Công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc sở y tế thành phố hồ chí minh thực trạng và giải pháp

Đối với tất cả các bệnh viện nói chung và các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM nói riêng thì công tác văn thư giữ vai trò quan trọng trong hỗ trợ công tác chuyên m

ĐẠI HỌC KHOA HỌC, XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỒNG DIỄM

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG

CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018

ĐẠI HỌC KHOA HỌC, XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN HỒNG DIỄM

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG

CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: 60.32.03.01 Người hướng dẫn khoa học: TS.CVCC Phan Đình Nham

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là sản phẩm nghiên cứu của tôi; các số liệu trong luận văn được điều tra trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Tác giả

Nguyễn Hồng Diễm

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ……… 14

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ……… 14

1.1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư ……… 14 1.1.2 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ

1.1.3 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm văn thư cơ quan ……… 16

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỆNH VIỆN VÀ CÔNG TÁC VĂN

1.2.1 Các loại hình bệnh viện và xếp hạng bệnh viện ……… 17 1.2.2 Đặc trưng ngành y tế TP Hồ Chí Minh và các bệnh viện công chuyên

2.2 XÂY DỰNG TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ……… 28

2.3 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, NHÂN SỰ VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH… ………

30

2.3.2 Nhân sự thực hiện công tác văn thư……… 31 2.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật hỗ trợ và phục vụ công tác văn thư……… 33

2.4 TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

34

2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản……… 34

2.4.2 Quản lý văn bản đến……… 46

2.4.3 Quản lý văn bản đi……… 52

2.4.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu……… 58

2.4.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan……… 59

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH……… 67

3.1 Phương hướng phát triển hoạt động của các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 TP.HCM ………

67 3.2 Định hướng công tác văn thư Ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh và các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM ……… 67

3.2.1 Định hướng công tác văn thư trong ngành Y tế Thành phố Hồ Chí Minh 67 3.2.2 Định hướng công tác văn thư tại bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM……… 68

3.3 Giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nghiệp vụ văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh ………

69 3.3.1 Đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư ……… 69

3.3.2.Ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ công tác văn thư………… 71

3.3.3 Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên và ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư tại bệnh viện ………

74 3.3.4 Giải pháp nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư… 76 3.3.5 Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn thư lưu trữ………

76 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3……… 77

KẾT LUẬN……… 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO ……… 83

PHỤ LỤC……… 88

SNV TP.HCM Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh

SYT TP.HCM Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh

TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

VBQPPL Văn bản Quy phạm pháp luật

VTLT Văn thư, lưu trữ

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Vai trò của công tác văn thư đối với tất cả hoạt động của cơ quan tổ chức là rất quan trọng, xuyên suốt từ chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện, đến kiểm tra, báo cáo, lưu trữ

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan đơn vị; làm tốt công tác văn thư giúp giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan Đây là tiền đề để làm tốt công tác lưu trữ, hình thành nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ tài liệu của cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư góp phần giải quyết công việc cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết, hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật; góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Đối với tất cả các bệnh viện nói chung và các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM nói riêng thì công tác văn thư giữ vai trò quan trọng trong hỗ trợ công tác chuyên môn; sắp xếp và quản lý hoạt động bệnh viện thông qua văn bản (văn bản hành chính, văn bản chuyên môn) bằng ứng dụng CNTT góp phần cải cách thủ tục hành chính trong việc khám, chữa bệnh… Vì lẽ

đó, các bệnh viện đã dần thay đổi quan điểm tích cực về công tác văn thư

Thực tế cho thấy công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng

1 trực thuộc SYT TP.HCM vẫn còn những tồn tại và hạn chế: hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn văn bản chưa đáp ứng được yêu cầu nâng cao hiệu quả quản

lý, đội ngũ cán bộ còn hạn chế về năng lực chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, bệnh án điện tử…

Với những vấn đề đặt ra, học viên đã chọn đề tài “Công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh: thực trạng và giải pháp” nhằm khảo sát thực trạng công tác văn thư tại các bệnh

viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc SYT TP.HCM để ghi nhận cách thức quản lý và tổ chức công tác văn thư; sau đó, phân tích những ưu điểm và hạn chế

Từ đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế TP.HCM (sau đây gọi tắt là các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM)

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục đích

Trên cơ sở lý luận và pháp lý quản lý nhà nước về công tác văn thư, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP HCM nêu một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác văn thư của loại hình bệnh viện này

và soạn thảo văn bản đúng quy định Đầu tiên là “Công tác lưu trữ Việt Nam” do

Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn nhân kỷ niệm 25 năm thành lập Cục Lưu trữ Nhà nước Sách gồm 11 chương, đề cập đến nội dung cơ bản của công tác văn thư Thứ

hai là “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của GS Vương Đình Quyền

(2006), NXB ĐHQG Hà Nội [37]; đây vừa là giáo trình giảng dạy cho sinh viên của ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng vừa là tài liệu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức; phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ hành chính văn phòng Tài liệu bao hàm các khái niệm công tác văn thư, cách thức tổ chức quản lý và đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp

vụ công tác văn thư; hướng dẫn chi tiết, cụ thể về thể thức văn bản quản lý nhà nước hoặc các yêu cầu, quy trình soạn thảo, bố cục nội dung, ngôn ngữ và văn phong của văn bản hành chính; cách thức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ để phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ; quản lý, giải

quyết văn bản và quản lý con dấu trong cơ quan Thứ ba là giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản” của các tác giả Lê Văn In (chủ

biên), Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Văn Học (2013), NXB ĐHQG TP.HCM [30] Giáo trình đã trình bày khái niệm, thể thức và những yêu cầu về nội dung văn bản và phương pháp diễn đạt văn phong, ngôn ngữ văn bản Qua đây, các tác giả đã hướng dẫn kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản hành chính, kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản cùng phần phụ lục phương pháp soạn thảo một số loại văn bản được sử dụng trong các cơ quan hành chính - một công việc quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức; văn bản đạt chất lượng hay kém chất lượng sẽ quyết định tính hiệu lực và hiệu quả của văn bản trong hoạt động

quản lý Thứ tư là sách tham khảo “Văn bản và tài liệu văn thư - nguồn bổ sung cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan

Thùy (2015), NXB ĐHQG TP.HCM [32] Nội dung giáo trình đã trình bày mối quan hệ chặt chẽ giữa văn bản và tài liệu văn thư với lưu trữ, trong thời đại thông

tin điện tử Các tác giả đã dành chương 5 và chương 6 để nêu những vấn đề chung

về công tác văn thư, tiêu chuẩn hóa văn bản trong công tác văn thư Theo các tác giả, “công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, gắn bó mật thiết không thể tách rời vì kết quả của công tác văn thư chính là nguồn bổ sung cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Mối quan hệ này được thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến nộp hồ sơ cho lưu trữ

cơ quan và đưa vào lưu trữ lịch sử”[32:118]

Ngoài ra, còn có những sách tham khảo liên quan đến công tác văn thư như

“Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của

tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2003), NXB Chính trị Quốc gia [27] Nội dung tài liệu

đề cập đến việc cần chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới để nhanh chóng nắm bắt thông tin, xử lý tốt nhất thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý; từ đây, vai trò của văn phòng trở thành trung tâm xử lý thông tin với các tiêu chuẩn mới, nghiệp vụ đa dạng, đòi hỏi nhân viên phải năng động Để thực hiện được điều này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức cần quan tâm và nâng tầm vai trò của văn phòng; từ đó đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp

văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại (modern office)

Đối với công tác văn thư tại các bệnh viện, chỉ có một số bài viết đơn lẻ mang

tính khái quát đề cập đến lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử như “Một số ý kiến về lưu trữ hồ sơ bệnh án ở các bệnh viện” của Vũ Thị Phụng (2003) đăng trên Tạp chí

văn thư lưu trữ số 6 [34], nội dung bài viết chỉ là những gợi mở ban đầu về công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử tại các BV mà chưa đưa ra hệ thống các giải pháp

để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án

Đáng chú ý, phải kể đến là đề tài “Lưu trữ và quản lý hồ sơ bệnh án điện tử tại Bệnh viện công tuyến trung ương (hạng đặc biệt) tại Hà Nội” của tác giả Hoàng

Thị Thu Cúc (2014), trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội [21]

bệnh án điện tử tại các bệnh viện công tuyến trung ương tại Hà Nội; từ đây, phân tích những hạn chế, nguyên nhân và đề ra một số giải pháp hoàn thiện việc lập và lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử

Ngoài ra, học viên đã tham khảo một số nghiên cứu ngoài nước như đề tài

“Corporate Governance and Records Management in Private and Public Hospitals in Ghana” (tạm dịch: Quản trị bệnh viện và công tác văn thư tại bệnh viện công và tư) ở Ghana của tác giả Kingsley Opoku Appiah, (2016) đăng trên Record Management Journal [55] Nghiên cứu được thực hiện trên cơ sở thu thập

dữ liệu của 500 cán bộ quản lý từ 85 bệnh viện (65 bệnh viện công và 20 bệnh viện tư) ở khu vực Đông, Bắc và Thượng Tây Ghana Thông qua kết quả nghiên cứu cho thấy mối quan hệ tích cực và cần thiết giữa công tác quản trị bệnh viện và công tác văn thư để chứng minh sự minh bạch trong việc điều trị cho người bệnh;

từ đó hỗ trợ công tác quản lý và điều hành bệnh viện ở Ghana

Ngoài ra, khá nhiều tài liệu phong phú từ nguồn Internet liên quan đến nội dung của đề tài mà học viên tham khảo, trích dẫn trong quá trình nghiên cứu - từ văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn, sách, tài liệu tham khảo và công trình nghiên cứu của nhiều tác giả - đã góp phần quan trọng trong việc hình thành nên luận văn này

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở

Y tế TP.HCM

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác văn thư, bao gồm: soạn

thảo, ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM

Công tác văn thư gắn liền với văn bản Trong hoạt động của văn bản có các loại hình tài liệu cơ bản; nhưng trong luận văn tập trung cho 2 đối tượng tài liệu

cơ bản: văn bản hành chính, văn bản chuyên môn

- Về phạm vi không gian: Tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Sở Y tế TP.HCM

Tại TP.HCM, có 01 bệnh viện hạng đặc biệt (Chợ Rẫy) và 03 bệnh viện chuyên khoa hạng 1 trực thuộc Bộ Y tế, 24 bệnh viện trực thuộc Sở Y tế TP.HCM,

01 bệnh viện đa khoa trực thuộc Ủy ban nhân dân Quận Đối với 24 bệnh viện hạng 1 có 17 bệnh viện chuyên khoa, 7 bệnh viện đa khoa

Phần lớn trong 17 bệnh viện chuyên khoa hạng 1 chịu sự quản lý nhà nước của Sở Y tế TP.HCM (cấp tỉnh/thành) nhưng chuyên môn kỹ thuật là tuyến trung ương để hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo nhân lực cho các tuyến dưới hoặc các bệnh viện hạng thấp hơn, như: mắt, nhi, sản khoa, tim, ung bướu,

Do đó, để đạt mục tiêu của đề tài, học viên chọn khảo sát 5 bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM, gồm: Từ Dũ, Nhi Đồng 1, Nhi Đồng 2, Chấn thương Chỉnh hình và Ung Bướu vì có mô hình tổ chức tương tự nhau về số lượng bệnh nhâm khám và điều trị (> 3.000 lượt khám/ngày), chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật tuyến trung ương…

Hơn nữa, để nhận định và đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình mới, học viên đã khảo sát thêm hai bệnh viện Một là Bệnh viện Quận Thủ Đức, bệnh viện tuyến quận hạng 1 đầu tiên và duy nhất trên cả nước đi đầu trong công nghệ thông tin và là một trong sáu bệnh viện nằm trong thí điểm đề án bệnh án điện tử của Bộ

Y tế Hai là Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM - bệnh viện thực hiện theo mô hình Trường-Viện, trực thuộc Bộ Y tế nhưng hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp- được đánh giá là 1 trong 10 bệnh viện hàng đầu của Việt Nam khi ứng dụng thẻ khám bệnh thay cho sổ khám bệnh giúp các quy trình hành chính tinh gọn, chính

điều hành bệnh viện Mục đích bổ sung hai bệnh viên này là để so sánh, đánh giá cách thức quản lý và tổ chức công tác văn thư; từ đó, đề ra các giải pháp cho công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM

Tóm lại, phạm vi không gian của đề tài gồm 5 bệnh viện chuyên khoa hạng

1, TP.HCM và thêm hai bệnh viện: 1 bệnh viện đa khoa hạng 1 thuộc quản lý nhà nước của Ủy ban Nhân dân Quận Thủ Đức và 1 bệnh viện đa khoa trực thuộc Bộ

Y tế

Tuy nhiên, do thời gian cũng như việc tiếp cận số liệu, công văn, văn bản, quy trình tại từng bệnh viện trong thực tế là rất khó khăn vì tính bảo mật, tính cạnh tranh Vì vậy, khả năng nghiên cứu có những hạn chế nhất định, những vấn đề đặt

ra không tránh khỏi chủ quan của người nghiên cứu hoặc có những số liệu khảo sát, trích dẫn chỉ có tại Bệnh viện Ung Bướu - nơi học viên đang công tác

- Về phạm vi thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu trong giai đoạn năm 2011 - 2017 Từ năm 2011, Thông tư 01/BNV về công tác văn thư được ban hành, là kim chỉ nam cho hoạt động văn thư

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này, học viên thực hiện phương pháp phỏng vấn (ban lãnh khoa/phòng, nhân viên văn thư) dựa trên bảng hỏi để tiến hành thu thập thông tin cần thiết

Sau đó, sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp: tài liệu, số liệu, ý kiến đánh giá

6 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Đề tài có giá trị thực tiễn, đánh giá thực trạng công tác văn thư trong quản lý,

tổ chức và thực hiện công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM Kết quả nghiên cứu của đề tài:

- Về ý nghĩa khoa học: Kết quả nghiên cứu của luận văn một lần nữa góp phần khẳng định tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động quản lý của

các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM; nếu thực hiện tốt sẽ góp phần nâng cao y hiệu của bệnh viện trong giai đoạn tự chủ tài chính hiện nay

- Về ý nghĩa thực tiễn: đánh giá thực trạng công tác văn thư; đưa ra những

kiến nghị khách quan; giúp lãnh đạo bệnh viện có chiến lược, kế hoạch đúng và toàn diện về công tác văn thư, lưu trữ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư:

1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Hội đồng lưu trữ quốc tế (ICA) biên soạn Từ điển Thuật ngữ lưu trữ (1988),

xuất bản bằng ngôn ngữ Anh, Đức, Ý, Nga, Tây Ban Nha gồm 484 thuật ngữ;

trong đó thuật ngữ số 376 về công tác văn thư “Records management”, bản tiếng

Anh, được định nghĩa: “That area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of records, i.e during their entire life cycle” (tạm dịch: Đó là lĩnh vực quản lý hành chính tổng hợp liên quan đến tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy văn bản, vòng đời của văn bản)

Theo đó, Bản tiếng Pháp “Gestion des documents” là: “Terme utilisé au

Canada franco-phone pour désigner l’ensemble des mesures visant à l’ économie

et à l’efficacité dans la création, le tri, la conservation et l’utilisation des archives,

correspondant au terme américain “records management”, được dịch bản Tiếng Việt: “Quản lý tài liệu – Thuật ngữ dùng ở vùng nói tiếng Pháp của Canada để chỉ một tập hợp các biện pháp nhằm tiết kiệm và hiệu quả trong việc tạo lập, lựa chọn, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, tương ứng với thuật ngữ của Mỹ là

“quản lý hồ sơ/tài liệu ghi”

Tại Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng trong văn bản quy

phạm pháp luật; được diễn giải như sau: Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992),

công tác văn thư là: “Một lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan, xí nghiệp nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị quân đội”[23:23]

Tác giả Dương Văn Khảm định nghĩa công tác văn thư là “Toàn bộ các quy

trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ” trong Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ (2011) [31]; hoặc trong sách “Văn bản

và tài liệu văn thư nguồn bổ sung cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” nêu:

“Công tác văn thư là toàn bộ quá trình biên soạn văn bản (làm văn bản); quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước từ Trung ương đến cơ sở” Tóm lại, khái niệm “công tác văn thư” đã được đề cập ở nhiều tài liệu trong nước và ngoài nước Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng

về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, được tổ chức thực hiện từ trung ương đến cơ sở

Vì vậy, để thống nhất học viên sử dụng theo khái niệm đã được nêu tại khoản

2 điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [15]

1.1.1.2 Nội dung công tác văn thư

Soạn thảo, ban hành văn bản;

Quản lý và giải quyết văn bản;

Quản lý và sử dụng con dấu;

Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức

1.1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu: nhanh chóng để giải quyết kịp thời mọi công việc của cơ quan, chính xác về nội dung, thể thức văn bản và kỹ thuật nghiệp vụ, bí mật vì có những văn bản của cơ quan thuộc phạm vi bí mật, hiện đại khi ứng dụng

kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại

1.1.1.4 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý

Trong công tác hành chính, văn thư là bộ thiết yếu, không thể thiếu; là nơi truyền tải và lưu trữ thông tin của cơ quan, đơn vị Hoạt động của công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Ý nghĩa: công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Thứ nhất, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và nhanh chóng,

hỗ trợ tích cực công tác quản lý; thứ hai, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị; thứ ba; phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ; thứ tư; góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan; sau nữa, công tác văn thư

là bước chuẩn bị cho công tác lưu trữ

1.1.2 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan,

tổ chức

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau

Do đó, tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ trách những công việc nhất định, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, từ thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính), trưởng các đơn vị đến cán bộ, viên chức và của văn thư cơ quan

1.1.3 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm văn thư cơ quan

Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan) Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm

quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác

Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch văn thư theo quy định của pháp luật

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BỆNH VIỆN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC BỆNH VIỆN

1.2.1 Các loại hình bệnh viện và xếp hạng bệnh viện

chuyên khoa sâu [1]

Không kể là chuyên khoa hay đa khoa, các bệnh viện công lập có các cấp quản lý khác nhau: Bộ Y tế, Ủy ban nhân dân tỉnh/ thành phố, Ủy ban nhân dân

quận/huyện, Ủy ban nhân dân phường/xã

Trái lại, bệnh viện tư nhân do các tập đoàn, cá nhân có nguồn kinh phí lớn tự

trang bị mọi thứ, hoạt động theo cơ chế doanh nghiệp; nhưng chi phí điều trị khá cao so với thu nhập của người dân

1.2.1.2 Xếp hạng bệnh viện

Theo quyết định 1895/1997/QĐ-BYT ngày 19/9/1997 của Bộ Y tế về ban hành quy chế bệnh viện: “Bệnh viện hạng 1 là cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trực thuộc Bộ Y tế hoặc UBND tỉnh, thành phố và các ngành có trách nhiệm khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Bệnh viện có đội ngũ cán bộ y tế có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, được trang bị hiện đại, có các chuyên khoa sâu, cơ sở hạ tầng phù hợp” [9]

Hiện các bệnh viện được phân theo 4 hạng: hạng đặc biệt, 1, 2, 3 căn cứ theo Thông tư 03/2004/TT-BYT ngày 03/3/2004 của Bộ Y tế về hướng dẫn xếp hạng bệnh viện [39] Việc xếp hạng bệnh viện là cơ sở để hoàn chỉnh về tổ chức, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật và chất lượng phục vụ người bệnh; đầu tư phát triển bệnh viện trong từng giai đoạn thích hợp; phân tuyến kỹ thuật trong điều trị; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí lao động và thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức, viên chức bệnh viện

1.2.2 Đặc trưng của các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM nói riêng

Các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM là đơn vị mũi nhọn của ngành

y tế TP.HCM, cơ sở y tế tuyến cuối của các tỉnh phía Nam và cũng là một trong các cơ sở khám chữa bệnh hàng đầu của cả nước Đây là nơi đào tạo và sở hữu đội ngũ bác sĩ chuyên khoa, có tay nghề cao đáp ứng việc triển khai các kỹ thuật cao, kỹ thuật chuyên sâu nhằm phục vụ, chăm sóc người bệnh Chính vì thế đã thu hút khối lượng bệnh nhân rất lớn đến khám và điều trị mỗi ngày, không chỉ tại TP.HCM mà còn từ nhiều tỉnh, thành trên cả nước Dẫn đến tình trạng quá tải diễn ra thường xuyên, cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu, kỹ năng giao tiếp của nhân viên y tế khi thường xuyên bị áp lực công việc

1.2.3 Cơ sở pháp lý công tác văn thư tại bệnh viện

1.2.3.1 Quy định pháp lý về công tác văn thư

Trước hết phải kể đến Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư [15] Nghị định quy định các vấn đề chủ yếu của công tác văn thư: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý nhà nước về công tác văn thư …

Sau đó, để điều chỉnh và giải quyết những phát sinh, thay đổi trong tình hình mới, ngày 08/2/2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 [17] Trong nội dung sửa đổi, bổ sung, Nghị định 09/2010/NĐ-CP đã làm rõ thêm khái niệm về bản gốc văn bản và bản chính văn bản, quy định rõ trách nhiệm của người ký thay (KT.) và ký thừa ủy quyền (TUQ.) trước người đứng đầu cơ quan,

tổ chức và trước pháp luật Cụ thể Điều 19 của Nghị định 09/2010/NĐ-CP ghi:

“Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ” sửa đổi quy định trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP: “Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức

và một bản lưu trong hồ sơ”

Dựa vào quy định của Chính phủ, trong các năm 2011-2012-2013, Bộ Nội

vụ đã ban hành Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính [6]; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan [7] và Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức [8] Nội dung của các thông tư là kim chỉ nam cho công tác soạn thảo, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ văn bản; là cơ sở đưa hoạt động công tác văn thư vào quy củ, mang tính thống

nhất từ trung ương đến địa phương, từ cơ quan, tổ chức đến khoa/phòng/ban; ban hành biểu mẫu tiêu chuẩn, hạn chế mỗi nơi thực hiện một kiểu

Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu, từ năm 2001, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và Nghị định số 31/2009/NĐ-

CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu Nội dung gồm 5 chương với những quy định điều, khoản chặt chẽ, rõ ràng trong quản lý và sử dụng con dấu, bao gồm: những quy định chung; thẩm quyền quy định mẫu dấu, thủ tục khắc dấu, cấp phép khắc dấu và đăng ký mẫu dấu; khen thưởng và xử lý vi phạm trong việc thực hiện các quy định này và điều khoản thi hành [19] [18]

Đối với việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đính kèm lưu đồ mô tả văn bản đến

và văn bản đi trong môi trường mạng [24]

1.2.3.2 Bộ Y tế ban hành Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện

Để có căn cứ đánh giá, công nhận chất lượng hoạt động cho toàn bộ các BV Nhà nước và tư nhân, Bộ Y tế lần đầu tiên ban hành Bộ tiêu chí đánh giá chất lượng bệnh viện (kèm theo Quyết định số 4858/QĐ-BYT ngày 03/12/2013, phiên bản 1/2013) Một trong những nội dung của Bộ tiêu chí liên quan đến công tác văn

thư chính là tiểu mục B4.2 “Triển khai thực hiện văn bản chỉ đạo dành cho bệnh viện” Ở phiên bản 1/2013, có 5 mức đánh giá dựa trên 12 tiêu chí [12]

Đến năm 2016, Bộ Y tế ban hành ban hành phiên bản 2/2016 phiên bản 2/2016 (kèm theo Quyết định số 6858/QĐ-BYT ngày 18/11/2016) với 16 tiêu chí

So với phiên bản 1 (2013), phiên bản 2 (2016) đã nâng cao yêu cầu đòi hỏi phải ứng dụng CNTT vào công tác văn thư hợp lý và chuyên nghiệp [13]

Đây là tiền đề để công tác văn thư tại các bệnh viện thay đổi theo hướng tích cực, được sự quan tâm và đầu tư ngày càng nhiều của các cấp lãnh đạo bệnh viện

1.2.3.3 Ủy ban Nhân dân TP.HCM ban hành văn bản và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư

Ủy ban Nhân dân TP.HCM ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Nội dung chỉ thị yêu cầu thủ trưởng các sở ngành, đơn vị sự nghiệp thực hiện nghiêm túc các nội dung: tăng cường tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản thực hiện đúng quy định nhà nước; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Chủ tịch Ủy ban Nhân dân TP.HCM đã ban hành Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31/12/2010 về ban hành quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan quy định rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cũng như các nội dung của công tác này [50]

Tiếp theo, thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/52012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển dần từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện

tử và tiến tới xây dựng chữ ký số, Ủy ban Nhân dân TP.HCM đã ban hành công văn số 4465/UBND-TTTH ngày 04/9/2012 về vận hành chức năng gửi nhận văn bản điện tử yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải đính kèm văn bản điện tử

1.2.3.4 Cấp Sở, Chi cục văn thư lưu trữ TP.HCM xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư

Sở Y tế TP.HCM ban hành kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm Ví dụ như

kế hoạch 480/KH-SYT ngày 24/01/2017 của Sở Y tế TP.HCM về công tác văn thư, lưu trữ gồm hai nhiệm vụ chính như sau:

- Nhiệm vụ trọng tâm: Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nhằm

nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; xác định, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; tiếp tục triển khai hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu hết giá trị của SYT theo quy định; bố trí cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ; trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo quản an toàn tài liệu như

kệ, phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy lạnh, quạt thông gió nhằm bảo đảm tốt công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống mối mọt đối với tài liệu lưu trữ; thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho lưu trữ và tài liệu để bảo quản tốt tài liệu theo quy định

- Nhiệm vụ thường xuyên: Triển khai Cổng liên thông văn bản điện tử giữa

Sở Y tế và các đơn vị trong ngành Y tế Từ ngày 01/01/2017, Sở Y tế phát hành văn bản đi và nhận văn bản đến thông qua Cổng liên thông văn bản https://lienthongvanban.tphcm.gov.vn với 166 đơn vị đã được cấp tài khoản Tiếp

tục áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và phần mềm lõi mới; xây dựng cơ sở dữ

liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ: Tập hợp cơ sở

dữ liệu đã có, nhập lại (nếu chưa có) các loại quyết định của Sở Y tế có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để làm công cụ tra cứu

Sở Nội vụ TP.HCM ban hành văn bản, hướng dẫn về thực hiện công tác

văn thư:

- Công văn số 776/SNV-CCVTLT về việc thực hiện một số nội dung mới của quy định, hướng dẫn về công tác văn thư theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, ngày 07 tháng 11 năm 2014, ngày 09/6/2014 [39]; hướng dẫn số 686/HD-SNV về việc Hướng dẫn một số nội dung trong việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, ngày 02/3/2015 [39]

- Hướng dẫn số 600/HD-SNV về việc Hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan tổ chức, ngày 25/2/2016 và Hướng dẫn số 992/HD-SNV về việc hướng dẫn các mẫu phiếu trình duyệt, trình

ký hồ sơ đối với cơ quan, tổ chức, ngày 25/3/2016 [41][42]

1.2.4 Đặc trưng công tác văn thư tại bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM

Đặc trưng của công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM thể hiện qua những nội dung sau:

Thứ nhất, đối với văn bản chuyên môn, do mỗi bệnh viện có tính chất, đặc thù khác nhau nên việc ban hành, soạn thảo loại văn bản này cũng không giống nhau; thậm chí ngay trong cùng một BV vẫn có sự khác nhau giữa khối lâm sàng

và khối cận lâm sàng, hoặc giữa khối Nội và khối Ngoại

Thứ hai, văn thư cơ quan có thể được đặt tại phòng Nghiệp vụ Y (hay còn được gọi là phòng Kế hoạch Tổng hợp), chứ không nhất thiết phải là Văn phòng hoặc phòng Hành chính Quản trị Việc phân công này giúp đảm bảo tính pháp lý của văn bản chuyên môn vì ngoài việc phát hành văn bản hành chính, văn bản chuyên môn (như giấy ra viện, giấy chuyển viện, y chứng, tóm tắt bệnh án, xác nhận tình trạng bệnh nhân đang điều trị, giấy hưởng bảo hiểm xã hội…) chiếm số lượng không nhỏ và rất quan trọng, liên quan đến pháp lý và quyền lợi của người

bệnh Nhân viên chịu trách nhiệm đóng dấu để ban hành văn bản, ngoài nghiệp

vụ văn thư còn phải có nghiệp vụ chuyên môn

Thứ ba, nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM khá khiêm tốn về số lượng và chất lượng, chưa đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư vì phần lớn chưa được đào tạo chính quy về công tác văn thư Bộ phận văn thư cơ quan của các bệnh viện nhiều nhất có 3 nhân viên,

ít nhất là 1 nhân viên; kiêm nhiệm nhiều công tác; trình độ chuyên môn có thể xuất phát là điều dưỡng, kế toán, quản trị kinh doanh Còn tại các khoa lâm sàng

và cận lâm sàng, điều dưỡng hành chính khoa sẽ kiêm nhiệm công tác văn thư nói riêng và các công tác hành chính nói chung Chính điều này dẫn đến hạn chế trong việc giải quyết và xử lý công tác văn thư, văn bản soạn thảo còn nhiều sai sót về thể thức và nội dung

Tuy nhiên, tình trạng này đang được cải thiện khi Sở Y tế TP.HCM phối hợp với Sở Nộ vụ TP.HCM và các bệnh viện tổ chức các khóa nghiệp vụ văn thư;

cử nhân viên tham gia học Đại học/Sau Đại học về công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại các cơ sở đào tạo uy tín Hy vọng đến năm 2020, nhân sự lĩnh vực này tại các bệnh viện chuyên khoa hạng 1, TP.HCM sẽ nâng cao chất lượng, phát huy vai trò tham mưu và góp phân định hướng công tác này tại cơ sở

di động… đã góp phần tích cực cho công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên

khoa hạng 1, TP.HCM Tuy vẫn còn thiếu đồng bộ trong trang thiết bị phục vụ công tác văn thư nhưng đã có sự đầu tư kinh phí nâng cấp thiết bị, góp phần hỗ trợ cải tiến quy trình khám, chữa bệnh rút ngắn thời gian chờ khám bệnh và làm xét nghiệm cận lâm sàng

1.3 Nhận định

Công tác văn thư (soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ

sơ và lưu trữ hồ sơ, quản lý con dấu) thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức; vì thế, công tác này liên quan đến tất

cả các đơn vị, phòng, ban, cá nhân trong các bệnh viện nói chung và các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM nói riêng Do đó, khái niệm văn thư không còn xa lạ tại các bệnh viện bởi hầu hết hoạt động điều hành, quản lý và triển khai công tác đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp Đây là một công tác vừa mang tính chuyên môn vừa mang tính chính trị, nghiệp vụ, có sự quản lý đồng bộ và khoa học Từ đó có thể thấy:

- Sự ra đời của các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác văn thư do Chính phủ, các bộ, ngành hoặc của cơ quan chủ quản ban hành là kim chỉ nam, góp phần định hướng công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM

- Công tác văn thư của ngành y tế có đặc trưng riêng so với những cơ quan,

tổ chức khác về chuyên môn, nghiệp vụ Ngay cả trong các bệnh viện, công tác văn thư của các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM cũng có nét đặc trưng khác với những loại hình bệnh viện còn lại

- Trong quá trình hoạt động, dù vai trò của công tác văn thư đã được chứng minh nhưng thực tế vẫn chưa nhận được sự quan tâm và đầu tư đúng mức của lãnh đạo các bệnh viện về nhân sự, nghiệp vụ và trang thiết bị Sự thiếu quan tâm này dẫn đến nhiều hạn chế trong việc phát huy hiệu quả của công tác văn thư, là nguyên

bản đến – đi còn tùy tiện, không lập hồ sơ công việc đúng quy định để đưa vào lưu trữ hồ sơ

- Từ năm 2014, căn cứ vào bộ thang điểm đánh giá chất lượng bệnh viện, trong đó có đánh giá công tác văn thư, giám đốc các bệnh viện đã thay đổi quan điểm: nhìn nhận công tác hành chính quyết định một phần không nhỏ hiệu quả hoạt động của công tác chuyên môn

Do đó, để công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM được thực hiện đúng và quy củ cần đánh giá đúng thực trạng để có giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác văn thư

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG

CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1, TP.HCM THÔNG QUA THỰC

TẾ KHẢO SÁT TẠI 7 BỆNH VIỆN

NỘI DUNG

BỆNH VIỆN

CT CHỈNH HÌNH

NHI ĐỒNG

1

NHI ĐỒNG

2

BƯỚU

QUẬN THỦ ĐỨC

ĐH

Y DƯỢC

-Quy chế VTLT Không Có Có Có Có Có Không -Kế hoạch VTLT Không Có Có Có Có Có Có -Biết NĐ 110/CP, TT

01/BNV Không Có Có Có Có Có Có Ứng dụng phần mềm quản

lý văn bản

Từ 01/01/17 Có Có Có

Từ

2011 Có Có -Cách thức chuyển văn

Email

-Quy trình VB đến - đi Có Có Có Có Có Có Có -Sổ tiếp nhận VB đến Có Có Có Có Có Có Có -Sổ tiếp nhận văn bản mật Có Có Có Có Có Không Có

-Sổ theo dõi việc giải quyết

VB đến Không Không Không Có Không

Phần mềm nội bộ

VTCQ ĐV thụ VTCQ

ĐV thụ

Sổ chuyển VB đi Không Có Có Có Có Có Có

3 Quản lý và sử dụng con

dấu

-Yêu cầu đối với nhân viên

quản lý dấu cơ quan Không

Đảng viên Không

Đảng viên Không Không Không -Biết quy định quản lý và

sơ Không Không Không Có Không Không Không

2.2 BAN HÀNH VĂN BẢN HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1, TP.HCM

Từ năm 2011 đến năm 2014, công tác văn thư chưa thực sự nhận được quan tâm tại bệnh viện Vì vậy, không có văn bản hướng dẫn thực hiện mà các bệnh viện làm theo thói quen, đáp ứng yêu cầu công việc chung của toàn cơ quan

Từ năm 2014, Bộ Y tế ban hành bộ tiêu chí đánh giá chất lượng Bệnh viện (kèm theo Quyết định số 4858/QĐ-BYT ngày 03 tháng 12 năm 2013) chỉ đề cập đến nội dung “triển khai các văn bản của các cấp quản lý” Đến năm 2017 thì tiêu chí mang tính tổng quát hơn, thực tế hơn khi đưa ra yêu cầu:

- Phân công nhân viên đầu mối tiếp nhận và cập nhật văn bản;

- Có quy trình tiếp nhận, phân loại và phân công người xử lý văn bản; trong

đó quy định rõ thời gian, hình thức xử lý văn bản;

- Có tiến hành rà soát định kỳ tiến độ triển khai văn bản chỉ đạo

- Áp dụng phần mềm chuyên dụng quản lý văn bản điện tử, văn bản được gửi tới ngay tất cả các đối tượng nhận văn bản để thực hiện thông qua hệ thống phần mềm sau khi văn bản được lãnh đạo bệnh viện tiếp nhận và xử lý

Vì vậy, các bệnh viện đã từng bước xây dựng quy chế, quy trình, văn bản hướng dẫn nhằm đáp ứng yêu cầu của Bộ Y tế thông qua nội dung sau:

Thứ nhất, hầu hết các bệnh viện đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ (ngoại trừ Bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình) dựa trên tình hình thực tế của bệnh viện; đảm bảo các nội dung: trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan; công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và bảo quản con dấu căn cứ vào Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; kết hợp với nội dung công văn số 1816/SYT-TCCB ngày 16 tháng 8 năm 2000 của Sở Y tế TP.HCM về thẩm quyền của các đơn vị trực thuộc Điển hình như Quyết định số 1750/QĐ-BVUB ngày 20 tháng 5 năm 2016 về ban của Bệnh viện Ung Bướu, Quyết định số 3304/QĐ-BVTD ngày 30 tháng 7 năm 2017 của Bệnh viện Từ Dũ

và Quyết định số 02/QĐ-BV ngày 07 tháng 01 năm 2016 của Bệnh viện Quận Thủ Đức về ban hành quy chế văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, việc ban hành quy chế không

có nghĩa là thực hiện theo quy chế mà tế việc thực hiện vẫn theo thói quen và nề nềp cũ; do đó vẫn còn nhiều thiết sót trong nghiệp vụ công tác văn thư

Thứ hai, lập kế hoạch công tác văn thư lưu trữ hàng năm xây dựng nhiệm

vụ thường xuyên, nhiệm vụ trọng tâm của từng đơn vị căn cứ công văn của Ủy ban Nhân dân TP.HCM và kế hoạch văn thư, lưu trữ của Sở Y tế TP.HCM Đây

là cơ sở đánh giá, báo cáo cuối năm của bệnh viện theo yêu cầu của cơ quan chủ quản: Kế hoạch 1564/KH-NĐ1 ngày 15 tháng 4 năm 2017 của Bệnh viện Nhi

Đồng 1 về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ 2017 định hướng nghiệp vụ công tác văn thư theo hướng hiện đại hóa, phù hợp với yêu cầu chung của toàn đơn vị

Thứ ba, ban hành quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi, quy trình văn bản nội bộ như: Quyết định số 1154/QĐ-BV ngày 05 tháng 9 năm 2016 của Bệnh viện Quận Thủ Đức về kiện toàn quy trình công tác văn thư lưu trữ, quyết định số 2063/QĐ-BVĐHYD ngày 16 tháng 10 năm 2017 về ban hành quy trình tiếp nhận,

xử lý và trình ký hồ sơ Đây được xem là kim chỉ nam cho nghiệp vụ văn thư tại các bệnh viện, giúp nhân viên trong bệnh viện hiểu quyền và nhiệm vụ trong việc thực hiện công việc này Tuy nhiên, không ghi nhận báo cáo thực hiện công tác văn thư trong năm tại các Bệnh viện

Ngoài ra, một số bệnh viện ban hành văn bản nội bộ nhắc nhở việc thực hiện công tác văn thư theo hướng dẫn của cấp trên như: Bệnh viện Ung Bướu phát hành văn bản số 1076/BVUB-HCQT ngày 27 tháng 7 năm 2015 về ban hành biểu mẫu văn bản thường quy; Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình ban hành văn bản số 521/CTCH-HC ngày 08 tháng 3 năm 2017 nhắc nhở tiến độ giải quyết văn bản

2.3 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, NHÂN SỰ VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1 TRỰC THUỘC SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.3.1 Cách thức tổ chức

Các bệnh viện tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung Nghĩa là ngoài công việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành; các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại phòng HCQT của bệnh viện Tổ chức văn thư cơ quan, không bố trí văn thư ở các khoa, phòng Tổ văn thư hoạt động theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ của bệnh viện đã được ban hành

Tổ Văn thư là một tổ thuộc phòng HCQT, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng HCQT hoặc Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm hành chính Tại Bệnh viện Nhi đồng 1, Tổ văn thư thuộc Phòng Kế hoạch Tổng hợp

Mô hình Tổ Văn thư tại BVĐHYD có điểm khác biệt so với các bệnh viện khác là Tổ Văn thư thuộc phòng Hành chính, tách từ phòng HCQT Mô hình này giúp nhân viên làm đúng vai trò, nhiệm vụ, không phải kiêm nhiệm nhiều công việc; đảm bảo nội dung và chất lượng công việc (việc soạn thảo, ban hành văn bản đúng quy định, tính pháp lý cao và hạn chế sơ sót)

Khảo sát tại 7 bệnh viện nhận thấy: 3/7 tổ văn thư còn được phân công chịu trách nhiệm xử lý công tác hành chính của phòng; và 3/7 bệnh viện, tổ văn thư kiêm thêm nhiệm vụ là tổ thư ký hoặc tổ giúp việc của ban giám đốc Bệnh viện

2.3.2 Nhân sự thực hiện công tác văn thư

2.3.2.1 Số lượng

Số lượng nhân sự thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư tại các bệnh viện công chuyên khoa hạng 1, TP.HCM khá khiêm tốn so với các bộ phận công tác khác Đơn vị ít nhất là 1 và nhiều nhất là 3; tuy nhiên vẫn kiêm nhiệm những công việc hành chính của phòng/bệnh viện Cụ thể:

- Bệnh viện Ung Bướu: 04

- Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM: 07

2.3.2.2 Trình độ

Biểu đồ 2.1 Trình độ nhân viên văn thư

Trình độ nhân viên văn thư tại các bệnh viện đa dạng:

- Chuyên ngành văn thư lưu trữ: 7 đại học, 1 trung cấp

- Chuyên ngành khác: luật, quản trị kinh doanh, thư ký y khoa

Nhận xét: tùy vào tính chất công việc hoặc mục tiêu hướng đến của bệnh viện; kết hợp tình hình thực tế của từng bệnh viện mà bố trí biên chế chuyên trách hoặc kiêm nhiệm; điều này ảnh hưởng đến hiệu suất công việc Nhân viên chưa xem trọng nghiệp vụ công tác văn thư nên không có ý thức tự giác trau dồi chuyên môn nghiệp

vụ cũng như rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của một nhân viên văn thư (kỹ năng giao tiếp, ứng xử, phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, cẩn thận, tỉ mỉ…)

7

11

1 2

Trình độ nhân viên văn thư

Tóm lại, khi nghiệp vụ công tác văn thư được xem là cánh tay đắc lực của lãnh đạo bệnh viện, nhân viên được đào tạo chính quy thì hoạt động của bệnh viện

sẽ quy chuẩn, rõ ràng; giúp ban giám đốc bệnh viện nắm bắt thông tin chính xác, phù hợp

2.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật hỗ trợ và phục vụ công tác văn thư

Nhìn chung, trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ nghiệp vụ công tác văn thư đã bước đầu đáp ứng yêu cầu công việc (máy photo, máy vi tính, máy in, dụng

cụ văn phòng phẩm, tủ đựng hồ sơ….) Tuy nhiên một số trang thiết bị đã cũ, giảm năng suất công việc, mất nhiều thời gian cho việc giải quyết công việc

Do yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện nghiệp vụ công tác văn thư là một yêu cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý, vì vậy từ năm 2011, SYT TP.HCM là đơn vị đi đầu trong việc ứng dụng CNTT vào công tác cải cách hành chính, tối ưu công tác văn thư

Trong giai đoạn đầu, SYT TP.HCM đã cung cấp phân mềm quản lý văn thư miễn phí cho các đơn vị trực thuộc Qua thời gian sử dụng và đánh gia hiệu năng của phần mềm, các bệnh viện đã tự thay thế bằng những phần mềm quản lý văn bản khác nhau tùy theo kinh tế và nhu cầu của bệnh viện Tiến tới sử dụng văn phòng điện tử thay cho văn phòng giấy (phần mềm quản lý văn thư do nhóm kỹ sư của BV

Từ Dũ tự viết, phần mềm online office của BV Ung Bướu, phần mềm E-Hospital của Nhi đồng 1, Nhi đồng 2…) Đồng thời đang từng bước đồng bộ dữ liệu thông qua cổng liên thông văn bản của Sở Y tế, ứng dụng điện thoại di động Tuy vẫn còn hạn chế và sự cố nhưng việc mạnh dạn áp dụng CNTT vào nghiệp vụ công tác văn thư đã hỗ trợ tích cực cho công tác này nói riêng và toàn bệnh viện nói chung

2.4 TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG CHUYÊN KHOA HẠNG 1, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Nghiệp vụ công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu đối với bất cứ

cơ quan, phải đảm bảo thông tin bằng văn bản để phục vụ công tác quản lý Nội dung thực hiện công tác văn thư gắn liền với hoạt động của đơn vị Vì vậy, ngoài văn bản hành chính thông thường dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý bệnh viện (công văn, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, biên bản, dự án, đề án, kế hoạch, chương trình, diễn văn, công điện, các loại giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, các loại phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình, nghị quyết, quyết định…), bệnh viện sản sinh loại văn bản chuyên môn kỹ thuật (mẫu bệnh án, mẫu giấy phiếu y, mẫu giấy phiếu dược, mẫu giấy phiếu vật tư thiết bị y tế, mẫu sổ y, mẫu sổ dược, mẫu sổ vật tư thiết bị y tế, phiếu tóm tắt bệnh án, phiếu xác nhận đang điều trị, giấy ra viện, giấy chuyển viện, giấy chuyển tuyến…) phục vụ nhiệm vụ khám và điều trị cho người dân Vì vậy, tùy vào mỗi loại văn bản có cách thực hiện khác nhau

2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.4.1.1 Văn bản chuyên môn

Trong khi thể thức và nội dung của văn bản chuyên môn kỹ thuật ngành y

tế được quy định trong quyết định số 4069/2001/QĐ-BYT về ban hành mẫu hồ sơ bệnh án từ năm 2001 nhằm thống nhất quản lý hoạt động chuyên môn đến nay vẫn chưa có cập nhật và thay đổi cho phù hợp với tình hình mới thì các bệnh viện

đã tự soạn thảo và ban hành loại văn bản này để đảm bảo hoạt động; thậm chí, trong mỗi khoa, cũng tự chủ động ban hành văn bản chuyên môn, chịu trách nhiệm chuyên môn Ví dụ “Giấy hẹn khám lại” (hình 2.1) đảm bảo thông tin quản lý hành chính người bệnh, cũng như truyền tải nội dung cần thiết đến người bệnh;

tuy nhiên tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản là “Bệnh viện Ung Bướu”, đóng dấu mộc “KHOA XẠ 3”

Hình 2.1 Giấy hẹn khám lại, Nguồn: BV Ung Bướu

Ngôn ngữ và bố cục của các văn bản chuyên môn được trình bày bố cục theo nội dung các khuôn mẫu có sẵn, chỉ cần điền thông số và thông tin chuyên môn cần thiết vào chỗ trống, đảm bảo tính thống nhất, tính khoa học

Tuy nhiên vẫn có loại hình văn bản chuyên môn, được gọi là tờ rơi, không thực hiện theo tiêu chuẩn này mà sử dụng ngôn ngữ đon giản, dễ hiểu, mang tính phổ thông đại chúng; cung cấp thông tin về mặt bện, các triệu chứng, cách phòng ngừa… được trình bày bắt mắt, không theo quy tắc trình bày văn bản, chỉ nhằm thu hút sự quan tâm của người đọc để truyền đạt thông tin (hình 2.2)

Hình 2.2 Tờ rơi về bệnh sốt xuất huyết, Nguồn: BV Nhi đồng 1

Đối với văn bản chuyên môn, việc phân cấp thẩm quyền ban hành được thực hiện có thứ bậc và phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng Cụ thể: thứ nhất, các biểu mẫu liên quan đến quá trình điều trị cho bệnh nhân tại khoa, thẩm quyền ban hành thuộc về Ban Chủ nhiệm khoa (toa thuốc, phiếu chỉ định thực hiện lâm sàng, cận lâm sàng, biên bản hội chẩn khoa….); thứ hai, các biểu mẫu liên quan đến thủ tục hành chính có tính chuyên môn (giấy xác nhận đang điều trị, giấy nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, giấy ra viện, tóm tắt bệnh án, y chứng, giấy ra viện, giấy

chuyển viện …), thẩm quyền ban hành của Ban Giám đốc Bệnh viện Tuy nhiên, trê thực tế, phòng Kế hoạch Tổng hợp (hay còn được gọi là phòng Y vụ/ phòng Nghiệp vụ Y) nhận ủy quyền từ Ban Giám đốc bệnh viện để ký ban hành loại văn bản này, đảm bảo nhanh chóng cung cấp cho người bệnh

Giấy ra viện

Chất lượng văn bản hành chính ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc bệnh viện; nội dung văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành (văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành - là đơn vị, khoa/phòng- phải phù hợp với văn bản của cơ quan cấp trên - bệnh viện)

Việc soạn thảo và ban hành văn bản được xem là bước đầu tiên và quan trọng nhất Để hoàn thành tốt yêu cầu này cần quan tâm đến nội dung, thể thức-kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ hành chính-công vụ và thẩm quyền ban hành văn bản Tuy nhiên, ở cấp độ đơn vị/ khoa thường gặp nhiều hạn chế do phụ trách soạn thảo văn bản phần lớn là các điều dưỡng viên kiêm nhiệm, không nắm vững quy định

về thể loại văn bản; dẫn đến:

- Sai thể thức, sai chính tả, kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ sinh hoạt dùng trong văn bản hành chính Cụ thể như: ghi tên loại công văn (CV) vào phần ký hiệu văn bản; khoảng cách giữa các đoạn văn bản và khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng không thống nhất;

- Gạch dưới quốc hiệu sử dụng lệnh U hoặc viết tắt quốc hiệu (CHXHCNVN) hoặc không viết kích cỡ chữ không đúng quy định;