Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện đa khoa tỉnh thanh hóa

Theo chế độ kế toán Việt Nam thì đơn vị sự nghiệp là: Đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBND TỈNH THANH HÓA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

VŨ THỊ TRANG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH THANH HÓA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8340301 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Chúc Anh Tú

THANH HÓA, NĂM 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam kết đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi được thực

hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Chúc Anh Tú

Số liệu được nêu trong luận văn là trung thực và có trích nguồn Kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa được công bố trong bất

kỳ công trình nghiên cứu nào khác

Thanh Hóa, tháng 3 năm 2021

Tác giả luận văn

Vũ Thị Trang

bị kiến thức cho tôi trong suốt quá trình học tập

Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, tôi xin trân trọng cảm ơn

PGS.TS Chúc Anh Tú người đã trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn khoa học và

tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp

đỡ nhiệt tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành luận văn

Do thời gian nghiên cứu có hạn, luận văn chắc hẳn không thể tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót, tác giả mong nhận được sự chỉ dẫn, góp ý của các thầy, cô giáo, bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Thanh Hóa, tháng 3 năm 2021

Tác giả luận văn

Vũ Thị Trang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG vii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ viii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Dự kiến kết quả đạt được 3

6 Kết cấu luận văn 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 4

1.1 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập 4

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập 4

1.1.2 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập 5

1.1.3 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập 6

1.2 Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập 9

1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán 9

1.2.2 Vai trò và yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị 11

1.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán 14

1.3.1 Hệ thống thu nhận thông tin kế toán 14

1.3.2 Hệ thống xử lý thông tin kế toán 19

1.3.3 Hệ thống cung cấp thông tin kế toán 28

1.3.4 Hệ thống kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán 35

Chương 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH THANH HÓA 39

2.1 Tổng quan về bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 39

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 39

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 40

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 42

2.1.4 Một số hoạt động và kết quả của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 42

2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 45

2.1.6 Đặc điểm cơ chế tài chính tại Bệnh viện 47

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 53

2.2.1 Thực trạng quá trình thu nhận thông tin kế toán 53

2.2.2 Thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán 61

2.2.3 Thực trạng quá trình cung cấp thông tin kế toán 67

2.2.4 Thực trạng quá trình kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán 69

2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 70

2.3.1 Ưu điểm 70

2.3.2 Hạn chế còn tồn tại 71

2.3.3 Nguyên nhân 75

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH THANH HÓA 76

3.1 Mục tiêu phát triển Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa đến

2025 76

3.2 Định hướng phát triển của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 78 3.3 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 81

3.3.1 Yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán 81

3.3.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán 82

3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 83

3.4.1 Hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán 83

3.4.2 Hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán 87

3.4.3 Hoàn thiện các thông tin kế toán cung cấp 92

3.4.4 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát thông tin kế toán 93

3.5 Kiến nghị 96

KẾT LUẬN 98

TÀI LIỆU THAM KHẢO 99

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Cơ cấu nguồn thu tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa giai

đoạn 2018-2020 49Bảng 2.2 Cơ cấu các nhiệm vụ chi của bệnh viện giai đoạn 2018-2020 52Bảng 2.3 Thông tin dự toán các nhiệm vụ chi của Bệnh việngiai đoạn

2021-2023 58Bảng 3.1: Bảng tổng hợp nội dung và nguồn thông tin thu thập 84Bảng 3.2 Thu nhận thông tin dự toán chi thanh toán cho cá nhân 86Bảng 3.3 Dự toán thu chi linh hoạt theo quy mô giường bệnh của một số

khoa trong 1 ngày 89

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ

Sơ đồ 1.1: Quy trình hệ thống thông tin kế toán 14

Sơ đồ 1.2: Quá trình kế toán 31

Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm soát thông tin kế trong hệ thống TTKT 37

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 42

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán trong Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 46 Sơ đồ 2.3 Trình tự thu nhận thông tin quá khứ tại bệnh viện 54

Sơ đồ 2.4 Nguồn thông tin xây dựng dự toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa 58

Đồ thị 2.1: Cơ cấu nguồn thu tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóagiai đoạn 2018-2020 50

Đồ thị 2.2: Cơ cấu các nhiệm vụ chi giai đoạn 2018-2020 53

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Đổi mới, phát triển để chăm sóc sức khỏe cho nhân dân là nhiệm vụ và trọng trách vô cùng to lớn của ngành Y tế Xác định mục tiêu đó, ngành Y tế phấn đấu luôn đảm bảo công bằng, không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động, trong đó việc phát triển và hoạt động có hiệu quả đối với các bệnh viện đặc biệt là hệ thống các bệnh viện công lập đã và đang là một vấn

đề được quan tâm đặc biệt của ngành Y tế Hệ thống y tế từ tỉnh đến trung tâm y tế được kiện toàn một bước, mạng lưới khám chữa bệnh đã được đầu tư nâng cấp và thực sự có những tiến bộ mới Hệ thống cung cấp các dịch vụ y tế được mở rộng, tỷ lệ người ốm được chăm sóc y tế đã tăng lên Công tác quản

lý đã chấn chỉnh một bước, nâng cao trách nhiệm, y đức của người thầy thuốc đối với bệnh nhân, nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh

Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc được sử dụng để tập hợp, xử

lí các dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin có ích cung cấp cho người sử dụng Tại các bệnh viện công lập, hệ thống thông tin kế toán sẽ không chỉ dừng lại ở việc hạch toán thu chi và quyết toán kinh phí, mà quan trọng hơn là phải cung cấp được các thông tin cần thiết cho các cấp lãnh đạo trong công tác điều hành hoạt động của từng bệnh viện một cách tối ưu, hiệu quả Song song với việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính theo yêu cầu của các cấp quản lý, hệ thống thông tin kế toán phải chú trọng công tác quản trị chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện Bên cạnh đó, hệ thống thông tin kế toán còn phải là một bộ phận không thể tách rời với hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện, là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện

Nằm trong hệ thống bệnh viện công lập của cả nước, những năm qua Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa, đã có những bước phát triển và nhiều thay đổi trong mô hình quản lý Bệnh viện đã chủ động cơ cấu lại bộ máy, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến nâng cao vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy hệ thống thông tin kế toán còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý của Bệnh viện Vì vậy tôi chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa” làm luận văn thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa

khoa tỉnh Thanh Hóa

Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Hệ thống thông tin kế toán

- Về không gian: Luận văn nghiên cứu tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa

- Về thời gian: từ 2018 - 2020

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: Các số liệu, tài liệu được thu thập

thông qua việc thống kê, nghiên cứu các văn bản pháp luật của Nhà nước liên quan đến quản lý tài chính, đến cơ chế tự chủ tài chính của các đơn vị sự nghiệp y tế công lập; các văn bản, báo cáo liên quan đến quản lý tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2018 - 2020; đề tài, các sách, tạp chí, các website có liên quan

Phương pháp so sánh

Luận văn tập hợp xử lý số liệu, để so sánh các số liệu trong cùng một thời điểm hoặc ở thời điểm khác nhau để tìm ra những nguyên nhân của những thay đổi giữa các thời điểm làm cơ sở để kiến nghị những giải pháp

Phương pháp tổng hợp

Là quá trình đối lập với phân tích hỗ trợ cho quá trinh phân tích để tìm ra cái chung cái khái quát Từ đó những kết quả phân tích từng bộ phận, phải tổng hợp lại để tìm ra được bản chất, quy luật vận động của đối tượng nghiên cứu

Phương pháp phân tích

Luận văn sử dụng phương pháp phân tích các khái niệm, kết quả của các nghiên cứu trước, từ đó sử dụng suy luận, quy nạp để nhận xét và gợi ý hoặc đề xuất giải pháp

5 Dự kiến kết quả đạt được

- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hoá và làm sáng tỏ các vấn đề

lý thuyết về hệ thống TTKT trong Bệnh viện

- Về mặt nghiên cứu thực tiễn: Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống TTKT trong Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa Từ đó, đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống TTKT đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài Bệnh viện tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa

6 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thanh Hóa

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập

1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập

Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý và điều hành mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội Với vai trò này, Nhà nước tiến hành tổ chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, gồm có cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp và cơ quan tư pháp và đơn vị sự nghiệp

Theo Điều 2 nghị định 16/2015/NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày 14/02/2015 Quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, thì đơn

vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ

quản lý nhà nước

Theo chế độ kế toán Việt Nam thì đơn vị sự nghiệp là: Đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn [6]

Trong giáo trình “Tài chính hành chính sự nghiệp”: đơn vị sự nghiệp công lập được hiểu là “các đơn vị có hoạt động cung ứng các hàng hóa, dịch

vụ công cho xã hội và các hàng hóa, dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục,

y tế văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông - lâm ngư nghiệp, kinh tế , nhằm duy trì hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Đặc tính chủ yếu của các đơn vị sự nghiệp là hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận,

mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính”

Về bản chất, cần hiểu đơn vị hành chính sự nghiệp là một từ ghép để phản ánh hai loại tổ chức khác biệt nhau: cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự nghiệp Trong đó, cơ quan hành chính Nhà nước là các cơ quan

quản lý Nhà nước từ Trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực (gồm các cơ quan quyền lực Nhà nước như Quốc hội, HĐND các cấp, Các cấp chính quyền như Chính phủ, UBND các cấp, Các cơ quan quản lý Nhà nước như các Bộ, Ban, Ngành ở Trung ương, các Sở, ban, ngành ở cấp Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, các phòng ban ở cấp huyện và các cơ quan tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân các cấp) Cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao Trong khi đó, các đơn vị sự nghiệp không phải là cơ quan quản lý Nhà nước mà là các tổ chức cung cấp các dịch vụ công về y tế, giáo dục đào tạo, văn hóa, thể thao, khoa học công nghệ… đáp ứng nhu cầu về phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe, nâng cao thể lực cho nhân dân, đáp ứng yêu cầu về đổi mới, phát triển kinh tế

xã hội của đất nước

Xuất phát từ những điểm khác biệt này, việc nhận định đâu là cơ quan hành chính Nhà nước và đâu là đơn vị sự nghiệp hết sức cần thiết, đặc biệt trong giai đoạn đổi mới cơ chế quản lý tài chính Nhà nước để nâng cao hiệu quả hoạt động của bản thân các tổ chức và đem lại lợi ích cho cộng đồng xã hội

Đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới nhằm tiết kiệm chi hành chính, tinh giảm bộ máy biên chế nhằm nâng cao chất lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục và nâng cao chất lượng, trình độ công tác chuyên môn của đội ngũ công chức Nhà nước

Đối với các đơn vị sự nghiệp, việc trao quyền chủ động, tự quyết, tự chịu trách nhiệm sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý đồng thời góp phần tăng thu nhập, phúc lợi cho người lao động

1.1.2 Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập

Các đơn vị sự nghiệp dù hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau nhưng đều

có chung đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập là

không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp tạo ra chủ yếu là những giá trị về tri thức, văn hoá, phát

minh, sức khoẻ, đạo đức, các giá trị về xã hội…Đại bộ phận các sản phẩm của đơn vị SNCL là sản phẩm có tính phục vụ không chỉ bó hẹp trong một ngành hoặc một lĩnh vực mà những sản phẩm đó khi tiêu dùng thường có tác dụng lan tỏa

Thứ hai, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập luôn gắn liền và

bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước Với chức năng của mình, Chính phủ luôn tổ chức, duy trì và đảm bảo hoạt động sự nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội Hoạt động sự nghiệp trong các đơn vị SNCL thường gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế xã hội như chương trình xoá mù chữ, chương trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng, chương trình dân số - kế hoạch hoá gia đình…Những chương trình mục tiêu quốc gia này chỉ có Nhà nước mới có thể thực hiện một cách triệt để và có hiệu quả, nếu để tư nhân thực hiện mục tiêu lợi nhuận sẽ lấn chiếm mục tiêu xã hội và dẫn đến hạn chế việc tiêu dùng sản phẩm hoạt động sự nghiệp từ đó kìm hãm sự phát triển của xã hội

Thứ ba, Hoạt động của đơn vị SNCL được trang trải từ nguồn kinh phí

ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp và từ các nguồn kinh phí do nhà nước quy định như từ các khoản thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, từ nguồn viện trợ, tài trợ, biếu, tặng, cho…theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp

Thứ tư, Sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp công lập là sản phẩm mang

lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp công lập tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức, xã hội,…Đây là những sản phẩm vô hình và có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng trên phạm vi rộng [7]

1.1.3 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý nhà nước,… mà các đơn vị sự nghiệp công lập được phân chia theo các tiêu thức khác nhau

a Nếu phân loại theo lĩnh vực hoạt động: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo bao gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân như các trường mầm non, tiểu học, trung học, các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trường trung học chuyên nghiệp, trường cao đẳng, đại học, học viện,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tin nghệ thuật bao gồm các đoàn nghệ thuật, nhà văn hóa thông tin, bảo tàng, trung tâm thông tin triển lãm, thư viện công cộng, đài phát thanh, truyền hình,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao bao gồm trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, các câu lạc bộ thể dục thể thao,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực kinh tế bao gồm các viện tư vấn, thiết kế, quy hoạch đô thị, nông thôn; các trung tâm nghiên cứu khoa học và ứng dụng về nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông, công nghiệp, địa chính,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm các

cơ sở khám chữa bệnh như các Bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các Bộ, ngành và địa phương; cơ sở khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu, trường đào tạo y dược; các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng, các trung tâm truyền thông giáo dục sức khỏe,…

b Nếu phân loại theo chủ thể quản lý thì đơn vị sự nghiệp công lập: Đơn vị

sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp công lập do Trung ương quản lý, bao gồm: Đài truyền hình Việt Nam, các bệnh viện, trường học do Trung ương quản lý, …;

- Đơn vị sự nghiệp công lập do địa phương quản lý, bao gồm: Đài truyền hình tỉnh, thành phố, các bệnh viện, trường học do địa phương quản lý,…;

c Nếu phân loại theo tính chất công cộng hay cá nhân của dịch vụ cung cấp: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng thuần túy

- Đơn vị sự nghiệp cung cấp các dịch vụ công cộng có tính chất cá nhân

d Nếu phân loại theo quan điểm về thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tại Nghị định

43/2006/CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động) là các đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp luôn ổn định nên bảo đảm được toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt động thường xuyên của đơn vị

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp

tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động) Đây là những đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, NSNN phải cấp một phần chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động)

Tuy nhiên, theo Nghị định 85/2012/CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ

về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập, các đơn vị sự nghiệp y tế công lập bao gồm:

+ Nhóm 1: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm được toàn bộ kinh phí kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí đầu tư phát triển

+ Nhóm 2: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm được toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên

+ Nhóm 3: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động thường xuyên

+ Nhóm 4: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp hoặc không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được giao do NSNN bảo đảm toàn bộ

Để đảm bảo hiệu quả quản lý nhà nước thì cần có sự phân loại các đơn

vị sự nghiệp công lập Bởi, khi phân loại sẽ giúp Nhà nước nắm bắt được đặc điểm, lĩnh vực hoạt động, tính chất hoạt động và mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập, từ đó xác định được những nhân tố ảnh hưởng đến

tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập để có hướng kiểm soát, quản lý và điều chỉnh đối với các đơn vị này [6]

1.2 Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị

sự nghiệp công lập

1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các chu trình chuẩn mà qua

đó dữ liệu được thu thập, xử lý và cung cấp cho người dùng Một hệ thống thông tin quản lý được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông tin

Xét theo thông tin bộ phận nghiệp vụ cung cấp thì hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống thông tin quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập

Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc mà một doanh nghiệp sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của mình để nó có thể được sử dụng bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính, kiểm toán viên, nhà quản

lý và cơ quan thuế

Các kế toán viên được đào tạo chuyên sâu làm việc chuyên sâu với hệ thống TTKT để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và lưu trữ tài chính của công ty, cũng như làm cho dữ liệu tài chính dễ dàng có sẵn cho những ai cần có quyền truy cập hợp pháp – tất cả trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu và bảo mật

Thành phần hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính: con người; thủ tục và hướng dẫn; dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ Cụ thể:

+ Con người

Những người trong hệ thống TTKT đơn giản là người dùng hệ thống Các chuyên gia có thể cần sử dụng hệ thống TTKT của một tổ chức bao gồm

kế toán, tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính

và kiểm toán viên Hệ thống TTKT giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau

Với hệ thống TTKT được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin tương tự Hệ thống TTKT cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết

Hệ thống TTKT nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người

sẽ sử dụng nó Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại, hiệu quả

+ Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống TTKT là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu Những phương pháp này đều là thủ công và tự động Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nguồn nội bộ (nhân viên, vật tư cho sản xuất) và các nguồn bên ngoài (các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng, hóa đơn mua hàng)

Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa thành phần mềm hệ thống TTKT – chúng cũng phải được „mã hóa‟ thành nhân viên thông qua tài liệu và đào tạo Để có hiệu quả, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán

+ Dữ liệu, phần mềm

Để lưu trữ thông tin, hệ thống TTKT phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu cũng như các định dạng đầu ra khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau

Dữ liệu chứa trong hệ thống TTKT là tất cả các thông tin tài chính phù hợp với thực tiễn kinh doanh của tổ chức Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến tài chính của công ty đều phải đi vào hệ thống TTKT

Loại dữ liệu được bao gồm trong hệ thống TTKT sẽ phụ thuộc vào bản chất của đơn vị, nhưng nó có thể bao gồm những điều sau đây: Đơn bán hàng;

báo cáo thanh toán của khách hàng; báo cáo phân tích bán hàng; yêu cầu mua hàng; hóa đơn của nhà cung cấp; kiểm tra sổ đăng ký; sổ cái chung; dữ liệu kiểm kê; thông tin biên chế; chấm công; thông tin về thuế

Để phần mềm khởi tạo và duy trì tốt thì dữ liệu phải hữu ích, dữ liệu phải đầy đủ, chính xác và có liên quan

+ Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Là phương thức để dữ liệu có thể

được phân tích xử lý một cách nhanh và hiệu quả nhất kịp thời sử dụng cho việc cung cấp thông tin qua các báo cáo kế toán và báo cáo như các khoản phải thu lão hóa, khấu hao/lịch khấu hao, số dư dùng thử, lãi và lỗ

+ Kiểm soát nội bộ: Thực hiện chức năng kiểm soát trong toàn bộ các khâu, bộ phận nội dung công việc kế toán

1.2.2 Vai trò và yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị

- Do tính chất và quy mô hoạt động của nhiều đơn vị ngày càng mở rộng dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chính tăng nhanh Điều này đã gây nhiều khó khăn trong công tác tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử

lý dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý

- Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết những khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho các tổ chức Vai trò chủ yếu của hệ thống TTKT là thu thập và lưu trữ các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức; Thống kê, tổng hợp, xử lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho đơn vị Hệ thống TTKT giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh quá trình phát triển của tổ chức

1.2.2.1 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống TTKT rất quan trọng cho tất cả các tổ chức bởi các tác động của nó đối với việc cải thiện quá trình ra quyết định thực hiện, chất lượng của thông tin kế toán, đánh giá hiệu suất, kiểm soát nội bộ và tạo điều kiện cho các giao dịch của đơn vị

Thứ nhất, hệ thống TTKT phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: Hệ

thống TTKT tạo điều kiện cho quá trình hoạt động kinh doanh và hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định bằng cách cung cấp các thông tin thiết yếu mà các nhà quản lý có thể sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị Quá trình ra quyết định là vấn đề lớn mà được rất nhiều sự chú ý của người quản lý và chiếm một phần lớn trong các hoạt động của

họ Nó được kết hợp chặt chẽ với các chức năng lập kế hoạch, bởi vì các hoạt động của kế hoạch chính là để đưa ra quyết định Các quyết định được phân theo ba mức độ mà tại đó các quyết định được thực hiện [8]:

- Quyết định chiến lược: là các quyết định do các nhà quản lý cấp cao nhất trong đơn vị thực hiện, có trách nhiệm lập kế hoạch dài hạn và các mục tiêu tổng thể của đơn vị

- Quyết định quản lý: là các quyết định chức năng được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp trung để tìm kiếm nguồn lực và tổ chức sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu của đơn vị Quá trình ra các quyết định quản lý được hỗ trợ thông qua hệ thống dự toán và các báo cáo quản trị như báo cáo trách nhiệm

- Quyết định hoạt động: là các quyết định được thực hiện bởi các nhà quản lý và các bộ phận tại cấp hoạt động thông qua hệ thống TTKT trong việc

xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp những thông tin đa dạng, chi tiết và chính xác để hỗ trợ các bộ phận này thực hiện các mục tiêu ngắn hạn của đơn vị

Thứ hai, hệ thống TTKT phục vụ cho các nhà đầu tư: Thông tin kế toán

được trình bày dưới dạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát, phản ánh một cách tổng hợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình hoạt động của đơn vị Thông tin do hệ thống TTKT cung cấp là căn cứ quan trọng để tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả các quá trình hoạt động của đơn vị, đồng thời là căn cứ quan trọng trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển những khả năng tiềm tàng và dự báo xu hướng phát triển trong tương lai của đơn vị

Thứ ba, hệ thống TTKT phục vụ quản lý giám sát của Nhà nước: Qua

kiểm tra, tổng hợp các số liệu kế toán, Nhà nước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị Từ đó đề ra các chính sách về đầu tư, thu thuế thích hợp cũng như hoạch định các chính sách, soạn thảo luật lệ và thực hiện các chức năng kiểm soát vĩ mô

1.2.2.2 Yêu cầu của hệ thống TTKT trong đơn vị sự nghiệp công lập

Nghiên cứu về yêu cầu đối với hệ thống TTKT trước hết phải xem xét

hệ thống TTKT đó cần đạt được mục tiêu gì, từ đó xây dựng hệ thống TTKT phù hợp để cung cấp các thông tin kế toán đạt được mục đích đề ra Như vậy, một hệ thống TTKT được coi là thành công nếu nó đáp ứng được hết các yêu cầu cơ bản sau [8]:

- Thông tin cung cấp phải có liên quan và phù hợp: Thông tin được cho là có liên quan nếu nó ảnh hưởng đến các quyết định Để có ích trong quá trình ra quyết định, thông tin phải có giá trị trong việc dự đoán và giá trị trong việc phản hồi Thông tin kế toán liên quan giúp người sử dụng không chỉ có những dự đoán về kết quả của quá khứ, hiện tại mà cả sự kiện tương lai của đơn vị

- Thông tin cung cấp phải tin cậy và kịp thời: Để có ích, thông tin phải đáng tin cậy cũng như liên quan Thông tin phải được tin tưởng và phụ thuộc vào người sử dụng cho một mục đích nhất định Trong hệ thống thông tin kế toán, sai sót và gian lận là hai nguyên nhân chính dẫn đến thông tin cung cấp không đáng tin cậy Chính vì vậy, một hệ thống thông tin kế toán thành công phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tương xứng nhằm chống và phát hiện các sai sót và gian lận Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thông tin kế toán phải được trình bày trung thực, chính xác, đầy đủ, khách quan và kiểm chứng được

Thông tin được coi là cung cấp kịp thời nếu người sử dụng có được thông tin ngay khi họ cần để ra quyết định

- Thông tin cung cấp phải so sánh được và nhất quán: Chất lượng thông tin cho phép người dùng có thể xác định những thay đổi trong các hiện tượng kinh tế trong một kỳ của một đơn vị, hoặc giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau

So sánh giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem xét đơn vị của họ hoạt động như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh Báo cáo kế toán sẽ so

sánh giữa các đơn vị để xác định điểm tương đồng và khác biệt Để có thể so sánh được, báo cáo kế toán phải nhất quán về thời gian lập, đơn vị đo lường

sử dụng và các tiêu chuẩn của báo cáo

- Thông tin kế toán phải dễ hiểu và thuận tiện cho người sử dụng: Các thông tin kế toán phải có chất lượng và có ý nghĩa kinh tế cho người sử dụng Thông tin kế toán phải đơn giản, dễ hiểu, không quá phức tạp để người sử dụng có thể sử dụng nó có hiệu quả nhất

1.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán

1.3.1 Hệ thống thu nhận thông tin kế toán

Theo tiến trình xử lý thông tin thì hệ thống TTKT bao gồm 4 quá trình: thu nhận, xử lý, cung cấp và kiểm soát thông tin Để TTKT thực sự có hiệu quả, cung cấp những thông tin có chất lượng, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thì nội dung kiểm soát thông tin đầu ra cũng vô cùng quan trọng, không thể thiếu Mỗi quá trình có các chức năng khác nhau trong tiến trình xử lý thông tin nhưng chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau và đều vì mục tiêu chung của hệ thống

Sơ đồ 1.1: Quy trình hệ thống thông tin kế toán

Thu nhận thông tin là giai đoạn khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán,

nó có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phải đảm bảo thông tin

Cung cấp thông tin

Kiểm soát thông tin

Thu nhận thông tin

Nhu cầu

thông tin

Chứng từ, tài liệu kế toán

Tài khoản, sổ sách kế toán

Báo cáo kế toán

Xử lý thông tin

cung cấp là thích hợp và đáng tin cậy Để thực hiện thu nhận thông tin một cách có hiệu quả phải thực hiện trên cơ sở xác định nội dung thông tin cần thu nhận, tìm nguồn thông tin để thu nhận và cách thức, phương pháp thu nhận thông tin để đáp ứng mục tiêu cung cấp thông tin cho những người sử dụng

a Nội dung thông tin thu nhận

Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sự nghiệp của đơn vị mà quá trình thu nhận thông tin có thể khác nhau Hay nói cách khác, nội dung thông tin quyết định quá trình thu nhận thông tin Có thể khái quát nội dung thông tin cần thu nhận trong một đơn vị kế toán ở góc độ chung nhất bao gồm: thông tin quá khứ và thông tin tương lai

- Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện): là nguồn thông tin được thu nhận từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn

vị như tình hình sử dụng vật tư, hoá chất, thuốc men, tài sản, máy móc, chi phí,… Những thông tin này phát sinh tại bộ phận kế toán và các bộ phận phòng ban chức năng, khoa phòng khám chữa bệnh Thông tin thực hiện là

cơ sở để tiến hành phân loại, tổng hợp, lập báo cáo kế toán Bên cạnh đó, thông tin thực hiện được thu thập sẽ được tổng hợp, phân loại, đánh giá và so sánh với thông tin kế hoạch hay thông tin dự toán để tìm ra những chênh lệch, sai sót, nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận Thông tin thực hiện là cơ sở để lập dự toán, đánh giá, kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị

- Thông tin tương lai (thông tin dự báo): là nguồn thông tin mà kế toán

có được thông qua chức năng dự đoán của KTQT như định mức chi phí, dự toán về tình hình phát sinh chi phí, doanh thu; các chỉ tiêu kế hoạch KCB… Thông tin tương lai còn được ghi nhận thông qua các bộ phận chức năng của đơn vị nhằm có được thông tin dự đoán tương lai về tình hình hoạt động sự nghiệp của đơn vị như thông tin về đầu tư trang thiết bị; thông tin chính sách của BHXH, thông tin về chính sách cấp ngân sách của nhà nước, thông tin về thay đổi giá thuốc và các hóa chất xét nghiệm trong tương lai ngắn hạn và dài hạn Thông tin tương lai có thể có những sai lệch nhất định so với thực tế, nhưng nó là những dự báo quan trọng giúp đơn vị nhận định được kết quả có thể có trong tương lai, từ đó giúp nhà quản trị đơn vị đánh giá kiểm soát

nguồn lực và hoạt động của mình, chủ động hơn và đưa ra các quyết định nhanh chóng trong từng tình huống cụ thể

Nguồn thông tin quá khứ và nguồn thông tin tương lai là nguồn thông tin đầu vào của quá trình hoạt động của hệ thống TTKT Đó là toàn bộ dữ liệu phục vụ cho việc xử lý thông tin kế toán trong hệ thống, nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng và giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý

Để hệ thống TTKT đạt hiệu quả cao thì quá trình thu nhận thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau: thích hợp, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đáng tin cậy

b Phương tiện thu nhận thông tin kế toán

Với những nội dung thông tin thu nhận khác nhau nên cách thức thu nhận thông tin cũng khác nhau Thông tin kế toán được ghi nhận thông qua các chứng từ kế toán, được sử dụng để phản ánh các giao dịch xảy ra bên trong và bên ngoài đơn vị như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn… Chứng từ là phương tiện minh chứng tính hợp pháp của nghiệp vụ và là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quá trình thu nhận thông tin đầu vào của hệ thống Vì vậy, đơn vị cần thiết lập hệ thống chứng từ đảm bảo phù hợp với các nhân tố tác động đến hệ thống TTKT, đồng thời cần phải bảo đảm yêu cầu chính xác, kịp thời và tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để có thể thu nhận thông tin một cách đầy đủ nhất cho hệ thống TTKT trong đơn vị

Phương tiện thu nhận thông tin kế toán chủ yếu bằng hai loại: chứng từ giấy hoặc các chứng từ điện tử

- Chứng từ giấy: được sử dụng trong đơn vị lập chứng từ thủ công nhưng có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Quá trình thu nhận thông tin kế toán được tiến hành bằng cách ghi chép thủ công lên chứng từ giấy, sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể Các

dữ liệu sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu máy tính dưới dạng các tệp, các file

- Chứng từ điện tử: được áp dụng trong điều kiện ứng dụng CNTT, đơn

vị có sử dụng phần mềm quản lý tổng thể Quá trình thu nhận thông tin kế

toán có sự kế thừa thông tin khi đã được nhập từ các bộ phận khác do sử dụng một cơ sở dữ liệu chung Chứng từ điện tử được lập dựa vào dữ liệu của các

bộ phận tiếp nhận tài liệu nguồn và được chuyển trong hệ thống bằng hệ thống mạng nội bộ của đơn vị Chứng từ điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý như chứng từ giấy do thông tin thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng

Chứng từ kế toán là nguồn thông tin rất quan trọng trong mỗi hệ thống TTKT Mỗi đơn vị cần phải xác định các danh mục chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị Khi xác định hệ thống chứng từ kế toán phục vụ cho quá trình thu nhận thông tin kế toán phải căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán mẫu đã được Nhà nước ban hành áp dụng cho các đơn vị, mẫu nào phù hợp thì đem áp dụng Hệ thống chứng từ kế toán phải phù hợp cho đơn vị cả về mặt nội dung và hình thức

Đối với quá trình thu nhận thông tin kế toán phục vụ KTQT, đơn vị có thể thiết kế các mẫu chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho nhu cầu quản lý riêng nội bộ của đơn vị Ngoài những thông tin thể hiện trên chứng từ kế toán ra thì đối với KTQT, những thông tin kế toán còn thể hiện trên những tài liệu do các bộ phận khác trong đơn vị cung cấp như những bản định mức, dự toán sản xuất, các bảng chỉ tiêu

kế hoạch thực hiện, tiến độ thực hiện công việc… nhằm thực hiện chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát; hay những thông tin từ môi trường bên ngoài từ các phía các cơ quan Nhà nước, các tổ chức tín dụng, khách hàng, nhà cung cấp, các chuyên gia như thông tin về thuế, bảo hiểm xã hội, lãi suất ngân hàng, thông tin về giá cả thị trường, chất lượng sản phẩm, đối thủ cạnh tranh… cũng là những tài liệu đầu vào của quá trình thu nhận thông tin phục

vụ cho KTQT

Chứng từ kế toán sau khi lập xong phải được chuyển tới bộ phận kế toán liên quan để kiểm tra chứng từ, tức là xác định tính chính xác của thông

tin phản ánh trên chứng từ Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ Kiểm tra tính hợp lệ tức là kiểm tra các yếu tố cơ bản và việc tuân thủ theo chế độ chứng từ do nhà nước ban hành Kiểm tra tính hợp pháp là kiểm tra chữ ký của các cá nhân và dấu của đơn vị tham gia vào nghiệp vụ kinh tế Kiểm tra tính hợp lý là kiểm tra nội dung, quy mô của nghiệp vụ (số lượng, đơn giá, số tiền), thời gian, không gian và số thứ tự chứng từ đã lập

Mỗi loại chứng từ có đặc điểm vị trí, vận động khác nhau, do đó cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ đến từng bộ phận kế toán liên quan để thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong hệ thống TTKT, phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống TTKT và yêu cầu quản lý trong đơn vị Chứng từ sau khi sử dụng xong cần phải được lưu trữ, bảo quản theo đúng quy định hiện hành

c Bộ phận thực hiện thu nhận thông tin kế toán

Việc thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện do các bộ phận khác nhau trong đơn vị, điều đó phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm

vụ của các bộ phận, phòng ban và việc phân cấp trách nhiệm cho các bộ phận

đó trong đơn vị Vì các giao dịch kinh tế có thể phát sinh ở tất các bộ phận khác nhau như ở bộ phận hoạt động sự nghiệp, bộ phận hành chính, bộ phận kho, bộ phận kế toán… và tất cả các bộ phận trong đơn vị đều có thể liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ đó Ví dụ như nghiệp vụ mua tài sản: bộ phận cung ứng lập Phiếu yêu cầu mua tài sản gửi cho bộ phận như bộ phận hành chính, căn cứ vào đó bộ phận hành chính lập Kế hoạch mua hàng; Kế hoạch mua tài sản sau khi được ký duyệt ban lãnh đạo lập Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp; khi nhà cung cấp chuyển tài sản và Phiếu giao hàng đến cho đơn vị, bộ phận kho nhận tài sản và lập Phiếu nhập kho, đồng thời chuyển Hóa đơn GTGT cho bộ phận hành chính làm căn cứ để lập phiếu Đề nghị thanh toán; bộ phận tài chính gửi bộ chứng từ gồm Yêu cầu mua tài sản, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Đề nghị thanh toán về cho bộ phận kế toán; bộ

phận kho chuyển Phiếu nhập kho đến bộ phận kế toán; bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ và thực hiện các công việc tiếp theo Như vậy, việc thu nhận thông tin ban đầu không hoàn toàn do bộ phận kế toán thực hiện, mà bộ phận

kế toán đôi khi chỉ là bộ phận tiếp nhận thông tin từ các bộ phận khác hoặc kiểm tra thông tin đó để tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống

1.3.2 Hệ thống xử lý thông tin kế toán

Tùy thuộc vào nội dung thông tin, nhu cầu thông tin của các đối tượng

sử dụng thông tin cũng như các nhân tố khác tác động đến hệ thống TTKT, quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán được thực hiện bằng các phương pháp và phương tiện khác nhau căn cứ vào những mục tiêu nhất định

a Yêu cầu và mục tiêu xử lý thông tin kế toán

Yêu cầu xử lý thông tin kế toán

Thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là thông tin hữu ích, giúp họ đưa ra được các quyết định kinh tế và có biện pháp quản lý thích hợp Vì vậy, việc hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán là công việc quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán Do đó, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải hệ thống hóa và xử lý được toàn bộ thông tin về quá trình hoạt động

ở đơn vị, nghĩa là phải ghi chép đầy đủ, kịp thời toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ kế toán vào các tài khoản kế toán

- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phản ánh trên các báo cáo kế toán (BCTC và báo cáo kế toán quản trị) phục vụ cho công tác quản lý

- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý

- Trong quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán cần tuân thủ Luật kế toán, các Nguyên tắc kế toán, các Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán, tài chính đã ban hành

Mục tiêu xử lý thông tin kế toán

Ở đây, tác giả đưa ra mục tiêu xử lý thông tin kế toán trong đơn vị bao gồm: xử lý thông tin KTTC và xử lý thông tin KTQT

- Xử lý thông tin KTTC: Thông tin KTTC là những thông tin có tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà nước Do đó, xử lý thông tin KTTC bao gồm các mục tiêu sau [4]:

+ Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin quá khứ, là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra liên quan đến biến động tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị

+ Thông tin KTTC sau được xử lý là những thông tin mang tính tổng hợp, biểu hiện bằng các chỉ tiêu giá trị tiền tệ ghi sổ và được phản ánh trên BCKT của đơn vị

+ Thông tin được xử lý chủ yếu đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng ở bên ngoài đơn vị như: Các nhà đầu tư, Nhà nước, ngân hàng, nhà cung cấp…

- Xử lý thông tin KTQT: Xuất phát từ yêu cầu quản trị đơn vị mà việc

xử lý thông tin KTQT bao gồm các mục tiêu sau:

+ Thông tin được xử lý là những thông tin về các hoạt động diễn ra của đơn vị Từ đó, đơn vị có thể xây dựng các mô hình dự báo về kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị, phân tích những biến động, chênh lệch để tìm ra nguyên nhân giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định cụ thể Việc xử lý thông tin kế toán chủ yếu căn cứ vào chức năng của KTQT

+ Thông tin sau khi được xử lý thường là những thông tin chi tiết phục

vụ cho công tác dự báo và hoạch định tài chính của đơn vị, biểu hiện bằng các chỉ tiêu trên báo cáo KTQT

+ Thông tin được xử lý chủ yếu phục vụ cho các bên trong đơn vị: các nhà quản lý, ban giám đốc, ban lãnh đạo… để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện và ra quyết định

b Phương tiện xử lý thông tin kế toán

Xử lý thông tin KTTC

Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin KTTC của đơn vị, hệ thống TTKT xử lý thông tin KTTC theo yêu cầu và các mục tiêu cụ thể đã trình bày ở trên:

Xử lý thông tin qua hệ thống tài khoản kế toán

TKKT là phương pháp dùng để phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng mà kế toán theo dõi (tài sản, nguồn vốn và các quá trình hoạt động sự nghiệp) Các đối tượng kế toán gồm đối tượng tổng hợp và đối tượng chi tiết Vì vậy, cần phải

có hệ thống TKKT gồm các tài khoản tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau Việc xác định hệ thống TKKT cho phù hợp với từng đơn vị là điều kiện cần thiết

để hệ thống hóa được thông tin theo yêu cầu quản lý của đơn vị và phụ thuộc chuẩn mực và chế độ kế toán quy định ở mỗi quốc gia

Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống TKKT là hướng tới việc

hệ thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng

kế toán trong đơn vị Khi xây dựng hệ thống TKKT cần phải quan tâm đến các tài khoản có đáp ứng được yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin tổng quát và thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý hay không Vì vậy, để đạt được mục đích trên, việc xây dựng hệ thống TKKT cần đảm bảo cáo yêu cầu sau:

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo đơn giản, dễ làm, dễ kiểm soát, tiện lợi cho công tác kế toán của đơn vị

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo việc ghi chép của kế toán tuân theo đúng nguyên tắc, CMKT, đồng thời đảm bảo việc ghi chép chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo thuận lợi cho việc mã hóa các TKKT tổng hợp và chi tiết khi đơn vị áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo cho việc tổng hợp cung cấp thông tin cho người sử dụng, cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị

Hệ thống TKKT được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng

Do đó, khi xây dựng hệ thống TKKT, DN cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Hệ thống TKKT phải được xây dựng trên cơ sở hệ thống TKKT do

Bộ tài chính ban hành Các đơn vị không được phép xây dựng hệ thống TKKT riêng mà chỉ căn cứ vào hệ thống TKKT quy định trong chế độ kế toán

để xác định danh mục các TKKT cần sử dụng cho đơn vị mình Số TK tổng hợp (cấp 1) đã được xác định như một khung cứng, đơn vị không được tự ý

mở thêm TK tổng hợp

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo nguyên tắc chi tiết hóa, nghĩa là khi có cần thiết đơn vị có thể tự mở thêm các tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản

lý để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán phục vụ cho quản trị đơn vị

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo cung cấp thông tin khách quan để cung cấp thông tin cho người sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị Mỗi đối tượng sử dụng thông tin của đơn vị có mục đích khác nhau Đối với các đối tượng bên ngoài đơn vị, họ cần những thông tin tổng quát về tình hình tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán thông qua các BCTC được thiết lập trên cơ sở các chỉ tiêu được ghi nhận từ thông tin của tài khoản KTTC cung cấp

Xử lý thông tin qua hệ thống sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán là phương tiện vật chất của hệ thống TTKT, được xây dựng theo mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin

về các hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng phương pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị Việc xây dựng

hệ thống sổ sách kế toán trong đơn vị cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Sổ kế toán xây dựng phải đảm bảo có kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng của chứng từ được ghi sổ, số tiền ghi sổ… nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc ghi sổ, làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi cần thiết

- Sổ kế toán xây dựng phải phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị

để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý đơn vị cũng như yêu cầu kiểm tra của các cơ quan nhà nước có liên quan

Đối với xử lý thông tin KTTC, căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô tổ chức, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chất phức tạp của các hoạt động kinh tế tài chính và yêu cầu quản lý của đơn vị mà các mẫu sổ kế toán được xây dựng sao cho phù hợp với đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ,

rõ ràng, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu

Sổ kế toán có nhiều loại với đặc trưng khách nhau Mỗi cách phân loại

sổ kế toán đều có ý nghĩa thực tiễn trong công tác kế toán, có thể phân loại theo các tiêu thức sau:

- Theo nội dung kinh tế phản ánh, sổ kế toán được chia thành các nhóm: sổ theo dõi thuốc, hóa chất xét nghiệm; sổ tài sản cố định; sổ tổng hợp chi phí; sổ quyết toán toán BHXH… Mỗi nhóm này đều bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Theo mức độ phản ánh, sổ kế toán được chia làm hai loại: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép kế toán tổng hợp, hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép kế toán chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết

- Theo tính chất hệ thống hóa phản ánh, sổ kế toán được chia làm hai loại: sổ nhật ký và sổ cái Sổ nhật ký là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian Sổ cái là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán Từ hai loại sổ cơ bản này có thể xây dựng sổ liên hợp trong đó kết hợp cả phần nhật ký và phần phân loại theo đối tượng

Sổ kế toán mặc dù có nhiều loại, khác nhau về nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép, nhưng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong việc cung cấp số liệu và kiểm tra kết quả ghi chép

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, sổ kế toán phải được xây dựng phù hợp với cơ chế hoạt động của máy tính, phần mềm kế toán nhằm đảm bảo việc ghi nhận thông tin từ các chứng từ kế toán vào sổ kế toán của hình thức

kế toán máy Theo chế độ kế toán hiện hành, các đơn vị có thể lựa chọn sử dụng các mẫu sổ kế toán khác nhau không nhất thiết phải tuân theo một hình

thức sổ nào, điều này tạo điều kiện hết sức cho các đơn vị có thể vận dụng khai thác tối đa các ứng dụng khi thiết kế các phần mềm kế toán

Xử lý thông tin KTQT

Quá trình xử lý thông tin KTQT, tác giả nghiên cứu chủ yếu dựa trên chức năng của KTQT gắn với nhu cầu của các nhà quản trị:

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, việc xử lý thông tin chủ yếu tập trung vào phục vụ lập dự toán đơn vị cho từng bộ phận và toàn đơn vị bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho các giai đoạn từ mua hàng, sản xuất đến tiêu thụ

Dự toán có ý nghĩa quan trọng trong đơn vị: (1) Cụ thể hóa các kế hoạch của đơn vị, cung cấp cho nhà quản trị những thông tin có hệ thống về kế hoạch hoạt động sự nghiệp; (2) Là thông tin hữu ích để so sánh với kết quả thực hiện, giúp nhà quản trị đánh giá được kết quả hoạt động của đơn vị; (3) Tạo tiền đề cho hoạt động kiểm soát và hoạt động sự nghiệp diễn ra thuận lợi; (4) Đảm bảo

kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của đơn vị

Từ những dữ liệu ban đầu sau khi thu thập, KTQT tiến hành tổng hợp lại các dữ liệu, phân loại và sử dụng các phương pháp tính toán nhằm xác định hệ thống dự toán Trên cơ sở khối lượng thuốc và hóa chất, vật tư tiêu hao lập dự toán tiêu thụ Tất cả những dự toán trên làm căn cứ để nhà quản trị chuẩn bị nguồn lực phục vụ cho hoạt động sự nghiệp theo đúng mục tiêu và

kế hoạch đơn vị có thể lựa chọn phương pháp lập dự toán theo hai cách: dự toán tĩnh hoặc dự toán linh hoạt

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng tổ chức thực hiện

Thông tin được sử dụng để xử lý phục vụ chức năng tổ chức thực hiện

là thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) được thu thập từ quá trình thu nhận thông tin kế toán của hệ thống Để xử lý thông tin thực hiện, hệ thống cũng sử dụng các phương pháp như: phương pháp tính giá, phương pháp TKKT, phương pháp ghi chép trên sổ sách kế toán tương tự như xử lý thông tin KTTC Tuy nhiên, xử lý thông tin KTQT bằng những phương pháp trên cũng

có sự khác biệt so với xử lý thông tin KTTC Việc xử lý thông tin thực hiện trong KTQT giúp nhà quản trị đánh giá được tình hình thực hiện hoạt động sự

nghiệp, hiệu quả của việc thực hiện các quyết định và đánh giá được mức độ kiểm soát các hoạt động của đơn vị

- Xử lý thông tin kế toán bằng phương pháp TKKT: Xử lý thông tin KTQT thực hiện dựa vào các đối tượng kế toán mang tính chi tiết cụ thể, phục

vụ cho công tác quản trị đơn vị theo những yêu cầu quản lý cụ thể Do đó, TKKT sử dụng chủ yếu là các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên hệ thống TKKT chung của đơn vị Các đơn vị có thể mở các TK chi tiết cấp 2, 3, 4… ở mức độ cần thiết nhằm phục vụ cho công tác quản trị theo yêu cầu và trình độ quản lý Khi thiết kế TKKT chi tiết phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán Đặc biệt, trong trường hợp đơn vị xử lý thông tin kế toán bằng các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải mã hóa các TKKT tổng hợp và chi tiết theo phương pháp nhất định để thuận tiện cho hạch toán và quản lý, hệ thống hóa được thông tin kế toán chi tiết phục vụ cho quản trị đơn vị

- Xử lý thông tin kế toán bằng phương pháp ghi chép trên sổ sách kế toán: Đối với xử lý thông tin KTQT, sổ kế toán được thiết kế theo yêu cầu quản lý nội bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể, đồng thời phù hợp với trang bị công nghệ xử lý thông tin Các chỉ tiêu phản ánh trên sổ phải đảm bảo cung cấp được những thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo quản trị và phân tích thường xuyên các chỉ tiêu kinh tế tài chính Nhà quản trị cần những thông tin gì, chi tiết đến mức độ nào thì phải được thể hiện ra trên mẫu sổ thiết kế, đồng thời cũng phải phù hợp với mức độ chi tiết của TKKT và nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng kiểm soát

Quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin kiểm soát để thực hiện được trước tiên đơn vị phải thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát là căn cứ để nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị kiểm soát,

đó là những định mức, chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể… Tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng kiểm soát mà tiêu chuẩn kiểm soát có thể được biểu hiện dưới dạng định lượng hoặc định tính Tiêu chuẩn kiểm soát định lượng như: định mức, dự trù về số lượng thuốc, giá cả… Tiêu chuẩn kiểm soát định tính như:

ý thức trách nhiệm làm việc, tính kỷ luật trong đơn vị…

Để xử lý thông tin phục vụ hoạt động kiểm soát, KTQT thường sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp đo lường: là phương pháp dựa vào số liệu phản ánh kết quả đã đạt được và có thể là những số liệu phản ánh dự đoán tương lai, được trình bày dưới dạng bảng biểu, bảng liệt kê

+ Phương pháp so sánh: là phương pháp dựa trên sự so sánh giữa kết quả thực tế đạt được với những tiêu chuẩn kiểm soát đã đưa ra

+ Phương pháp phân tích: là phương pháp dựa trên sự phân tích chênh lệch giữa định mức, dự toán với tình hình thực hiện nhằm xác định nguyên nhân, những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của các chỉ tiêu để đề xuất giải pháp cho phù hợp với mục tiêu

+ Phương pháp kiểm soát thông qua các trung tâm trách nhiệm: Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận của một đơn vị mà trong đó nhà quản trị bộ phận đó chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của bộ phận mình với nhà quản trị cấp cao Hệ thống trung tâm trách nhiệm có chức năng thu thập và báo cáo các thông tin liên quan đến trách nhiệm của nhà quản lý các cấp trong đơn vị Mỗi trung tâm trách nhiệm được quy định những nhiệm vụ và quyền hạn nhất định gắn với những chỉ tiêu đánh giá cụ thể nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các trung tâm trách nhiệm Các loại trung tâm trách nhiệm bao gồm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng ra quyết định

Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị, có ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị Tất cả các quyết định dù lớn hay nhỏ đều ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị, bao gồm: quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn

Quyết định ngắn hạn là loại quyết định chỉ liên quan đến một kỳ kế toán hay một thời gian ngắn Quyết định ngắn hạn chủ yếu liên quan đến lợi nhuận của đơn vị sẽ thu được trong năm hoặc dưới một năm Để tăng lợi nhuận trong ngắn hạn, nhà quản trị thường chú trọng đến năng lực hoạt động

sự nghiệp hiện có, mà ít quan tâm đến việc đầu tư, mua sắm trang bị thêm tài

sản cố định để tăng thêm năng lực hoạt động sự nghiệp, năng lực hoạt động

Do đó, KTQT sẽ giúp các nhà quản lý xác định được phương án có khả năng sinh lời cao nhất trong việc sử dụng năng lực hoạt động sự nghiệp hiện có

Quyết định dài hạn là loại quyết định liên quan đến nhiều kỳ kế toán, có liên quan đến lợi ích lâu dài trong tương lai của đơn vị Các quyết định này chịu ảnh hưởng bởi quy mô cũng như đặc điểm sự nghiệp của đơn vị, đồng thời đòi hỏi lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn đầu tư phải qua nhiều năm nên phải đối diện với vô số điều không chắc chắn, khó dự đoán và độ rủi

ro cao

Quá trình xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng ra quyết định là quá trình phân tích, đánh giá các thông tin phù hợp nhất cho nhà quản trị để đưa ra quyết định ngắn hạn và dài hạn Tùy theo từng loại quyết định và lĩnh vực hoạt động của đơn vị, việc xử lý thông tin sẽ vận dụng các phương pháp khác nhau như: Phương pháp phân tích chi phí - khối lượng - lợi nhuận; phương pháp phân tích điểm hòa vốn; phân tích thông tin thích hợp cho các tình huống trong quyết định ngắn hạn như: quyết định tiếp tục hay chấm dứt hoạt động sự nghiệp một bộ phận, quyết định chấp nhận một đơn đặt hàng

hay không

Mã kế toán là tập hợp các ký tự theo các nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin về đối tượng nghiên cứu Các mã kế toán được thiết kế cho từng đối tượng cụ thể, tùy theo quy mô yêu cầu quản lý của đơn vị để xác định số lượng các mã, các ký tự được sử dụng để mã hóa, số lượng các ký tự trong một mã… Các mã được đánh liên tục thường bao gồm cả phần chữ và phần

số, mỗi mã chỉ được sử dụng cho một đối tượng kế toán nhất định, không được đánh trùng mã ký tự cho nhiều đối tượng kế toán khác nhau

Có nhiều phương pháp mã hóa đối tượng như: Mã liên tiếp, mã phân cấp, mã tự kiểm, mã gợi nhớ, mã cách khoảng,… Mỗi phương pháp đều có

ưu, nhược điểm riêng, tùy thuộc vào đặc điểm của đối tượng được mã hóa, đặc thù của đơn vị cần lựa chọn phương pháp mã hóa sao cho phù hợp, góp phần kiểm soát tốt thông tin trong đơn vị

Bộ phận thực hiện xử lý thông tin kế toán

Thông tin kế toán sau khi thu nhận được thực hiện xử lý tại phòng kế toán Do đó, quá trình xử lý thông tin kế toán phụ thuộc vào mô hình tổ chức

bộ máy kế toán, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật ứng dụng trong công tác kế toán Với bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ là yếu

tố quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin Đồng thời, đơn vị cần chú ý nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của người kế toán viên sẽ làm tăng hiệu quả của quá trình xử lý thông tin kế toán

1.3.3 Hệ thống cung cấp thông tin kế toán

Quá trình cung cấp thông tin kế toán: Tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng cũng như các nhân tố khác tác động đến hệ thống TTKT trong đơn vị mà quá trình cung cấp thông tin kế toán được thực hiện trên cơ sở xác định nội dung các thông tin cung cấp và phương tiện cung cấp thông tin của hệ thống là gì

a Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung cấp

Để xác định nội dung thông tin được cung cấp, đơn vị cần xem xét trong mối quan hệ giữa nội dung thông tin cung cấp với các đối tượng sử dụng thông tin Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị mà thông tin cung cấp của hệ thống TTKT là thông tin KTTC hay thông tin KTQT

Đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị

Đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị bao gồm các nhà quản trị, ban giám đốc điều hành Ứng với mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì thông tin cung cấp cũng khác nhau Thông tin cung cấp có thể phân thành ba loại: thông tin chiến lược, thông tin quản lý và thông tin hoạt động ứng với ba cấp quản lý trong đơn vị, đó là: nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian và cấp hoạt động

- Nhà quản trị cấp cao: là người quản lý cấp cao trong đơn vị, người thiết lập đưa ra các quyết định chiến lược cho sự phát triển chung của đơn vị như Tổng giám đốc, Phó giám đốc, ban lãnh đạo… Thông tin cung cấp cho

những đối tượng này là những thông tin khái quát chung toàn đơn vị, mang tính chất chiến lược toàn đơn vị

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên quan đến chi phí, doanh thu dự kiến cho các phương án kinh doanh phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược của đơn vị; là thông tin dự toán về nguồn lực

mà đơn vị cần huy động để đạt được mục tiêu, chiến lược đặt ra của đơn vị

+ Ở giai đoạn tổ chức thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là các thông tin trên báo cáo tổng quát về chi phí thực hiện, doanh thu và hiệu quả hoạt động của toàn đơn vị, có chi tiết đến từng bộ phận, từng bệnh nhân để nhà quản trị có cái nhìn khái quát về kết quả của từng khoa, từ đó có chính sách điều chỉnh chiến lược kinh doanh của đơn vị cũng như xác định trách nhiệm đối với từng bộ phận trong đơn vị

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả khám chữa bệnh của toàn đơn vị, các bộ phận giữa thực hiện so với kế hoạch ban đầu nhằm mục đích để kiểm soát các hoạt động, xác định trách nhiệm nhà quản trị cấp trung gian, xây dựng chiến lược phát triển tổng thể cũng như chi tiết cho từng khoa điều trị trong đơn vị

- Nhà quản trị cấp trung gian: là người quản lý ở cấp giữa có thể có nhiều cấp, đó là các trưởng phòng, trưởng khoa, phó khoa… Người quản lý vừa phải kiểm soát lĩnh vực mà mình chuyên trách tại các bộ phận, vừa chịu trách nhiệm báo cáo kết quả với nhà quản lý cấp cao Người quản lý có nhiệm

vụ chính là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của đơn vị, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của toàn đơn vị Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin tổng hợp liên quan đến các bộ phận thuộc phạm vi quản lý

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên quan đến dự toán về số hóa chất xét nghiêm, số lượng thuốc sử dụng, vật tư y

tế, chi phí phát sinh, doanh thu, kết quả tại bộ phận tại bộ phận mình phụ trách

+ Ở giai đoạn thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là những thông tin

về tình hình thực hiện kế hoạch khám chữa bệnh trong kỳ, chi phí phát sinh, hiệu quả kinh doanh của bộ phận mà mình quản lý

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả của đơn vị mình phụ trách và chênh lệch chi phí ở các bộ phận trong đơn vị phụ trách để xác định trách nhiệm, từ đó làm cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện cho kỳ sau

- Nhà quản trị cấp cơ sở: là người quản lý có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển nhân viên trong các công việc cụ thể hàng ngày Người quản lý quan tâm đến tính hiệu quả của từng hoạt động diễn ra tại thời điểm hiện tại của đơn vị

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên quan đến dự toán chi phí phát sinh ở bộ phận mình, đó là các bảng dự toán về

số lượng bệnh nhân nằm tại khoa, các chi phí phát sinh liên quan đến việc khám chữa bệnh trong đơn vị

+ Ở giai đoạn thực hiện: Thông tin cung cấp là những báo cáo khám chữa bệnh được lập cho từng giai đoạn, từng loại bệnh nhân

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những phân tích chi phí biến động cho từng nội dung chi phí trong bộ phận sản xuất của đơn vị

Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị

Những đối tượng bên ngoài đơn vị có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với thông tin do hệ thống TTKT cung cấp đó là: các nhà đầu tư, chủ nợ, những đối tác liên doanh, nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan thuế… Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của đơn vị bằng các chỉ tiêu tài chính được thể hiện trên BCKT của đơn vị như: thông tin phản ánh về tình hình tài sản, nguồn vốn của đơn vị; thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh của đơn vị; thông tin về lưu chuyển tiền và các thông tin giải trình, giải thích về chính sách kế toán, phương pháp kế toán… Đồng thời giúp cho các cơ quan quản lý chức năng trong việc kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của đơn vị, tình hình thực hiện chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị

b Phương tiện cung cấp thông tin kế toán

Tùy thuộc vào nội dung thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau mà thông tin được cung cấp bằng những cách thức, phương tiện khác nhau Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thông tin bao gồm thông tin KTTC và thông tin KTQT, thông tin kế toán được cung cấp chủ yếu trên hai phương tiện là báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Cung cấp thông tin trên BCKT

Về cơ bản, nó là một quá trình trong đó các dữ liệu đầu vào chuyển đổi thành thông tin đầu ra Giai đoạn xử lý dữ liệu đầu tiên bao gồm việc thu thập

dữ liệu về các sự kiện kinh doanh xảy ra Sau khi thu thập dữ liệu đến giai đoạn thứ hai của quá trình kế toán bao gồm các phân tích sự kiện kinh doanh Sau đó được ghi vào nhật ký và sổ cái đi kèm Vào cuối kỳ kế toán, trước khi chuẩn bị lập báo cáo tài chính cơ bản, cần phải kiểm tra độ chính xác dữ liệu trong các sổ sách kế toán bằng cách tổng hợp cân đối số liệu kế toán Giai đoạn cuối cùng của quá trình kế toán là lập ra được báo cáo tài chính Thông tin trên BCKT cung cấp phải đáp ứng lợi ích của người sử dụng thông tin kế toán khác nhau theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Quá trình kế toán