Bài Giảng Kỹ Năng Nghề Công Chứng

Hà Nội, ngày 25 tháng 12 năm 2013 9 Chương 1 TỔNG QUAN VỀ NGHỀ CÔNG CHỨNG Trong đời sống kinh tế, xã hội hàng ngày, mỗi người có khả năng lao động đều tự tìm và làm việc để sinh sống bằng một nghề nào[.]

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ NGHỀ CÔNG CHỨNG

Trong đời sống kinh tế, xã hội hàng ngày, mỗi người có khả

năng lao động đều tự tìm và làm việc để sinh sống bằng một nghề nào

đó Có những nghề chỉ đơn giản cần đến sức lực cơ bắp và sự quyết

tâm; có nghề cần đến chất xám trí tuệ như các hoạt động trong lĩnh

vực khoa học, công nghệ Song, nói chung, bất cứ nghề nào cũng cần

đến sự chuyên sâu, chuyên môn cao thì mới đạt được hiệu quả tốt

Thông thường, kể từ những nghề đơn giản cho đến những nghề yêu

cầu kỹ năng cao thì người làm nghề vẫn phải được hướng dẫn, đào

tạo Để làm việc trong nghề công chứng, người hành nghề cũng phải

được đào tạo cơ bản và tập sự hành nghề trong một thời gian theo quy

định của pháp luật

Ở Việt Nam, hoạt động công chứng mới chỉ được tiếp tục khôi

phục và hoạt động hơn ba mươi năm qua Vì vậy, trong nhận thức

chung của cá nhân, tổ chức về công chứng và nghề công chứng đang

được từng bước nâng cao, ổn định và đi vào chiều sâu

Để giúp cho nhận thức về nghề nghiệp và làm tiền đề cho việc

tác nghiệp đối với người sẽ được bổ nhiệm là công chứng viên, tác giả

xin trình bày trong chương này một số nội dung chính sau:

- Khái quát về nghề công chứng;

- Sơ lược về sự hình thành và phát triển nghề công chứng ở

mối quan hệ, trong đó những quan hệ về giao dịch dân sự được diễn ra hàng ngày Việc mua bán, trao đổi hàng hóa, tài sản nói chung không chỉ được thực hiện thông qua quan hệ giao tiếp, giao dịch miệng mà còn cao hơn là các hình thức giao dịch bằng văn bản Người có tài sản, theo quy định của Bộ luật Dân sự có quyền định đoạt tài sản theo nhiều hình thức bằng văn bản như: mua bán, tặng cho, thế chấp, để lại thừa kế qua di chúc… Các quan hệ giao dịch đó phải được xác lập và thực hiện theo một trình tự, thủ tục do pháp luật quy định Một số hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc định đoạt tài sản mà pháp luật quy định bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực thì các bên tham gia giao dịch phải thực hiện, không thể làm trái quy định (các hợp đồng, giao dịch về chuyển nhượng quyền sử dụng đất; chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; các hợp đồng mua bán nhà ở và chuyển quyền sử dụng đất ở; các hợp đồng thế chấp tài sản; tặng cho tài sản; hợp đồng mua bán tài sản khác mà pháp luật quy định tài sản đó phải đăng ký sở hữu …)

Mặt khác, theo quy định của pháp luật về dân sự nói chung và quy định của Luật Công chứng nói riêng, các hợp đồng, giao dịch dân

sự được thực hiện theo nguyên tắc chung, cơ bản là phải có sự thỏa thuận về ý chí, đảm bảo về năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia giao kết hợp đồng; đồng thời, các hợp đồng giao dịch có mục đích, nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội Ngoài các hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, các giao dịch khác do các bên thỏa thuận và yêu cầu công chứng nếu đáp ứng các quy định nêu trên của pháp luật thì vẫn được công chứng

Một công việc khác cũng được quy định trong thẩm quyền công chứng kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 đó là việc công chứng bản dịch các giấy tờ, văn bản Thực tế, đây không phải là công việc mới Trước đây, tính đến ngày 01 tháng 7 năm 2007, thẩm quyền công chứng bản dịch đã được giao cho công chứng thông qua quy định tại các Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1992 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 45/HĐBT), Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 31/CP),

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 về công chứng chứng thực (sau đây gọi tắt là Nghị định số 75/2000/NĐ-CP) Việc tổ chức

và triển khai thực hiện công chứng bản dịch đã từng được các Phòng công chứng nhà nước (khi đó chưa có các Văn phòng công chứng) làm rất tốt Chỉ tính riêng công chứng tại Hà Nội trong thời gian nêu trên, hàng năm đã công chứng được hàng chục ngàn việc dịch giấy tờ, văn bản

Luật Công chứng số 53/2014/QH13 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015 (sau đây gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014) đã quy định tại Điều 61 về công chứng bản dịch Theo đó, quy định về người dịch phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học khác mà thông thạo ngoại ngữ cần dịch; quy định về cách thức thực hiện công chứng bản dịch và nội dung lời chứng của công chứng viên Về nguyên tắc chung, nội dung các giấy tờ đem công chứng bản dịch cũng phải đảm bảo tính hợp pháp, không trái đạo đức xã hội Việc công chứng các hợp đồng, giao dịch và công chứng bản dịch phải do công chứng viên làm việc tại một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện

Vậy, công chứng là gì?

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

1.2 Nghề công chứng

1.2.1 Khái niệm về nghề

Một loại công việc đòi hỏi ở người thực hiện có một khả năng nhất định bao gồm kỹ năng chuyên môn, cách thức thực hiện, xử lý

tình huống mà lại diễn ra phổ biến trong đời sống hàng ngày, được nhiều người làm thì loại công việc đó được coi như một nghề Thật vậy, trong xã hội có rất nhiều nghề khác nhau ví dụ như: nghề xây dựng, nghề làm vườn, nghề nông, nghề làm sành sứ đến các nghề như

y, dược…

Có thể hiểu “nghề” là một lĩnh vực hoạt động lao động mà trong

đó, nhờ được đào tạo, con người có được những tri thức, những kỹ năng để làm ra các loại sản phẩm vật chất hay tinh thần nào đó, đáp ứng được những nhu cầu của xã hội

năm 2006 viết: “Luật này quy định về phạm vi công chứng, công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng”

Tại Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 của Bộ Tư pháp ban hành bản Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng (sau đây gọi tắt là Thông tư số 11/2012/TT-BTP), viết: Công chứng là một nghề cao quý, bởi hoạt động công chứng bảo đảm tính an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hợp đồng, giao dịch, qua đó bảo vệ quyền, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức

Với vị trí đối với xã hội như vậy, nghề công chứng có đặc trưng nào?

Thứ nhất: Một xã hội văn minh, phát triển ngoài các tiêu chí

khác còn được thể hiện ở một nền kinh tế phát triển và ổn định, trình

độ dân trí cao, hệ thống pháp luật đầy đủ và hoàn thiện… đặc biệt, cá

nhân, tổ chức khi có các quan hệ giao dịch dân sự đều có ý thức tuân thủ theo pháp luật nhằm đảm bảo sự an toàn pháp lý và đảm bảo các quyền, lợi ích hợp pháp của mình Ở các nước có nền công chứng phát triển (ví dụ như ở Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức…) cho thấy các giao dịch về bất động sản, thương mại và giao dịch dân sự khác trong xã hội của cá nhân, tổ chức đều được công chứng Họ coi văn bản công chứng về thực chất như một văn bản vừa có giá trị thi hành đối với các bên, vừa có giá trị phòng ngừa vi phạm pháp luật trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã được các bên thỏa thuận Mỗi khi có ý định tham gia một giao dịch dân sự, người dân thường tin tưởng và tìm đến công chứng viên để được tư vấn và giúp đỡ Xét

về mặt bản chất vấn đề, việc công chứng một hợp đồng, giao dịch thực chất là việc làm của công chứng viên nhằm chứng nhận:

- Tính xác thực, tính hợp pháp của quan hệ giao dịch đó là có

diễn ra giữa các bên

- Tính xác thực về năng lực hành vi dân sự của người tham gia

giao dịch tại thời điểm giao dịch được đảm bảo theo quy định của pháp luật

- Tính xác thực về ý chí tự nguyện thông qua việc thỏa thuận của

các bên

- Việc ký và điểm chỉ của các bên trong văn bản là do chính họ

(người có tên, giấy tờ cá nhân và địa chỉ ghi trong văn bản) thực hiện

- Về nội dung, mục đích của hợp đồng, giao dịch không trái pháp

luật, không trái đạo đức xã hội

Thứ hai: Văn bản công chứng có giá trị để thi hành; đó cũng là

điều mong muốn của các bên tham gia giao dịch Nhìn chung, các giao dịch dân sự trong cuộc sống diễn ra rất nhiều và đa dạng Người tham gia giao dịch đều muốn giao dịch của mình thành công và an toàn pháp lý Những mong muốn đó, thông qua việc hành nghề của công chứng viên sẽ đáp ứng được cho họ

Vì vậy, một xã hội đã và đang phát triển cũng đều cần đến vai trò của công chứng

Thứ ba: Nghề công chứng là một nghề mang tính chuyên

nghiệp cao

Thông thường, bất cứ nghề nghiệp nào cũng đòi hỏi tính chuyên nghiệp Tuy nhiên, nghề công chứng có những yêu cầu khắt khe hơn Tính chuyên nghiệp của nghề công chứng thể hiện thông qua:

a) Người hành nghề công chứng là người được Nhà nước bổ nhiệm (trao cho họ quyền được công chứng các hợp đồng, giao dịch) theo tiêu chuẩn, trình tự và thủ tục do luật định Pháp luật còn quy định về các quyền và nghĩa vụ của người được bổ nhiệm công chứng viên trong hành nghề

b) Người hành nghề công chứng phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng do mình công chứng

c) Đảm bảo tính khách quan, trung thực trong hành nghề

d) Người hành nghề phải nghiên cứu giải quyết các yêu cầu công chứng một cách thận trọng, tỷ mỉ, chính xác, đúng quy định của pháp luật Thực tiễn cho thấy nghề công chứng là một nghề tiềm ẩn nhiều rủi ro Một sự thật đích thực về hồ sơ hay về ý chí tự nguyện của các bên tham gia giao dịch không phải trường hợp nào cũng dễ xác định Người hành nghề phải có kinh nghiệm tích lũy qua thời gian, kèm theo những hiểu biết sâu về luật pháp và có cả kinh nghiệm trong việc xem xét và nhận biết trạng thái tâm lý của người mà mình giao tiếp trong quá trình thực hiện công chứng

đ) Hoạt động công chứng phải tuân thủ hiến pháp và pháp luật, thông qua đó người hành nghề thiết thực bảo vệ quyền và lợi ích Nhà nước không bị xâm hại Ngoài việc tuân thủ đạo luật gốc là Hiến pháp, các Bộ luật, đặc biệt là pháp luật dân sự, người hành nghề phải bám sát, tôn trọng và thực hiện đúng, chính xác luật chuyên ngành công chứng và pháp luật có liên quan Công chứng với tư cách là một nghề,

có tính độc lập tương đối trong tác nghiệp và chỉ tuân theo luật pháp; tuy nhiên, trong hoạt động nghề nghiệp, người hành nghề còn thường xuyên có các mối quan hệ công việc với các ngành, các cơ quan khác

để đảm bảo chắc chắn, sự chính xác trong nghiên cứu và giải quyết các yêu cầu công chứng

e) Ngoài việc tuân thủ pháp luật, người hành nghề còn chịu sự điều chỉnh và thực hiện nghiêm quy định trong bản Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

Thứ tư: Kết quả của hoạt động công chứng là văn bản công

chứng Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết,

sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu” Như thế, văn

bản công chứng (hợp đồng, giao dịch giữa các bên lập và ký kết đã được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng) là văn bản có giá trị chứng cứ trước pháp luật Trên cơ sở đó, Tòa án áp dụng pháp luật để xem xét và giải quyết việc tranh chấp hợp đồng (nếu có phát sinh) Mặt khác, văn bản công chứng cũng có giá trị

để buộc các bên tham gia giao dịch phải thực hiện các quyền và nghĩa

vụ đã thỏa thuận theo các điều khoản ghi trong hợp đồng, giao dịch

Do đó, hoạt động công chứng cũng được coi là một hoạt động mang tính chất bổ trợ tư pháp

Thứ năm: Hoạt động hành nghề công chứng là hoạt động mang

tính chất dịch vụ công

Thông qua hoạt động của người hành nghề công chứng, các quan

hệ về dịch vụ được xác lập và thực hiện Các hoạt động dịch vụ có liên quan đến công chứng bao gồm thu thập thông tin nhằm củng cố

hồ sơ, nộp thuế thay chủ sở hữu tài sản, thực hiện thủ tục đăng ký sang tên… được thực hiện rất chuyên nghiệp và đem lại hiệu quả cao, giúp cho cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng (sau đây gọi tắt là người yêu cầu công chứng) rất thuận tiện khi có yêu cầu cần đến công chứng Mỗi khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu về việc mua, bán tài sản

họ đến với công chứng Công chứng viên là người giải quyết tất cả các vấn đề thuộc yêu cầu của khách hàng từ khi tiếp nhận hồ sơ đến khi hoàn thành việc công chứng Để thực hiện cung cấp dịch vụ công đạt chất lượng cao, yêu cầu chung là phải có một hệ thống pháp luật đầy

đủ, đồng bộ và ý thức công dân trong thực thi luật pháp cao, cộng với

sự thuần thục, chuyên nghiệp trong xử lý các tình huống phát sinh trong công việc của tổ chức hành nghề công chứng và của công chứng viên Hiện nay, ở Việt Nam các hoạt động dịch vụ để tiến đến việc công chứng hoặc sau công chứng đang được thực hiện ở các Văn phòng công chứng Tại các Phòng công chứng, các hoạt động dịch vụ chỉ thực hiện ở một số việc như soạn thảo văn bản, chụp giấy tờ, thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở (theo quy định của Luật Công chứng năm 2014)

2 Các trường phái công chứng trên thế giới

Do nhiều lý do khác nhau về lịch sử, văn hóa, tôn giáo của các quốc gia, trên thế giới, trong lĩnh vực công chứng đã hình thành, tồn tại ba trường phái công chứng, gồm công chứng La tinh, công chứng Anglo-Sacxon, công chứng nhà nước bao cấp Ở mỗi trường phái có những mặt tích cực, hạn chế thể hiện trong các chế định về tổ chức, hoạt động và cả những thuận lợi, khó khăn trong triển khai thực hiện

2.1 Công chứng La tinh

Hệ thống công chứng La tinh được hình thành và tổ chức từ những năm 40 của thế kỷ XX Cơ sở pháp lý để áp dụng trong hành nghề của công chứng viên là Luật La mã và luật viết châu Âu lục địa

Ở mỗi nước tham gia hệ thống có các tổ chức hành nghề công chứng

để đảm bảo nhu cầu của xã hội Về sau, trước sự phát triển trong hội nhập của thế giới, những tổ chức hành nghề công chứng ở mỗi quốc gia được liên kết lại với nhau trong các tổ chức nội bộ dưới dạng Hội đồng hoặc hiệp hội nghề nghiệp công chứng Trong quan hệ hợp tác quốc tế, công chứng một số nước thuộc châu Âu, châu Mỹ, châu Phi

và châu Á, trong đó có cả một số nước khác như Liên hiệp Vương quốc Anh, Đan Mạch đã liên kết, tập hợp, phối hợp với nhau trong một tổ chức được gọi là Liên minh công chứng La tinh quốc tế (dưới đây xin gọi tắt là UTNL) Đây là một tổ chức phi chính phủ, tổ chức đại hội lần thứ nhất vào ngày 02 tháng 10 năm 1948 và quyết định đặt trụ sở tại thành phố Buenot Airet là thủ đô của Argentina UTNL phấn đấu và cố gắng để đạt được các mục tiêu trong hoạt động gồm:

- Đại diện quyền lợi cho các tổ chức công chứng thành viên bên cạnh các tổ chức quốc tế

- Nghiên cứu luật pháp công chứng trên các lĩnh vực khác nhau

để tạo ra sự đồng bộ trong thực thi pháp luật

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong hoạt động công chứng đối với các tổ chức quốc tế khác và đối với các nước

- Tuyên truyền nguyên tắc hoạt động công chứng theo mô hình

Đại hội đồng thành viên là cơ quan cao nhất của UTNL Ngoài

ra, bộ máy còn có Hội đồng thường trực, Hội đồng kiểm tra tài chính; Ban thư ký thường trực và một số cơ quan chuyên môn như Ủy ban tài chính, Ủy ban hợp tác quốc tế, Ủy ban các vấn đề xã hội

Công chứng viên thuộc các nước thành viên của UTNL được nhà nước bổ nhiệm căn cứ theo tiêu chuẩn và được sử dụng con dấu trong hành nghề theo quy định của pháp luật Người có thẩm quyền

bổ nhiệm công chứng viên có thể là người đứng đầu nhà nước hoặc

Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nhà nước trao cho công chứng viên quyền công chứng, do đó họ vừa là ủy viên công quyền vừa là người cung cấp dịch vụ công cho xã hội Về hoạt động hành nghề, công chứng viên tự tổ chức văn phòng và điều hành hoạt động của văn phòng và trong trường hợp gặp rủi ro thì phải tự chịu trách nhiệm trong việc bồi thường khi có thiệt hại xảy ra Nhà nước bổ nhiệm công chứng viên để họ hành nghề tự do nhưng phải chịu sự quản lý của nhà nước thông qua việc kiểm soát, giám sát của cơ quan có thẩm quyền, theo luật định

Việc tổ chức hoạt động nghề nghiệp của các công chứng viên trong Liên đoàn công chứng La tinh quốc tế cho phép các công chứng

viên có thể liên kết với nhau trong một công ty dân sự để hoạt động nghề nghiệp Ví dụ, các công chứng viên có thể thành lập công ty hợp danh để cùng chung nguồn tài chính đầu tư cho hoạt động chuyên môn Hiện nay, ở Việt Nam cũng đã cho phép công chứng viên hợp tác để tổ chức Văn phòng công chứng và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh (khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng năm 2014) Về mặt tài chính, hoạt động của công chứng viên, của Văn phòng công chứng theo cơ chế tự chủ hoàn toàn về tài chính

và phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế phát sinh trong hoạt động nghề nghiệp cho nhà nước Việc thu phí công chứng được nhà nước ấn định mức thu thống nhất trên phạm vi toàn quốc

Ngoài chức năng công chứng, công chứng viên trong hệ thống công chứng La tinh có thể là người tham gia việc giám định, môi giới bất động sản và tư vấn cho khách hàng Trong hoạt động của công chứng Cộng hòa Pháp, vai trò môi giới bất động sản và tư vấn của công chứng viên cho khách hàng rất được chú ý và đánh giá cao Các yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu công chứng) sẽ được thỏa mãn sau khi có sự tư vấn của công chứng viên Mặt khác, muốn tư vấn tốt, công chứng viên phải tìm tòi, tham khảo và xác định chính xác các vấn đề thuộc nội dung tư vấn liên quan đến đối tượng của hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu công chứng Về vai trò này, công chứng viên ở Việt Nam mới chỉ thực hiện được một số khâu, mà chủ yếu chỉ

là việc phổ biến quy định của pháp luật, nói rõ quyền và nghĩa vụ của các bên có liên quan đến việc giao kết hợp đồng Còn lại, vai trò tham gia giám định và môi giới bất động sản không được Luật quy định cho công chứng viên

Thông qua tư vấn, phân tích và hòa giải các vướng mắc giữa các bên, có trường hợp, công chứng viên đã trở thành người trọng tài cho người yêu cầu công chứng

Văn bản công chứng với giá trị là chứng cứ và giá trị thi hành, hơn thế nữa nó là văn bản liên quan đến vận mệnh nghề nghiệp của công chứng viên Trong hệ thống công chứng La tinh đã có quy định

ngặt nghèo bắt buộc công chứng viên phải lưu trữ hồ sơ công chứng (bao gồm văn bản công chứng và hồ sơ đi kèm văn bản công chứng)

2.2 Hệ thống công chứng Anglo-Sacxon

Ở hệ thống này, trong hoạt động nghiệp vụ liên quan và khi thực hiện công chứng, công chứng viên không quan tâm đến nội dung văn bản mình công chứng Vì vậy, đã có ý kiến cho rằng đây là loại hình công chứng hình thức

Nhà nước không bổ nhiệm chức danh để hoạt động công chứng chuyên nghiệp Chức năng công chứng được giao cho hộ tịch viên (quan chức hộ tịch), luật sư Như vậy, họ là các công chứng viên không chuyên nghiệp Mặt khác, phạm vi các việc công chứng không được quy định rõ ràng, cụ thể

Khi thực hiện công chứng, công chứng viên chỉ nhận diện đúng người yêu cầu công chứng theo giấy tờ của họ đã xuất trình; xác nhận

về thời gian, địa điểm công chứng; ghi nhận trong văn bản về sự kiện pháp lý, sự thỏa thuận của các bên

Trong nội dung hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, công chứng viên không quan tâm đến tình trạng pháp lý của đối tượng hợp đồng; không quan tâm đến thỏa thuận của các bên có trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội không Vì vậy, công chứng viên không chịu trách nhiệm pháp lý khi có thiệt hại liên quan đến hợp đồng, giao dịch trong trường hợp có phát sinh tranh chấp Từ thực tế đó, văn bản công chứng không được xếp là nguồn chứng cứ, không có giá trị bắt buộc thực hiện đối với các bên tham gia giao dịch như một phán quyết của Tòa án

Với cách thức tổ chức và phương thức hoạt động như nêu trên,

xu hướng hiện nay cho thấy những người hành nghề trong hệ thống này không được an tâm Người hành nghề đang có sự áp dụng một số khía cạnh về nghiệp vụ của công chứng La tinh để đảm bảo an toàn pháp lý hơn cho việc hành nghề của mình

Trên thực tế, công chứng Anglo-Sacxon đã thể hiện được tính thực dụng và sự mềm dẻo trong hoạt động; tránh được sự chặt chẽ về

mặt thủ tục công chứng; kích thích được sự năng động và tính tự quyết của người tham gia giao dịch

Tuy nhiên, mặt hạn chế được thể hiện rõ nét là sự mờ nhạt trong vai trò quản lý của Nhà nước đối với tổ chức và hoạt động của nghề công chứng Văn bản công chứng không được coi là nguồn chứng cứ, công chứng viên không được xác định rõ về trách nhiệm vật chất khi

có tranh chấp, thiệt hại về hợp đồng, giao dịch do mình công chứng

Độ an toàn pháp lý của giao dịch không được đảm bảo; do đó, tranh chấp, rủi ro dễ phát sinh, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích chính đáng của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

2.3 Hệ thống công chứng các nước bao cấp

2.3.1 Mô hình tổ chức và hoạt động

Công chứng theo hệ thống này chủ yếu được tổ chức và hoạt động

ở các nước xã hội chủ nghĩa trước đây (Đông Âu), châu Á (Trung Quốc, Việt Nam, Cộng hòa dân chủ nhân dân Triều Tiên) Nhà nước căn cứ vào yêu cầu về giao dịch dân sự ở từng vùng để quyết định việc thành lập, tổ chức ra tổ chức hành nghề công chứng dưới dạng Phòng công chứng nhà nước Nhà nước đảm bảo cho hoạt động của Phòng công chứng về các mặt: Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cho làm việc, bố trí nhân sự (công chứng viên và người lao động khác trong Phòng), cấp ngân sách để chi lương cho người lao động và kinh phí đảm bảo cho các hoạt động thường xuyên khác, giải quyết chế độ cho người lao động như quyền lợi tinh thần, quyền lợi vật chất, chế độ hưu trí…

Công chứng viên được nhà nước bổ nhiệm để hành nghề chuyên nghiệp, không kiêm nhiệm công việc khác; thực chất, họ là công chức, viên chức nhà nước Khi thực hiện công chứng, công chứng viên xác định rõ về năng lực hành vi dân sự đích thực về ý chí thỏa thuận của các bên tham gia giao dịch, xác định rõ về đối tượng của hợp đồng là

có thật và được xác định về mặt pháp lý; nội dung, mục đích của hợp đồng phải phù hợp pháp luật và đạo đức xã hội

Loại hình tổ chức và hoạt động công chứng được nhà nước bao cấp thể hiện rõ tính chất quyền lực công ở hình thức con dấu, ở

trụ sở Phòng công chứng là tài sản công Để trở thành công chứng viên, ngoài các tiêu chuẩn do pháp luật quy định, người được xem xét để bổ nhiệm công chứng viên không cần phải có khả năng về tài chính liên quan đến việc hành nghề Về mặt này, khác với công chứng viên ở mô hình La tinh, họ phải có khả năng về tài chính để

tổ chức Văn phòng và tham gia vào công ty dân sự để hợp tác làm việc Về quy định và thực hiện thu phí công chứng được thống nhất trên toàn lãnh thổ Giá trị là chứng cứ của văn bản công chứng được xác định rõ

2.3.2 Hạn chế của hệ thống công chứng bao cấp

Sự hạn chế của loại hình công chứng được nhà nước bao cấp về

tổ chức và hoạt động đã bộc lộ rõ ở chỗ:

- Công chứng viên thực chất là công chức, viên chức nhà nước cho nên về chế độ chính sách đã có nhà nước đảm bảo, hàng tháng mức lương ổn định Vì vậy, tính năng động, linh hoạt không được phát huy

- Tài sản công đôi khi không được coi trọng, giữ gìn chu đáo, hỏng lại được thay thế bằng tiền ngân sách, sử dụng tài sản lãng phí

- Điều kiện (thủ tục) công chứng bị coi là cứng nhắc có phần không phù hợp và đáp ứng các giao dịch về dân sự, kinh tế thông qua hình thức điện tử

- Trước đây, do chưa quy định về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với công chứng viên, việc xác định trách nhiệm và bồi thường thiệt hại khi có rủi ro xảy ra cho người yêu cầu công chứng còn nhiều khó khăn

Việc tổ chức và hoạt động công chứng theo hệ thống bao cấp đã được cơ bản chuyển đổi theo hệ thống công chứng La tinh kể từ sau năm 1993 khi hệ thống các nước xã hội chủ nghĩa lâm vào khủng hoảng ở Đông Âu Riêng ở Việt Nam, thực hiện chủ trương xã hội hóa công chứng, ở từng địa phương, các Phòng công chứng đang được sắp xếp lại và có xu hướng chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo

lộ trình đã được xác định

3 Sự hình thành và phát triển nghề công chứng ở Việt Nam

3.1 Trước năm 1945

3.1.1 Thời kỳ phong kiến

Cấu trúc bộ máy nhà nước của chế độ phong kiến là sự tập trung tất cả quyền hành vào một người (vua) Việc tổ chức các cơ quan hành pháp, tư pháp theo bổ nhiệm, không qua dân chủ bầu cử Việc thực hiện các quan hệ, giao dịch dân sự của cá nhân mang tính tự phát Sự điều chỉnh của nhà nước đối với các giao dịch dân sự ở cơ sở thông qua việc thực hiện quyền hành của các cá nhân có chức sắc quản lý về hành chính theo địa hạt làng, xã (lý trưởng) Hình thức văn bản về giao dịch dân sự chủ yếu được lập dưới dạng văn tự, nội dung còn đơn giản Trong trường hợp có tranh chấp thì việc giải quyết tại cấp làng,

xã hoặc cao hơn thì kéo nhau lên quan phủ, huyện để phân giải

3.1.2 Thời kỳ thuộc Pháp

Xét theo nghĩa đích thực về công chứng thì công chứng đã có ở Việt Nam từ thời kỳ người Pháp có mặt ở nước ta và coi Việt Nam là một nước thuộc địa Lúc đó, công chứng được xem là một công cụ phục vụ cho quản lý hành chính của nhà nước đối với các việc thuộc

về giao dịch dân sự Thực hiện chính sách chia để trị, thực dân Pháp phân địa giới về hành chính ở Việt Nam thành Bắc kỳ, Trung kỳ và Nam kỳ Mô hình tổ chức và hoạt động về hành chính nói chung và về công chứng nói riêng được sắp đặt và thực hiện theo mô hình như ở Cộng hòa Pháp Sắc lệnh ngày 24/8/1931 của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng cũng được áp dụng ở Đông Dương kể từ tháng 10/1931 Tại các thành phố lớn như Hà Nội, Sài Gòn, Pháp tổ chức một số Văn phòng công chứng với người hành nghề là công chứng viên do Pháp bổ nhiệm (tại Hà Nội có một Văn phòng công chứng, tại Sài Gòn có 3 Văn phòng công chứng) Hoạt động công chứng phục vụ các giao dịch về dân sự chủ yếu cho người Pháp ở Việt Nam và những người Việt Nam giàu có, các thương gia, những người trong giới kinh doanh bất động sản Qua tài liệu và hồ sơ công chứng để lại, cho thấy việc công chứng lúc đó cũng đã được thực hiện đối với các giao dịch về mua bán, tặng cho, thế chấp bất động sản, lập

di chúc để lại thừa kế tài sản Hình thức văn bản dưới dạng các chứng thư đoạn mại, văn bản chia cho tài sản, di chúc…

3.2 Từ năm 1945 đến trước khi có Luật Công chứng

3.2.1 Thời kỳ từ năm 1945 đến năm 1991

Sau khi Pháp rút khỏi Việt Nam (năm 1954), ở miền Nam Việt Nam, chính quyền Sài Gòn tiếp tục duy trì về tổ chức và hoạt động công chứng Bằng văn bản (Dụ) số 43 ngày 29/11/1954 do Bảo Đại ký ban hành, công chứng với tên gọi mới là hoạt động chưởng khế Về thực chất, chưởng khế là thể chế công chứng nhà nước - chưởng khế được nhà nước cấp lương

Ở miền Bắc Việt Nam, sau cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời, các cơ quan thuộc Chính phủ được thành lập và đi vào hoạt động Bộ trưởng Bộ Tư pháp

đã có văn bản ngày 01/10/1945 về việc bãi chức đối với công chứng viên Deroche (công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng của Pháp tại Hà Nội); đồng thời bổ nhiệm một công chứng viên là người Việt Nam (ông Vũ Quý Vỹ) để tiếp tục duy trì hoạt động công chứng Các quy định về công chứng trước đây vẫn được áp dụng, trừ các quy định không phù hợp với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa Tuy nhiên, sau đó hoạt động công chứng ở miền Bắc Việt Nam chỉ duy trì được một thời gian ngắn do hoàn cảnh kháng chiến chống thực dân Pháp lúc đó

Khi người Pháp rút khỏi Hà Nội, các hồ sơ công chứng tại

Hà Nội do công chứng viên Deroche công chứng đã được di chuyển vào Sài Gòn Hiện nay, phần lớn hồ sơ đó nằm tại kho lưu trữ của công chứng thành phố Hồ Chí Minh

Chính quyền non trẻ của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa đóng đô tại Hà Nội từ tháng 9/1945 đến tháng 12/1946 (ngày toàn quốc kháng chiến) Từ năm 1946 đến tháng 10/1954 bộ máy nhà nước tạm thời rời về chiến khu Việt Bắc để tiếp tục lãnh đạo cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và phát xít Nhật Hệ thống các cơ quan hành pháp, tư pháp và xét xử vẫn được tổ chức và hoạt động

Việc đảm bảo các quyền về giao dịch dân sự của công dân được Nhà nước tổ chức và thực hiện thông qua hoạt động chứng thực, thị thực của Ủy ban kháng chiến hành chính các cấp Các Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 về việc ấn định thể lệ thị thực các giấy tờ trong đó

có chứng thực các giao dịch về bất động sản và Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952 quy định thể lệ trước bạ các việc mua, bán, cho, đổi nhà đất, ruộng đất đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Năm 1953, cuộc cách mạng về ruộng đất được thực hiện trên phạm

vi miền Bắc (từ vĩ tuyến 17 trở ra) đã đem lại cho người cày có ruộng và việc cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu ruộng đất cho người sử dụng đất được thực hiện

- Ngày 10/10/1987, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 574/QLTPK

“Hướng dẫn thực hiện công tác công chứng nhà nước” để Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện; đồng thời, có sự chỉ đạo để thành phố

Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh thí điểm thành lập Phòng công chứng Nhà nước

- Ngày 15/10/1987 Bộ Tư pháp ban hành tiếp Thông tư

số 858/QLTPK “Hướng dẫn thực hiện các việc công chứng cụ thể” Sau thời gian làm thí điểm tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, nhiều Phòng công chứng Nhà nước đã được thành lập và hoạt động tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

3.2.2 Thời kỳ từ năm 1991 đến năm 2006

Trước những yêu cầu về giao dịch dân sự ngày càng phát triển,

để tăng cường vai trò quản lý của Nhà nước và đảm bảo cho các giao dịch dân sự an toàn về pháp lý, tránh sự tranh chấp, rủi ro cho cá nhân,

tổ chức khi họ tham gia ký kết các hợp đồng, giao dịch, Chính phủ đã ban hành một số nghị định về công chứng, gồm có:

- Ngày 27/02/1991, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định

số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước gồm 4 chương, 36 điều Lần đầu tiên, trong văn bản quy phạm pháp luật của

Việt Nam khái niệm về công chứng được đưa ra: “Công chứng nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực của các hợp đồng và giấy tờ

theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa” Trong Nghị định

đã quy định về các nguyên tắc chung, các điều kiện để công chứng và các việc công chứng Nghị định số 45/HĐBT có hiệu lực cho đến hết ngày 17/5/1996 (5 năm)

- Ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Nghị định này gồm có 6 chương, 39 điều Về khái niệm công chứng được giữ nguyên văn như tại Nghị định số 45/HĐBT Nghị định này có hiệu lực đến ngày 31/3/2001 (trong thời gian 4 năm 10 tháng)

- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ

về công chứng chứng thực có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/4/2001, gồm có 10 chương, 75 điều Đây là Nghị định quy định ghép về công chứng và chứng thực trong một văn bản quy phạm Nghị định

này quy định về công chứng (Điều 2), như sau: “Công chứng là việc Phòng công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân

sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này” Nghị định số 75/2000/NĐ-CP chấm dứt hiệu lực thi

hành vào ngày 01/7/2007

3.3 Từ khi có Luật Công chứng đến nay

3.3.1 Luật Công chứng năm 2006

Từ ngày 17/10 đến ngày 29/11/2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI đã ra Nghị quyết thông qua Luật Công chứng năm 2006; Luật có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2007 Lần đầu tiên, trong Luật Công chứng

năm 2006 đưa ra khái niệm mới về công chứng: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân,

tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” Như vậy, kể từ năm 1991

cho đến năm 2006 (qua 15 năm) nội hàm, bản chất của khái niệm về công chứng được bóc tách rành mạch, chính xác rằng đó là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản Đây chính là một mốc mới trong lý luận về công chứng qua so sánh với quy định về công chứng tại Nghị định

số 75/2000/NĐ-CP (như đã nêu trên) Trong Luật Công chứng năm 2006 đã xác định công chứng là một nghề, công chứng viên là người hành nghề công chứng Với kết cấu 8 chương, 67 điều, bao gồm các chế định về phần chung, về tổ chức và hoạt động công chứng, về quản lý nhà nước về công chứng, Luật Công chứng năm 2006 là đột phá mới về công chứng, đưa hoạt động công chứng ở Việt Nam đi vào chuyên nghiệp hóa, chuyển dần xã hội hóa hoạt động công chứng

3.3.2 Luật Công chứng năm 2014

Trước yêu cầu phát triển và hội nhập của đất nước, trước thực tiễn sôi động về các giao dịch trong lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại và ngay cả trong việc tổ chức, hoạt động công chứng và sự vận động của các tổ chức hành nghề công chứng; Luật Công chứng năm 2014 đã được ban hành thay thế Luật Công chứng năm 2006 và

có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2015 Với kết cấu 10 chương, 81 điều, ngoài các chế định mà Luật Công chứng năm 2006 đã có, Luật Công chứng hiện hành đã có thêm các phần mới, bao gồm: Chức năng

xã hội của công chứng viên (Điều 3); Việc bồi dưỡng nghiệp vụ đối với những người được bổ nhiệm công chứng viên không qua đào tạo nghề công chứng (Điều 9); Việc kiểm tra kết quả tập sự nghề công chứng (khoản 5 Điều 11); Chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng (Điều 21); Hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng; Chuyển nhượng Văn phòng công chứng; Thẻ công chứng viên (Điều 36); Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên (Điều 37); Bồi thường, bồi hoàn trong hoạt động công chứng (Điều 38); Tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên (Điều 39); Công chứng bản dịch (Điều 61); Cơ sở dữ liệu công chứng (Điều 62); Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công

chứng viên (Điều 77); Điều kiện bắt buộc phải thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng( khoản 2 Điều 79)…

Sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành, Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng Tiếp đó, Bộ

Tư pháp ban hành Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng Trên cơ sở Luật và các văn bản có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng và các công chứng viên đã nhanh chóng hành nghề có căn

cứ pháp lý và an tâm hơn

Việc xã hội hóa hoạt động công chứng được triển khai thực hiện

và thu được kết quả ban đầu

Chủ trương xã hội hóa công chứng của Đảng và Nhà nước đã được các cấp có thẩm quyền như Bộ Tư pháp, cấp ủy Đảng, chính quyền các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chú trọng triển khai thực hiện theo các văn bản được Chính phủ ban hành

- Trước khi có Luật Công chứng năm 2006, cả nước có 138 Phòng công chứng nhà nước, với 393 công chứng viên hành nghề Sau 5 năm thi hành Luật Công chứng năm 2006, cả nước có 625 tổ chức hành nghề công chứng (138 Phòng công chứng và 487 Văn phòng công chứng); tại Hà Nội có 86 Văn phòng công chứng, thành phố Hồ Chí Minh có 34 Văn phòng, tỉnh Thanh Hóa có 24 Văn phòng, tỉnh Nghệ An có 22 Văn phòng, tỉnh Đồng Nai có 22 Văn phòng Tính đến năm 2015, cả nước có 891 tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm 144 Phòng công chứng và 747 Văn phòng công chứng Như vậy, đến năm 2015, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng

đã vượt xa số lượng như đã nêu trên Những năm sau đó, tiếp tục thực hiện Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 27/02/2011 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Tiêu chí phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” và Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”; theo đó, phân bố đều trên cả nước cứ mỗi địa bàn hành chính cấp

huyện sẽ có 5 tổ chức hành nghề công chứng hoạt động, đảm bảo giải quyết kịp thời các nhu cầu công chứng của cá nhân và tổ chức

- Thực hiện quy định tại Điều 21 Luật Công chứng, tùy thuộc vào tình hình cụ thể tại địa phương về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cũng đã nghiên cứu triển khai việc chuyển đổi các Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng nhằm đẩy nhanh tiến độ xã hội hóa công chứng ở Việt Nam

Tăng cường các hoạt động hợp tác quốc tế về công chứng

Bên cạnh những cố gắng nhằm từng bước củng cố về thể chế,

tổ chức và hoạt động công chứng ở trong nước, Đảng và Nhà nước

đã có những chủ trương và tạo điều kiện cho sự hội nhập quốc tế trong lĩnh vực công chứng Sự chỉ đạo, định hướng của Bộ Tư pháp,

sự lãnh đạo, chỉ đạo và tạo điều kiện của cấp ủy, chính quyền cấp tỉnh đã cho phép, thúc đẩy các hoạt động hợp tác, giao lưu giữa công chứng các địa phương với đối tác bạn ngày càng phát triển Các hoạt động thông qua làm việc, học tập, trao đổi kinh nghiệm và

ký kết hợp tác giữa công chứng Việt Nam đã được thực hiện với công chứng các nước Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Canada, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào, Campuchia…

Ngày 10/10/2013, tại Lima (thủ đô của Pêru), Liên minh công chứng quốc tế họp đại hội lần thứ 27 và đã kết nạp Tổ chức công chứng Việt Nam trở thành thành viên thứ 84 của tổ chức này

Nổi lên trong vấn đề hợp tác quốc tế về công chứng, còn có hoạt động kết nghĩa về công chứng giữa một số tỉnh, thành phố của Việt Nam với các tỉnh, thành phố của Pháp đang được duy trì và đạt hiệu quả, gồm có:

- Thành phố Hà Nội với Paris;

- Thành phố Hồ Chí Minh với Lyon;

- Thành phố Đà Nẵng với Marseille;

- Thành phố Hải Phòng với Strasbourg;

- Tỉnh Hải Dương với Bordeaux

Thỏa thuận hợp tác về công chứng trên nhiều phương diện Các đối tác bạn đã có nhiều sự giúp đỡ phía Việt Nam kinh nghiệm về xây dựng và phát triển thể chế công chứng, tổ chức và hoạt động của

tổ chức hành nghề công chứng, kỹ năng tác nghiệp trong một số chuyên đề nghiệp vụ mà hai bên cùng quan tâm, tổ chức các cuộc làm việc và hội thảo quốc tế về công chứng, sơ tổng kết hoạt động hợp tác công chứng…

Thực hiện chương trình hợp tác, công chứng Việt Nam cũng

đã có các hoạt động thiết thực, cụ thể như: cử đại diện tham gia hội thảo do Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Mông Cổ (tháng 7/2013); thăm và làm việc về đào tạo nghề công chứng tại Cộng hòa Liên bang Đức (năm 2011); tham dự lễ kết nạp công chứng Việt Nam là thành viên của Liên minh công chứng quốc tế; thăm và làm việc với công chứng Lào và Trường đào tạo công chứng thuộc Học viện Hoàng gia Campuchia; tham dự hội nghị thường niên lần thứ 4 của Ủy ban châu Á thuộc Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Bắc Kinh (tháng 9/2014); tổ chức hội thảo quốc tế về quyền sử dụng đất tại thành phố Hồ Chí Minh (tháng 11/2014); tham dự đại hội lần thứ 111 của công chứng viên Pháp (tháng 5/2015); tham dự đại hội lần thứ 5 của Ủy ban công chứng châu Á thuộc Liên minh công chứng quốc tế tổ chức tại Nhật Bản (tháng 9/2015)…

Trong quá trình thực hiện chương trình hợp tác của mỗi bên, công chứng Việt Nam đã tiếp thu được những kinh nghiệm trong việc tổ chức và hoạt động công chứng của các quốc gia có nền công chứng phát triển Theo định kỳ, các bên hợp tác sẽ đánh giá kết quả thực hiện hợp tác Năm 2015, hội nghị hợp tác quốc tế về công chứng giữa Cộng hòa Pháp và Việt Nam đã được tổ chức tại

Đà Nẵng (tháng 11/2015)

Cùng với sự phát triển và hội nhập của Việt Nam, được sự quan tâm, tạo điều kiện của Đảng, Nhà nước, các cấp có thẩm quyền ở cấp

tỉnh trong cả nước, công chứng Việt Nam đã từng bước vượt qua những bỡ ngỡ, khó khăn ban đầu để quyết tâm vươn lên tự hoàn thiện

về tổ chức và hoạt động, đáp ứng các nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức và thiết thực phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển của đất nước

Câu hỏi ôn tập

1 Nêu các trường phái công chứng trên thế giới? Đặc điểm của từng trường phái?

2 Việt Nam thuộc trường phái công chứng nào?

3 Trình bày lịch sử phát triển nghề công chứng ở Việt Nam?

Chương 2 CÁC NGUYÊN TẮC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Ngoài những quy định chung của pháp luật, ở mỗi lĩnh vực hoạt động chuyên ngành đều có những quy định bắt buộc mọi người khi có các yêu cầu liên quan, bao gồm cá nhân, cơ quan, tổ chức và nhất là đối với công chức, viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực

đó phải tuân theo

Hoạt động công chứng được xác định là một nghề Vì vậy, các công chứng viên, người làm việc trong tổ chức hành nghề công chứng đều phải tuân theo các nguyên tắc hành nghề do pháp luật quy định

1 Ý nghĩa của quy định về các nguyên tắc hành nghề công chứng

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 thì công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Để đảm bảo việc hành nghề theo đúng quy định của pháp luật, công chứng viên phải tuân theo những nguyên tắc nhất định

Khi hành nghề công chứng, bên cạnh việc tuân theo quy định của pháp luật về công chứng, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng còn phải tuân theo những nguyên tắc được quy định trong pháp luật nội dung: Hiến pháp, Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân và gia đình, Luật Doanh nghiệp…

Ví dụ tại khoản 1 Điều 16 Chương II của Hiến pháp năm 2013 quy định: “Mọi người đều bình đẳng trước pháp luật” hoặc tại khoản

2 Điều 54 Chương III của Hiến pháp năm 2013 quy định: “Tổ chức,

cá nhân được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử

dụng đất Người sử dụng đất được chuyển quyền sử dụng đất, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Quyền sử dụng đất được pháp luật bảo hộ” hoặc tại khoản 1 Điều 295 Bộ luật Dân

sự quy định: “Tài sản bảo đảm phải thuộc quyền sở hữu của bên bảo đảm, trừ trường hợp cầm giữ tài sản, bảo lưu quyền sở hữu”…

Hoạt động công chứng được xác định là một nghề Vì vậy, công chứng viên phải tuân theo các quy định tại Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Tại Điều 4 Luật Công chứng năm 2014 quy định các nguyên tắc hành nghề công chứng, bao gồm: Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Khách quan, trung thực; Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng

Trên thực tế, các nguyên tắc trên đều đã được quy định trong các Nghị định trước đây về tổ chức và hoạt động công chứng; Luật Công chứng năm 2006 và đã được áp dụng, thực hiện trong hoạt động công chứng ở Việt Nam trong những năm qua Để thực hiện tốt các nguyên tắc nêu trên thì ngoài việc nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng còn cần tích lũy kinh nghiệm trong quá trình hoạt động nghiệp vụ để liên tục thực hành, phát triển và hoàn thiện về chuyên môn, làm cho chất lượng dịch vụ công chứng ngày càng tốt hơn

Các nguyên tắc hành nghề công chứng quy định trong Luật Công chứng được hiểu là áp dụng đối với công chứng viên khi công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch và cả chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được quy định tại

Điều 77 Luật Công chứng năm 2014: “Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy

tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực” và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản

sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

Như vậy, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng ngoài việc công chứng các hợp

đồng, giao dịch dân sự khác, thì còn được công chứng bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản và đều phải tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng khi thực hiện các việc công chứng, chứng thực nêu trên

Việc tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng cũng là nghĩa vụ của công chứng viên bên cạnh các quyền đã được Luật Công chứng quy định (khoản 2 Điều 17) Đây là quy định có ý nghĩa xuyên suốt trong quá trình hành nghề của công chứng viên từ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, kiểm tra giấy tờ, xác định năng lực hành vi dân

sự đến khi đưa ra được văn bản công chứng, văn bản chứng thực

2 Nội dung các nguyên tắc hành nghề công chứng

2.1 Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật

Hiến pháp là đạo luật gốc, mọi tổ chức và hoạt động trong bộ máy nhà nước đều phải tuân thủ các quy định của Hiến pháp Tổ chức

và hoạt động công chứng nói chung, việc hành nghề của công chứng viên nói riêng cũng không nằm ngoài việc tuân thủ nói trên

Điều 8 Hiến pháp năm 2013 quy định: “Nhà nước được tổ chức

và hoạt động theo Hiến pháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ…” Như

vậy, yêu cầu về tuân theo Hiến pháp và pháp luật đòi hỏi rất cao trong việc chấp hành pháp luật thực định đối với công dân và tổ chức (tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân - dưới đây gọi tắt là tổ chức) mà trong đó, các tổ chức hành nghề công chứng không phải là ngoại lệ Việc đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức đã được quy định trong Hiến pháp (chương II) trong đó

có các quyền về nhân thân, tài sản, các quyền phi tài sản Hoạt động công chứng hàng ngày tiếp cận các yêu cầu liên quan đến quyền của công dân, tổ chức Do đó, việc thực hiện đầy đủ các quy định để đảm bảo quyền hợp pháp của công dân trong quá trình tác nghiệp của công chứng viên chính là thiết thực tuân thủ Hiến pháp, pháp luật

Quyền hợp pháp của công dân, tổ chức không chỉ quy định về nguyên tắc trong Hiến pháp mà nó còn được cụ thể hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan (luật, nghị định, thông tư) theo từng chuyên ngành, lĩnh vực cụ thể Ví dụ:

- Quyền liên quan đến việc sử dụng đất được quy định trong Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành…

- Quyền về sở hữu nhà ở, phát triển, quản lý việc sử dụng, giao dịch về nhà ở … có Luật Nhà ở điều chỉnh

- Các quy định về tổ chức, đăng ký và hoạt động của doanh nghiệp có Luật Doanh nghiệp điều chỉnh

- Quyền về tự do cư trú, trình tự thủ tục, đăng ký, quản lý cư trú, quyền trách nhiệm của công dân trong cư trú… được Luật Cư trú điều chỉnh

- Quyền về nhân thân như: đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi… được pháp luật về quản lý và đăng ký hộ tịch điều chỉnh

Để công chứng một hợp đồng, giao dịch, ngoài việc nắm vững các quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành, công chứng viên còn phải nghiên cứu và thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan đối với trường hợp có tình tiết trong hồ sơ yêu cầu công chứng bắt buộc phải xác minh, làm rõ Trong tác nghiệp chuyên môn, công chứng viên đã từng gặp những yêu cầu công chứng

có liên quan đến sự điều chỉnh của nhiều quy phạm pháp luật

Ví dụ: Trong công chứng, việc khai nhận thừa kế hoặc thỏa thuận phân chia thừa kế về nhà và quyền sử dụng đất, thông thường công chứng viên phải nghiên cứu pháp luật về đất đai, hôn nhân gia đình,

về hộ tịch, pháp luật về cư trú… để sắp đặt các căn cứ có liên quan cho thống nhất trong tổng thể toàn bộ hồ sơ, tạo cơ sở cho việc quyết định thực hiện công chứng của công chứng viên được chính xác, đúng pháp luật

Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động công chứng, công chứng viên gặp không ít trường hợp mà tự họ xét thấy mặc dù yêu cầu công chứng là chính đáng, nhưng để tập hợp đầy đủ các thủ tục cho việc công chứng thì người yêu cầu công chứng gặp nhiều khó khăn, mặc

dù pháp luật thực định cho phép họ có hướng khắc phục tình trạng về đăng ký, quản lý và bảo quản giấy tờ do lịch sử để lại

Ví dụ: Tình trạng người yêu cầu công chứng cao tuổi nhưng không có giấy chứng nhận kết hôn do trước đây không đăng ký kết hôn; không có giấy khai sinh và cũng không rõ cha, mẹ họ trước đây đăng ký sinh ở đâu… Để giải quyết tình trạng nêu trên, pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch đã có quy định về việc đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi hoặc quy định về việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ gốc; hoặc cấp lại bản chính giấy khai sinh… Tuy nhiên, việc thực hiện quyền của công dân trong lĩnh vực hộ tịch còn dè dặt, lúng túng, thậm chí có thời điểm, có nơi còn gặp khó khăn do một số cán bộ, công chức trong một số cơ quan nhà nước gây ra Do đó, việc tập hợp các giấy tờ, thủ tục nhằm bổ sung hồ sơ công chứng còn bị chậm trễ

Để người yêu cầu công chứng chuẩn bị các thủ tục theo quy định của pháp luật, công chứng viên phải nghiên cứu kỹ hồ sơ hiện có và xác định chính xác văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hồ sơ

để áp dụng và định hướng việc tập hợp và chuẩn bị hồ sơ được nhanh, gọn, tránh để người yêu cầu công chứng mất thời gian đi lại nhiều lần,

dễ bị bức xúc về tâm lý

Đề cập đến nguyên tắc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật khi hành nghề công chứng, công chứng viên luôn luôn lưu ý trước hết là phải tuân thủ các quy định của pháp luật nội dung có liên quan đến hoạt động công chứng như Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân và gia đình… vì đây là cơ sở pháp lý nền tảng của hành nghề công chứng đồng thời cũng là yếu tố bảo đảm an toàn pháp lý cho chính công chứng viên, ví dụ trước khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, công chứng viên phải căn cứ vào quy định của Luật Đất đai để xem đối tượng hợp đồng chuyển nhượng (quyền sử dụng đất) có được phép chuyển nhượng hay không, sau đó

là tuân thủ các quy định theo pháp luật công chứng (Luật Công chứng

và các văn bản hướng dẫn thi hành) Mặt khác, chúng ta không thể không bàn tới việc thực hiện các văn bản có liên quan đến quy trình, thủ tục thực hiện giao kết hợp đồng, đăng ký trước bạ, đăng ký quyền

sử dụng đất, đăng ký giao dịch bảo đảm đối với một số việc

Ví dụ: Hiện nay, căn cứ tình hình thực tế ở một số địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã ban hành một số văn bản quy định về trình

tự, thủ tục để thực hiện việc chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở Theo đó, tác nghiệp công chứng chỉ được thực hiện sau khi đã có kết quả tác nghiệp của một số cơ quan có liên quan (đo đạc địa chính, cơ quan tài nguyên môi trường, văn phòng đăng ký đất đai) trong trường hợp tài sản là nhà và quyền sử dụng đất được đem tham gia giao dịch một phần Trong tình huống như vậy, công chứng viên và người yêu cầu công chứng cũng phải tuân thủ các quy định về thủ tục và trình tự tiến hành việc công chứng

Ngoài việc tuân thủ Hiến pháp và pháp luật trong thực hiện công chứng, công chứng viên còn phải giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, chứng thực, hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng, chứng thực và các quy định của pháp luật có liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch và các việc về chứng thực

Có như vậy, nghĩa vụ, quyền hạn của công chứng viên; quyền và nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực mới được đảm bảo thực hiện theo pháp luật

2.2 Khách quan, trung thực

Yêu cầu đảm bảo tính khách quan, trung thực đối với công chứng viên trong hành nghề công chứng cũng là một trong những nguyên tắc bắt buộc phải thực hiện

- Tính khách quan:

Yêu cầu đối với công chứng viên thể hiện trong các bước thuộc quy trình công chứng, từ khâu tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, kiểm tra giấy tờ, nghiên cứu xác minh yêu cầu công chứng và thực hiện công chứng Hàng ngày, công chứng viên thực hiện việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng; các giấy tờ xuất trình, các tình tiết liên quan do họ trực tiếp trình bày phải được kiểm tra, xem xét, lắng nghe thận trọng Mặc dù công chứng viên có thể có một số kinh nghiệm trong nghề nghiệp nhưng không được phép chủ quan trong nhận định

về hồ sơ yêu cầu công chứng, nhất là không được giải thích, hướng

dẫn làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của một hoặc các bên tham gia hợp đồng, giao dịch dân sự khác hoặc bản dịch hoặc việc chứng thực Để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác hoặc bản dịch hoặc thực hiện việc chứng thực, công chứng viên phải trao đổi để người yêu cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của họ khi tham gia giao dịch, những hậu quả pháp lý phát sinh sau ký kết hợp đồng (nếu có) Hoạt động đó là do công chứng viên được nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển xã hội Công chứng viên là người được nhà nước bổ nhiệm theo một trình tự, thủ tục và điều kiện do pháp luật quy định Do đó, sự công tâm, khách quan khi thực hiện công chứng sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc đem lại hiệu quả đích thực đúng mong muốn chính đáng của người yêu cầu công chứng, phù hợp quy định của pháp luật

+ Chuyển tải chính xác ý chí tự nguyện, những thoả thuận của các bên trong hợp đồng, giao dịch trên cơ sở phù hợp pháp luật và đạo đức xã hội

Để nắm được đích thực ý chí tự nguyện của người yêu cầu công chứng là một vấn đề không dễ dàng Đã có trường hợp ý chí tự nguyện khi giao kết hợp đồng không thể hiện ra được những vướng mắc, trắc trở trong suy nghĩ của một bên tham gia ký hợp đồng Ví dụ: Có

trường hợp vay nợ nhau, đến hạn không trả được, nay chủ nợ đang giữ giấy tờ nhà và ép bên nợ phải bán nhà để trừ nợ gốc và lãi; trong khi bên nợ không muốn bán nhà vì lí do: sau khi bán nhà, họ không có nơi

để ở Gặp trường hợp như thế, công chứng viên biết được sự thật khách quan thì phải hướng dẫn cho các bên Trong thực tế, có trường hợp sau khi được giải thích, hướng dẫn, hai bên thống nhất chọn giải pháp khác Tuy nhiên, xét về mặt pháp lý, ngoài yếu tố đảm bảo năng lực hành vi dân sự, tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ xuất trình trong hồ sơ yêu cầu công chứng, khi giao kết hợp đồng nếu các bên không trung thực phản ánh ý chí tự nguyện của mình thì công chứng viên sẽ khó phát hiện được Mặt khác, văn bản công chứng đã được hoàn tất theo quy định của Luật Công chứng thì các bên tham gia giao kết hợp đồng bắt buộc phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ nêu trong hợp đồng theo nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết, thoả thuận (khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự năm 2015) và theo Điều 5 Luật

Công chứng năm 2014: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên có liên quan ” Như vậy, yêu cầu

về tính trung thực phải được phản ánh chính xác thì những yếu tố tiềm

ẩn như lừa dối, ép buộc khi giao kết hợp đồng sẽ được khắc phục, tránh rủi ro có thể xảy ra

+ Yêu cầu về tính trung thực trong hành nghề công chứng còn phải được thể hiện đối với công chứng viên trong mối quan hệ phối hợp tác nghiệp với đồng nghiệp Hiện nay, công chứng Việt Nam đang hoạt động trong tình trạng về sự tập hợp, lưu trữ thông tin liên quan đến tài sản nhằm phục vụ cho khai thác, tra cứu chưa được thống nhất, tạo thuận tiện cho công chứng viên Do vậy, trong quá trình tác nghiệp, những thông tin liên quan đến đối tượng của hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên đang thụ lý hồ sơ thường phải khai thác, tra cứu qua nhiều kênh, bao gồm: Văn phòng đăng ký đất đai, đăng ký giao dịch bảo đảm, thi hành án dân sự, các tổ chức hành nghề công chứng… Do đó, khi được hỏi, các công chứng viên đồng ý cung cấp thông tin thì phải trung thực trao đổi những vấn đề liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu đồng nghiệp để giúp cho việc nghiên cứu, xác minh yêu cầu công chứng được chính xác

Khách quan, trung thực là hai yếu tố có quan hệ mật thiết với nhau, không thể thiếu trong hành nghề công chứng Sự trung thực

không chỉ còn là yêu cầu đối với công chứng viên mà còn là sự bắt buộc đối với người yêu cầu công chứng cũng phải đảm bảo và thực hiện Sự kết hợp chặt chẽ giữa công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng trong đảm bảo tính khách quan, trung thực sẽ là một trong các yếu tố đem đến kết quả công chứng được chính xác

2.3 Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

Khi đề cập đến quy tắc, chúng ta phải hình dung ngay đến yêu cầu chuẩn mực, đã là chuẩn mực thì phải hướng tới và thực hiện đúng Ngoài những quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, công chứng viên phải tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng được ban hành kèm theo Thông tư

số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy tắc Đạo đức hành nghề công chứng đòi hỏi thái độ của công chứng viên khi ứng xử và hành nghề phải đi vào khuôn phép pháp luật, đó là: + Quan hệ công việc với người yêu cầu công chứng: Sự công tâm, khách quan, trung thực của công chứng viên đối với từng chủ thể

là bắt buộc trong khi hành nghề Về nguyên tắc chung, công chứng viên không được để tình cảm riêng hoặc ý chí chủ quan dẫn đến làm sai quy định trong khi giao tiếp với người yêu cầu công chứng và trong khi công chứng Trong hành nghề, công chứng viên được tiếp xúc với nhiều đối tượng đến yêu cầu công chứng, hầu hết họ đều có thái độ, cử chỉ lịch sự, đúng mực nhưng cũng có người có thái độ, hành vi thiếu văn hóa trong giao tiếp Do vậy, công chứng viên cần giữ bình tĩnh, dứt khoát về thái độ, kiên trì giải quyết sự việc

+ Quan hệ công việc của công chứng viên với đồng nghiệp: Hoạt động công chứng do công chứng viên quyết định độc lập và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về văn bản công chứng do mình chứng nhận Trong quá trình hành nghề, công chứng viên thường xuyên có sự phối hợp, bàn luận về chuyên môn, chia sẻ thông tin, nghiệp vụ với đồng nghiệp Mối quan hệ mật thiết giữa đồng nghiệp còn được thể hiện ở sự cầu thị, học tập lẫn nhau, trong tự đào tạo lại tại cơ sở hành nghề

Trong quan hệ với đồng nghiệp, công chứng viên phải xử sự với nhau

có văn hóa, tôn trọng, bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp; có thái

độ thân thiện, hợp tác và giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành tốt công việc đã được nhà nước ủy thác

+ Quan hệ với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan, tổ chức

có liên quan: Công chứng viên không hoạt động thuần túy về chuyên môn, chỉ biết vun vén cho lợi ích cá nhân của họ trong công việc mà còn có trách nhiệm thực hiện nội quy, tham gia tích cực các hoạt động của đơn vị, quan tâm đến lợi ích của toàn đơn vị, lợi ích của người khác, cũng như niềm tin của người yêu cầu công chứng

Trong quan hệ với các cơ quan như: các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các tổ chức tín dụng, công chứng viên cần căn cứ quy định pháp luật và tình hình thực tế để xử lý các vướng mắc cả về nội dung yêu cầu và thời gian hồi đáp thông tin sao cho đạt được mục đích công chứng một cách nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật Đối với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, cơ quan tiến hành tố tụng khi có yêu cầu tới công chứng viên liên quan đến văn bản công chứng hoặc việc công chứng thì công chứng viên có thái độ tôn trọng, nghĩa vụ hợp tác trong việc giải quyết công việc được thuận lợi, đúng pháp luật

2.4 Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng

Nguyên tắc cá nhân công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng đã được quy định trong các văn bản pháp luật về công chứng có trước đây Cụ thể:

- Nghị định số 45-HĐBT quy định tại khoản 2 Điều 16 về nhiệm

vụ của công chứng viên khi thực hiện công chứng: “Trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng, đóng dấu Phòng công chứng Nhà nước và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện”

- Nghị định số 31/CP quy định tại khoản 3 Điều 21: “Trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện”

- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP tại khoản 2 Điều 6 có quy định:

“Khi thực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện công chứng, chứng thực phải khách quan, trung thực và phải chịu trách nhiệm về việc công chứng, chứng thực của mình”

- Luật Công chứng năm 2006:

Nguyên tắc hành nghề công chứng tại khoản 3 Điều 3

quy định như sau: “…Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng…”

- Luật Công chứng năm 2014:

Nguyên tắc hành nghề công chứng tại khoản 4 Điều 4 quy định

như sau: “Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng”

Về văn bản công chứng quy định tại khoản 4 Điều 2; Điều 5 Luật Công chứng năm 2014; Điều 22 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng:

+ Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng năm 2014

+ Văn bản công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch; lời chứng của công chứng viên Lời chứng là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng;

+ Văn bản công chứng có hiệu lực từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

Văn bản công chứng khi đã có hiệu lực thi hành đối với các bên tham gia giao kết văn bản cũng có nghĩa là kể từ đó, giá trị pháp lý của văn bản công chứng đã được xác định

Lời chứng của công chứng viên: Tại Điều 46 của Luật quy định phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không

vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm

chỉ trên hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch Vì vậy, khi văn bản công chứng có hiệu lực, nếu có tranh chấp phát sinh, khiếu nại về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của người ký hợp đồng… thì công chứng viên và người tham gia ký kết hợp đồng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật; thậm chí công chứng viên, người giao kết hợp đồng có thể chịu trách nhiệm về mặt dân sự, hình sự (trong trường hợp vụ kiện về văn bản công chứng được đưa ra Toà án xét

xử và phán quyết)

Nguyên tắc chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng còn thể hiện tính độc lập của công chứng viên khi hành nghề, theo đó công chứng viên không phải vì bị chi phối, bị áp lực, bị

lệ thuộc vào cá nhân, cấp trên… mà thực hiện công chứng không đúng với quy định của pháp luật để xảy ra hậu quả

3 Một số vấn đề cần lưu ý về nguyên tắc hành nghề công chứng

3.1 Những yếu tố liên quan đến trách nhiệm công chứng viên

Để thực hiện việc công chứng, công chứng viên căn cứ trên cơ

sở hồ sơ pháp lý cụ thể, hợp lệ do người yêu cầu công chứng xuất trình Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng Trong thực tế, không phải tất cả đối tượng trong các hợp đồng mua bán tài sản (là bất động sản) đều được xác minh; kể cả có đến kiểm tra thực tế thì có trường hợp cũng không thể xác định được thực chất các vấn đề có liên quan đến bất động sản đó Ví dụ: Một bất động sản (là quyền sử dụng đất) có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp, giấy chứng minh nhân dân và giấy tờ liên quan của các bên có đầy đủ; được đem thế chấp toàn bộ để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ trong việc vay vốn tại ngân hàng Nhưng, thực tế một phần của thửa đất đã được đem chuyển nhượng mà chưa làm thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền

theo quy định của pháp luật Do đó, trong giấy tờ chứng minh quyền

sử dụng đất không được đăng ký phần biến động; mặt khác, chủ sử dụng đất (bên thế chấp) cố ý không cung cấp thông tin nêu trên cho công chứng viên

Việc công chứng viên xác định đúng người ký để đảm bảo chính xác về chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia giao dịch, hợp đồng cũng là một vấn đề nghiệp vụ cần trao đổi

Theo Điều 40, Điều 41 của Luật Công chứng năm 2014 quy định về những giấy tờ mà người yêu cầu công chứng phải nộp khi tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch, trong đó tại điểm c khoản 1 Điều 40 có ghi: “Bản sao giấy tờ tuỳ thân” Vì vậy, thông thường,

để xác định người tham gia giao dịch, hợp đồng, công chứng viên kiểm tra giấy chứng minh nhân dân, đối chiếu ảnh trong giấy tờ và người thật, nếu đúng thì cho ký văn bản công chứng Thực tế, một

số trường hợp đã bị phát hiện giấy chứng minh nhân dân bị bóc ảnh

để đưa ảnh người khác vào rồi ép lại; có trường hợp hai chị em sinh đôi, một người đã ký hộ người kia khi tham gia giao dịch Vậy, muốn xác định đúng người tham gia giao dịch để cho ký vào hợp đồng thì trong thời gian qua, từ những hiện tượng như nêu trên, công chứng viên đã tiến hành kiểm tra vân tay trên giấy chứng minh nhân dân với vân tay thực điểm chỉ tại thời điểm ký hợp đồng để đối chiếu, nếu đúng mới cho ký Song, cách làm trên phụ thuộc nhiều vào kỹ năng của công chứng viên trong việc đối chiếu, nhận dạng vân tay và còn phụ thuộc vào độ đậm nhạt của vân tay trên giấy chứng minh nhân dân do cơ quan Công an cấp cho người yêu cầu công chứng, trong khi các phương tiện mà công chứng viên hiện có chỉ là chiếc kính lúp trên bàn làm việc Vì vậy, việc xác định đúng người và chữ ký của người tham gia ký kết hợp đồng giao dịch cũng là một việc làm khó, dễ tạo tâm lý căng thẳng cho công chứng viên, bởi lẽ ranh giới an toàn hay có lỗi trong trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về văn bản công chứng là rất mỏng manh Tuy nhiên, với kinh nghiệm nghề nghiệp, niềm tin nội tâm và

sự thận trọng trong tác nghiệp sẽ là các yếu tố giúp cho công chứng viên hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro nghề nghiệp

3.2 Những yếu tố liên quan đến trách nhiệm của các chủ thể khác

Bên cạnh việc tiếp tục kế thừa quy định của Luật Công chứng năm 2006, về nguyên tắc hành nghề này, ngoài việc quy định chịu trách nhiệm trước pháp luật, Luật Công chứng năm 2014 đã bổ sung thêm trách nhiệm của người yêu cầu công chứng Đây là nội dung

bổ sung khá quan trọng phù hợp với tính đặc thù của nghề công chứng bởi vì hoạt động hành nghề công chứng của công chứng viên liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp, tài sản của người yêu cầu công chứng (cá nhân, tổ chức) Trong trường hợp công chứng viên

vi phạm pháp luật trong hành nghề mà xảy ra thiệt hại cho cá nhân,

tổ chức thì tùy theo mức độ, ngoài việc phải chịu trách nhiệm hình

sự, hành chính… công chứng viên phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng theo quy định tại Điều 38 của Luật Công chứng năm 2014:

“1 Tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức khác do lỗi mà công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình gây ra trong quá trình công chứng

2 Công chứng viên, nhân viên hoặc người phiên dịch là cộng tác viên gây thiệt hại phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề công chứng đã chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của pháp luật; trường hợp không hoàn trả thì

tổ chức hành nghề công chứng có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết”

3.3 Các hành vi công chứng viên không được làm

Tại Điều 7 Luật Công chứng năm 2014 quy định các hành vi nghiêm cấm: Nghiêm cấm công chứng viên thực hiện các hành vi sau đây:

- Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức

Khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng năm 2014 quy định: “Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên

có liên quan…” Như vậy, nội dung các thoả thuận của các bên được

xác định theo quyền và nghĩa vụ đã nêu trong hợp đồng, giao dịch được công chứng Công chứng viên là người biết rõ các thông tin trong hồ sơ, trong văn bản công chứng, nếu thông tin đó bị tiết lộ có thể làm ảnh hưởng tới quyền và lợi ích của người khác

Chẳng hạn như, trong quan hệ thương mại, việc huy động vốn dùng cho kinh doanh là việc thường phải thực hiện của các thương gia Họ có thể phải vay vốn bằng thế chấp, cầm cố tài sản của mình hoặc của người khác… Vì vậy, việc huy động vốn bằng cách thức hợp pháp nào để có vốn là việc của doanh nghiệp, đáp ứng quan hệ làm ăn kinh tế; những thông tin liên quan về vốn có thể ảnh hưởng đến niềm tin giữa các đối tác trong kinh doanh, thậm chí làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các bên Hoặc trường hợp công chứng di chúc, các thông tin liên quan đến sự chỉ định người hưởng thừa kế trong di chúc cũng phải được giữ kín cho tới thời điểm mở thừa kế, nếu thông tin bị tiết lộ sẽ phát sinh tranh chấp hoặc ảnh hưởng tới tâm

tư, tình cảm của những người không liên quan trong văn bản công chứng với người lập di chúc, vi phạm đến quyền tự do định đoạt về tài sản của người lập di chúc

- Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng khác; Sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng

Để thực hiện công chứng, công chứng viên phải căn cứ quy định của Luật Công chứng và pháp luật liên quan, đặc biệt phải quan tâm

và thực hiện đúng về trình tự, thủ tục công chứng Khi người yêu cầu công chứng có đủ các điều kiện về hồ sơ theo quy định đối với loại việc yêu cầu công chứng thì không có lý do gì, công chứng viên không thực hiện công chứng Tuy nhiên, thời gian giải quyết có thể nhanh hay chậm còn tuỳ thuộc vào lượng việc mà công chứng viên đã nhận và hẹn với khách yêu cầu công chứng đến trước đó Yêu cầu chung, công chứng viên phải thực sự tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng Vì vậy, việc gây khó khăn, cản trở đối với người yêu cầu công chứng khi họ đủ điều kiện công chứng đều là hành vi bị nghiêm cấm

- Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thoả thuận

Điều 66 Luật Công chứng năm 2014 quy định:

“1 Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng giao dịch, bản dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ

di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng

2 Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật”

Việc xác định quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng về việc thu, nộp và quản lý phí công chứng chỉ rõ khi việc công chứng đã hoàn tất, người yêu cầu công chứng phải nộp phí công chứng theo quy định

Điều 67 Luật Công chứng năm 2014 quy định về thù lao công chứng và các chi phí khác như sau:

“1 Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng…”

Như vậy, cùng với việc trả tiền phí công chứng, người yêu cầu công chứng còn phải trả khoản thù lao cho các việc mà Luật Công chứng đã quy định Ngoài ra, người yêu cầu công chứng sẽ không phải trả thêm một khoản tiền nào khác cho tổ chức hành nghề công chứng hoặc cho công chứng viên

- Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; công chứng liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của

vợ hoặc của chồng, cháu là con của con đẻ, con nuôi

Trước khi công chứng, công chứng viên phải tiến hành nghiên cứu, xác minh yêu cầu công chứng Nếu xét thấy yêu cầu công chứng

vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội thì không công chứng Tuy nhiên, việc xác định yêu cầu công chứng là trái pháp luật thì không khó, nhưng xác định trái đạo đức xã hội thì không phải là dễ Thật vậy, có trường hợp ý chí tự nguyện của các bên khi tham gia ký kết một hợp đồng không được thể hiện chính xác; ý chí được gọi là “tự nguyện” của một bên có thể còn chịu sự chi phối bởi lý do nào đó mà

họ không thể nói ra được cho công chứng viên biết

Ví dụ: Có trường hợp, bên A sở hữu hợp pháp một bất động sản, nay bên A ủy quyền cho bên B được quyền mang tài sản của bên A đi thế chấp để bên B vay tiền Thực tế việc ủy quyền đó lại xuất phát từ việc bên A không có khả năng thanh toán ngay cho bên B khoản nợ đã vay (thấp hơn giá trị của bất động sản của bên A rất nhiều) Nay, bên

B ép bên A phải giao tài sản cho mình để khấu trừ khoản nợ Trong trường hợp tài sản đó được đem thế chấp thì khả năng thu hồi lại tài sản cho bên A là rất mong manh, bởi vì nó phụ thuộc vào khả năng thanh toán nợ của bên B với bên nhận thế chấp Khi một bên yêu cầu công chứng, công chứng viên không biết được thực trạng về ý chí đó của họ; vì vậy, không thể từ chối yêu cầu công chứng được

3.4 Nghĩa vụ của công chứng viên

Tại khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng năm 2014 quy định công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

- Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

- Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;

- Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

- Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa

vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích

rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;