Thu thập tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ tỉnh vĩnh long

Thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu của giai đoạn văn thư được chặt chẽ hơn góp phần nâng

PHẠM HUỲNH NHÃ YÊN

THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2021

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 1

LỜI CAM KẾT 2

MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Tình hình thực hiện nghiên cứu liên quan đến đề tài 4

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 8

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

5 Phương pháp nghiên cứu khoa học 9

7 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài 10

8 Kết cấu của đề tài 10

CHƯƠNG 1 12

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 12

1.1 Một số vấn đề cơ bản về lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác thu thập tài liệu lưu trữ 12

1.1.1 Một số khái niệm 12

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ 14

1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ 14

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 15

1.2 Một số vấn đề về thu thập tài liệu lưu trữ 15

1.2.1 Khái niệm về thu thập tài liệu 15

1.2.2 Nội dung thu thập tài liệu lưu trữ 17

1.2.3 Các giai đoạn thu thập tài liệu lưu trữ 18

1.2.4 Các quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 18

1.2.5 Nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ 19

1.2.6 Vai trò, tác dụng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 20

1.3 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 21

1.3.1 Một số khái niệm về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 21

1.3.2 Thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 23

1.3.3 Nguyên tắc thu thập tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử 24

1.3.4 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: 27

Tiểu kết chương I 29

CHƯƠNG 2 30

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC 30

VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 30

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 30

2.1.1 Khái quát về Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 30

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 30

2.1.2.1 Vị trí và chức năng 30

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm 31

a Nhiệm vụ, quyền hạn 31

b Trách nhiệm 32

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế 32

a Lãnh đạo chi cục: 32

b Cơ cấu tổ chức: 32

c Các phòng chuyên môn của Chi cục 34

d Biên chế: 34

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại tỉnh Vĩnh Long .34

2.2.1 Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập tài liệu lưu trữ 34

2.2.2 Kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác thu thập tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý 38

2.2.3 Con người và cơ sở vật chất kỹ thuật làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ .39

2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ 41 2.3 Thực trạng công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ 43

2.3.1 Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 44

2.3.2 Các loại hình tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 47

2.3.3 Quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long 51

2.4 Đánh giá công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục 61

2.4.1 Ưu điểm 61

2.4.2 Hạn chế 62

Tiểu kết chương II 66

CHƯƠNG 3 67

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP 67

TÀI LIỆU LƯU TRỮ 67

3.1 Hoàn chỉnh hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 67

3.2 Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra việc thu thập tài liệu lưu trữ 69

3.3 Xây dựng nguồn lực con người đảm bảo thực hiện tốt yêu cầu của công tác thu thập tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ 71

3.4 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ phải luôn được nâng cao và hoàn thiện về cơ chế và chính sách 73

3.5 Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thu thập tài liệu lưu trữ 74 Tiểu kết chương III 76

KẾT LUẬN 77

TÀI LIỆU THAM KHẢO 79

PHỤ LỤC 84

UBND: Ủy ban nhân dân

WAN: Wide Area Network

LỜI CAM KẾT

Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ “Thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi Các

số liệu nghiên cứu khoa học và kết quả nghiên cứu của luận văn là trung thực và tài

liệu tham khảo đã được ghi rõ nguồn trích dẫn

TPHCM, ngày tháng năm 2021

Tác giả đề tài

Phạm Huỳnh Nhã Yên

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức trong xã hội bao gồm những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp lý liên quan tới việc tổ chức, thống kê bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cần thiết khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ

sơ, tài liệu sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý

hồ sơ, tài liệu của giai đoạn văn thư được chặt chẽ hơn góp phần nâng cao ý thức

và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức về nhiệm vụ lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

Thu thập tài liệu là một trong các mặt hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời mang tính quyết định sự thành công, phát triển của cơ quan lưu trữ Đây là nhiệm vụ vô cùng quan trọng, bắt buộc phải được thực hiện thường xuyên, liên tục tại các cơ quan lưu trữ các cấp Xác định được tầm quan trọng của công tác thu thập,

bổ sung tài liệu, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ vào Luật Lưu trữ chỉ đạo các cơ quan, ban ngành trực thuộc tăng cường thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ, góp phần phát triển kinh tế, xã hội của ở mỗi tỉnh Bên cạnh đó, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc các Chi cục Văn thư – Lưu trữ cấp tỉnh hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế: ở nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay khi đã giải quyết xong công việc tài liệu vẫn được bảo quản tại các bộ phận chuyên môn, chưa lập được hồ sơ Hầu hết các cơ quan lưu trữ chưa xác định được tầm quan trọng của nhiệm vụ thu thập tài liệu, chưa nắm được nguyên tắc thu thập, còn ở thế bị động, chưa chủ động lập kế hoạch thu thập cho từng năm Xác định được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác thu thập, các Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần phải tập trung nghiên cứu đưa ra nhiệm vụ và giải pháp thực hiện hiệu quả hơn

Vĩnh Long là một trong các địa phương trong cả nước đã tổ chức thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và đã đạt được kết quả nhất định Tuy nhiên, công tác thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long còn nhiều hạn chế

như một số cơ quan, đơn vị đã đến hạn nộp lưu tài liệu nhưng vẫn chưa tiến hành giao nộp, tình trạng tài liệu chưa thu thập được đầy đủ, chưa chỉnh lý Vì vậy, công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long cần được nghiên cứu, làm rõ và tìm ra các giải pháp cần thiết để hoàn thiện công tác này

Tiến hành khảo sát tình hình thực tế công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch

sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, tìm ra được những ưu điểm, hạn chế và đưa ra được những giải pháp khắc phục là việc làm cần thiết trước mắt Với những đặc điểm tình hình trên, đồng thời xác định được tầm quan trọng của tài liệu

lưu trữ, tác giả chọn đề tài “Thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long”, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ

trên địa bàn tỉnh

2 Tình hình thực hiện nghiên cứu liên quan đến đề tài

2.1 Sách, giáo trình, tài liệu

Khi nghiên cứu các loại sách, tài liệu, giáo trình về công tác lưu trữ, tác giả đã nhận thấy rằng: đã có rất nhiều các công trình của các nhà nghiên cứu đã biên soạn thành các loại tài liệu phục vụ trong giảng dạy, nghiên cứu về khoa học lưu trữ Nhìn chung các giáo trình là những kiến thức về khoa học hàn lâm, lý thuyết làm cơ sở khoa học cho các đề tài nghiên cứu chuyên sâu và nghiên cứu thực tiễn về nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực lưu trữ học Cụ thể điển hình là các giáo trình tài liệu sau:

- Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Nhà xuất bản Đại học Giáo dục Chuyên nghiệp, xuất bản 1990;

- Giáo trình “Công tác lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước biên soạn,

Nhà xuất bản Khoa học Xã hội Hà Nội, xuất bản 1997;

- Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham, Bùi Loan

Thùy biên soạn, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, xuất bản 2015;

- Giáo trình “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” do tập thể tác giả Nguyễn Văn Thâm,

Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh năm 2010

2.2 Các hội thảo và kỷ yếu hội thảo

Bên cạnh những tài liệu, sách, giáo trình, trong thời gian qua đã có nhiều hội thảo khoa học được tổ chức nhằm đánh giá cơ sở lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử ở nhiều cấp độ khác nhau:

- Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” do Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2015, hội thảo đánh giá vấn đề lý luận và thực tiễn về thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử trong thời gian qua; trao đổi kinh nghiệm trong công tác thu thập, giao nộp tài liệu lưu trữ từ nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử qua thực tiễn tại một số cơ quan, tổ chức hiện nay; xác định các mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

- Hội thảo khoa học “Thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp huyện về

Lưu trữ lịch sử tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2016 Các

bài viết nêu lên những thuận lợi khó khăn quá trình triển khai công tác thu thập, bổ sung tài liệu từ cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại một số địa phương như: Hà Nội, Hà Tĩnh, An Giang, Thanh Hóa, Cần Thơ, Bình Định, Yên Bái, Lai Châu, Vĩnh Long, Kiên Giang Nhận xét những tác động ảnh hưởng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác trên

2.3 Các công trình bài báo đăng tải trên tạp chí Văn thư Lưu trữ:

- “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - Thực trạng

và giải pháp” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 05-2004;

- “Một số suy nghĩ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các Trung tâm Lưu

trữ” của tác giả Uyên San, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 04-2011 Bài viết trình bày

cơ sở pháp lý về Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Trung tâm lưu trữ hiện nay, nêu ra những nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó và đưa ra một số giải pháp để công tác này ở địa phương tốt hơn

- “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia

III” của Nguyễn Minh Sơn – Phó giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tạp chí

Văn thư Lưu trữ, số 05-2010 Bài viết đã khái quát thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, đưa ra một số nhận xét – đánh giá và nêu lên một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu thập tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội

- “Một số kinh nghiệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” của tác giả

Nguyễn Thị Trà, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 03-2005 Bài viết nêu lên kinh nghiệm chủ yếu của Trung tâm lưu trữ quốc gia III trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- “Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu khoa học công nghệ - Một yêu cầu

cấp thiết của công tác lưu trữ” của tác giả Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số

01 -2009 Bài viết làm rõ thực trạng công tác thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng chưa tốt tài liệu khoa học công nghệ, đưa ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó và nêu ra một số giải pháp để thực hiện tốt công tác thu thập bảo quản và khai thác sử dụng

- “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III – Thực trạng

và đề xuất giải pháp”, tác giả Nguyễn Bích Thủy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số

8-2015 Bài viết trình bày về một số kết quả đạt được và hạn chế công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 1995 đến năm 2015; đề xuất giải pháp cải thiện công tác này tại đơn vị

2.4 Đề tài, khóa luận, luận văn thạc sĩ nghiên cứu lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ:

- Luận văn của tác giả Cao Đức Độ năm 2015 “Thu thập tài liệu của các Sở vào

Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc”, là công trình nghiên cứu làm rõ công tác thu

thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Luận văn đã khái quát cơ sở lý luận về công tác thu thập tài liệu; thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc; đánh giá và đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc

- Luận văn thạc sĩ của Huỳnh Thị Minh Thi “Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre”, Đại học Quốc gia thành phố Hồ

Chí Minh, 2016 Luận văn đã khái quát cơ sở lý luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu; thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre; đánh giá và đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác thu thập tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử thuộc Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Bến Tre

Trên cơ sở, các nghiên cứu trên, tác giả đã tiếp cận được lý luận và thực tiễn công tác thu thập Góp phần làm cho luận văn của tác giả đạt được kết quả tốt hơn

Tuy nhiên,vấn đề “Thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long”

vẫn chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến Chính vì vậy, đề tài góp phần nghiên cứu đầy đủ và hiệu quả các vấn đề trên

Khi đánh từ khóa “ Thu thập tài liệu lưu trữ” trong Internet, tác giả đã thu thập được hơn 600 bài viết khoa học, các công trình nghiên cứu và qua các công trình khoa học nêu trên, có thể thấy rằng các công trình khoa học đã nghiên cứu về nội dung đã

đề cập trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến những vấn đề nghiên cứu của đề tài, đã đưa ra các giải pháp để nâng cao, hoàn thiện chất lượng của công tác thu thập ở những mức độ, những phạm vi nghiên cứu, đối tương nghiên cứu khác nhau Những nguồn tài liệu tham khảo quý báu trên được tác giả luận văn sử dụng để viết phần lý thuyết cho đề tài Riêng đề tài “Thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho đến nay tác giả khẳng định chưa có công trình nghiên cứu nào, đây

là một đối tương mới của đề tài lần đầu tiên được đề cập, được nghiên cứu Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo thạc sĩ Lưu trữ học tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh và tiến hành thực hiện khảo sát thực trạng, tác giả luận văn đánh giá công tác thu thập tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long trong thời gian trước đây và đưa ra những đề xuất, những giải pháp cụ thể để công tác thu thập tài liệu của Chi cục được tốt hơn, hiện đại hơn

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích: Mục đích của đề tài là khảo sát, phân tích thực tế và đề xuất một số

giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư –

Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

- Nhiệm vụ

+ Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

+ Khảo sát thực trạng công tác thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ

tỉnh Vĩnh Long tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

+ Phân tích, nhận xét, đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, xác định các nguyên nhân dẫn đến bất cập trong công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

+ Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Cụ thể, luận văn nghiên cứu các quy định, chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn kiểm tra công tác này, cũng như nghiên cứu quy trình, thực trạng thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức, nhân sự làm nhiệm vụ thu thập tài liệu thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

4.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Về thời gian: Nghiên cứu công tác thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long từ năm 2011 – 2020 Từ khi Luật Lưu trữ của Quốc hội ra đời vào ngày 01-11-2011, đây là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về Lưu trữ, trong đó, văn bản có quy định cụ thể một số nội dung có ảnh hưởng đến công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của cả nước và cũng như của tỉnh Vĩnh Long

Về không gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Đây là cơ quan được thành lập theo Quyết định số 1659/QĐ-UBT ngày

31 tháng 8 năm 1998 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Vĩnh Long Đến tháng 10/2010 thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan ngang chính phủ và UBND các cấp, Chi cục Văn thư-Lưu trữ được thành lập Thực hiện theo Quyết địnhsố 2264/QĐ-UBND ngày 22/10/2010 của tỉnh Vĩnh Long về việc đổi tên Trung tâm Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long thành Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long trực thuộc Sở Nội Vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Căn cứ Quyết định số 487/QĐ-SNV của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long ngày 29/4/2011 phê duyệt Quy chế tổ chức và hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Vì vậy, tác giả nghiên cứu đề tài tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

5 Phương pháp nghiên cứu khoa học

5.1 Phương pháp luận

Tác giả nghiên cứu đề tài trên cơ sở hệ thống lý luận và quan điểm chủ nghĩa Mác Lê-nin và Tư tưởng Hồ Chí Minh về các vấn đề lịch sử - xã hội

Ngoài ra, tác giả áp dụng phương pháp luận nghiên cứu khoa học chuyên ngành

cụ thể để nghiên cứu đề tài, phương pháp luận của khoa học lưu trữ giúp tác giả lựa chọn được phương pháp, đối tượng, tài liệu để làm rõ các vấn đề của luận văn

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Bên cạnh đó, tác giả còn sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu đề tài:

- Phương pháp lịch sử: Phương pháp này giúp tác giả nghiên cứu quá trình thu thập tài liệu theo thời gian, phân tích các vấn đề thay đổi, phát triển của công tác thu thập tài liệu

- Phương pháp logic: Phương pháp này giúp tác giả hệ thống các nội dung, rút

ra các đặc điểm trong quá trình thực hiện công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử

- Phương pháp phân tích – tổng hợp được sử dụng để phân tích, tổng hợp các

số liệu thống kê thu thập được từ các báo cáo và thực tế quan sát

6 Đóng góp mới của luận văn

- Đánh giá chính xác thực trạng thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, sẽ tìm ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này tại tỉnh Vĩnh Long

- Nhận xét những ưu điểm và hạn chế trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ

tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao

hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh

Long

Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho hoạt động nghiên cứu, giảng dạy về

tổ chức và quản lý công tác thu thập tài liệu lưu trữ cấp tỉnh tại các địa phương

7 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa thực tiễn

Luận văn đánh giá thực trạng công việc đang được thực hiện của công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, qua đó đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp nhằm điều chỉnh những việc chưa phù hợp và nâng cao công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại đây Kết quả nghiên cứu giúp lãnh đạo Chi cục có cái nhìn rõ nét hơn về công tác thu thập tài liệu và có kế hoạch đầu tư trang thiết bị tốt hơn cho công tác này tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo bổ ích đối với viên chức, người lao động Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, giúp họ nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò của công tác thu thập tài liệu lưu trữ trong hoạt động của Chi cục

8 Kết cấu của đề tài

Kết cấu luận văn ngoài các phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,

phần phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác thu thập tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

tỉnh Vĩnh Long

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Một số vấn đề cơ bản về lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm

Thuật ngữ thuộc khoa học lưu trữ: “lưu trữ”; “hồ sơ lưu trữ”; “hoạt động lưu trữ”; “tài liệu lưu trữ”… hiện nay được quan niệm dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau theo mục đích nghiên cứu của từng lĩnh vực khoa học khác nhau

- Lưu trữ: Theo tác giả, thuật ngữ “lưu trữ” là sự sắp xếp các tài liệu được một

cách có hệ thống và được lưu giữ khoa học để khi có nhu cầu thì được tra cứu một cách thuận lợi và nhanh chóng

+ Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), “Lưu trữ” được

giải thích là: “Lưu trữ là: “1 Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân

để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết, 2 Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [19, Thuật ngữ 170]

- Hồ sơ lưu trữ: Là những hồ sơ của các cá nhân, các nhóm, các tổ chức và

Chính phủ có chứa thông tin có giá trị đều được lưu trữ Hồ sơ lưu trữ là sản phẩm của hoạt động hàng ngày của mọi cơ quan, tổ chức

- Hoạt động lưu trữ: Tại Luật Lưu trữ năm 2011, “hoạt động lưu trữ” được giải

thích là: “hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng

tài liệu lưu trữ” [42, Khoản 1, Điều 2]

- Tài liệu lưu trữ: Cuộc sống xã hội của nhân loại ngày càng phát triển, nhu cầu

giao tiếp thông tin ngày càng phức tạp, sự xuất hiện của chữ viết sẽ là phát minh vĩ đại của loài người Chính nhờ có chữ viết đã làm cho con người có những bước tiến nhảy vọt và làm nên nền văn minh hiện đại, cùng lúc đó tài liệu lưu trữ cũng xuất hiện Tài liệu lưu trữ (tiếng Anh: archival document, Recosds; tiếng Pháp: document d’archives)

Trải qua các thời kỳ lịch sử, tài liệu lưu trữ được hình thành dựa trên những thành tựu lao động, sáng tạo của nhân dân, những sự kiện lịch sử, cống hiến to lớn

của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng, tất cả hình thành một khối tài liệu khổng lồ có giá trị trong các lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và sẽ được bảo quản trong kho lưu trữ phục

vụ cho các mục đích sử dụng khác nhau của con người và xã hội

Hiện nay, tài liệu được lựa chọn để lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng, là tài sản quý giá của dân tộc, góp phần trong việc phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, góp phần vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Theo từ điển lưu trữ Việt

Nam (1992), “tài liệu lưu trữ”, được giải thích là: “những tài liệu có giá trị được lựa

chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục

vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội” [19, Thuật

ngữ 280]

Tài liệu lưu trữ là vật mang tin dưới nhiều dạng khác nhau, có giá trị, được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong suốt quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có ý nghĩa về mọi mặt của đời sống và do Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản trong kho để phục vụ nhu cầu sử dụng nhất định

Tại Luật Lưu trữ năm 2011, “tài liệu lưu trữ” được giải thích là: “tài liệu có giá

trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [42, Khoản 3, Điều 2].1

- Lưu trữ cơ quan: Tại Luật Lưu trữ năm 2011, “Lưu trữ cơ quan” được giải

thích là: “tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ

chức” (42, Khoản 4, Điều 2)

- Lưu trữ lịch sử: “Lưu trữ lịch sử” được giải thích là: “cơ quan thực hiện hoạt

động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác” [42, Khoản 5, Điều 2]

- Công tác lưu trữ: Theo tác giả, công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ nhằm

thu thập, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

“Công tác lưu trữ” bao gồm “các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá

trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động quản

lý, điều hành của Bộ” (theo Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ; ban

hành kèm theo Quyết định số 1032/QĐ-BNV, ngày 01 tháng 12 năm 2020 ban hành

quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ)

1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Là thông tin quá khứ, phản ánh sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên của hoạt động xã hội và quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ Những hoạt động của nhà nước, tổ chức xã hội, cơ quan, đơn vị hay nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn tại, có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn;

- Là bản chính (tiếng Anh:Original; tiếng Pháp: Original), bản gốc (tiếng Anh: Master; tiếng Pháp: Martrice), hoặc bản sao (tiếng Anh: Copy; tiếng Pháp: Copie) hợp pháp của văn bản, và được lưu một bản trong một số hồ sơ lưu trữ (một đơn vị bảo quản) Tài liệu lưu trữ luôn có yếu tố về thể thức văn bản, đảm bảo độ tin cậy và chính xác và do Nhà nước quản lý thống nhất như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, ngày tháng và địa danh làm ra tài liệu;

- Là sản phẩm phản ánh đầy đủ, khách quan mọi mặt hoạt động đời sống của xã hội, của mỗi cơ quan, tổ chức và có xuất xứ rõ ràng;

- Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật và có giá trị nhiều mặt: chính trị, kinh

tế, quân sự, khoa học kỹ thuật, văn hóa xã hội, được bảo quản khoa học và có sự quản lý của Nhà nước

1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ có1:

+ 4 loại chính gồm có:

 Tài liệu văn tự, thành văn

 Tài liệu khoa học kỹ thuật

 Tài liệu nghe nhìn

 Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số

+ 8 loại phụ gồm có:

 Tài liệu ngôn ngữ học

 Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ (thuộc các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, thống

kê, vật giá, ) và tài liệu nhân sự (hồ sơ cán bộ công nhân viên chức)

 Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

 Tài liệu văn học nghệ thuật

 Tài liệu dân tộc học

 Tài liệu vật thật (hiện vật, khảo cổ)

 Tài liệu truyền miệng

 Tài liệu quý hiếm,

1.1.4 Tầm quan trọng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ là công tác rất cần thiết và quan trọng của cơ quan lưu trữ:

- Cung cấp thông tin nhanh chóng cho hoạt động quản lý, bên cạnh đó phục vụ tra cứu thông tin quá khứ một cách có hiệu quả, đảm bảo cung cấp những tài liệu, tư liệu kịp thời phục vụ các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội

- Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức, viên chức giải quyết, xử lý nhanh chóng các công việc đáp ứng yêu cầu của các tổ chức, cá nhân góp phần nâng cao hiệu quả công tác Tài liệu lưu trữ là bằng chứng về hoạt động của cơ quan để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát công việc một cách khoa học và có hệ thống

- Các thông tin liên quan của các cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia luôn được bảo vệ bí mật

1.2 Một số vấn đề về thu thập tài liệu lưu trữ

1.2.1 Khái niệm về thu thập tài liệu

Thu thập tài liệu là thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, sắp xếp, chọn lọc, đồng thời chuẩn

bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA) và Tổ chức Lưu trữ Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã đặt ra các nhiệm vụ của

“Acquisition politic” (chính sách bổ sung lưu trữ) cho các nước thành viên như một phương hướng chiến lược trong công tác lưu trữ

Trong từ điển lưu trữ Việt Nam, “Thu thập tài liệu” được giải thích là: “Thu

thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một

là, thu thập tài liệu văn thư vào lưu trữ cơ quan; hai là, thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử” [19, Thuật ngữ 314]

Bổ sung tài liệu là lựa chọn những tài liệu cần được bổ sung và còn thiếu theo các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, để đưa những tài liệu có giá trị

từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản nhà nước và thực hiện theo quan điểm, phương pháp tổng hợp, góp phần hoàn thiện phông lưu trữ nhà nước Bổ sung tài liệu được tiến hành theo hai bước: bổ sung lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) và bổ sung lưu trữ lịch sử (lưu trữ vĩnh viễn)

Tại Luật lưu trữ năm 2011, “thu thập tài liệu” được giải thích là: “quá trình xác

định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử” [42, Khoản 12, Điều 2]1

Ngoài các vấn đề cơ bản trên, cần hiểu rõ các khái niệm liên quan đến công tác thu thập tài liệu như:

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, “Nguồn bổ sung

tài liệu” được giải thích là: “những cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ trong danh

mục thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung của một Lưu trữ lịch sử” [27, tr 264]

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, “Thành phần tài

liệu bổ sung” được giải thích là: “nhóm tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức nguồn

nộp lưu cần được thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử" [27, tr 354]

Tóm lại, hai khái niệm trên là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung tài liệu là tên các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu, còn thành phần tài liệu bổ sung là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào các lưu trữ Vì vậy, kho lưu trữ tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương, nguồn bổ sung tài liệu không chỉ là tài liệu hình thành

trong hoạt động của UBND tỉnh, thành phố, mà còn tài liệu của các sở, ban, ngành tỉnh, có như vậy sẽ không bỏ sót tài liệu có giá trị phản ánh hoạt động của cơ quan cấp tỉnh Thành phần tài liệu được xác định trong cơ quan là nguồn nộp lưu vào lịch

sử bao gồm:

- Các loại tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành

- Các tài liệu về kế hoạch, thống kê

- Các tài liệu về tổ chức, cán bộ

- Các tài liệu về lao động, tiền lương

- Các tài liệu về văn thư - lưu trữ

- Các tài liệu về chuyên môn

- Các tài liệu về nghiên cứu khoa học

1.2.2 Nội dung thu thập tài liệu lưu trữ

- Mỗi phòng, kho lưu trữ cần xác định được nguồn bổ sung

- Thành phần tài liệu cụ thể phải nộp vào các phòng và kho lưu trữ được xác định theo phạm vi và quyền hạn được Nhà nước quy định

- Các thủ tục nộp lưu và tổ chức việc chuyển giao tài liệu phải có quy định theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ

- Tài liệu trong phạm vi từng kho lưu trữ và trong toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ của toàn quốc phải được phân bổ hợp lý

Các cơ quan, tổ chức phải đề xuất những biện pháp nghiệp vụ cần thiết và chỉ đạo thực hiện những nội dung này Đồng thời phải nghiên cứu kỹ lý luận và thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ (xác định mạng lưới, mối quan hệ giữa các khâu nghiệp vụ, quy trình, quy chế, ) và nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học hiện đại trong công tác thu thập tài liệu để thu thập đầy đủ tài liệu cổ, tài liệu quý hiếm, tài liệu hiện đại - tài liệu điện tử,

Việc thu thập tài liệu liên quan hầu hết các nghiệp vụ về lưu trữ và phải thực hiện thường xuyên theo chế độ định kỳ và đột xuất Hiện nay, ngoài các nguồn thu thập trong nước, có rất nhiều tài liệu lưu trữ quý giá đang nằm ở nước ngoài, Nhà nước chủ trương từng bước thu thập về cho Tổ quốc

1.2.3 Các giai đoạn thu thập tài liệu lưu trữ

Theo Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 quy định: Thu thập tài liệu gồm hai giai đoạn: Giai đoạn 1: thu thập tài liệu văn thư vào lưu trữ cơ quan [42, Điều 9, 10, 11,

12 của Luật này]

Giai đoạn 2: thu thập tài liệu hiện hành vào Lưu trữ lịch sử [42, Điều 19, 20, 21,

22 của Luật này]

1.2.4 Các quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Tại Khoản 2, Điều 3, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức, đã ban hành kèm theo Thông tư này: “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị các nhóm hồ sơ, tài liệu như sau: Nhóm 1 Tài liệu tổng hợp

Nhóm 2 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

Nhóm 3 Tài liệu tổ chức, nhân sự

Nhóm 4 Tài liệu lao động, tiền lương

Nhóm 5 Tài liệu tài chính, kế toán

Nhóm 6 Tài liệu xây dựng cơ bản

Nhóm 7 Tài liệu khoa học công nghệ

Nhóm 8 Tài liệu hợp tác quốc tế

Nhóm 9 Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Nhóm 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng

Nhóm 11 Tài liệu pháp chế

Nhóm 12 Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

Nhóm 13 Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ

Nhóm 14 Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan”

1.2.5 Nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu lưu trữ có nhiệm vụ như sau:

- Phải được tiến hành theo quy định của pháp luật và các cơ quan quản lý lưu trữ theo những nguyên tắc và biện pháp cần thiết, nhằm đảm bảo tập trung thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và phục vụ tốt nhất cho mọi nhu cầu của đời sống xã hội

- Phải tiến hành thường xuyên và phù hợp với tình hình của từng giai đoạn cụ thể Có thể kết hợp công tác thu thập tài liệu với công tác phân loại, thống kê và đặc biệt là ở công tác xác định giá trị tài liệu, để có thể chọn lọc ra những tài liệu có giá trị, có khả năng sử dụng vào thực tế

Đối với những tài liệu có giá trị sử dụng tương đối rộng, thì cần giao nộp cho Phông Lưu trữ Quốc gia và Phông Lưu trữ lịch sử địa phương Ví dụ như Phông Lưu trữ Việt Nam Cộng Hòa, Phòng Thống đốc Nam kỳ đang lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, Phông Lưu trữ UBND tỉnh Vĩnh Long đang bảo quản tại Phông Lưu trữ lịch sử địa phương tỉnh Vĩnh Long

Công tác thu thập tài liệu muốn được thực hiện một cách nề nếp, Nhà nước phải

có quy định danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu và thời hạn nộp lưu tài liệu áp dụng cho hệ thống hành chính từ Trung ương đến địa phương Đa số toàn bộ tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ của các cơ quan tổ chức, sau khi kết thúc giai đoạn văn thư, toàn bộ tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, sau thời gian quy định của nhà nước, tài liệu là nguồn nộp lưu chuyển vào Lưu trữ lịch sử

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ có các vấn đề cần tập trung giải quyết như sau: Các cơ quan, đơn vị cần phải xác định rõ nguồn thu thập tài liệu cho Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử để hoàn thiện công tác lưu trữ, phải biết rõ thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập, đúng theo phạm vi và thẩm quyền được quy định, các thủ tục nộp lưu và chuyển giao tài liệu theo đúng yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ, phải được quy định rõ ràng, như vậy sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị lưu trữ dễ dàng thực

hiện việc thu thập tài liệu Làm cho các cơ quan có nguồn nộp lưu được thực hiện một cách nhanh chóng khoa học Phân bố hợp lý tài liệu trong các kho lưu trữ Các nội dung cơ bản trên, muốn thực hiện tốt nhất phải có sự nghiên cứu kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, vì đây là nội dung cơ bản nhất Cần phải tìm hiểu thực tế, phải có sự giám sát, chỉ đạo chặt chẽ của Nhà nước, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của đội ngũ cán bộ thực hiện Nghiên cứu lý luận công tác lưu trữ sẽ, giúp chúng ta, nắm rõ nguyên tắc cơ bản của công tác thu thập tài liệu, cách phân bổ theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa các nghiệp vụ lưu trữ với nhau

Mỗi nghiệp vụ lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định, nhưng nhất thiết, việc thu thập tài liệu phải được thực hiện một cách tốt nhất, có như vậy các khâu nghiệp vụ khác mới được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng sẽ nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ

Hiện nay, khi thực hiện thu thập tài liệu, các phòng, kho lưu trữ nên chú ý đến những thành tựu mới của một số ngành khoa học có liên quan đến sự phát triển của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật mà đặc điểm của nó được phản ánh rất rõ vào quá trình hình thành các loại tài liệu mới Hệ thống công cụ tra cứu, công tác tổ chức bảo quản để bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ một cách hợp lý, đảm bảo khoa học và tiết kiệm, thông qua việc tài liệu được đưa vào trong kho lưu trữ Nhà nước cũng như

ở các kho lưu trữ cơ quan đảm bảo phục vụ tốt trong việc sử dụng thông tin tài liệu quá khứ Đây là việc làm mang tính thực tiễn, nó liên quan đến nhiều khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, nhất là khâu lựa chọn để thu thập tài liệu

Để làm tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị phải xác định thật rõ nguồn thu thập tài liệu, thành phần tài liệu, thẩm quyền thu thập tài liệu, hạn chế được sự bỏ sót những tài liệu quý, có giá trị cao trong quá trình thu thập

1.2.6 Vai trò, tác dụng của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Hiện nay nước ta từng bước phát triển về nhiều mặt, đây là kết quả đạt được của các ngành, các lĩnh vực đã góp phần cho sự đổi mới của đất nước, nhất là về mặt chính trị, kinh tế, giáo dục, y tế, quân sự, ngoại giao, Trong đó, công tác lưu trữ giữ

vai trò quan trọng Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin, dữ liệu quý, đáng tin cậy, cho việc xây dựng kế hoạch chiến lược của các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương Công tác lưu trữ ngày càng được củng cố và phát triển mạnh mẽ theo hướng toàn cầu hóa Một số tài liệu lưu trữ của nước ta đang nằm rải rác ở nước ngoài đã từng có quan hệ với Việt Nam như Pháp, Nga, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc,

Mỹ, Bồ Đào Nha, Italia

Bên cạnh việc thu thập tài liệu thì việc bổ sung tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan cũng rất quan trọng, góp phần hoàn thiện được những tài liệu còn thiếu trong các kho lưu trữ

Thu thập tài liệu vì là khâu mở đầu, nên nó sẽ quyết định rất quan trọng đến các khâu nghiệp vụ kế tiếp của công tác lưu trữ, thậm chí nó ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác này

Những tài liệu có giá trị sau khi đã được lựa chọn, tiến hành phân loại một cách khoa học, theo các đặc trưng nhất định của tài liệu sẽ khai thác sử dụng có hiệu quả nhất Như vậy thu thập tài liệu luôn gắn liền với việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ, phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu, đây là mối quan hệ trước

và sau của công tác lưu trữ

Việc thu thập tài liệu thực hiện tốt sẽ đảm bảo phục vụ hiệu quả công tác sử dụng tài liệu trong thực tế, đem lại giá trị kinh tế, xã hội cao Còn ngược lại nếu nhiệm

vụ này không được làm tốt thì cơ quan đó không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội

1.3 Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

1.3.1 Một số khái niệm về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam: “Lưu trữ lịch sử là lưu trữ bảo quản những tài liệu có giá trị lịch sử ”[27, tr.234] Hệ thống Lưu trữ lịch sử nước

ta hiện nay bao gồm:

- Hệ thống Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam được quy định theo Quyết định 270-QĐ/TW ngày 06/12/2014 của Ban chấp hành Trung ương Đảng quy định về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

- Hệ thống Lưu trữ lịch sử của Nhà nước bao gồm: Các Trung tâm lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ và Trung tâm lưu trữ tỉnh thuộc Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh Sở Nội vụ

Cơ quan tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định; sau đó, gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra thẩm định và hoàn thiện hồ sơ sau khi

có kết quả thẩm định Vận tải tài liệu đến giao nộp cho Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm: trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ lịch sử lập danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện thu thập và xác định những nguồn cần được sử dụng vào Lưu trữ lịch sử và danh mục những loại hồ sơ tài liệu thuộc thành phần phải nộp vào lưu trữ cơ quan, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu, thu thập chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm từ các lưu trữ cơ quan vào lịch sử Lưu trữ lịch sử phải tổ chức hướng dẫn cho các lưu trữ cơ quan về thành phần và các loại tài liệu có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn những hồ sơ thu thập vào Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận

1.3.2 Thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ lưu trữ Việt Nam: “Khu vực thẩm quyền lưu trữ là khu vực hành chính lãnh thổ mà trên đó có các cơ quan tổ chức phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ vào một Lưu trữ lịch sử Khu vực thẩm quyền lưu trữ thể hiện mối quan hệ pháp luật giữa các Lưu trữ lịch sử với nhau nếu trên đó có một số Lưu trữ lịch sử và giữa một Lưu trữ lịch sử với các lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành là nguồn nộp lưu) để khẳng định quyền thu tài liệu của từng Lưu trữ lịch sử nhất định” [27, tr.201] Việc xác định khu vực thẩm quyền lưu trữ loại trừ được hiện tượng bỏ quên các cơ quan có tài liệu quan trọng, không có cơ quan nào có trách nhiệm thu và hạn chế việc tranh chấp thu tài liệu lưu trữ có giá trị Thẩm quyền thu tài liệu trong khu vực thẩm quyền lưu trữ thường được pháp quy hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật quy định danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, ví dụ trong phạm vi thành phố Hà Nội, có một số Lưu trữ lịch sử, như các trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam, Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội thì phân biệt thẩm quyền giữa các lưu trữ bằng danh mục các cơ quan

là nguồn nộp lưu của từng Lưu trữ lịch sử để xác định rõ quyền hạn thu thập tài liệu của từng Lưu trữ lịch sử

Thẩm quyền thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành hay còn gọi là Lưu trữ cơ quan là những cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Những cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch

sử là những cơ quan có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ hiện hành có vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ, nếu công tác lưu trữ hiện hành không tốt thì việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sẽ không đầy đủ, tài liệu dễ bị thất lạc, ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công tác lưu trữ nói chung và hoạt động thu thập tài liệu nói riêng

Theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011, “Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm thu

thập tài liệu 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp tài liệu hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản là sau 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán” [42,

Điều 1]

Tất cả các cơ quan tổ chức công việc, sau khi kết thúc công việc, tài liệu được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, khai thác sử dụng, sau thời gian lưu trữ tại lưu trữ cơ quan sẽ nộp vào Lưu trữ lịch sử đối với tài liệu có giá trị vĩnh viễn Thẩm quyền thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) đây là lưu trữ có nhiệm vụ quan trọng trong việc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu có giá trị vĩnh viễn trong tất cả các lĩnh vực của đất nước, tài liệu được bảo quản, quản lý chặt chẽ Theo Luật Lưu trữ năm 2011, “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền” [42, Điều 17]

Lưu trữ lịch sử tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau: Tài liệu lưu trữ của HĐND tỉnh, tài liệu lưu trữ của UBND tỉnh, tài liệu lưu trữ của các sở, ban ngành trực thuộc UBND tỉnh, tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức cấp huyện thuộc tỉnh, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc chế độ Việt Nam cộng hòa trên địa bàn cấp tỉnh và huyện, các doanh nghiệp nhà nước do UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật [27, tr.360] Nhiệm vụ của thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là nhiệm vụ chung của tất cả các cán bộ, công chức, viên chức có liên quan Nếu thu thập đầy đủ thì sẽ thúc đẩy hiệu quả việc tổ chức sử dụng tài liệu Tất cả các cơ quan tổ chức nằm trong danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu chất lượng giao nộp đúng hạn thuộc khu vực thẩm quyền thu thập vào Lưu trữ lịch sử

1.3.3 Nguyên tắc thu thập tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được tuân theo những nguyên tắc chung của thu thập tài liệu Đó là các nguyên tắc: Thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch

sử, nguyên tắc thu thập tài liệu theo phông và nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối

phông Việc tuân thủ các quy tắc thu thập hạn chế được việc phân tán tài liệu, có sự tiếp nối thời đại lịch sử, nhằm tạo điều kiện trong việc phát huy tối đa khả năng sử dụng tài liệu sau này

- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo thời đại: Đây là yêu cầu khách quan của khoa

học lưu trữ được áp dụng trong các quy trình nghiệp vụ lưu trữ đòi hỏi phải chú ý bối cảnh lịch sử Nguyên tắc lịch sử mang tính chất như nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, được thực hiện khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, nhất là trong việc xác định giá trị tài liệu, phải đặt chúng vào hoàn cảnh lịch sử của thời kỳ mà tài liệu hình thành, coi mỗi tài liệu là một sản phẩm của một giai đoạn lịch sử nhất định

Ở nước ta, theo hai thời đại lịch sử tài liệu lưu trữ được chia làm hai khối lớn khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945

Thành phần tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 bao gồm tài liệu của chính quyền phong kiến, tài liệu của các cơ quan thuộc địa của thực dân Pháp và phát xít Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm

1945

Thành phần tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tài liệu của chính quyền miền nam Việt Nam và Việt Nam cộng hoà (1954-1975) và Chính phủ lâm thời Cộng hòa Cách mạng Miền Nam Việt Nam (1969-1975); tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ sau cách mạng Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng tháng Tám là mốc thời gian phân

kỳ thời đại lịch sử Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn bộ tài liệu trong phong thành hai khối lớn Nhưng tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng ở địa phương đó

Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân

- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo phông lưu trữ:

Theo khái niệm trong Luật lưu trữ ban hành 2011, “Phông lưu trữ là khối tài

liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân” [42, Điều 2]

Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu Điều đó phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các

sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông Việc thu thập tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ, do đó tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau Điều này giúp cho việc thu thập tài liệu theo phông, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông

Muốn thu thập tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về đúng phông của nó; mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai

- Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông:

Ngoài hai nguyên tắc thu thập tài liệu trên, chúng ta còn chú ý nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông lưu trữ Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau Vì vậy, việc thu thập tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản

và tổ chức sử dụng

Ngoài việc áp dụng ba nguyên tắc trên Lưu trữ lịch sử cần áp dụng nguyên tắc: Thu thập tài liệu theo đặc trưng cơ bản về vật liệu và phương pháp chế tác tài liệu Tại Lưu trữ lịch sử cần có kho lưu trữ chuyên dụng dành cho việc lưu trữ các tài liệu

có vật liệu và phương pháp chế tác đặc biệt như, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu lưu trữ điện tử

1.3.4 Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh:

Các tài liệu hình thành trong hoạt động các cơ quan, xí nghiệp, đoàn thể: Đây

là nguồn thu thập quan trọng nhất và không bao giờ cạn, thường xuyên cung cấp cho Phông Lưu trữ quốc gia những tài liệu có giá trị Nguồn tài liệu này chủ yếu liên quan đến hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước Nội dung phản ánh toàn diện nhiều mặt hoạt động khác nhau: kinh tế, chính trị, ngoại giao, văn hóa, giáo dục Chúng là dấu ấn, là ký ức, là bằng cứ, bằng chứng về lịch sử Đặc điểm của khối tài liệu này là không ngừng tăng lên theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật và hoạt động quản lý Nguồn tài liệu này qua hai giai đoạn là Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch

sử Theo đó, chỉ thu thập vào lưu trữ những tài liệu có giá trị Phải thu thập cả tài liệu của các cơ quan đã giải thể theo quy định hiện hành của Nhà nước [39, tr.137] Các tài liệu lưu trữ cá nhân hình thành trong hoạt động của các nhà khoa học, nhà văn nghệ sĩ, nhà hoạt động chính trị, xã hội xuất sắc của đất nước Việc thu thập tài liệu của cá nhân, nhân vật nổi tiếng là cần thiết, cần tiến hành để làm phong phú,

mở rộng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Loại tài liệu này cho biết lịch

sử của từng thời kỳ, trong đó có các cá nhân đã sống và hoạt động Công tác thu thập tài liệu cá nhân vào các kho lưu trữ phức tạp hơn so với các loại tài liệu khác Tài liệu

cá nhân, phần lớn do cá nhân sở hữu, như tài liệu của các nhà văn, nhà khoa học, và các nghệ sĩ Nhà nước không bắt buộc về mặt hành chính phải thu thập với loại tài liệu này Khi được đưa vào bảo quản trong các lưu trữ nhà nước thì tài liệu lưu trữ cá nhân từ chỗ chỉ là tài liệu của một gia đình, một dòng họ sẽ được sử dụng để phục vụ cho lợi ích chung của nhân dân, của cách mạng [39, tr.138, 139]

Những tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, các thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu: thực tế, do nhiều nguyên nhân khác nhau, tài liệu lưu trữ đã đang được bảo quản ở các bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản, viện nghiên cứu Loại tài liệu này thường nằm ở phòng bản thảo, các kho tư liệu gốc Theo nguyên tắc tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ, nhằm hoàn thiện thành phần tài liệu, để phục vụ hiệu quả cho công tác nghiên cứu của toàn xã hội Nhà nước có chính sách xúc tiến việc thu thập nguồn tài liệu lưu trữ này vào Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Mục đích của chính sách này là tập trung thống nhất quản lý di sản quốc gia, không

xé lẻ, đặc điểm nghề nghiệp, thiếu hợp tác vì sự nghiệp chung vẫn tiếp tục giải quyết

vì lợi ích chung của dân tộc [39, tr.139]

Các tài liệu đang được bảo quản trong các viện lưu trữ nước ngoài: hiện tại, tài liệu lưu trữ của Việt Nam đang được lưu giữ ở nước ngoài với số lượng khá lớn, nhất

là tài liệu từ năm 1975 trở về trước

Tiểu kết chương I

Trong các cơ quan, đơn vị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu thật sự cần thiết trong mọi ngành mọi lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội

Thu thập tài liệu là nghiệp vụ giữ vị trí hàng đầu và quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu nghiệp vụ khác và có ý nghĩa to lớn đối với sự phát triển của công tác lưu trữ Để công tác thu thập tài liệu lưu trữ đạt được hiệu quả cao, lãnh đạo các

cơ quan đơn vị cần phải phải thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện và tăng cường công tác kiểm tra

Nhiệm vụ thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ, góp phần làm phong phú nguồn tài liệu, đảm bảo độ toàn vẹn của hồ sơ và cập nhật kịp thời theo tiến trình thời gian hình thành tài liệu của các phông lưu trữ thuộc phạm vi cơ quan lưu trữ quản lý

Nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đảm bảo đưa ra khai thác, sử dụng hiệu quả nhất Khi thu thập tài liệu cần phải được lựa chọn thật sự có giá trị và cần thiết Trên cơ sở tiến hành phân loại một cách khoa học theo các đặc trưng nhất định của tài liệu Vấn đề này, nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần nội dung tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử giúp cho việc tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng các nhu cầu ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội

Thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ góp phần tạo tiền đề để nâng cao hiệu quả hoạt động của các công tác có liên quan

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU TẠI CHI CỤC

VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

2.1.1 Khái quát về Chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

Được quy định tại “Quyết địnhsố 2264/QĐ-UBND ngày 22/10/2010 của tỉnh Vĩnh Long về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long”

2.1.2.1 Vị trí và chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.”

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm

a Nhiệm vụ, quyền hạn

Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh"

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của lưu trữ lịch sử của tỉnh

- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ

- Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử của tỉnh:

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

- Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ

- Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ

- Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội

Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc

Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

Căn cứ tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo do cơ quan có thẩm quyền ban hành, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm Chi cục trưởng, các Phó Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ

b Cơ cấu tổ chức:

Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất đặc điểm của công tác văn thư, lưu

trữ tại địa phương, giao Giám đốc Sở Nội vụ quyết định cụ thể về số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của chi cục, theo các lĩnh vực công tác quy định

Giao cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm xây dựng cơ cấu tổ chức,

bộ máy, sắp xếp, bố trí cán bộ, công chức theo hướng tinh gọn, hiệu quả đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chức danh, trình độ chuyên môn Nhà nước quy định, trình Giám đốc

Sở Nội vụ phê duyệt

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

PHÒNG NGHIỆP

VỤ - KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG

c Các phòng chuyên môn của Chi cục

- Phòng Hành chính – Tổng hợp

- Phòng Quản lý văn thư – lưu trữ

- Phòng Nghiệp vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng

Mỗi phòng thuộc Chi cục có Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và các công chức, viên chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại tỉnh Vĩnh Long

2.2.1 Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Chi cục đã triển khai các văn bản như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các thông tư của Bộ Nội vụ bao gồm:

+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03-6-2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong các hoạt động của cơ quan,

tổ chức;

+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24-10-2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22-11-2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

+ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26-11-2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Các văn bản triển khai thực hiện của địa phương

Do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long nên về chuyên môn phải thông qua Sở Nội vụ ký duyệt và ban hành Trong thời gian qua Chi cục đã tham mưu cho Sở Nội vụ triển khai các văn bản của Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn tỉnh như: Quyết định số 328/QĐ-SNV, quyết định số 551/QĐ-UBND và quyết định số 1785/QĐ-UBND

Trên cơ sở đó các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh căn cứ

vào các quyết định trên để thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh, các đơn vị đều chấp hành và thực hiện nghiêm túc như: thực hiện đề án giải quyết tài liệu tích đống trên địa đã được 06 đơn vị tỉnh là 959 mét gồm: Sở Xây dựng; Sở Tài chính; Văn phòng UBND tỉnh; Sở Y tế thực hiện đến nay, và 05 đơn vị cấp huyện được 985 mét gồm: huyện Trà Ôn; TP Vĩnh Long, Vũng Liêm, Bình Minh, Bình Tân, Mang Thít

- Các quy định của cơ quan về việc thu thập tài liệu:

+ Căn cứ theo “Quyết định số 551/QĐ-UBND, ngày 09 tháng 4 năm 2015 của

UBND tỉnh Vĩnh Long về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long” Theo danh mục thì có 73

đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trong đó 45 đơn vị cấp tỉnh, trực thuộc và 24 đơn vị cấp huyện và 4 đơn vị đặc thù

+ Tài liệu Lưu trữ của các đơn vị, tổ chức sau khi được cán bộ Chi cục hướng dẫn cán bộ Lưu trữ cơ quan chỉnh lý hoàn chỉnh ở khâu hiện hành thì được chuyển vào Lưu trữ lịch sử, đối với những hồ sơ này không phải đánh giá xác định giá trị lại bởi

vì theo quy định nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có mức bảo quản: vĩnh viễn

Tại Điều 35, “Quyết định 24/2014/QĐ-UBND ngày 01/02/2014 của UBND

tỉnh về quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức tỉnh Vĩnh Long”,

quy định “Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan” như sau:

“Hàng năm công chức, viên chức, Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ đầu năm