Báo cáo thực tập tổng hợp của công ty cổ phần xây dựng số 2 vinaconex

Trong đó đợc sự cho phép của Chính phủ theo Quyết định số 67/1998/QĐ-BTCCBCP ngày 30/10/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về việc mở ngành đào tạo Hành chính Văn phòng của Trờng T.H

Lời nói đầuNgày nay, với chính sách mở cửa của nền kinh tế thì sự phát triển nhanh chóng

và mạnh mẽ của kinh tế, văn hoá, xã hội và khoa học công nghệ là rất cần thiết Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức không thể thiếu sự trao đổi thông tin và thông tin đòi hỏi phải chính xác kịp thời và hiệu quả Đặc biệt hiện nay trong cuộc cải cách hành chính Nhà nớc, đổi mới lề lối làm việc nâng cao hiệu quả là chất l- ợng hoạt động quản lý thì công tác hành chính là một trong những trọng tâm đợc tập trung đổi mới.

Nh vậy, để làm đợc điều đó các cán bộ làm công tác hành chính cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỷ xảo nghề nghiệp để đáp ứng đợc nhu cầu của xã hội.

Để đáp ứng yều cầu cần thiết trong hoạt động của các cấp, các ngành và các lĩnh vực hoạt động Trờng T.H Văn th Lu trữ (nay là Trờng T.H Văn th Lu trữ TW I)

đợc thành lập theo Quyết định số:109/QĐ-BT của Bộ trởng Phủ thủ tớng ngày 18/12/1971 và dới sự chỉ đạo của Cục Lu trữ Nhà nớc (nay là Cục Văn th và Lu trữ),

đồng thời Cục đã giao nhiệm cụ và chỉ tiêu cho Trờng đào tạo một số ngành học nh ngành Văn th, Lu trữ Trong đó đợc sự cho phép của Chính phủ theo Quyết định số 67/1998/QĐ-BTCCBCP ngày 30/10/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ về việc

mở ngành đào tạo Hành chính Văn phòng của Trờng T.H Lu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I(nay là Trờng T.H Văn th Lu trữ TW I) nhằm đào tạo ra những cán bộ văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho các cơ quan đảm nhận các công việc mang tính chất hành chính với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng và cải cách cơ bản đội ngũ cán bộ làm công tác Văn phòng của nớc ta.

Từ khi thành lập và qua quá trình phát triển cho đến nay Trờng đã tuyển sinh

đ-ợc 31 khoá và đào tạo xong 30 khoá chính quy Thực hiện kế hoạch đào tạo sau mỗi khoá học, học sinh có gần hai tháng đi thực tế ngoài Trờng Và đây chính là thời gian

để học sinh vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, đồng thời áp dụng những kiến thức đã học

ở Trờng vào công việc cụ thể của từng cơ quan, đơn vị hay các tổ chức sao cho nhuần nhuyễn, thành tạo và đạt đợc hiệu quả nhất.

Trong hai năm học tập tại Trờng, dới sự hớng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô, em đã lĩnh hội đợc những kiến thức cơ bản về ngành học Hành chính văn phòng cũng nh hiểu biết thêm một số ngành học khác nh Văn th, Lu trữ Trên cơ sở

lý thuyết và có một quá trình thực tập tại Trờng, bản thân em đã hiểu sâu hơn về ngành học của mình Nhng để có thêm kiến thức thực tế bên ngoài thì cần phải qua một quá trình thâm nhập thực tế tại các cơ quan, đơn vị để có những kinh nghiệm trong công việc tạo bớc đầu cho hành trang vào nghề.

Qúa trình thực tập cũng có thể là thời gian cần thiết để khép kín kế hoạch đào tạo nhằm mục đích gắn liền lý thuyết với thực hành giúp cho học sinh không xa rời với thực tế Đồng thời rèn luyện cho mỗi học sinh kỹ năng làm việc vững chắc để có thể

đáp ứng nhu cầu cần thiết của xã hội góp phần xây dựng và bảo vệ đất nớc.

Đợc sự quan tâm của Nhà trờng và sự giúp đỡ của Công ty Cổ phần Xây dựng

số 2 em đã đến thực tập tại phòng Tổ chức Hành chính với mục đích đ a những kiến thức đã học vào thực tế, thu lợm những bài học bổ ích để trau dồi kiến thức nghiệp vụ tạo cho em hành trang cần thiết cho quá trình làm việc sau này.

Sau gần hai tháng thực tập tại phòng Tổ chức Hành chính từ ngày 01/9 đến ngày 15/10/2004 vì thời gian thực tập không dài, ngành học Hành chính văn phòng còn khá mới và bản thân em còn thiếu nhiều kinh nghiệm nên cũng gặp nhiều vớng mắc khi tiếp xúc với thực tế của Công ty Nhng đợc sự hớng dẫn của Cô Ngô Thị Ngà - Cán bộ phòng Tổ chức Hành chính và cùng toàn thế Cán bộ, công nhân viên trong phòng Tổ chức Hành chính đã động viên em có niềm tin và yêu nghề nên em đã hoàn thành tốt công việc của mình

Nhân dịp kết thúc đợt thực tập này qua bản “Thu hoạch thực tập tốt nghiệp” cho phép em gửi tới toàn thế các thầy, cô giáo trong Trờng và Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Xây dựng số 2, cùng toàn thể cán bộ, nhân viên Phòng Tổ chức Hành chính lời chúc sức khoẽ và cảm ơn chân thành nhất

A khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2-vinaconex.

1 Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2-vinaconex

1.1 Khái quát đôi nét về Công ty Cổ phần Xây dựng số 2- vinaconex

Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 tiền thân là Công ty Xây dựng số 2thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam - Vinaconex, làmột doanh nghiệp nhà nớc đợc thành lập ngày 01/4/1970 Với tên gọi ban

đầu là Công ty Xây dựng Xuân Hoà

Trụ sở chính của Công ty là: 52 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội

Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 hiện nay có 3 xí nghiệp thành viên:

- Xí nghiệp Xây dựng số 4: Đông Ngạc - Từ Liêm - Hà Nội

- Xí nghiệp Xây dựng và sản xuất vật liệu: Thị trấn Xuân Hoà - MêLinh - Vĩnh Phúc

- Xí nghiệp Bê tông và Xây dựng: Đại Từ -Tam Đảo - Vĩnh Phúc.Thực hiện chủ trơng của Đảng và Nhà nớc về cổ phần hoá doanhnghiệp nhà nớc, ngày 29/9/2003 Bộ trởng Bộ Xây dựng ký Quyết định số1284/QĐ-BXD chuyển Công ty Xây dựng số 2 thành Công ty Cổ phần Xâydựng số 2.

Công ty Cổ phần Xây dựng số 2- vinaconex là doanh nghiệp đợcthành lập từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc theo hình thức gữi nguyêngía trị thuộc vốn nhà nớc hiện có tại doanh nghiệp, phát hành thêm cổ phầnnhằm thu hút vốn để phát triển doanh nghiệp

Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 đã khẳng định

vị thế của mình trên thị trờng xây dựng Công ty đã đợc Tổng Công ty, BộXây dựng, Nhà nớc đánh giá đúng mức và khen thởng nhiều danh hiệu caoquý Là một Công ty cổ phần, thành viên của Tổng Công ty Xuất nhập khẩuXây dựng Việt Nam - VINACONEX, Công ty luôn đợc sự lãnh đạo, chỉ đạosát sao chặt chẽ của Tổng Công ty Mỗi bớc đi, mỗi thắng lợi, thậm chí từngkhó khăn Công ty đều gắn bó mật thiết với Tổng Công ty Là đơn vị khôngthể tách rời, Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 xứng đáng là thành viên tin cậycủa Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam - VINACONEX,trong tơng lai không xa là một tập đoàn kinh tế hàng đầu Việt Nam

1.2 Chức nămg, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2- vinaconex.

1.2.1 Chức nămg, nhiệm vụ chính của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 làkinh doanh Đợc thể hiện các mặt nh sau:

- Nhận thầu xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp

- Công trình kỹ thuật hạ tầng các khu công nghệp, khu đô thị

- Thi công các loại nền móng công trình có quy mô lớn, các công trìnhgiao thông cầu, đờng bộ, các công trình thuỷ lợi

- Xây dựng đờng dây, trạm biến thế đến 110kw, lắp đặt các kết cấuthép, cơ - điện - nớc

- Xử lý nền đất yếu, các công trình xây dựng cấp thoát nớc, lắp đặt cáckết cấu công nghệ, áp lực và điện lực

- Xây dựng và kinh doanh bất động sản

- Sữa chữa thay thế và lắp đặt máy móc thiết bị các loại bê tông, kếtcấu thép, các hệ thống kỹ thuật công trình

- Dịch vụ t vấn đầu t, đấu thầu, giám sát, quản lý dự án và thực hiệncác dự án đầu t xây dựng, lắp dự án

Phòng Kinh doanh nhà Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật

Hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị

Giám đốc

Phó Giám đốc 1 Phó Giám đốc 2 Phó Giám đốc 3

Phòng Tài chính Kế toán Phòng Đấu thầu và QLDA Phòng TCHC

- Làm đại lý cho các hãng trong và ngoài nớc kinh doanh các mặt hàngphục vụ cho sản xuất và tiêu dùng

1.2.2 Cơ cầu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2

Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 là một bộ máy tổ chức hoạt độngquản lý: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty,Hội đồng quan trị là cơ quan cao nhất của Công ty giữa hai nhiệm kỳ Đại hội

cổ đông, Hội đồng quản trị quy định phơng án sản xuất, phơng án tổ chức vàcơ chế quản lý của Công ty để thực hiện Nghị quyết của Đại hội cổ đôngtoàn Công ty

Công ty đợc điều hành bởi Giám đốc và các Phó Giám đốc do Hội

đồng quản trị bổ nhiệm cùng các Phòng giúp việc

ơng án tổ chức cho từng phòng do Hội đồng quản trị duyệt

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần xây dựng số 2

b Nội dung và kết quả thực tập.

1 Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác văn phòng.

1.1 Tình hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng.

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Thủ trởng cơ quan trong quá trìnhlãnh đạo và điều hành cơ quan Văn phòng đợc coi là trụ sở làm việc của cơquan, ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động giao tiếp

Văn phòng giúp việc cho Giám đốc Công ty Cổ phần Xây dựng số 2

1.1.2 Nguyên tắc chung của phòng Tổ chức Hành chính

Phòng Tổ chức Hành chính là một phòng chuyên môn nghiệp vụ giúpviệc cho Giám đốc Công ty về các mặt công tác sau: Lao động, tiền lơng,giải quyết các chế độ cho ngời lao động, quản lý nhà đất, trang thiết bị vănphòng và các công việc phục vụ khác

1.2 Nhiệm vụ chủ yếu của phòng Tổ chức Hành chính.

1.2.1 Công tác tổ chức

- Lập phơng án tổ chức sản xuất, lập tờ trình để báo cáo cho Giám đốcCông ty hay để Giám đốc Công ty báo cáo cho Tổng Giám đốc Quyết định

việc thành lập, sát nhập, giải thể, bổ sung, sữa đổi cơ cấu tổ chức của Công

ty theo sự phân cấp đợc Tổng Công ty phê duyệt

- Tổ chức triển khai thực hiện các Quyết định của Tổng Công ty và củaGiám đốc Công ty

- Giải quyết các nghiệp vụ quản lý bao gồm bồi dỡng đề bạt phân côngcông tác, nâng lơng, tổ chức thi nâng bậc lơng, thi đua khen thởng, kỷ luật vàmột số nhiệm vụ khác

- Chủ trì phối hợp với các bộ phận có liên quan lập quy hoạch và kếhoạch Cán bộ

- Nghiên cứu thực hiện và hớng dẫn về tiêu đề, tiêu chuẩn, chính sáchCán bộ, bố trí và sử dụng Cán bộ

- Thực hiện việc thống kê nhân sự, báo cáo định kỳ và đột xuất vớiCông ty, Tổng Công ty và các cơ quan Đảng, Nhà nớc khi có yêu cầu

- Tham gia với các phòng ban khác trong cơ quan, trong việc thực hiệncông tác thi đua khen thởng của tập thể và cá nhân có nhiều thành tích tronghoạt động sản xuất kinh doanh

- Tổ chức việc đào tạo bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ cho Cán bộ,bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân

- Tổ chức tuyển dụng đào tạo, bồi dỡng đội ngũ công nhân theo hợp

đồng lao động ngắn hạn, dài hạn, thôi việc hoặc theo công việc

- Tổ chức thi tay nghề nâng bậc lơng theo phân cấp do Tổng Công typhê duyệt

- Giải quyết và thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân nh:Khen thởng, kỷ luật, hu trí, mất sức, thôi việc, thuyên chuyển công tác, tiếpnhận, điều động

- Giúp Giám đốc Công ty trong việc áp dụng hình thức tổ chức hoạt

động thích hợp theo cơ chế sản xuất hàng hoá phù hợp với nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh

1.2.5 Công tác Xuất khẩu Lao động

Giải quyết các thủ tục về công tác xuất khẩu lao động, giải quyết chỉtiêu tuyển chọn, công tác xét duyệt, thực hiện chính sách đối với cán bộ,công nhân hoàn thành công việc lao động về nớc theo hớng dẫn của TổngCông ty

- Viết biên bản trong các cuộc họp của Công ty

- Quản lý nhà làm việc, nhà ở và các công trình phúc lợi công cộngcủa Công ty Tham gia lập kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật củaCông ty

- Kiểm tra quản lý sử dụng mua sắm tài sản, đồ dùng và phơng tiệnphục vụ cho công tác của Công ty

- Chịu trách nhiệm phục vụ tiếp khách, lễ tân khánh tiết

Tr ởng phòng Tổ chức Hành chính

Phó phòng Tổ chức Hành chính

- Giải quyết tốt mối quan hệ giữa Công ty với các cơ quan bạn đóngtrên địa bàn Hà Nội, giữa Công ty với các địa phơng khác để cùng nhau hoànthành nhiệm vụ

- Phục vụ bữa tra cho cán bộ nhân viên làm việc tại Công ty

1.2.7 Công tác bảo vệ, tự vệ và quân sự

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ Công ty, thờng trực kiểm tra ngờivào ra Công ty cả ban ngày lẫn ban đêm, giữ gìn trật tự và an toàn tài sản củacác đơn vị

- Tổ chức thực hiện tốt công tác dân quân tự vệ theo quy định củaCông an Quận Tây Hồ

- Quản lý chặt chẽ vũ khí đợc trang bị, khi h hỏng, mất mát phải báocáo ngay cho Công an Quận biết để phối hợp giải quyết

bộ, công nhân theo chức năng quản lý của Tổng Công ty phân cấp cho Côngty

- Triệu tập các Hội nghị nghiệp vụ về công tác lao động - tiền lơng từCông ty đến các đơn vị thành viên, tổng kết công tác quản lý theo ngành dọc

- Đợc yêu cấu các phòng ban Công ty cung cấp, báo cáo số liệu vànhững công việc có liên quan đến công tác tổ chức, lao động, quản trị, dânquân tự vệ, quân sự và an toàn lao động

- Đợc quyền tham gia cùng các phòng ban chức năng giải quyết cácnghiệp vụ chung theo yêu cầu của Công ty, Tổng Công ty

- Sơ đồ phòng Tổ chức Hành chính:

Sơ đồ công tác chỉ đạo phòng Tổ chức Hành chính

1.4 Sơ đồ bố trí nơi làm việc của Văn phòng hiện tại và tơng lai :

Chó thÝch:

Sơ đồ làm việc hiện tại của văn phòng

a Phòng làm việc của cán bộ, công nhân viên phòng TCHC

3a: Máy Fax3b: Máy điện thoại4: Máy tính

5: Bàn uống nớc6: Ghế ngồi

1.5 Quan niệm của lãnh đạo Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 về công tác Văn phòng.

Trong sự phát triển của nền kinh tế hiện nay thì các công ty, cơ quan,

xí nghiệp hay các tổ chức đều phải vận động theo xu hớng phát triển chungcủa đất nớc Công tác Văn phòng cũng không nằm ngoài sự đổi mới đó đểphù hợp với tình hình chung Công tác Tổ chức Hành chính của Công ty Cổphần Xây dựng số 2 đã và đang dần hoàn thiện

Trong những năm gần đây các cấp lãnh đạo của Công ty đã tạo điềukiện cho phòng Tổ chức Hành chính phát triển phù hợp với sự phát triển củaCông ty

Từ năm 2003 Công ty Xây dựng số 2 của Nhà nớc đợc chuyển đổithành Công ty Cổ phần Xây dựng số 2, nên các phòng ban trong Công tycũng chuyển để phù hợp Trong đó có phòng Tổ chức Hành chính đợcchuyển đổi rất nhiều Có thể nói rằng phòng Tổ chức Hành chính là bộ mặtcủa Công ty, đối với bên ngoài là nơi giao dịch của Công ty với các tổ chức,cá nhân cũng nh các đối tác làm ăn, với bên trong phòng Tổ chức Hànhchính là trung tâm chuyển giao thông tin Vì thế mà công tác chuyển đổi đợcthực hiện trên nhiều mặt và đợc Công ty đầu t rất nhiều

Mặt khác phòng Tổ chức Hành chính đợc lãnh đạo Công ty coi làcánh tay phải đắc lực trong quá trình hoạt động của Công ty từ trớc tới nay

và trong tơng lai

2 tình hình công tác văn th.

Khái niệm: Công tác Văn th là hoạt động đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ cho công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việccủa các cơ quan Đảng, Nhà nớc, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xãhội, các đơn vị trong nhân dân

2.1 Công tác chỉ đạo hoạt động của phòng Văn th.

Trởng phòng Tổ chức Hành chính phụ trách phòng Hành chính củaCông ty, có trách nhiệm giúp Thủ trởng cơ quan, tổ chức và quản lý thốngnhất công tác Văn th theo Quyết định hiện hành của Nhà nớc của Công ty vàthờng xuyên tổ chức bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên văn th ở đơn

vị mình

2.2 Về tổ chức.

Trong phòng Tổ chức Hành chính công tác văn th không thể thiếu đợc

và là thành phần quan trọng trong nội dung hoạt động của văn phòng Do đó

mà công tác văn th gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đơn vị Công tácvăn th đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiếtphục vụ cho việc quản lý Nhà nớc của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Cólàm tốt công tác văn th thì sẽ góp phần giải quyết trong công việc của cơquan đợc nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất chất lợng và giữ gìn đ-

ợc bí mật của Đảng và Nhà Nớc

Mặt khác làm tốt công tác văn th sẽ hạn chế đợc bệnh quan liêu giấy

tờ và giảm bớt đợc những giấy tờ vô dụng Qua đó mà chúng ta mới thấy đợctầm quan trọng của công tác văn th là giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điềukiện tốt cho công tác lu trữ, giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan cũng nh hoạt động của các cá nhân, đồng thời cũng là công cụ đểchứng minh cho mỗi hoạt động quản lý của cơ quan là hợp pháp hay khônghợp pháp

Bộ phận văn th đợc phòng Tổ chức Hành chính của Công ty bố trí mộtphòng làm việc riêng Bộ phân văn th đảm nhiệm công việc chuyên trách vềquản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu đến việc đánh máy vi tính

và sao chụp các tài liệu liên quan Từ việc xây dựng văn bản đến việc pháthành văn bản đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng Việc xây dựng văn bản docác bộ phận chuyên môn phụ trách cụ thể sau khi văn ban đã soạn thảo xong,

đánh máy, cán bộ soạn thảo văn bản trình cho đơn vị mình xem, duyệt và kýnháy vào văn bản trớc khi trình lãnh đạo Công ty, tất cả các văn bản củaCông ty, các đơn vị trớc khi trình ký chính thức phải qua phòng Hành chính

để kiểm duyệt

Sau khi lãnh đạo Công ty ký duyệt đồng ý cho phát hành văn bản phảiqua phòng văn th để vào sổ, lấy sổ, ngày tháng phát hành văn bản, ký nháyvào góc phải của văn bản gốc, gọi cán bộ đầu mối của đơn vị soạn thảo sanglấy văn bản đi sao chụp nhận văn bản theo con số cụ thể Văn th có tráchnhiệm làm thủ tục đóng dấu, vào sổ phát hành Bản gốc có chữ ký tơi củalãnh đạo sẽ đợc giữ lại ở bộ phận mình để lập tập lu văn bản đi, cán bộ đầumối cho văn bản vào phong bì đề địa chỉ rõ ràng, góc trên bên trái là tên cơquan gửi, góc dới bên phải ghi tên cơ quan nhận

Đối với văn bản gửi đến Công ty Cổ phần Xây dựng số 2, đều phải qua

bộ phận văn th đóng đấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký vào sổ vănbản đến để quản lý sau đó sắp xếp trình lên lãnh đạo Công ty xin ý kiến xử

lý Những văn bản khẩn phải ghi rõ ngày gửi, nhận và chuyển ngay cho ngời

có trách nhiệm Việc chuyển giao văn bản đợc thực hiện chặt chẽ, đúng đốitợng và bảo quản giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải có ký nhận đầy đủ

2.3 Về cán bộ.

Hiện nay phòng Tổ chức Hành chính có 01 cán bộ làm công tác văn

th Với nghiệp vụ đợc đào tạo và kinh nghiệm trong công tác cán bộ văn thcủa phòng Tổ chức Hành chính đã thực hiện tốt các quy trình và giải quyếtvăn bản đi, văn bản đến trong cơ quan Đồng thời có tinh thần trách nhiệmcao trong công việc, làm việc có khoa học nên công việc luôn đợc xử lýnhanh chóng, kịp thời, chính xác, năng suất chất lợng, đúng chính sách, chế

độ giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nớc Do đó mà giữ gìn đợc đầy đủ tài liệu

về hoạt động của Công ty cũng nh thời gian công tác của các công nhân viênchức trong Công ty

2.4 Quản lý, chỉ đạo công tác văn th.

Để công tác quản lý và hoạt động của Công ty đi vào nề nếp và hoạt

động có hiệu quả Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 đã quản lý và chỉ đạothống nhất công tác văn th, lu trữ theo quy định của Tổng Công ty Xuất nhậpkhẩu Xây dựng Việt Nam -vinaconex

Căn cứ theo văn bản số 132CV/VC-PC ngày 15/01/2004 của Công tyXuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam về nâng cao chất lợng công tác soạnthảo văn bản của Tổng Công ty và các đơn vị thành viên

Công tác văn th là một phần việc lớn trong phòng Tổ chức Hànhchính, xác định đợc tầm quan trọng đó phòng Tổ chức Hành chính đã hết sứcquan tâm tới nhiệm vụ này Nên luôn tạo mọi điều kiện cho cán bộ làm côngtác văn th cập nhập những đổi mới về cải cách hành chính nhằm đa công tácvăn th vào nề nếp, mang tính thống nhất trong toàn Công ty

2.5 Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, đến.

ở bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng nh nhiều đơn vị khác nhau thì

bộ phận văn th là rất quan trọng bởi đây là đầu mối giao tiếp giữa Công tyvới bên ngoài Khi có công văn gửi từ các đối tác bên ngoài tới, cán bộ Văn

th thuộc văn phòng phải tiếp nhận, đăng ký vào sổ, văn bản đợc phân loại sau

đó văn bản của phòng ban, cá nhân nào sẽ đợc gửi về các phòng ban, cánhân đó

Các văn bản gửi đi bao giờ cũng đợc các chuyên viên khởi thảo Sau

đó, nếu cần đa ra thảo luận lấy ý kiến để hoàn chỉnh Sau khi đợc Thủ trởngcơ quan phê duyệt, cán bộ Văn th đăng ký vào sổ trớc khi gửi đi

- Văn bản đi là văn bản gửi đến các đối tác ngoài theo quy trình là: Soạn thảo lấy ý kiến soạn thảo văn bản kiểm tra, ký duyệt gửi đi

- Văn bản đến là văn bản của các đối tác ngoài gửi đến

- Văn bản nội bộ là văn bản đợc sản sinh ra chỉ có giá trị trong nội Ví

dụ nh nội quy, thông báo Quy trình văn bản nội bộ cũng giống nh văn bản

đi nhng giai đoạn cuối thay gửi đi là công bố

* Một số yêu cầu đối với cán bộ Văn th.

Do tính chất và nội dung công việc hàng ngày nên đòi hỏi ngời cán bộVăn th phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị: Ngời cán bộ Văn th hàng ngày phảitiếp xúc với văn bản, nắm đợc những hoạt động của cơ quan, trong đó có cảnhững vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy đòi hỏi đầu tiên đối với ngời cán bộVăn th là phẩm chất chính trị tốt, luôn luôn trung thành, tin tởng tuyệt đốivào đờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nớc

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ: Ngời làm cán bộ Văn th trớc hếtphải nắm vững lý luận nghiệp vụ và kỷ xảo thực hành

+ Lý luận nghiệp vụ: Là ngời cán bộ làm công tác Văn th cần phảinắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn th, trong đó phải hiểu nội dungnghiệp vụ trên cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối vớinghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ của mình nhất

là phải nắm đợc cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quanmình

+ Kỷ năng thực hành: Ngời cán bộ văn th không chỉ phải nắm vững lýluận nghiệp vụ mà có kỹ năng thực hành Chính những kỹ năng thực hành sẽ

là thớc đo nămg lực thực tế của ngời cán bộ văn th

Ngoài hai yều cầu chính trên thì ngời cán bộ Văn th trong cơ quancũng cần một số yều cầu khác nh: Trung thực, chân thành, nhanh nhẹn, kịpthời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, tính tỉ mỉ trong công việc, tính ngănnắp, gọn gàng, tính nguyên tắc,

* Công tác Văn th bao gồm những nội dung sau:

- Xây dựng và ban hành văn bản

+ Soạn thảo văn bản;

+ Duyệt văn bản;

+ Đánh máy, trình văn bản, sao y nguyên văn bản;

+ Vào sổ lấy số, đóng dấu

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi;

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;

+Quản lý các văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ;

+ Lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ vào lu trữ cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo quản con dấu;

+ Quản lý và sử dụng con dấu

3 tình hình soạn thảo văn bản.

Để giải quyết công việc hàng ngày không thể không sử dụng văn bảnvì văn bản là phơng tiện là công cụ phục vụ cho việc giải quyết công việc.Sản phẩm của hoạt đông quản lý là văn bản vì vậy việc xây dựng và ban hànhvăn bản là một trong những nội dung quan trọng của công tác Văn phòng

3.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

Theo quy định vể thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nớc của

Đảng và Nhà nớc thì Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 có quyền ban hành cácloại văn bản sau:

- Các văn bản Quy phạm pháp luật nh: Quyết đinh, chỉ thị, nghị quyết

- Các văn bản Hành chính thông thờng nh: Công văn, tờ trình, thôngbáo, Báo cáo

* Nội dung :

Khi soạn thảo văn bản cần phải xem xét và xác định rõ nội dung vănbản ban hành nhằm mục đích gì, sự việc đó cần phải ra văn bản hay không,văn bản đó giải quyết vấn đề gì Do đó nội dung văn bản phải mang tínhkhoa học, sát với thực tế và có khả năng thực thi cao phù hợp với chủ trơng

đờng lối của Đảng và pháp luật của Nhà nớc cũng nh hoạt động thực tế củaCông ty Thông tin trong văn bản phải đầy đủ chính xác và hợp lý nhất Khisoạn thảo văn bản các thông tin chứa đựng trong văn bản phải trình bày ngắngọn, đủ ý, chính xác, chặt chẽ dể hiểu, câu từ phải hiểu theo nghĩa phổ thông

và đảm bảo ngôn ngữ văn phong thích hợp

3.2 Thể thức văn bản.

Khái niệm: Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bảnhay là toàn bộ thông tin tổng hợp tạo nên văn bản do cơ quan Nhà nớc cóthẩm quyền quy định nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

Khi ban hành văn bản Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 đã thực hiện

đầy đủ thể thức của một văn bản Hành chính, bao gồm:

- Quốc hiệu;

- Tác giả văn bản(tức là tên cơ quan ban hành văn bản);

- Số, ký hiệu văn bản;

- Địa danh, ngày tháng năm;

- Tên, trích yếu nội dung văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Nơi nhận;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngời có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan;

- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn

Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, phiếu gửi ngoài cácthành phần của thể thức văn bản hành chính có thể bổ sung thêm địa chỉ, số

điện thoại và số Fax

Mặc dù khi ban hành văn bản Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 đã có

đầy đủ thể thức của một văn bản song khi soạn thảo văn bản Công ty khôngtheo TCVN 5700 - 2002 mà theo văn bản số 132CV/VC-PC ngày 15 tháng

01 năm 2004 của Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam về nângcao chất lợng công tác soạn thảo văn bản của Tổng Công ty và các đơn vịthành viên

Do là đơn vị trực thuộc của Tổng Công ty nên khi ban hành Công ty đãthực hiện theo đúng quy định của Tổng Công ty

Trong văn bản số 132CV/VC-PC ngày 15 tháng 01 năm 2004 củaTổng Công ty hớng dẫn một số quy tắc và nội dung trong công tác soạn thảovăn bản nh sau:

- Dới Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản là các đờng kẻ nétdứt hoặc dấu chấm hoa

- Số, ký hiệu văn bản đợc ghi nh sau:

Còn lại các thành phần khác thì Công ty ban hành giống TCVN 5700

-2002

Về kiểu chữ đợc quy đinh tại văn bản số 132CV/VC-PC ngày 15/ 01/

2004 của Tổng Công ty XNKXD Việt Nam-VINACONEX về nâng cao chấtlợng công tác soạn thảo các văn bản của Tổng Công ty và các đơn vị thànhviên nh sau:

TT Thành phần thể thức Kiểu chữ Ví dụ trình bày