Giáo trình điều hành công sở hành chính nhà nước phần 1

Tập thể tác giả đã cố gắng trình bày một cách hộ thống kiến thức cơ bản về công sở hành chính nhà nước, những kỹ thuật điều hành hoạt động của công sở và quản trị công sở nhằm hảo đảm cô

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

KHOA VĂN BẢN VÀ CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH

Giáo trình ĐIỂU HÀNH CÔNG sở HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

(Giáo trình đào tạo Trung cấp Hành chính)

NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT

HÀ N Ộ I -2 0 1 0

Biên soạn:

GS TSKH Nguyễn Vỗn Thâm ThS Nguyễn Thị La

ThS Phạm Thị Hương

M Ụ C LỤC

Lời lĩói đ ầ u 5

C hư ơ ng I: NHỮNG VẤN ĐỀ c ơ BẢN VỀ CÔ NG SỞ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 9

I Khái niệm và đặc điểm cơ bản của công sở hành chính Nhà n ư ớ c 9

1 Khái niệm công sở hành chính nhà nước 9

2 Đặc điểm của công sở 10

3 Nhiệm vụ của công s ở 11

II Các nguyên tắc điều hành hoạt động công s ở 12

1 Nguyên tắc tuân thủ pháp l u ậ t 12

2 Nguyên tắc công k h a i 13

3 Nguyên tắc liên tục 14

4 Nguyên tắc về sự phân định rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành v iê n 14

5 Nguyôn tác dâu chủ trong điều hành 14

6 Nguyên tắc về mệnh lệnh điều h à n h 15

7 Nguyên tắc về thủ tục điều h àn h 17

C hư ơ ng I I: NHỮNG KỸ NĂNG c ơ BẢN

TRONG Đ Ề U HÀNH CÔNG S Ở 19

I Thiết k ế công việc 19

1 Khái niệm 19

2 Kỹ năng thiết kế công v iệ c 19

II Phân tích công việc 22

1 Khái niệm 22

2 Vai trò của phân tích công việc trong điều h à n h 22

3 Kỹ năng phân tích công v i ệ c 23

III Phân công công việc 24

1 Cơ sở của phân công công việc 24

2 Nguyên tắc phân công công v iệ c 24

IV Xây dựng và áp dụng quy chế làm v i ệ c 24

1 Khái niệm 24

2 Vai trò của quy chê trong điều hành hoạt động công sở 25

3 Kỹ năng xây dựng quy c h ế 26

V Xây dựng kế h o ạch 28

1 Khái niệm 28

4

2 Vai trò của lập kế hoạch trong điều hành cồng

s ở 30

3 Kỹ nâng xây dựng kế hoạch 32

VI Tổ chức và điều hành các cuộc h ọ p 35

1 Khái niệm 35

2 Mục tiêu của các cuộc h ọ p 36

3 Kỹ năng tổ chức, điều hành họp 36

VII Kiểm tra hoạt động công s ở 42

1 Khái niệm 42

2 Vai trò của kiểm tra trong điều hành công sở 44

3 Các nguyên tắc và yêu cầu của công tác kiểm tr a 44

4 Quy trình kiểm t r a 47

VIII Cung cấp điều kiện vật chất cho thực t h i 47

1 Xây dựng môi trường thuận lợi cho thực thi 47

2 Điều kiện làm việc 48

3 Bô trí nơi làm việc một cách khoa h ọ c 50

Câu hỏi ôn t ậ p 52

Tài liệu tham k h ả o 54

LỜ I N Ó I Đ Ầ U

Giáo trình “Điều hành công sở hành chính nhà nước” dành cho hệ đào tạo Trung cấp hành chính Tập thể tác giả đã cố gắng trình bày một cách hộ thống kiến thức cơ bản về công sở hành chính nhà nước, những kỹ thuật điều hành hoạt động của công sở và quản trị công sở nhằm hảo đảm công sở hoạt động có hiệu quả như thiết k ế công việc, phân tích công việc, xây dựng và áp dụng quy chế làm việc, xây dựng kế hoạch, tổ chức và điều hành các cuộc họp, kiểm tra hoạt động của công sở, cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vu; đổi mới hoạt động công sở nhằm xây dựng nền hành chính nhà nước hiện đại

Các vấn đề nêu ra tuy còn ít nhiều mang tính đại cương, nhập môn về kỹ năng điều hành công sở hành chính, song cũng có thể giúp học viên có những kiến thức ban đầu và rèn luyẹn mọt so kỹ nang cơ bán vé diéu hành công sở hành chính

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, song khó tránh khỏi những khiếm khuyết, do vậy

K ho a Văn bản và Công nghệ Hành chính cùng tập thể tác giả hy vọng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc để tiếp tục hoàn thiện tập tài liệu níày

H à N ội, tháng 10 năm 2007

KHOA VĂN BẢN VÀ CỐNG NGHỆ HÀNH CHÍNH

8

Chương I

NHỮNG VẤN ĐỀ Cơ BẢN VỀ

CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM c ơ BẢN CỦA CÔNG SỞ HÀNH CH ÍNH NHÀ NƯỚC

1 Khái niệm công sở hành chính nhà nước

Công sở hành chính nhà nước (từ đây gọi tắt là công sở) là một tổ chức cấu thành hệ thống hành chính nhà nước; có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy theo luật định; có vị trí xác định, có đội ngũ cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy c h ế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng; và các nguồn lực tài chính, vật chất để thực thi công vụ, phục vụ lợi ích chung của xã hội

Như vậy, khái niệm công sở trên đây về căn bản tưang đồng với một khái niệm quen dùng là “cơ quan hành chính nhà nước”

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, thuật ngữ “công sở” có thể được sử dụng để nhấn mạnh về khía cạnh vật

chất, địa điểm hoạt động trong khi thuật ngữ “cơ quan nhà nước” lại nhấn mạnh hơn về khía cạnh là nó là đơn

vị, bộ phận trong một hệ thống Lấy ví dụ, trong Quyết định số 213/2006/Q Đ -TTg ngày 25 tháng 9 nãm 2006 cuả Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý công sở của cơ quan hành chính nhà nước Trong khi đó, trong các thuật ngữ quen dùng như “văn hóa công sở” thì

rõ ràng “công sở” được hiểu đồng nghĩa với cơ quan hành chính nhà nước

Công sở có thể được phân ra thành các loại khác nhau, sử dụng các tiêu chí phân loại khác nhau

2 Đặc điểm của công sở

Có thể sử dụng một số đặc điểm sau đây để nhận dạng và phân biệt công sở với các loại tổ chức khác trong

xã hội:

1- Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn theo luật định

2- Là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục

3- Sử dụng quyền lực nhà nước để thực thi công vụ 4- Nằm trong hệ thống có quan hệ với các đơn vị khác theo tính chất thứ bậc, thể hiện quan hệ lãnh đạo quản lý tập trung, thống nhất, đồng thời có quan hệ với các đơn vị khác theo mối quan hệ ngang, thể hiện sự phối hợp với các bên hữu quan

10

5- Công vụ được thực hiện bởi một đội ngũ cán bộ công chức

6- Công sở có trụ sở xác định, có kinh phí và các điều kiện, phương tiện vật chất để thực thi công vụ

7- Phục vụ lợi ích công- lợi ích của nhân dân

3 Nhiệm vụ của công sở

Mọi hoạt động của công sở cần được tổ chức theo hướng thực hiện tốt nhiệm vụ chung của công sở là th ự c

thi công vụ mà công sở đó được phân công N hiệm vụ

chung này có thể được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

1- Lập kế hoạch;

2- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy c h ế hoạt động; 3- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên;

4- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; 5- Kiểm tra hoạt động của đơn vị và cá nhân;

5- Tổ chức hoạt động giao tiếp trong nội bộ công sở

và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp dân;

6- Quản lý việc chi tiêu ngân sách;

7- Cung cấp điéu kiẹn vật chai cho thực thi;

8- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở;

9- Tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động

II CÁC N G U Y Ê N TẮC ĐIỂU HÀNH H O Ạ T ĐỘNG

C Ô N G SỞ

Điều hành hoạt động là trách nhiêm của các nhà quản lý để đảm bảo cho các cán bộ, công chức dưới quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao, hướng tới hoàn thành m ục tiêu chung của công sở

Điều hành liên quan đến việc xác định và điều phối các quan hệ công tác Điều hành còn có nghĩa là tác động một cách đúng đắn vào toàn bộ hoặc một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm mang lại hiệu quả cao nhất

Quá trình điều hành, liên quan đến trách nhiệm trực tiếp của các nhà quản lý, lãnh đạo, đồng thời trách nhiệm tham gia của mọi thành viên trong công sở, phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau đây:

1 N guyên tắc tuân thủ pháp luật

Cũng như m ọi tổ chức khác trong xã hội, hoạt động của công sở cần đảm bảo tuân thủ pháp luật

Tuân thủ pháp luật trong điều hành trước nhất là không vi phạm thẩm quyền Vi phạm thẩm quyền sẽ dẫn đến sự rối loạn trong điều hành công việc, và do đó, rối

12

loạn trong thực thi Trật tự quyền hạn của các cấp từ trên xuống dưới phải được tôn trọng và không có sự lạm quyển, đó là một nguyên tắc quan trọng bảo đảm cho sự điều hành thông suốt

2 N guyên tắc cóng khai

Một trong những điều kiện quan trọng cho thực thi hiệu quả là mỗi thành viên cần biết rõ chức trách của mình, của đơn vị mình và của toàn bộ công sở Do vậy, công khai trong điều hành trước nhất giúp các cá nhân xác dịnh và tuân thủ các trách nhiệm m à tổ chức trông đợi ớ họ Công khai cũng là cơ sở để tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên trong công sở, làm cơ sở cho sự hợp tác được thuận lợi Đồng thời, nó giúp cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi diễn ra trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chung Nguyên tắc này cũng góp phần hạn ch ế tính cục bộ, bệnh quan liêu trong quá trình quản lý công sở M ột vai trò quan trọng nữa của công khai trong điều hành là nó tạo điều kiện cho hoạt động kiểm tra, giám sát trong nội bộ, và đặc biệt là hoạt động giám sát của công dân và các tổ chức khác

Theo tinh thần của nguyên tắc này, địa điểm của cong sở can xác định và dược thong báo rộng rãi dể tạo thuận lợi cho việc giao dịch của công dân và tổ chức Để xây dựng được một nền hành chính hiệu lực, hiệu quả cao và có tính phục vụ cao, tính công khai cần được thể hiện triệt để thông qua việc công khai hoá nhiệm vụ và

các quy trình thủ tục cho công dâịn và tổ chức biết để áp dụng và giám sát

3 Nguyên tắc liên tục

Các công sở phải đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục bất kể sự tác động hay thay đổi của các yếu tố liên quan như thay đổi về nhân sự, thay đổi về cơ cấu tổ chức, hay các yếu tố khách quan như biến động của thị trường hay thời tiết

Tính liên tục của hoạt động công sở có thể đạt đươc thông qua sự liên tục trong điều hành để đảm bảo sự liên tục và phát triển của từng đơn vị và của cả công sở

4 N guyên tắc về sự phân định rõ ràng về nhiệm

vụ và quyền hạn của từng thành viên

Nguyên tắc này hướng tới mục tiêu là mọi nhiệm vụ của công sở được thực hiện, không bị bỏ sót hoặc không

bị chồng chéo trong thực hiện nhiệm vụ

Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ tạo cơ sở cho sự phối hợp Đồng thời, đây ỉà cơ sở cho việc xác định trách nhiệm, khen thưởng và kỷ luật

5 N guyên tắc dân chủ trong điều hành

Nguyên tắc này đề cao vai trò của việc phát huy, tận dụng trí tuệ của tập thể và cá nhân trong ban hành và tố chức thực thi các quyết định hành chính Nó giúp cho các quyết định được đúng đắn và có tính khả thi cao thông

14

qua việc giúp mọi thành viên hiểu và tích cực tham gia thực hiện các quyết định

Quá trình điều hành cần bảo đảm cho các quyền hạn được sử dụng đúng đắn, cần tạo ra không khí dân chủ, động viên được mọi người tham gia vào công việc chung Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ có thể góp phần giảm bớt những mâu thuẫn và bất đồng trong quá trình thực thi Nguyện vọng tham gia vào việc đưa ra các quyết định điều hành có thể được xem là sở thích vốn có của nhiều người và cần được khích lệ Để khích lệ lòng mong muốn

đó, các nhà điều hành cần có một thái độ cầu thị và cần tạo lập được một tinh thần dân chủ trong điều hành Tuy nhiên, cũng có quan điểm cho rằng, nếu để cho mọi người cùng tham gia điều hành công việc thì sẽ dẫn đến hạn chế quyền của người lãnh đạo, quản lý Nó làm cho công sở không thể kiểm soát nổi, làm lãng phí thời gian

và do đó làm hạn chế hiệu quả của việc điều hành Trên thực tế cũng không hẳn như vậy, vì nếu một quyết định đưa ra mà không được sự ủng hộ của mọi người thì hiệu quả của quá trình điều hành sẽ thấp Vấn đề đặt ra là phải

có sự nghiên cứu, lựa chọn để vừa tạo ra được sự tham gia của mọi người vào quá trình điều hành công việc, vừa đảm bảo đúng quyền hạn của người lãnh đạo, quản lý

6 N guyên tắc về mệnh lệnh điều hành

Các mệnh lệnh điều hành, cho dù được truyền đạt dưới dạng thành văn hay dạng khẩu ngữ cần đảm bảo một

số yêu cầu nhất định

M ột là, yêu cầu về hình thức truyền đạt mệnh lệnh

Hình thức khẩu ngữ có thể được áp dụng cho trường hợp nội dung mệnh lệnh đơn giản, hoặc trong những trường hợp khẩn cấp hay để trực tiếp động viên cấp dưới v.v Hình thức mệnh lệnh thành văn cần đựoc áp dụng cho những trường hợp nội dung mệnh lệnh phức tạp, đòi hỏi

sự chính xác cao, có tính quy phạm và cần được hiểu thống nhất Hoặc đó là khi cần bảo đảm trách nhiệm pháp lý rõ ràng trước một công việc có ý nghĩa quan trọng Truyền đạt mệnh lệnh bằng văn bản cũng thường được áp dụng khi công việc cần sự tham gia của nhiều bộ phận, cần có sự phản hồi khi mệnh lệnh đã được tiếp nhận Văn bản cũng là phương tiện để giữ lại lâu dài nội dung các mệnh lệnh đã ban hành, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu về sau

H ai là, các mệnh lệnh điều hành phải thống nhất,

phù hợp với thực tế Trước một nhiệm vụ nào đó, nếu có nhiều mệnh lệnh điều hành không thống nhất cùng tác động thì cấp dưới sẽ không biết cần phải định hướng như thế nào để thực hiện nhiệm vụ Các mệnh lệnh trái ngược nhau cũng sẽ cản trở quá trình phối hợp Việc điều hành công việc thường được hỗ trợ bởi hàng loạt các quyền lực khác nhau, theo đó, các mệnh lệnh điều hành có thể được han hành dưới nhiều hình thức Có thể là theo các quy

ch ế do luật pháp xác định cho người lãnh đạo, quản lý, hoặc là theo yêu cầu thực tế và không bị các cơ chế chung ràng buộc một cách chặt chẽ Nhưng dù được ban hành như thế nào thì các mệnh lệnh cũng đòi hói phải có

16