Tiểu luận môn nâng cao chất lượng tự học nguyên tắc xây dựng mối quan hệ trong công việc

Có rất nhiều cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng thamgia mối quan hệ trong công việc, cho dù đó là cuộc gặp gỡ với đối tác, vớikhách hàng, cấp trên hay đồng nghiệp, thái

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

BÀI TIỂU LUẬN MÔN: NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỰ HỌC

Người thực hiện: Đặng Thị Kim Hoàn

Ngày tháng năm sinh: 16/03/1980

Nơi sinh: Nam Định

SBD: 23

Lớp: Nghiệp vụ sư phạm giảng viên đại học, cao đẳng Khóa: 01/2023 NEC

Năm: 2023

NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC

Để đạt được hiệu quả, hoạt động xây dựng mối quan hệ trong côngviệc cần đáp ứng một số nguyên tắc nhất định

1 Sự tôn trọng

Thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng tham gia trong mốiquan hệ là nguyên tắc hàng đầu để có thể tồn tại trong cộng đồng, tập thể nóichung Nó thỏa mãn các nhu cầu liên quan đến nhân quyền, khẳng định nhânthân, đề cao lòng tự trọng và khẳng định phẩm chất của chính bên thể hiệnthái độ đó

Có rất nhiều cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng thamgia mối quan hệ trong công việc, cho dù đó là cuộc gặp gỡ với đối tác, vớikhách hàng, cấp trên hay đồng nghiệp, thái độ tôn trọng đều cần được thểhiện

Nói một cách chung nhất, thái độ tôn trọng kèm theo các yêu cầu cụthể khác nhau về cách diễn đạt về phẩm chất này đối với các đối tượng khácnhau bởi vì bản chất của tôn trọng là sự thừa nhận hay ghi nhận sự tồn tạicủa bên kia như là chính họ chứ không phải là họ theo kiểu mình hoặc mìnhmong muốn Do vậy, với người cao tuổi hơn và trọng trách hơn, tôn trọngcần được thể hiện như là sự kính trọng Đối với người ngang bằng mình dùgthuật ngữ tôn trọng là đủ và đúng Với người trẻ hơn, nhỏ bé hơn, tôn trọngcần được diễn tả theo cách ghi nhận và bao dung

Sự có mặt đúng như lời hứa, ngôn ngữ giao tiếp đề cao nhân thân củabên kia (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ tên và chức vị, đánh giá vấn đề thay vì quychụp về con người, ), điệu bộ cử chỉ phù hợp (trang phục, dáng điệu khi điđứng, ngồi, điệu bộ tay, chân, mắt.) đều là những cách để thể hiện sự tôn

trọng đối với người khác, và do vậy, tự trọng của chính mình

2 Bình đẳng

Mọi công dân đều bình đẳng trước pháp luật Chính vì vậy, trong côngviệc, quyền được nói, được nghe, được trình bày chính kiến và ý tưởng ở cácchủ thể tham gia quan hệ là bình đẳng và cần được đảm bảo một cách phùhợp

Trong nội bộ tổ chức cũng vậy, việc các nhà quản lý khăng khăng đòinhân viên cung cấp trông tin, trình bày vấn đề trong khi bản thân mình lạitìm cách che giấu, bưng bít thông tin là một hình thức vi phạm nguyên tắcbình đẳng Nó có thể dẫn đến sự nghi kị, bất tín và xung đột trong nội bộ Trong quá trình xây dựng mối quan hệ và giao tiếp với các đối tượng,mỗi cá nhân sẽ gặp phải nhiều đối tượng khác nhau (già-trẻ, nam-nữ, ngườidân tộc ít người, hoặc đại diện các tổ chức.) Vấn đề đặt ra ở đây là phải bảođảm sự bình đẳng trong giao tiếp Thực tế, hoạt động giao tiếp có khi gặpphải những tình huống rất khó xử, một bên là công việc, một bên là nhữngquan hệ có ảnh hưởng rất lớn đến cơ quan hoặc bản thân mình Để giải quyếttốt vấn đề này thì cách thức tốt nhất là cần thực hiện nguyên tắc “mọi ngườiđều quan trọng” nghĩa là mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng vàđối xử tốt Dĩ nhiên, nguyên tắc này giúp cho con người tránh được nhữngsai lầm trong giao tiếp khi họ có quan niệm “người này không quan trọng”,không có ảnh hưởng gì đến bản thân mình, cơ quan mình thì thờ ơ, thậm chícoi thường

Một điều chúng ta cần khẳng định là: con người là tổng hòa mọi mốiquan hệ Một cá nhân, một cơ quan, một tổ chức muốn tồn tại và phát triểncần phải thiết lập và duy trì nhiều mối quan hệ khác nhau Mỗi cá nhân thông

qua hoạt động giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp với các đối tượng phải giúp

cơ quan mở rộng mối quan hệ và tăng cường mối quan hệ sẵn có, đồng thờiphải thiết lập các mối quan hệ mới chứ không phải, không thể và không đượclàm mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa họ với các chủ thể khác bên trong vàbên ngoài tổ chức

3 Linh hoạt

Đây là nguyên tắc phản ảnh trực tiếp nhất bản chất “ứng xử”- khíacạnh mang tính tình huống của giao tiếp Theo đó, “ứng” với hoàn cảnh nàythì các bên tham gia giao tiếp cần “xử” trí hay “xử” lý theo cách khác nhausao cho phù hợp

Ngôn ngữ, điệu bộ cử chỉ, thời điểm bắt đầu và kết thúc đều cần phùhợp với bối cảnh trong đó hoạt động giao tiếp diễn ra Các thức xây dựngmối quan hệ với khách hàng khác với cách ứng xử, giao tiếp với đối tác, lạicàng không thể giống cách giao tiếp với các đồng nghiệp Sự cứng nhắctrong ứng xử sẽ đe dọa hiệu quả xây dựng mối quan hệ trong công việc Tuynhiên, sự linh hoạt cho muôn vàn bối cảnh khác nhau cũng chỉ đạt được hiệuquả khi hệ các giá trị chung về cách thức ứng xử đã được hình thành và đượcnhìn nhận một cách thống nhất

Nguyên tắc này dựa trên cơ sở nguyên tắc thứ nhất Trong thực tế, để

có thể tạo ra một sự hài hòa về mặt lợi ích của các bên trong một mối quan

hệ không phải là dễ dàng và đơn giản Điều này là dễ hiểu bởi mong muốncủa các bên tham gia quan hệ thì nhiều nhưng đáp ứng và thỏa mãn nhữngyêu cầu đó lại chỉ có hạn Vì vậy, việc một trong các bên hoặc nhiều bên khitiến hành xây dựng mối quan hệ có thể không đạt lợi ích của mình như mongmuốn là chuyện thường tình Vấn đề ở chỗ là người thành công trong xâydựng mối quan hệ phải xử lý công việc như thế nào để không chỉ thỏa mãn

một phần hoặc toàn bộ yêu cầu của đối tượng giao tiếp mà còn phải làm chođối tượng hiểu và chấp nhận thực tế ngay cả khi mục đích của họ không đạt

Để làm được điều đó, trong quá trình xây dựng mối quan hệ, mỗi cá nhân cóthể đưa ra một số giải pháp để đối tượng giao tiếp có thể chọn lựa và quyếtđịnh Để đưa ra các giải pháp thì mội bên tham gia vào quá trình quan hệ cầnxác định mục đích (lợi ích) cần đạt được, nhưng đồng thời cũng xác địnhmục đích đó có thể đạt được ở những mức độ nào (cao, trung bình hay thấp).Việc xác định những mức độ có thể đạt được sẽ giúp cho các đối tượng thamgiao quan hệ chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng bộ trong điều kiện và giớihạn cho phép để có thể thương lượng với bên kia khi các điều kiện, tiêuchuẩn lý tưởng không đạt được Nói cách khác, những người có ý thức rõ vềlợi ích của họ và lợi ích của bên kia trong một mối quan hệ cũng sẽ rất giỏitrong việc dự kiến các cách thức khác nhau để có các lợi ích đó và họ sẽ suynghĩ đến một sự lựa chọn các giải pháp có thể có

Đảm bảo nguyên tắc này khi xây dựng mối quan hệ trong công việc,các bên sẽ dễ dàng tìm thấy những mục tiêu chung, những lợi ích chung vàtrên cơ sở đó có thể cùng nhau tìm ra những giải pháp có thể làm hài lòng tất

cả các bên

Ví dụ, vận dụng nguyên tắc này, trong một mối quan hệ trực tiếp vớikhách hàng, đối tượng yêu cầu gặp người quản lý, nhưng trên thực tế thìngười quản lý đang đi vắng Khi đó, chúng ta sau khi nghe lời đề nghị củakhách hàng, có thể đưa ra một số giải pháp sau:

- Hẹn khách hàng quay lại vào thời điểm nào đó mà người quản lý cómặt Đề nghị khách hàng gửi lại lời nhắn (hoặc tài liệu) cho người quản lý- (nếu được)

- Hỏi khách hàng có thể gặp cấp phó được không

- Ghi lại tên, địa chỉ, số điện thoại của khách hàng để người quản lý vềthì sẽ truyền đạt và liên lạc lại

4 Tin cậy

Làm cho bên kia tin cậy mình và tìm kiếm các dấu hiệu để có cơ sở tincậy ở họ là một nỗ lực cần thiết cho phép quá trình xây dựng mối quan hệdiễn ra một cách có nền tảng, có hiệu quả lâu dài

Dân gian có câu “Quen sợ dạ, lạ sợ y” Khi thiết lập một mối quan hệvới người lạ, các yếu tố bên ngoài như trang phục, đi đứng, nói năng lúc mớigặp mặt đóng một vai trò quan trọng đối với việc định hình ý niệm ban đầu

về đối tượng quan hệ Tuy nhiên, những cảm nhận ban đầu ấy cũng cần đượckiểm chứng và chỉ được kiểm chứng một cách chính xác khi các bên thamgia quan hệ có các kĩ năng nhất định về thử thách lòng người

Mỗi cá nhân có thể tạo nên sự tin cậy đối với đối tượng quan hệ khitiếp xúc, giải quyết công việc thông qua việc đúng hẹn; chuẩn bị thông tin,văn bản, hồ sơ liên

56

quan một cách đầy đủ, khoa học; viện dẫn các văn bản hoặc chứng cứ chínhthức khi giải thích, thuyết phục; ngôn từ chính thức, đi thẳng vào vấn đề chứkhông quanh co

5 Cộng tác, hài hòa lợi ích

Trong thời đại hiện nay, khi mà các mối quan hệ diễn ra trong một bốicảnh mở hơn do tác động của công nghệ thông tin và sự phát triển về dân trí,việc xây dựng mối quan hệ trong công việc còn phải hướng tới sự hài hòa lợi

ích của các bên để đảm bảo phát triển lâu dài Nói cách khác, hài hòa lợi ích

sẽ không chỉ đạt được tại chỗ giữa các bên trực tiếp tham gia đối thoại, màcòn là các vấn đề lâu dài hơn, trong mối liên quan với các nhóm khác trong

xã hội

Nguyên tắc này dựa trên một thực tế có tính qui luật về mặt tâm lý củacon người Bất kỳ ai, khi thực hiện các mối quan hệ đều mong muốn, tintưởng hoặc hy vọng rằng thông qua việc này có thể đạt được một lợi ích nào

đó cho mình hoặc cho chủ thể mà mình đại diện Lợi ích mà con ngườihướng tới có thể là vật chất (tài sản, tài chính) cũng có thể là lợi ích tinh thần(chẳng hạn trình bày oan ức bởi một quyết định không đúng, chưa thoả đáng,mong được chia sẻ và cảm thông, hoặc một đề nghị ghi nhận một sư đónggóp của bản thân cho tập thể, cho xã hội.) Có thể nói, hầu như không một aithực hiện xây dựng quan hệ lại không muốn hoặc không hy vọng rằng sẽ đạtđược mục đích đã đặt ra, ngay cả khi chính bản thân người dân biết rằng đểđạt được lợi ích đó là hết sức khó khăn

Xuất phát từ tâm lý này, những đối tượng quan hệ khi không đạt đượcnhững điều như đã dự định, thường có những phản ứng ở những mức độkhác nhau (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, mất lòng tin, tỏ thái độ bất hợptác ) Những phản ứng này dù ở mức độ nào đi chăng nữa thì đều không cólợi cho hai phía Chính vì vậy, một nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp là phải

cố gắng đảm bảo sự hài hòa về lợi ích của hai bên tham gia mối quan hệ Thái độ cộng tác từ phía đôi bên dựa trên nguyên lý Thắng - Thắng(win- win) trong giao tiếp Mà để có được kết quả đó, các bên cần có nỗ lựcđạt đến sự hài hòa lợi ích của mỗi bên Chính vì vậy, việc xây dựng một mốiquan hệ ở góc độ cá nhân bao gồm một kỹ năng ngầm định là kỹ năngthương thuyết, thỏa thuận

Nguyên tắc này đòi hỏi mỗi cá nhân khai xây dựng mối quan hệ vớimột đối tượng cụ thể phải chú y những điểm cơ bản như sau:

- Phải hiểu tâm lý của đối tượng, tìm hiểu mục đích của đối tượng,đồng thời trong mối quan hệ này, cá nhân hay tổ chức mình cần đạt đượcmục đích gì - Nếu là giao tiếp gián tiếp, cần dành thời gian thu thập nhữngthông tin về phía đối tượng quan hệ và những lợi ích mà họ hướng tới

- Trong quá trình thiết lập mối quan hệ, phải đặt mục tiêu sao cho mụcđích của các nhân và tổ chức mình đạt được và lợi ích của đối tượng quan hệcũng được thỏa mãn một phần hay toàn bộ Có như vậy việc giao tiếp mớiđem lại kết quả cao Ngược lại, nếu trong một mối quan hệ, con người chỉchú trọng tới lợi ích của bản thân hay tổ chức của mình, mà không chú ý tớihoặc gạt bỏ hoàn toàn lợi ích của đối tượng thì mối quan hệ đó này chưa hẳn

đã là thành công (ngay cả khi kết quả được phía bên kia chấp thuận) vàkhông bền vững, lâu dài

Nhìn chung, mối quan hệ trong công việc nên được xây dựng và thựchiện theo nguyên tắc cộng tác và hài hòa lợi ích, thông cảm và thống nhất,chứ không phải dưới hình thức tranh đua, đối địch Đặt nặng lợi ích củamình trong việc giao tiếp sẽ làm khó khăn hơn trong việc đến với ngườikhác Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt ngày nay, chắc chắn không aimuốn đầu tư cho một mối quan hệ mà họ cảm thấy mình bị bất lợi Vì vậy,

để có được những điều tốt đẹp từ các mối quan hệ, trước hết bạn phải chứng

tỏ được năng lực của mình và sẵn sàng cho đi Sự thành công của một mốiquan hệ không chỉ là ở sự chiến thắng đối tượng mà là sự đem lại lợi íchcàng nhiều càng tốt cho cả hai bên

6 Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý

Có một số vấn đề về tâm lý mà các bên tham gia một mối quan hệ cụthể dễ mắc phải như tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ, tâm lý e ngại,

lo sợ, né tránh Thay đổi được tâm lý này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc và tôntrọng quy luật tâm, sinh lý của con người, cũng như nhận thức về vai trò, vịthế của các bên tham gia mối quan hệ

Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài cũng cần tính đến các phản ứng,nhu cầu nhất định về thể chất theo quy luật chung của cơ thể Chính vì vậy,cần có những biện pháp nhằm hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin được diễn ramột cách hiệu quả, phù hợp với quy luật sinh học của đối tượng Mỗi cánhân tham gia vào mối quan hệ đều có một nét cá tính riêng biệt, một sởthích, một "điểm nhạy cảm" nào đó, mà chúng ta có thể dựa vào để tạo nênmối liên kết với họ Bất kể họ đang làm công việc gì, khi bắt đầu xây dựngmối quan hệ với họ, nên tôn trọng sự khác biệt đó, thì đối phương sẽ dễ dàngchấp nhận và kết nối hơn Tuy nhiên, khả năng nhận biết này còn tùy thuộcvào óc quan sát, cảm nhận, và mức độ chân thành khi xây dựng mối quan hệcủa mỗi người khi tham gia mối quan hệ Và hơn hết, nếu thấu hiểu đượcquan điểm của đối tượng, những mong muốn, những trăn trở của họ trongbối cảnh mà họ sinh sống, làm việc, thì chúng ta sẽ nắm được chiếc chìakhóa mở vào một mối quan hệ vững chắc, lâu bền

7 Thẩm mỹ hành vi

Nguyên tắc này đòi hỏi các hành vi cụ thể khi tham gia vào một mốiquan hệ sẽ không chỉ cần dừng ở đúng mà còn phải đẹp Lấy ví dụ, chỉ tayvào một ai đó để giới thiệu làm quen thì nên dùng cả bàn tay chụm, hơi chúcxuống, hướng về phía người được kể đến chư không dùng đồ vật hay mộtngón tay chỏ chỉ thẳng vào mặt họ Một ví dụ khác là không nên ngang nhiênngoáy mũi, gãi lưng, chỉnh khóa quần hay rung đùi trước mặt người khác

Để đảm bảo các hành vi đúng và đẹp, sự hiểu biết về giao tiếp trongbối cảnh đa văn hóa là hết sức quan trọng Bên cạnh đó, việc rèn luyện đểcác hành vi đẹp trở thành thói quen cũng không kém phần quan trọng

Do đó, cần tôn trọng các giá trị văn hóa trong quá trình xây dựng vàthiết lập các mối quan hệ Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn vớinhững biểu hiện đa dạng của nó Có giá trị văn hóa trong nước, có giá trị vănhóa của nước ngoài Trong một nước đa dân tộc và trong điều kiện hội nhậpquốc tế hiện nay cần đảm bảo tôn trọng truyền thống, văn hoá ứng xử củacác dân tộc thuộc các nền văn hoá khác nhau, tôn trọng văn hóa vùng miền

và thích ứng với những hoàn cảnh giao tiếp cụ thể

PHƯƠNG THỨC XÂY DỰNGMỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆCVới những nguyên tắc như trên, điều cơ bản việc xây dựng và duy trìnhững mối quan hệ tích cực trong công việc thông qua những phương thức

cụ thể nào? Sau đây là một số gợi ý:

1 Xây dựng mạng lưới quan hệ

Trước tiên, để có những mối quan hệ tích cực và lâu dài trong côngviệc, cần thiết lập mạng lưới quan hệ phù hợp với tính chất công việc và nhucầu, tính cách của bản thân Những mối quan hệ này cần được phân loại để

có cách thức ứng xử, liên lạc cho phù hợp với mức độ và tính chất của quan

hệ

Cần lưu trữ những thông tin liên lạc của đối tác và những người liênquan đến mối quan hệ công việc Ngày nay, thật dễ dàng để gọi một cuộcđiện thoại, trao đổi trực tuyến hay email những thông tin cho danh sách liên

hệ Tuy nhiên, để đề phòng những trường hợp do trục trặc công nghệ hoặcnhững rủi ro trong cuộc sống, cần sắp xếp lại danh sách thông tin liên lạc màbạn có vào một quyển sổ, phân nhóm rõ ràng và khoa học, có thể lưu trữ vàtập hợp những danh thiếp đã nhận

Bí quyết để tìm ra những mối quan hệ cần thiết là mở rộng cửa chocác kênh thông tin Ngoài việc xây dựng sự liên kết trực tiếp từ người thân,bạn bè hay đồng nghiệp, có thể tận dụng những tiện ích mà xã hội thông tinngày nay đem lại, bằng cách liên kết facebook với bạn bè, twitter, yahoomessenger, zalo hay các công cụ khác để kết nối và duy trì liên lạc với mọingười một cách nhanh chóng và thuận tiện Những mối quan hệ lâu dài sẽ cólúc cho kết quả bất ngờ đối với công việc của mỗi người Bắt đầu từ những