ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGEMENT)

1/17 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016 ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT Q[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BỘ MÔN QUẢN TRỊ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2016

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

(OFFICE MANAGEMENT)

MÃ MÔN HỌC: 702055

1 Thông tin chung của môn học:

Phân bổ thời gian: Lý thuyết/Bài tập (tiết): 45 Thực hành/Thảo luận (tiết): Tự học (giờ): 90

Ngành đào tạo: Kinh doanh quốc tế; Quản trị kinh doanh – Chuyên ngành quản trị nhà

hàng khách sạn; Quản trị kinh doanh – Chuyên ngành quản trị Marketing, Quan hệ lao động, Kế toán, Tài chính – Ngân hàng

Mã ngành đào tạo:

2 Mục tiêu của môn học:

Kiến thức: Giúp sinh viên hiểu biết tổng quát về chức năng và nhiệm vụ của Quản trị văn phòng; Công việc của

Nhà quản trị văn phòng, Nhân viên văn phòng/Thư ký văn phòng; Các nghiệp vụ cơ bản về hành chính văn phòng Môn học trang bị cho sinh viên những kiến thức về quản lý văn phòng một cách khoa học như: Biết chọn địa điểm

và tổ chức nơi làm việc; Biết cách thực hiện 5S; Tổ chức quản trị thông tin như: Soạn thảo và ban hành văn bản, tiếp nhận, xử lý, quản lý văn bản, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu; Kiến thức về việc tổ chức công tác lễ tân, tổ chức các cuộc họp, hội nghị hội thảo; Tổ chức các chuyến đi công tác, Và Kiểm tra công việc văn phòng

Yêu cầu về tư duy:

- Hoạch định công việc văn phòng, có tư duy về quản trị thời gian, lập kế hoạch và tổ chức thành công các cuộc họp hội nghị; Có tư duy để xây dựng lịch trình chuyến đi công tác ra nước ngoài Vì vậy, muốn quản trị tốt, yêu cầu sinh viên phải nắm vững lý thuyết để từ đó nâng cao khả năng tư duy logic

- Thái độ và hành vi:

Thái độ:

+ Nghiêm túc trong việc bảo đảm giờ giấc theo quy định của tổ chức;

+ Nghiêm túc trong tiếp nhận công việc được giao và hoàn thành công việc đúng yêu cầu, đúng thời hạn;

+ Bảo đảm giữ bí mật thông tin nội bộ của tổ chức;

+ Giữ đúng nhiệm vụ là một thành viên trong bộ phận phục vụ cho sự thành công chung của tổ chức

Hành vi:

+ Ứng xử phù hợp văn hóa của tổ chức;

+ Luôn biết lắng nghe ý kiến từ cấp trên, từ đồng nghiệp, nhất là từ các cá nhân, bộ phận do mình phục vụ;

+ Luôn giúp đỡ người khác cùng hoàn thành nhiệm vụ chung của tổ chức

3 Chuẩn đầu ra của môn học:

[1] Hiểu: Phân biệt được sự khác và giống nhau của Quản trị văn phòng trong tổ chức của Việt Nam với tổ

chức nước ngoài; Hiểu được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; Những điểm giống và khác nhau giữa Văn bản Quy phạm pháp luật với Văn bản hành chính thông thường

[2] Nhớ: Các quy trình quản lý hồ sơ tài liệu; Quy trình thực hiện 5S; Quy trình ra quyết định chọn địa điểm

đặt văn phòng

[3] Biết: Chọn địa điểm đặt trụ sở phù hợp chức năng và mục tiêu của tổ chức; Biết cách tổ chức nơi làm

việc hiệu quả; Biết cách thực hiện 5S trong văn phòng; Biết cách quản trị thông tin (Thu thập, xử lý, phát hành, lưu giữ,…); Biết hoạch định công việc văn phòng, Quản trị thời gian; Biết cách tiếp khách, giới thiệu với khách về tổ chức; Biết tổ chức các cuộc họp, Hội nghị, Hội thảo, các lễ lớn; Biết soạn thảo các văn bản hành chính thông dụng

[4] Phân tích: Phân tích công việc để sắp xếp luồng công việc phù hợp; Phân tích thông tin thu thập để đưa ra

quyết định; Xây dựng lịch trình chuyến đi công tác nước ngoài; Phân tích số liệu phục vụ cho công tác kiểm tra văn phòng

[5] Đánh giá: Kết quả hoạt động văn phòng theo chu kỳ; Đánh giá hiệu quả tổ chức các cuộc họp, Hội thảo,

Hội nghị, các buổi lễ lớn; Kết quả chuyến đi công tác; Các buổi tiếp khách

[6] Đề xuất: Giải pháp thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động của tổ chức; Giải pháp tiết kiệm chi phí văn

phòng, chi phí tổ chức; Những giải pháp quản lý văn phòng phù hợp điều kiện thực tế của tổ chức theo từng giai đoạn, theo từng hoàn cảnh cụ thể

4 Tóm tắt nội dung môn học:

Môn học được chia thành 02 phần chính gồm có 10 chương nhằm cung cấp cho người học những nội dung như:

 Hiểu thế nào là Văn phòng/Phòng hành chính, qua đó nhận biết được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng/Phòng hành chính trong cơ quan tổ chức;

 Áp dụng hiệu quả 5S trong Quản trị Văn phòng/Phòng hành chính;

 Sắp xếp, bố trí văn phòng phù hợp chức năng nhiệm vụ của Văn phòng/Phàng hành chính Qua đó, tổ chức công việc văn phòng phù hợp chức năng, nhiệm vụ của tổ chức;

 Cung cấp cho người học kiến thức về ra quyết định chọn địa điểm đặt văn phòng phù hợp yêu cầu của tổ chức;

 Hiểu biết về những tiêu chuẩn cần có của nhà quản trị văn phòng; Thư ký lãnh đạo;

 Biết cách quản trị thời gian hiệu quả thông qua công tác hoạch định công việc văn phòng/phòng hành chính;

 Cung cấp cho người học kỹ năng soạn thảo văn bản và qua đó là quản lý hồ sơ trong tổ chức Đây là nội dung quan trọng mà đa số người học thường không co cơ hội để làm quen trước đó;

 Cung cấp kiến thức và kỹ năng nhằm thực hiện tốt các nghiệp vụ mang tính đối nội và đối ngoại của hoạt động văn phòng/phòng hành chính như: lễ tân, tổ chức các cuộc họp có quy mô từ nhỏ đến lớn (hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm,…), tổ chức các chuyến đi công tác trong nước, nước ngoài,…;

 Cung cấp các kiến thức và chỉ ra những phương tiện cần có để sử dụng trong hoạt động kiểm tra công việc văn phòng/phòng hành chính của tổ chức

5 Yêu cầu đối với người học:

 Chuyên cần:

 Nghiên cứu trước giáo trình, tài liệu học tập ở nhà, tại thư viện

 Tham gia đầy đủ các giờ lên lớp, tối thiểu phải đạt 80% so tổng số tiết học

 Học tập nhóm tích cực và rèn luyện kỹ năng thuyết trình

 Hoàn thành các bài tập được giao đúng thời hạn (qua elearning)

 Làm bài tập cá nhân;

 Làm bài tập nhanh

 Phát biểu thảo luận nội dung môn học

 Hoàn thành các bài tập về nhà:

 Bài tập cá nhân (qua E.Learning)

 Bài tập nhóm: Đọc tài liệu và/hoặc dịch tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt

 Tham gia kiểm tra giữa kì, thi kết thúc môn học

6 Tài liệu học tập:

 Giáo trình chính:

[1] Bộ môn Quản trị, [2017], Quản trị Văn phòng, (Lưu hành nội bộ), Khoa QTKD-Trường Đại học Tôn Đức Thắng, TP.HCM

 Tài liệu tham khảo chính:

[2] Vương Thị Kim Thanh, [2009], Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội

[3] E.C.Eyre, [1989], Office Administration, Macmillan Education LTD, London

[4] J.William Schulze, [1919], Office Administration, Mc.Graw – Hill Book Company, Inc, NY

 Tài liệu tham khảo khác:

[5] Mike Harvey, [2008], Quản trị Hành chính văn phòng, NXB Hồng Đức, Hà Nội

[6] Bùi Loan Thùy,[2013], Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý, ĐHQG Tp.HCM, Tp.HCM

7 Phân loại và hình thức đánh giá kết quả học tập:

Phân loại Tỷ trọng (%) Hình thức Kiểm tra chuẩn đầu ra

Đánh giá quá trình 1 20 Bài tập nhỏ; Bài tập qua E.learning [1], [2], [3], [4], [5], [6] Đánh giá quá trình 2 30 Thuyết trình; Bài tập qua E.learning, Bài dịch từ tài liệu

Kiểm tra cuối kỳ 50 Trình bày, lập luận, chứng minh [1], [2], [3], [4], [5], [6]

8 Nội dung chi tiết môn học:

Tuần

Tổ chức giảng dạy

Tự học

Chuẩn đầu ra

Liên quan đến các môn điều kiện

Yêu cầu đối với người học

Phạm vi & hình thức đánh giá

LT BT TH TL

1-2 Chương 1 Một số vấn đề chung về

quản trị văn phòng 5 1 12

1.1 Khái niệm, chức năng và

nhiệm vụ văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

1.1.2 Chức năng văn phòng

1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng

-Lập nhóm học tập -GV chỉ định các nhóm dịch thuật tài liệu tiếng Anh -Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

- Đánh giá quá trình 1;

- Đánh giá quá trình 2;

- Thuyết trình;

- Kiểm tra cuối

kỳ

1.2 Tổ chức công việc văn phòng

1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng

1.2.2 Bố trí văn phòng 1.2.3 Trang thiết bị văn phòng 1.2.4 Hiện đại hoá công tác văn phòng

-SV đến Thư viện Trường mượn và dịch tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt (Như đã phân công, deatline: kết thúc buổi học thứ 7)

- Đọc trước [….]

*Để thuyết trình, Mỗi nhóm SV phải đến DN để:

- Chụp hình/quay video,

- Phỏng vấn người đại diện doanh nghiệp;

- Mô tả (có hình ảnh) một nghiệp vụ

có liên quan đến môn học

1.3 Tổ chức bộ máy hành chính

văn phòng

1.3.1 Hình thức tổ chức

1.3.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

1.3.3 Các bước đi để tổ chức công

việc văn phòng có hiệu quả

1.3.4 Các nguyên tắc tổ chức với

nhà quản trị

1.3.5 Các mối quan hệ của nhà quản

trị hành chính

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

Tại nhà/TV

2 1.4 Bố trí văn phòng khoa học

1.4.1 Bố trí văn phòng theo luồng

công việc

1.4.2 Môi trường vật lý/Cảnh quang

trong văn phòng

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

Tại nhà/TV:

- BT qua E.Learning

2 1.5 Chọn vị trí đặt văn phòng

1.5.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến

việc chọn lựa văn phòng

1.5.2 Những tiêu chuẩn cần được

xem xét khi chọn lựa địa điểm đặt

văn phòng

1.5.3 Ra quyết định chọn vị trí đặt

văn phòng

1.5.4 Tổ chức thực hiện để đưa văn

phòng đi vào hoạt động

[3] 702051: 5.1

702051: 5.5

Tại lớp:

BT cá nhân:

Case:

- Tổ chức công việc theo luồng;

- Ra QĐ chọn địa điểm đặt VP

Tại nhà/TV

- BT qua E.Learning

3 Chương 2. Quản trị văn phòng một

ngành nghề chuyên nghiệp 3 0 6

2.1 Quản trị văn phòng

2.1.1.Khái niệm quản trị và quản trị

hành chính văn phòng

2.1.2 Chức năng của quản trị văn

phòng

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi -Thảo luận nhóm:

SV cần tích lũy những gì khi còn ngồi trên ghế nhà trường?

- Đánh giá QT1;

- Đánh giá QT2;

- Thuyết trình;

- Kiểm tra cuối

kỳ

2.2 Nhà quản trị văn phòng

2.2.1 Khái niệm

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của nhà

quản trị văn phòng

2.2.3 Tiêu chuẩn nhà quản trị văn

phòng

[1] [6] 702051: 1.1

702051: 1.2 702051: 1.3 702051: 1.4 702051: 1.5

2.3 Thư ký văn phòng

2.3.1 Khái niệm

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ

2.3.3 Tiêu chuẩn

[1] [3]

[6]

Tại nhà/TV

- BT quaE.Learning

4 Chương 3: Quản trị thời gian, lập

kế hoạch công việc 2 1 6

3.1 Quản trị thời gian

3.1.1 Khái niệm

3.1.2 Sự cần thiết phải quản trị thời

gian

3.1.3 Các biện pháp quản trị thời

gian

3.1.4 Các nguyên tắc vàng trong

quản trị thời gian

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

- Đánh giá QT1;

- Đánh giá QT2;

- Thuyết trình;

- Kiểm tra cuối

kỳ

3.2 Lập kế hoạch và mục tiêu

công việc

3.2.1 Khái niệm

3.2.2 Mục tiêu công việc

3.2.3 Lập kế hoạch và quản trị công

việc

[3] [6] 702051: 6.2

702051: 6.3

3.3 Thực hiện 5S trong hoạt động

quản trị văn phòng

3.3.1 Khái niệm

3.3.2 Lợi ích khi áp dụng 5S

3.3.3 Nội dung 5S

[2] [3]

[6]

5 Chương 4 Quản trị thông tin

4.1 Tổng quan về Quản trị thông

tin

4.1.1 Một số khái niệm

4.1.2.Vai trò của quản trị thông tin

4.1.3 Nguyên tắc quản trị thông tin

4.1.4.Phạm vi quản trị thông tin

4.1.5 Tổ chức thực hiện quản trị

thông tin

[4] [6] 702051: 4.1

702051: 4.2 702051: 4.3 702051: 4.4 702051: 4.5 702051: 4.6

Tại lớp

Thực hành Chia lớp thành 2 nhóm Nhóm 1 đưa

ra thông điệp (bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ), nhóm 2 đoán ý và viết câu trả lời cho thông điệp của nhóm 1 Đổi vai

- Đánh giá QT1;

- Đánh giá QT2;

- Thuyết trình;

- Kiểm tra cuối

kỳ

4.2 Hệ thống mạng máy tính

4.2.1.Vai trò của hệ thống mạng

máy tính

4.2.2.Phân loại mạng máy tính theo

phạm vi địa lý

4.2.3.Quản lý dữ liệu trong mạng

máy tính

- Đọc [1] chương 4

- Đọc [2] chương 5

- BT qua E.Learning

6-9 Chương 5: Soạn thảo văn bản 6 6 24

5.1 Khái quát về văn bản

5.1.1 Khái niệm

5.1.2 Vai trò

[3] [5]

[6]

Tại lớp

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

5.2 Phân cấp phát hành và phân

loại văn bản

5.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

5.1.2 Văn bản hành chính thông

thường

5.1.3 Tổ chức giải quyết quản lý văn

bản Khẩn, văn bản Mật

[3] [5]

[6]

Thực hành

SV đem theo máy tính để thực hành lập Form thể thức văn

bản

- Đánh giá QT1;

- Kiểm tra cuối

kỳ

5.3 Nguyên tắc soạn thảo văn bản

5.3.1 Hình thức của văn bản

5.3.2 Thể thức văn bản

5.3.3 Cách soạn thảo một số nội

dung văn bản hành chính thông

thường

[3] [5]

[6]

BT cá nhân:

Soạn thảo các loại văn bản hành chính thường dùng

Tại nhà/TV

- Đọc [1] chương 6

- Đọc [2] chương 7

- BT qua E.Learning

sơ, tài liệu 2 4 12

6.1 Khái quát về quản lý và lưu

trữ hồ sơ, tài liệu

6.1.1.Tầm quan trọng

6.1.2.Nguyên tắc quản lý

6.1.3.Phân loại

6.1.4.Lợi ích

6.1.5.Các phương thức sắp xếp

6.1.6.Lập danh mục hồ sơ

6.1.7.Phương pháp lưu trữ hồ sơ

6.1.8.Phương tiện và thiết bị lưu trữ

6.1.9.Tổ chức công tác quản lý

[2] [3]

[4] [6]

Tại lớp

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

Thực hành

Vẽ các lưu đồ xử lý các văn bản Đến, Đi, Lưu trữ, Khai thác

hồ sơ

- Đánh giá QT1;

- Đánh giá QT2;

- Thuyết trình;

- Kiểm tra cuối

kỳ

6.2 Quản lý văn bản Đến, Đi

6.2.1.Quản lý văn bản Đến

6.2.2.Quản lý văn bản Đi

6.2.3.Xử lý văn bản Mật

6.2.4.Tổ chức quản lý văn bản nội

bộ

[2] [3]

[4] [6]

Thực hành

đăng ký vào sổ quản

lý văn bản đến, đi

6.3 Quản lý văn bản điện tử

6.3.1.Thư điện tử là gì?

6.3.2.Phân loại và xử lý sơ bộ

6.3.3.Quy định xử lý văn bản điện tử

6.3.4.Nguyên tắc trả lời văn bản

điện tử

6.4 Quản lý hồ sơ

6.4.1.Khái niệm

6.4.2.Nội dung quá trình quản lý hồ

sơ

6.4.3.Lưu đồ quá trình quản lý hồ sơ

[2] [3]

[4] [6]

Tại nhà/TV

- Đọc [1] chương 7

- Đọc [2] chương 11

- BT qua E.Learning

6.5 Quản lý con dấu

6.4.1.Làm con dấu

6.4.2.Nguyên tắc quản lý và sử dụng

6.4.3.Qui trình đóng dấu

[2] [3]

[4]

Thực hành

đóng dấu lên văn bản (dấu đến, dấu pháp nhân)

12 Chương 7: Tổ chức các hoạt động

giao tiếp, lễ tân

7.1 Lễ tân và vai trò của công tác

lễ tân

7.1.1 Khái niệm

7.1.2 Vai trò

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

- Đánh giá QT1;

- Đánh giá QT2;

- Thuyết trình;

- Kiểm tra cuối

kỳ

7.2 Nguyên tắc cơ bản của hoạt

động lễ tân

Case: Khi được phân công giới thiệu cho khách về tổ chức mà mình đang làm việc thì sẽ GT những nội dung nào.

7.3 Các hoạt động lễ tân

7.3.1 Giao tiếp qua điện thoại

7.3.2 Đón tiếp khách tại cơ quan

7.3.3 Tổ chức chiêu đãi khách

- Đọc [1] chương 8

- Đọc [2] chương 12

- BT qua E.Learning

13 Chương 8: Tổ chức và điều hành

các cuộc hội họp

8.1 Những vấn đề cần lưu ý khi tổ

chức các cuộc họp

8.1.1 Khái niệm

8.1.2 Vai trò

[3] [5]

[6]

Tại lớp

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi

8.2 Phân loại các cuộc họp

8.2.1 Các cuộc họp không nghi thức

8.2.2 Các cuộc họp theo nghi thức

[3] [5]

[6]

Tại lớp

BT cá nhân:

Xây dựng chương trình nghị sự cho một hội nghị; Liệt kê các công việc chuẩn

bị tổ chức cuộc họp, hội thảo, hội nghị

- Đánh giá QT1;

- Kiểm tra cuối

kỳ

8.3 Trình tự tổ chức các cuộc họp

8.3.1.Xây dựng kế hoạch tổ chức

các cuộc họp

8.3.2.Xác định mục đích của cuộc

họp

8.3.3.Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp

[3] [5]

[6]

Tại nhà/TV

- Đọc [1] chương 8

- Đọc [2] chương 12

- BT qua E.Learning

8.4 Trách nhiệm của những người

tham gia cuộc họp

8.4.1.Trách nhiệm của người chủ trì

8.4.2.Trách nhiệm của người tham

gia cuộc họp

8.4.3.Trách nhiệm của người ghi

biên bản

[3] [5]

[6]

8.5 Nguyên tắc tổ chức thành công

cuộc họp

8.6 Tổ chức các hội nghị, hội thảo,

các sự kiện lớn

8.6.1.Ý nghĩa của các sự kiện

8.6.2.Những công việc trước sự kiện

8.6.3.Những công việc trong sự kiện

[3] [5]

[6]

8.7 Tổ chức các hội nghị từ xa

8.7.1 Khái niệm

8.7.2 Ý nghĩa

8.7.3 Phương thức tổ chức

[3] [5]

[6]

Tại nhà/TV

- Đọc [1] chương 9

- Đọc [2] chương 14

14 Chương 9: Tổ chức các chuyến đi

công tác

9.1 Khái niệm và vai trò

9.1.1 Khái niệm

9.1.2 Vai trò

[3] [5]

[6]

Tại lớp

Từ nội dung đọc trước, SV:

-Đặt câu hỏi -Trả lời câu hỏi