Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Duyệt Cường.pdf

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBND TỈNH THANH HÓA TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC LÊ THẢO PHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DUYỆT CƢỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ THANH[.]

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBND TỈNH THANH HÓA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

LÊ THẢO PHƯƠNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DUYỆT CƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

THANH HÓA, NĂM 2022

2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBND TỈNH THANH HÓA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC

LÊ THẢO PHƯƠNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DUYỆT CƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 834 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ BÌNH

THANH HÓA, NĂM 2022

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam kết đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi được thực

hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Thị Bình

Số liệu được nêu trong luận văn là trung thực và có trích nguồn Kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa được công bố trong bất

kỳ công trình nghiên cứu nào khác

Người cam đoan

Lê Thảo Phương

bị kiến thức cho tôi trong suốt quá trình học tập

Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, tôi xin trân trọng cảm ơn

TS Nguyễn Thị Bình người đã trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn khoa học và tận

tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu, hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ nhiệt tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành luận văn

Do thời gian nghiên cứu có hạn, luận văn chắc hẳn không thể tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót, tác giả mong nhận được sự chỉ dẫn, góp ý của các thầy, cô giáo, bạn bè đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Thanh Hóa, tháng 3 năm 2022

Tác giả luận văn

Lê Thảo Phương

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ viii

MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Nội dung nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Dự kiến kết quả đạt được 3

Chương 1 NHỮNG L LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1.Khái quát về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 4

1.1.2 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán 6

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán 7

1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán 8

1.1.5 Yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán 9

1.2 Nguyên tắc xây dựng và các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 12

1.2.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 12 1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thông thông tin kế toán 14

1.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 16

1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán 16

1.3.2 Hệ thống thu nhận thông tin kế toán 21

iv

1.3.3.Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin 25

1.3.4.Tổ chức phân tích và cung cấp thông tin 28

1.3.5.Tổ chức lưu trữ và kiểm tra kế toán 33

1.4 Yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp 35

1.4.1 Yếu tố bên trong 35

1.4.2 Yếu tố bên ngoài 37

Kết luận chương 1 39

Chương 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N TẠI CÔNG TY TNHH DUYỆT CƯỜNG 40

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Duyệt Cường 40

2.1.1 Thông tin về Công ty TNHH Duyệt Cường 40

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH Duyệt Cường 40

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 41

2.1.4 Tình hình tài chính của Công ty TNHH Duyệt Cường 43

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường 44 2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 44

2.2.2.Tổ chức thu nhận thông tin 49

2.2.3.Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin 54

2.2.4.Tổ chức phân tích và cung cấp thông tin 57

2.2.5.Tổ chức lưu trữ và kiểm tra kê toán 60

2.3 Đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường 61

2.3.1 Những kết quả đạt được 61

2.3.2 Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế 63

Kết luận chương 2 67

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PH P HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N TẠI C NG T TNHH DU ỆT CƯỜNG 68

3.1 Định hướng, yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường 68 3.1.1 Định hướng hoàn thiện hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Duyệt

Cường 68

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường 69

3.1.3 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường 70

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Duyệt Cường 71

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 71

3.2.2 Hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán 73

3.2.3 Hoàn thiện quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán 74

3.2.4 Hoàn thiện quá trình phân tích và cung cấp thông tin kế toán 76

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán 78

3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Duyệt Cường 81

3.3.1 Về phía nhà nước 81

3.3.2 Về phía Công ty TNHH Duyệt Cường 82

Kết luận chương 3 84

KẾT LUẬN 85

TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC P1

vi

DANH MỤC C C CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

BHXH Bảo hiểm xã hội

CNTT Công nghệ thông tin

NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp

QLDN Quản lý doanh nghiệp

SXKD Sản xuất kinh doanh

TKKT Tài khoản kế toán

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Duyệt Cường giai đoạn 2019- 2021 43

viii

DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ

Hình 1.1 Các thành phần của HTTTKT 14

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung 18

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán 19

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán 20

Sơ đồ 1.5: Quá trình kế toán 32

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công Ty 41

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 47

Sơ đồ 2.3 Lưu đồ xử lý thông tin kế toán tại Công ty 55

Sơ đồ 3.1 Bộ máy kết hợp giữa KTTC và KTQT 71

MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập kinh tế thế giới, tất cả các doanh nghiệp, các đơn vị sản xuất kinh doanh hoạt động trong nền kinh tế thị trường

dù là hình thức sở hữu nào cũng đều luôn cố gắng để duy trì hoạt động và ngày càng phát triển hơn nữa Trong mỗi giai đoạn phát triển, các doanh nghiệp có thể theo đuổi những mục tiêu khác nhau, nhưng nhìn chung mọi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường đều hoạt động nhằm mục tiêu đó là tối

đa hoá lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải xây dựng được cho mình một chiến lược kinh doanh đúng đắn, thiết lập và vận dụng hiệu quả những công cụ tài chính thích hợp, một trong các công cụ tài chính

quan trọng đó là hệ thống thông tin kế toán

Kế toán ngày nay không chỉ đơn thuần là ghi chép các thông tin tài chính và lên báo cáo mà còn tham gia và có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin phục vụ cho việc điều hành,

ra quyết định của ban Giám đốc Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh không thể thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề đặt ra cho những nhà quản trị trong các doanh nghiệp hiện nay nói chung và Công ty TNHH Duyệt Cường nói riêng là hệ thống thông tin kế toán cần được tổ chức tốt để cung cấp các thông tin về tình hình kinh tế tài chính một cách đầy đủ, trung thực, kịp thời phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp

Công ty TNHH Duyệt Cường là đơn vị chuyên sản xuất giấy vàng mã xuất khẩu sang thị trường Đài Loan, Nguyên liệu chính là tre, nứa, vầu,… do công ty chủ động thu mua của cư dân trong địa bàn, từ việc khai thác được lợi thế vùng của huyện Quan Hóa Trong những năm qua, Công ty luôn nỗ lực hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm cung cấp thông tin tốt nhất cho nhà quản trị cũng như các đối tượng bên ngoài Tuy nhiên, trong quá trình này, hệ thống thông tin kế toán tại Công ty vẫn còn tồn tại một số bất cập

trong khâu thu nhận thông tin ban đầu, phân tích thông tin,… Chính vì vậy,

tác giả nghiên cứu đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH

Duyệt Cường” là cần thiết và có ý nghĩa để giúp Công ty có thể ngày càng

hoàn thiện hơn nữa hệ thống thông tin kế toán của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận, thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tài chính tại công ty TNHH Duyệt Cường

- Về không gian: Nghiên cứu tại Công ty TNHH Duyệt Cường

- Về thời gian: Số liệu được thu thập trong giai đoạn từ năm 2019-2021

4 Nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, mục lục, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Những lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH

Duyệt Cường

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại

Công ty TNHH Duyệt Cường

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Các số liệu và thông tin được thu thập tại Công ty THHH Duyệt Cường như; Chứng từ, các loại sổ sách; báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, bảng cân đối kế toán, Bên cạnh đó tác giả còn thu thập dữ liệu từ các văn bản pháp luật của Nhà nước về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp cũng như các giáo trình, tài liệu sách, báo, tạp chí, các công trình khoa học, các Website chuyên ngành có liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài luận văn

5.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu

- Phương pháp thống kê: Tổng hợp các báo cáo từ Công ty TNHH Duyệt Cường, thống kê lại các dữ liệu cần nghiên cứu theo các chỉ tiêu cần phân tích Xử lý và tính toán số liệu theo phần mềm EXCEL trên máy tính

- Sử dụng phương pháp so sánh nhằm đánh giá sự phát triển của Công

ty TNHH Duyệt Cường trong giai đoạn nghiên cứu năm 2019-2021 thông qua các chỉ tiêu tài chính,

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Thực hiện phân tích và tổng hợp

để có được các nhận xét, đánh giá nội dung nghiên cứu từ các thông tin, số liệu,…

thu thập được

6 Dự kiến kết quả đạt được

- Về lý luận: Luận văn hệ thống hóa và làm rõ hơn các nội dung lý luận

cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

- Về thực tiễn: Khái quát được thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại

Công ty TNHH Duyệt Cường Đề xuất những giải pháp mang tính khả thi để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH Duyệt Cường

Chương 1

NHỮNG L LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG TH NG TIN KẾ TO N

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.Khái quát về hệ thống th ng tin kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống là tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ hữu cơ giữa các phần tử để tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó [1; tr 60] Tất cả các hệ thống đều gồm các đặc điểm sau i các thành phần hữu hình; ii phương thức hay thủ tục xử lý và iii mục tiêu hoạt động

Thông tin là sự nhận thức của con người về thế giới xung quanh trong

bộ não con người để mang lại cho con người sự hiểu biết, đồng thời làm giảm tính không hiểu biết về một vấn đề, một đối tượng nào đó [2] Như vậy, thông tin thuộc phạm trù ý thức mà bản thân nó không tự tồn tại; thông tin chỉ tồn tại trên các giá đỡ vật chất gọi là vật mang tin, ví dụ bộ não con người,bộ nhớ của máy tính điện tử, sổ sách, chứng từ kế toán, bảng biểu, đồ thị…về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật chất nào cũng có thể mang thông tin, do đó trong mỗi trường hợp cụ thể, con người có thể lựa chọn vật mang tin phù hợp

Theo tác giả Vũ Bá nh và Đào Văn Thành 2002 , cho rằng, HTTT là tập hợp các nguồn lực, công cụ được tổ chức thành một thể thống nhất để thực hiện quá trình xử lý thông tin Quá trình xử lý thông tin bao gồm 4 khâu: thu nhận thông tin, lưu trữ thông tin, xử lý thông tin và truyền tin Các thông tin kế toán mà hệ thống thu nhận được gọi là dữ liệu hay gọi là thông tin ban đầu Các thông tin ban đầu hay dữ liệu này cần được lưu trữ và xử lý để có những thông tin đảm bảo chất lượng, phù hợp nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin đó phục vụ cho mục tiêu của họ [1; tr 62]

Tóm lại, hệ thống thông tin là một phương tiện được sử dụng trong tổ chức để thu thập, xử lý và quản lý dữ liệu, thông tin phục vụ cho yêu cầu của người quản lý nói riêng và đối với tổ chức nói chung

Kế toán là quá trình xác định, thu thập và lưu trữ dữ liệu cũng như phát

triển, đo lường và giao tiếp thông tin Theo định nghĩa, kế toán là một HTTT,

vì HTTTKT thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và các dữ liệu khác để tạo ra thông tin cho những người ra quyết định [19]

Theo Gelinas và cộng sự 2011 thì HTTTKT là một hệ thống con trong HTTT quản lý, các hệ thống con trong HTTT quản lý bao gồm: HTTT bán hàng, HTTT sản xuất, HTTT nhân sự, HTTT tài chính và HTTTKT [18]

HTTTKT xử lý các dữ liệu đầu vào thành các sản phẩm thông tin đầu ra

và sử dụng các qui trình kiểm soát nội bộ để hạn chế ảnh hưởng của môi trường tới tổ chức Đầu vào của hệ thống kế toán là các sự kiện kinh tế các nghiệp vụ kinh tế , bao gồm các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ, các hoạt động phát sinh chi phí và tạo lợi nhuận cho tổ chức Các quá trình trong hệ thống kế toán thu nhận các thông tin kế toán qua việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán và tổng hợp theo các chỉ tiêu cụ thể để phản ánh vào các BCKT Đầu ra của hệ thống kế toán là các tài liệu và báo cáo kế toán

Từ các phân tích trên, có thể khái quát: “HTTTKT được hiểu là một tập hợp

các thành phần có mối quan hệ tương tác với nhau để thực hiện các nhiệm vụ thu thập, ghi chép, xử lý và báo cáo thông tin theo nhu cầu của người sử dụng”

Đối tượng sử dụng TTKT cũng rất đa dạng, bao gồm: Thứ nhất là các đối tượng ở bên trong doanh nghiệp là các nhà quản trị các cấp gồm nhà quản trị cấp cơ sở đưa ra các quyết định tác nghiệp, các nhà quản trị cấp trung gian đưa ra các quyết định chiến thuật, các nhà quản trị cấp cao đưa ra các quyết định chiến lược Thứ hai là các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp như là chủ sở hữu (các cổ đông, người góp vốn liên doanh,… , ngân hàng và các nhà cung cấp tín dụng, các nhà cung cấp, các cơ quan Nhà nước,…

Có thể hiểu thực chất của HTTTKT là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được được HTTTKT ghi nhận, phân tích, luân chuyển và lưu trữ Khi người sử dụng thông tin có yêu cầu, HTTTKT sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin

1.1.2 Bản chất của hệ thống thông tin kế toán

Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép

đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin [14]

HTTTKT ra đời và phát triển đều xuất phát từ sự lớn mạnh về quy mô,

sự phức tạp trong hoạt động và áp lực cạnh tranh Mỗi quá trình phát triển thể hiện sự đáp ứng của HTTTKT đối với yêu cầu quản trị trong môi trường mới Tuy nhiên, về bản chất, HTTTKT chính là tính liên kết giữa các yếu tố cấu thành nên hệ thống để tạo ra thông tin đáp ứng yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp Các yếu tố cấu thành bao gồm: Nhân lực, dữ liệu, quy trình thực hiện, CNTT và kiểm soát hệ thống Mối quan hệ này được thể hiện qua bên ngoài chính là quá trình thu thập, xử lý, phân tích dữ liệu và cung cấp các thông tin cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kết quả của việc liên kết các yếu tố trên chính là các thông tin được tạo

ra phục vụ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp Hoạch định là việc thiết lập và nhận diện các vấn

đề liên quan đến mục tiêu, lựa chọn phương án hành động và quyết định phân

bổ các nguồn lực để đạt được mục tiêu đã định Kiểm soát là quá trình đánh giá về các mặt kết quả và hiệu quả cũng như trách nhiệm quản lý trong và sau quá trình thực hiện các mục tiêu Ra quyết định là việc đưa ra các vấn đề cần thực thi nhằm nâng cao kết quả và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Chính vì vậy, thông tin do HTTTKT cung cấp rất đa dạng bao gồm thông tin quá khứ, thông tin dự báo, thông tin tác nghiệp, thông tin chiến lược, thông tin tài chính, thông tin phi tài chính [17]

Kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ,

số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối

tượng kế toán Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành Cách tiếp cận này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất, và còn được xem là cách tiếp cận theo phần hành kế toán

1.1.3 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán

HTTTKT trong các doanh nghiệp cần đạt được các mục tiêu sau:

ột là, ph i đáp ng được việc ghi nhận, xử lý và cung c p thông tin ph hợp cho t ng đối tượng sử dụng thông tin

Mục tiêu quan trọng của việc thiết lập HTTTKT trong doanh nghiệp là

đáp ứng được việc thu nhận đầy đủ và trung thực các dữ liệu đầu vào, qua đó

xử lý các dữ liệu bằng những phương pháp nhất định, đồng thời nắm bắt nhu cầu sử dụng thông tin của từng đối tượng để cung cấp các thông tin hữu ích

và phù hợp Các dữ liệu đầu vào được ghi nhận trên các chứng từ kế toán hợp pháp, là cơ sở pháp lý để phản ánh trên hệ thống tài khoản, sổ kế toán và cuối cùng được tổng hợp thành các chỉ tiêu phù hợp trình bày trên các báo cáo kế toán nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin Trong quá trình xử

lý dữ liệu, việc đạt được mục tiêu này nghĩa là xác định một cách rõ ràng và

cụ thể cần ghi nhận, xử lý những thông tin gì, sử dụng phương tiện gì và phương pháp ghi nhận như thế nào, đối tượng xử lý và cung cấp thông tin cho

những đối tượng nào…[13]

ai là, đáp ng các u cầu qu n tr của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm đặc thù riêng, do đó yêu cầu quản trị của mỗi doanh nghiệp cũng không giống nhau Vì vậy, mục tiêu thiết lập HTTTKT là phải nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản trị cụ thể của doanh nghiệp để thiết lập phù hợp Các yêu cầu quản trị cụ thể của doanh nghiệp có thể là yêu cầu về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán, các yêu cầu quản trị hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, quản trị vốn kinh doanh, quản trị tài sản hay quản trị nhân lực…

1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

* Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung c p

+ Hệ thống thông tin kế toán tài chính

Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành Thông tin cung cấp ra bên ngoài chủ yếu thường hướng tới các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng, các nhà phân tích tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê…

+ Hệ thống thông tin kế toán qu n tr

Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp [12] HTTTKT quản trị cũng dựa trên những thông tin từ HTTTKT tài chính và được kết hợp cùng với các thông tin về kinh tế, chính trị, môi trường kinh doanh để có thể ra quyết định chính xác, đồng thời HTTTKT quản trị còn phục vụ kiểm soát và đo lường hiệu quả hoạt động của nhà quản lý, của từng bộ phận

* Phân loại theo phương th c xử lý

+ Hệ thống thông tin kế toán thủ công

Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công tác kế toán Dữ liệu trong hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng….Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước [12]

+ Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

Cũng như HTTTKT thủ công, HTTTKT trên nền máy tính là nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó máy tính thực hiện toàn bộ các công tác kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người, ngoài ra con người còn làm nhiệm vụ thu thập, bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống [13] Điều

đó có nghĩa là, hệ thống được xây dựng lên thông qua con người và con người

chính là đối tượng theo dõi, cài đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và muốn có được thông tin kế toán thì cũng chính con người là đối tượng xử lý, tổng hợp, kết xuất ra thông tin cùng với sự hỗ trợ của hệ thống máy tính

* Phân loại theo cách th c tổ ch c, xử lý, cung c p thông tin

+ Các phần hành kế toán, các hệ thống ng dụng:

Trong bộ máy kế toán có rất nhiều phần hành khác nhau, mỗi phần hành phụ trách một chức năng riêng nhằm tách biệt trách nhiệm và quyền hạn của từng phần hành, vì vậy một HTTTKT theo từng phần hành, các hệ thống ứng dụng sẽ được chia thành các phần hành như: Kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán thanh toán, thủ quỹ…

+ Các chu trình kế toán:

Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều chu trình, mỗi chu trình sẽ được xây dựng một quy trình vận hành riêng [11]:

- Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động

xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng Chu trình doanh thu có quan hệ trực tiếp với khách hàng, chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng gói…

Chu trình chi phí còn gọi là chu trình chi tiêu, là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán cho người bán Nó bao gồm các chuỗi hoạt động chính là: nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng và người cung cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán cho người bán…Chu trình chi phí liên quan tới hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, nhà cung cấp, hệ thống sổ sách…

- Chu trình sản xuất là tập hợp theo một trình tự các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm, chu trình

sản xuất có quan hệ với chu trình doanh thu, chi phí, nhân sự

1.1.5 Yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán

Để thực sự phát huy được vai trò quan trọng trong quản trị doanh

nghiệp, HTTTKT của doanh nghiệp cần đáp ứng được các yêu cầu cơ bản dưới đây [11]:

ột là, HTTTKT ph i ph hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm đặc thù về hoạt động SXKD như ngành nghề kinh doanh, chu kỳ kinh doanh dài hay ngắn, mức độ rủi ro trong kinh doanh nhiều hay ít, về trình độ quản lý của nhà quản trị các cấp, trình độ chuyên môn và trình độ sử dụng công nghệ thôing tin của những người thực hiện nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin và một số đặc điểm khác

Do vậy, HTTTKT ở mỗi doanh nghiệp phải được thiết lập phù hợp với những đặc điểm cụ thể đó nhằm phát huy được tốt nhất chức năng, vai trò của

hệ thống này trong công tác quản trị Cụ thể là, việc vận dụng các phương pháp kế toán, vận dụng chế độ kế toán hay phần mềm kế toán phải phù hợp Trong những năm gần đây, đặc biệt là trong những năm tới, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán đã trở nên bắt buộc, không thể không áp dụng trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0 Vì vậy, việc ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin trong HTTTKT sẽ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin chính xác kịp thời phục vụ điều hành hoạt động doanh nghiệp của nhà mang lại hiệu quả cao nhất

Hai là, hệ thống thông tin kế toán ph i đ m b o cung c p thông tin tin cậy và k p thời

Trong quá trình điều hành hoạt động SXKD của doanh nghiệp, đặc biệt

là trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và công nghệ thông tin phát triển nhanh như hiện nay, nhà quản trị trong các doanh nghiệp rất cần có các thông tin chính xác, tin cậy, trung thực nhưng phải kịp thời để có thể ra các quyết định kinh doanh tối ưu.Thông tin phải được tin tưởng và phụ thuộc vào người sử dụng cho một mục đích nhất định Trong hệ thống thông tin kế toán, sai sót và gian lận là hai nguyên nhân chính dẫn đến thông tin cung cấp không đáng tin cậy Chính vì vậy, một hệ thống thông tin kế toán thành công phải có

hệ thống kiểm soát nội bộ tương xứng nhằm chống và phát hiện các sai sót và

gian lận Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thông tin kế toán phải được trình bày trung thực, chính xác, đầy đủ, khách quan và kiểm chứng được

Để đáp ứng yêu cầu này, doanh nghiệp phải xây dựng các quy định cụ thể trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin thông qua việc tổ chức bộ máy kế toán, phân công trách nhiệm phù hợp đối với những người làm kế toán tài chính và kế toán quản trị trong bộ máy kế toán, sử dụng các phương pháp, quy trình kế toán cũng như việc sử dụng các mẫu biểu chứng từ kế toán, tài khoản, sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng

a là, HTTTKT ph i đáp ng được nhu cầu thông tin của doanh nghiệp

Tùy thuộc vào qui mô, lĩnh vực hoạt động và đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà nhu cầu thông tin kế toán của mỗi doanh nghiệp rất khác nhau Một trong những yếu tố bảo đảm cho thành công của một hệ thống thông tin kế toán, đó là hệ thống thông tin kế toán cần cung cấp thông tin có ý nghĩa và phù hợp với nhu cầu của các đối tượng sử dụng gồm cả các đối tượng bên trong và các đối tượng bên ngoài Thông tin cung cấp cho các đối tượng bên ngoài thường là thông tin KTTC Trong doanh nghiệp, nhu cầu thông tin của doanh nghiệp cũng có sự thay đổi theo sự phát triển trong từng thời kỳ Điều này, đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán cũng cần có sự phát triển phù hợp để đáp ứng được các nhu cầu thông tin đó Khi thiết lập một hệ thống thông tin kế toán ngoài việc đáp ứng nhu cầu thông tin hiện tại còn cần thiết phải đáp ứng cả các nhu cầu thông tin trong tương lai của doanh nghiệp

ốn là, HTTTKT ph i thuận tiện cho người sử dụng hệ thống

Khi thiết lập một HTTTKT, doanh nghiệp cần chú ý đến việc thuận tiện cho những người sử dụng hệ thống đó Một hệ thống thông tin kế toán được coi là thành công, mang lại hiệu quả nếu bản thân những người sử dụng hệ thống đó cảm thấy hài lòng và thuận tiện khi sử dụng với hệ thống Từ đội ngũ người làm kế toán đến kế toán trưởng đều cảm thấy hài lòng và thuận tiện trong tất cả các khâu công việc, từ việc ghi chép, nhập số liệu vào hệ thốngthu nhận, xử lý số liệu đến việc kiểm tra, kiểm soát các báo cáo của hệ thống kế

toán trách nhiệm hay hệ thống dự toán Những người sử dụng hệ thống cảm thấy hài lòng về hệ thống và sử dụng hệ thống thuận tiện sẽ tạo điều kiện cho việc nâng cao năng suất lao động kế toán và thể hiện là hệ thống đã cung cấp thông tin tin cậy và kịp thời, đáp ứng được nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin của doanh nghiệp cho những mục đích khác nhau

1.2 Nguyên tắc xây dựng và các yếu tố cấu thành hệ thống th ng tin kế toán trong doanh nghiệp

1.2.1 Nguyên t c xây d ng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay ta càng thấy rõ được vai trò quan trọng của tổ chức HTTTKT Để thực hiện tốt vai trò của mình, tổ chức HTTTKT phải tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc phù hợp, và nguyên tắc tiết kiệm- hiệu quả

Thứ nhất, nguyên tắc kiểm soát: theo nguyên tắc này, hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát được Các thủ tục và quy trình của HTTTKT phải giúp các nhà quản lý theo dõi và điều khiển các hoạt động trong doanh nghiệp Mục đích của nguyên tắc này là để đảm bảo hệ thống kế toán đang làm việc đúng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận một cách chính xác Rõ ràng, các nhà quản lý không thể giám sát tất cả các nhân viên và sai sót cũng như gian lận có thể xảy ra HTTTKT giúp nâng cao tính năng kiểm soát nội bộ để đảm bảo các lỗi trong kế toán được giảm thiểu, tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ và nhân viên không thể gian lận HTTTKT được xây dựng tuân thủ theo nguyên tắc kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý không cần phải giám sát hoạt động mỗi nhân viên và tập trung vào việc quản lý các hoạt động kinh doanh

Thứ hai, nguyên tắc phù hợp: theo nguyên tắc này, xây dựng HTTTKT phải cung cấp thông tin hữu ích, dễ hiểu, kịp thời và cần thiết cho việc ra quyết định Nếu không có sự phù hợp, thông tin không thể sử dụng và không thể tạo ra sự khác biệt trong các quyết định của nhà quản trị Cũng theo nguyên tắc này, khi thiết kế HTTTKT phải hài hòa với các yếu tố tổ chức và

nhân lực của doanh nghiệp Nó phải phù hợp với các đặc điểm đặc thù của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm

và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, về phương thức kinh doanh, mô hình quản lý

Khi xây dựng HTTTKT phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của doanh nghiệp, không áp dụng một cách rập khuôn, máy móc cùng một HTTTKT cho tất cả các doanh nghiệp mà phải triển khai tổ chức HTTTKT phù hợp với từng điều kiện cụ thể Xây dựng HTTTKT phải phù hợp với quy

mô sản xuất kinh doanh, với trình độ chuyên môn, trình độ trang bị công nghệ Phải đảm bảo tính hiệu quả của HTTTKT và phát huy đầy đủ vai trò của HTTTKT trong quản lý doanh nghiệp Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn được hiểu rằng một HTTTKT nên được xây dựng thích ứng với những thay đổi có khả năng phát sinh trong tương lai gần của doanh nghiệp Theo thời gian, khi quy mô của doanh nghiệp mở rộng, khối lượng giao dịch tăng lên, các yêu cầu kiểm soát mới phát sinh , HTTTKT vẫn phải đáp ứng được những thay đổi này

Thứ ba, nguyên tắc tiết kiệm- hiệu quả: khi xây dựng HTTTKT phải đảm bảo tính hiệu quả, lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí của nó Chi phí

đó có thể là hữu hình hoặc vô hình Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay, mọi hoạt động đều phải tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả, có nghĩa là tổ chức một cách khoa học, hợp lý sao cho kết quả của HTTTKT là tạo ra các thông tin hữu dụng mà chi phí bỏ ra là thấp nhất HTTTKT phải được xây dựng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp trong một thời gian tương đối

Trên đây là những nguyên tắc cơ bản khi xây dựng HTTTKT Trong quá trình triển khai tổ chức HTTTKT, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức HTTTKT khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất

1.2.2 Các yếu tố cấu th nh hệ thông thông tin kế toán

HTTTKT bao gồm các phần chính: con người, quy trình và hướng dẫn,

dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ HTTTKT có các chức năng như ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài; hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; hoạch định và kiểm soát; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

(2) hủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của HTTTKT là các phương thức mà nó sử dụng

để thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu Những phương pháp này đều

là thủ công và tự động Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nguồn nội bộ nhân viên, vật tư cho sản xuất và các nguồn bên ngoài các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng, hóa đơn mua hàng Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa thành phần mềm HTTTKT – chúng cũng phải được mã hóa‟ thành nhân viên thông qua tài liệu và đào tạo Để có hiệu quả, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán

(3) ữ liệu

Để lưu trữ thông tin, HTTTKT phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu cũng như các định dạng đầu ra khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau

Dữ liệu chứa trong HTTTKT là tất cả các thông tin tài chính phù hợp với thực tiễn kinh doanh của tổ chức Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến tài chính của công ty đều phải đi vào HTTTKT

Loại dữ liệu được bao gồm trong HTTTKT sẽ phụ thuộc vào bản chất của đơn vị, nhưng nó có thể bao gồm những điều sau đây: Đơn bán hàng; báo cáo thanh toán của khách hàng; báo cáo phân tích bán hàng; yêu cầu mua hàng; hóa đơn của nhà cung cấp; kiểm tra sổ đăng ký; sổ cái chung; dữ liệu kiểm kê; thông tin biên chế; chấm công; thông tin về thuế

(4) Phần mềm

Là các loại chương trình đa dạng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình được sử dụng để thực hiện các yêu cầu công việc của người sử dụng thiết bị điện tử Các ứng dụng phần mềm được chia làm hai loại là phần mềm ứng dụng và phần mềm hệ thống

Phần mềm ứng dụng là các chương trình được lập trình để đáp ứng nhu cầu xử lý công việc chuyên môn của người sử dụng thiết bị Trong HTTTKT, phần mềm được sử dụng phổ biến là phần mềm Excel và phần mềm kế toán Các phần mềm này sẽ giúp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Chính vì vậy, các phần mềm trong HTTTKT giúp tăng năng suất làm việc của các cán bộ nhân viên trong hệ thống, đồng thời nâng cao khả năng quản lý các dữ liệu của hệ thống để đảm bảo đáp ứng

tốt yêu cầu của công việc Phần mềm hệ thống là các chương trình được sử dụng để đảm bảo tính hiệu quả của việc khai thác phần cứng và cũng nhằm hỗ trợ các phần mềm ứng dụng để đạt được kết quả công việc tốt nhất

(5) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin:

Là phương thức để dữ liệu có thể được phân tích xử lý một cách nhanh

và hiệu quả nhất kịp thời sử dụng cho việc cung cấp thông tin qua các báo cáo

kế toán và báo cáo như các khoản phải thu lão hóa, khấu hao/lịch khấu hao, số

dư dùng thử, lãi và lỗ Các doanh nghiệp từ việc chỉ áp dụng CNTT vào một

số phần hành kế toán cơ bản thì nay đã nâng cấp và phát triển thành cả hệ thống thông tin với sự liên kết ở rất nhiều khâu, bộ phận khác nhau trong đó

có cả HTTTKT

(6) iểm soát nội bộ:

Thực hiện chức năng kiểm soát trong toàn bộ các khâu, bộ phận nội dung công việc kế toán

HTTT quản lý nói chung và HTTTKT nói riêng là tài nguyên thông tin rất quan trọng trong doanh nghiệp và được yêu cầu bảo mật tuyệt đối Tuy nhiên, trong quá trình triển khai sử dụng hệ thống, nguồn tài nguyên này có thể gặp những lỗi do nguyên nhân chủ quan và khách quan hoặc cũng có thể gặp những hiểm họa có chủ đích từ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Những nguy cơ này càng dễ gặp phải trong thời đại CNTT phát triển như hiện nay và đặc biệt là hệ thống có sự tích hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp Để giảm thiểu và ngăn chặn các lỗi và các hiểm họa liên quan đến HTTTKT, doanh nghiệp cần thiết phải thiết lập kiểm soát hệ thống

1.3 Nội dung hệ thống th ng tin kế toán trong doanh nghiệp

1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán

Ở mỗi doanh nghiệp được thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh, có

tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê ở doanh nghiệp Theo đó, mỗi doanh nghiệp phải tự xây dựng mô hình tổ chức

bộ máy kế toán ở doanh nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức liên kết nhưng kế toán viên có trình độ chuyên môn thích hợp để thực hiện được toàn

bộ công tác kế toán tài chính, thống kê ở doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau Do vậy việc lựa chọn và xây dựng

mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau Căn

cứ vào điều kiện cụ thể về quy mô, địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp giúp phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp Do đó doanh nghiệp phải lựa chọn, xây dựng được

mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý

Để có thể xây dựng được mô hình bộ máy kế toán ở doanh nghiệp được khoa học và hợp lý cần dựa vào lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình hoạt động, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở doanh nghiệp và khả năng, trình độ các kế toán viên, dựa vào trình độ trang bị và khả năng sự dụng các phương tiện tính toán ở doanh nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo được chất lượng của công tác kế toán, tài chính thống kê ở doanh nghiệp mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán, góp

phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp

Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán có ba hình thức phổ biến sau đây: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

+ Mô hình tổ ch c bộ máy kế toán tập trung

Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng

kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá

thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phòng Kế toán của đơn vị

Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và đơn vị Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng Có thể mô

tả hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung theo sơ đồ sau đây:

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

(Nguồn: [20]) + Mô hình tổ ch c bộ máy kế toán phân tán

Đối với những đơn vị có quy mô sản xuất kinh doanh lớn có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh địa bàn hoạt động rộng có các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy, trong trường hợp này, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở, mặt khác đảm bảo việc cập nhật sổ sách kế toán trong toàn đơn vị, sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị phụ thuộc hình thành

tổ chức kế toán hay nói cách khác người lãnh đạo đơn vị phải phân cấp việc hạch toán kế toán cho các đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc

Tức là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào cơ sở đó tự thanh toán

và hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm như những đơn vị chưa được phân cấp hạch toán kế toán Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc là quan

hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán

do đơn vị quy định Tuỳ theo trình độ và điều kiện cụ thể đơn vị có thể giao vốn (vốn cố định, vốn lưu động cho đơn vị phụ thuộc được mở tài khoản tiền gửi ngân hàng và uỷ quyền cho đơn vị phụ thuộc được vay vốn ngân hàng phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh

Như vậy công việc ở phòng kế toán doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên và chỉ trực tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán của những đơn vị trực thuộc không có tổ chức hạch toán kế toán Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số lượng nhân viên lớn, bộ máy cồng kềnh

Có thể mô tả hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

(Nguồn: [20])

+ Mô hình tổ ch c bộ máy v a tập trung v a phân tán

Đây là một hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên Theo hình thức này đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm Nhưng những người quản lý ở các đơn vị trực thuộc thì ngoài việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc mang tính chất kế toán Ví dụ: Hạch toán chi phí tiền lương chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí quản lý phát sinh tại đơn

vị trực thuộc Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý trình độ hạch toán kinh tế của đơn vị

Hình thức tổ chức bộ máy này tạo điều kiện cho kế toán gắn với các hoạt động trong đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động đó phục vụ

có hiệu quả trong hoạt động của đơn vị Như vậy, mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán có những ưu điểm, hạn chế và áp dụng phù hợp với những doanh nghiệp khác nhau Vì vậy, mỗi doanh nghiệp dựa trên những điều kiện cụ thể tại đơn vị mình để lựa chọn và xây dựng hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp Tổ chức nhân sự cho bộ máy kế toán: Nội dung tổ chức nhân sự cho

bộ máy kế toán gồm xác định biên chế cán bộ, nhân viên bộ máy kế toán đơn

vị chính và các đơn vị trực thuộc và phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ trong bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

(Nguồn: [20])

1.3.2 Hệ thống thu nhận thông tin kế toán

Để TTKT thực sự có hiệu quả, cung cấp những thông tin có chất lượng, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thì nội dung kiểm soát thông tin vô cùng quan trọng, không thể thiếu Mỗi quá trình có các chức năng khác nhau trong tiến trình xử lý thông tin nhưng chúng có mối liên hệ mật thiết với nhau và đều vì mục tiêu chung của hệ thống

Thông tin kế toán trong DN là những thông tin ghi chép, phản ánh về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong DN Nó phản ánh đầy đủ các chu trình về nghiệp vụ của DN, bao gồm các chu trình cung cấp, sản xuất, tiêu thụ và tài chính trong DN [16]

Trong HTTTKT DN, xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau của các đối tượng sử dụng khác nhau bao gồm: thông tin tài chính theo luật định chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN và thông tin tài chính từ bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác trong hệ thống phục vụ việc ra quyết định của các cấp quản trị Theo đó, thông tin đầu vào của hệ thống bao gồm: thông tin quá khứ và thông tin tương lai dự báo được thu nhận có nguồn gốc từ bên trong hoặc bên ngoài DN Đồng thời, những thông tin này có thề được

mô tả chi tiết theo mục tiêu, nội dung thông tin, bộ phận cung cấp

Sơ đồ 1.4: Quy trình hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: [12])

Để thực hiện thu nhận thông tin một cách có hiệu quả phải thực hiện trên cơ sở xác định nội dung thông tin cần thu nhận, tìm nguồn thông tin để thu nhận và cách thức, phương pháp thu nhận thông tin để đáp ứng mục tiêu cung cấp thông tin cho những người sử dụng

a Nội dung thông tin thu nhận

Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mà quá trình thu nhận thông tin có thể khác nhau Hay nói cách khác, nội dung thông tin quyết định quá trình thu nhận thông tin Có thể khái quát nội dung thông tin cần thu nhận trong một doanh nghiệp kế toán ở góc độ chung nhất bao gồm: thông tin quá khứ và thông tin tương lai

- Thông tin quá khứ: Thông tin thực hiện tại các bộ phận trong đơn vị

về tiêu dùng các nguồn lực; đánh giá hiệu quả kinh doanh, liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế cụ thể đã phát sinh trong DN qua các kỳ kế toán như: tình hình sử dụng vật tư, nhân công, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí, giá thành sản phẩm, hiệu quả kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận hoặc những thông tin có được từ việc phân tích, tổng hợp, đánh giá dựa trên dữ liệu

có sẵn như: năng lực hoạt động của máy móc thiết bị, trình độ tay nghề người lao động, hiệu quà kinh doanh các bộ phận phòng ban Những thông tin này

có thể phát sinh ở bộ phận kế toán hoặc các bộ phận khác như: bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh gọi là thông tin thực hiện, thu nhận vào hệ thống dưới dạng thông tin tổng hợp hoặc được phản ánh chi tiết Thông tin thực hiện qua nhiều kỳ là căn cứ để lập dự toán sản xuất kinh doanh, đồng thời là cơ sở

để kế toán tiến hành phân loại, tổng hợp, lập báo cáo kế toán Ngoài ra, thông tin thực hiện được thu thập còn được tổng hợp, đánh giá, so sánh với thông tin

kế hoạch (thông tin dự toán đế nhằm mục đích đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu và kiểm soát các hoạt động của từng bộ phận, từng cấp độ quản lý hay trong toàn DN [16]

Nếu DN lập chứng từ thủ công nhưng có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Quá trình thu nhận thông tin kế toán sẽ được tiến hành bằng cách phân

loại chứng từ kế toán thủ công, sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể Các dữ liệu sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu dưới dạng file vật lý

b Phương tiện thu nhận thông tin kế toán

Với những nội dung thông tin thu nhận khác nhau nên cách thức thu nhận thông tin cũng khác nhau Thông tin kế toán được ghi nhận thông qua các chứng từ kế toán, được sử dụng để phản ánh các giao dịch xảy ra bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn… Chứng từ là phương tiện minh chứng tính hợp pháp của nghiệp vụ và là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quá trình thu nhận thông tin đầu vào của hệ thống Chứng từ đóng vai trò là nguồn thông tin đầu vào rất quan trọng đối với HTTTKT Vì vậy, muốn thu nhận được thông tin kế toán thì cần phải thiết lập được hệ thống chứng từ kế toán phù hợp cho DN kể cả về mặt nội dung và hình thức [12]

Việc phân quyền được thực hiện bao gồm các thủ tục đối với toàn DN; trong bộ phận kế toán; hoặc giữa bộ phận kế toán cấp trên và bộ phận kế toán cấp dưới Các bộ phận liên quan chỉ có quyền khai thác các dữ liệu có liên quan hay được tích hợp được chuyển đến hoặc chuyển đi từ phòng ban của mình và được quyền xem một số dữ liệu mà không được chỉnh sửa Trong các ứng dụng của mỗi bộ phận lại thực hiện các thủ tục kiểm soát cụ thể như: tính hợp lý, giới hạn, nhập trùng, số tổng, có thực, tuần tự, thông báo lỗi… để giảm thiểu sai sót trong nhập liệu, kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu kế toán

Phương pháp thu thập thông tin của hệ thống cũng tương đối đa dạng Trong đó, phương pháp chủ yếu để thu nhận thông tin kế toán là phản ánh thông tin kế toán cần thu nhận lên chứng từ kế toán bằng hai cách chủ yếu là: ghi chép thủ công lên chứng từ giấy hoặc trong điều kiện ứng dụng CNTT, sử dụng hệ thống máy vi tính được trang bi các PMKT hoặc phần mềm quản lý

kết hợp với hệ thống mạng xử lý từ xa hoặc mạng xử lý phân bổ đề kết nối dữ liệu giữa các máy tính trong cùng hệ thống để hỗ trợ cho công tác thu nhận thông tin lên chứng từ hoặc sử dụng hệ thống chứng từ điện tử

c Bộ phận thực hiện thu nhận thông tin kế toán

Việc thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện do các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, điều đó phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban và việc phân cấp trách nhiệm cho các

bộ phận đó trong doanh nghiệp Vì các giao dịch kinh tế có thể phát sinh ở tất các bộ phận khác nhau như ở bộ phận hành chính, bộ phận kho, bộ phận kế toán… và tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể liên quan đến việc thực hiện nghiệp vụ đó

Ví dụ bộ phận hành chính – nhân sự theo dõi tình hình lao động trong đơn vị, lập bảng chấm công, bảng tính lương, hoặc ở bộ phận tổ, đội chấm công cho lao động trực tiếp sau đó chuyển về bộ phận kế toán để kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, tổng hợp lập bảng phân bổ lương toàn DN Từ đó chuyển về cho các bộ phận có người lao động hưởng lương Hoặc bộ phận phòng kinh doanh chuyển tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng kết hợp cùng với người quản lý để lập các hợp đồng có liên quan… Ngoài ra, quá tình thu nhận thông tin kế toán còn phụ thuộc vào hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong DN Với hình thức bộ máy kế toán tập trung thì quá trình thu nhận thông tin đơn giản hơn, thu nhận thông tin tập trung chủ yếu trong nội bộ phòng kế toán Với hình thức phân tán hay hình thức vừa tập trung vừa phân tán, quá trình thu nhận thông tin được thực hiện trực tiếp cả ở bộ phận kế toán cấp dưới và bộ phận kế toán cấp trên, hoặc từ cấp dưới được chuyển lên bộ

phận kế toán cấp trên

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, cơ sở dữ liệu chung được thiết lập từ các đầu mối khác nhau trong DN sẽ được kiểm soát qua quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống bằng việc phân quyền truy cập với người sử dụng trực tiếp

hệ thống về các hoạt động khai báo, nhập liệu, người dùng được quyền xem,

thêm, chỉnh sửa/xóa dữ liệu hay không Như vậy, thông tin đầu vào của hệ thống được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau trong DN qua phương tiện chủ yếu là chứng từ, các tài liệu kế toán có liên quan và các trong thiết bị khác Chứng từ kế toán và các tài liệu liên quan có thể được lập và thực hiện

ở những nơi khác nhau, dưới dạng khác nhau (chứng từ thủ công, chứng từ điện tử), với những quy trình khác nhau tùy thuộc vào bản chất của từng nghiệp vụ, giao dịch hoặc quy định của từng DN, bằng những phương pháp nhất định được ghi nhận vào hệ thống, tạo CSDL chung của hệ thống để tổng hợp, phân loại và xử lý theo mục đích sử dụng [13]

1.3.3.Tổ chức hệ thống hóa v xử lý thông tin

Tùy thuộc vào nội dung thông tin, nhu cầu thông tin của các đối tượng

sử dụng thông tin cũng như các nhân tố khác tác động đến HTTTKT, quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán được thực hiện bằng các phương pháp và phương tiện khác nhau căn cứ vào những mục tiêu nhất định [17]

a Yêu cầu và mục tiêu hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán

+Yêu cầu hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán

Thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là thông tin hữu ích, giúp họ đưa ra được các quyết định kinh tế và có biện pháp quản lý thích hợp Vì vậy, việc hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán là công việc quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán Do đó, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải hệ thống hóa và xử lý được toàn bộ thông tin về quá trình hoạt động ở doanh nghiệp, nghĩa là phải ghi chép đầy đủ, kịp thời toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở các chứng từ kế toán vào các tài khoản kế toán

- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phản ánh trên các báo cáo kế toán

- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý

- Trong quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán cần tuân thủ

Luật kế toán, các Nguyên tắc kế toán, các Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán, tài chính đã ban hành

+Mục tiêu hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán

Ở đây, tác giả đưa ra mục tiêu chủ yếu là xử lý thông tin KTTC

Thông tin KTTC là những thông tin có tính chất bắt buộc theo quy định của Nhà nước Do đó, xử lý thông tin KTTC bao gồm các mục tiêu sau:

+ Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin quá khứ, là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra liên quan đến biến động tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của doanh nghiệp

+ Thông tin KTTC sau được xử lý là những thông tin mang tính tổng hợp, biểu hiện bằng các chỉ tiêu giá trị tiền tệ ghi sổ và được phản ánh trên BCKT của doanh nghiệp

+ Thông tin được xử lý chủ yếu đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp như: Các nhà đầu tư, Nhà nước, ngân hàng, nhà cung cấp…

b Phương tiện xử lý thông tin kế toán

Xử lý thông tin KTTC xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin KTTC của doanh nghiệp, HTTTKT xử lý thông tin KTTC theo yêu cầu và các mục tiêu cụ thể đã trình bày ở trên:

+ Xử lý thông tin qua hệ thống tài kho n kế toán

TKKT là phương pháp dùng để phân loại các đối tượng kế toán để phản ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục và

có hệ thống về tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng mà kế toán theo dõi (tài sản, nguồn vốn và các quá trình hoạt động của doanh nghiệp Các đối tượng kế toán gồm đối tượng tổng hợp và đối tượng chi tiết Vì vậy, cần phải có hệ thống TKKT gồm các tài khoản tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau

Việc xác định hệ thống TKKT cho phù hợp với từng doanh nghiệp là

điều kiện cần thiết để hệ thống hóa được thông tin theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và phụ thuộc chuẩn mực và chế độ kế toán quy định ở mỗi quốc gia Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống TKKT là hướng tới việc hệ thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng kế toán trong doanh nghiệp Khi xây dựng hệ thống TKKT cần phải quan tâm đến các tài khoản có đáp ứng được yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin tổng quát và thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý hay không Hệ thống TKKT được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng

+ Xử lý thông tin qua hệ thống sổ sách kế toán

Việc xây dựng hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Sổ kế toán xây dựng phải đảm bảo có kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng của chứng từ được ghi sổ, số tiền ghi sổ… nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc ghi sổ, làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi cần thiết

- Sổ kế toán xây dựng phải phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý doanh nghiệp cũng như yêu cầu kiểm tra của các cơ quan nhà nước có liên quan

Đối với xử lý thông tin KTTC, căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô tổ chức, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chất phức tạp của các hoạt động kinh tế tài chính và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

mà các mẫu sổ kế toán được xây dựng sao cho phù hợp với doanh nghiệp Sổ

kế toán có nhiều loại với đặc trưng khách nhau

Bộ phận thực hiện xử lý thông tin kế toán

Thông tin kế toán sau khi thu nhận được thực hiện xử lý tại phòng kế toán Do đó, quá trình xử lý thông tin kế toán phụ thuộc vào mô hình tổ chức

bộ máy kế toán, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật ứng dụng trong công tác kế toán Với bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ là yếu

tố quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin Đồng thời, doanh nghiệp cần chú ý nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của người kế toán viên sẽ làm tăng hiệu quả của quá trình xử lý thông tin kế toán

1.3.4.Tổ chức phân tích v cung cấp thông tin

Quá trình phân tích và cung cấp thông tin kế toán: Tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng cũng như các nhân tố khác tác động đến HTTTKT trong doanh nghiệp mà quá trình cung cấp thông tin kế toán được thực hiện trên cơ sở xác định nội dung các thông tin cung cấp và phương tiện phân tích và cung cấp thông tin của hệ thống là gì [11]

a Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung c p

Để xác định nội dung thông tin được cung cấp, doanh nghiệp cần xem xét trong mối quan hệ giữa nội dung thông tin cung cấp với các đối tượng sử dụng thông tin Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp mà thông tin cung cấp của HTTTKT Đối tượng sử dụng thông tin bên trong doanh nghiệp Đối tượng sử dụng thông tin bên trong doanh nghiệp bao gồm các nhà quản trị, ban giám đốc điều hành Ứng với mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì thông tin cung cấp cũng khác nhau Thông tin cung cấp có thể phân thành ba loại: thông tin chiến lược, thông tin quản lý và thông tin hoạt động ứng với ba cấp quản lý trong doanh nghiệp, đó là: nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian và cấp hoạt động

- Nhà quản trị cấp cao: là người quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, người thiết lập đưa ra các quyết định chiến lược cho sự phát triển chung của doanh nghiệp như Tổng giám đốc, Phó giám đốc, ban lãnh đạo… Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin khái quát chung toàn doanh nghiệp, mang tính chất chiến lược toàn doanh nghiệp

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên quan đến chi phí, doanh thu dự kiến cho các phương án kinh doanh phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp; là thông tin dự toán về

nguồn lực mà doanh nghiệp cần huy động để đạt được mục tiêu, chiến lược đặt ra của doanh nghiệp

+ Ở giai đoạn tổ chức thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là các thông tin trên báo cáo tổng quát về chi phí thực hiện, doanh thu và hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp, có chi tiết đến từng bộ phận, từ đó có chính sách điều chỉnh chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp cũng như xác định trách nhiệm đối với từng bộ phận trong doanh nghiệp

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, các bộ phận giữa thực hiện so với kế hoạch ban đầu nhằm mục đích để kiểm soát các hoạt động, xác định trách nhiệm nhà quản trị cấp trung gian, xây dựng chiến lược phát triển tổng thể cũng như chi tiết cho từng bộ phận trong doanh nghiệp

- Nhà quản trị cấp trung gian: là người quản lý ở cấp giữa có thể có nhiều cấp, đó là các trưởng phòng, phó phòng… Người quản lý vừa phải kiểm soát lĩnh vực mà mình chuyên trách tại các bộ phận, vừa chịu trách nhiệm báo cáo kết quả với nhà quản lý cấp cao Người quản lý có nhiệm vụ chính là đưa

ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin tổng hợp liên quan đến các bộ phận thuộc phạm vi quản lý

b Phương tiện phân tích và cung c p thông tin kế toán

Tùy thuộc vào nội dung thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau mà kết quả cung cấp thông tin của HTTTKT được thể hiện dưới dạng các báo cáo kế toán, bao gồm: Các Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và báo cáo kế toán quản trị

Để phân tích thông tin của kế toán, các DN có thể vận dụng các phương pháp sau [17]:

Một là: Phương pháp so sánh, phương pháp này được dùng trong phân

tích biến động chung các chỉ tiêu kinh tế giữa hai kỳ Thời kỳ phân tích được hiểu là sự biến động (hay sự thay đổi) của chỉ tiêu (hoặc nhân tố) giữa thực hiện so với kế hoạch, hoặc giữa thực hiện năm này so với thực hiện năm trước, hoặc giữa kế hoạch năm tới so với thực hiện năm nay Có 3 nguyên tắc cơ bản để có thể so sánh được:

+ Lựa chọn tiêu chuẩn (chỉ tiêu để so sánh, nếu còn thiếu chỉ tiêu hay nhân tố nào thì người phân tích phải tính toán bổ sung dựa theo công thức

đã biết

+ Điều kiện để so sánh được là: các chỉ tiêu phải thống nhất về nội dung phân tích và phương pháp tính toán, phải có cùng đơn vị đo lường Các chỉ tiêu cần phải được quy đổi cùng qui mô và điều kiện kinh doanh tương tự

+ Kỹ thuật so sánh: Quá trình phân tích theo kỹ thuật so sánh có thể thực hiện theo 3 hình thức: So sánh theo chiều dọc: thường chọn một chỉ tiêu

cơ bản làm gốc, sau đó chia giá trị của các chỉ tiêu còn lại cho chỉ tiêu gốc để thấy được cơ cấu phần trăm giữa các chỉ tiêu So sánh theo chiều ngang: thường dùng bảng chia cột biến động tuyệt đối và tương đối

Hai là: Phương pháp chi tiết (phân tổ , phương pháp chi tiết được thực

hiện theo những hướng sau:

+ Chi tiết theo các bộ phận cấu thành của chỉ tiêu hay còn gọi là chi tiết theo nội dung Khi phân tích, phải tính tỷ trọng của từng chỉ tiêu (hay yếu tố) cấu thành sau đó so sánh sự biến động của các tỷ trọng trên

+ Chi tiết theo thời gian năm, quý, tháng, tuần): Tuy theo yêu cầu phải lập dự án, quyết định đầu tư phát triển,… Ban lãnh đạo sẽ chỉ đạo công tác phân tích theo thời gian cụ thể

+ Chi tiết theo địa điểm và phạm vi hoạt động

Ba là, phương pháp loại trừ (hay phân tích nhân tố) là phân tích chỉ

tiêu tổng hợp trước, sau đó mới phân tích các nhân tố hợp thành nó, bao gồm

2 cách sau:

+ Thay thế liên hoàn Thay thế lần lượt và liên tiếp các nhân tố từ giá trị