Khao sat cong tac van phong cua uy ban nhan dan 127611

Để giúp cho công tác quản lý và điều hành của bộ máy quản lý Nhà n ớc cáccấp nói chung và các công ty nói riêng ngày càng đạt đợc hiệu quả cao hơn thìcông tác Văn phòng và Văn th Lu trữ

Lời nói đầu

Đất nớc đang trên con đờng đổi mới, nền tảng để nền kinh tế phát triển vữngmạnh là hệ thống chính trị của Đảng và Nhà nớc phải ổn định và không ngừng pháttriển Để giúp cho công tác quản lý và điều hành của bộ máy quản lý Nhà n ớc cáccấp nói chung và các công ty nói riêng ngày càng đạt đợc hiệu quả cao hơn thìcông tác Văn phòng và Văn th Lu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong công táctham mu giúp việc cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đất nớc trên mọi mặt của xã hội; Đồngthời thực hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc về việc đẩy mạnh “cải cách hànhchính” Đặc biệt là từ khi đất nớc ta chính thức ra nhập tổ chức Thơng mại thế giới(WTO) Thì công tác văn phòng càng phải thể hiện rõ vị trí, chức năng, vai trò vàtầm quan trọng của mình, đòi hỏi phải ngang tầm với các ngành khoa học khác

Nhằm giúp học sinh nắm vững lý thuyết đã học đồng thời đa lý luận vào thựctiễn, với phơng châm “học đi đôi với hành”; “Nhà trờng gắn liền với thực tế” Tr-ờng Cao đẳng Văn th - Lu trữ TWI ( nay là Trờng Cao đẳng Nội vụ) đã xây dựng

kế hoạch thực tập tốt nghiệp hệ Trung cấp - Hành chính Văn phòng K9 tại các cơquan

Đợc sự đồng ý tiếp nhận của Thờng trực Uỷ ban Nhân dân (UBND) phờngThanh Lơng, em đã đến thực tập tại văn phòng cơ quan từ ngày 01 tháng 4 đếnngày 11 tháng 7 năm 2008 về công tác Hành chính Văn phòng (HCVP) và công tácVăn th - Lu trữ

Đợc thực tập tại UBND phờng Thanh Lơng - quận Hai Bà Trng - Thành phố

Hà Nội là một niềm vinh dự đối với em, đây cũng là dịp giúp em hiểu rõ hơn về nơimình sinh sống và cũng là mong muốn đợc thực hành những lý thuyết đợc họctrong nhà trờng nhằm nâng cao nghiệp vụ của bản thân Trong thời gian thực tập

em đã đợc sự giúp đỡ tận tình của các bác, các chú trong ban lãnh đạo, đã giúp emhoàn thành tốt đợt thực tập này

Nội dung bản báo cáo gồm các phần sau:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Uỷ ban nhân dân phờng thanh lơng

Phần II : Nội dung và kết quả thực tập

Phần III: Kết luận và đề xuất

phần 1 Khảo sát công tác hành chính văn phòng

của UBND phờng thanh lơng:

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phờng Thanh Lơng:

Phờng Thanh Lơng là một Phờng ven đô, nằm ở phía Nam quận Hai Bà

Tr-ng, thành phố Hà Nội, phía Đông tiếp giáp với sông HồTr-ng, phía Tây giáp với phờngThanh Nhàn , phía Nam giáp với phờng Vĩnh Tuy, phía Bắc giáp phờng Bạch Đằng,phờng Đống Mác

Tổng diện tích đất tự nhiên của phờng Thanh Lơng là 1,66km2 Hiện nay ờng chia thành 12 Khu dân c - 72 Tổ dân phố gồm 22156 nhân khẩu

Ph-Về Tình hình kinh tế: Trớc kia đây là một Phờng ven đô nghèo.Tuy nhiên

trong thời gian gần đây, thực hiện chủ trơng của nhà nớc đẩy mạnh Công nghiệp Hiện đại hoá nền kinh tế của Phờng đang có bớc chuyển biến mạnh mẽ

hoá-Về chính trị - xã hội: Tình hình an ninh chính trị ổn định, Đảng bộ phờngThanh Lơng có 900 Đảng viên sinh hoạt tại 16 chi bộ Nhân dân luôn tin tởng vào

sự lãnh đạo chính quyền địa phơng, trật tự an toàn xã hội luôn đợc giữ vững

Về Văn hoá- Xã hội: Công tác chính sách luôn đợc quan tâm, hàng năm các

đối tợng chính sách xã hội nh: Thơng binh - liệt sỹ, gia đình có công với cách mạng,

đối tợng hộ nghèo đều đợc Đảng và chính quyền địa phơng quan tâm

Công tác giáo dục đào tạo phát triển đồng đều ở 3 cấp học Hiện nay trờngTiểu học và THCS đều đạt trờng chuẩn quốc gia

Sự nghiệp Y tế đợc quan tâm, công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho nhândân đợc đảm bảo, trạm Y tế đợc xây dựng 2 tầng với đầy đủ trang thiết bị

Công tác Thông tin, văn hoá phát triển mạnh Các thiết chế về văn hoá đợcxây dựng đảm bảo nh nhà văn hoá, th viện

1 Chức năng của UBND phờng Thanh Lơng

- Căn cứ Hiến pháp nớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt năm 1992 đã đợc sửa

đổi, bổ sung Theo Nghị Định số 51/2001/QH 10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của

QH khóa X, kỳ họp thứ 10

- Căn cứ Luật tổ chức Hội Đồng nhân dân và UBND ngày 26 / 11 / 2003

- Căn cứ vào luật tổ chức chính Phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001

UBND phờng Thanh Lơng chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, cácvăn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm

2.2 Trong lĩnh vực Pháp luật.

UBND phờng Thanh Lơng ban hành các quyết định, chỉ thị về cụ thể hoá cácvăn bản của Nhà nớc Kiến nghị sửa đổi hoặc bãi bỏ các văn bản không phù hợpvới thực tiễn Tổ chức công tác hộ tịch, hộ khẩu thực hiện công tác chứng thực,quyết định xử lý vi phạm hành chính, tuyên truyền phổ biến pháp luật

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền.

UBND phờng Thanh Lơng chịu trách nhiệm chủ yếu trong tổ chức, chỉ đạothực hện bầu đại biểu Quốc hội và HĐND nh phối hợp với thờng trực HĐND,MTTQ chuẩn bị công tác bầu cử Quốc hội và HĐND cùng cấp

2.4 Trong lĩnh vực kiểm tra giám sát.

UBND phờng Thanh Lơng kiểm tra giám sát việc thi hành giám sát Hiếnpháp, Pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc và Nghị quyết của HĐND Phờngtrong các cơ quan Nhà nớc, Tổ chức Kinh tế - Xã hội trên địa bàn

3 Cơ cấu tổ chức của UBND phờng Thanh Lơng.

Lãnh đạo UBND phờng Thanh Lơng do HĐND cùng cấp bầu ra gồm: 05thành viên: trong đó có 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch, 2 uỷ viên

Các bộ phận tham mu giúp việc: là cơ quan làm việc của UBND với chứcnăng quản lý trên địa bàn phờng theo đúng chức năng và phạm vi của mình gồm:

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phờng Thanh Lơng phụ lục 1

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác văn phòng:

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng hdnd-ubnd phờng Thanh Lơng

1.1.2 Chức năng hậu cần.

Là chức năng cung ứng những điều kiện về vật chất phục vụ cho quá trìnhhoạt động của ubnd phờng nhằm đạt đợc những mục tiêu đề ra và hoàn thànhnhiệm vụ mà cơ quan Nhà nớc cấp trên giao

1.1.3 Chức năng tiếp dân.

Tiếp nhận hồ sơ hành chính, đơn th, thực hiện công tác chứng thực

1.1.4 Nhiệm vụ của văn phòng hđnd - ubnd

Để thực hiện chức năng trên Văn phòng ubnd phờng có nhiệm vụ trực tiếpgiúp việc cho Thờng trực HĐND và UBND các công việc sau:

- Tổ chức thu nhận các thông tin đồng thời xử lý các thông tin đảm bảo phản

ánh thờng xuyên, kịp thời, chính xác trong các lĩnh vực công tác phục vụ cho sựlãnh đạo và chỉ đạo của thờng trực HĐND - UBND Phờng

- Xây dựng chơng trình công tác cho thờng trực HĐND - UBND phờng, giúpChủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quản lý việc thực hiện chơng trình xây dựng

- Phối hợp cùng các bộ phận, đoàn thể, đơn vị thuộc Phờng chuẩn bị xâydựng các chuyên đề về phát triển kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng

- Tham mu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo đôn đốc các cơ quan thực hiệncác quyết định, nghị định, nghị quyết của thờng trực HĐND- UBND Phờng

- Giúp UBND phờng giữ mối liên hệ với các đoàn thể quần chúng, đảm bảo

sự hoạt động theo quy định của pháp luật đối với các ban nghành, đoàn thể

- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý trật tự trong trụ sở UBND, đồng thời

đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của Thờng trực HĐND, UBND

- Giúp UBND Phờng theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn và các cụmdân c trong toàn phờng tổ chức thực hiện các văn bản của UB đề ra cũng nh của cấptrên gửi xuống, theo dõi quá trình thực hiện các văn bản đó

- Giúp HĐND, UBND phờng quản lý công tác văn th, lu trữ

1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của văn phòng ubnd Phờng.

1) Cơ cấu tổ chức

Căn cứ Thông t số 03/2004/TT - BNV ngày 16/01/2004 hớng dẫn thực hiệnNghị định số 114/2003/ NĐ -CP ngày 10/01/2003 của Chính Phủ về cán bộ, côngchức xã, phờng, thị trấn; Nghị định số 121/2003/ND-CP ngày 21/10/2003 về chế

độ, chính sách đối với cán bộ, công chức UBND phờng Thanh Lơng hiện nay có 3cán bộ Văn phòng thuộc biên chế nhà nớc và một nhân viên Văn th

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng  (Phụ lục 2)Phụ lục 2))

2) Lề lối làm việc

Đối với văn phòng UBND phờng Thanh Lơng hiện nay có 3 cán bộ vănphòng ngang cấp nhau do vậy cán bộ văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủtịch UBND và chịu trách nhiệm tham mu trực tiếp trên các lĩnh vực đợc phân công

1.3 Nhận xét công tác quản lý, phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng

Văn phòng UBND Phờng có 3 cán bộ văn phòng ngang cấp trực tiếp giúpviệc cho Chủ tịch UBND Phờng quản lý các mặt hoạt động khác nhau nh: một cán

bộ phụ trách công tác hậu cần, tiếp nhận văn bản, soạn thảo những văn bản quantrọng của cơ quan, trình văn bản lên lãnh đạo, quản lý chung về hoạt động của vănphòng; một cán bộ thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ hành chính thông thờng,quản lý con dấu và sổ đăng ký văn bản đi; một cán bộ tiếp nhận hồ sơ địa chínhnhà đất, thơng binh xã hội và quản lý sổ đăng ký văn bản đến; một nhân viên văn

th có nhiệm vụ đánh máy, vào sổ các hồ sơ chứng thực, in sao các loại văn bản, hỗtrợ cán bộ văn phòng đóng dấu và một số công việc khi cần thiết

1.4 Nhận xét những u nhợc điểm, đề xuất phơng án tối u trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng:

Các trang thiết bị trong văn phòng cũng đợc trang bị khá đầy đủ bao gồm:bàn ghế làm việc và tiếp khách, tủ đựng tài liệu, bóng điện, quạt, máy điều hòa,máy tính, máy in, điện thoại, máy photocopy, bình uống nớc

* Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng  (Phụ lục 3)Phụ lục 3)

* Sơ đồ phòng làm việc tối u của văn phòng  (Phụ lục 3)Phụ lục 4)

+Nhận xét những u, nhợc điểm:

a.Ưu điểm:

UBND Phờng đợc thiết kế ba tầng, các phòng làm việc đều đặt ở tầng 1 tạo

điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo UBND,giữa các bộ phận chuyên môn với Văn phòng và trực tiếp dân Phòng làm việc củaVăn phòng đợc bố trí hợp lý nằm ngay đầu cơ quan, bên cạnh phòng làm việc của

–––––––––––––––––––––––––––––––––Phó Chủ tịch UBND nhờ vậy công tác tiếp dân, chứng thực đợc nhanh chóng vàthuận tiện Bên trong văn phòng đợc chia làm hai phòng qua một vách ngăn bằngkính có 2 cửa ra vào riêng biệt, một biên là nơi ngồi chờ của nhân dân đến làm thủtục, một bên là nơi làm việc của cán bộ văn phòng

Văn phòng đựơc trang bị bàn ghế mới và đầy đủ các trang thiết bị, máy móckhá hiện đại nên thuận lợi cho giải quyết công việc đợc nhanh chóng hiệu quả

cần đợc mở rộng diện tích, sắp xếp laị một số trang thiết bị  (Phụ lục 3)Phụ lục 4)

1.5 Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan, đơn vị.

a Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần:

Kế hoạch công tác tuần của UBND Phờng đợc xây dựng theo quy trìnhsau: chiều thứ sáu hàng tuần toàn bộ cơ quan họp giao ban, các bộ phận sẽ báocáo Thờng trực UBND tiến độ giải quyết các công việc, đồng thời đề xuấtnhững công việc cần làm trong tuần sau để xin ý kiến chỉ đạo Căn cứ vào kếhoạch công tác tháng và những công việc mà các cơ quan đến liên hệ công tác,văn phòng tổng hợp lại và hoàn thành kế hoạch công tác tuần vào sáng thứ 2tuần sau khi nhận đợc kế hoạch công tác tuần của UBND quận Hai Bà Tr ng gửiqua internet

* Kế hoạch công tác tuần ở cơ quan thờng gọi là lịch công tác tuần Khi xâydựng lịch công tác tuần cho cơ quan chủ yếu thể hiện theo các nội dung sau:

* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần  (Phụ lục 2)Phụ lục 5) )

b Quy trình xây dựng kế hoạc công tác tháng, quý, năm của cơ quan:

Đây là nhiệm vụ của văn phòng Khi xây dựng kế hoạch công tác năm, Vănphòng phải căn cứ vào những điểm sau: chức năng nhiệm vụ của cơ quan, chủ tr-

ơng của cơ quan cấp trên, đề nghị của các khu dân c, tổ dân phố, tình hình chung

–––––––––––––––––––––––––––––––––của cơ quan trên các mặt công tác, điều kiện vật chất, nhân lực, bản đăng ký côngviệc của các bộ phận, đơn vị Sau đó văn phòng tổng hợp lại thành bản dự thảo vàgửi đến các bộ phận lấy ý kiến đóng góp, khi nhận đợc sự đóng góp văn phònghoàn chỉnh kế hoạch công tác và trình Thờng trực UBND ký ban hành.

Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tháng quý tơng tự nh trên, tuy nhiên

có 1 điểm khác sau: Xây dựng kế hoạch công tác quý phải căn cứ thêm vào kếhoạch công tác năm, xây dựng kế hoạch công tác tháng phải căn cứ vào kế hoạchcông tác quý, năm của cơ quan

UBND là cơ quan chính quyền cơ sở, mỗi bộ phận chỉ có 1 đến 3 ngời nênkhông phải xây dựng kế hoạch công tác tháng, quý, năm của bộ phận mình mà chỉphải gửi bản đăng ký công việc về Văn phòng để văn phòng tổng hợp và xây dựng

kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan

* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác năm  (Phụ lục 2)Phụ lục 6))

1.6 Công tác tổ chức 01 hội nghị (Phụ lục 3) hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan

mà trong quá trình thực tập học sinh đợc tham gia.

Ubnd Phờng tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộc họp để thực hiệnchơng trình công tác của cơ quan Cán bộ văn phòng là ngời trực tiếp chỉ đạo tổchức thực hiện các công tác này

Công tác tổ chức Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phờng Thanh Lơng gồmcác nội dung: (Văn phòng UBND phối hợp với văn phòng Đảng uỷ chuẩn bị )

1) Nội dung chuẩn bị:

- Để tổ chức Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phờng Thanh Lơng vănphòng Đảng uỷ và văn phòng UBND phối hợp xây dựng Kế hoạch tổ chức Hộinghị Khi bản kế hoạch đợc thủ trởng phê duyệt thì văn phòng căn cứ vào kế hoạch

để phân công công việc cho từng bộ phận trong cơ quan đồng thời theo dõi đôn đốccác bộ phận thực hiện tốt

- Chuẩn bị tài liệu: Kết quả thảo luận đề án ban chấp hành khoá X, chơngtrình Đại hội trù bị, chơng trình Đại hội chính thức, phiếu biểu quyết giới thiệunhân sự, Quyết định triệu tập đại biểu , Nghị quyết, biên bản k, phiếu bầu cử, Danhsách khách mời, Báo cáo thẩm tra t cách đại biểi ( ngoài ra Văn phòng giúp cáclãnh đạo đánh máy báo cáo, bài phát biểu, tham luận, diễn văn khai mạc bế mạc )

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, hội trờng ( bàn ghế, băng rôn khẩu hiệu, sân khấu,

âm thanh, ánh sáng, lễ nghi khánh tiết )

đợc số lợng Đại biểu đến dự báo cáo với lãnh đạo để kịp thời khai mạc Hội nghị

- Tổ chức phòng để lãnh đạo UBND đón tiếp Đại biểu trên quận Hai Bà Trng

đến dự Hội nghị

- Phục vụ Hội nghị: Bố trí lực lợng đảm bảo an ninh và y tế trong thời giandiễn ra Hội nghị, tổ chức đội lễ tân có nhiệm vụ hớng dẫn khách mời đến vị tríngồi, rót nớc, chuyển micro…

- Văn phòng giúp thủ trởng theo dõi tiến trình hội nghị để giải quyết kịp thờinhững vấn đề phát sinh

đáo nên các hội nghị của Uỷ ban thành công tốt đẹp

* Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị  (Phụ lục 2)Phụ lục 7))

1.7 Nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh

đạo cơ quan của văn phòng.

Cán bộ Văn phòng UBND Phờng trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này

Đối với những chuyến đi công tác ngắn ngày và địa điểm gần thì lãnh đạochỉ thông báo cho Văn phòng để ghi vào lịch công tác

Việc tổ chức đối với chuyến đi công tác dài ngày cho lãnh đạo UBND phờngThanh Lơng gồm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị:

+ Liên lạc với nơi lãnh đạo đến công tác để nắm đợc tình hình

+ Tổ chức họp cơ quan để lãnh đạo chỉ đạo công việc trong thời gian

đi công tác ( nếu là chủ tịch UBND đi công tác)

+ Chuẩn bị nội dung công tác

+ Chuẩn bị phơng tiện

+ Chuẩn bị kinh phí

- Giai đoạn tiến hành công việc: Cán bộ Văn phòng theo dõi tiến trình công

tác của lãnh đạo, liên lạc thờng xuyên với lãnh đạo để báo cáo tình hình khái quátcủa cơ quan đồng thời xin ý kiến công việc đột xuất, nắm rõ tình hình của cơ quan

để về báo cáo lãnh đạo

- Kết thúc chuyến đi: Sau khi lãnh đạo đi công tác về, cán bộ Văn phòng

báo cáo tóm tắt tình hình cơ quan, hoàn chỉnh hồ sơ và quyết toán kinh phí

* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 2)Phụ lục 8)) 1.8 Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan khi giải quyết một tình huống cụ thể.

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giảiquyết công việc của ngời lãnh đạo Có đầy đủ thông tin công việc đợc giải quyếtnhanh chóng Thông tin chính xác công việc đợc giải quyết đúng đắn Cán bộ Vănphòng là ngời có trách nhiệm cung cấp thông tin trực tiếp cho lãnh đạo

Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan khi giảiquyết đơn th của tổ dân c 21A về việc gia đình ông Hồng cho mắc trạm thu phátsóng điện thoại di động trong khuôn viên nhà và gây ảnh hởng đến sức khỏe củanhân dân xung quanh

Cán bộ Văn phòng phối hợp với cán bộ T phát thực hiện theo quy trình sau:

Thu nhận tin - Xác minh tin - Phân tích tin - Tổng hợp tin - Kiến nghị và giải quyết tin

Sau khi đã nắm rõ đợc sự việc cán bộ văn phòng kiến nghị giải quyết vụ việclên lãnh đạo cơ quan Sau khi xem xét những luận cứ những thông tin đợc chuyểnlên, nếu thấy đầy đủ và chính xác thì lãnh đạo cơ quan sẽ cho triệu tập họp giảiquyết đơn th

Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo UBND phờng Thanh Lơng, cán bộ Vănphòng thực hiện quy trình nh trên kết quả đạt đợc rất cao

* Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin của văn phòng  (Phụ lục 2)Phụ lục 9))

2 Khảo sát về tình hình công tác văn th.

2.1 Nhận xét mô hình tổ chức văn th của cơ quan.

Công tác văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ choviệc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhànớc Vì vậy làm tốt công tác văn th sẽ góp phần giải quyết công việc đợc nhanhchóng, chính xác và năng suất Nội dung của công tác văn th bao gồm: Xây dựngvăn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Bảo quản và sử dụng con dấu

Văn phòng UBND Phờng có một nhân viên văn th hợp đồng nhng nhân viênnày chỉ có nhiệm vụ đánh máy, in sao văn bản và hỗ trợ công việc cho cán bộ vănphòng Các cán bộ văn phòng của UBND phờng Thanh Lơng đều có trình độ đạihọc và kiêm nhiệm công tác văn th Tuy nhiên công tác văn th của cơ quan lạikhông tập trung mà chia nhỏ ra cho mỗi cán bộ một phần việc Các khâu nghiệp vụcủa văn th không đợc thực hiện đầy đủ, sơ sài thiếu các loại sổ nh sổ đăng ký vănbản đi bu điện, sổ chuyển giao văn bản, dấu đến

Công tác văn th lu trữ của văn phòng UBND phờng Thanh Lơng chịu sự quản

lý trực tiếp của chủ tịch HĐND và chủ tịch UBND phờng Thanh Lơng

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.

Hiện nay UBND phờng cha có quy định cụ thể về soạn thảo và ban hành vănbản quản lí nhà nớc Những quy định về quy trình, thủ tục đợc thực hiện theo cácvăn bản hiện hành của Nhà nớc nh:

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân;

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hĐND và UBND;

- Các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ có liênquan đến soạn thảo và ban hành văn bản

- Vấn đề trên cũng đợc quy định trong Quy chế làm việc của HĐND và UBND

2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.

- Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo điều 19 luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41, của Luật tổ chức HĐND và UBNDnăm 2003, UBND ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị

- Ngoài ra UBND phờng còn ban hành các loại văn bản hành chính nh:+ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt

Ví dụ: Quyết định về việc xử phạt vi phạm hành chính; Chỉ thị về việc đẩynhanh tiến độ thi công đoạn đờng liên đô thị

+ Văn bản hành chính thông thờng: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, tờ trình,công văn, hợp đồng, công điện, biên bản, các loại giấy tờ nh: giấy giới thiêụ, giấynghỉ phép, giấy đi đờng, một số phiếu của văn th ( Phiếu gửi, phiếu báo)

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

a Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và

ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Phờng đợc thực theo các quy

định trong các văn bản sau:

- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND

- Nghị định 91/2006/NĐ-CP

b Đối với văn bản quản lí nhà nớc không mang tính chất QPPL đợc thực

hiện theo quy trình chung nh sau:

- ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận

nào bằng văn bản thủ trởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung vănbản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo

- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bộ sẽ tiến hành đánh máy soạn thảovăn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trởng truyền đạt

- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trởng để

duyệt nội dung Thủ trởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó

- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lu trong máy tính cán

bộ chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trởng và in văn bản

- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ

tr-ởng cơ quan để thủ trtr-ởng ký duyệt Trớc khi thủ trtr-ởng ký thì phải xem ngời đánhvăn bản đã đánh đúng nội dung cha, có sai sót về mặt từ ngữ hay còn sót nội dungkhông, nếu chính xác thì thủ trởng sẽ ký văn bản ban hành

- Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo,

văn bản đợc chuyển cho bộ phận văn th để hoàn thiện về mặt thể thức (số, kí hiệu,ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lợng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lu văn bản

- Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn

bản, văn bản sẽ mang tính pháp lí và có giá trị thực thi đối với các đối tợng có liênquan UBND sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản ).Trong quá trình

áp dụng văn bản vẫn luôn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thời những saisót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi

* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản  (Phụ lục 2)Phụ lục 10))

2.2.4 Thống kê số lợng văn bản của cơ quan đợc ban hành trong 5 năm.

Hàng năm UBND phờng Thanh Lơng ban hành hàng trăm văn bản gồm: Chỉ

thị, Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, công văn, giấy mời (phụ lục 12)

2.2.5 Nhận xét những u, nhợc điểm về các nội dung

* u điểm:

- Thẩm quyền ban hành văn bản: Nhìn chung, UBND phờng Thanh Lơng

đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nớc về thẩm quyền ban hành văn bản, đảmbảo giá trị pháp lý và hiệu lực văn bản khi ban hành Phần lớn các văn bản đợc banhành đúng với thẩm quyền quy định

Ví dụ: Văn bản Quyết định về thu chi ngân sách thẩm quyền ban hành là

UBND, Chủ tịch là ngời ký thay mặt ( Phụ lục 19 )

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Cán bộ Văn phòng của cơ quan

đã có sự nghiên cứu Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP và các vănbản khác để thực hiện Nhìn chung văn bản đầy đủ các yếu tố về mặt thể thức

Ví dụ: Các văn bản dẫn chứng ở phụ lục đều đủ các thành phần thể thức.

- Quy trình soạn thảo văn bản: Đợc cán bộ UBND áp dụng linh hoạt; đảm

bảo văn bản ban hành có nội dung rõ ràng đầy đủ tính pháp lý, đảm bảo về thể thức

Ví dụ: Quyết định chuyển 50% vợt thu ngân sách phờng năm 2007 Văn bảnnày chuẩn về nội dung, đủ các mặt thể thức tuy cha trình bày đúng một số chỗ

(Phụ lục 3) Phụ lục 19)

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở UBND phờng

Thanh Lơng do một cán bộ Văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹ năngtrong công tác soạn thảo nên văn bản đợc trình bày ít bị huỷ bỏ

*Nhợc điểm:

- Thẩm quyền ban hành văn bản: UBND là cơ quan hoạt động theo

nguyên tắc tập trung dân chủ Các văn bản hầu hết đợc quyết định dựa trên nguyêntắc tập thể, Chủ tịch là ngời thay mặt UBND Nhng một số văn bản lại do Chủ tịch cóquyền ký trực tiếp Nên một số văn bản đã ban hành nhầm với thẩm quyền quy định

Ví dụ: Quyết định kiện toàn ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm Đây làquyết định cá biệt do Chủ tịch UBND là ngời ký trực tiếp nhng thực tế văn bản của

cơ quan lại đề thẩm quyền là UBND (  Phụ lục 20 )

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trong một số văn bản phát hiện

thấy thiếu về thành phần thể thức Lỗi sai thờng gặp nhiều nhất về mặt thể thức làlỗi gạch chân dới tiêu ngữ, số, ký hiệu văn bản cha đúng, kiểu chữ, cỡ chữ cha

đúng tiêu chuẩn, lề văn bản căn cha đúng, tên cơ quan ban hành văn bản Đối vớivăn bản không có tên loại nh công văn ở phần số, ký hiệu không có tên loại mà vănbản của cơ quan vẫn có, căn cứ của quyết định vẫn gạch đầu dòng

Ví dụ: Trong công văn về việc thông báo sơ kết d năm 2007 mắc rất nhiều

lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (Phụ lục 3)  Phụ lục 21 )

- Quy trình soạn thảo văn bản: Một số văn bản làm tắt 1 số bớc trong quy

trình soạn thảo Các bớc đợc thực hiện nhng thờng làm tắt để rút ngắn thời gian

Ví dụ: Văn bản không có chữ ký nháy(Phụ lục 3)  Phụ lục 17,18,19,20,21,22,23,24 )

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Văn bản thờng gặp một số lỗi sai: Lỗi viết hoa, lỗi ngắt câu, lỗi căn lề, kiểu chữ… (Phụ lục 3)  Phụ lục 17 )

Qua quá trình thực tế cho thấy việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBNDphờng Thanh Lơng đợc thực hiện nghiêm túc Tuy nhiên trong quá trình thực hiệncác cán bộ không tránh khỏi những sai sót nhất định UBND Phờng cũng rất quantâm tới điều này và đang cố gắng khắc phục những sai sót đó

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Tất cả mọi văn bản của UBND phờng Thanh Lơng trớc khi ban hành phải

đ-ợc kiểm tra kỹ nhằm hạn chế việc ban hành những văn bản kém hiệu lực thi hànhhoặc cha đầy đủ, cha đúng về thể thức và nội dung văn bản

định đi và sổ công văn đi, mẫu 2 sổ giống nhau chỉ khác tên sổ

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:  (Phụ lục 2) Phụ lục 14 )

* Chuyển giao văn bản đi.

Những văn bản đi của cơ quan ban hành ra đều đợc gửi đi ngay sau khi hoàntất các thủ tục đăng ký

Đối với những văn bản “ mật ”, “ khẩn ” phải đóng dấu chỉ mức độ “ mật ”, “khẩn ” để đảm bảo quá trình thực thi

- Các hình thức chuyển giao gồm có:

UBND dân Phờng có nhân viên văn th chuyên văn bản Văn bản chuyểntrong cơ quan văn th chuyển trực tiếp, chuyển ra ngoài cơ quan thì văn bản sẽ đợccho vào phong bì, chuyển đến các khu dân c, đơn vị, ban ngành, các UBND Phờng

–––––––––––––––––––––––––––––––––thuộc Quận Hai Bà Trng thì nhân viên văn th sẽ dùng phơng tiện các nhân đichuyển, nếu văn bản chuyển đi xa thì chuyển qua đờng bu điện.

* Sắp xếp và bảo quản tập lu:

Tất cả các văn bản do UBND phờng Thanh lơng ban hành chỉ lu 1 bản ở văn th.Cán bộ văn th sắp xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi  (Phụ lục 2) Phụ lục 11 )

2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

Tất cả giấy tờ tài liệu gửi đến UBND phờng bằng các con đờng sau: Bu điện,

th tay, qua trang Web chỉ đạo, cán bộ đi công tác cầm về sau khi nhận văn bảncán bộ văn phòng phải xem xét có phải của cơ quan mình hay không, nếu khôngphải thì trả lại ngay sau đó phân loại xử lý văn bản theo các trờng hợp nh: Văn bản

có dấu hoả tốc, thợng khẩn , khẩn và giấy mời phải bóc bì ngay và trình lãnh đạo giảiquyết kịp thời Các văn bản khác thì xử lý bình thờng

* Tổ chức tiếp nhận, phân loại văn bản đến.

- Tiếp nhận văn bản: Tất cả văn bản đều phải qua văn phòng

- Kiểm tra, phân loại: kiểm tra số lợng văn bản, kiểm tra địa chỉ nơi nhậnvăn bản, tránh nhầm lẫn, nếu gửi nhầm thì gửi trả lại ngay

* Trình văn bản đến

Sau khi kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến cán phụ tráchvăn phòng phảichuyển văn bản lên thủ trởng cơ quan xem xét nội dung sau đó bút phê vào góc tráiphía trên, dới số ký hiệu văn bản ý kiến phân phối và chỉ đạo

* Đăng ký văn bản đến.

UBND Phờng sử dụng sử dụng 01 sổ đăng ký chung

Căn cứ vào bút phê của thủ trởng cán bộ Văn phòng vào sổ: Ghi số đến,ngày đến vào văn bản theo số thứ tự ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến 31/12 năm

đó, Cuối cùng là sao văn bản, sau khi sao lu lại bản chính

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: (Phụ lục 2)  Phụ lục 15) )

* Chuyển giao văn bản đến:

Sau khi văn bản đã sao cán bộ Văn phòng căn cứ vào bút phê của lãnh đạo đểchuyển văn bản đi Nhân viên văn th tùy vào hình thức cụ thể để lựa chọn hình thứcchuyển giao hợp lý nhất

Riêng đối với việc giải quyết và chuyển giao văn bản khẩn, mật, hỏa tốc đợccán bộ văn th văn phòng xử lý kịp thời, đúng thời gian quy định chuyển ngay đếncác đơn vị, các cá nhân trong thời gian ngắn nhất

* Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:

- Giải quyết văn bản đến: Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất trong toàn

bộ quy trình tổ chức, quản lý và giải quýêt văn bản đến cuả cơ quan Chính vì vậycán bộ Văn phòng phải nghiên cứu, xem xét, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác

- Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến: Để giải quyết văn bản đến của cơquan đợc chủ động, đạt hiệu quả cao, văn phòng UBND Phờng tiến hành theo dõiviệc giải quyết văn bản đến của cơ quan có đúng quy định hay không, từ đó có cơ

sở đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ giải quyết văn bản đúng thời gian quy định

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến  (Phụ lục 3)Phụ lục 13) 2.3.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lu trữ cơ quan.

Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọngcuối cùng của công tác Văn th và là mắt xích nối liền công tác Văn th với Lu trữ

Văn phòng UBND phờng Thanh Lơng không tổ chức lập hồ sơ hiện hành màcác bộ phận có liên quan đến tài liệu tuỳ theo công việc mà tiến hành đa tài liệuvào lu trữ Khi tổ chức Hội nghị, Hội thảo, giải quyết vụ việc cụ thể nh đơn th,khiếu kiện thì tất cả các văn bản hình thành ra trong quá trình làm việc sẽ đợc tậphợp lại thành hồ sơ và lu tại tủ tài liệu của văn phòng

2.3.4 Nhận xét những u điểm, nhợc điểm

* Ưu điểm:

- Quy trình tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: UBND phờng Thanh

L-ơng đã thực hiện tL-ơng đối đầy đủ các khâu trong quy trình này Sổ đăng ký văn bản rõràng và đầy đủ Đa số văn bản đi đợc lấy số và đăng ký trớc khi ban hành

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Tiến độ giải

quyết văn bản đến về cơ bản đã đợc đảm bảo: các văn bản, giấy tờ đợc giải quyếtnhanh chóng kịp thời, đem lại hiệu quả công việc cao Đa số các văn bản đến cơquan không bị bỏ sót Các văn bản đến đều đợc đăng ký vào sổ tiện theo dõi

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lu trữ: Đa số các hồ sơ quan

trọng đều đợc tiến hành theo dõi, lập hồ sơ, đảm bảo về nguyên tắc pháp lý làm căn

cứ để đa vào lu trữ Ví dụ: hồ sơ liên quan đến công việc tổ chức của cơ quan

* Nhợc điểm:

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Do cán bộ văn

phòng làm công tác kiêm nhiệm cả văn th nên đôi lúc công việc còn ùn tắc Một sốvăn bản đã làm tắt, lấy số ký hiệu văn bản trớc khi đăng ký Không có sổ đăng kývăn bản đi bu điện và sổ chuyển giao văn bản

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Khi chuyển giao

văn bản không có sổ chuyển giao nên dẫn đến mất văn bản, cán bộ phụ trách mảngcông việc này rất nhiều việc nên nhiều văn bản không đợc giải quyết kịp thời, chỉ

sử dụng một sổ đăng ký văn bản đến nên khi cần tìm thông tin cũng mất thời gian

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lu trữ cơ quan: Các hồ sơ ít quan

trọng hầu nh không đợc lập và lập thì còn thiếu.Số lợng hồ sơ tồn đọng nhiều ở cácphòng, ban nhiều nhất là hồ sơ công việc Vì cơ quan không lập danh mục hồ sơnên cán bộ chuyên môn của các bộ phận khó lập hồ sơ

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Cán bộ Văn phòng phờng Thanh Lơng quản lý dấu Quốc huy, dấu chứcdanh, dấu họ tên, dấu chứng thực, dấu chỉ mức độ “ mật ”, “ khẩn ”, “ hỏa tốc ”

Vậy việc quản lý con dấu của UBND phờng thực hiện đúng theo Nghị định58/2001/NĐ-CP năm 2001 của Chính Phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu

và các văn bản pháp luật hiện hành Văn bản khi đã có chữ ký của ngời có thẩmquyền thì cán bộ văn phòng xã đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

Trớc khi đóng dấu, văn phòng phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của ngời có thầmquyền ký văn bản

Cán bộ Văn phòng Phờng nhìn chung đã thực hiện tốt việc bảo quản và sửdụng con dấu, thờng xuyên vệ sinh con dấu và cất giữ trong tủ

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác lu trữ.

Công tác Lu trữ của UBND Phờng vẫn do cán bộ Văn phòng kiêm nhiệm

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lu trữ.

1) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lu trữ cơ quan:

- Đối với UBND phờng Thanh Lơng thì nguồn tu thập, bổ sung tài liệu chủyếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý hành chính Nhànớc trên các lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa - Xã hội - An ninh quốc phòng… Trong đóchủ yếu là các văn bản của Văn phòng, Văn hóa, T pháp, quân sự

- Tài liệu, văn bản của UBND phờng Thanh Lơng không nhiều tập trung

phần lớn ở văn phòng và phòng làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Thờngthì vào cuối năm cán bộ văn phòng sẽ tập trung toàn bộ khối lợng tài liệu sản sinh

ra sàng lọc loại bỏ những văn bản trùng lặp, bản sao, văn bản hết giá trị, cuối cùngchia các văn bản còn lại vào các hộp đựng tài liệu nh hộp đựng quyết định, hộp

đựng các loại văn bản khác của cơ quan ban hành ra; và hộp đựng văn bản đến, sau

đó để tất cả vào tủ lu tài liệu ngay trong văn phòng

* Ưu điểm: Nhìn chung tài liệu có giá trị của cơ quan đã đợc cán bộ Văn

phòng thu thập, bổ sung đa vào lu trữ

* Nhợc điểm: Tuy nhiên Việc thu thập, bổ sung tài liệu đôi khi đợc tiến

hành theo thói quen, một số tài liệu còn thiếu UBND phờng không tiến hành lậpdanh mục hồ sơ mỗi năm nên các cán bộ chuyên môn của các phòng, ban không cócăn cứ cụ thể để lập hồ sơ dẫn đến tài liệu thờng bị thất lạc và cha đầy đủ

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu:

- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức tài liệu trong phông theo phơng án phân loại.Trong đó có sữa chữa, phục hồi, lập mới nhiều hồ sơ (đơn vị bảo quản), xác địnhgiá trị tài liệu, lập công cụ tra cứu để phục vụ mục đích khai thác sử dụng tài liệu

Tài liệu của UBND phờng Thanh Lơng rất ít đợc lập hồ sơ mà đa số chỉ đợc

lu thành các tập văn bản vì vậy trong khoảng thời gian nhất định cán bộ văn

phòng sẽ mang ra để xác định giá trị của văn bản, nếu văn bản nào hết giá trị

sẽ loại huỷ còn lại sẽ tiếp tục lu thành các tập theo từng năm chứ không lập thànhcác hồ sơ mới Các hồ sơ giải quyết vụ việc đã đợc lập thì cũng xác định thời hạn,giá trị để loại huỷ hoặc giữ lại

* Ưu điểm: Nhìn chung lãnh đạo UBND phờng và cán bộ Văn phòng đã có

trách nhiệm, quan tâm tới việc chỉnh lý và đảm bảo giá trị của tài liệu lu trữ trongcơ quan Trong quá trình hoạt động khối tài liệu của cơ quan đã đợc chỉnh lý

* Nhợc điểm: Công tác chỉnh lý cha đợc tiến hành thờng xuyên Cán bộ Văn

phòng đã đợc bồi dỡng về khâu nghiệp vụ lu trữ nhng không chính quy nên khi đakhối tài liệu ra chỉnh lý còn gặp nhiều khó khăn, thực hiện không chuẩn Tài liệuvẫn còn ở tình trạng rời lẻ, chỉ đợc bó gói cha đợc lập thành hồ sơ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lu trữ.

Hiện nay UBND phờng Thanh Lơng do diện tích nhỏ hẹp nên không có phòng

lu trữ tài liệu mà chỉ có tủ sắt 2 ngăn diện tích là 1m x 2m để các tài liệu lu vào đó.Các biện pháp bảo quản để kéo dài tuổi thọ của các tài liêu hầu nh không có

*Ưu điểm: Đã bớc đầu quan tâm tới công tác Lu trữ, tài liệu quan trọng đợc

đảm bảo Đã trang bị tơng đối đầy đủ các cặp hộp đựng hồ sơ, tài liệu, giá, tủ

*Nhợc điểm: Do điều kiện cơ sở vật chất trớc đây cha đầy đủ, việc bảo quản

tài liệu gặp nhiều khó khăn Có nhiều tài liệu bị mục nát, khó khôi phục Các trangthiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản cha đợc đầu t: Máy hút ẩm, hút bụi,nên tài liệu khó bảo quản

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ.

Đây là quá trình cung cấp thông tin cần thiết từ tài liệu lu trữ Đây là mục

đích cuối cùng của công tác lu trữ nên công cụ tra tìm phải khoa học tạo điều kiệnthuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu

Hiện nay cơ quan cha có phòng đọc nên tài liệu lu trữ thờng chỉ phục vụ chocác cán bộ chuyên môn khi cần thiết tra cứu Tuy nhiên do quá trình lu trữ tài liệukhông đợc thực hiện đúng nghiệp vụ, không khoa học nên việc tìm một số tài liệurất khó khăn

* Ưu điểm: Tài liệu vẫn đợc đảm bảo đa ra sử dụng khi cần thiết, cán bộ

Văn phòng sẽ phục vụ

* Nhợc điểm: việc khai thác và sử dụng còn nhiều khó khăn và hạn chế Khi

tra cứu tài liệu không có công cụ tra tìm nên mất nhiều thời gian

Phần II Nội dung và kết quả thực tập.

I Nội dung công việc.

Với lợng thời gian hơn 3 tháng (Từ 01/4/2008 đến 11/7/2008 ) thực tập tại

VP HĐND - UBND phờng Thanh Lơng em đã nhận đợc sự hớng dẫn tận tình chu

đáo của các cán bộ trong cơ quan đặc biệt là các cán bộ văn phòng Trong thời giannày em đã cố gắng nỗ lực hoàn thành tốt những nhiệm vụ đợc giao, phát huy hếtnhững kiến thức nghiệp vụ đã đợc học ở trờng vào thực tế, bắt đầu từ công việc nhỏnhất, đồng thời em đã đợc học hỏi rất nhiều về cách giao tiếp, ứng xử trong côngtác tiếp dân Quan trọng hơn cả là em đã đợc tiếp thu và rút ra kinh nghiệm bổ íchphục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ

1 Về công tác văn phòng:

Đây là công tác chuyên môn của em Tại VP HĐND - UBND phờng ThanhLơng em đã thực tập tay nghề với công việc Hành chính Văn phòng nh: Đánh máycác loại văn bản cho Đảng uỷ - HĐND - UBND và các đoàn thể trong phờng; hỗtrợ Văn phòng tổ chức các hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của cơ quan, tìmkiếm thông tin phục vụ cho công việc khi cần thiết; Trình ký các văn bản và các hồsơ chứng thực Ngoài ra em hớng dẫn một số cán bộ sử dụng các chức năng củacông cụ văn phòng

2 Về công tác Văn th:

Đựơc sự giúp đỡ, hớng dẫn tận tình của cán bộ Văn phòng cơ quan em đãthực hiện và làm thành thạo các khâu nghiệp vụ của Văn th nh: Quản lý giải quyếtvăn bản đến ( Tiếp nhận văn bản; kiểm tra; phân loại; bóc bì; đăng ký văn bản đến;trình văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; sao văn bản đến ), chuyển giao vănbản đi ( Kiểm tra thể thức; vào sổ văn bản đi; đóng dấu; lựa chọn cách trình bày bì;

đa văn bản vào bì, chuyển giao,làm thủ tục gửi văn bản đi )

3 Về công tác Lu trữ:

Trong thời gian thực tập tại UBND phờng Thanh Lơng em đã đợc thực hành

về công tác Lu trữ nh: Sắp xếp tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu còn thiếu, phân

–––––––––––––––––––––––––––––––––loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, đánh số trang, và đ a vào bảo quản tại

tủ lu trữ cơ quan

4 Các công tác khác:

Hỗ trợ cán bộ làm bản chính và các bản sao giấy khai sinh bằng biểu mẫutrên máy tính, nhập và in phiếu hẹn trả hồ sơ, vào sổ các hồ sơ chứng thực, đóngcác loại dấu chứng thực, vào sổ tiếp nhận các hồ sơ hành chính và nhập máychuyển lên trang quản lý hồ sơ một cửa của quận Hai Bà Trng Chỉnh sửa, phục hồicác máy tính bị nhiễm virút, mất mạng, sửa chữa các lỗi hỏng hóc nhỏ của máyphotocoppy và máy in Ngoài ra sau một thời gian thực tập, đợc sự tin tởng của cán

bộ văn phòng em đã đợc ngồi trực tiếp dân một số buổi khi cán bộ văn phòng phải

đi họp hay bận chuẩn bị Hội nghị

II Kết quả đạt đợc.

Thời gian thực tập vừa qua là khoảng thời gian quý báu để em có cơ hội đợcthực hành những lý thuyết đã đợc học ở nhà trờng về nghiệp vụ Hành chính vănphòng, văn th lu trữ Bên cạnh những kinh nghiệm bản thân đúc kết đợc em cònhiểu hơn về các mặt nghiệp vụ của cơ quan mình thực tập nh điều nào làm đúng,

điều nào làm cha chuẩn, điều nào làm tắt, đồng thời có những ý kiến khéo léo

đóng góp để hoàn thiện hơn Ngoài ra đợc thực tập ở văn phòng tiếp dân có thể nói

đây là bộ mặt của toàn cơ quan em đã có kỹ năng giao tiếp ứng xử tốt nhờ đ ợc họchỏi rất nhiều ở phong cách làm việc rất chuyên nghiệp của các cán bộ văn phòng.Sau đây em xin trình bày những điều em rút ra và kết quả đạt đợc

1 Công tác Văn phòng.

a Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng UBND Phờng.

Văn phòng làm việc của UBND phờng Thanh Lơng gồm có 3 cán bộ vănphòng trong đó có một cán bộ phụ trách chung, tất cả cán bộ đều có trình độ đại họcnên khả năng thực hiện và giải quyết các công việc đợc giao rất tốt và nhanh chóng,ngoài ra còn có một nhân viên văn th hợp đồng đã học tại chức trung cấp văn th ở tr-ờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI Tất cả các nhân sự trong văn phòng đều có tácphong làm việc nhanh nhẹn, đúng thủ tục, thực hiện tốt nội quy của cơ quan và luônsẵng sàng hỗ trợ lẫn nhau nếu mảng của ngời nào phụ trách nhiều công việc

b Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ của văn phòng

- Công tác quản lý: Văn phòng UBND phờng chịu sự quản lý trực tiếp Chủ

tịch UBND Nhng do số lợng nhân sự trong văn phòng đông (4 ngời) cho nên sựquản lý đợc thông qua một cán bộ văn phòng phụ trách chung Cán bộ này có trách

–––––––––––––––––––––––––––––––––nhiệm bao quát toàn bộ văn phòng, nhận và truyền đạt ý kiến chỉ đạo của thủ trởngcho toàn văn phòng

- Phân công nhiệm vụ của văn phòng: Về công tác tiếp dân các nhân sự

đ-ợc phân công rất rõ ràng mỗi ngời một nhiệm vụ riêng biệt Tuy nhiên về nghiệp vụvăn phòng chỉ do cán bộ trởng phòng thực hiện nên khối lợng công việc rất nhiều.Trong công tác văn th thì các quy trình nghiệp vụ lại bị chia nhỏ mỗi cán bộ thựchiện một phần công việc, nhân viên văn th thì không đợc làm đúng nghiệp vụ màchỉ đợc hỗ trợ các cán bộ văn phòng trong giải quyết công việc Nói chung là vềcông tác nghiệp vụ văn phòng thì UNBD phờng phân công cha hợp lý, một cán bộphải thực hiện nhiều phần việc xem kẽ nhau

c Nhận xét u nhợc điểm và đề xuất phơng án tối u trong việc bố trí phòng làm việc khoa hoc:

Phòng làm việc của UBND phờng Thanh Lơng đợc xây mới cách đây 3 năm

và đợc đánh giá là văn phòng bố trí hợp lý, khang trang và đẹp nhất nhì quận Hai

Bà Trng Tuy nhiên trong thời gian thực tập ở văn phòng này dựa vào những gì đã

đợc học em có nhận thấy một số sự bố trí cha đợc hợp lý và đã góp ý để thay đổi,

cụ thể nh sau:

+ Bên cạnh vị trí của máy Photocoppy phía đầu ra của giấy là nơi đặt bìnhuống nớc và cốc chén Điều này là rất độc hại bởi mực in ở máy photo sẽ phát tán

ra xung quanh nhất là vị trí của bình nớc, chúng sẽ bám vào cốc chén khi uống vào

sẽ rất độc hại Ngoài ra văn phòng rất nhiều việc nên cần sự tập trung cao nhngbình uống nớc lại đặt trong văn phòng nên các cán bộ ra vào uống nớc rất đôngnhất là vào các ngày hè gây mất tập trung cho nhân sự trong văn phòng Nhận thấy

sự bất lợi này em đã có ý kiến đề xuất với cán bộ trởng phòng và đã đợc chấp nhận

- bình nớc đã đợc bố trí sang phòng khác Nhờ đó không gian thao tác sử dụng máyphotocoppy đợc rộng rãi thoải mái hơn nâng cao hiệu quả công việc

+ Vị trí đặt tủ đựng hồ sơ lu trữ lại đợc đặt ngay cạnh cửa sổ mà cánh cửa bịhỏng không đóng kín đợc nên ánh nắng và ma gió đều tác động vào trong phòng

Tủ đựng lại bằng sắt nên khi gặp nớc ma sẽ bị gỉ, gặp ánh nắng chiếu vào sẽ làmnhiệt độ nóng lên ảnh hởng rất lớn đến tuổi thọ của các tài liệu lu trữ Em đã có ýkiến đề xuất và giải thích rõ tác hại của vấn đề này và đã đợc đồng ý, chiếc của sổ

đã đợc sửa chữa và tủ tài liệu đã đợc bố trí lại vào trong

Do văn phòng là nơi đặt máy chủ, các đờng dây mạng nối các máy tínhtrong toàn cơ quan không đợc thiết kế trớc nên khi phát sinh để lung tung, luồn qua

–––––––––––––––––––––––––––––––––cả cửa sổ nhìn rất mất mỹ quan Do công việc thực tập của em sử dụng máy tính rấtnhiều nên em đã cố gắng sắp xếp cho gọn hơn.

* Tuy nhiên để có một phòng làm việc thực sự tối u hơn nữa thì cần phải mởrộng diện tích của văn phòng để các vật dùng có không gian riêng giảm thiểu táchại đến sức khoẻ con ngời

d quy trình xây dựng kế hoạch công tác (Phụ lục 3) tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan.

Lịch công tác tuần của UBND phờng Thanh Lơng không đợc lập thành vănbản mà ghi trực tiếp vào bảng công tác tuần treo ở văn phòng bên phía phòng tiếpdân Các bộ phận căn cứ vào đó mà thực hiện

Chiều thứ 6 cuối tuần toàn cơ quan họp giao ban, trong hơn một tháng cuốicùng của đợt thực tập em cũng đã đợc tham dự cuộc họp này Trong cuộc họp em

có nhiệm vụ ghi lại những công việc mà các bộ phận đề xuất, ý kiến chỉ đạo củathủ trởng cơ quan sau đó chuyển cho cán bộ văn phòng để lập lịch công tác củatuần sau Vào sáng thứ 2 em có nhiệm vụ tải lịch công tác tuần hiện tại của quậnHai Bà Trng đợc gửi qua mạng xuống sau đó chuyển cho cán bộ văn phòng hoànthiện lịch công tác tuần Căn cứ vào các văn bản trên cán bộ văn phòng sẽ ghi côngviệc vào bảng công tác tuần

Kế hoạch công tác năm của UBND phờng Thanh Lơng đợc bắt đầu xây dựngvào giữa tháng 10 của năm trớc và hoàn thành vào cuối tháng 12 năm đó Kế hoạchcông tác quý đợc bắt đầu xây dựng vào khoảng giữa tháng cuối cùng của quý trớc

và hoàn thành vào cuối tháng đó Kế hoạch công tác tháng đợc bắt đầu xây dựngvào khoảng ngày 25 tháng trớc và hoàn thành vào cuối tháng đó

e Công tác tổ chức một hội nghị (Phụ lục 3) hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan

mà trong quá trình thực tập em đợc tham gia.

Trong quá trình thực tập tại UBND em đã đợc tham dự 1 cuộc hội thảo, 16cuộc họp, và 2 hội nghị Nội dung công việc em thực hiện là: đánh máy các loạivăn bản nh kế hoạch tổ chức, báo cáo, chơng trình, diễn văn khai mạc, bế mạc chocác lãnh đạo, danh sách khách mời, thiết kế giấy mời, sắp xếp các bộ tài liệu… Hỗtrợ Phó Chủ tịch Văn hoá Xã hội và cán bộ Văn hoá Thông tin chuẩn bị sân khấu,biểu ngữ, băng rôn khẩu hiệu Hỗ trợ cán bộ văn phòng trong công tác chuẩn bị hộitrờng, nớc uống, hoa và cây cảnh trang trí Khi hội nghị hội thảo chuẩn bị bắt đầuthì em đợc phân công đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh khách mời, kếtthúc hội nghị hội thảo em hỗ trợ cán bộ văn phòng hoàn thiện hồ sơ

Trong các Hội nghị và hội thảo em đợc tham gia vào quá trình chuẩn bị vàphục thì Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phờng Thanh lơng khoá X ( nhiệm kỳ