Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính Thời lượng 30 tiết Mục lục Vấn đề 1 Khái quát về văn bản hành chính thông dụng 1 1 Khái niệm, phân loại về văn bản hành chính thông dụng 1 2 Khái niệm 1[.]
Trang 1Bài giảng
Kỹ năng soạn thảo văn bản
hành chínhThời lượng: 30 tiết
Mục lục
Vấn đề 1: Khái quát về văn bản hành chính thông dụng 1
1 Khái niệm, phân loại về văn bản hành chính thông dụng 1
7 Yêu cầu về nội dung 2
8 Yêu cầu về ngôn ngữ 2
Vấn đề 2: Soạn thảo Biên bản 2
1 Khái niệm và yêu cầu 2
2 Khái niệm biên bản 2
3 Phân loại biên bản 2
4 Soạn thảo biên bản 3
5 Hình thức biên bản 3
6 Nội dung biên bản 3
Vấn đề 3: Soạn thảo Công văn, Tờ trình 5
1 Soạn thảo công văn 5
2 Khái niệm công văn 5
3 Phân loại 5
4 Yêu cầu khi soạn thảo công văn 5
5 Cách thức soạn thảo công văn 6
Trang 210 Các thức soạn thảo tờ trình 8
Vấn đề 4: Soạn thảo Báo cáo 9
1 Khái niệm và các loại báo cáo 9
2 Kỹ năng soạn thảo báo cáo 9
Vấn đề 5: Soạn thảo Kế hoạch, Công tác và Đề án 13
1 Soạn thảo kế hoạch 13
Vấn đề 5: Soạn thảo Nội quy, Quy chế 14
1 Khái niệm 14
2 Mục đích sử dụng 15
3 Yêu cầu khi soạn thảo nội quy quy chế 15
4 Cách thức soạn thảo nội quy, quy chế 15
Advertisement
Vấn đề 1: Khái quát về văn bản hành chính thông dụng
I Khái niệm, phân loại về văn bản hành chính thông dụng
Văn bản hành chính có 2 loại:
+ văn bản hành chính cá biệt: Nghị quyết, Chỉ thị
+ văn bản hành chính thông dụng: Công văn, Biên bản, Tờ trình, Giấy xin phép, …
1 Khái niệm
– Định nghĩa (cô Oanh): Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhằm để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra
để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý
– Định nghĩa (cô Uyên): Văn bản hành chính thông dụng là văn bản được ban hành nhằm giải quyết những công việc cụ thể của
Trang 3cơ quan, tổ chức như: giao dịch công tác; trao đổi thông tin; phảnánh tình hình hoạt động; ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra đáp ứng yêu cầu quản lý có hiệu quả.
– Đặc điểm:
+ chủ thể ban hành: rất đa dạng (gồm Nhà nước, tổ chức chính trị, đảng, đoàn thanh niên, cá nhân (khi viết Đơn, Thư), tổ chức nước ngoài ==> tức là mọi chủ thể khi tham gia vào quan hệ PL đều có thể ban hành văn bản hành chính thông dụng
+ tên gọi: rất phong phú (Công văn, Tờ trình, Biên bản, Thông tri, Đơn, …)
+ hình thức:
Do PL quy định: đối với cơ quan NN (xem Thông tư số
01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính)
Do Thể lệ đảng, Thể lệ Đoàn thanh niên, Thể lệ Mặt trận tổ quốc quy định
+ nội dung: chứa đựng thông tin về sự kiện (như Biên bản, Hợp đồng, …), truyền đạt thông tin trong quản lý (như Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, …)
+ không có tính bắt buộc thực hiện: (Chú ý: đặc điểm này còn gâytranh luận, ví dụ đối với Quy chế, Nội quy là có tính bắt buộc thựchiện)
2 Phân loại
– Văn bản hành chính dùng để thông tin, giao dịch: Công văn, Tờtrình, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Công điện, …
Trang 4– Văn bản hành chính dùng để ngi nhận sự kiện: Biên bản, Giấy
ủy nhiệm, Giấy chứng nhận, Giấy biên nhận, Hợp đồng, Phiếu gửi, …
– Văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến công việc trong tương lai: Tầm nhìn, Chiến lược, Đề án, Dự án, Chương trình, Kếhoạch, …
– Văn bản hành chính dùng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ: Điều
lệ, Quy chế, Quy định, Nội quy, …
– Tuân theo quy định của PL
– Tuân theo quy định của tổ chức chính trị – xã hội
2 Yêu cầu về nội dung
– Hợp pháp
– Hợp lý
3 Yêu cầu về ngôn ngữ
– Văn phong nghị luận: trang trọng, lịch sự, thuyết phục, phổ thông, thống nhất, chính xác
Trang 5
Vấn đề 2: Soạn thảo Biên bản
I Khái niệm và yêu cầu
1 Khái niệm biên bản
– Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở, tiền đề để chủ thể có thẩm quyền ra những phán quyết về hành chính nhất định
– Vai trò của Biên bản:
Trang 63 Yêu cầu của biên bản
– Yêu cầu về nội dung:
+ đảm bảo tính khách quan, đầy đủ, trung thực khi mô tả sự kiện+ đảm bảo số liệu phải chính xác, cụ thể
+ nội dung biên bản phải trọng tâm, trọng điểm
+ bố cục nội dung phải logic
– Yêu cầu về hình thức:
+ đúng quy định theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV
+ điều kiện thông qua của Biên bản phải có tối thiểu 2 người ký xác nhận, không giới hạn số lượng tối đa
Chú ý: thứ tự ký từ phải sang trái: theo nguyên tắc “ai quan trọng hơn thì ở bên phải”
– Yêu cầu về ngôn ngữ:
+ sử dụng văn phong nghị luận để diễn đạt
+ đảm bảo tính chính xác, khách quan phù hợp sự kiện thực tế+ diễn đạt rõ ràng, trôi chảy
II Soạn thảo biên bản
1 Hình thức biên bản
– Biên bản không có số
Trang 7Chú ý: nếu Biên bản có số thì đó là số seri (chỉ để quản lý, VD như Biên bản trong phạt vi phạm giao thông có số seri)
– Biên bản không cần đóng dấu, nếu có thì chỉ đóng dấu treo
– Không có tiêu thức về địa danh và thời gian Tức là không có: ví
dụ “Hà Nội, ngày … tháng … năm …”
– Chữ ký: người quan trọng hơn ở bên phải
Trang 8– Diễn biến của sự kiện:
+ Mô tả quá trình xảy ra sự kiện
+ Người chứng kiến hoặc những tình tiết, dấu vết là chứng cứ+ Lời khai của các bên liên quan
+ Hành vi ngăn chặn của bảo vệ…
– Số lượng biên bản được lập
– Diễn biến cuộc họp:
+ Chủ toạ giới thiệu chương trình, nội dung
+ Đoàn chủ tịch, thư ký (nếu là hội nghị, đại hội)
Trang 9+ Đọc báo cáo
+ Phát biểu của các thành viên
+ Bầu BCH mới (nếu có): kiểm phiếu, ra mắt BCH mới
+ Kết luận của chủ toạ
– Thủ tục đọc công khai
– Thời điểm kết thúc cuộc họp
a Phần mở đầu
– Thời gian: chính xác nhất có thể, có thể đến giờ / phút
VD: “Vào hồi 9h15 ngày 01/05/2017”
– Địa điểm: cụ thể đến cá biệt nhất
VD: “Phòng 303 nhà B trường Đại học Luật Hà Nội, 87 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội”
VD: “Tại ngã tư đoạn đường Nguyễn Chí Thanh giao cắt Huỳnh Thúc Kháng và Pháp Đài Láng, trên địa bàn phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội” (với Biên bản vụ việc tai nạn giao thông)
– Thành phần:
+ với Biên bản vụ việc:
Trang 10– Thành phần có mặt: Tôi, [họ tên], [cấp bậc, chức vụ], tiến hành lập Biên bản với anh/chị [họ tên], [thông tin cá nhân]
VD: Tôi, Nguyễn Văn A, Thượng úy, Đội phó Đội cảnh sát giao thông số 5 thành phố Hà Nội, tiến hành lập Biên bản với chị Cao Kim Oanh, sinh ngày 19/05/1980, thường trú tại Số nhà 5 đường Kim Mã, phường Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội
+ với Biên bản hội nghị:
– Thành phần tham dự:
1 Chủ tọa … (VD: Ông Nguyễn Văn A – Giám đốc )
2 Thư ký… (VD: Bà Cao Kim Oanh – Phòng Tổ chức cán bộ)
3 Đại biểu: (chú ý thứ tự các đại biểu)
– Đại biểu 1
– Đại biểu 2
4 Có mặt…, vắng mặt … (VD: Có mặt 12, vắng mặt Lê Thị B –Phó Chủ tịch Hội phụ nữ phường, Phạm Văn D – Phòng kế toán; chú ý: không ghi tên người có mặt, chỉ ghi tên người vắng mặt, nếu có quá nhiều người vắng mặt thì ghi Danh sách kèm theo )
Trang 11– Biên bản sự vụ: có thể lập thành nhiều bản
———————
Vấn đề 3: Soạn thảo Công văn, Tờ trình
I Soạn thảo công văn
1 Khái niệm công văn
– Công văn là loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng
để giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức; giữa cơ quan
tổ chức với cá nhân có liên quan, nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành có hiệu quả
2 Phân loại
– Theo tiêu chí chủ thể:
+ công văn do cấp trên ban hành
+ công văn do cấp dưới ban hành
+ công văn do các cơ quan ngang cấp ban hành
Trả lời: Chỉ thị là VBPL, còn Công văn là VBHC thông dụng ==>
việc ban hành Chỉ thị hay Công văn phụ thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành (là được quyền ban hành Công văn hay
Trang 12ban hành Chỉ thị) Nếu 1 chủ thể có quyền ban hành cả Chỉ thị lẫnCông văn, thì căn cứ vào phạm vi để phân biệt, theo đó ban hànhCông văn khi cần chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở trong nội bộ cơ quan, đơn vị mình; còn Chỉ thị có phạm vi rộng hơn
+ công văn hướng dẫn, giải thích: cấp trên ban hành, giống với Thông tư
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Thông tư, khi nào thì ban hành
Công văn để giải thích, hướng dẫn ?
Trả lời: Thông tư là VBQPPL, còn Công văn là VBHC thông dụng
==> việc ban hành Thông tư hay Công văn phụ thuộc vào thẩm quyền của cơ quan ban hành (là được quyền ban hành Thông tư hay ban hành Chỉ thị) Nếu 1 chủ thể có quyền ban hành cả
Thông tư lẫn Công văn, thì căn cứ vào nội dung để phân biệt, theo đó chỉ được ban hành Thông tư theo quy định của Luật ban hành VBPL 2015; ngoài ra đều ban hành Công văn
+ công văn thăm hỏi, cảm ơn: đối với đối tác
+ công văn hỏi, trả lời (phúc đáp):
+ công văn trình, đề nghị: cấp dưới ban hành, giống với Tờ trình
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Tờ trình, khi nào thì ban hành
Công văn trình ?
Trả lời: nói chung với các công việc đơn giản thì sẽ dùng Công
văn, còn với các công việc phức tạp, cần giải trình nhiều thì sẽ dùng Tờ trình
+ công văn mời, trao đổi ý kiến, thông báo: giống với Giấy mời, Thông báo
Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Công văn mời, khi nào thì ban
hành Giấy mời ?
Trả lời: Công văn mời có tính chất trang trọng hơn Giấy mời
Trang 13Câu hỏi: Khi nào thì ban hành Công văn thông báo, khi nào
thì ban hành Thông báo ?
Trả lời: Với Thông báo thì đối tượng rất rộng, không xác định,
thường là công khai cho mọi đối tượng Còn với Công văn để thông báo là gửi đích danh đối tượng ==> hẹp hơn Ngoài ra nội dung trong Công văn thông báo cũng thường “nhiều” hơn so với Thông báo
3 Yêu cầu khi soạn thảo công văn
a Yêu cầu về nội dung
– Đảm bảo tính hợp pháp:
+ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể ban hành: mặc dù gần như mọi chủ thể đều có quyền ban hành Công văn, nhưng nội dung trong CV phải phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể đó (VD không được vượt thẩm quyền)
+ phù hợp với văn bản PL liên quan
Trang 14+ không ghi tên văn bản
+ trích yếu nội dung trình bày dưới phần số, ký hiệu
+ ký hiệu là chữ viết tắt tên cơ quan ban hành gạch nối tên đơn vịsoạn công văn
VD: UBND-VP : công văn của Văn phòng thuộc UBND
UBND-PTNMT : công văn của Phòng Tài nguyên môi trường thuộc UBND
c Yêu cầu về ngôn ngữ
– Ngôn ngữ khách quan, phi cá nhân, tránh từ biểu cảm
– Lịch sự, nghiêm túc
– Thường sử dụng 1 số từ: Kính gửi, Kính trình, Đề nghị, Xem xétgiải quyết, Quý Cơ quan, …
4 Cách thức soạn thảo công văn
a Soạn thảo phần mở đầu
– Mục đích:
+ trình bày cơ sở, lý do, mục đích ban hành công văn
+ giới thiệu về nội dung CV
+ nêu vấn đề trọng tâm của CV
– Nội dung: 2 cách viết phần mở đầu:
Trang 15+ cách 1: mở đầu trình bày cơ sở pháp lý (CV ban hành để tổ chức thực hiện VBQPPL)
+ cách 2: mở đầu trình bày lý do, mục đích (CV ban hành xuất phát từ nhu cầu thực tiễn)
b Soạn thảo nội dung chính
– Nội dung chính của CV nói chung:
+ triển khai cụ thể công việc cần giải quyết
+ trình bày 1 cách hệ thống, có sắp xếp thứ tự các luận điểm
+ với nội dung phức tạp, có thể chia thành các mục, các điểm tương ứng với mỗi nhóm công việc, nhiệm vụ
– Nội dung chính của CV chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở:
+ chỉ ra công việc, nhiệm vụ cấp dưới cần triển khai
+ đề ra các biện pháp tổ chức thực hiện cụ thể phù hợp với chức năng của từng đơn vị cấp dưới
+ quy định về thời gian, yêu cầu hoàn thành công việc, nhiệm vụ,
và báo cáo cấp trên
– Nội dung chính của CV đề nghị (CV hỏi):
+ nêu rõ, cụ thể từng yêu cầu, đề nghị của cơ quan, đơn vị mình+ trình bày cụ thể hoàn cảnh, lý do, mục đích của từng yêu cầu,
đề nghị đó
Trang 16+ có thể nêu thêm về phương án, đề xuất của đơn vị mình
– Nội dung chính của CV trả lời (CV phúc đáp):
+ trình bày ý kiến của cơ quan, đơn vị theo hướng chấp thuận hoặc không chấp thuận yêu cầu, đề nghị được đưa ra
+ nêu được cơ sở, lý do của việc chấp thuận hay không chấp thuận
+ trường hợp chưa có đủ thông tin để trả lời thì hẹn sẽ trả lời sau– Nội dung chính của CV giải thích, hướng dẫn:
+ giải thích, hướng dẫn làm rõ những quy định chưa rõ của VBPL
+ chỉ rõ cách thức triển khai thực hiện những quy định, đảm bảo tính hợp pháp, dễ hiểu và áp dụng thống nhất
– Nội dung chính của CV mời:
+ trình bày về những vấn đề cơ bản sẽ được triển khai trong cuộchọp, sự kiện (nội dung, chủ đề)
+ thông báo thời gian, địa điểm tổ chức
+ nêu đề nghị, yêu cầu cần thiết đối với người được mời tham dự(như chuẩn bị tài liệu, báo cáo, ý kiến cho cuộc họp, …)
+ các thông tin về việc xác nhận có tham dự được hay không, thông tin về tài chính, đi lại, ăn nghỉ khi tham dự
+ địa chỉ liên hệ
Trang 17– Nội dung chính của CV thăm hỏi:
+ bày tỏ sự cảm thông sâu sắc trước những vấn đề khó khăn, những thiệt hại, mất mát của cơ quan, tổ chức
+ thể hiện sự hỗ trợ, động viên có thể về vật chất hoặc tinh thần đối với những đơn vị đó
– Nội dung chính của CV cảm ơn:
+ thể hiện sự cảm ơn chân thành khi nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, hỗ trợ từ phía các cơ quan, tổ chức, cá nhân
+ mong muốn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa 2 đơn vị
c Soạn thảo phần kết thúc
– Tổng kết, khái quát lại toàn bộ những vấn đề, nhấn mạnh
những vấn đề trọng tâm của CV:
+ Công văn hướng dẫn: yêu cầu cấp dưới thực hiện thống nhất
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: yêu cầu triển khai công việc kịp thời, hiệu quả
+ Công văn đề nghị: mong muốn cấp trên tạo điều kiện giải quyết
+ Công văn thăm hỏi: mong muốn sớm trở lại hoạt động bình thường
+ Công văn cảm ơn: mong muốn tiếp tục nhận được sự quan tâmgiúp đỡ
+ Công văn mời họp: mong muốn người được mời có mặt…
Trang 18– Thể hiện sự mong muốn vấn đề đề cập trong CV sẽ sớm được giải quyết (CV chỉ đạo)
– Nêu rõ yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai và báo cáo kết quả lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định
– Thường kết thúc bằng: Xin trân trọng cảm ơn / Rất mong nhận được sự chấp thuận / Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý cơ quan
– Mục đích của tờ trình:
+ đề xuất những vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý như xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng, thay đổi cơ cấu bộ máy, kiện toàn nhân sự
+ đề xuất những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau như: tiêu chuẩn, định mức, chế độ; các chủ trương, chính sách mới; các đề án, kế hoạch công tác, …
+ đề nghị thay đổi, bổ sung hay bãi bỏ 1 văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp
+ trình dự thảo VBQPPL
Trang 192 Phân loại tờ trình
– Tờ trình độc lập: nội dung đề xuất được thể hiện ngay trong tờ trình
– Tờ trình ban hành kèm theo văn bản đề xuất:
+ ban hành cùng với 1 văn bản khác
+ những đề xuất mới đã được trình bày trong đề án, kế hoạch,
dự thảo văn bản, …
+ tờ trình làm rõ những vấn đề còn nhiều ý kiến khác nhau
3 Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình
– Nội dung đề xuất phải được trình bày rõ ràng, mạch lạc
– Phân tích được những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làmcăn cứ mang tính thuyết phục cho việc đề xuất những vấn đề mới
– Phân tích khó khăn, thuận lợi có thể xảy ra trong việc thực hiện
đề xuất mới
– Dự đoán, phân tích được những phản ánh có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới đó và hướng xử lý
4 Các thức soạn thảo tờ trình
a Soạn thảo phần mở đầu
– Nêu sự cần thiết phải triển khai đề xuất mới, ban hành văn bản mới
– Đánh giá về tình hình thực tiễn, trong đó nhấn mạnh phần hạn chế để thấy sự cần thiết của vấn đề
Trang 20b Soạn thảo phần nội dung chính
Trình bày cụ thể toàn bộ đề xuất và những vấn đề có liên quan:– Những vấn đề cần triển khai để thực hiện đề xuất đó
– Những khó khăn, thuận lợi có thể xảy ra khi thực hiện
– Dự đoán những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề án
– Khẳng định tính khả thi của vấn đề đang đề xuất và đưa ra phương án tối ưu để thực hiện
– Những vấn đề còn ý kiến khác
b Soạn thảo phần kết thúc
– Khẳng định lại nội dung tờ trình
– Nhấn mạnh ý nghĩa và tác dụng của vấn đề đề xuất
– Đề nghị cấp trên xem xét phê duyệt
==> Biên bản hội nghị
