Thực tập tổng hợp trung tâm thông tin thương mại thực tập tổng hợp trung tâm thông tin thương mại

Trungtâm thông tin thơng mại đợc thành lập theo quyết định số 764/KTĐN-TTCB ngày 20/11/1989 của Bộ trởng Bộ Thơngmại và trên cơ sở hợp nhất Trung tâm thông tin khoa học kỹ thuật vật t và

Khoa to¸n kinh tÕ

B¸o c¸o thùc tËp tæng hîp

§¬n vÞ thùc tËp:

Trung t©m th«ng tin th¬ng m¹i

Bé Th¬ng M¹i

Gi¸o viªn híng dÉn: ThÇy Ng« V¨n Thø

ThÇy Cao Xu©n Hoµ

ThÇy Bïi D¬ng H¶i

Sinh viªn thùc hiÖn : NguyÔn ThÞ Th¶o Líp : To¸n Kinh TÕ 42

Hµ Néi th¸ng 2 n¨m 2004

I Giới thiệu về Trung tâm thông tin thơng mại

1 Quá trình thành lập

Trung tâm thông tin Thơng mại Việt Nam (Viet Namtrade information Center- viết tắt là VTIC) là cơ quan đầungành trong lĩnh vực thông tin thơng mại thị trờng thuộc

Bộ Thơng mại

Trung tâm thông tin thơng mại là một đơn vị sự nghiệp

có thu, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tàikhoản đồng Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại ngânhàng, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp về mọi mặtcủa Bộ Thơng Mại, đồng thời chịu sự quản lý của cơ quanchức năng Nhà nớc về lĩnh vực công tác có liên quan Trungtâm thông tin thơng mại đợc thành lập theo quyết định

số 764/KTĐN-TTCB ngày 20/11/1989 của Bộ trởng Bộ Thơngmại và trên cơ sở hợp nhất Trung tâm thông tin khoa học

kỹ thuật vật t và Phòng Thông tin khoa học kỹ thuật thơngnghiệp vào Trung tâm thông tin thơng mại và đổi tênthành Trung tâm thông tin thơng mại và du lịch trực thuộc

Bộ theo quyết định số 473/TMDL-TCCB ngày 30/5/1992Trung tâm thông tin thơng mại có trụ sở tại 46 Ngô Quyền-

Hà Nội với các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, ĐàNẵng, Cần Thơ và có đại diện tại một số thị trờng trọng

điểm trong và ngoài nớc

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của

2.1 Chức năng1) Cung cấp thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế thơngmại nhằm phục vụ lãnh đạo Bộ Thơng mại, các cơ quanquản lý nhà nớc về thơng mại, các doanh nghiệp, các tổchức, cá nhân trong và ngoài nớc có nhu cầu dùng tinnhằm phục vụ xúc tiến phát triển thơng mại và đầu t.

2) In ấn, xuất bản, phát hành các tạp chí, bản tin,sách, chuyên đề, đĩa CD…bằng tiếng Việt Nam vàtiếng nớc ngoài, theo các giấy phép xuất bản đợc cấp

3) Cung cấp thông tin bằng tiếng Việt Nam và tiếngnớc ngoài qua Mạng máy tính của Trung tâm và mạngVINANET khi đợc phép của các cơ quan quản lý Nhà nớc

4) T vấn thơng mại và đầu t…

2.2, Nhiệm vụ : Để thực hiện những chức năng trên,Trung tâm có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1) Thu thập, xử lý các nguồn Thông tin về Kinh tế,Thơng mại trong nớc và Quốc tế, t liệu về quan hệ Kinh

tế quốc tế, Thị trờng, Giá cả hàng hoá cũng nh mọi vấn

đề liên quan đến phát triển Thơng mại, đầu t và hợp tácKinh tế Quốc tế

2) Cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhântrong và ngoài nớc trên cơ sở ký kết hợp đồng cung ứngdịch vụ hoặc hợp đồng Hợp tác trao đổi Thông tin tronglĩnh vực nói trên với các tổ chức trong và ngoài nớc theo

đúng quy chế hiện hành của Nhà nớc cũng nh Luật pháp

3) T vấn, giúp đỡ các tổ chức Kinh tế và cá nhâncủa Việt Nam và của ngời nớc ngoài trong việc lựa chọn

và khai thác các nguồn thông tin phục vụ công tác nghiêncứu, sản xuất, hợp tác kinh doanh cũng nh hợp tác đầu t

4) Tổ chức, tham gia các hội nghị, hội thảo, hội chợnhằm sử dụng thông tin phục vụ xúc tiến thơng mại, đầu

t, tổ chức các đoàn ra của các doanh nghiệp trong nớc

và thu xếp đa đón, bố trí chơng trình làm việc, tiếpxúc với các đối tác của Việt Nam để tìm kiếm cơ hộihợp tác kinh doanh và hợp tác đầu t, tiến hành các dịch

vụ T vấn xúc tiến thơng mại

5) In ấn, Xuất bản và phát hành các ấn phẩm theo

đúng Luật xuất bản, Luật báo chí cũng nh mọi quy chếkhác liên quan đến việc xuất bản, in ấn và phát hànhbáo chí, ấn phẩm mà nhà nớc đã quy định

6) Trung tâm đợc thực hiện các đề tài nghiên cứukhoa học và tổ chức các khoá đào tạo về Thông tin Th-

ơng mại

7) Trung tâm xây dựng và ban hành các quy chế,quy định cụ thể phù hợp với đặc điểm hoạt động củaTrung tâm và theo các quy định hiện hành của Nhà n-

ơCSDL và Bộ Thơng mại

3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin

th-ơng mại

Sơ đồ bộ máy tổ chức của Trung tâm thông tin

th-ơng mại :

3.1 Mạng Th ơng mại thị tr ờng (VINANET)

Mạng VINANET có chức năng nhiệm vụ:

_Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thơng mạithị trờng cho ngời dùng tin qua mạng ở trong và ngoài n-ớc

_Tổ chức và thực hiện làm đầu mối, thủ thậpthông tin thơng mại để cung cấp cho các trang webkhác

Để thực hiện các nhiệm vụ này mạng VINANET có

bộ phận phụ trách về mặt kỹ thuật công nghệ mạng,quản trị mạng và các bộ phận đảm bảo về nội dungthông tin trên mạng và đợc chia thành các phòng sau:

3.1.1 Phòng kỹ thuật 3.1.2 Phòng tin Tiếng Việt 3.1.3 Phòng ASEMCONNECT: phòng có nhiệm vụlàm đầu mối thông tin cho 1 trang chủ tại Singapo với cácnội dung sau:

a Hồ sơ doanh nghiệp cung cấp tên doangnghiệp, địa chỉ, phone, fax, loại hình doanh nghiệp,giám đốc, lĩnh vực hoạt động…

b Thông tinh chính phủ bao gồm:

_Thủ tớng, lãnh đạo các bộ, vụ, UBND tỉnh…

_Tiềm năng kinh tế các tỉnh

c Giới thiệu các sự kiện của Việt Nam, các triểnlãm, hội chợ,…

d Tin thơng mại 3.1.4 Phòng khách hàng 3.2 Khối ấn phẩm và dịch vụ: cung cấp thông tindới dạng ấn phẩm bao gồm:

3.2.1 Bản tin thị trờng 3.2.2 Bản tin thị trờng giá cả vật t 3.2.3 Bản tin thơng nghiệp thị trờng 3.2.4 Phòng xuất bản

3.2.5 Xí nghiệp in 3.2.6 Phòng phát triển thơng mại BTD 3.2.7 Bản tin ngoại thơng

3.3 Bản tin A và các chi nhánhcác chi nhánh bao gồm:

_Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh _Chi nhánh tại Thành Phố Đà Nẵng _Chi nhánh tại Thành phố Cần thơ

3.4 Khối quản lý chung 3.4.1 Phòng kế toán 3.4.2 Phòng tổ chức hành chính 3.4.3 Phòng đối ngoại và khai thác dự án

4 Nguyên tắc tổ chức, hoạt động và các mối quan hệ

_Hoạt động của trung tâm theo nguyên tắc quản lýthống nhất Giám đốc trung tâm do Bộ trởng Bộ Thơng

mại bổ nhiệm, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động củaTrung tâm trớc Bộ trởng Bộ Thơng mại và trớc pháp luật

Giám đốc Trung tâm có các nhiệm vụ và quyềnhạn sau đây:

1) Điều hành mọi hoạt động của Trung tâm theo

đúng pháp luật của Nhà nớc và quy định của Bộ Thơngmại

2) Xây dựng kế hoạch, phơng hớng phát triển,tổng kết công tác hàng năm của Trung tâm

3) Xây dựng các quy chế quản lý Trung tâmtrong mọi lĩnh vực tài chính, nhân sự, đối ngoại, chuyênmôn…

Giám đốc Trung tâm quản lý mọi công việc hoạt

động của Trung tâm trên nguyên tắc tập trung dânchủ, các Phó giám đốc chuyên trách về lĩnh vực công táctheo sự phân công của Giám đốc Trung tâm và chịutrachs nhiệm trên lĩnh vực đợc giao đó Trởng các đơnvị: Phòng, ban, Tổng biên tập tạp chí, Trởng ban biêntập các bản tin và các chi nhánh chịu trách nhiệm trớcGiám đốc Trung tâm về mọi hoạt động của đơn vịmình theo quyền hạn đợc phân cấp và chức năng,nhiệm vụ đợc giao phù hợp với luật pháp hiện hành

II Nguồn tin và Quy trình cung cấp tin

1 Nguồn thông tin

Nguồn thông tin đầu vào của quá trình xử lý đợcthu thập từ cả trong và ngoài nớc, và đều đợc thu bằngqua 2 hình thức: qua mạng và qua ấn phẩm

1.1 Nguồn thông tin từ Ngoài nớc:

1.1.1 Nguồn thông tin từ các hãng Thông tấn: CNN,AFB, Reuter và Downjones Đây chính là một nguồnthông tin phong phú của các hãng Thông tấn trên Thế giới.Những thông tin này đợc phát liên tục 24/24 giờ qua vệtinh Nội dung thông tin bao gồm:

_ Diễn biến thị trờng và giá cả hàng hoá

_ Tài chính _ Thơng mại _ Tỷ giá

_ Nguyên, nhiên vật liệu tại các thị trờng chính trênThế giới

Ngoài ra, thông tin khai thác từ mạng Internet lànguồn thông tin rất phong phú và đa dạng

1.1.2 Nguồn thông tin của Trung tâm th ơng mạithế giới (ITC): thông tin của ITC bao gồm các bài tổngluận về tình hình sản xuất kinh doanh từng mặt hàngchủ yếu, của từng lĩnh vực và từng nớc, có dự báo dự

đoán sự phát triển trong tơng lai

1.3 Nguồn thông tin từ báo, tạp chí n ớc ngoài : Đây là nguồn thông tin đa dạng và phong phú cácdạng thông tin phục vụ chủ yếu cho công tác xử lý vàcung cấp thông tin cho các đối tợng dùng tin trong đó có

các doanh nghiệp trong và ngoài nớc Với báo và tạp chí

đủ loại các thứ tiếng Nga, Anh, Trung và Pháp đợc tổchức cập nhật hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng,phục vụ đắc lực cho nhu cầu thông tin của các doanhnghiệp

1.2 Các nguồn thông tin trong n ớc : Nguồn thông tinnày đợc lấy từ các báo, tạp chí, tờ tin tức trong nớc và trêncác phơng tiện thông tin đại chúng khác…

1.3 Các nguồn thông tin khác Ngoài những nguồn thông tin chủ yếu đã đợc đềcập trên đây, Trung tâm thông tin thơng mại đã cóthêm nhiều nguồn thông tin khác Những nguồn thông tinnày cũng là một trong những nguồn thông tin đợc doanhnghiệp quan tâm

_ Thông tin từ các thơng vụ Việt Nam ở nớc ngoài.Những thông tin này đợc đăng ký và thờng xuyên gửi vềnớc bằng các phơng tiện khác nhau nh: gửi qua Telex,qua Fax và các báo cáo chuyên đề định kỳ hàng tháng

và hàng năm về nhu cầu hàng hoá và diễn biến thị ờng nớc sở tại

_ Thông tin của các đại diện của Trung tâm thôngtin thơng mại tại một số thị trờng lớn nh thị trờng SNG,Thái lan, Canada, úc, Mỹ…

- Thông tin của các Cộng tác viên của Trung tâmthông tin thơng mại tại một số tỉnh thành phố lớn trong

cả nớc về tình hình thị trờng, diễn biến giá cả, hànghoá chủ yếu trên các thị trờng này.

_ Thông tin của các cơ quan quản lý của các Bộ, cácngành mà Trung tâm có quan hệ trong việc trao đổi,thu nhập những thông tin này Giúp cho các doanhnghiệp, ngời dùng tin nắm bắt kịp thời các chủ trơngchính sách của Nhà nớc Việt Nam về kinh tế và nhuững

điều tiết cụ thể trong hoạt động sản xuất kinh doanh,hoạt động thơng mại và hoạt động xuất khẩu

2 Quy trình biên tập và xử lý tin

Tất cả các nguồn tin ở trong nớc và nớc ngoài đợc tổchức thu thập và xử lý và cập nhật thờng xuyên Sau đóvới chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận cung cấp thôngtin mà có các yêu cầu xử lý thông tin khác nhau

Quy trình xử lý thông tin đợc xây dựng trong toàn

bộ hệ thống thông tin thơng mại và đóng vai trò công cụlàm việc của ngời xử lý và quy trình xử lý tự động của

hệ thống Đó là quy trình thu thập, cập nhật dữ liệu, xử

lý, lu trữ và cung cấp thông tin cho mọi đối tợng dùng tin

Các thông tin thu thập đợc là những thông tin thuộcdạng thông tin thô, cha đợc qua xử lý theo yêu cầu Đểnhững thông tin đó có thể trở thành những thông tinthực sự có ích đợc lu trữ trong các cơ sở dữ liệu (CSDL),hay đa vào các ấn phẩm phục vụ cho các doanh nghiệp

thì các thông tin này cần đợc biên tập và xử lý qua cáckhâu nh:

_ Lu trữ thông tin và cung cấp thông tin hiện hành

là những thông tin mới nhất

3 Lu trữ và cung cấp thông tin

Theo nội dung thông tin trong các nhóm thông tin

đợc thu thập và xử lý, thông tin đợc lu trữ theo nguyêntắc thông tin mới có vị trí đứng trớc thông tin cũ Nh vậykhi xuất hiện một thông tin cần lu trữ thì hệ thống cầnphân tích xem thông tin mới đợc đa vào sẽ nằm ở vị trínào theo thời gian

Số lợng và chủng loại thông tin thì rất nhiều Vìvậy đối với mỗi sản phẩm dịch vụ thông tin chỉ chứamột số lợng thông tin có hạn Khi thông tin về một mặthàng, một sản phẩm, dịch vụ vợt quá giới hạn cho phépthì hệ thống sẽ chuyển những thông tin này sang hệthống lu trữ dới dạng khác nhau nh đĩa quang hoặcbăng từ…

Nội dung thông tin thơng mại thị trờng sẽ đợc kếthợp theo hai hớng: Tập trung và Phân tán.

3.1 Thông tin tập trung:

Vì khối lợng và chủng loại thông tin phục vụ lãnh đạo

là rất lớn nên chỉ có thể quản lý tập trung những thôngtin quan trọng đợc nhiều ngời sử dụng Việc xác địnhnhững thông tin này là những thông tin tập trung phụthuộc vào yêu cầu thông tin của những ngời sử dụng Khibắt đầu xây dựng một số thông tin sẽ đợc cho là thôngtin tập trung cho toàn hệ thống, chủ yếu lu trữ trên vậtmang tin, đĩa CD-ROOM và mạng máy tính

3.2 Thông tin phân tán:

Trong hệ thống thông tin thơng mại có nhiều bộphận Mỗi bộ phận lại có hệ thống lu trữ riêng (Lu trữ thủcông và lu trữ nhờ công nghệ thông tin) để phục vụcông việc theo chức năng của từng bộ phận cung cấpthông tin Để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệthống, những thông tin lu trữ phân tán tại các bộ phậncũng cần phải tuân thủ theo một số cấu trúc nhâts

định, sao cho các thông tin lu trữ phân tán khi cầnthiết có thể chuyển về thành thông tin tập trung sửdụng cho toàn hệ thống

Việc cung cấp thông tin của hệ thống đợc thực hiệntheo các hình thức chủ yếu sau đây:

_ Cung cấp thông tin bằng ấn phẩm;

_ Cung cấp thông tin bằng phơng pháp hỏi và trảlời (Phục vụ thông tin theo yêu cầu và theo địa chỉ).Hình thức cung cấp thông tin này có thể đợc coi là dịch

vụ thông tin;

_ Cung cấp thông tin qua Mạng máy tính

Hiện nay, việc cung cấp thông tin bằng các ấnphẩm là phơng pháp cung cấp thông tin truyền thống.Trung tâm thông tin thơng mại hiện đang tồn tại cácdạng ấn phẩm thông tin phục vụ theo các yêu cầu dùng tincủa các doanh nghiệp Đó là những ấn phẩm thông tinxuất bản định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.Mạng thông tin thơng mại thị trờng (VINANET) và cácdịch vụ thông tin hỏi đáp khác

Để thực hiện quá trình thu thập, biên tập, xử lý, lutrữ và cung cấp thông tin này thì phải sử dụng phơngthức mã hoá ngay từ khâu đầu vào cho đến khi lu trữ

và cung cấp thông tin Mã hoá đợc đánh theo tiêu thứcngành, mặt hàng, nớc, doanh nghiệp và mỗi bộ phận

đợc giao nhiệm vụ phụ trách một lĩnh vực cụ thể

III Cung cấp thông tin bằng ấn phẩm và bằng mạng máytính

1 Cung cấp thông tin bằng ấn phẩm:

1.1 ấn phẩm thông tin xuất bản định kỳ:

a Thông tin xuất bản hàng ngày: Là những thông

ngày trên ấn phẩm”Thị trờng” về các lĩnh vực kinh tế,thơng mại trong và ngoài nớc.

b Thông tin xuất bản hàng tuần và hàng tháng: _ Bản tin thông tin kinh tế thơng mại;

_ Bản tin thị trờng giá cả vật t;

_ Bản tin doanh nghiệp thơng mại

1.2 Các ấn phẩm thông tin dạng sách, chuyên đề

2 Cung cấp thông tin bằng mạng máy tính.

Để tiến hành tốt việc cung cấp thông tin cho cácdoanh nghiệp bằng mạng máy tính, Trung tâm thông tinthơng mại đã xây dựng Mạng máy tính thông tin thơngmại thị trờng Vinanet Khi hệ thống này đợc thành lậptrong cả nớc đã có 3 nút mạng tại các địa phơng nh: T.P

Hồ Chí Minh, Cần Thơ, Hải Phòng và Đà Nẵng Việccung cấp thông tin trên mạng máy tính là một công nghệmới dới dạng dữ liệu máy tính Mạng thông tin thơng mạithị trờng phát liên tục 5 lần trong ngày Nội dung chủyếu tập trung vào diễn biến thị trờng và hàng hóa trênthế giới và thị trờng trong nớc:

2.1 Thông tin tổng hợp phát hàng ngày:

Những thông tin này liên quan đến nhóm hàng vàmặt hàng chính nh nhóm hàng nông sản, nhóm hàngthuỷ sản, nhóm hàng vật liệu xây dựng, nhóm phơngtiện vận tải, nhóm hàng tiêu dùng, nhóm hàng điện tử,nhóm hàng lâm sản, nhóm hàng hoá chất… Thông tin

về các nhóm hàng này cũng theo các tiêu thức nh tên

hàng hoá, hàng nội địa, xuất khẩu hoặc nhập khẩu, giámua, giá bán, nơi cung cấp chính, sản lợng tiêu thụ trongnớc, sản lợng xuất khẩu, nguồn cung cấp thông tin, ngàycung cấp thông tin…

2.2 Những thông tin tra cứu trên mạng:

Theo từng lĩnh vực đợc chứa đựng trong các CSDLcủa mạng bao gồm:

2.2.1 Luật kinh tế thơng mại:

Đây là cơ sở dữ liệu quản lý toàn bộ văn bản luật

và dới luật nh quyết định, thông t hớng dẫn của nhiềulĩnh vực khác nhau, do nhiều cấp ban hành khác nhau

2.2.2 Hồ sơ doanh nghiệp:

Hồ sơ doanh nghiệp gồm có:

a)Hồ sơ doanh nghiệp trong nớc b)Hồ sơ doanh nghiệp nớc ngoàic)Hồ sơ doanh nghiệp liên doanhd)Hồ sơ các văn phòng đại diện

Đây là những thông tin về doanh nghiệp hoạt độngtrên lãnh thổ Việt Nam Tiêu thức chính cho các thông tin

về hồ sơ doanh nghiệp là tên doanh nghiệp, tên công ty,văn phòng đại diện, địa chỉ, điện thoại, Telephone,fax, chủ doanh nghiệp, trởng đại diện, loại hình doanhnghiệp ngành nghề kinh doanh và các thông tin có liênquan khác

2.2.3 Cơ sở dữ liệu về số liệu xuất nhập khẩu: