quathay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp Trong thực tế thông tin nghiệp

vụ có thế đợc vận chuyển qua các công văn giấy tờ và bằng các phơngtiện vận chuyển truyền thông nhng các dòng dữ liệu và tên đợc gắn chochúng phải ra đợc thông tin lôgic tơng ứng chứ không chỉ là tên các tàiliệu vật lý

Tiến trình xử lý : là quá trình biến đổi thông tin

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chỉ tiết, mà mô tảsao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Đểcho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏqua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã(Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thànhsơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

Các phích lô gíc

Giống nh phích vật lý, phích lô gíc hoàn chỉnh tài liệu cho hệthống Có 5 loại phích lô gíc Chúng đợc dùng mô tả thêm cho luồng dữliệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

-Mẫu phích xử lý logic

Tên xử lý

Mô tả

Tên DFD liên quan :

Các luồng dữ liệu vào :

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

Tên sơ đồ Cấu trúc dữ liệu có liên quan :

Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang,trộn, cộng, trừ, nhân, chia, hãy thực hiện Các phép toán số học và lô gícthờng dùng

Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong

Ngôn ngữ cấu trúc tiếng anh cũng có thể dùng khi thiết kế

Ngôn ngữ này chứa các động từ nh: Read, Write, Sort, Move,Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do , Các phép toán số học vàlô gíc thờng dùng

Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đợc dùng để mô tả dữ liệu trong

Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD

1.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.2.Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn luôn đi cùng nhauthì có thể chỉ tạo ra một luồng duy nhất

8.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9.Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

10 Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD conmức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới

đích của một DFD mức lớn hơn nào đó

Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD

11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thờngdùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức môhình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống

Những công cụ này đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng vớimức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡcủa tổ chức to hay nhỏ Ngày nay một số công cụ đợc tin học hoá, vì vậy

có thêm nhiều phần mêm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một

hệ thống Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cảsơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúpcác nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ

và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc củanhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhàphân tích

Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT

Các b ớc của giai đoạn phân tích hệ thống

1.0 Thiết kế biểu mẫu và báo cáo Thiết kế các giao diện và hội thoại 2.0

3.0 Thiết kế CSDL lôgic

Hồ sơ dự án

Các dòng dữ liệu, các mô hình E-R, các Mẫu báo biểu

Lựa chọn vật mang cho đầu vào/ra, khuôn dạng các biểu Mẫu và báo cáo Đầu vào/ra, các mô hình dữ liệu, mô hình tiến trình

Các thực đơn, biểu t ợng, giao diện và các đặc tả hội thoại

Các dòng dl, kho dl, sơ đồ e-r, các đầu vào/ra

Các quan hệ đa chuẩn hoá

( Information Flow Diagram)Sơ đồ luồng thông tin

SD(System Dictionary)

Từ điển hệ thống

Các phích lô gíc

2.3 Thiết kế hệ thống

2.3.1 Thiết kế lôgíc

Sản phẩm đa ra của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng

các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ

phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống Việc thiết kế

lôgíc nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới Cách

tiếp cận nh vậy bảo đảm tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉ những dữ liệu đó

sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thống và chỉ những xử lý yêu cầu sẽ

đ-ợc thực hiện Phơng pháp sẽ thiết kế các bộ phận HTTT mới theo trật tự

sau: Thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào Với mỗi nhiệm vụ trên cần bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô hình lôgic.

2.3.1.1 Thiết kế CSDL lôgic đi từ các thông tin ra

B

ớc1:Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của HTTT( Nội dung, khối l ợng,tần suất và nơi nhận của chúng )

B

ớc2: Xác định cấu trúc dữ liệu đảm bảo cho từng đầu ra

Công việc1: Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trong đầu ra

đó

- Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính đợc tính toán

ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Công việc 2: Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không

đ-ợc phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dới góc độ quản lý

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng

và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.

Công việc 3: Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc

vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách

những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danhsách con mới

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh

sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Công việc 4: Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ

Y với X

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

Nhận xét thấy cả 5 danh sách trên đều không xảy ra sự phụ thuộc hàm bắccầu, dó đó chúng đều ở dạng chuẩn 3.NF

Công việc 5: Mô tả các tệp

Mỗi danh sách xác định đợc sau bớc chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệpcơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân

B

ớc3:Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

Từ mỗi đầu ra, theo các thực hiện ở bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiều danhsách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tợng quản lý, có sự tồn tạiriêng tơng đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thểthì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cáchtập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

B

ớc4:Xác định khối l ợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ: Xác định khối lợng các bản ghi cho từng tệp Xác định độ dài chomột thuộc tính

2.3.1.2 Thiết kế CSDL bằng phơng pháp mô hình hoá

Phơng pháp này có một số khái niệm cơ bản:

- Thực thể: Trong mô hình lô gic dữ liệu đợc dùng để biểu hiện những

đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thôngtin về chúng Vấn đề quan trọng là phải hiểu khái niệm thực thể cho một

sự liên tởng tới một tập hợp các đối tợng có cùng các đặc trng chứ khôngphải là một đối tợng riêng biệt

- Liên kết: Một thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có

sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi là cóquan hệ với nhau Khái niệm liên kết đợc dùng để trình bày, thể hiệnnhững mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

- Liên kết loại Nhiều – Nhiều (N@N): Một lần xuất của thực thể A đợcliên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất củathực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

- Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sựkiện khởi sinh

- Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho

ra kết quả của một công việc

- Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc Kết quả có chungmột bản chất nh sự kiện, nó có thể là cái phát sinh việc thực hiện mộtcông việc khác

Do đó, phần thiết kế xử lý lôgíc chỉ bàn đến các mô hình

- Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem, bằng cách nào để có đợc nhữngthông tin đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế trong phần thiết kế CSDL.Phân tích tra cứu một Mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kếCSDL đã hoàn tất cha, nghĩa là CSDL đã đủ sản sinh các đầu ra haykhông, Mặt khác nó phát triển một phần lôgíc xử lý để tạo các thôngtin ra Kết quả của việc phân tích này sẽ đợc thể hiện thành sơ đồ phântích tra cứu và đa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống

- Phân tích cập nhật: Thông tin CSDL phải đợc cập nhật thờng xuyên

đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tợng mà nóquản lý

2.3.2 Thiết kế Vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã đợclựa chọn ở giai đoạn trớc đây

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài:

Phân tích viên lựa chọn phơng tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra, xác

định cách thức hội thoại tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiệncác thủ tục thủ công Phân bố thời gian và lập danh mục các sản phẩm

- Thiết kế chi tiết vào/ra

Thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho

ng-ời sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét

đánh giá về hệ thống thông tin của ngời sử dụng là dựa vào những yếu tốvào/ra này

- Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá

Một HTTT thờng phải thực hiện nhiều công việc khác nhau nh: cậpnhật, in ấn báo cáo, tra cứu CSDL, sao chép bảo đảm an toàn dữliệu Thao tác viên hay ngời sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho

hệ thống công việc cần phải làm Chính bằng cách thông qua các giao tácngời – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểmsoát trật tự hiện thống tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu

ra Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tơng tác với hệ thống tin họchoá

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên ban phím

+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác dựa vào các biểu tợng.

- Nguồn ( Sources ) của hệ thống:

 Bên trong :

Bộ phận xuất nhập khẩuPhân xởng sản xuất

Bộ phận kho

Bộ phận mua hàng

 Bên ngoài :

Khách hàng ( Bên thuê gia công )Bạn hàng ( Bên nhận gia công chuyển tiếp )

- Kết quả xử lý (Outputs) là các báo cáo và hồ sơ thanh khoản hợp

đồng đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu

- Đích ( Destination ) là các bộ phận có nhu cầu thông tin từ hệthống

- Kho ( Storage ) là nơi lu giữ dữ liệu

Dữ liệu về nguyên phụ liệu sẽ đợc thu thập trong suốt quá trình từ khinhập về, sản xuất và xuất trả nó ở dạng thành phẩm, xử lý bởi hệ thống vàcác kho dữ liệu đã lu trữ từ trớc, đa ra kết quả, chuyển kết quả tới đíchhoặc các kho dữ liệu.

- Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Quản lýxuất nhập khẩu của công ty

 Những vấn đề về quản lý:

Các hợp đồng gia công ngày càng nhiều, với lợng hàng gia công ngàycàng lớn, lu lợng xuất nhập ngày càng cao, dữ liệu lu trữ ngày càng phứctạp

Cán bộ của bộ phận xuất nhập khẩu có trình độ ngày càng cao về tin học,tuy vậy vẫn cần một lực lợng đông đảo để quản lý các hoạt động xuấtnhập khẩu

Việc quản lý trở nên khó khăn và kém hiệu quả do tính đồng bộ thấptrong công việc và cách quản lý của mỗi cán bộ là khác nhau và trình độquản lý cũng khác nhau

 Những yêu cầu mới của tổng cục hải quan về Quản lý xuất nhậpkhẩu mặt hàng gia công:

Yêu cầu tự động hoá việc lu dữ dữ liệu

Kiểm tra thờng xuyên và đột xuất

 Sự thay đổi của công nghệ:

Sự ra đời của hệ thống nhận tờ khai điện tử

Sự ra đời của phần mềm quản lý hàng đầu t – gia công tự động

- Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu công ty TNHH Hanotex.

Hệ thống tiến hành theo dõi hoạt động xuất nhập khẩu nguyên phụ liệubắt đầu từ giai đoạn Tiếp nhận hợp đồng gia công, tổng hợp kết quả, và lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công khi kết thúc một hợp đồng gia công

- Giới thiệu bài toán:

Công ty TNHH Hanotex: là một công ty chuyên thực hiện các “Hợp đồng gia công” hàng may mặc cho thơng nhân nớc ngoài