Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng hán

Hiện có nhiều sách viết về soạn thảo VBHC nói chung và văn bản hành chính thông dụng VBHCTD nói riêng của tiếng Hán và tiếng Việt, nhưng so sánh đối chiếu giữa VBHCTD tiếng Hán với các t

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

(SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT)

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGỮ VĂN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2007

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

(SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT)

Luận văn Thạc sĩ khoa học Ngữ văn

Chuyên ngành : NGÔN NGỮ HỌC SO SÁNH Mã số : 5.04.27

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS.TS ĐẶNG NGỌC LỆ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2007

LỜI CẢM TẠ

Hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS Đặng Ngọc Lệ là Thầy trực tiếp hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện luận văn này Tôi xin cảm ơn quý Thầy / Cô ở Bộ môn Ngôn ngữ khoa Văn học-Ngôn ngữ trường Đại học KHXH & NV Tôi xin cảm ơn quý Thầy / Cô ở Văn phòng Sau đại học và Khoa Đông phương học trường Đại học KHXH & NV, những người đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thời gian vừa qua

Tôi cũng không thể không nhắc đến các anh chị đồng học ở lớp cao học ngôn ngữ so sánh khóa 2004 trường Đại học KHXH & NV, các đồng nghiệp và các bạn sinh viên ở Khoa Đông phương học trường Đại học Lạc Hồng Đồng Nai

Sau cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình về sự động viên, khuyến khích và hỗ trợ tích cực trong thời gian viết luận văn

TP.HCM, ngày 01 tháng 12 năm 2007

Người thực hiện

HOÀNG VĂN DŨNG

QUY ƯỚC VIẾT TẮT

VB: Văn bản

VBHC: Văn bản hành chính

VBHCTD: Văn bản hành chính thông dụng

HĐND: Hội đồng nhân dân

UBND: Ủy bản nhân dân

MỤC LỤC

1 Lý do chọn đề tài……… 7

2 Mục đích nghiên cứu……… 8

3 Phạm vi nghiên cứu……… 9

4 Lịch sử nghiên cứu đề tài……… 11

5 Phương pháp nghiên cứu……….………… 13

6 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn……… 14

7 Bố cục của luận văn……… 14

CHƯƠNG 1 KHÁI NIỆM VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN (SO SÁNH VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG VIỆT) 1.1 Khái niệm VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt 1.1.1 Khái niệm VBHCTD tiếng Hán……… 16

1.1.2 Khái niệm VBHCTD tiếng Việt……… 17

1.2 Đặc trưng VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt……… 18

1.3 Chức năng của VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt……… 19

1.4 Thể thức VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt 1.4.1 Thể thức VBHCTD tiếng Hán……… 21

1.4.2 Thể thức VBHCTD tiếng Việt……… 32

1.4.3 Một số phương pháp thường dùng xây dựng thể thức VBHCTD…… 44

1.5.Tiểukết……… 50

CHƯƠNG 2

ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN VÀ TIẾNG VIỆT

2.1 Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt……… 51

2.1.1 Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán……… 51

2.1.2 Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Việt……… 56

2.2 Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán……… 59

2.3 Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Việt……… 83

2.4 Tiểu kết … ……… 113

CHƯƠNG 3 SO SÁNH MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG TIẾNG HÁN VỚI CÁC LOẠI TƯƠNG ỨNG TRONG TIẾNG VIỆT 3.1 Công văn mời 3.1.1 Công văn mời tiếng Hán……… 114

3.1.2 Công văn mời tiếng Việt……… 117

3.2 Công văn đề nghị 3.2.1 Công văn đề nghị tiếng Hán……… 119

3.2.2 Công văn đề nghị tiếng Việt……… 123

3.3 Thông báo 3.3.1 Thông báo tiếng Hán ……… 126

3.3.2 Thông báo tiếng Việt ……… 129

3.4 Báo cáo

3.4.1 Báo cáo tiếng Hán ……… 130

3.4.2 Báo cáo tiếng Việt ……… 133

3.5 Biên bản 3.5.1 Biên bản tiếng Hán……… 136

3.5.2 Biên bản tiếng Việt……… 139

3.6 Tiểu kết ……… ……… 141

KẾT LUẬN……… 142

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 145

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Văn bản hành chính (VBHC) là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Trong quản lí nhà nước, quản lí cơ quan xí nghiệp, VBHC vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lí Nó được dùng để ghi chép, trao đổi, truyền đạt những thông tin liên quan đến công việc hành chính giữa các

cơ quan, giữa cá nhân với cơ quan và ngược lại

Sự quản lí hành chính trong cơ quan xí nghiệp muốn có hiệu quả cao, ngoài sự tác động tích cực của kinh tế học, tin học, còn phải nói đến sự tác động của ngôn ngữ học thông qua VBHC

Phạm vi sử dụng của VBHC là tương đối rộng, thế nhưng khi hỏi cách soạn thảo VBHC như thế nào cho phù hợp với phạm vi sử dụng của nó, thì người ta vẫn chưa có thể trả lời ngay vì sợ bị nhầm lẫn

Hiện nay, sự đầu tư của các tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài vào Việt Nam là rất mạnh mẽ, đặc biệt là các tổ chức, doanh nghiệp Trung Quốc, Đài Loan Các thủ tục hành chính trong công việc đầu tư kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp Trung Quốc, Đài Loan tất nhiên sẽ dùng đến giấy tờ, VBHC bằng tiếng Hán Cho nên việc tìm hiểu VBHC tiếng Hán là rất cần thiết

Hiện có nhiều sách viết về soạn thảo VBHC nói chung và văn bản hành chính thông dụng (VBHCTD) nói riêng của tiếng Hán và tiếng Việt, nhưng so sánh đối chiếu giữa VBHCTD tiếng Hán với các thể loại tương ứng trong tiếng

Việt thì chưa được ai quan tâm đến Nhận thấy việc tìm hiểu đặc điểm ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt là một phần quan trọng trong việc nghiên cứu, giảng dạy và sử dụng tiếng Hán của cộng đồng trong tình hình mới, chúng tôi đã mạnh dạn thực hiện đề tài:

“Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán (So sánh với văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt)”

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Hiện nay nhu cầu sử dụng tiếng Hán hiện đại ngày càng nhiều Cũng như những ngoại ngữ khác, tiếng Hán hiện đại cũng được dùng trong công việc dịch thuật Nếu một thông dịch viên hay một thư kí ở các công ty nước ngoài có sử dụng tiếng Hán, thì ngoài việc phải dịch nói, còn phải dịch văn bản, thậm chí còn phải soạn văn bản Trước yêu cầu này, người làm công tác dịch thuật hay thư kí không những phải nắm vững ngôn ngữ, văn phong VBHC tiếng Hán và tiếng Việt, mà còn phải hiểu rõ các bước soạn thảo VBHC tiếng Hán và tiếng Việt Để hỗ trợ cho những người làm công tác dịch thuật tiếng Hán, nghiên cứu và giảng dạy tiếng Hán, cũng như các sinh viên đang theo học tiếng Hán, chúng tôi thực hiện luận văn này nhằm giúp cho họ nắm vững hơn cách sử dụng, so sánh, đối chiếu VBHC tiếng Hán và tiếng Việt, tạo điều kiện và để họ tiếp cận tốt với các lĩnh vực văn hoá, lịch sử, kinh tế giữa hai nước, để có thể diễn đạt chính xác, phiên dịch chuẩn xác giữa hai ngôn ngữ Việt - Hán và ngược lại, chuyển tải được những nét tinh túy về văn hoá, ngôn ngữ của hai dân tộc Việt Nam và Trung Quốc vốn có nhiều tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau

3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

VBHC là lĩnh vực tương đối rộng Các tác giả Việt Nam khi khảo sát nghiên cứu lĩnh vực này đã đề cập đến một số loại VBHC như: VBHC trong quản

lí, VBHC trong giao dịch, VBHC trong kinh doanh, VBHC trong pháp luật, VBHC cá biệt và VBHC thông thường v.v Còn các tác giả Trung Quốc khi khảo sát nghiên cứu lĩnh vực này cũng đã đề cập đến các loại VBHC chuyên dùng trong tài chính, VBHC trong kinh tế, VBHC trong xây dựng, VBHC trong khoa học kĩ thuật…và VBHCTD như: báo cáo, thông báo, biên bản, đơn xin việc, giấy đề nghị, giấy giới thiệu, giấy mời họp.v.v VBHC ở lĩnh vực nào cũng cần thiết và có tác dụng nhất định

Thiết nghĩ VBHCTD là thường sử dụng trong công việc hành chính ở công sở, trường học, xí nghiệp…và tính chất sử dụng của chúng cũng gần gũi với nhiều người ở mọi trình độ Nội dung của các VBHCTD đều có mục đích thông tin, giao dịch tương tự nội dung văn bản pháp luật, tuy nhiên nội dung chính của chúng không phải là các mệnh lệnh mà chỉ là các mong muốn, nguyện vọng, gợi ý của chủ thể ban hành gửi tới đối tượng tiếp nhận Các nội dung đó không bắt buộc thi hành với các đối tượng liên quan Vì vậy, cần xuất phát từ tính chất công việc làm phát sinh văn bản để xác định rõ nội dung của văn bản có cần phải bắt buộc thi hành hay không Chỉ khi nào xác định được các nội dung đó không thể hoặc không cần bắt buộc thi hành thì mới lựa chọn các VBHCTD Nội dung của VBHCTD chỉ biểu đạt ý chí của chủ thể ra văn bản nhằm trao đổi, thỉnh thị, gợi

ý, hướng dẫn…đối với đối tượng tiếp nhận

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là giới hạn ở phần văn bản hành chính thông dụng

tiếng Hán hiện đại Đề tài chủ yếu sử dụng một số sách lý luận liên quan của các

tác giả Trung Quốc và Việt Nam, các giáo trình tiếng Hán đang được sử dụng

rộng rãi ở các trường đại học và cao đẳng trong nước như: Soạn thảo văn bản ứng

dụng, tác giả Chu Duyệt Hùng chủ biên, 2002, NXB Giáo dục cao đẳng Quảng

Đông (新應用寫作,朱悅雄主編, 2000年,廣東高等教育出版社); Nguyên lí và

phương pháp soạn thảo công văn hiện đại Trung Quốc, tác giả Chu Sâm Giáp,

1994, Nxb Tri Thức

(中國現代公文寫作原理與方法﹐周森甲﹐1994年﹐知識出版社); Công văn học

Trung Quốc, tác giả Miêu Phong Lâm, 1988, Nxb Tề Lỗ

(中國公文學﹐苗楓林﹐1988年﹐齊魯出版社); Soạn thảo công văn hành chính, tác giả

Triệu Quốc Tuấn, 2005, Nxb Đại học Hàm thụ Nhân văn Bắc Kinh

(行政公文寫作﹐兆國俊﹐2005年﹐北京人文函授大學出版社); Soạn thảo công văn

hành chính toàn tập, tác giả Trương Hạo, 2006, NXB Lam Thiên Bắc Kinh

(行政公文寫作範例大全, 張浩主編, 2006年,藍天出版社); Văn bản ngoại thương,

tác giả Triệu Hồng Cầm và Lã Văn Trân, 1994, Nxb Học viện Ngôn ngữ Bắc

Kinh (外贸写作, 赵洪琴, 吕文珍, 北京语言学院出版社); Đại cương soạn thảo

văn bản ứng dụng, tác giả Trần Tự Điển và Lí Thạc Hào, 1996, Nxb Giáo dục

Cao đẳng Quảng Đông (應用寫作大要﹐陳子典﹑李碩豪﹐1996年﹐廣東高等教育出版社)v.v Các tài liệu và

giáo trình tương ứng bằng tiếng Việt đang được giảng dạy ở các trường đại học,

cao đẳng và trung học chuyên nghiệp, một số bài báo nghiên cứu về soạn thảo

văn bản và các vấn đề liên quan được đăng trên tạp chí ngôn ngữ và mạng

internet như: Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Đồng Thị

Thanh Phương, 2006, Nxb Lao động – Xã hội, Hà Nội; Giáo trình kĩ thuật xây

dựng và ban hành văn bản, tác giả Lưu Khiếm Thanh, 2004, Nxb Đại học quốc

gia Hà Nội; Giáo trình kỹ thuật xây dựng văn bản, tác giả Nguyễn Thế Quyền,

2005, NXB Công An Nhân Dân, Hà Nội; Soạn thảo văn bản và công tác văn thư

lưu trữ, tác giả Nguyễn Quốc Bảo chủ biên, 2004, Nxb Chính trị quốc gia; Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước, tác giả Nguyễn Văn Thâm, Nxb Học viện

hành chính quốc gia; Tuyển tập các mẫu thư tín Hoa-Anh trong giao dịch thương

mại, tác giả Tô Cẩm Duy, 2002, Nxb Trẻ.v.v Dựa trên những kiến thức tương đối

thống nhất, được đưa vào sách giáo khoa và được giảng dạy ở các trường học, được vận dụng trong công ty, cơ quan nhà nước Việt Nam và Trung Quốc về vấn đề VBHC để so sánh đối chiếu, chỉ ra những điểm tương đồng và dị biệt về ngôn ngữ, văn phong trong VBHCTD của tiếng Hán và tiếng Việt

4 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Văn bản nói chung, VBHC nói riêng là một trong những thể loại từ lâu được coi là đơn vị ngôn ngữ – văn bản, là đối tượng nghiên cứu của ngôn ngữ học Riêng về lĩnh vực VBHC , theo tác giả Nguyễn Thế Quyền, trong quyển

Giáo trình kĩ thuật xây dựng văn bản [16], công vụ hành chính phải cần đến một

trong những phương tiện không thể thiếu đó là VBHC; giáo trình này đã nghiên cứu đến một số vấn đề về quy trình xây dựng VBHC, ngôn ngữ VBHC, kiểm tra và xử lí VBHC Trong lĩnh vực này, tác giả Đồng Thị Thanh Phương, trong quyển

Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ [5], đã khảo sát nghiên cứu tương

đối chi tiết công tác soạn thảo văn bản, kĩ thuật soạn thảo văn bản và công tác quản lí văn bản Bên cạnh đó, không thể không kể đến các công trình nghiên cứu

như: Phương pháp soạn thảo văn bản trong quản lí – giao dịch – kinh doanh của

Nguyễn Huy Thông-Hồ Quang Chính, Luật hành chính Việt Nam của Phạm Hồng Thái-Đinh Văn Mậu, Tuyển tập các mẫu thư tín Hoa – Anh trong giao dịch thương

mại của Tô Cẩm Duy, Quản lí hành chính văn phòng của Nguyễn Hữu Thân, Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí nhà nước của Nguyễn Văn Thâm v.v

Ở Trung Quốc, việc nghiên cứu lĩnh vực VBHC cũng được nghiên cứu sớm

hơn Việt Nam Theo tác giả Trương Hạo, trong quyển Soạn thảo công văn hành

chính toàn tập (

行政公文寫作範例大全

vực như: VBHC pháp định, VBHC quy chế, VBHC sự vụ, VBHC hội nghị, VBHC

giao tiếp, VBHC chuyên ngành Trong quyển Soạn thảo văn bản ứng dụng mới

(

新應用寫作

sát nghiên cứu tương đối rộng các loại VBHC thuộc các lĩnh vực như: văn bản tố tụng, văn bản quản lí nhà nước, văn bản hội nghị, văn bản kinh tế, văn bản lễ nghi v.v Nội dung quyển sách mang tính khoa học, tính thực tiễn, tính mới mẻ, và giới thiệu khá chi tiết về cách soạn thảo các loại văn bản tiếng Hán, các mẫu câu thường dùng trong văn bản tiếng Hán, chỉ rõ cách phân tích văn bản viết sai, giải thích rõ ràng kết cấu văn bản hành chính Ngoài ra, còn phải kể đến các

công trình nghiên cứu tương tự như: Trung Quốc công văn học

中國公文學

giả Miêu Phong Lâm {54}, Trung Quốc hiện đại công văn tả tác nguyên lí -

phương pháp

中國現代公文寫作原理與方法

thực dụng tả tác học

現代實用寫作學

Đề tài: “Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán (So sánh với văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt)” là một đề tài có sự

liên kết song hành giữa tiếng Hán và tiếng Việt Nó không những đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định về công tác sử dụng VBHC, mà còn cần đến những kiến thức chuyên ngành khác trong ngôn ngữ học như: ngôn ngữ học so sánh, tiếp xúc ngôn ngữ, nhất là những thành quả nghiên cứu trong lĩnh vực từ Hán – Việt của các nhà Việt ngữ học, các thành quả của việc nghiên cứu loại hình ngôn ngữ của tiếng Việt và tiếng Hán trong ngôn ngữ học đại cương, lí thuyết dịch, ngữ pháp học v.v

5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi chủ yếu sử dụng các phương pháp như: phương pháp thống kê – phân loại, phương pháp so sánh – đối chiếu, phương pháp phân tích – tổng hợp

Phương pháp thống kê – phân loại (có VB đính kèm ở phần phụ lục), đó là sự liệt kê toàn bộ các VBHC của nhiều lĩnh vực, rồi phân ra loại nào cần định hướng sẽ đi sâu tìm hiểu khảo sát nghiên cứu

Phương pháp so sánh – đối chiếu rất cần thiết cho việc thực hiện đề tài này, để chỉ ra được những nét tương đồng, dị biệt giữa hai loại VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt giúp cho việc dịch thuật cũng như giao tiếp hành chính giữa hai nước Phương pháp phân tích – tổng hợp giúp phân tích thể thức, ngữ nghĩa và ngữ pháp của VBHCTD Qua đó, rút ra lối dùng từ ngữ chuyên biệt trong VBHCTD của hai nước Việt – Trung mà người sử dụng thường hay phạm lỗi

Kết hợp cả ba phương pháp nêu trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận dụng các thành quả của lí thuyết ngôn ngữ, dịch thuật vào việc nghiên cứu đề tài,

và đương nhiên công việc tra cứu từ điển là sự hỗ trợ không thể thiếu cho các phương pháp này

6 Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN

VBHCTD là phương tiện được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành Nó là công cụ giao tiếp bằng văn bản rất phổ biến giữa các cá nhân, giữa các cơ quan, tổ chức xã hội VBHCTD còn là một trong những sản phẩm mang đậm tính chất văn hóa xã hội

Ngôn ngữ dùng trong VBHCTD chứa đựng nhiều nét văn hóa riêng biệt của mỗi nước Trung Quốc và Việt Nam, giúp ta có được một sự hiểu biết thêm về sự tương quan văn hóa giữa hai nước Trung Quốc và Việt Nam thông qua VBHCTD Song, ngay tên gọi của nó cũng dễ nhận ra bản thân nó còn mang tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền và tính khả thi

Ngôn ngữ dùng trong VBHCTD tất nhiên phải mang phong cách hành chính công vụ, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí Như thế, nó mới phản ánh được nguyện vọng của nhân dân khi tham gia vào công vụ hành chính

Từ đó thấy rằng, VBHCTD sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng nắm được những thông tin về các từ ngữ, thuật ngữ hành chính được sử dụng trong giao tiếp, học ngoại ngữ, đặc biệt cho những ai đi sâu vào các công việc dịch thuật, văn thư, giao dịch, thư kí…ở các công sở trong nước và các công ty nước ngoài sử dụng tiếng Hán

7 BỐ CỤC LUẬN VĂN

Luận văn gồm: Mở đầu, Ba chương, Kết luận, Tài liệu tham khảo

Phần Mở đầu nêu mục đích nghiên cứu và lý do chọn đề tài, lịch sử nghiên

cứu, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu, ý nghĩa lý luận thực tiễn và đóng góp của luận văn

Chương 1: Khái niệm và thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng

Hán (So sánh với văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt)

1.1 Khái niệm VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt

1.2 Đặc trưng VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt

1.3 Chức năng của VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt

1.4 Thể thức VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt

1.5 Một số phương pháp thường dùng xây dựng thể thức VBHCTD

Chương 2: Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính thông dụng tiếng

Hán và tiếng Việt

2.1 Vấn đề ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt

2.2 Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Hán

- Sử dụng thuật ngữ hành chính công vụ chuyên biệt

2.3 Cách sử dụng ngôn ngữ VBHCTD tiếng Việt

- Sử dụng từ ngữ

- Sử dụng cú pháp

- Sử dụng đoạn văn

- Những yêu cầu về hành văn

Chương 3: So sánh một số mẫu văn bản hành chính thông dụng tiếng

Hán với các loại tương ứng trong tiếng Việt

3.1 Công văn mời

3.2 Công văn đề nghị

3.3 Thông báo

3.4 Báo cáo

3.5 Biên bản

Phần Kết luận tóm lại những ý chính của luận văn, những kết quả nghiên

cứu và ý kiến của bản thân

CHƯƠNG 1

KHÁI NIỆM VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG

DỤNG TIẾNG HÁN

1.1 Khái niệm văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán

VBHCTD tiếng Hán (chữ Hán là “

通 用 行 政 公 文” )

công vụ vốn có hiệu lực pháp định và thể thức quy phạm được dùng trong quản lý

hành chính cuả các cơ quan hành chính quốc gia VBHCTD tiếng Hán là một loại văn bản có cách thức riêng biệt chuyên dùng trong hoạt động công vụ cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp và các đoàn thể nhân dân Là loại văn bản dùng để giao dịch, để giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức xã hội và cá nhân công dân Theo Chu Duyệt Hùng [43, tr 112] VBHCTD tiếng Hán bao gồm các loại :Mệnh lệnh

命令,

議案,

決定,

指示,

公告,

通知 (通報),

Thông cáo

通告,

請示,

報告,

批復,

函,

會議記錄

1.1.2 Khái niệm văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt

VBHCTD tiếng Việt được phân ra hai loại: loại VBHCTD không có tên loại cụ thể (công văn) và loại VBHCTD có tên loại (thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, giấy giới thiệu, giấy xin phép…)

Theo Nguyễn Văn Thâm [32, tr 22], công văn là loại VBHCTD không có tên loại, được dùng để thông tin trong họat động giao dịch, trao đổi công tác, v.v…giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến và đi, với các nội dung chủ yếu sau đây:

- Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên

do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;

- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;

- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra, thí dụ như về việc mở lớp đào tạo, bồi dưỡng…

- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong họat động của cơ quan;

- Trình kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;

- Xác nhận vấn đề có liên quan đến họat động của cơ quan;

- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp v.v

Phù hợp với từng nội dung có thể có các loại công văn như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ …

Với nội dung đa dạng như vậy cần lưu ý không nhầm lẫn công văn mang tính chất thông báo với thông báo, công văn đề xuất với đề án, dự án hoặc tờ trình v.v

1.2 Đặc trưng văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt

1 2.1 Tính chính trị (

政 治 性)

VBHCTD tiếng Hán là công cụ tuyên truyền đường lối, phương châm và chính sách của nhà nước Vì thế nội dung của nó mang sắc thái chính trị rõ rệt, thể hiện ý chí của nhà nước

Nội dung VBHCTD tiếng Việt chỉ biểu đạt ý chí của chủ thể ra văn bản, không cần bắt buộc thi hành, nhằm trao đổi, thỉnh thị, gợi ý, hướng dẫn…đối với đối tượng tiếp nhận Nội dung VBHCTD tiếng Việt không chứa đựng quy phạm pháp luật, không mang nặng tính chính trị như VBHCTD tiếng Hán

1.2.2 Tính pháp định (

法 定 性)

VBHCTD tiếng Hán có tính pháp định tức là không phải ai cũng có thể soạn VBHC, soạn VBHC phải là một tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật, tổ chức này là cơ quan của nhà nước, có đủ quyền lực để thực hiện nghĩa vụ và đảm đương trách nhiệm của tổ chức Người soạn VBHC là người lãnh đạo của cơ quan mà trách nhiệm của họ được bầu chọn và được tín nhiệm theo quy định của pháp luật

Cũng như VBHCTD tiếng Hán, VBHCTD tiếng Việt phải tuân thủ các quy định về thể thức, nội dung do nhà nước quy định

1.2.3 Tính thể thức (

体 式 性)

“Thể” là chỉ văn thể, “Thức” là chỉ cách thức

VBHCTD là một loại văn thể đặc biệt có văn tường thuật, văn nghị luận và văn thuyết minh, nhưng ngắn gọn hơn văn tường thuật, ít có tính biện luận hơn văn nghị luận và không giải thích chi tiết như văn thuyết minh

VBHCTD cũng có cách thức viết riêng, cách thức này do cơ quan của nhà nước quy định Ngoài ra, VBHCTD còn có một số yêu cầu đặc thù về hình thức trình bày như:

- Kích thước tờ giấy

- Kiểu chữ tiêu đề

- Khoảng trống ở đầu, ở giữa và ở cuối trang giấy

- Vị trí ghi ngày tháng

- Vị trí ký tên đóng dấu

Khi viết VBHCTD phải tuân thủ theo thể thức này mà không được tự ý làm khác VBHCTD phải mang đặc trưng văn phong hành chính công vụ VBHCTD cần viết ngắn gọn, rõ ràng Mỗi văn bản thường chỉ nêu một vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết

Soạn thảo VBHCTD nên theo thứ tự từ bản thảo đến bản duyệt, sửa đổi, đối chiếu, ký tên đóng dấu mới có hiệu lực Nếu thiếu một trong các bước theo trình tự trên thì công văn mất đi tính hiệu lực Vì thế, việc biên soạn và lưu chuyển VBHC không thể do một bộ phận có chức năng trong cơ cấu của cơ quan phụ trách mà phải có sự liên đới giữa nhiều bộ phận và người phụ trách của các

cơ quan

1.3 Chức năng của văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt 1.3.1 Chức năng trung gian (中 介 作 用)

Sự liên hệ, trao đổi, phối hợp giữa các cơ quan nhà nước, giữa cấp trên và cấp dưới, thường thường phải thông qua VBHC Nhiều công việc cụ thể thường ngày trong cơ quan phải dựa vào VBHC để giải quyết, thậm chí một số thông tin,

tư liệu có ý nghĩa quan trọng cũng phải thông qua VBHC giải quyết mới có hiệu quả

VBHCTD tiếng Hán trực tiếp tham gia vào các hoạt động công vụ trong các cơ quan nhà nước, nội dung của nó thông thường là nhằm vào các vấn đề trong hoạt động công vụ, đó là những vấn đề về chỉ đạo, sắp xếp và thương lượng công việc, xin chỉ thị và trả lời vấn đề, báo cáo và trao đổi tình hình

Tác dụng thông tin là chức năng chính của các loại văn bản nói chung Trong lĩnh vực quản lí nhà nước, VBHCTD tiếng Việt là phương tiện truyền tải các thông tin quản lí nhằm mục tiêu phục vụ hoạt động chấp hành và điều hành của cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước

VBHCTD tiếng Hán và tiếng Việt phải phù hợp với yêu cầu quản lý hành chính của các cơ quan nhà nước, ban bố pháp quy và quy định hành chính, thực thi các giải pháp hành chính Vì vậy, chúng là khâu trung gian liên kết giữa các

cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước và nhân dân

1.3.2 Chức năng quy phạm (

规 范 作 用)

Phương châm, đường lối, chính sách được tuyên truyền trong VBHCTD tiếng Hán là những quy phạm và chuẩn tắc của các tổ chức liên quan và hành vi nhân viên

Ví dụ: Tuyển tập “Biện pháp xử lý công văn trong cơ quan hành chính nhà nước

Trung Quốc” là quy phạm dùng để biên soạn và xử lý VBHC trong cơ quan hành

chính Nhà nước Trung Quốc

VBHCTD tiếng Việt giúp ta ghi lại các quy phạm và các quan hệ pháp luật Là chứng cứ pháp lí để quản lí và điều hành công vụ

1.3.3 Chức năng chỉ đạo (

指 导 作 用)

VBHC cấp trên gởi cho cấp dưới đều là những VBHC có tác dụng chỉ đạo Những VBHC như nghị định, quyết định mà cơ quan lãnh đạo của nhà nước ban hành nhằm tuyên truyền quán triệt phương châm chính sách của nhà nước đều có tác dụng chỉ đạo cơ quan cấp dưới

VBHCTD tiếng Việt là cơ sở tổ chức thông tin giúp các nhà lãnh đạo quản

lí ban hành các quyết định Là đầu mối theo dõi kiểm tra giữa các tổ chức Tất nhiên công văn hành chính phải đảm bảo tính khả thi thì tác dụng này mới thực hiện được

1.3.4 Chức năng tuyên truyền và làm căn cứ bằng chứng (宣 传 和 依 据 凭

证 作 用)

VBHCTD tiếng Hán mang đậm tính chính sách và tính lý luận, phát huy tác dụng tuyên truyền giáo dục với lý luận rõ ràng, giác ngộ nhạy bén và nâng cao trình độ nhận thức cho nhân viên Cho dù nội dung văn bản thể hiện sắc thái và mức độ chính trị nhiều hay ít thì văn bản vẫn có tác dụng tuyên truyền nhất định

VBHCTD tiếng Việt là giấy tờ ghi chép chân thật về các công việc và các hoạt động hàng ngày của cơ quan Nhà nước Nó xác nhận trách nhiệm hợp pháp

của người biên soạn công văn, ghi chép lại các tính chất trạng thái của các hoạt động quản lý Vì vậy, nó có tác dụng làm bằng chứng quan trọng

1.4 Thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán và tiếng Việt

1.4.1 Thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng Hán

Theo quy định trong “Biện pháp xử lý văn bản hành chính Trung Quốc”,

VBHCTD tiếng Hán gồm có ba phần: Phần đầu, Phần triển khai, Phần cuối

1) Phần đầu gồm:

- Mã số văn bản (分号)

- Cấp độ bảo mật (秘密等级)

- Mức độ khẩn cấp (秘密程度)

- Tên cơ quan gửi văn bản (版头)

- Số văn bản gửi đi (发文字号)

- Người ký văn bản (签发人)

2) Phần triển khai gồm:

- Tiêu đề loại văn bản (标题)

- Tên cơ quan nhận văn bản (主送机关)

- Nội dung văn bản (正文)

- Phụ bản (附件)

- Kí tên, đóng dấu (暑名、印章)

- Thời gian hoàn thành (成文时间)

- Phụ chú ( 附注)

3) Phần kết gồm:

- Lời kết (主题词)

- Tên cơ quan gửi kèm (抄送机关)

- Tên cơ quan in gửi đi (印发机关)

- Thời gian gửi (印发时间)

Bản dịch

Mã số văn bản Mã số: 000019

Cấp độ bảo mật Cơ mật 10 năm

Mức độ khẩn cấp Đặc biệt gấp

Tên cơ quan gửi văn bản VĂN KIỆN UBND TỈNH…

Số văn bản gửi đi …(1992) số18

Người ký văn bản (Trương Quốc Lập)

Tiêu đề loại văn bản THÔNG BÁO

(Về hoạt động phát triển…)

Cơ quan nhận văn bản Các cơ quan thuộc tỉnh, thành, huyện…

Chi tiết các phần của mẫu VBHCTD tiếng Hán :

* Phần đầu

(文 头 部 分)

Phần này gồm: Tên cơ quan gửi văn bản, Mã số văn bản, Cấp độ bảo mật, Cấp độ khẩn cấp, Số văn bản gửi đi, Người ký văn bản Phần này chiếm 1/3 phần trên tờ văn bản

(1) Tên cơ quan gửi văn bản (

版 头)

Tên cơ quan gửi văn bản thường thêm hai chữ “văn kiện

文 件

(2) Cấp độ bảo mật và mã số văn bản (

秘 密 等 级)

Cấp độ bảo mật được phân biệt ghi rõ theo các loại: “tuyệt mật”, “cơ mật”,

“bí mật” và được ghi ở dưới mã số văn bản

Mã số văn bản là số thứ tự gửi văn bản, thông thường được ghi ở phía trên góc trái của văn bản

(3) Cấp độ khẩn cấp (

紧 密 程 度)

Loại văn bản khẩn cấp được phân biệt ghi rõ là: “văn bản đặc biệt khẩn”,

“văn bản khẩn” Điện báo thì được phân biệt là “Điện khẩn” “Điện bình thường”

(4) Số công văn gửi đi (

发 文 字 号)

Số văn bản gửi đi bao gồm: mã số cơ quan, số năm, số thứ tự trong năm Thông thường chỉ dùng mã số cơ quan chủ quản

(5) Người ký văn bản (

签 发 人)

Tên người ký văn bản thường viết lệch bên phải dưới mã “số văn bản gửi đi” Kết thúc văn bản, người ký tên chính là người được viết ở dòng này

* Phần triển khai

(主 文 部 分)

Phần triển khai là phần chủ yếu của văn bản, gồm: Tiêu đề loại văn bản, Tên cơ quan nhận văn bản, Nội dung văn bản, Phụ bản, Ký tên, đóng dấu – Thời gian hoàn thành – Phụ chú

(1) Tiêu đề loại văn bản (

标 题)

Tiêu đề loại văn bản là tên gọi chính, chuẩn xác, khái quát giản lược nội dung văn bản Thông thường nên ghi rõ tên cơ quan gửi văn bản và loại văn bản

Vị trí của nó được ghi ở dưới số văn bản gửûi đi

(2) Cơ quan nhận văn bản (

主 送 机 关)

Cơ quan nhận văn bản là cơ quan nhận thụ lý trực tiếp văn bản Tên cơ quan nhận văn bản có thể viết đầy đủ hoặc tên viết tắt theo quy định của pháp luật

Vị trí của nó được ghi ở phía trên, ở giữa của phần nội dung văn bản

(3) Nội dung văn bản (

正 文)

Nội dung văn bản là phần thân bài chính của văn bản, để biểu đạt nội dung văn bản Vị trí của nó được ghi ở bên dưới tiêu đề loại văn bản

Mở đầu phần nội dung văn bản phải trực tiếp đưa ra vấn đề một cách “khai môn kiến sơn” (nhìn vào thấy ngay), hoặc là vắn tắt nói rõ nguyên do gửi văn bản, tạo ra ấn tượng cho người đọc văn bản Cho dù đặt vấn đề hay nêu lý do, văn bản phải nói rõ lý lẽ, nhu cầu công việc, pháp lệnh

Tiếp theo là phân tích vấn đề Có thể căn cứ theo tình hình cụ thể và mục đích hành văn, đồng thời sử dụng phương pháp tự thuật, nói theo lý để phân tích tình hình, nói rõ lý do, rồi thể hiện thái độ và mục đích Nếu nội dung ở phần này tương đối dài thì phân tích và đánh thêm số số thứ tự các mục để biểu thị rõ ràng quan hệ thể thức

Lời văn kết thúc phần nội dung văn bản phải bình dị dễ hiểu, rõ ràng và ngắn gọn Câu kết của phần này là những câu theo lối trịnh trọng thường dùng trong VBHC như :

Chẳng hạn, đối với “báo cáo” thường viết là: “Xin thẩm tra báo cáo trên”

(以 上

报 告，请 审 查)

以 上 请 予 审 定)

Đối với thư tín thường viết là: “Nhân đây xin gửi thư đến” (

特 此 函 达)

特 此 函 达，希 即 复

Nếu là văn bản của cấp trên gởi cho cấp dưới, thì câu kết của phần này thường viết là: “Theo lệnh này” (

此 令)

此 复)

特 此 通 知

(4) Phụ bản (

附 件)

Phụ bản là phần bổ sung cho phần nội dung văn bản, được viết dưới phần nội dung và trên dòng thời gian hoàn thành văn bản

(5) Ký tên, đóng dấu (

签 名，印 章)

Cơ quan gửi văn bản ký tên, nên dùng tên đầy đủ hoặc tên viết tắt nhưng đúng theo quy định của pháp luật

Vị trí của nó là ở dưới và bên phải phần nội dung văn bản Ngoài những văn bản như ghi chép hội nghị và tái bản là không đóng mộc

(6) Thời gian hoàn thành (

成 文 时 间)

Ngày hoàn thành văn bản là ngày văn bản được thông qua ý kiến tập thể hoặc thông qua ý kiến của lãnh đạo và được ký tên đóng mộc Nếu điện báo thì ngày hoàn thành là ngày gửi đi

Ngày hoàn thành phải ghi rõ ngày tháng năm Vị trí của nó là ghi ở dưới bên phải của chữ ký

Đối với những văn bản không ghi tên cơ quan gửi đi, như Quyết định, Đề nghị, Điều lệ, Quy định thì ngày hoàn thành văn bản được ghi ở giữa, bên dưới của tên cơ quan gửi văn bản

* Phần kết

(文 尾 部 分)

Phần kết văn bản bao gồm: Phụ chú, Lời kết, Tên cơ quan gửi kèm, Tên cơ quan đóng dấu gửi văn bản, Ngày tháng năm gửi đi và số bản in ra

(1) Phụ chú (

附 注)

Phụ chú là phần nói rõ thêm những vấn đề chưa được nói rõ trong văn bản Như: nói thêm phạm vi truyền đạt của văn bản, những nơi gửi đến của văn bản, giải thích thuật ngữ chuyên môn

Vị trí của nó được viết ở giữa, bên dưới, lệch bên trái của phần nội dung văn bản và ở phía trên của lời kết

(2) Lời kết (

主 题 词)

Là dòng chữ có thể biểu đạt xác thực nhất phạm vi quy định chủ đề chính của văn bản Những văn bản trình cấp trên, lời kết nên viết theo yêu cầu của cơ quan cấp trên

Vị trí của nó được viết ở phía trên tên cơ quan gửi kèm Lời kết của văn bản phải chuẩn xác, khái quát toàn diện chủ đề của văn bản và nêu rõ loại văn bản

(3) Tên cơ quan gửi kèm: (

抄 送 机 关)

Cơ quan gửi kèm là cơ quan có quan hệ đến nội dung văn bản, nhưng không phụ trách xử lý hoặc thừa hành văn bản Tên cơ quan gửi kèm được xác nhận theo nội dung tính chất của văn bản, theo chức năng quyền hạn của người lãnh đạo cơ quan và nhu cầu của công việc

Vị trí của nó được viết ở phía dưới của lời kết

(4) Cơ quan và thời gian in gửi văn bản (

印 发 机 关 和 时 间)

Cơ quan in gửi văn bản là đơn vị chủ động biên soạn văn bản Thường là văn phòng hoặc phòng thư ký cơ quan Họ phụ trách về biên soạn văn bản

Vị trí của nó được viết ở phía dưới tên cơ quan gửi kèm Thời gian in gửi là thời gian in, đóng dấu và gửi văn bản đi

(5) Số lần in văn bản (

印 刷 份 数)

Số lần in văn bản là số lần in thực tế gửi văn bản đi

Ví dụ:

国务院办公厅文件 关于国家工商行政管理局机构名称问题的通知

国办发 [1998] 117号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

经国务院批准，国家工商行政管理局、国家新闻出版署

(国家版权局)、国家知识产权局、国家旅游局和国家出入境检验检疫局 从即日起分别使用“中华人民共和国国家工商行政管理局”

“中华人民共和国新闻出版署 (中华人民共和国国家版权局) ”

“中华人民共和国国家知识产权局”

“中华人民共和国国家旅游局”

“中华人民共和国国家出入境检验检疫局”的名称印章，原名称和印章停止 使用。

特此通知。

国务院办公厅 一九九八年八月十一日

(Bản dịch)

VĂN PHÒNG QUỐC HỘI (VĂN KIỆN) THÔNG BÁO VỀ VIỆC ĐỔI TÊN GỌI CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÍ HÀNH

CHÍNH CÔNG THƯƠNG QUỐC GIA

UBND các Tỉnh, Khu tự trị, Thành phố trực thuộc Trung ương, Uỷ ban các Bộ,

Cơ quan trực thuộc Bộ:

Đã thông qua Quốc hội phê chuẩn, các cơ quan có tên sau

- Cục quản lí hành chính công thương quốc gia

- Cục du lịch và Cục kiểm nghiệm kiểm dịch xuất nhập cảnh

Bắt đầu từ hôm nay đổi tên và dùng con dấu theo tên:

- Cục quản lí hành chính công thương Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa

- Cục bản quyền quốc gia Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa

- Cục quyền tài sản tri thức Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa

- Cục du lịch Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa

- Cục kiểm nghiệm kiểm dịch xuất nhập cảnh Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa

Tên gọi cũ và con dấu cũ sẽ không còn hiệu lực

Nay xin thông báo

1.4.2 Thể thức văn bản hành chính thông dụng tiếng Việt

Mẫu VBHCTD tiếng Việt (Theo phụ lục số II & IV thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ

5a.Tên loại và trích yếu nội dung VB (có tên)

5b.Tên loại và trích yếu nội dung VB (ko có tên)

4.Địa danh, ngày tháng năm 3.Số và kí hiệu công văn

1.Quốc hiệu11.Dấu thu hồi

2.Tên cơ quan ban hành công văn

Ô SỐ THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tố chức ban hành văn bản

3 : Số , ký hiệu văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung ban hành văn bản

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ mức độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức : E-mail, Website, số điện thoại, số Telex,

12.Địa chỉ, email, website của cơ quan gởi công văn

Chi tiết các phần của mẫu VBHCTD tiếng Việt:

(1) Quốc hiệu:

Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của Nhà nước

Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm gồm hai dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1

- Dòng trên: chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in đậm

- Dòng dưới: chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, in đậm

- Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành VBHCTD

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) Trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội

Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như: Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND)

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3-1/2 độ dài của dòng chữ

(3) Số và ký hiệu của VBHCTD tiếng Việt

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

trong một năm Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập bắt đầu từ số 01 vào

ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ký hiệu của VBHCTD

- Ký hiệu của các hình thức VBHCTD có tên loại khác bao gồm: chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản

- Ký hiệu của văn bản bao gồm: chữ viết tắt tên cơ quan tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo Ví dụ: Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính soạn thảo

Số và ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3

Từ số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm(:); giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo(/) ; giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:

Số: 22/2006/NĐ-CP

Số: 15/QĐ-UBND

Số: 23/BC-BNV

(4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành VBHCTD tiếng Việt

a Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên

riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện quận, thị xã,, thành phố thuộc tỉnh;xã, phường , thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức trung ương: là tên của

tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví đụ:

Công văn của Bộ Công nghiệp, có trụ sở tại thành phố Hà Nội, ghi là:

Hà Nội, ngày … tháng …năm…

Công văn của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình, có trụ sở tại thị xã Hòa Bình,

tỉnh Hòa Bình, ghi là: Hòa Bình, ngày…tháng… năm…

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

Đối với các thành phố trực thuộc trung ương là tên của thành phố đó, ví dụ: Công văn của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của cơ sở, ban, ngành

thuộc thành phố, ghi là: Hà Nội, ngày …tháng …năm …của Ủy ban nhân dân

Thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố, ghi là:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày …tháng … năm …

- Địa danh ghi trên công văn của các cơ quan, tổ chức cấp huyện: là tên của

huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

Công văn của Ủy ban nhân dân quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh và của các

phòng, ban thuộc quận, ghi là: Quận 1, ngày … tháng …năm …

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Công văn của Ủy ban nhân dân thị trấn Củ Chi, huyện Củ Chi, thành phố Hồ

Chí Minh, ghi là: Củ Chi, ngày …tháng … năm …

b Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Ngày,tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và công văn hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành

- Ngày, tháng, năm ban hành phải được viết đầy đủ chữ ngày … tháng … năm

… các số chỉ này, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày, tháng nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 ở trước

c Kỹ thuật trình bày

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2006

(5) Tên loại và trích yếu nội dung VBHCTD

a Quy định về cách ghi tên loại VB

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Tên loại của văn bản do pháp luật quyết định

b.Quy định cách ghi trích yếu nội dung của văn bản

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản

c Kỹ thuật trình bày

- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có tên được trình bày tại

ô số 5a

- Tên loại VB (nghị định, quyết định, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản có tên khác) được đặt cạnh giữa( cân đối ở giữa dòng), bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-

14, kiểu chữ đứng ,đậm;

- Trích yếu nội dung văn bản được đặt cạnh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3-1/2 độ dài của dòng chữ

- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt (V/v)

“về việc”, bằng chữ in thường, cỡ cữ 12-13, kiểu chữ đứng

Ví dụ: Đối với VBHCTD có tên loại

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:77/TTr-DDHKT TP.HCM

TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 200 …

TỜ TRÌNH

Về việc liên kết đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ năm 2006

- Ví dụ: Đối với VBHCTD không có tên loại

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

Số… / ĐHKT-VP TP.Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 200 …

V/v thi chuyển ngạch công thức

Kính gửi: Ban tổ chức cán bộ Bộ Đai học

(6) Nội dung VBHCTD

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13- 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ1-1,27 cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6 pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ các dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên

- Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và VBHC có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi câu phải xuống dòng, cuối dòng phải có dấu chấm phẩy (;) riêng câu cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,)

- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm, thì trình bày như sau:

+ Chương: Chương và số thứ tự của chương được trình bày trên một dòng

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Mục: Mục và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh

giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiễu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục dùng chữ Ả-rập Tiêu đề của mục được trình bày căn giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-

13, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Điều: Điều, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của điều dùng chữ Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm phẩy (;);

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả- rập, tiếp theo là

dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn( 13-14), kiểu chữ đứng

Trong trường hợp nội dung văn bản được chia thành các phần mục từ lớn đến nhỏ theo trình bày như sau:

+ Phần (nếu có): Phần và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa , bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm, tiêu đề của

mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ Ả-rập, sau đó có dấu

chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo

thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

(7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như bộ trưởng, thứ trưởng, chủ tịch, giám đốc, phó giám đốc…, không ghi lại tên cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền và những trường hợp cần thiết khác do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như ban, hội đồng của nhà nước hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng đó Đối với những ban, hội đồng không được phép được sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Trường hợp ban hoặc hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì có thể ghi chức danh lãnh đạo trong cơ, tổ chức của người ký ở dưới, ví dụ:

- Chức vụ của người ký văn bản do hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau: