Hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cơ khí chính xác 11 – bộ quốc phòng

HTTTKT được đánh giá là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý không chỉ bởi vì nó cung cấp một phương pháp có tính kỷ luật trong việ

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO UBND TỈNH THANH HÓA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

NGUYỄN THỊ NGUYỆT

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ

CHÍNH XÁC 11 – BỘ QUỐC PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số : 834.03.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS,TS.Ngô Thị Thuận

THANH HÓA, NĂM 202

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này

là trung thực và độc lập của riêng tôi Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc

Thanh Hóa, ngày tháng năm 2021

Học viên

Nguyễn Thị Nguyệt

ii

LỜI CẢM ƠN

Với lòng kính trọng và sự tri ân sâu sắc, trước tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy, Cô Trường Đại học Hồng Đức đã trang bị cho tôi nhiều kiến thức quý báu trong suốt thời gian qua

Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS Ngô Thị Thuận đã hết

lòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ lúc định hướng chọn đề tài cũng như quá trình hoàn thiện nghiên cứu, Cô luôn động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi

để giúp tôi có thể hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp đã luôn quan tâm giúp đỡ, cung cấp rất nhiều số liệu, chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tế để giúp tôi có thể hoàn thành nghiên cứu này

Trân trọng!

Thanh Hóa, ngày tháng năm 2021

Học viên

Nguyễn Thị Nguyệt

iii

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG vi

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Dự kiến kết quả đạt được 4

6 Nội dung nghiên cứu 4

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 5

1.1.2 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 7

1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.4 Yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán 9

1.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 10

1.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 12

1.3.1 Hệ thống thu nhận thông tin kế toán 12

1.3.2 Hệ thống xử lý và cung cấp thông tin kế toán 18

1.3.3 Hệ thông lưu trữ thông tin kế toán 35

1.3.4 Hệ thống kiểm soát thông tin kế toán 36

1.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán 37

1.4 Yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 41

iv

1.4.1 Nhóm nhân tố khách quan 41

1.4.2 Nhóm nhân tố chủ quan 42

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHÍNH XÁC 11– BỘ QUỐC PHÒNG 44

2.1 Khái quát về Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 44 2.1.1 Thông tin về Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 44

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 44

2.1.3 Tổ chức bộ máy của Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 45

2.1.4 Khái quát tình hình tài chính của Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 46

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 49

2.2.1 Thực trạng thu nhận thông tin kế toán 49

2.2.2 Xử lý và cung cấp thông tin kế toán 53

2.2.3 Lưu trữ thông tin kế toán 57

2.2.4 Kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán 57

2.2.5 Tổ chức bộ mày kế toán tại công ty 59

2.3 Đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 61

2.3.1 Những kết quả đạt được 61

2.3.2 Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế 63

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ CHÍNH XÁC 11 – BỘ QUỐC PHÒNG 68

3.1 Định hướng phát triển tại Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 68

v

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty

TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 70

3.3.1 Hoàn thiện quá trình thu thập thông tin kế toán 70

3.3.2 Hoàn thiện quá trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán 71

3.3.3 Hoàn thiện tổ chức lưu trữ thông tin kế toán 75

3.3.4 Hoàn thiện tổ chức kiểm soát thông tin kế toán 77

3.3.5 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 78

3.4 Điều kiện thực hiện giải pháp 79

3.4.1 Về phía các cơ quan quản lý Nhà nước, Bộ Quốc Phòng 79

3.4.2 Về phía Công ty TNHH MTVcơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng 80 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 82

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

vi

DANH MỤC BẢNG

Hình 1.1 Quy trình thu thập thông tin đầu vào [5] 17 Hình 2.1 Tổ chức bộ máy của công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11- Bộ Quốc Phòng 46

Sơ đồ 1.1 Quy trình xử lý thông tin kế toán 23

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 60

Bảng 2.1: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty Z111 giai đoạn 2018-2020 47 Bảng 2.2: Đội ngũ lao động của Công ty Z111 giai đoạn 2018-2020 48 Bảng 2.3: Thống kê trình độ lao động của người lao động 48

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bối cảnh hội nhập kinh tế của Việt Nam hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với sức ép cạnh tranh của các đơn vị kinh doanh cùng ngành nghề trong nước và nước ngoài Các doanh nghiệp (DN) cần chủ động phát huy một cách hiệu quả nhất các nguồn lực hiện có và tận dụng tối đa những ảnh hưởng từ các chính sách hỗ trợ của Nhà nước để nâng cao khả năng cạnh tranh kinh tế trong định hướng phát triển của mình Để nâng cao năng lực hoạt động, năng lực cạnh tranh, nhà quản trị doanh nghiệp phải có năng lực quản lý, điều hành các hoạt động của DN, đảm bảo DN đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đề ra Để đạt được những điều đó, DN cần sử dụng các công cụ quản lý, trong đó có một công cụ hết sức quan trọng là hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) HTTTKT cung cấp những thông tin cần thiết về hoạt động kinh tế tài chính của DN một cách chính xác và kịp thời cho các đối tượng có nhu cầu Một HTTTKT hiệu quả được tổ chức hợp lý sẽ cung cấp những thông tin phù hợp, đáp ứng cao nhất nhu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng đối với

sự tồn tại và phát triển của mọi DN, trong đó có các DN sản xuất thiết bị và dụng cụ quốc phòng Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11– Bộ Quốc Phòng (gọi tắt là Công ty Z111) là một doanh nghiệp của Quân đội, sử dụng 100% nguồn vốn Quốc phòng Là doanh nghiệp Quân đội làm kinh tế, ngoài hàng hóa sản xuất theo chỉ tiêu giao của Bộ Quốc phòng, đơn vị còn luôn tìm kiếm sản xuất các mặt hàng khác theo nhu cầu của thị trường nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu người tiêu dùng Tuy nhiên, để phục vụ cho công tác hạch toán sản xuất kinh doanh, khâu tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11– Bộ Quốc Phòng vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng đầy đủ thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong việc điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là tổ chức thu thập dữ liệu thông

2

qua một số phương tiện, thiết bị kỹ thuật cũng như xử lý dữ liệu thu thập được nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và tin cậy cho công tác quản trị doanh nghiệp Hơn nữa, trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới ngày càng sâu rộng hiện nay, yêu cầu chất lượng thông tin kinh tế tài chính cần được thu nhận, xử lý một cách toàn diện, đầy đủ và kịp thời

Câu hỏi đặt ra cho những nhà quản trị doanh nghiệp là làm thế nào để xây dựng được HTTT kế toán phù hợp, cung cấp được các thông tin về tài chính kế toán đầy đủ, trung thực, kịp thời phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp Để góp phần trả lời câu hỏi nêu trên, tác giả chọn nghiên cứu đề tài

"Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng " làm luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung

Đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 - Bộ Quốc phòng

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

- Hệ thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến

hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng giai đoạn 2018-2020

- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán tại công ty

TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

3.2 Phạm vi nghiên cứu

3

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận, thực

trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

- Về không gian: Đề tài được nghiên cứu tại Công ty TNHH MTV cơ

khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

- Về thời gian: Dữ liệu thứ cấp phục vụ nghiên cứu đề tài này được thu

thập từ 2018 đến 2020; Các dữ liệu sơ cấp được thu thập năm 2021 Các giải pháp để xuất hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng đến năm 2025

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Các số liệu, tài liệu được thu thập thông qua việc thống kê, nghiên cứu các văn bản pháp luật của Nhà nước liên quan đến hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp; các tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng, website của công ty; báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị…

4.2 Phương pháp xử lý và tổng hợp dữ liệu: Các dữ liệu đã thu thập

được, sẽ kiểm tra lại và hiệu chỉnh nếu có sai sót, sau đó nhập vào máy tính với trợ giúp của phần mềm EXCEL Sử dụng các công cụ của phần mềm này thực hiện sắp xếp số liệu từ các báo cáo, sổ sách của Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng, tài liệu, thông tin trên báo chí và internet Các kết quả tổng hợp được trình bày theo các sơ đồ, bảng thống kê

4.3 Phương pháp phân tích thông tin: Nhằm đánh giá thực trạng hệ

thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng, luận văn sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp thống kê: Từ các số liệu thu thập được do công ty Z111

cung cấp, tiến hành thống kê lại để có các kết quả

4

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Từ các thông tin, số liệu,… thu

thập được, tiến hành phân tích và tổng hợp để có được các nhận xét, đánh giá

về vấn đề đề tài nghiên cứu

5 Dự kiến kết quả đạt được

+ Về lý luận: Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin

kế toán trong doanh nghiệp

+ Về thực tiễn: Làm rõ được thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại

công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

+ Đề xuất: Những giải pháp mang tính khả thi để hoàn thiện hệ thống

thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

6 Nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục Luận văn gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH

MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại

công ty TNHH MTV cơ khí chính xác 11 – Bộ Quốc Phòng

5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Trong những năm gần đây, sự phát triển của HTTTKT đã tạo thuận lợi cho các DN phát huy tối đa các nguồn lực của mình và tạo được lợi thế trong cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước Trong bối cảnh môi trường toàn cầu cũng như quốc gia thường xuyên biến động, thay đổi và không thể

dự đoán trươc, nhu cầu lớn đặt ra đối với các nhà quản lý DN là phải đưa ra được các quyết định phù hợp với tình hình thực tiễn trong từng giai đoạn cụ thể nhằm mang lại thành công cho DN Tuy nhiên, hiệu quả của các quyết định lại phụ thuộc không nhỏ vào mức độ chính xác và tin cậy của dòng thông tin được cung cấp bởi các HTTT có sẵn của DN HTTTKT được đánh giá là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý không chỉ bởi vì nó cung cấp một phương pháp có tính kỷ luật trong việc tập hợp và tổ chức thông tin giúp quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh mà nó còn giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn nhiệm vụ của mình khi ra quyết định [5], [7]

Thêm vào đó, trong những năm gần đây, HTTTKT có xu hướng trở thành một HTTT không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các dữ liệu và thông tin tài chính mà nó còn cung cấp cả những dữ liệu và thông tin có thể định lượng được và mô tả được nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định của người sử dụng thông tin một cách đa dạng Các thông tin do HTTTKT tạo ra cung cấp cho các cơ sở là vô cùng quý báu cho việc ra quyết định Do đó, HTTTKT là phương tiện để đưa ra các quyết định cuối cùng nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của DN Vì thế, mọi DN đều cần thiết phải duy trì một HTTTKT, bởi không một DN nào lại không phải ra quyết định trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

6

Như vậy, HTTTKT, với vai trò là một công cụ không thể thiếu trong việc ra quyết định, là một lĩnh vực không còn mới mẻ nhưng HTTTKT vẫn thu hút được sự quan tâm, chú ý của một lượng lớn các nhà nghiên cứu, các học viên cũng như các nhà quản lý DN và được xem như là một thành phần không thể thiếu trong sự thành công của DN Và kể từ khi ra đời cho đến thời điểm hiện nay, có một lượng tương đối lớn các công trình khoa học nghiên cứu về HTTTKT ở nhiều khía cạnh khác nhau Song để có thể hiểu toàn diện

và đầy đủ về HTTTKT thì trước hết cần phải tìm hiểu khái niệm của một số phạm trù có liên quan như hệ thống và hệ thống thông tin kế toán Bởi bên cạnh những đặc điểm riêng biệt của mình thì HTTTKT còn bao hàm trong nó

cả những đặc điểm của hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng

Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán:

Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt

động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức

Để cấu thành lên hệ thống có ba thành phần cơ bản: Các yếu tố đầu vào; Xử lý, chế biến và Các yếu tố đầu ra

Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và

phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong một tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép,

bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính, chu trình hoạt động của doanh nghiệp [6]

HTTTKT bao gồm sáu phần chính: con người, quy trình và hướng dẫn,

dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ

HTTTKT có các chức năng như ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài; hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; hoạch định và kiểm soát; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

7

Ta có thể hiểu thực chất của HTTTKT là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được được HTTTKT ghi nhận, phân tích, luân chuyển và lưu trữ Khi người sử dụng thông tin có yêu cầu, HTTTKT sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

1.1.2 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Các khái niệm HTTTKT đã cung cấp những đặc trưng mang bản chất của KT Theo Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015), để nghiên cứu được bản chất của HTTTKT trước hết cần nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT Mục tiêu của HTTTKT được xem là yếu tố quan trọng để HTTTKT thực hiện nhiệm vụ, do đó theo tác giả bản chất của HTTTKT được thể hiện qua mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT

Về mục tiêu: Đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài DN để phục vụ cho công việc của họ Theo mục đích sử dụng thông tin thì HTTTKT cung cấp thông tin tổng hợp cho các đối tượng bên ngoài DN và cung cấp các thông tin chi tiết, có tính dự báo cho các đối tượng bên trong DN Mục tiêu này cần đạt được bất kể DN thực hiện KT thủ công hay sử dụng phần mềm Để đạt được mục tiêu thì toàn bộ các khâu tổ chức

DL đầu vào, xử lý DL và cung cấp thông tin cần đảm bảo vận hành đúng với mục tiêu đặt ra Do phải đáp ứng yêu cầu thông tin của nhiều đối tượng khác nhau nên HTTTKT phải cung cấp được hệ thống các loại thông tin khác nhau,

có liên quan đến các bộ phận, hoạt động khác nhau của DN [5]

Về chức năng: HTTTKT cần hoàn thành theo 3 chức năng quan trọng là: (1) Thu thập, lưu trữ DL về các hoạt động, nguồn lực và các quá trình kinh doanh của DN; (2) Chuyển đổi DL thành thông tin phục vụ QL DN trong lập

kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá các hoạt động; (3) Cung cấp thông tin giúp kiểm soát nhằm bảo vệ tài sản của DN Tuy nhiên, các chức năng HTTTKT của DN phải nằm trong giới hạn của các hoạt động kinh tế có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của DN Về nhiệm vụ: HTTTKT là toàn bộ hệ

8

thống xử lý thông tin về hoạt động, nguồn lực của một DN Nguồn lực của

DN bao gồm nguồn lực vật chất và cả con người [7]

Về đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của HTTTKT được xác định phụ thuộc vào mỗi cách tiếp cận, chẳng hạn tiếp cận theo phần hành KT (phần hành KT tiền, vật tư, ); theo chu trình (Chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi, ) Mặc dù có bản chất chung nhưng HTTTKT của mỗi DN có đặc trưng riêng do phụ thuộc vào quy mô hoạt động, đặc điểm, yêu cầu QL và đặc thù khác của DN Trong mọi trường hợp HTTTKT nằm trong mối quan hệ với các yếu tố QL và quyết định

1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Với một HTTTKT được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách trơn chu Với một HTTTKT thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh nghiệp Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong HTTTKT có thể được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại, từ đó có các định hướng và quyết định trong quản trị doanh nghiệp

Bên cạnh đó, HTTTKT có thể tự động hóa xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp và cung cấp, truy vấn thông tin trực tuyến một cách nhanh chóng, tự động lập các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị Từ các tác dụng đó, HTTTKT tác động vào hiệu quả quyết định của nhà quản lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm thiểu các gian lận và tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản lý [6]

HTTTKT có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính trong đơn vị, từ đó kết hợp được các nguồn lực trong doanh nghiệp, góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

Ngoài ra, một hệ HTTTKT khoa học giúp mọi người thực hiện các quy định các quy trình được thuận lợi, công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh những rắc rối, phức tạp, chồng chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện

Như vậy, trong quản trị kinh doanh, HTTTKT có vai trò đặc biệt quan trọng

1.1.4 Yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán

Không có một HTTTKT nào là hoàn toàn thành công hoặc hoàn toàn thất bại Sự thành công hay thất bại của HTTTKT chỉ mang tính tương đối Một HTTTKT được gọi là thành công nếu nó đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đặt ra cho hệ thống hệ thống thông tin kế toán trong bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào cũng đều phải đáp ứng được ba yêu cầu sau: (1) thông tin cung cấp phải tin cậy và kịp thời; (2) đáp ứng được nhu cầu thông tin của đơn vị; (3) thuận tiện cho người sử dụng hệ thống [6]

Thứ nhất: Thông tin cung cấp phải tin cậy và kịp thời

Yêu cầu đầu tiên của mỗi hệ thống thông tin kế toán là cần tạo ra các thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, trong đó tính tin cậy và tính kịp thời là hai yêu cầu cơ bản để đảm bảo cho tính hữu ích của thông tin

kế toán Trong một hệ thống kế toán, sai sót và gian lận là hai nguyên nhân chính dẫn tới thông tin cung cấp không đáng tin cậy Tuy nhiên, hệ thống kế toán trên máy vi tính có thể lại nảy sinh các khả năng của các loại sai sót khác

và dễ biến thành gian lận khi trong hệ thống kế toán có các nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp Chính vì vậy, một hệ thống kế toán thành công phải có

hệ thống kiểm soát nội bộ tương xứng nhằm phòng chống và phát hiện các sai sót và gian lận

Thông tin được coi là cung cấp kịp thời nếu người sử dụng có được thông tin ngay khi họ cần để ra quyết định Hệ thống kế toán thủ công và ngay

cả một số hệ thống kế toán trên máy vi tính khó có thể đáp ứng được yêu cầu

10

này Trong các hệ thống đó, thông tin kế toán được cập nhật hàng tuần, hoặc hàng tháng trong khi thông tin có thể được cần đến hàng ngày Để tránh được mâu thuẫn này, các hệ thống kế toán cần được áp dụng các phương pháp xử lý nghiệp vụ hợp lý hơn, để đáp ứng nhu cầu của đối tượng sử dụng hệ thống

Thứ hai: Đáp ứng được nhu cầu thông tin của đơn vị

Nhu cầu thông tin kế toán của mỗi đơn vị rất đa dạng và linh hoạt tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị Một trong những yếu tố đảm bảo cho thành công cùa một hệ thống thông tin kế toán đó là hệ thống thông tin kế toán cần cung cấp thông tin có ý nghĩa và phù hợp với nhu cầu của các đối tượng sử dụng Các nhu cầu thông tin cùa đơn vị cũng có sự biến đối không ngừng theo sự phát triển cùa đơn vị Điều này đặt ra nhiệm vụ cho hệ thống thông tin kế toán cũng cần có sự phát triển để đáp ứng được các nhu cầu thông tin đó Một hệ thống thông tin kế toán không nên chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin hiện tại mà cần phải đáp ứng cả các nhu cầu thông tin trong tương lai của đơn vị Việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán có thể tốn kém

về thời gian và tiền bạc, do đó mỗi hệ thống thông tin kế toán cần được xây dựng theo hướng “mở” đê có thể có ích trong một thời gian dài (nhiều năm) cho đơn vị [12]

Thứ ba: Thuận tiện cho người sử dụng hệ thống

Một hệ thống thông tin kế toán được coi là thành công nếu những người sử dụng hệ thống cảm thấy hài lòng đối với hệ thống Từ đội ngũ kế toán viên đến kế toán trưởng đều cảm thấy hài lòng trong tất cả các khâu công việc, từ nhập số liệu vào hệ thống xử lý số liệu đến việc soát xét các báo cáo của hệ thống kế toán trách nhiệm hay hệ thống dự toán Những người sử dụng cảm thấy hài lòng về hệ thống là một trong những yếu tố thể hiện hệ thống đã cung cấp thông tin tin cậy và kịp thời, đáp ứng được nhu cầu thông tin của đơn vị

1.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Thứ nhất, nguyên tắc kiểm soát: theo nguyên tắc này, hệ thống thông

tin kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát được Các thủ tục và quy trình của HTTTKT phải giúp các nhà quản lý theo dõi và điều khiển các hoạt động trong doanh nghiệp Mục đích của nguyên tắc này là để đảm bảo hệ thống kế toán đang làm việc đúng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận một cách chính xác

Rõ ràng, các nhà quản lý không thể giám sát tất cả các nhân viên và sai sót cũng như gian lận có thể xảy ra HTTTKT giúp nâng cao tính năng kiểm soát nội bộ để đảm bảo các lỗi trong kế toán được giảm thiểu, tài sản của công

ty được bảo vệ và nhân viên không thể gian lận HTTTKT được xây dựng tuân thủ theo nguyên tắc kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý không cần phải giám sát hoạt động mỗi nhân viên và tập trung vào việc quản lý các hoạt động kinh doanh [5], [6]

Thứ hai, nguyên tắc phù hợp: theo nguyên tắc này, xây dựng HTTTKT

phải cung cấp thông tin hữu ích, dễ hiểu, kịp thời và cần thiết cho việc ra quyết định Nếu không có sự phù hợp, thông tin không thể sử dụng và không thể tạo ra sự khác biệt trong các quyết định của nhà quản trị Cũng theo nguyên tắc này, khi thiết kế HTTTKT phải hài hòa với các yếu tố tổ chức và nhân lực của doanh nghiệp Nó phải phù hợp với các đặc điểm đặc thù của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm

và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, về phương thức kinh doanh, mô hình quản lý Khi xây dựng HTTTKT phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của doanh nghiệp, không áp dụng một cách dập khuôn, máy móc cùng một HTTTKT cho tất cả các đơn vị mà phải triển khai tổ chức HTTTKT phù hợp

12

với từng điều kiện cụ thể Xây dựng HTTTKT phải phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, với trình độ chuyên môn, trình độ trang bị công nghệ Phải đảm bảo tính hiệu quả của HTTTKT và phát huy đầy đủ vai trò của HTTTKT trong quản lý doanh nghiệp Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn được hiểu rằng một HTTTKT nên được xây dựng thích ứng với những thay đổi có khả năng phát sinh trong tương lai gần của doanh nghiệp Theo thời gian, khi quy mô của doanh nghiệp mở rộng, khối lượng giao dịch tăng lên, các yêu cầu kiểm soát mới phát sinh , HTTTKT vẫn phải đáp ứng được những thay đổi này

Thứ ba, nguyên tắc tiết kiệm - hiệu quả: khi xây dựng HTTTKT phải

đảm bảo tính hiệu quả, lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí của nó Chi phí

đó có thể là hữu hình hoặc vô hình Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay, mọi hoạt động đều phải tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả, có nghĩa là tổ chức một cách khoa học, hợp lý sao cho kết quả của HTTTKT là tạo ra các thông tin hữu dụng mà chi phí bỏ ra là thấp nhất HTTTKT phải được xây dựng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp trong một thời gian tương đối [4]

Trên đây là những nguyên tắc cơ bản khi xây dựng HTTTKT Trong quá trình triển khai tổ chức HTTTKT, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức HTTTKT khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào những căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức HTTTKT

1.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

1.3.1 Hệ thống thu nhận thông tin kế toán

1.3.1.1 Thông tin đầu vào của hệ thống thu nhận thông tin kế toán

“Hệ thống thu nhận thông tin được hiểu là một hệ thống trong đó bao gồm các thủ tục được xác định trước bằng những phương pháp nhất định nhằm thu thập những thông tin hữu ích cho hệ thống” (Nguyễn Quang Thông – Trung tâm đào tạo công nghệ AVNet, 2009) Theo đó, hệ thống thu nhận

13

thông tin kế toán là hệ thống trong đó bao gồm các quy trình được xác định trước nhằm thu nhận thông tin kế toán hữu ích cho hệ thống đảm bảo chất lượng thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng Hơn nữa, hệ thống thu nhận thông tin kế toán là một hệ thống con vô cùng quan trọng trong HTTT

kế toán, nó có vai trò là nền tảng để tạo ra một CSDL chung cho hệ thống, quyết định đến tính đầy đủ, pháp lý, trung thực, khách quan và chất lượng của thông tin kế toán mà HTTTKT cung cấp

Thông tin kế toán trong DN là những thông tin ghi chép, phản ánh về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong DN Nó phản ánh đầy đủ các chu trình về nghiệp vụ của DN, bao gồm các chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính trong DN (Trương Văn Tú và Trần Thị Song Minh, 2020) Trong HTTTKT DN, xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau của các đối tượng sử dụng khác nhau bao gồm: thông tin kế toán tài chính (thông tin tài chính theo luật định chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN)

và thông tin kế toán quản trị (thông tin tài chính từ bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác trong hệ thống phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản trị) Theo đó, thông tin đầu vào của hệ thống bao gồm: thông tin quá khứ và thông tin tương lai (dự báo) được thu nhận có nguồn gốc từ bên trong hoặc bên ngoài DN Đồng thời, những thông tin này có thề được mô tả chi tiết theo mục tiêu, nội dung thông tin, bộ phận cung cấp [4], [7]

- Thông tin quá khứ: Thông tin thực hiện tại các bộ phận trong đơn vị

về tiêu dùng các nguồn lực; đánh giá hiệu quả kinh doanh, liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế cụ thể đã phát sinh trong DN qua các kỳ kế toán như: tình hình sử dụng vật tư, nhân công, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí, giá thành sản phẩm, hiệu quả kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận hoặc những thông tin có được từ việc phân tích, tổng hợp, đánh giá dựa trên dữ liệu

có sẵn như: năng lực hoạt động của máy móc thiết bị, trình độ tay nghề người lao động, hiệu quà kinh doanh các bộ phận phòng ban Những thông tin này

có thể phát sinh ở bộ phận kế toán hoặc các bộ phận khác như: bộ phận sản

14

xuất, bộ phận kinh doanh gọi là thông tin thực hiện, thu nhận vào hệ thống dưới dạng thông tin tổng hợp hoặc được phản ánh chi tiết Thông tin thực hiện qua nhiều kỳ là căn cứ để lập dự toán sản xuất kinh doanh, đồng thời là cơ sở

để kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp, lập báo cáo kế toán Ngoài ra, thông tin thực hiện được thu thập còn được tổng hợp, đánh giá, so sánh với thông tin

kế hoạch (thông tin dự toán) đế nhằm mục đích đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu và kiểm soát các hoạt động của từng bộ phận, từng cấp độ quản lý hay trong toàn DN [5]

- Thông tin dự báo: Thông tin liên quan đến huy động, sử dụng nguồn lực trong dài hạn, có thể liên quan đến việc thay đối chính sách, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, quy mô đơn vị, đầu tư cơ sở vật chất được tổng hợp từ khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, cơ quan quản lý Nhà nước Thông tin lập kế hoạch, dự toán như: định mức chi phí, dự toán chi phí, doanh thu, giá vốn; các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông tin chiến lược phát triển thị trường, thông tin chính sách bán hàng, thông tin đầu tư trang bị công nghệ, thông tin về giá cả thị trường Việc xây dựng, dự đoán được những thông tin tương lai lại dựa vào phần lớn những thông tin quá khứ

từ các nguồn thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp bên trong hoặc bên ngoài DN Trong đó, thông tin dự báo được ghi nhận chủ yếu thông qua các bộ phận chức năng của DN nhằm dự đoán tương lai về hoạt động SXKD như: mức giá, kế hoạch sản lượng, doanh thu ước tính, nhu cầu cùa thị trường về hình thức, mẫu mã sản phẩm, chất lượng sản phẩm, đối thủ cạnh tranh Ví dụ như báo cáo phòng thị trường về đơn giá thị trường tiêu thụ; phòng vật tư về giá

cả, cung ứng vật tư dự kiến; phòng nhân sự, tổ chức về chính sách tiền lương Những thông tin này có thể có những sai lệch nhất định so với thực

tế, nhưng nó là cơ sở quan trọng giúp DN nhận định được kết quà có thể có trong tương lai, giúp nhà quản trị đánh giá kiểm soát được nguồn lực và hoạt động của mình, ra các quyết định quản trị trong từng tình huống Cụ thể như: Thông tin về chi phí, thu nhập được coi là phù hợp trong từng tình huống ra

15

quyết định khi thông tin đó phải liên quan đến tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án cần được xem xét và lựa chọn; Thông tin về các nguồn lực - các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất được dự đoán bằng cách nhà quản trị xây dựng với các phương trình tuyến tính thể hiện mối quan hệ lợi nhuận, chi phí với các yếu tố nguồn lực, từ đó tìm phương án tối ưu để tối đa hóa lợi nhuận hoặc tối thiểu hóa chi phí…

Như vậy, những thông tin đầu vào của hệ thống được thu thập sẽ tạo một cơ sở dữ liệu Trong đó, dữ liệu kế toán là toàn bộ các số liệu, thông tin phục vụ cho việc xử lý thông tin kế toán trong hệ thống, nhằm cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng và trợ giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý

và điều hành DN Tùy thuộc vào trình độ ứng dụng công nghệ thông tin tại mỗi DN mà cơ sở dữ liệu có thể được quản lý tập trung hay phân tán Dù là hình thức nào, cơ sở dữ liệu được thiết lập là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo bao gồm việc phân loại, xử lý, tổ hợp theo yêu cầu sử dụng [6]

Nếu DN lập chứng từ thủ công nhưng có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Quá trình thu nhận thông tin kế toán sẽ được tiến hành bằng cách phân loại chứng từ kế toán thủ công, sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể Các dữ liệu sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu dưới dạng file vật lý

1.3.1.2 Phương tiện thực hiện thu nhận thông tin kế toán

Tùy thuộc vào nội dung thông tin thu thập là khác nhau, nên cách thức thu nhận với mỗi thông tin đó cũng khác nhau Trong đó, thông tin được ghi nhận thông qua các tài liệu khác nhau (tài liệu nguồn, tài liệu sản phẩm, tài liệu quay vòng) bằng những phương pháp thu nhận khác nhau

Do vậy, khác với nhiều lĩnh vực, thông tin kế toán ghi nhận được chuẩn hóa về mặt hình thức trên các vật mang tin và về tư cách được pháp lý hóa bởi Nhà nước Đó là những chứng từ kế toán được sử dụng để phản ánh các giao dịch xảy ra bên trong DN và bên ngoài DN, như: đơn đặt hàng, hợp

16

đồng, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ vừa là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ Chứng từ đóng vai trò là nguồn thông tin đầu vào rất quan trọng đối với HTTTKT Vì vậy, muốn thu nhận được thông tin kế toán thì cần phải thiết lập được hệ thống chứng từ kế toán phù hợp cho DN kể cả về mặt nội dung và hình thức [5]

Phương pháp thu thập thông tin của hệ thống cũng tương đối đa dạng Trong đó, phương pháp chủ yếu để thu nhận thông tin kế toán là phản ánh thông tin kế toán cần thu nhận lên chứng từ kế toán bằng hai cách chủ yếu là: ghi chép thủ công lên chứng từ giấy hoặc trong điều kiện ứng dụng CNTT, sử dụng hệ thống máy vi tính được trang bi các PMKT hoặc phần mềm quản lý kết hợp với hệ thống mạng xử lý từ xa hoặc mạng xử lý phân bổ đề kết nối dữ liệu giữa các máy tính trong cùng hệ thống để hỗ trợ cho công tác thu nhận thông tin lên chứng từ hoặc sử dụng hệ thống chứng từ điện tử

1.3.1.3 Bộ phận thu nhận thông tin kế toán

Các đầu mối thu nhận thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống thu nhận thông tin kế toán Các giao dịch nguồn xảy ra ở các quy trình khác nhau trong DN như: Quy trình mua hàng, quy trình tiền lương, quy trình sản xuất, quy trình tài chính… Từ đó, các giao dịch, nghiệp

vụ kinh tế có thể phát sinh ở tất cả các bộ phận khác nhau như: bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận cung ứng, bộ phận hành chính – nhân sự… và tất cả bộ phận trong đơn vị đều có thể liên quan đến việc thực hiện các nhiệm vụ đó Vì vậy, thu nhận ban đầu không hoàn toàn do kế toán thực hiện mà có thể do các đối tượng, bộ phận khác tiến hành phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Cơ cấu tổ chức, phân cấp chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong DN… Bộ phận kế toán đôi khi chỉ là bộ phận tiếp nhận thông tin đó để tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống Ví dụ bộ phận hành chính – nhân sự theo dõi tình hình lao động trong đơn vị, lập bảng chấm công, bảng

17

tính lương, hoặc ở bộ phận tổ, đội chấm công cho lao động trực tiếp sau đó chuyển về bộ phận kế toán để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, tổng hợp lập bảng phân bổ lương toàn DN Từ đó chuyển về cho các bộ phận có người lao động hưởng lương Hoặc bộ phận phòng kinh doanh chuyển tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng kết hợp cùng với người quản lý để lập các hợp đồng có liên quan… Ngoài ra, quá tình thu nhận thông tin kế toán còn phụ thuộc vào hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong DN Với hình thức bộ máy kế toán tập trung thì quá trình thu nhận thông tin đơn giản hơn, thu nhận thông tin tập trung chủ yếu trong nội bộ phòng kế toán Với hình thức phân tán hay hình thức vừa tập trung vừa phân tán, quá trình thu nhận thông tin được thực hiện trực tiếp cả ở bộ phận kế toán cấp dưới và bộ phận kế toán cấp trên, hoặc từ cấp dưới được chuyển lên bộ phận kế toán cấp trên Quá trình thu nhận thông tin kế toán được thể hiện qua sơ đồ:

Hình 1.1 Quy trình thu thập thông tin đầu vào [5]

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cơ sở dữ liệu chung được thiết lập

từ các đầu mối khác nhau trong DN sẽ được kiểm soát qua quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống bằng việc phân quyền truy cập với người sử dụng trực tiếp

hệ thống về các hoạt động khai báo, nhập liệu, người dùng được quyền xem,

Như vậy, thông tin đầu vào của hệ thống được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau trong DN qua phương tiện chủ yếu là chứng từ, các tài liệu kế toán có liên quan và các trong thiết bị khác Chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan có thể được lập và thực hiện ở những nơi khác nhau, dưới dạng khác nhau (chứng từ thủ công, chứng từ điện tử), với những quy trình khác nhau tùy thuộc vào bản chất của từng nghiệp vụ, giao dịch hoặc quy định của từng DN, bằng những phương pháp nhất định được ghi nhận vào hệ thống, tạo CSDL chung của hệ thống để tổng hợp, phân loại và xử lý theo mục đích

sử dụng

1.3.2 Hệ thống xử lý và cung cấp thông tin kế toán

1.3.2.1 Hệ thống xử lý thông tin kế toán

Hệ thống xử lý thông tin kế toán là một hệ thống bao gồm các phương pháp kế toán, chính sách kế toán được sử dụng để xử lý dữ liệu đầu vào của

hệ thống theo những mục tiêu nhất định phục vụ nhu cầu của đối tượng sử dụng thông tin [7]

a Mục tiêu xử lý thông tin kế toán

Mục tiêu chung: Quá trình xử lý thông tin kế toán là xử lý dữ liệu đầu vào đã thu thập theo nhu cầu để cung cấp những thông tin trung thực, khách

- Mục tiêu xử lý thông tin KTTC: KTTC có tính chất bắt buộc đối với các doanh nghiệp do Nhà nước quy định về hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo cụ thể… được ghi chép, xử lý bằng đơn vị tiền tệ phát sinh trong khoảng thời gian nhất định Do đó, mục tiêu của việc xử lý thông tin KTTC là:

+ Phục vụ cho nhu cầu thông tin của các chủ thể có liên quan ở bên ngoài DN (Nhà nước, ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp…) là chính

+ Thông tin được xử lý chủ yếu hướng tới là thông tin về các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra (thông tin quá khứ) về các loại tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động SXKD, luồng tiền của DN trong một thời kỳ nhất định

+ Thông tin sau khi được xử lý là những thông tin mang tính tổng hợp, biểu hiện bằng những chỉ tiêu tổng hợp cụ thể phản ánh trên các BCTC doanh nghiệp

- Mục tiêu xử lý thông tin KTQT: Khác với KTTC, KTQT có những khác biệt trong mục tiêu xử lý thông tin xuất phát từ nhu cầu của DN về hoạt động quản trị, do vậy không mang tính chất bắt buộc

+ Việc xử lý thông tin KTQT phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên trong DN: chủ sở hữu, ban giám đốc… trong công tác kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện hoạt động, ra quyết định quản trị, đổi mới, cải tiến công tác quản lý của DN

+ Thông tin thực hiện xử lý là những thông tin về các hoạt động đã diễn

ra Song, từ những thông tin này, có thể thiết lập các mô hình dự báo về kết quả của các quyết định đưa ra cho phép nhà quản trị thấy rõ mối quan hệ nhân – quả tương ứng với quyết định đưa ra Mỗi nội dung thông tin khi xử lý đều

20

hướng theo từng mục tiêu cụ thể của nhà quản trị như: việc phân loại chi phí theo nội dung, chức năng, mức độ hoạt động… với tác dụng giúp nhà quản trị lập dự toán chi phí, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, ra quyết định trong ngắn hạn…

+ Thông tin KTQT sau khi được xử lý thường là những thông tin chi tiết và hướng tới tương lai biểu hiện bằng các chỉ tiêu trên báo cáo quản trị nên rất cần thiết cho công tác dự báo và hoạch định tài chính

b Phương tiện xử lý thông tin kế toán

Nội dung thông tin được thu nhận, xử lý ở các bộ phận trong doanh nghiệp rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tượng quản lý khác nhau Để thuận lợi cho quá trình xử lý thông tin và lưu trữ thông tin đặc biệt trong điều kiện hệ thống thông tin được xử lý trên hệ thống phương tiện kỹ thuật hiện đại, các đối tượng này cần phải được mã hóa bằng một cách nhất định

* Mã hóa đối tượng quản lý

Theo TS Trần Thị Song Minh (2010) định nghĩa “Mã hóa là quá trình

sử dụng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý Hay nói cách khác mã hóa được hiểu là các ký tự hay chữ số được kết hợp với nhau theo một nguyên tắc có hệ thống, logic để phản ánh thông tin đối tượng được mã hóa” [6]

Mã hóa đối tượng quản lý nhằm mục đích: Tránh nhầm lẫn các đối tượng quản lý nói chung và đối tượng kế toán trong HTTT kế toán nói chung; Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng; Phân định và tổ chức các phần hành kế toán một cách khoa học Do đó, các đối tượng quản lý được mã hóa thống nhất tại các bộ phận khác nhau trong DN sẽ là điều kiện để dữ liệu từ các phần mềm quản lý khác nhau tích hợp vào CSDL chung và duy nhất của

hệ thống Cách thức mã hóa đối tượng quản lý được thực hiện như sau:

- Xác định các đối tượng quản lý cần mã hóa: mỗi đối tượng cần quản

lý là một đối tượng cần mã hóa

21

- Xác định các nội dung quản lý cần thu thập cho đối tượng mã hóa: căn cứ vào yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng chi tiết nhận dạng được trong giai đoạn phân tích hệ thống kế toán

- Xác định nội dung thể hiện trên bộ mã: bao gồm nội dung mô tả cho đối tượng và nội dung quản lý của đối tượng

- Lựa chọn phương pháp mã hóa phù hợp: bộ mã của các đối tượng quản lý thể hiện nhiều nội dung mô tả và quản lý, do đó trong bộ mã sẽ có nhiều nhóm mã liên quan đến nhiều nội dung mã hóa Có nhiều phương pháp

để thực hiện mã hóa các đối tượng quản lý trong DN:

sử dụng để xác định mã/ số chứng từ

Cách mã hóa này có ưu điểm là ngắn gọn, xây dựng rất dễ dàng, thuận lợi trong việc tạo mã tự động bằng máy tính Nhưng có nhược điểm là không gợi nhớ, không cho phép chèn thêm mã mới vào giữa hai mã cũ, không phân nhóm, khó khăn trong sử dụng, công tác tổng hợp, thống kê

+ Mã khối/nhóm

Theo phương pháp này, mã được phân thành các khối, mỗi khối có một

ý nghĩa hay thông tin về đối tượng được mã hóa Trong mỗi khối, mã được trình bày theo trình tự Ví dụ mã hóa sản phẩm của DN 001 - 199: mã hoá các loại sản phẩm; 200 - 299: mã hoá các loại chi tiết trên sản phẩm [7]

Cách mã hóa này phát triển hơn so với mã trình tự trong việc phân loại các đối tượng Tuy nhiên, có hạn chế là không có tính gợi nhớ, khó dự đoán được lượng đối tượng phát sinh trong tương lai

+ Mã tự kiểm

22

Theo phương pháp này, đối tượng được mã hóa bằng cách thêm vào bên phải mã đối tượng một vùng khoá kiểm tra Vùng khoá kiểm tra được tạo

ra từ chính mã đối tượng trước đó theo một thuật toán, công thức nào đó Ví

dụ mã sản phẩm gồm 2 nhóm, 6 số đầu là nhà sản xuất, 6 số sau là mã sản phẩm, hàng hóa: 934673-042659: Nhà sản xuất…, sản phẩm

Cách mã hóa này có ưu điểm giúp người quản lý, người dùng kiểm soát thông tin kế toán tốt hơn, phù hợp với công tác kế toán trên máy vi tính, máy

sẽ nhận diện được nếu nhập mã sai Nhưng theo cách mã hóa này cũng có nhược điểm độ dài bộ mã là khá lớn

+ Mã cây phân cấp

Mã một đối tượng được phân thành các nhóm ký tự có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ với nhau theo chiều từ trái qua phải Từ mã ban đầu của một đối tượng (đối tượng cấp trên), thêm một hoặc một nhóm kí tự về bên phải để được mã cho đối tượng mới (đối tượng cấp dưới) Ví dụ hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam: Mã hiệu tên tài khoản 112 là Tiền gửi ngân hàng Trong đó,

mã 1121 Tiền gửi ngân hàng bằng VNĐ…

Cách mã theo cây phân cấp có ưu điểm là linh hoạt, dễ sửa chữa, dễ phát triển bộ mã Tuy nhiên, phương pháp mã hóa này có nhược điểm là bộ

mã cồng kềnh nếu quản lý các đối tượng cần mức độ chi tiết cao

Tóm lại, mỗi phương pháp mã hóa đều có những ưu và nhược điểm riêng, tùy vào đặc điểm của đối tượng được mã hóa, đặc thù của DN cần chọn phương pháp mã hóa sao cho phù hợp, góp phần kiểm soát tốt thông tin trong

để xử lý thông tin đã phân loại theo mục đích và yêu cầu sử dụng [7]

* Xử lý thông tin kế toán tài chính

Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin KTTC của DN về mức độ trung thực và hợp lý của thông tin được cung cấp HTTT kế toán tài chính xử lý thông tin theo yêu cầu xác lập và trình bày thông tin trên BCTC Công cụ xử

lý chủ yếu là các chính sách KT, phương pháp TK KT và hình thức ghi sổ

KT Quy trình chung xử lý thông tin KTTC được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Quy trình xử lý thông tin kế toán

Nguồn: Tác giả tổng hợp trong quá trình nghiên cứu + Chính sách KT được coi là công cụ xử lý thông tin KTTC, trong đó

phương pháp đo lường là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong khâu xử lý Với công tác KT, việc đo lường các đối tượng KT: Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, CP, doanh thu, lợi nhuận là cơ sở để tiếp tục bước cập nhật, luân chuyển dữ liệu vào các tệp tin của cơ sở DLKT; chiết xuất sổ KT tổng hợp,

KT chi tiết và BCTC Đối với QL trong nội bộ DN, thông tin đo lường các đối tượng KT là cơ sở để kiểm tra, giám sát, đánh giá sự vận động của tài sản, nguồn vốn trong quá trình kinh doanh của DN Đối với người ngoài DN,

24

thông tin đo lường là cơ sở để đánh giá tình hình tài chính qua một kỳ kinh doanh nhất định Việc đo lường đối tượng KT cần đảm bảo các yêu cầu về tính tin cậy của đo lường, ước tính KT hợp lý và có tính nhất quán

+ Phương pháp tài khoản kế toán

Nếu chính sách KT ảnh hưởng trực tiếp việc xử lý DL thành các thông tin về mặt giá trị; thì phương pháp TK dùng để phân loại và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán, từng loại hoạt động kinh doanh vào TK KT Do đó, thiết lập hệ thống TKKT phục vụ cho quá trình xử lý thông tin là yếu tố rất quan trọng [12]

Một vấn đề khác, KT cần quan tâm đến tình hình thực tế phát sinh vào thời điểm cuối kỳ để thực hiện xử lý các trường hợp liên quan nhờ tiếp tục phân bổ CP cho kỳ này, khấu hao tài sản cố định, lập dự phòng các khoản tổn thất tài sản Có những trường hợp phát sinh khác, trong bảng cân đối KT có các chỉ tiêu khoản phải thu ngắn hạn, dài hạn Nếu PM cho phép mã hóa TK chi tiết và biểu hiện dưới dạng sổ chi tiết theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng, thời hạn nợ, hạn mức tín dụng, PM tự động cập nhật số liệu vào các tệp tin liên quan Một số PM không có chức năng đó thì KT phải phân loại phải thu ngắn hạn, dài hạn dựa vào thời hạn nợ còn lại kể từ thời điểm lập BCTC để cập nhật vào phần mềm;

Như vậy, thiết kế danh mục TKKT là yếu tố rất cần thiết Các loại TK tổng hợp phải tuân thủ quy định, TK chi tiết cần vận dụng phương pháp mã hóa để mã hóa TK chi tiết phù hợp mục tiêu phục vụ lập BCTC, đồng thời đảm bảo tính kế thừa về thông tin của hệ thống KTQT

+ Sổ Kế toán

Tổ chức sổ KT chính là tổ chức hệ thống sổ KT tổng hợp, sổ KT chi tiết phục vụ cho lập BCTC TK KT được xem là công cụ trung gian để ghi nhận, xử lý thông tin KT vào hệ thống; cụ thể là các tệp tin và sau khi chiết xuất sẽ biểu hiện dưới dạng là các loại sổ tổng hợp và sổ chi tiết Số lượng các loại sổ cần mở phù hợp với các TKKT trong danh mục

25

* Xử lý thông tin kế toán quản trị

Quá trình xử lý thông tin KTQT gắn liền với nhu cầu quản trị theo các chức năng: hoạch định chiến lược, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; kiểm tra, kiểm soát; ra quyết định

- Xử lý thông tin KTQT phục vụ chức năng lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, nhu cầu thông tin của các nhà quản trị là thông tin

về lập kế hoạch SXKD bao gồm lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp

+ Lập kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là nhân tố giúp DN phát triển Xây dựng kế hoạch chiến lược cho DN chính là để thực hiện tầm nhìn, mục tiêu trong tương lai của DN Vì vậy, thiếu một chiến lược phát triển phù hợp thì mục tiêu của DN rất khó thực hiện Xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch chiến lược bao gồm

ba dạng: chiến lược cấp doanh nghiệp, chiến lược cấp đơn vị kinh doanh và chiến lược cấp chức năng Xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch chiến lược cấp DN là tính toán, phân bổ các nguồn lực hiện có, có thể huy động trong

DN – là cơ sở để xác định, đánh giá hiệu quả kinh doanh của DN, định hướng phát triển DN trong dài hạn Xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch chiến lược cấp đơn vị kinh doanh và chiến lược cấp chức năng là phân tích thông tin liên quan đến hiệu quả kinh doanh của các bộ phận – là cơ sở để xây dựng chiến lược, phương thức, quy mô hoạt động của các bộ phận chức năng trong đơn vị… tư vấn cho nhà quản trị DN liên quan đến các quyết định đầu tư

+ Lập kế hoạch tác nghiệp

Trong giai đoạn này, việc xử lý thông tin tập trung chủ yếu phục vụ lập

dự toán Dự toán là những dự kiến chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng tài sản, các nguồn lực khác theo định kỳ và được biểu diễn một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị (Nguyễn Năng Phúc, 2008) Dự toán có ý nghĩa quan trọng với DN: (i) Cung cấp cho nhà quản trị DN những thông tin có hệ thống về kế hoạch SXKD (ii) Cung cấp mục tiêu xác định để đánh giá thực

26

hiện mục tiêu đó (iii) Giúp nhà quản trị các cấp phát hiện những khâu sản xuất yếu kém (iv) Đảm bảo kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của cả DN

- Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng tổ chức thực hiện

Dữ liệu được sử dụng để xử lý phục vụ chức năng này là những thông tin quá khứ được tiến hành thu thập của hệ thống thu nhận thông tin kế toán Tương tự như xử lý thông tin KTTC, hệ thống cũng sử dụng phương pháp tính giá và phương pháp TKKT để thực hiện Trong DN, người điều hành các cấp luôn muốn nắm bắt thông tin để đánh giá tình hình hoạt động SXKD, kiểm soát tình hình hoạt động của đơn vị so với kế hoạch đặt ra; tình hình thực hiện của từng bộ phận hoạt động… Từ đó đánh giá kết quả đạt được do các yếu tố nào và biện pháp để thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý

Tuy nhiên, quá trình xử lý thông tin KTQT khi sử dụng phương pháp tính giá và phương pháp TKKT cũng có sự khác biệt so với xử lý thông tin KTTC [5]

Phương pháp tính giá: Khi thực hiện đều tuân thủ theo nguyên tắc và

trình tự tính giá của kế toán nói chung Mặc dù vậy, do mục đích sử dụng thông tin của KTQT là hướng đến mục tiêu ra quyết định quản trị nên nguyên tắc và trình tự tính giá mang tính chất riêng

Cụ thể: Trong việc phân bổ chi phí chung cho các loại đối tượng cần quản trị hoặc việc lựa chọn các tiêu thức phân loại chi phí khác nhau để phục

vụ mục đích quản trị trong từng trường hợp như: phân loại theo mức độ hoạt động để xác định điểm hòa vốn, xác định kết quả bộ phận…; Phương pháp xác định chi phí để cung cấp thông tin về tình hình thực hiện chi phí Phụ thuộc vào đặc điểm SXKD, đặc điểm sản phẩm, phương pháp xác định chi phí gồm: phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng và phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, phương pháp xác định chi phí theo chu kỳ sống của sản phẩm Hơn nữa, việc xử lý thông tin KTQT có thể sử

27

dụng các thước đo khác ngoài thước đo tiền tệ để thực hiện cung cấp thông tin

Phương pháp tài khoản kế toán: Phân loại thông tin KTQT được thực

hiện dựa vào đối tượng được quản trị thường là chi tiết, tỉ mỉ Do đó, TKKT

sử dụng chủ yếu các tài khoản chi tiết mà mỗi DN tự xây dựng dựa trên hệ thống TKKT chung thống nhất căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể từng đối tượng chi tiết Từ đó hệ thống sổ kế toán sử dụng để hệ thống hóa thông tin phục vụ quản lý cũng sử dụng chủ yếu là sổ chi tiết theo các đối tượng cần quản lý và theo từng chỉ tiêu cụ thể Các chỉ tiêu phản ánh trong sổ phải đảm bảo cung cấp được những thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập BCQT và phân tích thường xuyên các chỉ tiêu kinh tế tài chính, số liệu đảm bảo đối chiếu được với dự toán, kế hoạch

- Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng kiểm tra, kiểm soát

Kiểm soát là một trong những chức năng quan trọng và có ý nghĩa lớn trong quá trình quản trị, giúp nhà quản trị nắm bắt được tiến trình thực hiện kế hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót tránh được những tổn thất cho DN

Thông tin xử lý để thực hiện chức năng này chủ yếu là thông tin về chi phí, giá thành sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận… được tổng hợp trên các báo cáo tình hình thực hiện Các phương pháp sử dụng bao gồm:

+ Phương pháp so sánh: so sánh tình hình thực tế về kết quả đạt được

tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng kiểm soát nên có thể biểu hiện dưới dạng định lượng hoặc định tính Tiêu chuẩn kiểm soát định lượng như: các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, dự toán về chi phí, số giờ máy hoạt động, số giờ công lao động… Tiêu chuẩn kiểm soát định tính như: mức độ nghiêm túc của người lao động, ý thức làm việc…

28

+ Phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: nhằm

xác định nguyên nhân, những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của các chỉ tiêu khi thực hiện so sánh để đề xuất giải pháp cho phù hợp với mục tiêu

+ Phương pháp kiểm soát thông qua trung tâm trách nhiệm: Hệ thống

trung tâm trách nhiệm có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các thông tin liên quan đến trách nhiệm của nhà quản lý các cấp trong tổ chức Tùy thuộc vào các trung tâm trách nhiệm khác nhau mà thông tin cung cấp có thể là: chi phí, thu nhập, kết quả hoạt động của từng bộ phận mà họ có trách nhiệm kiểm soát Mỗi trung tâm trách nhiệm thực hiện kiểm soát theo các cách khác nhau Cụ thể:

Trung tâm chi phí/ doanh thu: hiệu quả hoạt động thường được đánh

giá bằng việc so sánh giữa chi phí thực tế với chi phí dự toán hoặc doanh thu thực tế với doanh thu dự toán và phân tích các chênh lệch phát sinh, tìm ra nguyên nhân để giảm thiểu chi phí hoặc tăng doanh thu

Trung tâm lợi nhuận: hiệu quả hoạt động thường được đánh giá bằng

dữ liệu phản ánh trên BCKQKD thực hiện và BCKQKD dự toán

Trung tâm đầu tư: hiệu quả của trung tâm này được đánh giá thông qua

các thước đo: tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) và lợi nhuận còn lại (RI)

- Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng ra quyết định

Ra quyết định là một chức năng vô cùng quan trọng của nhà quản trị trong doanh nghiệp, trong đó ác quyết định bao gồm: quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn

Quyết định ngắn hạn là loại quyết định chỉ liên quan đến một kỳ kế toán hay một thời gian ngắn Mỗi quyết định ngắn hạn sẽ ảnh hưởng đến thu nhập trong ngắn hạn nên thông thường nhà quản trị sẽ lựa chọn phương án với lợi nhuận thu được là cao hơn trong năm hoặc dưới một năm so với các phương án khác Hơn nữa, trong ngắn hạn nhà quản trị sẽ chỉ dựa vào năng lực sản xuất hiện có không cần thiết chú trọng đến việc đầu tư, mua sắm trang

bị thêm tài sản cố định để tăng năng lực sản xuất và năng lực hoạt động Do

độ rủi ro cao

Quá trình xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng ra quyết định là quá trình phân tích, đánh giá để tìm ra thông tin thích hợp cho từng loại quyết định cụ thể Để thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần có được thông tin

từ khâu hoạch định đến khâu kiểm soát, đồng thời tùy theo từng loại quyết định và lĩnh vực hoạt động của DN việc xử lý thông tin kế toán được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, thông tin được thu nhận sẽ tạo một CSDL kế toán của hệ thống để thực hiện xử lý theo mục đích sử dụng CSDL của hệ thống tồn tại là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở các thiết bị từ tính có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng Tùy thuộc vào mức độ hiện đại của phần mềm quản lý, phần mềm kế toán DN mà hệ thống phần mềm có thể cho phép tự động tính toán, xử lý dữ liệu (như tính lương, tính giá thành, phân bổ chi phí…) trong CSDL chung của DN [7]

c Bộ phận xử lý thông tin kế toán

Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động SXKD ở từng DN, đặc điểm tổ chức quản lý, quá trình xử lý thông tin của bộ phận kế toán tùy thuộc vào mô hình

tổ chức bộ máy KTQT trong DN và sự phân công công việc trong bộ phận kế toán nên bộ phận xử lý thông tin kế toán có sự khác nhau:

- Bộ phận xử lý tập trung: Bộ phận kế toán tiến hành xử lý dữ liệu theo phân công công việc trong nội bộ phòng kế toán Các kế toán viên thuộc các phần hành với KTTC hoặc từng nội dung công việc với KTQT thực hiện tiếp

30

nhận dữ liệu từ các bộ phận khác, hoặc từ các đội, xí nghiệp… hoặc chỉ nhập

dữ liệu lên hệ thống mà không tiến hành tổng hợp dữ liệu thuộc phần hành kế toán, nội dung công việc của mình Với dữ liệu đã nhập đầy đủ trên hệ thống (dữ liệu chung được nhập) kế toán tổng hợp tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển, tổng hợp dữ liệu cho từng phần hành và cho toàn DN đối với KTTC, hoặc tổng hợp dữ liệu theo nhu cầu quản trị để lập BCTC hoặc báo cáo quản trị theo yêu cầu

- Bộ phận xử lý phân tán: Kế toán tại các phần hành với KTTC hoặc từng nội dung công việc với KTQT ngoài việc tiếp nhận, nhập dữ liệu còn trực tiếp thực hiện tổng hợp dữ liệu liên quan đến phần hành, nội dung công việc của mình, từ đó số liệu tổng hợp trên hệ thống của các phần hành kế toán, nội dung công việc khác nhau sẽ là cơ sở để kế toán tổng hợp số liệu toàn DN lập BCTC hoặc báo cáo quản trị được tổng hợp theo từng nội dung theo nhu cầu quản trị

1.3.2.2 Hệ thống cung cấp thông tin kế toán

Hệ thống cung cấp thông tin kế toán là hệ thống trong đó bao gồm những thủ tục được xây dựng sẵn để thực hiện các thao tác (hoặc đặt lệnh trong trường hợp ứng dụng CNTT) của người sử dụng thông tin trong từng trường hợp cụ thể, cung cấp những thông tin kế toán có ích theo nhu cầu cho người sử dụng

a Chủ thể và nội dung thông tin được cung cấp

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin và thông tin cung cấp của hệ thống là thông tin KTTC hay KTQT, chủ thể được cung cấp thông tin bao gồm hai nhóm: chủ thể bên trong và chủ thể bên ngoài DN

- Chủ thể bên trong doanh nghiệp: Chủ thể bên trong DN bao gồm: nhà

quản trị các cấp, ban giám đốc điều hành Do mục đích quản trị là khác nhau nên nội dung thông tin cung cấp cho những đối tượng này cũng khác nhau và theo từng chức năng quản trị Cụ thể:

31

+ Nhà quản trị cấp cao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành… là những người quản trị chung tất cả các hoạt động kinh doanh của DN, thực hiện nhiệm vụ hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động của DN; Phê duyệt đường lối chính sách lớn trong doanh nghiệp; Phê duyệt cơ cấu tổ chức, các kế hoạch chương trình hành động lớn; Xác định nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt động theo yêu cầu công việc,… Do vậy, thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin khái quát chung toàn DN, mang tính chất chiến lược toàn DN

+ Nhà quản trị cấp trung gian: là những nhà quản trị đứng trên nhà quản trị cấp cơ sở và dưới nhà quản trị cấp cao Tùy thuộc vào loại hình tổ chức của DN, người làm quản trị ở cấp này có thể là: giám đốc công ty con, giám đốc chi nhánh, trưởng, phó phòng, ban,… Nội dung quản trị: thực hiện

tổ chức quản trị các hoạt động chức năng trong quyền hạn được phân công nhằm thực hiện chiến lược của DN như: đánh giá những khó khăn của các bộ phận trong phạm vi quản lý của mình; Xác định các hoạt động cần thiết phải thực hiện để đạt được kết quả, đề nghị những chương trình kế hoạch hành động của bộ phận và mô hình tổ chức thích hợp nhất để thực hiện công việc, lựa chọn nhân viên, giao công việc theo chức năng, báo cáo kết quả đạt được của các bộ phận lên cấp trên… Với những nhà quản trị cấp này, thông tin được cung cấp là những thông tin tổng hợp liên quan đến các bộ phận thuộc phạm vi quản lý

+ Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của quản trị trong cùng tổ chức gồm: đốc công, nhóm trưởng, chỉ huy trưởng công trình, dự án… Thực hiện quản trị quá trình làm việc, các hoạt động cụ thể hàng ngày của công nhân, nhân viên trong tổ, nhóm Thông tin cung cấp từ hệ thống với các đối tượng này là những thông tin chi tiết theo từng công việc, giao dịch, nghiệp vụ phát sinh hàng ngày trong bộ phận họ quản lý để giúp họ hướng dẫn, đốc thúc công việc trong những hoạt động hàng ngày để đưa đến sự hoàn thành mục tiêu chung toàn

32

DN Ví dụ: thông tin về chi phí sản xuất trực tiếp chi tiết theo từng khoản mục, theo dõi chi phí theo định phí, biến phí, mức tiêu hao các yếu tố đầu vào, khối lượng sản phẩm, năng suất lao động trong kỳ của từng bộ phận…

- Chủ thể bên ngoài doanh nghiệp: Nền kinh tế ngày càng phát triển,

cạnh tranh cũng ngày càng gay gắt, các DN mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng cường các hoạt động đầu tư không chỉ trong phạm vi DN mình mà có sự hợp tác giữa các DN Thông tin DN cung cấp không chỉ đảm bảo cho các đối tượng bên trong đơn vị để phục vụ mục đích quản trị mà thông tin còn phải đảm bảo cung cấp cho các chủ thể bên ngoài DN Theo K Naser (2003) có 7 nhóm người cần sử dụng thông tin BCTC thường niên của DN: nhà đầu tư cá nhân, tổ chức đầu tư, nhà phân tích kinh tế, bộ phận tín dụng ngân hàng, đại diện chính phủ, các tổ chức nghiên cứu và kiểm toán viên Theo Popa Adina

và Peters Ion (2008) đối tượng được cung cấp thông tin lại chia thành hai nhóm: nhóm có kiến thức chuyên môn như: môi giới chứng khoán, nhà phân tích tài chính, các quỹ đầu tư, nhóm này sử dụng thông tin để phân tích cho nhóm 2 Nhóm 2 là nhóm những người không có kiến thức chuyên môn: họ cần có sự giúp đỡ của nhóm 1 để hỗ trợ cho việc ra quyết định Tất cả các đối tượng này đều có nhu cầu nhiều thông tin hơn ngoài những giới hạn thông tin được công bố theo quy định Dưới áp lực này, nhà điều hành cần tự nguyện cung cấp thông tin mà họ tin rằng là hữu ích đối với các cổ đông [6]

b Phương tiện cung cấp thông tin kế toán

Thông tin được cung cấp theo nhu cầu bao gồm thông tin KTTC và thông tin KTQT dưới các dạng khác nhau mà công cụ chủ yếu là BCTC và BCQT hoặc bằng các cách thức cung cấp thông tin khác nhau linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức như: lời nói (hỏi - đáp), các lưu đồ, ấn phẩm qua báo chí, website của công ty, các thông báo hoặc trang thông tin của sở giao dịch chứng khoán, sàn giao dịch chứng khoán, công ty chứng khoán

- Phương tiện cung cấp thông tin kế toán tài chính

33

Thông tin KTTC chủ yếu cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên ngoài tổ chức nên cần phải đảm bảo yêu cầu thích hợp, trung thực, hợp lý Vì vậy, BCTC được lập theo những khuôn mẫu nhất định, tuân theo các quy định

về mặt pháp lý của một quốc gia Những thông tin mà BCTC trình bày phải phản ánh được quá khứ, hiện tại và tương lai BCTC phải hữu ích cho người

ra quyết định như nhà đầu tư hiện tại và nhà đầu tư tiềm năng, người cho vay,… Các quốc gia trên thế giới quy định rất rõ ràng bằng văn bản pháp luật

về việc công bố thông tin trình bày trên BCTC

Thông tin KTTC của DN cung cấp thể hiện trên BCTC Trong đó, xét theo nội dung thông tin, các loại báo cáo này gồm: Báo cáo phản ánh tình trạng tài chính doanh nghiệp, Báo cáo phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Báo cáo phản ánh tình hình sử dụng và tạo tiền của doanh nghiệp, Báo cáo thuyết minh tình hình tài chính

Kỳ lập báo cáo: Đối với các BCTC của DN phải lập vào cuối niên độ

kế toán, trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo theo kỳ kế toán khác thì DN phải lập theo kỳ kế toán đó như các đơn vị có lợi ích công chúng, các

DN Nhà nước phải lập BCTC hàng quý, hoặc các doanh nghiệp phải lập BCTC tại các thời điểm chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động…

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, phương tiện để thực hiện cung cấp thông tin KTTC chủ yếu hiện nay là trên nền máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm Khác với điều kiện thực hiện HTTT kế toán thủ công, HTTT kế toán trên nền máy tính dựa vào các phần mềm: sau khi dữ liệu về hoạt động SXKD

đã được xử lý và lưu trữ trên các tập tin nghiệp vụ Từ CSDL này, kế toán thực hiện tổng hợp, làm các bút toán kết chuyển cần thiết và bút toán điều chỉnh, thực hiện phân loại lại tài sản vào thời điểm cuối kỳ (nếu có) Phần mềm sẽ tự động tổng hợp, cập nhật dữ liệu lên các BCTC đã được định dạng sẵn

- Phương tiện cung cấp thông tin kế toán quản trị