KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
KHÁI NIỆM KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
a Sự cần thiết của kiểm toán hoạt động
Kiểm toán hoạt động, một loại hình kiểm toán mới, đã phát triển từ những năm cuối thập niên 60 của thế kỷ XX, bắt nguồn từ sự thay đổi trong tầm nhìn của Cơ quan Tổng kế toán Hoa Kỳ (GAO) về việc đánh giá các chương trình của Chính phủ Sự chuyển hướng này, chính thức bắt đầu vào năm 1972, đã lan tỏa đến các cơ quan kiểm toán trên toàn thế giới, hình thành nên tiền thân của kiểm toán hoạt động hiện nay Sự ra đời của kiểm toán hoạt động xuất phát từ nhu cầu quản trị khu vực công, với yêu cầu từ các nghị sĩ và công dân về tính hiệu quả và hữu hiệu của chi tiêu công quỹ, nhằm nâng cao trách nhiệm giải trình của những người quản lý công quỹ Điều này đã thúc đẩy các cơ quan kiểm toán tối cao và kiểm toán viên mở rộng phạm vi hoạt động của mình thông qua việc triển khai kiểm toán hoạt động.
Vào tháng 10/1977, Đại hội IX của INTOSAI tại Peru đã ban hành Tuyên bố Lima, nhấn mạnh rằng nhiệm vụ truyền thống của Cơ quan kiểm toán tối cao là kiểm toán tính hợp pháp và hợp thức trong quản lý tài chính Bên cạnh đó, kiểm toán hoạt động, tập trung vào tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực của nền hành chính công, cũng được coi là quan trọng Kiểm toán hoạt động không chỉ giới hạn ở các nghiệp vụ tài chính mà còn bao quát toàn bộ hoạt động của Chính phủ Hiện nay, nhiều Cơ quan kiểm toán tối cao ở các nước phát triển như Mỹ, Canada, và các nước châu Âu đã coi kiểm toán hoạt động là lĩnh vực chủ yếu, với tỷ lệ cao trong tổng số cuộc kiểm toán Hệ thống pháp luật về hành chính công và tài chính ở những nước này rất đầy đủ và hiệu lực, dẫn đến sự minh bạch và hiệu quả trong tài chính công Các cơ quan này hiện tập trung vào kiểm toán hoạt động, môi trường và trách nhiệm kinh tế, mang lại giá trị lớn cho xã hội và nền kinh tế.
Sự ra đời và phát triển của kiểm toán hoạt động phản ánh bản chất và vai trò quan trọng của nó trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực kinh tế trong nền kinh tế thị trường Kiểm toán hoạt động xuất hiện sau kiểm toán tài chính và kiểm toán tuân thủ nhằm khắc phục những hạn chế của các loại hình này trong bối cảnh mới Tại Việt Nam, thuật ngữ “kiểm toán hoạt động” chỉ mới được biết đến từ đầu thập niên 90, và hiện nay, việc hiểu biết và áp dụng kiểm toán hoạt động vẫn còn nhiều hạn chế, dẫn đến việc chưa phát huy hết hiệu quả trong hệ thống kiểm toán.
Kiểm toán hoạt động đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động của con người, ảnh hưởng đến đối tượng được kiểm toán, các đơn vị, tổ chức và các bên liên quan Nó góp phần vào công tác quản lý kinh tế vĩ mô, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.
Kiểm toán hoạt động do các cơ quan kiểm toán nhà nước thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả huy động, phân bổ và sử dụng nguồn lực của Nhà nước trong nền kinh tế quốc dân Qua việc đánh giá toàn diện các nguồn lực, bao gồm nguồn lực kinh tế tài chính, tài nguyên thiên nhiên, trí tuệ của đội ngũ cán bộ, và lợi thế thương mại, kiểm toán hoạt động xác định tính hiệu lực, kinh tế và hiệu quả trong quản lý và sử dụng nguồn lực Đồng thời, nó phát hiện các vấn đề tồn tại, hạn chế, lãng phí và thất thoát, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện nhằm phục vụ mục tiêu chung của nền kinh tế quốc dân và mang lại lợi ích lớn nhất cho xã hội.
Kiểm toán việc sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp nhà nước giúp nhận diện các hình thức lãng phí như việc không khai thác hết công suất máy móc, sắp xếp cán bộ không hợp lý, và khai thác tài nguyên thiên nhiên mà không chú trọng đến phát triển bền vững Đồng thời, kiểm toán cũng xác định nguyên nhân của tình trạng lãng phí, bao gồm năng lực quản lý yếu kém, thiếu thông tin và chuyên gia phân tích, cũng như thiếu chế tài giám sát Dựa trên các phát hiện này, kiểm toán đề xuất các biện pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Thông qua kiểm toán hoạt động, cơ quan kiểm toán Nhà nước có thể tư vấn cho Nhà nước các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình phân bổ ngân sách và cơ chế quản lý kinh tế, xã hội Việc công khai kết quả kiểm toán giúp tăng cường trách nhiệm giải trình của các nhà quản lý, đồng thời nâng cao tính minh bạch thông tin trong nền kinh tế Điều này góp phần xây dựng một nền tài chính quốc gia lành mạnh, phát huy dân chủ xã hội, và hỗ trợ hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước, phát triển Nhà nước pháp quyền vì lợi ích của nhân dân.
Kiểm toán hoạt động, thực hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc độc lập, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả và tính kinh tế trong quản lý và sử dụng nguồn lực của các tổ chức và doanh nghiệp Qua đó, kiểm toán cũng góp phần nâng cao hiệu quả của nền kinh tế quốc dân, đặc biệt trong công tác quản lý kinh tế vĩ mô.
Kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá độc lập và khách quan các chương trình, dự án và đơn vị, nhằm phát hiện những vấn đề cần khắc phục trong quản lý Qua đó, kiểm toán giúp nhận diện những lựa chọn không hợp lý dẫn đến lãng phí và thiệt hại, từ đó kiến nghị các giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động Mục tiêu cuối cùng là nâng cao tính tiết kiệm và hiệu quả, mang lại lợi ích tối đa cho đơn vị trong tương lai.
Kiểm toán hoạt động hỗ trợ các đơn vị nhận diện những vấn đề chưa rõ ràng trong việc xác định mục tiêu, kế hoạch và quy trình triển khai Qua đó, nó giúp xây dựng các mục tiêu, kế hoạch và quy trình rõ ràng hơn, có cơ sở vững chắc để thực hiện và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong tương lai.
Kiểm toán hoạt động là quá trình xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị, nhằm phát hiện những quy trình, thủ tục và chính sách kiểm soát chưa đầy đủ hoặc chưa đảm bảo tính chặt chẽ, phù hợp và khả thi Qua đó, kiểm toán giúp đơn vị kiện toàn, bổ sung và sửa chữa những thiếu sót, từ đó nâng cao khả năng quản lý và điều hành các hoạt động, giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm toán hoạt động giúp đơn vị đánh giá việc tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ, từ đó ngăn chặn hoặc phát hiện sớm các hành vi sai phạm trong quản lý Điều này giúp đơn vị tránh được các nghĩa vụ pháp lý có thể phát sinh, bảo vệ tình hình tài chính và uy tín của mình.
Kiểm toán hoạt động đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập kênh thông tin giữa nhà quản lý cấp cao và cấp dưới Qua việc đánh giá hệ thống thông tin và kiểm soát quản lý, kiểm toán giúp xác định tính tin cậy, đầy đủ, phù hợp, kịp thời và cập nhật của thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại Điều này càng trở nên cần thiết đối với các tổ chức có phân quyền rộng rãi và hoạt động trên nhiều khu vực khác nhau.
Các cuộc kiểm toán hoạt động cần cung cấp thông tin tập trung vào những thành tựu đạt được, điều này là mối quan tâm hàng đầu của Quốc hội, Hội đồng, Ủy ban và các cơ quan kiểm toán khác Thay vì chỉ bị kiểm soát bởi quy trình, các cuộc kiểm toán này nên chú trọng vào việc đánh giá tác động kinh tế, hiệu quả và hiệu lực của các phát hiện kiểm toán.
Có nhiều định nghĩa về kiểm toán hoạt động Theo Alvin A.arens và các cộng sự
Kiểm toán hoạt động, theo định nghĩa năm 2012, là quá trình đánh giá hiệu quả và hiệu lực của các thủ tục và phương pháp hoạt động trong một bộ phận của tổ chức Sau khi hoàn thành kiểm toán, nhà quản lý thường mong đợi nhận được các khuyến nghị nhằm cải thiện hoạt động của bộ phận đó.
CÁC PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN TRONG KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
Phương pháp tiếp cận kiểm toán giúp KTV xác định các kiến thức, thông tin và dữ liệu cần thiết, cùng với các thủ tục kiểm toán để thu thập và phân tích thông tin Có ba phương pháp tiếp cận chính trong kiểm toán, bao gồm: phương pháp tiếp cận theo kết quả, phương pháp tiếp cận theo vấn đề và phương pháp tiếp cận theo hệ thống Bên cạnh đó, còn có phương pháp tiếp cận theo định hướng tuân thủ.
Phương pháp tiếp cận theo hệ thống cho phép kiểm toán viên (KTV) đánh giá tính hiệu quả của các hệ thống quản lý trong việc kiểm soát rủi ro Phương pháp này giúp KTV trả lời các câu hỏi kiểm toán một cách chính xác và có hệ thống.
- Tất cả các hệ thống quản lý và kiểm soát nội bộ cần thiết có tồn tại trong đơn vị nhằm giúp quản trị rủi ro hay không?
- Các hệ thống quản lý và kiểm soát nội bộ có hoạt động hiệu quả hay không?
- Các kết quả mong muốn có đạt đƣợc hay không? b) Phương pháp tiếp cận theo kết quả
Phương pháp tiếp cận theo kết quả cho phép KTV đánh giá xem các mục tiêu đầu ra có đạt được như dự kiến hay không, đồng thời kiểm tra sự vận hành của các chương trình, dự án và hoạt động Phương pháp này phù hợp khi có tiêu chí kiểm toán để đánh giá chất lượng, số lượng và chi phí của sản phẩm đầu ra Nếu kết quả đánh giá thỏa mãn, rủi ro liên quan đến thiết kế hoặc vận hành hệ thống sẽ rất nhỏ Ngược lại, nếu kết quả không thỏa mãn, KTV sẽ tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân Khi áp dụng phương pháp này, KTV cần thận trọng trong việc đưa ra nguyên nhân và ảnh hưởng, giúp trả lời các câu hỏi kiểm toán một cách hiệu quả.
- Các kết quả là những gì?
- Các kết quả đó có đạt đƣợc nhƣ mong muốn hay không?
+ Có nhất quán với nhiệm vụ, chức năng đƣợc giao không?
+ Có đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu không?
+ Có đảm bảo số lƣợng theo yêu cầu không?
+ Có đảm bảo chi phí theo yêu cầu không?
Nếu các câu trả lời trên đều là thỏa mãn thì hệ thống cũng đƣợc đảm bảo c) Phương pháp tiếp cận theo vấn đề
Phương pháp tiếp cận theo vấn đề cho phép KTV kiểm tra, đánh giá và phân tích nguyên nhân của các vấn đề cụ thể hoặc sai lệch so với tiêu chí Khi áp dụng phương pháp này, KTV không cần xây dựng tiêu chí kiểm toán mà chỉ tập trung vào việc xác minh vấn đề và xác định nguyên nhân gây ra nó.
Phương pháp tiếp cận theo định hướng tuân thủ cho phép kiểm toán viên (KTV) đánh giá mức độ tuân thủ của đơn vị với các quy định cụ thể Phương pháp này thường được áp dụng trong kiểm toán tuân thủ, nhưng cũng có thể kết hợp với các phương pháp khác trong kiểm toán hợp đồng (KTHĐ) Khi áp dụng, các tiêu chí kiểm toán cần chỉ rõ các quy định mà cuộc kiểm toán đang hướng tới.
XÉT ĐOÁN CHUYÊN MÔN TRONG KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
Trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên nhà nước cần thực hiện các xét đoán chuyên môn và duy trì thái độ hoài nghi nghề nghiệp Đồng thời, họ cũng phải có thái độ cầu thị và sẵn sàng đổi mới.
Xét đoán chuyên môn là việc sử dụng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để phân tích dữ liệu, hỗ trợ KTV nhà nước trong việc đưa ra quyết định cho các vấn đề kiểm toán phức tạp KTV nhà nước cần duy trì thái độ cầu thị để không bỏ sót các lý lẽ và bằng chứng quan trọng Việc áp dụng xét đoán chuyên môn trong kiểm toán hành chính là rất cần thiết.
Xét đoán chuyên môn là yếu tố quan trọng trong việc ra quyết định cho các bước then chốt trong cuộc kiểm toán, bao gồm lựa chọn chủ đề, đánh giá trọng yếu và rủi ro, xác định mục tiêu và nội dung kiểm toán, cũng như xây dựng tiêu chí và phương pháp thu thập, phân tích bằng chứng Kiểm toán viên (KTV) cần sử dụng xét đoán chuyên môn một cách thận trọng để xác định số lượng và chất lượng bằng chứng, từ đó đưa ra các kết luận và kiến nghị chính xác trong quá trình kiểm toán.
Khi thực hiện xét đoán chuyên môn, KTV cần xem xét các chuẩn mực chuyên môn và tư vấn từ các chuyên gia trong và ngoài cơ quan KTNN Đồng thời, cần chú ý đến bản chất vấn đề hơn là hình thức thể hiện và công khai báo cáo kiểm toán cho người sử dụng Thái độ hoài nghi nghề nghiệp cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Hoài nghi nghề nghiệp là thái độ đánh giá nghiêm túc, thể hiện sự nghi ngờ về tính đầy đủ và tin cậy của bằng chứng kiểm toán Nó bao gồm việc cảnh giác với các bằng chứng trái ngược, mâu thuẫn và luôn đặt câu hỏi về độ tin cậy của tài liệu cũng như giải trình từ bên liên quan.
Thái độ hoài nghi nghề nghiệp là yếu tố quan trọng trong quá trình kiểm toán, giúp xác định trọng yếu và đánh giá bằng chứng kiểm toán Việc duy trì thái độ này giúp giảm thiểu rủi ro như bỏ qua các tình huống bất thường và sử dụng giả định không phù hợp Kiểm toán viên cần áp dụng phương pháp tiếp cận phê phán để giữ tính khách quan và chủ động tiếp thu các quan điểm phản biện, nhằm tránh những sai lầm trong xét đoán.
Tư duy logic là yếu tố thiết yếu đối với kiểm toán viên (KTV) trong quá trình thực hiện kiểm toán hàng năm (KTHĐ) Nó bao gồm các lập luận cần thiết từ giai đoạn hình thành ý tưởng về chủ đề kiểm toán cho đến khi lập báo cáo kiểm toán và đưa ra các kiến nghị Các yếu tố của tư duy logic mà KTV cần duy trì trong suốt quá trình KTHĐ rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của công việc kiểm toán.
Lập luận cần có mục tiêu rõ ràng: KTV nên xác định và lựa chọn các mục tiêu quan trọng, thực tế, phân biệt với những mục tiêu liên quan, và thường xuyên xem xét lại để đảm bảo luôn bám sát mục tiêu đã đề ra.
Lập luận cần phải chứng minh và giải quyết một vấn đề cụ thể KTV cần xác định chính xác vấn đề, làm rõ ý nghĩa và phạm vi của nó, đồng thời phân chia vấn đề lớn thành các vấn đề nhỏ hơn Việc xác định xem vấn đề có câu trả lời đúng hay không và lập luận được hình thành từ một hay nhiều quan điểm là rất quan trọng.
Lập luận cần phải dựa trên các giả định rõ ràng; KTV cần xác định và đánh giá tính hợp lý của các giả định này, đồng thời xem xét cách mà các giả định này định hình quan điểm của mình.
Lập luận cần được xây dựng từ nhiều quan điểm khác nhau Kỹ thuật viên (KTV) nên xác định quan điểm cá nhân, đồng thời tìm kiếm và đánh giá các quan điểm khác, nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của từng quan điểm, và nỗ lực duy trì sự công bằng trong quá trình đánh giá.
Lập luận cần dựa trên dữ liệu, thông tin và bằng chứng xác thực KTV nên giới hạn quan điểm của mình trong những ý kiến đã được chứng minh bằng dữ liệu có sẵn, đồng thời tìm kiếm và xem xét các quan điểm trái ngược Điều này đảm bảo rằng KTV đã tập hợp đầy đủ, rõ ràng và chính xác các thông tin để hỗ trợ cho quan điểm của mình.
Lập luận cần được diễn giải và định hình qua các khái niệm và ý tưởng chính KTV phải xác định rõ các khái niệm quan trọng, giải thích một cách rõ ràng, đồng thời xem xét các khái niệm liên quan và sử dụng chúng một cách thận trọng và chính xác.
Lập luận cần bao gồm các suy xét và diễn giải để rút ra kết luận và làm rõ ý nghĩa của dữ liệu Kỹ thuật viên kiểm toán (KTV) phải chỉ ra các suy xét từ bằng chứng, kiểm tra tính nhất quán của các suy xét và xác định các giả định dẫn đến những suy xét đó.
Lập luận cần dẫn đến các kết quả hoặc hệ quả rõ ràng Kỹ thuật viên (KTV) phải xác định các kết quả và hệ quả tích cực cũng như tiêu cực từ lập luận của mình, đồng thời xem xét các hệ quả tiềm năng có thể xảy ra.
SỬ DỤNG CHUYÊN GIA TRONG KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
Để thực hiện các công việc hiệu quả, KTNN cần sử dụng nhiều nguồn nhân lực, bao gồm cả chuyên gia bên ngoài Việc quy định chính sách và thủ tục là cần thiết để đảm bảo chuyên gia có trình độ, kinh nghiệm và năng lực phù hợp cho cuộc kiểm toán Họ phải hiểu rõ môi trường hoạt động của KTNN, tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp và giữ tính độc lập, khách quan Quy trình xác định nhu cầu sử dụng chuyên gia, vai trò và phạm vi công việc của họ, cũng như giám sát và lưu trữ tài liệu làm việc là rất quan trọng Chuyên gia có thể được tham gia từ giai đoạn lập kế hoạch để hỗ trợ xác định mục tiêu và tiêu chí kiểm toán, cũng như đưa ra kết luận trong giai đoạn báo cáo Trưởng đoàn kiểm toán cần xem xét các yếu tố rủi ro liên quan đến việc sử dụng chuyên gia và quyết định những phát hiện nào sẽ được đưa vào báo cáo kiểm toán.
Chuyên gia có thể được sử dụng từ giai đoạn lập kế hoạch để hỗ trợ đoàn kiểm toán xác định mục tiêu, nội dung và tiêu chí kiểm toán Họ cũng tư vấn về chuyên môn trong giai đoạn thực hiện kiểm toán và đưa ra các kết luận, kiến nghị trong giai đoạn lập báo cáo Việc sử dụng chuyên gia trong các giai đoạn của cuộc kiểm toán cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
Trong trường hợp cuộc kiểm toán cần các kỹ thuật, phương pháp và kỹ năng chuyên ngành mà Kiểm toán nhà nước không có, cơ quan này có thể hợp tác với các chuyên gia bên ngoài để hỗ trợ cho quá trình kiểm toán.
Việc xác định nhu cầu và lĩnh vực cần sử dụng chuyên gia là rất quan trọng và cần được thực hiện ngay từ giai đoạn khảo sát thu thập thông tin để lập kế hoạch kiểm toán.
Việc xác định nhu cầu sử dụng chuyên gia bao gồm vai trò, nội dung, phạm vi công việc và thời gian thực hiện của họ Cần lựa chọn, thương thảo và cam kết với chuyên gia, đồng thời thực hiện các trao đổi quan trọng liên quan đến tính độc lập và khách quan Tài liệu làm việc và báo cáo của chuyên gia cũng cần được giám sát và lưu trữ trong tài liệu làm việc của đoàn kiểm toán để đảm bảo sử dụng hiệu quả kết quả công việc.
Trưởng đoàn kiểm toán cần đánh giá các yếu tố rủi ro liên quan đến việc sử dụng chuyên gia, bao gồm việc kiểm soát dữ liệu, giả định và phương pháp mà chuyên gia áp dụng Họ cũng phải xem xét tính hợp lý của các phát hiện và kết luận của chuyên gia, cũng như mối quan hệ giữa các phát hiện này với những phát hiện khác trong đoàn kiểm toán và với mục tiêu của cuộc kiểm toán Cuối cùng, trưởng đoàn kiểm toán sẽ đưa ra các kết luận về những vấn đề này và quyết định về các phát hiện.
KTNN phải quy định các chính sách và thủ tục về yêu cầu đối với các chuyên gia đƣợc sử dụng trong đó cần nêu rõ về:
- Phải có trình độ, kinh nghiệm, năng lực chuyên môn thích hợp cho cuộc kiểm toán;
- Phải có hiểu biết đầy đủ về môi trường hoạt động của KTNN, hiểu rõ công việc đƣợc yêu cầu;
- Phải tuân thủ yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp, chuẩn mực, quy trình của KTNN;
- Phải độc lập, khách quan với đơn vị đƣợc kiểm toán.
BẰNG CHỨNG, TÀI LIỆU, HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG
Bằng chứng kiểm toán là tài liệu thu thập trong quá trình kiểm toán, tạo cơ sở pháp lý cho các kết luận trong kiểm toán hoạt động Tài liệu kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh và đánh giá tính chính xác của thông tin tài chính.
Tài liệu kiểm toán là các ghi chép lưu trữ theo quy định pháp luật, bao gồm thủ tục kiểm toán, bằng chứng liên quan, và kết luận của kiểm toán viên nhà nước Thuật ngữ “tài liệu làm việc” thường được sử dụng tương đương Mặc dù tài liệu kiểm toán phải tuân thủ các chuẩn mực và quy định của Kiểm toán nhà nước, việc lập tài liệu chủ yếu dựa vào xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên cho từng cuộc kiểm toán cụ thể.
Việc lập tài liệu kiểm toán là rất quan trọng để chứng minh các công việc mà Kiểm toán viên (KTV) đã thực hiện Tài liệu này cần phản ánh chính xác bản chất và nội dung của các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện.
- Cách thức khảo sát, thu thập thông tin và xác định các nội dung chính của kế hoạch kiểm toán;
- Cách thức thu thập bằng chứng kiểm toán thông qua các công việc đã thực hiện, dựa trên hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro;
- Cách thức đƣa ra các phát hiện, kết luận, kiến nghị kiểm toán dựa trên các bằng chứng kiểm toán;
- Sự tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán, các chính sách của KTNN và phương pháp luận phù hợp; và
- Người kiểm tra, kiểm soát, thời gian và phạm vi kiểm tra, kiểm soát
Tài liệu kiểm toán cần được lập kịp thời và phải đảm bảo hoàn chỉnh, chính xác, rõ ràng, súc tích và dễ hiểu Ngoài ra, tài liệu cũng cần phải phù hợp, được sắp xếp có hệ thống, mang tính nhất quán và dễ kiểm tra, kiểm soát.
Phân loại tài liệu kiểm toán
Căn cứ vào nguồn tài liệu, bao gồm tài liệu do KTV tạo lập, tài liệu do đơn vị được kiểm toán cung cấp, tài liệu từ bên thứ ba, và tài liệu kiểm soát.
Căn cứ vào thời điểm lập tài liệu kiểm toán, tài liệu được phân loại thành ba loại: tài liệu lưu trữ, bao gồm hồ sơ kiểm toán trước đó; tài liệu kiểm toán hiện tại; và tài liệu kiểm toán bổ sung được lập sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán.
Tài liệu lưu trữ có thể được phân loại dựa trên hình thức lưu trữ, bao gồm tài liệu lưu trữ trên giấy, tài liệu lưu trữ trên phim ảnh, tài liệu lưu trữ trên các phương tiện tin học, và tài liệu lưu trữ trên các phương tiện khác.
Nội dung tài liệu kiểm toán
KTV cần chuẩn bị tài liệu kiểm toán đầy đủ để một kiểm toán viên có kinh nghiệm, không có mối liên hệ trước đó với cuộc kiểm toán, có thể dễ dàng hiểu và thực hiện công việc.
Bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán phải được thực hiện theo đúng chuẩn mực kiểm toán, đồng thời tuân thủ các yêu cầu về thủ tục và quy định pháp lý hiện hành.
- Các kết quả của các thủ tục kiểm toán đã thực hiện và các bằng chứng kiểm toán đã thu thập đƣợc;
Trong cuộc kiểm toán, các vấn đề quan trọng bao gồm những kết luận và các xét đoán nghề nghiệp cần thiết để đưa ra những kết luận đó.
Hình thức và nội dung của tài liệu kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Quy mô và tính phức tạp của đơn vị đƣợc kiểm toán và các hoạt động của đơn vị đƣợc kiểm toán;
- Nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện;
- Các rủi ro đã xác định đƣợc của những vấn đề trọng yếu hoặc các phát hiện quan trọng;
- Mức độ quan trọng của các bằng chứng kiểm toán đã thu thập;
- Bản chất và phạm vi của các vấn đề bất thường được xác định; và
- Phương pháp và các công cụ kiểm toán sử dụng
Tài liệu kiểm toán thường bao gồm:
- Kế hoạch kiểm toán tổng quát của cuộc kiểm toán cùng những tài liệu khảo sát, lập, thẩm định và xét duyệt;
- Kế hoạch kiểm toán chi tiết, chương trình kiểm toán (các giấy tờ lưu trữ thủ tục kiểm toán);
- Nhật ký và các giấy tờ làm việc khác của KTV;
- Biên bản xác nhận, đối chiếu số liệu, biên bản kiểm toán, báo cáo kiểm toán, biên bản ghi nhớ về các vấn đề (nếu có);
- Bản giải trình của đơn vị đƣợc kiểm toán;
- Danh mục các vấn đề cần kiểm tra;
- Thƣ từ (bao gồm cả thƣ điện tử) liên quan đến các vấn đề quan trọng;
- Các chứng từ, tài liệu, báo cáo thu thập từ đơn vị đƣợc kiểm toán;
Khi xác định bản chất và phạm vi tài liệu trong lĩnh vực kiểm toán cụ thể hoặc trong một bước của quy trình kiểm toán, kiểm toán viên thường cần tham khảo thêm tài liệu khác khi thấy cần thiết.
+ Có nhiều rủi ro hơn (rủi ro gắn liền với việc thực hiện kiểm toán hay rủi ro của một vấn đề trọng yếu hay phát hiện quan trọng);
+ Cần tiến hành thêm các xét đoán trong quá trình làm việc hay khi đánh giá các kết quả; và
+ Cần có thêm bằng chứng khi kết luận về các mục tiêu của cuộc kiểm toán
Ví dụ: Những tài liệu cần có để xây dựng kế hoạch chiến lƣợc KTHĐ gồm:
+ Mô tả về đơn vị được kiểm toán cùng với môi trường hoạt động của đơn vị;
+ Đánh giá các rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý các chương trình và các hoạt động của đơn vị;
+ Tóm tắt quan điểm chiến lược dài hạn về định hướng phát triển KTHĐ của cơ quan KTNN cho mỗi loại hình đơn vị đƣợc kiểm toán;
Các báo cáo kiểm toán gần đây của Kiểm toán Nhà nước (KTNN) cùng với các đề nghị và yêu cầu từ Quốc hội và Hội đồng nhân dân, cũng như các đánh giá từ các đơn vị và báo cáo kiểm toán nội bộ, đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình tài chính và quản lý công.
+ Danh sách các lĩnh vực KTHĐ tiềm năng;
+ Danh sách các cuộc KTHĐ dự kiến trong khoảng thời gian của kế hoạch chiến lƣợc và cơ sở xây dựng danh sách này
Một số nội dung cần lưu ý khi lập tài liệu kiểm toán:
KTV cần lập tài liệu cho các cuộc thảo luận quan trọng với nhà quản lý và các bên liên quan Tài liệu này phải ghi lại nội dung thảo luận, danh sách người tham gia, thời gian, nhận xét và kết luận đạt được.
Khi lập tài liệu cho vấn đề quan trọng, đoàn kiểm toán cần thu thập các tài liệu như mô tả vấn đề, các vấn đề liên quan, bằng chứng thu thập được, tài liệu tham chiếu và phân tích kỹ thuật Ngoài ra, cần ghi lại kết quả tư vấn và các quan điểm thay thế quan trọng, cùng với lý do hợp lý cho những thay thế đó Đoàn kiểm toán cũng phải ghi chép các vấn đề đã thảo luận và kết luận trong hồ sơ kiểm toán, bao gồm cả tài liệu do bên tư vấn lập Các kết luận cuối cùng cần được xác định dựa trên cơ sở và xét đoán chuyên môn, đồng thời phải xem xét cách thức xử lý thông tin hay bằng chứng quan trọng có thể trái ngược với kết luận Cuối cùng, việc kiểm tra của Trưởng đoàn kiểm toán và người kiểm tra chất lượng cũng cần được thực hiện Tài liệu về vấn đề quan trọng không chỉ giới hạn trong tài liệu do KTV lập mà còn có thể bao gồm tài liệu do đơn vị được kiểm toán cung cấp nếu KTV thấy cần thiết.
Các vấn đề quan trọng thường yêu cầu nhiều tài liệu hơn so với các vấn đề ít quan trọng Đoàn kiểm toán cần chú ý đến yêu cầu lưu giữ bản sao tài liệu của đơn vị được kiểm toán và hồ sơ liên quan Thảo luận về bản chất và phạm vi của các tài liệu liên quan sẽ giúp xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả và hiệu lực.