Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý mua hàng của nhà máy phôi thép hoà phát

- Phần mềm quản trị tiền lương- Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tìnhhình bán hàng chi tiết theo mặt hàng và nhóm hàng, theo nhân viên và bộphận bán hàng, theo hợ

Mục lục

MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 5

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 5

1 Tư cách pháp nhân của công ty 5

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 6

3 Giới thiệu tóm tắt về các sản phẩm của CyberSoft 7

4 Sơ đồ tổ chức của công ty 10

4.1 Phòng kế toán 11

4.2 Phòng dự án 11

4.3 Phòng kinh doanh 11

4.4 Phòng triển khai 11

4.5 Phòng bảo hành 11

5 Sự cấp thiết của đề tài 12

CHƯƠNG 2 13

PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÝ MUA HÀNG 13

I PHƯƠNG PHÁP CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÝ MUA HÀNG 13

1 Khái niệm hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin kế toán quản lý mua hàng 13

2 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 14

3 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế một hệ thông tin quản lý .16

4 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý 19

II NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 20

 Cập nhật số liệu số dư công nợ đầu kỳ và chứng từ đầu vào 21

Cập nhật phiếu nhập mua hàng hoá, vật tư 22

Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ mua vào 23

Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ 24

Cập nhật chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ 24

 Thanh toán tiền mua hàng 25

Mua hàng trả tiền ngay 25

Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư 25

Trả tiền mua hàng 25

Tạm ứng trước tiền của nhà cung cấp 25

Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán 25

 Báo cáo 26

Báo cáo hàng nhập mua 26

Báo cáo công nợ phải trả 27

Báo cáo quản trị về công nợ phải trả 27

Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào 28

III TỔNG QUAN VỀ NGÔN NGỮ VISUAL FOXPRO 29

CHƯƠNG 3 31

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG MUA HÀNG CHO NHÀ MÁY PHÔI THÉP HOÀ PHÁT 31

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUI TRÌNH MUA PHẾ LIỆU CỦA NHÀ MÁY PHÔI THÉP HOÀ PHÁT 31

1 Sơ đồ 31

2 Quy trình 32

3 Các bộ phận liên quan đến quá trình mua hàng 34

II.PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 37

1.Các luồng thông tin trong hệ thống 37

2 Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống 38

2.1 Sơ luồng thông tin (IFD) hiện tại 39

2.2 Các phích vật lý 40

3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 43

3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 44

3.2 Phân rã sơ đồ 45

4.Bảng kết quả phân tích nguyên nhân các vấn đề 53

III.THIẾT KẾ LÔGIC 54

1 Khái quát thiết kế cơ sở dữ liệu 54

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic đi từ thông tin ra 56

3 Mô tả các tệp 65

4 Xác định mối liên hệ logic giữa các tệp (Sơ đồ DSD) 75

5.Sơ đồ quan hệ thực thể giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu 76

IV CÁC THUẬT TOÁN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 77

1.Thuật toán đăng nhập chương trình 77

2.Thuật toán xoá một bản ghi 78

3.Thuật toán thêm một bản ghi mới 78

4.Thuật toán sửa thông tin trong tệp cơ sở dữ liệu 80

5.Thuật toán tìm một bản ghi 81

6.Thuật toán đưa ra một báo cáo 82

V MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG

TRÌNH 83

1.Giao diện đăng nhập chương trình 83

2.Màn hình nhập thông tin về nhà cung cấp 84

3.Màn hình nhập thông tin về vật tư 85

4.Màn hình nhập thông tin về các tài khoản 86

5.Màn hình cập nhật chứng từ mua hàng 87

6.Màn hình cập nhật phiếu chi tiền 88

7.Báo cáo biên bản nhập phế liệu 89

8.Báo cáo về các chứng từ nhập mua hàng 90

9.Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua 91

10.Bảng kê các chứng từ nhập hàng 92

11 Báo cáo tổng hợp chi trả tiền mua hàng 93

KẾT LUẬN 94

TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

MỞ ĐẦU

Ngày nay, công nghệ thông tin không còn là một khái niệm xa lạ đối với chúng ta Cùng với sự tiến bộ của xã hội, tin học ngày càng trở nên cần

thiết và gần gũi hơn với con người Tin học được ứng dụng trong mọi lĩnhvực như tài chính, ngân hàng, kinh tế, kĩ thuật … và ngày càng trở nênquan trọng hơn Có thể thấy công nghệ thông tin ngày càng chứng tỏ đượcsức mạnh trong tất cả các lĩnh vực mà nó tham gia vào Trong xã hội củachúng ta, số lượng nhân viên thu thập, xử lý và phân phối thông tin nhiềuhơn số lượng nhân viên ở bất cứ một nghề nào khác Hàng triệu máy tínhđược lắp đặt trên thế giới và nhiều triệu km cáp quang, dây dẫn và sóngđiện từ kết nối con người, máy tính cũng như các phương tiện xử lý thôngtin lại với nhau Xã hội của chúng ta thực sự là một xã hội thông tin, thờiđại chúng ta là thời đại thông tin.

Công việc của con người ngày càng trở nên dễ dàng, thuận tiện hơnnhiều khi có hệ thống thông tin (HTTT) Hiện nay, các công ty lớn đều đầu

tư cho mình những hệ thống thông tin hiện đại trong việc hỗ trợ công việc

xử lý số liệu Không có một hệ thống thông tin hiện đại thích hợp cho mình

đó sẽ là một tổn thất rất lớn trong quá trình hoạt động và phát triển củacông ty, nhưng có một HTTT tồi cũng tổn thất không kém Do vậy, giảipháp về HTTT phải là một hệ thống khả thi về mọi mặt kỹ thuật, kinh tế,

xử lý tốt linh hoạt, dễ bảo trì và thân thiện

Trong quá trình thực tập tại công ty CỔ PHẦN QUẢN TRỊ DOANHNGHIỆP – CYBERSOFT, em đã được tham khảo, học hỏi cách thức làmmột phần mềm Trong thời gian thực tập này, với sự giúp đỡ tận tình của cô

giáo TS.Trần Thị Thu Hà và anh Nguyễn Tài Cường, em đã thực hiện đề tài “Xây dựng module quản lý mua hàng cho Nhà máy phôi thép Hoà Phát”

Mục tiêu của đề tài này phân tích và thiết kế chương trình Quản lýmua hàng mà cụ thể ở đây là quy trình thu mua phế liệu sắt thép của NHÀMÁY PHÔI THÉP HOÀ PHÁT nhằm giúp cho công ty giải quyết nhữngbất cập trong quá trình thu mua phế liệu

Phần nội dung đề tài gồm:

ChươngI: Giới thiệu về công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh

nghiệp CyberSoft

ChươngII: Phương pháp luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý mua hàng

ChươngIII:Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý mua hàng của

nhà máy phôi thép Hoà Phát.

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT

1 Tư cách pháp nhân của công ty

Công ty CyberSoft là một doanh nghiệp tư nhân thành lập vào ngày

04 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty

cổ phần số 0103003113 hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh phần mềm tinhọc với ngành nghề kinh doanh như sau:

- Sản xuất gia công phần mềm máy tính

- Sản xuất và mua bán thiết bị, linh kiện máy tính, thiết bị vănphòng

- Đại lý kinh doanh thiết bị bưu chính viễn thông

- Đại lý phân phối phần mềm

- Tư vấn, đào tạo tin học

- Tư vấn, đào tạo tài chính kế toán

Tên giao dịch của công ty : Cyber-Soft

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần mềm quản trị doanh nghiệp (Cyber Software Forbusiness management joint stock company) là công ty chuyên cung cấp cácgiải pháp về phần mềm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, đồng thờicũng là một công ty tin học có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai vềphần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh tại Việt Nam CyberSoftđược thành lập bởi các kĩ sư đã từng tham gia xây dựng các dự án côngnghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam Với một đội ngũ cán bộ chủ chốt đãtham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý

từ năm 1999, CyberSoft luôn kết hợp giữa khả năng về công nghệ với sựhiểu biết sâu sắc về các nghiệp vụ kinh tế cũng như kinh nghiệm triển khaiứng dụng nhằm cung cấp một giải pháp thoả mãn tối đa các nhu cầu củakhách hàng Mục tiêu chiến lược của CyberSoft là xây dựng được mộtnhóm các khách hàng thường xuyên, lâu dài trên cơ sở niềm tin của kháchhàng vào sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao

Cho đến nay khách hàng của CyberSoft có mặt trên toàn quốc vớinhiều loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau, quy mô hoạt động cũng nhưhình thức sở hữu khác nhau đang sử dụng phần mềm Cyber Accounting

 CYBERSOFT đặt mục tiêu là nhà cung cấp hàng đầu tại thị trườngViệt Nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứngdụng công nghệ thông tin vào quản lý và sản xuất

 Với phương châm “Chất lượng và dịch vụ tốt nhất” CyberSoft luônluôn không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngàycàng đầy đủ yêu cầu về thông tin quản lý trong nền kinh tế thịtrường

3 Giới thiệu tóm tắt về các sản phẩm của CyberSoft

Các sản phẩm của công ty CyberSoft là:

- Phần mềm kế toán Cyber Accounting 2004 trên nền MS VisualFoxpro

- Phần mềm quản trị nhân sự

- Phần mềm quản trị tiền lương

- Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tìnhhình bán hàng (chi tiết theo mặt hàng và nhóm hàng, theo nhân viên và bộphận bán hàng, theo hợp đồng và công trình), theo dõi công nợ (chi tiết chotừng người mua và nhà cung cấp và theo từng hoá đơn và hạn thanh toán),theo dõi hàng tồn kho (tồn tối thiểu, tồn tối đa, hàng luân chuyểnnhanh/chậm), theo dõi chi phí (theo khoản mục phí, yếu tố chi phí, chi phítheo bộ phận, hợp đồng, công trình/vụ việc) và tính giá thành sản phẩm,theo dõi dòng tiền (tiền dư tại quỹ, tại các ngân hàng, số tiền sẽ thu và phảichi trong ngày, trong tuần, trong tháng)

- Phần mềm Cyber Accounting 2004 cho phép quản lý số liệu riêngcủa từng đơn vị thành viên và tổng hợp số liệu của các đơn vị thành viêntoàn công ty nếu công ty có nhiều đơn vị thành viên

- Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai củadoanh nghiệp, chế độ quản lý của nhà nước

- Phần mềm Cyber Accounting 2004 cung cấp kỹ thuật Drill

Down, Quick Report cho phép người sử dụng đứng trên sổ tổnghợp xem ngay sổ chi tiết, trên sổ chi tiết sửa chứng từ trực tiếp,trên màn hình chứng từ này chuyển sang màn hình chứng khác,

hệ thống báo cáo nhanh, kỹ thuật Export Excel, E-Mail

- Phần mềm Cyber Accounting 2004 dễ học và dễ sử dụng.

Các khách hàng lựa chọn sản phẩm Cyber Accounting 2004 bởi vì:

 Phần mềm Cyber Accounting 2004 được xây dựng chuẩn theo

Quyết định 141TC/CĐKT ngày 01/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tàichính

 Phần mềm Cyber Accounting 2004 dễ sử dụng Người sử dụng có

thể lựa chọn hình thức sổ sách kế toán theo ý muốn (Nhật kýchứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung)

 CYBERSOFT có dịch vụ tốt nhất

 Đầu tư vào Cyber Accounting đảm bảo hiệu quả lâu dài.CYBERSOFT có đủ nguồn lực và trình độ để luôn luôn đáp ứngđược các nhu cầu mới của khách hàng với chất lượng cao vàchính sách giá ưu đãi

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÁC PHÂN HỆ CỦA

Sổ quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng

Báo cáo chi phí và giá thành

Báo cáo quản trị

Báo cáo thuế Các báo cáo tài chính

Sổ chi tiết tài khoản, Sổ cái tài khoản Nhật ký chung Chứng từ ghi sổ NKCT

Thẻ TSCĐ, bảng tính KH,…

Thẻ kho, NXT,…

Báo cáo mua hàng, sổ chi tiết công nợ,…

Báo cáo bán hàng, sổ chi tiết công nợ,…

T Ổ N G

H Ợ P

Ban giám đốc

Phòng

kế toán kinh doanhPhòng Phòngdự án triển khaiPhòng Bảo hànhPhòng

4 Sơ đồ tổ chức của công ty

4.1 Phòng kế toán

Phòng này có nhiệm vụ:

- Làm những công việc liên quan đến kế toán như tổng hợp số liệu

về tình hình tài chính của công ty, quản lý tài sản của công ty,…

- Giúp các lập trình viên trong việc định khoản

4.2 Phòng dự án

Phòng này có nhiệm vụ:

- Nhận các phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàng và đưa racác giải pháp để xây dựng phần mềm theo yêu cầu của kháchhàng

- Hoạch định các chiến lược để kinh doanh và phát triển phần mềmcủa công ty trong tương lai

- Xác định nhu cầu của khách hàng trong hiện tai và tương lai

- Lập kế hoạch kinh doanh

4.4 Phòng triển khai

Phòng gồm các chuyên gia lập trình, có nhiệm vụ:

- Tiến hành xây dựng mới phần mềm theo kế hoạch của phòng dựán

- Chỉnh sửa các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng hoặc theonhững quy định mới

4.5 Phòng bảo hành

Phòng này gồm các kĩ sư phần mềm có nhiệm vụ:

- Cài đặt các phần mềm cho các công ty mua phần mềm

- Hướng dẫn sử dụng cho các công ty mua phần mềm

- Bảo hành miễn phí một năm cho các công ty mua phần mềmtrong vòng một năm

- Chỉnh sửa phần mềm nếu như khách hàng yêu cầu

5 Sự cấp thiết của đề tài

Hiện nay, khi mọi hoạt động của các doanh nghiệp đều gắn liền vớitin học thì việc xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý là điều trở nên cầnthiết hơn bao giờ hết Một công ty có thể mất đi khoản lợi nhuận rất lớnnếu không có hệ thống thông tin hỗ trợ hoặc một hệ thống thông tin tồi Hệthống thông tin trong một công ty có thể là hệ thống thông tin quản lý tiềnmặt, quản lý nhân sự, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng… Trong số đó

hệ thống thông tin quản lý mua hàng có vai trò đặc biệt quan trọng đối vớinhững doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại không kém những

hệ thống thông tin quản lý khác

Hệ thống thông tin quản lý mua hàng giúp cho các doanh nghiệpquản lý nguồn hàng cung cấp từ các nhà cung cấp, cũng như giúp chodoanh nghiệp quản lý những công nợ phải trả cho nhà cung cấp Nhữngcông việc này nếu không có sự trợ giúp của máy tính thì các doanh nghiệpgặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý các mặt hàng cũng như các nhàcung cấp Đối với những công ty lớn với lượng nhà cung cấp nhiều thì việcquản lý công nợ sẽ rất phức tạp vì phải quản lý công nợ theo từng kháchhàng thì khối lượng công việc rất lớn Nhưng nếu có hệ thống thông tinquản lý mua hàng thì công việc sẽ đơn giản, nhanh gọn hơn Điều nàykhiến cho các công ty giảm được khoản chi phí quản lý một cách đáng kể

Với vai trò hết sức quan trọng của hệ thống thông tin quản lý mua

hàng trong các doanh, em đã chọn đề tài “Xây dựng module quản lý mua hàng cho Nhà máy phôi thép Hoà Phát” thuộc CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HOÀ PHÁT

PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH

VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử

lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môitrường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Input ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources ) cụ thể ở đây là các chứng từ và được xử

lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước

Kết quả xử lý ( Outputs ) được chuyển đến các đích (Destination ) là ban lãnh đạo hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage) là tệp chứng từ.

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: Bộphận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

2 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin

là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồntại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tíchmột hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa rađược chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phậncủa một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình hình hiện tại và xây dựngcác mô hình lôgic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện

hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thốngmới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống làtích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái

gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Nhưchúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề

về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là một trong những nguyên nhânđầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng cũng còn một sốnguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và

cả sự thay đổi sách lược chính trị Có thể tóm lược các nguyên nhân đó nhưsau:

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

1 Những vấn đề về quản lý

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3 Sự thay đổi của công nghệ

4 Thay đổi sách lược chính trị.

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết củamột dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những luật mới của chínhphủ mới ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp mới, đadạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụmới Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tácđộng mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đápứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổchức phải xem lại những thiết hiện bị hiện có trong hệ thống thông tin củamình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lạicác hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khimuốn sử dụng những công nghệ mới nay

Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không lên bỏqua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông tin.Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin được pháttriển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông tabiết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó

Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thông tin rõ ràng là chưa

đủ để bắt đầu sự phát triển này Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế,

ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định liệu một nghiên cứu phát triển

về hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không Vấn đề có thể làmột yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng ban đến lãnhđạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người ngày chịu trách nhiệmquyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không Bởi vì tình trạng nhưvậy có thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra mộthội đồng tin học chịu trách nhiệm về những quyết định loại đó Trong đại

đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ người chịu tráchnhiệm về tin học cùng với những người chịu trách nhiệm về các chức năngchính của tổ chức Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều đượcxem xét khi một quyết đinh được đưa ra Quyết định của hội đồng hoặc của

người chịu trách nhiệm tin học trong một số trường hợp, có thể không bắtbuộc phải dẫn tói việc cài đặt một hệ thống mới Nó chỉ khởi động một dự

án phát triển Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết địnhnày có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó

3 Các giai đoạn của phân tích và thiết kế một hệ thông tin quản lý

Hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng trong tổ chức, nhưngcũng không phải dễ dàng để phân tích và thiết kế chúng Sau đây là các giaiđoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của tổ chức

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu phát triển HTTT

Đánh giá yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án.Một sai lầm của giai đoạn này sẽ rất có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án,kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức Giai đoạn này gồm bốn công đoạnsau:

1 Lập kế hoạch

2 Làm rõ yêu cầu

3 Đánh giá khả thi

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Giai đoạn phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được những chuẩn đoán

về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũngnhư nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt đượccủa hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp Giai đoạn này có cáccông đoạn:

1 Lập kế hoạch chi tiết

2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 Đánh giá lại khả thi

6 Thay đổi đề xuất của dự án

7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế vàđạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.Thiết kế logícbao gồm những công đoạn sau:

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2 Thiết kế xử lý

3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

5 Hợp thức hoá mô hình lôgíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh gíacác chi phí và lợi ích của mỗi phương án và phải có cả những khuyến nghị

cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổitrình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương

án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràngbuộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất giảipháp:

1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

2 Xây dựng các phương án của giải pháp

3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất các phương ángiải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đãđược chọn ở giai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vìnhững mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng trực tiếp tới công việc thườngngày của người sử dụng Những công đoạn của thiết kế vật lý ngoài:

1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

2 Thiết kế chi tiết các giao diện

3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyếtđịnh có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật

lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập các bản ghi của các tệp, và nhữngchương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin Cáchoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:

1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

2 Thiết kế vật lý trong

3 Lập trình

4 Thử nghiệm

5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện vớinhững va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạnnày bao gồm các công đoạn:

1 Lập kế hoạch cài đặt

2 Chuyển đổi

3 Khai thác và bảo trì

4 Đánh giá

4 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là cóđược một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụngm mà nó được hoàhợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuât, tuânthủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Không nhất thiết phảitheo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiênkhông có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu địnhtrước Tại sao vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vậnđộng trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó,phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phươngpháp

Phương pháp sử dụng để phát triển hệ thống thông tin thường dựatrên ba nguyên tắc cơ bản sau đây:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình.

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi

phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giảnhoá Thực tế, ta có khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hếtphải hiểu hết các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụngnguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ đầu tiên được sửdụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một

hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụngnguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgicsang vật lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thốngthông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính lànhững người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấpchủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài hệ thống

II NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào

- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trảcho các nhà cung cấp

- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí muahàng, hoá đơn mua dịch vụ

- Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

- Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu vớiphân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo

công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toánhàng tồn kho.

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán công nợ phải trả

Những công việc của phân hệ kế toán này cần phải làm:

 Cập nhật số liệu số dư công nợ đầu kỳ và chứng từ đầu vào

Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp

Số dư đầu kỳ của nhà cung cấp được cập nhật ở phần vào số dự công

nợ đầu kỳ Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu

sử dụng Cyber Accounting Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cảcác năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kếtchuyển

Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dưtổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ

Cập nhật phiếu nhập mua hàng hoá, vật tư

Đối với phiếu nhập khẩu thì ngoài các thông tin trên còn thêm cácthông tin về tài khoản thuế nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, tài khoản thuếGTGT hàng nhập khẩu

Việc nhập chi phí mua hàng, thuế GTGT đầu vào, hoá đơn khấu trừtrực tiếp được trình bày ở các mục sau

Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập mua hàng

Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơncủa nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập

Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chươngtrình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàngtrong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho

Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay khôngtính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế

Cập nhật tiền chi phí mua hàng

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phímua hàng và cách tính giá hàng tồn kho Dưới đây sẽ trình bày các phương

án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhậpcùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng

Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ởtrường tổng chi phí mua hàng Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ

để phân bổ số tiền mua hàng cho từng mặt hàng Chương trình có trợ giúpphân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuynhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn

Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua Khinày phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còntrường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.

Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng".Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào Chương trình cótrợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua,tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trongtrường hợp hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhật trước xuấttrước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập nào để có thểtính được giá

Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ mua vào

Các thông tin về nhập thuế giá trị gia tăng đầu vào

Khi nhập các phiếu nhập mua hàng chương trình cho phép người sửdụng nhập các thông tin liên quan đến thuế GTGT đầu vào

Lưu ý là số lượng hoá đơn gốc của nhà cung cấp kèm theo phiếunhập mua có thể 1 hoặc nhiều hoá đơn

Việc nhập các thông tin liên quan đến hoá đơn gốc của nhà cung cấp

có thể thực hiện ngay khi vào các chứng từ hoặc được nhập theo lô ở mộtmenu riêng "Vào các hoá đơn thuế GTGT đầu vào" ở phần báo cáo thuếthuộc phân hệ kế toán tổng hợp

Cập nhật các hoá đơn mua hàng tính theo phương pháp khấu trừ trực tiếp

Đối với các hoá đơn mua hàng tính theo phương pháp khấu trừ trựctiếp chương trình cho phép nhập giá mua và thuế suất trừ lùi, sau đóchương trình sẽ tính lại giá vốn và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Khi nhập thuế suất GTGT trừ lùi ta lưu ý là nhập với giá trị âm, ví dụ

"-2" Việc nhập âm thuế suất chỉ với mục đích chỉ cho chương trình rõ làhoá đơn là trực tiếp và phải trừ lùi Số liệu báo cáo thuế thì chương trìnhvẫn lưu là thuế suất dương

Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp

Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp được cập nhật ở menu "Phiếu xuất trảlại nhà cung cấp" ở phân hệ "Mua hàng và công nợ phải trả"

Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì trongtrường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàngmua vào và ghi âm số tiền thuế GTGT được khấu trừ Số hóa đơn là số hóađơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn trên cột ghi chú sẽghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp

Theo dõi hàng nhập mua khi nhận hoá đơn của nhà cung cấp vào cuối kỳ

Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuấthàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ Khi này khi nhậphàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà cung cấp thì phải tạo ra mộtkho tạm thời để nhập kho Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì làm phiếuxuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức Việc nhập xuấtkho ở kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho Để việc nhậpxuất ở kho tạm không làm ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoảnđối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho

Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếunhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạchtoán trực tiếp vào các tài khoản chi phí

Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiềnthanh toán cho các chi phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết đượctrình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Cập nhật chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ

Chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ giữa 2 nhà cungcấp dùng để cập nhật các khoản phải trả khác không thuộc hoá đơn mua

hàng, ví dụ như các bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ hoặcđiều chỉnh những số dư nợ nhỏ hoặc trong trường hợp phải hạch toán bùtrừ công nợ giữa 02 nhà cung cấp hoặc giữa 1 khách hàng và người bán.

 Thanh toán tiền mua hàng

Mua hàng trả tiền ngay

Trong trường hợp mua hàng, vật tư trả tiền ngay sẽ xuất hiện 2chứng từ: phiếu nhập mua hàng và phiếu chi

Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử

sự trùng lặp

Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

ta có 02 chứng từ: giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho

Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử

sự trùng lặp

Trả tiền mua hàng

Phiếu chi trả tiền mua hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấpđược cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”

Tạm ứng trước tiền của nhà cung cấp

Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũngnhập như một phiếu chi thanh toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốnbằng tiền”

Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơnnhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn

Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngàyđến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp Ta có thểkhai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báocác thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp

Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụthể.

Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạnthanh toán Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn

bộ số tiền trên hoá đơn Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn

mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanhtoán

Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trảcho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phảitrả cho các hoá đơn"

Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trảtiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”

Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toánvốn bằng tiền” Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ

số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán Việc này được thực hiệnkhi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoáđơn”

Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghitrên hoá đơn mua hàng Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trênhoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trênhoá đơn

Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thểxảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực

tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoáđơn"

 Báo cáo

Báo cáo hàng nhập mua

Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có:

Bảng kê phiếu nhập

Bảng kê phiếu nhập của một vật tư

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng, vụ việc

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

Tổng hợp hàng nhập mua

Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng

Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

Sổ nhật ký mua hàng

Báo cáo công nợ phải trả

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng

Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng

Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ

Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ

Sổ chi tiết của một tài khoản

Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

Báo cáo quản trị về công nợ phải trả

Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả gồm có:

Hỏi số dư của một khách hàng

Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn

Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn

Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán

Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng

Bảng kê chứng từ theo hợp đồng

Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng

Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng

Số dư đầu kỳ của các hợp đồng

Số dư cuối kỳ của các hợp đồng

Bảng kê chứng từ

Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứngTổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đốiứng

Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào

Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ởphân hệ "Báo cáo thuế"

III TỔNG QUAN VỀ NGÔN NGỮ VISUAL FOXPRO

Có thể thấy hiện nay dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biếnthành thông tin dưới dạng liệu dùng và có ích cho việc ban hành các quyếtđịnh Ngày nay, các ngân hàng dữ liệu trên máy tính điện tử là phương tiệnchủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công Với việc sử dụng

VISUAL FOXPRO việc này hoàn toàn rất đơn giản và mang lại hiệu quả

cao Trong những năm gần đây, hệ quản trị dữ VISUAL FOXPRO đã được

phát triển mạnh mẽ và đã đóng góp một phần rất quan trọng trong lĩnh vực

quản lý kinh tế, quản lý xã hội Đây chính là lý do khiến em chọn VISUAL

FOXPRO để viết chương trình của em Tuy nhiên, bên cạnh những điểm

mạnh thì Visual Foxpro cũng có một vài nhược điểm Sau đây là những ưu

điểm cũng như nhược điểm của VISUAL FOXPRO.

1 Những ưu điểm của VISUAL FOXPRO

Trước hết có thể thấy, VISUAL FOXPRO là một hệ quản trị cơ sở

dữ liệu được sử dụng rất rộng rãi Trên các máy vi tính hiện nay, hầu hết

được cài đặt VISUAL FOXPRO để xử lý một công việc nào đó.

Hiện nay ở nước ta, VISUAL FOXPRO đã được sử dụng khá phổ

biến và đã can thiệp đến mọi ngành khoa học và hoạt động xã hội Được

phát triển từ DBASE và FOXBASE, VISUAL FOXPRO đã tỏ ra rất ưu việt

trong việc quản trị cơ sở dữ liệu, đặc biệt là kỹ thuật tạo bảng chọn và kiểu

dữ liệu memo

VISUAL FOXPRO giúp triển khai các ứng dụng quản lý một cách

dễ dàng hơn, giảm bớt được khối lượng lập trình nặng nhọc mà người sử

dụng FOXPRO trước đây phải thực hiện khi xây dựng các ứng dụng bằng các phiên bản FOXPRO cũ.

Nếu người sử dụng đã từng thiết kế các ứng dụng trong những phiên

bản FOXPRO, thì giờ đây vẫn có thể chạy được chúng trong VISUAL

FOXPRO Nhưng khi muốn sửa lại ứng dụng của mình bằng ngôn ngữ VISUAL FOXPRO, người sử dụng cần phải thực hiện việc chuyển đổi các

màn hình giao diện, project, report sang dạng VISUAL FOXPRO.

Hiện nay với phiên bản VISUAL FOXPRO 7.0 đang được sử dụng

rộng rãi và có nhiều tiện ích hỗ trợ người sử dụng trong lập trình, khiến cho

người sử dụng thấy được VISUAL FOXPRO rất tiện lợi và dễ dùng.

Một ưu điểm nữa của VISUAL FOXPRO là việc tạo lập các cơ sở

dữ liệu hết sức dễ dàng Bên cạnh đó VISUAL FOXPRO cũng cung cấp

những công cụ có sẵn để giúp người dùng có thể sử dụng trong việc thiết

kế chương trình

Đây chính là lý do em lựa chọn VISUAL FOXPRO để viết chương

trình này của em

2 Một số nhược điểm của VISUAL FOXPRO

Bên cạnh những ưu điểm trên, VISUAL FOXPRO cũng có một số nhược điểm mà nhiều người ngại dùng VISUAL FOXPRO trong thiết kế

các chương trình phần mềm

VISUAL FOXPRO đã cung cấp rất nhiều công cụ có sẵn cho người

sử dụng, nhưng những công cụ có sẵn này chỉ thích hợp với những chươngtrình nhỏ, còn đối với những chương trình lớn thì điều này rất là khó khăn.Bởi các công cụ này chỉ áp dụng để tạo những lệnh đơn giản Đây cũng

chính là nhược điểm thứ nhất của VISUAL FOXPRO Những bài toán hiện nay đều rất phức tạp, công việc lắt léo mà các công cụ có sẵn của VISUAL

FOXPRO không thực hiện được

Tờ trình

Hợp đồng/Thoả thuận mua hàng

Tiến hành giao hàng

Nhận hàng thanh lý hợp đồng

Nhược điểm thứ hai của VISUAL FOXPRO là câu lệnh trong

VISUAL FOXPRO rất phức tạp khiến cho những người chưa quen với VISUAL FOXPRO cảm thấy khó tiếp cận với VISUAL FOXPRO.

Một nhược điểm nữa của VISUAL FOXPRO là đóng gói rất khó

khăn và mức độ bảo mật kém Đây có thể nói là nhược điểm chính của

VISUAL FOXPRO.

CHƯƠNG 3

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA

NHÀ MÁY PHÔI THÉP HOÀ PHÁT

I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUI TRÌNH MUA PHẾ LIỆU CỦA NHÀ MÁY PHÔI THÉP HOÀ PHÁT

1 Sơ đồ

2 Quy trình

2.1-Tờ trình

- Giám đốc chi nhánh thu thập thông tin của nhà cung ứng về khảnăng cung cấp hàng và tiến hành thương thảo các điều kiện mua hàng hiệuquả nhất

- Tờ trình mua hàng tuỳ theo từng lô hàng được trưởng phòng vật

tư xem xét và giám đốc phê duyệt là căn cứ để định giá mua

2.2-Thoả thuận mua hàng/Hợp đồng

- Nhân viên hợp đồng trình giám đốc chi nhánh xem xét, chuyểnphòng vật tư trình giám đốc công ty, trưởng phòng vật tư duyệt để kýnhánh triển khai thực hiện

- Nhân viên hợp đồng xem xét các điều kiện phù hợp với tờ trìnhgiá, chính sách mua hàng trình trưởng phòng vật tư và giám đốc

2.3-Tiến hành giao hàng

Quá trình giao hàng thép phế liệu được tiến hành tại NHÀ MÁYPHÔI THÉP HOÀ PHÁT Khách hàng sẽ đem thép vụn chở đến tận nhàmáy để giao hàng

Việc giao hàng sắt, thép phế liệu được thực hiện theo các bước sau:

- Nhà cung cấp mang thép vụn tới, bảo vệ cổng ghi sổ trực giờ,phát tích kê theo thứ tự xe đến Chủ hàng lấy số tích kê tại phòng bảo vệ và

đi vào vị trí chờ cân

- Nhân viên nhà cân tiến hành cân xe chở thép vụn theo số thứ tự

đã đăng ký

- Nhân viên tiếp nhận hướng dẫn cho xe di chuyển đến vị trí đểđánh giá chất lượng Tại vị trí đánh giá chất lượng, nhân viên tiến hànhkiểm tra sơ bộ chất lượng thép vụn Nếu không đạt yêu cầu về chất lượng(căn cứ vào tiêu chuẩn sắt thép vụn), thì không tiếp nhận và thông báo bảo

vệ, phòng cân để yêu cầu nhà cung cấp đưa xe ra khỏi nhà máy

- Nếu chất lượng thép vụn đạt yêu cầu, nhân viên tiếp nhận sẽhướng dẫn nhà cung cấp đến vị trí nhận liệu

- Trong quá trình xuống liệu, ban đánh giá chất lượng ( bao gồmKCS, phân xưởng phế liệu, phòng bảo vệ) sẽ đánh giá cụ thể chất lượngthép vụn và tỷ lệ từng loại phế liệu trong lô hàng Tất cả đều được ghi vàotrong Phiếu đánh giá chất lượng thép vụn

- Trong quá trình tiếp nhận, có thể chỉ tiếp nhận một phần của lôhàng (do chất lượng không đạt), thì phần thép vụn không đạt yêu cầu đượctrả về

- Sau khi xuống hàng xong, chủ hàng đưa xe lại phòng cân và tiếnhành cân để xác định lượng hàng đã giao

- Nhân viên nhà cân nhận toàn bộ phiếu cân, phiếu đánh giá chấtlượng, lập biên bản giao nhận hàng hoá chuyển cán bộ phụ trách kiểm traxác nhận

- Nhân viên thanh toán căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá,phiếu đánh giá chất lượng, toàn bộ phiếu cân kèm theo để lập phiếu thanhtoán và yêu cầu nhà cung cấp lập hoá đơn bán hàng căn cứ vào giá bán quyđịnh của công ty(nếu có) Sau đó toàn bộ số hồ sơ này chuyển phòng kếtoán

- Sau khi hoàn tất việc thanh toán, xe của nhà cung cấp sẽ đi ra

khỏi nhà máy, phòng bảo vệ có nhiệm vụ kiểm tra, ghi nhận số xe, thờigian xe ra khoi cổng và yêu cầu chủ xe trả lại tích kê giao hàng

2.4-Nhận hàng tiến hành thanh lý hợp đồng.

- Phòng vật tư tại nhà máy nhận toàn bộ hồ sơ nhận hàng gồm:

+Phiếu cân+phiếu đánh giá chất lượng +Biên bản nhập hàng tại nhà máy+Biên bản giao hàng tại chi nhánh

3 Các bộ phận liên quan đến quá trình mua hàng

Nhiệm vụ nhân viên trực cổng bảo vệ:

- Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn xe vào tập kết nơi quyđịnh

- Ghi đầy đủ các thông số kỹ thuật sau vào sổ theo dõi hàng ngàytại cổng trực gồm các mục sau:

+ Ngày giờ xe vào, ra cổng

+ Tên chủ hàng.

+ Tên người lái xe và số người đi kèm theo xe (nếu có)

+ Số hiệu xe

+ Lần thứ mấy xe vào ra trong ngày

+ Loại hàng chở vào Nhà máy (nếu có hàng chở kèm khôngthuộc loại thép vụn và không thuộc các chất độc hại, gây nổ) tại mục hàngkèm theo xe

- Mở cổng, hướng dẫn xe vào vị trí chờ hoặc tới vị trí cân xác địnhkhối lượng xe hoặc ra khỏi nhà máy

3.2-Phân xưởng nhà máy

- Phải bố trí đủ phương tiện, lao động, các cán bộ chuyên tráchphối hợp chặt chẽ cùng Bộ phân tiếp nhận liệu – Phòng vật tư để thực hiệnđầy đủ các công đoạn nhập phế liệu

3.3-Bộ phận tiếp nhận liệu – Phòng vật tư

- Cử người giám sát xe vào, xe ra từ phòng cân đến phân xưởng vàngược lại

- Nhân viên tiếp nhận phải bám sát, theo dõi việc xuống vật liệutừng xe, đánh giá phân loại chất liệu đúng với thực tế theo quy định củacông ty

- Tiếp nhận sắp xếp xe đậu thứ tự, gọn gàng để đảm bảo xuống liệuđược nhanh chóng, đồng thời phải đảm bảo đủ điều kiện để việc kiểm traxuống liệu được chặt chẽ

- Phối hợp cùng thợ lái cần cẩu, chuyển thép vụn từ xe của kháchhàng xuống bãi chứa liệu của phân xưởng, mỗi xe liệu phải có ít nhất mộtngười giám sát

- Phát hiện các trường hợp hàng bán của khách hàng thuộc loạikhông được mua, được phép dừng xuống vật liệu, cho xe ra khỏi vị trí

xuống vật liệu Giải thích cho khách hàng rõ lý do không nhận hàng của xe

đó Sau đó báo cho trưởng bộ phận Trường hợp không có trưởng bộ phận,quyền quyết định nhận hay không nhận xe thép đó thuộc về cán bộ tiếpnhận liệu

- Không được phép chuyển liệu trực tiếp từ xe bỏ vào các thùngchứa liệu hay đưa vào nấu luyện

- Trong trường hợp xe giao hàng (không có hàng bị trả về), cónhiệm vụ lập phiếu thanh toán cho khách hàng theo quy định

+ Trường hợp xe hàng phải trả về, có nhiệm vụ xác định lại sốhàng bị trả về và số hàng đã nhận Sau đó lập thanh toán số hàng đã giao

+ Lập và hoàn tất hồ sơ chứng từ theo quy định, chuyển lênphòng kế toán thanh toán

- Phối hợp với Trưởng phòng bảo vệ, Giám đốc nhà máy kiênquyết xử lý vi phạm của khách hàng bằng các hình thức: Trả về, cảnh cáo

3.4-Phòng cân

- Hướng dẫn xe vào bàn cân

- Thực hiện đúng theo quy định khi cân hàng

- Cân xác định trọng lượng hàng (thép vụn) và trọng lượng xe (cânbì)

- Ghi chép các số liệu cân, ngày giờ cân, tên chủ hàng, khối lượng

xe và thép vụn, khối lượng xe không và xe cùng với thép vụn khi trả hàngvề

+ Phiếu cân hàng kiêm phiếu nhập kho (có ghi rõ trọng lượngliệu, loại phiếu.

+ Phiếu đề nghị thanh toán bản gốc+ Hoá đơn bán hàng

3.6-Ban An toàn

- Thường xuyên đi lại, kiểm tra việc chấp hành các quy định antoàn lao động Đề xuất Giám đốc thưởng phạt kịp thời

3.7-Các đơn vị liên quan

- Những người ở các đơn vị khác được phân công cùng xuống liệuphải tuân theo sự điều hành của Phòng Vật tư và phải chấp hành đầy đủquy định này như nhân viên của Phòng Vật tư

II.PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY

1.Các luồng thông tin trong hệ thống

1.1 Luồng thông tin vào

Luồng thông tin vào của hệ thống là các thông tin cần thiết phải có

để xử lý, từ đó đưa ra các thông tin đầu ra

Các luồng thông tin vào của hệ thống:

- Các danh mục của hệ thống như: Danh mục nhà cung cấp, danhmục vật tư hàng hoá, danh mục tài khoản, danh mục đơn vị cơ sở,danh mục kho, danh mục ngoại tệ…Các danh mục này đều đượccập nhật trước khi xử lý các chứng từ

Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn

- Xử lý

- Thông tin về các chứng từ mua hàng khi có hàng nhập về Thôngtin này là rất cần thiết đối với hệ thống, nó là cơ sở để quản lýcông nợ của nhà cung cấp

1.2 Luồng thông tin ra

Thông tin ra là các thông tin đã qua xử lý và được tổng hợp từ thôngtin vào Các thông tin ra của hệ thống đơn đặt hàng giúp cho công ty cóchiến lược trong sản xuất các mặt hàng mà khách yêu cầu Thông tin racàng chất lượng, nhanh chóng thì càng đáp ứng tốt nhiệm vụ phục vụ kháchhàng, cũng như cung cấp cho tổ chức những thông tin chính xác về kháchhàng, lượng hàng của công ty Từ đó họ có thể đưa ra những quyết địnhchính xác trong sản xuất và kinh doanh hàng hoá Vì vậy, các thông tin ranày có một vai trò hết sức quan trọng Các thông tin đầu ra này có thể dongười hoặc máy đưa ra sau khi xử lý các thông tin đầu vào Các thông tinđầu ra là:

- Các báo cáo về các chứng từ

- Các báo cáo về công nợ của từng nhà cung cấp

- Hoá đơn mua hàng

- Các sổ chi tiết về công nợ của tất cả nhà cung cấp

- Các báo cáo khác khi cần thiết

2 Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưutrữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

2.1 Sơ luồng thông tin (IFD) hiện tại