Công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài (tại kcx linh trung 1 tp hồ chí minh) đề tài sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường năm 2009

Từ những kinh nghiệm quý báu về công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp có thể trở thành bài học quý giá cho bản thân tác giả và những người quan tâm đến vấn đề này,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG NĂM 2009

CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG

CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

(TẠI KCX LINH TRUNG 1-TP.HỒ CHÍ MINH)

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TH.S ĐỖ VĂN HỌC

CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: TRẦN VŨ THÀNH SINH VIÊN NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA 2005 -2009

TP.HCM THÁNG 4 NĂM 2009

MỞ ĐẦU 2

1.Lý do chọn đề tài: 2

2.Mục đích nghiên cứu và ý nghiã của đề tài 4

2.1.Mục đích nghiên cứu của đề tài 4

2.2.Ý nghĩa của đề tài: 4

3 Phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu 5

4.Nhiệm vụ của đề tài: 5

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6

6.Đóng góp của đề tài: 9

7.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu: 9

8.Bố cục đề tài: 10

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI. 11

1.1.Khái niệm về văn phòng 11

1.2.Sự xuất hiện của văn phòng hiện đại 12

1.2.1.Hoàn cảnh ra đời của mô hình văn phòng hiện đại 12

1.2.2.Chức năng của văn phòng trong thời đại bùng nổ thông tin 22

1.3.Cấu trúc của văn phòng hiện đại 30

1.3.1.Trang thiết bị - kỹ thuật văn phòng hiện đại 31

1.3.2.Con người làm văn phòng 35

1.3.3.Các nghiệp vụ hành chính văn phòng 37

1.3.4.Sự kết hợp ba mặt cấu trúc của văn phòng hiện đại 39

1.4.Tổ chức của văn phòng hiện đại 41

1.4.1.Cơ sở xuất phát của việc xây dựng tổ chức văn phòng hiện đại 41

1.4.2 Các mô hình tổ chức văn phòng 46

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI (TẠI KCX LINH TRUNG 1) 55

2.1.Khái quát chung về khu chế xuất Linh Trung 1 55

2.1.2 Đặc điểm của các doanh nghiệp tại KCX Linh Trung 1 57

2.2.Công tác tổ chức văn phòng hiện đại 63

2.2.1.Quy mô tổ chức 63

2.2.2.Mô hình tổ chức văn phòng: 64

2.3 Cấu trúc của văn phòng hiện đại 69

2.3.1.Trang thiết bị, máy móc văn phòng 70

2.3.2.Nguồn nhân lực làm văn phòng 77

2.3.3.Các khâu nghiệp vụ văn phòng hiện đại 84

2.4.Một số vấn đề về quản trị văn phòng hiện đại 98

2.4.1.Quản trị nhân sự 98

2.4.2.Quản lý quá trình thu thập và xử lý thông tin 99

2.4.3.Quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên phần mềm tin học 101

2.5.Một số nhận xét về công tác xây dựng văn phòng hiện đại 102

2.5.1 Ưu điểm: 102

2.5.2.Nhược điểm 104

CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI(TẠI KCX LINH TRUNG 1) 105

3.1.Bài học kinh nghiệm trong công tác xây dựng văn phòng hiện đại 105

3.2.Một số giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng văn phòng hiện đai 107

3.2.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm văn phòng 107

3.2.2.Kết hợp các nghiệp vụ văn phòng truyền thống với nghiệp vụ văn phòng hiện đại 109 KẾT LUẬN 112

LỜI TRI ÂN

Thực hiện đề tài nghiên cứu này tác giả đề tài đã phải trải qua rất nhiều khó khăn và vất vả, nhất là công tác tiếp cận và khảo sát thực tế tại KCX Linh Trung Để hoàn thành đề tài này tác giả đề tài đã phải tự xây dựng cho mình một quyết tâm cao

độ cùng với lòng say mê nghiên cứu

Đề tài đã hoàn tất có sự đóng góp to lớn của TH.S Đỗ Văn Học, Thầy đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn cho tác giả trong toàn bộ quá trình thực hiện Đồng thời tác giả cũng đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy giáo trong bộ môn: T.S

Lê Văn In, T.S Nghiêm Kỳ Hồng, T.S Phan Đình Nham, TH.S Nguyễn Văn Báu, thầy Hoàng Quang Cương…

Ngoài ra tác giả đề tài cũng đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Trí Thông, bạn Nguyễn Thị Hạnh và các cán bộ, chuyên viên văn phòng công ty TNHH FUJI IMPULSE VIETNAM trong việc sửa chữa đề tài, lập phiếu khảo sát và cung cấp dữ liệu cho đề tài

Đề tài được thực hiện hoàn thành đã có sự đóng góp và giúp đỡ tận tình của những thầy giáo và bạn bè trên đây của tác giả Không có gì hơn, tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy và các bạn

Cho phép tác giả gửi lời tri ân sâu sắc tới mọi người

CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài:

Vào giữa những năm 50 của thế kỷ XX, với sự ra đời của máy tính điện tử - chỗ gặp nhau giữa thông tin và công nghệ - đã bắt đầu cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao của nó là mạng internet Từ đây, xã hội loài người bước vào giai đoạn phát triển mới về chất - giai đoạn của nền văn minh tin học hay văn minh trí tuệ Đi cùng với sự xuất hiện của máy tính điện tử là hiện tượng “ bùng nổ thông tin” mang tính toàn cầu xuất hiện vào những năm 80 của thế

kỷ XX Hiện tượng này đã tác động không ngừng vào hoạt động của mọi ngành, mọi tổ chức, doanh nghiệp Sự xuất hiện của mạng Internet và hệ thống máy tính điện tử cùng với việc phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đã tạo ra trong xã hội loài người một khối lượng thông tin khổng lồ Khối lượng thông tin đó ngày càng tăng lên nhanh chóng và tác động một cách trực tiếp vào mọi hoạt động của nền kinh tế thế giới

Trước tình hình đó đặt ra một yêu cầu hết sức cấp thiết đối với các cơ quan,

tổ chức là phải có hệ thống quản lý, thu thập và xử lý thông tin một cách hiệu quả và cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời để các cấp quản trị đưa ra được những quyết định, kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với tình hình thực tiễn Những yêu cầu đó chỉ có thể đáp ứng được bằng cách xây dựng văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp theo hướng hiện đại Các nhà quản trị học và các nhà quản lý doanh nghiệp cũng đi sâu nghiên cứu vấn đề này và họ đã đưa ra một quyết định táo bạo

đó là chuyển một trọng tâm của quản trị doanh nghiệp sang quản trị hành chính văn phòng Quyết định này đã làm thay đổi căn bản nhận thức của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp về vai trò của văn phòng Đó cũng là điều kiện khách quan, tất yếu làm xuất hiện mô hình văn phòng hiện đại Khác với văn phòng truyền thống chỉ thực hiện những công việc sự vụ, giấy tờ thuần túy, văn phòng hiện đại với chức

năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đã góp phần làm tăng năng suất lao động

và làm ra lợi nhuận dưới dạng đặc biệt

Để tìm hiểu kỹ lưỡng hơn và sâu sắc hơn về công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp tác giả đã chọn đề tài “Công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) giai đoạn 2006-2009”, làm đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường Trong đó tác giả của đề tài bước đầu thực hiện công trình nghiên cứu của mình trong phạm vi các doanh nghiệp tại khu chế xuất Linh Trung 1

Việc lựa chọn đề tài nghiên cứu về công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) là vì lý do:

Công tác xây dựng văn phòng hiện đại tại các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay đã và đang diễn ra một cách đầy đủ và hoàn thiện Có thể khẳng định đặc trưng của văn phòng doanh nghiệp hiện nay là văn phòng hiện đại Đặc biệt là các doanh nghiệp thuộc khu chế xuất Linh Trung 1 là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, mặt khác đây là các doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng xuất khẩu Chính vì thế nghiên cứu công tác xây dựng văn phòng hiện đại ở đây sẽ cho ta thấy được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác này trong doanh nghiệp Ưu điểm và tồn tại của công tác này trong các doanh nghiệp ở đây như thế nào?

Từ những kinh nghiệm quý báu về công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp có thể trở thành bài học quý giá cho bản thân tác giả và những người quan tâm đến vấn đề này, cũng như đối với công tác xây dựng văn

phòng hiện đại trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

2.Mục đích nghiên cứu và ý nghiã của đề tài

2.1.Mục đích nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài nghiên cứu này tác giả mong muốn thực hiện các mục tiêu

cụ thể sau:

1.Khái quát chung về thực trạng thực hiện công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1-TP HCM) Đưa ra được những nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của công tác này trong doanh nghiệp

2.Rút ra được những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn thực hiện công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp

3.Đưa ra một số giải pháp khắc phục nhược điểm của công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) hiện nay

2.2.Ý nghĩa của đề tài:

Nghiên cứu công tác văn phòng trong các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài là việc làm rất khó khăn đối với giới nghiên cứu Việt Nam hiện nay Đặc biệt khi mà luật pháp Việt Nam chưa có các quy định cụ thể đối với lĩnh vực này của các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp đầu tư nước ngoài Với lý do bảo vệ bí mật công nghệ

và bí mật sản xuất, các nhà đầu tư đã từ chối mọi đề nghị về cung cấp các văn bản tài liệu cũng như thông tin về công tác văn phòng của doanh nghiệp

Tuy nhiên, nghiên cứu công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nền hành chính của chúng ta hiện nay Khi mà hiện tượng bùng nổ thông tin và các thành tựu của các cuộc cách mạng thông tin – công nghệ bắt buộc mọi cơ quan, tổ chức phải xây dựng văn phòng hiện đại mới đủ sức tồn tại và phát triển được trong thời đại mới kể cả các cơ quan quản

lý Nhà nước

Quan trọng hơn đối với sinh viên ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng khi

mà đối tượng hướng nghiệp chủ yếu của họ trong tương lai là văn phòng các doanh nghiệp Việc nghiên cứu những vấn đề thực tiễn công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp sẽ trở thành bài học quý giá đối với họ mà không sách vỡ lý thuyết nào có được

Công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp được nghiên cứu một cách khoa học, kỹ lưỡng và sâu sát sẽ cho chúng ta những bào học kinh nghiệm quý báu để tiến hành cải cách hành chính nhà nước và hiện đại hóa nền hành chính ở nước ta mà thực chất của nó là xây dựng văn phòng hiện đại trong các

cơ quan hành chính nhà nước

3 Phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu

Nếu tính trên cả nước thì chúng ta sẽ có hàng trăm ngàn doanh nghiệp còn nếu tính riêng ở Thành phố Hồ Chí Minh thì cũng có tới hàng ngàn doanh nghiệp Trong đó tồn tại rất nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài…) tập trung trong hơn 19 khu chế xuất và khu công nghiệp phân tán trên khắp các quận, huyện của thành phố Trong khả năng có thể của một sinh viên, tác giả chỉ dừng lại nghiên cứu công tác xây dựng văn phòng hiện đại ở trong các doanh nghiệp thuộc khu chế xuất Linh Trung 1– TP HCM

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp

4.Nhiệm vụ của đề tài:

Thực hiện các mục đích nghiên cứu đã đặt ra đề tài có các nhiệm vụ sau:

Thứ nhất: khái quát chung về lý luận của công tác xây dựng văn phòng hiện

đại trên cả ba mặt cấu trúc và tổ chức của văn phòng

Thứ hai: khảo sát thực tế và nêu lên được thực trạng công tác xây dựng văn

phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1); khái quát về các đặc trưng của công tác này trong các doanh nghiệp ở khu chế xuất Linh Trung 1

Thứ ba: Đưa ra được các bài học kinh nghiệm từ công tác xây dựng văn

phòng hiện đại trong các doanh nghiệp tại Khu chế xuất Linh Trung 1 Kiến nghị các giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp tại đây

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung và công tác xây dựng văn phòng hiện đại là một đề tài được các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước rất quan tâm nghiên cứu trong nhiều thập kỹ qua

Đối với các nhà nghiên cứu nước ngoài thì có thể nói rất nhiều và có cả đội ngũ rất đông đảo các nhà khoa học đã nghiên cứu về công tác văn phòng Đặc biệt là

kể từ khi hiện tượng bùng nổ thông tin làm văn phòng hiện đại ra đời với chức năng thu thập và xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho các nhà lãnh đạo Tiêu biểu cho các nhà nghiên cứu nước ngoài phải kể đến Mike Harvey Ông là một tác giả khá nỗi tiếng với nhiều công trình nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng Tác phẩm nổi tiếng của ông có thể kể đến là cuốn: Quản trị hành chính văn phòng đã được Cao Xuân Đỗ dịch sang tiếng Việt năm 2007 Trong cuốn sách này ông đã trình bày toàn bộ những vấn đề về quản trị hành chính văn phòng đối với văn phòng hiện đại Tác phẩm được kết cấu với 7 chương đã trình bày tất cả những tác động của xu thế thời đại đến công việc văn phòng, đề ra những vấn đề rất cấp thiết trong quản trị văn phòng Những vấn đề về xây dựng cả ba mặt cấu trúc văn phòng theo hướng hiện đại phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế Tác phẩm có thể được coi là cẩm nang cho những nhà quản trị văn phòng hiện nay Tuy nhiên, hạn chế của tác phẩm này đó là ông đã cho rằng những vấn đề của ông nêu ra đều có thể áp dụng

cho việc xây dựng văn phòng ở bất kì một cơ quan, tổ chức nào Đây là điều không

thể làm được vì không ai có thể “may một cái áo cho mọi người mặc chung” Ngoài

ra ông cũng có rất nhiều tác phẩm nói đến công việc văn phòng như: Quản trị hành chính văn phòng do nhà xuất bản Thống kê Hà Nội dịch và phát hành năm 1996; Office Administration and Management Cambridge: ISCA Publishing Limited, 1986…

Bên cạnh Mike Harvey cũng còn nhiều tác giả khác cũng nghiên cứu về công việc văn phòng như: Bracha, Bernadine et ali (Office Procedures for the Professional Secretary); Church, Olive D(Mordern Office Procedures for Administrative Support); Rausch Edward N(Principles of Office Administration)…

Ở nước ta cũng có một đội ngũ đông đảo các nhà khoa học nghiên cứu các vấn đề về công việc văn phòng như TS Lê Văn In, TS Nghiêm Hỳ Hồng, TH.S Nguyễn Văn Báu,TH.S Đỗ Văn Học thuộc trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn thành phố Hồ Chí Minh; PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, PGS Vương Đình Quyền, TS Vũ Thị Phụng… thuộc trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội Ngoài ra còn có một số tác giả khác như: GS.TS.Nguyễn Thành Độ (trường Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội); Phan Thanh Lâm, Bùi Nguyệt Ánh ( trung tâm bồi dưỡng Bách Khoa); TS Nguyễn Hữu Thân(Viện đại học Đà Lạt)…

Đặc biệt có quá trình nghiên cứu lâu dài về quản trị văn phòng doanh nghiệp

và các vấn đề về công việc văn phòng trong doanh nghiệp là TS Lê Văn In Ông đã

có khá nhiều tác phẩm nổi tiếng về lĩnh vực này như: Văn phòng hiện đại và các nghiệp vụ hành chính văn phòng; Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản, quản lý hồ

sơ tài liệu…Trong các tác phẩm này ông đã nêu lên những vấn đề của công tác xây dựng văn phòng hiện đại

Năm 2004 trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội đã tổ chức Hội thảo Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn để bàn về các vấn đề của quản trị văn phòng hiện đại Với bài viết “ Đổi mới nhận thức để nâng cao chất lượng đào tạo về lĩnh vực quản trị văn phòng các tỉnh phía Nam” đã đưa các vấn đề về thay đổi nhận thức về văn phòng, sự khác nhau giữa văn phòng hiện đại và văn phòng truyền thống đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ văn phòng

Bên cạnh đó TS Nguyễn Hữu Thân cũng đã có khá nhiều công trình nghiên cứu và tác phẩm viết về quản trị hành chính văn phòng như Quản trị hành chính văn phòng (1994) và quản trị hành chính văn phòng (2004)… đã đề cập các vấn đề về quản trị văn phòng và xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại

Tuy nhiên do quá trình khảo sát thực tế còn chưa thật sâu sát nên hầu hết các tác giả trong nước chỉ mới dừng lại chủ yếu ở khía cạnh lý luận về công tác văn phòng và quản trị hành chính văn phòng Hơn nữa một vấn đề đặt ra mà đến nay chưa có công trình nào giải quyết đó là: Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam thì văn phòng của các doanh nghiệp này được xây dựng như thế nào? Có đặc điểm gì giống và khác với các văn phòng truyền thống và đặc điểm của văn phòng doanh nghiệp Việt Nam?

Từ những phân tích trên đây cho thấy công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp ở nước ta vẫn còn nhiều vấn đề còn bỏ ngỏ đặc biệt là khu vực các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Tuy nhiên với một thời gian ngắn trong quá trình hình thành và nghiên cứu về công tác văn phòng của các nhà khoa học ở nước ta thì những thành tựu đã đạt được là đáng kể và đáng trân trọng Những công trình và các bài viết trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quạn trọng đối với đề tài

Điểm mới của đề tài “công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại Khu chế xuất Linh Trung 1)” nếu hoàn thiện sẽ làm nỗi bật được đặc điểm đặc trưng của công tác này trong các doanh nghiệp trong đó có doanh nghiệp

có vốn đầu tư nước ngoài

6.Đóng góp của đề tài:

Đề tài được thực hiện tốt và hoàn thiện sẽ có nhứng đóng góp như sau:

Đề tài cho chúng ta biết được thực trạng xây dựng văn phòng hiện đại tại các doanh nghiệp tại khu chế xuất Linh Trung 1 Đồng thời cho chúng ta một số bài học kinh nghiệm về thực tiễn công tác này trong doanh nghiệp

Thông qua các giải pháp đề tài đặt ra có thể hoàn thiện công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp tại khu chế xuất Linh Trung 1

7.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:

7.1 Cơ sở lý luận: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này tác giả dựa trên cơ sở lý luận

của chủ nghĩa Mác – LêNin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác văn phòng và quản trị hành chính văn phòng Đồng thời tác giả cũng dựa trên cơ sở lý luận của Đảng và Nhà nước về công tác Lưu trữ và công tác hành chính văn phòng trong thời

kỳ đổi mới

7.2 Phương pháp nghiên cứu: Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài này dựa

trên các phương pháp sau:

1.Khảo sát thực tế

2.Phát phiếu khảo sát

3.Phương pháp phỏng vấn

Chương 1: Khái quát chung về công tác xây dựng văn phòng hiện đại

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp( tại khu chế xuất Linh Trung 1)

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp(tại khu chế xuất Linh TrungI)

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

1.1.Khái niệm về văn phòng

Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nó được coi là “bộ nhớ” của thủ trưởng, của ban lãnh đạo của

cơ quan; vừa là “tai”, là “mắt” và là “bộ mặt” của cơ quan Hoạt động văn phòng ngày nay có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành, bại trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

“Công việc văn phòng có thể được xem như một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin Bản thân sự xử lý này liên quan đến nhiều hoạt động trong chu kỳ sống của hồ

sơ, từ lúc khởi đầu, dưới dạng văn bản, thông qua những khía cạnh làm việc khác nhau về thông tin và sự lưu trữ nó.”1

Dù ở xét ở góc độ nào đi chăng nữa thì văn phòng cần được xem xét như một thành phần không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Chính vì thế nó

có những vai trò quan trọng nhất định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức này Đặc biệt hơn trong thời đại bùng nổ thông tin thì vai trò của văn phòng càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết vì nó gắn chặt với vai trò thu thập và xử lý các thông tin

dữ liệu Muốn đáp ứng được những yêu cầu mới của thời đại và thực hiện tốt các chức năng của mình, văn phòng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được xây dựng theo hướng hiện đại (văn phòng hiện đại) Đây là nhân tố mang tính quyết định và đảm bảo tính thành công trong hoạt văn phòng của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào đồng thời cũng có thể khẳng định đây là nhân tố quyết định sự thành, bại;

1

Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phòng, NXB Hồng Đức, 2002

hưng thịnh hay suy vong của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại bùng

nổ thông tin như hiện nay

1.2.Sự xuất hiện của văn phòng hiện đại

1.2.1.Hoàn cảnh ra đời của mô hình văn phòng hiện đại

Văn phòng hiện đại (mô hình văn phòng hiện đại) được các nhà quản trị trên thế giới đưa ra để so sánh với mô hình văn phòng truyền thống (cổ điển) Đây là một khái niệm mang tính chất tương đối được đưa ra để khẳng định những nhận thức đúng đắn và mang tính chất tiến bộ của các nhà quản trị, các cơ quan tổ chức, xã hội

về vai trò, chức năng của văn phòng trong thời kỳ cách mạng thông tin – công nghệ lần thứ V bùng nổ và phát triển mạnh mẽ Đồng thời các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã ra sức đầu tư mua sắm các máy móc, thiết bị văn phòng hiện đại và ban hành các chính sách tuyển dụng các nhân viên văn phòng có trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ Chính vì thế văn phòng hiện đại đã được ra đời với sự khác biệt cơ bản

về mặt cấu trúc so với mô hình văn phòng cổ điển (truyền thống) Tuy nhiên sự ra đời của mô hình văn phòng hiện đại không phải là ý muốn chủ quan của các nhà quản trị học, cũng không phải là sự tiến bộ và đổi mới nhận thức mang tính chất một chiều từ phía các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và xã hội mà đó là sự phát triển mang tính tất yếu, khách quan của mô hình văn phòng phù hợp với sự phát triển của nền kinh thế - xã hội thế giới Đó là hiện tượng “Bùng nổ thông tin” của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần thứ V, kéo theo nó là hàng loạt các yêu cầu khách quan làm cho mô hình văn phòng hiện đại ra đời

A)Hiện tượng “Bùng nổ thông tin” cơ sở xuất hiện mô hình văn phòng hiện đại

Theo nghiên cứu của PGS.TS Phạm Thị Ngọc Trâm thì “trong tiến trình lịch sử

xã hội đã từng diễn ra năm cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lớn nhất, quan

trọng nhất, đánh đấu năm trình độ hay năm nấc thang phát triển của xã hội loài người

Cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ nhất được đánh dấu bằng sự sáng tạo ra tiếng nói, Sự sáng tạo ra tiếng nói là bước nhảy vọt đầu tiên trong thông tin xã hội Cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ hai được bắt đầu bằng việc con người sáng tạo ra chữ viết Thông tin được lưu trữ, truyền bá dưới dạng chữ viết đã tạo ra khả năng vô cùng to lớn cho con người trong việc tiếp thu và phổ biến rộng rãi hơn, nhanh chóng hơn những tri thức đồng thời giúp cho con người có cơ sở đế tư duy phát triển và sáng tạo ra công nghệ mới

Cuộc cách mạng thông tin-công nghệ lần thứ ba được hình thành với sự phát minh ra máy hơi nước và cùng với nó là sự phát triền mạnh mẽ của kỹ thuật in ấn Chữ in là phương tiện thông tin đại chúng rộng rãi, phố biến Từ đây, thông tin và tri thức của loài người được nhân bản, truyền bá rộng rãi khắp hành tinh và trở thành tài sản chung của nhân loại

Nền văn minh công nghiệp vào nửa đầu thế kỷ XX đã được tiếp thêm xung lượng mới nhờ cuộc cách mạng thông tin-công nghệ lần thứ tư với những phát minh sáng chế ra các thiết bị truyền thông mới bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo, rađio, phát thanh, truyền hình, ) trên cơ sở của quá trình điện khí hoá trong công nghệ

Tư duy của con người một lần nữa lại được thức tỉnh sau hơn 300 năm say sưa với những thành tựu của cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ ba và thứ

tư, mà hậu quả của chúng đến nay cũng chưa thể lường hết được Vào giữa những năm 50 của thế kỷ XX, với sự ra đời của máy tính điện tử - chỗ gặp nhau giữa thông tin và công nghệ - đã bắt đầu cuộc cách mang thông tin - công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao của nó là mạng internet Từ đây, xã hội loài người bước vào giai đoạn phát triển mới về chất - giai đoạn của nền văn minh tin học hay văn minh trí tuệ

Nội dung chủ yếu của cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm là sự phát minh

ra hàng loạt kiểu máy tính điện tử ngày càng hoàn thiện hơn, tinh vi hơn, có tốc độ

xử lý từ hàng triệu đến hàng tỷ phép tính trong một giây Các máy tính này được kết nối với nhau thành hệ thống internet 1, tạo thành hệ thống siêu xa lộ thông tin toàn cầu Tiếp đến là sự ra đời của máy tính Nơron điện tử - loại máy tính mô phỏng theo hoạt động của bộ não con người Với sự bùng nổ thông tin dữ dội trong thời đại ngày nay, việc nối mạng các máy tính Nơron thành hệ thông internet 2 vào đầu thế

kỷ XXI sẽ cho phép con người tạo ra một bộ não khổng lồ bao quát toàn bộ hành tinh chúng ta Sau thế hệ máy tính Nơron điện tử sẽ là thế hệ máy tính Nơron quang

tử mà sự nối mạng của chúng tạo thành hệ thống internet 3 Sự tác động to lớn của mạng internet 3 chỉ có thể so sánh được với những chuyện khoa học viễn tưởng.”2

Từ phân tích trên đây cho thấy hiện tượng “Bùng nổ thông tin” đã được hình thành với sự xuất hiện và phát triển của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần thứ V vào những năm 50 của thế kỷ XX Sản phẩm của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần V là đó là sự ra đời của hệ thống mạng Internet và các loại máy tính

có tính năng ngày càng hiện đại Đi cùng với nó là sự phát triển rất mạnh mẽ và như

vũ bão của các ngành khoa học công nghệ và xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới Trong hoạt động của mình các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong từng nước

và trên toàn thế giới đã tạo ra một khối lượng các thông tin khổng lồ Theo nhận định của Mike Harvey “trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là tài nguyên quan trọng nhất Chính vì thế một khối lượng thông tin khổng lồ cần đến và được cung cấp để vận hành thương mại, công nghiệp và chính quyền.”3

Sự gia tăng các yêu cầu thông tin cũng như những phát triển trong kỹ thuật xử

lý đã làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí và vai trò quan trọng hơn trong các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Khác với nhận thức trước đây là xem hoạt động của

văn phòng chỉ xoay quanh và liên quan mật thiết đến công tác công văn, giấy tờ sự

vụ, không quan trọng Các nhà quản trị học, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã nhận thức được rằng văn phòng cũng góp phần quan trọng vào việc tăng năng suất lao động và vị thế trong cạnh tranh của cơ quan, tổ chức Từ đó họ xem: Quản trị văn phòng cũng là một trong bốn nội dung quan trọng của hoạt động quản trị một doanh nghiệp và đưa ra nhận xét rằng: Phải chuyển trọng tâm nghiên cứu của quản trị học sang nghiên cứu quản trị văn phòng

Để cho văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp mình đáp ứng được yêu cầu mới của hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh, các cơ quan, doanh nghiệp đã có

sự đầu tư mạnh mẽ cho văn phòng Các máy móc, trang thiết bị văn phòng hiện đại

đã được mua sắm và trang bị cho văn phòng, đồng thời với nó là việc ban hành các chính sách tuyển dụng cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ, chuyên môn nghiệp

vụ đã qua đào tạo vào làm việc trong văn phòng Đây là đặc điểm khác biệt cơ bản của mô hình văn phòng hiện đại so với mô hình văn phòng cổ điển (truyền thống)

B)Sự gia tăng nhu cầu thông tin nhân tố quyết định sự xuất hiện của văn phòng hiện đại:

1) Tăng trưởng kinh tế:

“Nguyên nhân sâu xa của việc gia tăng nhu cầu thông tin ngày càng nhiều nằm ngay trong cuộc cách mạng công nghiệp Thời kỳ này sự phát triển của nền kinh tế

đã làm mức sống của con người tăng lên trở thành chỉ tiêu của cuộc sống Trong bất

kỳ một hệ thống xã hội nào thì tính phức tạp ngày càng tăng của hệ thống đòi hỏi một sự gia tăng tương ứng độ phức tạp của các chức năng kiểm soát và hoạch định trong hệ thống đó

Những hệ thống đó sử dụng dữ liệu và thông tin cho nên đòi hỏi một sự gia tăng cung ứng Cùng lúc đó các tiến bộ công nghệ đã làm tăng năng suất lao động

để duy trì mức độ tăng trưởng tinh kế và làm tăng tính phức tạp của quy trình sản

xuất Tiếp đó sự chuyên môn hóa ngày càng cao đã tạo ra những yêu cầu phức tạp

về tổ chức, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm thông tin Những yêu cầu này đã dẫn tới sự thiết lập các hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và trong toàn nền kinh tế Hệ thống thông tin này phải được mở rộng để đáp ứng đòi hỏi ngày càng nhiều của nền kinh tế.” [ trang 16]4

Như phân tích trên đây cho ta thấy rõ ràng nhu cầu về thông tin nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cũng như toàn

bộ nền kinh tế ngày càng tăng lên một cách mạnh mẽ Chính vì thế hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và của nền kinh tế được thiết lập và ngày càng được

mở rộng để đáp ứng sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Từ đó đã làm cho khối lượng thông tin kinh tế ngày càng khổng lồ và trở nên phức tạp hơn Để thu thập và chọn lọc được những thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời nhân viên văn phòng doanh nghiệp phải là thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ về thu thập và

xử lý thông tin trên cơ sở ứng dụng những máy móc văn phòng hiện đại Đây là yêu cầu khách quan của sự phát triển nền kinh tế làm xuất hiện và hình thành mô hình văn phòng hiện đại

2)Sát nhập và đa dạng hóa:

Sự phát triển của nền kinh tế công nghiệp hiện đại và yêu cầu về tăng năng suất lao động Trong các ngành kinh tế hiện đại không còn phù hợp với quy mô sản xuất manh mún, nhỏ lẻ Yêu cầu đó đã hình thành một xu hướng tất yếu mang tính thời đại của nền công nghiệp hiện đại đó là sự phát triển và mở rộng quy mô sản xuất và quy mô hoạt động của các công ty, doanh nghiệp Sự mở rộng đó không chỉ dừng lại ở phạm vi một nước mà còn được mở rộng phạm vi ra nhiều nước, nhiều quốc gia, khu vực làm xuất hiện các tập đoàn kinh tế, các công ty đa quốc gia Đi cùng với xu hướng sát nhập và mở rộng quy mô sản xuất của các công ty, các tập

4

Mike Harvey, Sđd

đoàn… là sự đa dạng hóa về các lĩnh vực sản xuất của các doanh nghiệp Phân công lao động giữa các công ty trong cùng một tập đoàn kinh tế theo hướng chuyên môn hóa đã tạo nên năng suất lao động ngày càng được nâng cao

Những tập đoàn kinh tế thực hiện việc sát nhập và mở rộng quy mô sản xuất đồng thời đa dạng hóa và chuyên môn hóa các sản phẩm làm ra của mình thường phát sinh rất nhiều vấn đề về quản trị công ty Những vấn đề về trao đổi thông tin hàng ngày và có khi là hàng giờ của các công ty trong cùng tập đoàn, sự cập nhật thông tin khách hàng hay việc giải quyết càng tình huống sản xuất và đưa ra các quyết định sản xuất… đều yêu cầu phải có sự trao đổi qua lại giữa các công ty trong cùng tập đoàn và giữa các công ty thành viên với tổng công ty Chính những công việc này làm cho khối lượng thông tin trao đổi giữa các công ty này ngày càng tăng lên và không bao lâu thì họ sẽ chìm ngập trong biển giấy tờ “Một khía cạnh mới được thêm vào khi công ty trở thành đa quốc gia và thông tin mà nó đòi hỏi để ra quyết định, hoạch định và kiểm soát trên cơ sở đa quốc gia” [trang 17]5

Những vấn đề về thông tin trên đây của các công ty đa quốc gia không thể giải quyết được một cách có hiệu quả khi chúng còn trao đổi thông tin thông qua văn bản giấy tờ và qua đường bưu chính thông thường như trước đây Sự phát triển mạng lưới đa quốc gia đòi hỏi việc trao đổi thông tin của các công ty này phải sử dụng các máy móc văn phòng hiện đại đồng thời nguồn nhân lực làm văn phòng cũng phải được đào tạo chuyên sâu về chuyên môn và nghiệp vụ mang tính hiện đại

để sử dụng được các máy móc hiện đại đó Nhân lực làm việc trong các văn phòng không còn là đội quân “ô hợp” như trước đây nữa mà phải năng động, sáng tạo và

có đầy đủ các phẩm chất, năng lực cần thiết mới có thể đáp ứng được yêu cầu mới của văn phòng hiện đại đặt ra

5

Mike Harvey, Sđd

3) Sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp

Sự phát triển mạnh mẽ của công ty đa quốc gia cùng với xu hướng hội nhập của nền kinh tế thế giới đã tạo nên môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong nước cũng như trên thế giới Nhiều công ty có thể cạnh tranh nhau để sản xuất cùng một sản phẩm Chính vì thế các yêu tố về thị trường, nhu cầu khách hàng, công nghệ và chất lượng sản phẩm và các thông tin về các yếu tố này đã trở thành nhân tố quyết định vị trí của các doanh nghiệp trên thị trường Chính vì thế năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp được đặt trọng tâm vào năng lực cạnh tranh của văn phòng các doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn có được vị trí cao trên thị trường cạnh tranh phải có được những quyết định, kế hoạch sản xuất và phát triển sản phẩm của mình đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và có được các ưu điểm hơn hẳn các sản phẩm cùng chủng loại của các công ty khác Những quyết định và kế hoạch đó chỉ có thể đúng đắn và sát hợp khi nó dựa trên cơ sở các thông tin của văn phòng đã thu thập và xử lý

Văn phòng của doanh nghiệp không chỉ thực hiện các giao dịch mang tính chất giấy tờ, sự vụ như trước đây mà nó phải trở thành một lực lượng chủ yếu trong cạnh tranh và bảo vệ thương hiệu sản phẩm cho các doanh nghiệp Vai trò đó của văn phòng được thể hiện rất mạng mẽ ở chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh đạo ra quyết định Các thông tin mà văn phòng thu thập và xử lý các thông tin về nhu cầu của khách hàng, sản phẩm, thị trường, công nghệ… đã trở thành nhân tố quyết định sự đúng đắn hay thất bại trong các quyết định của lãnh đạo các công ty trong việc điều hành sản xuất và lên kế hoạch sản xuất

4)Tầm hạn quản trị bị thu hẹp:

Khác với trước đây tầm hạn quản trị của các nhà quản trị có thể rộng hơn và số lượng nhân viên dưới quyền có thể lớn hơn nhưng hiện nay với yêu cầu về sự chuyên môn hóa và yêu cầu về mặt công nghệ thì tầm hạn quản trị của các nhà quản trị ngày càng được thu hẹp hơn Chính vì thế, đã nảy sinh sự chia nhỏ doanh nghiệp thành các đơn vị, tổ chức nhỏ hơn Đồng thời yêu cầu về năng lực quản trị của các nhà quản trị cũng cao hơn trước Các nhà quản trị phải được đào tạo về kỹ năng và chuyên môn phù hợp với lĩnh vực quản lý của mình

Vấn đề quản trị của các nhà quản trị ngày càng đặt ra nhiều vấn đề phức tạp và yêu cầu ngày càng cao hơn Chính vì thế họ mong đợi sự chính xác và độ phức tạp cao hơn của các luồng thông tin cung cấp “Nhiều dữ liệu hơn được phát sinh cho các quản trị viên đặt ra vấn đề là họ chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để hấp thụ thông tin mà họ nhận được Do đó, phải thận trọng trong khi lựa chọn thông tin trình bày cho ban quản trị cũng như cách thức trình bày để tạo thuận lợi cho việc tiếp nhận Nếu không làm được điều này sẽ dẫn đến người quản trị viên luôn luôn tràn ngập trong công việc giấy tờ, mà chỉ việc này không thôi cũng dẫn đến tê liệt hoạt động”6[trang 18]

Văn phòng hiện nay được so sánh như là cơ quan đầu não của mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chính vì thế các thông tin về sản xuất, tiếp thị, tài chính và nhân sự… đều được văn phòng thu thập hàng ngày Đó là yêu cầu đặt ra cho các nhân viên văn phòng phải được đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ văn phòng thì mới

đủ khả năng thực hiện việc thu thập các loại thông tin kể trên như: kỹ thuật thống kê

và định lượng dùng để phân tích, tổng hợp thông tin

5)Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin

6

Mike Harvey, Sđd

Cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần IV, V của thế giới đã tạo ra computer và các loại máy móc hiện đại đi cùng với nó Sự xuất hiện của máy vi tính

đã làm xuất hiện thuật ngữ “thời đại của vi máy tính” đề cập đến việc ứng dụng rộng rãi của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội kể cả hoạt động văn phòng

Việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin vào trong các hoạt động của văn phòng đã làm cho các công việc văn phòng được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả được nâng lên rõ rệt Tuy nhiên đi cùng với ưu điểm đó của máy

vi tính đó là việc hình thành của khối lượng thông tin khổng lồ mà nó tạo ra theo nhu cầu khai thác công suất triệt để của máy vi tính trong văn phòng Từ đó chính máy vi tính đã tạo nên các núi thông tin mà trong các núi thông tin này chứa cả các loại thông tin có ích và không có ích cho cho hoạt động của các doanh nghiệp Chính vì thế, đặt ra yêu cầu cho văn phòng phải biết cách chắt lọc các thông tin chính xác, bổ ích cho hoạt động của mình và của doanh nghiệp mình Thực tế đặt ra

là nếu hệ thống nhân viên văn phòng của doanh nghiệp không có các kỹ năng và trình độ để xử lý các thông tin kể trên thì sẽ làm cho hoạt động xử lý các thông tin này trở nên tốn kém và như thế tổng chi phí cho việc hình thành, thu thập và xử lý thông tin sẽ vượt tổng lợi ích Đây cũng là vấn đề được đặt ra và giải quyết trong mô hình văn phòng hiện đại

6)Các yêu cầu của nhà nước và mong đợi của xã hội

Dù cho doanh nghiệp hoạt động ở bất cứ lĩnh vực nào cũng đều chịu sự quản lý

và điều hành vĩ mô của nhà nước Để phục vụ cho sự quản lý và điều hành của Nhà nước thì các doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp cho nhà nước các thông tin cần thiết nhất đinh như: Các thông tin về thu nhập, thuế quan, các thông tin về lãi suất giúp cho việc hoạch định, các thông tin giúp cho việc thông kê sản xuất, nhân công

và y tế …Ngoài ra các doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin cho các viện nghiên cứu thuộc nhà nước…

Những thông tin này đôi khi được Nhà nước yêu cầu cung cấp định kỳ, đôi lúc lại phải cung cấp một cách tức thời… Chính vì thế các doanh nghiệp và cả Nhà nước đều phải trang bị cho mình những máy móc, phương tiện nhất định phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và tiết kiệm Nhà nước sau khi thu thập các thông tin của các doanh nghiệp thì tiến hành xử lý và đưa ra các quyết định, kế hoạch, chiến lược phát triển kinh tế mang tầm vĩ mô của mình Những quyết định này có thể thay đổi cần thiết về cơ sở hạ tầng kinh tế của quốc gia, điều chỉnh các chính sách phát triển kinh tế của ngành, vùng, địa phương Các chính sách đó đã ảnh hưởng và tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tiếp tục sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì các doanh nghiệp phải tiếp nhận các thông tin về chính sách, kế hoạch và các quyết định phát triển kinh tế của Nhà nước Công việc tiếp nhận thông tin phản hồi này phải được văn phòng của doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác Điều đó chỉ có thể thực hiện được trên cơ sở văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại

Sự phát triển của cách mạng thông tin – công nghệ làm cho đời sống của nhân dân ngày càng tăng lên Đi theo nó là các yêu cầu về các dịch vụ của đời sống của con người ngày càng được nâng cao Các sản phẩm của các doanh nghiệp phục vụ đời sống của con người cũng được yêu cầu cao hơn về chất lượng, tính thẩm mỹ và mẫu mã… Các thông tin về nhu cầu của khách hàng trở thành nhân tố quyết định sự thành công của các doanh nghiệp Chính vì thế việc thu thập và xử lý các thông tin

về thị trường, về khách hàng trở nên rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc thu thập đầy đủ, chính xác và nhanh chóng các thông tin về thị trường của văn phòng làm cho các doanh nghiệp đưa ra các dòng sản phẩm đáp ứng được mong đợi của khách hàng và từ đó làm cho sản phẩm của doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường

Ngoài sáu nhân tố trên đây thì việc xuất hiện và hình thành của mô hình văn phòng hiện đại còn chịu sự tác động khách quan của các nhân tố khác đó là: Nhân tố những cơ cấu tổ chức và thủ tục kiểm soát không đầy đủ, những lực lượng tập trung

hóa… Đó là kết quả của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần thứ V Thành quả của cuộc cách mạng này đã làm cho khối lượng thông tin trong nền kinh tế tăng lên một cách nhanh chóng đến nổi xuất hiện hiện tượng “bùng nổ thông tin” trên toàn thế giới Sự tăng lên nhanh chóng khối lượng thông tin không chỉ tồn tại trong một ngành, một lĩnh vực mà là của toàn bộ nền kinh tế và ở tất cả các ngành, các lĩnh vực Đi cùng với sự gia tăng của thông tin là vai trò to lớn của nó trong nền kinh tế

Theo TS.Lê Văn In: “trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay thì thông tin trở thành thần kinh, mạch máu của hoạt động quản lý thông tin là của cải, thông tin

có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, quyết định chất lượng và hiệu quả, tuy nhiên chất lượng và hiệu quả đó còn phụ thuộc vào khả năng và trình độ của người xử lý thông tin”7 Đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin đó là văn phòng Nhưng văn phòng muốn thực hiện được chức năng quan trọng này phải được xây dựng theo mô hình văn phòng hiện đại Đó là yêu cầu khách quan của nền kinh tế làm xuất hiện, hình thành và phát triển của mô hình văn phòng hiện đại

1.2.2.Chức năng của văn phòng trong thời đại bùng nổ thông tin

Thực chất về cơ bản thì chức năng của văn phòng hiện đại vẫn thực hiện đầy

đủ các chức năng vốn có của văn phòng truyền thống như: chức năng tham mưu tổng hợp; chức năng giúp việc điều hành; chức năng hậu cần… Nhưng sự khác biệt quan trọng của văn phòng hiện đại so với văn phòng truyền thống đó là việc thực hiện chức năng thu thập và xử lý thông tin, chức năng quản trị hoạt động hành chính văn phòng đồng thời thực hiện các chức năng trên đây của văn phòng truyền thống phù hợp hơn với yêu cầu của thời đại mới

A)Chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

7

TS.Lê Văn In, bài giảng môn Quản trị văn phòng

“Trước đây các nhà kỹ thuật học, các nhà quản lý, các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm hơn đến các dây chuyền công nghệ, các phân xưởng là nơi tăng năng suất và tạo ra lợi nhuận Nhưng từ những năm 80 của thế kỷ XX trở lại đây các nhà quản trị doanh nghiệp đúc kết thực tiễn các văn phòng phải xoay xở với sự bùng

nổ thông tin và bổng đột ngột phát hiện ra rằng văn phòng cũng làm tăng năng suất, cũng tạo ra lợi nhuận Dù đó là một dạng năng suất “trừu tượng” hơn, khó sử dụng các từ ngữ kinh tế - xã hội để miêu tả chính xác nhưng rõ ràng bằng năng lực mới về

xử lý thông tin yểm trợ, văn phòng đã:

-Kịp thời vạch ra những vấn đề của doanh nghiệp trong sản xuất, trong cạnh tranh thị trường để cấp quản lý có quyết định điều chỉnh nhằm sản xuất được nhiều hơn, tốt hơn, tiêu hao năng lượng nguyên vật liệu ít hơn, đạt được mục tiêu lợi nhuận, cũng như các mục tiêu xã hội, đạo đức

- Đồng thời, độ tin cậy, tính năng động của thông tin do văn phòng kịp thời

xử lý, giá trị tư vấn, tham mưu của các thông tin đó tác động tới người lao động làm

họ phấn khởi, ra sức tiết kiệm thời gian lao động, năng lượng và tiền của

Tất cả những chuyển động đó cộng lại, chính là lợi nhuận, chính là mức tăng năng suất do văn phòng làm tốt chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính đem lại”8[trang 10,11]

Xét theo chức năng này thì Mike Harvey cho rằng phải xem văn phòng như một hệ thống Như thế công việc văn phòng được đặt trong mối quan hệ với môi trường bên trong và môi trường bên ngoài Đồng quan điểm với ý kiến này George Terry đã từng phát biểu: “Nổ lực ban đầu của người giám đốc thông tin là ý niệm hóa công việc được yêu cầu để cung cấp thông tin mong muốn Theo quan điểm quản lý thông tin, một hệ thống có thể được xem như một phương tiện chuyển tải ý

8

Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB TP Hồ Chí Minh, năm 1996

tưởng và phân tích.Nó là một thái độ hoặc cách thức xem xét các dự định và vấn đề Một hệ thống được coi là công cụ tiến hành suy nghĩ”[trang 25]9

Phương pháp phân tích công việc văn phòng như một hệ thống được trình bày như hình sau:

H02: PHƯƠNG PHÁP HỆ THỐNG TRONG QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

1)Những ảnh hưởng bên trong:

Các tổ chức, doanh nghiệp đều có một số bộ phận chức năng và bản chất của chúng tùy theo từng tổ chức Những tổ chức trong ngành thuộc khu vực tư nhân thường có công việc chính như mua hàng và tiếp thị, trong khi đó những ngành trong khu vực dịch vụ lại cho những hoạt động có tầm quan trọng lớn hơn Ví dụ một công ty bán lẻ chắc chắn có hoạt động chính là cung ứng và bán hàng, trong khi đối với các tổ chức ngân hàng thì đó là việc thu hút tiền gửi và cho vay Trong khu vực nhà nước, một vài tổ chức chính quyền trung ương và địa phương hoặc ít ra là các phòng ban trong đó, còn việc quản lý hành chính như một trong các mục tiêu… Các bộ phận chức năng của một tổ chức sẽ có một ảnh hưởng chủ yếu đến thành phần của công việc văn phòng, và cách thức thực hiện công việc này tại bộ phận đó Do đó bộ phận sản xuất có thể yêu cầu chức năng thư ký đi kèm theo hoạch định sản xuất và kiểm tra chất lượng, chức năng đầu cũng được liên kết với lĩnh vực tiếp thị thông qua chức năng như dự báo doanh số bán Bộ phận bán hàng

có thể yêu cầu công việc văn phòng của mình liên kết với cung ứng và phục vụ khách hàng, kể cả giải quyết những phàn nàn Trong khu vực nhà nước, sẽ có yêu cầu quản trị được tạo ra do việc cung ứng những dịch vụ giáo dục, y tế và xã hội cũng như trong khi cung ứng những tiện nghi như điện, nước, Tất cả những dịch

vụ này sẽ có ảnh hưởng riêng của mình đối với bản chất của công việc văn phòng và

cơ cấu được phát triển để thực hiện công việc đó.[trang 31,32]10

Từ sự phân tích trên đây cho ta thấy sự tác động mạnh mẽ của môi trường bên trong đến công việc văn phòng Sự tác động trở lại của công việc văn phòng đối với các nhân tố môi trường bên trong là nhân tố đảm bảo cho hoạt động của các nhân tố này được diễn ra một cách nhanh chóng, năng suất và hiệu quả cao Sự tác động này luôn luôn mang tính hai chiều và tác động một cách liên tục Luồng thông tin về hoạt động của sản xuất, kinh doanh, nhân sự, tài chính… của môi trường bên trong

10

Mike Harvey, sđd

luôn luôn được văn phòng cập nhật, thu thập và xử lý sau đó văn phòng với vai trò cung cấp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo ban hành các quyết định sản xuất, kinh doanh hoặc các chính sách tài chính, nhân sự…

Điều này cho ta thấy chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của văn phòng trở nên rất quan trọng, quyết định mọi hoạt động của các nhân tố thuộc môi trường bên trong Tuy nhiên đây, sự tác động đó mang tính chất hai chiều, phụ thuộc lẫn nhau

2) Những ảnh hưởng bên ngoài:

Không có hệ thống quản trị xí nghiệp nào là một hòn đảo…Khi xã hội chuyển

từ định hướng xí nghiệp tự do sang một vị trí kiểm soát và điều khiển nhiều hơn thì không thể tránh khỏi việc nhà nước cố gắng áp đặt các yêu cầu giấy tờ của mình lên dân cư nói chung và lên giới doanh nghiệp nói riêng.[trang 32]

Thực tế đó là xu hướng chung của hệ thống nhà nước ở tất cả các nước trên thế giới Ở Việt Nam thì việc quản lý của nhà nước đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cũng diễn ra tương tự Nhà nước đã đưa ra các quy định về các thủ tục, giấy tờ hành chính để quản lý các doanh nghiệp ví dụ như một doanh nghiệp muốn hoạt động phải được nhà nước cấp giấy phép kinh doanh, phải khai báo thuế…

Ngoài sự tác động của hoạt động quản lý của nhà nước đối với hoạt động của doanh thì còn có sự tác động nhất định của các yếu tố khác như: tự nhiên, kinh tế, xã hội, văn hóa… Ví dụ một doanh nghiệp Nhật Bản muốn hoạt động có hiệu quả trên đất nước Việt Nam cần phải có được các thông tin và hiểu biết cơ bản về nền văn hóa, các điều kiện tự nhiên, tập quán sinh sống và làm việc của con người Việt Nam… Tất cả những thông tin về kinh tế, văn hóa, chính trị và pháp lý của môi trường bên ngoài có ảnh hưởng rất mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì thế nếu doanh nghiệp không có sự quan tâm đúng mức đến

các thông tin của các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài thì doanh nghiệp đó sẽ tự

cô lập mình và có thể đi đến sự tiêu vong

Dù cho doanh nghiệp, tổ chức hoạt động ở lĩnh vực nào đi chăng nữa thì các hoạt động của nó cũng phải được đặt trong mối quan hệ mật thiết với môi trường bên ngoài và chịu sự tác động, chi phối của các nhân tố thuộc môi trường bên ngoài Bất kỳ một sự thay đổi nào của môi trường bên ngoài đều có thể ảnh hưởng tới sự tồn vong hay hưng thịnh của các doanh nghiệp, tổ chức Chính vì vậy chức năng thu thập, xử lý thông tin về môi trường bên ngoài của văn phòng doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Các thông tin đó có thể là các thông tin về các chính sách phát triển kinh tế, các dự án kinh tế, các kế hoạch, quy hoạch phát triển kinh tế của nhà nước; nó cũng có thể là thông tin về thị hiếu của khách hàng… Những thông tin đó được sinh ra ngày càng nhiều và tồn tại trong

xã hội với khối lượng khổng lồ Những thông tin mà văn phòng doanh nghiệp thu thập được luôn luôn tồn tại hai dạng thông tin: một là loại thông tin chính xác, bổ ích cho hoạt động của doanh nghiệp; hai là các thông tin loại thông đánh lừa, thông tin ảo của các đối tượng cạnh tranh tung ra để đánh lừa doanh nghiệp Chính vì thế văn phòng doanh nghiệp phải sử dụng các nghiệp vụ của mình để thực hiện có hiệu quả chức năng xử lý thông tin một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác

Để tồn tại và phát triển thì hoạt động các cơ quan, doanh nghiệp phải luôn luôn chịu sự tác động qua lại liên tục của các luồng thông tin bên ngoài và bên trong doanh nghiệp Sự tác động này ngày càng trở nên rất mạnh mẽ và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Sự tác động của nó đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp cũng mang tính hai mặt (tích cực và tiêu cực) Chính vì thế để phát triển được các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình hệ thống thu thập, xử lý thông tin một cách có hiệu quả và chính xác Đó cũng chính là chức năng cơ bản, chủ yếu nhất của mô hình văn phòng hiện đại “Thực chất của quản trị hành chính văn phòng là quản trị thông tin Nó là trung tâm thần kinh não bộ của một doanh nghiệp Biết quản trị nó là một cách khoa học là con đường dẫn đến

thành công”[trang 46]11 Chức này đã làm thay đổi hẳn vai trò của văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng không còn là hoạt động mang tính chất giấy tờ sự vụ nữa mà nó đã thực sự tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp như một thực thể góp phần tạo ra lợi nhuận và đóng vai trò quan trọng trong việc vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp

B)Chức năng quản trị hoạt động hành chính văn phòng

Trước đây chúng ta thường xem quản trị hành chính văn phòng chỉ đơn thuần thực hiện những công việc mang tính quản lý mang tính chất giấy tờ Các trưởng phòng hành chính chỉ đơn thuần lãnh đạo các nhân viên của mình thực hiện các công việc một cách rời rạc và thiếu hẳn tính liên kết, không logic và tiến hành thiếu khoa học Chính vì thế công việc hành chính của văn phòng nói chung và của các bộ phận khác trong công ty trở nên trùng lặp nhau, mỗi phòng ban làm theo cách của mình và không theo một phương pháp thống nhất

Đây là nguyên nhân chính dẫn tới các hiện tượng các hồ sơ, tài liệu của các phòng ban được chất thành đống hồ sơ lưu trữ lưu năm mà không có chuyên viên lưu trữ hồ sơ thống nhất trong toàn cơ quan, doanh nghiệp Điều đó làm cho việc tra cứu các hồ sơ tài liệu của các phòng ban hay cá nhân trở nên rất khó khăn khi phải lục lỏi một cách vất vả trong đống hồ sơ để tìm những hồ sơ cần thiết Việc làm này trở nên rất tốn kém thời gian và có khi làm cho các kế hoạch sản xuất, kinh doanh bị đình trệ, thậm chí có thể dẫn tới gây hậu quả nghiêm trọng

Ngày nay, khi mô hình văn phòng hiện đại ra đời cùng với hiện tượng bùng nổ thông tin đã đặt ra một yêu cầu là quản trị hành chính văn phòng phải thực hiện đầy

đủ những công việc của quản trị học một cách khoa học Yêu cầu rất cao của thời đại đã không cho phép bất kỳ sự quản lý ở bất kỳ lĩnh vực nào mà không tiến hành một cách có hệ thống và khoa học Chính vì vậy quản trị hành chính văn phòng phải

11

TS Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chính văn phòng, Viện Đại học Đà Lạt, 2004

được thực hiện một cách khoa học trên tất cả các công việc: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát

Với nhiệm vụ chủ yếu hiện nay của văn phòng là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Đặc điểm nỗi bật của nền kinh tế - xã hội hiện nay là hiện tượng bùng nổ thông tin Chính vì thế muốn thực hiện một cách có hiệu quả nhiệm vụ chủ yếu nói trên của văn phòng thì việc quản trị hành chính văn phòng phải được hoạch định Nếu không có hoạch định thì sẽ làm cho hoạt động văn phòng trở nên rất thụ động

Sẽ có những lúc các nhân viên văn phòng được ngôi chơi, xơi nước nhưng rồi cũng

sẽ có lúc họ vắt chân lên cổ để làm cho kịp công việc Vì thế nếu không hoạch định thì công việc văn phòng sẽ trở thành nhân tố làm cản trở mọi hoạt động khác của cơ quan, doanh nghiệp

Sau khi công việc văn phòng được hoạch định xong thì các khâu khác của hoạt động quản lý cũng phải được thực hiện Vai trò của các chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, thư ký giám đốc… được các nhà quản trị học xem như các quản trị viên cấp trung Vì vậy sau khi hoạch định thì họ phải thực hiện tổ chức thực hiện các kế hoạch đã đặt ra và lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện các kế hoạch đó Khâu cuối cùng nhưng có vai trò quyết định đối với hiệu quả của công việc văn phòng là công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch đã đặt ra ở các bộ phận và trong toàn cơ quan “ Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.”12

Văn phòng hiện đại đặt ra yêu cầu mới đối với các nhà quản trị nó phải thực hiện đầy đủ các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra một cách có hệ thống, khoa học nhằm thực hiện chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách có hiệu quả Việc thực hiện đầy đủ và khoa học các hoạt động quản trị đối với công việc văn phòng sẽ làm cho hoạt động văn phòng trở nên hiệu quả “Thực chất của quản trị hành chính văn phòng là quản trị thông tin Nó là trung tâm thần

12

H.L Sick, Management and Organisation (Australia: South –Western Pub, Co., 1978), Page 9

kinh não bộ của một doanh nghiệp Biết quản trị nó một cách khoa học là con đường dẫn tới thành công”13

Như đã đề cập ở phần trên đây thì ngoài các chức năng đặc trưng cho văn phòng hiện đại thì văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại cũng thực hiện các chức năng khác của văn phòng truyền thống như: chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng văn bản; chức năng hậu cần… Tuy nhiên với văn phòng hiện đại thì các chức năng này cũng được biến đổi về chất với sự hỗ trợ của các trang thiết bị, máy móc

Mô hình văn phòng hiện đại ra đời với chức năng chủ yếu của nó đó là thu thập và xử lý thông tin Đồng thời chức năng quản trị hành chính văn phòng cũng có những thay đổi mạnh mẽ trong cả nhận thức và cách thức thực hiện nó Việc thu thập, xử lý thông tin cũng như việc thực hiện các chức năng khác cũng phải thực hiện một cách có kế hoạch, được tổ chức thực hiện, được lãnh đạo và phải được kiểm tra, giám sát nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra Đặc biệt đối với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, hiện tượng bùng nổ thông tin và các đặc điểm khác của thời đại ngày nay bắt buộc văn phòng phải tham gia và trở thành một nhân tố tạo nên vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp Điều đó làm cho hoạt động của văn phòng thực hiện các chức năng của mình phải được sự quan tâm đầu tư về mọi mặt và được đảm bảo thực hiện một cách có hiệu quả Đồng thời chức năng quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học và hiệu quả cũng được đặt ra với những hoạt động quản trị mang tính chất mới Tạo nên vai trò quan trọng của văn phòng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

1.3.Cấu trúc của văn phòng hiện đại

Như đã phân tích ở các phần nói trên, mặt bao quát và trọng yếu nhất của văn phòng hiện đại là chức năng thu thập, xử lý thông tin yểm trợ cho các nhà quản

13

Nguyễn Hữu Thân, sđd

trị ra những quyết định một cách chính xác, kịp thời Đây là chức năng bao trùm và

là đặc điểm đặc trưng cho văn phòng trong thời đại cách mạng thông tin Chính vì thế để thực hiện được tốt chức năng này văn phòng phải được xây dựng hoàn thiện

và hiện đại trên cả ba mặt cấu trúc

Thực tế thì văn phòng hiện đại và văn phòng truyền thống đều được xây dựng đầy đủ cả ba mặt cấu trúc là: các trang thiết bị, máy móc văn phòng; con người làm văn phòng và các khâu nghiệp vụ văn phòng Nhưng điểm khác cơ bản nhất của văn phòng hiện đại là: “ba mặt cấu trúc của văn phòng hiện đại được các nhà khoa học, các nhà quản trị tập trung nghiên cứu về từng cấu trúc nhằm nâng cao chất lượng của nó và của tổng thể văn phòng Làm cho văn phòng đủ sức thể hiện tính chủ động và vai trò chấp nhận thách thức và cạnh tranh Nhằm tạo ra khả năng mới, yểm trợ về mặt hành chính cho các nhà quản trị giành được năng suất, hiệu quả cao hơn trong quản lý, điều hành của mình.”14

Đặc biệt hơn với những thành tựu của các cuộc cách mạng thông tin – công nghệ đã tạo ra các loại trang thiết bị văn phòng hiện đại và có nhiều tính năng ưu việt đã tạo điều kiện cho hoạt động của văn phòng ngày càng trở nên hiệu quả và có chất lượng hơn trước Việc sử dụng các trang thiết bị, máy móc đó đòi hỏi phải có nguồn nhân lực làm văn phòng có những kỹ năng, phẩm chất mới đồng thời phải được đào tạo bài bản mới có đủ khả năng sử dụng các trang thiết bị, máy móc văn phòng một cách có hiệu quả Đi cùng với hai thành phần trên đây là đổi mới trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng Cả ba mặt cấu trúc của văn phòng được kết hợp một cách nhuần nhuyễn và mang tính khoa học trong mô hình văn phòng hiện đại

1.3.1.Trang thiết bị - kỹ thuật văn phòng hiện đại

14

TS Lê Văn In, Bài giảng môn Quản trị hành chính văn phòng, 2008

“Đây là thành phần “cách mạng” nhất để trở thành một văn phòng hiện đại Trong đó, các thiết bị văn phòng được đầu tư phát triển đạt đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại, kết hợp với công thái học tạo điều kiện cho 2 bộ phận cấu thành khác là con người làm quản trị- văn phòng và nghiệp vụ hành chính- văn phòng đạt được nhưng thay đổi về chất trên con đường hiện đại hóa và điện tử hóa.”15 Việc thay đổi về chất này của các trang thiết bị văn phòng được thể hiện rất rõ trên ba đặc điểm sau:

A).Sự thay đổi những trang thiết bị, máy móc cũ, thủ công lạc hậu bằng máy móc thiết bị tiên tiến

Thành tựu của các cuộc cách mạng thông tin – công nghệ trên thế giới đã tạo

ra các thế hệ máy vi tính hiện đại Đặc biệt là sự xuất hiện và tác động mạnh mẽ của mạng Internet lên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đi cùng với sự xuất hiện của các trang thiết bị, máy móc hiện đại này là hiện tượng bùng nổ thông tin Đồng thời việc ứng dụng các thành tựu của cách mạng thông tin – công nghệ vào trong trong hoạt động của văn phòng đã làm xuất hiện các thuật ngữ mới miêu tả bản chất của văn phòng hiện đại như: “văn phòng điện tử; văn phòng không giấy; văn phòng của tương lai; văn phòng của ngày mai; văn phòng của thế kỷ XXI” [trang 409] Những thuật ngữ này đã thể hiện rõ sự tác động của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ vào các hoạt động của văn phòng, đặc biệt là sự tác động rất mạnh mẽ của công nghệ thông tin

Graham Carr nói rằng: “thuật ngữ công nghệ thông tin được tạo ra để mô tả hiện tượng gây ra bởi sự hội tụ của các công nghệ gắn liền với các hệ tính toán, truyền thông và văn phòng Do đó công nghệ thông tin cắt ngang qua những ranh giới tổ chức cố hữu và có một ảnh hưởng đối với tất cả các khía cạnh của việc xử lý thông tin cho dù ở dưới dạng dữ liệu, văn bản, hình ảnh hay âm thanh Bản chất toàn cục của công nghệ thông tin có nghĩa là hầu hết các nhóm nghề nghiệp sẽ bị ảnh

15

Mike Harvey, sđd

hưởng nhưng không ai bị ảnh hưởng nhiều hơn những người làm việc trực tiếp với thông tin bằng giấy – người làm việc văn phòng”[trang 410]

Công nghệ thông tin đã cung cấp cho văn phòng hàng loạt các loại máy móc, công nghệ kỹ thuật mới hiện đại, tự động hoá như các phần mềm văn phòng tích hợp với hệ thống máy vi tính nối mạng diện rộng và mạng nội bộ Hệ thống mạng điện thoại nội bộ với các tính năng ưu việt hơn Việc đánh máy các văn bản và lưu trữ các văn bản bằng máy vi tính đã làm cho các nhân viên văn phòng rất dễ dàng thực hiện và tiết kiệm được rất nhiều thời gian Cơ sở dữ liệu được lập thì thông tin thường được nhập thông qua bàn phím Bên cạnh đó các thiết bị lưu trữ dữ liệu có tốc độ cao và dung lượng ngày càng lớn Công nghệ đọc dữ liệu bằng phương pháp quang học(OCR) xuất hiện đã tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho việc sao chép và lưu trữ thông tin từ văn bản Hiện nay công nghệ nhận dạng lời nói đang được nghiên cứu để ứng dụng vào trong việc nhập dữ liệu dưới dạng lời nói

Thư từ điện tử cũng là một thành tựu quan trọng của công nghệ thông tin được ứng dụng vào trong hoạt động của văn phòng Bằng thư từ điện tử người ta có thể truyền đạt các loại văn bản, dữ kiện hình ảnh và kể cả tiếng nói thông qua máy điện báo Máy fax, máy vi tính, trạm truyền văn bản, hoặc màn hình phục vụ hội nghị từ xa Các loại thư điện tử cũng được hình thành rất phong phú và đa dạng như: thư điện tử Mail, thư điện tử nội bộ Lan…

Bên cạnh đó các nhà khoa học cũng đã thiết lập và sáng tạo ra các phần mềm văn phòng nhằm quản lý các hoạt động của văn phòng Đó là các phần mềm quản lý văn bản; phầm mềm quản lý hồ sơ công việc, phần mềm E-office Những phần mềm này đã làm cho khoảng cách giữa các phòng ban trong cơ quan, tổ chức trở nên rất ngắn Việc truy cập và truyền đạt các văn bản của thủ trưởng, lãnh đạo đến các nhân viên có thể thực hiện sau một số thao tác của người quản lý cơ sở dữ liệu Thông tin phản hồi từ các cá nhân, bộ phận đến thủ trưởng cũng rất nhanh chóng và chính xác thông qua mạng nội bộ của cơ quan, doanh nghiệp

Để kết luận cho vấn đề này tác giả xin trích dẫn ý kiến của David Orr: “công nghệ máy tính và việc ứng dụng bộ vi xử lý phổ biến đã làm thay đổi các trạm làm việc của văn phòng, và ngay cả một tổ chức nhỏ cũng thấy đáng đầu tư vào một máy tính mini hoặc một máy xử lý văn bản” Thực tế đã cho thấy tầm ảnh hưởng rất lớn của công nghệ thông tin trong các hoạt động của văn phòng Thành tựu của các cuộc cách mạng thông tin – công nghệ đã tạo ra các loại trang thiết bị, máy móc kỹ thuật hiện đại hỗ trợ đắc lực cho các công việc của văn phòng Việc ứng dụng mạnh mẽ các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật vào văn phòng đã làm cho công việc văn phòng trở hiệu quả hơn, chất lượng cao hơn và đã hình thành mô hình văn phòng hiện đại với chức năng chủ yếu là thu thập và xử lý thông tin Việc trang bị các máy móc, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại cho văn phòng đã trở thành nhu cầu mang tính tất yếu

và là yêu cầu khách quan đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp nào hiện nay

B).Trang thiết bị, kỹ thuật hiện đại đã làm thay đổi về chất công việc văn phòng

Trước hết phải khẳng định rằng các nhân viên văn phòng làm việc trong các văn phòng hiện đại đã được hàng loạt các loại máy móc văn phòng hiện đại hỗ trợ rất lớn trong công việc hàng ngày của họ đặc biệt là máy vi tính và thiết bị viễn thông Tuy nhiên, đi cùng với sự hỗ trợ rất đắc lực đó của hệ thống các trang thiết bị máy móc, kỹ thuật đối với công việc của nhân viên văn phòng là các yêu cầu về kỹ năng, nghiệp vụ đối với họ để sử dụng được các loại máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại đó họ phải có các kỹ năng sử dụng nó một cách tốt nhất

Thư ký đánh máy có thể sử dụng máy vi tính để đánh máy một cách nhẹ nhàng và chính xác hơn Nhờ các tính năng ưu việt của máy vi tính nên văn bản soạn thảo ra được trình bày đẹp hơn, có thể in ra thành nhiều bản và có thể lưu giữ

lại một cách dễ dàng trong cơ sở dữ liệu của máy tính.[trang 14]16 Đối với các công việc văn phòng ngày nay với sự xuất hiện của Internet đã làm thay đổi rất nhiều hoạt động của nó Khác với trước đây các nhân viên văn phòng phải mất rất nhiều thời gian để gửi các bức thư giao dịch thương mại thì bây giờ công việc đó chỉ cần thực hiện ngay trên máy vi tính đã được nối mạng Nhờ có hệ thống mạng nội bộ và mạng diện rộng đã làm cho việc giao dịch và truyền đạt thông tin của văn phòng với các bộ phận khác trong cơ quan và giữa văn phòng cơ quan này với các cơ quan khác trở nên rất nhanh chóng và ít tốn kém hơn so với trước

Việc trang bị các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã trở thành động lực thúc đẩy để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công việc văn phòng Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và các thiết bị viễn thông đã tạo ra các máy móc

và trang thiết bị văn phòng có rất nhiều tính năng ưu việt Các trang thiết bị hiện đại này được ứng dụng vào trong công việc văn phòng đã làm thay đổi mạnh mẽ về chất của công việc văn phòng và nó hổ trợ rất đắc lực cho công việc của các nhân viên văn phòng Có thể khẳng định rằng nó đã giải phòng sức lao động cho nhân viên văn phòng đồng thời nó đặt ra yêu cầu đối với nhân viên văn phòng là phải có các

kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn văn phòng hiện đại

1.3.2.Con người làm văn phòng

Đây là nhân vật trung tâm, và là chủ thể của văn phòng Lao động văn phòng, kiểu cũ thường được quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy

sự vụ, giản đơn Vì vậy, người làm văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động trong văn phòng còn tùy tiện, chắp vá Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết, lao động văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Do đó người làm văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp

vụ, về kỹ năng giao tiếp, ứng xử Theo hướng đó, người lao động biết làm nhiều

16

Lê văn In, Nghiệp vụ thư ký-soạn thảo văn bản-quản lý hồ sơ công việc, năm 1995

việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao và họ cũng dễ dàng thích ứng khi phải chuyển công tác và phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao, biến đổi hàng ngày của thị trường.[trang 14]17

Văn phòng hiện đại với nhiệm vụ chủ yếu của nó là thu thập và xử lý thông tin chính vì thế nó cũng đăt ra các yêu cầu cao hơn về trình độ chuyên môn, nghiệp

vụ và năng lực của nguồn nhân lực làm văn phòng Khác với nhân viên văn phòng các thời kỳ trước đây nhân viên văn phòng hiện đại hiện nay cần phải được đào tạo một cách chính qui và mang tính chuyên nghiệp Các khâu của quá trình thu thập và

xử lý thông tin (đầu vào –xử lý – đầu ra) đều phải được tổ chức một cách khoa học thì chất lượng thông tin yểm trợ mới chính xác, đúng đắn và thực sự có hiệu quả Quan trọng hơn trong thời đại bùng nổ thông tin bắt buộc người xử lý thông tin phải

có khả năng tư duy, sáng tạo chứ không chỉ là lao động giúp việc sự vụ thuần túy như trước đây

Theo TS Lê Văn In thì “các (Thư ký) nhân viên văn phòng hiện nay được coi là trí thức kiểu mới : hiểu được cả chu trình xử lý thông tin, biết việc mình làm chi phối tới hiệu năng và hiệu quả của cả chu trình Gắn kết với các nhân viên ở các phòng ban khác, ra sức hoàn tất nhiệm vụ của mình để dòng thông tin chảy nhanh.” Cũng theo quan điểm này của TS thì ông đã đặt ra các yêu cầu đối với nhân viên văn phòng như sau:

“Thứ nhất: đủ sức thực hiện sáng tạo các chức năng dịch vụ xử lý thông tin –

yểm trợ hành chính cho người lãnh đạo từ khâu đầu vào (thông tin đầu vào) một cách đầy đủ, đa dạng phù hợp, khoa học Qua xử lý thông tin đưa đến kết quả đầu ra phải là thông tin mới, thông tin chắt lọc, chính xác, kịp thời giúp cho các cấp quản trị đưa ra quyết định năng động nhất, hiều quả nhất

17

Nhóm đề tài Trần Vũ Thành (CN), sđd

Thứ hai: Thư ký văn phòng đều phải được đào tạo đa năng, được giao nhiều

nhiệm vụ mà nhiệm vụ nào cũng làm được, cũng hoàn thành đồng thời những người làm văn phòng phải nhìn thấy tính lien hoàn trong hoạt động của cả văn phòng Để

dễ dàng chuyển đổi công việc cho nhau khi cần thiết và có điều kiện vươn lên vị trí cao hơn.”

Đồng thời ông cũng nên lên các yêu cầu về các phẩm chất mới của người nhân viên văn phòng là “người làm công tác văn phòng hiện đại phải trở thành trung tâm, chủ thể của văn phòng, phải có năng lực, chủ động và sáng tạo Đây chính là những yêu cầu mới về phẩm chất của nhân viên văn phòng phản ánh được bản chất mới của văn phòng hiện đại trong việc sử dụng lao động.”18

Văn phòng hiện đại với bản chất mới của nó đặt ra những yêu cầu mới về năng lực và phẩm chất đối với nguồn nhân lực làm văn phòng Chính vì nguồn nhân

lực làm văn phòng hiện nay không thể là “dân tay ngang” không được đào tạo như

trước đây mà phải được đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ và phải có trình độ cao mới có đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng những yêu cầu mới của văn phòng hiện đại Nhân lực làm văn phòng phải là chủ thể thực sự của văn phòng và là những người luôn chủ động, sáng tạo trong công việc của mình, có khả năng đoàn kết, liên kết một cách hiệu quả với các nhân viên của các bộ phận khác Đặc biệt văn phòng hiện đại hiện nay đặt ra yêu cầu cấp thiết về trình độ giao tiếp - ứng xử của nhân viên văn phòng

1.3.3.Các nghiệp vụ hành chính văn phòng

Một thời gian rất dài trước đây tồn tại trong tiềm thức của cán bộ, nhân viên

ở các cơ quan tổ chức cho rằng văn phòng chẳng qua chỉ là nơi thực hiện những công việc riêng lẻ, rời rạc và thiếu khoa học Có thể nói quan điểm về văn phòng và

công việc văn phòng trước đây được thể hiện khá rõ nét trong 16 chữ sau: “gọi

18

TS.Lê Văn In, Sđd