ĐẠI HỌC HUẾ TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM MỤC LỤC PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1 PHẦN II TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RE[.]
Trang 1TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM
Trang 2
MỤC LỤC
PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1
PHẦN II - TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM 2
1 Giới thiệu tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam 2
1.1 Vị trí địa lý 2
1.2 Lịch sử hình thành 2
1.3 Lĩnh vực hoạt động 2
2 Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex 3
3 Môi trường kiểm soát 4
3.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 4
3.2 Cam kết về năng lực 5
3.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán 6
3.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 6
3.5 Cơ cấu tổ chức 7
3.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm 8
3.7 Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế 8
PHẦN III: GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY 10
PHẦN IV – KẾT LUẬN 12
TÀI LIỆU THAM KHẢO 13
Trang 3PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ
Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp quy tắc ứng xử và cấu trúc, bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức
Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và
họ thành thạo, tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo cách đúng
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi
đó môi trường kiểm soát là tập thể con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm
hệ thống kiểm soát nội bộ Nói như vậy không có nghĩa là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết định hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hay không Thực chất thông qua đó chỉ xác định được chi phí cho duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức là nhiều hay ít mà thôi
Đánh giá được tính cấp thiết và tầm quan trọng của môi trường kiểm soát đối với sự hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp,
nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “ Tìm hiểu và đánh giá môi
trường kiểm soát của công ty TNHH Nuplex Resins Việt Nam”
Trang 4PHẦN II - TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA CÔNG TY TNHH NUPLEX RESINS VIỆT NAM
1 Giới thiệu tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam
1.1 Vị trí địa lý
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Nuplex Resins Việt Nam
- Logo:
- ĐT: (061) 3836503
- Fax: (061) 3836633
-Mã số thuế: 3600.240.425
- Website: http://www.nuplex.com
- Trụ sở chính: Văn phòng và nhà máy của công ty Nuplex đặt tại số 1, đường 9A, khu công nghiệp Biên Hòa 2, tỉnh Đồng Nai
1.2 Lịch sử hình thành
- Công ty Nuplex Resins Việt Nam, gọi tắt là Nuplex, là công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn của Australia, được thành lập theo giấy phép đầu
tư số 1284/GP do UBKHNN về hợp tác và đầu tư (SSCI), nay là Bộ KH&ĐT cấp vào ngày 23/06/1995 Công ty bắt đầu hoạt động vào ngày 01/07/1995
1.3 Lĩnh vực hoạt động
- Hạt nhựa màu
- Hóa chất – Sản xuất, Nhập khẩu và Phân phối hóa chất
-Hóa Chất Ngành Sơn, Mực In, Keo (Nhựa Alkyd, Titan Dioxit, Phụ Gia Ngành Sơn,.)
Trang 52 Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex
BP hàng CULAMIX
KT phải thu
KT ngân Tàixế
Tài xế
KT
tổng
hợp
Đội bảo về
Chăm sóc khách hàng
Nhân viên bán hàng
BP hàng GELCOAT
Bộ phận nghiên cứu sản phẩm
KT phải trả/
thủ quỹ
BP kiểm tra chất lượng
Tài xế
Bộ phận tài chính/
quản trị IT
Phòng thí nghiệm
Bộ phận nhân sự
Bộ phận mua hàng
Nhân viên mua hàng
Bộ
phận
sản
xuất
Bộ phận bán hàng
BP
hàng
RESIN
Giám đốc
Trang 63 Môi trường kiểm soát
- Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ
- Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó
- Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB
- Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
3.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức
- Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của
họ khi điều hành đơn vị Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện qua các yếu tố sau:
Tính chất và rủi ro kinh doanh được chấp nhận Cụ thể là các nhà quản
lý sẵn sàng tham gia vào các dự án rủi ro hay có thái độ bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro
Sự tương tác thường xuyên với nhà quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt động, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm
có sự cách biệt về địa lý
Thái độ và hành vi với báo cáo tài chính, bao gồm các thảo luận về ứng dụng các cách xử lý như lựa chọn các chính sách kế toán bảo thủ hay mở rộng, các nguyên tắc được áp dụng Các thông tin kế toán quan trọng được công khai trên báo cáo tài chính
Triết lý và phong cách nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến thực hiện mục tiêu của đơn vị
- Ưu điểm:
Trang 7Ban quản lý trong đơn vị rất coi trọng Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Điều này góp phần cho đơn vị, các bộ phận chức năng trong tập thể đều phải xây dựng, hoàn thiện và nâng cao tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống KSNB trong từng bộ phận, đơn vị để phù hợp với yêu cầu quản lý
Các cấp quản lý đều có trình độ chuyên môn cao, vững chắc qua nhiều năm Đồng thời doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào trong quá trình sản xuất nên phương pháp quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa nâng cao cho phù hợp
Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị được hoàn thiện góp phần củng cố mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị được ổn định
- Nhược điểm:
Đặc thù quản lý kinh tế Việt Nam còn mới mẻ nên việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty là vấn đề được xác định hàng đầu
3.2 Cam kết về năng lực
- Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thanh nhiệm vụ
- Kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào sự xét đoán của nhà quản lý về các mục tiêu của doanh nghiệp, về chiến lược và
kế hoạch để đạt được mục tiêu đó
- Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng
- Kiến thức và kỹ năng của từng nhân viên phụ thuộc vào sự thông minh,
sự đào tạo và kinh nghiệm của mỗi cá nhân
- Cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu về năng lực của các nhân viên; cân nhắc giữa năng lực và chi phí
Ưu điểm:
- Với đội ngũ CBCNV dày dặn kinh nghiệm, được đào tạo chuyên sâu và chuyên môn hóa
Trang 8- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình năng động, sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu cao nhất của khách hàng
Nhược điểm:
- Hiện nay công ty vẫn còn thiếu những người có năng lực và kinh nghiệm tổ chức, quản lý
3.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
- Công ty Neplex Resins Việt Nam không tổ chức một ban kiểm soát nội độc lập Tuy nhiên định kỳ vào tháng 5 hàng năm có 1 đoàn kiểm soát nội bộ của công ty mẹ ở bên Úc qua để xem xét tình hình hoạt động của Neplex Resins Việt Nam Đoàn kiểm soát nội bộ này chủ yếu tập trung vào hoạt động sản xuất chức năng của đoàn kiểm soát này là :
Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý của quy trình xản xuất hóa chất và xác nhận sự tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động và khí thải ra môi trường
Tham mưu tư vấn: Tham mưu và tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm
và đảm bảo môi trường an toàn
3.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Từ khi bắt đầu thành lập , công ty Nuplex Resins Việt Nam do ông Rayer Murphy là tổng giám đốc và sử dụng phần mềm Main System do một mình làm giám đốc kiêm quản trị hệ thống thông tin xây dựng Phần mềm này được dùng để quản lí tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin kế toán của công ty Công ty mẹ đã cử ông Ruben Manien làm tổng giám đốc thay cho Rayer Murphy Tổng giám đốc mới này đã quyết định thay đổi
hệ thống Main System bằng phần mềm quản lí của doanh nghiệp của Canada là Aeepac 5.3A Công ty đã đặt ra giá trị cho công ty là “ Sự hài lòng của khách hàng” ,”An toàn” thông qua một số chính sách như:
Trang 9- Đảm bảo giao hàng đúng lịch: công ty ghi nhận ngày giờ xuất hàng và
xử phạt tài chính đối với những đơn đặt hàng bị trể hạn và khen thưởng nhân viên cho những tháng giao hàng đúng lịch
- Ưu tiên xử lí các yêu cầu đổi lại hàng cho khách hàng
- Thường xuyên thực tập các hoạt động phòng cháy chữa cháy
- Thường xuyên tổ chức các lớp tuyên truyền an toàn giao thông
- Thường xuyên bảo trì và có các biện pháp xử lí tức thời với hệ thống
xử lí khói thải
- Ưu điểm :
Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lí và phong cách điều hành của các giám đốc công ty hiện hành Họ luôn đặt giá trị của công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành
Thường xuyên tổ chức các lớp học, thực tập giúp giảm thiểu các rủi ro khi có vấn đề xảy ra
Có chính sách thưởng phạt phù hợp để quá mua bán hàng hóa diễn ra hiệu quả và luôn dành sự ưu tiên cho khách hàng
- Nhược điểm:
Công ty Nuplex Resins là công ty TNHH 100% vốn của Úc và người quản lí chủ yếu là người nước ngoài nên phong cách và tác phong của họ có chút khác biệt so với phong cách làm việc của lãnh đạo Việt Nam nên các nhân viên Việt Nam sẽ khó thích ứng hơn
3.5 Cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt
và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuộc Đồng thời cơ cấu tổ chức cũng quy định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy
Trang 10- Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận Mỗi nhân viên của từng bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người Tuy nhiên đội xe chở hàng trực thuộc nhiều bộ phận khác nhau Vì các chức năng được phân chia riêng biệt nên khó có sự phối hợp giữa các bộ phận Và do công ty có quy mô nhỏ nên xảy ra tình trạng kiêm nhiệm
Trang 113.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận Dựa vào kiến thức và kinh nghiệm cũng như năng lực mà mỗi thành viên trong bộ phận thực hiện các nhiệm vụ liên quan Tuy nhiên, đội xe chở hàng của công
ty Nuplex lại trực thuộc nhiều bộ phận khác nhau
- Vì là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên Nuplex xảy ra tình trạng kiêm nhiệm Tại bộ phận tài chính có hai sự kiêm nhiệm có khả năng làm cho vốn bằng tiền của công ty bị biển thủ hoặc bị chiếm đoạt Đó là giám đốc tài chính kiêm luôn quản trị hệ thống thông tin và kế toán các khoản phải trả kiêm thủ quỹ
3.7 Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế
- Là các quy định về và quy trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến, xử phạt nhân viên Chinh sách nhân sự cần liên hệ chặt chẽ giữa hai nhân tố là giá trị đạo đức và đảm bảo năng lực tốt của nhân viên
- Chưa thể nói môi trường kiểm soát tốt thì hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ tốt mà còn phụ thuộc vào nhân tố nhân sự Vì hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người và môi trường kiểm soát là một tập thể
- Việc tuyển chọn nhân viên do bộ phận nhân sự quyết định Các nhân viên đều được yêu cầu tham dự cá khóa đào tạo khi có sự thay đổi trong công việc của công ty và được làm việc theo đúng chuyên ngành của mình Nhưng để cho công việc trì trệ khi trong khóa đào tạo nên trong cách khóa đào tạo chỉ có nhân viên của ngành đang được đào tạo đó
- Ưu điểm :
Một chính sách nhân sự tốt có thể bù đắp cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát của công ty
Đội ngũ nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn cao theo đúng ngành của mình
- Nhược điểm :
Trang 12Không có sự luân phiên thay đổi công việc với nhau.
Các hóa đơn chỉ do một nhân viên phụ trách logistic phụ trách Nếu nhân viên phụ trách bị ốm hay nghỉ đột xuất thì sẽ bị trì trệ trong công việc Tương tự với phiếu thu cũng vậy nên có thể dẫn đến việc thu tiền không có chứng từ ghi nhận dẫn đến nhân viên có thể chiếm dụng tiền của công ty
Chính sách nhân sự không tốt thì hệ thống kiểm soát nội bộ và môi trường kiểm soát có tốt cũng không hoạt động được Vì nếu nhân viên có đạo đức kém và thiếu năng lực thì hệ thống kiểm soát nội bộ và môi trường kiểm soát cũng không hoat động tốt được
Theo khảo sát, hàng tháng công ty xuất khoản 300 hóa đơn do một nhân viên logistic phụ trách Nếu nhân viên có việc cá nhân phải nghỉ đột xuất thì không có nhân viên khác thay thế tạm thời do không được huấn luyện nghiệp vụ Vì vậy có khả năng gây khó khăn cho công ty, làm việc giao hàng chậm trễ
Hàng tháng công ty xuất khoản 150-200 phiếu thu, nếu nhân viên kế toán phải thu nghỉ đột xuất thì việc thu tiền không có chứng từ ghi sổ, có khả năng những khoản thu đó bị chiếm dụng bởi nhân viên trong công ty hoặc khách hàng
Trang 13PHẦN III: GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM
SOÁT CỦA CÔNG TY
- Nâng cao nhận thức, quan điểm và chỉ đạo của người chỉ huy các cấp
về hệ thống KSNB
- Mở rộng phạm vi phân cấp trong các quyết định quản lý tài chính nhằm phát huy tính chủ động, trách nhiệm của người quản lý các cấp
- Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
- Xây dựng hệ thống các định mức, tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị làm căn cứ lập dự toán, cấp phát, chi tiêu, thanh quyết toán ngân sách hàng năm đồng thời là cơ sở để kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng ngân sách
- Nâng cao chất lượng công tác kế hoạch, đổi mới công tác lập kế hoạch ngân sách theo hướng phân loại các khoản chi
- Nâng cao chất lượng công tác thẩm định phân bổ và giao chỉ tiêu ngân sách
- Duy trì thường xuyên các phong trào thi đua gắn với quản lý tài chính
- Ban hành các chuẩn mực phù hợp với từng thành viên, góp phần nâng
cao ý thức chấp hành nghiêm chỉnh các kỉ luật, tăng cường, niềm tin và giá trị đạo đức
- Thực hiện các chính sách khen thưởng nhằm khuyến khích nhân viên
làm việc, nâng cao nâng suất lao động, cũng như chất lượng môi trường được đảm bảo
- Thiết lập cơ cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm của từng bộ
phận Đội bảo vệ nên trực thuộc bộ phận nhân sự Nên tổ chức đội xe thành một bộ phận riêng biệt, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng
- Ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm: Cần phải tập trung và quy
trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận
Trang 14- Tách biệt giữa các chức năng: Công ty cần phải tách biệt các chức
năng, nghĩa là giao những phần việc khác nhau cho những cá nhân hoặc từng bộ phận riêng biệt để đảm bảo không xày ra sai sót hoặc gian lận:
Chức năng bảo quản tài sản với chức năng hạch toán các nghiệp vụ liên quan
Chức năng bảo quản tài sản với chức năng phê duyệt các nghiệp vụ liên quan tới tài sản
Chức năng phê duyệt các nghiệp vụ với chức năng hoạch toán các nghiệp vụ
- Khuyến khích nhân viên nâng cao trinh độ chuyên môn về nghiệp vụ của bản thân như hỗ trợ kinh phí, thời gian, khen thưởng cho các nhân viên học tập tốt
- Tổ chức các khóa học, đào tạo linh hoạt để mọi nhân viên đều có thể tham gia
- Định kỳ luân phiên giữa các nhân viên trong một bộ phận và nhiều bộ phân với nhau để tránh việc ngưng trệ khi nhân viên phụ trách công việc nghỉ đột xuất
- Quan tâm đến phúc lợi của nhân viên và người nhà của nhân viên như các chính sách hỗ trợ cho nhân viên khi người nhà của nhân viên bị đau ốm, hay tổ chức các buổi du lịch cho nhân viên và người nhà của họ
