Bài giảng Chương 4: Kiểm soát ngân quỹ, kiểm soát chất lượng, kiểm soát sự lượng giá

Bài giảng Chương 4: Kiểm soát ngân quỹ, kiểm soát chất lượng, kiểm soát sự lượng giá

CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT NGÂN QUỸ, KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG,

KIỂM SOÁT SỰ LƯỢNG GIÁ

4.1 Kiểm soát ngân quỹ4.2 Kiểm soát chất lượng4.3 Kiểm soát sự lượng giá

Chương 4 : Kiểm soát

sự đánh giá

sự giám sát,

điều hành

ngân sỏch chất l ợng

1 Ngân sách

 Mọi tổ chức, dù nhỏ hay lớn có một l ợng ngân sách sẵn có nhất định

 Nghệ thuật của việc quản lý ngân sách là phân

bổ l ợng chi tiêu trong giai đoạn nhất định, ví dụ: 1 năm

 Chi tiêu mỗi tháng nên đ ợc tính toán

 Tổ chức nên giữ một tài khoản hoạt động Tài khoản này chỉ ra những khoản chi tiêu có nằm trong phân bổ hay không.

 khoản ngân sách đã tiêu cho đến hiện tại khoản ngân sách đã tiêu cho đến

 những chi phí trong t ơng lai nếu có

1 Ngân sách

Đ a ra sự cảnh báo và yêu cầu sự giải thích nếu:

 Chi tiêu đang ở tình trạng v ợt mức cho phép

 Dự tính chi tiêu trong t ơng lai cũng sẽ v ợt mức cho phép

đề nghị/ cắt giảm chi tiết

1 Ng©n s¸ch– October budget (10 months- 83

Budgeting – ngân quỹ ngân quỹ

How would you react? – ngân quỹbạn sẽ phản ứng ntn?

Possible explanations? – lời giải thích

Possible responses? – đối phó của bạn

1 Ngân sách

Những lời giải thích có thể

 chi tiêu khẩn cấp

 đầu t vào khoản đắt đỏ

thuéc vµo thu nhËp hµng n¨m cña tæ chøc vµ sù cung cÊp phÝ cña c¸c nhµ tµi trî

cho mçi lÜnh vùc trong c¸c dÞch vô cña tæ chøc

tr×nh tæng thÓ

2 Lập ngân quỹ bắt đầu từ con số O

 mỗi lĩnh vực công việc phải kiểm tra mọi thứ và quyết

định chi tiêu cho:

 kết quả công việc

 tầm quan trọng cho tổ chức và các mối quan hệ

trong ngoài có liên quan đến tổ chức

 Khối l ợng công việc

 nhu cầu cộng đồng

Lập kế hoạch ngân quỹ

Budget Planning – ngân quỹ

lập kế họch ngân quỹ

– ngân quỹ dịch vụ có thể đ ợc cung cấp dựa trên các cách thức nào

các tác động nếu dịch vụ bị ngắt quãng

này

xếp đặt sự u tiên

ngân quỹ vào cung cấp dịch vụ theo cách thức hữu hiệu nhất

L ập kế hoạch ngân quỹ

particularly important as an essential part of

– ngân quỹ lập kế hoạch ngân quỹ và việc ghi thành điều khoản là quan trọng khi là một phần thiết yếu của

– ngân quỹ hoạch định hoạt động và dịch vụ cho các nhà tài trợ

organisation matches its stated goals and

với mục tiêu và u tiên ban đầu

1.1 kiểm soát chất l ợng

Các tiêu chuẩn có thể áp dụng cho

3. các đầu vào và tiến trình cần thiết để đạt đ ợc

chúng – ngân quỹ nh bằng cấp và đào tạo đội ngũ

1.1 kiểm soát chất l ợng

Các tiêu chuẩn tối thiểu cần đ ợc lập ra cho toàn bộ tổ

chức với kiến thức và việc sử dụng đ ợc đào tạo

của đội ngũ

VD

và thân thiện

1.1 kiểm soát chất l ợng

 Trả lời những lá th trong vòng một tuần hoặc gửi đi những bản công nhận với một khoảng thời gian cho những câu trả lời lâu hơn

 Tiếp xúc/liên hệ với sự thay đổi mới của thân chủ trong vòng 2 ngày

1.1 kiểm soát chất l ợng

 giữ cho khu vực lễ tân sạch sẽ và thoải mái

 giữ đúng giờ hẹn với thân chủ

 nhân viên lễ tân phải là ng ời biết chào đón và có nhiều kiến thức

1.1 kiÓm so¸t chÊt l îng

thao luËn víi ng êi dïng dÞch vô

1.1 kiểm soát chất l ợng

2 Đầu ra VD

 không đứa trẻ nào ở trong nhà tình th ơng lâu hơn 6

tháng

 một ng ời có thể sống tại nhà của mình có trợ cấp đến

khi giá hỗ trợ cho việc này trở nên đắt đỏ hơn nhà tình

th ơng.

 nhu cầu điều chỉnh và hỗ trợ gia đình của một ng ời

khuyết tật nên đ ợc đánh giá trong 3 tuần kể từ ngày chuyển

1.1 kiểm soát chất l ợng

3. đầu vào và các tiến trình nh :

giá bằng văn bản và nột kế hoạch hành động do thân chủ đồng ý và kí vào

phải làm gì để đạt đ ợc mục đích và ai làm cái gì

1.1 kiểm soát chất l ợng

thời gian làm việc dựa trên nền tảngchính

thức( một lần/tháng?th ờng xuyên hơn? ít th ờng xuyên hơn?)

liên lạc với văn phòng đề nghị nói chuyện với

nhân viên CTXH, thân chủ đó sẽ đ ợc liên hệ

24/24

1.1 kiểm soát chất l ợng

 tổ chức hoạt động hiệu quả

 có thể nhận ra sai lầm hoặc những nỗi khổ của thân chủ một cách nhanh chóng

 cần đ ợc biết và áp dụng trong tổ chức và không chỉ trong một đội hay một phần của tổ chức

 không lập ra những tiêu chí mà không thể đạt đ ợc- xem xét gợi ý từ nhân viên

1.1 kiểm soát chất l ợng

 yêu cầu một hệ thống để kiểm tra việc thực hiện theo tiêu chuẩn

 khi các tiêu chuẩn đ ợc đề nghị và thảo luận, các công

cụ của việc kiểm tra bao giờ cũng phải bao gồm:

 không lập một tiêu chuẩn mà không thể đo đạc đ ợc- luôn để hệ thống đo đ ợc lập kế hoạch

1.1 kiÓm so¸t chÊt l îng

ờng xuyên xem xét những kết quả đạt đ ợc, vấn

đề và cải thiện

1.2 Đảm bảo chất l ợng

 đ ợc nhận thức rõ về sự u tiên

 có đ ợc thông tin rõ ràng về phải làm công việc gì

và có thể để sang bên công việc gì khi có nhân viên vắng mặt hoặc không có ng ời làm

 đảm bảo lại rằng ng ời dùng dịch vụ và ng ời quan tâm đ ợc đ a rõ thông tin về những u tiên và lí do cho bất kì sự cắt giảm nào trong dịch vụ

 đ ợc hỗ trợ th ờng xuyên bởi việc xem xét th ờng xuyên công việc bao gồm cả các cuộc họp và

công việc hành chính

1.2 Đả m bảo chất l ợng

đội ngũ phải

cộng việc nh thế nào

 có đ ợc đào tạo phù hợp về kiến thức và kĩ năng để làm công việc

gian và trang thiết bị làm việc

1.2 Đảm bảo chất l ợng

2 Đảm bảo chất l ợng với những ng ời có liên quan VD

 ng ời dùng dịch vụ

 gia đình họ

 thành viên uỷ ban quản lí

 đại diện địa ph ơng

4 lÊy vÝ dô ngÉu nhiªn cña c¸c chuÈn cô thÓ

5 cung cÊp vµ tr¶ lêi c¸c tiÕn tr×nh phµn nµn

6 Kh¶o s¸t vÒ sù hµi lßng cña kh¸ch hµng

Giám sát/ đánh giá

7 việc điều tra cụ thể về các dịch vụ – ngân quỹ cần

 tập trung vào những cảI thiện cho các dịch vụ vì lợi

ích khách hàng

 nhìn vào các tiêu chuẩn và chỉ số cụ thể

 tìm kiếm thông tin từ ng ời dùng dịch vụ, nhân viên

và ng ời quan tâm

 thu hút cả nhân viên và ng ời bên ngoài dịch vụ tại

chỗ

3 Giám sát/ đánh giá

 chỉ diễn ra khi việc quản lí sẵn sàng chấp nhận gợi ý phê phán và gợi ý tiến hành để có đ ợc cảI

 đ a ra khen ngợi cũng nh chỉ trích, nghĩa là tìm kiếm

điểm mạnh cũng nh điểm yếu

4 đánh giá

các kiểu và cấp độ khác nhau

 cá nhân ( công cụ phát triển đội ngũ)

 điều tra qua quá trình của các dịch vụ

 báo cáo dựa trên các chỉ số tiêu chuẩn