Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh còn nhiều thiếu sót như thành phần tài liệu, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa được đảm
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Một số vấn đề cơ bản về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ
Từ thời nguyên thuỷ, con người đã sử dụng các phương tiện ghi tin thô sơ như ký hiệu trên vỏ cây và vách đá Sự xuất hiện của chữ viết đánh dấu một bước tiến lớn trong lịch sử nhân loại, cho phép con người ghi chép và truyền đạt thông tin hiệu quả hơn Việc phát minh ra chữ viết không chỉ giúp quản lý nhà nước mà còn lưu giữ những kinh nghiệm quý báu trong lao động và bảo vệ lãnh thổ Từ đó, tài liệu lưu trữ đã hình thành và phát triển, được biết đến với các khái niệm khác nhau trong các ngôn ngữ như "archival document" trong tiếng Anh, "documents d’archives" trong tiếng Pháp, "архивный документ" trong tiếng Nga, và "档案文件" trong tiếng Trung.
Lưu trữ, một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp (arche), ban đầu chỉ nơi làm việc của chính quyền và sau đó được sử dụng để chỉ nơi bảo quản tài liệu Tại Việt Nam, lưu trữ thường được hiểu là việc cất giữ và tàng trữ Thuật ngữ này là cơ sở hình thành nhiều khái niệm liên quan đến tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước năm 1992, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân Những tài liệu này được bảo quản cố định trong các lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học và lịch sử của toàn xã hội.
Theo Điều 2, Khoản 3 của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ có thể bao gồm bản gốc, bản chính, hoặc trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp Các loại tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật dụng mang tin khác.
Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của đất nước đã tạo ra một môi trường xã hội năng động, ảnh hưởng lớn đến cuộc sống và hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trước khối lượng tài liệu ngày càng gia tăng, việc lưu trữ hiệu quả trở nên quan trọng, bao gồm việc giữ lại tài liệu có giá trị lâu dài và loại bỏ tài liệu không cần thiết Điều này đòi hỏi sự đầu tư cần thiết từ nhà nước để giải quyết các vấn đề về kho bãi, trang thiết bị bảo quản, kinh phí và nhân lực, nhằm phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Công tác lưu trữ là hoạt động của nhà nước, bao gồm lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ Mục tiêu là sử dụng hiệu quả tài liệu phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và đáp ứng nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Hoạt động này được triển khai ở tất cả các quốc gia và thu hút sự quan tâm của nhiều cơ quan, tổ chức Công tác lưu trữ bao gồm nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước, cũng như nghiên cứu khoa học về lưu trữ Các nghiệp vụ lưu trữ chủ yếu bao gồm thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức phục vụ, khai thác tài liệu lưu trữ.
1.1.2 Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là kết quả của hoạt động của một pháp nhân cụ thể, chủ yếu xuất phát từ tài liệu văn thư Tuy nhiên, không phải tất cả tài liệu văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ; chỉ những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử, với thời hạn bảo quản vĩnh viễn, mới được công nhận Tài liệu lưu trữ ghi lại thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, thành quả lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ, cũng như những hoạt động của nhà nước và cống hiến của các anh hùng dân tộc, nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng, mang giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức, các cá nhân tiêu biểu và có xuất xứ rõ ràng
Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật quốc gia về chính trị, kinh tế, quân sự, khoa học kỹ thuật, văn hóa xã hội và các giá trị khác Để xác định giá trị của tài liệu, thường sử dụng các khái niệm như giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn và các giá trị khác Tài liệu lưu trữ được quản lý thống nhất bởi nhà nước, bảo quản trong các lưu trữ và tổ chức sử dụng theo quy định chặt chẽ cùng các nguyên tắc khoa học nghiệp vụ nhất định.
Tài liệu lưu trữ mang ý nghĩa chính trị sâu sắc, thể hiện qua việc các giai cấp trong xã hội, đặc biệt là giai cấp thống trị, sử dụng chúng như một công cụ mạnh mẽ để chống lại giai cấp đối địch Lịch sử đã chứng minh rằng việc bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của giai cấp thống trị luôn gắn liền với việc khai thác tài liệu lưu trữ.
Mọi cơ quan, từ lớn đến nhỏ, đều cần tài liệu lưu trữ để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình Tài liệu không chỉ là bằng chứng cho các công việc cụ thể mà còn cung cấp thông tin đáng tin cậy phục vụ cho nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm, xây dựng chủ trương, chính sách và đưa ra quyết định trong quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước và chủ nghĩa anh hùng cách mạng.
Tài liệu lưu trữ chứa thông tin về quá khứ, là bằng chứng chính xác và đáng tin cậy về các hoạt động của con người cũng như các sự vật và hiện tượng đã diễn ra trong quá trình lao động, sản xuất và đấu tranh với môi trường tự nhiên.
Trong quá trình xây dựng và phát triển kinh tế quốc dân, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng, mang lại hiệu quả kinh tế lớn Những tài liệu này không chỉ phản ánh tình hình kinh tế chung mà còn cung cấp thông tin chi tiết về từng vùng, địa phương, ngành và lĩnh vực cụ thể Chúng bao gồm các đồ án thiết kế công trình, tài liệu điều tra tài nguyên, khí tượng, thủy văn, môi trường, cũng như các báo cáo và nghiên cứu khoa học kỹ thuật.
Tài liệu lưu trữ là một di sản quý báu trong kho tàng văn hóa Việt Nam, phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử.
Mỗi cá nhân có thể sử dụng tài liệu lưu trữ như giấy khai sinh, chứng minh nhân dân và hồ sơ quyền lợi để làm bằng chứng cho cuộc sống và hành động của mình Các nhà gia phả học dựa vào nguồn tài liệu này để tái tạo lịch sử gia đình, trong khi các doanh nhân sử dụng hồ sơ lưu trữ để nâng cao quan hệ công chúng và quảng bá sản phẩm mới.
Một số vấn đề về thu thập, bổ sung tài liệu
1.2.1 Khái niệm về thu thập, bổ sung tài liệu
Hoạt động lưu trữ ngày càng trở nên quan trọng và phát triển, đặc biệt trong việc thu thập và bổ sung tài liệu, được xem là khâu đầu vào thiết yếu Cần có nghiên cứu nghiêm túc để đề ra các phương pháp thu thập hợp lý, tránh giữ lại tài liệu không còn giá trị Tuy nhiên, nhiều nơi chưa thực hiện đúng quy định của nhà nước, dẫn đến tình trạng phông tài liệu không hoàn chỉnh, lộn xộn và chưa được phân loại, thống kê Đặc biệt, nhiều cơ quan địa phương không nắm rõ tình trạng tài liệu của mình, gây khó khăn trong công tác lưu trữ.
Khái niệm “thu thập” và “transfer” trong tiếng Anh đề cập đến quá trình tiếp nhận và chuyển giao tài liệu giữa cơ quan sở hữu tài liệu và cơ quan lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ 2011, "thu thập tài liệu" được định nghĩa là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn và giao nhận các tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: thu thập tài liệu văn thư và lưu trữ hiện hành
Giai đoạn 2: thu thập tài liệu hiện hành vào Lưu trữ lịch sử [39,tr.135]
Khái niệm "bổ sung" (Acquisition trong tiếng Anh, complément trong tiếng Pháp) đề cập đến việc bổ sung phông lưu trữ trong khu vực thẩm quyền, theo quy định của pháp luật trong một hệ thống tổng thể.
Hiện nay, có nhiều cách hiểu khác nhau về công tác bổ sung tài liệu lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các tác giả đã đưa ra những định nghĩa cụ thể về vấn đề này.
Bổ sung tài liệu là quá trình nghiên cứu các biện pháp xác định nguồn tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nhằm lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quy định của nhà nước Công tác này không ngừng hoàn thiện thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia và được thực hiện dựa trên mạng lưới các phòng và kho lưu trữ trên toàn quốc Theo giáo trình công tác lưu trữ Việt Nam, bổ sung tài liệu được định nghĩa là việc tổ chức giao nộp tài liệu có giá trị một cách chủ động, hợp lý và khoa học cho các kho lưu trữ Đồng thời, giáo trình Lưu trữ học đại cương nhấn mạnh rằng bổ sung tài liệu dựa vào các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản nhà nước.
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thu thập tài liệu định kỳ và có hệ thống để bảo quản tại các lưu trữ có thẩm quyền Hoạt động này được thực hiện đối với các cơ quan, tổ chức nhằm hoàn thiện phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử Bên cạnh đó, việc bổ sung tài liệu cũng áp dụng cho phông lưu trữ mở, giúp thu thập định kỳ các tài liệu đến hạn nộp, từ đó đảm bảo phông lưu trữ phản ánh chính xác các hoạt động của cơ quan đã hình thành phông.
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về việc thu thập và bổ sung tài liệu Theo tác giả, thu thập và bổ sung tài liệu được hiểu là dựa vào các quy định của Nhà nước để xác định nguồn tài liệu, lựa chọn và giao nhận những tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, đồng thời không ngừng hoàn thiện các phòng lưu trữ nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Theo quy định hiện hành, thời hạn thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ được quy định như sau: Tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản phải được lưu trữ sau mười năm kể từ khi nộp tại các cơ quan trung ương và năm năm tại các cơ quan địa phương Đối với tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình và tài liệu khác, thời hạn là hai năm Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao được lưu trữ sau ba mươi năm, trừ tài liệu chưa giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành Đề xuất thay đổi thời gian thu thập, bổ sung như sau: Tài liệu hành chính, khoa học và công nghệ, xây dựng cơ bản nộp lưu trong mười năm kể từ khi công việc kết thúc; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử nộp lưu trong hai năm; tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị lịch sử được lựa chọn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử sau khi hết giá trị hiện hành.
Nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và các cơ quan quản lý lưu trữ, nhằm đảm bảo quản lý thống nhất tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ cần được thực hiện thường xuyên và phù hợp với từng giai đoạn cụ thể, đảm bảo tính thiết thực và kịp thời Việc này có thể kết hợp với phân loại, thống kê và xác định giá trị tài liệu để chọn lọc những tài liệu có giá trị sử dụng thực tế Đối với tài liệu lớn và có giá trị sử dụng rộng rãi, cần giao nộp cho lưu trữ nhà nước, như Phông Lưu trữ Việt Nam Cộng Hòa và Phông Thống đốc Nam kỳ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Nhà nước quy định danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu và thời hạn nộp áp dụng cho hệ thống hành chính từ Trung ương đến địa phương Tất cả tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của các cơ quan tổ chức sau khi kết thúc giai đoạn văn thư cần nộp vào lưu trữ hiện hành, và sau thời gian quy định, tài liệu sẽ chuyển vào Lưu trữ lịch sử.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cần tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Để nâng cao hiệu quả công tác thu thập và bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, cần xác định rõ nguồn thu thập và thành phần tài liệu cần thiết Việc này giúp cơ quan thu đúng và hạn chế sai sót Đồng thời, quy định các thủ tục nộp lưu và chuyển giao tài liệu theo yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan trong công tác thu thập Phân bổ hợp lý tài liệu trong từng kho và toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ quốc gia cũng là yếu tố quan trọng Để thực hiện hiệu quả, cần có nghiên cứu nghiêm túc về lý luận công tác lưu trữ, tìm hiểu thực tế và tăng cường sự chỉ đạo của nhà nước, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ Nghiên cứu lý luận sẽ giúp làm rõ các nguyên tắc cơ bản trong thu thập, bổ sung và phân bổ tài liệu, cũng như mối quan hệ giữa các công tác khác và các phương pháp mới trong lĩnh vực này.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều khâu nghiệp vụ khác trong lĩnh vực lưu trữ Việc xác định giá trị và phân loại tài liệu là hai khâu chịu tác động mạnh mẽ nhất Nếu quá trình thu thập tài liệu không được thực hiện hiệu quả, sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả trong các khâu nghiệp vụ khác, từ đó làm giảm chất lượng và hiệu quả tổng thể của công tác lưu trữ.
Trong bối cảnh hiện nay, các phòng và kho lưu trữ cần chú trọng đến những thành tựu mới trong các ngành khoa học liên quan đến cách mạng khoa học kỹ thuật, ảnh hưởng đến việc hình thành các loại tài liệu mới Cần xem xét các tài liệu được chế tác bằng phương pháp hiện đại, khả năng truyền đạt thông tin, và tổ chức hệ thống công cụ tra cứu Công tác bảo quản và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ cần được thực hiện một cách hợp lý, đảm bảo tính khoa học và tiết kiệm, nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu quá khứ mà không tốn kém Đây là yêu cầu thực tiễn, liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, đặc biệt là khâu lựa chọn tài liệu.
Để hiểu rõ hơn về lý luận công tác thu thập và bổ sung tài liệu, chúng ta cần nắm vững các khái niệm liên quan như nguồn thu thập tài liệu, thành phần tài liệu bổ sung, và thẩm quyền của các cơ quan trong việc thu thập tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
1.3.1 Một số khái niệm về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam, lưu trữ lịch sử được định nghĩa là việc bảo quản những tài liệu có giá trị lịch sử Hiện nay, hệ thống lưu trữ lịch sử ở Việt Nam bao gồm nhiều thành phần quan trọng.
Hệ thống Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam được quy định bởi Quyết định 270-QĐ/TW, ban hành ngày 06/12/2014, của Ban chấp hành Trung ương Đảng, nhằm xác định rõ Phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Hệ thống lưu trữ lịch sử của Nhà nước bao gồm các Trung tâm lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ, cùng với các Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Sở Nội vụ.
Cơ quan tổ chức có trách nhiệm lựa chọn và thống kê tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Hội đồng xác định giá trị tài liệu sẽ xem xét và trình người đứng đầu cơ quan quyết định về Mục lục này Sau khi hoàn thiện, văn bản kèm theo Mục lục sẽ được gửi đến Lưu trữ lịch sử để kiểm tra và thẩm định Cuối cùng, tài liệu sẽ được vận chuyển và giao nộp cho Lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu Đồng thời, Lưu trữ lịch sử lập danh mục các cơ quan, đơn vị cần thu thập và xác định nguồn tài liệu cần sử dụng Ngoài ra, Lưu trữ lịch sử cũng hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là quá trình thu thập và tiếp nhận tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và các đơn vị hành chính – kinh tế.
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần phối hợp chặt chẽ với các lưu trữ cơ quan để lập kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu hàng năm Đồng thời, lưu trữ lịch sử cũng phải hướng dẫn các lưu trữ cơ quan về các loại tài liệu có giá trị cần nộp lưu và tiêu chuẩn cho hồ sơ được thu thập vào Lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 10 năm kể từ khi công việc kết thúc.
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận tài liệu, bao gồm “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” kèm theo “Biên bản bàn giao tài liệu” Cả hai tài liệu này được lập thành ba bản: một bản cho bên giao, một bản cho bên nhận, và một bản gửi cho cơ quan lưu trữ cấp trên Tất cả tài liệu bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải được ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ, theo mẫu đã được Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tại Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990.
1.3.2 Thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Khu vực thẩm quyền lưu trữ là khu vực hành chính lãnh thổ nơi các cơ quan tổ chức phải nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thể hiện mối quan hệ pháp luật giữa các Lưu trữ lịch sử và giữa Lưu trữ lịch sử với các lưu trữ cơ quan Việc xác định khu vực thẩm quyền lưu trữ giúp tránh bỏ sót các cơ quan có tài liệu quan trọng và hạn chế tranh chấp trong việc thu thập tài liệu lưu trữ có giá trị Thẩm quyền thu tài liệu thường được quy định bằng các văn bản pháp luật, xác định danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, như các trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam tại Hà Nội, nhằm phân biệt quyền hạn thu thập tài liệu của từng Lưu trữ lịch sử.
Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành, hay còn gọi là Lưu trữ cơ quan, thuộc về các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu của mình Những cơ quan nằm trong danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành Đơn vị và cá nhân giao hồ sơ, tài liệu cần hoàn thiện hồ sơ công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Lưu trữ hiện hành đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ, vì nếu không thực hiện tốt, việc nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sẽ không đầy đủ Điều này có thể dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động lưu trữ và quy trình thu thập, bổ sung tài liệu.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, các cơ quan có trách nhiệm thu thập tài liệu trong vòng 01 năm kể từ khi công việc kết thúc Đối với tài liệu hồ sơ và tài liệu xây dựng cơ bản, thời gian thu thập là 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
Sau khi hoàn thành công việc, tất cả các cơ quan tổ chức phải nộp tài liệu vào lưu trữ của cơ quan Tài liệu này sẽ được khai thác và sử dụng trong thời gian lưu trữ Đối với những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, sau thời gian lưu trữ, chúng sẽ được chuyển giao cho Lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) có thẩm quyền thu thập tài liệu quan trọng, đảm bảo việc bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu có giá trị vĩnh viễn trong mọi lĩnh vực của đất nước Tài liệu được quản lý và bảo quản một cách chặt chẽ.
