Tổng quan về Công ty Cổ phần Thơng mại KC&T, sù cÇn thiết của đề tài và lý do chon đề tài
Công ty Cổ phần Thơng mại KC&T
286 thụy khuê - Quận tây hồ - thành phố hà nội. Điện thoại: (04) 7612426
Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, viết tắt là KC&T, được thành lập vào năm 2004 và có giấy phép kinh doanh số 0103004954 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp.
T thành phố Hà Nội cấp, vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng( một tỷ đồng)
Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính bao gồm: + Sản xuất và kinh doanh phần mềm tin học
+ Kinh doanh các thiết bị điện tử, tin học,viễn thông. + T vấn các giải pháp công nghệ tin học.
+ Thơng mại và dịch vụ.
Phòng hành chÝnh – kế toán
Phòng nghiên cứu phát triển
Với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường công nghệ thông tin và viễn thông tại Việt Nam, công ty chúng tôi chuyên cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp tiên tiến nhất trong lĩnh vực này Chúng tôi cam kết mang đến các giải pháp thi công trọn gói cho doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Việt Nam.
Đội ngũ cán bộ và nhân viên của chúng tôi 100% tốt nghiệp đại học chuyên ngành tin học, viễn thông và kinh tế Các kỹ thuật viên sở hữu chứng chỉ từ các hãng công nghệ hàng đầu như CCNA, CCNP, NSM, và đã tham gia nhiều dự án trên toàn quốc Chúng tôi còn hợp tác với một đội ngũ cộng tác viên đông đảo từ các công ty tin học hàng đầu tại Việt Nam, tạo nên một đội ngũ chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức và thực hiện các dự án, đồng thời thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp.
Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty 14 ngời.
Số tốt nghiệp đại học: 13 ngời
Công ty không chỉ sở hữu lực lượng chính mà còn có đội ngũ cộng tác viên chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm Đội ngũ này là nguồn lực mạnh mẽ trong nghiên cứu và kỹ thuật, tham gia vào nhiều hình thức như nghiên cứu công nghệ, chuẩn quốc tế và quy trình Họ cũng đóng góp vào sản xuất phần mềm bằng cách xây dựng các mô-đun cho hệ thống của công ty.
Các công ty liên doanh.
Công ty KC&T hợp tác liên doanh với các công ty trong nước theo phương thức hợp tác cùng có lợi, nhằm nâng cao khả năng kỹ thuật, công nghệ và nguồn nhân lực.
- Công ty cổ phần phát triển sản phẩm mới – NPDC: Hoạt động trong lĩnh vực tin học - viễn thông – dịch vụ thông tin.
- Công ty cổ phần giải pháp thông tin iWay ( Unified Solutions for Information Management): Phát triển phần mềm tin học và các giải pháp thông tin.
- Công ty cổ phần quốc tế Thiên Anh( Bluecom InternationalISC): Hoạt động trong lĩnh vực học văn phòng thiết bị.
1.1 Các chức năng, nhiệm vụ và nguyên tắc5 định hớng hoạt động của công ty.
Mục tiêu hoạt động của KC&T là cung cấp các giải pháp tốt nhất nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cam kết đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng thông qua việc cung cấp các giải pháp, sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, hiệu quả và đáng tin cậy Chúng tôi luôn hướng đến sự phù hợp với thực tiễn và định hướng phát triển bền vững của thị trường, đồng thời đảm bảo giá cả hợp lý, phù hợp với khả năng và nhu cầu cụ thể của từng khách hàng.
KC&T cam kết phát triển các giải pháp kỹ thuật toàn diện, kết hợp đồng bộ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trước, trong và sau khi thực hiện Chúng tôi dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng về mục tiêu đầu tư, nhu cầu phát triển và thực trạng năng lực hệ thống thiết bị cũng như nhân lực của khách hàng, nhằm cung cấp những giải pháp tối ưu và phù hợp nhất.
Nguyên tắc hoạt động của KT&C
Chúng tôi tận dụng tối đa các khả năng hiện có và sự hỗ trợ từ các nhà cung cấp giải pháp nước ngoài, cùng với các công ty liên doanh và đội ngũ cộng tác viên, để cung cấp cho khách hàng các giải pháp kỹ thuật đồng bộ và trọn gói trong thời gian ngắn nhất Chúng tôi cũng cam kết cung cấp chương trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng, và dịch vụ bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật lâu dài, giúp khách hàng bảo tồn vốn đầu tư hiệu quả trong các kế hoạch phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Công ty có một khẩu hiệu thể hiện phơng châm hoạt động6
“ KT&C, bạn đồng hành tin cậy”
KT&C là một công ty chuyên cung cấp giải pháp mạng tin học - viễn thông và thông tin tích hợp trọn gói, cùng với các chương trình phần mềm ứng dụng trên mạng Chúng tôi tổ chức và định hướng sâu vào các hoạt động tư vấn, xây dựng và cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao.
Các sản phẩm và dịch vụ
+ T vấn các giải pháp thi công xây dựng các mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN, mạng đa dịch vụ Multimedia.
+Phát triển các ứng dụng web-based, các công cụ quản trị web, các hệ thống bán hàng trực tuyến
+Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín nh: Quản lý công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chÝnh….
+Tích hợp hệ thống, xây dựng mô hình quản lý tổng thể cho các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức.
Các chương trình phần mềm ứng dụng được phát triển theo yêu cầu của khách hàng Việt Nam bao gồm quản lý công văn, hồ sơ văn phòng, quản trị doanh nghiệp, và quản lý kế toán - tài chính Ngoài ra, còn có các giải pháp tổ chức quản lý kinh doanh, marketing, và quản lý doanh nghiệp trên mạng, thông qua các trang web và mạng nội bộ, phục vụ cho các tổ chức xã hội, cơ quan chính phủ, và doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam.
+Phát triển các dịch vụ cung cấp, t vấn thông tin trực tuyến, làm dịch vụ cung cấp thông tin.
+Phát triển các sản phẩm đóng gói nh sổ tay thông minh,quản lý khách hàng, quản lý học sinh …
Các giải pháp tổ chức và triển khai mạng viễn thông tích hợp đa dịch vụ, kết hợp nhiều công nghệ như tự động hóa, thống kê, đo lường và tin học, nhằm tạo ra quy trình công nghiệp hiệu quả hơn trong sản xuất.
Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín bao gồm quản lý hồ sơ công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính, ERP, CRM, và áp dụng các chuẩn Quốc tế về quy trình (WFMC).
Các sản phẩm quản lý đào tạo bao gồm quản lý sau đại học, đại học, trung học chuyên nghiệp và trung học phổ thông Ngoài ra, còn có các dịch vụ trực tuyến như đào tạo từ xa, thi trắc nghiệm trực tuyến và sổ liên lạc điện tử.
+ Các sản phẩm tin học hoá quản lý Nhà nớc.
+ Các sản phẩm tin học hoá quản lý doanh nghiệp ( nhân lực, quan hệ khách hàng, tài chính kế toán …).
Web-based applications, web management tools (web CMS), and e-commerce platforms utilize international standards for data organization and retrieval, such as Dublin Core and ISO.
+ Các ứng dụng theo yêu cầu của các khách hàng
+ Phát triển các sản phẩm đóng gói
+Hệ điều hành: MS Windows, Linux, Solaris, HP UNIX, OS/2
+ Nền cơ sở dữ liệu: DB2, Oracle, MS SQL Server, Sybase, MySQL, PostgreSQL, Lotus notes domino, informix.
+ Web server & Application servers: IIS, Apache Web Server, IBM Websphere, BEA Weblogich, SilverStream, Tomcat.
+Middleware & các dịch vụ: J2EE/EJB, COM/COM +/DCOM, MTS, SOAP, DB2 XML Extender
+Ngôn ngữ lập trình: Java, C, C++, C#, VB.NET, Delphi, JSP, Perl, PHP, ASP,ASP.NET, Java/VB Script, XML/XSL, Lotus Notes, Visual Foxpro.
+ Công cụ phân tích thiết kế: Rational Rose, Rational XDE, ERWin, Oracle Design, Visio.
+ Công nghệ mạng: LAN, WAN và Internet.
+ Giải pháp và sản phẩm: ứng dụng Web, ứng dụng client/ server, thơng mại điện tử, các công cụ quản trị.
ý nghĩa của đề tài đối với cơ sở thực tËp
Việt Nam đang hướng tới một chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu hành chính, tạo sự hài hòa trong phát triển kinh tế Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, mặc dù mới thành lập, đã xác định việc phát triển phần mềm ứng dụng cho các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu Trong những năm qua, công ty liên tục cập nhật các sản phẩm quản lý theo yêu cầu của từng đối tượng Đặc biệt, trong lĩnh vực phần mềm quản lý cán bộ, công ty luôn chú trọng hoàn thiện theo các quyết định và hướng dẫn mới nhất từ chính phủ Đề tài “xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ” của tôi hoàn toàn phù hợp với các yêu cầu mà công ty đã thực hiện trước đó.
Khi hoàn thành đề tài, sản phẩm trở thành tài nguyên sẵn có của công ty, tương tự như một cuốn sách trong thư viện Công ty có thể áp dụng hoặc sử dụng một phần chương trình cho các yêu cầu cụ thể của khách hàng, từ đó giảm chi phí, rút ngắn thời gian hoàn thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả công việc Đối với các công ty công nghệ thông tin chuyên sản xuất phần mềm, việc có sẵn các sản phẩm cho quá trình triển khai là rất cần thiết, giúp đẩy nhanh quá trình tích hợp sản phẩm, điều này được mong muốn bởi cả cán bộ quản lý, lập trình viên và khách hàng Do đó, dòng sản phẩm quản lý cán bộ trong cơ cấu của Công ty Cổ phần Thương mại KC&T là cần thiết, và công ty luôn khuyến khích phát triển các sản phẩm để tạo ra lợi thế cạnh tranh trong công việc.
Cơ sở lý luận và phân tích thiết kế hệ thống thông tin …
Thông tin quản lý và hệ thống thông tin
Thông tin quản lý là loại thông tin mà ít nhất một cán bộ quản lý cần thiết hoặc mong muốn sử dụng để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định trong công việc quản lý của họ.
Hệ thống thông tin bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường nhất định.
Hệ thống thông tin được thể hiện qua con người, thủ tục, dữ liệu và thiết bị, bao gồm cả công nghệ thông tin và không thuộc công nghệ thông tin Dữ liệu đầu vào của hệ thống được thu thập từ nhiều nguồn và được xử lý cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ.
Ph©n phát §Ých ớc Kết qủa xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu.
Mô hình hệ thống thông tin
Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức
Có hai phương pháp phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức: một là dựa trên mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, và hai là dựa trên nghiệp vụ mà hệ thống phục vụ.
2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu2 ra.
Các hệ thống thường sử dụng công nghệ khác nhau, nhưng chúng được phân loại chủ yếu dựa trên loại hoạt động mà chúng hỗ trợ Có năm loại hệ thống chính: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)
Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ các hoạt động quản lý của tổ chức, từ điều khiển tác nghiệp đến lập kế hoạch chiến lược, dựa vào cơ sở dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và nguồn dữ liệu bên ngoài Chúng tạo ra các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình tổ chức, thường có tính so sánh giữa hiện tại và dự báo, cũng như dữ liệu của các doanh nghiệp trong cùng ngành Chất lượng thông tin từ hệ thống này phụ thuộc vào hiệu quả của hệ xử lý giao dịch Các hệ thống như phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, quản lý cán bộ và nghiên cứu thị trường là những ví dụ điển hình của hệ thống thông tin quản lý.
2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh3 nghiệp.
Thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Bảng phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp sản xuất giúp hiểu rõ cách phân chia này.
Kinh doanh và sản xuÊt chiÕn lợc
Hệ thèng thông tin v¨n phòng
Kinh doanh sản xuất chiÕn thuËt Tài chÝnh chiến tác nghiệp
Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp
Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng hệ thống thông tin
Mục tiêu của việc xây dựng hệ thống thông tin là cung cấp cho tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả Quá trình này bao gồm phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và cài đặt Phân tích bắt đầu bằng việc thu thập và chỉnh sửa dữ liệu để đưa ra chẩn đoán chính xác Thiết kế nhằm xác định các thành phần của hệ thống mới, cải thiện tình trạng hiện tại thông qua các mô hình lô gíc và vật lý Việc thực hiện liên quan đến việc xây dựng mô hình vật lý cho hệ thống mới và chuyển đổi nó sang ngôn ngữ tin học Cuối cùng, cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Câu hỏi đầu tiên khi xây dựng hệ thống thông tin là lý do nào khiến tổ chức cần thực hiện điều này Những vấn đề như hoạt động kém hiệu quả của hệ thống thông tin, khó khăn trong quản lý và tình trạng thâm hụt ngân quỹ thường là những nguyên nhân chính thúc đẩy nhu cầu xây dựng hệ thống Bên cạnh đó, còn có các yêu cầu khác từ phía nhà quản lý, sự thay đổi công nghệ và biến động trong chính sách chính trị cũng đóng vai trò quan trọng.
3.2 Phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin
Mục đích chính của dự án phát triển hệ thống thông tin là tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu người sử dụng, hòa hợp với hoạt động tổ chức, và đảm bảo tính chính xác kỹ thuật, cũng như tuân thủ giới hạn tài chính và thời gian Mặc dù không bắt buộc phải theo một phương pháp cụ thể, việc thiếu phương pháp có thể dẫn đến nguy cơ không đạt được mục tiêu Hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, hoạt động trong môi trường cũng rất phức tạp, do đó, phân tích viên cần có một cách tiếp cận nghiêm túc và phương pháp rõ ràng để quản lý sự phức tạp này.
Phơng pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý
Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3 nhấn mạnh việc chuyển đổi từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc trong quá trình phân tích, và ngược lại, chuyển từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý trong giai đoạn thiết kế.
4 Phơng pháp phân tích của hệ thống thông tin quản lý
4.1 Đặt vấn đề và tính khả thi của hệ thống
Sau khi xem xét báo cáo đánh giá yêu cầu và tham gia buổi thuyết trình của phân tích viên, một quyết định sẽ được đưa ra về việc tiếp tục hoặc huỷ bỏ dự án Nếu tình hình thuận lợi, giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành.
Giai đoạn này rất quan trọng vì nó quyết định tính khả thi và khả năng thành công của dự án trong tương lai Jame Mckeen nhấn mạnh rằng những người thành công nhất, tức là những người tuân thủ nghiêm ngặt các ràng buộc về tài chính và thời gian, đồng thời nhận được sự hài lòng cao từ người sử dụng, cũng là những người đã đầu tư nhiều thời gian vào việc phân tích chi tiết và thiết kế lô gíc.
Giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết nhằm chẩn đoán hệ thống hiện tại, xác định các vấn đề và nguyên nhân chính của chúng Đồng thời, giai đoạn này cũng xác định mục tiêu cần đạt được cho hệ thống mới và đề xuất các giải pháp để đạt được những mục tiêu đó Để thực hiện điều này, phân tích viên cần có hiểu biết sâu sắc về môi trường phát triển của hệ thống và nắm rõ hoạt động của chính hệ thống.
4.2 Các phơng pháp thu thập thông tin
3 Sử dụng phiếu điều tra
Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu, việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi ích sau:
- Nhận diện không nhầm lẫn giữa các đối tợng
- Mô tả nhanh chóng các đối tợng
- Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn
4.3.1 Định nghĩa mã hoá dữ liệu
Mã hiệu là một biểu diễn quy ước, thường ngắn gọn, thể hiện các thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
Ngoài các thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới bằng cách sử dụng một dãy ký hiệu, chủ yếu là chữ cái và chữ số, được gán cho những ý nghĩa mang tính ước lệ.
Mã hoá là quá trình xây dựng một tập hợp các hàm thức quy ước, gán cho tập hợp này một ý nghĩa thông qua việc liên hệ với các đối tượng cần được biểu diễn.
4.3.2 Các phơng pháp mã hoá cơ bản 7
- Phơng pháp mã hoá phân cấp
- Phơng pháp mã liên tiếp
- Phơng pháp mã hoá theo xeri
- Phơng pháp mã hoá gợi nhớ
- Phơng pháp mã hóa ghép nối
4.3.3 Yêu cầu đối với bộ mã
- Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1.
- Có tính uyển chuyển và lâu bền
- Tiện lợi khi sử dụng
4.3.4 Cách thức tiến hành mã hoá
1 Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hoá.
2 Xác định các xử lý cần thực hiện.
3 Lựa chọn các giải pháp mã hóa.
- Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lựa chọn
- Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành
- Tham khảo ý kiến của ngời sử dụng
- Tham khảo ý kiến của ngời sử dụng
- Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính
- Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tợng
4 Triển khai mã hoá. ở đây bao gồm các công việc nh: lập kế hoạch, xác định đội ngũ và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tợng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời
4.4 Công cụ mô hình hoá
Có một số công cụ chuẩn để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống, bao gồm sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.
4.4.1 Sơ đồ luồng thông tin 8
Sơ đồ luồng thông tin được sử dụng để mô tả hệ thống thông tin một cách động, thể hiện sự di chuyển của cơ sở dữ liệu, quá trình xử lý và việc lưu trữ trong thế giới vật lý thông qua các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
Thủ công Giao tác ngời
Tin học hoá máy hoàn toàn
- Kho lu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu
4.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ mô tả hệ thống thông tin từ góc độ trừu tượng, chỉ tập trung vào các luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích Nó không đề cập đến vị trí, thời gian hay đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Mục đích của sơ đồ luồng dữ liệu là để làm rõ chức năng và mục tiêu của hệ thống thông tin.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
- Dòng dữ liệu Tên dòng dữ liệu
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) cung cấp cái nhìn tổng quan về nội dung chính của hệ thống thông tin Nó không đi sâu vào chi tiết mà chỉ cần một cái nhìn là có thể nhận diện được nội dung cốt lõi của hệ thống.
Tên ngời / bộ phËn phát / nhận
Tên tiến trình xử lý rõ ràng và dễ hiểu có khả năng loại bỏ các kho dữ liệu và các giá trị 0 trong quá trình cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh, hay còn gọi là sơ đồ mức 0, thể hiện mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống.
Kỹ thuật phân rã sơ đồ (Explosion) được sử dụng để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn Quá trình bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, sau đó phân rã thành sơ đồ mức 0, và tiếp theo là sơ đồ mức 1.
Phích lô gíc là tài liệu hoàn chỉnh cho hệ thống, tương tự như phích vật lý Có năm loại phích lô gíc, được sử dụng để mô tả luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
- Mẫu phích xử lý lô gíc
- Mẫu phích luồng dữ liệu
- Mẫu phích phần tử thông tin
- Mẫu phích kho dữ liệu
- Mẫu phích tệp dữ liệu
Thiết kế lô gíc
Sau khi hoàn thành báo cáo phân tích và quyết định phát triển dự án, đội ngũ phân tích sẽ chuyển sang giai đoạn thiết kế lô gíc cho hệ thống thông tin mới Giai đoạn này nhằm xác định chi tiết và chính xác các chức năng mà hệ thống mới cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời tuân thủ các ràng buộc của môi trường.
Sản phẩm chính của giai đoạn thiết kế lô gíc bao gồm mô hình hệ thống mới thông qua các sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD), sơ đồ phân tích tra cứu và phích lô gích của từ điển hệ thống Quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cũng như khả năng sử dụng thành thạo các công cụ để tạo ra và hoàn thiện tài liệu hệ thống ở mức lô gíc Hơn nữa, việc nắm vững các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu và áp dụng phương pháp thiết kế lô gíc một cách có cấu trúc là rất cần thiết.
Việc thiết kế lô gíc cần bắt đầu từ thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới, theo thứ tự: thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào (Inputs) Mỗi nhiệm vụ này yêu cầu bổ sung tài liệu đầy đủ và hợp thức hóa mô hình lô gíc.
5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc đi từ các thông tin ra
+ Bớc 1 Xác định các đầu ra
- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra
- Nội dung, khối lợng, tần suất và nơi nhận chúng.
+ Bớc 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra tõng ®Çu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.
- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin
Các thuộc tính, hay còn gọi là thông tin phần tử, được phân tích viên tổng hợp thành một danh sách đầy đủ Trong quá trình này, các thuộc tính lặp, tức là những thuộc tính có khả năng nhận nhiều giá trị dữ liệu, sẽ được đánh dấu.
Các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác, trong khi các thuộc tính không phải thứ sinh được gọi là các thuộc tính cơ sở.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
Thực hiện việc chuẩn hoá mức1( 1.NF)
Chuẩn hóa mức 1 (1NF) yêu cầu rằng mỗi danh sách phải không chứa các thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp, cần tách chúng thành các danh sách con để đảm bảo ý nghĩa quản lý rõ ràng hơn.
- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF)
Chuẩn hóa mức 2 (2NF) yêu cầu rằng trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu tồn tại sự phụ thuộc như vậy, cần tách các thuộc tính phụ thuộc hàm vào một danh sách con mới.
Sử dụng bộ phận khoá để tạo một khoá cho danh sách mới và đặt tên cho danh sách này sao cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF)
Chuẩn hoá mức 3 yêu cầu rằng trong một danh sách, không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc vào thuộc tính Y, và Y lại phụ thuộc vào thuộc tính X, thì cần phải tách chúng thành hai danh sách riêng biệt: một danh sách chứa quan hệ giữa Z và Y, và một danh sách chứa quan hệ giữa Y và X.
- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới
Mỗi danh sách được xác định sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ trở thành một tệp cơ sở dữ liệu Các tệp này được biểu diễn bằng ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu Tên tệp được viết bằng chữ in hoa và nằm ở phía trên cùng.
Mỗi đầu ra từ bước 2 sẽ tạo ra nhiều danh sách, mỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý độc lập Những danh sách mô tả cùng một thực thể cần được tích hợp thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của chúng.
+ Bớc 3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu
Mỗi đầu ra từ bước 2 sẽ tạo ra nhiều danh sách, mỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý độc lập Những danh sách mô tả cùng một thực thể cần được tích hợp thành một danh sách chung, bằng cách kết hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của chúng.
+ Bớc 4 Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ.
- Xác định số lợng bản ghi cho từng tệp
- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi
+ Bớc 5 Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
Xác định mối liên hệ giữa các tệp bằng cách sử dụng các mũi tên hai chiều Nếu có quan hệ một - nhiều, hãy vẽ hai mũi tên hướng về phía đó.
5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình 4 hoá.
Thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu đại diện cho các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực, giúp chúng ta lưu trữ thông tin liên quan đến chúng.
Một thực thể có thể bao gồm nhân sự như công nhân viên, khách hàng, sinh viên; tổ chức như nhà cung cấp và doanh nghiệp cạnh tranh; và nguồn lực hữu hình như tiền bạc, xe cộ, thiết bị máy móc Điều quan trọng là hiểu rằng khái niệm thực thể liên quan đến một tập hợp các đối tượng có chung đặc trưng, chứ không phải là một đối tượng riêng lẻ.
Mô hình quản lý
Thông tin quản lý được tổ chức theo sơ đồ phân cấp, cho phép mỗi đơn vị làm việc với danh sách cán bộ của mình và các đơn vị cấp dưới trong cùng một nhánh quản lý.
Quản lý dữ liệu có thể được thực hiện theo hai hình thức: tập trung và phân tán Dữ liệu thay đổi tại các đơn vị cấp dưới sẽ được tự động lọc và gửi về đơn vị cấp trên, đảm bảo tuân thủ mô hình tổ chức đã được thiết lập.
Mỗi đơn vị trong "cây" tổ chức sẽ nắm toàn bộ thông tin về cán bộ của các đơn vị cấp thấp hơn Qua các báo cáo tổng hợp, phân tích và thống kê, có thể nhanh chóng xác định phạm vi cần thực hiện báo cáo.
Môi trờng làm việc
Đối với người sử dụng trong nội bộ văn phòng, cần cài đặt một chương trình trên trạm làm việc chạy các hệ điều hành như WINDOWS 9x, WINDOWS ME, WINDOWS 2000, WINDOWS XP hoặc WINDOWS NT Chương trình này cho phép thực hiện các chức năng theo yêu cầu và quyền hạn của người dùng, trong khi trạm làm việc chỉ chứa phần giao diện.
Lớp trình bày (Presentation layer) kết nối với cơ sở dữ liệu (CSDL) trên máy chủ trong cùng mạng LAN theo mô hình Client/Server Người dùng ngoài văn phòng có thể sử dụng trình duyệt qua đường Dial-Up để tra cứu thông tin cần thiết về hồ sơ cán bộ, cũng như các thông tin thống kê và phân loại thông qua dịch vụ của Web Server trong môi trường hệ điều hành WINDOWS NT hoặc WINDOWS 2000.
Giao diện và font
Giao diện của chơng trình phải thân thiện, dễ sử dụng Các7 chức năng trong chơng trình phải phân chia theo từng
Module có thể truy cập thông qua các biểu tượng hoặc hệ thống Menu Mỗi trạm làm việc được thiết lập một "Profile" dựa trên thói quen làm việc của người sử dụng Thông tin mặc định được lưu trữ ngay trên trạm làm việc, cho phép mỗi trạm có một thiết lập môi trường làm việc riêng biệt.
Chương trình hỗ trợ hai loại font chữ là TCVN và Unicode, nhưng chỉ đảm bảo tính tương thích về giao diện Để hệ thống hoạt động hiệu quả, dữ liệu cần được thống nhất ngay từ đầu về bộ mã tiếng Việt được sử dụng.
Truyền thông trao đổi dữ liệu giữa các cÊp
Hệ thống thông tin về cán bộ có đặc điểm tương đối tĩnh, với việc cập nhật không thường xuyên như các hệ thống thông tin giao dịch Do đó, nền tảng truyền thông không cần quy mô lớn Kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các cấp được thực hiện theo "mẻ", tức là theo định kỳ nhất định do người quản trị hệ thống quy định.
Thông tin chung như sơ đồ tổ chức, danh mục chuẩn và các văn bản quy chế được cập nhật định kỳ tại CSDL trung tâm Các đơn vị sẽ tải những thông tin này về hệ thống mạng cục bộ của mình.
Theo định kỳ, thông tin thay đổi về hồ sơ cán bộ, các quá trình và số liệu liên quan đến lương, bảo hiểm xã hội được tự động lọc và gửi về đơn vị cấp trên hoặc đơn vị chủ quản.
Chức năng, nghiệp vụ Chức năng, nghiệp vụ
Truy cËp tõ xa gửi thẳng về trung tâm tuỳ theo qui định về quản lý trong Tổng công ty.
Mô hình nghiệp vụ(Process Modeling)
Theo sơ đồ quản lý phân cấp, mô hình nghiệp vụ có thể mô tả sơ lợc nh sau
Tổng công ty Đơn vị cấp 1 Đơn vị cấp 2
Theo cách nh trên, các đơn vị cấp k+1 sẽ quản lý CSDL của 9 đơn vị mình và trao đổi thông tin với đơn vị cấp k.
Phân tích chức năng
Bảng sau đặc tả các chức năng (đã đợc giới thiệu phần trớc) của chơng trình quản lý nguồn lực
I Quản lý sơ đồ tổ chức
I.1 Quản lý sơ đồ phân cấp
- Sơ đồ tổ chức đợc quản lý theo hình cây với số cấp không hạn chế
- Các thao tác: Thêm nhánh, chèn nhánh, xoá nhánh, định vị đến một nhánh bất kỳ trong cây sơ đồ tổ chức
Quản lý thông tin chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị, bao gồm địa chỉ liên lạc, số điện thoại và Email Chương trình cho phép gửi Email trực tiếp, giúp tăng cường hiệu quả giao tiếp.
I.2 Quản lý việc sát nhập, giải thể đơn vị
I.3 Quản lý tài liệu, văn bản liên quan
- Đối với mỗi đơn vị có thể quản lý một tập hợp các tài liệu, văn bản (có thể ở dạng ảnh)
- Các tài liệu của MS Offi ce khi nhập vào sẽ đợc chuyển thành dạng HTML/XML để lu trữ
- Cho phép tìm kiếm dễ dàng các văn bản tài liệu này Đặc biệt cho phép tìm kiếm toàn văn đối với các văn bản.1
II Quản lý hồ sơ
II.1 Quản lý sơ l- ợc lý lịch
- Quản lý các thông tin sơ lợc
- Quản lý ảnh cán bộ (hỗ trợ nhiều định dạng ảnh khác nhau: BMP, GIF, JPG, TIF )
- Có thể tra cứu nhanh theo tên cán bộ
- Có thể in sơ yếu lý lịch theo mẫu Mẫu sơ yếu lý lịch có thể hiệu chỉnh
- Các thông tin dùng làm căn cứ để tổng hợp hay thống kê đều có thể (chọn) nhập từ danh mục chuẩn.
- Cho phép duyệt danh sách cán bộ theo nhiều chiều: duyệt theo sơ đồ tổ chức, duyệt theo một tiêu chí có danh môc chuÈn
II.2 Quản lý các mối quan hệ
II.2.1 Quan hệ gia đình
- Quản lý các thông tin cơ bản của những thành viên trong gia đình: Bố,
Mẹ, Anh, Chị em ruột, Vợ (Chồng), Con, Anh chị em ruột của vợ (chồng)
- Các thông tin này đợc in trong sơ yếu lý lịch theo mẫu
- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên những thông tin này
II.2.2 Quan hệ với nớc - Quản lý các thông tin về thời gian, ngoài nơi đến, quan hệ với tổ chức nào 2
- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên những thông tin này
II.3 Quản lý các quá trình 3
II.3.1 Quá trình đào tạo
- Quản lý các thông tin về trờng đào tạo, nớc đào tạo, ngành học hoặc tên lớp học, số văn bằng chứng chỉ, thời gian đào tạo
- Có thể tra cứu thống kê dựa trên những thông tin này Đặc biệt các báo cáo về chất lợng cán bộ sẽ truy xuất thông tin từ đây
II.3.2 Quá trình công tác
- Quản lý các thông tin về các giai đoạn công tác của cán bộ bao gồm cơ quan công tác, ngày vào cơ quan, số quyết định, chức vô
- Có thể tra cứu thống kê dựa trên những thông tin này
- Quản lý thông tin về các giai đoạn hởng l- ơng của cán bộ bao gồm ngày xếp, ngạch, bậc, hệ số, phụ cấp
- Các thông tin này làm cơ sở cho việc kiểm soát thời hạn lên lơng và việc nâng bậc l- ơng của cán bộ trong biên chế
- Có thể thống kê, tra cứu dựa trên các thông tin này
- Quản lý các thông tin về khen thởng của cán bộ nh ngày, hình thức khen thởng, lý do, cấp khen thởng
- Quản lý văn bản liên quan đến quyết định khen thởng
- Các thông tin này làm cơ sở cho các báo cáo thống kê về khen thởng
II.3.5 Kỷ luật - Quản lý các thông tin về kỷ luật của cán bộ4 nh ngày, hình thức kỷ luật, lý do, đơn vị quyết định
- Quản lý văn bản liên quan đến quyết định kỷ luật
- Các thông tin này làm cơ sở cho các báo cáo thống kê về kỷ luật cán bộ
II.3.6 Các công tr×nh
- Quản lý thông tin về các công trình do cán bộ thực hiện hoặc tham gia thực hiện bao gồm tên công trình, cấp công trình, năm thực hiện
- Các thông tin này làm cơ sơ cho việc thống kê tra cứu, lập báo cáo về công tác nghiên cứu khoa học
- Quản lý các thông tin về danh hiệu mà cán bộ đợc phong tặng
- Có thể thống kê, tra cứu dựa trên các thông tin này
II.3.8 Quá trình bầu cử
- Quản lý các thông tin về bầu cử của cán bộ Các khoá tham gia làm đại biểu hội đồng nhân dân (hay làm uỷ viên trung - ơng )
- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên các thông tin này
II.3.9 Quá 5 trình chức vụ
- Quản lý thông tin về quá trình nhậm chức, mãn nhiệm đối với mỗi cán bộ
- Có chức năng thông báo theo định kỳ những cán bộ đến thời hạn mãn nhiệm
- Cho phép tra cứu, thống kê dựa trên những thông tin về quá trình chức vụ
II.4 Quản lý việc thuyên chuyển công tác, sát nhập, giải thể
- Chức năng chuyển công tác một hoặc nhiều cán bộ sang đơn vị mới
- Chuyển hồ sơ cán bộ của đơn vị bị sát nhËp
- Lu lại hồ sơ những cán bộ của đơn vị bị giải thể
- Lu lại hồ sơ và những văn bản liên quan của những đơn vị bị sát nhập hay giải thể
II.5 Quản lý các thông tin bổ sung
- Cho phép khai báo những thông tin cần quản lý bổ sung (ngoài những thông tin trong sơ yếu lí lịch)
- Các thông tin bổ sung sẽ đợc cập nhật đối với mỗi hồ sơ cán bộ
- Có thể tra cứu, thống kê dựa trên các thông tin này
III Quản lý hợp đồng lao động, lơng và thu nhập.
III.1 Quản 6 lý hợp đồng lao động
Quản lý thông tin cơ bản trong hợp đồng lao động cho cán bộ hợp đồng bao gồm thời điểm ký kết, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp và các thỏa thuận liên quan.
- Theo định kỳ, có chức năng thông báo những cán bộ đến hạn ký hợp đồng lao động mới
- Có chức năng tra cứu, thống kê dựa trên các thông tin về hợp đồng lao động
- Chức năng in ấn hợp đồng theo mẫu
III.2 Quản lý lơng và thu nhËp
III.2.1 Quản lý bảng chấm công
- Hàng ngày, bảng chấm công đợc các đơn vị, Phòng, Ban cập nhật
- Tổng hợp bảng chấm công và tính toán tiền lơng cơ bản
III.2.2 Quản lý tạm ứng
- Quản lý các chứng từ tạm ứng phát sinh chi tiết đến từng cán bộ
- Tính toán mức tạm ứng căn cứ vào mức l- ơng III.2.3 Quản lý các khoản thu nhËp, khÊu trõ
- Cập nhật các khoản thu nhập đợc tính vào lơng
- Định lợng các khoản khấu trừ
- Lên bảng lơng tổng hợp
IV Quản lý cặp hồ sơ
IV.1 Lập hồ sơ - Tạo lập hồ sơ với các thông tin cơ bản nh Tên hồ sơ, ngày lập, Số quyết định, văn bản liên quan
Danh sách hồ sơ có thể được tổ chức theo sơ đồ phân cấp, chia thành các nhánh lớn như danh sách các dự án, danh sách các Tổ, và các Ban.
IV.2 CËp nhật hồ sơ
- Hỗ trợ việc tìm kiếm, chọn lọc một hoặc nhiều cán bộ theo một tiêu chuẩn nào đó để đa vào một hồ sơ
IV.3 Lu tr÷, tra cứu, thống kê
- Tra cứu, thống kê theo các tiêu chí quản lý
- Hỗ trợ việc thiết lập câu hỏi
Câu hỏi có thể được hình thành bằng cách kết hợp nhiều thông tin từ các bảng dữ liệu liên quan đến sơ lược lý lịch, các quy trình và các mối quan hệ khác nhau.
- Có cơ chế lu lại các câu hỏi đã đặt để có thể sử dụng lại
- Kết quả tra cứu có thể in ấn, đa vào cặp hồ sơ
- Thông tin dùng để tạo ra các bộ câu hỏi đợc lấy trong từ điển dữ liệu
- Thông báo danh sách cán bộ đến hạn lên l- ơng
- Thông báo danh sách cán bộ đến hạn mãn nhiệm
- Thông báo danh sách cán bộ đến hạn ký hợp đồng lao động
V.3 Quản lý tõ ®iÓn d÷ liệu
- Quản lý thông tin về các bảng dữ liệu của hệ thống
- Liên kết các danh mục chuẩn cho các tiêu chí thống kê
VI Báo cáo thống kê, phân tích
VI.1 Các phÐp thèng kê về số lợng
- Thống kê về số lợng cán bộ theo các tiêu chí (nh Trình độ học vấn, Chức vụ, Cấp uỷ Đảng, Dân tộc, Tôn giáo, Chế độ tuyển dụng,
- Liệt kê danh sách cán bộ theo các tiêu chí
VI.2 Báo cáo - Các báo cáo về đội ngũ khoa khọc, nghiệp về chất lợng 9 cán bộ vô
- Báo cáo về lãnh đạo các đơn vị
- Báo cáo về học vấn
VI.3 Báo cáo về biên chế
- Báo cáo tăng giảm biên chế
- Báo cáo về ngạch bậc công chức, viên chức
- Báo cáo về nâng bậc lơng
- Báo cáo về tiếp nhận, điều động cán bộ
VI.4 Báo cáo về quĩ lơng
- Báo cáo tăng giảm quĩ lơng
- Tổng hợp về lao động tiền lơng
VI.4 Báo cáo vÒ khen th- ởng kỷ luật
- Báo cáo khen thởng, kỷ luật
VI.5 Các báo cáo tự khai báo
- Có công cụ để thiết kế báo cáo mới
Cho phép người dùng định nghĩa phương thức truy xuất dữ liệu cho các báo cáo, từ những báo cáo đơn giản đến những báo cáo phức tạp Đồng thời, quản lý bảo hiểm xã hội và các chế độ chính sách cũng được chú trọng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
VII.1 Quản lý bảo hiểm xã hội
VII.2 Quản lý chế độ chính sách
- Hỗ trợ theo chính sách
VIII Truyền thông, trao đổi dữ liệu0
VIII.1 Cập nhật các danh mục chuẩn, thông tin chung của toàn hệ thống
VIII.2 Cơ chế kiểm soát dữ liệu thay đổi theo định kú
VIII.3 Chuyển những thông tin thayđổi lên cấp trên VIII.4 Có cơ chế cập nhật phiên bản mới
IX Quản trị hệ thống
IX.1 Quản lý danh sách ngời sử dụng
IX.2 Định quyền truy nhập
IX.3 Cơ chế sao lu và phục hồi dữ liệu
Các bảng dữ liệu chính
STT Bảng dữ liệu Mô tả
1 Thông tin sơ lợc về cán bộ
Lu các thông tin sơ lợc của cán bộ nh:
2 Thông tin quản lý bổ sung
Lu thông tin quản lý bổ sung do ngời sử dụng khai báo
Lu thông tin về các thành viên trong gia đình
Lu thông tin về quá trình đào tạo của cán bộ
Lu thông tin về quá trình công tác
6 Quá trình lơng Lu thông tin về diễn biến lơng, mỗi giai đoạn đợc mô tả bởi các thông tin về ngạch, bậc, hệ số, phụ cấp, ngày hởng
Lu các thông tin về các giai đoạn đảm nhiệm các chức vụ khác nhau của cán bộ.
Lu các thông tin về hợp đồng lao động mà cán bộ đã ký với đơn vị chủ quản, làm cơ sở cho việc tính l- ơng và chế độ.
9 Quan hệ với nớc ngoài
Lu các thông tin về quan hệ của cán bộ với các tổ chức nớc ngoài
10 Khen thởng Lu các thông tin về các lần khen th- ởng của cán bộ
11 Kỷ luật Lu các thông tin về các lần kỷ luật của cán bộ
12 Danh sách công tr×nh
Lu thông tin về các công trình mà cán bộ thực hiện hoặc tham gia thực hiện
13 Danh hiệu đợc phong tặng
Lu thông tin về các loại danh hiệu mà cán bộ đợc phong tặng
14 Quá trình bầu Lu thông tin về các lần tham gia ứng cử cử (đại biểu Hội đồng Nhân dân 2 hoặc uỷ viên Trung ơng)
Lu thông tin về các lần khám sức khoẻ
Lu thông tin về các lần nhận xét, đánh giá cán bộ công chức của đơn vị công tác
17 cặp hồ sơ Lu cung cấp thông tin chi tiết về các cặp hồ sơ liên quan đến các dự án và các Tổ, Ban được thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, kèm theo danh sách cán bộ tương ứng trong các hồ sơ này.
Sơ đồ tổ chức Lu là danh sách phân cấp của các đơn vị, cung cấp thông tin về nhiệm vụ, quyền hạn, cùng với các văn bản liên quan đến quyết định thành lập và quy chế hoạt động.
19 Danh sách đơn vị đã bị sát nhập hoặc giải thÓ (lu)
Sau khi sát nhập hoặc giải thể một đơn vị, thông tin về đơn vị đó đ- ợc đa vào lu trữ để có thể tra cứu lại sau này.
20 Danh sách cán bộ đã thuyên chuyển, nghỉ hu, thôi việc
Sau khi chuyển công tác, thôi việc hay nghỉ hu, hồ sơ cán bộ đợc lu trữ để phục vụ cho công tác tra cứu về sau.
21 Danh sách và cấu trúc báo cáo
Lu thông tin về các báo cáo của ch- ơng trình bao gồm cả những báo cáo do ngời sử dụng tự khai báo
22 từ điển dữ liệu thông tin về các bảng dữ liệu trong hệ thống, là nền tảng cho việc xây dựng các biểu mẫu báo cáo và các câu hỏi tra cứu.
Lu thông tin về các chứng từ tạm ứng của từng cán bộ làm cơ sở cho việc quản lý tạm ứng và thanh toán lơng
Lu thông tin về ngày công của cán bé
25 Ngạch, bậc lơng Lu thông tin về danh sách các ngạch, bậc lơng làm cơ sở cho việc tính l- ơng và nâng bậc lơng
26 Bảo hiểm xã hội Lu thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội của cán bộ
Lu thông tin về việc hởng chính sách của cán bộ
28 Các bảng danh môc chuÈn
Lu thông tin dùng cho việc cập nhật các tiêu chí, thống kê, tra cứu Các bảng danh mục:
- Danh mục dân tộc, tôn giáo
- Danh mục trình độ văn hoá
- Danh mục trình độ lý luận chính trị
- Danh mục các hình thức khen th- ởng kỷ luật
29 Bảng dữ liệu trợ Lu trữ các thông tin trợ giúp trực giúp tuyến trong chơng trình4
Trên nền tảng cơ sở dữ liệu SQL Server, Visual Studio 6.0 nổi bật nhờ vào các công nghệ tích hợp mà Microsoft cung cấp, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc với SQL Server.
Bộ công cụ Visual Studio bao gồm 6 công cụ phát triển
(Development Tools) rất mạnh trong đó có những công cụ có thể dùng để xây dựng những ứng dụng theo mô hình
Client/Server cũng nh mô hình ứng dụng 3 lớp rất tốt, đặc biệt khi chúng đợc kết hợp với nhau:
+ Visual InterDev Đối với bài toán này, em lựa chọn hai công cụ là Visual FoxPro và Visual InterDev
Visual FoxPro (VFP) is a powerful data processing tool, recognized by Microsoft as Data-Centric, capable of handling both local databases and large SQL databases.
CSDL như Server và ORACLE hỗ trợ ODBC và OLEDB, cho phép thiết kế các lớp COM hoạt động trên môi trường Internet Visual InterDev (VID) là công cụ thiết kế ứng dụng mạng diện rộng, cung cấp lớp thiết kế sẵn để giao tiếp với WEB Server và thực hiện nhiều chức năng trong ứng dụng WEB Công cụ này hỗ trợ hiệu quả trong việc xây dựng Module trực tuyến 5 cho chương trình quản lý nguồn nhân lực.
Hệ thống dựa trên các công nghệ và các chuẩn mới nhÊt: COM, COM+, XML,
COM và COM+ được sử dụng để phát triển các module trực tuyến, phục vụ cho chức năng tra cứu từ xa, cũng như các module dịch vụ dữ liệu, giúp các đơn vị trao đổi dữ liệu một cách hiệu quả và liền mạch.
XML đợc sử dụng trong việc lu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu trong hệ thống.
7.1.1 Cấu trúc các thực thể
Bảng sau đây thể hiện cấu trúc các thực thể dữ liệu trong hệ thống
Tên trờng Diễn giải Kiểu dữ liệu
SOHIEU Số hiệu công chức VARCHAR
SO_CMT Sè CMND VARCHAR
HOTEN Họ và tên VARCHAR
TENKHAC Tên thờng dùng khác VARCHAR
Ngày sinh của cá nhân là SINHNGAY, được ghi nhận là DATE6 Nơi sinh được xác định là NOISINH, trong khi quê quán là QUEQUAN Địa chỉ hiện nay của cá nhân là DIACHI Thành phần gia đình được mô tả qua TPGIADINH, và thành phần bản thân là TPBANTHAN Số điện thoại liên lạc là DIENTHOAI, cùng với địa chỉ email là EMAIL Dân tộc của cá nhân là DANTOC, và tôn giáo được ghi nhận là TONGIAO Ngày vào Đảng là NVAODANG, với ngày chính thức là NVAODANGCT Văn hóa phổ thông của cá nhân được thể hiện qua VH_PT, trong khi trình độ chuyên môn là CHUYENMON Trình độ lý luận được ghi nhận là LL_CTRI, và các nước ngoài đã đến là NN_DADEN Chức vụ hiện nay là CHUCVU, cùng với chức vụ kiêm là CV_KIEM Mã ngạch của cá nhân là MANGACH, và cấp ủy hiện tại là CAPUY, với cấp ủy kiêm nhiệm là CAPUY1 Cuối cùng, ngày tham gia cách mạng là NGAY_TGCM.
Ngày vào cơ quan (NGAYVAOCQ) và ngày tuyển dụng (NGAYTD) là những thông tin quan trọng trong quá trình tuyển dụng Chế độ tuyển dụng (CHEDOVAO) và số quyết định tuyển dụng (SO_QDINH) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quy trình Ngày nhập ngũ (NNHAPNGU) và chức vụ trong quân đội (CV_NHAPNGU) là các yếu tố cần thiết để theo dõi sự nghiệp quân sự, trong khi ngày xuất ngũ (NXUATNGU) đánh dấu thời điểm kết thúc nghĩa vụ quân sự.
NGAYCNGANH Ngày chuyển ngành DATE
The article outlines key attributes related to personnel management, including the primary policy identifier (DIEN_CS), staff code (MA_CB), unit code (MA_CQ), status (TINHTRANG), user responsible for updates (USER), update timestamp (UPDATED), and educational qualifications (HOCVAN) Each attribute is defined with its corresponding data type, such as VARCHAR for text fields and NUMERIC for status, ensuring a structured approach to managing personnel data.
Tên trờng Diễn giải Kiểu dữ liệu
MA_CB Mã cán bộ VARCHAR HOTEN Họ và tên VARCHAR QUANHE Quan hệ VARCHAR NGAYSINH Ngày sinh DATE
Thiết kế chức năng
Quản lý sơ đồ tổ chức
Quản lý hồ sơ cán bộ
Quản lý thông tin sơ l ợcQuản lý ảnhQuản lý các mối quan hệQuản lý các quá trìnhQuản lý các thông tin bổ sung
Quản lý các cặp hồ sơ
Tạo lập Quản lý các văn bản
Quản lý danh sách cán bộ liên quan
Quản lý hồ sơ cán bộ
Quản lý các cặp hồ sơ
Quản lý l ơng và công nợ
Quản lý bảng chấm côngQuản lý các khoản tạm ứngQuản lý các khoản thu nhập và giảm trừQuản lý chế độ và trách nhiệm định kỳ
Tra cứu nhanhTra cứu phức hợp Thông báo
Tra cứu trong hệ thống l u trữ
Quản lý lơng và công nợ
* Tra cứu nhanh: Tra cứu theo một tiêu chí nào đó
Tra cứu phức hợp cho phép người dùng tìm kiếm thông tin dựa trên một tổ hợp các ràng buộc mà họ đặt ra Chương trình cần hỗ trợ người dùng trong việc đặt câu hỏi một cách dễ dàng và thuận tiện.
Thông báo về danh sách cán bộ đến hạn lên lương, mãn nhiệm và ký hợp đồng lao động, nhằm quản lý hiệu quả quá trình chức vụ và hợp đồng lao động.
Tra cứu thông tin trong hệ thống lưu trữ giúp bạn tìm hiểu về các đơn vị đã bị sát nhập hoặc giải thể, cũng như thông tin liên quan đến cán bộ đã chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc hoặc đã qua đời.
7.2.2 Sơ đồ sử dụng dữ liệu (Data usage)
Trong quá trình thiết kế, tôi đã sử dụng bộ công cụ Rational Rose để thực hiện Dưới đây là các mô hình chính trong quá trình thiết kế chương trình.
Người dùng bình thường, không phải quản trị viên, chỉ có thể truy cập thông tin, thực hiện tìm kiếm, sử dụng chức năng in ấn và một số chức năng phụ khác.
Hình 1: Mô hình trờng hợp sử dụng của user
Biểu đồ trường hợp sử dụng của người quản trị bao gồm đầy đủ các chức năng quản trị dữ liệu và quản trị người dùng, được chia thành hai chức năng chính.
+ Quản trị dữ liệu: bao gồm các chức năng in ấn, sao lu, sửa chữa dữ liệu…
+ Quản trị ngời dùng: bao gồm các chức năng nh thêm quyền, đặt password, thay đổi user,…
Hình 2: Mô hình trờng hợp sử dụng của administrator
Biểu đồ hoạt động của một phiên làm việc bao gồm các bước từ đăng nhập, sử dụng chương trình cho đến thoát khỏi chương trình Khi người dùng thực hiện đăng nhập, hệ thống sẽ kiểm tra quyền truy cập thông qua một form yêu cầu người dùng nhập tên người sử dụng và mật khẩu.
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể thực hiện các thao tác trong chương trình cho đến khi chọn chức năng thoát Chương trình sẽ xác nhận xem người dùng có thực sự muốn thoát không; nếu đúng, phiên làm việc sẽ kết thúc.
Hình 4: Biểu đồ trạng thái của một phiên làm việc
Biểu đồ trạng thái của quá trình tìm kiếm: 5
Hình 5: Biểu đồ trạng thái của quá trình tìm kiếm
6 Biểu đồ diễn tiến của chơng trình nh sau:
8 Thiết kế màn hình giao diện chính (Hình 1)
Các điều khiển bao gồm
+ Menu chính cha tất cả các chức năng của chơng trình. + Main toobar chứa các chức năng trợ giúp trực tuyến (thiết kế trong th viện \LIB\standard.vcx)
+ Các menubar chứa các chức năng thờng sử dụng.
+ TreeView biểu diễn cơ cấu phân cấp cán bộ trong công ty, hay tổ chức quản lý.
+ Grid biểu diễn các thông tin về phòng ban đợc chọn trong treeview.
+ Các button, label, picturebox biểu diễn các thao tác thờng 7 sử dụng trong công tác quản lý cán bộ nh thêm bớt, tìm kiếm,
Các thanh công cụ và menu pop-up thể hiện các chức năng cụ thể cho các thao tác xử lý dữ liệu, bao gồm tìm kiếm, thay thế, sửa đổi và xóa.
Hình 6: Giao diện của chơng trình quản lý
Các chức năng của giao diện chính của chơng tr×nh
Sau khi đăng nhập vào quyền administrator thì giao diện chính của chơng trình bao gồm các chức năng sau:
Cơ cấu tổ chức cán bộ tại Sở Công nghiệp Ninh Bình bao gồm các phòng ban quan trọng như phòng Giám đốc, phòng Kế toán, phòng Kỹ thuật, phòng Hành chính quản trị và phòng Nghiên cứu và Phát triển.
+ Khi tích vào các phòng trong treeview thì danh sách các 8 cán bộ sẽ đợc hiển thị bên listview.
Để xem thông tin về cán bộ, bạn chỉ cần nhấp vào tên của cán bộ trong danh sách Giao diện này cho phép bạn dễ dàng tra cứu, xem và cập nhật thông tin về cán bộ một cách trực quan và thân thiện.
Hình 7: Giao diện hiển thị thông tin về cán bộ
Chức năng quản lý báo cáo cho phép hiển thị thông tin qua listview, như hình 8 Tất cả các báo cáo về tăng giảm biên chế, khen thưởng, kỷ luật đều được cập nhật dễ dàng và có thể sửa đổi, in ấn thông qua các lệnh.
In báo cáo, Cấu trúc, Đăng ký, Từ điển ở bên cạnh.
Giao diện chính cung cấp trợ giúp cuối cùng qua các danh mục, cho phép người dùng tra cứu thông tin về các tôn giáo và cấp bậc văn hóa Người dùng chỉ cần nhấp trực tiếp vào danh mục mong muốn để xem thông tin chi tiết.
Hình 9: Trợ giúp danh mục tra cứu
Hình 10: Giao diện giúp tra cứu danh mục
Giao diện chính nổi bật với khả năng chuyển đổi dễ dàng giữa các tiêu chí quản lý thông qua menubar trên màn hình Khi tích vào menu, người dùng sẽ thấy danh sách các tiêu chí như trình độ học vấn, thành phần bản thân, dân tộc và tôn giáo, với tổng cộng 14 tiêu chí để lựa chọn.
Hình 11: Quản lý theo các tiêu chí khác nhau
Tóm tắt các kết quả thu đợc.
Qua quá trình thực hiện đề tài :” xây dựng hệ thống thông tin về quant lý cán bộ” em nhận thấy.
Giúp cho em hình dung và định hớng cho công việc của bản thân mình sau khi ra trờng.
Trau dồi kiến thức cơ bản từ quá trình học tại Đại học Kinh tế Quốc dân giúp củng cố và bổ sung kiến thức cần thiết trước khi bước vào môi trường làm việc.
Nâng cao các hiểu biết về thực tế xã hội và các mối quan hệ trong chuyên ngành tin học.
+ Với sản phẩm: Đã nắm đợc ý tởng của Công ty Thơng mại Cổ phần KC&T từ đó đã triển khai và hoàn thiện sản phẩm ở mức độ ban ®Çu
Sản phẩm đã chạy và tạo ra các kết quả cơ bản đối với một sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự nh là:
- Trích ngang về một nhân viên
- Danh sách nhân viên theo đơn vị
- Báo cáo tổng hợp theo trình độ văn hoá
- Báo cáo tổng hợp theo dân tộc
- Danh sách nhân viên sắp lên lơng
Sản phẩm hiện tại vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đạt được kỳ vọng ban đầu của Công ty cũng như của bản thân tôi Tôi hy vọng rằng trong tương lai, sản phẩm sẽ được hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn /.
