Mục đích
Các thành phần tham gia sự kiện
Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động và diễn biến của sự kiện được gọi là người tham gia sự kiện Nhóm người tham gia này bao gồm nhiều thành phần khác nhau.
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê;
- Khách mời (tham gia sự kiện);
- Khách vãng lai tham dự sự kiện;
- Chính quyền và cƣ dân nơi diễn ra sự kiện
Việc phân chia giữa nhà đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện là tương đối, vì trong một số trường hợp, nhà đầu tư cũng có thể tự tổ chức sự kiện Nhiều sự kiện chỉ có khách mời tham dự mà không có khách vãng lai, và một số sự kiện không có ảnh hưởng đáng kể đến chính quyền và cư dân địa phương.
3.2 1 Nhà đầu tƣ sự kiện
Các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân là những chủ thể chính của sự kiện, họ đầu tư kinh phí để tổ chức hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện Họ chịu trách nhiệm về các yếu tố liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại lợi ích cho tổ chức và xã hội.
3.2.2 Nhà tài trợ sự kiện:
Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện đóng góp một phần kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật và nhân lực để đảm bảo sự thành công của sự kiện, mang lại lợi ích cho cả họ và xã hội Nhà tài trợ sẽ có quyền chi phối một số nội dung và hoạt động của sự kiện, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm liên quan đến các vấn đề mà họ tham gia.
- Nhà đầu tƣ sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện
- Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tƣ sự kiện vừa có thể có một hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện
- Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ…
Bên được thuê tổ chức sự kiện là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được nhà đầu tư sự kiện ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện Họ có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong suốt quá trình này Cùng với nhà đầu tư, nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề liên quan đến sự kiện.
Nhà tổ chức sự kiện không chỉ đảm nhiệm việc chuẩn bị, thực hiện và kết thúc các hoạt động của sự kiện mà còn là cầu nối giữa các nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng.
Sơ đồ 1.1 Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện
Nhà cung ứng các dịch vụ bổ trợ
Nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
3.2.4 Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện
Khách hàng là đối tƣợng mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ đƣợc trả công cho quá trình phục vụ của mình
Hình thức tổ chức sự kiện ảnh hưởng đến đối tượng khách hàng khác nhau Chẳng hạn, khi một công ty chi tiền cho một cuộc triển lãm hàng hóa, khách hàng chính là nhà đầu tư sự kiện Ngược lại, nếu nhà tổ chức tự tổ chức sự kiện để thu hồi chi phí, như một buổi biểu diễn nghệ thuật, thì khách hàng sẽ là các nhà tài trợ và khán giả tham gia sự kiện.
3.2.5 Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh…) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ƣớc khác) đƣợc ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện chung nhóm này là: nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện/ các nhà cung ứng trung gian
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện đóng vai trò trung gian quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Để tránh nhầm lẫn với nhà tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ sử dụng thuật ngữ này trong tài liệu này nhằm làm nổi bật vai trò của họ trong ngành tổ chức sự kiện.
Một nhóm đối tượng quan trọng trong các sự kiện lớn, đặc biệt là những sự kiện có tính xã hội cao, là tình nguyện viên tham gia sự kiện dưới sự chỉ đạo của nhà tổ chức.
3.2.6 Tình nguyện viên tham gia sự kiện
Những người tình nguyện tham gia tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quá trình diễn ra sự kiện, dưới sự chỉ đạo và giám sát của ban tổ chức.
3.2.7 Khách mời tham gia sự kiện
Khách mời là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện mời tham gia vào các hoạt động của sự kiện Họ là đối tượng chính mà mục tiêu của sự kiện hướng đến để tác động.
Khách mời tham gia sự kiện là yếu tố quan trọng cần xem xét khi xây dựng chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện.
Khách mời tham gia sự kiện thường không phải trả phí, tuy nhiên, trong một số trường hợp, họ có thể cần chi trả một khoản phí nhất định để nhận được những giá trị tinh thần hoặc vật chất tương ứng.
Khách mời tham gia sự kiện có thể là khán giả, đặc biệt trong các sự kiện có bán vé Tuy nhiên, cũng có những người không phải là khách mời nhưng vẫn là khán giả, nếu họ không nằm trong nhóm đối tượng mà nhà tổ chức muốn thu hút Những người này chỉ tình cờ tham gia sự kiện một cách vô tình và vãng lai.
3.2.8 Khách vãng lai tham gia sự kiện
Phân loại của tổ chức sự kiện
Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng quan trọng, không chỉ dựa vào số lượng người tham gia mà còn phụ thuộc vào quy mô không gian tổ chức sự kiện.
Sự kiện lớn là những hoạt động có ảnh hưởng sâu rộng ở cấp quốc gia và quốc tế, thu hút đông đảo người tham gia và diễn ra trong thời gian dài Nội dung của các sự kiện này rất đa dạng và phong phú, ví dụ như Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, và hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp.
Sự kiện nhỏ là những hoạt động có ảnh hưởng hạn chế, thường chỉ diễn ra trong một tổ chức doanh nghiệp hoặc trong gia đình Những sự kiện này thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức ngắn và nội dung hoạt động không phong phú Ví dụ điển hình bao gồm hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, và cuộc họp lớp cuối năm.
Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ có thể đưa ra những gợi ý tương đối Cách tiếp cận này cho phép xác định một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ, đó là những sự kiện vừa (trung bình).
Theo lãnh thổ, sự kiện có thể được phân loại thành bốn loại chính: sự kiện địa phương như lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập huyện A, sự kiện của một vùng như lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên, sự kiện quốc gia như Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ…, và sự kiện quốc tế như Lễ hội Olympic.
Theo hình thức và mục đích
Phân loại sự kiện là một yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện, vì hình thức tổ chức thường phụ thuộc vào mục đích của sự kiện Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ tạm chia sự kiện thành các nhóm khác nhau để dễ dàng quản lý và thực hiện.
- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness event)
+ Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Nhƣ kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty…
+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events)
+ Hội chợ thương mại (Trade fairs)
+ Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences, Conventions)
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông…
+ Lễ khai trương, khánh thành, động thổ…
+ Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học nhƣ
+ Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học…
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngƣỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội
+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập…
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:
+ Entertainment events: Event giải trí
+ Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…)
+ Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc
+ Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ…
+ Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn…
Sự kiện chính thống, hay còn gọi là sự kiện của nhà nước, là loại sự kiện có những chuẩn mực và quy tắc riêng biệt Chủ đầu tư chính của những sự kiện này thường là các cơ quan nhà nước.
+ Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương
+ Họp báo; Hội nghị hiệp thương
Sự kiện truyền thông là những sự kiện có tính chất truyền thông mạnh mẽ, thường do một hoặc nhiều cơ quan báo chí tổ chức, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
+ Lễ ghi nhận thương hiệu
+ Thu hút nhà tài trợ
+ Họp báo, thông cáo báo chí…
Cần lưu ý rằng các phân loại sự kiện chỉ mang tính chất tương đối, vì trong thực tế, một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại khác nhau.
Ví dụ: hội thảo, hội nghị… Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai hay nhiều loại nói trên.
Theo nội dung
Theo tính mùa vụ, sự kiện có thể được chia thành hai loại: sự kiện thường niên, diễn ra vào những thời điểm cố định hàng năm như hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng, họp đồng hương đầu năm/cuối năm và các lễ hội thường niên; và sự kiện không thường niên, không có quy luật lặp lại hàng năm, ví dụ như lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, và triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A.
Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện 18
Đối với doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện
Khi đầu tư vào các sự kiện, các chủ đầu tư thường hướng đến những mục tiêu khác nhau Đối với doanh nghiệp, tổ chức sự kiện không chỉ là hoạt động quảng bá mà còn là cách để nâng cao hình ảnh thương hiệu và sản phẩm của công ty.
Nhà đầu tư sự kiện cần chú ý đến những lợi ích mà họ có thể đạt được khi hợp tác với các nhà tổ chức chuyên nghiệp.
Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức sự kiện, giúp họ tập trung vào vai trò của mình, như chủ tịch đoàn hoặc trao quà trong sự kiện.
Nhà đầu tư có thể dễ dàng đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện hơn khi hợp tác với các đơn vị chuyên nghiệp, nhờ vào việc tận dụng kinh nghiệm, mối quan hệ, sự sáng tạo và tính chuyên nghiệp của họ.
Khi nhà đầu tư tổ chức sự kiện trực tiếp, họ có thể thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ và gặp khó khăn trong việc lựa chọn dịch vụ phù hợp Điều này có thể dẫn đến rủi ro trong quá trình tổ chức, đặc biệt đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, những người thường xuyên hợp tác với các nhà cung cấp Họ cần phải tính toán và chuẩn bị cho các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện, điều này đòi hỏi kinh nghiệm và sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Có thể tham khảo một số lợi ích của sự kiện đối với các nhà đầu tƣ/ tài trợ sự kiện qua hộp sau:
Hộp 1.4 Một số lợi ích của tổ chức sự kiện Một số lợi ích của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện (events)
Khi Toyota ra mắt một mẫu ô tô mới, công ty tổ chức sự kiện hoành tráng, mời khách hàng thân thiết, tiềm năng và báo giới tham gia Đây là cơ hội để doanh nghiệp giao lưu, trao đổi với đối tác, cơ quan truyền thông và chính quyền, từ đó thúc đẩy thông tin hai chiều và củng cố mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Công việc tổ chức sự kiện giống như việc ghép một bức tranh lớn từ hàng trăm, hàng ngàn mảnh ghép nhỏ Sự thành công của người tổ chức phụ thuộc vào khả năng hoàn thiện từng chi tiết nhỏ trong mỗi sự kiện Đẳng cấp của công ty được thể hiện qua sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết mà họ mang đến trong các sự kiện.
Người tổ chức sự kiện cần không chỉ có ý tưởng sáng tạo và kỹ năng viết kịch bản xuất sắc, mà còn phải liên hệ chặt chẽ với khách hàng, khách mời và địa điểm tổ chức để đảm bảo thông tin chính xác Họ phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối, vì bất kỳ sự thay đổi nào vào phút cuối có thể khiến kế hoạch phải bắt đầu lại từ con số không Do đó, nhân viên tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình để đảm bảo sự thành công.
Người tổ chức sự kiện giỏi cần có những tố chất như óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, và khả năng thiết lập mối quan hệ Nghề này đòi hỏi sức chịu đựng bền bỉ và khả năng làm việc dưới áp lực cao, cũng như sự kiên trì để vượt qua khó khăn Họ phải biết cách ứng phó linh hoạt trong mọi tình huống và luôn hướng tới việc cải thiện chất lượng công việc, với suy nghĩ rằng “ngày hôm nay sẽ phải tốt hơn hôm qua.”
Hộp 1.5 Tính nghệ thuật trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Tính nghệ thuật trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Khi các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhận tổ chức một sự kiện, yếu tố sáng tạo và nghệ thuật là rất quan trọng Chị Trần Diệu Hồng, giám đốc PR của Venus, cho biết rằng sự sáng tạo là yêu cầu hàng đầu từ khách hàng Để lại ấn tượng mạnh mẽ cho người tham dự là yếu tố quyết định trong việc thắng thầu của công ty tổ chức sự kiện, kèm theo đó là mức giá hợp lý.
Trước một sự kiện lớn, toàn bộ thành viên trong công ty thường tổ chức một buổi họp để cùng nhau thảo luận và đưa ra ý tưởng cho kịch bản.
“brain storming” (cơn bão ý tưởng) Để thực hiện ý tưởng, những người làm
“event” phải mời nghệ sĩ, ca sĩ, họa sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ nổi tiếng nhất xuất hiện trong chương trình
Các buổi tiệc chiêu đãi cuối năm, mặc dù chỉ có giá vài ngàn USD, nhưng cần phải có chủ đề rõ ràng, như truyền thống, hiện đại, hay sự kết hợp giữa dân tộc và hiện đại Chẳng hạn, trong một buổi tiệc của công ty tin học, một công ty tổ chức sự kiện đã mời MC Thanh Bạch giả làm Táo quân, nhưng lại cưỡi xe Piaggio và sử dụng laptop Để luôn có những ý tưởng mới mẻ, những người làm sự kiện, đặc biệt là các giám đốc ý tưởng, thường có thói quen quan sát, khám phá và chụp ảnh những điều thú vị và độc đáo mà họ bắt gặp.
Người tổ chức sự kiện, dù bề ngoài có vẻ bình tĩnh, luôn phải căng thẳng để dự đoán và xử lý các sự cố bất ngờ trong suốt quá trình diễn ra sự kiện Việc không xử lý kịp thời các sự cố có thể dẫn đến sự thất bại của sự kiện, làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của nó Chỉ khi sự kiện kết thúc, họ mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
(Theo www.tochucsukienvip.com ) đam mê “hết mình”
Sau sự kiện ra mắt ấn tượng của nhãn hiệu giày XOXO tại Mỹ, với những màn trình diễn thời trang và múa giày độc đáo thu hút hàng ngàn khán giả, tập đoàn sở hữu nhãn hiệu này đã đánh giá chương trình là một thành công lớn trong năm Những người sáng tạo và dàn dựng sự kiện đã được mời sang Mỹ để tham gia tổng kết hoạt động toàn cầu năm 2003 và chuẩn bị cho các sự kiện tiếp theo.
Không phải sự kiện nào được đầu tư hoặc tài trợ cũng mang lại lợi ích cho nhà đầu tư Nếu không xem xét cẩn thận, việc đầu tư vào sự kiện có thể dẫn đến những tác động tiêu cực.
Đối với doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện khi thực hiện thành công một sự kiện nào đó họ sẽ thu đƣợc những lợi ích nhất định
- Thứ nhất, khẳng định được giá trị của mình trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện
Vào thứ hai, các nhà tổ chức sự kiện sẽ thu được lợi nhuận từ thành quả của mình Đặc biệt trong các sự kiện thương mại, họ không chỉ nhận lợi nhuận theo hợp đồng mà còn có thể nhận thêm phần thưởng từ nhà đầu tư nếu sự kiện thành công và đạt được các mục tiêu như mong đợi.
Nhà tổ chức sự kiện không chỉ tích lũy kinh nghiệm nghề nghiệp mà còn xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ như trang trí, in ấn và âm nhạc.
Đối với nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, dịch vụ tổ chức sự kiện là sản phẩm chính của họ Khi thực hiện một sự kiện, họ không chỉ tạo ra mà còn bán được sản phẩm, từ đó thu lợi ích cho bản thân.
Hộp 1.7 Các ý tưởng độc của nhà tổ chức sự kiện Các ý tưởng độc của nhà tổ chức sự kiện
Công ty Biz Solutions đã lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm việc bố trí đội xe cứu thương và cứu hỏa để đảm bảo an toàn, sắp xếp cho báo chí chụp ảnh, và tạo điều kiện cho Beckham xuất hiện ấn tượng trước đám đông Tất cả các chi tiết nhỏ nhặt đều được thực hiện sát sao, giúp siêu sao này đến và rời Việt Nam một cách êm xuôi.
Sân khấu hình lọ nước hoa khổng lồ mở ra, ca sĩ và người mẫu "ngôi sao" xuất hiện trong trang phục và ánh sáng mang màu sắc sản phẩm Đây là show ca nhạc - thời trang "ấn tượng bạc" ra mắt nước hoa cao cấp HugoBoss của Pháp, do Công ty D&D tổ chức.
Lễ đón dòng khí đầu tiên từ Nam Côn Sơn diễn ra tại Dinh Thống Nhất, với sân khấu được thiết kế bởi Công ty Venus, bao gồm các ống dẫn dầu và một quả cầu Khi bốn đối tác cùng đặt tay lên quả cầu, nó phát sáng rực rỡ, đồng thời các ống dẫn khí bắt đầu tuôn trào.
Lễ khai trương S-Fone được thiết kế bởi Max Communications và Coon, với hình ảnh một hình trụ biểu tượng S-Fone từ từ nổi lên từ khối bán cầu đang mở ra, cùng với ánh đèn rực rỡ và khói bốc lên cao.
Trong chương trình “Thương hiệu Việt”, Coon events đã gây ấn tượng mạnh khi mời hai họa sĩ Nguyễn Tri Phương Đông và Châu Giang thực hiện các tác phẩm nghệ thuật sắp đặt từ sản phẩm đồ gia dụng như giày dép, kệ, thớt Để quảng bá cho dầu nhớt Shell, Công ty Biz Solutions đã mời hai vận động viên thể hình sơn phết toàn thân, tạo dáng như những bức tượng sống Khi nhạc vang lên, hai “bức tượng” đã nhảy múa, khiến cả hội trường bất ngờ và phấn khích.
Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện
Nhóm nhân tố khách quan
Bao gồm các yếu tố, các lực lƣợng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện
Môi trường nhân khẩu học:
Môi trường nhân khẩu học, bao gồm quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, tuổi tác, giới tính, sắc tộc và nghề nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện Do đó, đây là một yếu tố mà các nhà hoạt động thị trường cần đặc biệt quan tâm.
Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường chú trọng đến môi trường nhân khẩu học, đặc biệt là quy mô và tốc độ tăng dân số Hai yếu tố này phản ánh trực tiếp nhu cầu tổng quát hiện tại và tương lai, đồng thời cho thấy sự phát triển hoặc suy thoái của thị trường.
Sự thay đổi trong cơ cấu tuổi tác và qui mô hộ gia đình trong dân cư đã làm biến đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, ảnh hưởng lớn đến tiêu dùng và nhu cầu hàng hóa Do đó, các hoạt động tổ chức sự kiện cũng phải thay đổi thường xuyên và liên tục để đáp ứng nhu cầu này.
Sự biến đổi thị trường trong hoạt động tổ chức sự kiện gắn liền với quá trình đô thị hóa và sự phân bố lại dân cư Các vùng đô thị tập trung luôn là thị trường chính cho dịch vụ tổ chức sự kiện Hơn nữa, việc tái phân bố lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ và phát triển các đặc khu kinh tế cũng mở ra nhiều cơ hội thị trường mới hấp dẫn.
Trong ngành quảng cáo, việc thiết kế các chương trình được gọi là "event" (sự kiện) Để thu hút người tiêu dùng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các công ty thường yêu cầu các dịch vụ "event" phải nổi bật và độc đáo, tránh lặp lại những hình thức truyền thống như cắt băng khánh thành hay xúc đất trong lễ động thổ.
Tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sức hấp dẫn cho thị trường và sức mua Điều này dẫn đến sự khác biệt trong cơ cấu chi tiêu đối với các thị trường hàng hóa khác nhau.
Theo các chuyên gia tổ chức sự kiện, hơn 60% số lượng sự kiện và 75% ngân sách tổ chức sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh và thương mại của doanh nghiệp Nhu cầu của các doanh nghiệp này chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế, do đó, môi trường kinh tế có tác động lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Sự phát triển của đời sống xã hội, đặc biệt là thu nhập của người dân, có ảnh hưởng lớn đến tổ chức sự kiện Khi thu nhập tăng cao, nhu cầu về các sự kiện truyền thống như cưới hỏi, sinh nhật và giao tiếp xã hội cũng gia tăng, đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao hơn Đây là lĩnh vực mà các nhà kinh doanh cần chú trọng và chuẩn bị để cạnh tranh hiệu quả trong tương lai.
Hệ thống các yếu tố tự nhiên đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầu vào cho các nhà sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng đến các hoạt động tổ chức sự kiện.
Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:
- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời
Các vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường là mối quan tâm hàng đầu của cộng đồng và chính quyền địa phương trong các sự kiện Nhận thức về ô nhiễm ảnh hưởng đến việc lựa chọn chủ đề và hoạt động của sự kiện Nếu không đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về môi trường và xử lý rác thải, nhà tổ chức có thể bị từ chối cấp phép tổ chức sự kiện.
Môi trường công nghệ kỹ thuật:
Các nhân tố tác động đến công nghệ mới, sự sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới có ảnh hưởng lớn đến việc thực thi các giải pháp cụ thể trong tổ chức sự kiện.
Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực nhƣ:
- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (nhƣ chuẩn bị địa điểm, trang trí)
- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện
- Trong quá trình đƣa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện
- Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt)…
Môi trường chính trị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định tổ chức sự kiện của nhà đầu tư và tổ chức sự kiện Nó bao gồm hệ thống luật pháp, chính sách của nhà nước, và cơ chế điều hành của chính phủ Sự tác động này thể hiện sự can thiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô vào hoạt động kinh doanh Chẳng hạn, các quy định về thủ tục hành chính có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động tổ chức sự kiện; nếu không nắm vững, các tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình này.
Văn hóa là hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin và truyền thống được chia sẻ trong một nhóm người cụ thể Nó bao gồm các giá trị văn hóa truyền thống căn bản, giá trị văn hóa thứ phát và các nhánh văn hóa của một nền văn hóa.
Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản là các chuẩn mực và niềm tin bền vững trong xã hội, khó thay đổi và được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác Chúng được duy trì qua môi trường gia đình, trường học, tôn giáo và luật pháp, ảnh hưởng mạnh mẽ đến thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày cũng như hành vi mua sắm và tiêu dùng của từng cá nhân và nhóm người.
Những giá trị văn hoá thứ phát, bao gồm nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin, có tính linh động cao và dễ thay đổi hơn so với các giá trị căn bản về đạo đức Sự thay đổi trong văn hoá thứ phát có thể tạo ra cơ hội thị trường và xu hướng tiêu dùng mới, do đó, các hoạt động tổ chức sự kiện cần phải nhanh chóng thích ứng và khai thác tối đa những cơ hội này.
Nhóm nhân tố chủ quan
Để tổ chức sự kiện thành công, các nhà tổ chức cần tối ưu hóa nguồn lực và xem xét ảnh hưởng từ các nhà cung cấp dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh và khách hàng, bao gồm cả nhà đầu tư và nhà tài trợ sự kiện.
Nhóm yếu tố vi mô bao gồm các yếu tố liên quan trực tiếp đến nhà tổ chức sự kiện và sự kiện cụ thể, ảnh hưởng mạnh mẽ đến quy trình tổ chức sự kiện.
Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện
Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, và các mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ cũng như chính quyền.
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
Những nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho tổ chức sự kiện, bao gồm cả doanh nghiệp và cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các yếu tố cần thiết cho các nhà tổ chức sự kiện và đối thủ cạnh tranh, giúp họ triển khai các sự kiện một cách hiệu quả.
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện Để đảm bảo sự ổn định và cạnh tranh trong việc cung cấp dịch vụ chất lượng, nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường thiết lập mối quan hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Khách hàng là đối tượng chính mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện phục vụ, đồng thời cũng là nguồn thu cho nhà tổ chức Tùy thuộc vào hình thức tổ chức sự kiện, khách hàng có thể khác nhau Chẳng hạn, trong một cuộc triển lãm hàng hóa, khách hàng là nhà đầu tư sự kiện Ngược lại, khi nhà tổ chức tự đứng ra tổ chức một sự kiện như biểu diễn nghệ thuật, khách hàng chính là các nhà tài trợ và khán giả tham dự.
Các yêu cầu của khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức sự kiện, vì nhà tổ chức cần tạo ra các sự kiện đáp ứng mục tiêu của khách hàng Mục tiêu và yêu cầu cụ thể từ nhà đầu tư sự kiện quyết định chủ đề và nội dung của sự kiện Tuy nhiên, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần tư vấn để hạn chế những yêu cầu bất khả thi và không hiệu quả, nhằm mang lại lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư.
Mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đều phải đối mặt với sự cạnh tranh từ nhiều đối thủ khác nhau Khi tìm kiếm nhà đầu tư cho sự kiện, việc chú ý đến đối thủ cạnh tranh là rất quan trọng để xây dựng các chính sách và chiến lược hợp lý Đặc biệt, khi các đối thủ cùng tham gia đấu thầu cho một sự kiện, mức độ cạnh tranh sẽ gia tăng đáng kể, ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình và ý tưởng của sự kiện.
Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện:
Chính quyền và cư dân trong một khu vực địa lý cụ thể sẽ chịu ảnh hưởng trong suốt thời gian diễn ra sự kiện Phạm vi ảnh hưởng có thể lớn hoặc nhỏ, tùy thuộc vào quy mô và mức độ tác động của sự kiện Phạm vi này có thể bao gồm xóm thôn, phường xã, cơ quan, trường học, hoặc mở rộng ra thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, và quốc gia.
Chính quyền và cư dân tại địa điểm tổ chức sự kiện có thể ủng hộ hoặc phản đối các hoạt động này, ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ tích cực với nhóm này, đặc biệt là với chính quyền địa phương.
Quan hệ tốt với chính quyền địa phương là yếu tố quan trọng giúp giải quyết thủ tục hành chính và nhận được sự hỗ trợ về an ninh, vệ sinh, giao thông cho sự kiện Đặc biệt, đối với các sự kiện phi lợi nhuận và mang tính xã hội cao, như tuần lễ vệ sinh môi trường tại khu du lịch Thiên Cầm, chính quyền còn có thể cung cấp tài trợ kinh phí, đóng vai trò là nhà tài trợ cho sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện
Tiếp xúc
Để xây dựng chương trình cho sự kiện, việc tiếp nhận yêu cầu từ nhà đầu tư là rất quan trọng Những yêu cầu này thường được ghi trong hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện, nhưng hợp đồng thường được soạn thảo sau khi đã có chương trình và dự toán Do đó, việc thu thập thông tin từ nhà đầu tư là cơ sở thiết yếu cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lập dự toán cho sự kiện.
Trước khi hình thành chủ đề và lập chương trình cho sự kiện, nhà đầu tư cần thu thập các thông tin cơ bản, bao gồm lập dự toán cho sự kiện.
- Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
- Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt
- Thời gian thực hiện sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
- Cách thức phục vụ (catering)
- Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
- Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
- Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
Trong sự kiện, các nội dung cơ bản bao gồm việc đón tiếp và phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến và kết thúc sự kiện.
- Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
- Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
Các thông tin chi tiết và đầy đủ sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc xác định chủ đề, lập kế hoạch cho sự kiện và xây dựng dự toán cho sự kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì lập kế hoạch và xây dựng chương trình thường là người tiếp nhận thông tin trực tiếp từ nhà đầu tư Quá trình này không chỉ bao gồm việc thu thập thông tin mà còn cần có sự trao đổi, bàn bạc để bổ sung các yếu tố cần thiết, từ đó tạo ra một chương trình khả thi cho sự kiện Để hạn chế thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin, việc sử dụng các mẫu có sẵn từ nhà đầu tư là rất quan trọng.
Đàm phán
Trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện chưa chính thức chọn nhà tổ chức, họ chỉ mới cung cấp mục tiêu, ý tưởng, ngân sách và các điều kiện cho nhiều nhà tổ chức tham gia xây dựng chương trình và lập dự toán Điều này dẫn đến sự cạnh tranh giữa các nhà tổ chức sự kiện trong việc thuyết phục nhà đầu tư lựa chọn chương trình, dự toán ngân sách và ý tưởng của mình.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, mỗi nhà tổ chức sự kiện cần phát huy những thế mạnh riêng của mình Việc trình bày rõ ràng và thuyết phục các điểm mạnh trong chương trình là rất quan trọng để thu hút sự chú ý và lựa chọn của các nhà đầu tư sự kiện.
Xây dựng kế hoạch
Theo quy trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này có thể căn cứ vào các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện để chia thành:
- Kế hoạch chuẩn bị sự kiện
- Kế hoạch đón tiếp, khai mạc sự kiện
- Kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện
- Kế hoạch khắc phục các sự cố phát sinh
- Kế hoạch bế mạc/ kết thúc sự kiện
Kế hoạch cho các công việc sau sự kiện có thể được chia thành các giai đoạn chi tiết Chẳng hạn, trong giai đoạn đón tiếp và khai mạc sự kiện, có thể phân chia thành các kế hoạch cụ thể hơn để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
- Kế hoạch đón tiếp khách
- Kế hoạch khai mạc sự kiện
Theo các nguồn lực tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện
Theo cách phân loại này, dựa trên các nguồn lực cần có trong quá trình chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện, nhƣ:
- Kế hoạch về nhân sự
- Kế hoạch về địa điểm tổ chức sự kiện
- Kế hoạch về trang thiết bị
- Kế hoạch về an ninh, an toàn
Việc phân loại kế hoạch tổ chức sự kiện mang tính tương đối, với mỗi loại kế hoạch có những ưu nhược điểm riêng Lựa chọn loại kế hoạch phụ thuộc vào mục đích và điều kiện cụ thể của từng sự kiện, cũng như khả năng của nhà tổ chức Thực tế, kế hoạch tổ chức sự kiện thường được xây dựng dựa trên sự tổng hợp của tất cả các loại kế hoạch, với mục tiêu đảm bảo tính khả thi, chi tiết trong thực hiện và đạt được mục tiêu của sự kiện.
Ký kết
Ngay cả khi nhà đầu tư sự kiện đã chọn một nhà tổ chức cụ thể, việc thuyết phục vẫn rất quan trọng Điều này không chỉ liên quan đến việc thuyết phục nhà đầu tư chọn mình, mà còn là thuyết phục họ chấp nhận chương trình và dự toán ngân sách mà mình đã đề xuất.
Không có hướng dẫn cụ thể nào cho việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện Dưới đây là một số hướng dẫn định hướng có thể tham khảo.
Để tổ chức sự kiện thành công, nhà đầu tư cần xác định rõ mục tiêu mà họ mong muốn đạt được Các quyết định đầu tư phải dựa trên những mong muốn và nhu cầu của chủ đầu tư, nhằm đảm bảo sự thuyết phục và hiệu quả trong quá trình tổ chức sự kiện.
Để thuyết phục chủ đầu tư sự kiện, cần nắm vững chương trình, dự toán ngân sách và phát triển các ý tưởng sáng tạo.
Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh
Để thuyết phục chủ đầu tư trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phát huy các lợi thế như thành công của các sự kiện đã tổ chức, uy tín trên thị trường và mối quan hệ với các đối tác.
Chủ đầu tư sự kiện nên nhận thức rõ các lợi thế của mình, nhưng khi bị chỉ ra những hạn chế, không cần phải biện minh hay tranh cãi, mà cần có cách ứng xử phù hợp Ví dụ, khi được nhắc đến việc thiếu kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện, có thể trả lời rằng: "Vâng, đúng là chúng tôi là doanh nghiệp mới thành lập, nhưng đội ngũ của chúng tôi bao gồm các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm từ các công ty tổ chức sự kiện khác, cùng với sự năng động và sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ."
Ở Việt Nam, mối quan hệ với người ra quyết định trong việc lựa chọn nhà tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng Những người này có thể có lợi ích cá nhân không hoàn toàn phù hợp với lợi ích của chủ đầu tư sự kiện Quyết định lựa chọn nhà tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào các mối quan hệ khác nhau.
Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện
Các công việc chủ yếu cần chuẩn bị cho quá trình tổ chức sự kiện bao gồm:
- Các thủ tục hành chính cho phép tiến hành sự kiện, hoặc các hoạt động trong sự kiện
- Các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện
- Chuẩn bị các nội dung cơ bản, tài liệu
- Quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập:
+ Khái niệm tổ chức sự kiện
+ Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện + Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện + Quy trình tổ chức sự kiện
- Cách thức và phương pháp đánh giá:
+ Kiểm tra vấn đáp và giao bài tập thảo luận nhóm + 01 bài kiểm tra viết gồm câu hỏi trắc nghiệm và tự luận Thang điểm 10
- Gợi ý tài liệu học tập:
+ Giáo trình Nghiệp vụ phục vụ ăn uống, Trịnh Xuân Dũng, Vũ Thị Hoà, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội, 2005
+ Giáo trình Nghiệp vụ Nhà hàng, Dự án Lux (tái bản lần 2), Nhà xuất bản Thanh niên
+ Khái niệm tổ chức sự kiện
+ Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện + Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện + Quy trình tổ chức sự kiện
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
1 Trình bày đƣợc ý nghĩa của tổ chức sự kiện, các hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện
2 Phân tích đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện
3 Mô tả sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam
4 Phân biệt đƣợc các loại hình sự kiện, cho ví dụ
5 Lấy ví dụ dẫn chứng, chứng minh đƣợc vai trò, tác động của sự kiện tới các thành phần tham gia sự kiện và đời sống xã hội
6 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện
CHƯƠNG 2 CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN
Mã chương: MH 24 – 02 Giới thiệu:
Một sự kiện thường không chỉ tập trung vào một giai đoạn mà còn bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau Nhà tổ chức cần xác định thứ bậc giữa các giai đoạn chính và phụ để tối ưu hóa quá trình tổ chức Đồng thời, cần xem xét tính hợp lý về số lượng và thứ bậc của các giai đoạn mà nhà đầu tư đưa ra Số lượng, thứ bậc và nội dung của các giai đoạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, chương trình và ngân sách của sự kiện.
- Tóm tắt các hoạt động cơ bản giai đoạn xúc tiến sự kiện, công tác thu thập thông tin, tiếp xúc, đàm phán, ký kết hợp đồng
- Trình bày đƣợc các nội dung cơ bản của hợp đồng
- Chỉ ra đƣợc các yêu cầu đối với việc đàm phán
- Chủ động tìm hiểu tỷ giá hối đoái theo quy định tại Việt Nam
Khái niệm thông tin
Ngày nay, thông tin được coi là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển, thể hiện rõ ràng trong đời sống hàng ngày Chúng ta đang sống trong thời đại thông tin, nơi mà nền công nghiệp và xã hội thông tin đang dần hình thành và phát triển mạnh mẽ.
Quả thật thông tin (Information) là khái niệm cơ bản của khoa học cũng là khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại chúng ta
Mọi hoạt động và quan hệ của con người đều dựa trên việc giao lưu thông tin Tất cả tri thức bắt nguồn từ thông tin về những sự kiện đã xảy ra, những điều mà con người đã biết, đã nói và đã làm Điều này xác định bản chất và chất lượng của các mối quan hệ giữa con người.
Thông tin được tiếp nhận trong quá trình hoạt động thông qua tác động trừu tượng của nó Từ Latin “Informatio”, gốc của từ “information” (thông tin), mang hai nghĩa: một là hành động tạo ra hình dạng (forme) Thông tin bao gồm tất cả sự việc, sự kiện, ý tưởng và phán đoán, giúp nâng cao hiểu biết của con người Nó hình thành trong quá trình giao tiếp, nơi một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác, qua các phương tiện truyền thông, từ ngân hàng dữ liệu, hoặc từ các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Vai trò của thông tin
+ Góp phần xác định, xây dựng hoạt động kinh doanh của đơn vị
+ Là cơ sở để nhà quản lý quyết định công việc
+ Là cơ sở hoạt động cho bộ phận tiếp theo, bộ phận khác
+ Truyền thông, thông báo về các sản phẩm, dịch vụ của công ty
Nếu một đơn vị không thực hiện việc thu thập thông tin, họ sẽ gặp khó khăn do lượng thông tin quá lớn, dẫn đến hiệu suất và năng suất lao động giảm sút Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay.
Thông tin thường được hiểu là những tin tức được truyền đạt cho một ai đó Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, và dưới đây là một số định nghĩa phổ biến.
– Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó
– Thông tin là bất kỳ thông báo nào đƣợc tạo thành bởi một số dấu hiệu nhất định
Thông tin quản trị bao gồm tất cả các tin tức phát sinh trong quá trình và môi trường quản trị, đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và giải quyết các vấn đề trong hoạt động quản trị của tổ chức.
Cần phải chú ý các đặc điểm của thông tin là:
– Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần đƣợc
– Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị
– Thông tin càng cần thiết càng quý giá
– Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt
Mô hình thông tin trong quản trị thường được thực hiện từ nhà quản trị đến các đối tượng quản trị, nhưng đối với tổ chức lớn, mô hình này trở nên phức tạp hơn Để xây dựng mô hình thông tin quản trị hiệu quả, các tổ chức có thể lựa chọn từ nhiều kiểu mô hình khác nhau.
Mô hình thông tin tập trung là một hệ thống trong đó tất cả thông tin được thu thập và quản lý tại một điểm duy nhất, gọi là trung tâm thông tin.
Mô hình thông tin trực tiếp cho phép việc gửi và nhận thông tin diễn ra trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận, tạo ra sự kết nối nhanh chóng và hiệu quả.
– Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin đƣợc tập trung thu thập và xử lý theo từng đơn vị thành viên một
– Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin theo ba cách ở trên.
Nguồn thu tin
- Nhân viên trong đơn vị
Sách báo, tạp chí và các phương tiện thông tin đại chúng là nguồn thông tin quan trọng, với sách và tạp chí cung cấp thông tin chuyên sâu nhưng có thể thiếu tính cập nhật Ngược lại, thông tin từ các phương tiện truyền thông có tính cập nhật và đa dạng, nhưng thường chưa được kiểm chứng đầy đủ, đặc biệt là từ internet Thông tin trên internet còn chứa các yếu tố bình luận và cảm nhận cá nhân Do đó, việc thu thập thông tin cần chú ý đến những đặc điểm này để loại bỏ yếu tố cảm tính và tìm ra thông tin khách quan Việc khai thác thông tin từ sách báo, tạp chí và các phương tiện truyền thông cần đảm bảo các yêu cầu nhất định.
Xử lý tin
Để xây dựng chương trình cho sự kiện, việc tiếp nhận yêu cầu từ nhà đầu tư là rất quan trọng Những yêu cầu này thường được ghi trong hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện, nhưng hợp đồng thường được soạn thảo sau khi đã có chương trình và dự toán Do đó, việc thu thập thông tin từ nhà đầu tư là cơ sở thiết yếu cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch và lập dự toán cho sự kiện.
Trước khi hình thành chủ đề và lập chương trình cho sự kiện, nhà đầu tư cần thu thập các thông tin cơ bản, bao gồm lập dự toán cho sự kiện.
- Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên)
- Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt
- Thời gian thực hiện sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
- Cách thức phục vụ (catering)
- Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
- Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
- Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
Trong sự kiện, các nội dung cơ bản bao gồm những hoạt động chính như đón tiếp và phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến và kết thúc sự kiện.
- Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
- Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
Các thông tin chi tiết và đầy đủ sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc xác định chủ đề, lập kế hoạch cho sự kiện và xây dựng dự toán cho sự kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì lập kế hoạch và xây dựng chương trình thường là người tiếp nhận thông tin trực tiếp từ nhà đầu tư Quá trình này không chỉ bao gồm việc thu thập thông tin mà còn cần có sự trao đổi, bàn bạc để bổ sung các yếu tố cần thiết, từ đó tạo ra một chương trình khả thi cho sự kiện Để hạn chế thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin, việc sử dụng các mẫu có sẵn từ nhà đầu tư là rất quan trọng.
