Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin “quản lý vật tư”

Chơng I : Giới thiệu tổng quanvề cơ quan thực tập 1 Chức năng nhiệm vụ của công ty: Công ty Điện thoại Hà Nội trực thuộc Bu điệnThành phố Hà Nội, là đơn vị duy nhất của Bu điện Hà Nội có

Lời nói đầu

Trong thời đại ngày nay song song với sự phát triển của các ngành khoahọc kỹ thuật khác thì ngành công nghệ thông tin cũng đã phát triển mạnh mẽtrên mọi phơng diện và đạt nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật trong mọi lĩnhvực

Các ứng dụng của công nghệ thông tin cũng đã và đang đợc áp dụng trênhầu hết các lĩnh vực của xã hội Cùng với sự ra đời của nhiều thế hệ máy tínhmới hiện đại với tốc độ xử lý cao, thì các phần mềm và các ngôn ngữ lập trìnhcũng không ngừng đợc cải tiến, phát triển nâng cao Trong đó có ngôn ngữ lậptrình Access của Microsoft windows đợc ứng dụng mạnh mẽ, nó đã khai tháckhả năng giao diện để cải tiến và làm việc với cơ sở dữ liệu rất tiện lợi

Với Microsoft Access, ta có thể xây dựng một hệ thống chơng trình ứngdụng trong môi trờng hệ điều hành Microsoft windows rất dễ dàng và tiện lợicho ngời sử dụng Access có rất nhiều u thế trong việc giải các bài toán quản

lý và hệ quản trị Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tơng tác vớingời dùng chạy trong môi trờng Windows, nó tăng sức mạnh cho ngời sử dụngtrong công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lu trữ và biểu diễn thông tin

Vì vậy trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp em đã chọn Microsoft

Access để xây dựng chơng trình quản lý vật t của Công ty điện thoại và lấy tên là chơng trình Quản lý vật t“Quản lý vật t ”..

Trong quá trình thực tập và làm chuyên đề cùng với sự cố gắng của bảnthân, em luôn đợc thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn tận tình hớng dẫn cùng với sự h-ớng dẫn của các anh chị hớn dẫn thực tập giúp đỡ song do trình độ còn hạnchế nên không tránh khỏi những sai sót, rất mong đợc sự bổ sung đóng góptiếp theo của các thầy cô để chơng trình của em đa vào ứng dụng thực tế thànhcông tốt đẹp

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn, cùng các thầy,cô giáo đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn chị Bùi Thị Vân Trang cùng toàn thể mọingời đã tận tình chỉ bảo cho em trong thời gian vừa qua

Cấu trúc của chuyên đề thực tập:

Lời nói đầu

Chơng I: Giới thiệu tổng quan về cơ quan thực tập

1 Chức năng nhiệm vụ của công ty.

2 Cơ sở vật chất kỹ thuật

3 Mô hình tổ chức sản xuất

4 Giới thiệu phòng thực tập

ChơngII: Cơ sở, phơng pháp luận nghiên cứu đề tài

I Quản lý và các ứng dụng của tin học trong quản lý

I.1 Một số kháI niệm về quản lý

I.2 ứng dụng của tin học trong quản lý

I.3 Những đặc đIểm của hệ thống quản lý

I.4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

II Những nội dung cơ bản cho việc thiết kế một hệ thống thông tin quản

lý

1 Một số kháI niệm về hệ thống thông tin

2 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

3 Các công đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin

III Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý

Chơng III: Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin “Quản lý vật tquản lý vật t”

I Đánh giá yêu cầu của hệ thống

II.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu

II.7 Các giao diện chính và mẫu báo cáo của chơng trình

Kết luận

TàI liệu tham khảo

Phụ lục

Chơng I : Giới thiệu tổng quan

về cơ quan thực tập

1 Chức năng nhiệm vụ của công ty:

Công ty Điện thoại Hà Nội trực thuộc Bu điệnThành phố Hà Nội, là

đơn vị duy nhất của Bu điện Hà Nội có nhiệm vụ quản lý bảo dỡng vận hànhkhai thác toàn bộ hệ thống trang thiết bị kỹ thuật thông tin điện thoại củamạng viễn thông Thủ đô, đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ các cơ quanTrung ơng và Hà Nội, các cơ sở kinh tế văn hoá xã hội và toàn bộ nhân dânThủ đô Với những thành tích đã đạt đợc, Công ty đã đợc Nhà nớc trao tặng:

1 Huân chơngAnh Hùng Lao Động

2 Huân chơngLao động hạng nhì

2 Huân chơngLao động hạng ba

1 Huân chơngKháng chiến hạng ba

12 Bằng khencác loại cuảTổng cục Bu điện

Đến năm 2000, hệ thống chuyển mạch của Công ty sẽ lên tới 20 trungtâm chuyển mạch, trên 100 tổng đài vệ tinh Công ty sẽ đa vào mạng lới các

kỹ thuật mới: kỹ thuật truyền dẫn SDH, hệ thống vô tuyến cố định GMH2000

Hà Nội bao gồm hệ thống trang thiết bị chuyển mạch kỹ thuật số hiện đại tầm

cỡ Thế giới và hiện đại bậc nhất trong khu vực đó là 8 trung tâm chuyểnmạch: Bờ Hồ, Từ Liêm, Hùng Vơng, Trần Khắc Chân là các tổng đài 1000E10 do hãng ALCATEL của Pháp sản xuất: Các trung tâm chuyển mạch Th-ợng đình, Ô Chợ Dừa là tổng đài EWSD do hãng BOSH TELECOM củaCHLB Đức sản xuất: Các trung tâm chuyển mạch Đuôi cá, Mai Hơng là tổng

đài NEAX 61 do hãng NEC của Nhật sản xuất Cùng với 8 trung tâm chuyểnmạch là gần 70 tổng đài vệ tinh tạo nên một hệ thống mạng đa trạm bao phủkhắp các địa bàn của các Quận nội thành và các huyện ven đô đảm bảo tốt cácnhu cầu về thông tin liên lạc của Thủ đô Hệ thống mạng ngoại vi bao gồm hệ

thống truyền dẫn cáp quang và hệ thống cáp đồng và các thiết bị đầu cuối.Hệthống truyền dẫn cáp quang kết nối giữa các tổng đài trung tâm với nhau ,giữa các tổng đài trung tâm với các tổng đài vệ tinh với tốc độ truyền 34MB/ s

và kỹ thuật PDH (phân cấp số cận đồng bộ) và trong tơng lai sẽ đợc thay thếbằng kỹ thuật SDH (phân cấp số đồng bộ) Hệ thống cáp đồng với hàng trăm

km cáp chính , phụ do các nớc Nhật, Nam triều tiên và các Công ty liêndoanh nội địa sản xuất cùng với hệ thống cống bể dài trên 250 km đã nốithông cho hơn 200000 máy điện thoại trong thành phố hoạt động tốt.Cùng với

hệ thống trang thiết bị chính là hệ thống chuyển mach hiện đại và hệ thốngmạng ngoại vi trải khắpđịa bàn Thủ đô Công ty ĐTHN còn có các dịch vụ tiệnlợi nh hệ thống Đại lý điện thoại công cộng1180 đại lý, 100 máy điện thoạicông cộng dùng thẻ, dịch vụ 108 giải đáp 13 danh mục về thông tin kinh tế xãhội, Dịch vụ 116 giải đáp điện thoại , Trung tâm niên giám những trang vàngvới cuốn niên giám phát hành hàng năm, Trung tâm bảo hành thiết bị viễnthông với những dịch vụ cung cấp lắp đặt, bảo hành , sửa chữa các trang thiết

bị viễn thông nh Tổng đài nội bộ , máy FAX, máy điện thoại

Trong tất cả các công việc của Công ty việc ứng dụng tin học đợc đa lênhàng đầu Hoạt động tin học của Công ty đã đạt đợc những thành tựu nhất

định Công ty đã có những mạng LAN của một số đơn vị và một mạng LANchung của Công ty.Các công tác nh quản lý nhân sự, quản lý kinh tế, quản lý

kỹ thuật, nghiệp vụ và quản lý khai thác các dịch vụ đã đợc ứng dụng tin họcmột cách sâu rộng

Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật lành nghề , với hệ thống trang thiết bị kỹthuật hiện đại Công ty Điện Thoại Hà Nội có thể đáp ứng tốt mọi yêu cầuthông tin hiện tại và sẽ không ngừng phát triển trong tơng lai Sắp tới hệ thốngchuyển mạch của Công ty sẽ lên tới 17 trung tâm chuyển mạch, trên 100 tổng

đài vệ tinh cùng với sự phát triển rộng khắp của mạng ngoại vi hớng tới năm

2000 với mật độ điện thoại 20 máy/ 100 dân trên địa bàn Hà nội Cùng vớinhững bớc tiến đó Công ty sẽ đa vào mạng lới các kỹ thuật mới mạch vòngcáp quang RING I, RING II , kỹ thuật SDH, tổng đài phân phối cuộc gọiACD, hệ thống vô tuyến cố định GMH-2000, phát triển các dịch vụ phi thoạitrên mạng nh truyền số liệu, INTERNET vv đóng góp vào sự nghiệp xâydựng kinh tế-văn hoá- xã hội của Thủ đô Hà nội

m « h×nh tæ chøc s¶n xuÊt:

3.1: Phòng tổ chức cán bộ – lao động tiền l lao động tiền l ơng:

 Phòng tổ chức - lao động tiền lơng (TC-LĐTL) là đơn vị trực thuộcGiám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức năng giúp Giám đốc quản lýcông tác tổ chức, lao động, tiền lơng, chế độ, chính sách, công tác dân quân tự

vệ, công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động và phòng cháy chữa cháy củaCông ty điện thoại

- Tổ chức quản lý nắm chắc tình hình đội ngũ và từng cá nhân cán bộtrực thuộc Công ty quản lý và những cán bộ do cấp trên quản lý Quản lý hồsơ cán bộ và tập hợp báo cáo thống kê theo quy định

- Thực hiện các nội dung công việc tuyển dụng, làm hộ khẩu, cho thôiviệc, nghỉ chế độ, chính sách của Nhà nớc và tình hình sản xuất của Công ty

- Chọn cử cán bộ đi học tập tại các trờng trong nớc, đi tham quan họctập ở nớc ngoài

- Tổ chức bồi dỡng thi nâng bậc hàng năm và giúp đỡ học sinh, sinhviên các trờng gửu đến học tập, thực tập tại Công ty

- Tổ chức theo dõi đánh giá kết quả tập sự của học sinh, sinh viên đợcphân bổ về Công ty Và một số nhiệm vụ khác nữa

3.2: Phòng quản lý kỹ thuật:

 Phòng quản lý kỹ thuật gọi tắt là phòng kỹ thuật, là đơn vị trực thuộcGiám đốc công ty Điện thoại Hà nội có chức năng giúp Giám đốc quản lýcông tác kỹ thuật của công ty

 Phòng quản lý Kỹ thuật có các nhiệm vụ :

- Tổ chức quản lý chặt chẽ hệ thống mạng lới thông tin điện thoại củathành phố về số lợng, kết cấu, chất lợng trang thiết bị, về sơ đồ tổ chức mạng,

về hồ sơ kỹ thuật, về trang thiết bị đo thử và các thiết bị phụ trợ khác

- Tổ chức hớng dẫn các quy trình qui phạm kỹ thuật về khai thác, vậnhành bảo dỡng và quản lý các trang thiết bị kỹ thuật

- Quản lý, lu trữ tài liệu, sơ đồ, hồ sơ kỹ thuật về mạng cáp, thiết bịchuyển mạch và các thiết bị phục vụ thông tin đang khai thác vận hành trênmạng lới Cập nhật những biến động về mạng cáp và thiết bị

- Phối hợp đào tạo, tuyển chọn lao động kỹ thuật, thi nâng bậc, kiểm trathử việc do Công ty tổ chức

3.3: Phòng quản lý nghiệp vụ:

 Phòng quản lý nghiệp vụ gọi tắt là phòng nghiệp vụ là đơn vị trựcthuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức năng giúp Giám đốc quản

lý kinh doanh các dịch vụ khai thác điện thoại của Công ty điện thoại Hà nội

 Phòng quản lý nghiệp vụ có các nhiệm vụ sau :

- Tổ chức thực hiện các qui trình nghiệp vụ của nghành

- Tổ chức hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện thể lệ thủ tục khaithác điện thoại đờng dài, các dịch vụ đặc biệt, 108, 116, điện thoại công cộng.Thanh tra, kiểm tra các khiếu nại của thuê bao

- Xây dựng quy định, quy trình về quản lý nghiệp vụ cho việc khai thácdịch vụ, PTTB, quản lý dàn số, cớc phí, 108, 116 trong nội bộ BĐHN, Công

ty điện thoại

- Tổ chức thực hiện cung cấp số liệu :

+ Số máy điện thoại theo nội dung danh bạ 116, 108

+ Trung tâm niên giám và các đơn vị quản lý

+ Đại lý điện thoại công cộng

+ Các loại khiếu nại.

+ Quản lý hồ sơ thuê bao đợc biến động theo mã thu cớc hàng tháng.3.4: Phòng Tài chính – lao động tiền l kế toán:

 Phòng tài chính kế toán gọi tắt là phòng TC-KT là đơn vị trực thuộcGiám đốc công ty Điện thoại Hà nội, có chức năng giúp Giám đốc trong lĩnhvực công tác tài chính kế toán, quản lý kinh tế của công ty

- Hoạch toán kinh doanh, cân đối thu chi đảm bảo các hoạt động sảnxuất, bảo toàn vốn đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên

- Tổ chức bộ máy kế toán các nghiệp vụ, thực hiện đầy đủ đúng chế độ

kế toán : Kế toán tài sản cố định, kế toán vật t, tiền lơng, kế toán thu chi Phục

vụ đắc lực cho công tác quản lý

- Thực hiện đầy đủ nội dung, chế độ kế toán tổng hợp, kiểm tra số liệuchứng từ, lập, ghi sổ cái, lập bảng kết toán tài sản, phân tích số liệu kế toán,lập báo cáo kiểm tra tài sản theo qui định

- Ra các văn bản, hớng dẫn, qui định cho các đơn vị thực hiệnnhững nộidung công việc thuộc phạm vi chức trách nhiệm vụ của phòng và đôn đốc các

đơn vị thực hiện

- Tổ chức hớng dẫn, tập huấn nhiệm vụ cho kế toán các đơn vị trongcông ty

3.5: Phòng kế hoạch kinh doanh:

 Phòng Kế hoạch kinh doanh viết tắt là phòng KH-KD là một đơn

vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức năng giúp Giám

đốc Công ty trên các lĩnh vực Công tác: kế hoạch, kinh doanh, vật t, tài sản,sửa chữa và xây dựng cơ bản.

vị phấn đấu hoàn thành

- Lập kế hoạch mua sắm vật t, phơng tiện, công cụ lao động sản xuất

đảm bảo trang bị đủ đáp ứng đợc các yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh củaCông ty

3.6: Phòng hành chính quản trị:

 Phòng Hành chính-Quản trị gọi tắt là phòng Hành chính là đơn

vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức năng giúp Giám

đốc tổ chức thực hiện và quản lý công tác hành chính quản trị của Công ty

 Phòng Hành chính có các nhiệm vụ:

- Quản lý toàn bộ mặt bằng sản xuất của các đài trạm và các phòng làmviệc thuộc khu vực văn phòng của Công ty

- Quản lý trang bị nội thất, phơng tiện làm việc và hệ thống chiếu sáng,

đảm bảo yêu cầu công tác và sinh hoạt ở các cơ sở sản xuất trong Công ty

- Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm trang bị thờng xuyên và giải quyếtnhững yêu cầu phát sinh đột xuất đáp ứng các yêu cầu sản xuất và công tác

+ Tập hợp các yêu cầu về sửa chữa, cải tạo nhà trạm, khảo sát cụ thể và

dề xuất ý kiến báo cáo Giám đốc

- Tổ chức hệ thống lu trữ hồ sơ tài liệu của Công ty

- Quản lý, sử dụng và giữ gìn tốt các trang thiết bị văn phòng

3.7: Phòng máy tính:

 Phòng Máy tính là đơn vị trực thuộc Công ty Điện thoại Hà nội

có chức năng nghiên cứu tin học ứng dụng vào sản xuất và tổ quản lý mạngmáy tính của Công ty Điện thoại

 Phòng máy tính có các nhiệm vụ sau :

- Tập trung nghiên cứu về phần mềm, xử lý tin, phần cứng và truyềnthông

- Nghiên cứu việc triển khai các ứng dụng mới vào công nghệ thông tin,ứng dụng vào trong sản xuất của Công ty : thiết bị phần cứng, hệ điều hành( UNIX, NOVELL, WINDƠWS NT ), các phần mềm quản trị dữ liệu( ORACLE, SYCBASE )

- Nghiên cứu các vấn đề về mạng máy tính bao gồm mạng LAN vàWAN tiến hành triển khai thực tế ở Công ty ( mạng LAN chung của Công ty,

đấu nối liên mạng, truy nhập từ xa )

- Khắc phục các sự cố trục trặc, h hỏng thiết bị tin học ở các đơn vịtrong Công ty, đề xuất các biện pháp sử lý cần thiết

- Quản lý mạng LAN chung trong toàn Công ty, các mạng LAN concủa 108, 116, 119, LAN nghiệp vụ cụ thể, phòng máy tính phải tập trung vàomột số công tác khác

- Lấy số liệu mạng cáp này theo định kỳ để kiểm tra, làm cơ sở báo cáotổng kết

3.8: Ban thanh tra bảo vệ:

Ban thanh tra bảo vệ viết tắt là ban TT-BV là đơn vị chức năng trựcthuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội, giúp Giám đốc lĩnh vực công táckiểm tra, thanh tra, bảo vệ của Công ty Điện thoại Hà nội

 Ban TT_BV có các nhiệm vụ :

- Thực hiện sự chỉ đạo của Giám đốc, tổ chức kiểm tra thanh tra cáchoạt động thuộc các lĩnh vực sản xuất, hoạt động kinh tế, tài chính, quản lývật t chấp hành luật pháp của nhà nớc vv

- Xây dựng kế hoạch, thanh tra, kiểm tra theo chế độ định kỳ và bất ờng với các nội dung cụ thể và yêu cầu các đơn vị liên quan phối hợp thựchện.

th Và các nhiệm vụ khác nữa

3.9: Các đài điện thoại:

Có các đơn vị: Đài điện thoại trung tâm

Đài điện thoại Thợng Đình

Đài điện thoại Hùng Vơng

Đài điện thoại Giáp Bát

Là các đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hànội,có chức năng quản lý mạng lới dây, máy, cáp (DMC) quản lý các tổng đài

vệ tinh, nhà trạm lắp đặt thiết bị các trang thiết bị kỹ thuật khác do Giám đốcCông ty giao

3.10: Đội cơ điện điều hoà:

Đội cơ điện điều hoà là đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty

Điện thoại Hà nội, có chức năng quản lý, vận hành, bảo dỡng hệ thống nguồn

điện, hệ thống bơm thoát nớc, hệ thống điều hoà không khí Lắp đặt hệ thống

điều hoà, nguồn điện và gia công cơ khí phục vụ các yêu cầu sản xuất củaCông ty

3.11: Đội nâng cấp:

 Đội Nâng cấp mạng lới thông tin gọi tắt là đội nâng cấp là đơn vị

SX trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức năng thực hiệnviệc phát triển, nâng cấp chất lợng mạng cáp phục vụ yêu cấu sản xuất kinhdoanh của Công ty

 Đội nâng cấp có các nhiệm vụ sau :

 Thi công , xây dựng các công trình cáp mới trong phạm vi nhiệm vụ củaCông ty cho phép

 Kéo cáp quay đầu, đấu nối , đấu chuyển cáp khi có yêu cầu cần thiết

 Xây dựng các công trình cáp mới cần tiến độ nhanh mà các đơn vị kháckhông làm kịp

 Xây dựng các tuyến cáp chính, cáp phụ cần thiết phục vụ yêu cầu pháttriển thuê bao

3.12: Trung tâm Chuyển mạch – lao động tiền l truyền dẫn:

 Trung tâm Chuyển mạch - truyền dẫn viết tắt là Trung tâm

CM-TD là đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chứcnăng quản lý vận hành, khai thác bảo dỡng hệ thống chuyển mạch và hệ thốngghép kênh truyền dẫn cáp sợi quang

 Trung tâm CM-TD có các nhiệm vụ:

- Tổ chức xây lắp hệ thống thiết bị đài trạm trong thành phố Hà nội vàcác huyện ngoại thành

- Quản lý bảo dỡng, vận hành khai thác hệ thống chuyển mạch, hệthống ghép kênh

- Truyền dẫn sợi cáp quang ở các tổng đài trung tâm và các tổng đài vệtinh trong nội thành

- Giải quyết các yêu cầu mở kênh, tạo số, xoá số gọi, khoá, mở các dịch

vụ theo yêu cầu chỉ đạo

- Cập nhật số liệu kỹ thuật, lu trữ hồ sơ tài liệu và thực hiện chế đọ báocáo theo quy định

- Giữ gìn đảm bảo quản lý các linh kiện dự phòng thay thế và tổ chứcquản lý tốt tài sản đợc giao

3.13: Trung tâm đo thử điều hành sửa chữa:

 Viết tắt là TTĐTĐHSC, gọi tắt là trung tâm 119 là đơn vị sản xuấttrực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức năng điều hành sửachữa h hỏng DMC đảm bảo khôi phục liên lạc theo chỉ tiêu thời gian qui địnhtrên toàn mạng lới của công ty Điện thoại Hà nội quản lý

- Quản lý chặt chẽ số liệu và thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định

- Thực hiện nghiêm chỉnh những quy định về giao tiếp với khách hàngtrong quan hệ công tác

3.14: Trung tâm điện thoại công cộng:

 Trung tâm Điện thoại công cộng (sau đây viết tắt làTTĐTCC) là

đơn vị sản xuất trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội có chức năng

tổ chức sản xuất, kinh doanh loại hình dịch vụ điện thoại công cộng (dạng đại

lý và điện thoại dùng thẻ) trên mạng lới điện thoại Hà nội do công ty Điệnthoại quản lý

 Trung tâm Điện thoại công cộng có các nhiệm vụ sau :

- Tổ chức phát triển và kinh doanh có hiệu quả mạng lới dịch vụ đại lý

điện thoại công cộng trên địa bàn thành phố thuộc quyền quản lý của Công ty

Điện thoại Hà nội

- Thực hiện công tác quản lý, kiểm tra thờng xuyên việc thực hiện quichế hoạt động của đại lý điện thoại công cộng Đảm bảo cho đại lý kinh doanhkhai thác theo đúng hợp đồng đã ký, đặc biệt là về giá cớc, tinh thần, thái độphục vụ cũng nh đảm bảo văn minh dịch vụ đại lý

-Tổ chức thực hiện việc thu cớc điện thoại tại nhà đại lý : đúng tiến độ,

đảm bảo những nguyên tắc quản lý tài chính chặt chẽ, tránh thất thu,mất mát

- Quản lý chặt chẽ và tổ chức mạng lới đại lý kinh doanh có hiệu quả sốthẻ (Card) đã đợc nhận

Tr ởng phòng (kế toán

tr ởng) : Nguyễn Quang H ng

Phó phòng:

Lê Thị Hoà

Bộ phậ

n Vật

n tài sản

Bộ phận thanh toán tiền mặt, ngân hàng

Công

đoàn : Châu Minh Thu

Bùi Thị Vân Trang

Nguyễn Khánh T ờng

Nguyễn Lê

Hằng

Lê Kim Thanh(Tiền mặt)

- Tổ chức tiếp thị nắm, bắt yêu cầu thông tin để đề xuất phơng án pháttriển các điểm đặt máy Pay-phone mới đạt hiệu quả kinh doanh

3.15: Trung tâm bảo hành thiết bị thông tin:

 Trung tâm bảo hành thiết bị thông tin viết tắt là Trung tâm BHTBTT

và gọi tắt là Trung tâm bảo hành là đơn vị dịch vụ trực thuộc Giám đốc Công

ty điện thoại Hà nội có chức năng bảo dỡng, sửa chữa, lắp đặt thiết bị điệnthoại thuộc phạm vi quy định của Công ty điện thoại Hà nội

 Trung tâm BHTBTT có các nhiệm vụ :

- Quản lý, bảo dỡng, sửa chữa, lắp đặt thiết bị điện thoại và thiết bịnguồn điện cho các tổng đài điện thoại PABX

- Tổ chức tiếp thị tìm kiếm khách hàng mua và bán thiết bị điện thoại

đạt hiệu quả kinh doanh

- Thực hiện đầy đủ các thủ tục thu tiền của khách hàng, giao nộp Công

ty và cập nhật số liệu vào sổ sách kế toán ầy dủ

- Sửa chữa đờng dây trung kế từ hộp đầu dây cạnh tổng đài đến các máynhánh

- Phục vụ khách hàng với tinh thần trách nhiệm cao, thái độ văn minh,lịch sự trong giao tiếp không để khách hàng kêu ca, phàn nàn

4 Giới thiệu về phòng thực tập:

Em thực tập tại phòng Tài chính – lao động tiền l Kế toán của công ty Phòng có 17ngới và đợc bố chí làm việc theo sơ đồ sau

MiếnHùng

Phạm Thu Hà(Ngân hàng)

Lê Kim Thái(Công nợ)

Nguyễn Thanh Hồng (Văn th )

Châu Minh Thu(Thủ quỹ)

4.1 Lý do lựa chọn đề tài:

Trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng Tài chính – lao động tiền l Kế toán quatìm hiểu và nghiên cứu em thấy rằng các công việc trong phòng đều đợc mọingời trong phòng thực hiện không có gì vớng mắc riêng bộ phận vật t có mộtvấn đề Chơng trình quản lý vật t của phòng đang dùng do đã đợc dùng từlâu nên bây giờ không còn phù hợp nữa do có một số vấn đề đòi hỏi mới nẩysinh mà chơng trình cũ không đáp ứng đợc Ví du nh về mẫu báo cáo, cáchtính giá, Và do không tơng thích với phần cứng hiện có của phòng PhòngTài chính – lao động tiền l Kế toán đã quyết định nhờ phòng máy tính viết hộ một chơngtrình mới cho việc quản lý vật t nhng khi đa vào sử dụng nó vẫn cha đáp ứng

đợc nhu cầu vì có một số vấn đề chơng trình mới đáp ứng đợc tốt hơn chơngtrình cũ nhng một số vấn đề lại không đợc tốt bằng chơng trình cũ do vậyphòng Tài chính – lao động tiền l Kế toàn vẫn dùng chơng trình cũ mặc dù có một số phần

có lỗi Do đó em đã chọn đề tài thực tập của mình là chơng trình quản lý vật tcủa Công ty điện thoại Tuy răng vấn đề vật t là một vấn đề đã có từ lâu và đã

đợc nhiều ngời giải quyết nhng mỗi một công ty nó có đặc thù riêng do đó nócũng có những đòi hỏi khác nhau khi giải quyết một vấn đề

4.2.Tên đề tài:

Qua tìm hiểu và cùng với sự hớng dẫn của mọi ngời trong phòng Tàichính – lao động tiền l Kế toán em quyết định chọn đề tài của mình là chơng trình:

“Quản lý vật t Quản lý vật t ”

Chơng II cơ sở phơng pháp Luận nghiên cứu đề tài

I Quản lý và các ứng dụng của tin học trong quản lý

1.1 Một số khái niệm về quản lý:

- Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát, nó thờng đợc dùng

để chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế xã hội

- Trong công tác quản lý ngời ta phân ra hai loại hình lao động :

 Thứ nhất là: Lao động mang tính chất máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần

nh việc thống kê sổ sách, bảng biểu, báo cáo,

 Thứ hai là : Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc đề ra các phơngpháp mới, các công việc kiểm tra, hớng dẫn

Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3 / 4, còn lại làcho loại hình lao động thứ hai

1.2 ứ ng dụng tin học trong quản lý:

Ngày nay cùng với sự phát triển của máy tính cũng nh các phần mềm, sựứng dụng của công nghệ thông tin rất rộng rãi trên mọi lĩnh vực Trong nớc tacông nghệ thông tin đã và đang khẳng định vai trò và vị trí to lớn của mìnhtrong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội Việc áp dụng tin học vào quản lý nhằmmục đích giải phóng cho họ tập trung dồn sức vào quản lý chặt chẽ,khoahọc,làm tăng hiệu quả và tốc độ xử lý thông tin.Tùy theo từng nhiệm vụ cụ thể

mà ngời ta có thể tin học hóa toàn bộ hay tin học hóa từng phần

1.2.1 Tin học hóa toàn bộ:

Phơng pháp này là tin học đồng thời các chức năng quản lý và thiết lậpmột cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho cấu trúc tổ chức của cơ quanquản lý

Ưu điểm : là các chức năng quản lý đợc tin học hóa một cách triệt đểnhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh đợc trùng lặp, d thừa đầu lớn

1.2.2 Tin học hóa từng phần:

Phơng pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặc theo yêu cầu cụthể của từng bộ phận Việc thiết kế các phần hệ quản lý của hệ thống đợc thựchiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp đợc chọn cho các phân hệkhác nhau

 Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản khi thực hiện vì các ứngdụng phát triển tơng đối độc lập với nhau, vốn đầu t ban đầu không lớn

 Nhợc điểm: Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống

và không tránh khỏi trùng lặp và d thừa thông tin

Trong hai phơng pháp trên cho dù áp dụng phơng pháp nào đi chăng nữathì việc tin học hóa phải đợc xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thốngnhất

1.3 Những đặc điểm của hệ thống quản lý:

1.3.1 Phân cấp quản lý:

- Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất từtrên xuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lýthống nhất trong toàn bộ hệ thống

- Hệ thống đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dớilên trên và truyền từ trên xuống dới

1.3.2 Luồng thông tin vào:

- Mỗi công việc khối lợng thông tin phải xử lý thờng nhật rất lớn, đadạng về chủng loại cũng nh cách xử lý hay tính toán Có thể phân thông tinlàm ba loại:

 Loại thông tin dùng cho tra cứu

 Loại thông tin luân chuyển chi tiết

 Loại thông tin luân chuyển tổng hợp

Trong đó:

- Thông tin dùng cho tra cứu là loại thông tin đợc dùng chung cho hệthống và ít thay đổi, các loại thông tin này đợc đa vào một lần và chỉ dùng đểtra cứu

- Thông tin luân chuyển chi tiết là loại thông tin chi tiết về các hoạt độngthờng nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lợng thông tin loại này thờngrất lớn

- Thông tin luân chuyển tổng hợp là loại thông tin tổng hợp về hoạt độngcủa từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin

1.3.3 Luồng thông tin ra:

- Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin vào và phụ thuộc vàonhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể Các hình thức đầu ra chủ yếu củacác bài toán quản lý sổ sách báo cáo và các loại thông tin thông báo.

1.4 Các ph ơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý:

Việc xây dựng hệ thông tin quản lý có thể làm theo các phơng pháp sau:

1.4.1 Phơng pháp phân tích: là phơng pháp trớc hết phải xây dựng đảmbảo khoa học trong toàn bộ hệ thống rồi sau mới xây dựng các chơng trìnhlàm việc

- Ưu điểm:Tránh đợc việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủcông

- Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đợc đa vào một cách thủ công

1.4.2 Phơng pháp tổng hợp: Là phơng pháp đòi hỏi phải xây dựng cácmảng làm việc cho từng bài toán riêng biệt

- Ưu điểm: cho phép ta có thể đa dần hệ thống vào hoạt động theo từnggiai đoạn Nh vậy nhanh chóng thu đợc kết qủa

- Nhợc điểm: Khó tránh khỏi sự trùng lặp về thông tin

1.4.3 Kết hợp cả hai phơng pháp: Với phơng pháp này ngời ta kết hợp

đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết,tuy nhiên cũng cần phải tổ chức một cách chặt chẽ để đảm bảo xây dựng cơ sởthông tin thống nhất trong toàn bộ hệ thống

II Những nội dung cơ bản cho việc thiết kế một hệ thống thông tin quản lý:

1 Một số khái niệm của hệ thống thông tin:

a Thông tin:

Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cha đợc xử lý Thông tin là dữ liệu đã

đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tợngnhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quá trình xử lý này có thể trởthành dữ liệu của quá trình khác

Thông tin phải phản ánh đợc mối quan hệ giữa đối tợng và chủ thể Đối ợng phản ánh thông tin cho chủ thể, chủ thể biến thông tin đợc phản ánh đó

t-Hệ thống quản lý

Đối t ợng quản lý

Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định

Thông tin ra môi tr ờng Thông tin từ môi tr ờng

Môi tr ờng

thành tri thức Do đó thông tin phải là đối với từng chủ thể, thông tin phải đợcchủ thể tri thức hoá và áp dụng nó vào cuộc sống

Đặc trng của thông tin:

+ Giảm độ bất định về đối tợng

+ Thông tin mang tính thời điểm

+ Thông tin mang tính định hớng, thông tin càng hẹp thì giá trị của nócàng lớn

+ Thông tin mang tính cục bộ

b Thông tin quản lý:

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệthống quản lý Chủ thể quản lý thu thập thông tin từ môi trờng và từ chính đốitợng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉhuy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ tổ chức

Nh vậy, thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lýcần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình Có 3 loạiquyết định quản lý là: Quyết định chiến lợc: nhằm xác định mục tiêu và xâydựng nguồn lực cho tổ chức; Quyết định chiến thuật nhằm cụ thể hoá mục tiêuthành nhiệm vụ, nhằm kiểm soát và khai thác tối đa nguồn lực; Quyết định tácnghiệp nhằm thực thi những nhiệm vụ cụ thể

c Hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lthực hiện hoạt động thu thập, lu trữ và phân phốithông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

Trong hệ thống thông tin, dữ liệu đợc thu thập từ các nguồn đa vào xử lýcùng với dữ liệu đã đợc lu trữ ở kho dữ liệu từ trớc, sau đó thông tin đầu ra đợcphân phát đến các đích.

d Các tiêu chuẩn để đánh giá hoạt động của hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin đợc đánh giá là hoạt động tốt hay xấu thông qua chấtlợng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin đợc thểhiện ở:

a Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin:

Do những vấn đề về quản lý và yêu cầu mới của nhà quản lý Những luậtmới của chính phủ ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá cáchoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành

động mới của đối thủ cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơbuộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng theo hớng tăng khảnăng cạnh tranh bằng năng suất lao động

Khi công nghệ mới ra đời cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xemxét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi một phầnmềm ra đời nhiều doanh nghiệp phải xem xét, cân nhắc xem có nên sử dụng

để cải tiến, trợ giúp tốt hơn cho công việc của mình hay không

Những thách thức về chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việcphát triển một hệ thống thông tin

b Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin:

Mục đích của một dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc mộtsản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, nó đợc hoà hợp vào trong cáchoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tàichính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp

để phát triển hệ thống thông tin nhng nếu không có phơng pháp ta sẽ có nguycơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc

Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin là một tập hợp các bớc và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễquản lý hơn Có ba nguyên tắc chung cho việc phát triển một hệ thống thôngtin là:

Nguyên tắc sử dụng các mô hình: Ta cần phải nắm vững về ba mô hình:logíc, vật lý ngoài, vật lý trong, đồng thời phải phân định rõ ràng ranh giớigiữa chúng

Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng: đây là một nguyên tắccủa sự đơn giản hoá Trong thực tế ngời ta đã chứng minh rằng để hiểu tốt một

hệ thống thì phải đi từ các mặt chung trớc khi xem xét đến mặt chi tiết

Nguyên tắc về sự chuyển đổi mô hình: Ta phải chuyển từ mô hình vật lýsang mô hình logíc trong giai đoạn phân tích và chuyển từ mô hình logíc sangmô hình vật lý trong giai đoạn thiết kế Giai đoạn phân tích đợc bắt đầu bằngviệc thu thập các dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại Nguồn dữ liệu đợccung cấp từ ngời sử dụng, các tài liệu và quan sát, nó cho ta sự mô tả về môhình vật lý ngoài của hệ thống Từ sự mô tả này, phân tích viên sẽ biến đổi,phiên dịch thành mô hình logíc, nó thể hiện sự liên quan logíc của các hiện t-ợng, đối tợng trong hệ thống đang hoạt động Từ mô hình logíc này, trong giai

đoạn thiết kế, phân tích viên xem xét cụ thể xem hệ thống mới sẽ thực hiện

những công việc gì và bằng cách nào để ngời sử dụng có thể tơng tác với hệthống.

Nh vậy phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệthống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt

nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốnchúng để đa ra đợc chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác địnhcác bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xâydựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thựchiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệthống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống

là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

§¸nh gi¸ yªu cÇu

Ph©n tÝch chi tiÕt

ThiÕt kÕ logÝc

X©y dùng ph ¬ng ¸n

ThiÕt kÕvËt lý ngoµi

3 Các công đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin:

a Đánh giá yêu cầu:

Giai đoạn đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chứchoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết về thời cơ, tínhkhả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Đây là giai đoạn tơng

đối ngắn về thời gian, ít tốn kém về chi phí nhng đòi hỏi phân tích viên phải

đánh giá đúng yêu cầu của thực tế, nếu phạm phải sai lầm sẽ có thể dẫn tớilàm lùi bớc trên toàn bộ dự án, kéo theo những tốn kém chi phí cho tổ chức

 Các bớc của giai đoạn này gồm:

Lập kế hoạch: ở giai đoạn này thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống

đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nh nguồn và phơng pháp thuthập cần dùng

Làm rõ yêu cầu: là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của ngờiyêu cầu Xác định chính xác đối tợng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bảncủa môi trờng hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu

Đánh giá khả thi: là tìm xem có yếu tố nào về tổ chức, tài chính, thờigian, kỹ thuật ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành cônggiải pháp đã đề ra hay không

Chuẩn bị trình bày báo cáo

b Phân tích chi tiết:

Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệthống đang tồn tại, có nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh cácnguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thốngmới và đề ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên

 Các bớc trong giai đoạn này gồm:

Lập kế hoạch phân tích chi tiết: lập thành đội ngũ, lựa chọn công cụ vàphơng pháp, xác định thời hạn xây dựng

Nghiên cứu môi tr ờng của hệ thống đang tồn tại : bao gồm nghiên cứumôi trờng ngoài, môi trờng tổ chức, môi trờng vật lý, môi trờng kỹ thuật.Nghiên cứu hệ thống hiện tại: từ việc thu thập thông tin về hệ thống hiệntại phân tích viên phải xây dựng đợc mô hình vật lý ngoài và mô hình logíccủa hệ thống

Thủ công Giao tác ng ời - máy

Tin học hoá hoàn toàn Thủ công

Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề: Phân tích viên phải

đa ra chẩn đoán chính xác về vấn đề của hệ thống hiện tại, từ đó xác định mụctiêu của hệ thống mới và các yếu tố của giải pháp

Đánh giá lại tính khả thi: là việc khẳng định lại tính khả thi về tổ chức, tàichính, kỹ thuật và thời gian đối với mỗi phơng án đề ra

Sửa đổi đề xuất của dự án: dựa vào những thông tin thu thập đợc cùng vớinhững đánh giá, phân tích đợc, ta phải cung cấp cho ngời ra quyết định mộtbức tranh toàn diện của dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và vềcác ràng buộc thời gian thực hiện dự án

Chuẩn bị trình bày báo cáo

Để thu thập thông tin trong giai đoạn này ta sử dụng một số phơng pháp

nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, dùng phiếu điều tra, quan sát Trong quátrình thu thập thông tin ta cần xử lý rất nhiều dữ liệu vì vậy ta phải mã hoáchúng Mã hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mangtính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tậphợp các đối tợng cấn biểu diễn Có các phơng pháp mã hoá sau: mã hoá phâncấp; mã hoá liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghép nối Mãhoá dữ liệu nhằm nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng, mô tả nhanh chóngcác đối tợng, nhân diện nhóm đối tợng nhanh hơn, đồng thời giảm chi phí,giảm không gian lu trữ và thời gian tìm kiếm

Từ những thông tin thu thập đợc, ngời phân tích phải mô hình hoá chúngthông qua sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của sơ đồ luồng thông tin gồm có:

Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thốngthông tin mới Vì cách tiếp cận nh vậy đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết, chỉnhững dữ liệu đó sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thốngvà chỉ những xử lýyêu cầu sẽ đợc thực hiện.

Thiết kế logic bao gồm các công đoạn:

Thiết kế cơ sở dữ liệu: đây là việc xác định yêu cầu thông tin của ngời sửdụng hệ thống thông tin mới Có hai phơng pháp thiết kế là:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra: là phơng pháp xác

định các đầu ra, liệt kê chúng và thực hiện chuẩn hoá qua 3 mức

Tên ngời/bộ phậnphát/nhân thông

tin

Tên tiến trình xử lý

+ Mức 1 : là việc thực hiện quy tắc mỗi danh sách không đợc phép chứanhững thuộc tính lặp, nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách nó ra thành cácdanh sách con, có một ý nghĩa dới góc độ quản lý Đồng thời gắn cho nó mộttên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danhcủa danh sách gốc.

+ Mức 2: Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vàotoàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc một phần Nếu có thì phải tách những

bộ phận phụ thuộc một phần thành một danh sách mới, lấy bộ phận đó làmkhác cho danh sách mới và đăt cho danh sách mới một tên riêng

+ Mức 3: Mức này yêu cầu trong một danh sách không đợc có sự phụthuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu có sự phụ thuộc đó thì phải tách chúngthành các danh sách riêng sao cho không còn sự phụ thuộc bắc cầu mà phải phụthuộc trực tiếp Đồng thời tạo khóa và tên cho các danh sách mới tạo ra đó.Sau khi chuẩn hoá qua 3 mức ta phải xác định khối lợng dữ liệu cho từngtệp và toàn bộ sơ đồ và xác định liên hệ logíc giữa các tệp, thiết lập sơ đồ cấutrúc dữ liệu

- Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá: là phơng pháp môtả mối quan hệ giữa các đối tợng trong hệ thống, xem xét mức độ quan hệgiữa chúng là quan hệ 1@1 (Một – lao động tiền l Một), 1@N (Một – lao động tiền l Nhiều) hay M@N(Nhiều – lao động tiền l Nhiều)

Thiết kế xử lý

Thiết kế các luồng dữ liệu vào

Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

Hợp thức hoá mô hình logic

d Đề xuất các phơng án của giải pháp:

Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý,

đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng đạt đợc cácmục tiêu cũng nh sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức, nhân sự đanglàm việc tại hệ thống và đa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo về các phơng

án khả thi nhất

Trong giai đoạn này ta cần phải xác định các ràng buộc liên quan đến tổchức và tin học; Xác định biên giới cho phần tin học hoá, xác định cách thức

xử lý; Phân tích chi phí/lợi ích và thực hiện đánh giá đa tiêu chuẩn

e Thiết kế vật lý ngoài:

Thiết kế vật lý ngoài là việc mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã đợcchọn ở giai đoạn trớc đây Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là lập kế hoạch,thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức tơng tác với phần tinhọc hoá, thiết kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo Thiết kếcác giao diện là xác định hệ thống thông tin sẽ trình bày thông tin nh thế nàocho ngời sử dụng nhập dữ liệu vào hệ thống hay đa kết quả ra Thiết kế cáchthức tơng tác với phần tin học hoá là xác định cách thức mà ngời sử dụng hộithoại với hệ thống thông tin và thiết kế các thủ tục thủ công quanh việc sửdụng hệ thống thông tin tin học hoá Kết thúc giai đoạn này phải đa ra đợc haitài liệu là tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho ngời sử dụng, nó mô tả cả phần thủcông và cả những giao diện với những phần tin học hoá

f Triển khai kỹ thuật hệ thống:

Giai đoạn này có nhiệm vụ đa ra các quyết định có liên quan tới việc lựachọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thứctruy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chơng trình máy tính khácnhau cấu thành nên hệ thống thông tin Những công đoạn chính của giai đoạnnày là: lập kế hoạch triển khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm,hoàn thiện hệ thống các tài liệu, đào tạo ngời sử dụng Mục tiêu chính của giai

đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt Kết quảquan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin -

đó chính là phần mềm Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống va tài liệu hớngdẫn cho ngời sử dụng, cho thao tác viên cũng là trách nhiệm của những nhàthiết kế hệ thống

g Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống:

Đây là giai đoạn thực hiện quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệthống mới Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống đợc phát triển vàocác hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay

đổi có thể xẩy ra trong suốt quá trình sử dụng ở giai đoạn này ta phải thựchiện hai chuyển đổi là chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt conngời ở Các công đoạn của giai đoạn này bao gồm: lập kế hoạch chuyển đổi,

chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu, đào tạo, hỗ trợ ngời sử dụng, khai thác vàbảo trì, đánh giá sau cài đặt.

IiI- Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý

 Việc khảo sát ban đầu đợc tiến hành qua các bớc sau:

- Xác định những điều cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với Công ty

- Xác định phạm vi vấn đề: chỉ ra từng vấn đề cụ thể

- Xác định các user là những ngời trực tiếp chịu sự chi phối bởi sự phát triển

Hệ thống

- Viết các báo cáo về khảo sát ban đầu để có cách nhìn bao quát của dự án

và làm gợi ý cho giai đoạn kế tiếp

1.1.3 Quan sát các User:

 Thông thờng việc quan sát gồm 4 mức:

- Mức điều hành: User làm việc trực tiếp với hệ thống, thờng xuyên gặpphải những khó khăn chi tiết mà ít ai nhận thấy Khi thay đổi hệ thống mớicông việc của họ sẽ bị ảnh hởng rất lớn Sự cộng tác của họ là hết sức quantrọng

- Mức giám sát: Nhu cầu thông tin của họ thờng là các báo cáo định kỳ,các báo cáo thông tin chi tiết ở một thời điểm bất kỳ Đó là những nguồnthông tin điều khiển tốt

- Mức thực hiện: Gồm những ngời ra quyết định chiến lợc và những nhânviên thi hành Họ có nhu cầu thông tin đặc biệt cũng nh chi tiết một cáchnhanh chóng Đó là những nguồn tốt đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý

- Mức chuyên nghiệp: Lĩnh vực chuyên sâu của họ có thể bị ảnh hởngbởi hệ thống mới, cần quan tâm đến các vấn đề do họ đề xuất

1.2 Khảo sát chi tiết:

 Mục tiêu của giai đoạn này là tìm những giải pháp tối u về kỹ thuật,tài chính, thời gian ràng buộc để lập ra bản báo cáo về các yêu cầu của user,xác định dòng thông tin, đánh giá và lựa chọn các giải pháp, nêu kiến nghị đốivới user về hệ thống hiện tại và những công việc tơng lai.

- Lĩnh vực khảo sát bao gồm:

1 Chi tiết hoá các mục tiêu

2 Xác định các nguồn thông tin, yêu cầu và thông tin

- Việc quan sát tỉ mỉ có thể làm việc thu thập thông tin mất hiệu quả

- Ngời bị quan sát có thể thấy khó chịu và thay đổi cách hành động

- Việc quan sát thờng đòi hỏi tốn khá nhiều thời gian

- Những hoạt động đầu tiên đợc điền vào ngay dới đờng gạch đôi

- Hoàn thiện bảng này dới dạng mở rộng Xác định và thống nhất cáchtrình bày

- Kiểm tra sự rõ ràng, độ d thừa và tính trọn vẹn.

- Bộ công cụ, kỹ thuật, mô hình để ghi nhận và phân tích Hệ thống hiệntại và các yêu cầu mới từ đó xác định khuôn dạng mới theo dự kiến

- Một khuôn khổ chung chỉ ra mỗi giai đoạn sử dụng những công cụ nào

và liên quan với nhau ra sao

2.2 Công cụ sử dụng:

2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ luồng thông tin đợc dung để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu:

Sơ dồ luồng dữ liệu dung để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ

đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm: cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quantâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệuchỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

2.2.4 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD-Bussiness Funtion Diagram)

- BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống Mỗi chứcnăng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong mỗi khung của sơ đồ

- Mỗi sơ đồ có mục tiêu là:

3 Thiết kế :