Lý do chọn đề tài Để thực hiện tốt vai trò lãnh đạo quản lý và điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp các nhà quản trị luôn cần đến sự trợ giúp của một bộ phận thực
Tình hình nghiên cứu của đề tài
Cấu trúc tổ chức văn phòng đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, doanh nghiệp và tập đoàn lớn Nhiều tác giả đã nghiên cứu về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng để hiểu rõ hơn về ảnh hưởng của nó.
Trong cuốn "Quản trị văn phòng" của GS TS Nguyễn Thành Độ và GVC Nguyễn Thị Hảo, cơ cấu tổ chức văn phòng được định nghĩa là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau, được sắp xếp để thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn phòng Cơ cấu này sẽ thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm cụ thể của từng cơ quan Theo tác giả, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan thường bao gồm
- Bộ phận hành chính văn thư
- Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách)
Bộ phận bảo vệ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý Cơ cấu tổ chức văn phòng cần xác định rõ ràng các bộ phận và phòng ban phù hợp với hoàn cảnh của từng cơ quan, tổ chức.
Chánh văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hoạt động của văn phòng theo chế độ một thủ trưởng, đồng thời phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về mọi hoạt động diễn ra trong văn phòng.
Chánh văn phòng có thể có một hoặc nhiều phó văn phòng, những người được Chánh văn phòng lựa chọn và đề nghị thủ trưởng bổ nhiệm Các phó văn phòng sẽ được phân công phụ trách những công việc cụ thể theo sự chỉ đạo của Chánh văn phòng.
1 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Hảo, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Laođộng - Xã hội, Hà Nội, trang 10
Mỗi bộ phận trong tổ chức sẽ có một người phụ trách, như trưởng phòng, tổ trưởng hoặc trưởng ban, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về việc tổ chức và quản lý các hoạt động liên quan đến phần việc của mình.
Các cán bộ nhân viên ở các bộ phận của văn phòng cũng phải được quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi chức danh
PGS TS Đổng Thị Thanh Phương trong cuốn "Quản trị Doanh nghiệp" đã trình bày cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp, bao gồm các cấp quản lý, các bộ phận chức năng và hình thức tổ chức các bộ phận, cùng với mối liên hệ giữa chúng.
Số cấp quản lý trong doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô và số cấp của hệ thống sản xuất Doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn thường có nhiều cấp trong hệ thống sản xuất, dẫn đến số cấp quản lý cũng tăng lên Bên cạnh đó, đặc điểm kinh tế của ngành và sự đa dạng trong sản xuất cũng ảnh hưởng đến số cấp quản lý trong từng doanh nghiệp.
Xét theo cấp quản lý có thể tổ chức theo bốn dạng như sau:
Dạng 1: Tổng giám đốc doanh nghiệp -> Giám đốc nhà máy -> Quản đốc phân xưởng -> Tổ trưởng sản xuất
Dạng 2: Tổng giám đốc doanh nghiệp -> Giám đốc nhà máy -> Tổ trưởng sản xuất
Dạng 3: Giám đốc nhà máy -> Quản đốc phân xưởng -> Tổ trưởng sản xuất
Dạng 4: Giám đốc nhà máy -> Tổ trưởng sản xuất
Trong việc xác định hình thức tổ chức các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống phòng ban đa dạng dựa trên các chức năng cụ thể của mình.
Theo Fayol, các chức năng hoạt động của doanh nghiệp bao gồm quản lý kỹ thuật, quản trị, kinh doanh, tài chính, hạch toán và quản lý nhân sự Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều tổ chức các bộ phận quản lý dựa trên các phân loại này, với các phòng chức năng được thiết lập để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Phòng kỹ thuật đảm nhận vai trò nghiên cứu và cải tiến kỹ thuật, thiết kế quy trình công nghệ sản xuất, cũng như quản lý các hoạt động liên quan đến kỹ thuật sản xuất.
Phòng quản trị sản xuất chịu trách nhiệm điều hành tổ chức các hoạt động sản xuất
Phòng quản lý chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm quản lý về thực hiện hệ thống chỉ tiêu chất lượng và kiểm tra chất lượng sản phẩm
Phòng tiếp thị chịu trách nhiệm nghiên cứu, dự báo thị trường, thử nghiệm sản phẩm mới, tìm kiếm thị trường
Phòng tài chính - kế toán chịu trách nhiệm tạo nguồn và sử dụng các nguồn vốn một cách có hiệu quả, hạch toán chi phí
Phòng quản trị nguồn nhân lực thực hiện tổ chức tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sử dụng lao động, thù lao lao động
Phòng hành chính thực hiện các hoạt động đối ngoại, các hoạt động hành chính…
Các phòng ban có thể được chia thành các bộ phận chuyên môn hẹp hơn trong doanh nghiệp lớn, hoặc có thể gộp các chức năng lại để giảm số lượng bộ phận Tuy nhiên, việc gộp chức năng cần phải lựa chọn những chức năng có mối liên hệ với nhau để tạo thành một bộ phận hợp lý.
Chức năng hành chính và nhân sự có thể ghép chung một phòng hoặc một ban gọi là phòng hành chính nhân sự
Chức năng kỹ thuật và quản trị sản xuất thành phòng kỹ thuật sản xuất…
Tác giả cũng đưa ra một số cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản của doanh nghiệp:
Cơ cấu quản lý chức năng: phân theo chức năng của các bộ phận
Cơ cấu quản lý bộ phận được tổ chức thành các đơn vị nhỏ, trong đó các chức năng quản lý được phân chia rõ ràng Chức năng quản lý điều hành sản xuất được thiết lập theo hệ thống trực tuyến, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các bộ phận trong doanh nghiệp có thể được phân chia dựa trên ba tiêu chuẩn chính: theo sản phẩm, theo khu vực địa lý hoặc theo đối tượng tiêu dùng Việc lựa chọn tiêu chuẩn phân loại phù hợp sẽ phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.
Cơ cấu ma trận cho phép doanh nghiệp duy trì các bộ phận chức năng, đồng thời bổ sung các lãnh đạo chương trình và dự án Những lãnh đạo này có quyền điều phối nhân lực từ các phòng ban để đảm bảo hoàn thành các chương trình và dự án một cách hiệu quả.
Mục đích và nhiệm vụ của đề tài
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn kinh tế tại thành phố Hồ Chí Minh, tìm hiểu cách thức xây dựng và bản chất của loại hình văn phòng được áp dụng trong hoạt động của các tập đoàn này, đồng thời đánh giá những ưu điểm và nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng.
Nhi ệm vụ nghi ên c ứu:
- Khái quát những cơ sở lý luận về văn phòng và các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp trên thực tiễn
- Tìm hiểu sơ lược về loại hình tập đoàn kinh tế
- Phân tích hệ thống bộ máy văn phòng của một số tập đoàn kinh tế
- Phân tích và làm rõ cách thức tổ chức và hiệu quả hoạt động của các mô hình tổ chức văn phòng của các tập đoàn kinh tế.
Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Đề tài này được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mac-lênin và các chính sách, đường lối chủ trương của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu dựa trên các phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp nghiên cứu và tổng hợp tài liệu bao gồm việc khai thác các công trình nghiên cứu, sách báo, tạp chí, và thông tin từ các website trên Internet Đặc biệt, việc tổng hợp tài liệu từ các tập đoàn là một yếu tố quan trọng trong quá trình này.
- Phương pháp khảo sát, quan sát thực tế trong các tập đoàn
- Phương pháp phỏng vấn sâu cán bộ làm trong văn phòng các tập đoàn.
Giới hạn của đề tài
Nghiên cứu tập trung vào một số tập đoàn kinh tế và doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh, thông qua khảo sát và phỏng vấn sâu với cán bộ, nhân viên làm việc tại văn phòng.
Đề tài nghiên cứu tập trung vào văn phòng chính của các tập đoàn tại thành phố Hồ Chí Minh, không mở rộng ra toàn bộ văn phòng của các doanh nghiệp thuộc tập đoàn Nghiên cứu này dựa trên việc tổng hợp mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của 3-4 tập đoàn doanh nghiệp.
Đóng góp mới của đề tài
Khảo sát và nghiên cứu thực tiễn bộ máy tổ chức văn phòng của các tập đoàn kinh tế tại thành phố Hồ Chí Minh giúp làm rõ bản chất, phương thức tổ chức và hiệu quả hoạt động của các văn phòng này Đây là một loại hình văn phòng hiện đại, mang đến nhiều nét mới mẻ trong nhận thức về các mô hình tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn lớn tại thành phố.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Ý nghĩa lý luận của bài viết là tổng hợp các khái niệm và đặc trưng cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của các tập đoàn kinh tế tại thành phố Hồ Chí Minh Về mặt thực tiễn, đề tài nghiên cứu mô hình cơ cấu tổ chức văn phòng hiện đại và mới mẻ của các tập đoàn kinh tế, từ đó lý giải đặc điểm và hiệu quả hoạt động của văn phòng, giúp các nhà nghiên cứu có thêm hiểu biết về mô hình này.
Kết quả nghiên cứu của đề tài là tài liệu tham khảo cho các đối tượng có nhu cầu nghiên cứu về các mô hình quản trị văn phòng.
Kết cấu của đề tài
Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Chương 2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP ĐOÀN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Khái quát chung về văn phòng
Mọi cơ quan, tổ chức đều cần các bộ phận tham mưu để hỗ trợ lãnh đạo trong việc duy trì và phát triển hoạt động Trong số đó, văn phòng đóng vai trò quan trọng, đảm nhận các công việc chủ yếu của tổ chức.
Tổ chức và quản lý thông tin, bao gồm thu thập, xử lý, phân phối và truyền tải dữ liệu từ bên ngoài và nội bộ, là nhiệm vụ quan trọng giúp lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành hiệu quả cho cơ quan, đơn vị.
Trong bài viết "Đổi mới nhận thức về quản trị hành chính văn phòng - tiền đề nâng cao chất lượng dạy và học môn quản trị hành chính văn phòng ở bậc đại học", tiến sĩ Lê Văn In đã trình bày bốn cách hiểu phổ biến về văn phòng.
Văn phòng đóng vai trò là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan chức năng, hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành Các cơ quan có thẩm quyền lớn thường thành lập văn phòng, trong khi những cơ quan nhỏ hơn thường chỉ cần phòng hành chính.
Văn phòng là trụ sở làm việc của các cơ quan, đơn vị, đồng thời là địa điểm quan trọng cho việc giao tiếp nội bộ và đối ngoại.
Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như Nghị sĩ, Tổng giám đốc, Giám đốc,…
Văn phòng là một hoạt động quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, nơi diễn ra việc thu nhận, bảo quản và lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, liên quan đến công tác văn thư.
Trên thực tế văn phòng cũng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành các cơ quan, đơn vị Ở những cơ quan lớn như Văn phòng Chính phủ hay Văn phòng Tổng công ty, văn phòng được thành lập để quản lý công việc Trong khi đó, ở các cơ quan nhỏ hơn, văn phòng thường chỉ là phòng hành chính tổng hợp.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan hoặc đơn vị, đồng thời là địa điểm để thực hiện các hoạt động giao tiếp nội bộ và ngoại giao của cơ quan đó.
Theo PGS TS Nguyễn Hữu Tri, văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức, thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị và đào tạo nhân lực, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức trong tương lai.
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành đơn vị;
- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại;
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo;
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức;
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức;
Khoa Lịch sử thuộc trường ĐH KHXH&NV (ĐHQG TP Hồ Chí Minh) đã nghiên cứu về những vấn đề của khoa học lưu trữ ở các tỉnh phía Nam trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Kết quả nghiên cứu được trình bày trong Kỷ yếu hội thảo khoa học, xuất bản bởi NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh vào năm 2005, trang 84.
5 Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hội thảo khoa học: Quản trị văn phòng - lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2004, tr 5
- Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng.
PGS TS Đào Xuân Chúc trong bài viết "Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai" đã khẳng định rằng văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một cơ quan, doanh nghiệp Đây là nơi diễn ra giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và tổ chức.
Văn phòng là một bộ phận thiết yếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp Chức năng chính của văn phòng là hỗ trợ lãnh đạo và quản lý thông qua việc thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin Ngoài ra, văn phòng còn có nhiệm vụ tổ chức, điều phối công việc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc, đồng thời là trung tâm thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ của cơ quan.
Với vị trí đặc biệt, hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng có tác động trực tiếp đến hoạt động của bộ máy lãnh đạo và các bộ phận khác trong cơ quan.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
1.1.2.1 Chức năng của Văn phòng
Văn phòng là một thực thể khách quan, tồn tại với những điều kiện nhất định thông qua mối quan hệ với môi trường xung quanh Nó có sự độc lập tương đối so với các tổ chức và đơn vị khác, thể hiện qua các quy luật tự nhiên và sự liên hệ giữa chúng.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tác động lẫn nhau trong hệ thống và thể hiện phương diện xã hội thông qua các hoạt động có ý thức, mục tiêu rõ ràng và khả năng tự điều chỉnh phù hợp với môi trường Các chức năng của văn phòng có thể được khái quát như sau:
Một là chức năng tham mưu tổng hợp:
Vài nét về Doanh nghiệp và các Tập đoàn kinh tế
1.2.1 Doanh nghiệp Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2005 ghi: doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, tập hợp nguồn lực tài chính, vật chất và nhân lực để thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng và tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ Mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi ích cho người tiêu dùng, từ đó cũng tối đa hóa lợi ích cho chủ sở hữu, đồng thời kết hợp hài hòa với các mục tiêu xã hội.
Trong Luật Doanh nghiệp năm 2005, điều 146, khoản 2 có ghi:
“Nhóm công ty bao gồm các hình thức sau đây: a) Công ty mẹ - công ty con; b) Tập đoàn kinh tế; c) Các hình thức khác”
Tập đoàn kinh tế là một nhóm doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ về lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và các dịch vụ kinh doanh khác Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau, nhưng tất cả các khái niệm về tập đoàn kinh tế đều thống nhất ở điểm này.
Các đặc điểm chính của tập đoàn kinh tế:
- Tập đoàn không có tư cách pháp nhân mà các doanh nghiệp thành viên mới có
- Tập đoàn không có vốn và tài sản chung
- Liên kết chủ yếu dưới hình thức công ty mẹ - công ty con, có từ hai cấp doanh nghiệp trở lên
Liên kết giữa các công ty có thể được thực hiện thông qua nhiều hình thức như đầu tư, góp vốn, sáp nhập, mua lại, tổ chức lại, hoặc thông qua hợp đồng liên kết Những hình thức này có thể có hoặc không có vốn đầu tư từ công ty mẹ.
Tập đoàn kinh doanh (TĐKD) là tổ hợp các công ty hoạt động trong cùng một ngành hoặc nhiều ngành khác nhau, có tiềm lực kinh tế - tài chính mạnh mẽ Với cơ cấu phức tạp, TĐKD không chỉ kinh doanh mà còn liên kết kinh tế để tăng cường tích tụ, tập trung, nâng cao khả năng cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận Hình thức này ngày càng trở nên phổ biến và có vai trò chi phối, tác động mạnh mẽ đến nền kinh tế toàn cầu trong giai đoạn hiện nay.
TĐKD có những đặc điểm nổi bật như quy mô lớn về vốn, lao động, doanh thu và thị trường, với phạm vi hoạt động rộng rãi cả trong nước và quốc tế Nó thường sở hữu một cấu trúc hỗn hợp với nhiều chủ sở hữu, nhưng có một chủ thể chính đóng vai trò chi phối TĐKD hoạt động đa ngành và đa lĩnh vực, với một ngành chủ đạo được xác định Cơ cấu tổ chức của TĐKD cũng rất phức tạp, thường bao gồm một công ty mẹ chi phối các công ty con về mặt tài chính và chiến lược phát triển.
General Motors, được thành lập vào năm 1908, đã phát triển thành một tập đoàn kinh doanh đa quốc gia lớn nhất Hoa Kỳ, với ngành sản xuất ô tô chiếm 80 - 90% tổng doanh thu và có 136 công ty con trên toàn cầu Tại Việt Nam, Đại hội IX của Đảng đã đề ra mục tiêu trong 5 năm tới là xây dựng các tập đoàn kinh tế mạnh từ các tổng công ty nhà nước, kết hợp với các thành phần kinh tế khác Theo Quyết định 91/TTg, Nhà nước khuyến khích thành lập tổng công ty theo mô hình tập đoàn kinh doanh đa ngành, với quy mô lớn và vốn pháp định tối thiểu 1.000 tỉ đồng, trong đó phải có ngành chủ đạo Chính sách này nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm dần chế độ quản lý hành chính, và tăng cường vai trò quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế.
Mô hình tập đoàn kinh tế được công nhận là ưu việt và phù hợp hơn trong bối cảnh hội nhập so với mô hình tổng công ty Để xây dựng các tập đoàn kinh tế mạnh, bước đầu tiên là chuyển đổi các tổng công ty và doanh nghiệp Nhà nước sang mô hình công ty mẹ - công ty con Tuy nhiên, để tiến tới mô hình tập đoàn kinh tế, cần giải quyết những bất cập và tồn tại từ mô hình tổng công ty và doanh nghiệp Nhà nước, trong đó vấn đề sở hữu thu hút sự quan tâm lớn từ các nhà đầu tư.
Những vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy
1.3.1 Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong cơ quan, đơn vị
1.3.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy
Theo từ điểm Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ thì tổ chức có 3 định nghĩa sau:
- Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể có một cấu tạo, cấu trúc và chức năng nhất định
- Tổ chức là làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả cao hơn
- Tổ chức còn đi liền với khái niệm là làm công tác cán bộ
Công tác tổ chức là quá trình thành lập và thiết kế các bộ phận trong một tổ chức nhằm thực hiện các hoạt động cần thiết Nó cũng bao gồm việc xác định mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận này.
Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo ra môi trường thuận lợi cho từng cá nhân và bộ phận, giúp họ phát huy sự nhiệt tình và đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ chung Để đạt được điều này, cần phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, tránh sự trùng lặp và chồng chéo trong công việc.
Khái niệm c ơ cấu tổ chức bộ máy văn ph òng
Cơ cấu tổ chức của một cơ quan hay đơn vị là sự sắp xếp hợp lý các bộ phận thành một thể thống nhất, trong đó mỗi bộ phận được giao nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể Tất cả đều hoạt động dưới sự lãnh đạo của nhà quản trị cấp cao nhất trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức văn phòng bao gồm các bộ phận khác nhau được sắp xếp để thực hiện nhiệm vụ công tác văn phòng Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm của từng cơ quan, cơ cấu tổ chức này sẽ có sự khác biệt Tuy nhiên, thường có 8 bộ phận chính trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan.
7 Theo bài giảng của TS Lê Văn In - Tiến sĩ chính trị hành chính - chuyên viên cao cấp
8 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Hảo, (2005), Quản trị văn phòng, NXB Laođộng - Xã hội, Hà Nội, trang 11, 12
Bộ phận hành chính văn thư chịu trách nhiệm quản lý và điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, bảo mật và quản lý hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.
Bộ phận tổng hợp bao gồm các chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, có nhiệm vụ nghiên cứu và tư vấn về chủ trương, đường lối chính sách từ cấp trên Họ hỗ trợ thủ trưởng trong công tác lãnh đạo và điều hành hoạt động, đồng thời theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời và đề xuất các phương án giải quyết.
Bộ phận quản trị đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các phương tiện cùng điều kiện cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan Đồng thời, bộ phận này cũng quản lý, sửa chữa và theo dõi việc sử dụng các phương tiện vật chất nhằm tối ưu hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ sưu tầm, phân loại, đánh giá và chỉnh lý các tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan Họ thực hiện lưu trữ tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của tổ chức, đồng thời hướng dẫn công tác lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu cho các bộ phận trong cơ quan.
Bộ phận tài vụ, nếu không có bộ phận chuyên trách trong cơ quan, có nhiệm vụ dự trù kinh phí cho các hoạt động của tổ chức, thực hiện việc cấp phát và theo dõi việc sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
Bộ phận tổ chức nhân sự có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động quan trọng như tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng lao động Ngoài ra, bộ phận này còn theo dõi, đánh giá hiệu quả lao động, tổ chức công tác khen thưởng và kỷ luật, cũng như quản lý hồ sơ nhân sự.
Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh cho hoạt động của cơ quan, đồng thời bảo vệ môi trường và cảnh quan của đơn vị Họ cũng thực hiện kiểm tra và đôn đốc các bộ phận tuân thủ quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính là người phụ trách văn phòng, có trách nhiệm điều hành và đảm bảo kết quả hoạt động của văn phòng trước thủ trưởng cơ quan Hỗ trợ cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính là các Phó chánh văn phòng hay Phó trưởng phòng, những người này chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được phân công và giải quyết công việc theo sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng.
Mỗi bộ phận trong văn phòng sẽ được giao cho một người phụ trách, như Trưởng phòng hoặc tổ trưởng, có trách nhiệm báo cáo với Chánh văn phòng về việc điều hành và kết quả hoạt động của bộ phận đó.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp bao gồm việc phân công nhiệm vụ cho các phòng, ban khác nhau, đồng thời cần thiết phải điều hòa và phối hợp các hoạt động để đạt được mục tiêu tổng thể.
Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp bao gồm các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, nhằm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong cơ quan, đơn vị
Các loại cơ cấu tổ chức bộ máy
1.4.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản Đặc điểm: Đây là mô hình tổ chức không phức tạp, trong mô hình này quyền hành quản trị tập trung cao độ vào một người duy nhất, ít đầu mối quản lý
Bộ máy tổ chức của mô hình này đơn giản, đó là bộ máy tổ chức thấp, tầm hạn quản trị rộng
- Xét về cấp bậc quản trị, tổ chức thường chỉ có 2 tầng nấc trung gian Áp dụng:
Cơ cấu tổ chức này phù hợp với các cơ quan, đơn vị và tổ chức xí nghiệp sản xuất nhỏ, trong đó nhà quản trị đóng vai trò vừa là chủ sở hữu vừa là người quản lý, với mọi quyền hành tập trung vào một cá nhân.
- Đối với loại hình dịch vu thì được áp dụng đối với tiệm ăn, cửa hàng…
- Doanh nghiệp mới thành lập Ưu điểm:
- Bộ máy tổ chức hoạt động nhanh nhẹn, linh hoạt, chi phí quản lý ít
- Việc kiểm tra, kiểm soát và điều chỉnh được thực hiện dễ dàng
- Chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô hoạt động kinh doanh nhỏ, có tính cách gia đình
1.4.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Mô hình tổ chức theo chức năng là cách sắp xếp nhân viên thành các nhóm, tạo ra các đơn vị chức năng dựa trên loại công việc cụ thể, thể hiện kỹ năng và hoạt động khác nhau của từng cá nhân.
Ví dụ như kế toán, marketing, kinh doanh, bán hàng, tổ chức, nhân sự… Đặc điểm:
Trong cơ cấu tổ chức, mỗi vị trí được phân công theo chức năng để đạt được mục tiêu chung Các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính và marketing có trách nhiệm báo cáo cho giám đốc, người điều phối các hoạt động và chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty.
- Mỗi đơn vị có một mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể phù hợp với chức năng của bộ phận
Mỗi đơn vị chức năng đều có một nhà quản trị chịu trách nhiệm chung trước nhà quản trị cấp cao về các hoạt động hàng ngày của bộ phận mình Điều này giúp đảm bảo sự quản lý hiệu quả và minh bạch trong công việc.
- Hiệu quả tác nghiệp cao do có sự chuyên môn hoá nghề nghiệp vì công việc lặp đi, lặp lại hàng ngày
- Nhân viên tích luỹ được kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn
- Sử dụng tài nguyên trong cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả (nhân lực, tài chính, kỹ thuật, công nghệ, thông tin )
- Đơn giản hóa việc đào tạo chuyên viên
Tiêu chuẩn hóa nghề nghiệp và phong cách làm việc của nhân viên là rất quan trọng để nâng cao khả năng giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc một cách chính xác.
Các bộ phận thường ưu tiên lĩnh vực chuyên môn của mình hơn so với các bộ phận chức năng khác, điều này tạo ra ranh giới giữa các bộ phận và dẫn đến sự hợp tác không chặt chẽ.
Lợi ích tối cao của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng tiêu cực bởi các mục tiêu chức năng nếu nhà quản trị không thực hiện các biện pháp điều chỉnh hợp lý.
- Nhà quản trị gặp khó khăn trong việc quán xuyến cũng như phối hợp các bộ phận chức năng trong hành động
Mâu thuẫn có thể xảy ra giữa các đơn vị chức năng khác nhau do sự khác biệt trong mục tiêu và nhiệm vụ khi nhà quản trị thiết lập các mục tiêu và chiến lược kinh doanh.
Những vấn đề cơ bản về Văn phòng doanh nghiệp
Trước sự phát triển nhanh chóng của cuộc cách mạng khoa học công nghệ và sự cạnh tranh toàn cầu, cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, vai trò của quản trị văn phòng doanh nghiệp đã trở thành một trọng tâm quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Các nhà quản trị cần xem xét và đánh giá lại vai trò này để đáp ứng tốt hơn với những thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Quản trị hành chính văn phòng
Quản trị sản xuất kinh doanh
Các nhà quản trị học nhận định rằng trước đây, doanh nghiệp chỉ chú trọng vào dây chuyền sản xuất, công nghệ và dịch vụ, coi văn phòng là nơi xử lý công việc giấy tờ thụ động Tuy nhiên, ngày nay, cần xác định lại vai trò của văn phòng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong sản xuất kinh doanh, giúp nâng cao năng suất và đối phó với thách thức cạnh tranh trong bối cảnh kinh tế xã hội Văn phòng cần chuyển hướng tập trung vào nghiên cứu và phát triển, hướng tới việc xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, phù hợp với xu thế thời đại.
Một doanh nghiệp làm ăn có lợi nhuận cao là doanh nghiệp đó đã làm tốt công tác quản trị hành chính văn phòng
1.5.1 Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
1 Chức năng thu thập xử lý thông tin yểm trợ cho lãnh đạo về mặt hành chính trong việc ra quyết định một cách chính xác, kịp thời và có hiệu quả Chức năng này của văn phòng góp phần vào việc giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng suất, hiệu quả lợi nhuận vì thế người ta gọi chức năng này là tư vấn - tham mưu cho lãnh đạo
2 Ngoài chức năng cơ bản nói trên văn phòng doanh nghiệp còn có một chức năng cung ứng dịch vụ phục vụ hoạt động cho lãnh đạo và cho toàn bộ các hoạt động khác của doanh nghiệp, nhằm giúp cho doanh nghiệp hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Chức năng này thực chất là ở chỗ bảo đảm các điều kiện về vật chất, phương tiện sinh hoạt cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
1.5.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp Để thực hiện chức năng xử lý thông tin yểm trợ cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản trị đưa ra quyết định một cách kịp thời, hiệu quả và cung ứng dịch vụ cho lãnh đạo và toàn bộ cán bộ nhân viên của một tổ chức, văn phòng doanh nghiệp phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ sau:
4 Công tác viễn thông (dịch vụ điện tử);
5 Công tác in ấn, phát hành;
7 Công tác xử lý văn bản;
9 Quản lý công văn giấy tờ và hồ sơ lưu trữ;
11 Quản lý về nhân sự
Người ta phân 11 nhiệm vụ này thành các nhóm khác nhau trên cơ sở dựa vào đặc điểm, tính chất hoạt động của các nhiệm vụ:
Nhóm 1 Nhóm nghiệp vụ chuyên môn sâu mang tính chất phải đào tạo chuyên ngành: kế toán, tài chính, kế hoạch, thống kê, quản lý nhân sự
Nhóm 2 Các nhiệm vụ thuộc quy trình xử lý thông tin: viễn thông, in ấn, xử lý văn bản, xử lý dữ liệu
Nhóm 3 Các nhiệm vụ mạng tính tổng hợp và hành chính
Từ 3 nhóm trên sẽ hình thành các bộ phận của văn phòng Nếu các bộ phận này lớn sẽ thành lập nên các phòng chức năng riêng
1.5.3 Tổ chức bộ máy làm việc của văn phòng doanh nghiệp 9
Gồm 3 mô hình cơ bản:
Tất cả các nhiệm vụ yểm trợ và hành chính liên quan đến việc xử lý thông tin được tập trung tại một phòng làm việc duy nhất, dưới sự quản lý của Chánh văn phòng và Phó chánh văn phòng.
Mười một nhiệm vụ nêu trên, mặc dù được tập trung tại một địa điểm, có thể được phân chia thành các nhóm khác nhau tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động Các nhóm này có thể là bộ phận, và trong trường hợp quy mô lớn, chúng có thể được tổ chức thành các phòng ban để thực hiện các mục tiêu cụ thể.
Mô hình này thường áp dụng cho các tập đoàn, tổng công ty, hãng lớn
9 Theo bài giảng của TS Lê Văn In - Tiến sĩ Chính trị hành chính, chuyên viên cao cấp
Sơ đồ mô hình tổ chức văn phòng tập trung
Trong mô hình này, các nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo trong việc xử lý thông tin và cung cấp dịch vụ được phân chia đồng đều cho các phòng ban và các khối đơn vị trực thuộc.
Văn phòng Giám đốc tại công ty là một không gian nhỏ, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính.
Trong văn phòng này có 3 loại biên chế làm việc:
- Những người làm tạp vụ
Loại văn phòng phân tán này thường áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động theo dịch vụ kinh doanh, như du lịch, nhà hàng, khách sạn…
4 Công tác viễn thông (dịch vụ điện tử);
5 Công tác in ấn, phát hành;
7 Công tác xử lý văn bản;
9 Quản lý công văn giấy tờ và hồ sơ lưu trữ;
11 Quản lý nhân sự Đơn vị trực thuộc Đơn vị trực thuộc Đơn vị trực thuộc Đơn vị trực thuộc
Sơ đồ mô hình tổ chức văn phòng phân tán
3 Mô hình nửa phân tán, nửa tập trung Ở mô hình này các nhiệm vụ mang tính chuyên môn sâu: kế toán, tài vụ, thống kê, quản lý nhân sự… được tách thành các phòng chức năng riêng
Các nhiệm vụ còn lại bao gồm quy trình xử lý thông tin, hành chính tổng hợp, và quản trị tài sản, vật chất được tập trung vào một phòng chức năng riêng biệt, gọi là phòng Hành chính quản trị Phòng này hoạt động dưới sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp của Giám đốc và Phó giám đốc.
Mô hình này thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất vừa và nhỏ
Sơ đồ mô hình nửa phân tán, nửa tập trung
- Quy trình xử lý TT
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG CỦA MỘT SỐ TẬP
Giới thiệu vài nét về các tập đoàn
Tầng 25, 37 Tôn Đức Thắng, Quận 1, TP HCM ÐT: (08) 39 101 660; Fax: (08) 39 100 899
Prudential Việt Nam, một trong những công ty hàng đầu trong ngành bảo hiểm nhân thọ, đã xây dựng mạng lưới hơn 80 Trung tâm Phục vụ khách hàng, Văn phòng Chi nhánh và Văn Phòng Tổng đại lý trên toàn quốc Công ty hiện đang chiếm lĩnh thị trường Bảo hiểm Nhân thọ với hơn 41% thị phần doanh thu phí bảo hiểm, theo báo cáo từ Hiệp hội Bảo Hiểm Việt Nam trong 9 tháng đầu năm 2007.
Công ty Quỹ đầu tư Prudential Việt Nam, được thành lập vào tháng 06/2005, là một trong những Công ty Quản lý Quỹ hàng đầu tại Việt Nam với số lượng cổ đông lớn nhất Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư của công ty hiện đang phục vụ hơn 9,300 khách hàng trên toàn quốc và quản lý các quỹ có tổng giá trị trên 1,4 tỉ đô la Mỹ tính đến ngày 31/12/2007.
Prudential Việt Nam không chỉ đảm bảo an toàn tài chính cho khách hàng qua bảo hiểm nhân thọ và quản lý quỹ đầu tư, mà còn mở rộng sang lĩnh vực tín dụng cá nhân với sự ra đời của Công ty Tài chính Prudential Việt Nam (Pru-Finance) vào ngày 09 tháng 10 năm 2007 Là một tổ chức phi ngân hàng, Pru-Finance sử dụng vốn tự có và nguồn vốn huy động từ các nhà đầu tư để cung cấp các dịch vụ tài chính cho khách hàng và doanh nghiệp Việt Nam Hiện tại, công ty cung cấp các sản phẩm như vay tiêu dùng cá nhân, vay mua nhà và vay hỗ trợ mua sắm, nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân Việt Nam.
Sau hơn 8 năm hoạt động tại Việt Nam, Prudential đã đóng góp quan trọng trong việc thu hút vốn nhàn rỗi từ người dân để đầu tư vào nền kinh tế, đồng thời chuyển giao công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng Ngoài hoạt động kinh doanh, Prudential Việt Nam còn tích cực tham gia các hoạt động xã hội có ý nghĩa với cộng đồng Những nỗ lực này đã được ghi nhận qua các giải thưởng và danh hiệu trong năm 2007.
Công ty Bảo Hiểm Nhân Thọ đã vinh dự nhận Giải thưởng “Việt Nam Tốt Nhất” từ báo điện tử Vietnam Net, ghi nhận những đóng góp quan trọng của doanh nghiệp vào sự phát triển kinh tế Việt Nam.
Giải thưởng “Quả chuông vàng” đã được trao cho quảng cáo “Gương mặt Prudential”, xếp hạng trong top 10 đoạn phim quảng cáo xuất sắc nhất tại Giải thưởng Quảng cáo Sáng tạo Việt Nam do Bộ Văn hóa, Thể Thao và Du lịch tổ chức.
Giải thưởng “Thương Mại Dịch Vụ - Top Trade Service 2007” trong lĩnh vực tài chính được Bộ Công Thương tổ chức nhằm tôn vinh các doanh nghiệp có thành tích xuất sắc Giải thưởng này ghi nhận những nỗ lực vượt qua khó khăn và thách thức của các doanh nghiệp trước khi Việt Nam gia nhập WTO.
Giải thưởng “Rồng Vàng” trong 6 năm liền từ 2002 đến 2007 với danh hiệu “Dịch vụ Bảo Hiểm Nhân Thọ được người tiêu dùng ưa chuộng nhất”
Prudential Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ nhờ chiến lược toàn diện trong lĩnh vực tài chính, bao gồm Bảo hiểm, Đầu tư và Tài Chính Sự liên kết này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ tài chính mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam.
Prudential Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ hoàn hảo bằng cách đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng và đa dạng hóa sản phẩm, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng trên toàn quốc.
Prudential hiện có mặt tại 19 tỉnh thành và thị xã trên toàn quốc với hệ thống văn phòng giao dịch, văn phòng đại lý và trung tâm phục vụ khách hàng, thể hiện sự phát triển vững mạnh của công ty.
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHIỆP TÂN TẠO Địa chỉ: Lô 16, đường số 02, KCN Tân Tạo, P Tân Tạo A, Q Bình Tân, TP Hồ
Fax: 08 7508237 Email: info@tantaocity.com/ 2/ 3/ 4 - / 6/ /
WWW.ITAEXPRESS.COM.VN WWW.TANTAOCITY.COM
Tập đoàn Tân Tạo (ITA GROUP), hay còn gọi là Công ty cổ phần đầu tư công nghiệp Tân Tạo với tên viết tắt ITACO, được thành lập với mục tiêu phát triển ngành công nghiệp tại Việt Nam.
Công ty Cổ phần Đầu tư Khu Công nghiệp Tân Tạo, hay còn gọi là Tan Tao Investment & Industry Corporation, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực phát triển khu công nghiệp và cơ sở hạ tầng Công ty được thành lập vào ngày
Vào ngày 14 tháng 11 năm 1996 và 15 tháng 11 năm 2006, cổ phiếu của công ty được niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh với mã ITA Công ty là một trong 9 doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam được chọn gia nhập chỉ số chứng khoán toàn cầu Russell.
Khu công nghiệp Tân Tạo, được thành lập vào năm 1996, có tổng diện tích 442 ha, là khu công nghiệp lớn nhất trong số 10 khu công nghiệp tại TP.HCM và khu vực phía Nam.
KCN Tân Tạo, với vị trí giao thông thuận lợi trên trục lộ kết nối các tỉnh miền Tây Nam Bộ và đường Xuyên Á, đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa và xã hội ngoại thành Thành phố Hồ Chí Minh KCN này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của trung tâm Công nghiệp và Thương mại của thành phố mà còn góp phần vào sự phát triển của vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.
Tính đến tháng 09 đầu năm 2006, sau gần 10 năm hoạt động KCN Tân Tạo đã thu hút được trên 5.324 tỷ đồng và 122 triệu USD, với tổng số nhà đầu tư
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
2.2.1 TẬP ĐOÀN PRUDENTIAL VIỆT NAM
2.2.1.1 Mô hình tổ chức hệ thống bộ máy văn phòng
Tổng giám đốc điều hành
GĐ phân phối chiến lược
GĐ QL chungcác ban ngành, công ty
GĐ Hành chính nhân sự
GĐ Phân phối & Điều hành CNTT
GĐ đối ngoại trong nước
GĐ Tuyển dụng và dự án
GĐ Tìm hiểu thị trường
BP thi hành pháp lý CN phía bắc và trung TP
BP Công bố & Ký nhận
Chuyên viên thống kê BH
BP Tiếp thị sản phẩm
BP quan hệ báo chí
BP hành chính văn phòng
GĐ Dịch vụ Văn phòng
BP quản trị Dự án
CN Vùng Đb châu thổ S
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng tập đoàn Prudential Việt Nam
Kế toán, mua sắm và
Bộ phận kế toán và ngân sách
BP mua sắm trang thiết bị
BP tổ chức lễ tân, hội họp,
BP Quản trị tài sản,
Cơ cấu tổ chức văn phòng của Prudential Việt Nam bao gồm các phòng ban và bộ phận khác nhau, với Tổng giám đốc điều hành (CEO) đứng đầu tập đoàn.
- (CEO) - Người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy văn phòng tập đoàn, chịu trách nhiệm thực hiện hàng ngày các chính sách của hội đồng quản trị
Prudential là một tập đoàn lớn trong lĩnh vực bảo hiểm, với hơn 80 trung tâm và đại lý phục vụ khách hàng trên toàn quốc Để quản lý hệ thống này, Prudential Việt Nam đã tổ chức bộ máy điều hành thành 11 khu vực chính, mỗi khu vực do một Giám đốc đứng đầu Trong 11 khu vực chi nhánh, có 4 giám đốc và 7 trợ lý giám đốc phụ trách quản lý Các trung tâm và đại lý bảo hiểm hoạt động như những đơn vị cơ sở, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh bảo hiểm dưới sự điều hành của văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh.
Tại trụ văn phòng trụ sở chính cơ cấu tổ chức của Prudential có 8 bộ phận, phòng ban, tổng cộng có khoảng hơn 1400 cán bộ, nhân viên
Gồm bộ phận phân phối chiến lược do 1 giám đốc quản lý cấp trên và một giám đốc cấp dưới phụ trách tuyển dụng và dự án chi nhánh
Bộ phận tiếp theo trong cơ cấu của Prudential đảm nhiệm các nhiệm vụ như tìm hiểu thị trường, quản lý đại lý, xây dựng thương hiệu và truyền thông Mỗi bộ phận này đều có một giám đốc phụ trách quản lý trực tiếp Giám đốc phụ trách chung (General Manager) điều hành ba giám đốc của các bộ phận trên, và trợ lý giám đốc hỗ trợ về mặt hành chính cho giám đốc phụ trách chung.
Tiếp theo trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Prudential là phòng
Tập đoàn có trách nhiệm thi hành và đảm bảo các quy định pháp luật thông qua Giám đốc pháp lý, người phụ trách điều hành chung Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc pháp lý, có một trợ lý Giám đốc, hai chuyên viên tư vấn pháp luật, và một quản trị viên cấp cao phụ trách các vấn đề pháp lý tại thành phố Hồ Chí Minh, miền Bắc và miền Trung.
Phòng công nghệ thông tin được quản lý bởi một Giám đốc phân phối và điều hành, bao gồm các vị trí như quản trị viên điều hành, quản trị viên phụ trách Công bố và ký nhận bảo hiểm, quản trị viên cấp cao Quản trị dự án, Trợ lý giám đốc quản trị an ninh, Trợ lý giám đốc ứng dụng phát triển thiết bị điều hành, và Trợ lý giám đốc phân phối.
Phòng tài chính và thống kê bảo hiểm bao gồm một Giám đốc quản lý tài chính và thống kê bảo hiểm, một Kế toán trưởng, một Chuyên viên thống kê bảo hiểm, một Chuyên viên tài chính, và một Quản trị viên phụ trách tiếp thị sản phẩm.
Phòng Hành chính - nhân sự là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức văn phòng, do Giám đốc Hành chính - nhân sự lãnh đạo Dưới sự quản lý của Giám đốc, có các vị trí Giám đốc phụ trách quan hệ lao động và Giám đốc phụ trách đào tạo, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của bộ phận này.
& phát triển; Giám đốc phụ trách về mặt bồi thường và trợ cấp bảo hiểm; Trợ lý
Giám đốc về tuyển dụng; Trợ lý Giám đốc về dịch vụ văn phòng
Phòng Đối ngoại trong nước do Giám đốc đối ngoại lãnh đạo, bao gồm các bộ phận quan hệ báo chí và quan hệ đối ngoại, cùng với một quản trị viên phụ trách bộ phận quản trị hành chính văn phòng.
Ban đối ngoại có các nhiệm vụ chính như sau:
- Trợ giúp ban giám đốc trong công tác giao tiếp đối ngoại với các cơ quan chức năng, pháp luật, đối tác, khách liên hệ trong nước
- Liên lạc với đối tác trực tiếp bằng văn bản và bằng gặp gỡ, điện thoại
- Phát triển quan hệ với đối tác và khách hàng tiềm năng
- Tổng hợp, xử lý và đưa các thông tin lên bản tin của văn phòng tập đoàn
Giám đốc Hành chính nhân sự
TBP Bồi thường và trợ cấp
TBP Đào tạo & phát triển Trợ lý Giám đốc tuyển dụng
TBP Quan hệ lao động
Nhân viên văn phòng Ủy viên quản trị
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - nhân sự Prudential
Bộ phận Kế toán, mua sắm và quản trị tài sản của văn phòng tập đoàn đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị tài sản và cung ứng trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan Trưởng phòng (Chief Officer) là người đứng đầu, phụ trách quản lý các bộ phận này.
2.2.1.2 Đội ngũ cán bộ trong Văn phòng
Tổng số cán bộ và nhân viên tại văn phòng tập đoàn Prudential là khoảng 1430 người, trong đó đội ngũ cán bộ có trình độ năng lực cao, với phần lớn sở hữu bằng đại học trở lên.
Phòng Hành chính nhân sự: có tổng số 72 cán bộ nhân viên, quản trị viên văn phòng gồm 17 người
Bộ phận pháp lý có tất cả 29 cán bộ, nhân viên, trong đó 26 người là cán bộ
Phòng phân phối và điều hành công nghệ thông tin có 73 cán bộ văn phòng
Bộ phận tài chính và thống kê bảo hiểm có tổng thể 91 cán bộ, nhân viên
Bộ phận đối ngoại có 18 cán bộ, nhân viên
Bộ phận Kế toán, mua sắm và quản trị tài sản có 69 cán bộ, nhân viên Đội ngũ này được tuyển dụng với các yêu cầu về kỹ năng đa dạng, nhằm đáp ứng nhu cầu của tập đoàn.
- Tốt nghiệp đại học chính quy các ngành: Kinh tế, quản trị kinh doanh, ngân hàng, ngoại ngữ, luật
- Trình độ tiếng Anh nghe nói, giao tiếp, đọc viết ở mức thành thạo
- Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, chịu được áp lực công việc
- Ưu tiên những người có kinh nghiệm…
2.2.1.3 Cách thức tổ chức làm việc, phân công nhiệm vụ của văn phòng
Prudential là một tập đoàn bảo hiểm lớn, hoạt động rộng rãi trên toàn quốc Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, với mô hình văn phòng điều hành tập trung Các chức năng chính của văn phòng bao gồm phân phối chiến lược, hành chính nhân sự, thị trường, thương hiệu và truyền thông, pháp lý, công nghệ thông tin, tài chính, thống kê bảo hiểm, đối ngoại trong nước, kế toán và mua sắm.
Mô hình tổ chức văn phòng của tập đoàn Prudential là mô hình văn phòng tập trung, với các chức năng được phân chia thành từng phòng ban và bộ phận để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ hiệu quả, phù hợp với quy mô và tính chất lớn của tổ chức.
Tại Prudential, mỗi phòng ban đều có nhân viên hành chính, bao gồm ít nhất một trợ lý và một thư ký, đảm nhiệm công tác tổng hợp hành chính cho Giám đốc bộ phận Thư ký trong các bộ phận này được xem như quản trị viên cấp trung.
Thông tin được tổ chức theo quy trình từ Tổng Giám đốc điều hành xuống các Giám đốc bộ phận, sau đó các Giám đốc bộ phận triển khai trong nội bộ Công việc tổng hợp hành chính do các trợ lý Giám đốc đảm nhiệm và báo cáo lên Giám đốc bộ phận Cuối cùng, các Giám đốc bộ phận sẽ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc điều hành, nơi thư ký của Tổng Giám đốc sẽ tổng hợp các vấn đề hành chính trước khi trình lên Tổng Giám đốc điều hành.
