Tổ chức Kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Xí nghiệp toa xe Đà Nẵng

Tổ chức Kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Xí nghiệp toa xe Đà Nẵng

Phần 1

Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán quản trị

chi phí sản xuất

i tổng quan về kế toán quản trị

1 Khỏi niệm và bản chất của kế toỏn quản trị

a Khỏi quỏt về sự ra đời của kế toỏn quản trị

Xã hội càng phát triển thì nhu cầu thông tin càng trở nên đa dạng, bức thiết Hiện nay thông tin đợc xem nh là một yếu tố trực tiếp của quá trình sản xuất kinh doanh Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán góp phần rất quan trọng vào công tác quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính

Từ những năm 50 của thế kỷ 20, sự phỏt triển nhanh chúng của khoa học kỹ thuật đó tỏc động đến mọi mặt của đời sống kinh tế, chớnh trị, văn hoỏ xó hội, đặc biệt

là lĩnh vực kinh tế Nú đó làm thay đổi phương thức sản xuất, cỏch thức quản lý cũng như kết cấu chi phớ trong giỏ thành sản phẩm Mặt khỏc, xu hướng khu vực hoỏ, toàn cầu hoỏ nền kinh tế thế giới đó tạo ra những cơ hội trong hợp tỏc kinh doanh nhưng cũng tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt giữa cỏc doanh nghiệp, cỏc thành phần kinh tế Đứng trước những thay đổi, những cơ hội và thỏch thức đú, doanh nghiệp muốn tồn tại và phỏt triển, giành được những thắng lợi trong cạnh tranh phải luụn luụn thu thập đầy đủ thụng tin để nhà quản lý cú thể ra quyết định thớch hợp, kịp thời Phần lớn những nhu cầu thụng tin của nhà quản lý được thoả món thụng qua cỏc kờnh thụng tin trải suốt trong nội bộ doanh nghiệp.Vỡ vậy, kế toỏn đũi hỏi phải phục vụ tốt hơn cho cụng việc dự bỏo, tổ chức điều hành, kiểm soỏt và ra quyết định Chớnh nhu cầu thụng tin này đó hỡnh thành nờn chuyờn ngành kế toỏn quản trị

Như vậy, kế toỏn quản trị về bản chất là một bộ phận cấu thành khụng thể tỏch rời của hệ thống kế toỏn vỡ đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thụng tin kinh tế trong doanh nghiệp Kế toỏn quản trị trực tiếp cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản lý bờn trong tổ chức doanh nghiệp - người cú trỏch nhiệm điều hành và kiểm soỏt mọi hoạt động của tổ chức đú

Ở nước takế toán quản trị trong các doanh nghiệp ra đời và phát triển khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định h-ớng xã hội chủ nghĩa Kế toán quản trị đợc áp dụng cho mọi thành phần kinh tế và mọi lĩnh vực kinh doanh, kể cả các tổ chức hoạt động không vì mục đích lợi nhuận

b Khỏi niệm và bản chất của KTQT

Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán quốc gia (Mỹ) – National Asociation of

Accountants (NAA) – văn kiện số 1A tháng 3/1984, thì: “Kế toán quản trị là quá trình cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, kiểm soát, điều hành các hoạt động của doanh nghiệp Quy trình kế toán quản trị bao gồm các công việc xác định, cân, đo, đong, đếm, thu thập, tích luỹ, phân tích, chuẩn bị thông tin, giải thích và cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để các nhà quản lý xử lý các thông tin này theo hớng có lợi nhất cho doanh nghiệp”

Theo định nghĩa của Viện kế toỏn viờn quản trị Hoa Kỳ thỡ KTQT“ là quỏ trỡnh nhận diện, đo lường, tổng hợp, phõn tớch, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thụng tin được quản trị sử dụng để lập kế hoạch, đỏnh giỏ và kiểm tra trong nội bộ tổ chức, và để đảm bảo việc sử dụng hợp lý và cú trỏch nhiệm đối với cỏc nguồn lực của tổ chức đú”

Theo Luật Kế toán Việt Nam, KTQT “là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.

Nh vậy, có rất nhiều quan niệm và định nghĩa về kế toán quản trị, nhng đứng trên góc độ sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho chức năng quản lý của các nhà

quản trị doanh nghiệp, có thể định nghĩa kế toán quản trị nh sau: Kế toán quản trị

là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất - kinh doanh một cách chi tiết, phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế, tài chính trong nội bộ doanh nghiệp.

Từ đó rút ra bản chất của kế toán quản trị nh sau:

- Kế toán quản trị không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và đã thực sự hoàn thành, mà còn xử lý và cung

cấp thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý Để có đợc các thông tin này, kế toán quản trị phải sử dụng các phơng pháp khoa học để phân tích, xử lý chúng một cách linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị Hệ thống hóa thông tin theo một trình tự dễ hiểu và giải trình quá trình phân tích theo các chỉ tiêu cụ thể, phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.

- Kế toán quản trị chỉ cung cấp những thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính trong phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ của một doanh nghiệp Những thông tin đó chỉ

có ý nghĩa đối với những ngời điều hành, quản trị doanh nghiệp, không có ý nghĩa

đối với các đối tợng bên ngoài Vì vậy, ngời ta nói kế toán quản trị là loại kế toán dành cho những ngời làm công tác quản lý, trong khi đó kế toán tài chính không phục vụ trực tiếp cho mục đích này

- Kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một chức năng quan trọng không thể thiếu đợc đối với hệ thống quản trị doanh nghiệp

2 Kế toỏn quản trị với chức năng của nhà quản lý

Trong hoạt động kinh doanh, ngời quản lý phải điều hành các hoạt động hàng ngày, lập kế hoạch cho tơng lai, giải quyết các vấn đề và thực hiện một khối lợng lớn các quyết định thờng xuyên và không thờng xuyên Tất cả những điều này đòi hỏi phải đợc cung cấp những thông tin đặc biệt khác nhau từ kế toán quản trị

- Chức năng lập kế hoạch: Trong việc lập kế hoạch người quản lý vạch ra

những việc phải làm để đưa hoạt động của tổ chức doanh nghiệp hướng về cỏc mục tiờu đó xỏc định như: mục tiờu về lợi nhuận, về sự tăng trưởng, nõng cao uy tớn của doanh nghiệp… Cỏc kế hoạch được lập cú thể là ngắn hạn hoặc dài hạn Trong chức năng này, KTQT cung cấp những thông tin để ra các quyết định về kế hoạch thông qua việc lượng hoỏ cỏc mục tiờu của quản lý dưới dạng cỏc chỉ tiờu về số lượng và giỏ trị Kế hoạch này đợc tiến hành dới sự điều khiển của hội đồng xét duyệt dự toán, có sự tham gia của kế toán trởng, đợc lập hàng năm

- Chức năng điều hành (Thực hiện kế hoạch): Để việc thực hiện kế hoạch

đạt được hiệu quả cao nhất, nhà quản trị sẽ quyết định cỏc phương phỏp tốt nhất để tổ chức con người với cỏc nguồn tài - vật lực KTQT phải cung cấp thụng tin hàng ngày

về tỡnh hỡnh hoạt động của tổ chức, về tài sản, chi phớ, thu nhập…cả về mặt hiện vật

và giỏ trị để phục vụ đắc lực cho nhà quản trị điều hành tốt quỏ trỡnh hoạt động của tổ chức.

- Chức năng kiểm soỏt: Trong quản lý, việc lập ra kế hoạch cha đủ mà quan

trọng hơn là cần những thông tin có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch Kế toán quản trị giúp cho chức năng kiểm soỏt bằng cách thiết kế nên các báo cáo có dạng

so sánh Các nhà quản trị sử dụng báo cáo đó để kiểm tra, đánh giá trong các lĩnh vực trách nhiệm mà họ cần quan tâm, để xem xét và điều chỉnh, tổ chức thực hiện các mục tiêu đặt ra Do đó, kế toán quản trị phải làm sao cho các nhà quản lý nhận

đợc những thông tin mà họ cần hoặc muốn nhận

- Chức năng ra quyết định: Để ra được một quyết định thỡ cần phải cú thụng

tin, những thụng tin thật cụ thể, thật chi tiết, thật đầy đủ, thật kịp thời, khụng chỉ trong quỏ khứ mà cũn cả ở hiện tại và trong tương lai Những thụng tin này phần lớn được cung cấp từ KTQT

3 Nhiệm vụ của kế toán quản trị

Chức năng cơ bản của KTQT là cung cấp thụng tin cho nhà quản trị để ra quyết định Để hoàn thành tốt chức năng của mỡnh, KTQT phải làm tốt cỏc nhiệm vụ sau:

- Thu thập, xử lý thụng tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung KTQT của đơn vị xỏc định theo từng thời kỳ Muốn vậy, kế toỏn phải sử dụng hệ thống cỏc chứng từ và sổ sỏch để ghi chộp một cỏch cú hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày

- Kiểm tra, giỏm sỏt cỏc định mức, tiờu chuẩn, dự toỏn

- Cung cấp thụng tin theo yờu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng cỏc bỏo cỏo KTQT

- Tổ chức phõn tớch thụng tin phục vụ cho yờu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của Ban lónh đạo doanh nghiệp

4 Các phơng pháp kế toán quản trị

Là một bộ phận của hệ thống kế toán, nên về nguyên tắc, kế toán quản trị cũng

sử dụng các phơng pháp cơ bản giống nh kế toán tài chính, đó là: phơng pháp chúng

từ, phơng pháp tài khoản và ghi kộp, phơng pháp tính giá và phơng pháp tổng hợp – cân đối kế toán Tuy nhiên, do mục đích sử dụng thông tin của kế toán quản trị khác

với kế toán tài chính, vì vậy các phơng pháp sử dụng trong kế toán quản trị có những nét đặc thù riêng nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết, và mang tính linh hoạt theo yêu cầu quản lý nội bộ Do đó, hệ thống phơng pháp sử dụng trong kế toán quản trị đợc phân thành 2 nhóm: nhóm phơng pháp thu nhận, xử lý, tổng hợp thông tin và nhóm phơng pháp phân tích chỉ tiêu theo yêu cầu của nhà quản trị.

4.1 Nhóm phơng pháp thu nhận, xử lý và tổng hợp thông tin

Nhóm phơng pháp thu nhận, xử lý và tổng hợp thông tin là hệ thống phơng pháp đợc sử dụng trong mọi phân hệ kế toán, hệ thống này bao gồm:

a Phơng pháp chứng từ

Kế toán quản trị ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành đã phản ánh trên chứng từ kế toán của hệ thống chứng từ bắt buộc để phân tích và tập hợp tình hình về chi phí, thu nhập và kết quả một cách chi tiết, còn sử dụng hệ thống chứng từ hớng dẫn Các chứng từ hớng dẫn đợc doanh nghiệp cụ thể theo các chỉ tiêu phục vụ trực tiếp cho việc thu nhận,

xử lý và cung cấp thông tin nội bộ Việc kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ đợc xác lập theo cách riêng, nhằm bảo đảm cung cấp thông tin chính xác, trung thực, kịp thời cho công tác đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí cũng nh phục vụ cho công tác lập dự toán mới.

b Phơng pháp tính giá

Để phản ánh tình hình huy động và sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, kế toán quản trị phải sử dụng phơng pháp tính giá, tức là quy đổi các loại tài sản phi tiền tệ thành tiền để cung cấp các thông tin có tính tổng hợp cho nhà quản trị doanh nghiệp

Kế toán quản trị cũng phải tuân thủ các nguyên tắc và trình tự tính giá giống

nh kế toán tài chính Tuy nhiên, do mục đích riêng của kế toán quản trị nên các nguyên tắc và trình tự tính giá này mang một ý nghĩa và phơng pháp đặc thù, nhất là trong việc phân bổ chi phí chung cho các đối tợng cần quản trị hoặc trong việc phân loại chi phí thành chi phí biến đổi và chi phí cố định để xác định điểm hoà vốn thì quan điểm của kế toán quản trị có điểm khác biệt với kế toán tài chính

c Phơng pháp tài khoản và ghi kộp

Để có số liệu chi tiết, tỷ mỷ và kịp thời phục vụ cho quản lý nội bộ, kế toán quản trị phải sử dụng tài khoản đợc thiết lập trên cơ sở yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu

cụ thể Căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể từng chỉ tiêu chi tiết, kế toán quản trị mở các tài khoản để hệ thống hoá thông tin từ chứng từ theo các chỉ tiêu của báo cáo kế toán quản trị Các tài khoản của kế toán quản trị không nhất thiết phải giống với các tài khoản trong hệ thống tài khoản thống nhất của kế toán tài chính và phơng pháp ghi tài khoản cũng rất đa dạng (có thể ghi đơn, có thể ghi kép) Thông tin đợc phân loại trên các tài khoản là điều kiện tiền đề để lập báo cáo kế toán quản trị

d Phơng pháp tổng hợp và cân đối kế toán

Để đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu thuộc đối tợng cần quản trị, kế toán quản trị phải có các bảng tổng hợp và cân đối số liệu đã đợc ghi nhận trên các tài khoản Khác với báo cáo kế toán tài chính, báo cáo kế toán quản trị vừa phải thể hiện số dự toán (kế hoạch) vừa thể hiện đợc số thực tế, vừa thể hiện bằng th-

ớc đo tiền tệ vừa có thể thể hiện bằng thớc đo hiện vật Ngoài ra, báo cáo kế toán tài chính đợc lập có tính chất định kỳ thì báo cáo kế toán quản trị phải đáp ứng đợc tính kịp thời cho các nhà quản trị

Phơng pháp tổng hợp và cân đối trong kế toán quản trị tạo ra “sản phẩm” cuối cùng của toàn bộ chu trình kế toán quản trị đợc tiến hành trong một doanh nghiệp,

đó là hệ thống báo cáo kế toán quản trị Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là nguồn thông tin chủ yếu để nhà quản trị đa ra các quyết định hợp lý trong quá trình thực hiện các chức năng của mình

- Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh của từng bộ phận, kế toán quản trị phải chi tiết chi phí và kết quả theo từng bộ phận tham gia vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

- Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng, kế toán quản trị phải chi tiết chi phí và kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng

- Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá tiến độ thực hiện các chỉ tiêu, kế toán quản trị phải chi tiết các chỉ tiêu theo từng kỳ kinh doanh

Phơng pháp chi tiết đợc kế toán quản trị sử dụng một cách linh hoạt, tuỳ theo

đối tợng phản ánh và yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp Phơng pháp chi tiết là tiền đề để vận dụng phơng pháp tài khoản và lập báo cáo trong kế toán quản trị

b Phơng pháp so sánh

Để thực hiện đợc chức năng của mình, kế toán quản trị phải thờng xuyên sử dụng phơng pháp so sánh để phân tích chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh theo từng bộ phận, từng mặt hàng hoặc từng phơng án Cụ thể:

- Khi lập báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định lựa chọn phơng án tối u thì kế toán quản trị phải so sánh chi phí và thu nhập của các phơng án với nhau

- Khi lập báo cáo phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, kế toán quản trị phải

so sánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu với số kế hoạch, định mức, dự toán

Phơng pháp so sánh trong kế toán quản trị thờng đợc sử dụng khi lập các báo cáo kế toán

c Phơng pháp liên hệ

Khi thực hiện lập báo cáo kế toán, kế toán quản trị phải đứng trên quan điểm toàn diện, tức là phải phản ánh kết quả đạt đợc của từng mặt, từng hoạt động, quá trình, bộ phận kinh doanh trong mối liên hệ phổ biến, có nghĩa là kế toán quản trị phải sử dụng phơng pháp liên hệ

Phơng pháp liên hệ đợc sử dụng thờng xuyên trong kế toán quản trị là liên hệ cân đối và liên hệ tuyến tính

Liên hệ cân đối có cơ sở là sự cân bằng về lợng giữa hai mặt của các yếu tố và kết quả kinh doanh của đối tợng nghiên cứu Chẳng hạn, khi nghiên cứu tình hình lu chuyển tiền tệ, kế toán quản trị phải sử dụng liên hệ cân đối giữa thu và chi, giữa huy động tiền và sử dụng tiền

Liên hệ tuyến tính là mối quan hệ chi phí - sản lợng - thu nhập - kết quả kinh doanh theo một hớng xác định giữa đối tợng phản ánh và các nhân tố ảnh hởng Liên hệ tuyến tính đợc sử dụng phổ biến trong kế toán quản trị là mối liên hệ chi phí

- sản lợng - thu nhập - kết quả kinh doanh

Nhờ sử dụng phơng pháp liên hệ mà kế toán quản trị có thể dự đoán tình hình sản xuất kinh doanh của từng bộ phận của doanh nghiệp trong tơng lai, giúp cho nhà quản trị có quyết định lựa chọn phơng án mới hoặc điều chỉnh kịp thời quá trình sản xuất - kinh doanh

ii tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

Có thể khẳng định rằng chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng

đầu trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị và đứng trên giác độ kế toán, các thông tin các nhà quản trị cần hầu hết đều

có liên quan đến chi phí Tuy nhiên chi phí có thể đợc nhận diện dới nhiều góc nhìn khác nhau, và sự nhìn nhận đó không ngoài mục đích phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp

1 Chi phí và các cách phân loại chi phí

1.1 Khỏi niệm về chi phớ

Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí là nhằm cung cấp thông tin thích hợp, hữu ích và kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh của các nhà quản trị Vì thế, đối với kế toán quản trị, chi phí không chỉ đơn giản đợc nhận thức theo quan điểm của kế toán tài chính, mà nó còn phải đợc nhận diện theo nhiều ph-

ơng diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định Theo đó, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí tổn ớc tính để thực hiện một dự án, hoặc là những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn phơng án, hy sinh cơ hội kinh doanh,

và có những khoản chi phí đựơc kiểm soát bởi một cấp quản lý này nhng lại không

đợc kiểm soát bởi một cấp quản lý khác Vì vậy, khi nhận thức chi phí theo quan

điểm kế toán quản trị, chúng ta còn phải chú trọng đến mục đích sử dụng, đến nhu cầu quản lý của các nhà quản trị cũng nh ảnh hởng của môi trờng kinh doanh đến sự hình thành và biến động của chi phí chứ không chỉ căn cứ vào chứng cứ-chứng từ

Do đó, việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một yêu cầu cần thiết của kế toán quản trị chi phí sản xuất

1.2 Cỏc cỏch phõn loại chi phớ

a Phõn loại chi phớ theo chức năng hoạt động

Mục đích của việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong kế toán quản trị là xác định rõ vai trò, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt

động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp và cung cấp thông tin có hệ thống cho việc lập các báo cáo tài chính

Theo chức năng hoạt động, chi phí đợc phân thành:

a.1 Chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm trong một kỳ nhất định Chi phí sản xuất gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

Nh vậy, chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí cần thiết để chế tạo sản phẩm, những loại chi phí khác không gắn liền với việc sản xuất sản phẩm thì không đợc xếp vào chi phí sản xuất

a.2 Chi phí ngoài sản xuất

Để tổ chức và thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp còn phải thực hiện một số khoản chi phí ở khâu ngoài sản xuất đợc gọi là chi phí ngoài sản xuất.Chi phí ngoài sản xuất gồm:

- Chi phí bán hàng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp

b.Phõn loại chi phớ theo mối quan hệ với bỏo cỏo tài chớnh

b.1 Chi phí thời kỳ: bao gồm những khoản chi phí phát sinh trong kỳ hạch

toán Vì thế, chi phí thời kỳ là những chi phí trực tiếp làm giảm lợi tức trong kỳ mà chúng phát sinh Chi phí thời kỳ không phải là những chi phí tạo thành thực thể của sản phẩm hay nằm trong các yếu tố cấu thành giá vốn của hàng hoá mua vào, mà là những khoản chi phí hoàn toàn biệt lập với quá trình sản xuất sản phẩm hoặc mua vào hàng hoá Vì vậy, chi phí thời kỳ bao gồm các chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp

b.2 Chi phí sản phẩm: bao gồm các chi phí gắn liền với các sản phẩm đợc

sản xuất ra hoặc mua vào để bán lại Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí sản phẩm gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung Nh vậy, chi phí sản phẩm luôn gắn liền với sản phẩm và chỉ đợc thu hồi khi sản phẩm tiêu thụ, còn khi cha tiêu thụ thì chúng đợc nằm trong sản phẩm tồn kho

c Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Mục đích của cách phân loại chi phí này trong kế toán quản trị là cung cấp

thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp

Dựa vào tính chất biến đổi của chi phí sản xuất trong mối quan hệ với sản lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp, chi phí sản xuất của doanh nghiệp đợc chia làm 2 loại:

c.1 Biến phí (chi phí biến đổi): Là tập hợp loại chi phí mà lợng tiêu hao của

chúng tỷ lệ thuận với sự biến đổi sản lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ sản xuất, mua vào hoặc bán ra trong kỳ

Biến phớ bao gồm:

+ Biến phớ thực thụ (tỷ lệ): Là những chi phí biến đổi tuyến tính (cùng một tỉ lệ) với sự biến đổi của mức độ hoạt động Ví dụ nh: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp biến đổi tuyến tính với số lợng sản phẩm đợc sản xuất ra, chi phí nhiên liệu biến đổi tuyến tính với số giờ máy hoạt động…

+ Biến phớ cấp bậc: Là những chi phí có thay đổi với mức độ hoạt động nhng không tuyến tính Những chi phí này không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi

ít Nó chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi ở một mức đáng kể nào đó

Trong khâu sản xuất, chi phí thuộc loại biến phí bao gồm: chi phí nguyên, vật liệu, chi phí nhân công, chi phí nhiên liệu, động lực liên quan trực tiếp đến sản lợng sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra trong kỳ

c.2 Định phí (chi phí cố định): Là tập hợp các loại chi phí mà mức tiêu hao

của chúng không phụ thuộc sản lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ sản xuất hoặc bán

ra trong kỳ

Định phớ bao gồm:

+ Định phớ bắt buộc: Là những chi phí không thể không có cho dù mức độ hoạt động của doanh nghiệp xuống rất thấp, thậm chí không hoạt động Ví dụ: Khấu hao TSCĐ, lơng của cán bộ quản lý…

+ Định phí tuỳ ý: Là những chi phí có thể dễ dàng thay đổi tuỳ vào điều kiện thực tế của mức độ hoạt động Nhà quản lý có thể ra các quyết định chi phí tuỳ

ý hàng năm Ví dụ nh: chi phí quảng cáo, nghiên cứu, chi quan hệ quần chúng… Trong khâu sản xuất thì định phí thờng có: chi phí tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí tạo môi trờng làm việc (điện thắp sáng, chạy các thiết bị vệ sinh công nghiệp ), chi phí cho nhân viên phân xởng, chi phí hành chính của phân x-ởng

c.3 Chi phí hỗn hợp: là loại chi phớ mà bản thõn nú gồm cả yếu tố biến phớ lẫn

định phớ Ở mức hoạt động căn bản, chi phớ hỗn hợp thể hiện cỏc đặc điểm của định phớ, quỏ mức đú nú lại thể hiện đặc điểm của biến phớ

d Các cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích ra quyết định

Ngoài những cách phân loại chi phí nh trên đã đề cập, trong quá trình ra quyết

định, nhà quản trị còn phải xem xét một số phơng pháp phân loại chi phí khác nh:

- Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

+ Chi phí trực tiếp là chi phí có thể tách biệt, phát sinh một cách riêng biệt cho một hoạt động cụ thể của doanh nghiệp nh một sản phẩm, ở một phân xởng sản

xuất, một đại lý Nh vậy, xét về bản chất thì chi phí trực tiếp là chi phí mà tự bản thân nó hiển nhiên đợc chuyển vào đơn vị sản phẩm hoặc một đơn vị của tổ chức cơ quan.

+ Chi phí gián tiếp là chi phí chung hay chi phí kết hợp, không có liên quan tới hoạt động cụ thể nào, mà liên quan cùng lúc với nhiều hoạt động Do vậy, để xác

định chi phí gián tiếp của một hoạt động cụ thể phải áp dụng phơng pháp phân bổ.Trên góc độ quản trị doanh nghiệp thì chi phí trực tiếp thờng mang tính chất có thể tránh đợc, nghĩa là phát sinh và mất đi cùng với sự phát sinh và mất đi của một hoạt động cụ thể Chi phí gián tiếp, trái lại mang tính không thể tránh đợc và chúng phát sinh để phục vụ cho ít nhất hai hoạt động trở lên Cho nên chúng vẫn sẽ tồn tại, cho dù có một hay một vài đối tượng mà chỳng phục vụ ngừng hoạt động

- Chi phí kiểm soát đợc và chi phí không kiểm soát đợc

Chi phí kiểm soát đợc và chi phí không kiểm soát đợc là những khoản mục chi phí phản ánh phạm vi, quyền hạn của các nhà quản trị các cấp đối với những loại chi phí đó Nh vậy, các nhà quản trị cấp cao có nhiều quyền quyết định và kiểm soát nhiều chi phí hơn

Một loại chi phí đợc xem là chi phí kiểm soát đợc ở một cấp quản lý nào đó, nếu cấp này có thẩm quyền quyết định chi phí đó Thông thờng, ở các cấp quản lý thấp mới có những chi phí không kiểm soát đợc

- Chi phí chênh lệch

Trớc khi ra quyết định, các nhà quản trị thờng phải so sánh nhiều phơng án khác nhau và mỗi phơng án lại có các loại chi phí riêng, khác nhau cả về lợng và loại chi phí Mỗi phơng án sẽ có một số chi phí liên quan và chúng đợc đem so sánh với chi phí của các phơng án khác Một số chi phí có ở phơng án này nhng chỉ có một phần hoặc không có ở phơng án khác, các loại chi phí này đợc gọi là chi phí chênh lệch

- Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội là lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi khi chọn phơng án hành động này để thay thế một phơng án hành động khác Hành động khác ở đây là phơng án tối u nhất có sẵn so với phơng án đợc chọn

Chi phí cơ hội không có trên sổ sách kế toán, nhng chi phí này phải đợc xem xét một cách rõ ràng, dứt khoát trong mọi quyết định của nhà quản lý.

- Chi phí chìm

Chi phí chìm là một loại chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn sẽ phải chịu

dù doanh nghiệp chọn phơng án hành động nào Chi phí chìm không bao giờ thích hợp với việc ra quyết định và chúng không có tính chênh lệch

Tóm lại, việc phân chia chi phí theo những tiêu thức khác nhau giúp kế toán quản trị nhận diện và tổ chức thu thập, trình bày thông tin về chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý

2 Quan điểm, nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

2.1 Quan điểm về tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

Hiện nay có một số quan điểm khác nhau về kế toán quản trị như sau:

Quan điểm thứ nhất cho rằng, kế toán quản trị là kế toán chi tiết Nghĩa là tổ

chức kế toán quản trị là tổ chức kế toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong

đơn vị Thực chất, quan điểm này xuất phát từ thông tin của kế toán quản trị thờng là những thông tin chi tiết cung cấp cho các nhà quản trị thuộc các cấp quản lý khác nhau Nhng quan điểm này lại vấp phải một vấn đề là thông tin của kế toán quản trị

ít chú trọng đến tính chính xác cao mà chỉ chú trọng đến tính hữu ích và kịp thời của thông tin Ngoài ra, kế toán chi tiết chỉ là một bộ phận của kế toán tài chính, nhằm giải thớch số liệu trờn tài khoản tổng hợp

Theo quan điểm thứ hai, kế toán quản trị hoàn toàn độc lập với kế toán tài

chính nên tổ chức kế toán quản trị hoàn toàn độc lập với tổ chức kế toán tài chính Quan điểm thứ hai xuất phát từ việc kế toán quản trị không bị ràng buộc bởi tính pháp lệnh và thông tin kế toán quản trị không tuân thủ những nguyên tắc hay chuẩn mực kế toán chung nh thông tin của kế toán tài chính Song nếu chấp nhận tổ chức

kế toán quản trị hoàn toàn độc lập với tổ chức kế toán tài chính sẽ dẫn đến việc tổ chức bộ máy kế toán quá cồng kềnh, kém hiệu quả trong quá trình hoạt động và cung cấp thông tin

Theo quan điểm thứ ba, tổ chức kế toán quản trị là việc tổ chức kết hợp tổ chức

kế toán tài chính và tổ chức kế toán quản trị trong cùng một bộ máy kế toán Nghĩa

là kế toán quản trị có thể tận dụng những thông tin của kế toán tài chính, dựa vào những phơng pháp của kế toán tài chính và những phơng pháp riêng có của mình để thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho những nhà quản trị ra quyết định Tổ chức kế toán quản trị là tổ chức thực hiện khối lợng công tác kế toán quản trị và tổ chức bộ máy kế toán theo một mô hình phù hợp với đặc điểm, điều kiện riêng có của một đơn vị cụ thể nghĩa là tổ chức kế toán quản trị bao hàm cả tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán áp dụng trong từng loại hình doanh nghiệp cụ thể

Nh vậy, với chức năng tổ chức thực hiện khối lợng công tác kế toán và sắp xếp nhân sự kế toán, tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng và hiệu quả của công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung Hơn thế nữa, nó còn ảnh hởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tợng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của đơn vị, trong đó

có các nhà quản trị doanh nghiệp Chính vì vậy, nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất là vấn đề hết sức cần thiết đối với bản thân doanh nghiệp nói chung và những nhà quản trị doanh nghiệp nói riêng

2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

Trong quá trình tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất phải quán triệt các nguyên tắc nhất định Các nguyên tắc đa ra những hớng dẫn làm nền tảng cho quá trình tổ chức kế toán quản trị đó là:

Nguyên tắc thống nhất đợc hình thành trên cơ sở vai trò quản lý kinh tế của

nhà nớc, những nguyên lý chung để thực hành công tác quản trị Quản lý nền kinh tế theo cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc, đơn vị chủ quản và các cơ quan chức năng không can thiệp trực tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp bằng một hệ thống chỉ tiêu pháp lệnh và bao cấp nh trớc đây, nhng Nhà nớc vẫn phải có nhiệm vụ hớng dẫn công tác quản trị kinh doanh ở các doanh nghiệp, vì vậy, việc tổ chức kế toán quản trị ở các doanh nghiệp phải có sự hớng dẫn chỉ đạo của chính các đơn vị chủ quản và các cơ quan chức năng của Nhà nớc Sự chỉ đạo tập trung của các cơ quan chức năng của Nhà nớc và đơn vị chủ quản sẽ

giúp cho các nhà quản trị ở các doanh nghiệp có đợc phơng hớng để xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ phục vụ cho công tác quản trị kinh doanh Điều này tạo ra hiệu quả về mặt xã hội, nó làm cho các doanh nghiệp không phải tự mày

mò để tổ chức kế toán quản trị và hơn nữa, nó tạo điều kiện cho công tác đào tạo cán

bộ quản trị doanh nghiệp

Nguyên tắc thích ứng đòi hỏi tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất phải

căn cứ trên cơ sở hiện trạng thực tế của doanh nghiệp về quy mô, địa bàn, lĩnh vực hoạt động, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mức độ phân cấp quản lý nội

bộ, bộ máy kế toán và trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có, mức độ trang bị phơng tiện thiết bị tính toán Mỗi doanh nghiệp đều hình thành và hoạt động sản xuất – kinh doanh theo một quy mô và thuộc một loại hình sản xuất – kinh doanh nhất định, trên cơ sở quy trình công nghệ, tổ chức sản xuất – kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý sẽ mang tính đặc thù riêng của từng doanh nghiệp

Điều đó dẫn đến tổ chức kế toán quản trị ở các doanh nghiệp phụ thuộc vào những

đặc điểm riêng của doanh nghiệp, vì vậy, công việc tổ chức kế toán quản trị ở từng doanh nghiệp đòi hỏi sự chủ động, sáng tạo của từng doanh nghiệp

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

vừa phải đảm bảo gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, vừa phải đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời Thực hiện nguyên tắc này phải chú ý tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất một cách khoa học, hợp lý, bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của kế toán quản trị đợc tốt nhất, hiệu quả nhất với chi phí tiết kiệm nhất Nghĩa là tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất phải đợc thực hiện trên nguyên tắc kết hợp hài hoà giữa lợi ích và chi phí để tổ chức hoạt động

Nguyên tắc trọng yếu: Theo nguyên tắc này, tổ chức kế toán quản trị chi phí

sản xuất chỉ chú trọng đến những vấn đề mang tính trọng yếu, quyết định bản chất

và nội dung của sự vật, không quan tâm tới các yếu tố có ít tác dụng trong thông tin

do kế toán quản trị cung cấp Một khoản mục là quan trọng nếu có lý do hợp lý để biết rằng nó sẽ ảnh hởng đến quyết định của những nhà quản trị doanh nghiệp

Ngoài những nguyên tắc nói trên, việc tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất phải học tập kinh nghiệm của một số nớc tiên tiến trong khu vực và trên thế giới trên

cơ sở biết chọn lọc, vận dụng những vấn đề phù hợp với đặc điểm riêng của ngành

để đảm bảo tính khả thi và tính thực tiễn

Việc quán triệt những nguyên tắc trên đảm bảo tính khoa học, hợp lý trong toàn bộ quá trình tổ chức hạch toán kế toán nói chung và trong tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất nói riêng

3 Nội dung tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Nội dung kế toán quản trị cũng nh bộ phận cấu thành phân hệ kế toán quản trị gồm chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán quản trị chỉ đợc vận hành và phát huy tác dụng khi có sự hoạt động của bộ máy kế toán bao gồm các nhà chuyên môn

và sự phối hợp của họ trong quá trình hoạt động cũng nh sự phối hợp với các bộ phận khác có liên quan

Tổ chức bộ máy kế toán là việc tập hợp, sắp xếp các cán bộ, nhân viên kế toán cùng công tác kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính và thống kê ở

- Tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính

- Tổ chức kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính

Dới sự chỉ đạo, điều hành của Kế toán trởng, mỗi nhân viên kế toán phần hành

và kế toán tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng đối với khối ợng công tác kế toán ở đơn vị

l-Tuỳ theo lĩnh vực kinh doanh, quy mô hoạt động cũng nh trình độ năng lực của

đội ngũ nhân viên kế toán mà các doanh nghiệp sẽ tổ chức và thiết lập cơ cấu bộ máy kế toán thích hợp Bộ máy kế toán của doanh nghiệp có thể đợc tổ chức theo một trong các phơng thức dới đây:

a Phơng thức trực tuyến: Mọi nhân viên trong bộ máy kế toán đợc điều hành,

kiểm soát trực tiếp từ Kế toán trởng Với cách tổ chức này, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, rõ ràng Phơng thức này phù hợp đối với mô hình tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính

b Phơng thức trực tuyến tham mu: Về cơ bản, phơng thức này cũng nh

ph-ơng thức trực tuyến nhng có thêm bộ phận tham mu giúp việc cho Kế toán trởng về một số lĩnh vực chuyên sâu nhất định nh tin học, kế toán quản trị hoặc kiểm toán, áp dụng phơng thức này phù hợp với mô hình tổ chức kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính

c Phơng thức chức năng: Bộ máy kế toán đợc phân chia thành các bộ phận

độc lập (gọi là ban, phòng kế toán) đảm nhận các công việc riêng và đợc điều hành tơng đối độc lập Kế toán trởng chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trởng ban hoặc trởng phòng kế toán

d Phơng thức liên hợp: Tổ chức bộ máy kế toán theo phơng thức này là sự kết

hợp của hai trong số ba phơng thức trên sao cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp

3.2 Tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất

Đặc điểm của kế toán quản trị là linh hoạt và mang “tính chất nội bộ” rất cao,

nó bị chi phối bởi các nhân tố thuộc về tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản

lý, quy trình và loại hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp Việc nghiên cứu để tổ chức kế toán quản trị chung cho các doanh nghiệp chỉ ở mức độ nguyên lý chung và cơ bản có tính khái quát về nội dung và tổ chức bộ máy Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp vận dụng và thiết lập cho doanh nghiệp mình một mô hình tổ chức kế toán quản trị phù hợp với những đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình

a Tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán quản trị chi phí sản xuất là công việc đầu tiên của kế toán quản trị, do vậy cần đợc tổ chức tốt nhằm đảm bảo các thông tin do kế toán quản trị cung cấp là thích hợp và đáng tin cậy Chứng từ của kế toán quản trị không nhất thiết phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ và hợp lý Các chứng từ của kế toán quản trị có thể là những chứng từ mang tính chất thông tin nhanh, đáp ứng đợc các nhu cầu khác nhau về thông tin của kế toán quản trị đối với các cấp quản lý

- Chứng từ về nguyên vật liệu: Chứng từ về nguyên vật liệu dùng để xác định

chi phí nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu đợc xác định căn cứ trên phiếu xuất kho hoặc bảng phân bổ nguyên vật liệu

Phiếu xuất kho và bảng phân bổ nguyên vật liệu phản ánh loại vật t xuất dùng

cho sản xuất sản phẩm theo số lợng và giá trị thực tế của vật t xuất dùng theo đúng

yêu cầu thông tin của kế toán tài chính Để phục vụ mục đích quản trị chi phí sản xuất, phiếu xuất kho hoặc bảng phân bổ nguyên vật liệu cần đợc bổ sung chỉ tiêu

định mức hoặc kế hoạch của từng loại vật t xuất dùng cho từng phân xởng sản xuất Trên cơ sở thực tế và định mức, kế toán có thể bổ sung thêm yếu tố chênh lệch giữa

định mức và thực tế làm cơ sở cho nhà quản trị phân tích ảnh hởng của các nhân tố

về số lợng và giá trị từ đó có quyết định điều chỉnh

- Chứng từ về lao động: Chứng từ về lao động đợc sử dụng để xác định chi

phí nhân công Chi phí nhân công đợc xác định dựa trên bảng phân bổ tiền lơng hoặc bảng chấm công, phiếu theo dõi sản phẩm hoàn thành

Tuy nhiên các chứng từ trên đây chỉ phản ánh số lợng thời gian lao động thực

tế và đơn giá thực tế của nhân công sản xuất Nhằm phục vụ tốt hơn và đáp ứng đợc yêu cầu của các nhà quản trị, trên bảng chấm công hoặc phiếu theo dõi sản phẩm hoàn thành, kế toán có thể thiết kế thêm một số chỉ tiêu phục vụ quản trị chi phí nhân công nh chỉ tiêu thời gian lao động của nhân công theo định mức, vợt định mức, đơn giá tiền công theo định mức để từ đó xác định sự chênh lệch giữa định mức và thực tế làm căn cứ phân tích các sai biệt về chi phí sản xuất cho nhà quản trị

- Chứng từ về chi phí khác ngoài chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công: Các chứng từ này bao gồm bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, các chứng

từ về dịch vụ mua ngoài và các chứng từ về chi phí bằng tiền khác

Các chứng từ này có thể mang cả những thông tin về chi phí sản xuất thực tế và chi phí sản xuất theo định mức hoặc dự toán tuỳ theo yêu cầu cụ thể của nhà quản trị.

b Tổ chức tài khoản kế toán và sổ kế toán

Tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất có thể sử dụng các tài khoản theo một trong ba hớng sau:

Thứ nhất, tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán quản trị riêng, độc lập với hệ thống tài khoản kế toán của kế toán tài chính Hệ thống tài khoản kế toán quản trị này đợc sử dụng để ghi nhận chi phí sản xuất phát sinh trong quá trình sản xuất kết hợp với việc nhận dạng chi phí cố định và chi phí biến đổi

Thứ hai, sử dụng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết của kế toán tài chính để chi tiết hoá các thông tin liên quan đến chi phí sản xuất trong hoạt động của doanh nghiệp

Thứ ba, tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất có thể sử dụng hệ thống tài khoản kế toán quản trị riêng để phản ánh chi phí sản xuất phát sinh theo cách ứng

xử của chi phí, kết hợp với việc tận dụng một số tài khoản tổng hợp của kế toán tài chính nh: Tài khoản “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”; Tài khoản “Chi phí nhân công trực tiếp”; Tài khoản “Chi phí sản xuất chung” để phản ánh chi phí sản xuất theo chức năng hoạt động phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm sản xuất; Tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất của từng sản phẩm hoặc của từng phân xởng, bộ phận sản xuất Sau khi đợc tập hợp trên tài khoản “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, kế toán tiến hành tổng hợp và kết chuyển chi phí sản xuất sản phẩm sang tài khoản “Thành phẩm” phản ánh giá thành sản xuất của từng sản phẩm hoặc của từng phân xởng sản xuất Giá vốn của thành phẩm tiêu thụ đợc phản ánh vào tài khoản “Giá vốn hàng bán”

Phạm vi phản ánh của các tài khoản này hoàn toàn là phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm của đơn vị Do đó, để phục vụ mục đích quản trị doanh nghiệp, kế toán quản trị có thể thiết kế thêm một số tài khoản có cùng nội dung phản ánh nhng phạm vi mở rộng hơn, chi tiết hơn và mang tính thông tin nhanh hơn về chi phí sản xuất phát sinh

Tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất sẽ sử dụng một số sổ kế toán chi tiết chi phí Sổ kế toán chi tiết chi phí phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau:

- Theo dõi đợc chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí kết hợp với việc nhận dạng chi phí biến đổi và chi phí cố định

- Phân tích chi phí theo từng đối tợng chi tiết đã xác định phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về chi phí để phục vụ yêu cầu quản lý chi phí, đáp ứng yêu cầu xác định kết quả từng mặt hàng, nhóm hàng theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp

Với mục đích cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, lập

dự toán chi phí, quản lý chi phí của các hoạt động kinh doanh, kế toán quản trị cần

có một hệ thống sổ kế toán chi tiết để thu nhận, xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp Để theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cũng nh làm cơ sở cho việc phân tích các biến động chi phí kế toán quản trị chi phí sản xuất có thể sử dụng một số sổ sách

kế toán sau:

- Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp

- Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung (bao gồm chi tiết về biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung)

Tuy nhiên các loại sổ chi tiết trên phục vụ cho mục đích kế toán tài chính chỉ thể hiện các chỉ tiêu số lợng và giá trị của từng loại chi phí nguyên vật liệu, nhân công, mà không thể hiện các chỉ tiêu nh số lợng và giá trị của chi phí theo định mức,

dự toán hoặc kế hoạch Do đó, sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và sổ chi tiết biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung phải

bổ sung thêm yếu tố định mức hoặc dự toán để từ đó có cơ sở phân tích sự chênh lệch giữa số lợng, giá trị thực tế và định mức hoặc dự toán Nhà quản trị sẽ căn cứ vào xu hớng và mức độ chênh lệch giữa thực tế và dự toán để có phơng hớng điều chỉnh và phục vụ cho mục đích ra quyết định sản xuất kinh doanh của mình

c Tổ chức báo cáo kế toán

Bỏo cỏo kế toỏn là phơng tiện để truyền đạt thông tin đến các nhà quản trị, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo đợc yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời và phù hợp theo từng đối tợng sử dụng thông tin với một chi phí xử lý thích hợp Để đáp ứng đợc yêu cầu này, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đợc xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin hữu ích gắn liền với từng mục tiêu hoạt

động cụ thể của từng doanh nghiệp, đồng thời phục vụ chức năng quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp

Tổ chức báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất sẽ gồm các loại báo cáo sau:

- Báo cáo phục vụ chức năng hoạch định của nhà quản trị

Các báo cáo này thờng đợc thể hiện dới dạng là hệ thống các bảng dự toán ngân sách rất hữu ích trong việc trợ giúp các nhà quản trị tìm kiếm các nguồn tài trợ cũng nh phân phối các nguồn này cho các hoạt động tơng lai của doanh nghiệp Mặt khác, các thông tin đợc thể hiện trên các bảng dự toán chính là các tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, liên kết sự truyền tải thông tin và sự hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Thông thờng, các bảng dự toán của doanh nghiệp thờng gồm các dự toán về tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên để phục vụ mục

đích quản trị chi phí sản xuất, kế toán có thể lập một số bảng dự toán nh dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dựa trên sự kết hợp với một số chỉ tiêu dự toán khác Các bảng dự toán thờng đợc lập theo năm, theo quý hoặc theo tháng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị

- Báo cáo phục vụ cho chức năng kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động nh báo cáo về tình hình thực hiện định mức (dự toán) chi phí sản xuất và phân tích chênh lệch về chi phí sản xuất sản phẩm

Các báo cáo kiểm soát đợc lập nhằm cung cấp cho nhà quản trị tình hình hoạt

động của tổ chức trong quá trình thực hiện theo kế hoạch Tất cả các báo cáo kiểm soát thờng bao gồm các chỉ tiêu: định mức (dự toán) và kết quả thực tế, trong đó, vấn đề quan trọng là việc so sánh giữa số liệu định mức và kết quả thực tế để đánh giá kết quả hoạt động, đồng thời trên cơ sở các khoản chênh lệch phát sinh xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp

Tuỳ thuộc vào khả năng và trình độ quản lý cũng nh yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, từng bộ phận trong doanh nghiệp mà hệ thống báo cáo kế

to¸n qu¶n trÞ cã thÓ kh¸c nhau vÒ sè lîng b¸o c¸o, sè lîng chØ tiªu b¸o c¸o còng nh kÕt cÊu th«ng tin trªn b¸o c¸o.

Xí nghiệp Toa xe ĐN được thành lập ngày 01 tháng 10 năm 1976 với tiền

thân là phân xưởng toa xe của Công ty cơ xa ĐN do chế độ cũ để lại Số lượng lao động ban đầu là hơn 70 công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý

Với nhiệm vụ của cơ sở trước đây là bảo dưỡng các toa xe chạy trong khu vực nên cơ sở vật chất kĩ thuật còn rất nghèo nàn, chỉ có 4 vị trí sửa chữa, diện tích mặt bằng là 500m2 Khi mới thành lập đơn vị lấy tên là Đoạn Toa xe Đà Nẵng thuộc ban quản lý Đường sắt 2- thuộc Tổng cục Đường Sắt Xí nghiệp Toa xe ĐN thuộc

XN liên hiệp Vận Tải Đường Sắt khu vực II nay trực thuộc Công Ty Vận Tải Hàng Hoá Đường Sắt, trụ sở chính của XN đặt tại 236 Hải phòng, thành phố ĐN

Quá trình lịch sử của XN có thể chia ra làm các thời kì sau:

 Từ khi thành lập đến năm 1988: Trong giai đoạn này thì cơ sở vật chất, kĩ thuật của XN còn thấp kém, trong khi đó thì quá trình đầu tư nhỏ giọt còn thiếu đồng bộ, năng lực sửa chữa chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của Ngành Đường Sắt giao, sản lượng bình quân năm chỉ đạt khoảng 350 toa xe sửa chữa nhỏ  Giai đoạn từ năm 1988 đến 2003:

- 1/5/1988 Bộ giao thông vận tải quyết dịnh tách XN Đầu máy- Toa xe Đà Nẵng thành hai Xí nghiệp là: XN đầu máy ĐN và XN toa xe ĐN XN toa xe ĐN là

XN nằm trong cơ cấu tổ chức sản xuất của Liên hiệp Đường Sắt Việt Nam và trực thuộc XN liên hợp Vận Tải Đường Sắt khu vực II

- Trước năm 2003 XN toa xe là đơn vị hạch toán phụ thuộc chỉ hạch toán ở mức độ tập hợp chi phí và báo cáo cho cấp trên nên không có lơi nhuận (do doanh thu = chi phí)

 Từ năm 2003 đến nay do sự thay đổi mô hình quản lý của ngành nên XN hoạt động sản xuất theo cơ chế khoán sản phẩm tức là cấp trên cấp cho một xe là bao nhiêu tiền thì nếu XN tiết kiệm được chi phí cho một xe đó thì XN sẽ có lợi nhuận

b Nhiệm vụ: Xí nghiệp được giao nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tổ chức khám chữa toa xe và cứu chữa tai nạn đầu máy toa xe kịp thời đối với các loại toa xe đang vận dụng trong phạm vị hoạt động của XN từ Đồng Hới đến Diêu Trì, bảo đảm an toàn chạy tàu và giải quyết thông đường nhanh nhất

- Tổ chức cấp nước cho các đoàn tàu khách Trung ương, địa phương

- Tổ chức sửa chữa định kì toa xe theo kế hoạch của Công ty VTHHĐS giao

- Tổ chức bao tàu các đoàn tàu hàng Trung ương, địa phương, tàu đá, tàu thoi chạy trên tuyến đường sắt thống nhất từ Đồng hới đến Diêu trì theo biểu đồ chạy tàu

- Quản lý khai thác, bảo dưỡng sữa chữa các phương tiện thiết bị và các tài sản khác do Công ty VTHHĐS giao cho Xí nghiệp

- Ngoài các nhiệm vụ trên, XN còn thực hiện các nhiệm vụ được giao thêm như đại tu, hoán cải, nâng cấp các loại toa xe khách, hàng, sản xuất phụ tùng phục vụ cho công tác sửa chữa, vận dụng toa xe

3 Đặc điểm hoạt động

- Xí nghiệp Toa xe ĐN là đơn vị hạch toán phụ thuộc của Công ty Vận tải hàng hoá ĐS, do đó sản phẩm của XN chỉ là sản phẩm công đoạn Sản phẩm của XN được chia ra làm 2 loại là sản phẩm chính và sản phẩm phụ

* Sản phẩm chính bao gồm 5 loại sản phẩm:

+ Toa xe Km (Tx, KM): lă sản phẩm đội hình bao tău hăng (lao động trưởng tău hăng, âp tải toa xe, bảo vệ toa xe, )

+ Lăm đầu kì 1,3: tức lă lăm đầu, khâm hêm, bơm mỡ toa xe định kì 3 thâng

1 lần

+ Kiểm tra, bảo dưỡng cấp 6 thâng

+ Tâc nghiệp đoăn tău khâch, hăng

+ Sửa chữa nhỏ toa xe (niín tu toa xe): lă những sản phẩm toa xe định kì 1 năm đưa văo sửa chữa một lần đối với toa xe khâch vă toa xe hăng ổ trượt (xe bầu dầu) vă 18 thâng đối với xe hăng ổ bi,

+ Vă câc nhiệm vụ đột xuất khâc (sửa chữa lớn toa xe, nđng cấp hoân cải toa xe) trong đó sửa chữa lớn lă cấp sửa chữa định kì sau 4-5 kì sửa chữa nhỏ toa xe, còn nđng cấp hoân cải lă việc nđng cấp hoặc thay đổi thiết kế toa xe phù hợp để phục vụ khâch vă hăng hoâ

* Sản phẩm phụ : sửa chữa lớn toa xe, nđng cấp hoân cải toa xe, sửa chữa nhỏ toa xe khâch theo hợp đồng với hai Công ty khâch Hă Nội, Săi Gòn

4 Tổ chức bộ mây quản lý tại Xí nghiệp toa xe Đă Nẵng

a Sơ đồ tổ chức bộ mây quản lý

Bộ máy tổ chức quản lý ở Xí nghiệp Toa xe

Đă Nẵng được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến do xuất phát từ đặc điểm và tổ chức sản xuất của

Xí nghiệp

Theo cơ cấu này Giám đốc là người phụ trách chung, bộ phận tham mưu và giúp việc có hai Phó giám đốc và 7 phòng ban, 2 phân xưởng, 7 trạm khâm xe từ Đồng Hới đến Diíu Trì, trạm quản lý tău hăng vă đội cứu viện cơ động

b.Chức năng vă nhiệm vụ của từng phòng ban

+ Giám đốc: Là người phụ trách chung và có quyền quyết định điều hành mọi công việc trong sản xuất kinh doanh, trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: Kế toán tài chính, tổ chức nội chính

+ Phó Giám đốc phụ trách khối vận dụng: là người giúp việc cho Giám đốc phụ trách trực tiếp đến khối phục vụ chạy tàu và khối phục vụ trên tàu

Giâm đốc

Phó giâm đốc phụ trâch

khối công nghiệp

Phó giâm đốc phụ trâch khối vận dụng

Phòng Tăi vụ

Phòng

kỹ thuật

Phòng TCCB LĐ

Phòng hănh chính QTrị

Phòng BV-AN quốc phòng

cơ điện

Phđn đoạn vận dụng

Câc trạm khâm xe

Trạm quản

lý tău hăng

Đội cứu viện

+ Phó Giám đốc phụ trách khối công nghiệp: Là người giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo khối sản xuất là 2 phân xưởng

+ Phòng vật tư: Cung cấp vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, sửa chữa , theo dõi tình hình vật tư của xí nghiệp

+ Phòng Kế hoạch : Nhận nhiệm vụ cấp trín, lập kế hoạch sản xuất kinh

doanh của đơn vị, xđy dựng kế hoạch sữa chữa lớn toa xe vă một số công trình đầu tư bằng nguồn vốn khấu hao cơ bản vă khấu hao sửa chữa lớn

+ Phòng Tăi vụ: Chịu trâch nhiệm tổng hợp cuối cùng về công tâc hạch toân cuối cùng trong Xí nghiệp cũng như câc quy định trong hạch toân kế toân tại Công ty vận tải hăng hóa Đường sắt

+ Phòng kỹ thuật: lăm công tâc quản lý hồ sơ tăi liệu kỹ thuật: mây móc thiết

bị, phương tiện vận tải ( toa xe ), chuẩn bị về công tâc kỹ thuật cho sản xuất, tổ chức công tâc bảo dưỡng vă sữa chữa mây móc thiết bị vă quản lý chất lượng sản phẩm, kiểm tra kỹ thuật toa xe, tham mưu cho Giâm đốc về công tâc chạy tău

+ Phòng tổ chức cân bộ lao động (TCCB-LĐ): Quản lý theo

dõi cân bộ công nhđn viín trong toàn XN, bố trí lao động phù hợpû với sản xuất Lập các định mức về tiền lương và các qui chế phân phối tiền lương, ngoài ra theo dõi và thực hiện các qui định chế độ của nhà nước như: công tác an toàn lao động, các chế độ và BHXH, các chế độ chính sách khác

+ Phòng Hành chính Quản trị : Có nhiệm vụ tổ

chức công tác phong trào trong toàn đơn vị, chịu trách nhiệm tiếp nhận, đưa giấy tờ công văn chỉ thị

+ Phòng Bảo vệ Quân sự : Phụ trách công tác

bảo vệ cơ quan, phân xưởng, hàng năm tổ chức công tác tập huấn Quân sự

+ Phân xưởng Sửa chữa : Chuyên đại tu, đóng

mới, hoán cải toa xe, sửa chữa nhỏ toa xe

+ Phân xưởng Cơ điện : Hoàn thiện mạng lưới điện trên các toa xe, nhận đơn đặt hàng, phân loại và giao nhiệm vụ cho tổ sản xuất câc phụ tùng chi tiết vă lắp rắp lín xe, quá trình sản xuất kết thúc thì sản phẩm được Phòng Kỹ thuật kiểm tra chất lượng, nghiệm thu Sau đó tiến hành giao sản phẩm cho đơn vị đặt hàng

+.Phân đoạn Vận dụng : Phụ trách công tác kiểm tra sửa chữa, thay thế phụ kiện nhỏ cần thiết để toa xe tiếp tục được vận hành an toăn trín đường, quản lý câc trạm đội trực tuyến

+Trạm Khám xe : Khi tàu về đến sân ga thì

trạm có trách nhiệm cử người đi kiểm tra về mặt kỹ thuật toa xe

+ Trạm quản lý tàu hàng : lă đơn vị đóng ở câc ga lớn có câc đoăn tău dừng để đón tiễn khâch vă lập câc đoăn tău hăng có nhiệm vụ kiểm tra phât

hiện câc sự cố hư hỏng của toa xe trong câc đoăn tău để tiến hănh sửa chữa kịp thời

+ Đội cứu viện : Có nhiệm vụ hỗ trợ khi các

toa xe bị tai nạn, cung cấp các vận dụng cần thiết phục vụ cho đội cứu viện các toa xe

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÂY KẾ TOÂN TẠI XÍ NGHIỆP TOA

XE ĐĂ NẴNG

1 Sơ đồ tổ chức bộ mây kế toân

i chú:

Chức năng chỉ đạo

Quan hệ nghiệp vụ

2 Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

* Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ

quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của Xí nghiệp, chỉ đạo chuyên môn các nhân viên kế toán trong phòng kế toán

* Kế toán tiền lương, tiền mặt, BHXH:

- Có nhiệm vụ tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán

bộ công nhân viên trong Xí nghiệp và theo dõi các khoản tạm ứng lương, các khoản khấu trừ lương, lập bảng thanh toán lương dựa trên cơ sở bảng chấm công Định kỳ đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ của thủ quỹ và cuối tháng lập bảng trích và phân bổ tiền lương

- Theo dõi khoản thu chi tiền mặt

* Kế toán tổng hợp, thanh toán và TSCĐ:

- Có nhiệm vụ tập hợp tất cả các chứng từ và số liệu, kiểm tra đối chiếu

Kế toán tiền

lương, tiền

mặt ,BHXH

Kế toán tổng hợp, thanh toán

và TSCĐ

Kế toán vật liệu, CCDC

Thủ quỹ

Kế toán trưởng

để phát hiện những sai sót (nếu có), lập bảng cân đối số phát sinh, các báo cáo kế toán theo qui định.

- Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong kỳ tại Xí nghiệp, theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan trong kỳ hạch toán

* Kế toán vật liệu, CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn theo từng loại vật liệu và công cụ dụng cụ cả về mặt giá trị lẫn mặt số lượng, sau đó cuối tháng tổng hợp số liệu, phân bổ sử dung vật tư cho từng đối tượng sử dụng trong Xí nghiệp

* Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu, chi và bảo quản tiền mặt theo đúng qui định, nộp tiền mặt vào ngân hàng nếu có Căn cứ vào các phiếu thu và chi hàng ngày đối chiếu kiểm tra với sổ sách kế toán, cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ

3 Tổ chức sổ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ

a Sơ đồ tổ chức sổ kế toán

Căn cứ vào những đặc điểm về qui mô SXKD của XN và số lượng các nghiệp vụ phát sinh nên XN áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung Theo hình thức kế toán này thì kế toán chỉ căn cứ vào những chứng từ gốc cùng loại hằng ngày

để lập định khoản, sau đó ghi trực tiếp vào sổ Nhật Ký Chung và căn cứ vào các nhật

ký này để ghi vào Sổ Cái Hiện nay XN đã áp dụng chương trình kế toán máy tức là hàng hàng ngày căn cứ vào các chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán đến cuối kỳ kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

PHẦN MỀM

KẾ TOÁN

-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG

TỪ KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ

-Sổ chi tiết

b Trình tự luđn chuyển chứng từ

Hình thức sổ kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

+ Sổ Nhật ký chung + Sổ Nhật ký chuyên dùng

+ Sổ Cái + Các sổ và thẻ chi tiết khácTại Xí nghiệp Toa xe Đà Nẵng đã áp dụng kế toán trên máy vi tính do đó từ số liệu ghi số ban đầu được cập nhật vào máy ví tính sau khi xử lý và tính toán ta sẽ in ra đầy đủ các loại sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết cần thiết

Do đặc điểm công tác tổ chức kế toán trên máy vi tính nên trình tự luân chuyển chứng từ kế toán như sau:

+ Căn cứ vào chứng từ gốc ban đầu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế < Theo quan hệ đối ứng tài khoản > của các nghiệp vụ đó ta lên định khoản kế toán hay còn gọi là chứng từ ghi sổ Sau đó cập nhật dữ liệu vào máy ví tính chi tiết theo từng tài khoản, tiểu khoản và từng mã < Tên cá nhân, đơn vị, khách hàng > và đối tượng chí phí đối với các tài khoản thuộc loại 6 sao cho đầy đủ các dữ kiện ban đầìu mà người lập trình đã khai báo trong chương trình quản lý

+ Sau khi đã nhập dữ liệu đầìy đủ ta

kiểm tra lại số liệu thông qua chương trình “Kiểm tra số liệu” nếu thấy có gì sai sót tiến hành

điều chỉnh lại số liệu cho chính xác, sau đó máy sẽ xử lý, tính toán phân bổ chính xác các chi phí

sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng tập hợp chi phí và đưa ra những thông tin < các loại sổ cái, sổ nhật ký, sổ chi tiết và các báo cáo quyết toán .> theo yêu cầu của người sử dụng đã khai báo khi lập trình.

Cuối kỳ, tiến hănh kiểm tra số liệu về tính chính xâc như: tăi khoản, số tiền,…

vă tiến hănh in ra theo câc mẫu sổ phục vụ cho nhu cầu quản lý, lưu trữ vă theo dõi cần thiết

Trình tự in vă câc mẫu sổ được sử dụng tại Xí nghiệp theo sơ đồ sau:

Phiếu định TK

Bảng CĐKT

Bảng phđn tích TK

Thuyết minh tăi chính

III TỔ CHỨC KTQT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI XÍ NGHIỆP TOA XE

ĐÀ NẴNG

Chi phí sản xuất kinh doanh tại XN toa xe Đà Nẵng gồm nhiều loại, phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau theo những mục tiêu nhất định Xét theo nội dung kinh tế, chi phí sản xuất tại XN chia thành các yếu tố cơ bản sau: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí nhân công, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác

1 Tổ chức KTQT chi phí nguyên vật liệu

1.1 Đặc điểm của chi phí nguyên vật liệu

Với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính là sửa chữa, nâng cấp, hoán cải, vận dụng toa xe nên sản phẩm do Xí nghiệp tạo ra là các lao vụ, dịch vụ không tồn tại dưới dạng hình thái vật chất cụ thể Do vậy, đặc điểm của nguyên vật liệu ở Xí nghiệp là không có nguyên vật liệu chính cấu thành thực thể sản phẩm

Chi phí nguyên vật liệu tại XN gồm toàn bộ giá trị nhiên liệu, vật liệu phụ, phụ tùng thiết bị (hàng tự sản, tự tiêu) xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

- Vật liệu phụ: Chiếm số lượng lớn trong số vật tư mua về bao gồm cả nguyên liệu (sắt, thép, gỗ, ván,…), phụ tùng toa xe (ổ bi,…) và các sản phẩm của các ngành công nghệ khác cung cấp như đồ điện, đồ trang trí nội thất

- Nhiên liệu: phục vụ cho việc vận hành máy móc, vận chuyển hàng hoá và phục vụ cho việc đi lại cho ban quản lý XN, bao gồm xăng, dầu diezel, than đá,

- Phụ tùng thiết bị (hàng tự sản tự tiêu): Là những sản phẩm XN sản xuất ra rồi lại dùng cho sản xuất chính của XN Hàng tự sản tự tiêu bao gồm phụ kiện, phụ tùng thay thế như: lá mía, nẹp sắt, đế guốc hãm và dụng cụ nhỏ như đục sắt, búa tay

1.2 Tổ chức chứng từ kế toán

- Chứng từ sử dụng để phản ánh chi phí nguyên vật liệu dùng cho sản xuất chính là: Phiếu lĩnh vật tư (phiếu xuất kho), phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ và các chứng từ khác như: biên bản giải thể, sửa chữa toa xe, mệnh lệnh sản xuất,…

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và bảng định mức vật tư cho từng sản phẩm cũng như biên bản giải thể, sửa chữa toa xe do phòng kỹ thuật lập và mệnh lệnh sản xuất

do Phó Giám đốc phụ trách khối công nghiệp đề ra, các tổ sản xuất lập phiếu lĩnh vật

tư để sử dụng vật tư cho công việc thay thế, sửa chữa toa xe Đối với các trạm dọc tuyến căn cứ vào công việc khám chữa các đoàn tàu khách hàng chạy trên tuyến và sửa chữa tại trạm, trạm cử vật tư viên về kho nhận vật tư bằng phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ Phiếu này gồm có 2 liên, 1 liên được chuyển về trạm còn thủ kho giữ 1 liên để ghi vào sổ theo dõi vật tư ở các trạm Đối với các loại vật tư văn phòng phẩm dùng cho bộ phận quản lý, căn cứ vào kế hoạch duyệt định mức cho từng phòng ban, nhân viên ở các văn phòng nhận văn phòng phẩm về sử dụng bằng phiếu lĩnh vật tư Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, còn 1 liên cuối tháng thủ kho tập hợp lại rồi giao cho Phòng Tài vụ để vào sổ kế toán.

BIÊN BẢN SỬA CHỮA TOA XE

Loại xe: M số xe: 632793, Đát SCL: TC 04/2004; SCN 2: YV03/2006

Tu trình sửa chữa: SCN 3, Ngày vào:17-12-2006; Ngày ra:…

Tên bộ phận Trạng thái giải thể Phương pháp sửa chữa

Bệ dưới xe Rỉ Gò, rỉ, kiểm tra, sơn đen

Gối đỡ vấu giữ container Bong mối hàn Hàn, rửa 02 cái

Ngày 17 tháng 12 năm 2006

NGHIỆM THU VIÊN KỸ THUẬT VIÊN

(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)

ĐĂNG KIỂM VIÊN GIÁM ĐỐC XN TOA XE(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)

Thực lĩnh

- Khi nhận được những chứng từ do thủ kho giao vào cuối tháng kế toán vật tư

tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để chấp nhận hay không chấp nhận hạch toán, xem xét đối tượng sử dụng để phân bổ

- Nếu vật tư dư thừa không sử dụng hết làm biên bản kê khai nhập lại, thường vào cuối năm kiểm kê vật tư của các phân xưởng.Vật liệu dư thừa được theo dõi tại phòng vật tư và phòng kế toán để từ đó có biện pháp điều chỉnh định mức cho từng toa xe

1.3 Tổ chức tài khoản kế toán và sổ kế toán

- Để phản ánh chi phí nguyên vật liệu, kế toán Xí nghiệp sử dụng một số tài khoản như sau: tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” chi tiết tài khoản 152/01 “ Vật liệu phụ”, tài khoản 152/02 “Nhiên liệu”, tài khoản 152/03 “Phụ tùng thiết bị toa xe”(tự

sản xuất), tài khoản 621 “Chi phí vật liệu trực tiếp sản xuất - vật liệu phần A” chi tiết tài khoản 6211 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, tài khoản 6212 “Chi phí nhiên liệu trực tiếp - vận tải”, tài khoản 627 “ Chi phí sản xuất chung” chi tiết tài khoản

6271 “ Vật liệu phần B - vật liệu phục vụ sản xuất”, tài khoản 6272 “ Nhiên liệu”

- Sổ kế toán được sử dụng dể phản ánh chi phí nguyên vật liệu là các Bảng phân

bổ nguyên vật liệu cho từng mã hàng, mã sản phẩm, tê kª chi tiÕt nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng, Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Bảng chi tiết theo TK đối ứng.

BẢNG CHI TIẾT THEO TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG

S chữa nhỏ xe

61309 1.745.9902.977.120

770.230120.000340.900

2 Tổ chức KTQT chi phí nhân công

2.1 Đặc điểm của chi phí nhân công

- Chi phí nhân công tại Xí nghiệp toa xe Đà Nẵng gồm toàn bộ chi phí tiền lương như: lương theo thời gian, lương theo sản phẩm, lương trong 1 số trường hợp khác cho người lao động (lương làm thêm giờ, thử việc,…) và các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền thưởng có tính chất lương, các khoản phụ cấp,…tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của toàn bộ công nhân viên tại XN

a Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất.

 Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ Thuộc loại này bao gồm: công nhân khám chữa, sửa chữa chỉnh bị, cấp nước, bảo vệ toa xe tại các trạm khám

xe, công nhân đội cứu viện, công nhân điện máy, đúc cusinê, dồn toa xe, vệ sinh công nghiệp, khám siêu âm, trưởng tàu đá, trưởng tàu hàng, trưởng tàu trung ương, trưởng

tàu hàng khu đoạn,…Lao động trực tiếp sản xuất được trả lương theo 2 hình thức là: lương thời gian và lương sản phẩm

b Chi phí nhân công gián tiếp sản xuất

 Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, được trả lương theo thời gian Đối tượng này bao gồm:

+ Lãnh đạo Xí nghiệp

+ CBCNV chuyên trách Đảng uỷ, Công đoàn Xí nghiệp

+ CBCNV thuộc các phòng Chuyên môn, nghiệp vụ của Xí nghiệp

+ Lãnh đạo đơn vị, Kỹ thuật viên, Phái ban công tác trên các tàu, Nhân viên: thống kê, kho, lưu trú thuộc các đơn vị trực tiếp sản xuất của Xí nghiệp

2.2 Tổ chức chứng từ kế toán

- Chứng từ phản ánh chi phí nhân công là: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền

lương, Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương

thời gian

CN: Lên ban, xuống ban

+-: Ngày làm, ngày nghỉ

x-:Ngày làm từ 6h sáng – 6h tối

- Sau khi lập và tính toán tiền lương cho từng cá nhân, bộ phận cùng với phòng

Nhân sự tiền lương, kế toán nhập số liệu, lên bảng tổng hợp và chi tiết lương trả cho người lao dộng trong tháng và trình Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt

2.3 Tổ chức tài khoản kế toán và sổ kế toán

- Để phản ánh chi phí nhân công thực tế phát sinh, kế toán thường sử dụng một

số tài khoản như: TK3341 “Phải trả người lao động”, TK338 “Phải trả khác”, TK622

“ Chi phí nhân công” (bao gồm cả nhân công trực tiếp và nhân công gián tiếp)

- Sổ kế toán để phán ánh chi phí nhân công thực tế phát sinh tại Xí nghiệp là các Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho từng mã hàng, phân xưởng

3 Tổ chức KTQT chi phí khấu hao TSCĐ

3.1 Phương pháp tính khấu hao

- Hiện nay Xí nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng (theo số năm sử dụng) Mức khấu hao của 1 TSCĐ trong năm được tính như sau:

- Mức khấu hao TSCĐ trong một tháng được tính như sau:

- Căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí khấu hao máy móc thiết bị và nhà xưởng sản xuất theo tiêu thức phân bổ phù hợp

3.2 Tổ chức chứng từ kế toán.

- Chứng từ sử dụng để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ là: Tờ kê chi tiết khấu hao TSCĐ, Mức trích khấu hao cơ bản TSCĐ, Bảng tổng hợp trích khấu hao cơ bản TSCĐ