Thực trạng tổ chức kế toán tài sản cố định ở Công ty Cổ Phần Thức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu

Thực trạng tổ chức kế toán tài sản cố định ở Công ty Cổ Phần Thức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu

- Sản xuất thức ăn chăn nuôi.

- Sản xuất, kinh doah thuốc thú y và dụng cụ chăn nuôi

- Sản xuất, cung ứng giống gia súc, gia cầm

*Tr ớc khi cổ phần hoá

công ty dịch vụ con nuôi Hải Hậu đợc thành lập vào ngày 24/10/1994theo nghị định số 388 UBND tỉnh Nam Hà, QĐ số 25 của bộ trởng Nôngnghiệp và công nghệ thực phẩm

bớc đầu thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn, trớc đây công ty dịch

vụ chăn nuôi Hải Hậu đợc gọi là công ty giống và dịch vụ thu y trong thời kìbao cấp, chế độ quản lý công ty còn lỏng lẻo đã dẫn đến tình trạng thất thoát

về tài chính do đó công ty buộc phải giải thể từ đó công ty dịch vụ con nuôiHải Hậu đợc thành lập

Trải qua một thời kì xây dựng và phát triển, công ty dịch vụ con nuôi HảiHậu đã phải đơng đầu với nhiều thách thức, khó khăn, vất vả để xây dựng mộtcông ty vững mạnh nh ngày nay, đó chính là nhờ vào sự lãnh đạo tài tình củaban giám đốc công ty đã nhiệt tình hăng say với công việc, dám nghĩ dámlàm của đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao cố gắng v ợtqua mọi khó khăn để công ty càng ngày càng phát triển cao hơn cơ cấu tổchức lao động sản xuất kinh doanh của công ty đợc thay đổi phù hợp với nềnkinh tế mới, bộ máy hoạt động của công ty đợc xắp xếp lại cho phù hợp với cơchế mới vì thế nên công tyđã duy trì đợc sản xuất, đảm bảo cho đời sống cán

bộ công nhân viên trong công ty

* Từ khi cổ phần hoá

Thc hiện QĐ số 2960 của UBND tỉnh Nam Định về việc triển khai cổphần hoá doanh nghiệp

Ngày 18/12/2000 Công Ty Dịch Vụ Con Nuôi Hải Hậu đổi thành Công

Ty Cổ Phần Thức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu

Khi chuyển sang cổ phần hoá cố những u điểm sau

- Xoá bỏ toàn bộ những gì tồn tại mà thời kì bao cấp để lại (nợ khó đòi,tài sản đầu t không có hiệu quả…) làm cho công ty cổ phần lành mạnh về mặt) làm cho công ty cổ phần lành mạnh về mặttài chính

- Nhà nớc u tiên vốn sản xuất cho ngời lao động (vốn u đãi, vốn chovay…) làm cho công ty cổ phần lành mạnh về mặt) mua cổ phần đóng góp vào công ty cổ phần

- Kiểm soát, kiểm tra đợc hoạt động tài chính do ngời lao động bầu ra tại

đơn vị gần gũi với mọi hoạt động hàng ngày diễn ra, kiểm tra,kiểm soát đợcquá trình sản xuất kinh doanh, chất lợng, quá trình tiêu thụ sản phẩm

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

a) Nhiệm vụ của công ty.

- Sản xuất thức ăn chăn nuôi

- Sản xuất, kinh doanh thuốc thú y

- Sản xuất, cung ứng gia súc , gia cầm

b) Quyền hạn của công ty

- Căn cứ vào khả năng của công ty và nhu cầu thị trờng, công ty đợcquyền mở rộng phạm vi kinh doanh, và bổ xung thêm ngành nghề sản xuất,kinh doanh sau khi đợc cơ quan thẩm quyền cho phép

- Lựa chon hình thức và cách thức huy động vốn nh:đợc quyền phát hành

cổ phiếu, trái phiếu theo nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh

- Đợc quyền tuyển dụng lao động, thuê mớn lao động, cho thôi việc,chothôi việc, cho nghỉ việc theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh và theo quy

định của bộ luật lao động

- Sử dụng phần thu nhập còn lại của công ty

- Chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

c) Nghĩa vụ và trách nhiệm của công ty.

- Kinh doanh đủ ngành nghề đã ghi trong giấy phép và mục đích thànhlập công ty

- Đảm bảo chất lợng sản phẩm hàng hoá theo tiêu chuẩn đăng kí, chịutrách nhiệm trớc khách hàng, trớc pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do công

ty thực hiện

- Đảm bảo lợi ích và việc làm cho ngời lao động

- Tuân thủ chế độ hoạch toán thống kê, các nghĩa vụ về thuế và các nghĩa

vụ khác theo quuy định của nhà nớc

- Chấp hành các quy định về chế độ tuyển dụng, hợp đồng và quản lí lao

động, đản bảo quyền , lợi ích của ngời lao động theo pháp luật và luật lao

động

- Tuân thủ quy định của nhà nớc về bảo vệ môi trờng

thực hiện các báo cáo định kì theo quy định của nhà nớc và các ngành.Chịu sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng Nhà Nớc

1.1.3.Cơ cấu tổ chức quản , Tổ chức sản xuất của công ty.

*Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty Cổ PhầnThức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu:

sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lý của Công ty

Giám đốc

Phó giám đốc Trợ lý GĐ

Phòng kế toán tài vụ Phòng dịchvụ kỹ

thuật và KCS

Phân xởng sản xuất thức ăn

Các quâỳ hàng, cửa hàng đại lý

- Các quầy hàng, cửa hàng đại lý

*Việc tổ chức sản xuất kinh doanh của các bộ phận trong công ty:

a) Giám đốc công ty.

- Chức năng nhiệm vụ của giám đốc

+ Giám đốc là ngời điều hành mọi hoạt động của công ty theo pháp luật,theo điều lệ công ty và nghị quyết đại hội cổ đông, nghị quyết của HĐQT+ Giám đốc là ngời đại diện hợp pháp của công ty và chịu trách nhiệm tr-

ớc HĐQT và đại hội cổ đông trớc pháp luật và các giao dịch, quan hệ trong

điều hành hoạt động công ty

+ Giám đốc có nhiệm vụ trình HĐQT phơng án:

Kế hoạch sản xuất kinh doanh

Kế hoach tài chính, sử dụng và huy động vốn

Các báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng tháng, hàngquý, hàng nam

Các nảy sinh trong điều hành vợt quá quyền hạn có ảnh hởng đến hiệuquả SXKD của công ty

Các dự kiến trích lập và sử dụng quỹ

Các quy chế tuyển dụng lao động, tiền lơng, các chế độ phúc lợi xã hội,chế độ BHXH, an toàn lao động của ngời lao động và cổ đông

Nội quy kỉ luật lao động, quy chế quản lý điều hành

- Quyền han và trách nhiệm của giám đốc

+ Ký các văn bản báo cáo, hợp đồng, chứng từ của công ty phù hợp vớipháp luật và điều lệ của công ty

+ Lựa chon đề nghị HĐQT bổ nhiệm, bãi nhiệm các phó giám đốc, kếtoán trởng

+ Ra quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các trởng, phó phòng, bộ phận theonghị quyết của HĐQT

+ Ký kết thoả ớc lao động tuyển dụng lao động theo kế hoạch , nâng bậclơng , kỉ luật, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy đinh của pháp luật và quychế do HĐQT ban hành

+ Đợc tham dự các hội nghị của HĐQT nếu giám đốc không phải làthành viên HĐQT

+ Chịu trách nhiệm trớc HĐQT và đại hội cổ đông về những sai phạmnghiệp vụ gây tổn thât cho công ty

b) Phó giám đốc

- Là ngời giúp việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành các hoạt độngtrong moi lĩnh vực của công ty và chịu trách nhiệm trớc giám đốc và trớc phápluật về nhiệm vụ đợc giám đốc phân công

c) Phòng tổ chức hành chính

- Là phòng nghiệp vụ của Công ty, giúp giám đốc thực hiên chức năngquản lý vàchức năng phục vụ trên các lĩnh vực công tác, tổ chức bộ máy sảnxuất kinh doanh, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động

- Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng tổ chức hành chính

+ Có kế hoạch xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ trong đó có cán bộlãnh đạo, cán bộ quản lý và đội ngũ kế cận trong quy hoạch cán bộ, đảm bảo

đủ số lợng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty

+Tổ chức bộ máy các phòng ban nghiệp vụ và quản lý sản xuất trongcông ty, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, thực hiện chức năng nhiệm vụ của các

bộ phận xí nghiệp phòng ban, nghiên cứu cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chứcquản lý trong công ty

+ Quản lý cán bộ công nhân viên, tham mu cho giám đốc trong công tác

tổ chức sản xuất, công tác cán bộ và nhân sự

+ Quản lí hồ sơ, lý lịch, sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội của cán bộ nhânviên trong toàn công ty

d) Phòng kế hoạch tài vụ

- Là phòng nghiệp vụ của Công ty, giúp Giám đốc theo dõi việc chi tiêutheo nguyên tắc tiền nào việc đấy dới hình thức dùng đồng tiền của giám đốc

để giám đốc mời nguồn vốn, để tạo đủ vốn cho hoạt động của công ty

- Tổng hợp và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, giúp lãnh đạo công ty khắc phục nhũng thiếu sót, pháthuy những u điểm trong viẹc thực hiện kế hoạch quản lý kinh tế một cách toàndiện.khai thác các nguồn vốn để tạo đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinhdoanh

- Nhiệm vụ của phòng kế hoạch tài vụ

+ Lập và quản lí việc thực hiện kế hoạch thu chi tài vụ, tín dụng, ngânhàng, điều hoà và sử dụng vốn hợp lý, đúng chế độ, thể lệ, nguyên tắc tàichính của nhà nớc

+Tổ chức hoạch toán kế toán, thống kê đúng kỳ hạn, kịp thời, đầy đủ vàchính xác về toàn bộ tài sản cố định và tài sản cố định của công ty

+ Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính và kế hoạch khác củacông ty, lập kế hoạch tài chính tín dụng hàng tháng, hàng quý, quan hệ trựctiếp với ngân hàng để giải quyết các yêu cầu chi về vốn kinh phí phục vụ kịpthời yêu cầu sản xuất và yêu cầu khác của đơn vị

e) Phòng tiếp thị cung ứng thị tr ờng

- Có nhiệm vụ giúp ban giám đốc thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng.Mua bán vật t, dự thảo và xây dựng kế hoạch cung ứng, tìm hiểu thị trờng vàyêu cầu của từng loại vật t và giá cả, đồng thời kết hợp với thủ kho thực hiệnviệc giao nhận hàng để đảm bảo số lợng, chất lợng cùng với việc đóng gói sảnphẩm trong điều cho phép

f) Phòng dịch vụ kỹ thuật và KCS

- Có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về hớng dẫn quy trình sản xuấtthức ăn thực hiện ký kết hợp đồng t vấn về kỹ thuật cho các hộ chăn nuôitrong việc điều tra phát hiện dịch bệnh của gia súc, gia cầm Đồng thời chịu

trách nhiệm kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi nhập kho, xuất kho cungứng ra thị trờng.

g) Phân x ởng sản xuất

- Thu mua nguyên vật liệu, tổ chức sản xuất thức ăn gia súc theo đúngyêu cầu của công ty Thực hiện đúng quy trình công nghệ, đảm bảo chất lợngsản phẩm Với bộ máy tổ chức và quản lý nh trên đã làm đơn giản hoá phơngthức quản lý, hạn chế tình trạng chồng chéo trong công việc hay chốn tránhtrách nhiệm do có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể với mỗi phòng ban,phân xởng, đồng thơi thúc đẩy lòng nhiệt tình, sáng tạo của mọi ngời trongcông việc.Tổ chức bộ máy theo cơ chế trực tuyến chức năng đã giúp các mệnhlệnh đợc truyền đi nhanh chóng, chính xác tới từng phòng ban.Tuy nhiên vẫn

có lúc sẽ gây ra sự quá tải đối với giám đốc

h) Các quâỳ hàng , đại lý

- Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm thức ăn chăn nuôi và thuốc thú y:

là một đơn vị trực thuộc công ty Của hàng có nhiệm vụ bán và giới thiệu sảnphẩm ra thị trờng

* Tổ chức công tác kế toán ở Công Ty Cổ Phần Thức Ăn Chăn Nuôi HảiHậu

a

á p dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán- kế toán

- Công ty áp dụng hệ thống chứng từ ghi sổ

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từgốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ sau đó dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ gốc sau khilàm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.+ Cuối tháng (Quý) phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụkinh tế – tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính

số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái.Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối tài khoản

+ Cuối tháng (Quý) phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lậpcác bảng tổng hợp chi tiết Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái

và bảng tổng hợp chi tiết đợc sử dụng để lập báo cáo kế toán

sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi

sổ

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Sổ quỹ Chứng từ gốc Số thẻ hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ đăng ký

C.Từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

b) Hình thức kế toán mà Công Ty Cổ Phần Thức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu

áp dụng là hình thức hạch toán chứng t ghi sổ.

- Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:

+ Các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh trên chứng từ gốc đều

đ-ợc phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ đểghi vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan

+ Tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống trênhai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng từghi sổ

+ Tách rời ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết vào hai loại sổ

kế toán riêng biệt

+ Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảngtổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế

+ Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cảnăm (theo số thứ tự trong bảng đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc

đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có các loại sổ kế toán sau:

+ Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ cái các tài khoản và sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Sổ cái: Là sổ phân loại(Ghi) theo hệ thống dùng để hạch toán tổng hợp.Mỗi tài khoản đợc phản ánh trên một trang sổ cái(Có thể kết hợp sổ cái với sổchi tiết trên cùng một tờ sổ nhiều cột)

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộchứng từ đã lập trong tháng Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ vàkiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trong sổ cái Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lậpsong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày, tháng Số hiệu củachứng từ ghi sổ đợc đánh liên tục từ đầu tháng(hoặc từ đầu năm) đến cuốitháng(hoặc đến cuối năm) ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghivào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán chi tiết: Đợc mở để theo dõi chi tiết cho các đối tợng kế toán

đã đợc phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chitiết cho công tác quản lí tài sản, quản lí các quá trình hoạt động kinh tế của

đơn vị Các sổ và thẻ hoạch toán chi tiết thờng đợc sử dụng để phản ánh các

9

đối tợng cần hạch toán chi tiết nh: Sổ kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sổTSCĐ, sổ CPSX, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết thanh toán.

- Ngoài ra kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ còn sủ dụng chứng từghi sổ và bảng cân đối tài khoản

+ Chứng từ ghi sổ: Thực chất là sổ định khoản theo kiểu tờ rơi để tập hợpcác chứng từ gốc cùng loại, chứng từ ghi sổ sau khi vào sổ đăng ký chứng từghi sổ mới đợc dùng làm căn cứ ghi vào sổ cái

+Bảng cân đối tài khoản: Là bảng kê đối chiếu toàn bộ số d đầu kỳ, sốphát sinh trong kỳ, số d cuối kỳ của tất cả các tài khoản tổng hợp sử dụngcách ghi kép

Quan hệ cân đối:

Tổng số tiền trên sổ đăng ký

Chứng từ ghi sổ = Tổng số phát sinh Nợ(hoạcCó)của tất cả các tài khoản

trong sổ cái(hay bảng cân đốitài khoản)

c) Bộ máy kế toán ở công ty Cổ Phần Thức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu.

- Sự chuyển hớng nền kinh tế phát triển theo kinh tế thị trờng và cơ chếquản lý mới đặt ra cho công ty tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, phù hợp với đặc

điểm kinh doanh của công ty

- Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, đảm bảo thu thập thông tin kinh tếnhanh, kịp thời, hợp lý và cung cấp đầy đủ cho các đối tợng sử dụng thông tin

- Bộ máy kế toán đợc xác định trên cơ sở áp dụng chặt chẽ giữa kế toántổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo các mặt kế toán đợc kết hợp với nhau,cũng nh các phòng ban khác, phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi quản lý tìnhhình chi tiêu tài chính của công ty và với nhiệm vụ tham mu cho lãnh đạo vềcông tác quản lý tài chính, tiền vốn, hoạch toán giá thành và lập kế hoạch thuchi tài chính hàng tháng, quý, năm theo kế hoạch

1 Đứng đầu là kế toán trởng

2 Kế toán TSCĐ và vật tu hàng hoá

3 Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT

KÕ to¸n tæng hîp

* Kế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toáncủa doanh nghiệp, tham mu cho giám đốc xây dựng các phơng án tài chínhtổng hợp các số liệu do kế toán viên cung cấp, tính giá thành, doanh thu và kếtquả hoạt động kinh doanh.

* Kế toán TSCĐ và vật t hàng hoá: theo dõi việc tăng, giảm TSCĐ; lậpbảng tính khấu hao TSCĐ cho từng tháng, quý, năm; theo dõi phơng án tìnhhình nhập-xuất-tồn vật liệu-công cụ, dụng cụ Ngoài ra còn tham gia vớiphòng vật t về định mức vật t dự trữ và kịp thời điều chỉnh quá trình nhập –xuất-tồn vật t góp phần đảm bảo dự trữ vật t ở mức hợp lý và sử dụng các tr-ờng hợp thừa, thiếu vật liệu-công cụ dụng cụ

*Kế toán tiền lơng, BHXH, BHYT: theo dõi công nợ, các khoản trích nộptheo quy định; theo dõi tình hình thu chi, tăng giảm nguồn vốn của doanhnghiệp, theo dõi tổng quỹ tiền lơng

* Kế tóan ngân hàng, tiền mặt :theo dõi tài khoản tiền gửi của đơn vịmình từ đó lập kế hoạch thanh toán hoặc thu về dới hình thức séc hoặc chuyểnkhoản

* Kế toán giá thành: theo dõi và tập hợp các chi phí tới khi kết thúc quátrình sản xuất từ đó tính giá thành, doanh thu và kết quả hoạt động SXKD

* Kế toán tổng hợp: theo dõi tổng hợp tất cả các số liệu do các kế toáncung cấp để đối chiếu với kết quả tính gía thành xem có khớp không

* Thủ quỹ : chịu trách nhiệm quản lý tiền của doanh nghiệp thi hành lệnhthu-chi do kế toán tiền lơng, BHXH,BHYT lập có đủ chữ ký của kế toán tr-ởng và giám đốc, không để mất mát thiếu hụt quỹ tiền

Theo chúc năng thực hiện các công việc kế toán, lập chứng từ để làm căn

cứ sổ kế toán (mọi hình thức kế toán thoát ly chứng từ đều không hợp lệ).d) Tổ chức công tác kiểm tra công tác kế toán tài chính ở công ty CổPhần Thức Ăn Chăn Nuôi Hải Hậu

- Để cho công tác của đơn vị mình hoạt động có hiệu quả, các thông tintài chính đợc chính xác, đúng đắn và tuân thủ theo pháp luật nên công ty đã tổchức kiểm tra kế toán với mục đích tìm ra những chi tiêt thiếu sót để bổ sung,khắc phục