Dự án luôn là một phần quan trọng trong bất kỳ kế hoạch nào của doanh nghiệp. Một dự án có thành công hay không, phụ thuộc nhiều vào quá trình quản lý dự án. Hiện nay, bên cạnh việc quản lý dự án thủ công, đã xuất hiện rất nhiều các công cụ hỗ trợ phổ biến như Trello hay Microsoft Project. Trong quá trình tìm hiểu thông tin và các giải pháp mang lại, nhóm em quyết định chọn phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án Kinh doanh thực phẩm sạch. Với nền kinh tế hiện đại hoá, công nghệ hóa như hiện nay, một nước đứng đầu thế giới về sản xuất nông nghiệp như Việt Nam đang từng bước cải thiện và phát triển hơn nữa về sản phẩm. Trong các thách thức đó, nổi bật là làm sao để thực phẩm sạch đến tay người tiêu dùng. Hiểu được nhu cầu đó, nhóm chọn ứng dụng quản lý dự án trong kinh doanh thực phẩm sạch. Hai điều trên chính là lý do nhóm chọn đề tài Tìm hiểu phần mềm quản lý dự án Microsoft Project và ứng dụng trong kinh doanh thực phẩm sạch. Qua quá trình thực hiện đề tài, nhóm mong rằng sẽ có thể áp dụng các kiến thức đã được học vào giải quyết các bài toán thực tế.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Môn học Tin học ứng dụng
MICROSOFT PROJECT VÀ ỨNG DỤNG TRONG KINH
DOANH THỰC PHẨM SẠCH
TP HỒ CHÍ MINH THÁNG 08 NĂM 2022
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1
1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án 1
1.1.1 Khái niệm dự án 1
1.1.2 Quy trình quản lý dự án 1
1.2 Phần mềm quản lý dự án 5
1.2.1 Phần mềm miễn phí 5
1.2.2 Phần mềm có bản quyền 6
CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 8
2.1 Sơ lược về phần mềm Microsoft Project 8
2.2 Giao diện Microsoft Project 8
2.3 Các thao tác của Microsoft Project 11
2.3.1 Thiết lập dự án mới 11
2.3.2 Thiết lập thông tin cho dự án 12
2.3.3 Thiết lập lịch 13
2.3.4 Tạo danh sách công việc 14
2.3.5 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 15
2.3.6 Nguồn lực dự án 15
2.3.7 Thiết lập phân bổ nguồn lực 16
2.3.8 Lịch biểu cho dự án 17
2.3.9 Đường Gantt 18
2.3.10 Cập nhập tiến độ dự án 19
2.3.11 Lập và in báo cáo 20
CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN: KINH DOANH THỰC PHẨM SẠCH 20
3.1 Giới thiệu dự án 20
3.1.1 Khái quát về kinh doanh thực phẩm sạch 20
Trang 33.1.3 Ảnh hưởng kinh tế - xã hội vào dự án kinh doanh thực phẩm sạch 223.1.4 Các bước cơ bản để kinh doanh thực phẩm sạch 233.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (nguồn lực) của
dự án 25KẾT LUẬN 29TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
Trang 4DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1 - 1: (Số) các mốc quản lí dự án 22
Bảng 3.1 - 2: Tóm tắc dự án 22
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 - 1: Mô hình quy trình quản lý dự án 2
Hình 1.2 - 1: Giao diện sử dụng Asana 6
Hình 1.2 - 2: Giao diện sử dụng MS Project 7
Hình 1.2 - 3: Giao diện sử dụng Basecamp 8
Hình 2.2 - 1: Giao diện MSP trên màn hình destop 9
Hình 2.2 - 2: Giao diện khi mới khởi động MSP 9
Hình 2.2 - 3: Giao diện làm việc của MSP 9
Hình 2.2 - 4: Thanh công cụ Quick Access 10
Hình 2.2 - 5: Ảnh minh họa về group của MSP 10
Hình 2.2 - 6: Thanh View label và khu vực view shortcut 11
Hình 2.2 - 7: Thanh trạng thái Status 11
Hình 2.2 - 8: Backstage 11
Hình 2.3 - 1: Thiết lập thông tin dự án 12
Hình 2.3 - 2: Thiết lập thông tin cần thiết 13
Hình 2.3 - 3: Thiết lập thời gian dự án 13
Hình 2.3 - 4: Tạo lịch 14
Hình 2.3 - 5: Tạo lịch 14
Hình 2.3 - 6: Phân bổ nguồn lực cho công việc 16
Hình 2.3 - 7: Phân bổ nguồn lực cho công việc 16
Hình 2.3 - 8: Phân bổ nguồn lực cho công việc 17
Hình 2.3 - 9: Phân bổ nguồn lực cho công việc 17
Hình 2.3 - 10: Lịch biểu cho dự án 18
Hình 2.3 - 11: Lịch biểu cho dự án 18
Hình 2.3 - 12: Đường găng cho dự án 19
Trang 5Hình 2.3 - 14: In báo cáo 20
Hình 3.2 - 1: Thiết lập thông tin dự án 25
Hình 3.2 - 2: Thiết lập thông tin dự án 26
Hình 3.2 - 3: Tạo lịch 26
Hình 3.2 - 4: Tạo danh sách công việc 26
Hình 3.2 - 5: Tài nguyên dự án 27
Hình 3.2 - 6: Danh sách khai báo các tài nguyên phân bổ cho từng công việc 27
Hình 3.2 - 7: Sơ đồ Gantt cho dự án 27
Hình 3.2 - 8: Cập nhật tiến độ công việc theo sơ đồ network 28
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Dự án luôn là một phần quan trọng trong bất kỳ kế hoạch nào củadoanh nghiệp Một dự án có thành công hay không, phụ thuộc nhiều vào quátrình quản lý dự án Hiện nay, bên cạnh việc quản lý dự án thủ công, đã xuấthiện rất nhiều các công cụ hỗ trợ phổ biến như Trello hay Microsoft Project.Trong quá trình tìm hiểu thông tin và các giải pháp mang lại, nhóm em quyếtđịnh chọn phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án Kinh doanh thựcphẩm sạch
Với nền kinh tế hiện đại hoá, công nghệ hóa như hiện nay, một nướcđứng đầu thế giới về sản xuất nông nghiệp như Việt Nam đang từng bước cảithiện và phát triển hơn nữa về sản phẩm Trong các thách thức đó, nổi bật làlàm sao để thực phẩm sạch đến tay người tiêu dùng Hiểu được nhu cầu đó,nhóm em chọn ứng dụng quản lý dự án trong kinh doanh thực phẩm sạch
Hai điều trên chính là lý do nhóm em chọn đề tài Tìm hiểu phần mềmquản lý dự án Microsoft Project và ứng dụng trong kinh doanh thực phẩm sạch.Qua quá trình thực hiện đề tài, nhóm em mong rằng sẽ có thể áp dụng các kiếnthức đã được học vào giải quyết các bài toán thực tế Trong phạm vi hẹp củamột chủ đề không tránh khỏi những thiếu sót về mặt nội dung cũng như hìnhthức trình bày, chúng em rất mong nhận được sự quan tâm đóng góp của thầy
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1.1 Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án
1.1.1 Khái niệm dự án
Từ khi danh từ "dự án" ra đời, người ta dùng danh từ này để chỉ nhữnghoạt động, những quá trình rất khác nhau trong từng lĩnh vực cụ thể rất đa dạng.Trên góc độ tổng quát nhất, dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việcđược xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc.Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cầnphải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực đểđạt mục tiêu đó
Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhấtđịnh của dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên.Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực vàphương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tổ chức.Một dự án có thể được xem xét như là một chuỗi các công việc và các nhiệmvụ:
Có mục tiêu cụ thể được hoàn thành trong những điều kiện nhất định
Được xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc
Có giới hạn nhất định về tài chính
Sử dụng các nguồn lực nhất định về phương tiện, thiết bị, con người…
Trang 7Quy trình quản lý dự án chính là nền tảng cho toàn bộ quá trình triểnkhai và thực thi dự án của doanh nghiệp từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Mỗi dự
án có thể có những thay đổi riêng biệt trong quy trình quản lý sao cho thích hợpvới tính chất của từng dự án, cũng như đem lại sự thuận lợi cho những ngườitriển khai
Quy trình quản lý dự án là các bước được thiết lập theo trình tự thờigian mà người quản lý cần nắm được để thực hiện quản lý, điều hành, giám sáttrong suốt vòng đời dự án Khi một bản quy trình quản lý dự án được đưa ra,các thành viên tham gia, các bên liên quan hiểu được nhiệm vụ nào thuộc tráchnhiệm của mình, nhiệm vụ nào cần cùng các thành viên khác phối hợp để tạonên một dự án thành công
Hình 1.1 - 1: Mô hình quy trình quản lý dự ánTrong quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn cơ bản sau:
Giai đoạn 1: Khởi động dự án
Điểm bắt đầu của mọi dự án dù ở quy mô hay lĩnh vực nào cũng sẽ làbước khởi động dự án Giai đoạn này nhằm mục đích làm nổi bật mục tiêu, tầmnhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn cùng đội nhóm muốn hoànthành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan Do đó, giaiđoạn khởi động cần có điều lệ dự án cũng như sổ đăng ký cho các bên cùnghợp tác triển khai và liên quan mật thiết tới dự án
Vậy trước tiên, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều lệ dự án Xây dựng điều
lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, tài liệu này cho phép sựtồn tại, hoạt động của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền
áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án Bản điều
lệ dự án sẽ trả lời cho các câu hỏi trong quy trình quản trị dự án, bao gồm một
số nội dung:
Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
Các bên liên quan tới dự án là ai?
Rủi ro cần xác định của dự án
Những lợi ích sẽ thu được từ dự án
Tổng quan về ngân sách dự án
Trang 8Có rất nhiều vấn đề cần xác định và làm rõ trong quá trình khởi đầu của
dự án, vậy nên cần chia nhỏ các ý trong từng câu hỏi để khoanh vùng chính xácviệc cần làm:
Tình trạng kinh doanh: tình trạng kinh doanh là một phần quan trọng
để bạn dễ dàng chứng minh tính cần thiết của dự án
Phạm vi dự án: bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mụctiêu dự án cụ thể, như: khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm
vụ, thời hạn và chi phí của dự án
Sự phân phối: những sản phẩm có thể phân phối là hàng hóa hoặc dịch
Lịch trình: phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ
về thời điểm chúng được hoàn thành
Ngân sách ước tính: đây là một trong những nội dung bắt buộc cần thểhiện trong điều lệ dự án
Sự phụ thuộc cho thấy mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, các cá nhânthực thi dự án
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch
Sau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản
lý dự án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đếnhồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chínhthức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án
Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặtmục tiêu cho dự án Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng hai phương phápphổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART vàCLEAR
Phương pháp lập kế hoạch dự án SMART
SMART là viết tắt của S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Cóthể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp)
và T – Time-bound (Thời hạn)
Specific – Các mục tiêu cần trả lời được các câu hỏi cụ thể như dự ánđược thực hiện cho sản phẩm dịch vụ gì, diễn ra ở đâu, khi nào, ngườitham gia là ai,…
Measurable – Tạo ra thước đo để đo lường kết quả thực hiện bằng cáchđưa ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường bằng con số cụ thể
Achievable – Những mục tiêu đã đưa ra có thể đạt được với nguồn lực,thời gian hiện có hay không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc,
Trang 9hãy xét đến khả năng giới hạn của bản thân cũng như các nguồn lực đểđưa ra mục tiêu có tính khả thi.
Relevant – mục tiêu của dự án cần có tính thực tế, phù hợp với nhữngviệc liên quan Ví dụ lên kế hoạch dự án marketing sản phẩm cần phùhợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh của công ty trongcùng thời kỳ
Time-bound – Không quên đặt ra các mốc thời gian cụ thể để thực hiện
dự án Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần phác thảo công việc, thời gianphê duyệt công việc là khi nào… để kiểm soát thời gian, tiến độ
Với cách tiếp cận mới hơn của phương pháp CLEAR, việc tạo ra cácmục tiêu cần liên quan đến môi trường kinh doanh có nhịp độ ngày càng tăngnhanh như hiện nay
Giai đoạn 3: Triển khai dự án
Khi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các
kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai Giai đoạn nàythường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động)
Cuộc họp này nhằm mục đích nhóm của bạn giới thiệu về doanh nghiệp,đội nhóm mình, đồng thời trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ của kháchhàng cũng như khả năng thành công của dự án khi kết thúc
Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện tronggiai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, gồm:
Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
Chỉ định nguồn lực cho dự án
Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
Thiết lập hệ thống theo dõi
Giao nhiệm vụ
Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết Đây là bướcquan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án
Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giá
Giai đoạn theo dõi và đánh giá dễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra sovới giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiểm soát các công đoạn của dự
án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án
Dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần trách nhiệmcủa nhân viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việcsâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu quả vận hành của dự án
Giám sát và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo rằng dự án đang tiến triểnđúng hướng với kế hoạch ban đầu đặt ra Các nhà quản lý dự án có thể sử dụngcác công cụ trực quan, mô hình quản lý dự án để kiểm soát tiến độ, như nhưbiểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum,phần mềm quản lý dự án… để có thể hoàn thành công việc của mình dễ dàng
và hiệu quả
Trang 10Thời đại số 4.0 còn mang đến những công cụ đắc lực hơn thế nữa chocác nhà quản lý dự án Không chỉ là theo dõi, kiểm tra, đánh giá, người quản lý
dự án đôi khi “ba đầu sáu tay” tham gia trực tiếp vào mọi công việc từ bước lập
kế hoạch đến khi đóng dự án Phần mềm quản lý dự án chính là “cứu tinh” giúpngười quản lý trong việc lập kế hoạch – giao việc – cộng tác – theo dõi – đánhgiá tiến độ dự án và năng suất nhân viên
Giai đoạn 5: Đóng dự án
Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi nhóm bạn có thể
ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những thất bại, vẫn cònmột số nhiệm vụ người quản lý dự án cần hoàn thành Nếu giai đoạn lập kếhoạch được thực hiện tốt và khoa học, tại bước đóng dự án sẽ gặp nhiều thuậnlợi Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiếnhành ở giai đoạn đóng dự án gồm:
Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệuquả từng công việc, hạng mục của dự án
Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực,chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án haykhông, những nhân sự này cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếptheo
Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinhnghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự
án kế tiếp
Quyết toán: tất toán ngân sách dự án
1.2 Phần mềm quản lý dự án
1.2.1 Phần mềm miễn phí
Phần mềm Trello: Trello là một phần mềm để tổ chức các dự án với
bảng Kanban Với gói miễn phí cho phép không giới hạn người dùng và bảng,đây là một công cụ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Các freelancers có thể sửdụng Trello để lập kế hoạch cá nhân của họ trên bảng và các nhóm có thể sửdụng Trello để xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh của dự án với khả nănghiển thị ở mọi giai đoạn
Chúng ta có thể bắt đầu bằng cách tạo một bảng mới hoặc chọn mộtmẫu từ hàng chục template về tiếp thị, bán hàng, thiết kế, quản lý nhóm Sau đó,chúng ta sẽ thêm một số danh sách nhiệm vụ cho dự án (mỗi danh sách là mộtcột) và tùy chỉnh các danh sách đó với các bước trong quy trình làm việc của
dự án (ví dụ: việc cần làm (to do work), việc đang làm (on progressing) và đãhoàn thành (complete) hoặc dưới dạng các phần nhiệm vụ của dự án (ví dụ:phát triển, thiết kế và phân phối) Bạn có thể thêm nhiệm vụ mới dưới dạng thẻtrực quan trong mỗi cột - với nhãn, ngày hoàn thành, thành viên, danh sáchkiểm tra, hình ảnh, tệp đính kèm và nhận xét
Trang 11Khi bạn bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ, chỉ cần kéo các thẻ vào danhsách thích hợp Đây là cách quản lý theo phương pháp Kanban Bạn có thể theodõi tất cả các nhận xét và nhiệm vụ đề cập đến bạn.
Đối với các tính năng khác, các tùy chọn Power-Up của Trello (hiệnđược cung cấp ngay cả trên gói miễn phí) cho phép bạn xem các công việc trênlịch, thêm các tùy chọn voting cho các công việc, tự động xóa các công việc cũ
và hơn thế nữa Bạn có thể tạo bảng Trello cho mọi thứ - như nhiệm vụ cá nhân
và công việc - để hoàn thành công việc theo cách phù hợp nhất với nhu cầu củabạn
Phần mềm Asana:
Hình 1.2 - 1: Giao diện sử dụng AsanaDanh sách việc cần làm của bạn cũng rất cần thêm một vài tính năng đểquản lý chúng và Asana cung cấp điều đó Đây là một công cụ quản lý dự áncho phép bạn chia nhỏ các dự án thành các phần và danh sách phụ, cùng vớicác bảng điều khiển để xem bao nhiêu phần trăm của dự án đã được hoàn thành.Bạn có thể thêm công việc và sắp xếp các công việc đã hoàn thành Với cáctính năng cộng tác chung, bạn sẽ cần làm việc theo nhóm để phân tách côngviệc
Đối với các nhiệm vụ cá nhân của bạn - hoặc những việc trong côngviệc không nằm trong dự án nhưng có liên quan đến một cá nhân mà bạn phụtrách - bạn có thể tạo thêm danh sách trong Asana mà chỉ được chia sẻ vớinhững người cụ thể Các nhiệm vụ được giao của riêng bạn cũng sẽ hiển thịtrong chế độ xem “My Task” để bạn có thể xem nhanh những việc bạn cầnthực hiện
Bên cạnh hai phần mềm được giới thiệu trên, còn khá nhiều các phầnmềm quản lý dự án cho phép sử dụng miễn phí như ClickUp, Wrike, Paymo,Airtable, GoodDay,…
1.2.2 Phần mềm có bản quyền
Trang 12Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project:
Phát triển bởi Microsoft giúp phần mềm quản lý dự án MicrosoftProject khăng định được mức độ hoàn thiện, khả năng đáp ứng tốt cho nhu cầucủa người dùng khi đưa vào sử dụng Việc quản lý mọi dự án từ nhỏ tới lớn đềuđược hỗ trợ tốt, đem lại hiệu quả cao nhờ vào Microsoft Project
Hình 1.2 - 2:Giao diện sử dụng MS ProjectHoàn thiện với giao diện trực quan, nhiều tính năng nổi bật giúp việc hỗtrợ cho công việc được tiến hành tốt Trong đó các tính năng nổi bật phải kể tớinhư tạo dựng kế hoạch, phân chia tài nguyên, hay thực hiện quản lý tiến độ,…đều được cung cấp đầy đủ Đặc biệt, với các dự án công nghệ thì việc ứng dụngphần mềm Microsoft Project luôn được đánh giá cao, mang tới sự phù hợp vàlợi ích lớn nhất
Phần mềm quản lý dự án Basecamp:
Khi tìm hiểu về các phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất hiện naykhông thể bỏ qua Basecamp Được đưa vào sử dụng phổ biến với nhiều ưuđiểm nổi bật hỗ trợ cho xây dựng và quản lý dự án được tiến hành tốt Đầy đủcác tính năng hữu ích giúp việc quản lý dự án được thực hiện tốt, diễn ra thuậnlợi như mỗi người mong muốn như thảo luận nhóm, lập danh sách công việc,
tự động nhận bản tin cập nhật,… để việc quản lý và hoàn thành dự án có thểthực hiện hiệu quả
Trang 13Hình 1.2 - 3:Giao diện sử dụng Basecamp
CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 2.1 Sơ lược về phần mềm Microsoft Project
Microsoft project hay còn gọi là MSP đây chính là một trong nhữngứng dụng quản lý những dự án xây dựng và phát triển đưa ra bởi thị trườngMicrosoft Chương trình được thiết kế xây dựng nhằm hỗ trợ việc quản lý dự
án, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án Ngoài ra microsoftproject còn quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ quá trình hoạt động và số lượngcông việc
Tính năng của Microsoft project
Tạo ra kế hoạch cho những dự án và xác định được thời hạn cầnhoàn thành
Lập tiến độ thích hợp với những nhiệm vụ cần phải thực hiện
Phân bố rõ nguồn lực và những chi phí cho công tác
Cho phép điều chỉnh những chiến lược và thích hợp với thời gian
và chi phí theo thời hạn quy định
Quản lý dự án theo đúng tiến độ và chi phí nhưng phương phápEarned Value Method
Kiểm tra thông báo, dữ liệu theo nhiều phương pháp, lưu lại và lọc,
bố trí những thông báo dự án theo cách riêng
Hợp tác và chia sẻ những dữ liệu cho các thành viên trong nhóm đểtăng năng suất làm việc
Xây dựng và lập báo cáo chuyên nghiệp để trình bày với lãnh đạo,chủ đầu tư, tư vấn giám sát và bạn chỉ huy
2.2 Giao diện Microsoft Project
Để bắt đầu với MSP, trên giao diện màn hình destop click vào biểutượng Microsoft office project 2013 hoặc vào Start Microsoft Office Microsoftoffice project 2013
Trang 14Hình 2.2 - 1:Giao diện MSP trên màn hình destopGiao diện chính của MSP 2013:
Hình 2.2 - 2:Giao diện khi mới khởi động MSP
Trang 15Phần chính giao diện của Microsoft Project 2013 gồm có:
Thanh công cụ Quick Access: là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có
thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này
Hình 2.2 - 4: Thanh công cụ Quick Access
Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp
vào một nhóm
Hình 2.2 - 5: Ảnh minh họa về group của MSP
Thanh View label nằm dọc theo cạnh trái của giao diện chính thể hiện
kiểu giao diện mà bạn đang xem
Trang 16Hình 2.2 - 6: Thanh View label và khu vực view shortcut
Thanh trạng thái Status hiển thị chế độ mà bạn đang sử dụng là tự
động (Auto) hay bằng tay (Manually) Menu shorcut và thanh công cụ mini sẽhiển thị khi bạn click phải vào một thành phần nào đó trong dự án của bạn
Hình 2.2 - 7: Thanh trạng thái Status
Backstage là một thành phần mới trong các sản phẩm Office 2016 giúp
bạn có thể quản lý tập tin cũng như thiết lập về Microsoft Project 2016.Backstage chứa các tùy chọn, chức năng chia sẻ, bên cạnh đó với các mở tậptin (Open), tạo mới (New) và lưu (Save)
Hình 2.2 - 8: Backstage
2.3 Các thao tác của Microsoft Project
2.3.1 Thiết lập dự án mới
Để khởi tạo một dự án mới, chúng ta cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Click vào Start > All Programs > Microsoft Office > MicrosoftProject 2013
Bước 2: Chọn vào File để mở giao diện Backstage
Bước 3: Click vào New
Trang 17Bước 4: Dưới mục Avaiable Template, chọn Blank project và chọn tiếpvào Create để tạo một dự án mới.
Bước 5: Trên tab Project, tại nhóm Properties, click vào ProjectInformation
Bước 6: Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án hoặc bạn có thểclick vào biểu tượng mũi tên để hiện thị lịch và chọn ngày trên lịch
Bước 7: Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoạiProject Information
Bước 8: Trên tab File, chọn Save để lưu lại tập tin dự án
Bước 9: Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọnthư mục lưu trữ dự án
2.3.2 Thiết lập thông tin cho dự án
Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phảithực hiện:
Thao tác 1: File - Info - Project Information - Advanced PropertiesNhập tên dự án, người quản lý, công ty… để dễ dàng kiểm soát và quảnlý
Hình 2.3 - 1: Thiết lập thông tin dự ánThao tác 2: File - Options - Schedule
Thiết lập thông tin cần thiết
