Đàm phán trong kinh doanh thương mại lấy ví dụ đàm phán với người nhật

Mục đích của đề tài nhằm trang bị cho bản thân những kiến thức, những kỹ năng hết sức cơ bản về nghệ thuật đàm phántrong kinh doanh thơng mại, qua đó tìm hiểu thêm về một kỹ năng không t

Mục lục Trang

Phần II – Phần mở đầu Nội dung nghiên cứu chính 4

Chơng I Những vấn đề lý luận cơ bản của đàm phán trong kinh– Những vấn đề lý luận cơ bản của đàm phán trong kinh

1.1 Bản chất của đàm phán trong kinh doanh 4

1.1.1 Sự cần thiết và khái niệm đàm phán trong kinh doanh 4

1.2 Những nguyên lý cơ bản về đàm phán kinh doanh 6

1.2.1 Các phơng pháp đàm phán trong kinh doanh 6

1.2.2 Những sách lợc đàm phán trong kinh doanh 8

1.2.3 Nghệ thuật bảo đảm thành công trong đàm phán 10

a Nghệ thuật “trả lời” trong đàm phán 10

d Nghệ thuật “thách giá” trong đàm phán 12

e Nghệ thuật “trả giá” trong đàm phán 12

f Nghệ thuật khắc phục bế tắc trong đàm phán 13

c Những thủ thuật và quy tắc mở đầu đàm phán 17

d Khó khăn thờng gặp trong giai đoạn này 191.3.3 Quá trình ra quyết định trong đàm phán 191.3.3.1 Một số phơng pháp lập luận cơ bản 19

2.2.2 Nghệ thuật đàm phán với ngời Nhật 29

2.3 Một số kiến nghị với các chủ thể đàm phán Việt nam 31

Phần I – Phần mở đầu Phần mở đầu

Cơ chế thị trờng ngày nay đã đem lại cho các nhà kinh doanh rất nhiều cơhội và thách thức Nắm bắt đợc cơ hội, vợt qua thách thức, tránh đợc rủi ro ắt sẽthành công Vậy làm sao để có thể thành công trên thơng trờng? Điều này đòi hỏi

ở nhà kinh doanh rất nhiều tố chất nh giỏi kỹ năng quản trị kinh doanh, có caovọng, có lòng tự tin, có một cái đầu nhạy bén để “chụp” lấy cơ hội Và một tốchất không thể thiếu ở một nhà kinh doanh, đó là phải giỏi kỹ năng giao dịch,

đàm phán Xu hớng của thế giới ngày nay là chuyển từ đối đầu sang đối thoại ởtất cả các lĩnh vực hợp tác nh kinh tế, chính trị, quân sự v.v…Qua đó, ta thấy đQua đó, ta thấy đợctầm quan trọng của nghệ thuật đàm phán Xét trong phạm vi của hoạt động kinhdoanh thơng mại, giao dịch đàm phán trở thành chức năng, hoạt động cơ bản củanhà kinh doanh

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề, em xin mạnh dạn chọn đề tài

Đàm phán trong kinh doanh th

Nhật)” cho đề án môn học KTTM Mục đích của đề tài nhằm trang bị cho bản

thân những kiến thức, những kỹ năng hết sức cơ bản về nghệ thuật đàm phántrong kinh doanh thơng mại, qua đó tìm hiểu thêm về một kỹ năng không thểthiếu của nhà kinh doanh, đó là kỹ năng đàm phán trong kinh doanh thơng mại

Do điều kiện thời gian và nhận thức của bản thân còn hạn chế, nên nội dung đềtài chỉ xin đề cập đến những vấn đề hết sức cơ bản Bên cạnh những nội dungchính, em xin bổ sung thêm nột số ví dụ thực tiễn tham khảo từ những tài liệukhác để minh hoạ

Đề tài này đợc hoàn thành dới sự hớng dẫn trực tiếp của PGS.TS Hoàng

Đức Thân Em rất mong nhận đợc những ý kiến đánh giá của thầy về đề tài Em

xin chân thành cảm ơn thầy!

Phần II – Phần mở đầu Nội dung nghiên cứu chính

Chơng I – Những vấn đề lý luận cơ bản của đàm phán trong

kinh doanh thơng mại1.1 Bản chất của đàm phán trong kinh doanh

1.1.1 Sự cần thiết và khái niệm đàm phán trong kinh doanh

Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, mỗi con ngời từ khi sinh ra cho

đến lúc chết đi, đều luôn phải giải quyết hàng loạt những công việc có liên quan

đến những ngời xung quanh Chúng ta luôn phải thực hiện các cuộc thơng lợng,bàn bạc để đạt đợc những mục đích của mình ở nơi làm việc, chúng ta phải trổhết tài năng để cấp trên tin dùng, đồng nghiệp chấp nhận và cấp dới nể trọng ởngoài đờng, trong cửa hàng, trên xe buýt, khi đi chơi…Qua đó, ta thấy đ chúng ta đều phải tiếnhành các cuộc đàm phán ở nhiều cấp độ để giải quyết các xung đột lợi ích Cụthể hơn, chúng ta luôn phải tổ chức đàm phán khi làm bất cứ việc gì, từ đầu tkinh doanh, trao đổi mua bán, quản lý nhân sự, tổ chức cới xin, ma chay…Qua đó, ta thấy đhaybất cứ việc gì khác Tóm lại, cứ việc gì liên quan đến ngời thứ hai là chúng ta đềuphải tiến hành đàm phán Có thể khẳng định rằng thế giới mà chúng ta đang sống

là một bàn đàm phán khổng lồ, mỗi chúng ta là một thành viên của bàn đàm phán

ấy, và luôn luôn phải tổ chức đàm phán để giải quyết một vấn đề nào đó của cuộcsống

Trên thơng trờng, các doanh nhân vừa phải hợp tác, vừa phải cạnh tranhvới nhau để tồn tại Sự xung đột lớn nhất giữa họ là xung đột về lợi ích vật chất

Đàm phán chính là con đờng tốt nhất để điều hoà mâu thuẫn về lợi ích vật chất vàcác lợi ích khác giữa các bên Khi tham gia quá trình đàm phán, mỗi bên đềutheo đuổi mục đích và đề cao lợi ích của mình Quá trình đàm phán nếu có sựthống nhất hoặc nhân nhợng thì sẽ dẫn đến thành công Ngợc lại, nếu mâu thuẫnkhông đợc giải quyết và không ai chịu nhân nhợng thì đàm phán sẽ bế tắc

Kể từ những năm cuối thế kỉ 20 trở lại đây, một xu hớng tất yếu trên thếgiới là các quốc gia, các liên minh, tổ chức đã chuyển từ đối đầu sang đối thoại,

từ chiều lạnh sang hợp tác Xu hớng đó phản ánh tình cảm yêu chuộng hoà bìnhcủa nhân loại, đồng thời chúng minh rằng đàm phán có thể giải quyết mọi xung

đột trên thế giới Nh vậy đàm phán có thể giải quyết tốt các xung đột về chính trị,chứ không chỉ là trong các lĩnh vực hợp tác, kinh doanh Không những thế, trongcác cuộc đàm phán song phơng, đa phơng về kinh tế, đầu t kinh doanh ở nớc takhông phải chỉ có các chủ thể trong nớc mà còn có cả sự tham gia của các chủ

thể ngời nớc ngoài Đàm phán là chức năng của nhà kinh doanh, là công cụ đểbảo đảm thành công.

Vậy đàm phán kinh doanh là gì? “Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc,

thoả thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thoả hiệp giải quyết những vấn đề về kinh doanh có liên quan đến các bên” – Giáo trình Giao dịch

và đàm phán kinh doanh – PGS.TS Hoàng Đức Thân.

Nh vậy, ta có thể phân biệt hai khái niệm giao dịch và đàm phán Giaodịch là thiết lập mối quan hệ, còn đàm phán là để giải quyết các vấn đề có liênquan đến các bên Nếu không có liên quan đến nhau, nhất là liên quan về lợi íchvật chất, thì ngời ta sẽ không đàm phán với nhau

1.1.2 Bản chất của đàm phán kinh doanh

a Đàm phán lấy lợi ích kinh tế đạt đợc làm mục tiêu cơ bản: Đàm phán có

nhiều mục đích khác nhau nh: ngoại giao, quân sự, chính trị…Qua đó, ta thấy đ ng đàmnhphán kinh doanh luôn luôn lấy lợi ích kinh tế đạt đợc làm mục tiêu cuốicùng, cho dù có phải đề cập đến một số lợi ích phi kinh tế khác Trong

đàm phán kinh doanh, ngời đàm phán chú trọng hơn đến yếu tố giá thành,hiệu suất và hiệu quả của cuộc đàm phán

b Giá cả là hạt nhân của đàm phán: Có rất nhiều nhân tố liên quan đến nhu

cầu và lợi ích của ngời đàm phán, nhng giá trị hầu nh là nội dung hạt nhâncủa tất cả các cuộc đàm phán Đó là vì trong đàm phán kinh doanh, giá trị

đợc biểu hiện thông qua giá cả, điều này phản ánh trực tiếp nhất lợi ích củahai bên đàm phán Tuy nhiên, trong đàm phán kinh doanh, một mặt chúng

ta phải lấy giá cả làm trung tâm, mặt khác vẫn phải kết hợp tốt với nhữngnhân tố khác thì mới bảo đảm thành công

c Đàm phán không chỉ là thoả mãn nhu cầu của một bên, mà là quá trình cả

hai bên cùng tiếp cận nhau, không ngừng điều chỉnh nhu cầu của nhau để

đạt đợc sự nhất trí chung

d Đàm phán không phải là sự lựa chọn giữa “hợp tác” và “xung đột”, mà là

sự mâu thuẫn thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” Hiệp nghị đạt đợcthông qua đàm phán nên có lợi cho cả đôi bên, đó là tính “hợp tác” của

đàm phán; mặt khác, mỗi bên đều quan tâm đến lợi ích của mình, hy vọng

đàm phán mang lại cho mình nhiều lợi ích hơn, đó là mặt “xung đột”.Nhận thức rõ ràng đợc điều này, các chủ thể đàm phán phải tránh hai

chịu thua thiệt, hai là chỉ quan tâm đến mặt “xung đột”, không chịu nhợng

bộ đối phơng, coi đàm phán là cuộc đấu tranh một mất một còn Kết quả là

đàm phán tan vỡ

e Đàm phán không phải là thoả mãn lợi ích của mình một cách không hạn

chế, mà là có giới hạn lợi ích nhất định Ngời đàm phán phải biết giới hạnlợi ích của mình và cũng phải thoả mãn nhu cầu thấp nhất của đối phơng.Nếu không chịu nhìn nhận và thoả mãn nhu cầu nhỏ nhất của đối thủ màbức bách họ sẽ làm cho họ rút lui và mình cũng sẽ mất hết lợi ích

1.2 Những nguyên lý cơ bản của đàm phán kinh doanh

1.2.1 Các phơng pháp trong đàm phán kinh doanh

Trong hoạt động kinh doanh có ba hình thức đàm phán chủ yếu là: đàm phánqua th tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán trực tiếp

a Đàm phán qua th tín: Đây là hình thức lâu đời nhất Đàm phán qua th tín là

phơng thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các bên bằng hình thức viết th Ưu

điểm của phơng pháp này là cho phép đàm phán đợc với nhiều bạn hàng mà chiphí lại giảm Các quyết định đa ra đợc cân nhắc kỹ càng, cẩn thận từ trớc đó củacả một tập thể Tuy nhiên phơng pháp này có hạn chế là khó kiểm soát đợc ý đồcủa đối tác, thời gian trao đổi thông tin lâu nên dễ mất cơ hợi kinh doanh, vì vậy

nó chỉ phù hợp với những hợp đồng kinh doanh đơn giản có quy mô nhỏ

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nhà kinh doanh

có thể liên lạc với nhau qua fax, qua email…Qua đó, ta thấy đ hết sức tiện lợi và nhanh chóng

Đây cũng là một xu hớng phát triển trong tơng lai

b Đàm phán qua điện thoại: Với sự phát triển của công nghệ thông tin liên lạc,

hình thức đàm phán qua điện thoại đang ngày càng trở nên phổ biến Nó chophép ngời ta có thể trao đổi thông tin gần nh ngay lập tức, tiết kiệm đợc thời gian

và nắm bắt đợc cơ hội kinh doanh một cách nhanh chóng Các nhà kinh doanh ờng sử dụng kết hợp điện thoại và fax để làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoảthuận của các bên Hình thức đàm phán này đợc sử dụng để thoả thuận những chitiết nhỏ trong hợp đồng hoặc những hợp đồng đơn giản với quy mô nhỏ vì mộtnhợc điểm của hình thức này là hết sức tốn kém, nhất là với cớc phí điện thoạicòn cao nh ở nớc ta hiện nay Ngày nay, hình thức này còn đợc sự hỗ trợ củamạng Internet, qua đó các bên hiểu rõ về nhau hơn, nắm đợc nhu cầu của nhau

th-Đây là một hình thức rất lý tởng cho tơng lai vì những tiện lợi mà nó đem lại chonhững nhà kinh doanh ở khắp nơi trên toàn thế giới

c Đàm phán trực tiếp: Đàm phán trực tiếp là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên

để thoả thuận các điều khoản của hợp đồng Khi đàm phán trực tiếp, các bên sẽnắm bắt đợc tâm lý và phản ứng của nhau rõ ràng hơn thông qua cử chỉ, điệu

bộ…Qua đó, ta thấy đqua đó dễ dàng tác động đến quan điểm, mong muốn và thoả mãn đợc tối đanhu cầu lợi ích của các bên Nhợc điểm của phơng pháp này là nó đòi hỏi chi phícao cho các hoạt động đón tiếp, ăn ở, đi lại của đối tác Tuy nhiên, nó là phơngthức đẩy nhanh tốc độ đàm phán và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho các cuộc

đàm phán qua th tín và điện thoại đã kéo dài mà cha đạt đợc kết quả Đàm phántrực tiếp đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán cụ thể và khoahọc, linh hoạt khi giải quyết vấn đề Do chi phí về thời gian và tiền bạc rất tốnkém nên đàm phán trực tiếp chỉ phù hợp với những hợp đồng lớn, phức tạp, cần

có sự thoả thuận chi tiết

Ngày nay, bằng các phơng tiện hiện đại, các bên có thể đàm phán trực tiếp vớinhau mà vẫn không cần phải “bắt tận tay, mặt đối mặt” Đó chính là đàm phánqua cầu truyền hình trực tiếp Tuy nhiên chi phí cho hình thức đàm phán này quácao, cha phù hợp với các nhà đàm phán của Việt Nam

Nh vậy, để đạt đợc thành công, các nhà đàm phán cần sử dụng kết hợp cả baphơng pháp trên Khi mở đầu quá trình giao dịch, nên dùng hình thức th tín Khicần xác nhận hay thay đổi những chi tiết nhỏ trong hợp đồng có thể dùng phơngthức đàm phán qua điện thoại, còn khi muốn dứt điểm những cuộc đàm phán đãkéo dài thì nên đàm phán trực tiếp với nhau

1.2.2 Những sách lợc đàm phán trong kinh doanh

Nói chung, tuỳ thuộc vào nội dung, thời gian, địa điểm và môi trờng của cuộc

đàm phán mà có những sách lợc khác nhau Nhng vẫn có một số sách lợc cơ bản

có ý nghĩa chỉ đạo phổ biến nh sau:

a Tạo ra cạnh tranh: Trong đàm phán, cần phải cho đối tác biết rằng mình

không chỉ có mỗi cơ may làm ăn này, đối tác không phải là bạn hàng duy nhất

“Mẹo đàm phán của Công ty chiếu sáng Chu Hải”

Năm 1986, Cty chiếu sáng Chu Hải của Trung Quốc muốn mua thiết bị trọn bộ về sản xuất chất bán dẫn chiếu sáng của nớc ngoài Cty này đã chọn Cty ITT của Mỹ làm đối tác nhập thiết bị Cái giá của Cty ITT đa ra khá cao Để đối phó, Cty Chu Hải cũng tiếp xúc rất mặn mà với Cty STC của Anh khiến Cty ITT ghen tức Sau một lần đàm phán với Cty STC, đại biểu

đoàn đại biểu của Cty ITT đến đàm phán, nhìn thấy 2 tờ biên bản trong đám giấy lộn, họ nh nhìn thấy vật báu, vội tìm cách giấu đi Nội dung 2 tờ biên bản cho biết Cty STC của Anh đồng ý phát giá thấp hơn hẳn so với giá của Cty ITT Sợ bị Cty STC cớp mất hợp đồng, cuối cùng CTy ITT cũng phải nh- ợng bộ với Cty Chu Hải, và hai bên đã ký hợp đồng Bằng sách lợc này, Cty Chu Hải đã tiết kiệm đợc 186 vạn USD so với cái giá cứng nhắc ban đầu của CTy ITT.

b Từng bớc tiến tới: Đàm phán cốt là để đạt đợc mục đích cuối cùng của mình.

Nhng nhiều khi ta không thể đạt mục đích ngay đợc Cần phải bình tĩnh, nắm đợctâm lý đối tác, chia nhỏ mục tiêu của mình, dụ đối phơng cắn câu, từng bớc thựchiện những mục tiêu đã chia nhỏ cho đến khi đạt đợc toàn bộ mục tiêu

c Gây áp lực: Trong đàm phán kinh doanh, bí quyết cơ bản là buộc đối tác tăng

dần đầu t về thời gian và tinh thần để đạt đợc hiệu quả cuối cùng

Ken, một chuyên gia đàm phán của Mỹ, khi đàm phán với lãnh đạo một công

ty của Nhật bản, đã phải thán phục không thôi tài đàm phán của ngời Nhật Trong chuyến đi đó, ngay khi Ken vừa bớc xuống máy bay, 2 nhân viên phía Nhật bản dã đón tiếp ông hết sức niềm nở khiến Ken rất vui vẻ 2 ngời đón hành

lý cho Ken, đa Ken ra một chiếc xe rất sang trọng để tới khách sạn đã đặt trớc Trên xe, họ hỏi Ken:" Khi nào ngài về nớc, chúng tôi cũng sẽ chuẩn bị xe đa ngài ra sân bay Nhng không rõ ngài bay chuyến bay nào ạ?" Ken rất cảm

động về sự quan tâm đó, liền thuận tay rút trong túi áo ra tấm vé khứ hồi đa cho

họ xem, trên tấm vé có ghi thời gian trở về là 2 tuần nữa Nh vậy "điểm chết" trong thời gian đàm phán của Ken đã bị lộ Phía Nhật bản sau đó liên tục mở tiệc chiêu đãi Ken, đa Ken đi thăm hết nơi này đến nơi khác mà chẳng đả động gì đến chuyện đàm phán cả Mãi cho tới ngày cuối cùng mới bớc vào đàm phán thật sự Nhng chính vào lúc cuộc đàm phán đang tiến đến những vấn đề quan trọng thì chiếc xe sang trọng để đa Ken ra sân bay đã chờ sẵn ngoài cửa, vậy là

đành phải đàm phán trên xe Tới sân bay thì cuộc đàm phán kết thúc, và kết quả

đàm phán là hoàn toàn có lợi cho phía Nhật bản Những diều kiện mà Ken đa

ra chẳng có lợi lộc gì cho phía Mỹ.

d Nêu ra mục tiêu cao: Khi đàm phán, nêu ra mục tiêu cao hơn dự tính để có

thể thoả hiệp Đặt ra mục tiêu cao dễ đợc lời lớn

Có công ty A của Mỹ bán thiết bị cũ, rao giá 200 ngàn USD Trong số mấy khách mua cạnh tranh có một vị ra giá 180 ngàn USD, đồng thời đặt tiền ngay tại chỗ 10% Bên bán không ngờ dịp tốt lại dễ có đến thế, bèn đồng ý ngay và từ chối tất cả các khách mua khác Vài ngày sau, bên mua cho ngời tới nói lúc đó

ra giá quá cao, do các cộng sự không đồng ý và cả một số nguyên nhân khác

nữa, nên khó có thể ký hợp đồng đợc Nếu công ty A chịu hạ giá xuống còn 100 ngàn USD thì có thể bàn bạc thêm Do đã từ chối tất cả các khách hàng khác nên công ty A đành phải tiếp tục đàm phán với khách hàng này Sau một hồi mặc cả, cuối cùng đã đi đến ký kết hợp đồng với giá 120 ngàn USD nh khách mua da dự tính, mà lúc đầu có ngời trả 140 ngàn USD thì chủ bán còn cha chịu.

e Giấu giếm tình cảm: Khi đàm phán cần khéo léo giấu kín nội tâm của mình,

đừng để đối phơng biết đợc động cơ, quyền hạn và điểm chết của mình, nếukhông sẽ rơi vào thế bất lợi

f Tránh việc thoả thuận nhanh chóng: Vì đàm phán, thoả thuận quá nhanh sẽ không

đủ thời gian để nắm toàn bộ vấn đề Nhà đàm phán cần phải có ý thức kéo dài thời gian

để có điều kiện suy xét kỹ lỡng các điều kiện, xem còn nhân tố nào ràng buộc mình nữa không Tuy nhiên, trong trờng hợp đối tác cha có sự chuẩn bị kỹ lỡng, thoả thuận nhanh chóng cũng có thể mang lại thành công cho ta.

g. Giữ thể diện cho đối tác: Trong đàm phán, vừa phải khéo léo để cho đối

ph-ơng nhợng bộ mình, đồng thời phải bảo đảm thể diện cho họ Cần phải chuẩn bịnhững lối thoát để đối tác nhợng bộ trong danh dự và thoải mái về tinh thần.Ngoài ra, trong khi đàm phán, các nhà đàm phán còn cần phải chú ý đếnnhững sách lợc khác nh “giả câm giả điếc” để cho đối tác mất tự tin, hoặc nếu

đàm phán trở nên bế tắc thì cần phải chủ động đình chỉ đàm phán, tìm cơ hộikhác v.v…Qua đó, ta thấy đ

1.2.3 Nghệ thuật bảo đảm thành công trong đàm phán

a, Nghệ thuật "trả lời" trong đàm phán: Điều quan trọng khi trả lời trong đàm

phán là làm sao để không bị hớ Các nhà đàm phán khôn khéo thờng sử dụngnhững cách trả lời sau:

 Kéo dài thời gian: không nên trả lời đối tác ngay khi đối tác vừa hỏi, mà có

thể yêu cầu đối tác nhắc lại Khi đối tác nhắc lại yêu cầu thì ta cũng có thờigian để nghĩ ra câu trả lời rồi

 Hỏi lại đối tác: Khi gặp những vấn đề không tiện trả lời, ta có thể hỏi lại

đối tác để họ trình bày quan điểm của họ trớc

 Chỉ trả lời một số vấn đề: Nếu đối tác đa ra nhiều vấn đề, trong đó có những

cái không tiện nói thì chỉ cần trả lời một vài vấn đề

Ngoài ra, khi đàm phán, các nhà đàm phán còn hay sử dụng một số nghệthuật khác nh đánh trống lảng để lái vấn đề sang một hớng khác khi bị đề cập

đến những vấn đề mà mình cha nắm rõ; hỏi một đằng trả lời một nẻo để lảngtránh vấn đề, hoặc đơn giản chỉ là nhún vai, khi không tiện trả lời v.v

b Nghệ thuật "nghe" trong khi đàm phán:

Cũng quan trọng nh nghệ thuật “trả lời”, nghệ thuật “nghe” trong xã giao vàtrong đàm phán giúp cho mối quan hệ giữa các bên trở nên tốt đẹp hơn Nếu biếtcách lắng nghe, tức là đã tạo cho đối tác cảm giác họ đợc tôn trọng hơn, quan hệgắn bó hơn, và đàm phán sẽ thuận lợi hơn Do vậy, để “nghe” tốt, chúng ta phảichú ý những điểm sau:

- Hết sức chú ý lắng nghe đối tác, mắt nhìn thẳng, đầu gật ra hiệu cho đốitác nói tiếp, thể hiện sự tập trung, chăm chú lắng nghe

- Không nên nói nhiều, hãy nhờng cơ hội nói cho ngời khác trong xã giao,không phải cứ nói nhiều là tốt

- Khi nghe cần phải biết đoán ý tứ của đối tác Đa ra nhiều cơ hội lựa chọn

để đối tác quyết định, nh vậy đàm phán sẽ dễ dàng hơn, không gây áp lựcvới đối tác

c Nghệ thuật hỏi trong đàm phán:“ ” Nên sử dụng một số loại câu hỏi sau:

- Câu hỏi đóng: Là loại câu hỏi mà câu trả lời chỉ có thể là “có”

hoặc “không”, hoặc là loại câu hỏi đa ra hai chọn lựa: “giữa A và B, chọncái nào?” Nhìn bề ngoài thì có vẻ nh tôn trọng đối tác, nhng thực ra là thuhẹp phạm vi lựa chọn, làm cho đối tác quên rằng ngoài A và B ra, còn cócái khác để lựa chọn

N hà diễn thuyết nổi tiếng ngời Mỹ là Héclơ đã từng nói thế này:“ Trong khi phát biểu quan điểm chính trị, nếu nói với những cử tri đang phân vân không biết nên bỏ phiếu cho ai, rằng: Trong hai ng“ ời, các bạn chọn ai, tôi hay ông ta? cũng đ” ợc, nhng cha phải là cách làm sáng suốt Hãy nói với họ rằng: Các bạn chọn tôi để cho xã hội này“

phồn vinh, hay là chọn ông ta để cho nền kinh tế thêm tiêu điều? Và”

nh vậy, Héclơ đã khiến các cử tri chọn một trong hai , thủ tiêu hy“ ”

vọng còn có ngời thứ ba để lựa chọn Và ông đã thành công.

- Câu hỏi mở: Là dạng câu hỏi Cái gì? Tại sao? Thế nào? Loại

câu hỏi này sẽ mở rộng phạm vi trả lời cho đối phơng, đối phơng có thể trìnhbày đợc ý kiến của mình Sử dụng loại câu hỏi này khi muốn bổ sung thêm

thông tin, tuy nhiên ta có thể mất khả năng kiểm soát diễn biến cuộc đàmphán.

- Câu hỏi chuyển hớng đột ngột: nhằm duy trì cuộc đàm phán

theo hớng đã định, hoặc đa ra một vấn đề mới khi ta muốn khai thác thông tinhay điều khiển diễn biến cuộc đàm phán khi đối phơng cản trở ta

Ngoài ra, còn có một số kiểu câu hỏi khác cũng thờng xuyên đợc sử dụngtrong đàm phán nh câu hỏi hùng biện, câu hỏi suy nghĩ v.v…Qua đó, ta thấy đ Nhng nhìn chung,cách “hỏi” nên mang tính xây dựng, hợp tác với đối phơng để hai bên cùng cólợi

d Nghệ thuật thách giá trong đàm phán:“ ” Trong đàm phán cũng nh trong kinh

doanh, cần nắm vững nguyên tắc sau:

- Nếu ngời bán thách giá thấp thì thờng bán đợc với giá thấp

- Nếu ngời bán thách giá cao thì thờng bán đợc với giá cao

Nh vậy, để đảm bảo thành công, ta phải thách giá cao, nhợng bộ phải từ từ

Năm 1940, Công ty Seroc của Mỹ do Wilson đứng đầu đã nghiên cứu và chế tạo thành công máy Photocopy dạng khô dầu tiên trên thế giới – máy Photocopy Seroc 914 Khi đó trên thị trờng, tất cả các loại máy Photocopy

đều là dạng ớt, tức là giấy in ra vẫn còn ớt nhoè, phải chờ đến khi khô hẳn mới có thể lấy ra, rất phiền phức Nh vậy máy Photocopy dạng khô của Wilson tiện lợi hơn nhiều Thế là Wilson tung sản phẩm của mình ra thị tr- ờng với cái giá 29.500 USD, đắt gấp 10 lần giá thành của nó, là 2400 USD Tuy nhiên, luật pháp bấy giờ cấm bán hàng với giá quá cao, và loại máy này của Wilson đã bị cấm bán Nhng do trong khi triển lãm, mọi ngời

đã hết sức hài lòng và tỏ ra thích thú với những tính năng độc đáo của nó, nên ai cũng muốn dùng loại máy đặc biệt này Và thế là Wilson tung loại máy này ra thị trờng dới hình thức cho thuê dịch vụ, thì khách hàng bỗng chốc nờm nợp kéo tới Mặc dù giá thuê rất cao, song do bị ảnh hởng sâu trong tiềm thức định giá rất cao trớc đây, nên khách hàng vẫn cho là vừa phải Năm 1960, doanh thu của hãng đạt tới 33 triệu USD, chiếm 15% trị trờng máy Photocopy Và đến năm 1965, doanh thu đạt tới gần 400 triệu USD, chiếm 66% thị trờng, vợt cả máy Photocopy dạng ớt Đến năm 1966, doanh số lên tới 530 triệu USD, và Seroc trở thành một trong số 10 công

ty phát triển nhanh nhất, bắt đầu bớc vào hàng ngũ những công ty lớn của Mỹ.

e Nghệ thuật trả giá :“ ” Tơng tự nh nghệ thuật “thách giá” ở trên, trong đàm

phán, khi “trả giá”, các nhà đàm phán cần chú ý những điểm sau:

- Ngời mua trả giá thấp thờng mua đợc với giá thấp

- Nếu ngời mua nhợng bộ qua nhiều sẽ làm cho ngời bán giữ giá,vì vậy ngời mua cần nhợng bộ dần dần

- Nếu thông báo cho đối tác biết trớc giá thành của mình thì thờng

2 bên sẽ nhanh chóng đạt đợc thoả thuận

Một lần, có nhiều ngời cùng nhắm trúng một lô đất, trong đó có một nhà tỷ phú ngời Nhật Lô đất đó đủ để làm một cái sân gôn Giá thị tr- ờng lúc bấy giờ vào khoảng 200 triệu Yên Nhà tỷ phú ngời Nhật quyết

định mua bằng đợc lô đất kia với giá thấp hơn Ông ta rao tin rất thích miếng đất, ngay lập tức, ngời môi giới của chủ sở hữu miếng đất nhanh chóng tìm đến Thấy ông tỷ phú này dờng nh ngờ nghệch, liền rắp tâm

cố ý chặt chém, rao giá ngay 500 triệu Yên Nhà kinh doanh tơng kế tựu kế, nói giá này rẻ, đồng thời làm ra vẻ có ý muốn mua Ngời môi giới ngay lập tức về bàn bạc với chủ sở hữu đất, từ chối tất cả các khách mua đất khác, vì cả hai nhận thấy ông kia quả là một chú cừu non, có thể lấn át đợc.

Sau khi biết chủ sở hữu đất đã vào bẫy của mình, nhà tỷ phú kia mới trổ tài Ông liết kê tất cả những khiếm khuyết của lô đất kia, chứng minh mình là ngời sành sỏi, lô đất chẳng đáng giá 500 triệu Yên Chủ

sở hữu đất đuối lý, đành phải nhợng bộ nhà tỷ phú, bởi ông ta biết rằng nếu đàm phán lại với các khách hàng mà mình đã từ chối, một là sẽ bị

họ cời nhạo, hai là bị họ đại hạ giá, kết cục còn tồi tệ hơn Cuối cùng chẳng biết làm sao, chủ sở hữu đất đành phải cắn răng mà bán cho nhà tỷ phú kia với giá 150 triệu Yên, đúng nh ông ta đã dự đoán từ tr- ớc.

f Nghệ thuật khắc phục bế tắc trong đàm phán: Không phải mọi cuộc đàm

phán đều diễn ra suôn sẻ, thành công Nếu giải quyết vấn đề không khéo léo,cuộc đàm phán thờng xuất hiện những bế tắc nh cãi nhau, giận nhau, bỏ đi…Qua đó, ta thấy đ,

ảnh hởng xấu tới quá trình đàm phán Lúc đó cần áp dụng những nguyên tắc sau:

- Dễ trớc khó sau: Khi đàm phán, chúng ta nên đa ra bàn bạc

những vấn đề tơng đối đơn giản, dễ giải quyết trớc để tranh thủ đợc sự đồng ýcủa đối phơng, tạo bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán Nếu trongnăm vấn đề đa ra mà bạn có thể áp dụng cách này khiến đối tác tán đồng đợc

ba, thì cuộc trao đổi ấy cũng gần nh kết thúc rồi Cho dù vấn đề sau cùng phảithảo luận là lớn nhất, khó khăn nhất thì cũng cần áp dụng phơng pháp này làchắc chắn thành công tới tám, chín phần mời

- Chọn cái đồng nhất, để lại cái bất đồng: Khi hai bên có sự bất

đồng lớn, ta nên chọn cái đồng nhất để thoả thuận trớc, và hãy để lại cái bất

đồng giải quyết sau Không ngừng mở rộng, giải thích điểm tơng đồng nhỏ sẽkhiến đôi bên giống nh là một chỉnh thể đang đứng trên mảnh đất chung, sẽrất có lợi cho hành trình của cuộc đàm phán

- Tạm thời đình chỉ: Khi hai bên kiên quyết giữ nguyên ý kiến

của mình, không chịu nhợng bộ, đàm phán có thể bị bế tắc Nên tạm thờingừng đàm phán, để hai bên bình tĩnh lại, tìm thêm tài liệu, hoặc để tình hìnhxoay chuyển thì nối lại đàm phán

Nh vậy là chúng ta đã điểm qua một cách sơ lợc những nghệ thuật chính để đảmbảo thành công trong đàm phán Tuy nhiên, mỗi cá nhân, mỗi hoàn cảnh khácnhau lại có một phơng cách khác nhau, thiên biến vạn hoá Những phơng án trênchỉ là những điều hết sức cơ bản mà bất kì nhà đàm phán nào cũng cần phải nắmvững, kết hợp với sự khéo léo và kinh nghiệm bản thân đểt đạt đợc mục đích đàmphán của mình

1.3 Tổ chức hoạt động đàm phán kinh doanh

1.3.1 Nội dung cơ bản và những nguyên tắc tổ chức

a Những nội dung cơ bản: Tổ chức hoạt động dàm phán kinh doanh bao gồm

những nội dung cơ bản sau: tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán; thực hiện mở

đầu đàm phán, truyền đạt thông tin; phân tích tình huống và kết thúc đàm phán.Trong các nội dung trên thì yếu tố con ngời quyết định đến sự thành công của

đàm phán Vì vậy, chúng ta tập trung đi sâu vào phân tích nội dung về nhân sựcủa đàm phán

Nhân sự của một đoàn đàm phán bao giờ cũng chia làm ba nhóm chính là:

ng-ời lãnh đạo nhóm đàm phán; các nhà chuyên môn tham gia đàm phán và cuốicùng là th kí đoàn đàm phán

Thứ nhất là ngời lãnh đạo nhóm đàm phán Đây là ngời rất quan trọng, cótrách nhiệm mở đầu đàm phán, giải quyết các vấn đề và kết thúc đàm phán Họ làngời lãnh đạo, chỉ huy tổ chức hoạt động đàm phán Họ phải nắm chắc mục tiêu,nội dung và toàn bộ kế hoạch đàm phán Họ phải xây dựng đợc chiến lợc, chiếnthuật nhằm ứng phó với các tình huống xảy ra Ngời lãnh đạo phải giỏi cả chuyênmôn lẫn khả năng diễn thuyết, trình bày Họ phải tính đến cá tình huống, chủ

động nêu ra các hớng kết luận và quyết định kết luận kết thúc đàm phán

Thứ hai là các nhà chuyên môn tham gia đàm phán Đây cũng là một bộ phậnhết sức quan trọng, là trợ thủ đắc lực cho ngời lãnh đạo nhóm đàm phán Trongnhững cuộc đàm phán quan trọng, các nhà chuyên môn có thể bao gồm các nhàkinh tế, các chuyên gia luật pháp, chuyên gia công nghệ Các chuyên gia này cónhiệm vụ:

- Giải quyết các phần việc có liên quan bằng kiến thức chuyên môn của mình

Họ phải theo dõi, đánh giá và tán đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác

- Họ phải phân tích diễn biến tình hình, theo dõi chiến lợc và sách lợc của đốiphơng, tìm kiếm những điểm chung và những nhợng bộ có thể đợc để kiếnnghị với lãnh đạo đoàn đàm phán

- Theo dõi và đánh giá các đề nghị đợc đa ra, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đa

ra đợc các kết luận cuối cùng

Thứ ba là th ký đoàn đàm phán Nhóm này sẽ giải quyết tất cả các công việc

sự vụ và chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho đoàn đàm phán Trong khi đàmphán, họ phải ghi chép lại tất cả các vấn đề đa ra bàn luận, ghi chép các kết luận,chuẩn bị văn bản thoả thuận, lu giữ các tài liệu của cuộc đàm phán

b Những nguyên tắc tổ chức đàm phán: Đàm phán phải đảm bảo 5 nguyên tắc,

đồng thời các chủ thể đàm phán phải ghi nhớ 9 điều chỉ dẫn Nội dung nh sau:

- Nguyên tắc 1: Am hiểu đối tác Phải tìm hiểu kỹ tiềm lực, mục đích, môi

trờng, điều kiện, sở thích, sức mạnh tiềm ẩn…Qua đó, ta thấy đcủa đối tác Cổ nhân cócâu:“ Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng, biết ta mà không biết địch thìthắng ít thua nhiều, còn chẳng biết ta không biết địch thì thua là cầmchắc”

- Nguyên tắc 2: Chủ động xây dựng niềm tin, thu hút sự chú ý, quan tâm

của đối tác Đây là cơ sở của mối quan hệ kinh doanh lâu dài, đồng thời

cũng là điều kiện tiền đề quan trọng để cuộc đàm phán thành công vì nótạo đợc không khí hoà hợp, tin cậy lẫn nhau.

- Nguyên tắc 3: Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, dẫn chứng cụ thể rõ

ràng sẽ làm cho đối tác nhất trí với quan điểm của ta Khẳng định rằngviệc hợp tác sẽ mang lại lợi ích cho chính họ và cho doanh nghiệp của họ

- Nguyên tắc 4: Chú ý tác động vào sở thích của đối tác, làm tan mối nghi

ngờ, tạo điều kiện để thoả mãn sở thích của đối tác thì kết quả đàm phán sẽtốt đẹp

- Nguyên tắc 5: Các bên tham gia đều có lợi Thoả thuận và nhất trí các điều

khoản trên cơ sở đôi bên cùng có lợi

9 điều chỉ dẫn cần phải ghi nhớ khi tiến hành đàm phán kinh doanh:

1 Chú ý lắng nghe đối tác đàm phán cho đến cùng Lắng nghe vừa thể hiện

sự tôn trọng đối tác, vừa tranh thủ thời gian chuẩn bị lập luận, lại vừa nắm

rõ đợc nh cầu, động cơ của đối tác để tìm ra phơng cách thích hợp

2 Tuyệt đối không đợc coi thờng những thành kiến của đối tác, mà phải tìmhiểu bằng cách tự đặt cho mình câu hỏi “nếu là họ ta sẽ làm gì?” hoặc hỏilại đối tác “nếu là tôi anh sẽ xử lý nh thế nào?”

3 Tránh để xảy ra hiểu lầm Trình bày, lập luận, giải thích phải ngắn gọn, rõràng, đơn giản và dễ hiểu

4 Tôn trọng đối tác và những ý kiến của đối tác

5 Tạo bầu không khí thân mật, hoà nhã và có những hành vi xã giao lịch sựvới đối tác

6 Khi cần thiết phải giữ lập trờng kiên định, thái độ phải bình thản, kiênquyết và không đợc nổi nóng

7 Tìm mọi cách giúp đối tác hiểu đợc luận cứ và đề nghị của ta Không nênvội ràng buộc lẵn nhau mà phải cùng với đối tác tìm ra những mục tiêuchung, mang lại lợi ích cho cả đôi bên

8 Linh hoạt sử dụng các chiến thuật thích hợp trong suốt quá trình đàm phán,

từ lúc mở đầu đàm phán, triển khai và kết thúc đàm phán

9 Kiên định thực hiện mục tiêu của mình Hãy kiên trì và tự tin

1.3.2 Nghệ thuật mở đầu đàm phán

a Mục đích mở đầu đàm phán: Mở đầu đàm phán là cầu nối giữa ta và đối tác.

Trong giai đoạn này, chúng ta phải xác định thái độ và mối quan hệ đúng đắn với

đối tác để thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Tiếp xúc đợc với đối tợng đàm phán

- Xây dựng bầu không khí thân mật, hợp tác, thuận lợi cho cuộc đàm phán

- Lôi cuốn sự chú ý, kích thích sự quan tâm của đối tác đến cuộc đàm phán

Mở đầu đàm phán là giai đoạn rất quan trọng Vài câu nói đầu tiên thờng đóngvai trò quyết định, tác động đến đối tợng đàm phán làm cho họ quyết định có tiếptục nghe nữa hay không Vì vậy nên tránh đặt những câu hỏi buộc đối phơng phảiphản ứng, tự vệ

b Phơng pháp mở đầu đàm phán: Có 4 phơng pháp mở đầu đàm phán nh sau:

- Phơng pháp làm dịu căng thẳng: Bạn hãy đích thân tiếp đón, chào hỏi

nồng nhiệt, động viên khen ngợi họ Nh vậy không những có thể làm dịunhững căng thẳng ban đầu mà còn giúp ta thiết lập đợc mối quan hệ chặtchẽ với đối tác

- Phơng pháp kiếm cớ (móc xích): Phơng pháp này cho phép nêu lên một

vấn đề, một sự kiện nào đó làm cái cớ để liên hệ tới nội dung của việc đàmphán Có thể sử dụng phép so sánh nêu cảm tởng cá nhân về một sự việcnào đó để làm điểm mấu chốt xuất phát vấn đề

- Phơng pháp kích thích trí tởng tợng: Yêu cầu của phơng pháp này là nêu

một loạt câu hỏi về các vấn đề cần bàn bạc và giải quyết Phơng pháp nàycho phép thu đợc kết quả tốt nếu đối tác là ngời có đầu óc lạc quan, sángsuốt

- Phơng pháp mở đầu trực tiếp: Đặc điểm của phơng pháp này là hơi khô

khan và cứng nhắc Nó chỉ phù hợp với những cuộc đàm phán ngắn và ítquan trọng Trình tự của phơng pháp này bao gồm: thông báo ngắn gọn lý

do tổ chức cuộc đàm phán, sau đó nhanh chóng chuyển từ vấn đề chungsang vấn đề cụ thể

c Những thủ thuật và quy tắc mở đầu đàm phán

Có nhiều cách khác nhau để mở đầu cuộc đàm phán Tuy nhiên, xét về mặtcấu trúc thì mở đầu đàm phán bao gồm việc trình bày mục tiêu đàm phán, giới