Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại bộ nội vụ

Kết cấu của đề tài Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Bộ Nội“ vụ” Đề tài đợc bố cục gồm có 3 Chơng: Chơng I : Tổng quan về Bộ Nội vụ Chơng này trình bày các vấn đề

Lời mở đầu

1 Sự cần thiết của đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế do đó cũng khôngtránh khỏi những xu hớng toàn cầu Tin học hoá trong mọi lĩnh vực đang làmối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là cácnớc phát triển nh Việt Nam

Hiện nay việc xây dựng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng

mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại Đã córất nhiều bộ phần mềm nổi tiếng nh Microsoft Office v.v Đã trở nên khôngthể thiếu trong các văn phòng hiện đại Nhng một thực tế đặt ra là phải cónhững phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếngViệt làm cho ngời dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công tácvăn th không nằm ngoài thực tế đó Từ thực trạng công tác văn th tại Bộ Nội

vụ em đã mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý công văn đến nhằm mục đíchtin học hoá công tác văn th Các nghiệp vụ văn th ở đây nói chung ở đây là vẫncòn nhiều khâu mang tính thủ công nhất là trong công tác quản lý và lu trữvăn th và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí đợc yêu cầu nh : Tìm theo nộidung công văn, tìm theo tên công văn …Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thờiViệc tìm kiếm này mất rất nhiều thờigian mà không đem lại hiệu quả nh mong muốn Bên cạnh đó thì việc lu trữcông văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công văn và không biếtchính xác về các văn bản lu trữ Để góp phần làm hiện đại hoá công tác văn

th, với trình độ còn hạn chế của mình em xin đa ra giải pháp là xây dựng “ Hệthống thông tin Quản lý công văn đến”

2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đối tợng nghiên cứu của đề tài này là các cán bộ và viên chức côngchức trong các cơ quan có sử dụng phần mềm quản lý công văn, và một số đốitợng khác Tuy nhiên chơng trình này đợc xây dựng và áp dụng trong Bộ Nội

vụ nên nó có những đặc thù riêng, những đặc điểm riêng phù hợp với nhữngchức năng và nhiệm vụ của Bộ

3 Phơng pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài

a Phơng pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn;

- Quan sát;

- Nghiên cứu tài liệu;

- Sử dụng phiếu điều tra;

b Công cụ để thực hiện đề tài

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro.

4 Mục đích của đề tài

Chơng trình quản lý công văn đến quản lý công văn đến giúp quản lýcác loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả Chơng trình quản lý đợc toàn

bộ nội dụng văn bản cũng nh các qui trinh xử lý văn bản Các loại văn bản đợcquản lý trong chơng trình bao gồm: Công văn, Tờ trình, Quyết Định …Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thờiViệccập nhật thông tin văn bản đợc chơng trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác củanhân viên văn th

Chơng trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, thôngtin về văn bản đợc chia sẻ linh hoạt cho các thành viên trong đơn vị Chơngtrình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất, cho phép ngời sử dụng có thểtra cứu, tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiều tiêuchí khác nhau

Chơng trình cũng đa ra một hệ thống báo cáo thống kê tình hình xử lývăn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanhchóng

Em hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ýnghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các phơng diện sau đây :

a Tin học hoá hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trờng trao đổi

và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan

b Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành cáchoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn,tài liệu, các văn bản cũng nh qui trình xử lý văn bản của văn th các

bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị; Trao đổi, lu trữ,cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnh

đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên

c Nâng cao năng suất lao động

d Lu trữ và tổ chức văn bản khoa học hơn, tạo khả năng khai thác khodữ liệu dùng chung

e Lãnh đạo có thể theo dõi đợc tình trạng xử lý công việc và có thôngkịp thời khi ra quyết định

f Chơng trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy

mà tạo đợc sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản, thuận tiện trong

sử dụng

g Chơng trình cũng giúp quản lý tốt hơn những công văn và các loạivăn bản khác của các cơ quan Nhà nớc cấp trên và của các cơ quantrực thuộc Bộ

5 Kết cấu của đề tài

Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Bộ Nội“

vụ”

Đề tài đợc bố cục gồm có 3 Chơng:

Chơng I : Tổng quan về Bộ Nội vụ

Chơng này trình bày các vấn đề tổng quát về cơ sở thực tập, tìm hiểu vềchức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Nêu khái quát về đề tài nghiên cứu

và ý nghĩa của đề tài

Chơng II : Phơng pháp luận nghiên cứu

Chơng này trình bày có chọn lọc các vấn đề phơng pháp luận cơ bảnlàm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài:

- Tổ chức và thông tin trong tổ chức

- Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

- Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin

- Công cụ mô hình hoá

Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại Bộ

Chơng này sẽ trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiêncứu đề tài bao gồm : Qui trình phân tích hệ thống, qui trình thiết kế dữ liệu,thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, và kết quả thử nghiệm chơngtrình

Với nội dung của đề tài đợc bố cục nh trên em đã hoàn thiện và xâydựng tơng đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụ

đắc lực cho công tác nghiệp vụ văn phòng nhằm đổi mới công tác văn th theo

xu hớng tin học hoá, hiện đại hoá quản lý

6 ý nghĩa của đề tài

Ngày nay, công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã đợc ứngdụng trong nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi íchvô cùng to lớn Đã có rất nhiều quốc gia trên thế giới coi Công nghệ thông tin

là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công cuộc công nghiệp hoá

và hiện đại hoá đất nớc, đa đất nớc thoát khỏi tình trạng đói nghèo, lạc hậu.Chiếc máy tính cá nhân ngày nay không còn xa lạ với con ngời nữa mà đã trởnên rất quen thuộc và không thể thiếu đợc trong bất kỳ một cơ quan hay tổchức nào Không chỉ xuất hiện ở các công ty, tổ chức mà ngày nay chiếc máy

tính cá nhân còn xuất hiện ở cả các gia đình và trở nên rất quen thuộc và thânthiết với con ngời, ngay cả với ngời già hay trẻ em cũng có thể sử dụng thànhthạo máy tính.

Trớc đây khi cha có máy tính và các chơng trình phần mềm ứng dụng,mọi hoạt động của con ngời đều đợc tiến hành một cách thủ công gây nhiềusai sót, nhầm lẫn, hiệu quả công việc không cao Ngày nay cùng với máy tínhthì các chơng trình phần mềm đã đợc ứng dụng trong rất nhiều ngành Kinh tế– xã hội khác nhau và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn, tăng năng suất vàchất lợng, giảm những chi phí không đáng có

Hiện nay xu hớng chung của các công ty và các tổ chức là ứng dụng tinhọc hoá vào quá trình sản xuất Với sự trợ giúp của máy tính và các chơngtrình phần mềm ứng dụng đã làm giảm sai sót, nhầm lẫn và tăng chất lợngquản lý của lãnh đạo lên rất nhiều Tuy nhiên, ngày nay kinh tế thế giới nóichung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang chuyển từ chiều rộng sang chiềusâu nên cơ chế quản lý của nhà nớc cũng nh hoạt động của các công ty ngàycàng có nhiều thay đổi theo hớng quản lý hiện đại Nhà nớc ta đã có nhiềuchính sách để tạo cơ chế pháp lý, giải quyết các thủ tục nhanh gọn giảm thờigian ra quyết định cũng nh ban hành văn bản Bên cạnh đó các dịch vụ côngcủa Nhà nớc cũng đợc cải tiến nhằm phục vụ với thời gian ngắn nhất, chínhxác theo cơ chế một cửa đối với các thủ tục hành chính Chính vì vậy các ch -

ơng trình phần mềm ứng dụng trong các cơ quan luôn đợc bảo trì, đổi mới đểphù hợp để phục vụ tốt hơn trong hoạt động quản lý nhất là một loạt các ch-

ơng trình nhằm làm hiện đại hoá công tác văn phòng (Edocman) trong đó

ch-ơng trình quản lý công văn đến là một chch-ơng trình điển hình Vì đây là côngviệc quan trong mỗi cơ quan và trong các tổ chức

Chơng trình này đợc xây dựng không ngoài mục đích làm cho công tác quản

lý văn th đợc tốt hơn và chuyên nghiệp hơn Nó giúp cho việc xử lý thông tincủa các loại công văn đến đợc tốt hơn.Đồng thời nó cũng giúp cho việc lu trữcác loại văn th đỡ tốn diện tích hơn, giảm bớt đợc số lợng nhân viên làm côngtác quản lý văn th

Hoà chung vào xu thế của thế giới Nhà nớc ta đã ban hành các chủ trơngchính sách kêu gọi đẩy nhanh đẩy mạnh công nghệ thông tin cũng nh tin họcvào các ngành nghề, các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội Hơn nữa để đứngvững trong nền kinh tế thị trờng thì hầu hết các doanh nghiệp t nhân, cácdoanh nghiệp nhà nớc đều cố gắng đa tin học áp dụng trong các hoạt động củamình Và sự tin học hóa này cũng khẳng định vai trò của mình thông qua

những lợi ích thực tế mà nó mang lại Riêng đối với khối cơ quan Đảng, Nhànớc, các đoàn thể nhân dân thì Bộ bu chính – Viễn và Bộ Khoa học – Côngnghệ đã trình Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhànớc ( gọi tắt là Đề án 112) Đề án này đã đợc triển khai đồng bộ trên khắp 64tỉnh thành trong cả nớc, riêng đối với Bộ Nội vụ công tác triển khai đề án đợcbắt đầu từ năm 2001, đề án đợc triển khai theo các lộ trình từ 2001 đến 2005

và từ 2005 đến 2010 Từ thực tế đó bên cạnh việc ứng dụng tin học vào cáclĩnh vực quản lý Nhà nớc chuyên ngành thì ứng dụng tin học trong công tácvăn phòng cũng theo xu thế tích hợp và tin học hoá toàn bộ.Hơn nữa với hệthống của các cơ quan trực thuộc rộng trong cả nớc thì việc phải triển khai hệthống tin học hóa rộng và có đầu t là một yêu cầu không thể thiếu đợc

Nhận thức đợc yêu cầu quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin, trớc những điều kiện thuận lợi đó, thì Bộ Nội vụ xác định cần thiết phải xây dựng và triển khai ứng dụng với mục tiêu rõ ràng, giải pháp kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế tại địa phơng và kế hoạch triển khai khả thi là một yếu tố đảm bảo cho sự thành công lâu dài của việc ứng dụng Công nghệ thôngtin vào công tác quản lý Văn th và đồng thời cũng làm căn cứ bảo đảm hiệu quả của Đề án 112

Dới sự dẫn dắt tận tình của thầy Trịnh Phú Cờng và sự giúp đỡ nhiệttình của Anh Lê Thanh Tùng cùng anh chị em trong phòng em đã lựa chọn đề

tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại Bộ Nội vụ ”

Trung tâm Tin Học Bộ Nội vụ: 37A Nguyễn Bỉnh Khiêm – Hà Nội

Điện thoại: 04.9740618 – Fax: 04.9760228

Website: www.caicachhanhchinh.gov.vn

Chơng I Giới thiệu chung về Cơ quan thực tập

a Tổng quan về Bộ Nội Vụ

I Vị trí và chức năng

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nớc

về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc; tổ chức chính quyền địaphơng, quản lý địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nớc; tổchức hội và tổ chức phi chính phủ; văn th, lu trữ nhà nớc và quản lý nhà nớc

đối với các dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của phápluật

II Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Nội vụ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tạiNghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quanngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Thủ tớng Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nớc của Bộ

2 Trình Chính phủ, Thủ tớng Chính phủ chiến lợc, quy hoạch pháttriển về các lĩnh vực theo quy định của nhà nớc

3 Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông t thuộc phạm vi quản lý nhànớc của Bộ theo quy định của nhà nớc

4 Kiểm tra việc thực hiện các quyết định và văn bản pháp luật củanhà nớc và của Bộ đối với các cơ quan thuộc Bộ

5 Về tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc:

a) Trình Chính phủ, Thủ tớng Chính phủ các đề án về: cơ cấu tổchức của Chính phủ; thành lập, sáp nhập, giải thể, bãi bỏ các Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; các cơ quan chuyên môn của ủy bannhân dân…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

b) Thẩm định hoặc trình Thủ tớng Chính phủ các đề án về tổ chứccác cơ quán t vấn của Thủ tớng Chính phủ; thẩm định các đề án về điều chỉnhcơ cấu tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ, cơcấu tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân do các cơ quan nêutrên trình Thủ tớng Chính phủ

6 Về tổ chức chính quyền tại địa phơng:

a) Trình Chính phủ đề án về: Nguyên tắc và tiêu chí phân loại đơn

vị hành chính; thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh các đơn vị hànhchính theo quy định của pháp luật;

b) Thẩm định và trình Thủ tớng Chính phủ phê chuẩn kết quả bầu

cử thành viên ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

c) Thống nhất quản lý công tác bồi dỡng kiến thức pháp luật, quản

lý nhà nớc, quản lý hành chính đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;

d) Giúp Chính phủ, Thủ tớng Chính phủ hớng dẫn, kiểm tra hoạt

động Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật

e) Chỉ đạo, hớng dẫn ủy ban nhân dân thực hiện công tác bầu cử

đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật,hớng dẫn, kiểm tra ủyban nhân dân các cấp về phơng thức hoạt động của ủy ban nhân dân;

f) Hớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán

bộ cơ sở xã, phờng, thị trấn;

g) Tổ chức việc thống kê số lợng, chất lợng đại biểu Hội đồngnhân dân, thành viên ủy ban nhân dân các cấp; thống kê số lợng đơn vị hànhchính các cấp

7 Về tổ chức hội và các tổ chức phi Chính phủ

a) Trình Chính phủ quy định trình tự, thủ tục thành lập, giải thể,phê duyệt điều lệ hội, tổ chức phi Chính phủ;

b) Hớng dẫn và quyết định cho phép thành lập, giải thể, phê duyệt

điều lệ của hội, tổ chức phi Chính phủ có phạm vi hoạt động cả nớc hoặc liêntỉnh theo quy định của pháp luật;

c) Hớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện điều lệ đối với hội, tổ chứcphi Chính phủ

8 Về cán bộ, công chức, viên chức nhà nớc

a) Trình Chính phủ đề án về: phân công, phân cấp quản lý cán bộ,công chức và biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nớc; đào tạo, bồi dỡng cán

bộ, công chức nhà nớc và cán bộ cơ sở…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

b) Trình Thủ tớng Chính phủ đề án về sử dụng, đánh giá, bổnhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viênchức nhà nớc và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan hành chính nhà n-

ớc theo quy định của pháp luật;

c) Làm thờng trực công tác cải cách chính sách tiền lơng nhà nớc;d) Tổng hợp biên chế hành chính, sự nghiệp hằng năm của các cơquan nhà nớc; theo ủy quyền của Thủ tớng Chính phủ quyết định việc giao chỉtiêu biên chế hành chính cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ, ủy ban nhân dân cấp tỉnh…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

đ) Ban hành các quy định về chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn,nghiệp vụ đối với các ngạch công chức, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,luân chuyển, khen thởng, kỷ luật cán bộ, công chức hành chính nhà nớc

e) Thống nhất quản lý về nội dung, chơng trình, phơng thức và tổchức đào tạo, bồi dỡng cán bộ, công chức hành chính nhà nớc, các chức danhcông chức hành chính các cấp, cán bộ cơ sở,

f) Thẩm định về nhân sự đối với các chức danh cán bộ, công chức

do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân cấptỉnh, các doanh nghiệp nhà nớc trình Thủ tớng Chính phủ…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

9 Về cải cách hành chính nhà nớc

a) Trình Chính phủ các đề án chung về cải cách hành chính trongtừng giai đoạn và tổ chức thực hiện các chơng trình cải cách hành chính vềlĩnh vực tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc và cán bộ, công chức, viên chứcnhà nớc;

b) Thẩm định các đề án cải cách hành chính do các Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Thủ tớngChính phủ;

c) Làm thờng trực công tác cải cách hành chính của Chính phủ.

a) Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế, các chơng trình, dự

án hợp tác với nớc ngoài trong lĩnh vực cải cách hành chính nhà nớc theo quy định của Chính phủ;

b) Thực hiện hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực của Bộ theo quy

định của pháp luật;

12 Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độtiền lơng và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thởng, kỷ luật đối với cán

bộ, công chức thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

13 Quản lý tài chính, tài sản đợc giao và tổ chức thực hiện ngânsách đợc phân bổ theo quy định của pháp luật

III Cơ cấu tổ chức của Bộ

Các tổ chức giúp Bộ trởng thực hiện chức năng quản lý nhà nớc

c.Vụ Công chức - Viên chức

Vụ Công chức – Viên chức là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham

mu giúp Bộ trởng thực hiện quản lý nhà nớc về đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức nhà nớc

d.Vụ Chính quyền địa phơng

Vụ Chính quyền địa phơng là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham mugiúp Bộ trởng thực hiện quản lý nhà nớc về tổ chức chính quyền địa phơng và

địa giới hành chính

e.Vụ Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, công chức nhà nớc

Vụ Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, công chức nhà nớc là tổ chức của Bộ Nội vụ

có chức năng giúp Bộ trởng thực hiện quản lý nhà nớc về công tác đào tạo, bồidỡng cán bộ, công chức nhà nớc và cán bộ công chức cơ sở

f.Vụ Tiền lơng

Vụ Tiền lơng là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham mu giúp Bộ trởngquản lý nhà nớc về chính sách, chế độ tiền lơng, phụ cấp, sinh hoạt phí và tiềnthởng đối với cán bộ, công choc…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

g.Vụ Cải cách hành chính

Vụ Cải cách hành chính là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham mugiúp Bộ trởng quản lý nhà nớc về công tác cải cách hành chính và thực hiệnnhiệm vụ thờng trực công tác cải cách hành chính của Chính phủ

h.Vụ Hợp tác quốc tế

Vụ Hợp tác quốc tế là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham mu giúp

Bộ trởng quản lý nhà nớc các hoạt động hợp tác quốc tế trong các lĩnh vựcquản lý của Bộ và về công tác hợp tác quốc tế trong lĩnh vực cải cách hànhchính

i.Cục Văn th và Lu trữ nhà nớc

Cục Văn th và Lu trữ nhà nớc là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năngquản lý nhà nớc về lĩnh vực văn th, lu trữ và quản lý tài liệu lu trữ quốc giathuộc Phông lu trữ Nhà nớc Việt Nam theo quy định của pháp luật

Cục Văn th và Lu trữ nhà nớc có con dấu có hình quốc huy

k Vụ Tổ chức cán bộ.

Vụ Tổ chức cán bộ là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham mu giúp Bộtrởng quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Nội vụ vàmột số nhiệm vụ về công tác xây dựng, phát triển ngành Tổ chức Nhà nớctheo các quy định của Đảng, Nhà nớc và theo thẩm quyền quản lý nhà nớc củaBộ

lý nhà nớc về con dấu theo quy định của pháp luật

m.Các văn phòng cơ quan trực thuộc tại Đà Nẵng và thành phố Hồ ChíMinh

a Cơ quan thờng trực tại thành phố Hồ Chí Minh

Cơ quan thờng trực tại thành phố Hồ Chí Minh là tổ chức của Bộ Nội vụ,

có chức năng tham mu giúp Bộ trởng theo dõi và tổng hợp tình hình thực hiện các nhiệm vụ của Bộ Nội vụ đối với địa bàn khu vực phía Nam; và là Cơ quan

đại diện của Bộ Nội vụ để phục vụ các hoạt động theo chơng trình, kế hoạch công tác của Bộ, Văn phòng Bộ và các tổ chức thuộc Bộ

Cơ quan thờng trực tại thành phố Hồ Chí Minh có t cách pháp nhân, có condấu riêng và đợc mở tài khoản tại kho bạc nhà nớc

b Cơ quan thờng trực tại thành phố Đà Nẵng

Cơ quan thờng trực tại thành phố Đà Nẵng là tổ chức của Bộ Nội vụ, cóchức năng tham mu giúp Bộ trởng theo dõi và tổng hợp tình hình thực hiện cácnhiệm vụ của Bộ Nội vụ đối với địa bàn khu vực Miền Trung và Tây Nguyên;

Bộ Nội Vụ

Vụ Tổ chức phi chính phủ

Vụ Đào tạo, bồi d ỡng cán

bộ, công chức nhà

n ớc

Văn phòng

Vụ

Tổ chức

Biên chế

Vụ Chính quyền

địa ph

ơng

Vụ Công chức Viên chức

Vụ Tiền l

ơng

Vụ Cải cách hành chính

IV.Tổng quan về Trung tâm tin học Bộ Nội vụ

1 Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trung tâm công nghệ

thông tin thuộc Bộ Nội vụ

1.1 Vị trí và chức năng.

Trung tâm Tin học là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tổ chức

thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin và tin học quản lý hành chính

phục vụ công tác quản lý nhà nớc của Bộ

Trung tâm tin học là đơn vị sự nghiệp có t cách pháp nhân, có con dấu

riêng và đợc mở tài khoản tại các ngân hàng và kho bạc nhà nớc

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

1.2.1 Lập quy hoạch, kế hoạch ứng dụng và phát công nghệ thông tin

thực hiện ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin và tin học hoá quản

lý hành chính về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nớc của Bộ

c Tổ chức thực hiện các quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án sau khi đợc phê duyệt

1.2.2 Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin và tin học của Bộ

a Xây dựng, trình Bộ trởng phê duyệt Quy chế về quản lý các hệ thống thông tin, tin học ngành Nội vụ

b Thiết kế, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính của Bộ

c Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ và các cơ quan có liên quan

để xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin về các lĩnh vực quản lý nhà nớc của Bộ

d Quản trị hệ thống, quản trị mạng thông tin Bộ Nội vụ

e Làm đầu mối kết nối với mạng thông tin của Chính phủ, các Bộ, ngành,

địa phơng và các cơ quan liên quan

f Tổ chức công tác thông tin – t liệu, lu giữ các dữ liệu thông tin dới dạng điện tử, xây dựng và quản lý các kho dữ liệu thông tin điện tử trên các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ

1.2.3 Xây dựng và quản lý cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Bộ

a Nghiên cứu phát triển hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ quản lý hành chính của Bộ

b Tổ chức thực hiện thiết kế, xây dựng, quản lý và phát triển Trung tâm tích hợp dữ liệu theo Đề án tin học hoá quản lý hành chính Nhà nớc

c Tổ chức thực hiện thiết kế, xây dựng, lắp đặt hệ thống các thiết bị tin học theo kế hoạch cho các đơn vị thuộc Bộ

d Tổ chức thực hiện bảo trì, bảo dỡng hệ thống máy tính và các thiết bị hệ thống mạng tin học của Bộ; sửa chữa, khắc phục sự cố kỹ thuật của hệ thống thiết bị mạng, đảm bảo sự hoạt động liên tục, thông suốt, thờng xuyên, an toàn

khai, huớng dẫn, việc thực hiện các phần mềm đó trong các lĩnh vực thuộc sự quản lý của Bộ

c Làm đầu mối tổ chức thực hiện khai thác, hớng dẫn sử dụng các phần mềm

có bản quyền do Bộ trang bị

1.2.5 Chủ trì xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức theo các Đề án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nớc của Chính phủ 1.2.6 Tổ chức thiết kế, xây dựng và quản lý trang Web của Bộ Nội vụ 1.2.7 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ và các đơn vị có liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu thông tin điện tử của Bộ

a Xây dựng, trình Bộ trởng các Quy chế về bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu thông tin điện tử của Bộ

b Hớng dẫn các đơn vị thuộc Bộ thực hiện Quy chế về đảm bảo an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu thông tin điện tử của Bộ

1.2.8 Tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dỡng kiến thức về lĩnh vực công nghệ thông tin, tin học cho cán bộ, công chức, viên chức và đợc cấp chứng chỉ theo quy định của Pháp luật

1.2.9 Tổ chức, tham gia các hoạt động hợp tác quốc tế về công nghệ thông tin và tin học theo quy định của Bộ trởng

1.2.10 T vấn, cung cấp các dịch vụ về công nghệ thông tin, tin học hoá quản lý hành chính liên quan đến chức năng quản lý nhà nớc của Bộ

1.2.11 Nhiệm vụ công tác của Giam đốc Trung tâm Tin học

1 Mời và chủ trì các cuộc họp, hội thảo, thảo luận về chuyên môn quản lý thông tin/ công nghệ thông tin

2 Dự các hội nghị của các Bộ, ban, ngành và địa phơng để thu thập thông tin theo các lĩnh vực công tác của Bộ

3 Trao đổi thông tin với các cơ quan trong nớc và với nớc ngoài theo pháp luật hiện hành và quy định của Bộ

4 Cung cấp các thông tin lu giữ theo quy chế của Nhà nớc và của Bộ

5 Ký kết thực hiện các hợp đồng về tạo lập, khai thác, sử dụng, cung cấp các thông tin và các hoạt động về công nghệ thông tin, tin học theo pháp luật hiện hành và quy định của Bộ

6 Sử dụng cộng tác viên thông tin/ công nghệ thông tin

7 Trình bộ trởng ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm tin học

Trung t©m Tin häc Bé Néi vô

Phßng C«ng nghÖ Tin häc

Phßng Th«ng tin vµ C¬ së d÷ liÖu c¸n

bé, c«ng chøc

PhßngHµnh chÝnh

2 C¬ cÊu tæ chøc cña Trung t©m Tin häc bao gåm:

 Làm đầu mối tổ chức thực hiện khai thác, hớng dẫn sử dụng các phần mềm có bản quyền do Bộ trang bị.

 Sử dụng cộng tác viên thông tin/ công nghệ thông tin

 Trình bộ trởng ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm tin học

 Tổ chức thiết kế, xây dựng và quản lý trang Web của Bộ Nội vụ

 Tổ chức thiết kế, xây dựng và quản lý trang Web của Bộ Nội vụ

Chơng IICơ sở phơng pháp luận nghiên cứu đề tài

I Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin

1.1 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhaucùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục

đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phốikiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan

1.1.2 Các bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy ra từ các nguồn (Sources) và

đợc xử lý (Processing) bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage) Mọi hệ thống thông tin có bốn

bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữliệu ra

1.1.3 Chøc n¨ng cña hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc

HÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc cã c¸c chøc n¨ng nh sau:

nh lµ mét thùc thÓ cÊu thµnh tõ ba møc qu¶n lý cã tªn lµ lËp kÕ ho¹ch chiÕn

l-îc, kiÓm so¸t qu¶n lý chiÕn thuËt vµ ®iÒu hµnh t¸c nghiÖp

1.2 Hệ thống thông tin trong một tổ chức

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

a.Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System)

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các từ cácgiao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với các nhà cung cấp,những ngời cho vay hoặc với nhân viên của họ Các giao dịch sản sinh ra cáctài liệu giao dịch và giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lýcác giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi cáchoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

b Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)

Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch

chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lýgiao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung tạo ra cácbáo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáonày tóm tắt tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Chúng thờng cótính chất so sánh, làm tơng phản tình hình hiện tại với tình hình đã đợc dự tínhtrớc, tình hình hiện tại với tình hình hiện thời của các doanh nghiệp trongcùng một ngành công nghiệp Vì vậy hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựavào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ thống xử lý giao dịch do đó chất lợng củathông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất lớn vào việc vận hành tốt hayxấu của hệ xử lý giao dịch.

c Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System)

Là hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động

ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình

đ-ợc tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các

ph-ơng án giải quyết và lựa chọn một phph-ơng án Về nguyên tắc, một hệ thống trợgiúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác

định rõ tình hình của quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khảnăng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá cấc giải pháp Nói chung

đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và

sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

d Hệ thống chuyên gia ES ( Export System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng công cụ tin học những trí thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đợc hình thành bởimột cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem bởi một lĩnh vực hệthống chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của một lĩnh vực hệ thống trợ giúplao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một kỹthuật trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ baochứa các sự kiện và các quy tắc liên

e Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng canh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage)

Đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khi nghiên cứu một hệ thốngthông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũngkhông tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta chỉ nghĩ đơn giản làmột hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp raquyết định hoặc một hệ chuyên gia

II Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

2.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng làkhoa học công nghệ và thông tin Hệ thống thông tin ngày càng có vai tròquan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hởng đến việc ra quyết định và chất l-ợng của việc ra quyết định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệthống mà nhờ nó các hà quản lý có thể ra các quyết định có chất lợng cao.Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất, phânphối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn, đáp ứng tốt nhu cầu kháchhàng, góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức và tạo ra sức mạnhcạnh tranh

Phát triển một hệ thống thông tin là tạo ra cho các thành viên của tổchức những công cụ quản lý tốt nhất trên cơ sở ứng dụng những công nghệhiện đại của tin học Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận khôngthể thiếu của bất kỳ một cơ quan hay một tổ chức hiện đại, nó giống nh một

bộ não và hệ thần kinh tốt của một con ngời

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin:

 Những vấn đề về hiệu quả kinh tế và hiệu quả quản lý của tổ chức

 Những yêu cầu mới và mục tiêu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của công nghệ tạo ra áp lực thay đổi hệ thống thông tin

 Sự thay đổi sách lợc chính trị của nhà nớc và của nhà quản lý

2.2 Bảy nguyên tắc để phát triển hệ thống thông tin

Mục đích chính của việc phát triển mộ hệ thống thông tin là có đợc mộtsản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, nó phải đợc hoà hợp vào trongcác hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn vềtài chính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơngpháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơngpháp thì ta có nguy cơ là không đạt đợc những mục tiêu đinh trớc Bởi vì một

hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp , vận động trong một môi trờng rấtphức tạp Để làm chủ đợc sự phức tạp đó đó phân tích viên phải có một phơngsách tiến hành bài toán một cách bài bản, hay nói cách khác là họ phải tiếnhành phát triển một hệ thống thông tin một cách có phơng pháp khoa học

Phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ chophép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lýhơn Phơng pháp đợc cập nhật ở đây dựa vào bảy nguyên tắc cơ sở chung củanhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Bảynguyên tắc cơ bản đó là:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng cách tiếp cận hệ thống.

 Nguyên tắc 2: Sử dụng các mô hình

 Nguyên tắc 3: Đi từ cái chung sang cái riêng

 Nguyên tắc 4: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khiphân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

 Nguyên tắc 5: Luôn tính toán chi phí và hiệu quả

 Nguyên tắc 6: Phát triển dần và lặp lại

 Nguyên tắc 7: Làm việc tập thể

Nguyên tắc tiếp cận hệ thống xuất phát từ sự phức tạp của hệ thốngthông tin Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, môhình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách mô tả về một đối tợng, bamô hình này đợc quan tâm từ những góc độ khác nhau

Nguyên tắc đi từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc đơn giảnhoá Thực tế, ngời ta khẳng định rằng nếu hiểu tốt một hệ thống thì trớc hếtphải hiểu các mặt chung trớc khi xem xét đến chi tiết Sự cần thiết áp dụngnguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá đợc sửdụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệthống bằng khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn rấtnhiều lần bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sanglogic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Việc lựa chọn giảipháp bao giờ cũng phải tính toán chi phí và lợi ích Công việc phát triển khôngthể tiến hành một cách tuyến tính, nhiều khi đang ở bớc sau phải quay về bớctrớc để xử lý lại Việc nhiều đối tợng tham gia phát triển hệ thống thông tin là

điều dễ hiểu bao gồm nhà quản lý, cán bộ chuyên nghiệp thông tin, lập trìnhviên…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

2.3 Các phơng pháp thu thập thông tin

2.3.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắclực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấncho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu Phỏngvấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:

 Chuẩn bị phỏng vấn

 Tiến hành phỏng vấn

 Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu kỹ càng tỉ mỉ về nhiềukhía cạnh của tổ chức Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ,hiện tại và tơng lai của tổ chức.

2.3.2 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm

vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên giấy phải rõràng, cùng kiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp

2.3.3 Quan sát

Đây là phơng pháp mà ngời thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu

đợc những thông tin theo yêu cầu

2.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều phơng pháp phát triển hệ thống thông tin nh phơng pháp :

- Phơng pháp SADT(Structered Analysis and Design Technique):Kỹthuật phân tích cấu trúc và thiết kế, phơng pháp này xuất phát từ Mỹ

- Phơng pháp MERISE():Tạm dịch là “ Các phơng pháp tập hợp ý tởngkhông cần cố gắng”, ra đời tại Pháp cuối thập niên 70

- Phơng pháp MXC: Có nguồn gốc từ Pháp

- Phơng pháp GALACSI: Tạm dịch nguyên văn: “Nhóm cọ vẽ và liênlạc để phân tích và quan niệm hoá hệ thông tin” ra đời tại Pháp vào tháng 4năm 1982

Lu ý: Chúng ta sẽ đi sâu vào phân tích hệ thống theo phơng pháp phântích cấu trúc thiết kế (SADT) Phơng pháp này nghiên cứu việc dựng sơ đồ,bảng biểu, …Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời để mô tả đối tợng (tránh sử dụng lời văn)

2.4.1 Đánh giá yêu cầu quản lý

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng, giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này đợc thực hiệntơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác

định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc Trên cơ sở nội dung củabáo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một

hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công

đoạn sau đây:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đa ra chuẩn đoán và xác đinh yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

2.4.3 Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn để của hệ thống thực tế và đạt đợcnhững mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hinh logic của hệ thốngmới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra ( nội dung củaOutputs), nội dung của cơ sở dữ liệu( các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các

xử lý hợp thức hóa sẽ phải thực hiện ( các xử lý) và các dữ liệu sẽ đợc nhậpvào ( các Inputs) Mô hinh logic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét vàchuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

2.4.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khimô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về phơng tiện để thực hiện hệ thốngnày Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hìnhlogic Mỗi phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thốngnhng cha phải là mô tả chi tiết Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơnkhi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựng chi tiết nhngchi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cácmục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí vàlợi ích (hữu hình và vô hình ) cả mỗi phơng án và phải có những khuyến nghị

cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình bày lên những ngời sử dụng và một buổi buổitrình bày sẽ đợc thực hiện Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ

ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổchức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp:

 Xác đinh các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phơng án của giải pháp.

 Đánh giá các phơng án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giảipháp

2.4.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết là một tài liệu baochứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật

và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công vàcả những giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạn chính củathiết kế vật lý ngoài là:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra )

 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.4.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiệm kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sửdụng và thao tác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính củaviệc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là nh sau:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển đổi này đợc thực hiện với những

va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này baogồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

Tuân thủ các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin là cách tốt nhất để

đảm bảo một hệ thống thông tin đợc tạo ra một cách tốt nhất và có đủ các luậnchứng kinh tế kỹ thuật khi bảo vệ dự án Giai đoạn thứ bảy sự phát triển và cụthể hoá mang tính ứng dụng dựa vào phơng pháp chuẩn 5 giai đoạn: xác địnhyêu cầu, phân tích, thiết kế và cài đặt

III các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

Mức vật lý Mức Logic

Sự trìu xuất

Sử dụng mô hình là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc pháttriển hệ thống thông tin và cũng nh ứng dụng khoa học kỹ thuật ngày nay Đểtiếp tục các công việc tiếp theo của đề tài cần phải trình bày khái quát cáccông cụ sẽ đợc sử dụng trong quá trình thực thi việc phát triển hệ thống thôngtin Nội dung của phần này sẽ trình bày các mô hình biểu diễn hệ thống thôngtin, các mô hình mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin, sơ đồluồng dữ liệu, các từ điển dữ liệu, mô hình quan hệ thực thể, sơ đồ liên kết dữliệu…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

3.1 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Khi phát triển hệ thống thông tin với nhiều đối tợng tham gia thì cầnphải có các ngôn ngữ chung để họ có thể làm việc đợc với nhau Cùng một hệthống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ ý theo quan điểm của ngời môtả Để mô tả cùng một hệ thống thông tin ngời ta sử dụng ba mô hình đó là:Mô hình logic, Mô hình vật lý ngoài và Mô hình vật lý trong

3.1.1 Mô hình logic (Logical Model)

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà

nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để xảy ra cho các

xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi

“Cái gì?” và “ Điều gì?” Mô hình trừu tợng hoá các yêu tố vật lý; tức là nókhông quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm

(Làm thế nào? Cách làm nào? Lúc nào? Ai làm? Làm gì?)

ở mức Logic: Gạt bỏ chi tiết để thấy bản chất và chỉ cần trả lời What?

Mô tả hệ thống cũ làm việc nh thế nào?Mô tả hệ thống cũ làm việc nh thế nào?

Mô tả hệ thống mới làm gì? Mô tả hệ thống cũ làm gì?

Yêu cầu mới

(3)

(1) : Bớc trừu tợng hoá;

(2) : Đa ra những yêu cầu mới nảy sinh của hệ thống;

(3) : Giai đoạn thiết kế

3.1.2 Mô hình vật lý ngoài (External Physical Model)

Mô hình vật lý chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống

nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào

và của đầu ra, phơng tiện để thao tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủcông cũng nh những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hìnhhoặc bàn phím đợc sử dụng Mô hình này cũng chú ý tới yếu tố thời gian của

hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khácnhau xảy ra Mô hình này phải thể hiện: Ai? ở đâu? Khi nào?

3.1.3 Mô hình vật lý trong (Internal Physical Model)

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý sâu kín của hệthen, đây không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹthuật Mô hình này mô tả những thông tin liên quan tới loạt trang thiết bị đợcdùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị,

tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, các cấu trúc của các chơng trình vàngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: How? (Nh thế nào?)

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic làkết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sửdụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hìnhtrên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lýtrong là hay biến đổi nhất

Mức vật lý

Mức Logic

Mô hình Logic(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong(Góc nhìn kỹ thuật)

Cái gì? Để làm gì?

Ai? ở đâu? Khi nào?

Nh thế nào?

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

3.2 Các công cụ thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Trong thực tế các hệ thống thông tin thờng rất phức tạp, do đó tồn tạimột số các công cụ tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệucho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram),sơ đồ luồng dữ liệu (DSD: Data Flow Diagram), và từ điển hệ thống (SD:System Dictionary)

3.2.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin nh sau:

 Xử lý

Mô hình ổn đinh nhất

Mô hình hay biến đổi nhất

Thñ c«ng Giao t¸c ng êi – m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồluồng thông tin nh góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữliệu, các xử lý, các kho lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâmtới nơi hay thời điểm xử lý dữ liệu và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồDFD chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.

Sơ đồ DFD dùng các ký pháp cơ bản là: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu

và dòng dữ liệu

Các mức của DFD có các mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1 …Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thờiTuỳ theo các trờng hợp khác nhau và tuỳ vào tính chất khác nhau của hệ thống

mà cần phải phân rã các mức DFD khác nhau

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả saocho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật

phân rã ( Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã thànhsơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 …Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

3.3 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý

3.3.1 Các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu

Để hiểu về cơ sở dữ liệu trớc hết ta cần tìm hiểu về một số khái niệm cóliên quan đến vấn đề này:

Trớc khi có máy tính điện tử thì ngời ta vẫn phải thu thập lu trữ, xử lý,phân tích và cập nhật thờng xuyên dữ liệu Các dữ liệu này thờng đợc lu trữtrên giấy hay phơng tiện nhớ khác nh băng đĩa từ, đĩa cứng, thậm chí là trên trí

óc của những cá nhân làm công tác này Công việc này thờng tốn kém cả vềngời và thời gian xử lý, đồng thời kết quả xử lý thông tin thờng là không cao

và thiếu chính xác, quy trình xử lý phức tạp, rờm rà, khả năng tìm kiếm thôngtin hạn chế nếu lợng thông tin lu trữ là lớn và đơng nhiên kết quả thờng không

cao Khi có máy tính điện tử ngời ta đã dùng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để

l-u trữ, bảo ql-uản, cập nhật, xử lý và tìm kiếm từ một cơ sở dữ liệl-u hay tập hợp

từ cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu liên quan đến một số khái niệm nh sau:

Thực thể (Entity) là một đối tợng nào đó mà ngời ta muốn quản lý

thông tin liên quan đến nó, thực thể có thể là ngời, sự vật hiện tợng hay mộtkhái niệm nào đó, chẳng hạn thực thể cán bộ, thực thể sinh viên, thực thểphòng ban

Mỗi thực thể thông tin liên quan mà ta cần lu trữ gọi là các thuộc tính

(Attribute), các thuộc tính là các yếu tố dữ liệu tách biệt mà không thể chianhỏ đợc nữa, ví dụ nh thực thể cán bộ có các thuộc tính nh Mã cán bộ, họ tên,ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, số điện thoại, email…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

Bảng (Table): Dùng để chứa thông tin liên quan đến một chủ thể:

Mỗi bảng có các dòng (Row) hay còn gọi là một bản ghi (Record) Mỗi bản

ghi lu trữ các thông tin đầy đủ về một cá thể (Instance) tức là một biểu hiện cụthể, riêng biệt của thực thể

Mỗi bảng còn có các cột (Column) hay còn gọi là các trờng (Field), các

cột ghi lại một thuộc tính của tất cả các cá thể trong thực thể

Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên

quan với nhau Tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau gọi là hệ quảntrị cơ sở dữ liệu (Database System), hay ngân hàng dữ liệu (Data Bank) Ví dụngân hàng dữ liệu của Sở gồm các cơ sở dữ liệu lu trữ các thông tin nh cơ sởdữ liệu nhân viên …Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

3.3.2 Các phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu

Có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kếcơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơngpháp mô hình hoá

 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra

Theo phơng pháp tiến hành các bớc sau để thiết kế cơ sỏ dữ liệu:

B

ớc 1: Xác định các thông tin đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dung tần xuất và nơi nhận củachúng Ví dụ nh với cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý công văn ta sẽ có cácthông tin đầu ra nh sau:

Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra của mỗi phần tử thông tin cụthể

Đánh dấu các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh

Gạch chân các thuộc tính khoá

Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh

Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

Chuẩn hoá một quy định rằng, trong mỗi danh sách không đợc chứadanh sách lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thànhcác danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý Với danh sách con này cầngắn cho nó một tên, tìm nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính

định danh của các danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF)

Chuẩn hóa mức hai quy định rằng, trong mỗi danh sách một thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phầncủa khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụthuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới Lấy bộ phậnkhoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tênriêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF)

Chuẩn hoá mức ba quy định rằng trong một danh sách không đợc phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính này phụ thuộchàm vào các thuộc tính kia thì phải tách chúng ra thành các thuộc tính khácnhau có quan hệ với nhau Sau đó xác định khoá và tên cho mỗi danh sáchmới

Mô tả các tệp:

Sau khi đã tiến hành chuẩn hoá xong ta tiến hành mô tả các tệp dữ liệu.Mỗi danh sách xác định đợc các bớc chuẩn hoá mức ba sẽ là một tệp cơ sở dữliệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu tệp

B

ớc 3: Tích hợp các dữ liệu để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của các bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiềudanh sách và mỗi danh sách liên quan đến một đối tợng quản lý, có sự tồn tạiriêng tơng đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả một thực thể thì tíchhợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả cácthuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

B

ớc 4: Xác định khối lợng cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ

 Xác định số lợng các bản ghi của từng tệp

 Xác định độ dài của từng thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi.

Đối với mỗi tệp cơ sở dữ liệu(gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển choviệc tính toán khối lợng dữ liệu:

L(R) Là độ dài của một bản ghi tính theo số lợng ký tự

N(R) Là số lợng trung bình của các bản ghi R

NP(R) Là số lợng trang logic dùng bởi R

TP Là kích thớc trang logic

Thì NP(R) = E1[N(R)/E(TP/L(R))]

Trong đó: - E1(x) là số nguyên đợc làm tròn lên x

- E(x) là phần nguyên của x

Khối lợng dữ liệu của một sơ đồ sẽ đợc tính theo công thức sau:

*Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Theo phơng pháp này ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra

mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liên kếtgiữa các thực thể thông tin với nhau Ví dụ để biểu diễn mối quan hệ giữa cáchàng hoá và nhà cung cấp ta dùng mô hình nh sau:

Theo phơng pháp mô hình hoá các thực thể không tồn tại độc lập mà cóquan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có: Liên kết một – một, liên kết một– nhiều, liên kết nhiều – nhiều

Cụ thể các mối liên kết nh sau:

Ví dụ nh quan hệ giữa sinh viên và lớp nếu nh ta coi một sinh viên chỉ

có thể tham gia một lớp mà thôi

 M@M Liên kết Nhiều – Nhiều

Mỗi lần xuất của A tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngợclại Nhiều hay mỗi lần xuất của B tơng ứng với một hay nhiều lần xuất của B

Ví dụ nh quan hệ của Lớp – Sinh viên nếu ta xem một lớp có thểkhông có sinh viên nào hoặc có từ một đến nhiều sinh viên Ngợc lại, một sinhviên cũng có thể tham gia nhiều lớp học khác nhau

Để biểu diễn quan hệ nhiều – nhiều giữa các thực thể ngời ta dùngthực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ nhiều

Ví dụ với quan hệ giữa cán bộ và phòng ban ta dùng tệp chức vụ để biểudiễn quan hệ nhiều – nhiều này

Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:

*Xác định các thuộc tính: Dựa trên ba nguồn:

- Tri thức của bản về công việc đang nghiên cứu.

- Những ngời sử dụng hệ thống hiện tại

- Xem xét các tài liệu sử dụng thờng xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu

*Xác định kiểu thực thể: Để có đợc kiểu thực thể ngời phân tích phải chuẩnhoá nhằm mục đích:

Tối đa hoá việc lặp lại

Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng

và tối u hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng

Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây một sơ

đồ trực giác mô hình quan hệ Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra

đợc từ việc so sánh đó một hình duy nhất có chứa đặc trng tốt nhất của cả hai

IV Công cụ thực hiện đề tài

4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management System) Là một hệ

thống các chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sởdữ liệu Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng đợc các công ty phần mềm sảnxuất và bán trên thị trờng, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi tiếng hiện nay nhMicrosoft Visual FoxPro, DB2, My SQL, Oracle, Microsoft Access…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm công cụ thiết kế, xâydựng các chơng trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng nh trongmột số lĩnh vực khác Do vậy nên việc lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trìnhnhằm giải quyết bài toán đặt ra là vô cùng quan trọng Mỗi bài toán đặt ra đều

có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựachọn của ngời thực hiện bài toán toán đó Mỗi ngôn ngữ đều có những điểmmạnh và điểm yếu riêng, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên cácyêu cầu của bài toán đặt ra Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời

sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữliệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.

Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế thìphải tìm ra đợc một giải pháp phần mềm tối u Tức là phải đảm bảo thông tinchính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với ngời

sử dụng…Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu ngôn ngữ, em quyết địnhchọn sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng cơ sở dữliệu cho chơng trình

4.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro

Visual FoxPro giúp bạn triển khai các ứng dụng quản lý một cách dễ dànghơn,giảm bớt đợc khối lợng lập trình nặng nhọc mà bạn phải thực hiện khi xâydựng ứng dụng bằng các phiên bản FoxPro cũ

Nếu bạn đã từng thiết kế các ứng dụng trong những phiên bản FoxPro, thì giờ

đây bạn vẫn có thể chạy đợc chúng trong Visual FoxPro Nhng khi muốn sửa

đổi lại ứng dụng của mình bằng ngôn ngữ Visual FoxPro, bạn cần phải thựchiện việc chuyển đổi các màn hình giao diện, project, report sang dạng VisualFoxPro

Cơ sở dữ liệu là một kho chứa đầy thông tin Có nhiều loại cơ sở dữ liệu, ở

đây chúng ta chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ

 Dữ liệu chứa trong những table, đợc cấu tạo bởi các dòng (còn gọi làrecord) và cột ( còn gọi là field)

 Cho phép lấy về(truy vấn) các tập hợp dữ liệu từ bảng

 Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập những recordkhác nhau, chứa trong các bảng khác nhau

Thiết kế cơ sở dữ liệu:Để tạo một cơ sở dữ liệu, trớc hết phải xác định thôngtin gì cần theo dõi Sau đó thiết kế cơ sở dữ liệu, tạo bảng chứa các trờng địnhnghĩa kiểu dữ liệu sẽ có Sau khi tạo ra cấu trúc bảng, mỗi bảng có thể chứa dữliệu ở dạng record Không thể chứa dữ liệu vào mà không có bảng hay địnhnghĩa trờng, vì dữ liệu sẽ không có chỗ để chứa Do đó, thiết kế cơ sở dữ liệu

là điều cực kỳ quan trọng, nhất là rất khó thay đổi thiết kế một khi ta đã tạoxong nó

Thiết kế quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu Các loại quan hệ giữa haibảng:

 Quan hệ một - một: Dùng để cải tiến khả năng hoạt động, dù vậy tamất tính linh hoạt khi chứa các dữ liệu liên hệ trong những bảng táchbiệt