Trang 1 | 154 TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VẬN TẢI LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN HỒNG THỊNH RESIDENCE PROJECT BẰNG HỆ THỐNG PMS ERP Ngành KINH TẾ XÂY DỰNG[.]
Vòng đời dự án (Project Life Cycle)
Vòng đời của dự án là chuỗi các giai đoạn mà dự án phải trải qua để đạt được các mục tiêu đã đề ra Mỗi chu trình có điểm bắt đầu và kết thúc, được kiểm soát và giới hạn bởi thời gian Dự án thường bao gồm 4 giai đoạn chính.
Giai đoạn lập kế hoạch
Giám sát, kiểm soát và kết thúc
Hình 1.1 Vòng đời của một dự án
Vòng đời dự án có thể được xác định và sửa đổi theo nhu cầu và tính chất của tổ chức
Mọi dự án đều có sự khởi đầu và kết thúc nhất định, các mục tiêu cụ thể, các sản phẩm và các hoạt động khác nhau.
Giới thiệu về Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình
Giới thiệu chung HOA BINH CONSTRUCTION GROUP JOINT STOCK COMPANY
Văn phòng chính: Tòa nhà Pax Sky, 123 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 6, Quận 3, TP.HCM
Điện thoại: (84-28) 39325030 Email:info@hbcr.vn
Đăng ký kinh doanh : 235 Võ Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, TP.HCM Mã số thuế: 0302158498
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH được thành lập theo giấy phép số 4103000229, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp vào ngày 01/12/2000, kế thừa toàn bộ lực lượng từ VĂN PHÒNG XÂY.
DỰNG HÒA BÌNH, một đơn vị thiết kế và thi công xây dựng
- 1987: Văn phòng Xây dựng Hòa Bình được thành lập với chức năng thiết kế thi công một số công trình trang trí nội thất và nhà ở tư nhân
- 1992: Hòa Bình bắt đầu nhận thầu thi công nhiều dự án đầu tư nước ngoài có quy mô tương đối lớn
- 1997: Hòa Bình triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 và áp dụng
Quản lý chất lượng Toàn diện (TQM)
- 2000: Văn phòng Xây dựng Hòa Bình được chuyển đổi thành Công ty CP Xây dựng và kinh doanh Địa ốc Hòa Bình
- 2001: Hòa Bình trở thành một trong những công ty xây dựng đầu tiên nhận Chứng chỉ
Năm 2006, Hòa Bình trở thành nhà thầu xây dựng tổng hợp đầu tiên tại miền Nam niêm yết trên Sàn giao dịch chứng khoán TP.HCM (HOSE) với mã chứng khoán HBC.
- 2008: Hòa Bình là nhà thầu tổng hợp duy nhất ở phía Nam được chọn tham gia chương trình Thương hiệu Quốc gia lần thứ 1
- 2011: Là năm đánh dấu Hòa Bình phát triển ra thị trường nước ngoài với dự án Le Yuan ở Malaysia
- 2012: Kỷ niệm tròn 25 năm thành lập, Hòa Bình vinh dự được đón nhận Huân chương
Lao động Hạng Ba và trao biểu trưng Thương hiệu Quốc gia lần thứ 3
- 2014: Hòa Bình là tổng thầu công trình Saigon Centre có tầng hầm sâu nhất Việt Nam
(28m) Thể hiện năng lực ở các dự án mang tầm quốc tế
Năm 2015, Hòa Bình đã cất nóc dự án chung cư GEMS tại Yangon, Myanmar, đánh dấu bước khởi đầu quan trọng trong việc mở rộng thị trường quốc tế Đây là dự án đầu tiên của Hòa Bình tại Myanmar và cũng là lần đầu tiên một nhà thầu xây dựng Việt Nam cung cấp dịch vụ quản lý thi công tại đây Sự kiện này đánh dấu năm bản lề cho kế hoạch phát triển 10 năm của công ty từ 2015 đến 2024.
Năm 2017, Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình kỷ niệm 30 năm thành lập và vinh dự nhận Huân chương Lao động Hạng Nhì, đồng thời chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần.
Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình
- 2018: Khởi động chương trình chuyển đổi “Nhân đôi lợi nhuận và Quốc tế hóa”
(DPI) với sự trợ giúp của tư vấn McKinsey & Company (Mỹ)
Xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng và công nghiệp, bao gồm cầu đường và hệ thống giao thông, cũng như hệ thống cấp thoát nước Cung cấp dịch vụ kiến trúc và tư vấn kỹ thuật, đặc biệt trong thiết kế điện và cơ điện công nghiệp.
Dịch vụ trình dân dụng và công nghiệp bao gồm thiết kế hệ thống cấp thoát nước cho các công trình xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, giám sát quá trình thi công, lắp đặt và hoàn thiện các công trình.
Lĩnh vực hoạt động chính: Tổng thầu; Tổng thầu thiết kế và thi công ( D&B); Thầu chính;…
Hòa Bình coi người lao động là lực lượng quan trọng nhất cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Tại đây, mọi nhân viên đều được đối xử công bằng, không có sự phân biệt giữa lãnh đạo và nhân viên trong các quyết định và chính sách.
Công ty khuyến khích tinh thần tự học để nâng cao trình độ chuyên môn Ban Lãnh đạo tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động tham gia các khóa học nội bộ và bên ngoài, giúp họ phát triển kỹ năng làm việc, trau dồi kiến thức, nâng cao tay nghề và phát huy khả năng sáng tạo.
Hòa Bình đã tăng cường đầu tư vào máy móc và thiết bị, cùng với việc áp dụng công nghệ thi công tiên tiến, nhằm nâng cao chuyên môn hóa năng lực thiết bị trong bối cảnh số lượng dự án ngày càng gia tăng.
Năm 2011, Công ty TNHH MTV Máy xây dựng Matec được thành lập từ Ban Quản Lý máy móc thiết bị, chuyên cung ứng thiết bị cho các dự án nội bộ.
Hòa Bình thi công mà còn mở rộng phát triển ra thị trường dịch vụ cho thuê máy móc thiết bị
ERP, viết tắt của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là giải pháp quản lý đa chức năng giúp các doanh nghiệp và tổ chức quản lý hiệu quả quy trình chiến lược kinh doanh.
Chúng hỗ trợ trong việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu liên quan đến các hoạt động kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch, chi phí, sản xuất, tiếp thị, bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Vào năm 2009, Hòa Bình đã trở thành doanh nghiệp xây dựng tiên phong trong việc áp dụng hệ thống ERP (Hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp) để nâng cao hiệu quả quản lý.
Sau hơn 1 năm triển khai, Hòa Bình đã hoàn thiện các phân hệ của hệ thống ERP, bao gồm Tài chính, Quản lý kho, Quản lý mua hàng, Quản lý vật tư, Nhân sự và Tiền lương Hiện tại, toàn bộ tính năng của hệ thống đã được áp dụng, trong đó có Báo cáo Thông minh, giúp lãnh đạo theo dõi trực tiếp các hoạt động trên công trường, bao gồm dòng tiền thu/chi, ngân sách công trình, nhân sự và vật tư.
BIM viết tắt của từ Building Information Modeling được dịch ra là Xây dựng Mô hình
BIM không chỉ là kho lưu trữ thông tin công trình từ thiết kế đến quản lý vận hành, mà còn là quá trình tạo ra và sử dụng thông tin thông qua các hoạt động như mô hình hóa, phối hợp, trao đổi và sửa đổi thông tin.
Giới thiệu chung về hệ thống quản lý chi phí
Hình: Lưu đồ tổng quan về hệ thống ERP
Hệ thống quản lý chi phí mang lại nhiều công năng quan trọng, bao gồm khả năng kiểm tra tình trạng dự án, xuất kết quả thực hiện KPIs, và kiểm tra giá trị sản lượng thực hiện cũng như nghiệm thu Nó còn cho phép so sánh sản lượng và chi phí, dự báo tiến độ thi công, và quản lý hợp đồng hiệu quả.
- Công trình sẽ tạo task trên TMS tài liệu hướng dẫn đính kèm file thông tin dự án/ gói thầu mới
(2) Tạo thông tin hợp đồng, kho, user:
- Phòng CNTT: khai báo kho, tài khoản người dùng tại công trình
- Phòng Tài chính: khai báo dự án (hợp đồng)
(3) Đổ thông tin vào hệ thống:
- Công trình và Phòng Kiểm soát chi phí thống nhất ngân sách → BAN TGD duyệt (PTGĐ kinh doanh) phê duyệt
- Công trình nhập thông tin theo đúng cấu trúc file “Đổ dữ liệu” bao gồm thông tin của
BOQ và Ngân sách Sau đó gửi file về QS văn phòng phụ trách để kiểm tra và đổ dữ liệu lên hệ thống
- Trường hợp chưa có ngân sách được duyệt thì Công trình và Bộ phận kế hoạch của
P.KSCP sẽ thống nhất ngân sách tạm trình Ban TGD duyệt, PKSCP kiểm tra (double check) và tiến hành ghi nhận lên ERP
(4) Ghi nhận sản lượng với Chủ đầu tư: Ghi nhận trực tiếp trên hệ thống PMS
Có thể ghi nhận bằng file đổ hoặc ghi nhận từng hạng mục
- Sau khi ghi nhận sản lượng, QS công trường vào báo cáo PRO1902 để xem và kiểm tra số liệu
- Kế toán kho tiến hành nhập xuất kho đúng với thực tế tại công trình để ghi nhận kịp thời chi phí
Chi phí vật tư được xác nhận khi Kế toán kho lập phiếu xuất cho các vật tư sử dụng trong công trình, và được ghi nhận trên INV427 Chi phí này tương ứng với mục 3 và 4 trong ngân sách.
Công trình thực hiện giao thầu nhân công và trọn gói trên hệ thống ERP, và sau khi hoàn tất, bảng chi tiết giao thầu sẽ được gửi về phòng P.KSCP.
- Phòng P.KSCP lập hợp đồng (hay còn gọi là duyệt giao thầu)
(8) Ghi nhận khối lượng thực tế thực hiện của thầu phụ (Ghi nhận chi phí): thực hiện trên hệ thống PMS
Có thể ghi nhận sản lượng tại dự án bằng file đổ hoặc ghi nhận từng hạng mục khi có phát sinh, và thời hạn cuối cùng để thực hiện việc này là vào ngày cuối cùng của tháng.
- Sau khi ghi nhận số liệu lên hệ thống PMS, QS công trường duyệt chi phí thầu phụ
(10) Xuất đề nghị thanh toán:
- Sau khi kiểm tra số liệu thanh toán thầu phụ đã đúng, QS Công trường tiến hành lập Bảng đề nghị thanh toán thầu phụ có Barcode
+ Đối với TP trọn gói: KL đề nghị thanh toán là KL thầu phụ thực hiện và được thanh toán theo điều kiện hợp đồng
+ Đối với TP nhân công: KL đề nghị thanh toán là KL thầu phụ thực hiện được BCHCT
HBC xác nhận và phù hợp với đơn giá được duyệt và thỏa thuận giao khoán
Sau khi hồ sơ thanh toán được phê duyệt trên hệ thống PMS, QS công trường sẽ gửi bảng đề nghị thanh toán cho thầu phụ kèm theo mã vạch và các hồ sơ cần thiết đến Phòng Kế toán thanh toán.
- Nhân công xuất thành 2 kỳ thanh toán, kỳ 1 xuất vào ngày 15 và kỳ 2 xuất vào ngày cuối cùng của tháng
(11) Duyệt giá trị thanh toán:
Phòng P.KSCP kiểm tra và phê duyệt giá trị thanh toán nhân công dựa trên hồ sơ thanh toán công trình đã chuyển lên PMS cùng các căn cứ liên quan, sau đó ký số và chuyển đến phòng Kế toán.
Sau khi kiểm tra và xác nhận số liệu đề nghị thanh toán trọn gói là chính xác và đầy đủ các chứng từ theo quy định hợp đồng, Phòng KSCP sẽ phê duyệt giá trị thanh toán và chuyển hồ sơ đến phòng Kế toán.
- Phòng kế toán kiểm tra và thực hiện thanh toán thầu phụ
- Khối lượng thầu phụ (TG và NC) được thanh toán sẽ được ghi nhận trên FIN71205
(13) Chi phí Mục 5, 6, 7, 8 của ngân sách (MMTB, Lương, Hỗ trợ thi công, CP Khác):
- Được ghi nhận trên FIN18 và FIN19
- Chi phí Mục 5 (chi phí MMTB): Công trình xác nhận số lượng hàng thuê MMTB của
Matec xuất hóa đơn thuê MMTB cho công trình hoặc thuê MMTB từ nhà cung cấp bên ngoài Phòng Kế toán sẽ nhập hóa đơn vào hệ thống để ghi nhận chi phí này.
Chi phí Mục 6 liên quan đến chi phí lương, trong đó bảng thanh toán lương hàng tháng đã được phê duyệt Phòng Nhân sự sẽ thực hiện việc nhập hóa đơn vào hệ thống để ghi nhận chi phí này.
- Chi phí Mục 7 (chi phí hỗ trợ thi công): chi phí văn phòng tạm, nhà tạm,…
- Chi phí Mục 8 (các chi phí khác tại công trình và phòng ban): dịch vụ, vận chuyển, tiếp khách,…
(14) Các báo cáo tham chiếu:
- Báo cáo doanh thu theo từng công việc (HB_PRO1900)
- Báo cáo theo dõi ngân sách, chi phí theo hạng mục (PRO71208_4)
- Báo cáo tổng hợp doanh thu, chi phí công trình (FIN18_CP_HBC)
- Báo cáo chi tiết doanh thu, chi phí công trình (FIN19_CP_HBC)
(15) So sánh sản lượng chi phí:
- Hàng kỳ QS văn phòng phụ trách dự án sẽ lập bảng tổng hợp Ngân sách-BOQ (Cost
Để so sánh sản lượng chi phí, cần thực hiện phân tích lãi lỗ của dự án hoặc hợp đồng so với ngân sách đã được phê duyệt Nếu phát hiện sự bất hợp lý giữa sản lượng và chi phí, sẽ yêu cầu công trường làm rõ vấn đề này.
- Gửi báo cáo về phòng Tài chánh để P.TC lập doanh thu chi phí cho toàn công ty và làm báo cáo kiểm toán.
Quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh bằng hệ thống PMS - ERP
Giá trị tổng quan dự án được xuất từ ngày 23/07/2022 – Dự án đã bàn giao xong
→ Đánh giá tổng quan hơn về dự án,
- Chỉ số thực hiện chi phí CPI = 1.02: Giá trị cho thấy % của chi phí dưới khoản ngân sách cho công việc theo kế hoạch
- Chỉ số thực hiện tiến độ SPI = 1.01: Giá trị cho thấy dự án đã vượt với tiến độ theo kế hoạch đã đưa ra
- Chỉ số thanh toán CMI = 1: Tình trạng duyệt thanh toán tốt
- Chỉ số nghiệm thu API = 1: Tình trạng nghiệm thu tốt
Biểu đồ Overall Status: Tình trạng tổng quát
Dự báo lũy kế tiền thu
Dự báo lũy kế chi phí
STT Ngày CPI SPI SPIt SPId API CMI CSI
Biểu đồ KPIs phản ánh quá trình thực hiện các chỉ số KPI của công trình
Các chỉ số KPIs ≥ 1 tốt
CPI, hay Chỉ số Quản lý Ngân sách, được tính bằng Chi phí Kế hoạch (PE) so với Chi phí Thực tế, thể hiện tỷ lệ giữa số lượng thực hiện và chi phí thực tế Nói chung, chi phí này cần phải nằm dưới hoặc đúng theo ngân sách đã được lập cho công việc.
Chỉ số SPI (Chỉ số thực hiện tiến độ) đo lường hiệu quả tiến độ bằng cách so sánh giá trị đạt được với giá trị theo kế hoạch Ban đầu, tiến độ dự án chậm (SPI
