Tiểu luận môn tổ chức sự kiện we grow as one year end party 2017

Buổi tiệc được trang trí với 2 màu chủ đạo Đen & Vàng truyền thống của TLD, tạo ra một không gian ấm cúng, trẻ trung, năng động như chínhnhững thành viên của công ty: Đón khách: Các nhân

DANH SÁCH NHÓM 3:

1 Nguyễn Xuân Trang

2 Nguyễn Thanh Lan

3 Nguyễn Ngọc Minh Thanh

4 Nguyễn Thị Khánh Dung

5 Trần Anh Tú

MỤC LỤC

I TỔNG QUAN 3

1 Thông tin đơn vị tổ chức: 3

2 Tổng quan sự kiện: 3

II Ý TƯỞNG BAN ĐẦU 3

III TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH 4

VI THIẾT KẾ TRANG TRÍ 6

1 Phân chia khu vực: 6

2 Nội dung hình ảnh trình chiếu trên màn hình 6

VII HẬU CẦN 7

1 Phân chia hậu cần theo khu vực : 7

2 Phân chia hậu cần theo timeline chương trình 7

3 Danh sách các trang thiết bị - dịch vụ cần thiết: 22

VIII KHÁCH MỜI 22

Hình thức thiệp mời: Gửi email mời toàn bộ nhân viên 22

IX NGƯỜI PHÁT BIỂU 22

X RỦI RO 22

XI PHỤ LỤC 23

Bố trí phòng (vẽ hình ảnh minh họa các khu vực) 23

I TỔNG QUAN

1 Thông tin đơn vị tổ chức:

Tên đơn vị: Công ty TNHH TLD

Người nắm chính: Nguyễn Ngọc Minh Thanh

Số điện thoại: +84 912 078 072

2 Tổng quan sự kiện:

Nội dung hoạt động: YEAR END PARTY 2017

Ngày tổ chức: Ngày 20/03/2017 (dự kiến)

Địa điểm: Phòng B310, Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCMC,

Cơ sở B – Nguyễn Tri Phương, Quận 10

Thời gian bắt đầu: 18.00 pm

Số lượng khách mời: 50 khách

Người phát biểu: Trần Anh Tú – Giám đốc công ty

TLD

Thời lượng chương trình: 2 giờ

Ngân sách cho phép: 10.000.000 đồng

II Ý TƯỞNG BAN ĐẦU

“YEAR END PARTY 2017” mang chủ đề “We grow as one” với thông điệp đề cao tinh thần TEAMWORK, chung sức chung lòng, cùng

nhau đóng góp vào sự phát triển của Công ty

Buổi tiệc được trang trí với 2 màu chủ đạo Đen & Vàng truyền thống

của TLD, tạo ra một không gian ấm cúng, trẻ trung, năng động như chínhnhững thành viên của công ty:

Đón khách: Các nhân viên tham dự sẽ được nhận quà, chụp hìnhcùng nhau để lưu giữ khoảnh khắc;

Chương trình mở màn bằng 1 bài hợp ca sôi động do Đại diệnBan lãnh đạo của công ty trình diễn;

Lời phát biểu chân tình của Tổng Giám Đốc: gửi lời cảm ơn đếntoàn thê nhân viên TLD, tổng kết hoạt động kinh doanh năm

2016, kế hoạch phát triển của Công ty trong vòng 3 năm tới;

Trình chiếu hình ảnh hoạt động của công ty trong suốt 3 năm vừaqua;

Tổ chức trò chơi tạo sự gắn kết của các phòng ban;

Hoạt động văn nghệ;

Trao giải nhân viên xuất sắc;

Bốc thăm trúng thưởng may mắn đầu năm;

III TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH

19/03/2017

·        Xác nhận lại với địa điểm tổ chức đểchuẩn bị set up chương trình

Cả Team (5 người)

·        Thông báo với các khách mời tham

dự và biễu diễn trong chương trình về thờigian, địa điểm tổ chức lần cuối

·        Kiểm tra lại các vật dụng trang trí,standee, backdrop,…

Đón khách (chụp hình lưu niệm cá nhân,phát vòng tay, hướng dẫn khu vực tiếpkhách)

Tú, Dung, Lan (đại diện công

18:35 –

18.45

·        Biểu diễn tiết mục mở màn Biểu diễn: thành viên nhóm

·        MC chào ngắn mở đầu chương trình (Tú , Dung, Trang)

MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch

Âm Thanh: Nam

MC giới thiệu tên + lý do của chương trình

MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch 18:45 –

MC giới thiệu khách mời tham dự MC: Thanh

Mời Ban lãnh đạo phát biểu (Tú + Dung) Âm Thanh + màn hình:

Trang

Tuyên bố nâng ly khai tiệc (PG hỗ trợ đem Ánh sáng: Sơn, Thạch

MC thiệu chương trình ca nhạc MC: Thanh

(Ca sĩ khách mời hát một bài) Ca sĩ: Ánh

Âm thanh: Trang Ánh sáng: Tú, Lan (hỗ trợ:

Sơn, Thạch)Trao giải thưởng cho nhân viên xuất sắc MC: Thanh

Mời nhân viên phát biểu cảm nghĩ Nhân viên: Lan, Sơn 19:20 –

Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh 19:30 –

19:40

Gameshow: Thử thách cùng bước nhảy MC: Thanh

Nhạc: Trang

19:40 –

19:50

·        Bình chọn “King & Queen at night” MC: Thanh

·        Tiết mục ca nhạc: Dung, Trang Ca sĩ: Dung, Trang

·        Công bố kết quả giải thưởng, trao

Ánh sáng: Thạch Nhạc: Tú/ Lan

19: 50 –

20:00

Trao giải: Tú, Dung, Lan Nhạc: Trang

Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh

20:00

Mời mọi người cùng lên sân khấu hòa vào

VI THIẾT KẾ TRANG TRÍ

1 Phân chia khu vực:

Chia làm 3 khu vực chính:

 Khu vực tiếp khách

Thiết kế bong bóng ở cửa ra vào

Sử dụng Standee, bàn tiếp tân (Khăn trải bàn, hoa,

quà)

 Khu vực diễn ra sự kiện

Màu sắc chủ đạo của căn phòng là 2 màu đen và cam (đây cũng là màu sắc của logo từ trước đến nay)

Trang phục: dạ tiệc

 Khu vực tiệc:

Giữa phòng

2 Nội dung hình ảnh trình chiếu trên màn hình

Trong lúc chờ đợi khách mời sẽ được xem lại các hình ảnh của công ty, không gian làm việc, các phòng ban

sách Dự bị dù, mái che phòng trường hợp thời tiết xấu.

Sắp xếp nhân viên giữ xe: lúc vào (nhận xe, và lái vào bãi đỗ), lúc ra (lái xe của khách ra trước trung tâm)

b) Khu vực diễn ra sự kiện:

Nhân viên kĩ thuật phụ trách: các thiết bị âm thanh, loa, ánh sáng, nộidung và thời gian trình chiếu màn hình, kết nối và trình chiếu

Điều hòa nhiệt độ trong phòng

Lễ tân trước các cổng vào

Chẩn bị mic cho MC, ban lãnh đạo, nước uống cho quan khách trongphần hỏi đáp, quà tặng

c) Khu vực tiệc :

Làm việc với dich vụ ăn uống;

Kiểm kê quà tặng

2. Phân chia hậu cần theo timeline chương trình

TT THỜI

GIAN

THỜI LƯỢN G

(5 người)

        Kiểm tra lại các vật dụngtrang trí, standee, backdrop,…

        Set up khu vực cửa ra vào,

Tập trung lúc15h45 để chuẩn

bị trang trí

        Dán số may mắn để rút

        Chuẩn bị quà tặng chokhách tham dự

3 17:00–

18:00

        Kiểm tra lần cuối âmthanh ánh sáng, màn hình, máychiếu…

mặt lúc 17h30(trang điểm,

        Rà soát lần cuối về tổngthể các khu vực của tuổi tiệc

Liên hệ các bộphận: kỹ thuật,

(tiếp tân, sân khấu, sảnh tiệc…) lễ tân, bếp…

        Kiểm tra, sắp xếp quà tặngđón khách (Cách trưng bày, sốlượng…)

        Đặt bảng tên cho các vị tríchỗ ngồi… , dặn dò lại bộ phậntiếp đón,…

        Kiểm tra lần cuối các mónăn,…

PG (thành

viên nhómkhác:

2 PG chàokhách & đeovòng quà tặng

(Trang phục: theo đồng phục, váy đen)

MC nói trên loa:"Chỉ còn 10

phút nữa chương trình Year End

Party sẽ bắt đầu Kính mời quí vị

di chuyển vào bàn tiệc và ổn

định chỗ ngồi Xin chân thành

cảm ơn"

Mời nước +bánh ngọt

MC thông báo lúc 18:20 (3 lần)

(Trang phục

MC: áo dài cách tân, vàng)

5 18:30 0:03:00

MC nói trên loa: "Xin mọi

người ổn định chỗ ngồi, chương trình của chúng ta chuẩn bị được bắt đầu"

Sân khấutối đèn lại

Lan tắt đèn

Màn hìnhchiếubackdropcông ty

MC chuẩn bị rasân khấu

Trang chỉnh

màn hìnhmáy tính

MC Thanh

6 18:35 0:10:00 Đèn tối lại -> nhạc mở vang lên

-> tiết mục văn nghê mở màn:

Tập thể team 3.

Sân khấu tốiđèn, nhạc diễn vang

Lan tắt đèn

bên dưới

Màn hìnhchiếubackdrop

Team biểu diễntiết mục vănnghệ mở màn

nhóm 3 biểu diễn văn

Clip 1 Vỗ tay khi tiết

mục kết thúc

nghệ mở màn

MC ra chào và dẫn ngắn mở đầu

chương trình: “Xin hân hoan

chào đón toàn thể gia đình TLD

Corporation, đã có mặt tại Year

End Party 2017 ngày hôm nay.

Đèn sânkhấu sáng,đèn khánphòng tốikhi MC xuấthiện

(Nhờ nhóm 2: Nam)

(hình nền biểu diễn)

Quý vị vừa thưởng thức tiết

mục… do tập thể TLD

Corporation biểu diễn, với sự

mở đầu hết sức ấn tượng và đầy

màu sắc Một lần nữa, hãy dành

Chỉnh âm thanh

Mc dừng 3s saucâu chào, khánphòng vỗ tay

những tràn pháo tay nồng nhiệt cho những ca sĩ, vũ công hết sức tài năng của chúng ta.”

7 18:45 0:05:00

Nhóm biểu diễn cúi chào, vàotrong

Ánh sáng follow theo MC

(Nhờ nhóm 1

hỗ trợ ánh

Màn hìnhchiếubackdropcông ty/

Khán phòng vỗ tay sau lời nói của MC

MC: “Thưa quý vị, một cây làm

chẳng nên non, 3 cây chụm lại nên hòn núi cao TLD trong năm vừa qua đã vượt qua không ít khó khăn và gặt hái được những thành công nhất định, nâng giá trị thương hiệu cho công ty lên một tầm cao mới, đó cũng chính

Sơn, Thạch

là nhờ sự đoàn kết cùng tiến cùng lui, nhờ vào những nỗ lực hết mình của tập thể già đình TLD Ngày hôm nay, tất cả mọi người cùng ngồi ở đây, hãy cho một tràn pháo tay nồng nhiệt đế chúc mừng cho sự thành công của TLD trong năm vừa qua, đồng thời cùng nhau vui vẻ trong đêm Year End Party 2017 – We grow as one của chúng ta.”

8

18:50-19:00

0:10:00 “Ngay bây giờ, xin mời tất cả

quý vị cùng hướng mắt về sân khấu và dành những tràn pháo tay nồng nhiệt để chào đón:

Ánh sángtoàn sânkhấu khikhách mời

Clip 2: Chiếu

clip về hoạtđộng củacông ty

Sau mỗi lầngiới thiệukhách mời, MCdừng 5s để

-         Ông Trần Anh Tú – Giám

đốc Công ty TLD Corporation.

Hình nềnbackdropcông ty

Khán giả vỗ taysau bài phátbiểu

-         Bà Nguyễn Khánh Dung –

Phó Giám đốc Công ty TLD Corporation.

-         Và thêm một tràn vỗ tay

thật lớn cho toàn thể TLD

 Mời ông Trần Anh Tú phát

biểu (Bài phát biểu đả được

chuẩn bị sẵn)

Trang chỉnh

lại hình nền,

 Sau bài phát biểu, Giám Đốc

tuyên bố Khai tiệc, 2 vị BGĐ

bố khai tiệc

MC: “Xin mời tất cả quý khách

cùng thưởng thức

Nhạc pháosôi động

Mở nhạc khai tiệc

Tất cả khánphòng cùngnhau nâng ly

9 19:00

-19:10 0:10:00

MC mời khách nhập tiệc

Mở đènkhán phòng

Nhạc không lời nhẹ nhàng

Trang chỉnh

nhạc

PG đem thức

ăn đã chuẩn bịlên cho kháchmời , mời nướckhách

MC: “Ngay bây giờ, xin mời tất

Trang chỉnh

nhạc đãchuẩn bị sẵn

Màn hìnhmáy chiếutheo bài hát

Khán phòng vỗtay sau khi MCgiới thiệukhách mời

ca ngọt ngào và đầy nội lực, xin

 11 19:20:00 0:10:00

MC: “Xin cảm ơn phần trình

diễn hết sức sôi động của

Ánh sáng toàn sân

Trang chỉnh

nhạc & clipthành tíchcủa 2 nhânviên

Màn hìnhBackdrop

PG (Nguyên + Quỳnh): chuẩn

bị sẵn hoa + phong bì tặng thưởng

Trao giải thưởng cho các nhân viên xuất sắc (2 nhân viên)

MC: “Thưa quý vị, thành công

của TLD không thể không kể đến

 Đoạn nhạc vinh danh

sự đóng góp tích cực của các

nhân viên Trong năm vừa qua,

được sự ủng hộ và bầu chọn từ

phía các nhân viên trong công

ty, đồng thời Ban giám đốc cũng

đánh

trao thưởng

giá cao hiệu quả công việc của

các bạn, sau đây xin mời 2 nhân

viên xuất sắc cùng bước lên sân

-         Chị Nguyễn Thị Lan – Lan + Sơn

Trưởng phòng Marketing Trong năm vừa qua, Chị đã đóng góp tích cực vào hoạt động của công

ty, góp phần tăng doanh số,…

(Mc để cập đến thành tựu đạt được)

-         Anh Nguyễn Thanh Sơn –

Phó phòng IT, với những thành tích xuất sắc, sáng tạo trong

công việc, (Mc để cập đến

thành tựu đạt được).

 Sau đây, xin mời Ban giám

đốc: Ông Trần Anh Tú – GĐ

công ty TLD và Bà Nguyễn

Khánh Dung – PGĐ công ty lên

trao tặng giải thưởng cho nhân

Cả khán phòng

vỗ tay chúcmừng

 12 19:30:00 0:10:00 Gameshow: “Thử thách cùng

bước nhảy”

Ánh sáng toàn sân khấu

backdrop

PG: Chuẩn bị

phần quà chongười thắng

MC: “Và bây giờ, xin mời tất cả

nhìn lại màu sắc của chiếc vòng mình đang đeo trên tay, chúng tôi có 3 màu: đen/hồng/vàng dạ quang, xin mời chủ nhân của chiếc vòng của mỗi màu sẽ xếp thành 3 hàng, 3 đội”.

Chỉnh nhạccho các thísinh

Nhạc gồm 3 giai điệu: Nhạc

bolero, nhạcdance, nhạcthiếu nhi, tổng

độ dài 3 phút)

MC thông báo thể lệ trò chơi.

Số lượng: “Mỗi đội cử 1 nam +

1 nữ -> mời bước lên sân khấu”

Hình thức: “Trên tay Mc là

chiếc bong bóng, mỗi cặp thí sinh sẽ nhận 1 cái Các bạn sẽ

để bóng ở giữa trán của 2 người,

và nhiệm vụ của mỗi cặp đôi sẽ nhảy theo điệu nhạc đồng thời di chuyển quả bóng xuống dần, đội nào không làm rớt quả bóng, bóng không bị bể trong quá trình

nhảy sẽ là dành phần thưởng giá trị trên dưới 1 tỷ đồng.Trong trường hợp cả 3 đội đều nhảy xuất sắc, khán giả sẽ là người quyết định đội thắng cuộc.”

đội thắng cuộc và mời Chị:

Nguyễn Thanh Lan – Trưởng

19:40 0:10:00

MC: “Thưa quý vị, ngay bây giờ

xin mời quý vị hướng mắt về sân khấu và cùng nhau nhìn lại khoảnh khắc đẹp nhất của chính

Tắt đèn khán phòng,

mở máy chiếu

Tú

Máy chiếuchạy slidehình từngthành viên

PG: Chuẩn bị

quà cho Queen

& King

Và bây giờ, chúng ta sẽ cùng bình chọn cho Vua và Nữ hoàng

chỉnh máychiếu slide

Trang + Dung:

Chuẩn bị biểu

đẹp nhất này hôm nay”.

từng diễnviên (filePPT)

diễn

PG: Phát phiếu bình chọn cho

người tham dự

Thể lệ: “Mỗi người sẽ bình chọn

cho người mà mình cảm thấy

đẹp nhất, lộng lẫy nhất đêm nay.

Người được nhiều phiếu bình

chọn nhất sẽ chính là Vua và Nữ

hoàng đêm nay,và sẽ nhận được

quà tặng giá trị: 1 voucher

buffet 5 sao dành cho 2 người”

PG thu phiếu, kiểm phiếu

Công bố kết quả King &Queen

Lan

PG đem hoa,

(vương miệng + vòng nguyệt quế) -> cho

   Giới thiệu cặp song ca: “Xin

mời quý vị tiếp tục thưởng thức một tiết mục được dàn dựng hết sức kĩ lưỡng và đặc biệt, đến từ

2 giọng hát đang được các bạn

Chỉnh nhạcbiểu diễn choTrang &

Dung

Nhạc không lời sôi động, trao giải

trẻ yêu thích: ca sĩ Khánh Dung

và Chang”

   MC cảm ơn ca sĩ, công bố

kết quả Mời đại điện BGĐ lên

trao giải (Tú + Dung)

PG chuẩn bị

quà cho 3

MC: “Và giấy phút hồi hộp nhất

đã đến, xin mời tất cả ổn định chỗ ngồi và không di chuyển trong lúc này.”

Nhạc không

chiếc ĐT (<=5

mắn được dán sẵn triệu)

 MC mời đại điện công ty lên bốc thăm trúng thưởng:

+ Giải 2: 1 máynghe nhạc

+ Tú: rút thăm giải nhất

+ Giải 3: 1voucher

500,000+ Dung: rút thăm giải nhì

+ Lan: rút thăm giải 3

 16 20:00:00 0:05:00

MC tuyên bố kết thúc chương trình, nói lời cảm ơn

Nam: mở hết

đèn

Party 2017 – We grow as one

ngày hôm nay, một lần nữa xin

chúc tất cả quý vị vạn sự như ý,

thành công thắng lợi, xin chân

thành cảm ơn tất cả quý vị đã

đến tham gia nhiệt tình cho buổi

tối hôm nay Còn bây giờ, hãy

hòa mình cùng điệu nhạc đi

nào…”

MC nói kếtthúc Nhạcnhỏ -> dodần”

nhạc

3. Danh sách các trang thiết bị - dịch vụ cần thiết:

- Màn hình máy chiếu (có sẵn trong phòng)

- Micro ( cho CEO, MC, ca sỹ…)

- Laptop

- Internet Access

- Video trình chiếu trên màn hình

- Các hình ảnh, âm thanh sử dụng trong buổi event được lưu thành 2 bản trong:

o USB

o LaptopVIII KHÁCH MỜI

Số lượng khách mời: 50 người

Trang phục: trang nhã, lịch sự ( yêu cầu trong thiệp mời: Formal code) Danh sách khách mời chính thức (danh sách A):

Giám đốc Trần Anh TúPhó Giám Đốc: Nguyễn Khánh DungToàn thể nhân viên các phòng ban của công ty

Hình thức thiệp mời: Gửi email mời toàn bộ nhân viên.

IX NGƯỜI PHÁT BIỂU

Người phát biểu:

 Giám Đốc: Trần Anh Tú

 Nội dung bài biểu:

“Kính thưa Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên công ty, tôi thay mặt ban giám đốc xin gửi tới quý vị lời chào trân trọng, lời cảm ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất Hôm nay công ty tổ chức một bữa tiệc cuối năm là dịp để tất cả chúng ta cùng ngồi lại sau một năm vất vả; Cùng chia sẻ với nhau những vui buồn trong năm qua; Cùng nhau siết chặt tay, cùng uống cho thật say; Để dẹp qua một bên những bộn bề lo toan, dẹp qua một bên những điều làm được và chưa làm được của năm qua; Để vui niềm vui sum họp bên bạn bè, đồng nghiệp, bên người thân, gia đình trong những ngày Xuân.

Kính thưa mọi người, bước sang thềm năm mới tôi thay mặt cho ban lãnh đạo công ty xin được chúc cho toàn thể các thành viên của công

ty LTD dồi dào sức khỏe, làm ăn phát tài có thêm nhiều đóng góp để công

ty LTD ngày càng phát triển và tiến xa hơn nữa, cuối cùng xin được chúc cho tất cả chúng ta sang năm mới vạn sự như ý và an khang thịnh vượng !”

X RỦI RO

+ Bộ phận âm thanh, thiết bị gặp trục trặc.

 Chuẩn bị sẵn các thiết bị thay thế, kiểm tra kĩ thiết bị trước khitiến hành nhiều lần, thuê các chuyên gia xử lý kỹ thuật có kinh