Chương trình quản lý nhân sự tại xí nghiệp xây lắp điện trải

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đềuquản lý nguồn nhân sự của mình bằng phơng pháp thủ công và Xí nghiệp Xâylắp Điện là một trờng hợp.Việc này tuy không quá phức tạp nhng với việc quả

Lời nói đầuTheo xu thế phát triển của thế giới , thông tin chính xác -đầy đủ-kịp thờingày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng Lợng thông tin ngày càng đa dạng,phức tạp do đó việc phân tích, tổng hợp khai thác thông tin trở nên khó khănhơn nếu chỉ đơn thuần xử lý thủ công Một thông tin chính xác, đầy đủ và kịpthời là cần thiết để đa đến thành công Cùng với sự bùng nổ của khoa học côngnghệ việc xử lý thông tin trở nên dễ dàng hơn nhờ các phần mềm đợc ứng dụngvào mọi lĩnh vực cuả đời sống xã hội đặc biệt trong lĩnh vực quản lý, sản xuấtkinh doanh.

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào (nói chung) và Xí nghiệp Xây lắp

Điện trực thuộc Tổng công ty Điện lực I (nói riêng), nhân sự là nguồn lực chủyếu và sống còn của doanh nghiệp Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đềuquản lý nguồn nhân sự của mình bằng phơng pháp thủ công và Xí nghiệp Xâylắp Điện là một trờng hợp.Việc này tuy không quá phức tạp nhng với việc quản

lý bằng phơng pháp thủ công sẽ rất mất thời gian để có đợc một lợng thông tinchi tiết hoặc một báo cáo đầy đủ và đúng lúc, ngoài ra nó còn dễ dẫn đến nhữngthiếu sót Chính vì vậy, một chơng trình Quản lý nhân sự ra đời sẽ cho đợcnhững kết quả trong quản lý nh mong muốn

Do vấn đề thời gian và căn cứ vào tình hình thực tế của Xí nghiệp Xây

lắp Điện, em đã chọn đề tài :

Chơng trình quản lý nhân sự tại Xí nghiệp Xây lắp Điện

Trải qua thời gian 4 tháng thực tập tại Xí nghiệp , cùng với sự hớng dẫntận tình của các thầy cô giáo và sự giúp đỡ của bạn bè cùng các đồng nghiệptrong Xí nghiệp, em đã xây dựng và hoàn thành chơng trình đúng với tiến độnhà trờng đặt ra Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Thạc sỹ Trần Công Uẩn

và Kỹ s Phạm Thanh Mai thuộc phòng kỹ thuật máy tính đã trực tiếp giúp đỡ

em thực hiện tốt đề tài này

Ch ơng I Tổng quan về cơ quan thực tập

và đề tài nghiên cứuI/ Tổng quan về cơ quan thực tập

Ngành nghề kinh doanh mà xí nghiệp tham gia đó là: xây dựng, cải tạo,sửa chữa công trình đờng dây và trạm điện; Xây lắp, sửa chữa các công trìnhcông nghiệp và điện dân dụng nhằm nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ cho côngcuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc

Xí nghiệp Xây lắp điện là đơn vị kinh tế cơ sở có t cách pháp nhân không

đầy đủ, thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc trong công ty, có con dấu riêng,

đợc mở tài khoản ở Ngân hàng, đợc đăng ký kinh doanh theo nhiệm vụ Bộ quy

định

Bắt đầu đi vào hoạt động năm 1993, vốn kinh doanh của xí nghiệp

là 2.119 triệu đồng, trong đó: -Vốn cố định : 1.519 triệu đồng

- Vốn lu động : 600 triệu đồng

Theo nguồn vốn: - Vốn ngân sách cấp : 2.047 triệu đồng

- Vốn tự bổ sung : 72 triệu đồng

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Xí nghiệp

Thứ nhất: xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về sản

xuất kinh doanh theo đúng luật pháp hiện hành và hớng dẫn của Công ty

Thứ hai: xây dựng, cải tạo, sửa chữa công trình đờng dây và trạm điện;

Xây lắp, sửa chữa các công trình công nghiệp và điện dân dụng nhằm nâng cấpcơ sở hạ tầng phục vụ cho công cuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc.Phạm vi hoạt động của xí nghiệp là toàn Miền Bắc Xí nghiệp nhận các côngtrình do Công ty giao xuống và thực hiện công trình

Thứ ba: Chấp hành pháp luật nhà nớc, thực hiện các chế độ, chính sách về

quản lý và sử dụng vốn, vật t, tài sản và các nguồn lực trong Xí nghiệp Thựchiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối vớinhà nớc

Xuất phát từ đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh, từ chức năng và nhiệm vụcủa mình, Xí nghiệp đợc chia thành các phòng ban riêng biệt Mỗi phòngban lại có chức năng nhiệm vụ riêng, chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Xínghiệp

3 Đặc điểm các bớc tác nghiệp để hoàn thành một công trình xây lắp điện

Để đa công tác thi công và hoàn thành một công trình xây lắp điện trong Xínghiệp đợc đồng bộ và hiệu quả, Xí nghiệp quy định các bớc tác nghiệp nhsau:

B

ớc 1 : Chuẩn bị

Sau khi ký kết hợp đồng với bên A, phòng kế hoạch lập dự toán và làmlệnh giao cho đơn vị thi công Tiếp đó tổ chức giao nhận tuyến công trình, lậpbảng phân giao vật t, giải quyết các thủ tục pháp lý ban đầu cho đơn vị thi côngthực hiện.Phòng kĩ thuật chuẩn bị tài liệu thiết kế, đơn vị thi công xây dựng kế

Phòng vật t cấp phát vật t theo bảng phân giao vật t, cần cung cấp kịp thời

đúng chủng loại, chất lợng và giá cả phải dựa theo giá dự toán

Phòng tổ chức LĐTL theo dõi việc chấm công, chia lơng theo công trình

B

ớc 3 : Kết thúc

Khi công trình đã hoàn thành, đơn vị thi công phải lập hồ sơ nghiệm thucông trình, bản quyết toán vật t thu hồi, bản vẽ hoàn công gửi phòng kĩ thuật đểkiểm tra, sau đó trình Giám Đốc để tổ chức nghiệm thu nội bộ

Phòng kế hoạch và phòng kĩ thuật sau khi nghiệm thu nội bộ, lập biên bảnrồi mời bên A

Đối với phòng tài vụ (nhóm quyết toán) căn cứ hồ sơ quyết toán sẽ đốichiếu khối lợng vật t, nhân công với đơn vị thi công Sau khi đã nhận đủ hồ sơquyết toán, xí nghiệp sẽ thanh toán tiền lơng giá trị công trình

Các bớc tác nghiệp đợc khái quát ở sơ đồ sau:

hoạch

tiến độ

thi công

bị tài liệu thiết kế

Kiểm tra đôn đốc giám sát công trình

4 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

Xí nghiệp đợc quyền tổ chức, thành lập, giải thể hoặc sát nhập các bộ phậnsản xuất kinh doanh, dịch vụ quản lý trong nội bộ để thực hiện phơng án sảnxuất kinh doanh có hiệu quả nhất Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của

xí nghiệp gồm có:

Các đội xây lắp điện: Do đặc điểm và tính chất xây lắp, để sản xuất kinh

doanh đạt hiệu quả cao nhất hiện nay Xí nghiệp tổ chức thành 12 đội, mỗi đội

có từ 13 đến 30 ngời, bao gồm 8 đội u tiên xây lắp hạ thế, 3 đội u tiên xây lắpcao thế và trạm, 1 đội thí nghiệm Các đội có nhiệm vụ chủ yếu là:

 Tổ chức quản lý và thi công theo hợp đồng do xí nghiệp ký và theothiết kế đã đợc duyệt

 Làm theo thủ tục nghiệm thu từng giai đoạn và toàn bộ công trình.Khi công trình có quy mô lớn, phải huy động nhiều tổ thi công, Xínghiệp sẽ thành lập ban chỉ huy công trờng để chỉ đạo, tổ chức thicông

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức các đội xây lắp

Đội xây dựng

Đội cơ

khí

…

Các đội phụ trợ (Phục vụ sản xuất): Do nhu cầu và tính chất của sản

phẩm xây lắp điện, ngoài các đội xây lắp điện còn cần thêm các đội phụ trợphục vụ cho công tác xây lắp và thi công bao gồm:

 Đội vận tải có nhiệm vụ vận chuyển vật t, thiết bị cho công trình,dùng cẩu dựng cột, lắp máy Cơ cấu của đội bao gồm: Đội trởng,nhân viên kinh tế, lái xe, lái phụ, thợ sửa chữa

 Đội xây dựng: có nhiệm vụ đúc cột bê tông, các kết cấu bê tông, xâydựng các nhà trạm điện, làm các bảng,ván, cốp pha Cơ cấu của độibao gồm: Đội trởng, nhân viên, nhân viên kĩ thuật, thủ kho, côngnhân

 Phân xởng cơ khí: có nhiệm vụ gia công, chế tạo các loại sản phẩmcơ khí nh: xà sắt, hộp bảo vệ công tơ, hòm compozit Phân xởng cómột quản đốc, một nhân viên kinh tế, một kỹ thuật viên và các thợcơ khí bậc cao, công nhân lành nghề

Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

5 Cơ cấu tổ chức bộ máy của xí nghiệp.

Đặc điểm loại hình sản xuất của xí nghiệp là xây lắp các công trình điện cóquy mô từ 100 – 600 triệu, ở phân tán Mặt khác, do việc tổ chức sản xuấtchuyên môn cho nên mô hình tổ chức quản lý thích hợp đợc sử dụng là mô hìnhtrực tuyến

Giám đốc

12 đội điện

3 đơn vị phụ trợ

Phó giám đốcPhó giám đốc

Giám đốc là ngời đứng đầu trong Xí nghiệp, vừa đại diện cho Nhà nớc, vừa

đại diên cho cán bộ công nhân viên của xí nghiệp Giám đốc có trách nhiệm tổchức thực hiện các quyết định của công ty, Bộ ngành liên quan, ban hành cácquy chế tổ chức nội bộ, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàngngày của xí nghiệp Giám đốc phải tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, chịutrách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh, giao nộp choNhà nớc, bảo toàn và phát triển vốn, chăm lo đời sống của cán bộ nhân viêntoàn xí nghiệp

Trợ giúp Giám đốc là 2 Phó Giám đốc

 Phó Giám đốc thứ nhất: Đợc uỷ quyền Giám đốc chuyên trách về mảngsản xuất kinh doanh-kĩ thuật của Xí nghiệp

 Phó Giám đốc thứ hai: Đợc uỷ quyền Giám đốc chuyên trách về mảngtài chính của Xí nghiệp

Các Phó Giám đốc phối hợp với Kế toán trởng giúp việc trực tiếp cho Giám

đốc trong công tác quản lý, đồng thời phụ trách khâu kỹ thuật các công trình

C CấU Tổ CHứC QUảN Lý CủA Xí NGHIệP XÂY LắP ĐIệN Ơ CấU Tổ CHứC QUảN Lý CủA Xí NGHIệP XÂY LắP ĐIệN

P1: Phòng Hành chính

P2: Phòng Kế hoạch

P3: Phòng Tổ chức lao động

P4: Phòng Kỹ thuật- máy tính

tổ chức đời sống, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên.

 Phòng Kế hoạch (P2): Có chức năng lập kế hoạch điều độ sản xuất,phối hợp với các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch

đặt ra

 Phòng Tổ chức lao động (P3): Có chức năng tổ chức lao động tiền

l-ơng, chức năng tuyển dụng, bố trí, đào tạo, bồi huấn nhân sự, tổchức thi đua, khen thởng, kỉ luật lao động

 Phòng Kỹ thuật_ máy tính (P4) có chức năng quản lý của hệ thốngmáy tính toàn xí nghiệp và phát triển công nghệ thông tin ứng dụngtrong sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Đồng thời thực hiện công tácquản lý xây dựng công trình của Xí nghiệp, nhằm đảm bảo xâydựng công trình đúng thiết kế đợc duyệt, đúng tiến độ và quy chếXDCB hiện hành, đảm bảo chất lợng, hiệu quả kinh tế

 Phòng Tài vụ (P5): Có chức năng tài chính, hạch toán kế toán thống

kê, chức năng kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh củatoàn xí nghiệp

 Phòng Vật t (P6): Thực hiện chức năng cung ứng vật t, cấp phát vật

t xuống công trình, theo dõi tình hình nhập xuất vật t, bảo quản vật

6.Tình hình ứng dụng tin học tại Xí nghiệp Xây lắp điện

Hiện nay, Xí nghiệp đã có ứng dụng mạng Lan để trao đổi thông tin giữacác phòng ban và sử dụng chung nguồn tài nguyên (tài nguyên về phần cứng)bao gồm 46 máy tính và 15 máy in, 1 máy quét Một số phòng ban đã kết nốiInternet và thực hiện hạch toán kinh doanh trên mạng nội bộ của Công ty Cùng

với sự phát triển về số lợng, Xí nghiệp cũng đã bớc đầu đa các chơng trình phầnmềm do Tổng công ty Điện lực Việt Nam và Công ty Điện lực I ban hành vào

sử dụng Ngoài các phần mềm truyền thống nh Windows 98SE, Windows XP,Office 97, Office 2000, Autocad R14…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sửcác phần mềm mà Xí nghiệp đang sửdụng và khai thác có hiệu quả nh chơng trình FMIST (bao gồm Kế toán sảnxuất, Kế toán tài sản cố định, Kế toán xây dựng cơ bản), chơng trình quản lýcông văn Cán bộ nhân viên trong xí nghiệp cũng đã đợc phổ cập kiến thức về

sử dụng máy tính Nhng việc sử dụng mạng cũng nh các nguồn tài nguyênphần cứng, phần mềm vẫn cha đúng mục đích và cha có hiệu quả vì thực chấtviệc ứng dụng tin học vẫn mang tính thủ công, máy tính đợc sử dụng đơn thuầnvới mục đích soạn thảo các văn bản thông thờng và tìm kiếm thông tin trênmạng Do đó gây lãng phí nguồn tài nguyên mà mục đích của quản lý cha đạt

đợc

II.Giới thiệu đề tài nghiên cứu

1.Công tác quản lý nhân sự của xí nghiệp Xây lắp Điện

Từ trớc tới nay những công việc thuộc phạm vi quản lý nguồn lao động

và đảm bảo các chế độ chính sách cho cán bộ nhân viên (CBNV) trong đơn vị

đều do phòng Tổ chức lao động đảm trách, cụ thể:

- Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩmquyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụcủa Xí nghiệp

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật hồ sơ cán bộ Là

đầu mối quan hệ giữa Xí nghiệp với cơ quan Đảng, chính quyền an ninh của địaphơng trong công tác bảo vệ an ninh chính trị ở Xí nghiệp

1.3.Công tác thi đua khen thởng-kỷ luật:

- Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen ởng ở Xí nghiệp Phối hợp với Công đoàn Xí nghiệp tổ chức phát động thựchiện các phong trào thi đua khen thởng trong Xí nghiệp

- Phát hiện bồi dỡng những nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen th-ởng vật chất và tinh thần kip thời

th Phối hợp với phòng ban liên quan, Công đoàn Xí nghiệp quản lý, sửdụng đúng đắn quỹ khen thởng của Xí nghiệp theo đúng quy định của Công ty

- Là đầu mối giải quyết công tác lập và thực hiện đơn giá tiền lơng, thựchiện chế độ chính sách của ngời lao động theo quy định của Nhà nớc

- Lập kế hoạch hàng năm và dài hạn nhu cầu lao động, chất lợng lao

động Thực hiện kế hoạch đào tạo mới; đào tạo lại, đào tạo nâng cao công nhân

kỹ thuật Lập kế hoạch bồi huấn nâng bậc công nhân kỹ thuật hàng năm, tổchức xét duyệt nâng lơng CB_NV và làm các thủ tục trình Công ty duyệt nânglơng các đối tợng Công ty quản lý

- Soạn thảo nội quy lao động, ký kết hợp đồng lao động, hớng dẫn, duyệt

và bao quản sổ lao động, sổ BHXH theo quy định, tham mu với Giám đốc giảiquyết các vấn đề liên quan đến tranh chấp lao động

-Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi (phối hợp với Công đoàn Xínghiêp) phục vụ các chế độ phúc lợi cho ngời lao động nh: điều dỡng, nghỉ mát,tham quan, thăm hỏi, trợ cấp khó khăn

- Quản lý xét duyệt chế độ BHLĐ cho các đơn vị, tham gia lập kế hoạchBHLĐ hàng năm của Xí nghiệp

1.5 Công tác thanh tra:

- Là đầu mối thanh tra thực hiện chế độ chính sách, pháp luật, nội quyquy định của Công ty và Xí nghiệp Phối hợp với thanh tra nhân dân và các đơn

vị nghiệp vụ trong Xí nghiệp thanh tra định kỳ và thanh tra vụ việc trong Xínghiệp.

- Xem xét đề xuất với Giám đốc giải quyết các đơn th khiếu nại, tố cáotrong Xí nghiệp và bên ngoài liên quan đến Xí nghiệp thuộc thẩm quyền giảiquyết của Giám đốc

- Là đầu mối quan hệ với thanh tra cấp trên và các cơ quan pháp luật đểgiải quyết các vụ việc có liên quan đến Xí nghiệp

- Tổng hợp báo cáo công tác thanh tra quý, năm theo quy định của Công

ty và tổng kết công tác thanh tra ở Xí nghiệp

2 Sự cần thiết ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự tại Xí nghiệp

Xây lắp Điện.

Con ngời là chủ thể của mọi hoạt động và là nhân tố quan trọng nhấtquyết định đến sự thành bại của một tổ chức nhất là đối với những doanhnghiệp sản xuất kinh doanh Và đặc biệt hơn trong thời đại kinh tế thị trờngngày nay, nguồn lao động chất lợng cao luôn có xu hớng thay đổi, di chuyển tớinhững tổ chức mà ở đó họ đợc trả thù lao cao hơn Thêm vào đó là xu hớng cổphần hoá trong các doanh nghiệp Nhà nớc khiến cho công tác quản lý nhân sựtại các tổ chức phức tạp hơn và mất nhiều thời gian, tiền của hơn Do đó cầnphải có một hệ thống thông tin mang tính tự động cao nhằm hỗ trợ cho công tácquản lý nhân sự nói chung Đó là việc lu trữ các thông tin trên các thiết bị nhớtheo những khuông dạng thống nhất và theo một trật tự nhất định giúp cho việcquản lý dễ dàng và mất ít thời gian, công sức hơn Việc này cũng đồng nghĩavới việc tiết kiệm cho doanh nghiệp và tạo ra những cơ hội mới trong tơng laigần giúp cho doanh nghiệp phát triển và đứng vững trên thị trờng

Nh vậy, việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực trong đời sống nói chung

và công tác quản lý nhân sự nói riêng là cần thiết và mang lại nhiều lợi ích thiếtthực

Đi ngợc và xem xét lại vấn đề này tại Xí nghiệp Xây lắp Điện, công tácquản lý nhân sự còn mang tính thủ công, các tài liệu đợc lu trữ ở trên giấy, do

đó rất khó tổng hợp và quản lý số liệu Vào cuối mỗi kỳ, quí, tháng hay khi cóbất kỳ yêu cầu nào từ cấp trên chuyển xuống để lấy đợc số liệu nhân viên quản

lý hồ sơ phải mất rất nhiều thời gian và công sức mà kết quả đem lại không cao

do tính thời sự của thông tin bị mất đi Mặt khác, với số lợng CBNV trong xínghiệp khoảng hơn 400 ngời thì việc quản lý càng trở nên phức tạp đòi hỏi phải

có một hệ thống thông tin mang tính tự động cao để đáp ứng các yêu cầu hiệntại cũng nh trong tơng lai

Phân phát

Đích

3 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu

Mục tiêu khi nghiên cứu đề tài là tạo ra một chơng trình có thể đáp ứngcho công tác quản lý nhân sự tại Xí nghiệp Xây lắp Điện đợc dễ dàng Do vấn

đề thời gian và trình độ còn hạn chế cho nên mục đích chính của đề tài là:

- Tạo ra chơng trình phần mềm quản lý nhân sự có thể ứng vào công tácquản lý nhân sự tại Xí nghiệp Xây lắp Điện

- Chơng trình có giao diện đẹp, thân thiện với ngời dùng, đáp ứng yêucầu thực tế bài toán đặt ra

- Tập làm quen với việc sản xuất phần mềm trên thực tế, hoàn thànhkhối lợng công việc đúng thời gian đặt ra

- Nghiên cứu, học hỏi, củng cố các kiến thức đã học; phát huy sáng tạoứng dụng lý thuyết vào thực tế đặt ra

ch ơngii

Phơng pháp luận nghiên cứu – hệ thống quản hệ thống quản

lý nhân sựI/ Tổng quan về hệ thống thông tin

Muốn xây dựng một hệ thống thông tin là nhu cầu của bất kỳ tổ chứcnào Tuy nhiên để xây dựng đợc một hệ thống thông tin chuẩn thì không phải là

điều dễ dàng Bởi lẽ hệ thống thông tin không chỉ đơn thuần là phần mềm tinhọc mà nó là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm,dữ liệu…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng Chính vì vậy, khi thiết lậpmột hệ thống thì cần trả lời đợc tại sao phải xây dựng hệ thống đó, có cần thiếtkhông? Khi xây dựng thì sẽ làm nh thế nào, làm cho ai, làm khi nào, có tácdụng gì?…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sửĐể trả lời đợc những câu hỏi này chúng ta cần nghiên cứu tất cả cácvấn đề liên quan và cần có của hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi con ngời, các thủ tục, các dữ liệu

và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin

đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng vớicác dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Ouputs) đợc chuyển đến các

đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage)

Mô hình một hệ thống thông tin nh sau

Kho dữ liệuruuChuyên đề thực tập tốt nghiệp

II Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

1.Vấn đề về quản lý

Vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp luôn là vấn đề quan trọng hàng

đầu Bởi nếu chỉ kinh doanh tốt cha đủ muốn tồn tại trong một tổ chức cần có

sự quản lý theo những quy tắc nhất định Trớc khi có máy tính, vấn đề quản lýthực sự là khó khăn và phức tạp Muốn thông báo một tin tức mới tới nhân viên

sẽ phải thông qua nhiều ngời, nhiều ngày và rất có thể thông tin sẽ không cònxác thực khi đến các nhân viên Ngoài vấn đề truyền đạt mệnh lệnh, yêu cầu thìvấn đề nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tin nh: chính sách thuế, thông tin

về khách hàng, về nhà cung cấp, về các đối thủ cạnh tranh…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử.cũng cần đợcnhanh chóng và chính xác Điều này chỉ có đợc một cách dễ dàng khi dựa vàomột hệ thống thông tin với một sự kết nối mạng Nhờ có đợc các thông tinchính xác, nhanh chóng nhà quản lý có thể ra quyết định mang tính chiến lợc

Ngày nay cùng với việc phát triển của kinh tế thị trờng thì việc các công

ty, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô là điều tất yếu Các công ty với các cơ

sở làm việc không chỉ ở một nơi, một thành phố, trong nớc mà ở khắp mọi nơitrên toàn đất nớc thậm chí cả ở nớc ngoài Vì vậy làm thế nào để các nhà quản

lý chỉ ngồi một chỗ mà có thể nắm bắt tình hình ở khắp mọi nơi Để làm đợc

điều này đòi hỏi phải dựa vào công nghệ máy tính với một hệ thống thông tinhiện đại Do đó, ngày này quản lý thoát dần với thủ công truyền thống mà vẫn

đem lại hiệu qủa cao

2 Yêu cầu của nhà lãnh đạo

Trong một doanh nghiệp không thể phủ nhận vai trò của nhà lãnh đạo.Những quyết định của nhà lãnh đạo là mệnh lệnh đối với toàn bộ cấp dới Do đóquyết định này càng đúng đắn thì thành công cho doanh nghiệp càng lớn Tuynhiên để có đợc một quyết định mang tính chiến lợc thì đòi hỏi phải có căn cứ

xác đáng, phải dựa trên những nguồn thông tin nội bộ, bên ngoài, dựa trênnhững gì đã có của vấn đề và dựa vào những vấn đề sẽ có khả năng xảy ra Tuynhiên một mình ngời lãnh đạo không thể tự mình thu thập đầy đủ những tàiliệu, phân tích và nghiên cứu chúng Do đó họ cần có công cụ bổ trợ để việc raquyết định trở nên thuận tiện hơn Và hệ thống thông tin có tính chuyên nghiệp

và hiệu quả là điều cần thiết

3 Yêu cầu của công nghệ

Công nghệ tiên tiến hiện đại là điều kiện thuận lợi để một doanh nghiệptạo đợc lợi thế trên thị trờng hiện nay Do đó khi một công nghệ mới ra đời thìkéo theo là sự tụt hậu của những công nghệ đã tồn tại Khi đó các công ty phảixem xét những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Cụ thể khimột phần mềm quản lý mới ra đời với nhiều u điểm nổi bật và giải quyết đợccác yêu cầu mới của công ty thì tổ chức cần phải rà soát lại hệ thống thông tincủa mình để thay đổi hay cài đặt lại các chơng trình khi muốn sử dụng phầnmềm quản lý mới này

Iii.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin

Muốn hệ thống thông tin đợc xây dựng chuẩn thì không thể tuỳ tiện màcần phải làm việc theo những giai đoạn sau:

1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay saukhi có bản yêu cầu Vì loại hình dự án đòi hỏi đầu t không chỉ tiền bạc, thờigian mà còn cả nguồn nhân lực và chất xám, do đó quyết định về vấn đề nàyphải đợc thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khảnăng thực thi Sự phân tích này đợc gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu haycòn gọi là nghiên cứu khả thi và cơ hội

Đánh giá đúng yêu cầu là yếu tố quyết định cho sự thành công của một

dự án Chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra hao tổn tiền bạc, nhân lựchay đẩy lùi tiến trình thực hiện dự án, thậm chí có thể phá hỏng dự án Đánh giáyêu cầu đợc bắt đầu từ việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và những thay

đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi và tính khả thi của dự án,những gợi ý hỗ trợ cho ngời ra quyết định Giai đoạn này đợc tiến hành trongthời gian tơng đối ngắn để không làm mất nhiều chi phí về thời gian và tiền của

Bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Đây là giai đoạn giúp cho cán bộ phân tích hiểu sâu sắc và toàn vẹn về hệthống thông tin đang tồn tại nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nhcác yêu cầu nảy sinh của chúng, xác định đợc các công việc phải làm, các công

cụ cần sử dụng cũng nh các mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới

Bao gồm các công đoạn sau

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp2.5 Đánh lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và báo cáo phân tích chi tiết

3 Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Mục đích là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì hệ thốngmới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã thiết lập từ các giai đoạn trớc

Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, sơ

đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu, các phích lôgíc của từ điển hệthống

Bao gồm các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa các tài liệu cho mức lôgíc

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá: phơng

pháp này sự liên kết các thực thể với nhau thông qua các mốiquan hệ

4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Cho tới giai đoạn này cán bộ tin học đã có thể xác định đợc những xử lý,cơ sở dữ liệu cần có của hệ thống và nhiệm vụ cần đạt đợc của hệ thống mới.Tuy nhiên họ vẫn cha biết đợc cách thức xử lý nào đợc dùng là hợp lý nhất, ph-

ơng tiện nào là hợp lý nhất, có tính khả thi nhất và môi trờng của hệ thốngthông tin là nh thế nào? Đây chính là mục đích mà cán bộ tin học cần đạt đợctrong giai đoạn này

Bao gồm các công đoạn sau:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng

5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Thực chất của giai đoạn này là mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã

đợc lựa chọn ở giai đoạn trớc Đó là mô tả về giao diện, về các thao tác mà ngời

sử dụng sẽ cần dùng đến, thiết kế cách thức tiếp cận hệ thống…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử Kết quả củagiai đoạn này sẽ tác động đến việc dự án có đợc ngời tiêu dùng chọn lựa và sửdụng lâu dài hay không? Bởi lẽ đối với ngời tiêu dùng giao diện thân thiện, thaotác dễ dàng, dễ hiểu là một tiêu chuẩn đánh giá quan trọng

Bao gồm các công đoạn sau:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

5.3 Thiết kế phơng thức giao tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống

Triển khai kỹ thuật của hệ thống thông tin là thực hiện việc lựa chọncông cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truynhập tới các bản ghi của các tệp và những chơng trình máy tính khác nhau cấuthành nên hệ thống Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thốngtốt

Bao gồm các công đoạn sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình.

6.4 Thử nghiệm

6.5 Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

Trong giai đoạn này việc lập trình là quan trọng nhất Đây là công đoạn

mà việc đa tất cả những thiết kế từ đầu đến nay vận dụng vào chơng trình vàtrực tiếp xây dựng chơng trình Công việc này đòi hỏi lập trình viên phải có mộttrình độ hiểu biết cao về ngôn ngữ lập trình đợc áp dụng cũng nh các công cụkhác đợc sử dụng kèm theo

7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Đây là công đoạn cuối cùng trong toàn bộ quá trình xây dựng và thiết kếmột hệ thống thông tin Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống đợcphát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứngnhững thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng

Bao gồm các công đoạn sau:

- Sơ đồ luồng thông tin (IFD): mô tả hệ thống theo cách thức tự động Mô tả

sự di chuyển của dữ liệu, xử lý, lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của IFD

+ Xử lý

Thủ công Giao tác Tin học hoá

ngời- máy hoàn toàn

+ Kho lu trữ dữ liệu

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): mô tả chính hệ thống thông tin đang xét nhng

trên góc độ trừu tợng Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lutrữ, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịutrách nhiệm xử lý Chỉ đơn thuần mô tả hệ thống làm gì và để làm gì

V hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1 Khái niệm

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các yếu tố có liênquan với nhau để thu thập, xử lý, lu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin liênquan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệthống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơquan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc raquyết định liên quan đến nhân sự tại cơ quan

2 Phân loại

Tuỳ từng cấp độ ta có thể phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sựthành 3 mức:

+ Mức tác nghiệp+ Mức sách lợc + Mức chiến lợc2.1 Các hệ thống ở mức tác nghiệp : cung cấp các thông tinh hỗ trợ choviệc ra quyết định có tính chất thủ tục, lặp lại Có rất nhiều hệ thống thông tinnhân sự ở mức tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý lơng

- Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc

- Hệ thống thông tin quản lý ngời lao động

- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc vàcon ngời

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc2.2 Hệ thống thông tin ở mức sách lợc

- Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc

- Hệ thống thông tin tuyển chọn

- Hệ thống thông tin quản lý lơng , thởng, trợ cấp, BHXH

- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

2.3 Hệ thống thông tin ở mức chiến lợc

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là haihoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực ở mức chiến lợc Kếhoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó các doanhnghiệp đảm bảo đợc đầy đủ về số lợng và chất lợng ngời lao độngphù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp

VI Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1 Các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu

Từ khi máy tính điện tử xuất hiện thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng ra

đời để lu trữ, bảo quản, xử lý và tìm kiếm thông tin Hệ quản trị cơ sở dữ liệu làmột phần mềm mà ta có thể tạo ra, lu trữ, tổ chức và tìm kiếm từ một cơ sở dữliệu hay tập hợp các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu liên quan đến một số khái niêmsau đây:

- Thực thể(entity) là một đối tợng nào đó mà ngời ta muốn quản lý thôngtin liên quan đến nó, thực thể có thể là ngời, sự vật hiện tợng hay một khái niệmnào đó, chẳng hạn thực thể cán bộ, thực thể sinh vật, thực thể phòng ban…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

Mỗi thực thể có các thông tin liên quan mà ta cần lu trữ gọi là các thuộctính(attribute), các thuộc tính là các yếu tố dữ liệu tách biệt mà ta không thểchia nhỏ đợc nữa, ví dụ nh thực thể cán bộ có các thuộc tính nh mã cán bộ, họtên, ngày sinh, giới tính, quê quán, địa chỉ, điện thoại…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

- Bảng(table) là nơi lu trữ các thông tin về thực thể, ví dụ bảng “HSCB”

l-u trữ các thông tin về cán bộ

Mỗi bảng gồm các dòng (row) và các cột (column) Mỗi dòng là một bảnghi (record), mỗi cột là một trờng (file) Ví dụ trong bảng “HSCB” có n bản ghi,mỗi bản ghi lu trữ các thông đầy đủ về 1 cá thể cụ thể

- Cơ sở dữ liệu (database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liênquan với nhau,ví dụ các bảng có liên quan đến “HSCB” là bảng

“DM_PhongBan”, “TieuSu”, “KhenThuong”, “KyLuat”…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sửhợp thành cơ sở dữliệu nhân sự

Tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau gọi là hệ cơ sở dữ liệu(DataBase System), hay ngân hàng dữ liệu (Data Bank) Ví dụ ngân hàng dữliệu của trờng khoa Tin học kinh tế gồm có cơ sở dữ liệu giảng viên, cơ sở dữliệu sinh viên, cơ sở dữ liệu về lịch giảng dạy của giáo viên…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

2 Cơ sở dữ liệu nhân sự

Nh đã định nghĩa về cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu nhân sự là tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau, đợc tạo lập, lu trữ và xử lý trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ chơng trình quản trị cơ sở dữ liệu nhằm cung cấp thông tin khác nhau cho ngời sử dụng vào những mục đích khác nhau Nh vậy, theo khía cạnh nào đó có thể coi cơ sở dữ liệu nhân sự là một tập hợp các bảng trong đó lu trữ các dữ liệu liên quan đến công tác quản lý nhân sự

Cơ sở dữ liệu nhân sự bao gồm các tệp dữ liệu liên quan trực tiếp đến cán

bộ nh tệp hồ sơ cán bộ, các tệp dữ liệu để quản lý quá trình khen thởng, kỷ luật,quá trình công tác, tệp dữ liệu chứa các thông tin về sức khoẻ của cán bộ sau mỗi lần khám định kỳ, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, danh mục tôn giáo, danh mục dân tộc…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sửNếu ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự thì dữ liệu nhân sự sẽ đợc lu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính điện tử, bảo quản nhờ chơng trình quản trị cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu nhân sự của cơ quan là nơi lu trữ, bảo quản mọi thông tin liên quan đến nguồn nhân lực của cơ quan, các dữ liệu đợc lu trữ ở trong cơ sở dữ liệu này cần thờng xuyên đợc cập nhật để có thể đáp ứng các nhu cầu thông tin trong thực tế Cơ sở dữ liệu nhân sự trong cơ quan giống nh bộ nhớ của cơ quan, nó sẽ là nơi khai thác các thông tin liên quan đến nguồn nhân lực trong cơquan, các thông tin này sẽ cung cấp cho các đối tợng sử dụng biết các thông tin

về tình hình nhân sự trong cơ quan vào bất cứ lúc nào, từ đó làm cơ sở để ra các quyết định

3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management System) là một hệthống các chơng trình máy tính giúp cho việc tạo lập, duy trì và sử dụng các hệcơ sở dữ liệu Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng đợc các công ty phần mềmsản xuất và bán trên thị trờng, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi tiếng và thôngdụng hiện nay nh Microsoft Access, Microsoft VisualFoxPro, Oracle, DB2,FoxPro For DOS…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

Giới thiệu về Microsoft VisualFoxPro

Visual FoxPro giúp triển khai các ứng dụng quản lý một cách dễ dàng,giảm bớt đợc khối lợng lập trình nặng nhọc

Visual FoxPro hỗ trợ đợc lập trình hớng đối tợng, hỗ trợ khả năng thiết

kế giao diện trực quan

Nếu các ứng dụng đợc thiết kế trong những phiên bản mới thì vẫn có thểchạy trong Visual Foxpro.

Đây là ngôn ngữ lập trình rất thích hợp với chơng trình quản lý nhân sự

mà em đang xây dựng, chính vì vậy em chọn ngôn ngữ này làm công cụ đẻthiết kế xây dựng chơng trình quản lý nhân sự cho Xí nghiệp Xây lắp Điện

VII Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Theo phơng pháp này ta tiến hành các bớc sau để thiết kế cơ sở dữ liệu

B

ớc 1 Xác định các thông tin đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dung tần xuất và nơi nhận của chúng Ví dụ nh với cơ sở dữ liệu nhân sự ta sẽ có các thông tin đầu ra nh sau : danh sách cán bộ, danh sách khen thởng, danh sách kỷ luật, danh sách cán bộ theo độ tuổi, danh sách cán bộ về hu…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu

ra, trong bớc này ta cần làm các công việc sau:

 Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

1 Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử thông tin cụ thê

2 Đánh dấu các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh

3 Gạch chân các thuộc tính khoá

4 Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh

 Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp Nếu cócác thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sáchcon có một ý nghĩa dới góc độ quản lý Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho

nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danhsách gốc

 Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộkhoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc

nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoáthành một danh sách con mới.

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá chính cho danh sách mới Đặt cho danhsách mới này một tên riêng biệt cho phù hợp với nội dung của các thuộc tínhtrong danh sách

 Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không đợc phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vàothuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sáchchứa quan hệ Z,Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

B

ớc 3 Xác định khối lợng cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ.

- Xác định số lợng các bản ghi của từng tệp

- Xác định độ dài cho từng thuộc tính Tính độ dài cho bảng ghi

Đối với mỗi tệp CSDL (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lợng dữ liệu:

L(R) : độ dài của một bản ghi tính theo số lợng kí tự

N(R) : số lợng trung bình các bản ghi của R

NP(R) : số lợng trang logic dùng bởi R

đầuNgày kết thúc

………

Mã cán bộ

Họ và tênNgày sinhNgày vào làm

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Theo phơng pháp này ta không đi mô tả liệt kê các thông tin đầu ra mà ta

sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liên kết giữa cácthực thể thông tin với nhau Ví dụ để biểu diễn quan hệ giữa phòng ban và cán

Ví dụ nh quan hệ giữa dân tộc và cán bộ , một dân tộc có thể không có hay cónhiều cán bộ đang làm việc trong cơ quan

- N @ M Liên kết Nhiều - Nhiều

Mỗi lần xuất hiện của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B vàngợc lại, nhiều mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B

Ví dụ nh quan hệ giữa phòng ban và cán bộ, một phòng ban có nhiều cán

bộ cùng làm việc và cũng có thể một cán bộ trong một thời làm ở nhiều phòngkhác nhau với các cơng vị khác nhau

Để biểu diễn quan hệ nhiều - nhiều giữa các thực thể ngời dùng thực thểtrung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều Ví dụ với quan hệ giữa cán bộ

và phòng ban ta dùng tệp chức vụ để biểu diễn quan hệ nhiều - nhiều

Phòng ban Chức vụ Cán bộ

đầuNgày kết thúc

………

Họ và tênNgày sinhNgày vào làm

……

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Mô hình quan hệ nhiều - nhiều giữa Phòng ban và Cán bộ

ch ơng iii Phân tích – hệ thống quản thiết kế hệ thống thông tin

quản lý nhân sự

I Mục đích và yêu cầu

1 Mục đích của đề tài

Qua nghiên cứu mô hình và cách quản lý của công ty Xí nghiệp Xây lắp

điện ta thấy sự cần thiết phải xây dựng phần mềm “Quản lý nhân sự” nhằm cácmục đích sau:

+Tự động hoá quá trình quản lý CBNV của công ty

+Quản lý nguồn nhân lực trong công ty một cách khoa học theo các tiêuthức khác nhau nh: quản lý theo phòng ban, quản lý theo mã hồ sơ, theo thẩmquyền, khả năng cũng nh trình độ

Hệ ch ơng trình quản lí nhân sự trong cơ quan

Dữ liệu đầu vào

……

Khi hệ thống đáp ứng đợc đầy đủ các chức năng trên sẽ giúp cho các nhàquản lý có đợc những quyết định đúng đắn khi sử dụng nguồn lực trong công tysao cho co hiệu quả nhất với chi phí thấp nhất: tuyển đúng ngời, đúng ngànhnghề, đúng khả năng sở trờng vào những vị trí thích hợp Từ đó sẽ giúp chocông ty giảm thiểu đợc những chi phí không đáng có nh đào tạo lại nguồn nhânlực, tránh đợc những rủi ro do sử dụng không đúng ngời đúng vị trí…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

2 Yêu cầu đối với hệ thống

+ Hệ thống đợc xây dựng nhằm theo dõi và quản lý nguồn lực trong công tyqua các thời kỳ khác nhau do đó nó phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau:

+Hệ thống phải quản lý đợc toàn bộ các hồ sơ nhân sự của CBNV trongcông ty một cách đầy đủ và toàn vẹn

+Hệ thống cho phép tìm nhân sự theo một tiêu thức nhất định nào đó nh:giới tính, mã nhân viên, họ tên nhân viên, trình độ văn hoá, trình độ chuyênmôn, …các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

+Cho phép sửa đổi và cập nhật dữ liệu, đảm bảo có sàng lọc

+Lu trữ các thông tin liên quan đến CBNV đã từng và đang làm việc tại côngty

+Cập nhật và sửa đổi các thông tin liên quan đến CBNV

+Đa ra các báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên nh : Báo cáo danhsách CBNV toàn công ty; Báo cáo danh sách CBNV theo phòng ban; Danh sáchCBNV về hu; Danh sách CBNV là Đảng viên; Danh sách CBNV thuộc diệnchính sách …các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử

+Kiết suất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết khoa học theo yêucầu của ngời sử dụng theo từng tháng, quí, năm và bất cứ khi nào cần thiết

ii Phân tích thiết kế

1 Phân tích hệ thống

Một hệ thống thông tin quản lí nhân sự điển hình có thể đợc mô tả nh sau:

HTTT QUảN Lý NHÂN Sự

Tìm kiếm thông tin

Quản lý

dữ liệu

Báo cáo thống kê

Cập nhật thông tin

Đầu vào của chơng trình là các dữ liệu liên quan đến đối tợng mà chơngtrình cần quản lý là cán bộ trong cơ quan Các dữ liệu này bao gồm có các danhmục nh danh mục khu vực, danh mục các dân tộc, danh mục các tôn giáo, danhmục các phòng ban, các thông tin đợc lu trong hồ sơ về các cán bộ, tuỳ theo đặc

điểm nhu cầu của cơ quan khác nhau, các thông tin này cũng khác nhau, tuynhiên các thông tin bắt buộc phải có mã cán bộ, họ tên, ngày sinh , các thôngtin liên quan đến chức vụ, liên quan đến trình độ, đến tiểu sử…các phần mềm mà Xí nghiệp đang sử Bên cạnh đócòn có các thông tin khác nh thông tin liên quan đến khen thởng, kỉ luật củacán bộ

Đầu ra của chơng trình có thể có nhiều đặc thù khác hay tuỳ theo yêu cầucủa từng cơ quan doanh nghiệp, tuy nhiên nó thờng đợc thể hiện dới dạng báocáo đặc trng theo các điều kiện khác Báo cáo về danh sách cán bộ coi nh báocáo cơ bản nhất, bắt buộc phải có của một chơng trình quản lý nhân sự, các báocáo này có thể chi tiết hoặc chỉ mang tính thống kê thuần tuý, tiếp đến phải kể

đến các cán bộ, nh tóm tắt tiểu sử, tóm tắt quá trình khen thởng, kỉ luật, các báocáo liên quan đến các quyền lợi của cán bộ tại cơ quan nh bảo hiểm, đối tợngchính sách

Theo cách nhìn đó về chơng trình ta thấy rằng hệ chơng trình quản línhân sự sẽ có một cơ sở dữ liệu để lu trữ dữ liệu về các danh mục, các dữ liệu

về cán bộ, một chơng trình cho phép cập nhật, sửa chữa, loại bỏ các thông tintrong cơ sở dữ liệu, đồng thời chơng trình đó còn cho phép xử lý thông tin, tìm

để có thể có đợc các thông tin phù hợp với yêu cầu, in ra các thông tin dới dạngcác báo cáo nh đã trình bày ở trên Cho phép ngời sử dụng chơng trình tiết kiệmcông sức, công tác quản lí nhân sự sẽ đợc thực hiện trên máy tính điện tử mộtcách tự động

2 Sơ đồ chức năng (BFD)

Quản lý dữ liệu

Quản lý danh mục

Theo phòng ban

Theo tênTheo độ tuổi

Theo chuyên môn

Theo mã CBNVTheo dân tộc

Danh sách đối t ợng chính sáchTheo quê quán

Báo cáo tổng hợp

Hồ sơ

CB NV

Phi

ếu kha

i lý lịc h

CSDL nhân sự

Nhập vào máy

Các quyế

t đị

nh thuyê n chuy

ển, k hen

th ở

ng, kỷ luật

…

Báo c

áo t heo y êu cầ u

Cập nhật hồ sơ

3.0 Báo cáo

Tìm kiếm

Bộ phận lãnh

- Các tệp chứa các thông tin liên quan đến cán bộ nh: hồ sơ cán

bộ, khen thởng, kỷ luật, tiểu sử, sức khoẻ

- Các tệp danh mục: danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danhmục trình độ chuyên môn, danh mục trình độ văn hoá, danh

mục trình độ chính trị, danh mục khu vực, danh mục phòngban, danh mục chức vụ.

5.1 Phân tích mối quan hệ thực thể trong cơ sở dữ liệu

- Phòng ban - Cán bộ :Mỗi cán bộ thuộc về một phòng ban và trong mỗiphòng ban thì có nhiều ngời cùng làm việc Nh vậy mối quan hệ Phòng ban -Cán bộ là mối quan hệ 1@N

- Chức vụ- Cán bộ: Mỗi cán bộ đều có một chức vụ chính(chức vụ caonhất), cùng một chức vụ có thể có nhiều ngời cùng làm => Mối quan hệ Chức

vụ – Cán bộ là mối quan hệ 1@N

- Dân tộc- Cán bộ: Mỗi cán bộ chỉ thuộc về một dân tộc, mỗi dân tộc lại

có nhiều ngời=> Mối quan hệ Dân tộc-Cán bộ là mối quan hệ 1@N

- Tôn giáo –Cán bộ: : Mỗi cán bộ thuộc về một tôn giáo, mỗi tôn giáolại có nhiều ngời theo=> Mối quan hệ Tôn giáo-Cán bộ là mối quan hệ 1@N

- Khu vực-Cán bộ: Mỗi cán bộ đều thuộc về một khu vực nhất định, vàmỗi khu vực có nhiều ngời sinh sống=> Mối quan hệ Khu vực-Cán bộ 1@N

-Trình độ văn hoá( trình độ chuyên môn, trình độ chính trị) –Cán bộ:Mỗi cán bộ đều có một trình độ nhât định, và có nhiều cán bộ khác nhau cócùng một trình độ=> Mối quan hệ Trình độ văn hoá- Cán bộ là mối quan hệ1@N

- Cán bộ- Tiểu sử: Mỗi cán bộ đều có riêng một quá trình học tập, phấn

đấu qua thời gian và chia thành các giai đoạn khác nhau=> mối quan hệ Cán bộ–Tiểu sử là môi quan hệ 1@N

- Cán bộ- Khen thởng: Trong suốt quá trình làm việc, 1 cán bộ có thể cónhiều lần đợc khen thởng => quan hệ Cán bộ- khen thởng là 1@N(ở đây ta chaxet đến hình thức khen thởng, ta chỉ xét đến số lợng thành tích của cán bộ)

- Cán bộ – Kỷ luật: Cán bộ có nhiều lần vi pham kỷ luật=> quan hệ Cán

bộ – Kỷ luật là 1@N

- Cán bộ- Sức khoẻ: Trong suổt quá trình làm việc, Cán bộ có những lầnkhám sức khoẻ định kỳ Do đó quan hệ Cán bộ- Sức khoẻ là quan hệ 1@N

- Cán bộ-Gia đình: Mỗi cán bộ đều có nhiều ngời thân=> quan hệ 1@N

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra