Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB)
Khái niệm
Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác:
Văn bản là công cụ để ghi chép và truyền tải thông tin thông qua các ký hiệu hoặc ngôn ngữ cụ thể, với ngôn ngữ được thể hiện dưới dạng chữ viết.
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết)
Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Công văn là các văn bản được ban hành bởi các cơ quan, xí nghiệp theo một thể thức nhất định, bao gồm các yếu tố như Quốc hiệu, cơ quan ban hành, số, ký hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ ký và con dấu của cơ quan.
Giấy tờ là các văn bản được tạo ra trong các cơ quan, xí nghiệp, nhưng không phải là công văn theo thể thức chung Chúng bao gồm đơn từ của cá nhân và các loại sổ sách khác.
Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
- Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định
- Ngôn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin)
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận
- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh
2 Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là sản phẩm của hoạt động quản lý, được ban hành bởi các chủ thể quản lý Nhà nước theo đúng thẩm quyền, hình thức và thủ tục pháp luật quy định Những văn bản này được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
- Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước bao gồm các văn bản luật, dưới luật và các tài liệu khác do các cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước ban hành Hệ thống này, theo hiến pháp 1992, bao gồm Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các cơ quan trung ương của Chính phủ, Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Hội đồng nhân dân và UBND Những văn bản này được ban hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà Nhà nước giao cho các cơ quan này.
- Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định
3.1 Theo hiệu lực pháp lý a Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là tài liệu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy trình luật định, chứa đựng các quy tắc xử sự chung Những văn bản này được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Bên cạnh đó, còn có văn bản cá biệt.
Văn bản cá biệt là tài liệu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo quy trình và thủ tục nhất định, nhằm thiết lập các quy tắc xử sự riêng cho một hoặc một nhóm đối tượng Mục đích của văn bản này là giải quyết các công việc cụ thể, phù hợp với chức năng và quyền hạn của cơ quan ban hành.
Gồm : Quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định
Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn về việc khen thưởng các đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác thi đua năm học 2015-2016.
Văn bản hành chính thông thường là loại tài liệu chứa thông tin và điều hành, thực thi các quy định pháp luật, hoặc được sử dụng để giải quyết các công việc cụ thể Nó phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi và ghi chép các hoạt động trong các cơ quan tổ chức.
Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, giấy mời, biên bản…
Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô d Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định
Gồm: Quy định, quyết định, công văn, các hóa đơn, séc, văn bằng, chứng chỉ
Văn bản ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước…
Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán…
Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn…
3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010
- “Bản gốc” là bản dự thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt đã được cấp có thẩm quyền xác nhận
- Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai…
- Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn…
3.4 Theo nguồn gốc văn bản
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác là đối tượng tiếp nhận
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới
- Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó không gửi đi, không có giá trị ngoài cơ quan
3.5 Theo phạm vi sử dụng
Văn bản mật được sử dụng trong phạm vi hạn chế, chứa đựng thông tin bí mật của nhà nước, các cơ quan kinh tế, chính trị và quốc phòng, với các mức độ phân loại như mật và tuyệt mật.
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận
4 Chức năng của văn bản
Văn bản được tạo ra chủ yếu để phục vụ nhu cầu giao tiếp, do đó chức năng thông tin là đặc trưng chung của tất cả các loại văn bản Đây là chức năng quan trọng nhất, vì thông qua nó, các chức năng khác mới có thể được thể hiện.
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thông tin khác:
Nó là thông tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau:
+ Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân;
+ Giúp cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý;
Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời
Chức năng của văn bản Quản lí Nhà nước, đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật, phản ánh nội dung quan trọng với các quy phạm, quy định, tiêu chuẩn và chế độ chính sách Những yếu tố này tạo nền tảng cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ hiệu quả.
Chức năng pháp lý của văn bản cho phép công dân thực hiện mọi hành động mà pháp luật không cấm, đồng thời xác định rõ quyền và nghĩa vụ của họ Ngoài ra, chức năng này còn là cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, xây dựng biên chế và quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong hệ thống.
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là:
Nó đóng vai trò là cơ sở cho hoạt động quản lý và là yếu tố ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước đối với các vấn đề xã hội mà họ quản lý.
- Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
Sản phẩm này là kết quả của việc áp dụng các quy phạm pháp luật vào thực tiễn, trong quản lý nhà nước và quản lý xã hội, thể hiện quá trình giải quyết các nhiệm vụ pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.