Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần tin học viễn thông petrolimex

Trong quá trình học tập tại khoa Tin học Kinh tế của trường Đại họcKinh tế Quốc dân được tiếp xúc với các môn học do các thầy cô của khoa Tinhọc Kinh tế truyền đạt như: cơ sở dữ liệu, kỷ

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, thông tin là một phần của cuộc sống trong mỗi con người, xãhội, quốc gia Các hoạt động gắn liền với thu thập, xử lý, biểu diễn thông tinngày càng thay đổi và phát triển nhanh chóng Để đáp ứng nhu cầu đó, tin học

đã được áp dụng trong hầu hết các ngành, các lĩnh vực và đi từ đơn giản đếnphức tạp Tin học luôn gắn liền với thực tế và là mối quan tâm hàng đầu củamỗi quốc gia Trong kinh tế, việc áp dụng tin học vào quản lý, phân tích, dựbáo đã làm cho việc sản xuất, kinh doanh và quản lý trở nên dễ dàng và đạthiệu quả cao

Mỗi tổ chức luôn cần có đội ngũ công nhân viên thành thạo, năng động

và nhiệt tình với công việc Tổ chức có thành công trong kinh doanh thì đó sẽ

là một tổ chức có sự quản lý và liên kết để phát huy hết năng lực của mỗithành viên trong tổ chức đó Các quốc gia có nền kinh tế phát triển đã ứngdụng tin học vào quản lý đa cấp đa lĩnh vực từ lâu Việt Nam chúng ta ngàynay trước nhu cầu phát triển của nền kinh tế thì công việc quản lý ngày càngkhó khăn và phức tạp trước các yêu cầu quản lý chuyên sâu trong mỗi yêu cầu

cụ thể

Quản lý kinh tế không chỉ bao gồm là quản lý về vốn, tài sản, hàng hóa

mà còn là quản lý con người Nguồn lực cán bộ luôn là một trong những vốnquý nhất của mỗi tổ chức và là chất xám của mỗi quốc gia Trong một nếnkinh tế đang có xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay thì quản lý con ngườichính là một thế mạnh để phát huy nội lực nhằm tăng giá trị chất xám trongcác sản phẩm, tạo ra một nền kinh tế trí thức Không những thế việc quản lýcon người một cách khoa học và hợp lý còn làm giảm các chi phí phát sinhcho quá trình tạo ra thành phẩm và đưa ra thị trường Còn trong các cơ quan

nhà nước quản lý con người sẽ làm đơn giản hóa các công việc quản lý, qua

đó giúp nâng cao hiệu quả và tra cứu các dữ liệu của yêu cầu quản lý

Trong quá trình học tập tại khoa Tin học Kinh tế của trường Đại họcKinh tế Quốc dân được tiếp xúc với các môn học do các thầy cô của khoa Tinhọc Kinh tế truyền đạt như: cơ sở dữ liệu, kỷ thuật lập trình, hệ thống thôngtin quản lý, công nghệ phần mềm… Bên cạnh đó, các môn cơ bản về kinh tế

và quản lý kinh tế như: kinh tế vĩ mô, kinh tế vi mô, quản trị học… giúp em

có kiến thức về quản lý kinh tế, con người để có thể vận dụng vào quá trìnhtin học hóa công tác quản lý nhân sự tại công ty em đến thực tập

Công ty cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex là một công ty thànhviên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) Mục tiêu hoạt độngcủa công ty là cung cấp các giải pháp phần mềm, tự động hoá và các dịch vụứng dụng công nghệ thông tin tốt nhất nhằm thoả mãn nhu cầu của kháchhàng trong và ngoài nước Khi đến thực tập tại công ty cổ phần Tin học viễnthông Petrolimex và được phân vào phòng giải pháp phần mềm em đã lựa

chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại công tin cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex” là đề tài có nhiều trong thực tế và có tính ứng

dụng cao đã được tiếp xúc một phần trong quá trình học tập tại trường Đạihọc Kinh tế Quốc dân

Quá trình thực hiện đề tài đã được cô Trần Thị Bích Hạnh hướng dẫn

và các cán bộ của công ty cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex đã tạo điềukiện tốt nhất để em có thể hoàn thành đề tài

Đây là một chương trình mang tính chất thử nghiệm và tập sự vì thếchắc chắn sẽ có nhiều lỗi và nhiều chỗ chưa hợp lý Qua chương trình này emmong nhận được sự đóng góp của các thầy cô để em có thể rút kinh nghiệmtránh được trong quá trình ra trường làm việc sau này

Cấu trúc của chuyên đề thực tập tốt nghiệp như sau:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

.1 Tổng quan về công ty cỏ phần Tin học viễn thông Petrolimex

.1.1 Công ty cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex

- Tên công ty: Công ty cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex

- Tên viết tắt: PIACOM , JSC (Petrolimex Informatinon Technology andTelecommunication Joint – Stock Company)

- Địa chỉ: Số 1 – Khâm Thiên – Đống Đa – Hà Nội

Giai đoạn 1 (từ năm 1990 -1995): Tiền thân của Công ty là Phòng Tin

học ứng dụng của Petrolimex Nhờ sự năng động và sáng tạo của phòng này,Petrolimex là một trong những cơ quan ứng dụng Tin học vào quản lý điềuhành sản xuất và kinh doanh sớm nhất của Việt Nam Hệ thống phần mềm kếtoán PIS đựơc Phòng xây dựng vào những năm 1990 không chỉ được ứng

dụng trong toàn ngành xăng dầu từ đó đến nay mà còn được các công ty phần

mềm ra đời sau đó phát triển thành sản phẩm có doanh số lớn, lợi nhuận cao.

Giai đoạn 2 (từ năm1996 – 2001): Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của

các đơn vị trong ngành, đồng thời phù hợp với xu thế thời đại, năm 1996,

Tổng Cty Xăng Dầu Việt Nam có Quyết định số 049/XD-QĐ ban hành ngày

24/10/1996 thành lập Trung tâm Tin học và Tự động hoá Petrolimex (PIAC) kế thừa đội ngũ cán bộ và sản phầm của phòng Tin học ứng dụng

Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Trung tâm Tin học và Tự động hóaPetrolimex ra đời với sứ mệnh ban đầu là nghiên cứu và triển khai ứng dụngcông nghệ thông tin, Tự động hoá vào trong các hoạt động sản xuất kinhdoanh của các đơn vị trong toàn ngành xăng dầu và xã hội

Việc thành lập Trung tâm tạo động lực thúc đẩy mạnh mẽ việc ứngdụng công nghệ thông tin, tự động hóa trong hệ thống Petrolimex, đã gópphần rất lớn vào những tiến bộ trong việc ứng dụng công nghệ hiện đạivào quá trình sản xuất kinh doanh của các công ty trong ngành Việc ứngdụng công nghệ tiên tiến đã giúp cho công việc sản xuất kinh doanh củacác đơn vị ngày càng được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, đồngthời giúp tinh giản bộ máy hoạt động, mang lại nhiều lợi ích cho toànngành, PIACOM không những đáp ứng nhu cầu của Petrolimex về côngnghệ thông tin và tự động hóa và còn cung ứng cho nhu cầu của nhiềuCông ty, đơn vị ngoài ngành

Giai đoạn 03 (2003 đến nay): Là một trong những đơn vị hạch toán

phụ thuộc Tổng Công ty sớm chuyển đổi thành công ty cổ phần – Công ty cổphần Tin học viễn thông Petrolimex Tổng Công ty xăng dầu là cổ đông sánglập và đại diện cho phần vốn nhà nước chiếm 51% cổ phần

PIACOM luôn đặt mục tiêu phục vụ khách hàng là nhiệm vụ trọng tâm để phấn đấu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu

ngày càng cao của thị trường trong và ngoài Petrolimex

1.1.3 Mô hình tổ chức

PIACOM là công ty cổ phần thuộc thành phần kinh tế Nhà nước với51% cổ phần Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là cổ đông sáng lập và đạidiện cho phần vốn Nhà nước

Cán bộ lãnh đạo

- Bà Đàm Thị Huyền - Chủ tịch hội đồng quản trị

- Ban giám đốc:

- Phòng ban:

phòng

o Ông Đoàn Cao Khải - Trưởng phòng

o Ông Nguyễn Văn Quý – Phó phòng

o Ông Hà Văn Chiến - Trưởng phòng

o Ông Nguyễn Quang Huy – Phó phòng

o Ông Nguyễn Huy Thế - Trưởng phòng

o Ông Phạm Hoàng Long – Phó phòng

o Ông Vũ Mạnh Hùng – Phó phòng

o Ông Trần Quang Hùng - Trưởng phòng

o Ông Phạm Vũ Hoàng – Phó phòng

o Bà Nguyễn Thị Hoài Anh – Phó phòng

- Văn phòng đại diện:

Minh

Trưởng đại diện: Ông Trần Ngọc Vĩnh

- Chi nhánh PIACOM:

Sơ đồ tổ chức:

Đội ngũ cán bộ khoa học – công nghệ:

Hiện nay, PIACOM đã có gần 100 cán bộ công nhân viên Hầu hếttrong số đó đã tốt nghiệp Đại học và trên Đại học, được đào tạo cả trong nước

và ngoài nước; có nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thốngCNTT, tự động hoá và viễn thông

1.1.4 Ngành nghề kinh doanh

Lĩnh vực Công nghệ phần mềm:

Nghiên cứu các sản phẩm công nghệ tiên tiến của thế giới về lĩnh vựcCNTT như: các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu tiên tiến ORACLE, SQLSERVER nhằm:

- Chuẩn hoá, thống nhất các chu trình vận động thông tin trong các qui

trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu theo các chuẩn cơ sở dữ liệu, đáp ứng các nhu

cầu mở rộng, phát triển và triển khai cho tất cả các đơn vị sản xuất kinhdoanh với qui mô tổ chức sản xuất và hạch toán khác nhau của cácdoanh nghiệp ngoài xã hội

- Xây dựng ngân hàng dữ liệu các cấp.

Lĩnh vực thiết bị và mạng CNTT:

- Là đại lý chính thức cung cấp thường xuyên và kịp thời các thiết bị

CNTT (PC, Server, Printer, Notebook, thiết bị mạng ) của các hãngmáy tính hàng đầu thế giới: IBM, COMPAQ, HP, CISCO

- Là đại lý cung cấp các sản phẩm phần mềm có bản quyền: Phần mềm

hệ thống, phần mềm phát triển ứng dụng, phần mềm ứng dụng của cáchãng Microsoft, IBM, HP, Checkpoint, Oracle, Symantec, Autodesk,Adobe

- Cấu trúc và truyền thông mạng (LAN, WAN), các hệ điều hành mạng

UNIX, WINDOWSNT, NOVELL

- Xây dựng mạng truyền thông miền rộng.

- Chuẩn hoá về mô hình truyền thông ngành theo các cấp độ: Cửa hàng,

Chi nhánh, Công ty, Tổng công ty về các trang thiết bị phần cứng và hệthống phần mềm

- Tư vấn, thiết kế, lựa chọn giải pháp, lập tổng dự toán, cung cấp và triển

khai lắp đặt hệ thống các mạng máy tính (mạng cục bộ và mạngintranet)

- Tư vấn, thiết kế, lựa chọn giải pháp và cung cấp và triển khai lắp đặt hệ

thống chống sét cho thiét bị CNTT và các thiết bị tự động của ngànhxăng dầu

- Bảo hành, bảo trì, sửa chữa các thiết bị CNTT với chất lượng và dịch

vụ tốt nhất

- Đào tạo, hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng thiết bị CNTT.

Lĩnh vực tự động hoá:

- Xây dựng dự án đầu tư, nghiên cứu khả thi cho các công trình tự động

hoá trong ngành dầu khí, xăng dầu

- Tư vấn đầu tư, cung cấp các thiết bị đo lường, điều khiển chuyên ngành

dầu khí như: Các loại đầu đo (Sensor) đo nhiệt độ, áp suất, van điềukhiển, các bộ khống chế hành trình tự động hoá, các bộ kiểm tra tiếpđịa tự động, các bộ đọc card từ, các bộ điều khiển đặc chủng, các thiết

bị PLC và hiển thị công nghiệp, tủ điều khiển, khởi động từ mềm, biếntần và các thiết bị điều khiển điện động lực công nghiệp khác

- Thiết kế xây dựng các phần mềm điều khiển SCADA và tích hợp với

các hệ thống thông tin quản lý MIS

- Quản lý dự án, thi công lắp đặt các trang thiết bị và toàn bộ Hệ thống tự

1.1.5 Các sản phẩm và dịch vụ của PIACOM

Hiện nay, cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế PIACOM mởrộng thêm kinh doanh đa ngành đa dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càngcao và ngày càng đa dạng của khách hàng trong ngành cũng như ngoài ngành

Các sản phẩm và dịch vụ của PIACOM hiện nay bao gồm:

Phần mềm:

(http://www.Petrolimex.com.vn)

a Phần mềm ở mức hệ thống (System infrastructure software):

o OS: WINDOWS, LINUX, UNIX, MAXC, NOVELL,SOLARIS…

o Security: Symantec, CA, Checkpoint…

o Storage: MySQL, MS SQL, Oracle, Sybase

b Các công cụ phát triển ứng dụng (Application Development Tools):ORACLE, JAVA, SQL,

c Các Phần mềm ứng dụng (Application solutions):

- Các ứng dụng cho người tiêu dùng (Các trò chơi, các phần mềmhọc tập )

o Các trò chơi:

o Các phần mềm ứng dụng: ADOBE, Office, Fonts, Media

- Các ứng dụng đa ngành (Kế toán, quản lý nhân sư ): Fast, Misa,Esybiz

- Các ứng dụng chuyên ngành (ứng dụng quản lý tài chính, ngânhàng, bảo hiểm, đào tạo )

Thiết bị ICT:

- Nhóm 1: Thiết bị, linh kiện, phụ kiện về mạng máy tính: Mạng intranetPETRO-NET cho toàn ngành, Các mạng LAN Star với các SwitchHUB thông minh, Các mạng LAN mở rộng với hệ thống cáp quang củacác hãng, bao gồm:

AMP, TENDA, Checkpoint …

- Nhóm 2: Thiết bị nguyên bộ của các hãng, như:

ELEMENT (PC, Server, Notebook, PDA…)

Server, notebook…)

- Nhóm 03: các linh kiện, phụ kiện máy tính như: CPU, Mainboard,keyboard, Mouse, UPS, Monitor, CDRom, các máy tính lắp ráp từcác linh kiện Các nhà sản xuất: Intel, Gigabyte, Asus, MSI, Biostar,Mitsumi, Likom, Viewsonic, BenQ, Proview…

SAMSUNG

Thiết bị văn phòng của các hãng:

- Projector: SONY, PANASONIC, TOSHIBA, BENQ

- PHOTOCOPY: CANON, LEXMARK, HICOH

- Máy huỷ tài liệu: INTI-MON, OSMIA…

- Phụ kiện máy tính: GRAVIS, KENSINGTON

Dịch vụ:

- Dịch vụ tư vấn đề án công nghệ thông tin tổng thể

Cung cấp các giải pháp tổng thể về công nghệ thông tin; từ các thiết bịcho người dùng cuối và hệ thống mạng LAN/Intranet đến các giải pháp ứngdụng và phần mềm đảm bảo tính hiệu quả của đầu tư và giải quyết tốt các nhucầu của các đối tượng khách hàng khác nhau

Các giải pháp bao gồm thiết kế và cấu hình, lựa chọn một giải pháp tối

ưu về thiết bị mạng và các phần mềm ứng dụng các hệ thống mạng, nhằmđảm bảo độ tin cậy, tốc độ hoạt động và bảo an mạng:

 Các phần mềm quản lý: Web Server, E-mail Server, Router andFirewall, Proxy Server, DNS Server

Access, UPS, và các phần khác

Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm triển khaicác dự án mạng có đủ kinh nghiệm nắm bắt các công nghệ mới có hiệu quả,các xu hướng công nghệ hỗ trợ khách hàng trong việc tăng hiệu quả mạng,nâng cấp hoặc đầu tư mới, hoặc xây dựng mạng đa dịch vụ, bảo an, quản lýtập trung, hoặc trong việc xây dựng các mạng LAN/WAN, mạng truy cập,mạng trục

- Dịch vụ bảo trì

o Bao gồm các phần cứng và phần mềm của máy tính cá nhân, các

hệ thống mạng, máy in, máy fax, máy photocopy, các thiết bị tinhọc khác,…

o Phần cứng bao gồm các hệ thống máy tính để bàn, máy tính xáchtay, máy chủ và các thiết bị mạng LAN,WAN, máy in, máy fax,các thiết bị ngoại vi khác,…

o Phần mềm bao gồm các hệ điều hành, các chương trình phầnmềm ứng dụng, các phần mềm mạng,…

việc, tính liên tục trong cho hoạt động kinh doanh của khách hàng

(giảm thiểu được chi phí và thời gian đi lại của khách hàng)

nhất để vận hành các thiết bị với hiệu quả cao

 Đội ngũ kỹ thuật viên sẽ tư vấn, giải đáp miễn phí bất cứ vấn đề gìxẩy ra đối với các thiết bị, hệ thống của khách hàng

- Hệ thống điều khiển tự động xuất hàng cho bến xe ô tô xi téc

- Hệ thống điều khiển đồng bộ quá trình xuất nhập, tồn chứa một khoxăng dầu

- Hệ thống điều khiển nhà máy pha chế dầu nhờn

- Tư vấn lựa chọn, cung cấp và lắp đặt, tích hợp các thiết bị đo lườngđiều khiển, đào tạo vận hành hệ thống tự động hoá trong và ngoàingành Xăng Dầu, Dầu khí

Đào tạo:

PIACOM cung cấp các dịch vụ về đào tạo cho các cá nhân và tổ chức

có nhu cầu như:

- Chuyên ngành tin học văn phòng: Office, Words, Excel, Powerpoint

- Chuyên ngành phần cứng và mạng: Lắp ráp, sửa chữa máy tính, thiết

- Chuyên ngành xây dựng, cơ khí chế tạo Autocad 2D, Autocad 3D, 3DMax, Sap 2000

- Chuyên ngành thiết kế quảng cáo: Corel Draw, Photoshop, Illustrator,QuarkExpres

- Chuyên ngành thiết kế và lập trình Web: Frontpage, Dreamweaver,Flash, Javascript, ASP, PHP

Các chương trình đào tạo chuyên ngành riêng cho Petrolimex:

- Đào tạo quản trị hệ thống, truyền thông cho quản trị trưởng các đơn vị

- Bộ giáo trình đào tạo tin học từ căn bản đến nâng cao, lập trình, quảntrị hệ thống theo dạng đào tạo từ xa trên dịch vụ Web của mạngPETRO-NET và đĩa CDROM

1.1.6 Chức năng, nhiệm vụ của PIACOM

Công ty cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex là công ty thành viêncủa Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam Mục tiêu hoạt động của công ty làcung cấp các giải pháp phần mềm, tự động hoá và các dịch vụ ứng dụngcông nghệ thông tin tốt nhất nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong

và ngoài nước

Với quan điểm chỉ đạo và định hướng hoạt động nhằm đáp ứng ở mứccao nhất mọi yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp các giải pháp, sảnphẩm và các dịch vụ có chất lượng, hiệu quả và độ tin cậy cao nhất với thựctiễn và định hướng phát triển của Petrolimex Và đặc biệt là có giá cả hợp lý,phù hợp với khả năng và yêu cầu thực tiễn của khách hàng

PIACOM luôn hướng tới việc xây dựng các giải pháp tổng thể, kết hợpđồng bộ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trước, trong và sau khi thực hiện trên cơ

thực trạng năng lực hệ thống thiết bị và nhân sự sử dụng của khách hàng để

có thể cung cấp những giải pháp tối ưu, phù hợp nhất cho khách hàng

Cùng với sự phát triển lớn mạnh của mình, PIACOM không chỉ cungcấp các giải pháp tối ưu cho trong ngành Petrolimex mà đang vươn ra các lĩnhkhác ngoài ngành

1.2 Tổng quan về nghiệp vụ quản lý nhân sự và thực trạng tin học hoá

tại công ty tin học viễn thông Petrolimex

1.2.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức

- Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ

bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quátrình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, cácmối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức

- Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền

quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, côngchức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

- Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người

đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức

- Công tác xây dựng và quản lý cán bộ, công chức được thực hiện thống

nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từngcán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vịNhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị Nhà nước nhằm đápứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồidưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng,

khen thưởng kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ,công chức.

- Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế

dộ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan,

tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ýbằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, côngchức

- Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và

chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ domình kê khai, cung cấp Những tài liệu cán bộ, công chức kê khai phảiđược cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan

có thẩm quyền khác xác minh, chứng nhận

1.2.3 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức

Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc cótrong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bảnthân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức

- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánhtóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và

xã hội của cán bộ, công chức

- Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do cán bộ, côngchức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩmquyền quản lý cán bộ, công chức

- Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyềnquản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, côngchức để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.

- Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khoẻ do đơn vị y tế từ cấphuyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán

bộ, công chức

- Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luânchuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ,công chức

- Các bản tự kiểm điểm, nhân xét, đánh giá cán bộ, công chức theo định

kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quan

lý cán bộ, công chức

- Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyềnđối với cán bộ, công chức

- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật

- Đơn, thư kem theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luậncủa cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quanđến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánhtrong đơn thư

- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác vàquan hệ xã hội của cán bộ, công chức

Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổsung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của hồ sơcán bộ, công chức đó

1.2.4 Sự cần thiết của tin học hoá công tác quản lý nhân sự

Tin học hoá công tác quản lý trong thời đại ngày nay là xu thế chung và

là nhu cầu cấp bách của các tổ chức, doanh nghiệp Đối với tổ chức, doanhnghiệp thì thông tin quản lý là vô cùng quan trọng, là vấn đề sống còn để cóthể tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay Khidoanh nghiệp mở rộng quy mô, nhu cầu lưu trữ, xử lý dữ liệu phát sinh cũngnhư tập hợp, phân tích chúng thành các thông tin hưu ích để có những quyếtđịnh đúng đắn, kịp thời sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc và hơn nữa sẽ vượtquá khả năng xử lý của con người Nhưng với sự trợ giúp của máy tính vàmột hệ thống thông tin đồng bộ, những vấn đề nêu trên sẽ được giải quyếtmột cách nhanh chóng Việc tin học hoá công tác quản lý sẽ giúp cho tổchức, doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu ngàycàng lớn và giải quyết những bài toán có quy mô, cũng như độ phức tạp ngàycàng tăng Đồng thời khi thực hiện tin học hoá, các nhà quản lý nhanh chóng

có được thông tin phản ánh mọi mặt về tổ chức cũng như có thể giảm thiểu sốlượng nhân viên cần thiết để thực hiện công việc lưu trữ và xử lý dữ liệu

Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và những thành tựu

to lớn đã đạt được thì tin học hoá công tác quản lý không chỉ là nhu cầu củariêng những tổ chức, tập đoàn quy mô lớn mà cũng là nhu cầu không thể thiếucủa các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ bởi đó là xu thế tất yếu trong côngtác quản lý

Công tác quản lý nhân sự cũng không nằm ngoài xu thế đó và nhữnglợi ích từ việc tin học hoá công tác này ngày càng khẳng định vài trò quantrọng của nó trong hệ thống thông tin quản lý của tổ chức, doanh nghiệp Việctin học hoá công tác quản lỳ nhân sự đã không là vấn đề quá mới trong nhữngnăm gần đây, tuy nhiên với những đặc điểm cũng như nhu cầu quản lý riêng

thì mỗi tổ chức, doanh nghiệp lại chọn cho mình những giải pháp tin học hoávới những mức độ và cách thức khác nhau (Tin học hoá hoàn toàn, tin họchoá một phần, sử dụng phần mềm mua sẳn, hay tự thiết kế ) tuỳ nhu cầuquản lý và khả năng tài chính, công nghệ, con người sẳn có của tổ chức,doanh nghiệp đó.

1.2.5 Thực trạng tin học hoá tại Tổng công ty Petrolimex và PIACOM

Tổng công ty Petrolimex là tập đoàn lớn trong thành phần kinh tế Quốcdoanh Số lượng cán bộ, công nhân viên là rất nhiều, với nhiều loại hình vàthành phần lạo động khác nhau Vì vậy, nếu quản lý một cách thủ công sẽ tốnchỉ phí rất lớn, thời gian xử lý và sự chính xác là không cao Bài toán đặt ra làphải có một phần mềm chuyên biệt để giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn Vànăm 1998 Trung tâm tin học và tự động hoá Petrolimex (PIAC) - tiền thâncủa Công ty cổ phần Tin học viễn thông (PIACOM) đã xây dựng phần mềm

“Chương trình quản lý nhân sự Petrolimex – PMP” MPM hiện đã được ứngdụng rỗng rãi tại văn phòng và các đơn vị trực thuộc Tổng công tyPetrolimex

Đây là phần mềm được xây dựng, phát triển bởi PIACOM và phiên bảnhiện thời là phiên bản 2.0 PMP là hệ thống được xây dựng trên nền tảng côngnghệ hiện đại kết hợp với những kinh nghiệm nhiều năm của các chuyên giatrong lĩnh vực quản lỳ nhân sự và công nghệ thông tin PMP cung cấp khảnăng quản lý đầy đủ các thông tin về mỗi cá nhân thuộc về tổ chức mình đangquản lý, các thống kê đầy đủ về chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên,trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo Có chế độ bảo mật an toàn thôngtin, phân quyền người sử dụng nghiêm ngặt Tuy nhiên, phần mềm này đượcxây dựng để áp dụng cho toàn bộ Tổng công ty và các công ty thành viên Vì

vậy khi áp dụng vào một số đơn vị cụ thể nó gặp những khó khăn nhất định.

Ví dụ như:

- Một số đơn vị chỉ có yêu cầu quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên và

do đó cần có một phần mềm chuyên biệt với một số nhu cầu riêng vàvới chi phí triển khai thấp hơn

- Trong thực tế, khi triển khai phần mềm, ngoài những báo cáo quy địnhcủa Tổng công ty mỗi đơn vị lại có những yêu cầu báo cáo đặc thùriêng

Qua một thời gian thực tập tại Công ty Tin học viễn thông Petrolimex,được tìm hiểu về nghiệp vụ quản lý nhân sự ở Tổng công ty Petrolimex và cáccông ty thành viên Đặc biệt là Công ty Tin học viễn thông Petrolimex Em

quyết định lựa chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Công

ty Tin học viễn thông Petrolimex”.

1.2.6 Giới thiệu về đề tài

- Tên đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tại Công ty Tin họcviễn thông Petrolimex”

- Mục đích đề tài: Xây dựng, phát triển phần mềm quản lý nhân sự tạiCông ty Tin học viễn thông Petrolimex

- Phạm vi chuyên môn - nghiệp vụ: Công tác quản lý nhân sự - hồ sơnhân sự

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ THIẾT KẾ

.1 Những khái niệm cơ bản

.1.1 Khái niệm thông tin và hệ thống thông tin trong tổ chức

Thông tin

- Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệthống thông tin quản lý Thông tin cũng có thể được hiểu là dữ liệu đãđược xử lý Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đíchthực

- Các khái niệm liên quan đến thông tin: đối tượng truyền tin (Chủ thểphản ánh) và đối tượng nhận tin (Đối tượng nhận sự phản ánh) Vỏ vậtchất chuyên chở thông tin là vật mang tin Các vật mang tin thông dụng

là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu… Khối lượng tri thức mà một thôngtin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó Sơ đồ truyền thông tinđược biểu diễn như hình sau:

Hình 2.1: Sơ đồ truyền tin

- Vai trò của thông tin trong tổ chức

tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, bố trí cán bộ, chỉhuy, kiểm tra sự hoạt động của tổ chức Vì thế thông tin có vai trò

rất quan trọng trong quá trình ra quyết định, nó là yếu tố ảnh hưởngtới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định của người quản lý.

Lao động ra quyết định và lao động thông tin Lao động ra quyếtđịnh chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi có thôngtin cho tới khi ký ban hành quyết định, lao động này thường là laođộng nghệ thuật ít mang tính quy trình và có nhiều yếu tố chủ quan,thời gian lao động chỉ chiếm 10% thời gian lao động của nhà quản

lý Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ dành cho việc thuthập, lưu trữ, xử lý và phân phát thông tin, lao động này thườngmang tính khoa học kỹ thuật, có quy trình và mang tính khách quan,thời gian lao động chiếm 90% thời gian lao động của nhà quản lý

quan trọng lớn Thông tin tác động đến hệ thống như sau:

Hình 2.2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp

Hệ thống thông tin

- Khái niệm:

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết

bị thuộc tin học hoặc không thuộc tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thốngthông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng

nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ trước Kết quả xử lý (Outputs) đượcchuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(Storage)

Hình 2.3: Mô hình hệ thống thông tin

- Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức:

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức hay được dùng.Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cáchlấy nghiệp vụ mà nó phục vụ để phân loại

Mặc dù, các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưngchúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà nó trợ giúp Theo cáchnày có 5 loại:

o Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS

o Hệ thống thông tin quản lý MIS

o Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS

o Hệ thống chuyên gia ES

o Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúngphục vụ

Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định:Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lược

Hệ thốngthông tin vănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuậtTài chính tác

nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

- Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin:

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theoquan điểm của người mô tả Mỗi người có chức năng khác nhau mô tả hệthống thông tin theo mô hình khác nhau Có ba mô hình đã được đề cập tới để

mô tả cùng một hệ thống thông tin: Mô hình logic, mô hình vật lý trong và

mô hình vật lý ngoài

Hình 2.4: Ba mô hình của một hệ thống thông tin

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic làkết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng và

mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn địnhkhác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biếnđổi nhất

2.1.2 Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Trước khi có máy tính, các công ty, các tổ chức phải lưu trữ và xử lý dữliệu phục vụ cho công việc của mình Những danh sách khách hàng, danhsách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên là những ví dụ cầnthiết về quản trị dữ liệu Chúng có thể được ghi trên bảng, ghỉ trong sổ sách,trong các phích bằng bìa cứng, hoặc catalog thậm chí ngay trong trí não củanhững nhân viên làm việc Làm như vậy sẽ cần tới rất nhiều người, nhiềukhông gian lưu trữ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu,

quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quả báo cáo thường là không đầy đủ

và không chính xác

Ngày nay, người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu làmột phần mền ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữliệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu MicrosoftAccess, Foxpro, SQL Server là những ví dụ về những hệ quản trị cơ sở dữliệu thông dụng trên các máy tính cá nhân

Khái niệm:

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ sở sau đây:

- Thực thể (Entity): Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiệntượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưutrữ thông tin về nó Chẳng hạn như nhân viên, hàng hóa, khách hàng,máy móc thiết bị Điều quan trọng khi nói đến thực thể cần hiểu rõ lànói đến một tập hợp các thực thể cùng loại

- Trường dữ liệu (Field): Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người tathiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó

Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể “Nhân viên” có thể là như sau:

1 Mã nhân viên

2 Họ tên nhân viên

3 Ngày sinh

4 Mức lương

Mỗi thuộc tính được goi là một trường Nó chứa một mẩu tin về thựcthể cụ thể Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ thống thông tin

để xây dựng nên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể

- Bản ghi (Record): Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể

cụ thể làm thành một bản ghi

- Bảng (Tables): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thểtạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

- Cơ sở dữ liệu (Data base): Cơ sở dữ liệu được hiểu là tập hợp các bảng

có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đạicủa tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính,nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, vớinhững mục đích khác nhau

Sự cần thiết của cơ sở dữ liệu:

- Xử lý nghiệp vụ: Các cơ quan cần tiến hàng các thủ tục giao dịch kinhdoanh hàng ngày, người ta gọi các thủ tục ấy là các nghiệp vụ Như:

o Một khách hàng mua một khoản hàng hóa nào đó

o Gửi một đơn đặt hàng đến một hãng cung cấp

o Xử lý một đơn xin tiền bảo hiểm

Mỗi một trong các sự kiện trên đều dẫn đến sự thay đổi một khía cạnhnào đó của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Nếu không có hệ thống nhớ nàythì cữa hàng sẽ không thể biết hiện thời đang kiếm được lời hay bị thua

lỗ, cữa hàng đang nợ một khoản thuế là bao nhiêu, đã bán được baonhiêu sản phẩm và còn tồn lại trong kho bao nhiêu Như vậy mỗi một

tổ chức đều cần các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để ghi chép những biếnđộng do các nghiệp vụ kinh doanh gây ra

- Ra quyết định: Ngoài việc tiến hành kinh doanh hàng ngày, các tổ chứccần lập kế hoạch kinh doanh cho tương lai Cữa hàng bách hóa phảiquyết định nhập kho những mặt hàng nào, số lượng hàng phải đặt trước

là bao nhiêu, thuê bao nhiêu nhân viên bán hàng hay các quyết địnhnhư tăng lương cho một nhân viên, có nên mở thêm các cữa hàng mớihay không Mặc dù các quyết định này có mức độ khác nhau nhưngtất cả đều phải dựa trên thông tin, tức là đòi hỏi phải có dữ liệu Quyếtđịnh nhập thêm hàng hay không sẽ không hiệu quả nếu nhà quản lýkhông thể biết lượng hàng trong kho là bao nhiêu, đã bán được baonhiêu Nhà quản lý cũng không thể quyết định được việc có nên mởthêm cữa hàng mới khi chưa phân tích kỹ lưỡng các thông tin như đã cócữa hàng nào hoạt động kinh doanh mặt hàng này trước đó hay chưa,khả năng cạnh tranh với các đối thủ của mình Như vậy chất lượngcủa các quyết định phụ thuộc vào chất lượng của thông tin làm cơ sởcho việc ra quyết định

2.1.3 Khái niệm phần mềm

Khái niệm

Khái niệm phần mềm lâu nay thường được đồng nhất với khái niệmchương trình của máy tính, ở mức độ nào đó khái niệm này vẫn đúng trongquy mô học đường Theo Roger Pressman thì phần mềm là tổng thể của bayếu tố: các chương trình máy tính, các cấu trúc dữ liệu có liên quan, tài liệuhướng dẫn sử dụng Định nghĩa này cho thấy sự khác nhau trong việc lậptrình ở quy mô học đường so với lập trình ở quy mô công nghiệp, nó xác địnhthành phần của phần mềm trong công nghệ phần mềm tổng quát và đầy đủhơn nhiều so với khái niệm thông thường

vào bảng một thiết bị đầu vào, thường là bàn phím, máy quét haymạng máy tính.

ra ngoài máy tính, thường được đưa ra bằng các thiết bị đầu ra nhưmàn hình, máy in, máy chiếu, máy scan…

trong một máy có thể đọc được các khuôn dạng dữ liệu Việc tìmkiếm dữ liệu được hiểu là bạn có thể truy nhập vào dữ liệu ở dạnglưu trữ của nó

- Xử lý

Xử lý bao gồm một chuỗi các lệnh hoặc các sự kiện có liên quan đếnnhau làm việc với các dữ liệu Kết quả của một xử lý có thể là: làmthay đổi cơ sở dữ liệu, đưa dữ liệu trả lời ra thiết bị đầu cuối, máy inhoặc in ra giấy, có thể là những yêu cầu về trang thiết bị, được suy diễn

ra về các tình hướng các phần tử

- Ràng buộc

tiên phải được đáp ứng để có thể bắt đầu quá trình xử lý

 Ràng buộc về tính thứ tự sau: ràng buộc loại này là điều kiện cầnphải thoả mãn để quá trình xử lý có thể hoàn thành được Cụm câulệnh này được đưa vào cuối quá trình xử lý.

gian phân chia cho một quá trình xử lý, thời gian yêu cầu đối vớicác quá trình xử lý bên ngoài, thời gian xử lý đồng bộ, thời gian trảlời cho quá trình xử lý với giao diện bên ngoài

vào và đầu ra của dữ liệu nào được cho phép, quá trình xử lý đượcthực hiện như thế nào và mối quan hệ giữa các quá trình với nhau

dữ liệu

ứng dụng, dựa vào các kết quả trước đó hoặc có thể dựa vào quan hệ

về dữ liệu ta có thể dẫn đến một kết quả khác

- Giao diện

Quan trọng nhất là giao diện người sử dụng – là phương tiện giao tiếpgiữa người sử dụng và chương trình Sau đó là giao diện thủ công – làcác mẫu báo cáo và một số giao diện đã được chuẩn hoá như giao diện

về mạng LAN của OSI (Open System Interface) của ISO (IntermatonalStandard Organization)

- Tinh đáp ứng

Tính đáp ứng của ứng dụng là thời gian sử dụng và đáp ứng yêu cầu từngười dùng của ứng dụng Nó được định nghĩa bởi sự định hướng thờigian mà ứng dụng xử lý như: xử lý theo lô, xử lý theo kiểu trực tuyếnhay xử lý theo thời gian thực

 Xử lý theo lô: là ứng dụng mà các phiên giao dịch được ghi lại theothời gian và thực hiện theo nhóm, tại mỗi thời điểm xác định côngviệc được xếp lại theo lô và đưa vào xử lý.

tiếp trong bộ nhớ và được sử dụng một cách tuần tự bởi các phiêngiao dịch hoặc sự kiện mà không cần phải nạp lại ứng dụng vào

bộ nhớ

và sự kiện trên thời gian thực tế mà quá trình xử lý xảy ra Sau đókết quả được sẵn sàng sử dụng cho các yêu cầu khác Những thayđổi thu được từ một quá trình xử lý thời gian thực có thể được khôiphục lại trạng thái ban đầu

Vòng đời phát triển của một phân mềm – Mô hình thác nước

Một phần mềm từ khi được xây dựng và đưa vào ứng dụng trải qua mộtgiai đoạn dài gọi là vòng đời phát triển của nó Đây là một phương pháp luậnquan trọng trong sản xuất phần mềm vì các lý do sau: nghiên cứu vòng đờiphát triển phần mềm để hiểu rõ trình tự từng công đoạn, tìm ra các phươngtiện thích hợp nhất để tác động vào từng công đoạn để nâng cao hiệu quả củaphần mềm

Vòng đời phát trỉển của phần mềm được biễu diễn bằng mô hình dướiđây gọi là mô hình thác nước

Hình 2.5: Vòng đời phát triển của phần mềm - Mô hình thác nước 2.2 Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

2.2.1 Nguyên nhân phát triển 1 hệ thống thông tin

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gìbắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Việc pháttriển hệ thống thông tin là một giải pháp tất yếu đối với các tổ chức mà hệthống thông tin đã lạc hậu, hoạt động tồi tệ Ngoài ra, việc phát triển hệ thốngthông tin mới còn phụ thuộc vào các yếu tố như: Những vấn đề về quản lý,những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi của công nghệ, sự thay đổi vềsách lược chính trị

Những vấn đề về quản lý

Khi một tổ chức, doanh nghiệp phát triển đến một mức độ nào đó quálớn Khối lượng các thông tin thu thập, xử lý và lưu trữ trở nên quá tải, đồngthời độ phức tạp của bài toán quản lý tăng lên sẽ khiến cho việc tổ chức quản

lý bằng phương pháp thủ công hay một hệ thống thông tin lạc hậu thì khôngthể đáp ứng nổi hoặc mất rất nhiều thời gian Điều này làm cho các quyết định

khi được đưa ra không còn thiết thực với điều kiện hiện tại nữa Vì vậy việcxây dựng một hệ thống thông tin mới được cho là giải pháp hay là một xu thếtất yếu để cho tổ chức, doanh nghiệp có thể tiếp tục tồn tài và phát triển mởrộng trong tương lai.

Những yêu cầu mới của nhà quản lý

Các tổ chức, doanh nghiệp luôn phải tồn tại hoạt động theo cơ chế thịtrường cùng với sự cạnh tranh rất mạnh mẽ của các tổ chức, doanh nghiệpkhác Vì vậy nhiệm vụ điều khiển tổ chức, doanh nghiệp để có thể tồn tạiđứng vững trên thị trường và chiến thắng trong cạnh tranh sẽ trở thành mộtbài toán khó hơn với các nhà quản lý và ngược lại các nhà quản lý cũng sẽ đòihỏi ngày càng nhiều hơn đối với hệ thống thông tin quản lý của tổ chức,doanh nghiệp Họ mong muốn nhân được các báo cáo quản trị có độ chínhxác tuyệt đối phản ánh tình hình mọi mặt của vấn đề và trong khoảng thờigian tối thiểu Những đòi hỏi này đã tạo ra áp lực yêu cầu một hệ thống thôngtin cũ lạc hậu phải được thay đổi bằng một hệ thống thông tin hiện đại hơn

Sự thay đổi của công nghệ

Sự phát triển của công nghệ thông tin và những ứng dụng của nó đangdiễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng Cứ mỗi ngày qua đi lại có nhữngcông nghệ mới, giải pháp mới tiên tiến hơn, thuận tiện hơn được công bố vàứng dụng Đây chính là một động lực để khiến các nhà quản lý đi đến quyếtđịnh thay thế hệ thống thông tin cũ lạc hậu của mình bằng một hệ thống thôngtin mới hiện đại hơn và hợp thời hơn Mặt khác, để áp dụng được các côngnghệ mới đó đòi hỏi phải có sự tương thích với hệ thống cũ Điều này cũngthúc đẩy việc phát triển một hệ thống thông tin mới

Sự thay đổi về sách lược chính trị

Hệ thống văn bản pháp luật ở các nước trên thế giới luôn không ngừngđược hoàn thiện, sửa đổi và xây dựng mới Điều này dẫn tới sự thay đổi trong

quy trình quản lý và xử lý dữ liệu tại các tổ chức và tất yếu dẫn tới sự thay đổi

hệ thống thông tin cũ không được cập nhật trước đây bằng một hệ thốngthông tin mới cập nhật hơn

.2.2 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là cóđược một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó hoà hợp vàotrong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giớihạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi mộtphương pháp để xây dựng một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu như không

có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước Tại sao lạinhư vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trongmột môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viêncần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng

dễ quản lý hơn Phương pháp được đề nghị ở đây là dựa vào ba nguyên tắc cơ

sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thốngthông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1 Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2 Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3 Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phântích và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.2.3 Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn baogồm một dãy các công đoạn được thực hiện liên tiếp nhau Bắt đầu là côngđoạn lập kế hoạch và kết thức mỗi công đoạn phải có báo cáo đánh giá về giaiđoạn đó và kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát

triển hệ thống Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tùy theo kết quả củamột giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước đểtìm cách khắc phục những sai sót Và sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạncủa việc phát triển hệ thống thông tin.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thựchiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các côngđoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của nhữngvấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống

và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được Trên cơ cở nộidung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi pháttriển hệ thống mới Để làm được những việc đó giai đoạn phân tích chi tiếtbao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi.

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệthống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nôi dung củaOutputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các

xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ đượcnhập vào (các Inputs) Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xemxét chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

3.5 Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giai pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiên dể thực hiện hệthống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa môhình logic Mỗi một phương án là một pháp họa của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽthấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xâydựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá cácchi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có nhữngkhuyến nghị cụ thể Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ rađáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổchức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án

giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclựa chọn Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu kết quả cấn có: Trước hết

là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỷ thuật; và tiếp là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cảphân thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Nhữngcông đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diên (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu

trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướngdẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt độngchính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những

va chạm ít nhất cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này baogồm các công đoạn:

có thể không được ghi trên văn bản của tổ chức Thu được những nội dung

cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khitài liệu quá nhiều Đặc biết trong mục tiêu của tổ chức Phỏng vấn thườngđược thực hiện theo 3 bước:

- Chuẩn bị phỏng vấn.

- Thực hiện phỏng vấn

- Tổng hợp kết quả

Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như:lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêuchuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, các vai trò và nhiệm vụ của các thànhviên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra Thông tin trên giấy tờphản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trênmột phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câuhỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức

dễ tổng hợp

Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thểdùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang web động… Phiếuđiều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thứccâu hỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng (closed ended)

và một số câu hỏi mở (opened ended) Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và

có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu

Quan sát

Khí phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệuhoặc qua phỏng vấn như tài liệu được để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắpxếp hoặc không sắp xếp… thì phương pháp thu thập thông tin bằng hình thứcquan sát tỏ rõ hiệu quả Tuy nhiên, quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người

bị quan sát không thực hiện giống như thường ngày