Bài tập lớn môn quản trị nhân lực đề tài nghệ thuật xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

- Xác định khái niệm về một đội nhóm hiệu quả Không có gì diễn ra suôn sẻ – nhóm làm việc hiệu quả đòi hỏi nỗ lực có ý thức của tất cả các cá nhân kể cả người lãnh đạo..  Sự hợp tác: Độ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ

-*** -BÀI TẬP LỚN MÔN: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

ĐỀ TÀI: Nghệ thuật xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Giảng viên: Tăng Thị Hằng Nhóm thực hiên: Nhóm 3

1 Nguyễn Thị Quỳnh Anh

2 Nguyễn Thị Hồng Gấm

3 Nguyễn Thị Mỹ Hòa

4 Trần Thị Thanh Huyền

5 Trương Thị Lan

6 Đỗ Thị Quỳnh

STT Họ và tên Nhiệm vụ

2 Nguyễn Thị Hồng Gấm – Nhóm trưởng Tổng hợp powerpoint

NHÓM 3

MỤC LỤC

1.Khái niệm 4

2.Các giai đoạn trong làm việc nhóm 5

2.1 Giai đoạn lập kế hoạch 5

2.2 Giai đoạn thực hiện 6

3.Các yếu tố tạo nên nhóm làm việc hiệu quả 6

3.1 Yếu tố nội tại 6

3.2 Yếu tố ngoại tại 6

4.Cách quản lý nhân sự nâng cao hiệu quả làm việc nhóm 7

4.1 Thiết lập sự lãnh đạo mạnh mẽ 7

4.2 Đặt mục tiêu rõ ràng 7

4.3 Xây dựng nhóm đa dạng và hòa hợp 8

4.4 Xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên 8

4.5 Xây dựng niềm tin 9

4.6 Khuyến khích tương tác, kết nỗi lẫn nhau 9

4.7 Trao quyền cho các thành viên trong nhóm 10

4.8 Tận dụng các cuộc họp team một cách triệt để 10

4.9 Tạo cơ hội học tập trong quá trình làm việc nhóm 11

4.10 Nuôi dưỡng những sở thích hữu ích 11

5.Ví dụ 12

5.1 Apple 12

5.2 Công ty tại Nhật Bản 14

6 Tổng kết 16

6.1 Lợi ích 17

6.2 Khó khăn 17

Nghệ thuật xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Làm việc theo nhóm là điều không thể tránh khỏi Trong nhiều năm nay, các nhà lãnh đạo tổ chức đã nhận ra giá trị gia tăng đến từ việc nhân viên làm việc trong các nhóm chính thức hoặc không chính thức nhưng trong hai thập kỷ qua, các nhóm làm việc thậm chí còn được chú trọng nhiều hơn

Nhóm làm việc hiệu quả chắc chắn sẽ giành chiến thắng với nhóm làm việc rời rạc, nơi mọi người làm việc riêng lẻ Là một trưởng nhóm, bạn sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức cần phải vượt qua để tạo ra nhóm hiệu quả của mình

Dưới đây là những cách để xây dựng đội nhóm tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn

1 Khái niệm

- Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân” Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức Trong QTNL, làm thế nào để có thể xây dựng các nhóm làm việc thành thục nhằm phát huy triệt để khả năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện?

- Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng từ hai

người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung

- Xác định khái niệm về một đội nhóm hiệu quả

Không có gì diễn ra suôn sẻ – nhóm làm việc hiệu quả đòi hỏi nỗ lực có ý thức của tất cả các cá nhân kể cả người lãnh đạo Có 5 yếu tố chính mà bất kỳ đội nhóm hiệu quả nào cũng nên có

 Mục tiêu rõ ràng

 Vai trò được xác định rõ ràng: Tất cả các thành viên trong nhóm phải nhận thức

được vị trí của họ và hệ thống phân cấp của công ty

 Sự hợp tác: Đội nhóm làm việc hiệu quả là đội nhóm đạt được thành tích của cả

nhóm chứ không phải thành tích cá nhân

 Giao tiếp hoàn hảo: Mỗi người trong đội nhóm có thể truyền đạt bất kỳ câu hỏi,

đề xuất hoặc ý tưởng nào mà họ có Giao tiếp này phải càng trơn tru càng tốt

 Phát triển cá nhân: Dù định hướng hợp tác nhưng nhân viên không được mất

tiếng nói trong suốt quá trình cộng tác làm việc

2 Các giai đoạn trong làm việc nhóm

Thông thường, quá trình phát triển của một nhóm trải qua các giai đoạn: lập kế hoạch

và thực hiện

2.1 Giai đoạn lập kế hoạch

- Nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện làm việc nhóm Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kế hoạch Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng Đây là việc rất quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởng nhóm Trong thực tế các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính thức,

ổn định, trưởng nhóm sẽ được chỉ định Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm

- Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Mục tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá Mục tiêu đạt được bằng chính khả năng của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không viển vông Phải có thời hạn để đạt được mục tiêu Lập kế hoạch chính là việc cụ thể hóa các mục tiêu về các nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công việc… Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch công việc của giai đoạn này như sau:

2.2 Giai đoạn thực hiện

Để thực hiện làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm hiểu về nhau Dưới sự điều hành của trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm

sẽ chủ động tiếp cận, làm quen với nhau Có thể đặt câu hỏi, hoặc nghe giới thiệu trực tiếp Càng nắm bắt được nhiều thông tin về nhau, nhấtlà những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, từ đó phối hợp làm việc tốt hơn

3 Các yếu tố tạo nên nhóm làm việc hiệu quả

Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài)

3.1 Yếu tố nội tại

Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên, khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…

3.2 Yếu tố ngoại tại

Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mô nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn

từ yếu tố khách quan đối với công việc của nhóm

4 Cách quản lý nhân sự nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

4.1 Thiết lập sự lãnh đạo mạnh mẽ

- Nếu bạn muốn đội nhóm của mình làm việc có thành tích cao, trước tiên bạn phải

học cách trở thành một nhà lãnh đạo mạnh mẽ Chỉ khi nhà lãnh đạo mạnh mẽ, cứng rắn và động lực cao, mới có sức ảnh hưởng để thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả

- Nó không có nghĩa là áp đặt quyền lực mà là nuôi dưỡng lòng tin thông qua cách

tiếp cận trung thực và minh bạch Trưởng nhóm phải đủ cởi mở để nhân viên tiếp cận mọi vấn đề

- Người lãnh đạo mạnh mẽ, quyền lực cần phải có:

 Tầm nhìn toàn cảnh

 Giao nhiệm vụ/trách nhiệm: Người quản lý không được áp đặt các thành viên trong nhóm với quá nhiều công việc trong khi để những cá nhân khác có rất nhiều thời gian rảnh

 Truyền đạt mục đích rõ ràng

Biết mục tiêu của nhóm sẽ giúp hiểu mọi người trong nhóm

 Trung thực và thân thiện: Thể hiện khía cạnh con người với nhân viên và họ sẽ sẵn sàng làm theo sự dẫn dắt của bạn hơn

4.2 Đặt mục tiêu rõ ràng

 Một đội nhóm không có mục tiêu cụ thể gần như sẽ không hiệu quả bằng một đội nhóm có mục tiêu

 Các mục tiêu phải cụ thể bao gồm cả thời hạn hoàn thành

 Nhưng các mục tiêu không nhất thiết phải luôn đến từ người lãnh đạo nhóm; tất cả các mục tiêu nên được thảo luận bởi toàn bộ nhóm, đặc biệt là trong các tình huống

mà thời hạn sẽ bị eo hẹp

Mục tiêu SMART

Định nghĩa: các mục tiêu tạo ra mức hiệu suất cao nhất tuân theo các đặc điểm

S- Specific mục tiêu rõ ràng

M- Measurable mục tiêu có thể đo lường được

A- Achievable tính khả thi

R- Realistic tính thực tế

T- Time-Bound thời hạn hoàn thành

4.3 Xây dựng nhóm đa dạng và hòa hợp

- Một trong cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm là tập trung các thành viên đa

dạng (kỹ năng, kiến thức chuyên môn) thay vì tập hợp nhiều người có cùng chí hướng Một team là một tập hợp đa dạng về kỹ năng, kiến thức sẽ giúp đưa ra các quan điểm ý tưởng đa dạng, từ đó thực hiện các quyết định thấu đáo hơn

- Tuy nhiên, nhiều người thường muốn xây dựng nhóm là tập hợp những người có

chung chí hướng Vấn đề đặt ra, những người có cùng chí hướng, nền tảng kiến thức tương đồng thường sẽ khó mang đến những ý tưởng mới mẻ khi hợp tác Điều này dẫn đến việc, khi một 1 ý tưởng được đưa ra dễ dàng được đồng thuận, thay vì mổ xẻ các khía cạnh để cùng nhau tìm đến giải pháp tối ưu hơn

Do đó, một nhóm bao gồm các thành viên tương đồng về trình độ, quan điểm, chí hướng, suy nghĩ sẽ tạo ra ý tưởng mang tính phiến diện, thiếu sáng tạo Còn nhóm tập hợp đa dạng về quan điểm, kỹ năng, kiến thức có thể tạo ra ra những tác phẩm phản ánh sự sáng tạo, đổi mới

4.4 Xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên

- Các xung đột thường xảy ra khi nhiệm vụ và trách nhiệm của các thành viên

không rõ ràng

- Cách quản lý nhân sự tốt nhất để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm là các leader

cần giúp mỗi thành viên biết vai trò, trách nhiệm của mình trong dự án nhằm hạn chế

tối đa sự chồng chéo Bởi khi nhiều nhân viên cùng làm chung 1 nhiệm vụ do phân trách nhiệm không rõ ràng dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực Mỗi cá nhân đều cần có trách nhiệm là hoàn thành mục tiêu của nhóm cũng như hỗ trợ các thành viên khác nhằm hướng tới kết quả tốt

4.5 Xây dựng niềm tin

Làm việc nhóm chỉ phát huy hiệu quả tối đa khi các thành viên trong nhóm tin tưởng

lẫn nhau Các leader có thể xây dựng niềm tin giữa các thành viên trong team thông

qua hoạt động teambuilding hoặc khuyến khích chia sẻ và tương tác sau giờ làm việc Các hoạt động này không chỉ xây dựng niềm tin mà còn nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên Việc phối hợp làm việc trở nên dễ dàng hơn khi bạn tin tưởng những đồng nghiệp cùng làm chung dự án với mình

4.6 Khuyến khích tương tác, kết nỗi lẫn nhau

Môt lưu ý quan trong trong cách quản lý nhân sự thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm là khuyến khích sự giao tiếp và tương tác giữa các thành viên

 Một trong những kỹ năng quản lý quan trọng giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm là biết cách giúp các thành viên tương tác và giao tiếp hiệu quả Người lãnh đạo phải liên tục đánh giá cách mọi người làm việc cùng nhau, ngay cả khi nhóm này

đủ tự lực Các nhà quản lý phải hướng dẫn các nhóm làm việc hiệu quả của họ làm việc tốt với nhau một cách hiệu quả

 Tương tác này có thể là việc các thành viên đưa ra phản hồi về 1 ý tưởng một cách thẳng thắn và thoải mái Leader cần xây dựng 1 kênh thông tin chung đảm bảo cho mọi người trong team hoặc trong dự án có thể hiểu tiến độ, các vấn đề đang vướng mắc Khi mọi người đều có thể hiểu rõ về dự án, giao tiếp dễ dàng sẽ củng cố niềm tin, từ đó cải thiện hiệu suất chung

 Lắng nghe và cung cấp các phản hồi lành mạnh

Lắng nghe các thành viên nhóm là một trong những điều quan trọng nhất để đạt được thành công nói chung Phản hồi mang tính xây dựng là một yếu tố quan trọng cho sự thành công của một nhóm Phản hồi giúp nhóm đi đúng hướng và giúp hiểu rõ hơn giữa các bên liên quan khác nhau trong nhóm Ngoài ra, nó giúp suy nghĩ vượt trội và chào đón những ý tưởng mới

Ngay cả ý tưởng lạ lùng nhất từ nhân viên của bạn cũng thực sự có thể giúp công ty của bạn phát triển Đừng ngần ngại truyền cảm hứng để mọi thành viên trong nhóm cống hiến

 Kết nối với từng cá nhân

- Bất kỳ người quản lý nào cũng nên tìm hiểu từng thành viên trong nhóm với tư

cách cá nhân Mỗi người đều có tập hợp các đặc điểm, kỹ năng và sở thích riêng Ai cũng có mặt mạnh và mặt hạn chế Khi các trưởng nhóm biết những sự thật này, họ

có thể sắp xếp công việc phù hợp cho từng nhân viên và xây dựng lòng tin cũng như

sự gắn kết ở cấp độ cá nhân

- Với tư cách là trưởng nhóm, bạn cũng có thể sử dụng các sự kiện không mang tính

trang trọng để tăng độ gắn kết của nhóm Ví dụ, chúc mừng sinh nhật và tham dự đám cưới là những lý do chính đáng để duy trì kết nối

 Quan tâm nhiều hơn đến các hoạt động team-building

Các sự kiện team-building cũng phát triển mối quan hệ vững chắc trong nhóm Các hoạt động này đặc biệt hiệu quả đối với nhóm hợp tác liên chức năng, nơi mọi người

từ các phòng ban và văn phòng khác nhau được nhóm lại thành các nhóm làm việc thống nhất

4.7 Trao quyền cho các thành viên trong nhóm

Tin tưởng và trao cho các thành viên trong nhóm quyền đưa ra quyết định là biện pháp xây dựng niềm tin và cải thiện tinh thần đồng đội trong toàn doanh nghiệp Thông thường, khi các nhân viên không có quyền tự chủ để đưa ra các quyết định liên quan đến công việc của họ, họ sẽ cảm thấy chán nản và đình trệ, vô hình chung ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả nhóm Vì thế, để giữ cho các thành viên trong team gắn kết và tích cực cống hiến hơn, leader team cần đảm bảo rằng các thành viên có quyền quyết định trong bổn phận trách nhiệm của họ

4.8 Tận dụng các cuộc họp team một cách triệt để

Khi thực hiện các cuộc họp team, leader cần đảm bảo cuộc họp được tổ chức hiệu quả, là nơi phản ánh, chia sẻ ý tưởng và thúc đẩy hiệu suất Dù tần suất họp team có thường xuyên hay không, mỗi cuộc họp đều cần phải lên kế hoạch rõ ràng, chia sẻ những mục tiêu cần đạt được trong dự án sắp tới hoặc kiểm tra tiến độ của các dự án

4.9 Tạo cơ hội học tập trong quá trình làm việc nhóm

Các quản lý không thể hy vọng mọi thành viên của team đều là những người thực hiện dự án xuất chúng khi họ chưa thực sự học và làm quen với cách làm việc trong 1

dự án nhóm Để đảm bảo nhóm hoạt động với hiệu suất cao, hướng tới việc hoàn thành dự án một cách tốt nhất, đào tạo các kỹ năng quan trọng giúp thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi là điều mà các quản lý team cần phải làm Việc cung cấp các cơ hội học tập không chỉ nâng cao kỹ năng làm việc nhóm

mà còn gia tăng sự gắn kết và hài lòng của từng thành viên trong team Bạn có thể tận dụng các hệ thống đào tạo trực tuyến như MGE để xây dựng các khóa học liên quan đến kỹ năng, kiến thức cần có của team/ từng dự án, cấp quyền cho các thành viên

mà bạn cảm thấy đang bị thiếu hụt kỹ năng Song song với việc cung cấp cơ hội học hỏi nâng cao kỹ năng, leader cần giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ tầm quan trọng của làm việc nhóm cũng như cách để trở thành một thành viên tích cực của nhóm

4.10 Nuôi dưỡng những sở thích hữu ích

- Sở thích không chỉ để giải trí mà còn nhằm mục đích tối ưu hóa cảm xúc của toàn

đội và ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả của đội

- Sở thích hữu ích có thể mang lại lợi nhuận và cực kỳ có lợi Dưới đây là một số ý

tưởng có thể thu hút sự tham gia của các thành viên trong nhóm:

 Chia sẻ và thảo luận về những cuốn sách yêu thích

 Tình nguyện

 Trò chơi điện tử

 Ngôn ngữ nước ngoài

 Yoga

 Chơi một loại nhạc cụ

 Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, teamwork hiệu quả không những làm tăng sự hài lòng và cải thiện năng suất làm việc của từng nhân viên, mà còn giảm tỷ lệ nhảy việc

từ đó giúp doanh nghiệp đạt được tỷ suất lợi nhuận cao hơn Để gia tăng hiệu quả làm việc nhóm, trong cách quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng các nhóm đa dạng hòa nhập, xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng thành viên, xây dựng niềm tin, thúc đẩy sự giao tiếp, trao quyền cho nhân viên, quản lý lý hiệu quả các cuộc họp đồng thời cung cấp cơ hội học hỏi nâng cao kỹ năng cho toàn team

5 Ví dụ

5.1 Apple

Điều tuyệt vời nhất gắn với thương hiệu trái táo khuyết Apple là sự khởi đầu ấn tượng cùng với một nền văn hóa doanh nghiệp tập trung vào con người và công nghệ; tối thiểu hóa sự quan liêu và luôn quan tâm tới nguồn nhân lực của mình

Sau đây là một số nguyên tắc giúp xây dựng một đội nhóm làm việc hiệu quả của Apple

 Văn hóa tôn trọng lẫn nhau giữa quản lý và nhân viên

Tại Apple, xuất phát từ việc hầu hết các nhà quản lý đều có kinh nghiệm và kiến thức

về công nghệ nên hoàn toàn không tồn tại khái niệm “cấp trên” và sự phục tùng bắt buộc của “cấp dưới” Nơi nào cũng hiện hữu sự tôn trọng qua lại giữa nhà quản lý và nhân viên Chính sự tôn trọng lẫn nhau và việc kề vai sát cánh của các thành viên trong những nhóm dự án nhỏ là các yếu tố quan trọng làm nên thành công của Apple ngày hôm nay

 Tạo sự tự do cho nhân viên trong xây dựng và cải tiến sản phẩm

Tại Apple, nếu một nhân viên phát hiện ra những vấn đề gây khó chịu hay những điểm sai sót của một sản phẩm nào đó, thì anh ta được phép tự do nghiên cứu và khắc phục những lỗi này mà không cần phải trải qua các thủ tục phức tạp để xin ý kiến và chấp thuận từ phía nhà quản lý trực tiếp của mình

 Tạo thách thức thúc đẩy sự phát triển của nhân viên