Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3 - GV. Nguyễn Quốc Ấn

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3- GV. Nguyễn Quốc Ấn

CHƯƠNG 3:

TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 KHÁI NIỆM

Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức

thực hiện, theo dõi và bao quát tất cả các phương diện, cũng như các thành phần can dự trong dự

án, nhằm đạt được mục tiêu một cách chắc chắn trong những tiêu chuẩn về chi phí, thời gian và

chất lượng của dự án

2 ĐẶC ĐIỂM

2.1 Các thành phần liên quan

Dự án phải đạt được mục tiêu trong các

giới hạn về thời gian, chi phí, chất lượng và

sự thỏa mãn của các thành phần liên quan, gồm:

2.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ

DỰ ÁN

Là do dựa vào tính chất duy nhất và do ảnh

hưởng rộng lớn của dự án

Vì vậy, phải thường xuyên kiểm tra chặt chẽ

mục tiêu, tiến độ, chi phí và chất lượng của từng giai đoạn  Đó là nguyên tắc chính của quản lý dự án

2.3 NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

 Không có một dự án quan trọng nào được làm đúng thời gian, trong mức ngân sách và với cùng một đội ngũ mà đã bắt đầu nó Dự án của bạn cũng không

phải là cái đầu tiên

 Dự án tiến triển một cách nhanh chóng cho đến khi

nó hoàn thành được 90%, sau đó nó sẽ duy trì ở mức hoàn thành 90% mãi mãi

 Một lợi thế của những mục tiêu dự án không rõ ràng là nó để cho bạn tránh được sự lúng túng trong việc ước lượng các chi phí tương ứng.

 Khi mọi thứ đang tốt, thì một vài thứ sẽ sai Khi mọi thứ xuất hiện dường như tốt hơn, bạn đã có cường điệu vài điều

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

 Nếu nội dung dự án được phép thay đổi một cách

tự do, thì tỷ lệ thay đổi sẽ cao hơn tỷ lệ tiến bộ

của dự án

 Không có một hệ thống nào là hoàn toàn không

có lỗi Sự cố gắng khắc phục lỗi của hệ thống sẽ không tránh khỏi việc dẫn đến một lỗi mới mà nó rất khó tìm thấy

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

 Một dự án được hoạch định một cách cẩu thả sẽ làm thời gian dài hơn gấp ba lần thời gian kỳ

vọng Một dự án được hoạch định một cách cẩn thận sẽ chỉ kéo dài gấp hai lần

 Đội dự án ghét cay ghét đắng việc báo cáo tiến trình bởi vì nó biểu lộ một cách rõ ràng sự chậm trễ tiến trình của họ

NHỮNG QUI LUẬT CỦA QTDA

2.4 TIÊU CHUẨN THÀNH CÔNG

CỦA DỰ ÁN

Chất lượng của kết quả dự án

Sự thỏa mãn của những người liên quan đến dự án.

Chi phí Thời gian

2.5.2 Dự án công ích:

Sai lầm khi xác định mục tiêu của dự án.

Hoạch định dự án không rõ ràng, chính xác, thiếu đồng bộ.

Quản lý kém.

Hệ thống kiểm tra, giám sát không chặt chẽ.

Thông tin không kịp thời.

3 HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Là sự sắp xếp các bộ phận trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo

nên một môi trường nội bộ thuận lợi hướng

tới hoàn thành mục tiêu chung.

Dự án

Trong các đơn vị vẫn phân chia các bộ phận theo chức năng chuyên môn Thí dụ

phòng kế hoạch, phòng tài chính, phòng nhân

sự, Các bộ phận chuyên môn cùng tham gia theo dõi dự án.

Tổ chức theo chức năng

Ưu điểm:

- Tập trung các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau nên có điều kiện trao dồi và nâng cao năng lực cho nhân viên, bảo đảm hoạt động bình

thường của đơn vị.

- Các chuyên gia có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án khác nhau nên dễ theo dõi và phân phối nguồn lực cho các

dự án.

- Bất kỳ bộ phận chuyên môn nào cũng có thể theo dõi

và quản lý dự án khi được yêu cầu.

- Không cho thấy chủ thể chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án (chủ nhiệm hay giám đốc dự án).

- Các bộ phận chức năng không tập trung cho một dự án một cách hợp lý khiến dự án bị coi nhẹ

- Không khuyến khích được sự đóng góp tích cực của các thành viên tham gia (vì dự án không được quản lý tập trung, không có chủ nhiệm)

Nhược điểm:

- Đảm bảo quyền hạn và tính độc lập cho chủ nhiệm dự án Giúp chủ nhiệm dự án có điều kiện tập trung nguồn lực thúc đẩy dự án.

- Hình thành ê-kíp dự án, nó có tác dụng kích thích tính tích cực của các thành viên dự án

- Dễ dàng quản lý công việc từng người và tiến

độ thực hiện dự án

Ưu điểm:

Tài chính

Dự án A Dự án B Nhân sự

- Khắc phục một số tồn tại của hình thức tổ chức theo chức năng và theo dự án.

- Chỉ áp dụng cho các công ty thực hiện một số vài dự án với qui mô không lớn

(Còn tồn tại nhược điểm của hình thức tổ chức chức năng)

Ư u điểm:

Sơ đồ tổ chức tham mưu:

Ban lãnh đạo

Dự án

Kế hoạch Tài chánh Nhân sự

3.5 Hình thức tổ chức theo ma trận:

Được áp dụng ở đơn vị lớn cùng lúc tổ chức thực hiện nhiều dự án khác nhau Mỗi dự

án chịu sự điều phối của các chủ nhiệm dự án

và sự tham gia của các chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn

bộ phận.

- Kế hoạch điều phối phải thật chặt chẽ.