BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ~~~~~~*~~~~~~ TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ VIỆC TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN APEC GROUP TIỀU LUẬN KẾT THÚC[.]
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “Tìm hiểu về việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại phòng Hành chính nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group” em đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ giảng
viên ThS Đặng Văn Phong giảng dạy học phần Quản trị văn phòng doanhnghiệp của Khoa Quản trị văn phòng nói riêng và Trường Đại học Nội vụ HàNội nói chung
Với tình cảm chân thành, em bày tỏ lòng biết ơn đối với giảng viên giảngdạy, đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình, để em có thể hoàn thành bài tiểu luậnnày Ngoài ra, gửi lời cảm ơn đến Quý Công ty đã tạo điều kiện để bản thân emđược được tìm hiểu tại Quý Công ty, được trải nghiệm và tiếp xúc với một môitrường doanh nghiệp chuyên nghiệp, để em được học hỏi thêm nhiều bài họcđáng quý và tích lũy thêm nhiều bài học cũng như kinh nghiệm
Em xin chân thành cảm ơn
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài bài tiểu luận: “Tìm hiểu về việc tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại phòng Hành chính nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group” là công trình nghiên cứu của riêng em, các kết quả nghiên
cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ bài tiểu luận nào và chưa công
bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu trong bài tiểu luận được sử dụng trungthực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển
từ các tài liệu, tạp chí
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình
Trang 5MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
5 Kết cấu của tiểu luận 3
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN APEC GROUP 4
1.1 Khái quát chung về Công ty Cp tập đoàn Apec Group 4
1.1.1 Tổng quan 4
1.1.2 Mục tiêu, phạm vi kinh doanh và hoạt động của Công ty 5
1.2 Tổng quan về văn phòng Công ty Cp tập đoàn Apec Group 5
1.2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng 5
1.2.3.Chức năng của văn phòng 6
1.3 Tổng quan về phòng Hành chính- nhân sự của Công ty Cp Tập đoàn Apec Group 7
1.3.1.Chức năng 7
1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn 7
1.3.3 Cơ cấu tổ chức 8
Chương 2: THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẨN TẬP ĐOÀN APEC GROUP 11
Trang 62.1 Thực trạng việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại phòng Hành
chính- nhân sự của Công ty CP tập đoàn Apec Group 11
2.1.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 11
2.1.2 Tổ chức xây dựng chương trình công tác 11
2.1.3 Tổ chức xây dựng các nội quy, quy chế 12
2.1.4 Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ 13
2.1.5 Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo 16
2.1.6 Tổ chức hội họp 16
2.1.7 Công tác hậu cần 17
2.1.8 Tổ chức chuyến đi công tác 17
2.1.9 Công tác lễ tân 18
2.1.10 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 19
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 21
3.1 Nhận xét đánh giá 21
3.1.1 Ưu điểm 21
3.1.2 Nhược điểm 21
3.1.3 Nguyên nhân 22
3.2 Giải pháp 23
3.2.1 Về Nhân sự 23
3.2.2 Về cơ cấu tổ chức 23
3.2.3 Về môi trường làm việc 23
3.2.4 Về hoạt động 23
3.2.5 Công tác thông tin báo cáo: 24
KẾT LUẬN 26
Trang 7TÀI LIỆU THAM KHẢO 27PHỤ LỤC 28Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng HC-NS Công ty Cổ phần Tập đoàn Apec Group 28Phụ lục 02 Một số hình ảnh Công ty Cổ phần Tập đoàn Apec Group 29
Trang 8PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp như hiện nay,bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn vàđạt hiệu quả cao hơn thì ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học côngnghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nên công tác văn phòng cũng có sựphát triển để phù hợp cùng với xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế kéo theo sựbùng nổ của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật đã và đang tác động mạnh
mẽ làm thay đổi nhận thức của con người đối với mỗi ngành nghề mỗi lĩnh vực,
sự đánh giá và nhìn nhận đó được hiểu theo hướng tích cực
Nếu trước đây, mấy năm trở về trước việc tổ chức nghiệp vụ công tác vănphòng được mọi người hiểu và được coi như một loại hình lao động đơn giản,hành chính sự vụ thì ngày nay việc đó được coi là một mặt hoạt động của các cơquan, tổ chức, việc tổ chức nghiệp vụ CTVP là loại hình lao động có tính sángtạo đòi hỏi sự am hiểu có trình độ và sự chuyên nghiệp, là một mặt hoạt độngkhông thể thiếu trong hoạt động quản lý, nó phục vụ cho chức năng, nhiệm vụquản lý, lãnh đạo của cơ quan tổ chức
Nghiệp vụ công tác văn phòng phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý,điều hành của cơ quan, tổ chức Nghiệp vụ công tác văn phòng đã và đang cónhững đóng góp nhất định trong công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước,hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tácvăn phòng có được làm tốt hay không
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu, em nhận thấy nghiệp vụ công tác vănphòng là một công cụ đắc lực phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành và khitrực tiếp khảo sát tại Công ty CP Tập đoàn Apec Group, em đã lựa chọn nghiên
cứu đề tài “Tìm hiểu về việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại phòng Hành chính nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group” làm đề tài kết
thúc cho học phần Quản trị Doanh nghiệp Em lựa chọn nhằm mục tiêu tìm hiểu
về việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng, đồng thời đưa ra giải pháp để
nâng cao hiệu quả của nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty CP Tập đoànApec Group
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Trang 9- Đưa ra những giải pháp nhằm giúp cho cơ quan hoàn thiện hơn công tácxây dựng và phát triển nghiệp vụ công tác văn phòng để đạt được một môitrường văn hóa, môi trường làm việc tốt, lành mạnh và phù hợp với tình hìnhthực tiễn.
- Giúp bản thân tôi, tìm hiểu thêm về những nội quy, quy chế để gópphần xây dựng các nghiệp vụ công tác văn phòng, và sau khi ra trường có cơ hộiđược tiếp xúc với môi trường làm việc tại các cơ quan, tổ chức
- Vận dụng kiến thức để đánh giá đúng sự ảnh hưởng của nghiệp vụ côngtác văn phòng đến sự phát triển của Công ty CP Tập đoàn Apec Group
2.2 Nhiệm vụ nghiêm cứu
- Khảo sát, tìm hiểu về việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tạiphòng Hành chính nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group toàn diện, chitiết
- Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phong
- Thu thập văn bản, hồ sơ và tài liệu của cơ quan
- Hoàn thiện bài tiểu luận
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là tìm hiểu về việc tổ chức nghiệp vụ công tác vănphòng tại phòng Hành chính nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Phòng HCNS của Công ty CP Tập đoàn Apec Group
Về thời gian: Bài báo cáo tập trung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tưliệu giai đoạn từ năm 2016– 2021
4 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước
Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài
Phương pháp khảo sát, phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách Với phươngpháp này giúp có các số liệu và nhận xét được các thông tin đưa ra trong đề tài
có tính thực tế hơn, đồng thời thu được những thông tin mà không thể tìm thấytrong các nguồn tư liệu
Trang 10Ngoài ra trong bài tiểu luận này em đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu như sau:
- Phương pháp mô tả
- Phương pháp hệ thống hóa
5 Kết cấu của tiểu luận
Trong bài tiểu luận của em ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần phụclục, phần nội dung chính bao gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát chung về Công ty CP Tập đoàn Apec Group
Chương 2 Thực trạng việc tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tạiphòng hành chính- nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group
Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ công tác vănphòng tại phòng hành chính- nhân sự của Công ty CP Tập đoàn Apec Group
Trang 11Chương 1:
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN APEC GROUP
1.1 Khái quát chung về Công ty Cp tập đoàn Apec Group
1.1.1 Tổng quan
Công ty Cổ phần Đầu tư Châu Á – Thái Bình Dương – Apec Group đượcthành lập tháng 7/2006, trên hành trình hơn một thập kỷ qua, Apec Group đã xâydựng một thương hiệu được thị trường đón nhận và được đối tác tin tưởng
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Tập đoàn Apec Group
Trụ sở chính: Tầng 3, Grand Plaza, số 117 Trần Duy Hưng, Hà Nội
Không như nhiều tập đoàn lớn lựa chọn đầu tư bất động sản tại thị trườnglớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Nha Trang, Đà Nẵng … Apec Group tập trungthâu tóm quỹ đất tại các tỉnh lẻ như Phú Yên, Ninh Thuận, Huế, Bắc Giang, BắcNinh… Những thị trường còn sơ khai về bất động sản nghỉ dưỡng nhưng tiềmnăng phát triển du lịch lớn
Đến năm 2018, Apec Group mới bắt đầu phát triển những quỹ đất đã thâutóm trước đây Định hướng phát triển dòng Condotel trong giai đoạn chậm lạicủa dòng condotel do vấn đề chưa rõ ràng pháp lý có lẽ là bước đi khá mạohiểm
Dù vậy, tập đoàn vẫn quyết định mở rộng đến các thành phố và điểm đến
du lịch tiềm năng Cụ thể:
+ Apec Mandala Wyndham Mũi Né quy mô 2.912 sản phẩm
+ Apec Mandala Wyndham Phú Yên hơn 1.000 sản phẩm
+ Apec Mandala Wyndham Huế với 1289 sản phẩm
+ Apec Dubai Tower Ninh Thuận hơn 4000 sản phẩm
Chỉ tính riêng 4 dự án này, trong 2 năm qua Apec Group đã cung cấp chothị trường hơn 10.000 căn hộ khách sạn 5 sao Và mức độ hấp thụ sản phẩm củaApec rất tốt Trừ dự án Apec Dubai Tower tại sẽ cung cấp cho thị
Trang 12trường Condotel Ninh Thuận 4000 sản phẩm là chưa bán thì 3 dự án đã gây nêncơn sốt, bởi tốc độ bán thành thành tốc của chủ đầu tư.
1.1.2 Mục tiêu, phạm vi kinh doanh và hoạt động của Công ty
Mục tiêu hoạt động của Công ty:
- Không ngừng tìm kiếm các cơ hội phát triển từ kinh doanh chứng khoáncũng như bất động sản nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho cổ đông Công ty
- Tăng tích lũy phát triển sản xuất kinh doanh
- Làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước và xã hội
- Nâng cao thu nhập của người lao động trong Công ty
Phạm vi kinh doanh và hoạt động:
- Công ty được phép lập kế hoạch và tiến hành tất cả các hoạt động kinhdoanh theo quy định của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Điều lệ nàyphù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực hiện các biện pháp thíchhợp để đạt được mục tiêu của Công ty
- Công ty có thể tiến hành hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khácđược pháp luật cho phép và Hội đồng quản trị phê chuẩn
1.2 Tổng quan về văn phòng Công ty Cp tập đoàn Apec Group
1.2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng
a Khái niệm văn phòng
Từ “Văn phòng” tiếng Anh là “Office” Văn phòng là bộ phận cấu thành,một đơn vị với bất kỳ cơ quan nào Sự tồn tại của văn phòng là tất yếu kháchquan Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng, cóthể xem xét quan niệm về văn phòng dưới các góc độ sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệmnày thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thìthành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Vănphòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng
là phòng hành chính tổng hợp
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổchức của cơ quan, đơn vị
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều cóđiểm chung đó là:
+Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thểcủa từng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ
Trang 13gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọihoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giảnthì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểmhoạt động của công tác văn phòng
1.2.2 Vị trí vai trò của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ quan tổchức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi,văn bản đến và văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt d dộng tham mưu, tổng hợp,hậu c ần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban và đơn vị trong tổ chức
Văn phòng là bộ phận luôn gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, nhàquản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệquản lý trong tổ chức Khác với các bộ phận khác văn phòng thực hiện nhiệm vụmang tính thường xuyên, liên tục
1.2.3.Chức năng của văn phòng
Văn phòng có 3 chức năng:
Chức năng tham mưu tổng hợp: Chức năng tham mưu của văn phòng chủyếu là tham mưu về tổ chức điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt độngcủa cơ quan Cụ thể như tham mưu giúp lãnh đạo- nh quản trị cơ quan lậpchương trình, kế hoạch công tác và tổ chức thực hiện, giúp lãnh đạo- nhà quảntrị cơ quan chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách thống nhất vàchặt chẽ, giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợp công tác với nhautrong giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan có hiệu quả . Như vậy văn phòngvừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợpcác ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
-Chức năng tổng hợp: Chức năng tổng hợp của văn phòng trước hết làtổng hợp thông tin Chức năng tổng hợp thông tin được thể hiện ở chỗ vănphòng là đầu mối thông tin, đầu mối quan hệ giao dịch của cơ quan, mọi thôngtin đến và ra khỏi cơ quan đều phải qua văn phòng
Chức năng hậu cần: được thể hiện trên các lĩnh vực như: giúp lãnh đạo –nhà quản trị, quản trị tài chính, tài sản của cơ quan, theo đúng quy định của phápluật; tổ chức và quản trị công cơ quan, sắp xếp, bố trí chỗ làm việc cho các đơn
vị, cán bộ và các điều kiện lao động cho họ Tổ chức phục vụ trực tiếp các hoạtđộng của lãnh dạo cơ quan và của các đơn vị thuộc cơ quan chuẩn bị và tổ chứccác cuộc giao ban lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan và tổ chứcchuyến đi công tác trong và ngoài nước…
Nhiệm vụ của văn phòng
Trang 14Xây dựng và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạchcông tác của cơ quan
Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, quản trị cơ quan
Tổ chức công tác thư ký giúp việc lãnh đạo- nhà quản trị cơ quan
Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do cơ quan soạn thảo và banhành
Tổ chức công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban trong cơ quan
Quản trị công tác kế toán tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản và tài sản của
Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần: Đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất
kỹ thuật phục vụ cho công việc và nhu cầu của các cán bộ nhân viên trong công
ty Ngoài ra còn thực hiện các công việc hậu cần khác như : tổ chức quyên góplàm từ thiện, tổ chức các buổi phóng sinh và tổ chức các sự kiện cho các dịp lễđặc biệt…
1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn
- Thực hiện các nghiệp vụ Hành chính: Văn thư- lưu trữ, bảo mật, lễ tântiếp khách, tạp vụ, quản lý các loại hồ sơ tài liệu của cấp trên chuyển xuống vàcủa công ty, hồ sơ tài liệu về chế độ chính sách, nhân sự, công tác chăm sóc sứckhỏe ban đầu cho nhân viên, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng chốngcháy nổ, và duy trì thực hiện nghiêm điều lệnh, kỷ luật trong cơ quan và tổ chứchuấn luyện, tập huấn cho các cán bộ, công nhân viên công ty
- Xây dựng chương trình công tác theo ngày, tuần, tháng, quý, năm củaCông ty,
Trang 15- Quản lý các giấy giới thiệu, giấy đi đường và các loại các loại giấy tờkahsc của Công ty.
- Quản lý sử dụng các con dấu của công ty theo đúng quy định
- Quản lý kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, nghỉ hưu, chuyển công tác, thựchiện chế độ chính sách bảo hiểm
- Phối hợp với phòng Tài chính xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương chongười lao động theo đúng quy chế trả lương của nhà nước
- Theo dõi và thực hiện chế độ thưởng phạt theo quy định xét lương thángcủa công ty
- Lưu giữ quản lý Hồ sơ của Nhân viên, thực hiện biểu mẫu chung củahành chính văn phòng đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định của Pháp luật vàCông ty
- Soạn thảo Ban hành các văn bản lưu hành nội bộ và bên ngoài
- Duy trì việc thực hiện quy chế, nội quy Thưởng, phạt, trừ doanh thu quaviệc thực hiện giao ban hàng tuần, tháng của Công ty Nếu có lỗi Phòng kinhdoanh, Phòng sản xuất, phòng kế toán, Phòng hành chính đổ lỗi cho nhauTrưởng phòng hành chính nhân sự theo quy chế, kiểm tra rõ ràng, ai đúng, ai saithì cứ theo quy chế, quy định của Công ty giải quyết
- Theo dõi kiểm tra và thực hiện chế độ hàng năm cho nhân viên như: 09ngày nghỉ lễ tết, 12 ngày phép Ốm đau hoặc việc riêng có lý do thì khônghưởng lương, còn nếu nghỉ quá quy định và vi phạm thì xử lý theo quy chế.Cuối năm nếu nhân viên nào còn phép thì báo nhân viên đó nghỉ cho hết, công
ty không cộng dồn vào năm sau
- Quan tâm đời sống nhân viên như: Tổ chức thăm hỏi, ốm đau, hiếu, hỉ
- Thực hiện thủ tục chế độ như: điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, bãinhiệm, khen thưởng, kỷ luật
- Tổ chức các buổi đi chơi dã ngoại cho nhân viên theo quy định của công ty.
1.3.3 Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp công ty có cơ cấu tổ chức như sau
Tổng giám đốc : Là người có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm điềuhành chung mọi hoạt động của công ty, chế độ quản lý của công ty là chế độ thủtrưởng
Người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch, các dự ánhoàn thiện của công ty
Phòng HCNS : Tổ chức quản lý nhân sự và công tác hành chính, hậu cầncủa công ty
Trang 16Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về các công trình thi công,nghiên cứu tìm ra phương pháp thi công, quản lý dây chuyền , lập kế hoạch đầu
tư đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm
Phòng tài chính kế toán, lập kế hoạch theo dõi tài chính và quản lý hoạtđộng tài chính của công ty, xác điịnh kết quả kinh doanh, thanh toán kháchhàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế, đồng thời theo dõi cơ cấu vốn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính- nhân sự tại Công ty CP Tậpđoàn Apec Group (phụ lục 01)
Trang 17Tiểu kết:
Qua những gì trình bày ở chương 1 có thể thấy rằng vai trò quan trọng
của văn phòng và công tác văn phòng trong hoạt động của các cơ quan tổ chứcnói chung và doanh nghiệp nói riêng Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quátrình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộ mặt của cơ quanđơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạtđộng của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt độngchung của toàn bộ cơ quan đơn vị Và trong chương 1 em đã hệ thống hóa đượccác vấn đề thuộc về cơ sở lý luận về công tác văn phòng như khái niệm, vai tròcủa văn phòng, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, khái quát về Công ty, phòngHC-NS… các vấn đề lý luận này là cơ sở và tiền đề trong việc nghiên cứu thựctrạng việc tổ chức nghiệp vụ CTVP tại phòng HC-NS của Công ty CP tập đoànApec Group tại chương 2
Trang 182.1.1 Tổ chức hoạt động văn phòng
Tổ chức hoạt động văn phòng là quá trình thiết kế, phân công, bố trí sắpxếp công việc của văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định sao cho vănphòng đi đúng hướng, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Tại Apec, hoạt động tổ chức văn phòng được tổ chức thực một cách chitiết, khoa học và hiệu quả Phòng hành chính- nhân sự đã xây dựng và tổ chứcđược:
+ Xây dựng nội quy, quy chế, quy định cho văn phòng và xây dựng thànhcác, điều khoản và được phê duyệt và ban hành
+ Kiểm tra, giám sát hoạt động của các phòng ban, đơn vị của công ty.+ Chủ trì, phối hợp với các phòng ban và đơn vị có liên quan thực hiệncông tác tổng hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết các hoạt động theo tháng, quý năm
+ Tổ chức thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ của Vănphòng Ví dụ với chức năng tham mưu tổng hợp thì nhiệm vụ văn phòng là thuthập thông tin, đưa ra các phương án để làm cơ sở cho lãnh đạo ra và thực hiệnquyết định quản trị
2.1.2 Tổ chức xây dựng chương trình công tác
a, Khái niệm chương trình:
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc
b Quy trình lập chương trình công tác
Bước 1: Yêu cầu các đơn vị, phòng ban gửi đăng ký khối lượng công việcthuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan