Bài Giảng Môn Tổ Chức Sự Kiện (combo full slide 8 chương )

Quản trị Sự kiện BÀI GIẢNG MÔN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHƯƠNG 2 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN CHƯƠNG 3 TÍNH TOÁN THỜI GIAN[.]

BÀI GIẢNG

MÔN

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

CHƯƠNG 2 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN

CHƯƠNG 3 TÍNH TOÁN THỜI GIAN VÀ DANH SÁCH KHÁCH MỜI

CHƯƠNG 4 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ, ĐIỂM ĐẾN - ĐỊA ĐIỂM – KHÔNG GIAN TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN/CUỘC HỌP

CHƯƠNG 5 QUẢNG BÁ VÀ TÀI TRỢ

CHƯƠNG 6 TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN VÀ TIẾP KHÁCH

CHƯƠNG 7 LẬP KẾ HOẠCH ĐỒ ĂN, ĐỒ UỐNG VÀ CÁC DỊCH VỤ KHÁC

CHƯƠNG 8 KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ

CHỨC SỰ KIỆN

Mục tiêu chương 1

 - Hiểu và trình bày được ý nghĩa của tổ chức sự kiện,

các hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện.

 - Phân tích được đặc điểm của hoạt động tổ chức sự

kiện.

 - Mô tả sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam.

 - Phân biệt được các loại hình sự kiện

 - Hiểu và chứng minh được vai trò, tác động của sự kiện tới các thành phần tham gia sự kiện và đời sống xã hội

 - Trình bày được các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự

kiện

1 Tìm hiểu về Sự kiện

Sự kiện là gì?

Sự kiện là….

Đó có thể là một live show ca nhạc, một

giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi

lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo…

Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ”

thu hút số đông nhằm nói lên một mục

đích nào đó của chủ nhân sự việc khi

huớng tới đối tượng của họ Tất cả những

yếu tố trên đều là Event.

Meeting (gặp gỡ, hội họp, họp mặt

 Là hoạt động gặp gỡ, hội họp giữa các cá nhân, hoặc tổ chức chính trị - xã hội, tổ

chức kinh tế, khoa học, … được sắp xếp trước nhằm thảo luận, trao đổi những chủ

đề hay vấn đề chuyên biệt, thông tin mới

về sản phẩm, tìm ra những giải pháp mới cho những vấn đề tồn tại, vấn đề có tính chất thời sự.

 Thời gian: 2 – 5 ngày

 Quy mô nhỏ: 50 - 200 người

 Địa điểm: luân chuyển

Incentive (Khen thưởng, khuyến khích)

- Có tính chất gặp gỡ, hội họp do một công ty hay

một

tổ chức nào đó

- Để khen thưởng cho các cá nhân hoặc nhóm nhân viên có thành tích tốt trong việc góp phần giúp công

ty đạt được mục tiêu đề ra, qua đó khuyến khích

mọi người đoàn kết, gắn bó với công ty vừa hội

họp vừa vui chơi tham gia các chương trình du lịch như một phần thưởng dành cho các nhân viên xuất

(Hội nghị, hội thảo)

• Là các cuộc họp có quy mô lớn giữa những người tham gia cùng lĩnh vực nhằm trao đổi ý kiến hay để trao đổi bàn bạc công việc với nhau, hoặc là những diễn đàn quốc tế được tổ chức với quy mô lớn

• Số lượng người tham gia: 300 –

10,000 người (trung bình: 800 –

1,000 người)

(Sự kiện, hội chợ triển lãm)

 Là các hoạt động liên qua đến các sự kiện thể

thao, văn hóa và các hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng, sản phẩm, hàng hóa, nghệ thuật, khoa học, hội họa, … để cung cấp thông tin về lợi của việc sử dụng, tiêu dùng hàng hóa đó và các sản phẩm

khác.

 Trong một số trường hợp, có thể tổ chức các hội nghị, hội thảo hay các buổi chiêu đãi các khách

hàng thường xuyên, các nhà cung ứng quen thuộc.

 Thu hút nhiều phóng viên, các phương tiện thông

Sự kiện bao gồm các lĩnh vực khá

rộng:

 + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

 + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

 + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

 + Exhibitions: Triển lãm

 + Trade fairs: Hội chợ thương mại

 + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

 + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

 + Festive events: Lễ hội, liên hoan

 + Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

 + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

 + Seminars: Hội thảo chuyên đề

 + Workshops: Bán hàng

 + Conferences: Hội thảo

 + Conventions: Hội nghị

 + Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

 + Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

 + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

 + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

 + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

2 Tổ chức sự kiện

 Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một quá

trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của

sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất

định đến những người tham gia sự kiện và

xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác

Các hoạt động tác nghiệp của tổ chức sự kiện (15 nhóm hoạt động)

• 1 Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;

• 5 Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;

• 6 Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;

• 7 Tổ chức phục vụ lưu trú, vận

chuyển trong sự kiện;

• 8 Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;

• 9 Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;

• 11 Quan hệ với các nhà cung cấp

dịch vụ bổ trợ sự kiện;

• 12 Quản trị tài chính trong tổ chức

sự kiện;

• 13 Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;

• 14 Chăm sóc khách hàng;

• 15 Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…

3 Các thành phần tham gia sự

kiện

- Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện);

- Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương

với doanh nghiệp tổ chức sự kiện);

- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do

nhà tổ chức sự kiện thuê;

- Khách mời (tham gia sự kiện);

- Khách vãng lai tham dự sự kiện;

4 Đặc điểm về sản phẩm tổ chức sự

kiện

- Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho

- cất trữ, không vận chuyển được

- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường

trùng nhau Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã

được tiến hành.

- Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự

kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó.

5 Đặc điểm về lao động tổ chức sự

kiện

- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và

đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người

- Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó

tự động hoá và cơ giới hoá

- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện

- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.

- Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất

6 Sơ lựơc về thị trường tổ chức

sự kiện ở Việt Nam

• Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra

thường xuyên nhưng mang tính tự

7 Những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức

sự kiện

* Các yếu tố vĩ mô:

- Môi trường nhân khẩu học

- Môi trường kinh tế

- Môi trường tự nhiên

- Môi trường kỹ thuật

- Môi trường chính trị

8 Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện

- Đối với nhà đầu tư sự kiện

- Đối với nhà tổ chức sự kiện

- Đối với nhà cung ứng dịch vụ trung gian

- Đối với khách mời tham dự sự kiện

Những vấn đề nên tránh khi đầu tư cho

một sự kiện

• Không biết rõ lý do tài trợ

• Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện

• Quá nhượng bộ với đơn vị hợp tác tổ chức

sự kiện

• Không tập trung chú ý vào lợi nhuận từ

việc đầu tư cho sự kiện

9 Một số tác động cơ bản của sự kiện tới các lĩnh vực

của đời sống xã hội

a Tác động đến nền kinh tế

- Trước hết, tổ chức sự kiện là một ngành kinh tế tổng hợp nó góp một phần rất lớn đến việc phát triển du lịch, sự phát triển sự kiện thường kéo theo sự phát triển của các ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng v.v

- Với các sự kiện lớn (ví dụ 1000 năm Thăng Long- Hà Nội) quá trình chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sự kiện, sẽ tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền kinh tế.

- Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hữu hiệu,

vì khi sự kiện diễn ra đạt kết quả tốt nó sẽ thúc đẩy

Tác động đến văn hoá xã hội

- Bản thân quá trình tổ chức sự kiện sẽ tạo ra một khối lượng việc làm nhất định cho xã hội, cùng với những tác

động kinh tế

- Khi có sự phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện, sẽ góp

phần nâng cao đời sống của người dân, phát triển nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc

- Sự kiện ở phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng

và củng cố các mối quan hệ đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc và các nước trên thế

• Một số tác động tiêu cực khác

Câu hỏi ôn tập chương 1

Câu 1: Khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện, sản

CHƯƠNG 2

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU, LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ LẬP KẾ

HOẠCH CHO SỰ KIỆN

Nội dung 1

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA SỰ KIỆN

32

Tại sao chúng ta phải xác định mục tiêu?

• Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện, cuộc

Tại sao chúng ta phải xác định mục tiêu?

• Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình

- - Làm tăng khả năng điều phối các hoạt động và làm việc theo nhóm

- - Cung cấp phương tiện đo lường sự đóng góp thực sự của các ý tưởng và của mọi người.

- - Giúp cho việc xác định các nội dung chính của trách nhiệm và nhiệm vụ (phân tích công việc)

- - Cung cấp nền tảng cho quá trình giành được các kết quả mong đợi đối với tổ chức, sự kiện/cuộc họp và các

cá nhân có liên quan.

- - Cung cấp những hướng dẫn cho việc phân công

nhiệm vụ cho những người dưới quyền trong quá trình lập kế hoạch, lên chương trình và quản trị sự kiện/Hội họp.

34

Phân biệt các khái niệm

– Goal (Mục đích)

– Purpose (Ý định)

– Objective (Mục tiêu)

Mục đích

Mục đích (goal ) là một

kết quả cuối cùng được

mong đợi; là lí do tại sao

một tiến trình, dự án,…

tồn tại Là điều mong

muốn được nêu ra một

cách rõ ràng để cuối

cùng đạt cho được

Mục tiêu Mục tiêu là cái đích cụ thể nhắm vào và phấn đấu đạt được trong khoảng thời gian nhất định.

MỤC ĐÍCH MỤC TIÊU

Loại kế hoạch Mở, rộng Nhỏ

Ý nghĩa Ý định hướng tới một cố

gắng đã được định hướng động đều mong đợi sẽ Mỗi nỗ lực hay hoạt

đạt được.

Khung thời gian Dài hạn Ngắn hạn

Đo lường được Không Có

Loại Không rõ ràng Rõ ràng

Hành động Chung chung Cụ thể

CÁC YÊU CẦU CỦA MỤC TIÊU SỰ KIỆN

- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực

- Mục tiêu phải rõ ràng

- Mục tiêu phải thể hiện giống như một yếu tố thúc

đẩy mọi lỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện

- Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi

- Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất

38

SMART

= Specific

= Measurable = Attainable = Realistic = TimetableT

R

A

M

S

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA

MỘT MỤC TIÊU TỐT

• Tạo ra nhịp độ hoạt động có thể định lượng cho công ty

• Tập trung nguồn lực tạo ra các kết quả cụ thể

• Định lượng rõ ràng kết quả đầu ra

• Cung cấp mục tiêu cụ thể cho mọi người và tổ chức

• Thiết lập khuân khổ về trách nhiệm giải trình và cơ chế khen thưởng

• Giảm thiểu chủ quan và làm việc theo cảm xúc

40

• Để mục tiêu bao quát hoạt động của công ty, các hoạt động tổ chức sự kiện cần đạt được các mục tiêu tối thiểu sau:

- 1 mục tiêu kinh doanh

- 1 mục tiêu lợi nhuận

- 2 – 3 mục tiêu tiếp thị

- 1-2 mục tiêu cho quá trình định hướng

Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt?

1 Các mục tiêu phải bắt đầu bằng từ “Để”

và theo sau đó là một động từ chỉ hành động.

2 Các mục tiêu phải làm rõ chỉ một kết quả

6 Các mục tiêu chỉ nên làm rõ “cái gì” và

“khi nào” (tránh “Tại sao” và “như thế

nào”)

42

Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt? (tiếp theo)

7 Các mục tiêu nên liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản

lý có liên quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao hơn.

8 Các mục tiêu phải dễ hiểu bởi những những người đóng góp vào sự thành công của mục tiêu.

9 Các mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được.

10 Các mục tiêu phải tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt

được khi có hơn một người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu.

11 Các mục tiêu phải được ghi chép lại (và copy lại) và phải tiến hành kiểm tra tra định kỳ bởi bạn hoặc nhân viên.

CÂY MỤC TIÊU

– Một tiến trình cung cấp cho người lập kế hoạch phương tiện để xác định liệu tất cả các mục tiêu khả thi có được lường trước hay không.

– Một quá trình có suy nghĩ để xác định một cách hệ thống các mục đích cho sự thực hiện trong quá trình lập kế hoạch một sự kiện/cuộc họp.

– Một quá trình hữu hình (trực quan) mà trong đó các mục tiêu liên quan về mặt địa lý với nhau.

44

Các bước tiếp cận (xây dựng) quá trình cây

mục tiêu

• Xây dựng một mục tiêu chính (chủ đạo) – mục tiêu mức độ thứ 1: là những mục tiêu mà nếu đạt được nó thì coi như sự kiện/cuộc họp thành công.

• Phát triển các mục tiêu ở cấp độ thứ 2: đây là các

mục tiêu chính liên quan đến lập kế hoạch cho một sự kiện/cuộc họp.

• Phát triển các mục tiêu ở cấp độ thứ 3.

• Phát triển các mục tiêu thứ 4, thứ 5 hay thứ 6 … (sử dụng checklist hoặc kinh nghiệm bản thân)

Xây dựng cây mục tiêu

• Sắp xếp các mục tiêu theo sơ đồ cây mục tiêu

• Khi các khoảng trống được phát hiện trong cây mục tiêu, bạn sẽ phải tạo ra các mục tiêu.

• Nếu bạn tạo ra càng nhiều mức độ, mục tiêu càng chi tiết mà bạn có thể dự đoán trước.

• Sau khi hoàn thành cây, bắt đầu từ đáy – hỏi câu hỏi tại sao? Bạn có thể phát hiện ra rất nhiều mục tiêu không cần thiết.

• Đặt vào các rào cản đối với mỗi mục tiêu (ký hiệu).

• Đặt vào các gợi ý cho các giải pháp của rào cản

• Chụp ảnh hay vẽ cây mà bạn vừa tạo ra.

Nội dung 2

Lập dự toán ngân sách cho sự kiện

• Tại sao chúng ta phải lập/dự toán ngân

sách?

Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện/hội họp

có thể thực hiện được hay không cũng như mục tiêu

sự kiện/cuộc họp, quy mô tổ chức cuộc họp.

48

Yêu cầu của tiên lượng ngân sách

• Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có?

• Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức

sự kiện nhỏ hay lớn

• Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được.

Yêu cầu của tiên lượng ngân sách

• Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy

mô, vị trí địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách

• Cuối cùng nhà tổ chức sự kiện cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép

50

• Các bước lập ngân sách:

– Bước 1: Xây dựng ngân sách sơ bộ, hay ngân sách hướng dẫn (chỉ dẫn)

– Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chi phí

trong vòng những hướng dẫn chung của ngân sách sơ bộ để lập ngân sách cuối cùng hay ngân sách hoạt động.

Nội dung 3

LÊN KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN

52

Thành lập ban tổ chức cho sự

kiện

• Ban tổ chức cho sự kiện được thành lập để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện/ cuộc họp

• Tuỳ thuộc vào loại hình sự kiện, quy mô,

thời gian tổ chức sự kiện, ban tổ chức sẽ bao gồm những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên

môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện