Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house Báo cáo kiến tập đại học nội vụ tại công ty cổ phần kiến trúc xây dựng và thương mại top house
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chức năng, nhiệm vụ
- Thi công công trình giao thông, thủy lợi
- Thi công lắp đặt hệ thống điện nước
- Thi công san lấp mặt bằng
- Cung cấp vật liệu xây dựng
- Quản lý dự án, tư vấn giám sát xây dựng
- Thi công công trình dân dụng, công nghiệp, kết cấu hạ tầng khu công nghiệp,khu đô thị
Quyền hạn
- Xây dựng và buôn bán vật tư theo danh mục đăng ký trên đăng ký kinh doanh với nhà nước
Tổ chức tư vấn đầu tư và xây dựng có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng các thủ tục đầu tư và xây dựng, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm tư vấn trong báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi Họ cũng phải chịu sự kiểm tra thường xuyên từ chủ đầu tư và các cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến đầu tư và xây dựng.
Cơ cấu tổ chức
Công ty được tổ chức với Giám đốc đứng đầu, dưới sự lãnh đạo của Giám đốc là ba phòng: phòng tài chính – kế toán, phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật Mỗi phòng đều có Trưởng phòng và nhân viên, trong đó phòng kỹ thuật còn có ban chỉ huy công trường với các chức danh chỉ huy phó và chỉ huy trưởng Ban chỉ huy công trường bao gồm các bộ phận như cán bộ kỹ thuật, cán bộ hồ sơ, cán bộ an sinh lao động, thủ kho, kế toán công trường và nhân viên Cuối cùng, các tổ đội thi công được thành lập tương ứng với từng ban của ban chỉ huy công trường.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương mại Top House : Phụ lục 1
KHẢO SÁT MỘT SỐ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng a Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban giám đốc về hành chính, văn thư và lưu trữ Ngoài ra, văn phòng còn quản lý tài sản, phương tiện và trang thiết bị làm việc, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, và vận hành hệ thống điện, nước của tòa nhà Bên cạnh đó, văn phòng cũng đảm nhiệm công tác vệ sinh và bảo vệ cây xanh.
+ Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ:
Tổ chức lễ tân và khánh tiết, đón tiếp khách là nhiệm vụ quan trọng của Công ty Đội ngũ chịu trách nhiệm sẽ tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, cũng như tiếp khách Ngoài ra, họ còn chủ trì tổ chức và phục vụ các hội nghị, hội thảo và tiệc liên hoan của Công ty.
Quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; quản lý con dấu cùng với công văn đi và đến theo quy định của Công ty; kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của Công ty.
Chuẩn bị chương trình công tác và thủ tục cho Lãnh đạo Công ty, đồng thời thông báo các ý kiến kết luận và chỉ đạo từ các hội nghị, cuộc họp, và làm việc của Lãnh đạo.
+ Công tác quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị văn phòng Công ty:
Quản lý hệ thống mạng điện thoại, máy fax đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt
Quản lý cấp phát văn phòng phẩm, vận hành máy photocoppy, các thiết bị văn phòng phục vụ nhu cầu làm việc của Khối văn phòng Công ty
Quản lý việc đặt vé máy bay cho cán bộ, nhân viên Khối văn phòng Công ty, đồng thời cấp phát giấy đi đường và giấy giới thiệu theo quy định để phục vụ cho công tác.
Quản lý đội xe của khối Văn phòng Công ty, điều động xe phục vụ nhu cầu công tác cho cán bộ, nhân viên theo quy định
+ Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong Công ty
+ Chăm sóc cây xanh, cây cảnh và quản lý, vận hành hệ thống điện, điện lạnh, nước Công ty
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công Lãnh đạo Công ty b Cơ cấu tổ chức của văn phòng
- Bộ phận hành chính văn thư
+ Tiếp nhận, quản lý, chuyển giao văn bản
+ Tổ chức công tác lễ tân, quản lý sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật
+ Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty để báo cáo cho thủ trưởng, đề xuất phương án giải quyết
+ Cung cấp các phương tiện, điều kiện vật chất
+ Tổ chức phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của Công ty
+Tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của Công ty thực hiện cấp phát và theo dõi sử dụng kinh phí của các bộ phận trong Công ty
- Bộ phận tổ chức nhân sự
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động tuyển dụng
+ Bố trí sử dụng, theo dõi đánh giá lao động
- Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an ninh trật tự cho Công ty
2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
STT Vị trí việc làm
Mô tả công việc thực hiện Khung năng lực (năng lực, kỹ năng, trình độ) Nhóm Lãnh đạo
Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý và hàng năm là rất quan trọng để quản lý và theo dõi việc thực hiện kế hoạch dự án Điều này giúp đảm bảo các chỉ tiêu xuất khẩu phù hợp với nhu cầu của thị trường.
- Đánh giá, phân tích tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của công ty
- Tham mưu, cố vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến kế hoạch, lựa chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm
- Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng hóa của công ty
- Phối hợp với các phòng ban thực hiện tốt kế hoạch, mục tiêu đề ra
- Phân bổ công việc cho cấp dưới, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ
- Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng
- Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động,
- Bằng Đại học hoặc sau Đại học chuyên ngành kinh doanh, tài chính, tiếp thị hoặc một số lĩnh vực có liên quan
- Chuyên môn sâu rộng về hoạch định kế hoạch, phân tích kế hoạch, sắp xếp kế hoạch, chiến lược kinh doanh
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí hoạch định chiến lược hoặc phân tích kinh doanh
- Có kỹ năng lãnh đạo, làm việc nhóm cũng như làm việc độc lập.
- Có kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt
Có khả năng phân tích và đưa ra khuyến nghị cải tiến, sửa đổi Báo cáo cho ban giám đốc về tiến độ sản xuất và kế hoạch thực hiện sản xuất của doanh nghiệp.
- Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân sách, theo dõi và kiểm soát chi tiêu
- Thực hiện các công việc khác của cấp trên giao cho vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn
- Có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin
- Có khả năng truyền đạt thông tin về số liệu một cách dễ hiểu.
- Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên kỹ thuật
- Quản lý máy móc vận hành
- Đưa ra đề xuất, báo cáo với cấp trên về các vấn đề liên quan tới công việc.
Trong các cuộc họp đưa ra hướng vận hành làm việc cho nhân viên kỹ thuật.
- Tiếp nhận các thông báo từ cấp trên và truyền đạt lại cho nhân viên để lên kế hoạch triển khai tương ứng.
- Có bằng cấp đại học trở lên và được đào tạo từ các trường thuộc chuyên ngành kỹ thuật
- Kiến thức chuyên môn vững vàng Khả năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng truyền đạt thông tin và xử lý vấn đề nhanh chóng, hiệu quả
- Cẩn thận, có kỷ luật, trách nhiệm trong bất cứ hành động và quyết định đưa ra.
- Giám sát và quản lý thi công các công việc trong phạm vi quản lý của mình
- Lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ thi công định kỳ
- Có chứng chỉ của một chỉ huy trưởng công trình
- Điều kiện năng lực của chỉ huy trưởng công
- Lập báo cáo tiến độ thi công với cấp trên và kiểm soát báo cáo của cấp dưới
- Đại diện cho công ty giải quyết những vấn đề liên quan phát sinh trong quá trình thi công
- Tổ chức họp với các bộ phận thực thi, kỹ thuật để xử lý khi có sự cố phát sinh
- Triển khai kế hoạch thi công, thực hiện nghiệm thu đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng cam kết với chủ đầu tư
- Chịu trách nhiệm về vấn đề sai phạm của công, nhân viên
- Nắm chắc các công việc và điều khoản thực thi theo hợp đồng
Trước khi bắt đầu thi công, cần tiến hành khảo sát mặt bằng và lập kế hoạch triển khai thiết kế Kế hoạch này bao gồm việc chuẩn bị trang thiết bị văn phòng, đồ bảo hộ thi công, bảo hộ lao động, cũng như các hệ thống điện, nước và thông tin để đảm bảo cho quá trình thi công của dự án diễn ra suôn sẻ.
Kiểm tra và bảo quản vật tư thiết bị trên công trình là rất quan trọng, đồng thời cần thường xuyên giám sát chất lượng các hạng mục công trình Điều này đảm bảo công tác vệ sinh an toàn lao động và hệ thống phòng cháy chữa cháy được thực hiện đúng quy định tại công trình thi công.
+ Hạng 1: Có thời gian liên tục làm công tác thi công xây dựng tối thiểu
Trong 7 năm qua, tôi đã đảm nhiệm vai trò chỉ huy trưởng công trường cho các công trình cấp đặc biệt hoặc cấp I, cũng như hai công trình cấp II cùng loại Đối với hạng 2, yêu cầu là có thời gian liên tục làm công tác thi công xây dựng tối thiểu.
5 năm; Đã là chỉ huy trưởng công trường của công trình cấp II hoặc 2 công trình cấp III cùng loại
- Triển khai và kiểm tra công tác lập hồ sơ hoàn công, nghiệm thu bàn giao công trình
- Lưu giữ tài liệu và bảo mật hồ sơ của công trình thi công Đánh giá kết quả của nhân viên và báo cáo theo đúng quy định.
- Ủy quyền cho cán bộ khác khi vắng mặt
- Sau khi dự án hoàn thành phải đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm thi công dự án cho các dự án sau
- Thực hiện quá trình đào tạo cho nhân viện cán bộ cấp dưới.
- Tiếp nhận phân công, công việc từ Chỉ huy trưởng
- Làm việc trực tiếp trên công trình
- Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, giám sát chất lượng, tiến độ thi công tại công trình
- Tổ chức triển khai thi công các công trình theo sự phân công của Chỉ huy trưởng
Báo cáo và đề xuất ý kiến với Chỉ huy trưởng về các vấn đề liên quan đến tổ chức thi công công trình, cũng như những khó khăn và sự cố bất thường xảy ra tại công trình, nhằm nhận được chỉ đạo giải quyết kịp thời để đảm bảo thi công đúng tiến độ.
- Trình độ : Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành xây dựng dân dụng và công nghiệp
- Có khả năng làm việc độc lập
- Đã từng giám sát công trình từ 20 tầng trở lên
- Có kinh nghiệm đi thi công công trình 4 năm trở lên, có kinh nghiệm tổ chức thi công tổng thể
- Thành thạo phần mềm tiến độ và đạt chất lượng
- Thực hiện thủ tục nghiệm thu bàn giao theo đúng quy định
- Chịu trách nhiệm trước Chỉ huy Trưởng về công việc được giao
- Chi tiết công việc sẽ được trao đổi cụ thể khi phỏng vấn
- Các yêu cầu công việc phát sinh (nếu có) vi tính cũng như Autocad, excel, word
- Cẩn thận, chịu khó và có mong muốn làm việc ổn định, lâu dài
- Chấp nhận đi công trình các tỉnh ngoài
Nhóm cán bộ, nhân viên
- Triển khai thi công các hạng mục công trình trong phạm vi dự án thi công theo đúng yêu cầu của hồ sơ thiết kế thi công
- Bóc tách khối lượng, dự trù vật tư vật liệu, máy móc, thiết bị, nhân lực phục vụ thi công theo từng hạng mục công việc được giao
- Tham gia quản lý, khai thác máy móc, thiết bị, nhân lực trên công trường
- Theo dõi, báo cáo tiến độ thi công công trình định kỳ theo quy định của công ty
- Báo cáo tình trạng giải phóng mặt bằng trong phạm vi thi công
- Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan
- Tốt nghiệp Đại học chính quy chuyên ngành cầu đường các trường: Đại học giao thông vận tải, ĐH Xây dựng…
- Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương từ 03-
05 năm trở lên trong các dự án xây dựng cầu - đường
- Chủ động, nhanh nhẹn, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm với công việc
- Sức khỏe tốt, sẵn sàng di chuyển và công tác xa khi công việc có yêu cầu
- Phối hợp với Tư vấn giám sát, Giám sát chủ đầu tư, Ban điều hành dự án giải quyết các công việc liên quan
- Thực hiện việc lập và xác nhận hồ sơ chất lượng công trình hàng ngày, hàng tháng
- Lập hồ sơ khối lượng các hạng mục phát sinh, thay đổi thực tế hiện trường so với thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công
- Lập hồ sơ hồ sơ thanh toán, quyết toán dự án
- Lập hồ sơ, trình duyệt dự toán và thanh toán khối lượng phát sinh của công trình, điều chỉnh giá công trình khi chế độ chính sách thay đổi.
- Chấp hành nội quy, quy định của Công ty
- Nắm rõ kiến thức chuyên môn văn phòng
- Quản lý văn bản đi, đến
- Trình độ Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ và các ngành liên quan khác
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong lĩnh vực văn thư
- Nắm vững quy trình hồ sơ quản lý chất lượng và thanh quyết toán và các qui định hiện hành có liên quan
- Nắm vững về kinh tế xây dựng và kỹ thuật xây dựng
- Có kiến thức thi công, thanh quyết toán công trình
- Có khả năng tổ chức, quản lý
- Có khả năng giao tiếp tốt, năng động và sáng tạo
- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm.
- Lập phương án và kế hoạch trắc đạc, quản lý, thực hiện công tác đo đạc, trắc địa tại công trình
-mXây dựng, đề xuất quy trình khảo sát, đo đạc phù hợp với việc thi công của công trình
- Phóng tuyến, đánh dấu vị trí tuyến trên thực địa
- Kiểm tra, khống chế cao độ đất đào, lắp đặt.
- Thực hiện các công việc kỹ thuật
- Tốt nghiệp chuyên ngành liên quan
- Có kinh nghiệm thi công hạ tầng từ 1-2 năm
- Sử dụng thành thạo máy trắc địa
- Nắm chắc quy trình bàn giao mốc giới, phóng tuyến
- Có khả năng làm việc trắc địa phục vụ công tác thi công xử lý nền móng công trình
- Thực hiện các công việc được cán bộ phụ trách phân công. dài ngày tại các tỉnh.
4 Cán bộ vật liệu xây dựng
- Thực hiện công việc nghiên cứu, lựa chọn ra những mặt hàng, nguyên vật liệu chất lượng và phù hợp nhất để đặt mua cho Công ty
Liên hệ và gặp gỡ các nhà cung cấp nguyên vật liệu, dịch vụ và sản phẩm là rất quan trọng để đàm phán mức giá hợp lý và có lợi nhất cho Công ty.
- Giám sát quá trình thực hiện đặt hàng, vận chuyển và nhận các đơn hàng theo đúng tiến độ và yêu cầu
Cần thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hóa tồn kho và các mặt hàng đã hết để kịp thời xử lý và bổ sung, nhằm đảm bảo đủ lượng hàng theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh và sản xuất.
- Thực hiện nhiệm vụ phân tích, tổng hợp và nắm bắt được xu hướng thị trường
- Phối hợp, hỗ trợ các bộ phận khác như nhà kho, sản xuất để nắm bắt tình hình và cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu kịp thời
- Tốt nghiệp từ đại học trở lên theo các chuyên ngành về quản lý sản xuất, kinh tế, quản trị kinh doanh hay các ngành khác có liên quan
- Có kiến thức về lĩnh vực kinh doanh, am hiểu về các nguyên vật liệu, hàng hóa mà Công ty đang hoạt động
- Có trình độ ngoại ngữ (nhất là tiếng Anh) tốt để đảm bảo có thể làm việc được với các đối tác, nhà cung ứng nước ngoài
- Sử dụng thành thạo các công cụ, phần mềm tin học văn phòng cần thiết, phần mềm quản lý online,
- Có các kỹ năng như:
Chúng tôi thực hiện nhiệm vụ kiểm tra chất lượng và số lượng nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa khi được vận chuyển đến Nếu phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu, chúng tôi sẽ ngay lập tức thông báo cho các nhà cung cấp.
Lập báo cáo chi tiết về tình hình mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư và doanh số bán hàng Đánh giá việc sử dụng ngân sách chi tiêu trong quá trình thu mua, đồng thời báo cáo trải nghiệm của khách hàng đối với các sản phẩm Gửi các báo cáo này lên Ban lãnh đạo để họ có cái nhìn tổng quan và nắm bắt thông tin kịp thời.
- Đi công tác thường xuyên theo yêu cầu, chỉ định từ Ban lãnh đạo để xử lý, giải quyết một số công việc quan trọng
Kỹ năng phân tích và đưa ra quyết định, kỹ năng giao tiếp đàm phán, kỹ năng tư duy,phê phán, kỹ năng về công nghệ
Tìm hiểu về soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương mại Top House
2.2.1 Các loại văn bản ban hành
Công văn, kế hoạch, biên bản, thông báo, tờ trình, quy định…
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Ban giám đốc có quyền ký tất cả các văn bản của Công ty theo thẩm quyền hoặc ủy quyền cho cấp phó hoặc Trưởng phòng ký thay Trong trường hợp đặc biệt, giám đốc có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền các văn bản liên quan đến lĩnh vực được phân công.
Trưởng phòng kế hoạch có quyền ký các loại văn bản như giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, giấy nghỉ phép, phiếu chuyển, bản sao văn bản và giấy đi đường Tuy nhiên, các Trưởng phòng chỉ được phép ký ban hành các văn bản hướng dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo ủy quyền của giám đốc.
2.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản a Thể thức
- Thể thức văn bản của Công ty Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương mại Top House gồm:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
+ Tên Công ty ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu, chữ ký số của Công ty.
- Ngoài các thành phần quy định này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác
+ Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
+ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
+ Địa chỉ Công ty; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Thể thức văn bản của Cổ phần Kiến trúc xây dựng và Thương mại Top House tuân thủ quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư Kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức và số trang văn bản Việc trình bày văn bản hành chính phải tuân thủ quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Ngoài ra, quy định về việc viết hoa trong văn bản hành chính được nêu rõ tại Phụ lục II của cùng nghị định Đối với chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính, quy định được thực hiện theo Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
2.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản a Soạn thảo văn bản
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Căn cứ vào tính chất và nội dung của văn bản, người đứng đầu Công ty sẽ phân công các phòng, ban hoặc cá nhân thực hiện việc soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo Quyết định phân công này dựa trên chức năng, nhiệm vụ và vị trí việc làm của từng đơn vị.
- Các phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:
Xác định mục đích, tính chất và nội dung của vấn đề cần ra văn bản là rất quan trọng Cần làm rõ văn bản được ban hành với mục đích gì, có bao nhiêu mục đích khác nhau, tính chất của văn bản ra sao, và giới hạn của văn bản về nội dung, đối tượng cũng như phạm vi điều chỉnh.
Để xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản, cần dựa vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa Việc lựa chọn hình thức văn bản phù hợp phải căn cứ vào chức năng của từng loại văn bản và thẩm quyền ban hành của Công ty Trích yếu nội dung cần ngắn gọn và phản ánh chính xác chủ đề của văn bản.
Thu thập và phân tích thông tin là bước quan trọng trong việc chuẩn bị văn bản Cần lựa chọn các thông tin pháp lý và thực tế liên quan từ nhiều nguồn khác nhau, sử dụng các phương pháp đa dạng Việc thu thập thông tin phải đảm bảo tính đầy đủ và được xử lý một cách chính xác.
Xây dựng đề cương văn bản là bước quan trọng giúp việc soạn thảo trở nên thuận lợi hơn Đề cương này có thể được trình bày dưới dạng sơ lược hoặc chi tiết, nêu rõ những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, việc tổ chức hội thảo thông qua đề cương sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản
Dựa trên đề cương đã được xây dựng, cá nhân hoặc các phòng ban chủ trì sẽ tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức và nội dung đã xác định.
+ Hình thức: văn bản phải đảm báo tính thống nhất
Văn bản do các phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo cần được đánh máy đúng nguyên văn và tuân thủ thể thức cũng như kỹ thuật trình bày theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Điều này đảm bảo tính hiệu lực pháp lý của văn bản và thuận lợi trong hoạt động quản lý của Công ty Nếu phát hiện sai sót hoặc sự không rõ ràng trong bản thảo, người đánh máy phải liên hệ lại với các phòng, ban hoặc cá nhân liên quan để làm rõ.
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin, nội dung cần được trình bày một cách chi tiết, khoa học và dễ hiểu Đặc biệt, việc tuân thủ các quy định trong trình bày là rất quan trọng.
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:
Văn bản quan trọng với nội dung phức tạp ảnh hưởng đến nhiều đối tượng, như Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế văn thư lưu trữ và Quy chế nghiên cứu khoa học công nghệ, cần tham khảo ý kiến từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân liên quan thông qua các hình thức như gợi ý bằng văn bản, họp và xin ý kiến chuyên gia.
+ Nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
+ Tổng hợp ý kiến góp ý và hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản
Trưởng các phòng, ban hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo nội dung văn bản đúng quy định trước lãnh đạo Công ty và pháp luật Thông thường, người duyệt sẽ ký nháy vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản sau dấu (./.).
Trưởng các phòng, ban hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ hỗ trợ người đứng đầu cơ quan trong việc quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và đảm bảo tính chính xác về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản Người duyệt văn bản thường ký nháy ở cuối phần nơi nhận.
+ Lãnh đạo Công ty (hoặc cấp Phó phụ trách lĩnh vực) duyệt và ký ban hành.
Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến
- Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có)
- Các phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn bản hoàn chỉnh văn bản lần cuối, soát lại toàn bộ văn bản tránh sai sót khi lãnh đạo ban hành
Tìm hiểu về quản lý văn bản đi
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
+ Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng
+ Văn bản hành chính do lãnh đạo phòng kế hoạch quy định
+ Văn bản chuyên ngành do người đứng đầu Công ty quản lý ngành, lĩnh vực quy định
+ Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng
- Văn bản giấy: được cấp số, thời gian ban hành sau khi có chữ kỹ của người có thẩm quyền
- Văn bản điện tử: được cấp số, thời gian ban hành bằng chức năng của hệ thống
- Số, ký hiệu văn bản:
+ Số của văn bản là số thứ tự văn bản Công ty phát hành trong năm (hệ thống số của năm bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12).
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt văn bản và chữ viết tắt
TH Ví dụ: Số: 129/QĐ-TH
+ Ký hiệu của văn bản bao gồm: chữ viết tắt TH và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo Ví dụ: Số: 210/TH-VP
- Ghi ngày, tháng văn bản:
+ Ngày, tháng, năm của văn bản được thông qua
Ngày tháng năm của văn bản là thời điểm phát hành và cần được ghi đầy đủ bằng chữ số Ả Rập Ví dụ: Hà Nội, ngày 19 tháng.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Việc quản lý văn bản chặt chẽ và tra cứu nhanh chóng là mục tiêu chính, do đó, việc đăng ký cần đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết của văn bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Công ty:
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Quyển số:………(6) (1): Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2): Tên Công ty ban hành văn bản
(3): Năm mở sổ (năm ban hành văn bản)
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên đến số cuối cùng trong quyển sổ
(6): Số thứ tự của quyển sổ đăng ký trong năm
Nội dung đăng ký văn bản đi Tối thiểu gồm 10 nội dung:
Số, ký hiệu văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu
Bước 3: Tiến hành nhân bản và đóng dấu của Công ty, bao gồm dấu chỉ độ mật và mức độ khẩn cho văn bản giấy; đồng thời thực hiện ký số của Công ty đối với văn bản điện tử.
Nhân bản văn bản là trách nhiệm của cán bộ hồ sơ sau khi đăng ký, bao gồm việc photo đúng số lượng theo phần “Nơi nhận” Cán bộ hồ sơ cũng cần đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền.
* Đóng dấu: dấu đóng phải ngay ngắn, đúng chiều và mực màu đỏ
Đóng dấu treo là hành động do người ký văn bản thực hiện, nhằm xác nhận các phụ lục kèm theo văn bản, thư công, dự thảo tài liệu họp Vị trí đóng dấu thường nằm ở trang đầu, che phủ một phần tên Công ty hoặc tên của phụ lục.
* Ký số (đối với văn bản điện tử):
Chữ ký số của người có thẩm quyền được đặt tại vị trí ký trên văn bản giấy, thể hiện sự xác nhận và hợp pháp hóa nội dung Hình ảnh chữ ký này thường có màu xanh, giúp dễ dàng nhận diện và khẳng định tính chính xác của văn bản.
- Ký số của Công ty vào góc trên, bên phải, trang đầu văn bản
Bước 4: Phát hành và theo dõi chuyển phát văn bản đi
Cán bộ hồ sơ có trách nhiệm in ấn văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của Công ty, nhằm tạo ra bản chính và phát hành văn bản.
Cán bộ hồ sơ thực hiện việc chuyển đổi văn bản giấy sang văn bản điện tử thông qua quá trình số hóa và ký số của Công ty.
Văn bản khẩn cần được gửi ngay sau khi ký, trong khi văn bản mật phải tuân thủ các quy định về bảo mật Đối với các văn bản thông thường, chúng phải được phát hành ngay trong ngày ký, không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo.
- Chuyển phát văn bản đi bưu điện: phần đăng ký được trình bày trên trang giấy A4 gồm 6 cột như sau:
Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận Ghi chuyển văn bản bản và dấu bưu điện chú
* Theo dõi chuyển phát văn bản đi
Để theo dõi việc chuyển phát văn bản theo yêu cầu của người ký, cần lập Phiếu gửi cho các văn bản đi Việc xác định các văn bản cần lập Phiếu gửi sẽ do Phòng, ban hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất và trình người ký quyết định.
- Đối với văn bản có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi và thu hồi đúng thời hạn.
Đối với văn bản gửi đi nhưng bị trả lại do thiếu địa chỉ hoặc người nhận đã chuyển, cán bộ hồ sơ cần chuyển trả lại cho phòng, ban hoặc cá nhân đã soạn thảo văn bản đó.
Trong trường hợp văn bản bị thất lạc và không được chuyển đến các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận, cán bộ hồ sơ cần nhanh chóng báo cáo cho lãnh đạo phòng kế hoạch tổ chức để xem xét và giải quyết kịp thời.
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Bản gốc lưu tại phòng kế hoạch và phải được đóng dấu ngay khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký
- Bản chính lưu tại hồ sơ công việc
Cán bộ hồ sơ có trách nhiệm in văn bản có chữ ký số của người có thẩm quyền, sau đó ra giấy và đóng dấu của Công ty để tạo bản chính Bản chính này sẽ được lưu trữ tại phòng hành chính và hồ sơ công việc.
Cán bộ hồ sơ có trách nhiệm sắp xếp và bảo quản bản lưu văn bản theo từng tháng, quý, năm trong giá tủ Các tập lưu văn bản được đặt trong bìa hồ sơ, có biên mục rõ ràng bao gồm đánh số tờ, viết mục lục văn bản, chứng từ kết thúc và bìa tập lưu, cho đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan.
Tìm hiểu về quản lý và giải quyết văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận: Cán bộ hồ sơ là đầu mối tiếp nhận tất cả các loại văn bản đến Công ty
Khi nhận văn bản giấy, cán bộ hồ sơ cần kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) và thời gian ghi trên bì, đặc biệt là đối với văn bản hỏa tốc Nếu phát hiện thiếu bì, tình trạng bì không nguyên vẹn, hoặc văn bản hỏa tốc đến muộn hơn giờ ghi trên bì, cán bộ hồ sơ phải ngay lập tức báo cáo với Trưởng phòng kế hoạch để có biện pháp xử lý kịp thời.
Cán bộ hồ sơ cần kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử trước khi tiếp nhận trên hệ thống Nếu văn bản không đáp ứng quy định hoặc gửi sai nơi nhận, cần phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, cán bộ hồ sơ phải ngay lập tức báo cáo cho Trưởng phòng kế hoạch và thông báo cho nơi gửi văn bản.
* Phân loại, bóc bì văn bản
+ Loại được bóc bì: văn bản thường gửi đến Công ty
+ Loại không được bóc bì: văn bản mật; văn bản gửi đích danh cá nhân, đơn vị; văn bản gửi cho tổ chức đoàn thể và Đảng.
Khi thực hiện việc bóc bì, cán bộ hồ sơ cần chú ý không để sót, rách hay làm nhàu nát văn bản Cần bóc dồn về tay trái và đảm bảo không làm hư hại văn bản bên trong, cũng như không làm mất số, ký hiệu và địa chỉ nơi gửi.
Cán bộ hồ sơ cần bóc bì và ghi lại ngày, tháng, năm của văn bản Trong quá trình bóc bì, cần đối chiếu số và ký hiệu của văn bản trong bì với thông tin ghi bên ngoài, đồng thời kiểm tra tính chính xác giữa số lượng văn bản trong bì và số lượng ghi bên ngoài Đối với các văn bản không hợp lệ như thiếu dấu, thiếu ngày tháng, rách, gửi nhầm địa chỉ, hoặc số lượng không khớp, cán bộ phải báo cáo với Trưởng phòng Kế hoạch và trả lại văn bản cho nơi gửi.
+ Đối với những bì công văn có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” và
“mời họp” phải mở ngay và xử lý kịp thời.
* Giữ lại bì đính kèm văn bản trong một số trường hợp như:
- Số, ký hiệu ghi trên bì và trong văn bản không thống nhất
- Văn bản hỏa tốc đến muộn hơn thời gian ghi trên bì
- Ngày nhận văn bản và ngày của văn bản cách quá xa nhau
- Độ mật trong văn bản và ngoài bì không thống nhất
- Nếu văn bản kèm theo phiếu gửi thì đối chiếu văn bản với phiếu gửi Ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi.
Cán bộ hồ sơ có trách nhiệm đóng dấu đến cho tất cả các văn bản đến, ghi rõ số đến và ngày đến trên dấu Đối với các văn bản được chuyển qua mạng, nếu cần thiết, cần in ra và thực hiện việc đóng dấu đến.
*Vị trí đóng dấu đến:
- Đối với văn bản có tên loại: đóng vào khoảng giấy trống dưới số, kí hiệu
- Đối với công văn: đóng dưới trích yếu nội dung
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Cách 1: Đăng ký bằng sổ
*Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
(1): Tên cơ quan chủ quản trực tiếp(nếu có)
(2): Tên Công ty nhận văn bản đến
(3): Năm mở sổ (năm tiếp nhận văn bản đến)
(4): Ngày tháng bắt đâug và kết thúc đăng ký văn bản
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên đến số cuối cùng trong quyển sổ (6): Số thứ tự của quyển sổ đăng ký trong năm
Nội dung đăng ký văn bản đến gồm 10 nội dung như sau:
Tên loại và Đơn vị
Ghi chú hiệu văn bản văn bản trích yếu nội dung văn bản hoặc người nhận
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký, cán bộ hồ sơ sẽ trình văn bản đến cho lãnh đạo Công ty để xem xét và cho ý kiến chỉ đạo Lãnh đạo Công ty sẽ dựa vào nội dung văn bản, quy chế làm việc và chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, cá nhân để phân phối và chỉ đạo giải quyết văn bản.
Đối với văn bản giấy, cần trình lãnh đạo Công ty để nhận ý kiến chỉ đạo Ý kiến này sẽ được ghi vào mục chuyển trên dấu Đến hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến Sau khi nhận được chỉ đạo, cán bộ hồ sơ sẽ chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng, ban và yêu cầu ký nhận.
- Đối với văn bản điện tử: cán bộ hồ sơ trình văn bản điện tử đến lãnh đạo Công ty chỉ đạo trên hệ thống
* Các hình thức sao văn bản:
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của Công ty
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ văn bản gốc văn bản điện tử ra giấy.
- Sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung, trình bày theo thể thức quy định và được thực hiện bằng in, chụp từ bản sao y.
Trích sao là quá trình sao chép một phần nội dung của văn bản, trong đó yêu cầu phải tái tạo đầy đủ định dạng và nội dung của đoạn văn bản được trích.
Đối với việc chuyển giao văn bản mật, nếu văn thư không phụ trách văn bản đó, chỉ cần ghi thông tin vào sổ phần ghi bên ngoài bì và sau đó chuyển bì đến người nhận, đồng thời ký vào sổ văn bản.
Bước 4: Giải quyết, đôn đốc và theo dõi giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo Công ty cần chỉ đạo và xử lý kịp thời các văn bản đến, đồng thời giao cho Trưởng phòng hành chính theo dõi và đôn đốc việc giải quyết các văn bản này.
- Các phòng, ban, cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo đúng quy định
- Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ Khẩn phải giải quyết ngay
- Các phòng, ban, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo sự phân công của người có thẩm quyền
Khi trình xin ý kiến chỉ đạo giải quyết, các phòng, ban hoặc cá nhân cần phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến, trong đó đã có ý kiến đề xuất giải quyết từ phòng, ban hoặc cá nhân liên quan.
Khi xử lý các văn bản liên quan đến đơn vị hoặc cá nhân khác, cần phải đính kèm văn bản có ý kiến tham gia từ phòng, ban hoặc cá nhân liên quan khi xin ý kiến chỉ đạo.
* Theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đến cần được theo dõi và đôn đốc giải quyết đúng thời hạn theo quy định của pháp luật hoặc của Công ty.
- Lãnh đạo Công ty là người có trách nhiệm phải theo dõi và đôn đốc việc giải quyết tất cả các văn bản đến của Công ty.
- Theo quy định của Công ty, Trưởng phòng kế hoạch có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Công ty theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Trưởng các Phòng, ban của Công ty có trách nhiệm kiểm tra và giải quyết văn bản một cách kịp thời, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được phân công.
Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu các văn bản đến chưa được giải quyết, nhằm báo cáo cho lãnh đạo Công ty và thúc đẩy tiến độ xử lý các văn bản này.
* Nội dung sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
Số đến Tên loại, số, ký hiệu, ngày tháng và tên cơ quan ban hành văn bản Đơn vị hoặc người nhận
Số, ký hiệu văn bản trả lời
Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu
- Người đứng đầu Công ty có trách nhiệm giao cho Phòng kế hoạch quản lý, sử dụng con dấu của Công ty theo quy định.
- Phòng kế họach có trách nhiệm
+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, của Công ty tại trụ sở Công ty.
Chỉ được phép chuyển giao con dấu của Công ty cho người khác khi có sự đồng ý bằng văn bản từ người có thẩm quyền Việc bàn giao con dấu cần phải được lập thành biên bản.
+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do Công ty ban hành và bản sao văn bản.
Chỉ được sử dụng dấu và chữ ký số của Công ty trên các văn bản đã được ký bởi người có thẩm quyền, cùng với bản sao của văn bản do Công ty thực hiện trực tiếp.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Các văn bản đi kèm với văn bản chính hoặc phụ lục cần được đóng dấu ở trang đầu, bao trùm một phần tên công ty hoặc tiêu đề của phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu Công ty quy định.
Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục, che phủ một phần của các tờ giấy, với mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Tìm hiểu về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty
Các loại hồ sơ của công ty bao gồm hồ sơ thầu, hồ sơ chất lượng công trình, hồ sơ tài chính, hồ sơ nhân sự và hồ sơ nội bộ.
2.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu Công ty phê duyệt được ban hành vào đầu năm và gửi đến các phòng, ban, cá nhân liên quan để làm căn cứ lập hồ sơ Mẫu danh mục hồ sơ này được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về Công tác văn thư.
2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ
+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban Công ty.
Các văn bản và tài liệu trong hồ sơ cần phải liên kết chặt chẽ với nhau, đồng thời phản ánh chính xác trình tự diễn biến của sự việc hoặc quy trình giải quyết công việc.
+ Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
+ Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
Trong trường hợp hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ cần tự xác định các thông tin quan trọng như tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ phải thu thập và cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình theo dõi và giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở Điều này bao gồm cả tài liệu phim, ảnh và ghi âm (nếu có), nhằm đảm bảo hồ sơ được toàn vẹn và đầy đủ, tránh tình trạng thất lạc thông tin.
+ Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
Người lập hồ sơ có trách nhiệm rà soát toàn bộ văn bản và tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ các bản trùng và bản nháp Họ cũng cần xác định lại thời hạn bảo quản, chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp, và hoàn thiện hồ sơ.
Người lập hồ sơ cần đánh số tờ cho hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, đồng thời viết Mục lục văn bản cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập chứng từ kết thúc cho tất cả hồ sơ.
Người lập hồ sơ điện tử cần cập nhật thông tin còn thiếu vào Hệ thống Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện thông qua chức năng của Hệ thống.
2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
+ Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
+ Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu, cần lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020.
CP của Chính Phủ về Công tác văn thư Phòng, ban, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
+ Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc và lập hồ sơ, sau đó thực hiện việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào hệ thống Lưu trữ cơ quan.
Cơ quan lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra và nhận hồ sơ theo Danh mục, đồng thời liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ Họ cũng tiếp nhận và quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
Tìm hiểu về văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, giao tiếp
2.7.1 Các quy định hiện hành a Nội quy, quy chế làm việc
- Quy định về thời gian làm việc:
+ Thời gian làm việc 8h/ngày; buổi sáng từ 8h00- 12h00; buổi chiều từ 13h00- 17h00 Làm việc 5.5 ngày từ sáng thứ hai đến hết trưa thứ 7 hàng tuần
Thời gian làm việc hàng ngày có thể được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh, tùy thuộc vào đặc thù vị trí công việc, bộ phận hoặc theo Quyết định của Công ty.
+ Đối với Nhân sự, Lãnh đạo có thể phát sinh làm việc cả chiều thứ 7 nếu có chỉ đạo
+Hình thức: Chấm công bằng vân tay tại cửa ra vào của văn phòng
+ Thời gian chấm công: Sáng trước 8h00; Chiều sau 17h00
Lưu ý: Chấm công sai quy định trên lần thứ 4 với Nhân viên nữ và lần 1 với Nhân viên nam sẽ bị xử phạt theo quy định
Nếu nhân viên đi công tác trong ngày và không thể chấm công đúng thời gian quy định, cần bổ sung giấy đi công tác theo mẫu và nộp cho Phòng Tài chính - kế toán để được ghi nhận công.
Mỗi cán bộ nhân viên được phép quên chấm công 02 lần trong một tháng Từ lần thứ 3 quên chấm công 1 chiều, sẽ bị trừ nửa ngày công, và nếu quên cả hai chiều, sẽ bị trừ cả ngày công.
+ Thẻ gửi xe: cán bộ nhân viên được cung cấp một thẻ gửi xe b Giao tiếp, ứng xử
Đối với đối tác và khách hàng, việc xây dựng hình ảnh lịch sự, cởi mở và hài hòa là rất quan trọng Giao tiếp chuẩn mực, khéo léo và linh hoạt trong xử lý tình huống sẽ tạo nên ấn tượng tốt và tăng cường mối quan hệ.
- Đối với cấp trên: Tôn trọng, sử dụng lời nói đúng chuẩn mực khi giao tiếp lịch sự với cấp trên
- Đối với đồng nghiệp: Hoà đồng, đoàn kết cùng chung tay xây dựng Công ty vững mạnh Tôn trọng lẫn nhau
+ Đối xử công bằng, văn minh với nhân viên
+ Tôn trọng, lắng nghe chân thành, khuyến khích nhân viên bày tỏ chứng kiến
Quan tâm và hỏi thăm về công việc cũng như hoàn cảnh gia đình là rất quan trọng Bên cạnh đó, giao tiếp và ứng xử của nhân viên và lãnh đạo Công ty cần thể hiện sự trung thực và trong sạch, từ đó nâng cao giá trị và uy tín của Công ty.
2.7.2 Nhận xét, đánh giá chung
Nội quy làm việc của công ty rất nghiêm ngặt, thể hiện qua cách giao tiếp và ứng xử hài hòa, cho thấy kỷ luật được đặt lên hàng đầu Tuy nhiên, quy định về trang phục và văn hóa công sở cần được bổ sung để giúp cán bộ, nhân viên hiểu rõ phương hướng và cách thức giải quyết công việc Điều này không chỉ giúp họ nhận thức rõ những nhiệm vụ cần thực hiện mà còn khuyến khích họ thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách tự nguyện, từ đó phát triển tinh thần và nhân cách, nâng cao hiệu quả làm việc.
Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng
- Máy tính, máy in, máy scan
- Giấy in, giấy photo, các loại giấy tờ văn phòng
- Các loại sổ, sách văn phòng như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn, sổ lương
- Bìa kẹp, Folder, bút viết
2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
* Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
- Yêu cầu về quản lý
+ Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của Công ty
+ Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý
Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý và điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ, phân công người theo dõi và sử dụng các thiết bị chung, lập sổ sách và lưu giữ hồ sơ biên bản giao nhận Họ cũng cần thông báo và đề nghị Văn phòng điều chuyển hoặc thanh lý các thiết bị không còn nhu cầu sử dụng Ngoài ra, Trưởng phòng phải chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Trưởng phòng.
+ Phải đáp ứng yêu cầu công khai
- Yêu cầu khi sử dụng
Trang thiết bị cần được sử dụng theo đúng tiêu chuẩn và mục đích đã định Cấm việc tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng hoặc biếu trang thiết bị văn phòng của Công ty Việc điều chuyển trang thiết bị giữa các phòng, ban hoặc cá nhân phải có sự cho phép của người có thẩm quyền.
* Người sử dụng có trách nhiệm
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả
- Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng sửa chữa
- Báo cáo Trưởng phòng, ban khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao
Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị là rất quan trọng trong quá trình sử dụng Khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, cần lập biên bản bàn giao các trang thiết bị được giao để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
Các phần mềm công ty sử dụng trong công tác văn phòng đó là:
- Email: company.tophouse@gmail.com
NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ
Đánh giá chung
- Công ty có đội ngũ chuyên môn, trẻ trung, nhiệt huyết, hướng dẫn tận tình
- Giờ giấc làm việc có nề nếp, có thưởng phạt rõ ràng
- Môi trường làm việc rộng rãi, sạch sẽ, thoáng mát, mỗi nhân viên được bố trí chỗ ngồi riêng
- Hệ thống bảo quản, quản lý con dấu an toàn, chặt chẽ
- Có đầy đủ các trang thiết bị cơ bản phục vụ trong công tác văn phòng
- Văn phòng công ty không ở cùng địa điểm với Công ty nên quá trình vận chuyển văn bản bị mất thời gian, gặp nhiều khó khăn
- Chưa có phần mềm lưu trữ, quản lý văn bản, văn bản chủ yếu là văn bản giấy và dùng cách thủ công là lưu sổ sách
- Truyền thông nội bộ trong công ty vẫn còn kém, chưa truyền tải thông tin mạnh đến nhân viên
- Văn hóa công sở như ấn phẩm, lễ nghi, hoạt động tập thể… vẫn còn hạn chế
- Chưa có quy định về trang phục, nhân viên vẫn mặc trang phục tự do
- Hệ thống văn phòng vẫn còn gộp chung, chưa tách ra bên nào lưu trữ, bên nào soạn thảo dẫn đến dễ bị nhầm lẫn
- Hiện nay công ty thiên về kinh doanh, xây dựng nên chưa chú trọng về công tác văn phòng
- Kinh phí còn thiếu nên chưa chuyển văn phòng vào trụ sở chính của Công ty
- Công ty đề cao sự tự do của nhân viên nên chưa chú trọng đến vấn đề trang phục
Đề xuất, kiến nghị (giải pháp)
- Công ty cần chọn thời gian phù hợp để gộp văn phòng và Công ty vào cùng một địa điểm
- Cần có phần mềm quản lý văn bản để tránh làm mất, hỏng văn bản và tiết kiệm thời gian hơn
- Đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ
Văn hóa công sở đóng vai trò quan trọng và cần được chú trọng hơn nữa Công ty nên tổ chức các hoạt động thể thao và nghỉ dưỡng để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên Đặc biệt, trong dịp Tết, việc tặng quà cho nhân viên và đối tác sẽ giúp truyền bá hình ảnh công ty một cách rộng rãi hơn.
- Cần có đồng phục của Công ty hoặc quy định về trang phục để làm tăng tính kỷ luật trong Công ty
- Hệ thống văn phòng cần tách ra để dễ dàng lưu trữ và soạn thảo văn bản
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Thông tin, tài liệu lấy trực tiếp từ Công ty
PHỤ LỤC 1 (Văn phòng của Công ty)
PHỤ LỤC 2 (Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty)
PHỤ LỤC 3 (Các loại văn bản của Công ty)
PHỤ LỤC 4 (Trang thiết bị dùng trong văn phòng của Công ty)