Chỉnh Lý Khoa Học Tài Liệu Lưu Trữ Tại Phông Ủy Ban Nhân Dân Huyện Củ Chi - Thực Trạng Và Giải Pháp .Pdf

- Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu của phông và thực trạng chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện Củ Chi với n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ BÌNH

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2019

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ BÌNH

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các trích dẫn, số liệu trong Luận văn là trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau được ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Học viên cao học

Nguyễn Thị Bình

Trong thời gian học tập và nghiên cứu chương trình đào tạo sau đại học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các Thầy, Cô, các anh, chị và các bạn Với lòng kính trọng và biết ơn, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô đã truyền đạt kiến thức trong quá trình học tập tại Trường

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng là người hướng dẫn trực tiếp đã hướng dẫn, động viên và tạo mọi điều kiện cho tôi trong quá trình nghiên cứu, thực hiện luận văn này

Tôi chân thành cảm ơn các anh, chị tại UBND huyện Củ Chi đã giúp

đỡ và tạo điều kiện cho tôi nghiên cứu và thu thập số liệu để hoàn thành luận văn

Cảm ơn các anh, chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều kiện và hỗ trợ về mặt thời gian để giúp tôi hoàn thành đề tài

Mặc dù bản thân đã rất nỗ lực, cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, Cô để bản thân có thể hoàn thiện luận văn tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 9

1.1 Khái quát về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 9

1.1.1 Tài liệu lưu trữ 9

1.1.2 Công tác lưu trữ 11

1.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ và chỉnh lý tài liệu Uỷ ban nhân dân cấp huyện 20

1.2.1 Khái niệm 20

1.2.2 Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý 20

1.2.3 Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ 22

1.2.4 Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ 23

1.2.5 Chỉnh lý tài liệu phông ủy ban nhân dân cấp huyện 30

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI 36

2.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi 36

2.1.1 Vị trí, chức năng 36

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 37

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 39

2.2 Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi 41

2.2.1 Tài liệu từ năm 1975 đến 1993 41

2.2.2 Tài liệu từ năm 1994 đến 2016 52

2.3 Nhận xét chung 57

3.1 Một số phương hướng, nhiệm vụ nâng cao chất lượng chỉnh lý tài

liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi 62

3.2 Các giải pháp 65

3.2.1 Nhóm giải pháp để đảm bảo điều kiện nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 65

3.2.2 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 68

KẾT LUẬN 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

PHỤ LỤC 90

Phụ lục số 1 92

Phụ lục số 2 95

Phụ lục số 3 113

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do nghiên cứu đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ

đã góp phần tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc Tài liệu lưu trữ là bức tranh tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nước qua các thời kỳ lịch sử và là minh chứng xác thực về bề dày lịch sử và truyền thống của dân tộc Do tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, nên ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu lưu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”[14] Ngày 26 tháng 12 năm 1981, Hội đồng

Bộ trưởng đã có quyết định số 168-HĐBT về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm giữ gìn, quản

lý thống nhất và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của quốc gia Quyết định chỉ rõ: “ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ khối tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, lịch sử… của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan nhà nước, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo” [24, tr.1]

Từ khái niệm và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ như đã nêu trên, chúng ta

có thể khẳng định công tác lưu trữ là một mặt hoạt động rất quan trọng của Nhà nước và của từng cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, để phát huy được giá trị, tài liệu lưu trữ cần được tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp

vụ của công tác lưu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa hết sức quan trọng Bởi vì:

Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự của tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ khác như thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu Vì vậy, công tác chỉnh lý rất quan trọng, góp phần quyết định chất lượng của mỗi phông lưu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho lưu trữ nói chung

Tuy vậy, hiện nay, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu ở nước ta nói chung và các Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng, trong đó có Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi đang còn nhiều hạn chế, thiếu sót cần được khắc phục

Qua khảo sát thực tế tại Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi, tài liệu

khi giao nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn bảo quản rải rác ở nhiều vị trí gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế; tài liệu một số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng Chỉnh lý tài liệu được đặt ra

do tài liệu từ văn thư nộp vào lưu trữ bị phân tán, không lập hồ sơ, không có công cụ tra cứu theo hồ sơ, hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa hoàn chỉnh, hoặc không đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ Với tình trạng như vậy, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ không thể tra cứu được khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết

định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố

Hồ Chí Minh về mạng lưới các lưu trữ lịch sử và chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ cấp huyện thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện đều phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hoàn chỉnh, đạt chất lượng tốt phông lưu trữ UBND huyện Củ Chi để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố

là rất cấp thiết

Chính vì những lý do trên, tôi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu

lưu trữ tại Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi” để làm luận văn tốt

nghiệp, với mong muốn làm rõ thực trạng công tác chỉnh lý và đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế, thiếu sót, nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu Phông UBND huyện Củ Chi, góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ ở các quận, huyện thuộc Thành phố Hồ Chí Minh không ngừng phát triển

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu Trong phạm vi cả nước,

đã có nhiều công trình nghiên cứu được viết thành sách như: “Công tác lưu

trữ Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,

Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn

Thâm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn,

2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng” của Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan,

tổ chức” của Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2016; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2016; “Từ điển tra cứu

nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm, 2015, v.v

Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về lý luận của công tác lưu trữ nói chung và nội dung chỉnh lý tài liệu nói riêng Đây là những công trình tạo cơ sở lý luận rất quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài của học viên

Các đề tài luận văn cao học có thể kể đến các công trình nghiên cứu sau: Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học về “Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc” - Nguyễn Công Trọng, năm 2004; Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học về “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tỉnh Phú Thọ” - Bùi Thu Hà, năm 2008; Luận văn thạc sỹ Lưu trữ học về “Tổ chức khoa học tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường” - Hoàng Thị Hương Giang, năm 2014; Luận văn thạc

sỹ Lưu trữ học về “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” -

Lê Thanh Hùng, năm 2014,v.v

Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu được đăng tải trong các tạp chí khoa học và kỷ yếu hội thảo khoa học về lưu trữ như:

Bài viết “Nguyên tắc xuất xứ và lý thuyết về phân loại tài liệu” của tác giả Dương Văn Khảm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2007; Bài viết “Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn

Đăng Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; Bài viết “Bàn về thuật ngữ Chỉnh lý trong khoa học Lưu trữ” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp

chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015;

Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2012 tại

TP Hồ Chí Minh; Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 5 năm 2016 tại Lâm Đồng; Hội thảo nghiệp vụ

“Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017 tại Hà Nội, v.v

Nói tóm lại, các sách, giáo trình, công trình nghiên cứu nêu trên đã hướng dẫn, đánh giá, phân tích những vấn đề cơ bản có tính lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu Những tài liệu này giúp học viên trang bị cơ sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ về đề tài đang nghiên cứu, góp phần giúp học viên đưa ra những nhận định chính xác, khách quan hơn khi giải quyết vấn đề

Tuy nhiên, hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi Do đó đề tài luận văn của học viên không trùng lặp với các đề tài khác

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và pháp lý làm tiền đề, làm khung pháp lý khoa học cho nghiên cứu nội dung luận văn Đồng thời, trên cơ sở đánh giá đúng thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu phông Ủy ban Nhân dân huyện Củ Chi, luận văn đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý của phông lưu trữ này và có thể áp dụng cho các phông lưu trữ

Ủy ban nhân dân các quận, huyện khác trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

và các tỉnh, thành khác trong cả nước

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nhất là chỉnh lý tài liệu Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Nghiên cứu, khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi và một số quận, huyện khác nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm

- Trên cơ sở đánh giá thực trạng nghiên cứu, luận văn đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tại phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi và Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động lưu trữ bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ Trong giới hạn của luận văn, học viên chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi

- Về thời gian: Luận văn nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện Củ Chi từ năm 1975 đến năm 2016

- Về nội dung: Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

5.1 Phương pháp luận

Luận văn vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phương pháp luận của khoa học lưu trữ như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

- Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình chỉnh lý tài liệu từ khi thành lập Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi, do đó, khi nghiên cứu đề tài, học viên đã vận dụng phương pháp này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ khi hình thành phông lưu trữ đến nay

- Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phương pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông lưu trữ UBND quận, huyện khác nhau, để từ đó có thể đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn

- Phương pháp điều tra khảo sát: Phương pháp này được vận dụng khi

tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu của phông và thực trạng chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện Củ Chi với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu; để từ đó phát hiện những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong chỉnh lý tài liệu của phông

- Ngoài ra, các phương pháp logic, sử liệu học, phỏng vấn, trao đổi… cũng được sử dụng để từ đó có cái nhìn toàn diện từ phương diện lý luận và thực tiễn về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông UBND huyện

6 Đóng góp của đề tài

- Về mặt khoa học: luận văn đã tổng hợp, hệ thống hóa những vấn đề

cơ bản về lý luận và pháp lý liên quan đến công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu phông Ủy ban nhân cấp huyện nói riêng, tạo điều kiện vận dụng có hiệu quả vào công tác chỉnh lý một phông lưu trữ UBND huyện cụ thể

- Về mặt thực tiễn: luận văn đánh giá đúng thực trạng tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông UBND huyện Củ Chi với những ưu điểm, khuyết điểm, đề xuất

được những giải pháp cần thiết, giúp huyện Củ Chi và các quận, huyện khác

có thể vận dụng để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt hơn

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài các phần Mở đầu, Phụ lục, kết cấu Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý khoa học tài liệu lưu

trữ phông ủy ban nhân dân cấp huyện

Chương 2 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban

nhân dân huyện Củ Chi

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Phông Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

1.1 Khái quát về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

1.1.1 Tài liệu lưu trữ

Hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong xã hội đã sản sinh ra rất nhiều văn bản, giấy tờ khác nhau (gọi chung là tài liệu) Trong những tài liệu

đó, có loại ít có giá trị không cần thiết phải lưu giữ lâu dài, có loại có giá trị

về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ, cần được lưu giữ lâu dài để phục vụ cho các yêu cầu của cơ quan, tổ chức, của toàn xã hội và đã trở thành tài liệu lưu trữ

Khái niệm về tài liệu lưu trữ, ở nước ta cũng như trên thế giới đang có những cách diễn đạt khác nhau trong các công trình nghiên cứu khoa học và các văn bản pháp luật của Nhà nước Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992: Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ

để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội [55, tr.72]

Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001: Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị

vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật

lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn

Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp [28,tr.1]

Hiện nay, ở nước ta, Luật Lưu trữ (2011), là văn bản pháp lý cao nhất, trong đó khái niệm tài liệu lưu trữ đã được ghi rõ: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu

có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[25, tr.1]

Từ những khái niệm trên cho chúng ta thấy rằng, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị, phục vụ cho hoạt động thực tiễn, giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức; phục vụ nghiên cứu khoa học, nhất là khoa học lịch sử Tài liệu lưu trữ có mức độ chính xác cao, là nguồn thông tin gốc quý giá Vì thế, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải bảo quản an toàn tài liệu, làm bằng chứng để bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của mình

Tùy theo chức năng, nhiệm vụ được giao, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra những loại tài liệu lưu trữ khác nhau Mỗi loại tài liệu có những đặc điểm riêng về nội dung cũng như chất liệu chế tác, hình thức thể hiện Căn cứ vào những đặc điểm làm ra và nội dung của tài liệu, tài liệu lưu trữ thường được chia thành bốn loại chủ yếu:

- Tài liệu hành chính (tài liệu quản lý hành chính): gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường Đây là loại tài liệu phổ biến nhất và nhiều nhất hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: là tài liệu phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật, chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: đồ án thiết kế các công trình xây dựng

cơ bản, tài liệu thiết kế chế tạo máy, tài liệu về điều tra địa chất, địa hình, tài liệu khí tượng thủy văn, tài liệu nghiên cứu khoa học

- Tài liệu nghe nhìn: là những tài liệu được ghi lại bằng hình ảnh và âm thanh về nội dung các sự việc, sự kiện diễn ra trong quá trình hoạt động của

cơ quan Tài liệu nghe nhìn có các loại như tấm phim, bức ảnh, phim điện ảnh, băng hình, băng ghi âm

- Tài liệu điện tử: là loại tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân bằng phương tiện điện tử như công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Tài liệu điện tử bao gồm các file dữ liệu, cơ sở dữ liệu (còn được gọi là: “Thông điệp dữ liệu”)

1.1.2 Công tác lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm

Công tác lưu trữ ra đời để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội và của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân

Hiện nay, khái niệm công tác lưu trữ đang có những cách diễn đạt khác nhau Cụ thể như:

Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992): “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, pháp chế

và thực tiễn về tổ chức khoa học bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [55, tr.23]

Theo PGS.TS Dương Văn Khảm: “Công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung,

bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [65, tr.128]

Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạn năm 2016 đưa ra định nghĩa về khái niệm công tác lưu trữ như sau: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ” [62,tr.46]

Qua các khái niệm đã nêu trên chúng ta có thể hiểu một cách chung nhất về công tác lưu trữ như sau: Công tác lưu trữ là một hoạt động của các

cơ quan, tổ chức bao gồm toàn bộ quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ

chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Nội dung của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Để thực hiện tốt nhiệm vụ cần phải xác định được những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ

Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam, năm 2015, nội dung của công tác lưu trữ gồm hai quy trình chính

đó là: quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý nghiệp vụ lưu trữ Hai quy trình đó bao gồm những hoạt động cụ thể như sau:

- Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ;

- Tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các quy định của nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ;

- Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ;

- Tổ chức đào tạo cán bộ công chức, lưu trữ;

- Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;

- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho yêu cầu nghiên cứu của xã hội

a) Quản lý nhà nước công tác lưu trữ

Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội

Quản lý nhà nước công tác lưu trữ là sự tác động của nhà nước thông qua pháp luật, bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ để công tác lưu trữ phát triển theo đúng những mục tiêu đã định của nhà nước và của toàn xã hội

Theo Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, năm 2001, nội dung quản lý nhà nước

về lưu trữ bao gồm:

- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ;

- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia;

- Thống kê nhà nước về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ;

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ;

- Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Các nội dung về quản lý nhà nước công tác lưu trữ còn được quy định chi tiết trong Luật lưu trữ (2011) và nhiều văn bản pháp luật về công tác lưu trữ quan trọng khác

b) Hoạt động lưu trữ

Hoạt động lưu trữ không phải là một từ ngữ riêng của chuyên ngành lưu trữ, nhưng hiện nay được sử dụng trong một số văn bản pháp luật để chỉ các khâu nghiệp vụ cơ bản trong công tác lưu trữ

Luật Lưu trữ (2011) đã quy định rõ: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [25,tr.1]

Từ khái niệm nêu trên, nội dung của hoạt động lưu trữ gồm các khâu nghiệp vụ cơ bản sau đây:

Thứ nhất Thu thập tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu lưu trữ một hoạt động thường xuyên trong các cơ quan, tổ chức Theo Luật Lưu trữ năm 2011, Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử [25,tr.2]

Nội dung của việc thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan là xác định các nguồn tài tài liệu có giá trị được sản sinh ở các đơn vị, cá nhân trong cơ quan cần được thu thập vào lưu trữ Đồng thời, giúp các cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ tài liệu do các đơn vị, cá nhân trong cơ quan sản sinh ra, tránh được mất mát, thất lạc tài liệu Những tài liệu này là những thông tin quan trọng, là căn cứ tin cậy giúp cơ quan, tổ chức giải quyết nhanh chóng, chính xác các công việc Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan góp phần bảo vệ bí mật

cơ quan, tổ chức, bí mật nhà nước Những tài liệu thuộc phạm vi bí mật được thu thập đầy đủ vào lưu trữ cơ quan là biện pháp quan trọng bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật nhà nước, chống lại âm mưu đánh cắp bí mật cơ quan, bí mật nhà nước của kẻ gian, thù địch

Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai giai đoạn: lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử

Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan góp phần tạo thuận lợi để lưu trữ

cơ quan thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu Đồng thời giúp lưu trữ cơ quan chuẩn bị nộp lưu những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử

Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử là căn cứ vào phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu được giao dựa vào danh mục các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các trung tâm lưu trữ Quốc gia, danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh, để lập bản kê

cụ thể những cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu Nội dung của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử là lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Thứ hai Chỉnh lý tài liệu lưu trữ (được trình bày chi tiết ở mục 1.2

của luận văn này)

Thứ ba Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhiều tài liệu được hình thành Sau khi công việc đã giải quyết xong thì những tài liệu

có giá trị phải được lựa chọn giữ lại để đưa vào kho lưu trữ, phục vụ cho việc khai thác sử dụng lâu dài, những tài liệu không còn giá trị làm thủ tục loại ra

để tiêu hủy Theo Khoản 14, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có

giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị [25,tr.2]

Xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định thời hạn bảo quản của tài liệu Yêu cầu đặt ra đối với công việc này là phải chính xác, thận trọng Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn

và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại

tài liệu theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học

và các giá trị khác

Làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu nhằm giúp các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử, khoa học để giữ lại sử dụng làm căn cứ giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, đồng thời giúp các cơ quan, tổ chức lựa chọn được những tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

Thứ tư Thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, công cụ thống kê để xác định chính xác số lượng, thành phần, tình trạng bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

Trong hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ, hai nguyên tắc được vận dụng để thống kê tài liệu lưu trữ đó là:

+ Đảm bảo sự thống nhất trong các nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ là một hoạt động khoa học Số liệu thống kê tài liệu lưu trữ có liên quan đến nhiều hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ Vì vậy, để đảm bảo sự thống nhất trong các nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ là một nguyên tắc không thể thiếu khi thống kê tài liệu lưu trữ

+ Sự thống nhất giữa việc thống kê tài liệu và bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau Thông qua sổ sách đăng ký, thống kê tài liệu xác định ký hiệu các nhóm tài liệu, từng hồ sơ bảo quản trong kho, nhờ đó việc tìm kiếm tài liệu, hồ sơ trong kho nhanh chóng, quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được chặt chẽ, kịp thời phát hiện những hồ sơ bị thiếu

Thống kê trong lưu trữ gồm các nội dung cụ thể như: Thống kê tài liệu, thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, thống kê công cụ tra cứu tài

liệu lưu trữ, thống kê tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ và thống kê đội ngũ cán bộ lưu trữ

Công tác thống kê trong lưu trữ nhằm giúp các cơ quan quản lý lưu trữ, các kho lưu trữ nắm chắc các số liệu về số lượng, chất lượng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu và các phương tiện bảo quản trong các kho lưu trữ Trên cơ sở đó nắm chắc các số liệu thống kê lưu trữ của cơ quan quản lý lưu trữ, các kho lưu trữ thực hiện xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế Xây dựng quy hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm

vi từng cơ quan, từng ngành, từng địa phương và trong phạm vi toàn quốc Phân loại tài liệu thành tài liệu mật và tài liệu thường nhằm giữ gìn các bí mật nhà nước trong tài liệu lưu trữ

Thứ năm Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học,

kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ [59,tr.51]

Tài liệu lưu trữ được tạo ra từ nhiều chất liệu khác nhau như giấy, hóa chất, phim, ảnh, băng từ các chất liệu này rất khó bảo quản Vì thế, lưu trữ học phải nghiên cứu, sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật của các ngành khác để phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ khó, tốn kém kinh phí, công sức, nhất là nước ta nằm ở trong khu vực khí hậu nhiệt đới, gió mùa, các yếu tố tác động của tự nhiên như nhiệt độ,

độ ẩm, lũ lụt tác động phá hoại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của các cơ quan, tổ chức cho nên phải được bảo quản an toàn để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau trong đời sống xã hội

Để bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ, các cơ quan phải xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo các quy định về bảo quản tài liệu cho từng loại tài liệu lưu trữ Đồng thời phải tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa

học, có các biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ, trong trường hợp tài liệu có giá trị bị hư hỏng phải được tu bổ, phục chế

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng Bảo quản tài liệu lưu trữ góp phần bảo vệ lợi ích quốc gia, bảo vệ nền văn hóa, văn minh của dân tộc Giúp cho cơ quan, tổ chức bảo quản an toàn, chính xác bản gốc tài liệu để làm bằng chứng giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức

Thứ sáu Sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và nghiên cứu giải quyết những công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

Tài liệu lưu trữ cơ quan được sử dụng để xây dựng các kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác năm, nhiều năm của cơ quan Trong công tác tổ chức cán bộ các cơ quan thường sử dụng tài liệu lưu trữ để làm công cụ quản lý công chức, viên chức và người lao động Tài liệu được sử dụng để làm căn cứ đánh giá trình độ, năng lực, đạo đức của công chức, viên chức Ngoài ra, khai thác, sử dụng tài liệu liệu lưu trữ còn phục vụ cho nhiều mục đích chính đáng khác

Khai thác, sử dụng tài liệu là công việc quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, với nhân dân Thông qua việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức và cá nhân sẽ nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ từ đó xây dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Đối với các kho lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hệ quả của quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Tài liệu đưa ra khai thác sử dụng mới đánh giá khách quan kết quả thực hiện các khâu nghiệp

vụ trước đó như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tài liệu

có tốt không

1.1.2.3 Ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đóng góp vào quá trình xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ ngày 28/9/1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định 142-CP về việc ban hành Điều lệ

về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ đã khẳng định: “Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan,

xí nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Cho nên làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý Nhà nước” [15]

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội và lợi ích chính đáng của cá nhân Do đó, làm tốt công tác lưu trữ sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối đất nước, từng địa phương, cơ quan và mỗi cá nhân

Công tác lưu trữ làm tốt sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ

và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo và các cá nhân trong việc thực thi nhiệm vụ của mình Trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu lưu trữ là công cụ tham khảo không thể thiếu để làm căn cứ xem xét nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn

Làm tốt công tác lưu trữ giúp cho các cơ quan, tổ chức giữ lại được đầy

đủ những tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác thông tin trong tài liệu để tổng kết hoạt động và rút ra những kinh nghiệm trong quản lý và điều hành công việc

Tóm lại, công tác lưu trữ là một hoạt quan trọng không thể thiếu trong quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ là bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác thông tin trong tài liệu

để phục vụ cho hoạt động quản lý Vì vậy, cán bộ lưu trữ phải nắm vững được

những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ để làm tốt các khâu nghiệp vụ Công tác lưu trữ làm tốt mới phát huy được vai trò của mình đối với các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội

1.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ và chỉnh lý tài liệu Ủy ban nhân dân cấp huyện

1.2.1 Khái niệm

Thuật ngữ “chỉnh lý tài liệu lưu trữ” xuất hiện trong hầu hết các sách viết

về lý thuyết và nghiệp vụ lưu trữ ở nhiều nước trên thế giới Chỉnh lý tài liệu lưu trữ được coi là một bước, một công đoạn trong quá trình tổ chức tài liệu trong một phông lưu trữ Khái niệm về chỉnh lý tài liệu đang có những cách diễn đạt khác nhau

Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam năm 1992, chỉnh lý tài liệu là “Tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm các công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý” [55,tr.19]

Theo Luật Lưu trữ (2011), chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định

giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân [25,tr.2]

Từ các khái niệm nêu trên, chúng ta có thể hiểu chỉnh lý tài liệu lưu trữ

là sự kết hợp một cách chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ

để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có hiệu quả nhất

1.2.2 Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý

- Không làm phân tán phông lưu trữ, nghĩa là toàn bộ tài liệu trong phông phải được bảo toàn nguyên vẹn, không được xé lẻ phân tán nhiều phông khác nhau

- Tài liệu trong phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu trong phông, nghĩa là trong quá trình chỉnh lý,

hồ sơ, tài liệu được hình thành từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã được sắp xếp theo một phương pháp nhất định, cần tôn trọng trật tự sắp xếp tài liệu được lập theo từng hồ sơ, từng đơn vị tổ chức và theo từng năm

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức, nghĩa là tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan Để đảm bảo nguyên tắc này cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan

1.2.2.2 Yêu cầu của chỉnh lý

Để công việc chỉnh lý đảm bảo chất lượng và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả thì chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải thực hiện được các yêu cầu về công tác chỉnh lý Trong Luật Lưu trữ (2011), tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ Nghĩa là khi phân loại tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc của nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu trong phông không bị phân tán, trong quá trình chỉnh lý chỉ được chọn một phương án phân loại, hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ logic giữa các tài liệu, các hồ sơ lập ra phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Được xác định thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản tài liệu là thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải được xác định thời hạn bảo quản ở một trong hai mức độ đó là vĩnh viễn hoặc có thời hạn

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá Hồ sơ sau khi tiến hành chỉnh

lý phải được hoàn thiện có nghĩa là phải được tiến hành biên mục bên trong

và biên mục bên ngoài Hồ sơ sau khi lập phải được hệ thống hóa theo phương án để cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ

- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được thống kê vào mục lục hồ sơ hoặc cơ sở

dữ liệu tra cứu để quản lý và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác Đối với những tài liệu hết giá trị phải được thống kê theo từng nhóm tài liệu loại như tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, để tiêu hủy

Nhìn chung, trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải kết hợp các yêu cầu trên trong toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ để tài liệu sau khi chỉnh lý đạt chất lượng tốt hơn

1.2.3 Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công tác lưu trữ Cụ thể là:

- Chỉnh lý mới giúp cho tài liệu được phân loại khoa học, thiết lập các công cụ tra tìm, tạo điều kiện tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý giúp giữ lại được những tài liệu thực sự có giá trị phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trước mắt cũng như lâu dài về sau

- Hàng năm, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình

đã hình thành một khối lượng tài liệu trương đối lớn Trong đó, có những tài liệu có giá trị cao nhưng cũng có những tài liệu không có giá trị, tài liệu hết giá trị hoặc giá trị không cao Vì vậy, ngoài mục đích lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để giữ lại, qua chỉnh lý còn giúp loại ra những tài liệu không

có giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu

1.2.4 Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.2.4.1 Nội dung

Như trên đã nói, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ lưu trữ mang tính tổng hợp Điều đó được giải thích rõ trong Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, với năm nội dung cụ thể như:

- Phân loại tài liệu theo một phương án phân loại;

- Lập hoặc phục hồi hồ sơ;

- Xác định giá trị tài liệu: Lựa chọn những tài liệu cần giữ lại để bảo quản và loại những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy;

- Thống kê, làm công cụ tra cứu: lập mục lục hồ sơ cần giữ lại để bảo quản và xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ;

- Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy

1.2.4.2 Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Mục đích của việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức sắp xếp hồ

sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của một phông hoặc một phần phông tài liệu lưu trữ thường thực hiện một số nội dung công việc như sau:

a) Chuẩn bị chỉnh lý

Chuẩn chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ Trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ thường do nhiều người cùng tham gia, để đảm bảo tài liệu sau khi chỉnh lý

đạt kết quả thì phải thực hiện các nội dung như thu thập tài liệu, biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và lập kế hoạch chỉnh lý, cụ thể:

Thu thập, bổ sung tài liệu

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu đạt hiệu quả, cần phải tiến hành thu thập đầy đủ khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý Phải xác định rõ các nội dung như tên phông, giới hạn thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

Biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho những người tham gia chỉnh lý thực hiện thống nhất các công việc cụ thể trong quá trình chỉnh lý

- Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là bản tóm tắt lịch

sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu và tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh

lý nắm bắt khái quát được lịch sử của cơ quan và tình hình tài liệu đưa ra chỉnh lý Trên cở sở lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông làm căn

cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ khác

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu

của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý

thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất

Phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ phù hợp theo cơ cấu tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của cơ quan

Hướng dẫn lập hồ sơ là hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian v.v thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được xây dựng nhằm xác định các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh

lý thực hiện việc xác định giá trị và quy định thời hạn bảo quản cho từng hồ

sơ được thống nhất

Khi biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải dựa vào các nguyên tắc như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp để xem xét giá trị tài liệu Ngoài ra, phải dựa vào các phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu và các bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu khác

Đối với bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu, những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực

hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý Khi chỉnh lý các

phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể

Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải được người

có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung, hoàn thiện trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế

b) Thực hiện chỉnh lý

Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ

thống hoá hồ sơ, đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp), xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của tài liệu trong phông cũng như chất lượng của từng phông lưu trữ Vì vậy, đòi hỏi nhưng người tham gia chỉnh lý phải thật cẩn thận, tỷ mỷ trong các khâu nghiệp vụ

- Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là tiến hành phân chia tài liệu toàn phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm căn cứ theo bản hướng dẫn phân loại

Cụ thể tài liệu được phân theo các bước như sau:

Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa;

Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ và cuối cùng là hồ sơ (đơn vị bảo quản)

- Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định [25,tr.2]

Tài liệu sau khi đã được phân chia thành các nhóm nhỏ sẽ tiến hành lập

hồ sơ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

và đơn vị trong cơ quan Tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp, đánh số tờ

(đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm), lập mục lục văn bản (đối với những hồ sơ có thời hạn bảo vĩnh viễn) Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên một tấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin

- Hệ thống hoá hồ sơ

+ Sắp xếp, hệ thống hóa phiếu tin thẻ tạm

Hồ sơ sau khi được lập sẽ được tiến hành sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm

+ Trên cơ sở phiếu tin hoặc thẻ tạm đã được sắp xếp để hệ thống hóa

hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa những hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu giữa các cá nhân tham gia lập hồ sơ chưa đồng nhất Cần kiểm tra lần cuối cùng trước khi đánh số chính thức cho hồ sơ

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, tiến hành viết bìa hồ sơ, bìa hồ sơ phải được ghi đầy đủ tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu

và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo quy định

- Đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp)

Đánh số hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, số hồ sơ chính thức được đánh cho toàn phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Hồ sơ sau khi được đánh số chính thức sẽ đưa vào cặp, hộp, viết nhãn hộp, nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu, chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn được in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu

- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý phải được thống kê để quản lý và khai thác sử dụng Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu trong các phông lưu trữ hiện nay chủ yếu là mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu

Mục lục hồ sơ được thực hiện theo tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997, ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc phần mềm ứng dụng của các cơ quan, tổ chức, trên cơ sở quy định chung về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ bao gồm: cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ; cơ sở dữ liệu phông, công trình, sưu tập lưu trữ; cơ sở dữ liệu hồ sơ; cơ sở dữ liệu văn bản (thông tin cấp 2);

cơ sở dữ liệu toàn văn văn bản (thông tin cấp 1) được áp dụng đối với tài liệu

lưu trữ nền giấy tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan [23, tr.1]

- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp

thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục

tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị loại ra phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định

Qua kiểm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông Đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập

hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức; Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền

c) Kết thúc chỉnh lý

Nội dung công việc của kết thúc chỉnh lý là kiểm tra lại toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu đã đạt được mục đích, yêu cầu đề ra của đợt chỉnh lý hay chưa Đồng thời, kiểm tra thực tế các công việc đã thực hiện từ các bản hướng dẫn nghiệp vụ đến kết quả thực hiện các nội dung công việc cụ thể, tình hình tài liệu và công cụ tra cứu tài liệu sau khi chỉnh lý

Tài liệu sau khi chỉnh lý được giữ lại bảo quản sẽ được bàn giao vào kho lưu trữ kèm theo mục lục hồ sơ Những tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài liệu loại để tiêu hủy theo quy định Khi bàn giao

hồ sơ giữ lại bảo quản và tài liệu loại ra để tiêu hủy phải lập biên bản giao nhận đầy đủ

Tổng kết đợt chỉnh lý tài liệu phải có báo cáo tổng kết đợt chỉnh lý Trong đó, trình bày tóm tắt về tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài

liệu trước khi chỉnh lý, tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó: số lượng tài

liệu giữ lại bảo quản bao nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, bao nhiêu hồ sơ bảo quản có thời hạn, số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ bao nhiêu cặp

Nhận xét, đánh giá tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý và những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lý, rút kinh nghiệm qua đợt chỉnh lý Sau

khi kết thúc đợt chỉnh lý phải lập hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý cho lưu trữ cơ quan, bao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có), danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh, báo cáo kết quả đợt chỉnh lý

Hiện nay, chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và các hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000

1.2.5 Công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ ủy ban nhân dân cấp huyện

1.2.5.1 Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý Phông Ủy ban nhân dân cấp huyện

Công tác chỉnh lý tài liệu phông UBND cấp huyện nói chung và UBND huyện Củ Chi nói riêng còn gặp rất nhiều khó khăn Trong đó, một số yếu tố

có ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý đó là:

Thứ nhất, nhận thức của công chức, viên chức về công tác lập hồ sơ

hiện hành ở các cơ quan chưa đầy đủ, công chức viên chức sau khi giải quyết xong công việc không tiến hành lập hồ sơ hoặc lập không hoàn chỉnh

Thứ hai, nhân lực làm công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan

thiếu và yếu

Thứ ba, Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa đầy đủ

Thứ tư, thiếu các chế tài mang tính bắt buộc đối với việc lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Mặc dù, đã có các văn bản chỉ đạo

hướng dẫn của các cơ quan cấp trên nhưng việc thực hiện tại các cơ quan không được chặt chẽ

Những yếu tố trên đã làm ảnh hưởng đến công công tác chỉnh lý tài liệu của các phông lưu trữ nói chung và phông UBND cấp huyện, quận nói riêng trên đia bàn thành phố Hồ Chí Minh hiện nay

1.2.5.2 Vấn đề phân phông lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp huyện

Phân phông lưu trữ là để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và nguyên tắc phân kỳ lịch sử Căn cứ vào nguyên tắc này, tài liệu hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức được phân chia và lập thành phông lưu trữ riêng Cơ quan, tổ chức có tài liệu là “Đơn vị hình thành phông”

Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, năm 2015, Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức [65,tr.427]

Điều kiện để thành lập một phông lưu trữ độc lập, các cơ quan, tổ chức phải đủ các tiêu chuẩn thành lập phông như: Có văn bản của cơ quan cấp trên

có thẩm quyền cho phép thành lập; có tài khoản riêng; có văn thư và con dấu riêng; có tổ chức biên chế riêng

Căn cứ vào tiêu chuẩn, điều kiện thành lập một phông lưu trữ thì ủy ban nhân dân cấp huyện có đầy đủ các yếu tố thành lập một phông lưu trữ độc lập

1.2.5.3 Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp huyện

Phông lưu trữ ra đời cùng với quá trình thành lập và phát triển của các

cơ quan, tổ chức Đối với Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện cũng được hình thành trong quá trình thành lập các đơn vị hành chính

Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, thống nhất đất nước (30/4/1975), các đơn vị hành chính được thành lập và từ đó phông lưu trữ UBND huyện cũng được hình thành

Tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân huyện là những tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đó là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ để bảo quản và khai thác

sử dụng

Thành phần của Phông UBND huyện là những tài liệu quản lý nhà nước ở địa phương được hình thành từ hoạt động của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao và văn bản của các

cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến cơ quan

Nội dung tài liệu thuộc Phông UBND huyện bao gồm các nhóm tài liệu

cơ bản sau đây:

- Nhóm tài liệu tổng hợp: gồm tài liệu phản ánh về công tác lãnh đạo, chỉ đạo; qui hoạch - kế hoạch, thống kê, đối ngoại, thi đua khen thưởng, hành chính - văn thư - lưu trữ; tài liệu của Đảng và các đoàn thể trong cơ quan UBND

- Nhóm tài liệu nội chính: gồm tài liệu phản ánh về công tác địa giới hành chính, tài liệu, tổ chức, cán bộ, quân sự, thanh tra, công an, kiểm sát, tòa

án, tư pháp, tôn giáo, dân tộc

- Nhóm tài liệu tài chính - thương mại: gồm tài liệu phản ánh về công tác tài chính, giá cả, thuế, thương mại - du lịch, ngân hàng, kho bạc

- Nhóm tài liệu công nghiệp: gồm tài liệu về tiểu thủ công nghiệp, điện, xây dựng cơ bản, giao thông công chính, bưu điện, tài nguyên (đất đai, nhà ở, nước), khoa học công nghệ

- Nhóm tài liệu nông - lâm nghiệp - thủy sản: gồm tài liệu về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, chính sách phát triển nông thôn, thủy sản

- Nhóm tài liệu văn xã gồm tài liệu về văn hóa thông tin, thể thao, giáo dục, y tế, lao động - thương binh - xã hội, dân số - gia đình - trẻ em

1.2.5.4 Chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện

Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ nói chung, Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện nói riêng đều được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn chung về nghiệp vụ lưu trữ Hiện nay, chưa có hướng dẫn cụ thể đối với việc chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND cấp huyện, nên việc chỉnh lý tài liệu cũng được thực hiện theo quy trình chỉnh lý tài liệu đã được trình bày chi tiết

ở mục 1.2.4.2

Qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, một số nội dung quan trọng nhất trong việc tiến hành chỉnh tài liệu một phông cần được làm rõ hơn là:

Thứ nhất phải thu thập được tài liệu trước khi chỉnh lý

Để tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ cần phải thu thập đầy

đủ tài liệu sản sinh ra đã đến thời hạn nộp lưu Bởi vì, việc thu thập đầy đủ tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

Thứ hai Biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý

Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu gồm nhiều công việc khác nhau, do nhiều người tham gia thực hiện Vì thế, khi tổ chức chỉnh lý tài liệu cần phải biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý Tài liệu hướng dẫn chỉnh lý là căn cứ hướng dẫn những người tham gia chỉnh lý liệu thực hiện đúng nghiệp vụ, làm

ra các sản phẩm chỉnh lý đạt yêu cầu, là căn cứ để kiểm tra chất lượng sản phẩm chỉnh lý, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý

Thứ ba Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu

Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là văn bản dự kiến nội dung, tiến độ thực hiện các công việc chỉnh lý tài liệu, dự trù lao động, vật tư, kinh phí, trang thiết bị cần thiết để chỉnh lý Kế hoạcch chỉnh lý được lập sau khi đã thu thập đầy đủ tài liệu cần chỉnh lý và đã biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Thứ tư Chuẩn bị vật tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu

Để thực hiện tốt, hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu thì phải chuẩn bị đầy đủ vật tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu Chuẩn bị tốt vật tư, trang thiết bị sẽ góp phần thúc đẩy quá trình chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian

Thứ năm Tổ chức và quản lý công việc chỉnh lý tài liệu

Mỗi đợt chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch thì lãnh đạo cơ quan phải lập bộ phận quản lý công việc chỉnh lý Nhiệm vụ của bộ phận này là giúp lãnh đạo

cơ quan quản lý, điều hành đợt chỉnh lý từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc

Tài liệu sau khi tiến hành chỉnh lý xong sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao sản phẩm chỉnh lý Nghiệm thu các sản phẩm chỉnh lý là kiểm tra, đánh giá về số lượng, chất lượng các hồ sơ sau khi được chỉnh lý, làm căn cứ để tổng kết đợt chỉnh lý Công việc nghiệm thu và bàn giao hồ sơ chỉnh lý được thực hiện sau khi hồ sơ đã được kiểm tra, sửa chữa sai sót

Thứ sáu Tổng kết chỉnh lý

Tổng kết chỉnh lý được thực hiện đối với các đợt chỉnh lý tài liệu của phông Mục đích của việc tổng kết đợt chỉnh lý là để đánh giá lại những kết quả đã đạt được của đợt chỉnh lý tài liệu, nêu các ưu điểm, hạn chế cần khắc phục, các nguyên nhân và bài học kinh nghiệm về thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong chỉnh lý tài liệu

Tóm lại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung, chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ UBND cấp huyện nói riêng về cơ bản đều được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn chung của Đảng, Nhà nước và các cơ quan cấp trên

Tiểu kết chương 1

Chương 1 tập trung nghiên cứu để làm rõ các vấn đề thuộc về cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến đề tài Luận văn, trong đó đã hệ thống và phân tích để làm sáng tỏ hơn một số vấn đề cụ thể sau đây: