Tính cấp thiết của đề tài: Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản trong hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội, các đơn v
Tính cấp thiết của đề tài
Quản lý văn bản và khai thác thông tin là hoạt động thiết yếu trong lãnh đạo và quản lý của các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị kinh tế, sự nghiệp, lực lượng vũ trang và doanh nghiệp hiện nay.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan và tổ chức cần ban hành văn bản để truyền đạt quyết định quản lý và trao đổi công việc Sau khi hoàn thành công việc, các văn bản này cần được bảo quản để phục vụ cho việc giải quyết các công việc phát sinh, cũng như cho các hoạt động thanh tra, kiểm tra và nhu cầu tra cứu khác.
Đảng và Nhà nước đã nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin, từ đó đã chỉ đạo và ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm hoàn thiện hoạt động này Điều lệ về công tác văn thư giấy tờ và lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963, là văn bản đầu tiên quan trọng Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 08/4/2004, đã thay thế Nghị định số 142/CP, đánh dấu bước ngoặt trong công tác văn thư Các văn bản hướng dẫn như Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV cũng đã được ban hành để hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Về công tác lưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP đã quy định chi tiết các điều liên quan, cùng với Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, có hiệu lực từ ngày 11/11/2011, đã thay thế Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong sự phát triển và hoàn thiện công tác lưu trữ tại Việt Nam.
Hiện nay, việc quản lý và khai thác thông tin văn bản trong các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp đã có những tiến bộ đáng kể, giúp cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo và bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục, như năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên chưa đáp ứng yêu cầu, hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin, tài liệu lưu trữ phân tán và chưa đầy đủ, cùng với tình trạng hồ sơ tồn đọng chưa được chỉnh lý và sắp xếp hợp lý Việc tra cứu và khai thác thông tin vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu.
Nguyên nhân chính của những thiếu sót trong công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin là do một số cán bộ lãnh đạo chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác này, dẫn đến việc thiếu cơ chế thực hiện hiệu quả Những hạn chế này đã gây khó khăn và ảnh hưởng đến chất lượng quản lý tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, và doanh nghiệp tư nhân Để khắc phục, cần nghiên cứu và đánh giá công tác quản lý văn bản, đặc biệt là tại các doanh nghiệp tư nhân ở thành phố Hồ Chí Minh, nhằm tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin phục vụ cho lãnh đạo và điều hành.
Chọn đề tài nghiên cứu "Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh" là một quyết định quan trọng, với trọng tâm là thực tiễn tại công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát Đề tài này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản mà còn tối ưu hóa việc khai thác thông tin trong doanh nghiệp.
Tình hình nghiên cứu của đề tài
Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện từ các góc độ khác nhau về công tác công văn giấy tờ và quản lý văn bản Mỗi nghiên cứu tập trung vào những khía cạnh hoạt động riêng biệt.
Các sách chuyên khảo như “Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước” của Tạ Hữu Ánh (1996) và “Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý” của PGS.TS Nguyễn Văn Thâm (2006) đã nêu rõ công tác xây dựng và ban hành văn bản của các cơ quan nhà nước Những tác phẩm này nhấn mạnh tính hệ thống của các văn bản và vai trò quan trọng của chúng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý hiệu quả.
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền, tái bản lần thứ hai vào năm 2011, đã cập nhật và sửa chữa nội dung liên quan đến công tác văn thư, văn bản và quản lý nhà nước, cùng với kỹ thuật soạn thảo Tài liệu này hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản và thực tiễn trong quản lý và giải quyết văn bản.
Trong kỷ yếu khoa học của Cục Văn thư Lưu trữ, có nhiều bài viết quan trọng như “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” của PGS.TS Dương Văn Khảm Bài viết này trình bày các nguyên tắc và phương pháp xây dựng hệ thống thông tin tự động, nhằm thống nhất yêu cầu ứng dụng tin học trong ngành lưu trữ Ngoài ra, bài viết cũng đề cập đến việc thử nghiệm xây dựng cơ sở dữ liệu tự động hóa cho một phân hệ thông tin tài liệu lưu trữ quốc gia, nhằm rút kinh nghiệm trước khi áp dụng rộng rãi công nghệ máy tính Đặc biệt, bài viết của Thạc sĩ Lã Thị Hồng cũng nêu ra một số vấn đề thực tiễn trong chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư.
Bài viết đề cập đến 13 thư ở địa phương, nêu rõ các nguyên nhân và tồn tại trong công tác văn thư Đồng thời, bài viết cũng đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước và cải cách nền hành chính.
Báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, như khóa luận của Võ Thị Nguyệt về việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong các công ty cổ phần nhà nước tại Tp Hồ Chí Minh, đã chỉ ra thực trạng và đề xuất giải pháp Đề tài này có tính thực tiễn cao, phản ánh tình hình chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các công ty này.
Khóa luận của sinh viên Nguyễn Hoài Nam tại Hồ Chí Minh nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước, tập trung vào mô hình chính phủ điện tử Mục tiêu của luận văn là cải thiện phương thức hành chính, giúp doanh nghiệp và người dân tiếp cận nhanh chóng các chính sách và cơ chế của Đảng và Nhà nước.
Luận văn của thạc sĩ Vũ Thị Thanh Lý đã nhấn mạnh tầm quan trọng của quyền tiếp cận thông tin trong quản lý nhà nước Quyền này không chỉ cần thiết cho các tổ chức và doanh nghiệp mà còn cho mọi công dân, vì thông tin, đặc biệt là về pháp luật và chính sách, là yếu tố cốt yếu trong việc vận hành xã hội theo nguyên tắc Nhà nước pháp quyền.
Bài viết của tác giả Nguyễn Đăng Dung trên tạp chí nghiên cứu lập pháp đề cập đến pháp luật về bảo đảm quyền được thông tin của công dân và việc xây dựng Luật tiếp cận thông tin.
Đề tài “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền” của thạc sĩ Nguyễn Thúy Hà mang tính thực tiễn cao và gắn liền với địa chỉ nghiên cứu cụ thể Bên cạnh đó, “Quản lý nhà nước về công tác văn thư đối với ủy ban nhân dân cấp xã” của thạc sĩ Phạm cũng là một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước.
Thị Kim Thoa nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ban hành các quy định và quy chế của Nhà nước liên quan đến công tác văn thư tại ủy ban nhân dân cấp xã.
Mặc dù đã có một số nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản, nhưng vấn đề "tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh" vẫn chưa được nhiều công trình đề cập Các nghiên cứu hiện có đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích Để thực hiện đề tài này, tôi sẽ kế thừa kết quả từ các nghiên cứu trước đó, đồng thời phân tích và tìm ra các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành tại các doanh nghiệp tư nhân trong thành phố.
Hồ Chí Minh nói chung và tại công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát nói riêng.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Bài viết này phân tích lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý văn bản, đồng thời đánh giá thực trạng quản lý và khai thác thông tin văn bản tại các doanh nghiệp tư nhân, đặc biệt là Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh Để đạt được mục tiêu này, cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản đã được xác định.
Nghiên cứu hệ thống lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản là rất quan trọng để phục vụ lãnh đạo và quản lý điều hành các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp và kinh tế.
Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin tại doanh nghiệp tư nhân, đặc biệt là công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát, tại thành phố Hồ Chí Minh, nhằm xác định kết quả đạt được, những thiếu sót, hạn chế và nguyên nhân của chúng.
Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt là cho công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát.
Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu là hoạt động quản lý văn bản và khai thác thông tin tại các doanh nghiệp tư nhân ở thành phố Hồ Chí Minh, với trọng tâm là công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát trong giai đoạn từ năm 2010 đến 2015.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài, tôi đã áp dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lê Nin, cụ thể hóa thành các nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc tổng hợp Các phương pháp nghiên cứu như phân tích thống kê, phân tích tổng hợp, điều tra và khảo sát được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ Phỏng vấn và khảo sát được áp dụng để thu thập thông tin cần thiết Thông tin thu được từ các phương pháp này và tài liệu tham khảo được xử lý khoa học thông qua phân tích và tổng hợp Việc sử dụng phương pháp thống kê giúp xử lý số liệu một cách hiệu quả.
Tính mới của đề tài
Đánh giá thực trạng tổ chức văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt từ thực tiễn của công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác tổ chức văn bản và khai thác thông tin văn bản cho các doanh nghiệp tư nhân.
Rút ra những vấn đề lý luận và thực tiễn từ công tác tổ chức văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh.
Bổ sung tài liệu tham khảo là cần thiết cho nghiên cứu về tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin trong các doanh nghiệp tư nhân.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung chính của luận văn được chia làm ba chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp tư nhân tại Tp Hồ Chí Minh.
Chương 2: Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản tại Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Cons) nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý và điều hành.
Chương 3 trình bày các định hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc tổ chức quản lý văn bản cũng như khai thác thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp tư nhân tại thành phố Hồ Chí Minh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN NÓI CHUNG VÀ TRONG CÁC
Cơ sở lý luận
1.1.1 Khái niệm về văn bản, chức năng và vai trò của văn bản
Văn bản, theo nghĩa Hán Việt, bao gồm hai từ tố: “văn” có nghĩa là những chữ có ý nghĩa, và “bản” được hiểu là vật liệu hoặc từ gốc Do đó, “văn bản” có thể được hiểu rộng rãi là những chữ có ý nghĩa được viết trên một loại vật liệu nào đó.
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp và hoạt động xã hội của con người, đồng thời là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Các tác giả đưa ra những quan niệm khác nhau về văn bản tùy thuộc vào góc độ tiếp cận của họ.
Theo từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, văn bản được định nghĩa là vật mang thông tin thành văn, được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội và được trình bày theo thể thức nhất định.
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn bản:
Văn bản là sản phẩm của lời nói được thể hiện dưới dạng viết, có tính hoàn chỉnh về hình thức và đầy đủ về nội dung, nhằm phục vụ cho một hoặc nhiều mục đích giao tiếp nhất định.
Theo quan điểm văn bản học, văn bản được định nghĩa một cách rộng rãi là một thực thể chứa đựng thông tin, được biểu đạt thông qua các ký hiệu ngôn ngữ cụ thể.
Theo Tạ Hữu Ánh và Nguyễn Văn Thâm, văn bản được hiểu là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin thông qua ngôn ngữ hoặc ký hiệu cụ thể.
Văn bản được định nghĩa là bản viết hoặc in, chứa đựng nội dung cần ghi lại để làm bằng chứng.
Văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn dưới góc độ hành chính học:
“Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”
Theo Điều 1 của Điều lệ quy định về công tác công văn, giấy tờ, Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 của Thủ tướng Chính phủ xác định rằng văn bản bao gồm các loại chính như luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, điều lệ, thông tư, chỉ thị, báo cáo, thông báo, thư công, công điện, công lệnh, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường và biên bản.
Văn bản có nhiều cách hiểu khác nhau, nhưng đều thống nhất rằng nó là một chỉnh thể cấu tạo theo nguyên tắc nhất định Văn bản bao gồm các đơn vị ngôn ngữ liên kết với nhau để chuyển tải thông tin trọn vẹn, phục vụ cho mục đích giao tiếp.
Ngoài văn bản nói chung, còn có các loại văn bản nhƣ: Văn bản hành chính, văn bản chuyên môn, văn bản khoa học kỹ thuật, văn bản mật
Văn bản hành chính là tài liệu do cơ quan nhà nước ban hành nhằm truyền tải thông tin trong hoạt động quản lý, phục vụ cho việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật Đặc điểm nổi bật của văn bản hành chính là nội dung chủ yếu là thông tin quản lý và ghi nhận các sự kiện thực tế, đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước Ngoài ra, văn bản hành chính còn có vai trò cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật trong nội bộ cơ quan nhà nước.
Đối tượng tác động của văn bản hành chính là các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc cấp trên của chủ thể ban hành, bao gồm công văn chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ.
Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng các hình thức như hành, báo cáo, tờ trình để trao đổi thông tin và phối hợp thực hiện công việc.
Thứ ba, tùy thuộc nội dung văn bản, văn bản hành chính có thể đƣợc áp dụng một lần hay nhiều lần
Văn bản hành chính có thể được áp dụng một lần hoặc nhiều lần, tùy thuộc vào nội dung của nó, điều này khác với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật Đây là đặc trưng riêng biệt của văn bản hành chính.
Văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc cụ thể hóa các quy định pháp luật, hướng dẫn thực hiện các chính sách của nhà nước, và hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính cũng như cung cấp thông tin pháp luật.
Văn bản chuyên môn là loại tài liệu đặc thù, liên quan đến các lĩnh vực nghiệp vụ như thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, vật tư và y tế.
Cơ sở pháp lý
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, các công việc chính bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu phát sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cũng như quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Về quản lý văn bản, Nghị định số 110 quy định hai nội dung cơ bản cần thực hiện:
Một là quản lý văn bản đến:
Quản lý văn bản đến bao gồm các bước tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết Chi tiết về quy trình này được quy định tại Điều 13, Điều 14 và Điều 15.
Văn bản đến bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, cũng như các hình thức như fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật, cùng với đơn thư gửi đến các cơ quan, tổ chức.
Quản lý văn bản đi bao gồm các bước như kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày tháng của văn bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn mật (nếu có) Ngoài ra, cần thực hiện đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát, cũng như lưu trữ văn bản đi Điều 18 và Điều 19 quy định chi tiết về quy trình chuyển phát và lưu trữ văn bản đi.
Dựa trên các quy định pháp lý cơ bản, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể.
CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ, Nghị định số 09/2010/NĐ-
Vào ngày 08/02/2010, Chính phủ đã ban hành CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Các cơ quan chức năng đã phát hành nhiều văn bản quy định bổ sung và hướng dẫn chi tiết về việc quản lý văn bản trong hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm các hướng dẫn cụ thể về phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề và các yêu cầu kỹ thuật khác liên quan đến văn bản.
Thông tư 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức;
Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 02 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về công tác văn thƣ
Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Sự ra đời của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, thay thế Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, đánh dấu bước chuyển biến lớn trong công tác lưu trữ Luật Lưu trữ mới nhất có hiệu lực từ ngày 01/07/2012, quy định về hoạt động lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, cũng như đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và quản lý dịch vụ lưu trữ.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của của Luật Lưu trữ;
Luật tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13 ngày 06/4/2016 của Quốc hội
Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông
Tiêu chí là công cụ quan trọng để đánh giá ý nghĩa và giá trị của đối tượng Hiện tại, chưa có nghiên cứu nào hệ thống và toàn diện về tiêu chí đánh giá hiệu quả trong tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản.
1.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản
Công tác tổ chức quản lý văn bản là một phần thiết yếu trong hoạt động của mọi cơ quan và tổ chức, bao gồm cả các tổ chức Đảng và chính quyền.
Tất cả các tổ chức, dù lớn hay nhỏ, đều cần sử dụng văn bản và tài liệu để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình Việc này bao gồm việc phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, cũng như ghi lại các sự kiện và hiện tượng trong hoạt động hàng ngày Trong quá trình tổ chức quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, doanh nghiệp tư nhân và các đơn vị sự nghiệp, cần đảm bảo tuân thủ các yêu cầu nhất định.
Nhanh chóng và kịp thời là yêu cầu thiết yếu trong công tác văn thư Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào việc xây dựng và quản lý văn bản hiệu quả Cần xem xét mức độ quan trọng và khẩn cấp của văn bản để ban hành kịp thời, chuyển đến đúng người và bộ phận chịu trách nhiệm, tránh để sót việc hay chậm trễ Đồng thời, cần quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục để nâng cao hiệu quả công việc.
Nội dung văn bản cần phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và tuân thủ các quy định của pháp luật Nhà nước cũng như quy định của Đảng Các dẫn chứng phải trung thực, số liệu đầy đủ và chứng cứ rõ ràng Văn bản được ban hành cần đúng thể loại, chính xác về thẩm quyền và đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Nghiệp vụ văn thư bao gồm việc thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các quy trình nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản một cách hiệu quả.
Bí mật là yêu cầu quản lý quan trọng trong công tác văn thư, thể hiện tính chính trị của lĩnh vực này Các văn bản đến và đi của các cơ quan, tổ chức đảng và chính trị-xã hội thường chứa nhiều thông tin thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để đảm bảo yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước, cần tuân thủ các chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, bao gồm việc sử dụng mạng máy tính an toàn, bố trí phòng làm việc hợp lý và lựa chọn cán bộ văn thư đáp ứng tiêu chuẩn.
Việc hiện đại hóa công tác văn thư là rất quan trọng, bao gồm việc áp dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng tiên tiến Sự kết hợp này giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng trong quản lý văn bản.
Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất và chất lượng công việc của các cơ quan, tổ chức Quá trình này cần được thực hiện từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện cụ thể của từng đơn vị Việc ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại là những yếu tố then chốt trong việc hiện đại hóa công tác văn thư.
1.3.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin văn bản Để xác định hiệu quả khai thác thông tin, đầu tiên chúng ta cần phải đánh giá đƣợc mục tiêu của truyền đạt thông tin, đó là quá trình nhằm cho khách thể: nghe, thấy, hiểu, đồng ý, hành động và phản hồi thông tin
Phản hồi thông tin giúp xác định xem người tiếp nhận đã nghe và hiểu đúng nội dung hay chưa, cũng như mức độ đồng ý và phạm vi đồng ý của họ Ngoài ra, phản hồi còn cho biết họ có dự định hành động hay không.
Nhƣ vậy, tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin có thể đƣợc xác định là:
Hiệu quả khai thác thông tin là kết quả đạt được từ việc sử dụng thông tin theo yêu cầu trong một không gian, thời gian, công sức và nguồn lực nhất định.
Hiệu quả khai thác thông tin là phép so sánh giữa kết quả đạt được từ các mục tiêu và hoạt động của người cung cấp thông tin với chi phí mà người nhận thông tin phải bỏ ra, trong những điều kiện nhất định.
Theo cách định nghĩa này thì tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin đƣợc hiểu gồm đầy đủ các khía cạnh cụ thể sau:
Phép so sánh giữa kết quả đạt được của quá trình thông tin và chi phí về thời gian, công sức, và nguồn lực là rất quan trọng Nó thể hiện mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào, giúp đánh giá hiệu quả của quá trình Thương số giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra sẽ cung cấp cái nhìn rõ ràng về sự tương quan này.
“đầu ra” càng lớn thì hiệu quả càng cao
Việc khai thác thông tin cần được coi là một hoạt động thường xuyên Để đạt được hiệu quả, cán bộ nhân viên cần tiếp cận thông tin, nhận thức và hiểu rõ, từ đó thay đổi hành vi theo các mục tiêu đã đề ra.
32 đích của thông tin thì quá trình khai thác thông tin đó đã đạt đƣợc hiệu quả nhất định
Kinh nghiệm thực tiễn
Qua trao đổi với cán bộ nhân viên về công tác văn thư lưu trữ và quan sát thực tế tại một số công ty thành viên Toàn Thịnh Phát, như Công ty TNHH Thiết kế Toàn Thịnh Phát và Công ty TNHH Kết cấu thép Toàn Thịnh Phát, công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản được thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống.
Công ty TNHH Thiết kế Toàn Thịnh Phát Trẻ:
Quản lý văn bản đi bắt đầu với cá nhân soạn thảo văn bản, sau đó trình trưởng hoặc phó phòng ban xem xét và ký nháy trước khi gửi đến Ban giám đốc phê duyệt Sau khi được ký, cá nhân soạn thảo sẽ chuyển file lên phần mềm quản lý công văn đi, ghi lại số file Bộ phận văn thư sẽ cấp số trực tiếp trên file Tiếp theo, bộ phận soạn thảo sẽ photo văn bản, gửi đến bộ phận văn thư để đóng dấu và phát hành Bản gốc sẽ được lưu trữ tại văn thư công ty.
Quản lý văn bản đến: Việc quản lý văn bản đến đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Khi nhận văn bản, bộ phận lễ tân sẽ liên hệ trực tiếp với các phòng ban và cá nhân có tên trong văn bản để tiếp nhận Việc giao nhận này sẽ được ghi vào sổ chuyển giao văn bản đến Đối với các văn bản ghi nơi nhận là tên công ty, lễ tân sẽ chuyển cho cán bộ văn thư để bóc bì, lấy số văn bản đến và xin ý kiến chỉ đạo trước khi chuyển giao cho các phòng ban và cá nhân liên quan để thực hiện công việc.
Khai thác thông tin văn bản tại công ty thiết kế chủ yếu liên quan đến việc quản lý các bản vẽ Sau khi hoàn thành, các phòng ban lưu trữ hồ sơ tại giá treo bản vẽ, và bộ phận văn thư kiêm lưu trữ sẽ phụ trách việc này Khi cần truy cập thông tin, các phòng ban có thể tự tìm kiếm hoặc nhờ bộ phận văn thư hỗ trợ.
Công ty TNHH Kết cấu thép Toàn Thịnh Phát
Quản lý văn bản đi là quy trình mà bộ phận chuyên môn soạn thảo văn bản, sau đó trình Ban giám đốc phê duyệt Khi văn bản được duyệt, thư ký phòng ban sẽ lấy số, đóng dấu tại bộ phận văn thư công ty và phát hành văn bản đến các đơn vị, cá nhân, đối tác liên quan.
Tại công ty kết cấu thép Toàn Thịnh Phát, quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện qua việc bộ phận lễ tân liên hệ trực tiếp với các phòng ban và cá nhân có tên trong văn bản để nhận tài liệu mà không cần thông qua bộ phận văn thư Mọi giao nhận văn bản sẽ được ghi lại trong sổ chuyển giao Đối với các văn bản ghi nơi nhận là tên công ty, lễ tân sẽ chuyển cho cán bộ văn thư để thực hiện việc bóc bì, lấy số văn bản đến và trình chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân liên quan để thực hiện công việc.
Khai thác thông tin văn bản gặp khó khăn do các phòng ban thường lưu hồ sơ cá nhân mà không nộp vào lưu trữ chung Khi cần thông tin, họ phải tự tìm kiếm trong đơn vị của mình Nếu không tìm thấy, các phòng ban sẽ liên hệ với bộ phận văn thư để hỗ trợ tra cứu hồ sơ.
Công ty Cổ phần Đầu tư Thuận Thiên:
Quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản đi do Công ty phát hành phải đƣợc quản lý theo trình tự sau:
Trước khi phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; nếu phát hiện sai sót, phải báo cáo Trưởng phòng Tổng hợp để xử lý kịp thời Khi soạn thảo, tùy thuộc vào mức độ cần thiết, đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ cần đề xuất mức độ khẩn, mật cho người ký quyết định.
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục cần được chuyển phát ngay trong ngày, hoặc muộn nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với những văn bản khẩn, việc chuyển phát phải được thực hiện ngay sau khi ký ban hành.
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản có thể được gửi qua fax hoặc mạng, nhưng cần gửi bản chính cho những văn bản có giá trị lưu trữ Nếu văn bản đã phát hành có sai sót về nội dung, cần sửa đổi và thay thế bằng văn bản tương đương Đối với sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thủ tục ban hành, văn bản phải được đính chính bằng một văn bản hành chính khác.
Văn bản gửi đến các đơn vị và cá nhân trong nội bộ cơ quan, cũng như chuyển trực tiếp đến nơi nhận, cần có chữ ký xác nhận của người nhận Đối với văn bản gửi qua bưu điện, yêu cầu phải có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu điện.
Công ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và xử lý các trường hợp văn bản bị trả lại do không có người nhận hoặc thay đổi địa chỉ Các văn bản này cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản để kiểm tra khi cần thiết Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất 02 bản: một bản gốc tại văn thư Công ty và một bản chính tại hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo Bản gốc được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, và văn thư Công ty có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu theo quy định của pháp luật và quy định của Công ty.
Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Công ty phải được Bộ phận văn thư tiếp nhận và đăng ký Trong trường hợp văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào ngày nghỉ, lễ, hoặc Tết, nhân viên bảo vệ có trách nhiệm tiếp nhận và bảo quản an toàn, sau đó bàn giao cho văn thư vào đầu giờ làm việc tiếp theo Đối với văn bản khẩn hoặc khi phát hiện bì bị thiếu, mất, không nguyên vẹn, hoặc văn bản đến muộn, cần báo cáo ngay cho Trưởng phòng Tổng hợp để xử lý kịp thời.
Đối với văn bản đến qua máy fax, cần kiểm tra số lượng và số trang của mỗi văn bản Nếu phát hiện sai sót, phải thông báo ngay cho nơi gửi hoặc báo cáo cho Trưởng phòng Tổng hợp.
Các bì văn bản đích danh người nhận cần được chuyển tiếp đến nơi nhận Đối với những bì văn bản này, nếu liên quan đến công việc chung của Công ty, người nhận có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để thực hiện đăng ký.
Việc đóng dấu “đến”, ghi sổ, ngày đến và đăng ký văn bản đến đƣợc thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm