Bài giảng nghiệp vụ thư ký văn phòng biên soạn ths nguyễn thị kim trinh

Khái niệm Thư ký là người trợ giúp cho người quản lý ở một cơ quan, một bộ phận nào đó và phải nắm vững những nghiệp vụ hành chính văn phòng thu thập thông tin, xử lý thông, cung cấp và

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG

KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

VĂN PHÒNG

Biên soạn: ThS Nguyễn Thị Kim Trinh

Vĩnh Long, 2022

Chương 1 Thư Ký Văn Phòng

1 Khái niệm

Thư ký là người trợ giúp cho người quản lý ở một cơ quan, một bộ phận nào đó và phải nắm vững những nghiệp vụ hành chính văn phòng (thu thập thông tin, xử lý thông, cung cấp và lưu trữ thông tin; soạn thảo, ban hành, xử lý và quản lý văn bản đến cũng như văn bản đi, văn bản nội bộ và lưu trữ văn bản; sắp xếp bố trí phòng làm việc cũng như cung cấp các thiết bị, phương tiện làm việc, chuẩn bị tài chính và văn phòng phẩm, quản lý các tran thiết bị và những tài sản trong văn phòng…), là người có óc phán đoán, sáng tạo và đưa ra những quyết định đúng đắn trong quyền hạn của mình đồng thời là người có trách nhiệm với công việc của mình…

Tóm lại thư ký là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo, góp phần làm cho công việc của cấp trên được hoàn thành, đạt hiệu quả và được lãnh đạo tin tưởng

2 Chức năng, nhiệm vụ của thư ký

2.1 Chức năng

Ta có thể chia làm ba nhóm chức năng

- Gắn liền với những công việc liên quan đến văn bản như: soạn thảo, kiểm tra và lưu trữ văn bản, kiểm tra việc thực hiện quyết định thông báo chỉ thị của quản lý Đây là chức năng quản lý văn bản trong cơ quan

- Gắn liền với việc tổ chức sắp xếp công việc như: tổ chức họp hội nghị, sắp xếp bố trí lịch công tác của quản lý, cung cấp thông tin về làm việc (ngày giờ họp, tiếp khách, địa điểm, ngày đi về, nghỉ ngơi ăn uống…)

- Giúp quản lý sắp xếp xử lý những việc nhỏ, lặt vặt như nhận và truyền đạt thông tin kiểm tra thông tin…

Tùy theo cơ quan bộ phận mà người thư ký sẽ tham gia

ở mức độ khác nhau

2.2 Nhiệm vụ

Về cơ bản người thư ký có 3 nhiệm vụ chính

2.2.1 Nhiệm vụ gắn liền với công tác văn bản

- Soạn văn bản, giải quyết công việc qua văn bản theo chỉ thị (ý kiến) của người quản lý (cấp trên – sếp), kiểm tra việc thực hiện văn bản

- Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ văn bản đến từ cơ quan, bộ phận khác cũng như văn bản đi

- Trình ký văn bản

- Ghi biên bản các cuộc họp, bàn bạc, hội nghị

- Sắp xếp và quản lý hồ sơ theo trình tự hợp lý

- Kiểm tra hình thức và nội dung văn bản đến và đi

2.2.2.Nhiệm vụ liên quan đến việc tổ chức công việc

- Tổ chức công tác văn thư

- Công tác tổ chức sắp xếp tiếp đãi khách

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị theo chỉ thị của cấp trên

- Tổ chức sắp xếp thông tin làm việc, bố trí phòng làm việc

- Quản lý chương trình kế hoạch công việc, lịch làm việc

- Sắp xếp bố trí các công tác ngoại giao…

2.2.3.Nhiệm vụ liên quan đến công việc của cấp trên

Là cấu nói giữa cấp trên với các cơ quan và bộ phận khác trong và ngoài đơn vị nên người thư ký có những nhiệm

vụ theo tính chất công việc (14 nhiệm vụ cơ bản) như:

- Nhận và phản hồi điện thoại

- Tiếp nhận và xử lý bưu tín

- Soạn văn bản đơn gian

- Chuẩn bị các văn bản, các báo cáo, bản ghi nhớ và chuẩn bị thư từ

- Sắp xếp tổ chức các cuộc hẹn, tiếp khách

- Ghi tốc ký, máy thu phát thông tin (máy ghi âm)

- Chuẩn bị các dữ liệu thông tin cần thiết trong và ngoài đơn vị

- Đánh máy, sao in tài liệu, xử lý lưu trữ, phát hành

- Nắm rõ nội dung văn bản và truyền đạt cho người khác

- Sắp xếp, ghi chú hồ sơ cẩn thận để tra cứu dễ dàng khi cần

- Tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, chương trình, tư liệu theo chỉ thị của cấp trên

- Sắp xếp, chuẩn bị các vấn đề cần thiết cho lịch trình công tác

- Liên lạc làm việc với tài chính, ngân hàng

- Hỗ trợ công tác quản lý với cấp trên

3 Một số yêu cầu đối với người thư ký

3.1 Yêu cầu đối với những người làm công tác văn thư, văn phòng

- Trung thực, thẳng thắn, thật thà, nhạy bén, ứng xử linh hoạt, cở mở, có kiến thức chuyên môn

- Nắm rõ nội dung công việc được giao và xử lý nhanh, linh hoạt

- Ý thức kỷ luật và trách nhiệm công việc

- Thân thiện hòa đồng dễ gần gũi với mọi người

- Có tính thẩm mỹ

3.2 Yêu cầu đối với người làm công tác thư ký

Tiếp nhận, xử lý thông tin văn bản, chỉ thị công việc một cách khoa học chính xác

- Đây là yêu cầu rất quan trọng đối với người thư ký Nó

là nền tản để thực hiện những công việc khác có hiệu quả Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi người thư ký không ngững học hỏi nâng cao chuyên môn đồng thời phải được rèn luyện từ trong nhà trường và ngoài thực tế

- Phải có sự nhạy bén trong việc năm bắt thông tin về đối tượng mà mình tiếp xúc một cách chính xác để có cách xử

lý phù hợp, có sự giúp đỡ hỗ trợ kịp thời khi cần thiết một cách chân thành

- Bên cạnh đó sự tin cậy, kín đáo giữ bí mật người thư

ký cũng cần phải có Sự tin cậy ở đậy là sự tin cậy của cấp trên của đồng nghiệp Để có được sự tin cậy này người thư ký phải hoàn thành công việc được giao một cách chính xác nhanh chóng, phải ý thức trách nhiệm với công việc Dù trong hoàn cảnh nào người thư ký phải đặt nhiệm vụ cấp trên giao lên trên và cố gắng hoàn thành trong thời gian sớm nhất có thể Ngoài ra người thư ký phải chủ động hoàn thành công việc trong nhiệm vụ của mình và phải thể hiện sự công bằng dân chủ trong công tác triển khai bố trí công việc cho các

thành viên trong đơn vị Hơn thế nữa là người giữ vai trò thư

ký phải tinh tế nhạy bén trong cách ứng xử với đồng nghiệp, phải cho đồng nghiệp thấy được sự đáng tin cậy, sự gần gũi, thân thiện…

- Một yêu cầu đặc biệt của người thư ký nhất thiết phải tuân thủ đó là sự kín đáo bảo mật công việc Những thông tin quan trọng cần giữ bí mật tuyệt đối không được để lộ, nếu không sẽ ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của đơn

vị, của cấp trên và chỉ nên nói những thông tin khi được phép nói Phải sắp xếp văn bản gọn gàng nhất là những văn bản mang tín bảo mật để vào tủ khóa lại hoặc trình cấp trên xem không thì hủy bỏ để tránh lọt ra ngoài) Bên cạnh đó người thư ký phải nhạy bén trong việc xử lý những thông tin bảo mật đó một cách chính xác và kịp thời cùng với cấp trên, đồng nghiệp, luôn có ý thức gìn giữ bí mật của nhà nước, cơ quan,

cá nhân

- Phải thích ứng, tinh ý và phải biết kiềm chế cảm xúc Thích ứng ở đây là sự thích ứng với môi trường, với tính chất công việc văn phòng, thích ứng với cách làm việc của cấp trên, của tập thể

Một tập thể khác nhau sẽ có cách làm việc khác nhau Cách làm việc đó phụ thuộc vào cách quản lý điều hành của

lãnh đạo Mỗi lãnh đạo sẽ có cách quản lý khác nhau vì vậy để hoàn thành tốt nhiệm vụ người thư ký phải nắm và hiểu cách làm việc của cấp trên Thích ứng ở đây không đồng nghĩa với việc thỏa hiệp với xấu, cái bất công, cái phi lý Trong những trường hợp cần thể hiện sự chính kiến, thể hiện sự phản đối hay tán thành thì nhất thiết phải thể hiện rõ ràng Trong trường hợp chưa xác định được vấn đề thì cần bình tĩnh suy nghĩ kỹ lượng rồi hay đưa ra quan điểm

Trong công việc thư ký lắm lúc sẽ gặp phải một số vấn

đề mang tính tế nhị đòi hỏi họ phải biết kiềm chế cảm xúc Thư ký có thể nói là người đại diện cho thủ trưởng làm công tác ngoại giao nên sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ, uy tín của đơn vị chính vì lẽ đó người thư ký nhất thiết phải biết điều tiết cảm xúc, không nên nóng nảy dễ bị khích động nếu không

sẽ mang kết quả khó lường (giận quá mất khôn, giận quá hóa dại…)

Để làm được điều đó người thư ký phải ý thức được tính chất công việc (tiếp xúc nhiều đối tượng) Vì vậy khi gặp trường hợp bất đồng quan điểm, xảy ra tranh cãi căng thẳng thậm chí bị xúc phạm thì phải bình tâm suy nghĩ trước khi thể hiện quan điểm thái độ và sự thể hiện đó phải gắn liền với sự

lịch sự, sự văn hóa…đồng thời phải nhất hoán trong lời nói trong cách ứng xử (trước sau như một)

Xét ở một khía cạnh khác kiềm chế cảm xúc gắn liền với

sự nhạy bén sự tế nhị của người làm công tác văn phòng Người thư ký cần phải có sự tế nhị trong việc xử lý tình huống, không thể hiện thái quá trước những sự việc rắc rối hay không hài lòng Ngược lại họ cần phải bình tĩnh khéo léo nhỏ nhẹ, phải có kỹ năng quan sát tinh tế và nhạy bén để phán đoán sự việc đang và sẽ xảy ra như thế nào mà có cách giải quyết hợp lý

Nói tóm lại người làm công tác văn phòng nói chung, người làm công việc thư ký nói riêng phải biết chiến thắng cách chiến thắng tâm trạng không hài lòng Đây là kỹ năng hay nói khác đi đậy là nghệ thuật giao tiếp Để có kỹ năng giao tiếp thì ta cần phải biết nói để người khác và phải biết lắng nghe người khác nói, đồng thời phải nhạy bén tinh tế trong quan sát, phán đoán sự việc để mang lại hiệu quả công việc ngoài ra kỹ năng này cũng đòi hỏi sự hiểu biết không chỉ

về chuyên môn mà phải có kiến thức về các vấn đề xã hội, khoa học, chính trị phong tục tập quán, tâm lý…phải kiên trì nhẫn nại và luôn vui vẻ

Bên cạnh đó ta thấy một vấn đề góp phần vào nghệ thuật giao tiếp đó là tính thẩm mỹ Điều này được thể hiện qua cách

ăn mặc (gọn gàng, lịch sự, phù hợp với hoàn cảnh, với công việc), giọng nói, cách trang điểm…

3.3 Nhớ lâu và chính xác

Nhớ lâu và chính xác sẽ giúp người thư ký giải quyết nhanh chóng, dễ dàng và mang lại hiệu quả cao trong công việc như nhớ những việc của cấp trên, của mình đã đang và sẽ làm là gì Nhớ nội dung văn bản đến và đi, nhớ hồ sơ lưu trữ

và các thông tin khác Ngoài ra người thư ký cần nhớ những nhân vật quan trọng, khách, nhớ yêu cầu sở thích của khách…

Để đạt đáp ứng được những nhiệm vụ yêu cầu trên người thư ký phải trải qua lớp đào tạo chuyên môn một cách

hệ thống, phải không ngừng học hỏi nâng cao nghiệp vụ, phải nghiên cứu về tâm lý để hiểu được tâm lý đối tượng đang tiếp xúc đồng thời biết điều tiết tâm trạng của mình trước những vấn đề mang tính tế nhị, phải vận dụng thành thạo kỹ thuật công nghệ, phải có óc thẩm mỹ cao

4 Tính chất công việc của người thư ký

Công việc của người thư ký vừa đơn giản vừa phức tạp

sở dĩ ta nói như vậy bởi ta không thể xếp công việc của thư ký vào dạng đơn giản cũng không thể xếp vào dạng phức tạp có

những lúc người thư ký làm những việc đơn giản như đánh máy, soạn văn bản, sắp xếp vệ sinh phòng làm việc, bố trí lịch công tác, nhân và gửi thông báo…nhưng có những lúc người thư ký phải làm những công việc mang tính phức tạp như tổ chức sắp xếp hoạt động ngoại giao, bố trí sắp xếp lịch trình công tác cho cấp trên, tư vấn những vấn đề mang tính cấp thiết (thông tin chính xác về đối tác…)

Câu hỏi thảo luận

1 Bạn là thư ký riêng của một giám đốc, đôi khi bạn cảm thấy bị sai việc như là ô-sin Chẳng hạn phải đưa đón con của sếp đi học mỗi ngày, đi mua đồ dùng cho gia đình sếp Trong tình huống đó bạn sẽ giải quyết ra sao? Các bạn cùng tham khảo tình huống dưới đây nhé

2 Do sự gần gũi với sếp nên bạn bị những người khác

nó bạn là sếp thứ hai của công ty, bạn sẽ làm gì?

3 Bạn là thư ký nữ và bị nghi ngờ là có quan hệ bất chính với sếp và nói xấu sau lưng thì bạn sẽ giải quyết thế nào?

4 Khi làm việc cùng giám đốc là người cộc cằn, nóng tính đặc biệt là sống nội tâm bạn sẽ xử sự như thế nào?

5 Trong trường hợp giám đốc là nữ và xinh đẹp, trợ lý

là nam, nếu bạn là người trợ lý đó thì sẽ làm thế nào để tạo mối quan hệ tốt đẹp với sếp

6 Một giám đốc của công ty A đến gặp giám đốc bạn xin cho em gái vào làm thư ký giám đốc, bạn sẽ xử lý thế nào?

7 Bạn sẽ làm gì khi nam đồngnghiệp của công ty yêu cầu bạn làm những việc của nữ giới như mang nước, chăm sóc khách hàng…trong khi đó bạn là thư ký cấp cáo của tổng giám đốc?

8 Bạn được bố trí vào vị trí thư ký văn phòng và công việc của bạn là tiếp khách nhưng bạn là người nhút nhát, ít nói, thích yên tĩnh, ghét những nơi đông người…thì bạn phải làm sao?

9 Bạn cùng giám đốc đi dự tiệc, ở đó toàn những người

xa lạ bạn sẽ làm gì để bắt đầu, tiếp tục cuộc nói chuyện và kết thúc cuộc nói chuyện một cách êm đẹp?

10 Bạn sẽ làm như thế nào trong công ty mọi người đều giữ khoảng cách với bạn, vì bạn là cháu ông giám đốc?

11 Làm gì để kết thúc cuộc nói chuyện mà bạn không thích?

12 Khi phỏng vấn vào vị trí thư ký giám đốc bạn sẽ trả lời như thế nào khi họ đặt câu hỏi tại sao bạn muốn làm thư ký?

13 Bạn sẽ giải quyết như thế nào khi bạn trai cảm thấy khó chịu khi bạn thường xuyên phải tiếp khách cùng sếp nam?

14 Nếu sếp mới của em là người nam và trẻ tuổi nhưng bạn lớn tuổi hơn, bạn sẽ làm gì để tạo mới quan hệ tốt đẹp trong công việc?

15 Trong công ty có người ranh tỵ vì em là người được việc cho giám đốc nên có kẻ xấu bày mưu hại em, công ty sẽ tiến hành điều tra Trong trường hợp này bạn sẽ giải quyết như thế nào?

16 Bạn sẽ xử lý như thế nào khi vợ của giám đốc nghi ngờ bạn có quan hệ với chồng mình?

17 Bạn sẽ giải quyết như thế nào khi sếp của mình là một người háo sắc?

18 Bạn sẽ giải quyết như thế nào khi giám đốc yêu cầu

đi công tác ở tỉnh và nghỉ đêm ở đó?

19 Bạn sẽ làm gì khi sếp của mình là một người nói nhiều?

20 Bạn sẽ giải quyết như thế nào khi giám đốc nhờ bạn đưa vợ đi mua sắm?

21 Bạn sẽ xử lý như thế nào khi biết giám đốc có bồ, và

25 Bạn sẽ xử lý như thế nào khi vừa vào làm việc ở công ty nhưng giám đốc yêu cầu bạn hãy lên kế hoạch tổ chức ngày kỷ niệm thành lập công ty?

26 Giám đóc đưa bạn một văn bản và yêu cần bạn gởi cho đối tác nhưng bạn phát hiện một số lỗi chính tả Trong trường hợp này bạn sẽ giải quyết như thế nào?

27 Trong cơ quan có người nói với bạn ông giám đốc

mà bạn sẽ làm việc cùng là người không chuẩn mực, thường

có những cử chỉ không phải đối với nhân viên nữ, trong trường này bạn sẽ làm như thế nào để bắt đầu công việc mới của mình một cách thuận lợi.?

28 Bạn trai của bạn không muốn bạn tiếp tục công việc thư ký này vì sếp của bạn là một người đẹp trai, trẻ, và rất ga lăng Bạn sẽ làm gì với bạn trai?

29 Một đối tác của công ty, liên tục gởi hoa và quà cho bạn vào những ngày lễ…nhưng bạn đã có người yêu Bạn sẽ làm gì để giữ mối quan hệ tốt cho công ty và với người yêu.?

30 Sếp thường xuyên đánh cấp ý tưởng của bạn trong việc, vì vậy mỗi khi có dự án hay kế hoạch đều muốn nghe ý kiến của bạn bạn sẽ làm gì để công sức của bạn không bị người khác đánh cấp.?

31 Đồng nghiệp của bạn thường xuyên nói chuyện của người khác trong giờ làm việc và vi phạm về quy định đồng phục nơi công sơ Bạn sẽ giải quyết như thế nào.?

Chương 2 Soạn Thảo Văn Bản

1 Khái niệm văn bản

Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngư hay ký hiệu nhất định hay nói cách khác văn bản là vật mang lại thông tin bằng ký hiệu, ngôn ngữ Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng văn viết do cơ quan có thẩm quyền quy định

về hình thức, trình tự nhất định

2 Các loại văn bản quản lý nhà nước

2.1 Văn bản quy phạm pháp luật gồm 2 loại: văn bản

pháp luật và văn bản dưới luật mang tính chất luật

2.1.2 Văn bản pháp luật gồm hiến pháp, luật Văn bản

dưới luật mang tính luật gồm: nghị quyết của quốc hội và pháp luật, nghị quyết của ban thường vụ quốc hội, lệnh, quyết định của chủ tịch nước Văn bản quy phạm pháp luật là các văn bản có tính pháp lý quan trọng nhất do cơ quyền lực nhà nước ban hành áp dụng cho cả nước đó là cơ sở pháp lý để ban hành những văn bản khác

2.1.2 Văn bản pháp quy gồm nghị quyết, nghị định

chính phủ, quyết định, chỉ thị của thủ tướng chính phủ, quyết

định, thông tư của bộ, ngành, nghị quyết của hội đồng nhân dân các cấp, quyết định, chỉ thị của ủy ban nhân dân các cấp…

Các văn bản này phải tuân thủ quy tắc chung nhằm thực hiện cụ thể hóa văn bản pháp luật được áp dụng nhiều trong thực tế do cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành (cơ quan lập quy) và sử đổi theo thẩm quyền, ngoài ra còn có những quy tắc riêng gọi là văn bản cá biệt

2.2 Văn bản hành chính thông thường

Loại văn bản này gồm công văn, báo cáo, thông báo biên bản, bài diễn văn, đề án, phương án, kế hoạch, bản nhận xét,

tờ trình, giấy tờ (giấy giới thiệu, giấy đi đường, lịch làm việc tuần…) sổ sách (sổ ghi tài sản, sổ ghi cồn văn đến và đi…), đơn từ, các loại giấy tờ khác

Văn bản dạng này chỉ mang tính giao dịch, quan hệ giữa các cấp (cấp trên với cấp dưới, các cấp ngang nhau…)

2.3 Văn bản chuyên môn kỹ thuật

Văn bản chuyên môn kỹ thuật bao gồm những văn bản mang tính chuyên môn và kỹ thuật được áp dụng ở một số cơ quan, ở một lĩnh vực nào đó Văn bản chuyên môn ở một số lĩnh vực như thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, y tế, văn hóa, tư pháp, ngoại giao, quốc phòng, an ninh, lao động

tiền lương Văn bản kỹ thuật ở một số lĩnh vực như kiến trúc xây dựng, công nghệ, cơ khí, thủy văn…

2.4 Văn bản chuyển đổi

Là những văn bản đi kèm với văn bản pháp quy thì nó là văn bản pháp quy chẳng hạn như quy chế, điều lệ, nội quy, quy định… được ban hành kèm theo một văn bản pháp quy như quyết định

2.5 Văn bản cá biệt

Là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm đưa ra một số quy tắc xử sự riêng đối với một đối tượng hay một nhóm đối tượng ví dụ: lệnh, quyết định, chỉ thị…

3 Cơ quan ban hành văn bản quản lý nhà nước

Quốc hội ban hành hiến pháp, luật, nghị quyết

Chính phủ ban hành nghị quyết, nghị định

Hội đồng nhân dân các cấp ban hành nghị quyết

Bộ, các cơ quan ngang bộ ban hành quyết định, chỉ thị, thông tư

Chủ tịch nước ban hành quyết định, lệnh

Ủy ban thường vụ quốc hội ban hành pháp lệnh, nghị quyết

Thủ tướng chính phủ ban hành quyết định, chỉ thị

Ủy ban nhân dân các cấp ban hành quyết định, chỉ thị Các cơ quan quản lý nhà nước ban hành quyết định, văn bản hành chính thông thường

4 Thể thức văn bản quản lý nhà nước

Thể thức văn bản là những yếu tố tạo thành một văn bản nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính quyền lực, viết dung quy định, đặt đúng vị trí trên văn bản nó bao gồm nội dung và hình thức văn bản

4.1 Căn cứ pháp lý của thể thức văn bản

- Điểu lệ về công tác, công văn, giấy tờ ban hành kèm nghị định 527/TTg (02/11/1957)

- Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lữu trữ ban hành kèm theo nghị định 142/CP (28/09/1963)

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Công văn của chánh văn phòng chính phủ số 900/VPCP-HC ngày 14/3/1998

- Công văn của chánh văn phòng chính phủ số 1145/VPCP-HC ngày 01/4/1998

- Quyết định 224/CT của chủ tịch hội đồng bộ trưởng (25/01/1991) giao cho cục lưu trữ nhà nước quản lý thống nhất công tác văn thư trong toàn quốc

- Quyết định 288/QĐ (31/12/1992) của bộ trưởng bộ Khoa học công nghệ và môi trường ban hành tiêu chuẩn việt nam

- Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 về văn bản quản lý nhà nước

4.2 Các yếu tố của thể thức văn bản

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Tiêu ngữ thể hiện mục tiêu phấn đấu của quốc gia, dân tộc, chưc Vn –time, size 13 (viết thường), gạch nối, gạch ngang dưới, đậm, viết hoa Đ, T, H

Ví dụ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

4.2.2 Tác giả văn bản

Tức là tên cơ quan ban hành văn bản tác giả có thể là cơ quan hay cá nhân Tác giả văn bản thể hiện văn bản đó của cơ

quan nào, vị trí của cơ quan đó trong hệ thống các cơ quan nhà nước, phía dưới tác giả có một gạch dài

Đối với cơ quan có thẩm quyền chung và các bộ, tương đương bộ, cơ quan chính phủ thì tác giả văn bản chỉ là tên cơ quan đó Đối với những tác giả không có tên đơn vị cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên cơ quan được viết bằng chữ in hoa, kiều Vn –timeH, cỡ chữ 13, đậm

Ví dụ: CHÍNH PHỦ

HỘI ĐỒNGNHÂN DÂN (các cấp)

ỦY BAN NHÂN DÂN (các cấp)

BỘ VĂN HÓA hay

BỘ NỘI VỤ

Đối với cơ quan có thẩm quyền riêng, tác giả văn bản có

cơ quan chủ quản thì viết tên cơ quan chủ quản chữ thường ở dòng trên, tên cơ quan ra văn bản viết chữ in hoa ở dòng dưới

Ví dụ: ủy ban nhân dân thành phố hồ chí minh

SỞ VĂN HÓA THÔNG TIN

Vị trí: góc trái trên cùng trang đầu văn bản

Cách viết: còn có cách viết khác

Cơ quan có chủ quản thì viết tên cơ quan chủ quan bằng chữ in mảnh, còn tên cơ quan ban hành văn bản thì viết chữ in đậm

Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành

Ví dụ: QĐ, NĐ, CP…

4.2.4.Viết tắt tên loại văn bản và ký hiệu

BC – báo cáo

PB- phiếu báo

PG- phiếu gửi

PL- pháp lệnh

QĐ- Quyết định

TB- thông báo

TT- thông tư

TTLT- thông tư liên tịch

Giữa số và ký hiệu văn bản được ngăn với nhau bằng dấu gạch chéo, giữa tên loại văn bản và tên cơ quan văn bản được nối với nhau bằng gạch nối

Ví dụ: số 09/QĐ –CL

Các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan của chính phủ, bộ, ngành, ủy ban nhân dân các cấp, hội đồng nhân dân các cấp thì có thêm năm ban hành

Ví dụ: số 19/2018/QĐ- BTC

Văn bản công văn thì không có tên loại văn bản ( còn gọi là văn bản không tên) Công văn không cần viết ký hiệu tên loại văn bản

Số và ký hiệu cho ta biết được vă bản đó là văn bản số bao nhiêu, là loại văn bản nào, nói về vấn đề gì, của cơ quan nào ban hành, giúp cho việc quản lý theo dõi, giải quyết văn bản được thuận lợi có thể viết tắt đơn vị soạn thảo văn bản

Ví dụ: số 17/BNV-VP

4.2.5 Địa danh và thời gian

Ví dụ: Cần Thơ, ngày 2 tháng 6 năm 2018

Địa danh là nơi (địa điểm) mà cơ quan đó đóng trụ sở và được đăng ký chính thức trong văn bản thành lập

Văn bản của cơ quan trung ương đóng tại thủ đô Hà Nội thì ghi địa danh Hà Nội

Văn bản của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì ghi địa danh tỉnh, thành phố đó

Văn bản của quận huyện thuộc tỉnh thì ghi địa danh của quận huyên đó văn bản cấp xã, phường thì ghi địa danh của

xã, phường đó

Địa danh và ngày tháng năm phải viết nghiêng, cỡ chữ

13 (Vntime), ngày tháng năm của văn bản là ngày tháng năm của văn bản được ban hành do văn thư ghi, từ tháng 01 đến tháng 12 ngày từ 1 đến 9 thì phía trước có số 0, tháng thì tháng 1 và 2 ghi phía trước là số 0 Nếu cần thì phải ghi giờ và phút Địa danh phải viết hoa các chữ cái đầu, ngăn cách với nhau bằng đấ phẩy, riêng thành phố Hồ Chí Minh phải viết chữ TP trước Hồ Chí Minh.địa danh và ngày tháng giúp ta dễ quản lý và biết được văn bản đó ban hanh ở đâu và thời gian nào

Ví dụ: TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …… Cần Thơ/ Ninh Kiều/ An Bình ngày … tháng … năm …

4.2.6.Tên loại và trích yếu nội dung

Tất cả các văn bản đều có tên loại trừ công văn Tên loại văn bản thưởng để ở giữa trang, dưới địa danh và thời gian, được viết bằng chữ in hoa kiểu chữ VntimeH cỡ chữ 14, in đậm đối với một số loại văn bản đi cùng với thẩm quyền ban hành văn bản

Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH của chủ tịch thành phố,

Ví dụ: THÔNG BÁO

V/v: thay đổi giờ làm việc

Trong trường hợp công văn là văn bản không có tên loại văn bản ở giữa thay vào đó là nơi gửi và có dòng chữ Kính gửi (kiểu chữ Vntime, cỡ 14)

Trích yếu nôi dung là câu tóm tắt của nội dung văn bản, thể hiện tổng quát, chính xác nội dung của văn bản, giúp cho việc tiếp nhận nội dung văn bản được nhanh chóng và đó là chủ đề của nội dung văn bản không nên viết quá dài hay quá ngắn và thường là bắt đầu bằng 2 chữ về việc (V/v), nằm dưới tên loại văn bản hoặc nằm dưới số và ký hiệu nếu là văn bản không có tên loại (công văn) kiểu chữ Vn time, cỡ chữ 13 Địa chỉ gửi (dưới kính gửi) kiểu chữ Vntime, cỡ chữ 14 Nếu nằm dưới tên gọi văn bản thì viết chữ thường, in đậm, kiểu chữ Vn time, cỡ chữ 14

4.2.7 Nội dung văn bản

Đây là phần quan trọng nhất của văn bản, nó phải chính xác, khoa học đảm bảo tính pháp lý và tính thực tiễn khi xuống dòng phải để khoảng cách gắp đôi so với dòng khác và chữ đầu dòng phải thụt vào 6 chữ cái Nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản hay dưới dòng kính gửi (văn bản không tên loại)

4.2.8.Nơi nhận

Nơi nhận là những đơn vị, cơ quan nhận văn bản, những

cơ quan đơn vị đó phải có liên quan đến vấn đề mà văn bản đó

đề cập Nơi nhận văn bản giúp cho việc biết đươc số lượng văn bản cần gửi là bao nhiêu và liên quan đến những nơi nào Nơi nhận sẽ ghi ở góc trái dưới cùng của trang cuối của văn bản và sử dụng chữ nghiêng đậm, cỡ chữ 12, để báo cáo, để thi hành, để phối hợp…để lưu

Nơi nhận (size 12): - Sở GD –ĐT (báo cáo)

- Phòng ĐT (thực hiện)

- Lưu: VT, ĐT…

Địa chỉ nơi nhận ghi cỡ chữ 11 và mỗi địa chỉ nhận sẽ gạch đầu dòng

4.2.9 Thẩm quyền chữ ký và đề ký

Chữ ký là ký hiệu cảu người được quyền ký văn bản chữ ký phải là chữ ký chính thức được đăng ký, người ký vào văn bản phải ký đúng thể thức: TM, KT, TL, TuQ, Q (quyền giám đốc) Chữ ký trong văn bản bao gồm chữ ký của người chịu trách nhiệm về thể thức văn bản (nhân viên) và chữ ký chính thức của người có thẩm quyền (cấp trên)

Khi ký cần tránh: ký văn bản chung chung, nửa vời, ký

vi phạm lợi ích hợp pháp của công dân, ký không đúng chức

vụ thẩm quyền, ký bị sức ép từ bên ngoài, ký khống, ký khi vội vàng không bình tĩnh

Khi ký phải ký bằng bút mực không ký bằng bút bi, bút

đỏ bút chì, ký ở góc phải, dưới nội dung văn ngang với nơi nhận

Khi thấy TM (thay mặt) là những văn bản của cơ quan thẩm quyền chung như ủy ban nhân dân, chi bộ…TL (thừa lệnh) là những văn bản do cấp phó ký thay cấp trên TuQ (thừa ủy quyền) là những văn bản cấp trên ủy quyền cho cấp dưới ký

Thể thức ký, chức vụ ký viết cỡ chữ 13, in đậm họ tên người ký cỡ chữ 14 in đậm

4.2.10 Dấu

Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đóng lên văn bản dấu thể hiện tính pháp lý của văn bản đóng dấu chùn khoảng 1/3 chữ ký tính từ bên trái và chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền Đóng dấu ngay ngắn rõ ràng chính xác Ngoài ra dấu còn có dấu chỉ mức độ quan trọng (mật, khẩn cấp…) dấu khẩn, mật được viết bằng phong chữ Vntime H, cỡ chữ 13, in đậm, chữ mật có đóng khung Mức

độ mật khẩn do người soạn văn bản đề nghị và do cấp trên quyết định: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc; mật, tối mật, tuyệt mật

Dấu khẩn, mật được đặt ở phía trái, dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu (văn bản không tên) Ngoài ra còn có chỉ dẫn phạm vi phổ biến như “Thu hồi”,” xem tại chỗ”,

“không phổ biến”, “không đưa tin báo đài” Yến tố này được trình bày ở giữa lề trang nhất của văn bản

Sử dụng ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành, kiểu chữ Vntime, cỡ 10 viết ở lề phải, phía trên của văn bản

Phụ lục II

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01

năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn

bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản)

Phụ lục III

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN

SAO VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01

năm 2011 của Bộ Nội vụ)

_

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức bản sao

1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích

sao” hoặc “sao lục”

2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

3 : Số, ký hiệu bản sao

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có

thẩm quyền

6 : Dấu của cơ quan, tổ chức

7 : Nơi nhận

Câu hỏi thảo luận

1 Hãy xây dựng tình huống có sử dụng văn bản hành chính?

2 Về mặt hình thức hãy cho biết văn bản sau đúng hay sai? Nếu sai hãy sửa lại?

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

- Căn cứ luật thương mại số 36/2005/QH1được quốc hội

thông qua ngày 14/6/2005

- Căn cứ theo nhu cầu khả năng của hai bên về tiêu thu và cung cấp hàng hóa

- Căn cứ QĐ 592/QĐ ĐHCT ngày 22/3/2021- Quyết định của Hiệu trưởng Trường về việc ban hành danh mục Văn bản

Hiệu trưởng ủy quyền cho các Phó Hiệu Trưởng ký thay, thủ

trưởng các đơn vị thuộc trường ký thừa lệnh và ký thừa ủy quyền

Hôm nay, ngày tháng năm 2021, tại văn phòng Cty TNHH MTV TM&DV B, Số 01 – A2, KV1, p 11 Q 12, TPCT

Chúng tôi gồm có:

Bên A: TRƯỜNG ĐẠI HỌC A

Do ông: Lê Văn V Chức vụ: Trưởng Khoa

Địa chỉ: Khu dân cư 91, Đường 3/2, P A, Q C, TPCT

Điện thoại: , Fax:

Tài khoản: Tại Kho bạc Nhà nước Cần Thơ

ĐẠI DIỆN BÊN B: CTY TNHH MTV TM&DV B

Do ông: Trần Văn C Chức vụ: Giám đốc

Địa chỉ: Số 01 – A2, KV1, Hoàng Quốc Việt, Q Ninh Kiều,

TPCT

Điện thoại: Fax:

Mã số thuế: