Bài giảng Quản lý dự án: Chương 6 - GV. Nguyễn Quốc Ấn

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 6 - GV. Nguyễn Quốc Ấn

CHƯƠNG 6:

KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT

Kiểm soát dự án

Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định quản lý

Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:

 Thu thập thông tin:

+ Tiến độ

+ Chi phí

+ Thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)

 So sánh các thông tin này với kế hoạch và yêu cầu đã

đề ra

 Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra

Sự cần thiết kiểm soát dự án

 Đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra

Các dạng của kiểm soát dự án

chất lượng

Các loại kiểm soát

Có 2 loại kiểm soát:

 Kiểm soát bên trong (internal control): là hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án ấn định

 Kiểm soát bên ngoài (external control): là các quy trình

và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng

Mô hình của hệ thống kiểm soát

Quá trình

Phản hồi

KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ

 Kiểm soát tiến độ là quá

KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ

- Tiến độ dự án

- Báo cáo kết quả HĐ

- Các yêu cầu thay đổi

- Bài học kinh nghiệm

ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA

- Lấy mẫu thống kê

- Cải thiện chất lượng

- Các quyết định chấp

thuận

- Làm lại

- Danh mục hoàn thành kiểm tra

ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA

KIỂM SOÁT CHI PHÍ

 Kiểm soát chi phí là quá trình

KIỂM SOÁT CHI PHÍ

- Đường chi phí cơ bản

- Các báo cáo kết quả HĐ

- Các yêu cầu thay đổi

- KH quản lý chi phí

- Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí

- Đo lường kết quả HĐ

- Ước tính khi hoàn thành

- Bài học kinh nghiệm

ĐẦU VÀO CÔNG CỤ, KỸ THUẬT ĐẦU RA

 Mỗi báo cáo chi phí gồm:

+ Mô tả công việc

+ Tiến độ theo thời gian

+ Ai là người chịu trách nhiệm

+ Ngân sách theo thời gian

+ Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu

 Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hay ít hơn ngân sách đã dự trù.

Ví d

Ví dụ ụ

Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày, chi phí phải trả là 200 USD/1m

 Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày

 Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m

 Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là:

18 x 25 x 200 = 90.000 USD

 Thực chi cuối ngày 18 là:

400 x 200 = 80.000 USD

Nhược điểm của phương

pháp truyền thống

Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân tích khác biệt về chi phí (cost variance

analysis) thì không đủ bởi vì:

 Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành

 Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án

Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria)

 Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong:

+ Bộ quốc phòng Mỹ

+ NASA (National Aerautic Space Adiministration)

Khắc phục các nhược điểm của phương pháp truyền thống

Một số công cụ sử dụng trong kiểm

soát các mục tiêu dự án

Biểu đồ tiến trình

Biểu đồ kiểm soát

Biểu đồ nhân quả

Biểu đồ pareto

Phân tích giá trị thu được

Quá trình Nhân l

Nhân lự ực Đo lư c Đo lườ ờng ng

Môi trư Môi trườ ờng ng

Ng ười tiêu dùng

Đ

Đầ ầu vào u vào Đ ầu ra

Trong mỗi giai đoạn có yêu cầu quản lý chất lượng khácnhau:

 Giai đoạn thiết kế: thỏa mãn yêu cầu khách hàng và cácmục tiêu dự án

 Giai đoạn thực hiện: quản lý tiến độ thi công, giám sátcác nguyên liệu đầu vào theo đúng những tiêu chuẩnthiết kế được duyệt

Bi

Biểểu đ u đồồ ti tiếến trình n trình

Biểu đồ kiểm soát

 Là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc

 Sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát

để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không -> xây dựng các biện pháp điều chỉnh

 Dùng để giám sát các hoạt động có tính chất lặp, giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian

Gi ới hạn trên

Gi Giới hạn ới hạn dưới

Bi Biểểu đ u đồồ pareto pareto

Là loại biểu đồ đặc biệt giúp xác định và đặt ưu tiên cho những lĩnh vực có thể xảy ra vấn đề của dự án

theo mức độ nghiêm trọng của chúng Mức độ nghiêm trọng bao gồm:

 Tần suất xuất hiện của một vấn đề

 Chi phí do vấn đề gây ra

 Mức giảm chất lượng do vấn đề gây ra

 Lượng thời gian bị mất do vấn đề gây ra

 Mức độ rủi ro do vấn đề gây ra (ví dụ như sức khỏe hoặc an toàn)

70 70% %

 Biểu đồ pareto về nguyên nhân kém chất

lượng của một sản phẩm công nghệ thông tin

Bi Biểểu đ u đồồ nhân qu nhân quảả

Biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó Về phương pháp xây dựng cần thực hiện

một số bước sau:

 Lựa chọn một tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích (nhân

tố kết quả) và trình bày bằng một mũi tên

 Liệt kê toàn bộ những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích

 Tìm những nguyên nhân ảnh hưởng đến từng nhân tố

sau đó xem nhân tố mới lại là kết quả và xác định quan

hệ nhân quả cho nhân tố mới, cứ thế cho các quan hệ ở cấp thấp hơn

Một sơ đồ nhân quả điển hình thể hiện như

sau

Tính ổn định

CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM/KẾT

Kinh nghiệm

Lịch sửa chữa

Bảo dưỡng Phụ tùng

Kỹ năng

Đào tạo

Nhà cung cấp

Các đại lượng phân tích về thành quả

(Performance Analysis)

 BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí

dự tính của công việc theo kế hoạch

 ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí

thực sự của một công việc đã được thực hiện

 BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí

dự tính của công việc đã được thực hiện, còn được gọi

là Giá trị đã thu được (Earned Value)

Ngân sách

dự tính cho toàn bộ công việc

% công việc thực sự đã làm cho đến thời điểm xem xét

Các đại lượng về phân tích thành quả

% công việc được hoạch định cho đến thời

điểm xem xét

X

X

Các đại lượng phân tích về sai lệch

(Variance Analysis)

Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance)

SV > 0  Vượt tiến độ (Ahead schedule)

SV = 0  Đúng tiến độ (On schedule)

SV < 0  Chậm tiến độ (Behind schedule)

 Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền

 Ví dụ:

SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $  Chậm tiến độ

Cụ thể là chậm tiến độ : 10.000 / 200 = 50 m

Các đại lượng phân tích về sai lệch

(Variance Analysis)

Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance)

 CV > 0  không vượt chi phí (Cost under run)

 CV = 0  đúng chi phí (On cost)

 CV < 0  vượt chi phí (Cost over run)

 Lưu ý:

 Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể cả chi phí không phải là tiền mặt

 Khi tính BCWP đã có tính chi phí dự phòng

Các đại lượng phân tích về sai lệch

(Variance Analysis)

Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance)

 AV > 0  Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi

 AV = 0  Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi

 AV < 0  Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi

 Ví dụ:

Ở ngày thứ 18, ACWP = 80.000 $

 AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $

Các đại lượng phân tích về sai lệch

 SD (Status Date): Ngày xem xét

 BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà tại đó BCWS = BCWP

Các chỉ số thành quả công việc

 Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI (Schedule

Performance Index)

SPI = BCWP / BCWS

 SPI > 1  BCWP > BCWS  SV > 0  vượt tiến độ

 Chỉ số thành quả về chi phí – CPI (Cost

Performance Index)

CPI = BCWP / ACWP

 CPI > 1  BCWP > ACWP  CV > 0  Không vượt

chi phí

Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance)

BCWS BCWP ACWP

n

BCAC

Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance)

 Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án FCTC (Forecast Cost To Complete

Project)

 BCAC (Budgeted Cost At Completion)

 Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án

FCAC = ACWP + FCTC

CPI

BCWS BCAC

BCWP

ACWP BCWS

BCAC

Minh họa phân tích giá trị thu được

(Earned Value Analysis)

chống rủi ro.