Phụ Lục 1 - Hướng Dẫn Trình Bày Tài Liệu Htqlcl.doc

Phụ Lục 1 HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU HTQLCL (Ban hành kèm theo Quy trình Kiểm soát tài liệu – TCHC QT 01) 1 Định dạng  Khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm);  Kiểu chữ Times New Roman;  Cỡ chữ + Tên tài li[.]

Phụ Lục 1 HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU HTQLCL

(Ban hành kèm theo Quy trình Kiểm soát tài liệu – TCHC.QT.01)

1 Định dạng

 Khổ giấy A4 (21cm x 29,7cm);

 Kiểu chữ Times New Roman;

 Cỡ chữ:

+ Tên tài liệu (cỡ chữ 14), font chữ: in đậm (Bold).

+ Các mục chính (cỡ chữ 14), font chữ: in đậm (Bold) và/hoặc in đậm và

in nghiêng ở các mục nhỏ hơn.

+ Phần nội dung: cỡ chữ 14

+ Riêng lưu đồ có thể trình bày cỡ chữ 10-14 cho phù hợp với khung hình, nhưng phải thống nhất cỡ chữ trong cùng một lưu đồ;

 Khoảng cách dòng: 1,5 line;

 Canh trang: Canh đều (Justify – Ctrl+J);

 Định lề:

+ Trang mặt trước:

+ Lề trên: Cách mép trên từ 2-2,5cm;

+ Lề dưới: Cách mép dưới từ 1,5-2cm;

+ Lề trái: Cách mép trái từ 2,5-3cm;

+ Lề phải: Cách mép phải từ 1,5-2cm

+ Trang mặt sau:

 Lề trên: Cách mép trên từ 2-2,5cm;

 Lề dưới: Cách mép dưới từ 1,5-2cm;

 Lề trái: Cách mép trái từ 1,5-2cm;

 Lề phải: Cách mép phải từ 2,5-3cm

2 Cách đánh mã tài liệu

2.1 Mã tài liệu

Mã tài liệu được đánh như sau: AAAA.BB.xy

* Trong đó:

 AAAA: Ký hiệu/từ viết tắt của đơn vị biên soạn tài liệu (xem bảng 1.Tên

và chữ viết tắt của các đơn vị trực thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh)

 BB: Ký hiệu của loại tài liệu (xem bảng 2.Tên & chữ viết tắt của các loại tài liệu hệ thống )

 xy: Số thứ tự loại tài liệu của đơn vị biên soạn, bắt đầu từ 01

Ví dụ: Tài liệu có ký hiệu: TCHC.QT.01 được hiểu là Quy trình 01, do

Phòng Tổ chức – Hành chính biên soạn

2.2 Mã Biểu mẫu

+ Biểu mẫu ban hành kèm theo tài liệu: AAAA.BB.xy.

Trong đó:

 AAAA: chữ viết tắt tên của đơn vị ban hành tài liệu

 BB: Ký hiệu loại tài liệu

 xy: số thứ tự của biểu mẫu trong tài liệu bắt đầu từ 01

Ví dụ: Biểu mẫu có ký hiệu: TCHC.QT.01.01 được hiểu là biểu mẫu số

01 của Quy trình 01, do Phòng Tổ chức – Hành chính biên soạn

+ Biểu mẫu ban hành độc lập của đơn vị: được đánh mã như sau:

AAAA.xy

Trong đó:

 AAAA: là chữ viết tắt tên của đơn vị ban hành biểu mẫu

 xy là số thứ tự của biểu mẫu độc lập của đơn vị, bắt đầu từ 01

Ví dụ: Biểu mẫu có ký hiệu: TCHC.01 được hiểu là biểu mẫu độc lập số

01 do Phòng Tổ chức – Hành chính biên soạn

* Ghi chú: Vị trí Mã hiệu của biểu mẫu được thể hiện tại góc phải bên phải

trang giấy

Bảng 1: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Đơn Vị Trực Thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh.

Các phòng, viện chức năng

2 Phòng Quản lý Đào tạo – Công tác sinh viên QLĐT

5 Phòng Quản lý khoa học - Hợp tác quốc tế QLKH

11 Phòng Quản lý Giảng đường – Thời khóa biểu QLGĐ

Các khoa, viện đào tạo

Bảng 1: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Đơn Vị Trực Thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh.

Ban chuyên môn

Đơn vị tham gia quản lý và phục vụ đào tạo

29 Trung tâm quan hệ doanh nghiệp – Hỗ trợ sinh viên QHDN

Các đơn vị khoa học công nghệ - thông tin kinh tế

33 Viện Nghiên cứu phát triển nguồn nhân lực NCNL

36 Trung tâm Nghiên cứu và phát triển quản trị NCQT

Công ty, trung tâm dịch vụ - lao động sản xuất

38 Trung tâm Ngoại ngữ Kinh tế - Thương mại TTNN

39 Trung tâm Nghiên cứu và Ứng dụng khoa học kinh tế NCUD

42 Trung tâm Nghiên cứu, giảng dạy kế toán và các phần mềm kế toán GDKT

Các trung tâm, chương trình, dự án hợp tác quốc tế

44 Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright FETP

45 Trung tâm Pháp – Việt đào tạo về quản lý CFVG

Bảng 1: Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Đơn Vị Trực Thuộc Trường Đại Học Kinh Tế Tp.Hồ Chí Minh.

Các tổ chức chính trị - xã hội

Bảng 2:

Tên & Chữ Viết Tắt Của Các Tài Liệu Thuộc HTQL Chất Lượng

3 Cách thức trình bày

Các tài liệu trong HTQLCL của Trường có hình thức trình bày như sau:

3.1 Trang bìa: tên Trường, tên tài liệu, mã hiệu, lần ban hành, ngày hiệu lực, tên

và chữ ký của người soạn, người kiểm tra và người phê duyệt

Ví dụ:

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã hiệu : TCHC.QT.01 Lần ban hành : 01

Ngày hiệu lực : 27/8/2013

Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên

Chữ ký

Ngày ký

3.2 Các trang trong

3.2.1. Phần đầu (header):

 Các Tài Liệu

được trình bày dạng cố định và được dùng cho tất cả các trang tài liệu

(TÊN TÀI LIỆU)

Mã hiệu:

Lần ban hành:

Ngày có hiệu lực: _/ _/

Trang /

Nội dung bên trong gồm ba cột:

1 Cột bên trái là Logo Trường ………

2 Cột ở giữa ghi loại và tên tài liệu (thí dụ: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU)

3 Cột thứ ba bên phải bao gồm:

 Mã tài liệu:

Ví dụ:

 TCHC.QT.01: Quy trình số 01 của Phòng TC-HC

 TCHC.HD.07: Hướng dẫn công việc số 07 của Phòng TC-HC

 Biểu mẫu:

Các biểu mẫu dùng Header ở trang đầu tiên như sau:

Lần ban hành:

Ngày hiệu lực:

(TÊN BIỂU MẪU)

Ghi chú:

Việc ban hành biểu mẫu có thể cùng với tài liệu, và / hoặc hoàn toàn độc lập với các loại tài liệu thuộc HTQLCL

3.2.2. Trang thứ nhất:

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI

Số TT Ngày sửa đổi Trang sửa đổi Mục sửa đổi Nội dung sửa

đổi Ghi chú

3.2.3 Nội dung các tài liệu chất lượng

3.2.3.1. Chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng được trình bày như sau:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾTP.HCM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

<Nội dung>

TP.HCM, ngày ….tháng … năm 20

HIỆU TRƯỞNG

3.2.3.2 Mục tiêu, chương trình chất lượng

Mục tiêu chất lượng được trình bày như sau:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO (1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

ĐƠN VỊ: (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG VÀ CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG

NĂM

STT Mục tiêu chất lượng Chỉ tiêu Chương trình hành động

Trách nhiệm hoàn thành Thời hạn Tần

suất báo cáo nội bộ

Tần suất báo cáo Ban ISO Chính trợ Hỗ đầu Bắt thúc Kết

TP.HCM, ngày tháng năm 20 TP.HCM, ngày tháng năm 20

*Ghi chú:

 Mục tiêu và biện pháp thực hiện mục tiêu cụ thể của các đơn vị thì không có (1);

 Mục tiêu và biện pháp chung của toàn trường thì không có (2) và (3).

3.2.3.3 Sổ tay

1 Các nội dung được trình bày trong sổ tay: Bảng theo dõi những thay đổi

2 Mục lục

3 Định nghĩa giải thích thuật ngữ, các từ viết tắt

4 Giới thiệu UEH

5 Chính sách …

6 Sơ đồ tổ chức và tóm tắt về chức năng nhiệm vụ các phòng ban, đơn vị sản xuất thuộc UEH

7 Phạm vi HTQLCL; các ngoại lệ của HTQLCL (nếu có)

8 Mô hình các yếu tố chính của HTQLCL và các tương tác của chúng

9 Viện dẫn các tài liệu liên quan đến các yếu tố chính của HTQLCL

3.2.3.4 Quy trình

Các nội dung được trình bày trong quy trình như sau:

Các đầu mục Nội dung

1 Mục đích và phạm vi

áp dụng

1.1 Mục đích Nêu rõ mục đích của quy trình nhằm quy định kiểm

soát nội dung hoạt động gì?

1.2 Phạm vi áp

dụng Nêu rõ quy trình áp dụng đối với:

 Đối tượng nào (đối tượng có thể là hoạt động/nhóm công việc/vị trí công việc), ở đâu (toàn Công ty hay chỉ cho các phòng/ban cụ thể).

 Trách nhiệm áp dụng: nêu tên các đơn vị chịu trách nhiệm áp dụng tài liệu.

2 Tài liệu tham khảo Liệt kê các tài liệu mà người dùng sử dụng, tham chiếu

đến trong quá trình xây dựng quy trình đó và các tài liệu tham khảo này cần có sẵn tại nơi áp dụng.Nếu không có tài liệu tham khảo thì ghi là “Không có”

3 Thuật ngữ và từ viết

tắt Giải thích các thuật ngữ và các từ viết tắt sử dụngtrong quy trình. Nếu không có định nghĩa thì ghi

là “Không có”.

4 Nội dung tài liệu  Mô tả thứ tự các bước thực hiện công việc trong quy

trình ( vẽ lưu đồ nếu cần thiết)

 Diễn giải các bước trong lưu đồ:

- Giải thích cách thức thực hiện,

- Trách nhiệm thực hiện trong mỗi bước

- Viện dẫn các tài liệu, biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc (nếu có)

5 Hồ sơ Liệt kê theo dạng bảng tất cả các hồ sơ cần phải lập và

lưu trữ, mã biểu mẫu áp dụng (nếu có), trách nhiệm lưu trữ, thời gian lưu trữ và bảo quản.

6 Phụ lục  Liệt kê tên gọi, mã hiệu (nếu có) của các loại biểu

mẫu, phụ lục sử dụng trong quy trình.

 Đính kèm tất cả các biểu mẫu, phụ lục được đề cập trong tài liệu.

Lưu ý:

 Nếu các mục ‘Tài liệu viện dẫn”, “Hồ sơ”, “Phụ lục” không có nội dung thì ghi là “Không có”.

 Đối với những hướng dẫn đơn giản có thể trình bày nội dung cụ thể không cần vẽ lưu đồ.

 Khi sử dụng các Biểu mẫu trong quy trình khác, phải giữ nguyên mã của biểu mẫu của quy trình đó.

3.2.3.3 Hướng dẫn công việc

Nội dung của hướng dẫn công việc có thể bao gồm các hạng mục như của quy trình hoặc ít hơn (mục đích, phạm vi áp dụng, tài liệu tham khảo…).Hướng dẫn có thể viết ngay nội dung chi tiết trên biểu mẫu hay thể hiện dưới dạng lưu đồ

3.2.3.4 Văn bản/công văn đi

Về thể thức và cách trình bày xem Phụ lục 2 Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản.