Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn

Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn

Lời nói đầu

Đất nớc ta xuất phát từ một nớc nông nghiệp lạc hậu, so với những nớc phát triển trên thế giới về trình độ khoa học công nghệ thì còn kém hơn rất nhiều.Song để theo kịp sự phát triển chung của thời đại thì nớc ta đã đa khoa học công nghệ vào công cuộc công nghiệp hoá-hiện đại hoá đất nứơc.

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì ngành Công Nghệ Thông Tin cũng phát triển nhanh.Nó là một ngành khá mới mẻ ở nớc ta song tốc độ phát triển thì rất nhanh và đợc ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau.

Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý khi cha đa tin học vào thì vấn đề quản lý rất phức tạp khó quản lý,có thể có sự thiếu sót,sai lệch thông tin,mất nhiều thời gian và chi phí không cần thiết Nên vấn đề đặt ra là đa tin học vào quản lý là rất cần thiết.Vì vậy các doanh nghiêp,các tổ chức,các cơ quan, các cơ

sở đào tạo cũng đã đa máy tính tham gia vào quá trình quản lý.Trong đó vấn đề quản lý con ngời là rất quan trọng vì bất

kỳ cơ quan tổ chức nào thì vấn đề quản lý con ngời của cơ quan là hàng đầu,cũng cần phải có bộ phận làm công tác này.Nhng đối với mỗi cơ quan,tổ chức,cơ sở khác nhau thì vấn

đề quản lý lại khác nhau.Vì vậy mà em đã chọn đề tài quản

lý học viên của một trung tâm tin học.Vì cha có điều kiện tìm hiểu thực tế một cách đầy đủ nên ở đề tài của em chỉ

giả định vấn đề cần quản lý của một trung tâm đặt ra,trong

đó cũng đã có sự quan sát hoạt động của một số trung tâm tin học hiện nay,tuy nhiên cũng không tránh khỏi những thiếu sót.

Với đề tài: “Quản lý học viên ở trung tâm tin học ngắn hạn”

đợc xây dng nhằm cung cấp một phần mềm trợ giúp công tác quản lý học viên của trung tâm,giảm bớt công sức của ngời làm công tác quản lý,nâng cao hiệu quả công việc.

Vì thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót

Rất mong đợc sự đóng góp của cô giáo để cho các đề tài sau của em đợc hoàn thiện hợn

a.Mở đầu 1.Khung cảnh đề tài.

Giả thiết là một trung tâm tin học với số lợng học viên không lớn,số lợng

đăng ký học các môn khác nhau của một ngời là rất ít,muốn tin học hoá côngtác ghi tên và kết quả học tập của học viên các lớp tin học ngắn hạn,cũng nhtheo rõi quá trình đào tạo học viên trong các lớp.Yêu cầu đặt ra là thiết kếmột chơng trình quản lý để quản lý khi cần có thể tra cứu

2.Mục đích của chơng trình.

Do quá trình quản lý học viên ở trung tâm hiện đợc thực hiện thủ công nênvấn đề quản lý gặp nhiều khó khăn.Mỗi khi có nhu cầu cần kiểm tra họchoặc tìm kiếm về học viên đã học ở trung tâm là rất vất vả.Cho nên vấn đề đa

tin học vào quản lý là việc rất cần thiết và có ý nghĩa.Nên mục tiêu của

ch-ơng trình này là cung cấp phần mềm nhằm hỗ trợ quá trình quản lý học viêncủa trung tâm

B.Nội dung.

Chơng 1: Giới thiệu bài toán quản lý

1.Mô tả nghiệp vụ

*Tổ chức hệ thống quản lý của trung tâm

Hệ thống quản lý học viên ở các trung tâm tin học ngắn hạn qui mô nhỏ hiện có các bộ phận sau:

-Bộ phận quản lý :Giám đốc trung tâm có trách nhiệm điều hành và giải quyết toàn bộ công việc của trung tâm

-Bộ phận nhân viên:có một nhân viên hoặc nhóm nhân viên

-Bộ phận đào tạo:Là đội ngũ giáo viên của trung tâm có nhiệm vụ giảng dạy

2.Quá trình quản lý học viên.

Giả thiết ban đầu hệ thống lu trữ thông tin học viên hoàn toà trong các sổ sách

Tập hợp các bảng biểu,báo biểu,báo cáo,các thông tin hàng ngày,hàng

tháng,hàng năm đợc cập nhật và lu trữ vào sổ

2.1.Đăng ký học

Ngời đến trung tâm đăng ký học sẽ đợc nhân viên phát cho một bảng danh sách các môn học,chơng trình cụ thể của từng môn và thời gian học của từng môn

Mẫu bảng danh sách môn học và thời gian học có dạng:

DANH Sách môn học

Mã môn học Tên môn Sốbuổi Họcphí

Ngừơi học viên có nhu cầu học sẽ đợc sẽ phải đăng ký với nhân viên trung tâm môn học thời gian học và đóng học phí

Khí đó nhân viên tiến hành kiểm tra xem trong khoá học dự kiến mở,sĩ số của

lớp học đó trong bảng danh sách học viên.Nó có mẫu nh sau:

Danh sách học viên Mã học

viên Họtên Ngày sinh Gioi tinh Quê quán Gioitinh Nghềnghiệp

Kèm theo danh sách học viên là bảng danh sách giáo viên giảng dạy:

DANH SáCH GIáO VIÊN

Mã giáo viên Ho và tên Ngày sinh Chức vụ Địa chỉ

Nếu cha đủ chỉ tiêu thì cho phép học viên đăng ký học,ngợc lại thì thông báo cho học viên đã đủ sĩ số

Khi đăng ký học viên nhận đợc một biên lai thu tiền có mẫu :

Sau đó học viên đợc cấp thẻ học viên theo mẫu sau: Trung tâm tin học

…… BIÊn LAI học phí Mã số: Mã khoá Tênkhoá: Ngày bắt đầu: Ngày kết thúc: Mã lớp: Tên lớp: Môn học: Số buổi : Học phí: Họ và tên: Thứ học: Ngày sinh: Buổi học: Gioi tinh: nam ,nữ Ca học: Địa chỉ: Quê quán: Nghề nghiệp: Ngày … tháng ….năm tháng … tháng ….năm.năm Ngờilập

Thẻ có giá trị với đúng môn học,không đợc cho ngời khác mợn thẻ,học viên

đi học phải mang theo thẻ

2.2.Giải quyết sự cố.

Các sự cố có thể sảy ra:

-TH1:Học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc bỏ học không báo trung tâm

-TH2:Học viên nghỉ học dới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lu báo cho trung tâm

Bộ phận nhân viên nhập vào danh sách sự cố sau:

Danh sách sự cố

Bảng danh sách này đợc đa lên cho bộ phận quản lý(giám đốc) ký quyết địnhgiải quyết.Bộ phận quản lý xem xét sự cố và tiến hành đối chiếu học viên đó với học viên trong bảng danh sách học viên.Nếu mọi thông tin đều đúng thì

sẽ giải quyết,ngợc lại thì không giải quýêt

Mỗi trờng hợp sự cố đợc giải quyết cụ thể:

Th1: Trong quá trình học nếu học viên nghỉ học quá 1/3 tổng số buổi hoặc

bỏ học không báo trung tâm thì sẽ bị xoá tên khỏi lớp học và không trả học phí

Th2: Học viên đợc rút lại tiền khi số buổi đã học dới 1/3 tổng số buổi hoặc bảo lu

Tiền rút = học phí – số buổi đã học*học phí/số buổi

Quyết định của giám đôc sẽ đợc gửi lại cho bộ phận nhân viên để giải quyết trực tiếp với học viên.Khi đó có một hoá đơn sự cố

Trung tâm đào tạo tin học

… tháng ….năm thẻ học viên

số thẻ:

Họ và tên : Lớp : .Môn:

Chơng II: phân tích và thiết kế hệ

thống quản lý học viên

I.Thiết kế hệ tống.

1.sơ đồ tổ chức

2.sơ đồ chức năng (bfd).

3 sơ đồ ngữ cảnh.

Từ các dữ liệu đac cho ta xây dựng sơ đồ ngữ cảnh

5

Hệ thống quản lý

1.bộ phận quản lý 2.bộ phận nhân viên 3.bộ phận đào tạo

1.đăng ký học viên

Quản lý học viên

2.gíảI quyết sự cố

1.1Đăng ký môn học và

thời gian học.

1.2Kiểm tra sĩ số.

1.3 Nhập học viên.

1.4 Cấp thẻ.

1.5 Lập các báo cáo học

viên.

2.1 Kiểm tra học viên.

2.1 Trả lại tiền.

2.3 Lập các báo cáo sự cố.

3.Quản lý đào tạo

tạo

3.1 Kiểm tra số buổi học của học viên

3.2 Tổ chức thi.

3.3 Báo cáo công tác đào tạo.

Học viên

Hê thống quản lý học viên

Sở giáo dục

Nhu cầu học

Thông tin đào tạo

Thông tin học viên

Kết quả yêu cầu Yêu cầu sự cố

Yêu cầu cấp chứng chỉ

Chứng chỉ

Báo cáo

-Tác nhân tham gia vào hệ thống HOCVIEN cung cấp các thông tin cần

thiết về học viên:nhu cầu học,lý lịch.v.v.Tác nhân GIAMDOC đa ra các yêu

cầu đòi hỏi hệ thống làm việc và nhận lại dới dạng các báo cáo

4.Sơ phân rã mức 0.

Thay tiến trình duy nhất của sơ đồ ngữ cảnh thành 3 tiến trình ứng với các

chức năng trong sơ đồ BFD.Thêm vào 6 kho dữ liệu tơng ứng với các hồ sơ:

3.0

Đàotạo họcviên

2.0 giảiquyế t

sựcố

Giám đốc Giám đốc

yêu cầuđợc danh sách sự cố D6

biên lai chấp nhận

Thẻ học viên Báo cáo

Học viên

1.1 Đăng kýhọc

1.2

Kiểmtr a Họcviê

n

1.3 nhập họcvê n

1 5 lập báo cáo

1.4 Cấp thẻ

Học viên Giám đốc

6.Sơ đồ mức 2_Giải quyết sự cố

Từ một tiến trình duy nhất phân ra làm hai tiến trình tơng ứng với chức năng

ở sơ đồ BFD.Và có thêm một kho dữ liệu D9:Biên lai thanh toán

Không giải quyết

Biên lai thanh toán D9

Ch chấp nhận yêu cầu

Thông tin học viên D6 DS sự cố báo cáo

2.2 trả lại tiền còn

Giám đốc

7.Sơ đồ mức 3 - Quản lý đào tạo.

Đi học DS theo dõi học viên

Học viên đựoc thi

Học viên đ ợc thi

DS học viên Điểm thi

Thông tin điểm thi

Báo cáo

Báo cáo

3.1 kiểm tra việc học

3.2

tổ chức thi

3.4 Lập báo cáo

III.X©y dùng b¶ng biÓu.

1.Table HOCVIEN

ThùcthÓ/Thuéc

tÝnh KiÓu d÷ liÖu KÝch cì M« t¶ ý nghÜa

Gioitinh numeric 1 Giíi tÝnh

2.Table KHOAHOC

ThùcthÓ/Thuéc

tÝnh KiÓu d÷ liÖu KÝch cì M« t¶ ý nghÜa

3.Table LOP

Thùc thÓ/thuéc

tÝnh KiÓu d÷ liÖu KÝch cì M« t¶ ý nghÜa

4.Table GIAOVIEN

ThùcthÓ/thuéc

tÝnh KiÓu d÷ liÖu KÝch cì M« t¶ ý nghÜa

Tengiaovien character 25 Tªn gi¸o viªn

Sobuoi numeric 2 Số buổi học

tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa

Giaiquyet character 30 Giải quyết sự cố

8.Table QLTHE

Thực thể/thuộc

tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Mô tả ý nghĩa

chơng III thiết kế giao diện

Thiết kế giao diện là một phần quan trọng của hệ thống,bởi giao diện là hình

ảnh đầu tiên mà ngời dùng quan sát đợc.Giao diện thiết kế sao cho vừa đẹpmắt,vừa dễ hiểu khi nhìn và có thể biết đợc nó thực hiện công việc gì,giúpcho ngời sử dụng dễ dành.Vì vậy khi thiết kế giao diện cần chú ý đến yếu tốcon ngời

Giao diện chính.

1.Giao diÖn :cËp nhËt th«ng tin häc viªn

Giao diện này có chức năng nh sau:

+Cập nhập và lu học viên mới thông qua nút Thêm

+Chỉnh sửa hoặc huỷ bỏ học viên nếu nh quá trình cập nhật bị sai thông qua nút Sa

+Thực hiện xoá học viên ra khỏi danh sách khi có nhu cầu xoá thông quan nút Xoá.Trớc khi xoá nó sẽ hỏi có xoá không,nếu đồng ý thì nhấn Yes,nếu không thì ấn No

+Cho phép xem học viên trong bảng học viên thông qua các nút:Đầu(xem học viên có ở đầu bảng),Tiếp(xem học viên tiếp theo của bảng),Lùi(xem lùi lại một ngời trong bảng),Cuối(xem học viên ở cuối của bảng),Xem(Xem toàn

bộ danh sách trong bảng).Xem thông tin học viên qua các nút chức năng này thì chỉ đợc xem chứ không đợc sửa một thông tin nào trên đó

+Thoát khỏi chơng trình cập nhật này thông qua nút Thoát.Khi nhấn thì nó

sẽ hỏi có thoát không?.Nếu đồng ý nhấn Yes,nếu không thì nhấn No

Các nút này khi con trỏ đợc trỏ vào đề chỉ chi ra một thông báo cho biết nút này dùng gì

2.Giao diện:Cập nhật thông tin giáo viên

Giao diện này dùng để cập nhật,chỉnh sửa,xem xoá thông tin về giáo viên của trung tâm.Các nút trong giao diện có chức năng giống nh trong bảng cập nhật thông tin học viên.

3.Giao diện :Cập nhật thông tin về khoá học và lớp học

Giao diện có chức năng vừa cập nhập,hiệu chỉnh,xoá,sửa thông tin về khoá học và lớp

Các nút trên giao diện(Đầu,Tiếp,Lùi,Cuối,Xem,Thêm,Sửa,Xoá,In,Thoát)có chức năng nh hai giao diện trên,ngoài ra các nut Xem,Thêm,Xoá có chức năng với khoá học và lớp riêng hay thực hiện đồng thời

VD:Khi thêm học viên mới vào lớp nhấn nút thêm thì tuỳ nhu cầu nhập thì tanhấn sự lựa chọn.Nếu nh muốn thêm khoá trớc sau đó mới thêm lớp thì nhấn nhấn thêm khoá sau đó nhấn lu và nhấn tiếp để thêm theo lớp.Công việc này

có thể thực hiện đồng thời bằng cách nhấn themkhoa_lop

Tơng tự với nút Xem thì có thể xem lớp hay khóa

4.Giao diện :Nhập thông tin của môn học.

Các thông tin về môn học đợc hiệu chỉnh,thêm,xoá… tháng ….nămthông qua giao diện

Các thông tin về môn học đợc hiệu chỉnh,thêm,sửa,xoá,xem đều đợc thực hiện.

6.Giao diện :Nhập thông tin sự cố

Các sự cố sảy ra đợc cập nhật,hiệu chỉnh,xoá,sửa,xem

7.Giao diện:Quản lý thẻ học viên

Thực hiện cập nhập,hiệu chỉnh,sửa,xoa… tháng ….năm.các thông tin về thẻ học viên khi học viên đăng ký học ở trung tâm

8.Giao diện:In ấn.

Giao diện này thực hiện công việc nh:in thẻ cho học viên theo số thẻ đã đợc nhập,In thẻ giáo viên của trung tâm theo mã giáo viên,In biên lai sự cố theo

9.Giao diện tìm kiếm.

a)Tìm kiếm học viên theo mã học viên

Tiến hành tìm kiếm sẽ đợc thực hiện nh sau:Nhấn vào nút Tìm kiếm,khi đó

sẽ hiện ra một lời yêu cầu Nhập mã cần tìm,ta sẽ điền mã cần tìm vào và nhấn Enter,nếu tìm thấy nó sẽ hiện trực tiếp trên Form,ngợc lại nếu không thấy có một thông báo(Không tìm thấy)

b)Tìm kiếm học viên theo họ tên

Việc tìm kiếm sẽ đợc tiến hành tơng tự nh tìm kiếm theo mã học viên

10.Giao diện:Tìm kiếm môn học hiện có

Thực hiện tìn kiếm:Nhấn nút tìm kiếm,sau đó điền các thông tin cần tìm theoyêu cầu đặt ra.Nếu tìm thấy thì hiện trên Form,ngợc lại thì một thông báo đ-

ợc đa ra(Không tìm thấy)

b)Danh s¸ch m«n häc.

c)LÞch häc

c)Danh s¸ch sù cè.

this.parent.in.enabled =.f.

this.parent.thoat.enabled =.f

if messagebox("co them khong?",20,"Chu y")=6 then

defi wind "thuchien" at 5,5 size 20,60

activate wind thuchien

if messagebox("co xoa khong?",20,"Chu y")=6 then

defi wind "xoa" at 5,5 size 20,60

activate wind xoa

1.T×m kiÕm häc viªn theo m·

timkiem.Click

select qlhocvien

mm=space(10)

defi wind "timkiem" from 1,1 to 20,60

activa wind timkiem

@1,1 say "cho biet ma can tim:" get mm

read

deac wind timkiem

loca for alltrim(upper(mahv))=alltrim(upper(mm))

defi wind "timkiem" from 1,1 to 20,60

activa wind timkiem

@5,1 say "cho biet ho ten can tim:"get tm

read

deac wind timkiem

loca for alltrim(upper(hoten))=alltrim(upper(tm))

defi wind "timkiem" from 1,1 to 20,60

activa wind timkiem

@1,1 say "cho biet ma can tim:" get mm

@5,1 say "cho biet ten mon can tim:"get tm

read

deac wind timkiem

loca for alltrim(upper(mamon))=alltrim(upper(mm)) or

PROCEDURE tiep.Click

if not eof()skip

endifthisform.refreshENDPROC

PROCEDURE lui.Click

if not bof()skip-1endifthisform.refreshENDPROC

PROCEDURE cuoi.Click

go bottomthisform.refreshENDPROC

PROCEDURE them.Click

if this.parent.them.caption = "T\<hªm" thenbegin transaction

thisform.refreshENDPROC

PROCEDURE xoa.Click

if messagebox("xoa record nay?",20,"chu y")=6 thendelete

packendifthisform.refreshENDPROC

PROCEDURE thoat.Click

if messagebox(" co thoat khong?",20,"thong bao") =6 thenthisform.release

endifENDPROC

ENDDEFINE

*

* EndDefine: botton10

* Resets the Timer control so that it starts counting from 0.

PROCEDURE reset

local ctempctemp=this.coldtalkset talk &ctempctemp = this.coldstatus

set status &ctempctemp = this.colddateset date &ctempctemp = this.coldcenturyset century &ctempctemp = this.coldnotifyset notify &ctempctemp = this.coldnearset near &ctempctemp = this.coldexactset exact &ctempctemp = this.coldconfirmset confirm &ctempctemp=this.coldintensityset intensity &ctempctemp = this.coldescapeset escape &ctempctemp=this.coldexclusiveset exclusive &ctempctemp = this.colddecimalsset decimals to &ctempctemp= this.coldcompatibleset compatible &ctempctemp = this.colddeletedset delete &ctemp

ENDPROC

PROCEDURE Init

this.coldtalk = set("talk")this.coldstatus =set("STATUS")this.colddate=set("date")

this.coldcentury = set("century")this.coldsafety = set("safety")this.coldnotify = set("notify")this.coldnear = set("near")this.coldexact = set("exact")this.coldconfirm = set("confirm")this.coldintensity = set("intensity")this.coldescape = set("escape")this.coldexclusive = set("exclusive")this.colddecimals = set("decimals")this.coldcompatible=set("compatible")this.colddeleted = set("deleted")

ENDPROC

PROCEDURE Destroy